時間：2023-08-09 17:25:24
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紙質檔案管理方式在信息化時代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴謹、科學以及證明等首先就應當具有合法性、原始性等特點。往往紙質檔案管理具有如下所述的特點：
1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質檔案在多年來的發(fā)展成熟過程中，逐漸形成了自身科學有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質檔案是檔案資料記錄的原始內容，是不可涂改和不可復制的。
2.紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發(fā)生就可以順利延長紙質檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環(huán)境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產物。電子檔案管理作為當今信息時代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內容的多樣化而實現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進行文字數(shù)據(jù)工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現(xiàn)了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實施策略如下：
1.針對已經(jīng)保存的紙質檔案可以通過拍照、復印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應的電子檔案。
一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷，數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范。沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范。有些標題不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。從科學與經(jīng)驗中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
1.全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無參考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2.重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3.結合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
4.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5.規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有請示報告等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫請示凡不要求批復的文件則寫報告等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質作用。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
1、分清輕重緩急，循序漸進
現(xiàn)代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應該本著有所用的目的展開，因此，現(xiàn)代檔案管理的準備工作必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎性工作，需要管理人員綜合社會的發(fā)展現(xiàn)狀，將所有的檔案進行重點和次重點的整體分類。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
4.用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，提高效率
主題詞雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關系。
一、檔案收集
檔案收集工作是貯存檔案信息資源的重要途徑，是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段，是檔案管理其他業(yè)務環(huán)節(jié)的基礎，是決定檔案工作存在和發(fā)展的前提條件，對促進檔案學理論發(fā)展、推動檔案工作現(xiàn)代化的實現(xiàn)有重要作用。收集工作在檔案管理中處于特殊地位。收集是檔案業(yè)務首要環(huán)節(jié)，是檔案室工作的起點。檔案收集工作，就是把分散在各部門和個人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本的內容。其內容主要是檔案室對本單位需要歸檔的檔案的接收；其指導思想是：歸檔檔案應齊全完整；加強室外調查和指導；推行入室檔案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一個機關、單位的檔案全部收集完整。要深入廣泛地宣傳《檔案法》使大家知道對檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用是檔案室的職責是依法進行的，使他們認識到檔案收集工作是檔案工作中一個重要環(huán)節(jié)。讓他們了解相關知識，從而提高檔案歸檔的質量，增強各有關部門對文件、材料收集、移交的自覺性。尤其是要爭取領導的支持，領導的檔案意識提高了，檔案工作得到重視和支持，那么檔案收集工作中所遇到一切問題就好解決。為了搞好檔案的管理工作提高檔案的收集質量，各室、科可明確一人負責本部門、科室的文件材料的平時歸檔工作，到來年歸檔時，由各部門的檔案負責人統(tǒng)一交檔案室歸檔保管，從而確保檔案收集的完整。
二、檔案管理
檔案管理，就是按照一定的原則和方法，對零散和需要進一步條理化的檔案進行分類、組合、排列、編目，使檔案系統(tǒng)化的工作。檔案整理解決的是檔案由零亂到系統(tǒng)、由無序到有序的問題。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。檔案整理是發(fā)揮檔案作用的重要條件。檔案數(shù)量龐大，成分復雜，如不經(jīng)過系統(tǒng)整理，處于零亂狀態(tài)的檔案，查找起來如同“大海撈針”。只有經(jīng)過系統(tǒng)整理，才能使保存的檔案條理化、系統(tǒng)化，為檔案的管理和提供利用創(chuàng)造良好條件。檔案整理是整個檔案管理工作的重要基礎。通過整理，可以全面了解和檢查檔案收集工作的質量，促進其改善和提高，并為全面確定檔案的價值和建立檢索體系奠定基礎；同時又為檔案的保管、統(tǒng)計和查找提供了單位和完整體系，有利于保護檔案的完整與安全。檔案整理與檔案工作的各個環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，是檔案利用、開發(fā)、發(fā)揮檔案作用的一個前提條件，是檔案室和檔案館重要的基礎工作和業(yè)務建設，它為檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計、編目提供基本保管單位和完整的體系。檔案整理科學化、標準化水平的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接、廣泛的影響。
三、檔案保管
檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務，是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，通過經(jīng)常性的工作，采取專門的技術措施，最大限度地防止檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的物質安全。檔案保管工作的具體內容主要包括：（1）檔案庫房管理，包括庫房內檔案科學管理的日常工作；（2）檔案傳遞、流動過程的保護，即檔案在各個管理環(huán)節(jié)和利用過程的安全防護；（3）保護檔案的具體措施，即為延長檔案的壽命而采取諸如復制、數(shù)字化和修補等各種專門的技術處理，這三個方面的工作，有的要與收集、整理和利用等工作的有關業(yè)務項目同時結合進行，有的則須單獨組織進行。因此，檔案的保管，既是整個檔案管理業(yè)務的一個方面，又是一個相對獨立環(huán)節(jié)。
四、檔案利用
檔案利用就是檔案信息資源的開發(fā)利用即將集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應該集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案。因此，要創(chuàng)造良好的基礎和物質條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發(fā)揮檔案的作用，為單位領導決策和各項工作服務。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現(xiàn)出來的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發(fā)展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室內只起“一把鎖”的作用，就得不到領導和業(yè)務人員的重視與支持。檔案室要根據(jù)本單位的工作利用檔案的特點，編制各種檢索工具和參考資料，開展各種利用工作，變被動服務為主動服務。要做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，健全和熟悉檔案資料是開發(fā)利用檔案信息資源的的必備條件。檔案信息資源開發(fā)與利用，既要堅持按規(guī)章制度辦事，又要注意改善服務態(tài)度，提高服務質量。
1.1建立數(shù)字化的房產檔案管理系統(tǒng)
計算機技術的發(fā)展極為迅速，20年前的今天，計算機剛剛傳入中國，沒有看好那個又笨又重的東西。二十年后的現(xiàn)在也沒有人愿意相信，計算機已經(jīng)變成了我們生活中不可或缺的一部分。因為它的便利性很多行業(yè)都應用它辦公。而繁重的房產檔案管理工作交給計算機去做也變得十分容易?，F(xiàn)代房產方案管理應加強數(shù)字化的建設與完善，加強數(shù)據(jù)庫的建立。通過對房產檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理與維護實現(xiàn)房產檔案管理的實時性，為提高方案檔案工作效率、促進資源共享奠定基礎。針對房產產權變動的問題，房產檔案管理部門還應加強房產信息動態(tài)管理工作。
1.2加快新時期下的房屋檔案管理轉型工作
隨著社會的快速發(fā)展，我國已經(jīng)全面進入了一個新的時期。人們對于各個方面的需求都有所改變，這就要求房產檔案管理工作也能夠適應時代的變化，及時的更新管理制度，跟上時代的潮流進而保證企業(yè)的快速發(fā)展。在現(xiàn)代知識經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，房產檔案管理工作也應針對市場需求從傳統(tǒng)的管理型向科技型轉變，以此適應新形勢下房產檔案管理工作的需要。在現(xiàn)代房產檔案管理中，房產檔案管理部門還應由傳統(tǒng)的被動型向主動型服務轉變。由主動型服務理念指導房產檔案管理工作，以此使房產檔案發(fā)揮更大的作用。
二、目前我國房產利用現(xiàn)狀剖析
房產檔案管理是做什么用的，答案是對已經(jīng)存在的檔案進行整理，存儲。那么我們?yōu)槭裁匆ㄙM那么大的力氣把那些檔案儲存起來了呢？當然是為了利用啊，沒錯存儲就是為了再次的利用，從理論上來說，檔案的利用價值十分巨大，但是在現(xiàn)實的生活中，那些擁有巨大利用價值的檔案卻變成了一堆又一堆廢紙。我國房產檔案利用目前的狀況是：房產檔案利用為大眾服務的觀念滯后、房產檔案信息內容單調且缺乏特色、館藏利用服務的方式存在缺陷。房產檔案仍以傳統(tǒng)的檔案利用服務方式為主，檔案管理基本上是實行傳統(tǒng)檔案與電子檔案共有的雙軌制。無可置疑，電子檔案的建立和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，無論在量上還是在質上都為房產檔案利用創(chuàng)新突破提供了條件。
三、房產檔案利用改善措施
3.1樹立為大眾服務的思想
房產檔案管理的終極目標就是實現(xiàn)檔案的重新利用，從而更好的為人名服務。因此要向實現(xiàn)房產檔案的利用，就要提高工作人員為大眾服務的思想，從基本上下手，讓工作人員知道工作的意義，進而實現(xiàn)檔案利用的目標。所謂大眾不僅包括內部機構和政府機關的利用者，同時也包括廣大的需要了解檔案信息的人群。要建立檔案用戶信息資料，對一些重要的單位和個人定期上門，建立廣泛的房產檔案信息利用服務網(wǎng)絡，隨時掌握房產檔案利用者的動態(tài)。為提高服務的效率，檔案館可針對利用者查閱檔案“求快”的心理，在“快”字上做文章，盡量在第一時間內滿足他們的查詢需求。
3.2改革房產檔案利用的方式
新時期下的房屋檔案利用方式正在發(fā)生著巨大的改變，有很多企業(yè)卻并不能跟上時代的步伐，導致企業(yè)的檔案利用工作落后于其他企業(yè)，給企業(yè)帶來了一些沒有必要的損失。因此，當下企業(yè)一定要注重房產檔案管理的轉型工作的建設。房產檔案利用的發(fā)揮程度直接取決于檔案利用服務方式，傳統(tǒng)的檔案利用服務方式主要有檔案閱覽、外借、檔案展覽與陳列服務，制發(fā)檔案復本、制發(fā)檔案證明、檔案咨詢服務等。隨著市場經(jīng)濟的進一步發(fā)展，傳統(tǒng)的服務方式仍然不可少，但也迫切需要在服務方式上創(chuàng)新，只有積極地把檔案推向市場，充分發(fā)揮其現(xiàn)實功效，才能取得良好的社會效益和經(jīng)濟效益。例如，主動到市場上尋找“服務”商機，針對不同的人群進行專題性開發(fā)等。
四、結語
檔案管理工作具有強烈的時代特征，不同的歷史時代決定著檔案管理的內容和方式。縱觀我國檔案管理發(fā)展的歷史，先后經(jīng)歷了檔案史料管理、檔案實體管理、檔案信息管理和檔案知識管理四種管理范式。
目前，傳統(tǒng)的手工操作方式正在向自動化方式轉變，多種現(xiàn)代信息技術尤其是計算機技術應用到檔案管理工作之中，伴隨而生的大量電子文件逐步成為檔案信息的主要傳播形態(tài)，信息技術轉化成為提升檔案管理效率最直接的要素；以網(wǎng)絡為基礎的檔案信息平臺初步建立，數(shù)字檔案館成為信息管理新的組織單位和功能單元。檔案信息管理打破了原有的全宗、年代、機構和專題、專案等界限，追求更大范圍信息的收集、儲存和輸出，信息資源共享將成為現(xiàn)實。而我國的檔案管理正處于由檔案實體管理向檔案信息管理、知識管理的過渡階段，檔案管理的理念、模式、方法還沒有重大突破，這就要求檔案工作者對此要有清醒認識，調整自己的思維定勢和價值取向，在原有的基礎上作進一步深入研究，以全面推進和實現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案史料管理范式、實體管理范式向信息管理范式、知識管理范式的轉變。而對此產生直接影響的關鍵因素之一的，是檔案工作者的素養(yǎng)，尤其是信息素養(yǎng)。
二、現(xiàn)代檔案工作者信息素養(yǎng)的主要內容和特征
所謂“信息素養(yǎng)”（Information Literacy）即“信息文化”，也譯為“信息素質”，信息素養(yǎng)概念通常包含三個層次：意識層面、知識層面和技術層面。在檔案管理領域，信息素養(yǎng)包含了以下幾個方面的內容特征：
（一）信息觀念素養(yǎng)
信息觀念在信息素養(yǎng)中居于先導地位，關系到檔案人員對檔案工作信息的接受和理解，指檔案人員對信息的初步認識以及在檔案工作實踐活動中形成的對信息價值的總體印象。
（二）信息意識素養(yǎng)
1、信息資源意識
信息資源是一種可以再生的資源，信息資源不僅可以提高人類開發(fā)利用物質和能量資源的效率，而且可以推動人類經(jīng)濟與社會的持續(xù)發(fā)展。培養(yǎng)檔案工作者的信息資源意識，可以使檔案工作者在觀念上重視對信息資源的管理和開發(fā)利用，并在檔案管理工作中，運用資源管理理論、知識管理理論和信息技術手段，實施對檔案信息資源的科學管理與有效開發(fā)利用。
2、信息環(huán)境意識與信息倫理意識
人類所處的生存與發(fā)展環(huán)境除了自然生態(tài)環(huán)境以外，還有一個信息環(huán)境。檔案工作者，應該對所處的信息環(huán)境狀況有一個較為清醒的認識，具備科學正確的檔案信息倫理觀念，從而達到預防與治理的效果，保證我國檔案工作運行的正常秩序。
3、信息安全與信息產權意識
社會活動各個領域的競爭歸根到底是信息與信息力的競爭。強化檔案工作者的信息安全意識可以幫助他們形成科學的信息產權意識，有效解決檔案管理中可能出現(xiàn)的各種知識產權保護問題。
4、信息交流與信息管理意識
檔案工作者是否具有較強的信息交流參與意識，不僅影響著其與他人的融洽程度，而且還決定著其信息能力的高低，并對檔案工作的社會化發(fā)展和檔案部門的形象宣傳產生影響。
（三）信息能力素養(yǎng)
1、運用信息工具的能力
這是信息時代必須放在首要位置的一種能力，檔案人員要掌握計算機理論知識和運用技能，熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術基礎。
2、檔案信息的獲取能力
長期以來，檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案實體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館（室） 所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。
3、檔案信息的鑒定、評估能力
把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作者的一項基本職責，也是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網(wǎng)絡環(huán)境下，信息量十分巨大，內容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估信息的能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分，為利用者提供優(yōu)質的服務。
4、檔案信息的加工、提煉能力
信息社會，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足利用者各類復雜的需求，這就要求提高檔案工作者對檔案信息的加工、提煉能力。
5、檔案信息的交流、傳播能力
檔案工作者的信息交流能力不僅包括傳統(tǒng)的文字和口頭表達能力，還需具備在互聯(lián)網(wǎng)上進行交流的各種能力，如應用外語與國外同行交流的能力以及應用各種相關的現(xiàn)代技術信息的能力等。
三、培養(yǎng)和提高現(xiàn)代檔案工作者的信息素養(yǎng)
（一）制定明確的培養(yǎng)目標
培養(yǎng)目標既是培養(yǎng)現(xiàn)代檔案工作者信息素養(yǎng)的出發(fā)點，也是檔案人才信息素養(yǎng)的評價標準。培養(yǎng)目標至少應包括以下五個方面：一是高效獲取檔案信息；二是正確處置檔案信息；三是創(chuàng)造性開發(fā)利用檔案信息；四是自主創(chuàng)新式學習信息知識；五是信息行為高尚規(guī)范。
（二）創(chuàng)建良好的培養(yǎng)環(huán)境
檔案人才信息素養(yǎng)的培養(yǎng)是一項創(chuàng)新性很強的工作，需要各種環(huán)境的協(xié)調配合。一是要營造先進的思想認識環(huán)境；二是要創(chuàng)造良好的軟硬件環(huán)境；三是要完善和落實規(guī)章制度，良好的制度環(huán)境是檔案人員信息素養(yǎng)培訓的有效保證。
（三）突出信息技能的教育和訓練
檔案人員信息素養(yǎng)的培養(yǎng)，關鍵在于提高其信息技能。一是進一步掌握網(wǎng)絡技術，善于借助網(wǎng)絡掌握檔案工作的時事動態(tài)信息，利用網(wǎng)絡掌握數(shù)據(jù)庫的寶貴資源，提高檔案工作效率；二是掌握基本的軟件操作，并爭取在工作實踐中能夠發(fā)揮其最大效能。
（四）加強交流，促進合作
關鍵詞：檔案 信息化 工程建設
檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內容信息的情況下，對檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使檔案信息社會化，實現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進行信息化處理，是因為它自身就包涵著信息。
一、檔案信息化建設的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見檔案信息化的內容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現(xiàn)代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
二、促進檔案信息化建設的幾點建議
1、檔案工作人員要樹立檔案信息意識.
哲學認為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會檔案意識在檔案信息化建設中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業(yè)，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統(tǒng)中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設與其他社會信息事業(yè)相互結合，共同發(fā)展。
2、提高檔案信息化水平技術
2.1 配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應用或完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。
2.2 檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，實施紙質檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程。
2.3 對上網(wǎng)信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定;其次對檔案信息使用者進行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。
3、提高檔案信息管理水平
信息技術的廣泛采用和電子政務的加快推進，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變?，F(xiàn)今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。
3.1 隨著電子文件的大量產生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。早在2002年，國家檔案局就了《全國檔案信息化建設實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。
3.2 檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。
3.3 “工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設工作付諸實施的重要媒介。信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高檔案工作質量和效率的關鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。
3.4 從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。
三、推行檔案信息化管理、確立工程檔案發(fā)展的新方向
工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。
1、加強工程檔案信息化建設，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。
2、建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。
3、檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。
【關鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質檔案；電子檔案；整合利用
改革開放以來，隨著中國的迅速發(fā)展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多。科研項目，即開展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯(lián)的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實生活中，紙質檔案已經(jīng)不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經(jīng)逐漸取代紙質檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質檔案和電子檔案的優(yōu)缺點，并適當對其加以利用。
一、電子檔案與紙質檔案的優(yōu)缺點
（一）電子檔案的優(yōu)缺點。隨著當代科學技術的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進入了全新的時代。當代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開科學技術的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。
在信息發(fā)展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會交流與國際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優(yōu)化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。
總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經(jīng)達到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現(xiàn)在構建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構建的同時，相關工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關鍵步驟，相關工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設立嚴密的防盜網(wǎng)絡，保護電子檔案完整不被侵害。
（二）紙質檔案的優(yōu)缺點?？蒲许椖恐械臋n案管理仍然離不開紙質檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質檔案的使用。大量的紙質檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質檔案。除此之外，在書寫上，紙質檔案能夠直觀、簡明地表現(xiàn)出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質檔案的廣泛使用，需要對其紙質進行篩選，并且妥善保存、管理。
二、電子檔案與紙質檔案的整合與利用
（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進了紙質檔案的進一步發(fā)展，同時，由于電子檔案的產生也進一步代替紙質檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質檔案管理，還能夠高效地實現(xiàn)電子檔案和紙質檔案的轉化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質檔案的相互轉化關系中，相關工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質檔案各自的優(yōu)勢，對于紙質檔案應加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關鍵字就可以準確無誤地對紙質檔案進行搜索。就科研項目的長遠發(fā)展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質檔案梳理位置及信息，紙質檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務。
（二）電子檔案與紙質檔案的整合利用。科研項目材料檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。 只有綜合利用電子與紙質檔案的優(yōu)缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。
電子檔案、紙質檔案兩者的優(yōu)缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應盡量結合兩者優(yōu)缺點整合利用過程，相關人員要盡最大努力對檔案的優(yōu)點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現(xiàn)兩方面優(yōu)勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學性，其在科技方面的優(yōu)勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當?shù)姆尚Я?，此方面不可替代的?yōu)勢要加以保留。將兩者的優(yōu)勢結合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優(yōu)化。
三、結束語
在高速發(fā)展的信息時代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，但每一項文化遺產必然有它不可取代的優(yōu)勢，因此電子檔案和紙質檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質檔案，促進檔案管理工作進一步科學化、規(guī)范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。
【參考文獻】
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1 檔案信息化建設的基本內容
檔案信息化從其內容上看比較豐富，但是，具體來說主要可以分成廣義和狹義兩種。廣義上講，檔案信息化主要是以實現(xiàn)各領域信息融合為目的，其中包括經(jīng)濟、政治、社會等方面的信息。將這些信息進行收集和整理，就可以實現(xiàn)信息的共享和信息的融合。狹義上看，檔案信息的信息化只是檔案內部資料的信息化，隨著信息化技術的不斷發(fā)展，檔案資料的全面性和豐富性更加突出。實現(xiàn)檔案的信息化，可以為信息利用者提供更加真實的信息。另外，將先進的技術應用到其中，可以實現(xiàn)信息的共享，滿足大眾對信息的需求，檔案信息化進程和社會的發(fā)展渾然一體。這樣，檔案信息的價值得到了高效地提升，同時為信息利用者提供更大的獲得信息的平臺。可見，信息化建設的主要內容就是從廣義和狹義兩個方面來進行，只有這種才能檔案信息建設的全面性。
2 改進檔案管理的建議和措施
在實際的檔案信息管理工作中，為了建立健全管理模式，需要以先進的管理技術和管理經(jīng)驗為指導，進而提升檔案現(xiàn)代化建設的高效發(fā)展?？萍嫉倪M步和檔案管理水平的提升之間存在著密切的關系。另外，為了推進檔案管理工作的高效性，就需要提升檔案內容的價值，檔案部門管理工作人員需要貢獻自身的力量。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應社會發(fā)展的需要，因此，改進檔案管理工作的方式，勢在必行。
2.1 提升管理人員的服務意識
在實際的檔案管理工作中，工作人員工作的性質是為社會的發(fā)展提供一定的服務，也就是說，檔案管理工作嚴格意義上來說服務性質可以和服務業(yè)相比擬。工作人員需要明確認識檔案工作的目的，以為大眾服務為己任。但是，在改變工作意識的過程中可能會遇到一定的難度，因為，傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以檔案內容的收集、整理和保管為主，不重視檔案的利用，屬于單相的檔案管理?，F(xiàn)如今，檔案管理工作需要打破傳統(tǒng)的管理弊端，擴寬檔案管理的范圍，明確檔案管理工作的服務性質。所以，檔案管理工作人員也應該對這一問題進行明確，從觀念上進行轉變。
現(xiàn)如今，我國的檔案管理工作對于檔案管理人才的需求量不斷提升，但是，對于工作人員來說，其專業(yè)知識和技能是一方面，更重要的是管理人員的工作意識。提升檔案管理的服務意識，才能夠從根本上促進社會發(fā)展的進程。
2.2 提高檔案信息管理水平
隨著社會的不斷發(fā)展，信息化技術逐漸融合到檔案管理工作當中，電子檔案也是一種比較常見的形式。計算機管理工作為現(xiàn)代化的檔案管理工作做出了重要的貢獻，不但提升了檔案信息管理工作的水平，同時也推進檔案管理的現(xiàn)代化和信息化的進程。
從檔案文件的作用上可以看出，其屬于一種價值很高的信息資源，同時也是社會發(fā)展過程中的重要財富。檔案管理工作雖然不能夠直接產生任何經(jīng)濟效益，但是卻可以提供一定的社會效益。所以，提升檔案信息管理的水平是提升檔案管理水平的重要內容，也是一個不可避免的重要問題。
檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進行開發(fā)和利用是開展檔案信息化建設一項重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、便捷、全面，通過軟件的整合和開發(fā)利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達到科學、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。
選取先進的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡，提高檔案管理工作質量的關鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設的成敗。
2.3 加強工程檔案信息管理
工程建設的過程是工程檔案的形成過程，決定著檔案的建立和形成。從相關工作的立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高了檔案管理效率與效益。
相關檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉變。建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高這些檔案崗位人員的業(yè)務素質和工作能力。
檔案工作人員應全面學習和掌握計算機信息管理知識，參與本單位的軟件開發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便相關單位和部門利用這些檔案信息的條件。
充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機應用的普及和網(wǎng)絡技術的發(fā)展為檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網(wǎng)絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務。
當前，大數(shù)據(jù)的定義還沒有一個非常明確的概念，但是其內涵已經(jīng)被人們認可，檔案資源在其應用和發(fā)展的過程中可以非常明顯的順應大數(shù)據(jù)的特征，但是就當前檔案工作發(fā)展的實際情況來看，其在很多方面還無法充分的滿足大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需要，所以為了更好的推動檔案管理工作的發(fā)展，必須要對其予以重視。
2大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的缺陷
2.1檔案資源。
當前，很多地區(qū)的檔案管理機構在檔案介質方面依然使用傳統(tǒng)的紙質方式，檔案信息數(shù)字化的程度需要不斷的提升，一些偏遠的地區(qū)在檔案工作中依然還是使用人工手動的方式進行操作，所以在實際的工作中也很難去滿足用戶提出的個性化需要，雖然一些管理機構采用的是電子形式的檔案，但是在檔案收藏方面還沒有制定一個科學統(tǒng)一的標準，這樣也就使得檔案資源會出現(xiàn)比較多的重復現(xiàn)象，結構形式不同的數(shù)據(jù)很難實現(xiàn)共享，所以這種情況也嚴重的阻礙了檔案資源管理工作質量的提升。
2.2檔案工作流程。
在很長時間以來檔案管理工作都是從文件歸檔開始要經(jīng)歷收集、整理、保管、檢索和利用這幾個重要的階段，紙質檔案為主的時期，這種工作流程和當時的時展水平是完全適應的，但是時代也在不斷的發(fā)展和進步，電子檔案數(shù)量明顯增多，在大數(shù)據(jù)時代當中，檔案管理的核心也從整理和保管向收集和利用轉變，此外這種進程也會不斷的加快，檔案收集也從傳統(tǒng)的方式逐漸的過渡到在線實時查閱的方式。在社會發(fā)展的過程中，檔案信息資源的類型也在不斷的豐富，同時其也在朝著非結構化的方向發(fā)展，一些新技術在檔案信息當中的應用也使其成本大幅提高，此外傳統(tǒng)的檔案利用方式也將發(fā)生非常大的變化，在這一過程中也會更多的朝著主動推介的方向發(fā)展，而當前的檔案工作還不能完全滿足這些層面上的需求。
2.3檔案工作思維。
在以后的檔案工作中，工作的主體將直接發(fā)生很大的轉變，而其在實際的工作中需要完成的也不僅僅是簡單的裝訂和維護，同時，在這一過程中其所提供的服務也越來越多樣化，其在工作中必須要按照用戶的實際需要迅速的挖掘出更加符合用戶需求的有價值信息。當前，一些檔案信息工作部門在思想觀念上還存在著一定的誤區(qū)，很多人還是比較重視館藏，但是對檔案信息的利用卻并不是非常的重視，他們認為檔案是國家財產的一部分，所以在實際的工作中并不能對檔案信息進行全面的廣泛的使用，在態(tài)度上十分的消極，一些工齡比較長的工作人員不學習計算機知識，所以電子檔案收集的準確性和全面性都受到了非常大的影響，這樣一來也十分不利于檔案工作的順利開展，一些檔案工作者在實際的工作中甚至還出現(xiàn)了不肯創(chuàng)新的問題，缺乏社會責任感，這也成為了阻礙檔案管理工作順利開展的一個重要的因素。
3大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的改進建議
所謂轉型，是指事物的結構形態(tài)、運轉模型和人們觀念的根本性轉變過程。不同轉型主體的狀態(tài)及其與客觀環(huán)境的適應程度，決定了轉型內容和方向的多樣性。轉型是主動求新求變的過程，是一個創(chuàng)新的過程。在大數(shù)據(jù)背景下檔案事業(yè)若想發(fā)展必須轉型，若想順利完成轉型也必將在檔案管理體制、運行模式、發(fā)展戰(zhàn)略等方面進行調整。
3.1完善檔案管理體制。
管理體制實際上就是指采取什么樣的組織形式來達到管理的任務和實際的目的，站在檔案管理體制的角度上來講，這項工作的核心內容就是要科學合理的去設置檔案管理機構，管理體制的建設直接影響到了檔案資源自身的發(fā)展和利用的程度。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我們可以在檔案管理工作中充分的利用信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術等等，從而也就可以更好的實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術以及信息系統(tǒng)不同部門之間的相互聯(lián)系，同時還能對其開展統(tǒng)一性的管理，也就是說每個部門產生的檔案信息都可以借助在線查閱的方式給檔案管理部門予以統(tǒng)一科學的管理，所以就一定要在實際的工作中對檔案的管理體制予以充分的改進。首先是建立一個自上而下的管理體制，同時還要對傳統(tǒng)工作中的弊端進行分析和改進，加強檔案部門不同環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系和協(xié)調，只有這樣，才能不斷的提高檔案資源的利用效率，這樣一來也就在很大程度上提高檔案管理的質量和水平。此外還要建立一個檔案監(jiān)督機構，這個機構要和檔案管理系統(tǒng)保持平行的關系，這樣才能充分的保證檔案部門的每一個環(huán)節(jié)都能保證其運行的質量和水平，使得檔案工作的整體水平得以顯著的提高。
3.2改變檔案工作的運行模式。
運行模式通常就是指一個事物運行過程中實際的工作狀態(tài)，不同的領域和行業(yè)當中都有其自身的特色和特點，不同行業(yè)的發(fā)展模式都在改變，同時檔案管理的模式也在不斷的創(chuàng)新和完善。檔案管理的過程實際上是一個十分完整的鏈條，在大數(shù)據(jù)時代檔案部門一定藝不斷的加強自身的建設，同時還要將大部分的精力直接放在豐富館藏建設當中，同時在這一過程中還要對數(shù)字化檔案信息進行更加深入的加工，此外對這些檔案信息資源還要使用科學規(guī)范的軟件對其進行全方位的管理。除此之外在實際的工作中還要以先進的科學技術為依托，建立一個相對比較完善的網(wǎng)絡，這樣也就給信息的檢索提供了更大的便利。檔案信息的利用效率得到提升的同時，也為用戶的檔案利用提供了諸多的便利。
3.3改變檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略。