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導語：在數(shù)字檔案管理論文的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
借助于圖書管理系統(tǒng)，圖書征訂、新書登記以及圖書編目等功能都可以有效實現(xiàn)，系統(tǒng)規(guī)范圖書進庫工作；預借、借書以及還書工作則屬于流通作業(yè)，這樣三種作業(yè)的工作量就可以得到根本減少。信息查詢模塊，則可以保證在各種條件下，都可以有效的查詢和統(tǒng)計館藏書；系統(tǒng)維護可以合理運用本系統(tǒng)，并且快捷迅速的解決隨時出現(xiàn)的問題，條形碼掃描也是系統(tǒng)所支持的，在實際使用的過程中，掃描槍在掃描圖書ISBN圖書編碼時，從因特網上就可以將圖書相關信息給下載過來，如書名、簡介以及出版社等等，這樣就可以最大程度的降低錄入人員的工作量。
二、電子文件的歸檔與接收
電子檔案的主要來源就是紙質檔案，借助于傳統(tǒng)的方法來收集、處理和鑒定文件，采用一系列的技術手段，促使庫存檔案的數(shù)字化得到實現(xiàn)，產生的電子文件符合相關要求。庫存檔案數(shù)字化之后，和傳統(tǒng)的紙質文件相比，電子原件可以作為紙質元件的副本使用，因為依然可以有效的編輯和修改形成后的電子文件，同時，在網絡上傳和復制文檔的過程中，人為因素發(fā)揮了較大的作用，那么就無法確定它的真實有效以及原始性。因此，在電子文件形成的過程中，就需要形成一份電子文件，將電子文件的靜態(tài)和動態(tài)數(shù)據(jù)信息給涵蓋過來，保證電子文件擁有齊全的信息，查詢和辨別起來較為方便，這樣才可以有效增強檔案原始性，在較大程度上提升電子文件的利用程度，同時，電子文件的數(shù)據(jù)信息方面，也需要對人為干預進行減少，因此，就需要對系統(tǒng)自動提取產生足夠的重視，檔案管理人員如果發(fā)現(xiàn)了問題，可以向歸檔人發(fā)回。
三、電子檔案的存儲與備份
電子檔案因為過分依賴計算機，那么就不夠穩(wěn)定，主要原因是計算機的硬件和軟件產品不夠穩(wěn)定，隨時都可能有意外情況出現(xiàn)，那么就需要科學存儲和備份電子檔案。要嚴格依據(jù)技術的發(fā)展要求來選擇歸檔各種文件的存儲形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲電子原件，如數(shù)據(jù)庫存儲、光盤存儲等，在選擇的時候，需要充分兼顧用戶的實際需要。因為計算機的穩(wěn)定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復，這樣才可以保證檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。需要合理有效的備份網絡備份、系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)庫備份，同時，第三方介質也需要注意存儲，比如可以將專用電腦以及專用的存儲裝置給應用進來，并且不接外網，這樣檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性方可以得到保證，如果有意外情況出現(xiàn)，借助于備份信息，系統(tǒng)就可以得到有效恢復。
四、電子檔案的檢索和利用
我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，檔案使用者在對需要的資料進行查找時，可以更加快捷和準確，將信息化的優(yōu)勢給充分體現(xiàn)出來。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項根本性的革新，同時，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務于檔案利用者。同時，電子檔案的維護性管理也需要引起人們的重視。在管理維護方面，主要利用用戶權限來限制；維護下管理包括很多方面的內容，在數(shù)據(jù)庫管理中，主要是進行一些日常的維護；查詢?yōu)g覽電子原件內各種動態(tài)數(shù)據(jù)信息等等。
五、結語
1.1一般資料
本院是隸屬于武威市的三級乙等腫瘤?？漆t(yī)院，目前開放床位500余張，臨床護理單元12個，特殊護理單元11個，護理人員370人，其中本科學歷56人，大專202人，中專112人；副主任護師3人，主管護師29人，護師89人，護士249人。
1.2方法
1.2.1傳統(tǒng)紙質檔案管理
2010—2011年護理部將所有護士的畢業(yè)證、身份證、執(zhí)業(yè)證、資格證復印件按科室裝訂成冊并定期更新，將榮譽證、進修結業(yè)證等復印件按類別分別裝訂成冊，并定期更新。
1.2.2電子技術檔案管理
2012—2014年護理部按來院時間為護理人員編寫檔案號，以護理人員的姓名及檔案號為名稱建立文件夾，將畢業(yè)證、身份證、執(zhí)業(yè)證、資格證、榮譽證、進修結業(yè)證等各類證件的掃描件以子文件夾形式保存于其中；將護理人員基本情況登記表（包括護理人員的基本信息，學歷，職稱，家庭情況，獎懲記錄，科研及論文情況，每月護理部理論、操作抽考成績，進修情況等）存入文件夾內，形成電子技術檔案。護理部定期或不定期更新技術檔案并保留備份。
1.3評價指標
對比分析兩組管理方法更新、整理一次花費的時間，資料保存的完整性以及護理管理人員對兩種管理方法的滿意度。
1.4評價方法
工作人員分別記錄更新一次檔案所需時間，每月一次；每月統(tǒng)計科室、個人審核資料保存是否完整；采用自行設計的滿意度調查表，每季度對護理管理人員進行滿意度調查，并匯總結果。
1.5統(tǒng)計學方法
采用SPSS17.0統(tǒng)計軟件進行數(shù)據(jù)處理，計量資料采用t檢驗，以x±s表示，計數(shù)資料采用χ2檢驗，P<0.01為差異有顯著性。
2討論
2.1節(jié)省時間，提高工作效率
在電子技術檔案中，可以通過計算機搜索功能，快速查找相關人員的資料，方便護理部對全院護理人員進行培訓、考核，同時還可以客觀了解護士繼續(xù)教育以及科研論文等情況。觀察組在更新、整理技術檔案時消耗的時間較對照組明顯減少（P<0.01）。通過電子技術檔案，護理管理人員可隨時了解護士個人的工作表現(xiàn)及晉升情況，動態(tài)掌握護理人員資料，改變了以往因人員資料繁多查詢困難的局面，節(jié)省了時間、人力、物力，提高了管理人員的工作效率。
2.2資料保存完整
紙質版檔案在辦公室搬遷、借閱、保存不當?shù)惹闆r下可能會遺失，而電子技術檔案管理充分利用了計算機的優(yōu)點，彌補了紙質版檔案管理的諸多不足，使得資料保存更完整。觀察組資料保存較對照組明顯完整（P<0.01）。護理部對全院護理人員的電子技術檔案存有備份，要求科室管理人員對科室護理人員的技術檔案也存有備份，保證了資料的完整性，減少了資料遺漏、丟失等現(xiàn)象。
2.3提高管理人員工作滿意度
護理部存有全院護理人員的電子技術檔案信息，并由專職人員管理，負責完善基本情況登記表，各類證件掃描件的存儲，理論、操作考核成績的錄入，并負責定期更新；各護理站及特殊護理單元均有科室護理人員電子技術檔案，由護士長或護理組長負責。電子技術檔案的實施減少了管理人員整理、更新技術檔案的時間，且方便查閱，增加了管理人員與護士、患者溝通交流的時間，提高了護理管理人員工作滿意度。表3顯示，觀察組管理人員滿意度明顯高于對照組（P<0.01）。
2.4體現(xiàn)人文關懷
護理人員家庭關系的建立便于緊急情況下護理管理人員查找其相關信息，了解護理人員的家庭背景，方便護理部主任、護士長與護士間的溝通，幫助護士解決生活中的困難。對護理人員的人文關懷，可激發(fā)護理人員工作積極性，提高護理質量。
2.5節(jié)約人力及資源
改變了以往各類證件復印件由各科室護理人員復印、上交護理部、護理部工作人員按類別順序排列的工作方式，電子技術檔案管理由護理人員將各類證件的掃描件通過QQ等方式傳至護理部，護理部按技術檔案號入冊，節(jié)省了護理人員復印、上交檔案所花費的時間，節(jié)約了護理部工作人員整理、更新技術檔案的時間，同時也降低了紙張的消耗，節(jié)約了人力及資源。
3小結
（一）資金投入少。
國家財政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現(xiàn)象。城建檔案的數(shù)字化管理必須要有計算機以及其它輔助設備，而資金的投入不足導致計算機輔助設備缺少，無法為城建檔案數(shù)字化管理提供更多的幫助。
（二）數(shù)字化利用沒有形成氣候。
城建檔案數(shù)字化管理中，政府相關部門是城建檔案利用的主要服務對象，比如勘察單位、建設單位、施工單位、設計單位等等，但這些單位在城建檔案數(shù)字化應用方面存在利用水平低的問題，很多習慣于利用紙質圖文檔案，在實際的城建工作中對數(shù)字化檔案利用不夠。應該改變這種現(xiàn)狀，以過去的紙質圖文利用服務方式為依據(jù)，加強數(shù)字化利用服務，讓城建檔案數(shù)字化利用環(huán)境更加成熟，這才是當務之急。
（三）數(shù)字化管理人才急缺。
城建檔案數(shù)字化管理是一個比較復雜的過程，這個過程需要管理人員具有多專業(yè)、跨學科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計算機設備知識數(shù)字化管理中，高素質的檔案業(yè)務人才、熟悉計算機信息技術的復合型人才將是管理中的關鍵?？v觀現(xiàn)實，一些地區(qū)的城建檔案管理者學歷不高、專業(yè)知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。
二、城建檔案數(shù)字化管理方法
城建檔案數(shù)字化管理一定要有科學的目標和方法，必須從城建檔案管理工作實際出發(fā)，并符合社會對城建檔案數(shù)字化的需求。所以，城建檔案數(shù)字化管理的方法要包括三個方面的內容，即規(guī)范的管理體系、完善的基礎設施、高素質復合型人才。
（一）打造規(guī)范的管理體系。
在建設城建檔案數(shù)字化管理過程中，一開始就應該重視信息化標準體系的建設，以三個方面的標準去規(guī)范管理，即管理、技術、業(yè)務，然后認真地落實這些標準，將具體的管理責任明確到每個管理崗位、每個責任人，讓城建檔案數(shù)字化管理更加科學、合理。也可以通過管理條例制定城建檔案數(shù)字化管理措施，以技術保障細則、經費保障法規(guī)等促進城建檔案數(shù)字化管理制度更加規(guī)范有效。
（二）加強基礎設施建設。
城建數(shù)字檔案館必須通過空間數(shù)據(jù)集成設施、網絡基礎設施改造，打造空間數(shù)據(jù)庫、形成應用服務系統(tǒng)，以便于為城市的發(fā)展和建設提供有力的支持。硬件環(huán)境、網絡環(huán)境、系統(tǒng)軟件是三個重要的基礎設施建設內容。硬件基礎設施涵蓋了服務器、網絡通訊設備、檔案數(shù)字化處理設備；網絡環(huán)境是指檔案館內部局域網，和政府網、互聯(lián)網有鏈接的公眾網，將內部和外部網站辦公聯(lián)系起來，加強城建檔案館和相關單位及主管部門的辦公聯(lián)系，運用數(shù)字化加工、數(shù)字資源管理、電子檔案信息收集、信息處理、開發(fā)利用等技術，全面實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理；軟件系統(tǒng)則是按照城建工作實際，開發(fā)、建設數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件平臺，以促進城建檔案數(shù)字化管理服務工作順利開展，并通過和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的聯(lián)系，讓數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)傳輸過程實現(xiàn)全程應用。城建檔案館數(shù)字化建設的前提是網絡建設，而網絡環(huán)境又包括了館內局域網、政務網、公眾網等基礎設施，這些是城建檔案數(shù)字化管理的后推力，我們必須要高度重視。
（三）培養(yǎng)專業(yè)的復合型人才隊伍。
一、加強我國城市照明設施檔案管理的重要性
在現(xiàn)階段對于城市照明設施的管理仍停留在傳統(tǒng)的管理模式下，沒有突出的管理方式，在檔案管理方面還只是依靠傳統(tǒng)的筆記本記賬的模式進行管理，這就在很大程度上制約了城市照明設施檔案管理的發(fā)展態(tài)勢。由于工作人員對檔案管理意識缺乏，也就會導致對檔案材料的重要性認識不足。一旦發(fā)生照明設施的維修或是換新等檔案發(fā)生變動的時候，就沒有很好的依據(jù)進行最基本的底層技術支撐工作。對城市的照明設施建立檔案管理具有十分重要的特性，這不僅能夠滿足管理在城市建設過程中對于物資的儲備工作有一個基礎的數(shù)字觀念上的認識，知道哪些設施已經在現(xiàn)階段的城市化建設中起到了積極的作用。同時，由于照明設施種類很多，每一種設施都有自己獨特的用處，這就使得設施的檔案管理顯得尤為重要，通過建立一個數(shù)字化的管理策略，就能夠及時知道哪些設施需要檢修，哪些設施還要進一步加強購置等，這樣對于施工人員而言也是一種極大的便利。
二、數(shù)字化管理檔案的特點
目前，國家檔案管理部門推薦開展數(shù)字化方式進行檔案管理，其中城市照明設施檔案已經全面開展數(shù)字化管理，紙質等載體存儲的傳統(tǒng)方式已經逐漸被取代。下面將簡要分析數(shù)字化檔案管理的特點：
（一）數(shù)字化收集檔案
與傳統(tǒng)的紙質收集檔案不同，數(shù)字化收集是通過計算機系統(tǒng)與網絡二者結合完成收集工作。收集檔案的工作人員僅需要通過計算機系統(tǒng)將本部門的檔案匯集成電子文件，然后利用網絡將電子文件存儲于檔案室內。利用數(shù)字化方法收集檔案資料可以確保資料的正確性，同時更加的完整和真實。
（二）數(shù)字化保管檔案
利用計算機系統(tǒng)與網絡對檔案進行收集以后，檔案資料的保管方式也發(fā)生了改變，傳統(tǒng)的保管是將紙質的檔案資料存儲于柜子之中。數(shù)字化保管是利用光碟、磁盤以及數(shù)字存儲器等，由此可見保存資料的空間發(fā)生了巨大轉變。不但節(jié)約了翻閱時間，同時也控制了紙張浪費的情況。
（三）數(shù)字化檔案管理的利用
在使用數(shù)字化管理的檔案時，不會受到地域與時間的限制，查看檔案的人員在權限允許的范圍內可以快速地查閱到所需資料，節(jié)省了大量的時間。
三、我國城市照明設施檔案管理存在的問題
雖然我國現(xiàn)階段已經意識到對于城市照明設施需要建立相應的檔案管理，但是，在現(xiàn)階段的管理中依舊存在很多問題，這也是制約著我國城市照明事業(yè)發(fā)展的重要原因。因此，盡早發(fā)現(xiàn)照明設施檔案管理中存在的問題是當務之急。
（一）缺乏原始性
在城市照明設施檔案過程中缺乏原始性。檔案的收集管理者普遍認為只有在照明設施遇到了問題時才需要對其進行相應的記錄，并且在檔案收集的過程中，還沒有真切地將檔案管理工作認定為是促進城市照明事業(yè)發(fā)展的重要舉措。這就會導致在照明設施管理過程中缺乏統(tǒng)一的管理制度，沒有形成規(guī)范的管理體制。
（二）缺少專業(yè)的管理人員
對于城市照明設施由于其具有相當專業(yè)的專業(yè)性導致城市照明設施不能簡單地進行數(shù)字上的標記，而是要認真地對照明設施進行相應的分類。通過準確的分類才能更加精準地知道哪些設施需要定期維護，哪些設施由于使用年限的原因需要進行更新?lián)Q代等，這些都是要有專業(yè)的管理人員進行精確的管理，而不是只依靠幾位專業(yè)程度不高的人員草草了事，就算進行管理了。
（三）管理形式太落后
對于城市照明設施的管理現(xiàn)在還沒有形成專業(yè)的管理體制，只是依靠人工進行管理，這在很大程度上制約了城市照明設施的未來發(fā)展。此外，由于管理形式太落后，沒有現(xiàn)代的管理手段介入，從而導致管理過程太趨于形式化而沒有真正了解建立管理體制的內涵。
四、增強城市照明設施檔案數(shù)字化管理的舉措
對于城市照明設施通過建立數(shù)字化管理體系，能夠精確地知道哪些路段的哪些照明設施需要進行更新，同時還能十分便捷地知道哪里的照明設施備受市民喜愛，受到良好的好評，可以給其他省市提供參考意見。因此，通過對我國城市照明設施進行數(shù)字化管理就能在很多方面解決以前在城市化照明設施檔案管理中的弊端。
（一）從源頭抓起
通過建立照明設施從生產場地出廠后就能夠及時跟蹤照明設施的去向，同時知道照明設施在哪些地區(qū)哪條街道進行使用。這樣就能從一個源頭知道照明設施的未來動向，就可以從一個完整的角度分析照明設施的整個生命周期的動態(tài)，這樣就能很好地確認照明設施是否已經被淘汰，是否需要加強管理，以促進其能更好地發(fā)揮應有的作用。
（二）專人專管
通過培訓專業(yè)人員對城市照明設施建立專業(yè)的檔案管理機制，就可以確保在整個管理周期內照明設施的去向是明確的。同時，由于有專業(yè)的人員對城市照明設施進行專業(yè)的管理，一旦遇到管理過程中出現(xiàn)的問題就可以保證檢修人員能夠及時到達故障發(fā)生的地點進行專業(yè)的施工檢修工作。這就能夠保證城市照明設施在最大限度上發(fā)揮已有的優(yōu)勢。
（三）提高管理效率
通過建立數(shù)字化檔案管理可以使得整個管理過程更加高效可控，可以足不出戶就能實時掌握全程的照明設施的工作動態(tài)，不管是正在工作的還是已經停止工作需要檢修的都能夠在一個系統(tǒng)中及時發(fā)現(xiàn)，并且通過應急預案的發(fā)出，就可以知道在最近的檢修隊是哪支，通過及時調度就可以對需要檢修的設備進行檢修，這樣就能保證全程的照明設施都能在既定的工作范圍充分發(fā)揮工作能力，更好地為城市服務。城市照明設施的檔案管理儼然已經開始轉向數(shù)字化管理的大趨勢，不再僅僅依靠人力，由于人力管理十分耗費時間，同時對于設備的更換、維修等等方面對會有不同程度的影響。采用數(shù)字化管理后就能保證對城市照明設施的管理更加便捷，不會受到周圍外界因素的影響，在未來的發(fā)展上也能更加重視數(shù)字化管理，對于人們的生活也是極大的便利，應該受到國家和有關部門的極大重視，提高管理質量，促進城市照明管理向著更加和諧的方向發(fā)展。
作者:牟曉峰 單位: 山東省煙臺市市政養(yǎng)護管理處
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近年來，雖然房產檔案管理方法在不斷地改進和完善當中，但是步伐緩慢，效果不是很明顯，其中一個主要的原因就是相關人員對房產檔案管理數(shù)字化的管理模式的實現(xiàn)缺乏足夠的認識，對其重視程度明顯不足。不注重房產檔案信息采集的分析和歸類，將其單純的等同于簡單的文字處理工作，忽視了檔案管理工作隊企業(yè)經營過程中的重要的作用。因此，在實際的管理實施過程中，缺乏嚴謹?shù)男畔⒉杉c分類環(huán)節(jié)，使得檔案材料歸檔與保存形式化，嚴重的破壞了信息的完整性，大大的降低了其使用價值，也耽誤了大量的時間，拖延了工作進度。
2．缺乏專業(yè)的人員指導和開展檔案管理工作
隨著社會的不斷發(fā)展和變遷，我們必須清楚認識到現(xiàn)代化的知識型檔案管理早已逾越傳統(tǒng)的手工勞動范疇。我國在房產檔案管理中缺乏對專業(yè)人才的投入，大多數(shù)檔案管理人員都不是畢業(yè)于檔案管理專業(yè)的人員，也沒有經過嚴格的審核和培訓，有些是臨時從別的部門抽掉過來補充人員短缺的，他們只是單純的認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集、分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對企業(yè)經濟發(fā)展的重要性。
3．有效實現(xiàn)房產檔案管理的數(shù)字化的若干措施
(1)提高房產業(yè)相關人員對檔案管理數(shù)字化的深層認識實現(xiàn)房產檔案管理的數(shù)字化的主要目的在于科學、系統(tǒng)的管理房產檔案，方便檔案的調用、查閱等管理要求，保證檔案的完整性、科學性和便利性，為企業(yè)管理者制定企業(yè)決策提供正確的依據(jù)。而一旦檔案資料在管理過程中因為管理不善，而導致檔案內容的缺損、不完整、記錄不規(guī)范，這必將在很大程度上降低檔案信息的真實性和實用性，從根本上失去了其本身存在的意義。房產企業(yè)檔案管理的發(fā)展水平在某種意義上受到人力、財力、物力等相關因素的制約。所以想要快速實現(xiàn)房產檔案管理的數(shù)字化，不斷地提高相關業(yè)務管理水平和工作效率，房產檔案管理人員應該注重從相關人員的思想認識上著手，深化員工對這一科學的管理模式重要性的認知，突出顯示出其在企業(yè)在未來市場競爭中的核心競爭力，著重強調其相對于傳統(tǒng)的管理模式相比所顯示出的巨大的優(yōu)勢，讓其從根本上意識到實現(xiàn)房產檔案管理數(shù)字化的必要性，并在實踐中不斷地加大資金和人力的投入，更快更好的消除檔案管理工作中存在的弊端，推動檔案管理工作向著優(yōu)質、高效的方向發(fā)展，促進房產檔案管理現(xiàn)代化的建設。
(2)提高檔案管理人員的業(yè)務能力，實現(xiàn)員工的專業(yè)化、規(guī)范化［2］數(shù)字化房產檔案管理，是一門集眾多學科于一體，對專業(yè)性和技術性有著較高的要求。數(shù)字化房產檔案管理人才，必須擁有全面系統(tǒng)的知識框架和敏銳的觀察和信息處理能力，才能在數(shù)字檔案建設過程中發(fā)揮出其作用。在競爭日益激烈的時代背景下，要想富有成效的實現(xiàn)房產檔案管理的數(shù)字化，管理部門必須建立一支有專業(yè)素養(yǎng)高、文化水平高、思想覺悟高、業(yè)務水平高的卓越的房產檔案管理人才。因此培養(yǎng)和造就高素質的既懂檔案管理業(yè)務工作，又熟練掌握辦公自動化技術的綜合型人才則對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略意義非凡。這就要求相關單位應該重視檔案人才的教育和培養(yǎng)，充分激發(fā)和調動檔案人員的自覺性、積極性，不斷地提高房產檔案人員的能力，打造出一直專業(yè)知識過硬、綜合實力超強的團隊。
4．結語
一、企業(yè)信息集成系統(tǒng)下的檔案工作
現(xiàn)代企業(yè)的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應用于企業(yè)生產管理活動的方方面面。計算機進行產品的輔助設計(CAD)、輔助制造(CAM)和輔助數(shù)控編程(CAPP)，計算機參與企業(yè)管理系統(tǒng)的制作文件、統(tǒng)計和數(shù)據(jù)處理，進而發(fā)展到把集合3C的產品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(PDM)與有關人、財、物、產、供、銷的管理信息系統(tǒng)(MIS)和制造資源計劃系統(tǒng)(MRP)等組合在一起的企業(yè)信息集成系統(tǒng)。
置身于企業(yè)信息集成系統(tǒng)中，企業(yè)檔案工作者將發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案發(fā)生了巨大變化。
首先是企業(yè)檔案載體的轉變。在企業(yè)實現(xiàn)計算機全程管理后，適時實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠近傳遞交換和處理。在企業(yè)各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發(fā)一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。
其次是企業(yè)檔案的分類變化。舊有的企業(yè)關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規(guī)范。
此外，在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收做為對其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導和接收就顯得有些滯后了。“在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業(yè)檔案人員如果不進入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導職能。參照國家有關文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》，提請企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。例如在計算機輔助設計過程中，要求計算機詳細記錄設計、加工過程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上注明當前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。
此時企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。
為企業(yè)活動提供利用檔案信息亦發(fā)生了轉變。掌握一般的計算機操作只是對企業(yè)檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時掌握企業(yè)的產品信息及開發(fā)過程。一切以企業(yè)生產建設為中心，找準檔案工作為企業(yè)服務的切入點。做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象。要達到這樣高層次的檔案信息處理要求，檔案工作者絕不可是思想守舊、圖安逸、躲清靜者;檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。
二、電子商務活動中的檔案工作
何為“電子商務”呢?電子商務即通過電子手段完成整個商品貿易活動的過程。也就是通過網絡來實現(xiàn)從原材料的查詢、采購、產品的展示、定購，到出品儲運以及電子支付等一系列貿易活動。電子商務強調的是在網絡計算機環(huán)境下，把買家、賣家、廠商和合作伙伴在因特網(Intemet)、企業(yè)肉部網、和企業(yè)外部網結合起來的應用。電子商務的核心內容是信息的互相溝通和交流。
1.有利于提高會計檔案的管理和使用效率。
會計檔案數(shù)字化管理在實際使用中最為明顯的優(yōu)勢，就是可以提高其管理效率和使用效率。由于它是利用計算機設備和各種網絡技術進行數(shù)據(jù)錄入、傳送和存儲的，所以，在數(shù)據(jù)信息的更改、修正、復制和重置等一系列相關處理問題上變得十分快捷和方便。同時，由于會計檔案數(shù)字化存儲磁介質自身的特點，使得會計數(shù)字化檔案的體積盡管很小，但其數(shù)據(jù)容量卻很大，存儲空間也變得異常巨大，可以存儲非常多的會計檔案數(shù)據(jù)信息。會計數(shù)字化檔案的這些突出特點，使得其在實際工作中的管理效率和使用效率大為提高，從而可以極大地節(jié)省管理和處理時間，從而非常明顯地提高了管理和使用效率。
2.有利于實現(xiàn)會計檔案信息資源的資源共享。
由于會計檔案數(shù)字化管理是建立在會計檔案的數(shù)字化建設、網絡化建設基礎之上的，強大的網絡體系使得會計檔案數(shù)字化管理很方便地就可以實現(xiàn)會計檔案信息資源的共享共用。會計檔案的各類、各級需求用戶只需要根據(jù)系統(tǒng)所提供的用戶權限，就可以通過網絡順利地直接訪問會計檔案數(shù)字化管理資源庫。用戶可以根據(jù)自己的需要進行會計檔案信息資源的各種查詢、調檔、下載、獲取、傳送、存儲和相關利用，從而實現(xiàn)了會計檔案信息資源的共享共用。
二、會計檔案數(shù)字化管理的措施
1.實現(xiàn)內部、外部、物流和資金流會計檔案的數(shù)字化采集與處理。
對于單位內部會計檔案的數(shù)字化采集和處理，由于僅限于單位內部數(shù)據(jù)的流通，因此相對比較簡單，工作流程也一目了然，一般是通過相應的會計數(shù)字化管理軟件進行原始單據(jù)和憑證的數(shù)字化收集與處理。對于單位外部會計檔案的數(shù)字化采集和處理，由于涉及到單位與單位之間，以及單位與相關上級管理機關之間的會計數(shù)據(jù)信息交換與傳送，因此，需要進行嚴格的會計檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)字化采集與處理，目的是為了實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的順利傳送與交換。對于物流環(huán)節(jié)的會計檔案數(shù)據(jù)，在數(shù)字化采集與處理過程中，可以充分利用先進的數(shù)字化識別技術，如OCR圖像識別技術和RFID無線射頻識別技術，以及物聯(lián)網技術等現(xiàn)代化的技術方法，將其存儲于會計檔案數(shù)據(jù)庫中。
2.建立會計檔案數(shù)字化管理的標準和原則。
通過會計檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)對內部、外部、物流和資金流會計檔案進行數(shù)字化采集與處理后，為保證會計檔案數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一規(guī)范，便于數(shù)字化管理，還需要制定統(tǒng)一的會計檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)標準，便于數(shù)字化會計檔案數(shù)據(jù)信息的自由統(tǒng)一交換與和傳遞。會計檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)標準的基礎是確保會計檔案數(shù)據(jù)信息的真實性、原始性和實用性。真實性是要確保會計檔案數(shù)據(jù)與內容的真實可靠，因為數(shù)字化檔案僅是在檔案處理方法和手段上進行了改變，它所反映的檔案內容是不應有任何變化的。原始性是指有時用戶需要具有原始性特征的會計檔案，需要通過數(shù)字化手段保留下會計檔案的原貌狀況，確保會計檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)和信息經得起真?zhèn)伪孀R，以及對數(shù)據(jù)和文字信息的?？?，最終確保處理和存儲的會計檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)信息內容與原件相互對應與吻合，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息和文件的不一致或損毀情況。
3.建立會計檔案網絡報銷系統(tǒng)。
網上報銷系統(tǒng)是基于互聯(lián)網或各類單位內部網絡的實時在線報銷系統(tǒng)。這種系統(tǒng)的優(yōu)勢是將紙質的簽字和審批形式轉換為網絡化的審核形式，它的最大優(yōu)勢，一則可以實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。會計原始單據(jù)報銷實現(xiàn)網絡化管理，便于利用計算機和網絡進行數(shù)字化數(shù)據(jù)采集和處理，便于進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計與計算。二則可以提高工作效率。它可以簡化會計報銷流程，可以極大地節(jié)省報銷人和各級相關審核領導用于報銷流程的時間和精力，從而可以大大提高工作效率。三則快速查詢。它不僅便于用戶對于自己報銷歷史記錄、借還款記錄和工資信息等內容的快速查詢，也便于相關管理人員對于會計報銷流程、各單位資金使用情況，以及各類資金使用情況的快速查詢。四則確保了會計檔案數(shù)據(jù)的準確性。這是由于網上報銷系統(tǒng)將所有已經通過審批的會計報銷數(shù)據(jù)信息導入到財務處理模塊，實現(xiàn)了與主流財務系統(tǒng)的無縫對接，因此，可以確保會計報銷數(shù)據(jù)的準確性。
4.建立會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。
會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是由若干子系統(tǒng)組成的，包括會計檔案管理子系統(tǒng)、智能核算信息轉換子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)光盤生成子系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)獨立查詢子系統(tǒng)，他們分別具有檔案案卷管理、財務文檔管理、財務數(shù)據(jù)轉換、報表數(shù)據(jù)轉換、固定資產數(shù)據(jù)轉換、生成數(shù)據(jù)光盤、生成存儲數(shù)據(jù)和檔案查詢等主要功能。通過核算數(shù)據(jù)轉換和檔案管理功能，可以有效地解決在不同的歷史時期，以及采用不同的會計檔案管理方式所帶來的歷史數(shù)據(jù)整合，從而保障各種會計檔案數(shù)字化信息資源在系統(tǒng)中得以體現(xiàn)和反映。會計檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫，可以將紙質的會計檔案數(shù)據(jù)信息轉化為會計檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息，并通過采用權限設置、密碼保護和身份驗證等保密措施加以利用。
5.實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化信息資源的區(qū)別共享。
會計檔案的存在價值更多地要體現(xiàn)在利用上，這種利用不僅包括本單位用戶的利用，還應該包括相關單位用戶，甚至更大范圍內的共享利用，這就需要實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化信息的資源共享。在互聯(lián)網時代，無法實現(xiàn)資源共享的會計檔案，其存在和利用價值將會大打折扣。當然，資源共享并非意味著可以任意地、無限制地濫用，而是在遵循相應的會計檔案資源利用規(guī)定的前提下，合法、合理、有效地加以利用。如可以根據(jù)各單位的不同具體情況，對會計檔案數(shù)字化資源實行分級、分網、分權限地共享利用?？梢詫⒖少Y源共享的用戶劃分為會計人員、會計檔案管理人員、上級管理人員、財務部門主管、其他個人用戶，他們根據(jù)自己所擁有的相應權限，可以利用相應的會計檔案數(shù)字化信息資源。
三、會計檔案數(shù)字化管理的安全保障
1.重視會計檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安全管理。
在實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化管理的工作過程和服務過程中，要將安全管理放在重要位置，強化安全意識，采取安全措施，進行安全風險評估，建立一整套安全標準體系。隨著21世紀逐漸進入到信息時代、互聯(lián)網時代、大數(shù)據(jù)時代、云計算時代，計算機技術、互聯(lián)網技術、云存儲技術、大數(shù)據(jù)挖掘技術的有機融合，都為會計檔案數(shù)字化資源的獲取、存儲、傳播和使用帶來了巨大的便利。然而，科學技術是一把雙刃劍，有一利必有一弊，在會計檔案數(shù)字化資源巨大便利性的同時，隨之而來的則是檔案資源信息的安全患。因此，為了防患于未然，需要加強對會計檔案數(shù)字化管理過程中的安全管理。當然，任何安全措施都具有相對性，絕對安全的防范措施是很難實現(xiàn)的，只有采取多重安全保護措施，才可以將會計檔案數(shù)字化資源的安全性盡可能地提高。
2.會計檔案數(shù)字化管理的安全保障措施。
關鍵詞：高校畢業(yè)論文管理；數(shù)字化；研究
中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）23-0213-03
0 引言
近年來，隨著招生規(guī)模的不斷擴大，高校畢業(yè)生數(shù)量持續(xù)增加，老師要承擔起更多的畢業(yè)論文指導任務，但教學資源，特別是軟件畢業(yè)生論文指導教師非常不足。各高校傳統(tǒng)的人工管理方式不能更好的滿足越來越繁重以及多樣化的論文管理工作，逐漸實現(xiàn)畢業(yè)論文管理的信息數(shù)字化。如濟南大學計算機工程學院開發(fā)了畢業(yè)設計題目申報與管理系統(tǒng)等，給我們帶來了值得學習借鑒的好經驗?，F(xiàn)在各高校越來越清晰的認識到本科畢業(yè)設計 （論文）的重要性，依據(jù)事實，與專業(yè)特色聯(lián)系起來，質量管理體系逐漸完善。筆者從工作實際出發(fā)，了解到雖然現(xiàn)在僅有不到10%的高校未將畢業(yè)論文管理工作作為教學工作的重要部分納入教育信息化進程，但不少高校仍沒有提高對其重要性和緊迫性的認識，克服和解決這一問題迫在眉睫，勢在必行。傳統(tǒng)手工管理畢業(yè)論文的趨勢，必須從數(shù)字化構建畢業(yè)論文管理平臺著手。
1 畢業(yè)論文信息數(shù)字化管理的必要性
目前，在對學生綜合素質以及學校教學情況進行檢驗時，重點依據(jù)的就是高校畢業(yè)生的畢業(yè)論文，它在整個指標體系中的地位很高。除了是高校人才培養(yǎng)計劃的重要一部分外,也能考察學生獨立分析和解決問題的能力，對于培養(yǎng)學生追求真理、提升科研能力也具有重要的意義。我們所說的高校學生畢業(yè)論文，具體來講包括本科生、碩士研究生及博士研究生的論文三種類型，分為優(yōu)秀和普通論文二個等級制。這些論文大多數(shù)成為學校教研利用的重要資料之一，具有較高的學術和利用價值，其質量是衡量教學水平以及學生畢業(yè)與學位資格認證的重要依據(jù)，同時，還促進了學校信息的公開數(shù)字檔案室實時接收來自辦公平臺及業(yè)務系統(tǒng)的大量第一手的新鮮檔案資料，師生們可隨時突破時空限制足不出戶便可查詢相關論文教研檔案資料，改變了原有手工被動的查檔方式，論文的保管與利用價值得到了進一步體現(xiàn)。因此，科學及時有效實行數(shù)字化管理畢業(yè)生論文，對高校教學、科研的發(fā)展以及教學檔案管理，都具有重要的現(xiàn)實意義。
現(xiàn)在大部分高校在儲存印刷品論文或采用雙軌制同時收藏電子版的論文制作成光盤，但效果不是很好,究其原因主要有：①學生論文太多，制成印刷品在儲存上存在困難,制成光盤在擴充上存在困難；②運用以上兩種方式收藏論文,在查詢時不方便；③紙質文檔數(shù)量大，往往“沉睡”在庫房不易開放，造成師生查閱受限，利用率低下而且占用庫房面積，極大浪費了庫存空間。由此可知，由于畢業(yè)論文數(shù)據(jù)量大、效率不高、差錯率高等因素的影響，信息數(shù)字化管理應運而生，其發(fā)展前景也非常廣闊，而在高校畢業(yè)論文管理平臺的協(xié)助下，可達到解決這些問題的目的。傳統(tǒng)的人工管理加紙質存檔方式需要大量的人力、物力、財力，同時造成以下問題：
1.1 管理效率低下 在管理論文時，要發(fā)放很多文件，填寫各種表格。那么多的文件在管理時容易出錯。若將這些文件表格進行網上集中管理、查閱、填寫等，將大大提高工作效率。
1.2 互動渠道不暢 如果不依托網上信息技術，就不能建立一個有助于各級管理人員、師生間面對面溝通交流的互動平臺，很可能出現(xiàn)信息和接收不一致、不能準確傳遞信息等情況。論文的統(tǒng)一格式和修改則需要教師逐字逐句地在文中作標注或通過電郵的方式發(fā)送等。
1.3 答辯成績共享難 最后進行的是畢業(yè)論文總評，給學生確定一個客觀、公正的畢業(yè)設計（論文）的總評成績不是件簡單的事情，是很復雜，這其中的困難可想而知。傳統(tǒng)方式一般采取等級制，進行小組表決，最后確定該生的總評成績。這種方法耗費的時間比較多，主觀性比較強。如使用系統(tǒng)答辯功能，將答辯記錄、答辯小組意見等結果提交等，為答辯小組成員共享資料提供科學便利，同時，老師對論文給出建議成績和答辯成績，折算提交后自動進入數(shù)據(jù)庫，學生可自行查詢成績，不必進行人工匯總。
1.4 數(shù)據(jù)缺乏同一性 畢業(yè)論文管理參與人員太多而且不集中，容易造成信息的不一致。如學生最初選題和最終論文題目，如果在論文秀做過程中有所改變，就會導致數(shù)據(jù)不一致；論文寫作中會經過多次修改，不同的修改稿會由于手工管理出現(xiàn)錯誤進而導致提交錯誤等。
2 建立高校畢業(yè)論文管理信息平臺可行性
應用高校畢業(yè)論文管理系統(tǒng)整合那些分散的信息，讓師生在一個互動的平臺上完成論文過程，對于改善論文管理工作的質量和效率都是非常有幫助的。另外，系統(tǒng)中工作流技術的應用，可使各高校充分利用現(xiàn)有的網絡計算機豐富資源并根據(jù)各自不同的論文管理過程靈活選擇工作流程，具有較好的普適性。
長期以來，學校的教室?guī)缀醭蔀榱藢W生接受系統(tǒng)教育的唯一場所,而且教學活動的時間也受到了限制?，F(xiàn)在各種專題數(shù)據(jù)庫網絡的應用就是很好的例子，師生可以使用專用軟件平臺、各種即時通訊軟件，用文字、音頻、視頻進行即時的交流，即使教師不能即時回答問題，學生也可以用發(fā)帖的方式留言。因此教學的場所可以是任何互聯(lián)網所能觸及的地方，教學時間可以是任意的。如果能充分挖掘和合理利用即時計算機通訊軟件的功能，并且在教學中因勢利導，可以使教學突破時空的限制，不但可以成為教師教學非常有效的輔助教學手段，而且還能最大限度地激發(fā)學生的學習興趣，同時，系統(tǒng)的應用，也將促進了畢業(yè)生論文檔案管理質量的提高，達到了論文教與學以及檔案數(shù)字化管理的雙贏目的。