時(shí)間：2023-06-27 16:06:05
導(dǎo)語(yǔ)：在高校檔案如何管理的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》及檔案業(yè)務(wù)規(guī)范要求，不斷建立和完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。通過(guò)建立和完善檔案收集、整理、保管、利用等一系列科學(xué)管理機(jī)制，有效保證各類(lèi)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化；通過(guò)建立檔案保密和責(zé)任追究制度，切實(shí)做好檔案數(shù)據(jù)、資料的保護(hù)工作；通過(guò)建立和完善檔案安全保管責(zé)任制，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案安全意識(shí)；通過(guò)完善檔案調(diào)閱和使用權(quán)限等工作制度，健全檔案日常管理工作。這些制度措施，不僅增強(qiáng)了檔案管理人員的檔案意識(shí)，更使檔案的保護(hù)環(huán)境，庫(kù)房管理及檔案利用等都得到極大改善，形成良好的檔案工作氛圍，為檔案工作實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
二、統(tǒng)一思想、轉(zhuǎn)換觀念，正確發(fā)揮檔案的作用
檔案管理工作對(duì)學(xué)校的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足學(xué)校教育教學(xué)管理現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足服務(wù)社會(huì)、服務(wù)學(xué)生，使檔案管理工作更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。
1.學(xué)校行政管理方面的作用。檔案是學(xué)校行政工作的工具之一，學(xué)校任何規(guī)章制度的出臺(tái)，都是建立在原有管理制度的基礎(chǔ)之上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子計(jì)劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平。
2.教學(xué)管理服務(wù)方面的作用。檔案是學(xué)校教學(xué)管理服務(wù)活動(dòng)的記錄，具有憑證和參考作用。教學(xué)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)記錄，領(lǐng)導(dǎo)管理、教師教學(xué)活動(dòng)都建立在檔案整理和分析的基礎(chǔ)上，檔案整理與教育教學(xué)相互促進(jìn)，才能不斷提高教學(xué)服務(wù)和管理水平。
3.學(xué)校文化方面作用。檔案與學(xué)校文化緊密相連，是學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記錄和見(jiàn)證，檔案是學(xué)校文化的重要組成部分。通過(guò)學(xué)校的檔案我們了解到學(xué)校的成長(zhǎng)歷程，學(xué)校的核心價(jià)值觀，以及文化氛圍，等等。那一張張照片，一段段影像，一份份文件，一件件實(shí)物，讓教職員工產(chǎn)生歸屬感、凝聚力和向心力，讓社會(huì)更深刻地了解學(xué)校的聲譽(yù)。
4.法律方面作用。檔案是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的原始記錄，真實(shí)可靠，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)。能夠保護(hù)學(xué)校、教職員工、學(xué)生的合法權(quán)益不受侵害，明確各方面的責(zé)任，減少不必要的糾紛。
5.培訓(xùn)方面的作用。檔案是一種重要的教育資源，其真實(shí)性和原始記錄性具有不可抗拒的說(shuō)服力和感染力，一個(gè)個(gè)真實(shí)的案例可以提高的培訓(xùn)的效率，提高學(xué)校辦學(xué)的整體水平。
三、發(fā)揮檔案管理作用應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題
面對(duì)日益劇增的、動(dòng)態(tài)的電子文件和對(duì)檔案信息的大量、及時(shí)的需求，檔案管理者不能充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理目標(biāo)，必須成為概念、知識(shí)的提供者，即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢(xún)者，從而滿(mǎn)足企業(yè)又好又快發(fā)展的需要。由此可見(jiàn)做好檔案管理工作是一項(xiàng)重要任務(wù)。
1.宣傳力度需要進(jìn)一步加大，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。由于宣傳工作力度不夠大，工作還欠積極主動(dòng)，特別是對(duì)檔案法規(guī)宣傳力度不夠，造成全員意識(shí)缺乏。有些部門(mén)不能自覺(jué)主動(dòng)歸檔，有的科室歸檔質(zhì)量不好，甚至根本不做整理就統(tǒng)統(tǒng)交到檔案室，造成檔案整理不夠規(guī)范，所以，今后需著力加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化檔案意識(shí)。
關(guān)鍵詞：高校；畢業(yè)生；檔案管理
中圖分類(lèi)號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005—5312（2012）27—0240—01
一、高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)
1、學(xué)生檔案的內(nèi)容包括：學(xué)生個(gè)人檔案和學(xué)生整體檔案。學(xué)生個(gè)人檔案指面向?qū)W生個(gè)體設(shè)立的檔案，內(nèi)含學(xué)生本人簡(jiǎn)歷和家庭主要成員及社會(huì)關(guān)系情況、畢業(yè)自我鑒定、學(xué)期成績(jī)、學(xué)年評(píng)語(yǔ)（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調(diào)查表、入團(tuán)志愿書(shū)、獎(jiǎng)懲情況附件等。學(xué)生整體檔案是指面向全體學(xué)生包容學(xué)生個(gè)體的檔案，指學(xué)籍冊(cè)、招生花名冊(cè)、學(xué)生名冊(cè)，證書(shū)表冊(cè)，畢業(yè)證書(shū)發(fā)放登記表，畢業(yè)去向登記表、學(xué)科和非學(xué)科獲獎(jiǎng)情況登記表，增減生名冊(cè)，學(xué)籍變動(dòng)系列名冊(cè)，紀(jì)律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達(dá)標(biāo)登記表等。
2、學(xué)生檔案材料形成的時(shí)間多階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性或準(zhǔn)季節(jié)性的。隨著高校事業(yè)的發(fā)展，高校實(shí)行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來(lái)源不一，學(xué)制有長(zhǎng)有短，形成的學(xué)生檔案材料也不一致。
3、學(xué)生檔案具有學(xué)生管理工作的重要特點(diǎn)。其目標(biāo)非常明確，對(duì)內(nèi)，便于加強(qiáng)對(duì)學(xué)生在校時(shí)學(xué)籍、業(yè)績(jī)、思想政治、獎(jiǎng)懲管理；對(duì)外，則服務(wù)于社會(huì)，為社會(huì)人才系統(tǒng)注入文字信息。
二、高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）畢業(yè)生對(duì)檔案的重視程度不夠
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，一些畢業(yè)生就認(rèn)為個(gè)人檔案“沒(méi)什么用了”，另一些就業(yè)于私營(yíng)企業(yè)等沒(méi)有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來(lái)政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱(chēng)晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。
（二）檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門(mén)只照搬規(guī)定辦事，沒(méi)有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過(guò)程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動(dòng)不及時(shí)；另外，建檔干事和輔導(dǎo)員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問(wèn)題。
（三）檔案管理手段落后
目前檔案管理部門(mén)的管理手段還是手工操作，即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于將名字與檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來(lái)，并沒(méi)有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問(wèn)題。
三、完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的思路及對(duì)策
（一）提高對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)
一是加強(qiáng)宣傳力度，提高畢業(yè)生對(duì)其個(gè)人檔案重要性的認(rèn)識(shí)。做好咨詢(xún)服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)檔案的管理知識(shí)，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，畢業(yè)生檔案并不是可有可無(wú)的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。
二是加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高建（管）檔人員素質(zhì)。新時(shí)期學(xué)生管理工作面臨許多新問(wèn)題，同時(shí)也給畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開(kāi)發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。
三是要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時(shí)保管。
（二）加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案的科學(xué)規(guī)范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無(wú)用的案卷資料，對(duì)所保留的案卷資料重新組卷。
二是要加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照學(xué)院有關(guān)文件精神，結(jié)合本校實(shí)際制定相應(yīng)的制度，全面收集學(xué)生在校期間的表現(xiàn)材料，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料。
三是要實(shí)行專(zhuān)門(mén)統(tǒng)一管理。建立專(zhuān)門(mén)的畢業(yè)生檔案庫(kù)，將所有畢業(yè)生的檔案統(tǒng)一整理，分門(mén)別類(lèi)，按照人員班級(jí)、系部、專(zhuān)業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理
采用先進(jìn)的信息化手段加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理，建立畢業(yè)生電子檔案庫(kù)，實(shí)行畢業(yè)生檔案網(wǎng)上查詢(xún)，提高管理效率和水平。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，建立畢業(yè)生網(wǎng)站、QQ群等，將不屬于個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容上網(wǎng)，對(duì)需要保密檔案文件信息進(jìn)行加密處理，對(duì)允許閱讀的用戶(hù)，當(dāng)身份鑒別確認(rèn)后方可進(jìn)行解密處理讀出相應(yīng)的數(shù)據(jù)。用人單位可以通過(guò)上網(wǎng)查詢(xún)并利用，實(shí)行異地信息、檔案的交流、查詢(xún)，減少畢業(yè)生在學(xué)校、工作單位、人才市場(chǎng)多次往返奔跑，使畢業(yè)生檔案管理更加規(guī)范、有序、方便。
［關(guān)鍵詞］高校；教學(xué)檔案；建設(shè)；管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.112
［中圖分類(lèi)號(hào)］G275.9；G647.24 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2017）02-0-01
高校教學(xué)檔案具有自身的特點(diǎn)，為教學(xué)、管理以及科研等活動(dòng)的進(jìn)行提供重要參考資料，具有較高的保存價(jià)值，不僅能夠保障教學(xué)科研活動(dòng)的順利進(jìn)行，更為評(píng)估教學(xué)質(zhì)量等工作，提供大量真實(shí)的、可靠的數(shù)據(jù)資料。
1 高校教學(xué)檔案的主要特征
1.1 周期性與專(zhuān)業(yè)性
高校主要按照兩種形式開(kāi)展教學(xué)工作，一種是學(xué)期制，另一種是學(xué)年制，這也就使高校的教學(xué)檔案呈現(xiàn)出周期性特征，主要由系院負(fù)責(zé)完成高校的教學(xué)管理。為此，高校應(yīng)當(dāng)按照學(xué)期以及學(xué)年歸檔與整理高校的教學(xué)檔案，由此促使周期性檔案的形成。高校的教學(xué)檔案覆蓋的內(nèi)容非常廣泛，如自然科學(xué)以及社會(huì)科學(xué)等。因此，高校應(yīng)根據(jù)學(xué)科專(zhuān)業(yè)的要求，相應(yīng)地采用不同的人才培養(yǎng)方案，科學(xué)合理地設(shè)置課程，開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)以及安排教學(xué)環(huán)節(jié)等，這也就使院系檔案呈現(xiàn)出專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)。
1.2 內(nèi)容豐富，形式多樣化
高校的教學(xué)檔案包括眾多的內(nèi)容，大至由上級(jí)主管部門(mén)所下達(dá)的各項(xiàng)文件，中至院校所制定的培養(yǎng)目標(biāo)以及設(shè)置的專(zhuān)業(yè)，小至教師制作的教學(xué)教案以及課件等。近些年，科學(xué)技術(shù)快速的發(fā)展，促使高校的教學(xué)檔案呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)。
1.3 服務(wù)性與社會(huì)性
高校教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行記錄，為開(kāi)展教學(xué)研究活猶峁匾資料支持，對(duì)于促進(jìn)教學(xué)研究活動(dòng)的順利進(jìn)行具有重要作用。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，高校的教學(xué)檔案更是突破以往的利用對(duì)象范圍，逐漸呈現(xiàn)出跨行業(yè)、跨院校特點(diǎn)，發(fā)展成為共享性資源，慢慢地體現(xiàn)出更多的社會(huì)服務(wù)職能。
2 高校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理面臨的主要問(wèn)題
2.1 教學(xué)檔案管理工作不受重視
各大高校的教學(xué)檔案管理工作主要由系部負(fù)責(zé)，然而，絕大部分的系部檔案工作僅僅由教務(wù)秘書(shū)兼職管理。檔案管理一直處于收集―上交的低級(jí)層次。然而，兼任化的檔案管理工作存在的問(wèn)題是：一是難以明確檔案管理崗位；二是檔案管理工作往往流于形式；三是存在非常普遍的突擊性整理與收集檔案的現(xiàn)象。然而，教學(xué)檔案對(duì)于教學(xué)管理工作所具有的作用卻被忽略，檔案管理人員不能夠及時(shí)地將檔案情況匯報(bào)至學(xué)校的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
2.2 檔案管理缺乏規(guī)范性
教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)兼具復(fù)雜性與系統(tǒng)性的工作，所涉及的范圍非常廣泛，不僅工作量大，而且要求嚴(yán)格，需要檔案管理工作人員采用科學(xué)的、規(guī)范的管理方式。但是，受到多種因素的影響，例如：管理模式、人員素質(zhì)等，當(dāng)前的教學(xué)檔案管理中普遍存在著遺失及缺漏等問(wèn)題，加之檔案的歸檔工作缺乏完整性，致使教學(xué)檔案難以充分發(fā)揮作用，阻礙著高校的教學(xué)、科研以及管理活動(dòng)順利進(jìn)行。
2.3 檔案管理人員素質(zhì)較低
兼任化的教學(xué)檔案管理工作所存在的問(wèn)題是檔案管理人員在專(zhuān)業(yè)知識(shí)方面嚴(yán)重缺乏，更未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)化的訓(xùn)練。在實(shí)際工作中，檔案管理人員不僅缺乏教學(xué)檔案方面的法制意識(shí)，而且開(kāi)展工作時(shí)存在較大隨意性。
3 加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理的措施
3.1 提高對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重視程度
教學(xué)檔案管理是各大高校檔案管理工作的重要組成部分，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)教學(xué)檔案管理重視程度，將其納入系部的工作計(jì)劃中，并提供其足夠的經(jīng)費(fèi)支持，專(zhuān)門(mén)為其設(shè)立檔案用房，并相應(yīng)的配備設(shè)備，組織成立檔案管理隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的監(jiān)督與管理。
3.2 完善檔案管理制度
高校在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)，應(yīng)當(dāng)重視完善檔案管理制度，結(jié)合學(xué)校的教學(xué)工作的特征，合理地制定各項(xiàng)工作程序，在各項(xiàng)工作程序中細(xì)化各項(xiàng)規(guī)章制度。同時(shí)，規(guī)范教學(xué)檔案管理工作，促使教學(xué)檔案管理不僅服務(wù)于綜合檔案管理工作，也服務(wù)于高校的各項(xiàng)教學(xué)、管理以及科研等活動(dòng)。
3.3 提高管理人員素質(zhì)
檔案管理工作人員作為教學(xué)檔案管理工作的主要執(zhí)行者，其個(gè)人的素質(zhì)對(duì)檔案管理工作將會(huì)產(chǎn)生重大的影響。然而，現(xiàn)階段的檔案管理人員隊(duì)伍，存在著素質(zhì)低下，且專(zhuān)職人員缺乏等問(wèn)題。因此，針對(duì)上述問(wèn)題，高校應(yīng)重視加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與再教育，全面提高其專(zhuān)業(yè)知識(shí)與素質(zhì)，尤其是要提高檔案管理人員的信息化水平，從而滿(mǎn)足信息化時(shí)展要求。
4 結(jié) 語(yǔ)
高校領(lǐng)導(dǎo)與教師應(yīng)提高對(duì)教學(xué)檔案管理工作重視程度，一方面學(xué)校應(yīng)加大對(duì)教學(xué)檔案管理工作的投入；另一方面建立健全檔案管理制度，全面提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，為高校教學(xué)檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
主要參考文獻(xiàn)
［1］程燦華.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理［J］.梧州學(xué)院學(xué)報(bào),2008(6).
一、學(xué)校檔案管理工作的重要作用
學(xué)校檔案是學(xué)校的歷史載體，其中包括文書(shū)檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案、學(xué)生檔案、聲像檔案、基建檔案、教職員個(gè)人業(yè)績(jī)檔案等幾大門(mén)類(lèi)。學(xué)校檔案既記載了學(xué)校的發(fā)展歷程，同時(shí)也記載了教職工的相關(guān)資料和學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況以及個(gè)人資料，這里面的內(nèi)容是學(xué)校評(píng)價(jià)各教師教學(xué)結(jié)果的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校檔案是多項(xiàng)數(shù)據(jù)的綜合，關(guān)系著各教職工和學(xué)生的前途，并且，其中的資料可以鑒定這個(gè)學(xué)校的教育狀況，看出此學(xué)校的教育水平。
二、檔案管理的現(xiàn)狀與不足
檔案管理受到的重視不足。檔案在學(xué)校的管理上具有重大意義，可是它并沒(méi)有得到相應(yīng)的重視，所以在很多時(shí)候，檔案管理工作經(jīng)常被忽視。檔案管理人員存在著一種只要簡(jiǎn)單將檔案保管好，能夠應(yīng)對(duì)時(shí)常的檢查和查閱便足夠了，導(dǎo)致檔案管理人員逐漸放松檔案管理的工作，使檔案管理缺少科學(xué)的規(guī)劃。
有的學(xué)校對(duì)檔案管理的投入力度不足。檔案得不到重視，而且設(shè)備匱乏，現(xiàn)有設(shè)備老化，檔案管理部門(mén)很難引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備、更換設(shè)備，致使檔案庫(kù)房的設(shè)備老化、工作陳腐。
管理人員業(yè)務(wù)能力較差。學(xué)校的檔案管理人員雖然由專(zhuān)門(mén)的人來(lái)負(fù)責(zé)管理檔案，但是對(duì)于檔案管理知識(shí)的深入學(xué)習(xí)還不夠，有些專(zhuān)業(yè)不對(duì)口的相關(guān)人員甚至未參加過(guò)相應(yīng)的培訓(xùn)考核便被安排上崗，這使得檔案材料收集、整理和歸檔等業(yè)務(wù)的操作不規(guī)范，使檔案管理的整體水平下降。
檔案管理制度不夠完善，是眾多高校都存在的情況，檔案管理制度完善，才能真正地反映教職工的教學(xué)水平和學(xué)校整體的教育狀況。檔案需要規(guī)范管理，才能夠使檔案中的內(nèi)容更加有條理、更加清晰、更加完整和更方便查閱。在以往的檔案管理過(guò)程中，由于缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致管理人員對(duì)檔案管理工作不重視，對(duì)檔案材料收集不完整。在收集入檔的過(guò)程中，對(duì)資料整理的態(tài)度散漫，不能夠全面地概括，且會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容重復(fù)的現(xiàn)象，不能及時(shí)有效地反映教職工和學(xué)校歷史的真實(shí)信息和情況。
三、加強(qiáng)高校檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方法
（一）注重檔案收集，加強(qiáng)管理。完善檔案的前提是收集文件資料，歸檔之前，對(duì)所掌握的資料進(jìn)行細(xì)化分析，保證檔案的質(zhì)量。在此要求下，檔案管理人員需要進(jìn)行資料分析、分類(lèi)、整理的過(guò)程，而為了避免部分檔案管理人員對(duì)處理資料方面存在不懂之處，學(xué)校應(yīng)該開(kāi)展檔案收集培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的資料分析和整理能力，提高學(xué)校檔案的質(zhì)量。
（二）更新觀念，將檔案信息化。檔案信息化是不斷采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門(mén)，從而極大地提高檔案管理和利用現(xiàn)代化的水平。舊時(shí)代的檔案管理工序復(fù)雜，以手工操作為主，很容易造成檔案材料填寫(xiě)格式不規(guī)范，內(nèi)容不完整等失誤，給學(xué)校帶來(lái)不便之處。傳統(tǒng)的手工檔案管理在資料查找和資料整理這一過(guò)程中比較麻煩，需要花費(fèi)大量的時(shí)間完成。而計(jì)算機(jī)時(shí)代則克服了這些問(wèn)題，利用網(wǎng)絡(luò)的便利之處，將檔案信息化。計(jì)算機(jī)記載檔案不僅能夠高效地處理檔案?Y料的收集、整理，對(duì)檔案資料的保密程度也高出了許多，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)將檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，成為當(dāng)下高校管理檔案方式的主流。
檔案信息化要求檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠流暢操作，將計(jì)算機(jī)時(shí)代的優(yōu)點(diǎn)發(fā)揮到最大，體現(xiàn)檔案信息化的好處。學(xué)校檔案館應(yīng)該展開(kāi)檔案管理人員檔案信息化培訓(xùn)的課程，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案信息化操作的流程，使檔案的管理工作更加科學(xué)、規(guī)范。
（三）建立科學(xué)的檔案管理制度。沒(méi)有完善的檔案管理制度，檔案管理的工作就很難真正地做好，健全檔案管理模式，使其規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。學(xué)校借鑒其它高校的檔案管理模式，再根據(jù)自身學(xué)校的實(shí)際情況制定一套適用的檔案管理方法。
【關(guān)鍵詞】高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館檔案管理員素質(zhì)
【中圖分類(lèi)號(hào)】G718.5 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2014）4-0255-02
高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館是學(xué)校的圖書(shū)文獻(xiàn)中心，是教師和學(xué)生獲取文獻(xiàn)信息、追蹤世界先進(jìn)文化的主要場(chǎng)所，是高職高專(zhuān)院校教育工作的有機(jī)組成部分。近年來(lái)，隨著信息化數(shù)字化進(jìn)程的日益加快，對(duì)高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館的要求也不斷提高。圖書(shū)館檔案管理員的整體素質(zhì)決定著圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展，檔案管理員素質(zhì)的提高是圖書(shū)館持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。目前高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館檔案管理員的素質(zhì)狀況如何？如何提高高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館檔案管理員的素質(zhì)，從而更好地適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)發(fā)展的需要。
一、高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館檔案管理員素質(zhì)結(jié)構(gòu)目前狀況
1.館員學(xué)歷起點(diǎn)偏低，學(xué)科知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理
目前，高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館大都是大中專(zhuān)層次的管理人員隊(duì)伍，本科學(xué)歷人員偏少，學(xué)歷層次偏低，有一部分是學(xué)校安置人員，整體素質(zhì)偏低。另外，高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館檔案管理員絕大多數(shù)是非圖書(shū)館學(xué)或情報(bào)學(xué)專(zhuān)業(yè)，圖書(shū)館背景知識(shí)貧乏，館員的學(xué)科知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，服務(wù)理念不強(qiáng)，服務(wù)意識(shí)較差，對(duì)讀者的咨詢(xún)和要求不理不睬，致使圖書(shū)館工作單調(diào)，工作中不思進(jìn)取，影響了信息化、數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)程。
2.服務(wù)創(chuàng)新和進(jìn)取精神不夠強(qiáng)
高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館作為高校教輔單位之一，館員的工作性質(zhì)存在一定的特殊性，由于不直接參與學(xué)生的教育教學(xué)工作，這恰恰挫傷了圖書(shū)館檔案管理員工作的積極性。很多館員認(rèn)為自己的工作需要、滿(mǎn)足現(xiàn)代高等教育的需求是高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館所面對(duì)的一個(gè)新課題。
二、現(xiàn)代高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)
1.較高的思想道德素質(zhì)
作為一名圖書(shū)館員，應(yīng)具有較高的思想道德素質(zhì)，能堅(jiān)持黨的四項(xiàng)基本原則，樹(shù)立科學(xué)的世界觀、正確的人生觀和價(jià)值觀，以高尚的道德修養(yǎng)服務(wù)于師生。
2.扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)
圖書(shū)館員應(yīng)具備以下專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)：①圖書(shū)情報(bào)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。這是圖書(shū)館管理員解答讀者咨詢(xún)、進(jìn)行文獻(xiàn)資源的開(kāi)發(fā)和二次文獻(xiàn)加工的前提；②計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技能。圖書(shū)館的信息服務(wù)工作逐漸向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向發(fā)展，因此，圖書(shū)館管理員必須具備熟練操作計(jì)算機(jī)的能力，掌握?qǐng)D書(shū)館工作常用軟件的使用及維護(hù)。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及信息檢索相關(guān)知識(shí)也是圖書(shū)館管理員需要掌握的；③一定的外語(yǔ)和古漢語(yǔ)知識(shí)。圖書(shū)館管理員應(yīng)掌握一定的外語(yǔ)知識(shí)才能為師生提供外文書(shū)刊咨詢(xún)服務(wù)，掌握學(xué)術(shù)發(fā)展最新動(dòng)態(tài)，古漢語(yǔ)知識(shí)要求能順利閱讀古文，正確理解古文的含義；④信息處理能力。圖書(shū)館管理員應(yīng)具有敏銳的信息觀察力并進(jìn)行加工、整理，從中發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的信息，從而為讀者提供個(gè)性化服務(wù)，成為真正的信息咨詢(xún)專(zhuān)家。
3.良好的服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新精神
作為館管理員應(yīng)該有良好的服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)造性地開(kāi)展讀者服務(wù)工作。圖書(shū)館管理員應(yīng)具有開(kāi)拓進(jìn)取、敢于創(chuàng)新并獻(xiàn)身于圖書(shū)館事業(yè)的精神，努力開(kāi)拓信息時(shí)代人們需求的信息服務(wù)新方式，為讀者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、提高高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館管理員素質(zhì)的深思
1.加強(qiáng)思想政治教育，樹(shù)立良好職業(yè)道德觀
作為一名館員要有高度的責(zé)任感和愛(ài)崗敬業(yè)精神，樹(shù)立良好的職業(yè)道德觀念，全心全意地為讀者服務(wù)。對(duì)待工作應(yīng)一絲不茍，嚴(yán)于律己，對(duì)業(yè)務(wù)應(yīng)精益求精，滿(mǎn)足讀者需求。認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的方針政策，愛(ài)崗敬業(yè)，樹(shù)立師德形象。用自己的思想和知識(shí)來(lái)教育并影響讀者，成為讀者的良師益友。
2.改革用人制度，建立激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制
高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立或完善其相應(yīng)規(guī)章制度，為館員管理提供科學(xué)的制度保障。充分發(fā)揮每個(gè)館員的特長(zhǎng)優(yōu)勢(shì)，引入競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)機(jī)制，這樣能調(diào)動(dòng)館員提高自身素質(zhì)的積極性，提高圖書(shū)館服務(wù)質(zhì)量。
3.開(kāi)展繼續(xù)教育，提高館員業(yè)務(wù)素質(zhì)
定期對(duì)在職人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)是圖書(shū)館事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的根本保障，同時(shí)也是館員個(gè)人自我完善的需求。因此，我們必須對(duì)圖書(shū)館專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)和培養(yǎng)進(jìn)行完整的規(guī)劃和研究，推動(dòng)圖書(shū)館管理員不斷地學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能。圖書(shū)館員只有通過(guò)不斷學(xué)習(xí)才能為讀者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。
高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館的穩(wěn)定發(fā)展離不開(kāi)一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。針對(duì)上文分析的高職院校圖書(shū)館管理員素質(zhì)結(jié)構(gòu)目前狀況，提高圖書(shū)館管理員素質(zhì)已成為圖書(shū)館發(fā)展迫切而艱巨的任務(wù)。高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館是學(xué)校的圖書(shū)文獻(xiàn)中心，是教師和學(xué)生獲取文獻(xiàn)信息、追蹤世界先進(jìn)文化的主要場(chǎng)所。館員只有在工作中不斷學(xué)習(xí)充實(shí)自己，努力提高自己的綜合素質(zhì)，才能提供更好的讀者服務(wù)，提高圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 有效利用
現(xiàn)代科技特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的更高的要求。人事檔案是人才信息的重要載體，是人員個(gè)體存在社會(huì)的真實(shí)歷史記錄。準(zhǔn)確、齊全、完整的人事檔案，歷史全面地記載著人員的經(jīng)歷、政治思想道德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)踐能力及個(gè)人特長(zhǎng)等信息，是反映人員綜合素質(zhì)的最重要的依據(jù)，也是人員今后就業(yè)及各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。隨著高社會(huì)信息化水平的迅速提高，對(duì)檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，原有的單一的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)時(shí)檔案工作的發(fā)展要求，因此人事檔案信息化管理是檔案管理方式改革的必然趨勢(shì)。
企事業(yè)單位吸收引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，使檔案信息化，已成為現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的必要手段。檔案信息化是指通過(guò)檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的過(guò)程。
剖析檔案信息化一是檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；二是檔案信息接受、存儲(chǔ)、加工、傳遞和利用的一體化；三是檔案信息的高度共享；四是檔案管理模式的變革，即從以面向?qū)嶓w保管為重點(diǎn)，向提供檔案實(shí)體的數(shù)字化服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變。
本文就實(shí)際應(yīng)用中檔案信息的數(shù)字化闡述相關(guān)組織構(gòu)成及實(shí)例：
1.信息存儲(chǔ)
目前實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化最關(guān)鍵的動(dòng)作就是在于需要將紙質(zhì)的檔案，通過(guò)掃描、錄入等方式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中。在具備各種軟硬件的條件下，關(guān)鍵數(shù)據(jù)的核實(shí)是必不可少的，方便查詢(xún)的電子檔案與需核實(shí)的掃描數(shù)據(jù)的鏈接是目前很難精準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)的，因此在檔案掃描歸檔的同時(shí)，檔案管理人員針對(duì)性的檔案梳理是加強(qiáng)檔案信息有效性的關(guān)鍵步驟，因此在實(shí)際應(yīng)用操作中，對(duì)檔案錄入關(guān)鍵人員的管理，是提高檔案應(yīng)用的主觀可控因素，也是提高數(shù)字化的重點(diǎn)。
2.紙質(zhì)檔案存放管理
通過(guò)數(shù)字化處理的紙質(zhì)檔案是數(shù)據(jù)真實(shí)性的重要體現(xiàn)，因此在完全依賴(lài)數(shù)字化后的紙質(zhì)檔案，并非是廢紙一堆，定期的檔案核實(shí)整理，是確保數(shù)字化檔案的有效性的體現(xiàn)。對(duì)于過(guò)于依賴(lài)數(shù)字化信息的企事業(yè)單位，在這里需要警醒的是，由于科技化時(shí)代的特殊性，定期核實(shí)檔案信息雖然耗費(fèi)人力物力，但卻能體現(xiàn)其意義所在。人事檔案管理是反映員工綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面，是公司選賢舉能的重要依據(jù)，是對(duì)員工進(jìn)行全面評(píng)價(jià)的重要參考，檔案的完整性和準(zhǔn)確性對(duì)員工今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。由于人為因素的考慮，數(shù)字信息與紙質(zhì)檔案文件的核實(shí)需交由兩組人員分別處理，以利于防止因同類(lèi)人員的類(lèi)似錯(cuò)誤處理，使人員檔案信息的誤差將到最低。
3.數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)
檔案信息數(shù)字化的前提是檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，即用共同的信息技術(shù)和信息語(yǔ)言組織檔案信息。正如ISO主席漢茲所說(shuō)：“如果不靠國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)來(lái)有效引導(dǎo)信息迅猛發(fā)展趨勢(shì)，必將出現(xiàn)一個(gè)電子混亂局面?！?企事業(yè)單位的信息化素質(zhì)亟待提高在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，還是存在因循守舊，利用檔案的觀念停留在以前的手工時(shí)代。通過(guò)之前提出的信息錄入及檔案紙質(zhì)存放的關(guān)鍵模式，對(duì)沒(méi)有從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式中走出來(lái)人員給予有力的抨擊，使其排斥、不接受“信息化”，認(rèn)為紙質(zhì)檔案更為直觀，更為可靠的觀念徹底改觀。
4.數(shù)字化信息安全保障
由于人事信息是關(guān)系到個(gè)體存在社會(huì)中的實(shí)際意義的表象，因此人事信息的保密是檔案管理人的職業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)也是保障數(shù)字化信息安全的工作準(zhǔn)則。目前檔案信息通過(guò)電子存儲(chǔ)設(shè)備保存，存在因設(shè)備損壞及網(wǎng)絡(luò)病毒等外部因素造成的損壞，因此，在實(shí)際應(yīng)用中，嚴(yán)格控制檔案查閱時(shí)使用的網(wǎng)絡(luò)連接、對(duì)外連接的硬件設(shè)備，是確保檔案數(shù)據(jù)泄露的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。建立執(zhí)行行之有效的檔案查閱流程，確保內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)分設(shè)，杜絕外部存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)用，備份檔案信息嚴(yán)格管理，從而關(guān)注信息安全保障。
5.信息共享
關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理 創(chuàng)新 思想觀念 知識(shí)理論 技術(shù)手段
檔案管理工作和單位其他部門(mén)緊密相關(guān)，是單位做好其他各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)之一，應(yīng)當(dāng)把檔案管理工作納入到單位整體工作和發(fā)展計(jì)劃中去。面對(duì)目前檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，必須提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，建立完善的管理制度，提高管理人員業(yè)務(wù)水平。其中的關(guān)鍵就是要?jiǎng)?chuàng)新出檔案管理的信息化平臺(tái)，才能提高檔案管理的高效性和準(zhǔn)確性。創(chuàng)新在現(xiàn)代社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都廣泛存在的，因?yàn)橹挥袆?chuàng)新才能進(jìn)步，才能避免被淘汰的危險(xiǎn)。所以檔案管理部門(mén)為了更好的發(fā)展，在管理檔案過(guò)程中要使用創(chuàng)新的管理理念和創(chuàng)新的管理手段，這樣一來(lái)才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。
一、檔案管理推陳出新的前提是思想觀念創(chuàng)新
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)的綜合國(guó)力在不斷的增強(qiáng)，在國(guó)際上，我國(guó)的地位也在不斷的提升，我國(guó)的社會(huì)的各方面都發(fā)生了翻天覆地的變化，這都是在發(fā)展過(guò)程中堅(jiān)持創(chuàng)新的成果。創(chuàng)新的時(shí)代的產(chǎn)物，也是符合時(shí)展的必然趨勢(shì)，在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，發(fā)展前進(jìn)的要求就是要堅(jiān)持創(chuàng)新，否則就會(huì)被落后。創(chuàng)新活動(dòng)的基礎(chǔ)是觀念創(chuàng)新，檔案管理部門(mén)只要在觀念上認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新的重要性，才能夠?qū)?chuàng)新運(yùn)用在檔案管理工作發(fā)展的需要上，在運(yùn)用創(chuàng)新手段的過(guò)程中，逐漸認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新的重大價(jià)值，更好的進(jìn)行檔案管理和社會(huì)服務(wù)。只有真正認(rèn)識(shí)到了創(chuàng)新在檔案管理工作中的重大促進(jìn)作用，檔案管理部門(mén)才能夠?qū)ζ浼訌?qiáng)重視，支持創(chuàng)新的管理工作的實(shí)現(xiàn)，使創(chuàng)新實(shí)踐活動(dòng)得到順利的開(kāi)展。現(xiàn)代的檔案管理工作創(chuàng)新要求檔案管人員的思想觀念必須是創(chuàng)新的，現(xiàn)代社會(huì)的檔案管理工作的內(nèi)容與過(guò)去相比，發(fā)生了很大的變化，所以檔案管理人員要明確這種工作上的變化。過(guò)去的檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象主要是政治，封閉性相對(duì)較高，被動(dòng)接待是過(guò)去檔案管理的服務(wù)方式。但隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)階段檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象就較為廣泛了，不僅僅是政治方面，在經(jīng)濟(jì)、科研、教學(xué)等各個(gè)領(lǐng)域都已經(jīng)是其服務(wù)的對(duì)象，需要主動(dòng)的開(kāi)發(fā)檔案信息資源服務(wù)于社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。時(shí)代的轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的服務(wù)水平也有了較高的要求，因此檔案管理工作人員為了順應(yīng)十點(diǎn)的發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)將創(chuàng)新手段運(yùn)用到檔案的管理的工作中，首先在思想觀念上真正意識(shí)到創(chuàng)新在檔案管理工作中的巨大作用，這樣一來(lái)能夠有利于檔案管理工作在創(chuàng)新觀念的指導(dǎo)下順利開(kāi)展，在檔案管理工作的過(guò)程中，檔案管理工作人員還要不斷更新觀念、解放思想和開(kāi)拓創(chuàng)新，這樣才能夠及時(shí)的解決檔案管理中出現(xiàn)的新問(wèn)題。檔案管理者必須注重創(chuàng)新思維的培養(yǎng)。創(chuàng)新思維是一個(gè)相對(duì)性的觀念，是相對(duì)于常規(guī)思維而言的一種思維方式。創(chuàng)新思維是在舊的方法和途徑不能有效地解決問(wèn)題的情況下，采用新的思維去分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的過(guò)程。創(chuàng)新思維的探索還具有開(kāi)拓性的作用，是一種具有開(kāi)拓意義的思維活動(dòng)。它發(fā)明的新技術(shù)、形成的新觀念、提出的新方案和決策以及創(chuàng)新的新理論不斷開(kāi)拓人類(lèi)認(rèn)識(shí)的新領(lǐng)域。它不僅可以是新發(fā)現(xiàn)和新發(fā)明，而且可以是新方法和新技巧。新穎性、獨(dú)特性、非邏輯性、靈活性、對(duì)象的潛在性等特點(diǎn)一般是創(chuàng)新思維所具有的，因此，創(chuàng)新思維的培養(yǎng)能夠使檔案管理部門(mén)創(chuàng)新成功的幾率大大的提升，也就是說(shuō)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的基礎(chǔ)是創(chuàng)新思維的具有。
二、檔案管理活力的源泉是理論知識(shí)創(chuàng)新
在信息化的模式下，單位檔案管理的工作對(duì)象發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體已經(jīng)向數(shù)字化載體轉(zhuǎn)變，其管理環(huán)境也已經(jīng)開(kāi)始向數(shù)字化環(huán)境轉(zhuǎn)變，在檔案資料采集、歸檔、目錄編制、統(tǒng)計(jì)、編研、檔案信息開(kāi)發(fā)利用等諸多管理環(huán)節(jié)都需要隨之而變。 現(xiàn)階段社會(huì)上所呈現(xiàn)出的狀態(tài)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，沒(méi)有較高水平知識(shí)，就難以在現(xiàn)代社上立足，檔案管理工作也是一樣，應(yīng)該在管理過(guò)程中要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的知識(shí)理論，提高檔案管理的工作水平，避免檔案管理工作落后于時(shí)代的發(fā)展，在現(xiàn)實(shí)的社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，具有較大創(chuàng)造空間在檔案管理工作中。例如我國(guó)的政府職能和工作管理模式在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷發(fā)展和完善過(guò)程中發(fā)生了很大的變化，檔案管理的工作內(nèi)容也會(huì)隨之而增加，檔案的整理也就會(huì)很復(fù)雜，因此檔案管理工作人員要提高知識(shí)水平和知識(shí)管理能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作更好的服務(wù)于政府部門(mén)和社會(huì)上的其他領(lǐng)域。檔案管理人員在新時(shí)代的挑戰(zhàn)下，不僅在要思想上重視檔案理論知識(shí)的創(chuàng)新，還要主動(dòng)的積極的去探索檔案理論知識(shí)的創(chuàng)新。這樣一來(lái)才能夠跟得上時(shí)展的步伐，避免遭到淘汰，促進(jìn)和推倒檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。理論創(chuàng)新離不開(kāi)一支高素質(zhì)的工作隊(duì)伍。這就要求我們積極促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提高，建立一支學(xué)習(xí)型的工作團(tuán)隊(duì)。在信息技術(shù)日新月異的今天，檔案干部一定要有過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)水平和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的能力。建設(shè)學(xué)習(xí)型工作團(tuán)隊(duì)是適應(yīng)全球化、信息化和新經(jīng)濟(jì)的迫切需要。檔案管理者對(duì)學(xué)習(xí)型組織的管理理念加以借鑒和吸收，營(yíng)造終身學(xué)習(xí)的組織環(huán)境，使學(xué)習(xí)成為一種經(jīng)常化、普遍化的行為，促進(jìn)職工積極學(xué)習(xí)，努力掌握檔案工作所需的知識(shí)和技能，爭(zhēng)取成為學(xué)習(xí)型個(gè)體和創(chuàng)新型干部，成為復(fù)合型人才。
三、檔案管理工作的動(dòng)力是技術(shù)管理創(chuàng)新
科學(xué)技術(shù)在社會(huì)中各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展中廣泛的被使用，并取得了較好的成果。因此檔案管理部門(mén)也要采用先進(jìn)的科學(xué)的檔案管理手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的提高。在檔案管理過(guò)程中可以運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)和科學(xué)的管理模式，作為一種強(qiáng)大的動(dòng)力來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的全面開(kāi)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理工作中廣泛的使用，成為檔案管理工作的主要工具，其具有較大的優(yōu)勢(shì)，不但能夠?qū)n案做好保護(hù)和維護(hù)工作，避免檔案的丟失，而且還能夠減少檔案管理工作人員的工作壓力，最大的優(yōu)勢(shì)是檔案的開(kāi)發(fā)和利用較為方便。將技術(shù)創(chuàng)新貫穿在檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)上，提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，促進(jìn)現(xiàn)代化和科學(xué)化的檔案管理實(shí)現(xiàn)。技術(shù)管理創(chuàng)新一方面要努力推進(jìn)管理模式的創(chuàng)新。檔案管理者要自覺(jué)堅(jiān)持在管理方面的創(chuàng)新上下工夫，在管理手段現(xiàn)代化上下工夫。堅(jiān)決克服等、靠、要和各種因循守舊思想的束縛，牢固樹(shù)立檔案是一種信息資源、同樣會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的理念，把有限的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o(wú)限的主動(dòng)服務(wù)，由傳統(tǒng)的靜態(tài)服務(wù)、間接服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的、直接的高層次服務(wù)；由封閉型的管理向開(kāi)放型管理轉(zhuǎn)變；由單一服務(wù)向多元化服務(wù)轉(zhuǎn)變。另一方面要努力推進(jìn)管理手段的創(chuàng)新。檔案管理主要是和數(shù)字與文字打交道，數(shù)字化檔案將成為今后檔案管理事業(yè)的主要存在形式，建設(shè)數(shù)字化檔案已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展方向。
總之，檔案管理者要按照“面向世界，放眼未來(lái)”的原則，樹(shù)立檔案管理創(chuàng)新思想，開(kāi)展創(chuàng)新實(shí)踐。對(duì)檔案管理的現(xiàn)狀和特點(diǎn)做到心中有數(shù)，要端正創(chuàng)新行為，做到穩(wěn)步前進(jìn)。注意取人之長(zhǎng)，補(bǔ)已之短，并注重管理手段的推陳出新，推動(dòng)檔案事業(yè)不斷發(fā)展。要與國(guó)際接軌，注重參與國(guó)際檔案信息交流，以滿(mǎn)足多方面利用的要求。
參考文獻(xiàn)：
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Abstract: Vocational education student records is an important part of the file,it can provide accurate reference materials qualification for graduates,recruitment and other employers. Therefore,the correct understanding outstanding problems in records management,good management of student records,playing its important role has a major significance for raising the overall level of vocational colleges.
關(guān)鍵詞: 高職院校;學(xué)生檔案
Key words: higher vocational school;student records
中圖分類(lèi)號(hào):F271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1006-4311(2010)10-0226-01
0引言
管理高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程在德、智、體等諸方面發(fā)展?fàn)顩r的真實(shí)記錄和反映。強(qiáng)化高職院校學(xué)生檔案管理,對(duì)深化教學(xué)改革,提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平,為國(guó)家培養(yǎng)社會(huì)主義現(xiàn)化代建設(shè)接班人具有十分重要的意義。
1目前各高職院校在檔案管理方面還普遍存在一些問(wèn)題
①領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,管理不到位,導(dǎo)致有些學(xué)生檔案的原始材料丟失、破壞等;②學(xué)生檔案的規(guī)章制度還不夠完整且缺乏穩(wěn)定性;③檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平普遍較低,對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)尚不到位;④由于檔案管理者各方面待遇偏低,任務(wù)比較繁重,工作量較大,人員流動(dòng)性較大,沒(méi)有相對(duì)固定、素質(zhì)較高的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。這些問(wèn)題的存在不僅會(huì)影響了學(xué)生檔案管理水平的提高,也影響到了人才進(jìn)步和發(fā)展,同時(shí)也嚴(yán)重?fù)p害了學(xué)校的聲譽(yù)。因此,正確認(rèn)識(shí)存在的問(wèn)題,制定科學(xué)的管理辦法,就顯得尤為重要。
2高職院校應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)和完善學(xué)生檔案管理工作
高職院校學(xué)工處等有關(guān)職能部門(mén)應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)和完善學(xué)生檔案管理工作,并著重做好以下工作。
2.1 強(qiáng)化學(xué)生檔案管理的意識(shí)學(xué)生檔案的管理是高職院校管理工作的重要組成部分,領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)生檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵,學(xué)生檔案的質(zhì)量直接反映了學(xué)校的管理水平。主管領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)生檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步學(xué)習(xí)《檔案法》和有關(guān)的政策法規(guī),明確其重要性。只有學(xué)生管理人員有了良好的檔案意識(shí),才能在具體的學(xué)生管理工作中對(duì)其資料數(shù)據(jù)做正確的反應(yīng),及時(shí)地加以收集、整理、保管。
2.2 加強(qiáng)學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)想要提高學(xué)生檔案的管理水平,必須做到科學(xué)、優(yōu)化、穩(wěn)定。下一步各高職院校應(yīng)積極為檔案管理人員創(chuàng)造提高業(yè)務(wù)水平,經(jīng)常組織開(kāi)展相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)和專(zhuān)業(yè)能力的平臺(tái),使檔案人員的業(yè)務(wù)工作能務(wù)、工作效率和運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力得到全面提升;還要提升學(xué)生檔案管理人員的思想政治覺(jué)悟,使每一位學(xué)生檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會(huì)的雙重功能,要培養(yǎng)其形成強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感;另外,務(wù)必解決檔案管理人員的一系列(比如職稱(chēng)、職稱(chēng)晉升等)相關(guān)問(wèn)題,保持檔案管理隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定,充分調(diào)動(dòng)學(xué)生檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性,促進(jìn)學(xué)生檔案服務(wù)功能的最大化發(fā)揮,促進(jìn)學(xué)生檔案工作和其他工作的協(xié)調(diào)發(fā)展,更好地為學(xué)生就業(yè)、企事業(yè)單位合理使用選拔人才提供便可靠的參考資料。
2.3 建立完善規(guī)范的管理制度職能部門(mén)應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度,做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事。
2.4 拓寬檔案歸檔范圍學(xué)生檔案是用人單位招聘人才及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核人員的重要依據(jù),因此必須緊密結(jié)合新世紀(jì)人才培養(yǎng)模式和用人單位的運(yùn)用,圍繞學(xué)生個(gè)性開(kāi)發(fā)、素質(zhì)提高和順利就業(yè)這個(gè)中心,努力拓寬學(xué)生檔案的收集內(nèi)容,構(gòu)建特色性的學(xué)生檔案副本。
2.5 加速高職院校學(xué)生檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動(dòng)化建設(shè)近年來(lái),隨著人事制度改革在全國(guó)各行各業(yè)的展開(kāi),自主擇業(yè)、自主用人、人才合理流動(dòng)機(jī)制的形成,人員流動(dòng)頻繁,勢(shì)必要求人事檔案的轉(zhuǎn)移手續(xù)更簡(jiǎn)化、方便,而人事檔案的信息化管理要求電子文件歸檔,憑借網(wǎng)絡(luò)傳輸,將會(huì)更加便利、快捷、安全。當(dāng)今越來(lái)越多的文件是以電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化承擔(dān)知識(shí)和信息的載體,不再是傳統(tǒng)意義上的紙,而是電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)。檔案的載體發(fā)生了根本的變化。檔案信息數(shù)字化是檔案信息管理與傳輸現(xiàn)代化和自動(dòng)化的基礎(chǔ),沒(méi)有檔案信息的數(shù)字化,就無(wú)法實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理與傳輸?shù)淖詣?dòng)化。實(shí)現(xiàn)信息化電子檔案的建設(shè)與管理包括三點(diǎn):①電子檔案的形成,根據(jù)管理要求,使電子文件體現(xiàn)高職院校學(xué)生檔案管理的功能;②關(guān)鍵環(huán)節(jié)是建立電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù);③電子檔案的長(zhǎng)期保存。
2.6 加強(qiáng)學(xué)生檔案工作的宣傳力度學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分,我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí),又做到主動(dòng)提供服務(wù)。使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料,注重檔案的收集質(zhì)量,提高檔案的利用率,還要及時(shí)對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科學(xué)的態(tài)度,把學(xué)校檔案工作做得更好,使之發(fā)揮出更大的作用。加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理工作,作粗淺的認(rèn)識(shí):①加強(qiáng)意識(shí),建立機(jī)構(gòu)②健全制度、規(guī)范管理③強(qiáng)化業(yè)務(wù),提高能力四、注重收集,加強(qiáng)管理五、提供服務(wù),開(kāi)發(fā)利用。
3結(jié)語(yǔ)
學(xué)校的檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分,是維護(hù)黨和國(guó)家歷史面貌的一項(xiàng)重要事業(yè),也是研究改進(jìn)、提高教育事業(yè)的不可多得的寶貴史料。在改革開(kāi)放,社會(huì)信息量不斷增長(zhǎng)的今天,人們的觀念向求發(fā)展、求競(jìng)爭(zhēng)、求效益方面發(fā)展,對(duì)各類(lèi)信息包括檔案信息的獲取要求越來(lái)越大,利用的速度要求越發(fā)快速、準(zhǔn)確?？傊?高職院校學(xué)生檔案從建檔、管檔、歸檔到轉(zhuǎn)遞,經(jīng)歷的時(shí)間長(zhǎng),經(jīng)手的部門(mén)多,工作量大,這就需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視,需要學(xué)生檔案管理人員認(rèn)真仔細(xì)負(fù)責(zé),需要有科學(xué)規(guī)范的管理制度,同時(shí)還需要各相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)配合,利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)手段做好學(xué)生檔案的各方面工作,才能真正發(fā)揮學(xué)生檔案管理的服務(wù)功能,做到學(xué)生檔案服務(wù)于學(xué)生、服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于社會(huì)。
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【關(guān)鍵詞】信息化建設(shè)；高校檔案管理；分析
隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，人類(lèi)進(jìn)入了信息化時(shí)代，高校的檔案管理方式也發(fā)生了很大改變，已經(jīng)由傳統(tǒng)的管理方式向信息化方向發(fā)展。信息化技術(shù)給高校檔案管理帶來(lái)了極大的便利，同時(shí)能夠促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。高校檔案管理員面臨的最大問(wèn)題是，如何將信息化建設(shè)更好地應(yīng)用到檔案管理中，這也是當(dāng)前他們的重要任務(wù)。將信息化建設(shè)應(yīng)用到檔案管理中，不僅能提高工作效率，還能減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)。當(dāng)前，高校進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)受到很多問(wèn)題的阻礙，積極對(duì)高校檔案管理中的信息化建設(shè)進(jìn)行分析，便于更好地促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。
1.關(guān)于高校檔案管理的概念和內(nèi)涵
1.1在高校的管理中，檔案管理是其中的一個(gè)重要方法，對(duì)高校的建設(shè)意義重大。高校檔案管理包括的內(nèi)容有很多包括招生工作、科研管理檔案及教學(xué)檔案等，它將一些具體的事物用文字和圖表的方式進(jìn)行表示，方式簡(jiǎn)單，便于保存，是以后高校教育和教學(xué)的重要參考和歷史記錄依據(jù)。它能為高校日后的發(fā)展積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，從而奠定了高校可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，對(duì)高校的未來(lái)發(fā)展影響深遠(yuǎn)。實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化指的是利用網(wǎng)絡(luò)和多媒體等先進(jìn)技術(shù)對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化管理，對(duì)一些高校的檔案資料進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)和利用，以達(dá)到實(shí)現(xiàn)其進(jìn)行社會(huì)共享的目的，從而提高其社會(huì)利用價(jià)值。
1.2高校檔案管理信息化通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的手段將高校中的各類(lèi)檔案資料進(jìn)行收集，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)將高校檔案進(jìn)行自動(dòng)化和一體化管理的目的。還能通過(guò)技術(shù)手段進(jìn)行資源的共享，實(shí)現(xiàn)高校檔案的共享價(jià)值。高校檔案管理信息化是進(jìn)行推廣和應(yīng)用信息技術(shù)的過(guò)程，也是進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)和利用高校檔案資源和信息的過(guò)程，是一個(gè)將信息服務(wù)達(dá)到最大化價(jià)值開(kāi)發(fā)的過(guò)程。
2.信息化建設(shè)在高校檔案管理中存在的一些問(wèn)題
當(dāng)前高校的檔案管理工作已經(jīng)成為了各校管理工作的重點(diǎn)，在當(dāng)今信息化時(shí)代的大背景下，為了促進(jìn)學(xué)校管理建設(shè)，各高校都采用了很多的方法，但是受到一些客觀和主觀問(wèn)題的影響，仍然存在著很多的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在如下方面：
2.1檔案管理人員整體素質(zhì)不高，能力和水平有限。很多高校的檔案管理人員都是臨時(shí)聘用的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的知識(shí)和技能的培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理工作中的具體流程和注意事項(xiàng)沒(méi)有明確的概念，在工作中按照自己的思維進(jìn)行管理，這樣在工作中容易出現(xiàn)信息流失和信息不全的問(wèn)題。高校也沒(méi)有對(duì)學(xué)校管理中檔案管理人員起到的重要作用有著清晰的認(rèn)識(shí)，在資金和經(jīng)費(fèi)的投入上明顯不足，沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使得他們的技能始終得不到提高。
2.2落后的檔案管理設(shè)施和技術(shù)服務(wù)水平。在檔案管理工作中，我國(guó)各高校存在著明顯的南北方差異，總體而言，南方的高校管理水平要高于北方的高校管理水平。存在著差異的重要原因就是資金投入水平不同，一些一流的高校其資金來(lái)源較廣，學(xué)校能利用的資金相對(duì)較多，對(duì)學(xué)校檔案管理工作投入的資金就多；而一些普通的高校相對(duì)而言缺少資金來(lái)源渠道，對(duì)學(xué)校的檔案管理工作投入的資金就少，從而使得學(xué)校的檔案管理工作發(fā)展受到了限制。
3.如何有效進(jìn)行高校檔案管理工作的信息化建設(shè)
現(xiàn)代高校檔案管理工作的重要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化的管理模式，從而實(shí)行促進(jìn)高校建設(shè)的目的。如何將各高校的檔案管理水平進(jìn)一步的提高，以保證檔案管理的效力，可以從下面的幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：
3.1將檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行強(qiáng)化建設(shè)，檔案管理人員的素質(zhì)必須進(jìn)行提高和培養(yǎng)。高校檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展具有很大影響，當(dāng)前檔案管理工作滯后的一個(gè)重要原因就是管理人員的素質(zhì)偏低。所以加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)技能培養(yǎng)成為了當(dāng)前的首要任務(wù)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)技能，同時(shí)要提高他們對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)，及時(shí)對(duì)他們進(jìn)行一些應(yīng)用到檔案管理中的先進(jìn)技術(shù)培訓(xùn)，讓他們能在工作中學(xué)會(huì)操作，從而有效提高高校檔案管理工作的能力。
3.2加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，充分提高檔案管理的信息化技術(shù)水平。當(dāng)前高校檔案管理工作中的一個(gè)重要問(wèn)題就是檔案管理設(shè)施落后、嚴(yán)重缺乏資金投入。沒(méi)有雄厚的資金作為后盾，檔案管理工作就不能得到切實(shí)的落實(shí)。各高校應(yīng)積極加大社會(huì)各界對(duì)學(xué)校的資金投入，擴(kuò)大資金來(lái)源，從而能夠引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施，提高檔案管理的整體水平。
3.3創(chuàng)新管理方式，進(jìn)行特色檔案管理體系的建立。大多高校在當(dāng)前的檔案管理工作中，都是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)劃分。這種簡(jiǎn)單的劃分模式存在著較大的缺點(diǎn)，容易造成以后在查找檔案中存在困難或是流失了一些重要的檔案信息，同時(shí)也不利用進(jìn)行特色校園的建設(shè)。為了將高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行有效提高，就需要在日常工作中對(duì)技術(shù)創(chuàng)新進(jìn)行不斷加強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)管理手段的不斷信息化發(fā)展，建立起具有自己校園特色的個(gè)性檔案管理體系。小結(jié)高校檔案管理的主要方式已經(jīng)逐步改變?yōu)檫M(jìn)行信息化的管理，為了將檔案管理人員的工作效率進(jìn)行提高，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值化的高校管理，就需要不斷完善和改進(jìn)高校的檔案信息化管理，找到發(fā)展中存在的問(wèn)題并提出相關(guān)的解決策略，從而保證能有效進(jìn)行高校檔案的信息化管理，以此促進(jìn)高校建設(shè)的順利進(jìn)行。
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