時(shí)間：2023-09-13 17:12:45
導(dǎo)語(yǔ)：在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn) 社保業(yè)務(wù) 檔案管理
1 維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案，保護(hù)職工權(quán)益
隨著群眾養(yǎng)老保險(xiǎn)意識(shí)的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費(fèi)日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來(lái)越多。由于社會(huì)保險(xiǎn)歷史繳費(fèi)記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費(fèi)權(quán)益無(wú)法得到保障，并在實(shí)踐中產(chǎn)生了不少爭(zhēng)議。
我市自1987年就開(kāi)始實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時(shí)技術(shù)手段比較落后，加上對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費(fèi)記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開(kāi)展企業(yè)參保職工繳費(fèi)工資和繳費(fèi)年限確認(rèn)工作的過(guò)程中，對(duì)一些缺少以往繳費(fèi)年限和繳費(fèi)基數(shù)記錄的職工檔案，通過(guò)查詢(xún)企業(yè)職工花名冊(cè)、企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡、補(bǔ)繳繳費(fèi)分解表、歷年繳費(fèi)記錄表等相關(guān)材料，確定繳費(fèi)事實(shí)，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實(shí)記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)權(quán)益。
隨著國(guó)有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動(dòng)關(guān)系、中斷繳費(fèi)情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費(fèi)資料顯得尤為重要，如果不及時(shí)開(kāi)展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會(huì)形成一種被動(dòng)的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠(chǎng)的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險(xiǎn)。1998年李桂蘭離開(kāi)保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢(xún)以往的養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)情況。離開(kāi)企業(yè)十幾年，社保資料會(huì)不會(huì)遺失？社保所這里是否完整保留自己過(guò)去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來(lái)到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細(xì)繳費(fèi)情況的職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實(shí)了下來(lái)，心里有說(shuō)不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險(xiǎn)卡，重新為她補(bǔ)辦了養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)，恢復(fù)了繳費(fèi)情況。
2 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)范化管理
在保定市，類(lèi)似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)丟失的情況下，保定市社保所通過(guò)歷史資料的查詢(xún)，為他們補(bǔ)辦養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務(wù)檔案對(duì)參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對(duì)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)還十分陌生。沒(méi)有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只能摸著石頭過(guò)河。通過(guò)抓庫(kù)房建設(shè)、文件材料收集、歸類(lèi)、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫(kù)房從無(wú)到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡(jiǎn)單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個(gè)月的時(shí)間，檔案目錄全部實(shí)現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局》第3號(hào)令和河北省人力資源和社會(huì)保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號(hào)文件）》要求，我市社保所出臺(tái)了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范管理提出了明確要求，推動(dòng)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)一步開(kāi)展。
社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。保定市紡織廠(chǎng)等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)多。改制時(shí)，職工強(qiáng)烈要求其補(bǔ)繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)，通過(guò)查閱歷年職工養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)分解表，社保機(jī)構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準(zhǔn)確數(shù)字。企業(yè)補(bǔ)繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。
3 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化
社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個(gè)人繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、計(jì)發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要憑據(jù)。實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化。
3.1 統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實(shí)際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級(jí)管理、便于查詢(xún)、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。
3.2 統(tǒng)一檔案室標(biāo)準(zhǔn)。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。為此，保定市社保所建立了一個(gè)具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房、檔案查閱、辦公三分開(kāi)，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)、計(jì)算機(jī)等專(zhuān)用設(shè)備。
3.3 統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局》第3號(hào)令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案共分六類(lèi)三十八項(xiàng)，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢(xún)服務(wù)工作。
關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)；保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案；檔案管理工作
社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保障管理的重要對(duì)象，可以全面反映參保人履行繳費(fèi)義務(wù)、享受社保待遇的真實(shí)情況。隨著社會(huì)保障制度改革的深化，保障范圍的越來(lái)越廣，如何做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作，已成為社保部門(mén)的一項(xiàng)重要任務(wù)。本文結(jié)合自己的實(shí)踐，就如何做好社保檔案工作談一些淺顯的見(jiàn)解。
一、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的必要性及重要意義
1. 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要。
隨著社會(huì)保險(xiǎn)改革的逐步深化，“單位人”勢(shì)必要變成“社會(huì)人”。社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)不但要履行社會(huì)保障的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起對(duì)離退休人員的社會(huì)化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會(huì)系統(tǒng)工程，若無(wú)完整準(zhǔn)確的個(gè)人資料記載，即安全有序的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)的工作就會(huì)陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣?huì)保險(xiǎn)改革的進(jìn)程。
2. 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求。
一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，還要辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，就成了今后支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。
二、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題
（1）建立形成的業(yè)務(wù)檔案資料不齊、不健全。不齊表現(xiàn)在有些缺身份證、戶(hù)口卡復(fù)印件，補(bǔ)收（補(bǔ)繳）歷年繳費(fèi)維護(hù)明細(xì)表、個(gè)體人員參保委托申報(bào)協(xié)議書(shū)、參保單位信息采集表等資料；不健全：一方面申報(bào)單位或個(gè)人報(bào)來(lái)的參保資料未填寫(xiě)申報(bào)時(shí)間、姓名、單位名稱(chēng)和蓋公章；另一方面審核單位在辦理各種參保業(yè)務(wù)時(shí)，建立形成的檔案資料沒(méi)有按要求一式幾份填寫(xiě)留存，并且未填寫(xiě)辦理、審核時(shí)間，無(wú)經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)的簽字，未加蓋審核章或公章；有些交來(lái)存檔的參保資料不是審核單位建立形成的原始紙質(zhì)件，而是留存的業(yè)務(wù)資料復(fù)印件（并且未加蓋鮮章），如今后有爭(zhēng)議事件發(fā)生，這類(lèi)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)性、有效性就要被大打折扣。
（2）社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)存檔資料不規(guī)范。表現(xiàn)在書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，存檔材料不規(guī)范。一方面交來(lái)的業(yè)務(wù)存檔資料中姓名、身份證號(hào)與戶(hù)口卡、身份證復(fù)印件上的不一致，有寫(xiě)錯(cuò)、錄入打印錯(cuò)的，有填寫(xiě)不完整等；有的用紅色、圓珠筆填寫(xiě)的，并且在業(yè)務(wù)存檔資料中劃減、修改處未加蓋審報(bào)單位、審核單位（或經(jīng)辦人員）的校對(duì)章；另一方面留存建立形成的業(yè)務(wù)檔案資料被剪得長(zhǎng)的長(zhǎng)、方的方，小的手這么點(diǎn)大；有些存檔資料是用打印廢的表格、文件來(lái)復(fù)印、打印形成的業(yè)務(wù)存檔資料，并且在廢頁(yè)面不劃掉，使人容易誤解難利用。問(wèn)題突出的是建立的參保業(yè)務(wù)檔案中，出現(xiàn)補(bǔ)收（補(bǔ)繳）歷年繳費(fèi)明細(xì)表打印不現(xiàn)，把空白表格或部分打印清楚的業(yè)務(wù)資料上交檔案室存檔。這些不規(guī)范、不符合要求業(yè)務(wù)存檔資料不現(xiàn)、不清楚、不確定，今后就難準(zhǔn)確利用檔案來(lái)核實(shí)繳費(fèi)等情況，就沒(méi)有利用價(jià)值。
（3）業(yè)務(wù)存檔資料移交不規(guī)范。一方面把一些沒(méi)辦結(jié)完的業(yè)務(wù)資料和審核中有明顯錯(cuò)誤不符合規(guī)定參保的資料交檔案室存檔；另一方面養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)移交業(yè)務(wù)存檔資料時(shí)，不按業(yè)務(wù)檔案建立形成的先后順序移交，跨年度或間隔著、倒著移交。這給業(yè)務(wù)檔案管理工作的保管存放、整理、編目、查找利用等工作帶來(lái)極大的困難和麻煩。
三、如何提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的對(duì)策
（1）提高認(rèn)識(shí)，把社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理擺在重要位置。隨著社會(huì)保險(xiǎn)在保障民生、服務(wù)民生和構(gòu)建和諧社會(huì)中的作用日益凸顯，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作顯得更為重要。各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，要提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，以對(duì)現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)參保群眾負(fù)責(zé)的高度責(zé)任感，切實(shí)把社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，納入社會(huì)保險(xiǎn)工作的重要議事日程，納入年度計(jì)劃，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和目標(biāo)管理責(zé)任制考核之中，使檔案管理工作與社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展。主要領(lǐng)導(dǎo)要親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)要主動(dòng)抓，上下業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)要配合抓，形成一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)的工作格局。
（2）加強(qiáng)管理，確保社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案積累到位。要從社會(huì)保險(xiǎn)檔案的源頭抓起：一是抓好文件處理關(guān)。重點(diǎn)做好辦公室收發(fā)文件過(guò)程中積累的各種文件、函、請(qǐng)示、批復(fù)以及與企業(yè)簽訂的各種協(xié)議等資料收集工作。做到及時(shí)處理、及時(shí)歸檔案。二是抓業(yè)務(wù)經(jīng)辦關(guān)。做好參保登記、繳費(fèi)申報(bào)、基金征繳、賬戶(hù)管理、退休審批、企業(yè)退休人員社會(huì)化管理和稽核等具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中形成的各種文件，做到一月一整理，一月一立卷。三是抓基金管理和統(tǒng)計(jì)報(bào)表關(guān)。重點(diǎn)是基金管理過(guò)程中形成的財(cái)務(wù)管理憑證和各科室具體負(fù)責(zé)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料的收集、整理、立卷工作，做到及時(shí)整理、隨時(shí)立卷，按時(shí)歸檔。
綜上所述，我們要建立了比較完善的社保業(yè)務(wù)檔案管理制度與流程，還拓展業(yè)務(wù)檔案收集渠道，改善了業(yè)務(wù)檔案保管條件，豐富業(yè)務(wù)檔案門(mén)類(lèi)和數(shù)量，確保業(yè)務(wù)檔案的完整和安全，基本實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理。
參考文獻(xiàn)：
一、扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理的必要性及重要意義
首先，扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理過(guò)程，是實(shí)行社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要，伴隨著社會(huì)保險(xiǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)改革過(guò)程，以往傳統(tǒng)的“單位人”逐步轉(zhuǎn)化為了“社會(huì)人”，這就要求社會(huì)保險(xiǎn)企業(yè)或者機(jī)構(gòu)不僅僅要履行社會(huì)保障職能，而且還要都對(duì)退休或離職人員的社會(huì)化服務(wù)與管理職能，所以，這就使得保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)變得十分的龐大，如果其業(yè)務(wù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的個(gè)人資料的記錄，就會(huì)導(dǎo)致保險(xiǎn)業(yè)務(wù)保障存在風(fēng)險(xiǎn)，也會(huì)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)改革造成一定的影響。
其次，實(shí)行社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作，是社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)開(kāi)展業(yè)務(wù)的要求，每一個(gè)參保人都會(huì)在保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)留下詳細(xì)的個(gè)人檔案記錄，進(jìn)而便于以后社保機(jī)構(gòu)針對(duì)離退休人員進(jìn)行辦理保險(xiǎn)關(guān)系以及相應(yīng)的資金轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出，因此，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理直接影響著參保人今后所享有的社會(huì)保險(xiǎn)待遇，可以說(shuō)，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的好壞，直接的影響著參保人的自身利益。
再者，推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，能夠保護(hù)職工的權(quán)益，隨著國(guó)有企業(yè)的不斷重組和兼并，造成了很多的職工離職或者下崗，這就引起原有的勞務(wù)關(guān)系發(fā)生破裂，進(jìn)而造成多數(shù)參保人多年斷保后要求續(xù)保，但是由于前些年我國(guó)對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的不重視，引起，多數(shù)參保人的權(quán)益無(wú)法得到保障，進(jìn)而造成了很多的問(wèn)題和沖突產(chǎn)生，如果不及時(shí)開(kāi)展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會(huì)形成一種被動(dòng)的工作局面。
二、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題
雖然我國(guó)近些年已經(jīng)意識(shí)到了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的重要性，但是，還是存在著很多的問(wèn)題，這直接的影響了實(shí)現(xiàn)扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)。本文舉例如下。
2.1業(yè)務(wù)檔案資料不齊全
在我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料的不齊全，直接影響著參保人身份的真實(shí)性，例如一些企業(yè)和個(gè)人進(jìn)行參保的過(guò)程中，首先沒(méi)有進(jìn)行一式多份的參保單填寫(xiě)，其次，是參保資料填寫(xiě)過(guò)程中，沒(méi)有留下參保日期、公司名稱(chēng)以及核實(shí)公章，這在很大程度上直接影響著養(yǎng)老保險(xiǎn)的真實(shí)性和可靠性。
2.2沒(méi)有進(jìn)行檔案資料的核實(shí)
目前，我國(guó)很多社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的管理十分的不規(guī)范，其為了謀求自身的利益，根本不對(duì)參保人的資料進(jìn)行細(xì)致的核實(shí)，很多檔案中的姓名、身份證、電話(huà)號(hào)碼等有存在著明顯的不符，這些錯(cuò)誤有的是錄入打印錯(cuò)的，有的是書(shū)寫(xiě)錯(cuò)的，甚至在很多資料的填寫(xiě)中用各種顏色的圓珠筆進(jìn)行填寫(xiě)，這種不規(guī)范和不真實(shí)的檔案信息，社保機(jī)構(gòu)根本很少對(duì)其進(jìn)行核實(shí)，所以，導(dǎo)致如今，參保人與社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的糾紛時(shí)有發(fā)生。
2.3保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案借用人事檔案
對(duì)于一些有過(guò)工作經(jīng)驗(yàn)或者正在工作的參保人，很多的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)，會(huì)直接的借用其人事檔案作為自身的業(yè)務(wù)檔案，這在很大程度上嚴(yán)重的影響了參保人的今后再就業(yè)問(wèn)題，因?yàn)椋@給參保人在今后調(diào)用和移交檔案過(guò)程中帶來(lái)了很多的不便，既影響了業(yè)務(wù)檔案的管理，也影響了參保人人事檔案的使用。
三、如何扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理
3.1建章立制，統(tǒng)一規(guī)范
要想扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，必須要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行，建章立制，統(tǒng)一規(guī)范，在進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案管理過(guò)程中一定要嚴(yán)格的遵循《規(guī)定》中的要求，與此同時(shí)，要嚴(yán)格的履行《社會(huì)保險(xiǎn)法》，進(jìn)一步明確和確立由社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)承擔(dān)建立社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案、記錄個(gè)人權(quán)益數(shù)據(jù)和妥善保管相關(guān)數(shù)據(jù)資料的職責(zé)。從而，使得社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案記錄更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，嚴(yán)格杜絕以人事檔案代替業(yè)務(wù)檔案情況，做到從根本保障參保人的自身權(quán)益。
3.2對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的核實(shí)
在進(jìn)行參保業(yè)務(wù)的過(guò)程中，一定要規(guī)范業(yè)務(wù)辦理的制度，使得參保機(jī)構(gòu)以及個(gè)人要嚴(yán)格的填寫(xiě)申報(bào)表，同時(shí)，要對(duì)信息進(jìn)行核實(shí)，確保參保人員以及企業(yè)的真實(shí)性和合法性，參保企業(yè)和個(gè)人，要嚴(yán)格的填寫(xiě)申報(bào)的時(shí)間日期，并出示相應(yīng)的公章和身份證，同時(shí)，在檔案錄入后要進(jìn)行二次審核，保證錄入信息的準(zhǔn)確性，只有這樣才能夠確保參保人和社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)雙方減少糾紛的產(chǎn)生。
3.3強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)
社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)或部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其自身的專(zhuān)業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，進(jìn)而使得每一個(gè)人檔案管理人員夠能夠根據(jù)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理指南》一書(shū)上的標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展業(yè)務(wù)，同時(shí)要經(jīng)常舉辦了檔案管理現(xiàn)場(chǎng)交流會(huì)、業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收人員專(zhuān)題培訓(xùn)等活動(dòng)。進(jìn)而打造出一個(gè)優(yōu)良的社會(huì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。
在新時(shí)期要規(guī)范社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理工作，要保證養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整和安全，為參保個(gè)人及社會(huì)有關(guān)方面提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，對(duì)開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)、完善社會(huì)保障體系，提高養(yǎng)老保險(xiǎn)保障性的功能，這對(duì)于社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展，具有重要意義。近年來(lái)的實(shí)踐表明，在檔案服務(wù)工作趨于信息化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，原有的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的需要，顯然，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)檔案管理的發(fā)展是客觀(guān)形勢(shì)的要求。因此，在新形勢(shì)下，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)對(duì)檔案管理工作有著更高標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展，已勢(shì)在必行。
二、新時(shí)期社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的問(wèn)題
新時(shí)期社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理問(wèn)題，要利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使檔案管理提高到一個(gè)高的檔次，在具體的實(shí)施中，要注意以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。
1.新時(shí)期社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)與檔案管理制度問(wèn)題
盡管?chē)?guó)家已出臺(tái)一些檔案管理的法律、法規(guī)，但由于對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理尚處于“初級(jí)階段”，使得養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的制度不夠完善。檔案分類(lèi)不清，導(dǎo)致重要檔案遺失或者歸納錯(cuò)誤的發(fā)生；格式欠規(guī)范，檔案材料紙張形式各異，裝訂不規(guī)范，給檔案歸類(lèi)與查閱帶來(lái)許多麻煩；保存或調(diào)閱無(wú)硬性規(guī)定，不僅嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)工作正常開(kāi)展，也增大了舞弊和錯(cuò)誤疏漏發(fā)生的可能。
2.新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)與檔案管理軟硬件設(shè)施問(wèn)題
社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)與檔案管理軟硬件設(shè)施投入不足。一些單位不能配備專(zhuān)門(mén)的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案室，且設(shè)備配置簡(jiǎn)陋，缺乏應(yīng)有的防潮、防蛀、防盜、保密、存儲(chǔ)、檢索設(shè)備，導(dǎo)致檔案在管理方面存在安全隱患，更談不上檔案管理的現(xiàn)代化、信息化。據(jù)調(diào)查，目前大多數(shù)的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案仍未完全實(shí)現(xiàn)電子信息化管理，使得檔案的查閱很不方便，再加上目前社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量的日益龐大，傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足參保單位和參保人員的查閱、核對(duì)需求，使參保單位和參保人員，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理的效率和質(zhì)量產(chǎn)生質(zhì)疑，影響社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)形象。
3.新時(shí)期社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)與檔案管理人員問(wèn)題
社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)與檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高。不少負(fù)責(zé)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的人員往往是兼職人員，很少有時(shí)間參加專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，更沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)、補(bǔ)充和更新養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和其他相關(guān)技能，對(duì)檔案的重要性、歸檔要求，檔案材料的收集、整理、編目、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解。這種現(xiàn)象的惡性循環(huán)，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員不能專(zhuān)注于檔案管理工作，服務(wù)質(zhì)量也就難以令人滿(mǎn)意。
三、新時(shí)期提高社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策
提高社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平的對(duì)策，設(shè)計(jì)做好社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)，因此，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理工作，要以人為本，負(fù)起責(zé)任，因此在新時(shí)期要積極對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理，利用高科技手段創(chuàng)新，提高社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策，要從下面幾方面做起。
1.健全制度標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理規(guī)范化
健全制度標(biāo)準(zhǔn)，扎實(shí)推進(jìn)檔案管理規(guī)范化。建立覆蓋全部環(huán)節(jié)的檔案管理制度，在判定文件材料的來(lái)源形式和查考價(jià)值的基礎(chǔ)上，制定相應(yīng)的檔案管理辦法、檔案業(yè)務(wù)流程、檔案分類(lèi)方案。依據(jù)國(guó)家頒發(fā)的《中華人民共和國(guó)檔案法》《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)檔案的法律法規(guī)，從社保處養(yǎng)老保險(xiǎn)工作實(shí)際出發(fā)，建立健全《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》《檔案移交制度》等一整套檔案管理制度，做到有章可循、規(guī)范管理，從而使社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)各門(mén)類(lèi)檔案資料實(shí)現(xiàn)集中、統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì)，從檔案利用到鑒定銷(xiāo)毀，從檔案移交到獎(jiǎng)懲處罰等每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范有序、科學(xué)高效地開(kāi)展養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。
2.夯實(shí)基礎(chǔ)建設(shè)與推進(jìn)檔案集中管理
夯實(shí)基礎(chǔ)建設(shè)，全面推進(jìn)檔案集中安全管理。積極爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實(shí)解決養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設(shè)備不足等實(shí)際問(wèn)題。加大經(jīng)費(fèi)投入，提供物質(zhì)保障，實(shí)行檔案室、閱檔室、辦公室三分開(kāi)，購(gòu)置金屬密集架、防磁柜、計(jì)算機(jī)、掃描儀，配備吸塵器、滅火器和溫濕度計(jì)等應(yīng)有設(shè)備，確保達(dá)到“八防”標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)行檔案集中管理原則，確保保管利用過(guò)程中檔案實(shí)體和數(shù)據(jù)的安全。積極發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，購(gòu)置檔案管理軟件，按要求建立詳細(xì)的檢索查詢(xún)系統(tǒng)，努力提升檔案服務(wù)效率。
3.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)與提升檔案管理人員素質(zhì)
加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提升檔案管理人員素質(zhì)。只有具備高素質(zhì)檔案人員，才能更好地適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作。在明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，將檔案工作與業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作同時(shí)部署，納入每年的年初計(jì)劃，納入工作考核范圍，制定崗位責(zé)任和工作標(biāo)準(zhǔn)，要求專(zhuān)職檔案員和兼職檔案員必須具備較高的政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、大膽的創(chuàng)新精神、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能。加強(qiáng)對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，拓展檔案人員的思維、知識(shí)面，不斷提高養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)水平。此外，還要認(rèn)真做好養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用的理論和技能培訓(xùn)，提高社保處養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)代化水平，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，充分利用檔案資源信息為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為參保單位和參保個(gè)人提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。
四、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn)社保業(yè)務(wù)檔案管理
一、維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案，保護(hù)職工權(quán)益
隨著群眾養(yǎng)老保險(xiǎn)意識(shí)的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費(fèi)日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來(lái)越多。由于社會(huì)保險(xiǎn)歷史繳費(fèi)記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費(fèi)權(quán)益無(wú)法得到保障，并在實(shí)踐中產(chǎn)生了不少爭(zhēng)議。
我市自1987年就開(kāi)始實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時(shí)技術(shù)手段比較落后，加上對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費(fèi)記錄存在很多不完善的地方。**市社保所在開(kāi)展企業(yè)參保職工繳費(fèi)工資和繳費(fèi)年限確認(rèn)工作的過(guò)程中，對(duì)一些缺少以往繳費(fèi)年限和繳費(fèi)基數(shù)記錄的職工檔案，通過(guò)查詢(xún)企業(yè)職工花名冊(cè)、企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡、補(bǔ)繳繳費(fèi)分解表、歷年繳費(fèi)記錄表等相關(guān)材料，確定繳費(fèi)事實(shí)，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實(shí)記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)權(quán)益。
隨著國(guó)有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動(dòng)關(guān)系、中斷繳費(fèi)情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費(fèi)資料顯得尤為重要，如果不及時(shí)開(kāi)展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會(huì)形成一種被動(dòng)的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為**市水泥廠(chǎng)的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險(xiǎn)。1998年李桂蘭離開(kāi)**去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到**市社保所查詢(xún)以往的養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)情況。離開(kāi)企業(yè)十幾年，社保資料會(huì)不會(huì)遺失？社保所這里是否完整保留自己過(guò)去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來(lái)到**社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細(xì)繳費(fèi)情況的職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實(shí)了下來(lái)，心里有說(shuō)不出的高興。**市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險(xiǎn)卡，重新為她補(bǔ)辦了養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)，恢復(fù)了繳費(fèi)情況。
二、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)范化管理
在**市，類(lèi)似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)丟失的情況下，**市社保所通過(guò)歷史資料的查詢(xún)，為他們補(bǔ)辦養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務(wù)檔案對(duì)參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對(duì)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)還十分陌生。沒(méi)有現(xiàn)成的樣板，**市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只能摸著石頭過(guò)河。通過(guò)抓庫(kù)房建設(shè)、文件材料收集、歸類(lèi)、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫(kù)房從無(wú)到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡(jiǎn)單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個(gè)月的時(shí)間，檔案目錄全部實(shí)現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局》第3號(hào)令和河北省人力資源和社會(huì)保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號(hào)文件）》要求，我市社保所出臺(tái)了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范管理提出了明確要求，推動(dòng)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)一步開(kāi)展。
社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。**市紡織廠(chǎng)等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)多。改制時(shí)，職工強(qiáng)烈要求其補(bǔ)繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)，通過(guò)查閱歷年職工養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)分解表，社保機(jī)構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準(zhǔn)確數(shù)字。企業(yè)補(bǔ)繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。
三、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化
社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個(gè)人繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、計(jì)發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要憑據(jù)。實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化。
3.1統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實(shí)際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級(jí)管理、便于查詢(xún)、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。
3.2統(tǒng)一檔案室標(biāo)準(zhǔn)。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。為此，**市社保所建立了一個(gè)具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房、檔案查閱、辦公三分開(kāi)，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)、計(jì)算機(jī)等專(zhuān)用設(shè)備。
3.3統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局》第3號(hào)令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案共分六類(lèi)三十八項(xiàng)，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢(xún)服務(wù)工作。
**市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還要求對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中清理。各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來(lái)，進(jìn)行鑒定整理、組卷歸檔。
一、社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理
近年來(lái)，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理已經(jīng)進(jìn)行了多方面的改善。之所以對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理不斷地進(jìn)行完善，是因?yàn)樽罱K的目的是要避免養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的不真實(shí)、不完整和不安全性。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是提高養(yǎng)老保險(xiǎn)保障的一種重要手段，通過(guò)為參保個(gè)人及社會(huì)有關(guān)方面提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)來(lái)促進(jìn)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展。有數(shù)據(jù)資料表明，在檔案服務(wù)工作趨于信息化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，必須要對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作進(jìn)行改革，才能適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的需要。因此，在新形勢(shì)下，為了不阻礙社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展，必然要對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作提出更高的要求。目前，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：一是缺少規(guī)范化的檔案管理制度；二是信息化檔案管理水平較低；三是檔案管理人員管理素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。
二、提高社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的對(duì)策
（一）完善和規(guī)范檔案管理制度
社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的保管要做到制度建立、專(zhuān)人負(fù)責(zé)、安全存放和交接銜接。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和企業(yè)應(yīng)建立社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，明確管理人員分工和職責(zé)，對(duì)檔案建立、維護(hù)、交接等環(huán)節(jié)進(jìn)行制度化管理。檔案紙質(zhì)材料應(yīng)當(dāng)排列整齊有序，儲(chǔ)存在專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)所，重要材料應(yīng)復(fù)印備份，檔案電子數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)有比較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)安全性，必須做到異地備份，數(shù)據(jù)格式要有清晰的說(shuō)明以便日后升級(jí)維護(hù)。這里特別要強(qiáng)調(diào)交接環(huán)節(jié)一定要尤其重視，嚴(yán)防脫節(jié)，否則會(huì)給后續(xù)工作帶來(lái)無(wú)法預(yù)計(jì)的困難。
（二）對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和有序整理
1.科學(xué)分類(lèi)檔案分類(lèi)不僅是檔案文件整理中的一個(gè)工作程序，更重要的是在整個(gè)歸檔文件整理工作中具有主導(dǎo)的作用。沒(méi)有合理的分類(lèi)，歸檔文件收集整理工作就無(wú)法開(kāi)展下去。歸檔文件只有賦予鮮明的特征，才能加以區(qū)別和聯(lián)系，便于保管和利用。所以，確定養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類(lèi)，是檔案歸集、整理和保管的基礎(chǔ)，同時(shí)又指導(dǎo)著其他各項(xiàng)工作的有序展開(kāi)。2.平時(shí)歸檔平時(shí)歸檔是立卷人員依照檔案分類(lèi)與范圍。將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，隨時(shí)歸入臨時(shí)卷夾（卷盒）內(nèi)，這就是平時(shí)歸檔。平時(shí)歸檔要“隨辦隨歸”，不得積累到第二年立卷時(shí)再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。3.有序整理檔案的整理，應(yīng)按各類(lèi)檔案的歸檔范圍，由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理。歸檔文件材料的排列，要按照各類(lèi)文件材料歸檔的范圍、發(fā)生時(shí)間、重要程序分門(mén)別類(lèi)地收集和整理，依次進(jìn)行排列。檔案在整理后，要去掉金屬物，對(duì)破損的應(yīng)按裱糊技術(shù)要求進(jìn)行托裱。4.合理編號(hào)整卷裝訂的案卷其全部卷內(nèi)文件要編統(tǒng)一的順序頁(yè)號(hào)。并以“件”為單位在文件材料的首面加蓋歸檔章。5.編制目錄歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、所在頁(yè)號(hào)（或件號(hào)）以及備注等項(xiàng)目。件號(hào)即文件材料的排列順序號(hào)；責(zé)任者是指制發(fā)文件材料的組織或個(gè)人；文號(hào)即發(fā)文的字號(hào)；題名即文件材料的標(biāo)題；日期即文件材料的形成時(shí)間；頁(yè)數(shù)即填寫(xiě)一件文件材料的總頁(yè)數(shù)；備注即需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出和銷(xiāo)毀等。6.標(biāo)準(zhǔn)化裝訂按照國(guó)家最新的檔案管理辦法，文書(shū)類(lèi)檔案可以不裝訂，可按件和保管期限直接裝盒。而會(huì)計(jì)類(lèi)和養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)類(lèi)檔案必須裝訂成冊(cè)。裝訂材料，必須選用經(jīng)檔案行政部門(mén)認(rèn)可，符合檔案保護(hù)要求的安全材質(zhì)。裝訂檔案，一律采用案卷左側(cè)裝訂，并將左、下側(cè)對(duì)齊，采用“三孔一線(xiàn)”的方法裝訂。7.填寫(xiě)卷面案卷封面項(xiàng)目包括：全宗名稱(chēng)、案卷標(biāo)題、起始時(shí)間、保管期限、件、頁(yè)數(shù)和歸檔號(hào)。案卷封面項(xiàng)目的填寫(xiě)，要求內(nèi)容完整、概括準(zhǔn)確、字跡整潔、一目了然。8.檔案裝盒不同類(lèi)別、不同年度、不同保管期限的歸檔文件材料不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度與歸檔文件材料的厚度相適應(yīng)，避免歸檔文件材料彎曲受損。9.定期移交按照有關(guān)規(guī)定，凡在工作中形成的在歸檔范圍內(nèi)的文件材料，均由相關(guān)責(zé)任部門(mén)進(jìn)行整理、立卷、裝訂，并定期移交檔案部門(mén)歸檔。各職能部門(mén)應(yīng)在次年初向檔案管理部門(mén)移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。應(yīng)歸檔的文件材料要齊全完整。10.規(guī)范排列案卷移交檔案室后，管理檔案人員要將一個(gè)年度、一個(gè)類(lèi)別的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化的排列，使卷與卷之間保持一定聯(lián)系，固定順序，便于查找利用。
三、實(shí)現(xiàn)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化
社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。這是我國(guó)社會(huì)保障體系建設(shè)、社會(huì)保障信息化建設(shè)和提高社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理服務(wù)水平的必然要求，也是現(xiàn)代化社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的發(fā)展方向。檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化不僅有存儲(chǔ)量大、檢索方便、數(shù)據(jù)傳遞快速便捷等優(yōu)點(diǎn)，而且在實(shí)現(xiàn)資源共享、提高統(tǒng)籌層次方面也有現(xiàn)實(shí)意義。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在新形勢(shì)下，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作仍然是需要關(guān)注的一個(gè)領(lǐng)域。針對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中不適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代需求的問(wèn)題，要通過(guò)完善和規(guī)范檔案管理制度、提高信息化檔案管理水平以及提升檔案管理人員素質(zhì)等途徑進(jìn)行改革，才能確保社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的有效性。
作者:劉志忠 單位:承德縣社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局
參考文獻(xiàn)：
1.堅(jiān)持質(zhì)真全三原則開(kāi)展管理工作
所謂質(zhì)真全就是質(zhì)量控制、真實(shí)性控制和全程控制的簡(jiǎn)稱(chēng)。首先,質(zhì)量控制是指相關(guān)的檔案管理部門(mén)要對(duì)成為醫(yī)療檔案相應(yīng)的文件在規(guī)格、內(nèi)容設(shè)計(jì)等方面提出相應(yīng)的要求、標(biāo)準(zhǔn),一定要運(yùn)用科學(xué)管理方法,將大量的信息資料予以全面性的系統(tǒng)收集、整理、登記與編制,從而有效地控制醫(yī)療檔案的質(zhì)量。檔案管理的真實(shí)性控制是指我們?cè)谶M(jìn)行管理過(guò)程中一定要注重真實(shí)性的控制,尤其是構(gòu)建相關(guān)的歸檔制度和質(zhì)量檢查制度,從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案的有效監(jiān)督與控制。最后的全程控制就是指在管理的過(guò)程中應(yīng)將醫(yī)療文件的鑒定、整理、歸檔及醫(yī)療檔案的各環(huán)節(jié)中的業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì),統(tǒng)一資源的配置,并成立相應(yīng)的監(jiān)控小組以實(shí)現(xiàn)整體優(yōu)化的管理目標(biāo)。
2.找準(zhǔn)切入口逐一優(yōu)化檔案的管理
2.1以對(duì)檔案管理內(nèi)容的明確為切入口
在《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》當(dāng)中有明確指出:社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù),按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔與保管期限》進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔,確保歸檔材料的完整、安全,不得偽造、篡改。對(duì)于進(jìn)入醫(yī)療檔案管理內(nèi)容的類(lèi)別可以劃分為永久性和定期性?xún)纱箢?lèi),其中定期保管類(lèi)當(dāng)中又分為10年、30年、50年、100年等幾小類(lèi)。而對(duì)于上述的各種社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案在管理過(guò)程中都是具體依據(jù)國(guó)家所頒布的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》相關(guān)要求進(jìn)行執(zhí)行。因此,一名從事醫(yī)療檔案管理的從業(yè)人員,要想提高自身的業(yè)務(wù)水平及服務(wù)水平,就必須要明確自己所從事行業(yè)的相關(guān)工作內(nèi)容是什么。通過(guò)認(rèn)清與掌握自己的工作范疇,工作內(nèi)容,才能更為有效地提高社會(huì)服務(wù)水平。
2.2從醫(yī)療檔案前期的文書(shū)處理著手
從醫(yī)療檔案管理的角度來(lái)看,檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)有效檔案管理的重要前提。要使檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),必須先解決好公文制發(fā)。而完成這一環(huán)節(jié),做好前期的文書(shū)處理是重中之重,也是檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理主要是對(duì)參保單位或者個(gè)人權(quán)益的真實(shí)記錄,是參保個(gè)人所能享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)?！坝涗浺簧?、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”是我們醫(yī)療檔案管理的核心目標(biāo),也是反映社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)不斷發(fā)展的寶貴資料與重要的歷史憑證。公文本身質(zhì)量的高低將直接影響檔案質(zhì)量,也將制約日后檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。因此,我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題,以提高檔案實(shí)體質(zhì)量,為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。對(duì)于將成為檔案的公文文本載體的質(zhì)量上一定要注意,其中幅面的尺寸規(guī)格上就要求統(tǒng)一化,這樣做的好處便于裝訂。另外,文書(shū)的標(biāo)題是否是準(zhǔn)確的,主送單位與抄送單位是否準(zhǔn)確齊全與否,還有落款是否與公文一致,簽發(fā)的手續(xù)有無(wú)。以上所提到的種種都是提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作有效性所應(yīng)該關(guān)注和重視的內(nèi)容。
2.3從醫(yī)療檔案管理信息化發(fā)展著手
案卷質(zhì)量的高低將會(huì)直接影響到檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)。實(shí)踐證明,案卷在材料的收集過(guò)程中能否做到準(zhǔn)確、具體及系統(tǒng)性,都將影響我們醫(yī)療檔案管理工作有效性的提高。隨著,互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來(lái),各行各業(yè)都試圖利用這種新技術(shù)推動(dòng)自身的發(fā)展。醫(yī)療檔案管理工作也同樣如此,未來(lái)的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前,越來(lái)越多的案例已經(jīng)證明傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)暴露出其所存在的弊端,例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現(xiàn)出的工作量大、效率低、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題。相反,實(shí)施信息化的檔案管理之后,我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身,而不在充當(dāng)打字員與保管員的角色了。
3.高速高效推進(jìn)我國(guó)醫(yī)療體制改革
醫(yī)療體制改革對(duì)于醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的影響是重大的,改革結(jié)果將促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。為此,國(guó)家相關(guān)主管部門(mén)應(yīng)該更加注重我國(guó)醫(yī)療體制改革的高速與高效發(fā)展。本文認(rèn)為推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療體制改革要采用“統(tǒng)一設(shè)計(jì),統(tǒng)一協(xié)調(diào);立足國(guó)情,多元并存”的原則。具體之就是說(shuō),在醫(yī)療機(jī)構(gòu)上要統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一協(xié)調(diào),而不是任意發(fā)展,造成一定地域內(nèi)的惡性競(jìng)爭(zhēng),最終導(dǎo)致參保人員的利益受損。立足國(guó)情,多元并存主要是指推薦我國(guó)的醫(yī)療體制改革必須要正視國(guó)情,要立足于國(guó)家內(nèi)容的實(shí)際情況,要允許不同體制下的醫(yī)療機(jī)構(gòu)存在,允許進(jìn)行良性的競(jìng)爭(zhēng)。
檔案資料收集整理不規(guī)范。隨著城鄉(xiāng)居民參保人數(shù)的逐漸增多以及城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區(qū)特點(diǎn)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，自城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)啟動(dòng)以來(lái)，全區(qū)各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)都按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》、《盤(pán)龍區(qū)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》來(lái)管理檔案，對(duì)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案資料收集、管理等方面進(jìn)行了明確要求，但是從目前來(lái)看，還是有很多參保、繳費(fèi)、注銷(xiāo)等資料填寫(xiě)不規(guī)范，姓名和身份信息等數(shù)據(jù)填寫(xiě)不準(zhǔn)確，時(shí)有印章缺失、人為涂改等情況發(fā)生，導(dǎo)致檔案資料完整性、客觀(guān)性、準(zhǔn)確性較差。
經(jīng)辦人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)。目前雖然在全區(qū)各街道已經(jīng)確立了專(zhuān)兼職的檔案收集、管理人員，也接受了檔案收集、整理培訓(xùn)，但是檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)性有所欠缺，平時(shí)對(duì)檔案管理人員開(kāi)展的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)較少，經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會(huì)也不多，有些檔案業(yè)務(wù)人員不熟悉檔案基本常識(shí)，對(duì)有關(guān)檔案工作了解很少。另外一方面，檔案管理人員的知識(shí)水平和責(zé)任心參差不齊，出現(xiàn)知識(shí)水平高，工作經(jīng)驗(yàn)豐富，責(zé)任心強(qiáng)的街道檔案收集整理做得就比較好，例如聯(lián)盟、龍泉等街道的檔案就做得比較好；而知識(shí)水平低，工作驗(yàn)差，責(zé)任心不強(qiáng)的街道檔案收集整理的就差些。造成一卷檔案反反復(fù)復(fù)整理多次及檔案資料殘缺、整理不規(guī)范等現(xiàn)象，這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量。
業(yè)務(wù)檔案?jìng)鬟f環(huán)節(jié)多，收集整理耗時(shí)長(zhǎng)。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案在收集的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)的中間環(huán)節(jié)較多，從參保群眾一社區(qū)（村委會(huì)）――街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）社會(huì)保障事務(wù)所一區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，都會(huì)影響業(yè)務(wù)檔案的收集、整理工作。其次，城鄉(xiāng)居民外出打工者居多，人員流動(dòng)性大，城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人的身份證、戶(hù)口簿復(fù)印件等材料收集難度加大。再次，較多的居民文化程度不高，需要經(jīng)辦人員代為填寫(xiě)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的相關(guān)表格，加大了經(jīng)辦人員的工作量，降低了工作效率。
為了提高城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理的水平，也為其他的城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)提供參考，針對(duì)存在問(wèn)題，特提出以下建議：
建立健全檔案管理規(guī)章制度。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)建有符合檔案保管“八防”要求的檔案專(zhuān)用庫(kù)房，建立健全業(yè)務(wù)檔案管理崗位職責(zé)、立卷歸檔、查閱利用、庫(kù)房管理、保密、保管、移交、鑒定銷(xiāo)毀等制度并認(rèn)真落實(shí)，確保城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴(yán)防毀損、遺失和泄密。重點(diǎn)是加強(qiáng)檔案的收集整理，合理界定文件材料歸檔范圍，科學(xué)確定檔案保存價(jià)值，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，認(rèn)真做好各類(lèi)檔案資料的歸擋和整理工作，保證歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。要重視電子文檔的管理，相關(guān)電子文本實(shí)行脫機(jī)備份，本地和異地各保存1份，并與紙質(zhì)檔案建立有機(jī)聯(lián)系，確保齊全完整和信息安全。
加強(qiáng)基層檔案工作人員的培訓(xùn)。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是社會(huì)和諧發(fā)展的歷史鑒證，是一項(xiàng)政策性、專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，是參保人參保、享受待遇的重要憑證。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理質(zhì)量的高低直接關(guān)系到參保群眾的切身利益，也影響到廣大群眾參保的積極性。我們必須提高對(duì)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，認(rèn)真搞好城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作。根據(jù)實(shí)際情況，盤(pán)龍區(qū)每年都要舉辦不同形式的業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)班，加強(qiáng)各級(jí)經(jīng)辦人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)檔案的管理水平。通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高了各級(jí)經(jīng)辦人員政策水平、業(yè)務(wù)經(jīng)辦能力和檔案收集、整理的水平。
及時(shí)進(jìn)行各類(lèi)檔案的歸檔。當(dāng)前城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作量大，堆積的材料若未及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)發(fā)生霉變或丟失，為此，完善了工作機(jī)制，及時(shí)規(guī)范整理業(yè)務(wù)檔案材料。盤(pán)龍區(qū)充分利用區(qū)（縣）、街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）、社區(qū)（村委會(huì)）三級(jí)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)對(duì)各類(lèi)業(yè)務(wù)材料進(jìn)行仔細(xì)的審核，凡圖像和字跡模糊、印章不清晰、殘缺不全、潮濕霉變等不適合歸檔保存的業(yè)務(wù)材料，退還經(jīng)辦人或參保人，進(jìn)行整改或者補(bǔ)辦，直至達(dá)到保存要求。嚴(yán)格按歸檔的要求及時(shí)進(jìn)行組卷、立卷，再分門(mén)別類(lèi)編號(hào)入庫(kù)、入柜。
嚴(yán)格檔案銷(xiāo)毀程序。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案，需編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)同級(jí)行政管理部門(mén)備案，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷(xiāo)毀任伺檔案。經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)派兩人以上監(jiān)督銷(xiāo)毀檔案。監(jiān)督人員要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名，并注明銷(xiāo)毀的方式和時(shí)間。銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。
關(guān)鍵詞：加強(qiáng) 社會(huì)保險(xiǎn)檔案 建議
鐵路職工社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是推進(jìn)鐵路社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，真實(shí)地記錄了社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)從事社會(huì)保險(xiǎn)管理工作的過(guò)程，主要包括養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案、失業(yè)保險(xiǎn)檔案和工傷保險(xiǎn)檔案，它在社會(huì)保險(xiǎn)各項(xiàng)工作中起著至關(guān)重要的作用，是參保職工今后享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇時(shí)的有效依據(jù)，直接關(guān)系到參保職工的切身利益。
一、鐵路職工社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
鐵路職工社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是從2006年開(kāi)展起來(lái)的，起步晚，不規(guī)范，管理亂，存在諸多問(wèn)題：
1、沒(méi)有健全明晰的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作機(jī)制。鐵路系統(tǒng)職工的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作主要落實(shí)在最基層的站段，由于從鐵道部到鐵路局、再到站段沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制，在不同的鐵路局，一個(gè)鐵路局內(nèi)不同系統(tǒng)，甚至同一系統(tǒng)的不同站段，社會(huì)保險(xiǎn)管理工作分工五花八門(mén)，各不相同，有的站段將社會(huì)保險(xiǎn)工作中的養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等分割成幾大塊由不同的人員進(jìn)行兼管。多個(gè)人員不僅要做好本崗位大量工作同時(shí)又兼管社會(huì)保險(xiǎn)中的不同保險(xiǎn)，以至于各自為政，保險(xiǎn)信息不能共享，資源浪費(fèi)，工作重復(fù)，效率低下，最后是職工社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作這項(xiàng)最繁索、最重要的工作互相推諉、元人管理。有的站段社會(huì)保險(xiǎn)工作由專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行管理，這樣雖克服了多頭管理的缺點(diǎn)，但是在具體的工作中管理人員履職不到位，重視不夠，形成目前鐵路社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理流于形式，應(yīng)付檢查，管理混亂。
2，缺乏適合鐵路職工社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理特點(diǎn)的專(zhuān)業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。我專(zhuān)職從事社會(huì)保險(xiǎn)工作。是從廣安工務(wù)段和涪陵工務(wù)段兩個(gè)段合并后開(kāi)始的，當(dāng)時(shí)我的第一件工作就是全面清理兩個(gè)段職工的社會(huì)保險(xiǎn)檔案，清理中我發(fā)現(xiàn)檔案室設(shè)備陳舊，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，職工的社會(huì)保險(xiǎn)檔案有的集中裝在一起，該歸檔的沒(méi)有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，分類(lèi)、編目、排列完全沒(méi)有科學(xué)性，隨意性很大，檔案袋內(nèi)資料陳舊，久不維護(hù)和補(bǔ)充，部份職工的社會(huì)保險(xiǎn)檔案根本就沒(méi)建立。我決心認(rèn)真清理，規(guī)范管理，可是，當(dāng)我從上級(jí)發(fā)放的所有社會(huì)保險(xiǎn)文件中查找檔案管理方面的文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范時(shí)，只搜索到2006年社保處發(fā)的一份關(guān)于建立職工社會(huì)保險(xiǎn)檔案的簡(jiǎn)短通知，上面只簡(jiǎn)單羅列了保險(xiǎn)檔案里裝資料的內(nèi)容，我無(wú)法參照標(biāo)準(zhǔn)，只有借鑒職工人事檔案管理的模式和以往工作經(jīng)驗(yàn)，想當(dāng)然地對(duì)職工保險(xiǎn)檔案進(jìn)行了簡(jiǎn)單的清理、分類(lèi)和完善，這不僅不科學(xué)規(guī)范，而且給以后檔案管理帶來(lái)很多隱患。鐵路是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的系統(tǒng)。隨著當(dāng)今社會(huì)保險(xiǎn)改革的不斷深入，國(guó)家、省、市下發(fā)了許多文件，但至今鐵路尚無(wú)一份完整系統(tǒng)的適合鐵路行業(yè)特點(diǎn)的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成鐵路站段社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理不科學(xué)、不規(guī)范、亂七八糟，雜亂無(wú)序，以至于檔案資料嚴(yán)重流失。
3、檔案管理手段完全不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。鐵路大部份站段社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理仍然采用的是手工操作、陳舊式管理，管理人員查找某個(gè)參保職工的檔案資料時(shí)，常常要翻閱很多檔案袋才能找到，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，檔案里裝入的資料殘缺不全，不能連續(xù)動(dòng)態(tài)地反映參保職工的各項(xiàng)保險(xiǎn)繳費(fèi)和參保情況，尤其是缺少調(diào)進(jìn)職工調(diào)入時(shí)的保險(xiǎn)轉(zhuǎn)入資料。另外管理人員檔案業(yè)務(wù)知識(shí)貧乏，沒(méi)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，難以切實(shí)履行監(jiān)督指導(dǎo)和管理職責(zé)，他們只滿(mǎn)足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子就行了，在充分利用檔案資源，提高隊(duì)伍素質(zhì)，促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理方面下功夫不夠，這種情況下檔案管理質(zhì)量自然上不去。更重要的是給奮斗在鐵路沿線(xiàn)上偏僻邊遠(yuǎn)、交通極不便利的小站上的職工查詢(xún)和了解自己社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)、變更、待遇支付信息帶來(lái)極大的不便，引起部份職工思想上有情緒，影響鐵路的安全生產(chǎn)，完全不適應(yīng)鐵路社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)日益發(fā)展的需要。
4、鐵路職工保險(xiǎn)檔案管理沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用。鐵路系統(tǒng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用及其歷史價(jià)值缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，檔案管理沒(méi)有真正納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。職工的社保檔案不象人事檔案在職工調(diào)進(jìn)調(diào)出，退休時(shí)起著很重要的查證作用，有些站段某些職工退休了，該職工的社保檔案還沒(méi)建立，這并不影響管理人員的工作業(yè)績(jī)和待遇，參保職工也沒(méi)什么反響。檔案管理知識(shí)宣傳不到位，部份職工根本不知道自己還有社保檔案，更不知道還可以利用社保檔案維護(hù)自已的利益。經(jīng)費(fèi)上不投入，有些單位甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案柜。從上到下都不重視社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，它的作用不大，可有可無(wú)，如果管理人員再身兼數(shù)職，工作又多，不斷更換，久而久之，職工社會(huì)保險(xiǎn)檔案就成了一堆爛攤子無(wú)人問(wèn)津了。
二、加強(qiáng)鐵路職工社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
針對(duì)上述情況，應(yīng)該根據(jù)鐵路職工社會(huì)保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)和鐵路系統(tǒng)社會(huì)保險(xiǎn)工作的發(fā)展，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，不斷改進(jìn)和完善鐵路社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作。建議采取以下措施：
1、充分重視鐵路職工社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展過(guò)程中積累的文字、圖片、數(shù)據(jù)等資料的總和，它反映著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展歷程，是研究社會(huì)保險(xiǎn)工作的重要工具，管好社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)健康、順利發(fā)展的必然要求。如果檔案管理不當(dāng)，勢(shì)必給社會(huì)保險(xiǎn)工作造成影響，并直接損害職工切身利益，給今后工作帶來(lái)諸多困難。因此，各級(jí)社保部門(mén)應(yīng)本著對(duì)職工負(fù)責(zé)、對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)、對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)、對(duì)歷史和未來(lái)負(fù)責(zé)，把管好用好檔案作為發(fā)展社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)，取信于社會(huì)及公民的大事來(lái)抓。積極爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重視與支持，加大人、財(cái)、物的投入，切實(shí)解決社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫(kù)房緊張、保管設(shè)備簡(jiǎn)陋等實(shí)際問(wèn)題，為建設(shè)和完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。同時(shí)加大宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，宣傳社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重要性和相關(guān)的檔案法律法規(guī)，提高每一位鐵路職工的社會(huì)保險(xiǎn)檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)。
2、建立健全管理體制。根據(jù)鐵路社會(huì)保險(xiǎn)工作的特點(diǎn)和管理機(jī)制，社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作必須堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，切實(shí)建立起有人管，有人抓的集中統(tǒng)一管理的社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作機(jī)制。具體說(shuō)，一是鐵道部、鐵路局、站段落實(shí)組織機(jī)構(gòu)和人員，成立社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，督促、檢查、協(xié)調(diào)解決工作中人、財(cái)、物等方面的實(shí)際問(wèn)題；二是建立目標(biāo)責(zé)任制，把社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理納入目標(biāo)責(zé)任，列入本單位工作規(guī)劃進(jìn)行管理和考核，獎(jiǎng)懲嚴(yán)明。三是把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)、工作程序及各部門(mén)、相關(guān)人員的崗位職責(zé)，嚴(yán)格檢查和考核。以徹底改變檔案管理上的無(wú)序狀態(tài)，逐步形成上下管理一致的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體系，充分發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)檔案在構(gòu)建和諧社會(huì)中的作用，
3、制定適合鐵路職工社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理特點(diǎn)的業(yè)務(wù)規(guī)范和管理辦法。有關(guān)部門(mén)盡快制定檔案管理準(zhǔn)則，針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案
的收集、整理、保管和利用各工作環(huán)節(jié)制定出操作性強(qiáng)、科學(xué)統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范。特別是社會(huì)保險(xiǎn)檔案的歸檔范圍、保管期限的劃分和整理要詳細(xì)規(guī)定，嚴(yán)格統(tǒng)一。由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案的價(jià)值特征是以憑證價(jià)值，維護(hù)個(gè)人權(quán)益為主，其保管期限宜劃分為永久、長(zhǎng)期和短期。參保登記管理方面的材料宜作為永久保管；參保人員信息管理、個(gè)人帳戶(hù)管理、醫(yī)療管理、審核認(rèn)定及待遇支出管理等方面的材料宜作為長(zhǎng)期保管；個(gè)人帳戶(hù)稽核、清算及相關(guān)證明等材料宜作為短期保管。由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案的動(dòng)態(tài)性特征，參保職工的檔案宜以一個(gè)人頭為保管單位進(jìn)行整理。每一個(gè)保管單位的檔案按歸檔范圍將材料收集齊全，按材料形成時(shí)間的先后順序排列并編號(hào)，填寫(xiě)歸檔文件目錄，然后放在一個(gè)袋或夾(盒)內(nèi)，不用裝訂，開(kāi)口管理，以便隨時(shí)補(bǔ)充新資料，檔號(hào)依參保登記號(hào)進(jìn)行排列編目。電子檔案應(yīng)于每年年底形成本年度參保單位、參保個(gè)人、繳費(fèi)、支付、變更、清算等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件，刻錄到光盤(pán)上，進(jìn)行歸檔管理。
4，加快鐵路職工社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。建設(shè)統(tǒng)一的鐵路社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)迫在眉睫。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，社保部門(mén)可以實(shí)現(xiàn)所有社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)征收、保險(xiǎn)費(fèi)用的網(wǎng)絡(luò)支付，可以利用社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)了解社保工作狀態(tài)。實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，提高工作效率，用戶(hù)可以通過(guò)社保檔案信息中心的網(wǎng)站，輸入自己的社會(huì)保障號(hào)就可以查詢(xún)到自己的社保繳費(fèi)、個(gè)人帳戶(hù)、待遇享受等情況，輕松完成繳費(fèi)、支付等所有的工作環(huán)節(jié)；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以和商業(yè)銀行的信用檔案系統(tǒng)、公安的戶(hù)籍檔案系統(tǒng)等進(jìn)行信息交互。實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息資源共享。因此。鐵路社保部門(mén)要重視社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化建設(shè)，加大投入力度，努力建設(shè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)。
5、定期開(kāi)辦檔案管理知識(shí)培訓(xùn)班，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的鐵路社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。加強(qiáng)檔案管理人員的系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，是實(shí)現(xiàn)檔案微機(jī)化管理一個(gè)不容忽視的重要環(huán)節(jié)，它不僅可以提高檔案的管理層次，更重要的是便于信息開(kāi)發(fā)與利用，有效推動(dòng)社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：