時(shí)間：2023-06-07 16:19:24
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案一體化管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
[關(guān)鍵詞]圖書檔案；網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)；一體化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.137
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）12-0-01
1 圖書檔案一體化管理概述
1.1 圖書檔案一體化管理的含義
圖書和檔案是以文獻(xiàn)信息為基礎(chǔ)而形成的產(chǎn)物，兩者作為信息的重要來源，雖然管理信息的形式不同：圖書完成信息的橫向管理，檔案實(shí)現(xiàn)信息的縱向管理。但這兩者的最終目的都是開發(fā)和利用信息價(jià)值。所謂圖書檔案一體化管理是指：整合圖書和檔案兩者各自獨(dú)立的管理系統(tǒng)，使兩者協(xié)調(diào)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，為千萬用戶們提供方便而且綜合性很強(qiáng)的檢索服務(wù)。
1.2 圖書檔案一體化管理價(jià)值
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新發(fā)展，信息資源數(shù)量也不斷增加，這使圖書檔案管理的整合工作迫在眉睫。傳統(tǒng)的圖書館及檔案管理顯然無法跟上資源更新?lián)Q代的速度。通過圖書和檔案管理的整合，實(shí)現(xiàn)資源的共享，提供最佳的解決方案，滿足用戶的需求，除此之外，還可加速圖書和檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。一體化管理的優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在：能夠在現(xiàn)代技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)資源信息的共享，進(jìn)而滿足用戶全方位和多元化的資源需求，促進(jìn)圖書與檔案整合性的科學(xué)管理。
2 醫(yī)院圖書檔案一體化管理存在的問題
2.1 管理體制滯后，缺乏統(tǒng)一性
雖然圖書和檔案兩者幾乎同出一源，但是目前我國(guó)大部分醫(yī)院將圖書和檔案管理工作，分置在不同的系統(tǒng)，造成書籍和文件管理上的碎片化，這兩方面的工作人員也沒有足夠的溝通和交流。這不僅妨礙了管理工作的發(fā)展進(jìn)程，還無法給用戶們提供多元化和系統(tǒng)化的資源信息。這樣的管理系統(tǒng)顯然無法達(dá)成資源共享，而且還會(huì)導(dǎo)致許多的資源信息重復(fù)存儲(chǔ)，并流失一些重要的資源信息，管理工作無法明確分配，在某種程度上浪費(fèi)了大量人力、物力。
2.2 缺少綜合型高素質(zhì)人才
往往能夠擔(dān)當(dāng)圖書館檔案管理工作并將其合理運(yùn)轉(zhuǎn)起來的人都是綜合型的高素質(zhì)人才。實(shí)現(xiàn)圖書和檔案管理一體化必須著重從人的角度研究剖析。因?yàn)獒t(yī)療書籍包括檔案的管理都具有特殊性，因此，對(duì)在職的人員就有了較高的要求：一要具備合理清晰構(gòu)建知識(shí)結(jié)構(gòu)系統(tǒng)的能力；二是要能夠熟練掌握多方面領(lǐng)域知識(shí)；三是要清楚各方面階段的發(fā)展特征。
然而事實(shí)并非如此，截至目前，我國(guó)大部分醫(yī)院從事圖書和檔案管理工作的高素質(zhì)綜合型人才非常稀缺，甚至部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)沒有專業(yè)管理人員，使圖書館的檔案管理工作難以整合發(fā)展，更阻礙了信息資源管理水平的提高。
2.3 缺乏完善的基礎(chǔ)信息設(shè)施
能否擁有完善的信息基礎(chǔ)設(shè)施決定著圖書館和檔案管理工作能夠順利的進(jìn)行，這也是實(shí)現(xiàn)圖書館和檔案管理綜合控制的基本要素。目前，盡管已有不少醫(yī)院開始應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來介入管理，但設(shè)備的質(zhì)量和數(shù)量還不能達(dá)到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。一些醫(yī)院的基礎(chǔ)信息設(shè)備甚至是幾臺(tái)為數(shù)不多的筆記本電腦，而且還需要人工進(jìn)行信息搜索。由于圖書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)受限，因此，降低了管理的效率，而且還難以實(shí)現(xiàn)資源的共享。
3 加強(qiáng)圖書檔案一體化管理的對(duì)策
3.1 完善管理體制的建設(shè)
學(xué)習(xí)國(guó)家政策、法規(guī)，合理開發(fā)符合標(biāo)準(zhǔn)化的信息資源，建立圖書檔案館一體化管理機(jī)制，積極號(hào)召鼓勵(lì)這些圖書檔案館參與到建設(shè)一體化的管理活動(dòng)中來。建設(shè)圖書檔案管理一體化的監(jiān)管體系，確保圖書館和檔案館順利實(shí)現(xiàn)信息資源共享。與此同時(shí)，醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)積極推動(dòng)制度改革，加快圖書檔案一體化管理完善步伐。
3.2 專業(yè)化人才的引進(jìn)和培養(yǎng)
在醫(yī)院圖書檔案一體化管理改革進(jìn)程中，人才隊(duì)伍建設(shè)是一項(xiàng)必要環(huán)節(jié)。它不僅是圖書檔案整合性專業(yè)管理的保障，同時(shí)也為現(xiàn)代科技管理提供重要人才支撐。醫(yī)院可以通過引進(jìn)和培養(yǎng)這兩種方式來開展人才隊(duì)伍的建設(shè)。醫(yī)院相關(guān)部門要定期組織溝通和交流，在醫(yī)院內(nèi)外部，推廣臨床和實(shí)踐知識(shí)教育。與此同時(shí)，引進(jìn)具備現(xiàn)代管理才能、掌握先進(jìn)設(shè)備的操作技能、擁有良好外語(yǔ)能力的專業(yè)人才進(jìn)行有針對(duì)性的培養(yǎng)。
文件生命周期理論認(rèn)為，檔案由文件轉(zhuǎn)化而來，是文件中的特殊部分;文件和檔案是同一事物在不同運(yùn)動(dòng)階段上價(jià)值形態(tài)變化的體現(xiàn)。文件是文件管理的物質(zhì)對(duì)象，它與檔案的密切關(guān)系說明了文件管理與檔案管理存在必然的內(nèi)在關(guān)系，即文件管理是檔案管理的前期工程、起始工程;檔案管理是文件管理的繼續(xù)和發(fā)展。文件管理的質(zhì)量將直接影響檔案管理的成敗，管理和處理好現(xiàn)行和半現(xiàn)行文件，是檔案館館藏的質(zhì)量保證。由此可見，把文件、檔案管理看成一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，即實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，從整體上組織控制文件、檔案信息，既可加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，又能保證入館質(zhì)量，減少重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約人力、財(cái)力、物力。毫無疑問，以文件生命周期理論為指導(dǎo)所提出的文檔一體化管理是科學(xué)的、合理的。然而在實(shí)際工作中，文檔一體化思想并沒有得到充分體現(xiàn)，存在將文件、檔案分別對(duì)待的情況。
二、實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理的關(guān)鍵
文件與檔案既有區(qū)別，又密切相關(guān)。文件強(qiáng)調(diào)的是現(xiàn)行效用，而檔案注重的是長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值。文件轉(zhuǎn)化成檔案不是其本身發(fā)生質(zhì)的變化，而是依據(jù)其運(yùn)動(dòng)周期不同階段的不同作用所進(jìn)行的不同劃分，是同一事物價(jià)值形態(tài)變化的體現(xiàn)。檔案可以被理解成是由于它們的特定價(jià)值而必須保存起來的某個(gè)機(jī)構(gòu)或組織的所有的現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件。這種觀點(diǎn)已被越來越多的檔案工作者所認(rèn)識(shí)和接受。盡管如此，傳統(tǒng)檔案的管理工作是與文件工作分開的。大多是在機(jī)關(guān)內(nèi)分設(shè)兩個(gè)部門，分別負(fù)責(zé)文書處理工作和檔案管理工作。兩者以立卷歸檔為界，文件在歸檔前屬文書部門管理，歸檔后屬檔案部門管理。在這種管理體制下，文件在兩個(gè)相互封閉的系統(tǒng)里分開運(yùn)行，文書處理和檔案管理各自為政，致使檔案質(zhì)量得不到可靠保證，檔案資源不能充分發(fā)揮作用;出現(xiàn)了文書部門收集不全文件、檔案部門收集不全檔案、業(yè)務(wù)部門利用不全檔案的惡性循環(huán)。
(一)電子文件的真實(shí)性、完整性與電子文件保存系統(tǒng)緊密相關(guān)
電子文件的真實(shí)性、完整性與電子文件保存系統(tǒng)緊密相關(guān)，如果在文件形成之初不能采取技術(shù)與管理措施使其真實(shí)性、完整性得到控制，則形成的電子文件轉(zhuǎn)化為檔案后，其憑證價(jià)值將難以得到肯定。此外，如果不在文件形成之初就由最關(guān)心其檔案價(jià)值的部門對(duì)其進(jìn)行控制與管理，一些有價(jià)值的電子文件可能會(huì)由于工作人員疏忽或?qū)ξ募r(jià)值的不理解而從系統(tǒng)內(nèi)清除、刪掉，這將造成有價(jià)值的電子文件流失而無檔可歸。
(二)電子文件需要預(yù)先的檔案干預(yù)
電子文件來自計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)技術(shù)導(dǎo)致了相關(guān)的信息管理原則，可以有效地進(jìn)行信息處理，把它作為實(shí)現(xiàn)一個(gè)組織目標(biāo)的有效手段，這是信息技術(shù)的一種戰(zhàn)略作用。在計(jì)算機(jī)內(nèi)，管理程序以迅捷的電子化方式進(jìn)行。新開發(fā)的“工作流程”軟件，可以通過完整的工作程序來自動(dòng)處理電子文件。這一電子工具的應(yīng)用，導(dǎo)致了機(jī)構(gòu)工作形式的完全變化。文件管理在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行，而不再是一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)純粹手工進(jìn)行的行政管理或公文運(yùn)行。檔案工作提前介入文件的管理，到文件制作形成過程中去指導(dǎo)工作，直接對(duì)文件進(jìn)行鑒定、著錄，使文件管理與檔案管理部分重疊，使文件從產(chǎn)生到最后利用形成一個(gè)無縫系統(tǒng)，這樣才便于對(duì)文件的保護(hù)與存取。所謂文檔一體化管理，它是將原紙質(zhì)文件歸檔管理系統(tǒng)中的許多“后控制”手段提到了最前端，主張?jiān)陔娮游募纬汕安扇⌒袆?dòng)，以保證其歸檔質(zhì)量，即將傳統(tǒng)理論對(duì)實(shí)體保管對(duì)象的關(guān)注，轉(zhuǎn)變成對(duì)文件、文件形成者及其過程的有機(jī)聯(lián)系、目的、意圖、相互關(guān)系、職能和可靠性的關(guān)注。所有這些都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了對(duì)文件進(jìn)行傳統(tǒng)的檔案保管。這種保管模式因此又被稱為“后保管模式”、“前端控制思想”。這樣實(shí)行的結(jié)果，就使文件管理工作與檔案工作真正熔為一體，再也無法將兩者明確區(qū)分。
三、結(jié)論
【關(guān)鍵詞】高校；圖書；情報(bào)；檔案一體化管理；可行性；意義
中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1006-0278（2015）09-183-01
隨著社會(huì)的發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)和數(shù)字技術(shù)化占據(jù)越來越重要的地位，并滲透各行各業(yè)。在這樣的歷史趨勢(shì)下，檔案、圖書、情報(bào)的管理也被賦予了新的概念，但同時(shí)也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。高校應(yīng)利用現(xiàn)有的多媒體技術(shù)，充分發(fā)揮檔案、圖書、情報(bào)的綜合效能，讓知識(shí)信息更好地位高校的教育事業(yè)服務(wù)。高校實(shí)行檔案、圖書、情報(bào)資料一體化管理，也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。
一、實(shí)施高校圖書情報(bào)檔案一體化管理的可行性
（一）高校圖書、檔案、情報(bào)一體化管理有共同的理論基礎(chǔ)
圖書、情報(bào)、檔案有三個(gè)共同的特性，即信息性、知識(shí)性、服務(wù)性，且圖書、情報(bào)、檔案工作也都屬于為大眾提供知識(shí)信息的服務(wù)工作，這也是圖書、情報(bào)、檔案的共同理論基礎(chǔ)。圖書館學(xué)是研究和開發(fā)文獻(xiàn)信息資源的，需要掌握?qǐng)D書資料與情報(bào)信息的收集、分類、編目、流通、參考咨詢、文獻(xiàn)檢索、情報(bào)服務(wù)等方面知識(shí)與技能。情報(bào)學(xué)是研究情報(bào)的產(chǎn)生、傳遞、利用規(guī)律和用現(xiàn)代化信息技術(shù)與手段，使情報(bào)流通過程、情報(bào)系統(tǒng)保持最佳效能狀態(tài)的一門科學(xué)。檔案學(xué)是探索檔案、檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學(xué)科。三者之間也是相互借鑒、共同發(fā)展的。
（二）信息數(shù)字化時(shí)代為高校圖書、情報(bào)、檔案實(shí)現(xiàn)一體化提供了可能
圖書、情報(bào)、檔案實(shí)現(xiàn)一體化，可以是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的融合即虛擬圖書館、虛擬情報(bào)所和虛擬檔案館，信息化的時(shí)代背景為其提供了可能性。圖書、情報(bào)、檔案都是用來承載知識(shí)信息的，具有同源性，而如今信息化時(shí)代使之相互獨(dú)立，信息對(duì)載體的依賴性也越來越低。這樣我們就可以將信息從傳統(tǒng)的載體中解放出來，讓信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下獲得自由，利用數(shù)字技術(shù)將不同時(shí)間、不同地點(diǎn)的數(shù)字化圖書、情報(bào)、檔案信息互相連接。這樣一來，我們不僅可以及時(shí)提供用戶所需要的信息，還可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，讓更多的人享受到圖書、情報(bào)、檔案一體化所帶來的便利。
二、實(shí)施高校圖書情報(bào)檔案一體化管理的意義
（一）高校圖書檔案和情報(bào)一體化管理有利于降低成本
目前我國(guó)高校圖書、情報(bào)、檔案各自為政，相互之間并沒有太多的聯(lián)系，而我們都知道圖書、情報(bào)、檔案是具有很大的同源性的，這種分散且重復(fù)率高的管理是存在很大弊端的。不僅是對(duì)人力物力的極大浪費(fèi)，對(duì)高校的建設(shè)成本也有很大的要求。因此，為了降低不必要的浪費(fèi)，減輕高校壓力，圖書、情報(bào)、檔案實(shí)行一體化管理勢(shì)在必行。建立高校圖書、情報(bào)、檔案一體化管理機(jī)制，對(duì)圖書、情報(bào)、檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和檢索，有利于開發(fā)更多的文獻(xiàn)和信息資源，還能適當(dāng)降低管理成本；對(duì)館內(nèi)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)學(xué)術(shù)交流，培養(yǎng)一批精通圖書、情報(bào)、檔案處理技巧，熟悉信息檢索技術(shù)，同時(shí)還具有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)的“一體化”管理人才，實(shí)現(xiàn)工作人員的最大化利用，降低管理成本；改進(jìn)技術(shù)裝備，協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)的開發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)校園信息網(wǎng)絡(luò)的統(tǒng)一管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。降低管理成本。
（二）高校圖書檔案情報(bào)一體化管理有利于資源共享
資源共享可以做到資源利用率的有效提高，減少閑置資源甚至浪費(fèi)，還可以促進(jìn)資源流通發(fā)展，提高流通率加速社會(huì)發(fā)展，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。信息資源共享是指圖書館在自愿、平等、互惠的基礎(chǔ)上，通過建立圖書館與圖書館之間和圖書館與其他機(jī)構(gòu)之間的各種合作、協(xié)作、相互協(xié)調(diào)關(guān)系，利用各種技術(shù)、方法和途徑，開展共同提示、共同建設(shè)和共同利用信息資源，以最大限度地滿足用戶信息資源需求的全部活動(dòng)?，F(xiàn)如今無論哪個(gè)單獨(dú)的圖書館、檔案館、情報(bào)所都無法完全滿足用戶的需求，而這一矛盾的唯一解決辦法就是加強(qiáng)相互之間的協(xié)作，組織聚攏分散獨(dú)立的信息資源，形成綜合優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮整體功能，全面實(shí)現(xiàn)資源共享。而在我們信息化的時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)虛擬圖書館、虛擬情報(bào)所和虛擬檔案館同樣適用，而且會(huì)應(yīng)用地更好。計(jì)算機(jī)可代替人力實(shí)現(xiàn)更多更高技能的操作，實(shí)現(xiàn)知識(shí)信息存儲(chǔ)與快速檢索，滿足更多用戶的更多要求。圖書、檔案和情報(bào)一體化管理有利于全面實(shí)現(xiàn)資源共享，是歷史發(fā)展的潮流也是必然趨勢(shì)。
三、結(jié)語(yǔ)
由此可見，高校實(shí)現(xiàn)圖書、情報(bào)、檔案一體化管理是切實(shí)可行的，它對(duì)用戶、高校甚至是整個(gè)社會(huì)的影響也是深遠(yuǎn)的。高校應(yīng)積極主動(dòng)探索與學(xué)習(xí)圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理，探索制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和方法，嘗試并創(chuàng)造出極具特色的管理模式，降低高校自身發(fā)展成本，推動(dòng)信息網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
藥品和其它企業(yè)的產(chǎn)品有所不同，藥品的特性決定了藥品的質(zhì)量必須合格，藥品質(zhì)量直接關(guān)系到人的生命安全，因此藥品的質(zhì)量是其特性的根本所在。藥品從研發(fā)流程、注冊(cè)、批量生產(chǎn)一直到上市銷售，都必須具備嚴(yán)格的程序以控制其質(zhì)量。
藥品生產(chǎn)企業(yè)從對(duì)藥品進(jìn)行研發(fā)開始，目的就是為了將其標(biāo)準(zhǔn)化、批量化帶入市場(chǎng)，以滿足患者治療需求，同時(shí)收獲一定的經(jīng)濟(jì)效益。而上述從藥品雛形到銷售，都是一個(gè)系統(tǒng)性的、緊密聯(lián)系的過程，該過程就是藥品的一體化。因此可知，藥品生產(chǎn)企業(yè)中藥物檔案的設(shè)計(jì)以及研究檔案的出現(xiàn)，都是以藥品為中心進(jìn)行的工作，研究檔案和藥物檔案最終都是對(duì)藥品的一個(gè)整體性反映，也屬于一體化的完整工作流程。
藥品從研發(fā)階段開始，到注冊(cè)、生產(chǎn)，最終進(jìn)入市場(chǎng)銷售，這一過程是新型藥物誕生的完整過程。以此而言，與藥品相關(guān)的資料和文件也會(huì)及時(shí)記錄在案，并歸類至檔案中，該檔案就成為了相對(duì)完整的、具有新意義的檔案，也就是藥品注冊(cè)檔案。藥品的注冊(cè)檔案是藥品生產(chǎn)企業(yè)的研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)技術(shù)等相關(guān)重要項(xiàng)目的綜合體現(xiàn)，因此其重要性不言而喻，藥品企業(yè)的管理者也應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行高度的重視。
二、探索藥品生產(chǎn)技術(shù)檔案的新管理模式
我國(guó)頒布的《藥品GMP認(rèn)證檢查指南》以及《藥品生產(chǎn)質(zhì)量規(guī)范》中，對(duì)藥品企業(yè)的質(zhì)量管理部門進(jìn)行了硬性要求，即這些部門建立藥品檔案時(shí)應(yīng)該以其種類為依據(jù)，能夠隨時(shí)調(diào)出藥品的質(zhì)量變化和種類審批流程，同時(shí)，安排專人對(duì)其進(jìn)行管理。
通過了解，藥品生產(chǎn)技術(shù)檔案的內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：第一，對(duì)藥品進(jìn)行介紹，例如藥品名稱、規(guī)格、配方、生產(chǎn)工藝和流程等方面；第二，申請(qǐng)和審批藥品的相關(guān)文件，如注冊(cè)藥品的證書、藥物使用標(biāo)準(zhǔn)、藥物的不良反應(yīng)和禁忌等相關(guān)內(nèi)容；第三，生產(chǎn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及藥品主要原料和成品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
上述質(zhì)量檔案是對(duì)多種藥品檔案的歸納。我國(guó)目前藥品生產(chǎn)企業(yè)有如下問題：藥品的科研、注冊(cè)、質(zhì)量等方面的檔案管理沒有明確的責(zé)任分工，且沒有明確的管理標(biāo)準(zhǔn)和名稱統(tǒng)計(jì)，檔案之間互相重疊，對(duì)企業(yè)的檔案管理帶來了嚴(yán)重的負(fù)面影響，最后導(dǎo)致藥品生產(chǎn)企業(yè)陷入了管理雜亂、無序的泥潭中。藥品生產(chǎn)企業(yè)不同一般企業(yè)，比較特殊，如果希望促進(jìn)其檔案管理進(jìn)一步完善，那么就必須將相關(guān)規(guī)定修訂得更加切實(shí)，藥品生產(chǎn)企業(yè)對(duì)于檔案的一體化分類管理應(yīng)該更加熟練，將藥品的注冊(cè)、科研、質(zhì)量檔案進(jìn)行有機(jī)綜合，最終形成獨(dú)立運(yùn)營(yíng)的檔案類別，通過不斷完善和科學(xué)化的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，推動(dòng)藥品生產(chǎn)企業(yè)效益的穩(wěn)步提升。
更重要的一點(diǎn)，是令藥品具有源頭的可追溯性。這也是GMP的基本要求。
三、建立完善的檔案一體化管理模式
我國(guó)一直實(shí)行的是GMP藥品認(rèn)證管理制度，而該制度的不斷實(shí)施，對(duì)我國(guó)藥品生產(chǎn)企業(yè)帶來了創(chuàng)新和變革。相關(guān)企業(yè)在發(fā)展潮流中，遵循藥品檔案統(tǒng)一管理的原則，及時(shí)建立檔案管理部門，對(duì)所有藥品檔案進(jìn)行一體化管理。該一體化檔案的內(nèi)容應(yīng)該有以下幾類：藥品注冊(cè)時(shí)所登記的信息、在批量生產(chǎn)時(shí)的所有記錄、GMP檢查和系統(tǒng)數(shù)據(jù)、藥品不良反應(yīng)測(cè)試結(jié)論、藥效穩(wěn)定性測(cè)試結(jié)果、藥品質(zhì)量文件等相關(guān)資料。
關(guān)鍵詞：圖書情報(bào)；檔案；一體化管理；可行性
1994年我國(guó)正式邁進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，并正式得到西方發(fā)達(dá)國(guó)家的認(rèn)可，從1994年發(fā)展至今，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)融入到我們生活、工作的方方面面，當(dāng)今人類已經(jīng)離不開互聯(lián)網(wǎng)。除了對(duì)人類的影響，互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)傳統(tǒng)信息載體更帶來沖擊性的影響。尤其是十提出互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代，給很多行業(yè)的發(fā)展帶來巨大發(fā)化。利用互聯(lián)網(wǎng)傳播信息，其具有傳播速度快，傳播形式多樣、傳播內(nèi)容豐富等優(yōu)點(diǎn)，就當(dāng)今時(shí)代而言，互聯(lián)網(wǎng)改變了傳統(tǒng)信息儲(chǔ)存和傳播的方式，利用互聯(lián)網(wǎng)整合信息資源、實(shí)現(xiàn)信息資源的無空間無時(shí)間限制共享，已經(jīng)成為的當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)乃至未來互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展方向。在這樣的背景下，圖書情報(bào)檔案資料作為信息資源的一種，如何利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)其實(shí)現(xiàn)一體化管理成為當(dāng)今研究的主要問題
1 圖書、情報(bào)、檔案工作中亟待解決的問題
1.1 文獻(xiàn)資料的重復(fù)購(gòu)置、計(jì)算機(jī)設(shè)備的重復(fù)配置等
單位各部門之間信息不賢ǎ各自為政，文獻(xiàn)資料重復(fù)購(gòu)置；網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展到今天，計(jì)算機(jī)成了日常工作的必備工具，用來處理加工圖書、檔案工作的軟件、硬件設(shè)備出現(xiàn)重復(fù)配置。
1.2 人力資源浪費(fèi)
計(jì)算機(jī)應(yīng)用，大大提高了工作效率，對(duì)于資料的收集和加工提供了更加方便的條件。科研單位一般文獻(xiàn)量和檔案案卷量并不是特別大，圖書、檔案、情報(bào)每項(xiàng)工作都配備一套人馬，著實(shí)是人力資源的浪費(fèi)。
1.3 讀者需求得不到滿足
隨著互聯(lián)網(wǎng)的進(jìn)一步發(fā)展，各類信息資源得到進(jìn)一步共享和創(chuàng)新，人們對(duì)各類信息資源的需求也不斷上升。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，單一的信息服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足人類需求，人們更希望能夠接收到多元化、個(gè)性化、不限空間時(shí)間限制的信息資源服務(wù)，除此之外，更希望提供的信息資源具有新穎、完善、多樣化、范圍廣等特點(diǎn)，人們期望在盡可能短的時(shí)間內(nèi)獲取更大價(jià)值的信息資源。
一方面，由于部分情報(bào)文獻(xiàn)被個(gè)人占有，這些被個(gè)人占有的情報(bào)文獻(xiàn)難以共享，普通群眾難以獲取這部分信息資源，如果想要借讀，更需要通過復(fù)雜的審核程序，同時(shí)，由于館藏地點(diǎn)的限制，這就增加了人們借讀的難度，給讀者帶來不便。
另一方面，由于圖書館管理員對(duì)讀者缺乏信息資源的全面認(rèn)知，更缺乏對(duì)讀者需求和檢索的認(rèn)知，在為讀者提供信息資源時(shí)，往往不全面。此外，由于部分圖書館管理員缺乏對(duì)圖書館管理經(jīng)驗(yàn)，在對(duì)圖書進(jìn)行分類中，沒有按照不同類別進(jìn)行分類，導(dǎo)致讀者在尋找信息資源時(shí)無從下手，增加了讀者搜索信息資源的難度。
1.4 館舍的浪費(fèi)
庫(kù)房、查閱室、采編室等也存在重復(fù)設(shè)置的問題，有一些是可以合并使用的。單位的藏書、檔案庫(kù)存一般數(shù)量不會(huì)很大，當(dāng)下各自為政，分屬不同的管理部門，各自配備一套庫(kù)房、查閱室以及復(fù)印室等，造成館舍的巨大浪費(fèi)，有些功能相疊的館舍完全可以共用或合并，如查閱室、復(fù)印室甚至庫(kù)房等都是可以共用的。
2 實(shí)現(xiàn)一體化管理的理論依據(jù)
長(zhǎng)期以來，絕大多數(shù)單位都設(shè)有檔案、圖書、情報(bào)資料室，都是單位的基礎(chǔ)工作，服務(wù)對(duì)象又都是同一用戶，由于我國(guó)知識(shí)管理自成體系，處于分散管理體制，學(xué)術(shù)交流僅限于內(nèi)部和自我調(diào)節(jié)導(dǎo)致這些工作始終都未得到壯大和發(fā)展。鑒于此，應(yīng)當(dāng)將檔案、圖書、情報(bào)等信息資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立相應(yīng)的信息系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)帶來的優(yōu)勢(shì)，利用各種設(shè)備、技術(shù)管理這些檔案、情報(bào)信息資料，以實(shí)現(xiàn)檔案、情報(bào)等信息資源的共享。
2.1 圖書、情報(bào)、檔案具有同源性
熟知檔案學(xué)、圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)三者是建立檔案圖書情報(bào)一體化的基礎(chǔ)，這三者具有共同的特點(diǎn)，他們都屬于文獻(xiàn)型信息資源。如圖書的手稿是檔案，將檔案文件匯總印刷后就成為圖書。同時(shí)，檔案和圖書也可以轉(zhuǎn)化為情報(bào)?？傊?，檔案、圖書、情報(bào)具有同源性特點(diǎn)。
2.2 檔案圖書情報(bào)在管理方法上具有相似點(diǎn)
圖書和情報(bào)在工作內(nèi)容上同屬于對(duì)信息實(shí)現(xiàn)收集、加工、輸出的過程，而檔案和圖書都旨在提出那個(gè)管理和利用。檔案、圖書、情報(bào)三者在工作方法上都有分類、邊牧等方式，而在職能上都屬于文獻(xiàn)、信息的服務(wù)機(jī)構(gòu)?？傮w而言，檔案、圖書、情報(bào)的本職職能以及工作性質(zhì)、程序具有一致性。
2.3 服務(wù)對(duì)象一致性
面向的服務(wù)對(duì)象是本單位的科研技術(shù)人員，一體化管理方便讀者查找利，節(jié)省讀者的寶貴時(shí)間，有利于綜合利用所有信息，從而提高了信息資源利用率。
2.4 三者的局限性決定了三者的互補(bǔ)關(guān)系
2.4.1 圖書的局限性
圖書雖然為人們提供多種信息知識(shí)，但其也具有缺點(diǎn)，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，第一方面是圖書的真實(shí)性有待考究，和檔案、情報(bào)相比，圖書真實(shí)性比較差，因?yàn)樗菍?duì)社會(huì)社會(huì)實(shí)踐中得出的知識(shí)系統(tǒng)加工的結(jié)果，不能供人們查考史實(shí)。第二方面是圖書信息的更新速度較慢。圖書提供給人們的信息一般是經(jīng)過系統(tǒng)化整理的，圖書的整理過程經(jīng)歷了信息采集、編錄、印刷、出版等過程，這一過程耗費(fèi)的時(shí)間比較久，往往是圖書完成了，但信息的有效性已經(jīng)過期。因此，人們往往難以從圖書中獲取最新的信息資料。
2.4.2 情報(bào)的局限性
情報(bào)來源于人們實(shí)踐活動(dòng)中的第一手資料和檔案提供的第二手信息，這也就意味著情報(bào)在收集的過程中會(huì)出現(xiàn)變化。此外，情報(bào)在傳遞過程中也會(huì)面臨“三人成虎”的局面，導(dǎo)致情報(bào)信息失真。
2.4.3 檔案的局限性
檔案雖然是人們實(shí)踐活動(dòng)中的第一手資料，但和圖書、情報(bào)相比，其依然具有局限性。第一，信息具有有效性，當(dāng)檔案存放長(zhǎng)久，就失去了信息有效性。一般檔案都有一個(gè)有效期限，當(dāng)過了這個(gè)有效期限，就失去了價(jià)值。如某單位所保存的檔案是針對(duì)某個(gè)問題進(jìn)行討論后得到的檔案，當(dāng)問題解決，這個(gè)檔案就沒有其價(jià)值。第二，檔案具有內(nèi)向性。由于大部分檔案是單位內(nèi)的文獻(xiàn)資料，因而對(duì)外界具有一定的保密性。
圖書、情報(bào)、檔案三者都具有其局限性，但將三者結(jié)合后，這些局限性就得有互補(bǔ)解決，因而對(duì)圖書、情報(bào)、檔案實(shí)現(xiàn)一體化管理具有其現(xiàn)實(shí)價(jià)值。能夠?yàn)槿藗兲峁┩暾男畔①Y料。
2.5 形成統(tǒng)一系統(tǒng)
貝塔朗菲定律中表示：整體屬系統(tǒng)的屬性的功能往往大于鼓勵(lì)系統(tǒng)的功能。這一句話和眾人拾柴火焰高具有相同的道理。將貝塔朗菲定律利用在圖書、情報(bào)、檔案管理中，將三者形成統(tǒng)一的系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)提供給人們的功能作用往往比單獨(dú)系統(tǒng)的作用功能大，這里所闡述的意思，就是我們經(jīng)常提及的1+1>2。
3 實(shí)現(xiàn)檔案、圖書、情報(bào)資料管理一體化的保障
想要實(shí)現(xiàn)檔案、圖書、情報(bào)的一體化管理，必須建立完善的管理系統(tǒng)。但在建立管理系統(tǒng)中，雖然檔案、圖書、情報(bào)具有諸多相似性，但畢竟它們各分門別類因而在建立管理系統(tǒng)中，還需要建立統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)。經(jīng)過分析討論，采用科W合理的指導(dǎo)方案實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案、圖書、情報(bào)的統(tǒng)一管理。如建立聯(lián)合目錄，用統(tǒng)一的著錄格式和編排，使文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)，提高利用用率。
實(shí)現(xiàn)檔案、圖書、情報(bào)一體化管理離不開基礎(chǔ)設(shè)施。在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展下，應(yīng)當(dāng)利用計(jì)算機(jī)，以計(jì)算機(jī)提供的通信系統(tǒng)為支柱，利用各種自動(dòng)化管理設(shè)施（包括輸出輸入設(shè)施等），實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案、圖書、情報(bào)的統(tǒng)一管理。
專業(yè)人才隊(duì)伍的建立是實(shí)現(xiàn)圖書、情報(bào)資料、檔案管理一體化的條件。管理水平與管理人員的素質(zhì)有著密切聯(lián)系，只有具備了檔案、圖書等相關(guān)專業(yè)知識(shí)和熟練駕馭現(xiàn)代信息技術(shù)，并能協(xié)調(diào)資源的整合和管理的復(fù)合型人才，才能適應(yīng)信息建設(shè)的需要。
4 加快圖書、情報(bào)、檔案一體化管理應(yīng)用的對(duì)策
4.1 改變傳統(tǒng)思維，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)
首先爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，將圖書、檔案、情報(bào)三項(xiàng)工作合并到一個(gè)部門，行政上要統(tǒng)一管理。從具體業(yè)務(wù)人員角度上，要消除思想局限，在思想上要明確實(shí)現(xiàn)檔案、圖示、情報(bào)的統(tǒng)一化管理是時(shí)展需要，同時(shí)也是經(jīng)濟(jì)發(fā)展提出的要求。實(shí)現(xiàn)圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理是當(dāng)今迫切需要解決的問題。
4.2 制度統(tǒng)一的工作規(guī)范
在統(tǒng)一管理檔案、圖書、情報(bào)時(shí)，要從三者全局出發(fā)，制定統(tǒng)一的規(guī)范制度，既要實(shí)現(xiàn)對(duì)三者的統(tǒng)一管理，又要實(shí)現(xiàn)對(duì)三者的獨(dú)立管理，加強(qiáng)三者的橫向、縱向、交叉聯(lián)系。只有根據(jù)檔案、圖書、情報(bào)三者的特點(diǎn)和聯(lián)系建立起來的統(tǒng)一管理系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)一體化管理。在運(yùn)作管理中，也才能實(shí)現(xiàn)三者的相互補(bǔ)充、相互協(xié)調(diào)、相互發(fā)展。
4.3 建立一體化信息服務(wù)平臺(tái)
科學(xué)技術(shù)發(fā)展下的各項(xiàng)技術(shù)是保證檔案、圖書、情報(bào)實(shí)現(xiàn)一體化管理的基礎(chǔ)，因此需要建立一個(gè)以軟硬件設(shè)備為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)提供的各項(xiàng)功能為核心的一體化信息服務(wù)平臺(tái)，利用一切可以實(shí)現(xiàn)檔案、圖書、情報(bào)共享的物質(zhì)條件，確保圖書檔案情報(bào)一體化信息服務(wù)平臺(tái)能順利運(yùn)行。
圖書檔案情報(bào)一體化信息服務(wù)平臺(tái)具有諸多優(yōu)點(diǎn)，它實(shí)現(xiàn)了圖書、檔案、情報(bào)的互補(bǔ)聯(lián)系，節(jié)約了文獻(xiàn)的重復(fù)投入，使信息可以實(shí)現(xiàn)高效、高速的利用。
除了以上，建立圖書檔案情報(bào)一體化信息服務(wù)平臺(tái)更避免傳統(tǒng)管理方式中的重復(fù)操作，避免了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，更可以促進(jìn)圖書、檔案、情報(bào)管理向現(xiàn)代化發(fā)展。
4.4 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)通用型人才
圖書、情報(bào)、檔案一體化需要一支具有新型知識(shí)結(jié)構(gòu)的通用型人才隊(duì)伍。這一支通用型人才隊(duì)伍除了要具有圖書館管理的相關(guān)理論知識(shí)，更要掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)水平，掌握檔案、圖書、情報(bào)的相關(guān)理論資料，只有這樣的人才隊(duì)伍，才能為圖書檔案情報(bào)一體化管理提供后盾支持。
總之，建立圖書檔案情報(bào)一體化管理系統(tǒng)是時(shí)代需要同時(shí)也是經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，建立圖書檔案情報(bào)一體化管理系統(tǒng)不僅使傳統(tǒng)中的單獨(dú)、分散管理得到統(tǒng)一優(yōu)化管理，更節(jié)約了人力、物力、財(cái)力，使投入的各項(xiàng)資源都得到最大化利用。這對(duì)于經(jīng)費(fèi)和人力資源都比較匱乏的單位而言，具有十分重要的意義。
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關(guān)鍵詞：圖書情報(bào)檔案； 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境； 一體化管理
中圖分類號(hào)：G48 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-3315（2015）04-147-002
一、引言
信息化時(shí)代對(duì)于圖書管理提出更高的要求，比如圖書情報(bào)檔案一體化管理就是在網(wǎng)絡(luò)背景之下應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物；它不僅囊括了傳統(tǒng)圖書館的功能，又充分結(jié)合網(wǎng)絡(luò)的力量為用戶提供較為集中的信息處理服務(wù)；極大地滿足了高校的教學(xué)科研工作，豐富了用戶體驗(yàn)，是信息化時(shí)代圖書館工作人員高效率工作的前提。圖書情報(bào)檔案一體化管理的一個(gè)重要特點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)了資源共享，為用戶所提供的服務(wù)具有高度標(biāo)準(zhǔn)化，然而現(xiàn)在的圖書館在一體化管理上存在一些問題，本文就此展開具體的研究。
二、基于網(wǎng)絡(luò)背景下圖書情報(bào)檔案一體化管理含義
“一體化”廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活的各行各業(yè)，其含義就是將兩種或者兩種以上沒有關(guān)聯(lián)的個(gè)體緊密的結(jié)合在一起，從而使這些個(gè)體形成一定的協(xié)同效力，進(jìn)而為社會(huì)提供更加齊全的服務(wù)。
而圖書情報(bào)檔案管理一體化的思想在上世紀(jì)八十年代就已經(jīng)被學(xué)者提出，其具體的含義就是把圖書、情報(bào)、檔案各自的優(yōu)勢(shì)相結(jié)合在一起，形成一種互補(bǔ)性優(yōu)勢(shì)；再運(yùn)用計(jì)算機(jī)通信技術(shù)構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)資源共享以及網(wǎng)絡(luò)共建的系統(tǒng)，從而為用戶提供豐富且一體化的數(shù)據(jù)資源服務(wù)。
三、基于網(wǎng)絡(luò)背景下圖書情報(bào)檔案一體化管理的必要性與可行性
（一）圖書情報(bào)檔案一體化管理的必要性
1.三門學(xué)科融合的需要。圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)以及檔案學(xué)從古至今并沒有明顯的界限，在歷史上它們也經(jīng)常出現(xiàn)分分合合的過程。因此這三個(gè)成員之間所具備的共同的性質(zhì)，就使得圖書情報(bào)一體化管理在信息時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)背景下成為可能。
2.教學(xué)科研、信息資源共享的需要。高?？蒲信c教育活動(dòng)隨著信息化技術(shù)的發(fā)展變得越來越活躍，而科研教育活動(dòng)的展開需要全方位以及多角度的信息數(shù)據(jù)。而目前高校的圖書情報(bào)管理與檔案管理是分而治之，難以互相滲透，難以為用戶提供全方位的資料。
信息資源共享由于其巨大的作用而應(yīng)用于各行各業(yè)，自然也包括網(wǎng)絡(luò)背景之下的圖書情報(bào)檔案管理。信息資源共享的技術(shù)就是把圖書、情報(bào)、檔案的資源運(yùn)用一定的技術(shù)使其緊密的結(jié)合在一起，進(jìn)而為用戶提供全方位的信息資源，滿足用戶的需求。
3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的需要。在以前，人們需要閱讀，總是到圖書館去，并且使用的是紙質(zhì)書籍；而現(xiàn)在，人們可以足不出戶的感受到閱讀的樂趣，而這一切都是由于數(shù)字圖書館的建立。數(shù)字圖書館不僅在形式上與傳統(tǒng)圖書館有巨大的差別，而且其內(nèi)容也囊括了所有圖書館、檔案館以及情報(bào)中心的各種資料，因而為人們提供與時(shí)俱進(jìn)的服務(wù)的前提，必須是圖書情報(bào)檔案三者走向融合。
（二）圖書情報(bào)檔案一體化管理的可行性
1.同宗同源性的可行性。圖書、情報(bào)、檔案在現(xiàn)代信息管理這門專業(yè)之中分別作為不同的科目所存在，這也就從一個(gè)側(cè)面反映了這三者之間的同宗同源性。一般來說，具有共同特性的事物才有可能形成一體化，而這三者之間恰恰有這種共性。比如一種資料，既可以稱之為圖書，也可以成為情報(bào)，也可以成為檔案，這就使得這三者的一體化管理成為可能。
2.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提供可行性?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是指信息技術(shù)，為圖書情報(bào)檔案一體化管理提供有利的保障。這種技術(shù)指的就是信息技術(shù)、通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，這些技術(shù)通過信息基礎(chǔ)設(shè)施以及國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的對(duì)接，種種的網(wǎng)絡(luò)通信信息技術(shù)，使得圖書情報(bào)檔案走向一體化成為可能。
3.思想觀念的轉(zhuǎn)變提供可行性。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展改變了人們傳統(tǒng)的觀念，取而代之的就是互聯(lián)網(wǎng)信息資源共享觀念。其中體現(xiàn)共享意識(shí)的重要表現(xiàn)就在于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下信息資源的流通與服務(wù)、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)的傳遞與交換、共享編目等網(wǎng)絡(luò)共享方面，都形成了圖書、情報(bào)、檔案一體化管理所必須具備的網(wǎng)狀信息鏈，這些技術(shù)也體現(xiàn)了人們的共享意識(shí)。
四、我國(guó)網(wǎng)絡(luò)背景下圖書情報(bào)檔案實(shí)現(xiàn)一體化管理所存在的問題
（一）法律法規(guī)不健全
圖書館、情報(bào)中心以及檔案局三者隸屬于不同的管理部門，比如，圖書館隸屬于文化部門以及教育部門；情報(bào)隸屬于科技部門；而檔案則隸屬于檔案局；圖書、情報(bào)、檔案三個(gè)成員各自為政，使這三者領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)于實(shí)現(xiàn)一體化管理意見存在一定的分歧。
法律法規(guī)方面在國(guó)外圖書館一體化管理之中已經(jīng)有了成功的經(jīng)驗(yàn)，有很多國(guó)外圖書館在成立之初已經(jīng)頒布了一體化管理的法律法規(guī)，在圖書館之后的管理中再對(duì)其予以完善。
（二）人才的匱乏
一般來說，構(gòu)建一個(gè)完善的圖書情報(bào)檔案一體化管理系統(tǒng)，需要兩種類型的人才：第一種就是熟悉圖書、情報(bào)、檔案管理工作特點(diǎn)的人才；第二種就是擅長(zhǎng)系統(tǒng)構(gòu)建、數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)資源的共享等方面的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，同時(shí)第二種人才還需要兼?zhèn)涞谝环N人才所具備的圖書情報(bào)檔案一體化管理能力。但是，我國(guó)目前的發(fā)展現(xiàn)狀是這兩種人才都極度的短缺。
（三）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
由于我國(guó)的圖書、情報(bào)、檔案分屬于不同的部門，各自為政現(xiàn)象突出，這就使得這三者在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上存在不統(tǒng)一的現(xiàn)象。具體表現(xiàn)在數(shù)據(jù)資源的采集、匯編、導(dǎo)入、檢索等方面的技術(shù)存在不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象；而實(shí)現(xiàn)一體化的圖書情報(bào)檔案管理，必須要有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，才能夠使系統(tǒng)正常運(yùn)行、用戶也能夠快捷而又完整的搜索到數(shù)據(jù)信息，進(jìn)而滿足用戶的信息需求。
（四）利益不均衡問題
我國(guó)學(xué)者對(duì)于圖書、情報(bào)、檔案這三個(gè)成員的利益平衡機(jī)制的研究還沒有取得一定的成果。所謂利益平衡機(jī)制，就是根據(jù)圖書館、情報(bào)所以及檔案館的館藏資源的多少來確定其所享有的權(quán)利；但是我國(guó)學(xué)者還沒有研究出這三個(gè)成員的貢獻(xiàn)與其享有的權(quán)利之間的平衡關(guān)系。
五、基于網(wǎng)絡(luò)背景下圖書情報(bào)檔案一體化管理的措施
（一）健全相關(guān)法律法規(guī)
當(dāng)前圖書情報(bào)檔案一體化管理需要的就是有關(guān)信息政策以及信息法律方面的立法；雖然有關(guān)這三者在法律之上有一些表現(xiàn)，就比如《電子出版物管理規(guī)定》，但是立法的不斷完善才能滿足信息時(shí)代的要求，比如在信息政策方面，應(yīng)包括信息技術(shù)因素立法、信息市場(chǎng)因素立法等；在信息法律之上，包括信息市場(chǎng)立法、信息利益分配立法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)立法等。
（二）提升從業(yè)人員自身水平
第一，在高校開設(shè)圖書情報(bào)檔案一體化管理的相關(guān)課程，在所開設(shè)的課程之中既包括圖書情報(bào)檔案一體化管理工作的核心內(nèi)容，還包括相關(guān)的組織協(xié)調(diào)管理課程，更包括構(gòu)建一體化管理所需的計(jì)算機(jī)人才；第二，對(duì)已經(jīng)在圖書、情報(bào)或者檔案方面供職的人員，應(yīng)對(duì)他們開展相關(guān)培訓(xùn)工作，并且開展相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作以及系統(tǒng)開發(fā)維護(hù)的培訓(xùn)課程，從而使這些在職人員得以勝任網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下圖書檔案管理的一體化操作。
（三）統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)
目前我國(guó)的圖書館、情報(bào)中心以及檔案館分別屬于不同的主管部門，這就使得圖書館、情報(bào)中心以及檔案館管理水平不一，且相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與要求也不統(tǒng)一。因此，在構(gòu)建圖書情報(bào)檔案一體化建設(shè)管理之初，需要制定統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，使用戶及時(shí)獲取其需要的數(shù)據(jù)資源，也能夠使圖書情報(bào)檔案一體化管理成為可能。比如三者必須使用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)結(jié)點(diǎn)，使計(jì)算機(jī)可以在不同的局域網(wǎng)之上聯(lián)網(wǎng)；同時(shí)，一體化的圖書檔案管理實(shí)現(xiàn)館際互借以及資源共享，還需要使網(wǎng)絡(luò)支持廣域網(wǎng)集成管理。
（四）均衡利益
解決利益問題，最重要的就是需要完善現(xiàn)有的利益平衡機(jī)制。而完善利益平衡機(jī)制就需要結(jié)合三個(gè)機(jī)構(gòu)的管理現(xiàn)狀以及國(guó)外已經(jīng)掌握的經(jīng)驗(yàn)，比如國(guó)外一體化管理采用的是雙軌運(yùn)行機(jī)制，這種機(jī)制包含市場(chǎng)機(jī)制以及公益機(jī)制，即在構(gòu)建一體化管理之初，需要與圖書、情報(bào)以及檔案三方簽訂協(xié)議，明確投入多少與收益成正比，從而激發(fā)三方機(jī)構(gòu)的積極性；同時(shí)，如果三方機(jī)構(gòu)之中的一方需要某類數(shù)據(jù)資源時(shí)，其他有條件的成員必須向其提供其所需要的數(shù)據(jù)資源，而在此過程之中所產(chǎn)生的費(fèi)用由三方共同承擔(dān)。由此，可以極大的減輕三方的利益矛盾，促進(jìn)一體化的順利開展。
六、結(jié)語(yǔ)
圖書、情報(bào)以及檔案三方機(jī)構(gòu)形成一體化管理，是適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的需要，更由于有了信息技術(shù)的支持而具備極強(qiáng)可行性。不過由于我國(guó)探索圖書情報(bào)檔案管理還處于初級(jí)階段，因而難免會(huì)出現(xiàn)一些問題，因此本文針對(duì)探索之中所出現(xiàn)的問題研究了一些改善措施，希望本文的一些觀點(diǎn)具備一定的建設(shè)性，以便為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)資源服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案信息化；信息技術(shù)；人事檔案
中圖分類號(hào)：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 （2013） 16-0000-01
現(xiàn)在，醫(yī)院的檔案信息數(shù)量越來越多，檔案信息的載體也逐漸走向了多樣化，管理文檔趨于一體化，利用檔案信息則走向了網(wǎng)絡(luò)化，在這種情況下，檔案利用率越來越高，檔案利用也越來越迫切，那么傳統(tǒng)的檔案管理理論、模式等已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，所以，我們必須加快醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)步伐。
一、醫(yī)院檔案管理信息化的內(nèi)容及實(shí)現(xiàn)意義
（一）醫(yī)院檔案信息化的基本內(nèi)容：（1）運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。在檔案管理工作中，文書工作是基礎(chǔ)，是否可以處理好文書工作，對(duì)檔案的內(nèi)在質(zhì)量有著直接的影響。在新時(shí)代，我們每天都應(yīng)該用電腦把當(dāng)日的文件登記下來，在局域網(wǎng)里根據(jù)批次次序來傳閱，同時(shí)還要設(shè)置傳閱與催辦時(shí)間。利用網(wǎng)絡(luò)可以提高工作效率，并減輕檔案管理工作人員的工作量。（2）利用信息技術(shù)規(guī)范患者病歷檔案管理。在電腦中輸入各種手術(shù)的名稱，通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行查詢分析，就可以把各種手術(shù)的綜合情況列出來。然后再利用局域網(wǎng)傳輸?shù)礁鱾€(gè)臨床科室，這樣就便于各個(gè)醫(yī)務(wù)工作人員在工作中及時(shí)地查閱資料。另外，利用信息化技術(shù)處理加工后的病案信息，還可以幫助醫(yī)務(wù)工作者對(duì)病例進(jìn)行研究、總結(jié)并不斷改進(jìn)自己的工作。
（二）醫(yī)院建立檔案信息化的現(xiàn)實(shí)醫(yī)院：（1）簡(jiǎn)化工作程序，改善紙質(zhì)文檔的處理方式。在醫(yī)院里，醫(yī)院的檔案工作人員需要及時(shí)地把各種文件進(jìn)行歸檔。過去，大部分文件都是紙質(zhì)的，只能用人力手工的方式來整理檔案，并進(jìn)行記錄，這就需要花費(fèi)很大的精力與時(shí)間?，F(xiàn)在通過信息化方式來處理檔案，就能夠解放大量的勞動(dòng)力，同時(shí)提高工作效率。（2）整合信息資源，實(shí)現(xiàn)醫(yī)與醫(yī)之間的信息共享。檔案信息化對(duì)于整合和共享檔案信息資源有很大幫助。整合檔案資源主要目的就是突出其系統(tǒng)性、有效性與共享性，從而使其使用范圍得到進(jìn)一步的擴(kuò)大，這也是發(fā)展檔案事業(yè)的趨勢(shì)。相對(duì)于檔案原件來講，電子文件更加容易導(dǎo)航，能夠使其應(yīng)用范圍與應(yīng)用程度等都得到增強(qiáng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。（3）提升管理水平，有助于保護(hù)醫(yī)院里的信息檔案資料。傳統(tǒng)的檔案管理大多數(shù)采用紙質(zhì)的方式。而紙張會(huì)受到季節(jié)溫度、濕度等的影響，還得預(yù)防蟲鼠等破壞，這就增加了檔案庫(kù)房的工作難度。而通過信息化方式來管理檔案，則能夠使檔案信息形象化、直觀化，從而提高其運(yùn)行效率，能夠使檔案檢索與檔案利用更加方便，同時(shí)還能夠節(jié)省存儲(chǔ)空間，使之更加安全。
二、當(dāng)前醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題
（一）檔案管理格的局較為混亂，影響醫(yī)院的工作的效率。我國(guó)的醫(yī)療部門在檔案管理方面大多都采用的是多部門管理。在醫(yī)院中，綜合檔案室是行政辦公室的下屬單位，通常只負(fù)責(zé)一些財(cái)務(wù)檔案、科技檔案以及文書檔案等的管理。醫(yī)療文書檔案和其余的檢查影像檔案等的管理是由其它的醫(yī)務(wù)部門負(fù)責(zé)的。因?yàn)楦鱾€(gè)管理部門管理方式各不相同，也沒有明確的管理職責(zé)，而檔案管理工作又未能在考核中體現(xiàn)，這就導(dǎo)致出現(xiàn)了多頭管理、政策各不相同的情況，從而難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。
（二）檔案軟件系統(tǒng)開發(fā)較落后，影響信息化體系的建立。現(xiàn)在，我國(guó)在檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)反面無論是速度還是水平都比較低，特別是醫(yī)院檔案管理軟件。如今醫(yī)院醫(yī)療檔案的數(shù)量以及種類增長(zhǎng)速度特別快，同時(shí)在信息需求方面也更加廣泛，現(xiàn)有的信息軟件已然不能適應(yīng)時(shí)代需求，急需對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行升級(jí)和更新，增強(qiáng)其兼容性與可擴(kuò)張性。
（三）檔案人員的信息素養(yǎng)不高，難以滿足現(xiàn)代檔案管理需求。現(xiàn)在，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)都過于單一，缺乏熟練的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)以及專業(yè)的檔案管理知識(shí)。檔案管理人員在工作中缺乏主動(dòng)性與創(chuàng)新性，不能積極主動(dòng)地提供自身的專業(yè)素質(zhì)，這是很難滿足現(xiàn)代醫(yī)療檔案管理的工作要求的。
三、進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理信息化水平的對(duì)策及建議
（一）重視信息化人才的培養(yǎng)，提高檔案信息管理水平。目前我國(guó)醫(yī)院的檔案工作人員大多數(shù)都是兼職，他們?nèi)狈I(yè)的檔案管理知識(shí)，這就嚴(yán)重地影響了檔案管理工作走向現(xiàn)代化、信息化的步伐。因此，我們必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，加快檔案管理隊(duì)伍的改革進(jìn)程，盡快完成全員上崗培訓(xùn)。
（二）加大檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，推動(dòng)檔案信息管理現(xiàn)代化。醫(yī)院要加大投資力度，購(gòu)置一些現(xiàn)代化的檔案管理軟件與硬件，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。在現(xiàn)代化管理中，計(jì)算機(jī)是不可或缺的工具。把醫(yī)院中各種檔案都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，在使用相關(guān)檔案時(shí)就會(huì)特別方便，這樣既省時(shí)省力，也可以節(jié)約財(cái)力物力，從而提高工作效率。
（三）施行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制，保障檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，不但要配置現(xiàn)代化的設(shè)備，而且需要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式。在現(xiàn)代社會(huì)，醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案管理工作中，在內(nèi)容上、分類上、編號(hào)上以及案卷目錄等都要求符合標(biāo)準(zhǔn)化要求。醫(yī)院的檔案管理工作一定要做到有章可循、有法可依，每一個(gè)環(huán)節(jié)和步驟都必須清清楚楚、完整無缺，絕不可以出現(xiàn)檔案遺漏或者錯(cuò)誤。
四、結(jié)語(yǔ)
總之，我國(guó)的醫(yī)療事業(yè)要想獲得可持續(xù)發(fā)展，首先醫(yī)院檔案管理方面必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，這是醫(yī)院走向現(xiàn)代化管理的發(fā)展需要。作為醫(yī)療檔案管理工作人員，一定要認(rèn)識(shí)到信息化在檔案管理中的重要性，從而努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極地學(xué)習(xí)并掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練操作各種現(xiàn)代化設(shè)備，這樣才能為醫(yī)院的檔案管理管理工作做出更大的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
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1.1檔案管理信息化水平低
目前，大部分企業(yè)檔案管理信息化水平低，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，部分企業(yè)仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式，對(duì)計(jì)算機(jī)及科學(xué)技術(shù)利用不足，導(dǎo)致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，錯(cuò)誤地認(rèn)為信息化即數(shù)字化，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)水平較低。
1.2檔案管理不能為公司服務(wù)
傳統(tǒng)檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證企業(yè)檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式不能為提供良好企業(yè)服務(wù)。好的企業(yè)檔案管理能在企業(yè)中起到積極的促進(jìn)作用，在檔案中找到企業(yè)發(fā)展的興衰點(diǎn)，找到發(fā)展的不足并尋求新的解決方案，作用于企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)服務(wù)。
2信息化時(shí)代檔案管理的建議
2.1科技存檔
當(dāng)前的檔案管理工作應(yīng)該向數(shù)字化靠攏，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的科技化管理。科技化管理檔案主要運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理，以基本信息為管理對(duì)象，對(duì)各個(gè)部門信息行進(jìn)數(shù)字化處理。在進(jìn)行電子存檔時(shí)，首先，要建立相關(guān)檔案的網(wǎng)頁(yè)，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)檢索模式，以便于檔案的查找與利用。其次，要充分利用相關(guān)部門網(wǎng)站制作網(wǎng)頁(yè)，使檔案管理服務(wù)于系統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)，并形成科技化的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理中心。在電子檔案建立中，要保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和安全性，且快速實(shí)現(xiàn)資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和法制化，真正做到檔案信息交流和利用。
2.2信息化管理
傳統(tǒng)檔案管理模式是以圖片、手寫信息、影像等為載體進(jìn)行管理，檔案管理人員主要以手工操作的形式完成檔案的收集和整理，最后完成存檔。隨著信息化程度加深，特別是國(guó)外先進(jìn)檔案管理技術(shù)的引進(jìn)，奠定了檔案管理科技化基礎(chǔ)，電子化檔案管理模式使檔案從人工手寫變?yōu)橛?jì)算機(jī)存檔，這是辦公手段的歷史性改變，為檔案管理提出了更高要求，使檔案管理走向現(xiàn)代化和科技化。也從另一個(gè)角度要求檔案工作者加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理技能，適應(yīng)新形勢(shì)下的工作方式變更，更加快捷、準(zhǔn)確地為社會(huì)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。
2.3工作重心向信息偏移
在傳統(tǒng)檔案整理實(shí)踐中，主要工作是檔案實(shí)體數(shù)據(jù)整理。在實(shí)際檔案管理中，檔案實(shí)體管理是對(duì)檔案的流程化控制。而計(jì)算機(jī)存檔技術(shù)給傳統(tǒng)檔案管理模式帶來巨大挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理無法應(yīng)對(duì)電子信息時(shí)代的數(shù)字化處理要求，因此，檔案實(shí)體化管理越來越弱化。檔案管理事業(yè)的關(guān)注焦點(diǎn)從文件實(shí)體化向文件形成化發(fā)展，使文件整理和保管與科技有機(jī)聯(lián)系起來。
2.4培養(yǎng)信息化檔案管理人才
在檔案管理中，應(yīng)著重引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，全面提高工作人員素質(zhì)，積極改善檔案管理設(shè)備，提高檔案管理手段。為此，首先，要努力培養(yǎng)檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)人才，只有優(yōu)秀的人才儲(chǔ)備，才能更好地服務(wù)于檔案管理工作。其次，企業(yè)要積極地為檔案管理人才提供提升能力的機(jī)會(huì)，設(shè)立專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，加強(qiáng)工作人員的理論研討和學(xué)術(shù)交流。最后，要引進(jìn)了解信息化的技術(shù)人才，具有現(xiàn)代化管理水平的管理人員，切實(shí)提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。
3結(jié)語(yǔ)
在當(dāng)前信息技術(shù)不斷更新?lián)Q代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用不斷滲透到人們?nèi)粘Ｉ畹男蝿?shì)下，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)民政檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)民政工作更好地服務(wù)群眾，方便群眾就具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。具體來說，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）有利于提高民政檔案管理效率
傳統(tǒng)的以人工為主要工作方式的民政檔案管理方式，耗費(fèi)大量的人力、時(shí)間和場(chǎng)地對(duì)繁雜的民政檔案信息進(jìn)行收集整理、分類歸檔和儲(chǔ)存保管，檔案管理花費(fèi)的周期場(chǎng)，工作流程繁雜，容易導(dǎo)致檔案遺失或損壞等問題。建設(shè)現(xiàn)代民政檔案信息化管理，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)民政檔案進(jìn)行管理，能夠更好地保管民政檔案的原始資料，省卻了大量的人力對(duì)檔案的收集、分類、歸檔和保管工作，縮短了檔案從收集到入庫(kù)的周期，避免了對(duì)原始檔案資料的人為損壞，同時(shí)也大大減少了民政檔案存放占用較大空間的問題。同時(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)民政檔案進(jìn)行歸類，不僅比人工操作更為便捷，花費(fèi)時(shí)間更少，同時(shí)也更為智能，方便了使用者對(duì)民政檔案的檢索和使用。
（二）提高了對(duì)民政檔案的開發(fā)利用
民政檔案管理的最終目的是為了充分利用檔案，讓檔案為民政事業(yè)和群眾服務(wù)。傳統(tǒng)的民政檔案管理偏重于對(duì)檔案的收集、保管，由于技術(shù)原因，對(duì)民政檔案的開發(fā)利用十分不便，造成了民政檔案本身的效能無法發(fā)揮出來，不能更好地為民政事業(yè)服務(wù)。信息化的民政檔案管理方式，徹底改變了傳統(tǒng)民政檔案重保管，輕利用的弊端，用戶運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，就可以隨時(shí)隨地對(duì)檔案進(jìn)行檢索和查閱，突破了時(shí)間和空間的限制，大大提高了民政答案的利用效率。
（三）提高了民政檔案?jìng)鞑サ臅r(shí)效性
利用信息技術(shù)對(duì)民政檔案進(jìn)行管理，可以大大縮短使用者從提出檔案查閱需求到檢索查閱檔案之間花費(fèi)的時(shí)間，民政部門通過運(yùn)用現(xiàn)代的信息傳播技術(shù)，建立網(wǎng)站，通過移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，運(yùn)用各種新型的信息傳播媒介，可以進(jìn)一步擴(kuò)大民政檔案信息的宣傳途徑，能夠及時(shí)更新、補(bǔ)充、維護(hù)民政檔案信息，確保民政檔案信息的真實(shí)性、可靠性和權(quán)威性。
二、提高民政檔案信息化管理的要點(diǎn)
（一）完善民政檔案信息化管理制度
信息技術(shù)為檔案管理帶來便利的同時(shí)，也要防范由此造成的檔案信息泄露等問題。為確保民政檔案管理工作的保密性和安全性，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的制度建設(shè)，包括管理的標(biāo)準(zhǔn)、安全保密制度和信息技術(shù)規(guī)范等，防止民政檔案信息泄露，或者被別有用心的人使用。
（二）提高對(duì)民政檔案特色化服務(wù)能力
民政檔案信息化建設(shè)的實(shí)際，是為檔案信息資源的宣傳、開發(fā)、利用提供平臺(tái)和渠道。民政部門應(yīng)當(dāng)針對(duì)社會(huì)需求的熱點(diǎn)，開展民政檔案定制等特色化服務(wù)，優(yōu)化民政檔案管理。
（三）提高民政檔案管理者技能水平
一方面，積極引入檔案管理專業(yè)的高素質(zhì)人才，提高現(xiàn)代檔案管理的人才技能水平；另一方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化管理水平，通過組織工作人員參加各種培訓(xùn)、職業(yè)道德教育等，培養(yǎng)其信息化管理能力，提高保密意識(shí)，促進(jìn)其專業(yè)技能水平的不斷提高。
三、結(jié)語(yǔ)