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導(dǎo)語：在檔案管理特點(diǎn)的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：人事檔案；特點(diǎn)；管理；作用
中圖分類號(hào)：G2文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-6363（2015）11-0096-01
個(gè)人信息的承載對(duì)象主要是人事檔案，其記錄了一個(gè)人的思想言行、社會(huì)關(guān)系、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、生活閱歷等各方面的信息，在人力資源的工作中，如何將人事檔案合理管理是目前主要的研究對(duì)象。隨著如今企業(yè)不斷地發(fā)展，并且人力資源部門的改革也在不斷地開展，人事檔案管理工作也應(yīng)采取對(duì)應(yīng)的變化，這樣才能讓檔案發(fā)揮出其重要作用。人力資源對(duì)于人才的評(píng)估，都是依賴著人事檔案中的信息，是有關(guān)的文字依據(jù)。人事檔案管理與人力資源管理兩者是密不可分的，兩者能夠互相影響、互相產(chǎn)生積極作用。
1人事檔案管理工作中的特點(diǎn)
1.1具備優(yōu)越的實(shí)施條件
人事檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)就是朝著社會(huì)化、開放化的人事檔案管理模式開展。隨著如今時(shí)代不斷改變，給予了社會(huì)化、開放化的人事檔案管理工作許多便利條件，一是人才流動(dòng)的質(zhì)量和數(shù)量有著逐漸加強(qiáng)的趨勢(shì)，二是如今人力資源中比較優(yōu)勢(shì)也逐漸凸顯。人事檔案是對(duì)員工的專長(zhǎng)、經(jīng)歷、業(yè)績(jī)有所記錄，并不具備太多保密的內(nèi)容，對(duì)于政治身份并不看重，同時(shí)構(gòu)成也開始逐漸復(fù)雜、變遷調(diào)動(dòng)頻繁，所以并不需要依照組織架構(gòu)中的職工、干部開展不必要的區(qū)分管理模式，新的社會(huì)化、開放化的人事管理模式完全可以勝任。
1.2比傳統(tǒng)的管理模式有著優(yōu)越性
傳統(tǒng)的人事檔案管理，會(huì)對(duì)于員工的人事檔案采取分別管理，具備著內(nèi)向性以及封閉性，無法適合如今時(shí)代的變化，而新的管理模式則是不斷開展改良與更新，使得人事檔案管理逐漸社會(huì)化、開放化。另外，傳統(tǒng)的人事檔案管理并不適合網(wǎng)絡(luò)化以及社會(huì)化的管理，新的人事檔案管理模式則可以網(wǎng)絡(luò)化，并且其可以適用于多種服務(wù)面，使得人員或者有關(guān)機(jī)構(gòu)方便使用。
2人事檔案管理的良好作用
2.1提供有效真實(shí)的個(gè)人信息
人事檔案將一個(gè)人的全部成長(zhǎng)經(jīng)歷都記錄在案，其是證明一個(gè)人存在的最佳文件，并且將被記錄人的所有變故、得到的獎(jiǎng)勵(lì)或者受到的懲罰都記錄。為了能夠讓人事部門能夠迅速挖掘新人，將所有人才都被合理使用，所以需要一個(gè)絕對(duì)真實(shí)的人事檔案。為此，人事檔案管理部門需要及時(shí)、系統(tǒng)并且有序地對(duì)人事檔案資料中的信息進(jìn)行開發(fā)，才能為企業(yè)獲取可靠真實(shí)的人員信息，并且針對(duì)企業(yè)中的需求尋找所需人才，這樣才能將人力資源部門的作用有所發(fā)揮。
2.2判斷企業(yè)對(duì)人力資源的要求
人力資源部門的成立主要是因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部中的需求，為了能夠針對(duì)企業(yè)需求尋找對(duì)應(yīng)的員工，而為了能夠協(xié)助人力資源部門能夠深刻了解到，企業(yè)發(fā)展與改革的過程中對(duì)于不同的人才的需求，并且尋找與企業(yè)文化所符合的員工，從而能夠制定出符合需求的人力資源計(jì)劃，所以需要人事檔案管理，只有對(duì)人事檔案能夠進(jìn)行合理的分析，才能讓人力資源部門獲取可靠真實(shí)的個(gè)人信息，這樣才能依照計(jì)劃與需求，判斷企業(yè)的人力資源要求并且開展有關(guān)的工作。
2.3發(fā)揮員工的才能并合理評(píng)估
人力資源部門能夠從人事檔案中的可靠真實(shí)信息中對(duì)員工的學(xué)習(xí)及職場(chǎng)經(jīng)歷開展分析，從而對(duì)員工的所有情況有所了解，并且對(duì)于員工的發(fā)展方向以及未來潛力進(jìn)行有效地預(yù)測(cè)，并且給予書面的重要證明。人事檔案中可能反映出一個(gè)人的所有優(yōu)缺點(diǎn)，但是人力資源可以通過良好的人事檔案管理工作，從中區(qū)分出哪些是符合企業(yè)如今發(fā)展的有用人才。人力資源部門在為企業(yè)挑選人才或者使用人才時(shí)，可以采取閱覽人事檔案所給予的信息，從而揚(yáng)長(zhǎng)避短，將人才用在其可以發(fā)揮才能的部門與崗位中，這樣能夠給予員工施展才華的空間，并且促進(jìn)員工在組織、系統(tǒng)、部門之間科學(xué)地流動(dòng)，這樣才能協(xié)助企業(yè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步。
3目前人事檔案管理需要改進(jìn)之處
3.1加大資金投入
隨著社會(huì)的進(jìn)步，如今人事調(diào)動(dòng)越加頻繁，人員的調(diào)動(dòng)以及新員工加入頻繁，所以每年企業(yè)中都會(huì)增加許多檔案資料，然而有關(guān)的裝訂編輯檔案所需費(fèi)用并未在企業(yè)的預(yù)算中，這樣將會(huì)制約人力資源的職能發(fā)展。所以企業(yè)需要在人事檔案管理中加大有關(guān)的資金投入，配備能夠適應(yīng)如今社會(huì)化、開放化的人事檔案管理的物力人力。
3.2提升信息化的程度
由于許多企業(yè)中的人事檔案的資料都過于老舊，這樣無法對(duì)當(dāng)事人如今新的情況，也無法體現(xiàn)出人員的獎(jiǎng)懲以及變動(dòng)，所以人事檔案務(wù)必要及時(shí)更新。紙質(zhì)的人事檔案無法適應(yīng)如今的時(shí)代，因?yàn)槠鋵?huì)造成有關(guān)的信息更改量增大。為此，需要加大人事檔案管理中的信息化程度，提升信息化將會(huì)便于人力資源部門有效地查閱人員的過去經(jīng)歷，并且能夠迅速評(píng)定人才情況。一旦企業(yè)中存在職位空缺時(shí)，可以迅速篩選出人才。
3.3體制需健全
人事檔案管理中對(duì)于檔案移交的手續(xù)有著嚴(yán)重不足，存在著各種不移交、信息調(diào)取后不歸還以及學(xué)歷與工作檔案分散保管的問題。為了能夠保障人事檔案的全面性，并且能夠保障員工的利益，減少人事檔案管理中所不必要的麻煩，那么就需要確保體制能夠健全，使得人事檔案管理趨于正規(guī)以及合理化。
4結(jié)語
如今人事檔案管理對(duì)于人力資源部門有著至關(guān)重要的作用，其已面臨需要不斷改革的重要時(shí)期，為此人事檔案管理需要具備其獨(dú)有的觀念，這樣才能夠滿足全新的人事檔案管理的需求，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能改進(jìn)人事檔案管理的狀況，并且朝著現(xiàn)代信息化的方向發(fā)展。
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信息與技術(shù)服務(wù)中心檔案室主要負(fù)責(zé)保管行政檔案，而學(xué)生考試試卷、考試成績(jī)、財(cái)務(wù)檔案則由信息與技術(shù)服務(wù)中心記錄室負(fù)責(zé)管理，圖書館特藏檔案室以及游樂檔案室主要負(fù)責(zé)管理學(xué)生論文和手稿，在其游樂檔案室中，其館藏范圍是面向全英國，而不局限于謝菲爾德市或者謝菲爾德大學(xué)，收藏有大量文件、報(bào)紙、期刊、圖書、畫冊(cè)、圖片、海報(bào)等，其中有的還是19世紀(jì)留存下來的游樂檔案。在謝菲爾德大學(xué)的檔案管理中，其各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)之間不存在任何隸屬關(guān)系，也很少有業(yè)務(wù)往來。雖然英國高校中采取分散式檔案管理體制，但是分散的檔案管理機(jī)構(gòu)并沒有直接影響到高校檔案資料的收集保存，而且各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)管理有序、分工協(xié)調(diào)，確保各類檔案的完整性和齊全性。
二、英國高校檔案管理資金來源
和高等教育經(jīng)費(fèi)來源一致，英國高校檔案管理經(jīng)費(fèi)來源渠道較為多元化，主要來自于社會(huì)捐贈(zèng)和政府財(cái)政撥款。據(jù)統(tǒng)計(jì)，英國各個(gè)高校在2008年至200年度共收到5.32億英鎊的社會(huì)慈善基金，其中劍橋大學(xué)和牛津大學(xué)受到的社會(huì)捐贈(zèng)數(shù)量最多。和劍橋大學(xué)、牛津大學(xué)等一流名校相比，一般高校受到社會(huì)捐贈(zèng)數(shù)量就較為有限，甚至是杯水車薪。英國高校社會(huì)捐贈(zèng)大部分來源于校友捐贈(zèng)。在政府財(cái)政撥款方面，自從其聯(lián)合政府上臺(tái)以后，為了進(jìn)一步削減公共支出，就對(duì)高校經(jīng)費(fèi)進(jìn)行大幅削減，直接造成英國各個(gè)高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)日益緊張，其檔案管理經(jīng)費(fèi)同樣面臨著經(jīng)費(fèi)不足的問題。謝菲爾德大學(xué)雖然規(guī)定每年有7000萬英鎊的研究經(jīng)費(fèi)，但是在檔案管理方面沒有進(jìn)行明確規(guī)定。在政府財(cái)政撥款辦學(xué)經(jīng)費(fèi)不斷削減的前提下，各個(gè)高校財(cái)政投入檔案管理經(jīng)費(fèi)也在不斷縮減，以至于一些高校不得不考慮將學(xué)費(fèi)上漲，呼吁更多校友和社會(huì)人士捐贈(zèng)，使其有更為充足的辦學(xué)經(jīng)費(fèi)。
三、英國高校檔案保管制度
在英國，曾經(jīng)涌現(xiàn)出許多著名文學(xué)家、藝術(shù)家、科學(xué)家等，其珍貴書稿基本上都保存在高校圖書館中。例如在英國劍橋大學(xué)圖書館中，就藏有牛頓大量關(guān)于萬有引力、光學(xué)、微積分、運(yùn)算等方面的珍貴手書書稿，還有哈定、克魯、鮑德溫等人論稿、學(xué)位論文、手稿等。在愛丁堡大學(xué)的圖書館中，珍藏著達(dá)爾文親手書寫的《物種起源》非常重要的一頁，這一頁曾經(jīng)一直被夾在了音樂圖書館中的一部書中，直到一位圖書管理員發(fā)現(xiàn)了它。在格拉斯哥大學(xué)圖書館中，收藏著著名物理學(xué)家愛因斯坦的許多手稿，曼徹斯特大學(xué)圖書館中基本上收集了所有領(lǐng)域?qū)W術(shù)論文、研究專著，甚至還有從公元前3000年至今的100多萬部的檔案和學(xué)術(shù)手稿，伯明翰大學(xué)圖書館中收藏了大約300多萬份的檔案和手稿，諾丁漢大學(xué)圖書館收藏了大約100多萬份的期刊和各種書籍，在倫敦大學(xué)的圖書館中收藏著100多萬冊(cè)、4000多種語言價(jià)值連城、珍稀手稿、地圖、重要檔案等。
四、英國高校檔案管理技術(shù)
英國高校檔案管理技術(shù)十分先進(jìn)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，英國高校檔案管理在技術(shù)上十分注重實(shí)用性。特別是在信息化時(shí)代，數(shù)字檔案無疑已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)檔案管理原則和思想在指導(dǎo)數(shù)字檔案建設(shè)過程中已經(jīng)不再適用。英國高校檔案管理人員十分重視數(shù)字檔案建設(shè)，更多選擇現(xiàn)代技術(shù)保存檔案，不僅有效保護(hù)了原始檔案，而且還可以對(duì)檔案資料進(jìn)行有效利用，提供網(wǎng)上檔案查詢，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的良性循環(huán)。第二，英國高校檔案管理的開放性。英國人力成本較高，促使其檔案管理必須要進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，其檔案網(wǎng)站建設(shè)就證明了。英國高校檔案管理網(wǎng)站網(wǎng)頁較為簡(jiǎn)潔，主要內(nèi)容就是提高檔案資料的查詢，高校師生都有可以查詢的賬號(hào)，在中央服務(wù)器上有自己的安全控件，不僅在校內(nèi)可以查詢，校外同樣也可以對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢。第三，英國高校檔案資料的共享性。為了有效實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、檔案原件保護(hù)，加強(qiáng)檔案利用，英國許多高校積極實(shí)施了高校檔案數(shù)字化建設(shè)。目前，英國的150多所高校，參與到了國家檔案資源共享合作計(jì)劃。在實(shí)施這個(gè)計(jì)劃以后，就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的共享和著錄標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，為實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享奠定了基礎(chǔ)。例如，在英國的格拉斯哥大學(xué)中，其所建立的蘇格蘭高校檔案信息資源整合門戶網(wǎng)站，對(duì)蘇格蘭地區(qū)的十多所高校檔案信息資源進(jìn)行整合，以數(shù)據(jù)庫和檢索工具為支撐，為英國高校的學(xué)生研究以及公眾檔案信息資源的查詢提供更為便捷服務(wù)，促使高校檔案資源共享。而且在一些高校檔案管理工作中，博物館、檔案館、圖書館、大學(xué)之間進(jìn)行交流合作，共享各自檔案資源，具有很強(qiáng)的開放性特點(diǎn)。
五、英國高校檔案管理的服務(wù)性
1.英國高校檔案管理的休閑。英國著名檔案管理學(xué)者庫克認(rèn)為，整個(gè)社會(huì)都應(yīng)該把檔案館看成是一個(gè)文化機(jī)構(gòu)，甚至被貼上了文化娛樂或消遣的標(biāo)簽也是無可厚非的，而且檔案館與圖書館、博物館一樣，雖然和純粹的娛樂機(jī)構(gòu)有著更為嚴(yán)肅的地方，但是它都屬于根據(jù)個(gè)人興趣活動(dòng)，由社會(huì)建立起來的公共機(jī)構(gòu)。在英國的一些高校檔案管理機(jī)構(gòu)中，不僅提供一些檔案的復(fù)制品或原件查詢，而且還有檔案展覽、網(wǎng)上指南等二次檔案信息，查閱者可以在閱覽區(qū)邊休息邊查看。
2.英國高校檔案管理的親民。英國許多高校的檔案館都有專門為殘疾人準(zhǔn)備的輪椅等設(shè)施，而且可以為查詢者免費(fèi)提供紙筆等。為了始終保持檔案館內(nèi)的安靜衛(wèi)生整潔，檔案館內(nèi)禁止任何人大聲喧嘩和隨意走動(dòng)，甚至還有一些用墻壁隔斷的會(huì)議室，供檔案查閱者進(jìn)行討論交流，只是這些會(huì)議室數(shù)量較少，需要提前預(yù)定。
3.英國檔案管理的便捷。在英國的許多高校檔案館內(nèi)，都設(shè)有專門的計(jì)算機(jī)或者縮微閱讀器供查詢者使用，而且還可以通過電子郵件、信函、電話等多種方式與高校檔案館取得聯(lián)系，查詢相關(guān)檔案。高校檔案管理人員也會(huì)給予詳細(xì)解答，并且在法律允許的范圍內(nèi)提供聯(lián)系人聯(lián)系方式或者郵箱，便于雙方的進(jìn)一步溝通聯(lián)系。
4.英國檔案管理的平等。在英國所有高校中，無論檔案利用人員的國籍、年齡、種族、身份、地位如何不同，只要他們能夠提供合法證件，在檔案查詢中填寫檔案查詢理由，都可以直接進(jìn)入到高校檔案館的公共瀏覽區(qū)域或開放的檔案室內(nèi)進(jìn)行檔案查詢利用。
5.英國高校檔案管理的合理。在英國的許多高校中，都有規(guī)定，在允許范圍內(nèi)進(jìn)行復(fù)印、翻拍檔案，對(duì)于那些特別珍貴的檔案需要由檔案館管理人員親自復(fù)制，而那些非珍貴檔案則可以由查詢者個(gè)人翻拍復(fù)印，但是必須是有軟鎮(zhèn)紙、托板等，嚴(yán)禁使用閃光燈。而且在高校檔案館內(nèi)復(fù)印、翻拍、查詢檔案，除使用檔案館內(nèi)的器材設(shè)備需要收費(fèi)以外，其他一律免費(fèi)。
六、英國高校檔案的借閱管理規(guī)定
（一）材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的，應(yīng)該由自己來管理，擔(dān)心材料會(huì)遺失，或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對(duì)上交檔案材料有抵觸情緒，使的收集起來有一定困難。
（二）有的學(xué)校由于無專門的檔案管理人員，故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著，由于有些教師不配合，就會(huì)造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些老師認(rèn)為自己的主要工作是教學(xué),對(duì)檔案材料只要用時(shí)有就可以了,，無須按什么規(guī)則整理歸檔，導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
（三）資金緊缺:收集到的材料并不能馬上移交，因經(jīng)費(fèi)不足有些學(xué)校連一個(gè)像樣的檔案柜都沒有，故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時(shí)間無處可放，容易遺失而造成檔案材料的遺失。
二、幾點(diǎn)建議
（一）結(jié)合單位特點(diǎn)，有針對(duì)性地做好教學(xué)檔案管理工作學(xué)校檔案室具有專業(yè)部門的特性，工作中需要運(yùn)用和掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。因此，也相應(yīng)賦予了檔案管理工作一定的特殊性，對(duì)檔案管理工作提出了更高的專業(yè)要求。如：檔案室工作人員要對(duì)所有存檔的學(xué)籍、資料進(jìn)行全面的核查，保證“三個(gè)一致”。要求更改標(biāo)記正確，簽字及日期齊全，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤限期整改，以確保學(xué)籍的有效性。這就要求我們檔案工作人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，才能做到其要件齊備、完整有效。
（二）創(chuàng)新管理模式，進(jìn)一步做好教學(xué)檔案的管理和開放利用
1.在教學(xué)檔案管理過程中，我們努力做到豐富檔案的內(nèi)容，增強(qiáng)檔案資料的針對(duì)性和時(shí)效性，我們不但將文檔資料收編在卷，而且將其整理刻錄成光盤，翔實(shí)地記錄了教學(xué)檔案收藏的全過程，如此，既方便了工作，又保證了資料的完整性和易用性。
2.建立起電子查詢、索引系統(tǒng)，并在保存紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，逐步建立完善電子版檔案。因此，降低了教學(xué)檔案的管理成本，極大地減少了檔案管理工作強(qiáng)度，方便了檔案的管理和利用。最大強(qiáng)度低開發(fā)利用教學(xué)檔案。學(xué)校檔案部門和檔案人員應(yīng)改變?cè)械墓ぷ髁?xí)慣和保守的工作觀念，把工作重心轉(zhuǎn)向提供服務(wù)這個(gè)環(huán)節(jié)。不但要在工作態(tài)度上積極主動(dòng)，而且要在服務(wù)模式上有所創(chuàng)新，圍繞學(xué)校教學(xué)的特點(diǎn)，提供超前服務(wù)和跟蹤服務(wù)，努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效果。一方面要編制多角度的檢索工具，以原件提供服務(wù)，建立起檔案信息資源共享平臺(tái)；另一方面要及時(shí)掌握工作動(dòng)態(tài)，匯編各個(gè)方面的信息資源，提供綜合信息服務(wù)。
3.加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理。從教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā)，各學(xué)校由于檔案工作規(guī)范化程度低，管理不到位，檔案管理、存檔部門職責(zé)不明，歸檔機(jī)制不健全，導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍，亟需在科學(xué)劃分檔案類目的基礎(chǔ)上，明確檔案的建檔、存檔和管理職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)和對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期開展對(duì)檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期開展對(duì)檔案工作的督查，提高信息服務(wù)的針對(duì)性與實(shí)用性，加速學(xué)校檔案信息化建設(shè)。
（三）對(duì)下一步檔案管理工作的設(shè)想
1.抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)。進(jìn)一步加大學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，強(qiáng)化專業(yè)培訓(xùn)，把學(xué)習(xí)檔案管理新知識(shí)與教學(xué)業(yè)務(wù)知識(shí)緊密的結(jié)合起來。加強(qiáng)教學(xué)檔案學(xué)習(xí)的針對(duì)性和計(jì)劃性，學(xué)以致用，知行統(tǒng)一。提高教學(xué)檔案業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。
2.抓好基礎(chǔ)性工作。教學(xué)檔案管理作為教育行業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，將嚴(yán)格按照主管部門的具體要求，進(jìn)一步建立健全教學(xué)檔案歸檔制度，要嚴(yán)格按照要求規(guī)范操作，妥善保管，確保檔案資料不受損失。
3.提高教學(xué)檔案工作者的政治素質(zhì)。檔案工作的政治性、服務(wù)性決定了檔案人才要具有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。檔案人才不僅要事業(yè)心強(qiáng)、愛崗敬業(yè)、勤奮努力，還要具有全新的服務(wù)意識(shí)，熟悉檔案工作規(guī)律，遵守檔案工作紀(jì)律，確保技術(shù)資料的安全，不泄密。
【關(guān)鍵詞】高校圖書館；檔案管理；必要性；特點(diǎn)
檔案是歷史的一部分，通過史料記載一些重要內(nèi)容，記錄人類活動(dòng)的實(shí)踐信息資源。而高校的圖書館可以提現(xiàn)一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)資質(zhì)和能力，是高校重要的教輔機(jī)構(gòu)，具有特殊的作用。高校圖書館檔案是一種重要的文獻(xiàn)資源，記錄著重要的信息，也是圖書館工作的重要部分。圖書館檔案主要是圖書館的工作人員在不同的活動(dòng)中留存的有價(jià)值的資料，對(duì)圖書館工作不同階段的發(fā)展軌跡的全面、系統(tǒng)的記錄，為圖書館工作的實(shí)踐成果提供考證依據(jù)，見證著圖書館的發(fā)展歷史。
1.高校圖書館檔案管理的必要性
圖書館檔案是一種文獻(xiàn)資源，具有多種記錄形式，包括文字、圖表以及聲像等多種形式的記錄，是圖書館長(zhǎng)久發(fā)展的重要財(cái)富。高校圖書館對(duì)學(xué)校的眾多部門的有價(jià)值的文件材料進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括移交學(xué)校檔案館保存的檔案和圖書館自存的檔案兩個(gè)部分。圖書館檔案管理，具有重要的意義。
1.1高校圖書館檔案記錄著圖書館的發(fā)展和演變。目前，我國的高等教育逐步普及，高校進(jìn)行大幅度的重組和整合，盡可能地實(shí)現(xiàn)教育資源的合理高效利用。而且，由于我國的學(xué)生數(shù)量在逐年減少，需要高校進(jìn)行合并，進(jìn)行教師資源的優(yōu)化整合，加強(qiáng)對(duì)教師隊(duì)伍的培養(yǎng)，不斷提高教師隊(duì)伍的質(zhì)量。在高校的重組和合并中，對(duì)于不同時(shí)期的的圖書館檔案材料進(jìn)行整理，可以留存圖書館的發(fā)展歷史，體現(xiàn)這些材料的寶貴歷史價(jià)值。而且，圖書館檔案材料也是對(duì)圖書館工作的準(zhǔn)確記錄，使圖書館工作具有延續(xù)性的價(jià)值。
1.2高校圖書館檔案管理反映圖書館管理水平。高校圖書館檔案記錄圖書館的各項(xiàng)活動(dòng)的有價(jià)值的文件材料，實(shí)現(xiàn)圖書館的基本職能。檔案管理是高校圖書館管理的一個(gè)組成部分，將檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，可以使有效的信息進(jìn)行長(zhǎng)久的保存，發(fā)揮長(zhǎng)遠(yuǎn)的作用。而且，高校圖書館檔案管理的好壞，可以充分反映出圖書館管理工作的水平和管理工作軌跡。有利于圖書館的決策者根據(jù)檔案順序信息及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，從而改進(jìn)決策工作，提高圖書館的管理效率和管理質(zhì)量。高校圖書館檔案管理工作的實(shí)施，使圖書館的工作有據(jù)可查，有助于樹立良好的圖書館形象。
1.3高校圖書館檔案為圖書館學(xué)研究提供可靠依據(jù)，新生入館教學(xué)的教材。高校圖書館檔案有助于記錄各個(gè)階段和時(shí)期的組織機(jī)構(gòu)和科研成果，為工作人員研究工作提供一定的可靠依據(jù)，方便圖書館工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)探討和學(xué)術(shù)研究，提供重要的原始材料。而且，高校圖書館檔案全面地記錄著圖書館的發(fā)展歷程、對(duì)于藏書的規(guī)模改善、現(xiàn)代技術(shù)的引入以及管理制度的改善等。對(duì)于圖書館借閱環(huán)境和借閱手續(xù)都要盡可能地改進(jìn)，在進(jìn)行新生入館教學(xué)中發(fā)揮重要的作用，從而吸引新生積極利用圖書館的優(yōu)秀資源。
2.高校圖書館檔案管理的特點(diǎn)
2.1非全宗性。全宗就是某一個(gè)單位工作全過程的檔案材料，而圖書館檔案是一個(gè)完整的文獻(xiàn)材料集合，不能在行政和人事等機(jī)構(gòu)獨(dú)立開展活動(dòng)，所以高校圖書館檔案不能構(gòu)成一個(gè)全宗。高校各項(xiàng)工作都有相關(guān)部門來管理，行政由學(xué)校進(jìn)行統(tǒng)一管理，財(cái)務(wù)有財(cái)務(wù)處進(jìn)行管理，人事檔案可以由人事處進(jìn)行統(tǒng)一管理，因而圖書館檔案具有非全宗性。
2.2針對(duì)性。由于學(xué)校的管理是個(gè)巨大的系統(tǒng)工程，比較復(fù)雜。學(xué)校的各個(gè)行政部門都會(huì)下發(fā)不同的材料和通知，圖書館不能進(jìn)行全部的保存，會(huì)造成檔案管理內(nèi)容較為極其復(fù)雜，不具備合理的針對(duì)性。而且，學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置較為復(fù)雜，不同的部門都有各自的管轄范圍，對(duì)于組織和宣傳的內(nèi)容都不同，有些材料內(nèi)容與圖書館無關(guān)，可以直接交由校檔案室進(jìn)行整理和保存。對(duì)于涉及圖書館工作的文件和材料需要圖書館進(jìn)行及時(shí)的存檔，充分反映了圖書館檔案的特性。
2.3從屬性。圖書館檔案是高校檔案室的下屬管理單位，接受高校檔案室的直接統(tǒng)一管理和工作指導(dǎo)。對(duì)于圖書館檔案的內(nèi)容設(shè)置，多半來自于學(xué)校檔案的復(fù)制品，就是學(xué)校圖書館的相關(guān)文件資料。而且，圖書館檔案的文件也有部分需要移交到學(xué)校的檔案館存檔，關(guān)于圖書館的發(fā)展規(guī)劃、會(huì)議記錄以及工作總結(jié)等。這些材料是互通的，需要相互留檔。
3.針對(duì)高校圖書館檔案管理的特點(diǎn)，提出加強(qiáng)高校圖書館檔案管理的措施
對(duì)于圖書館檔案管理工作，從其諸多的特點(diǎn)考慮，高校檔案管理的作用巨大，需要加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，充分發(fā)揮高校檔案管理的優(yōu)勢(shì)，將檔案工作不斷完善。
3.1高校領(lǐng)導(dǎo)需要重視圖書館檔案管理工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)。圖書館為學(xué)校輔助教學(xué)提供重要的保障，因而需要高校領(lǐng)導(dǎo)的重視。只有領(lǐng)導(dǎo)者重視了檔案管理工作，才能為檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，促進(jìn)業(yè)務(wù)工作和檔案管理工作的結(jié)合發(fā)展。圖書館檔案管理人員的素質(zhì)也較為重要，需要指派專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理工作，加強(qiáng)相關(guān)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，而且要與高校檔案室之間進(jìn)行緊密的聯(lián)系，對(duì)檔案室的業(yè)務(wù)之間進(jìn)行緊密聯(lián)系，促進(jìn)高校檔案管理工作的高校開展。
3.2高校圖書館檔案管理要建立合理的管理體制。高校圖書館是二級(jí)工作單位，也是高校檔案管理的重要部門。由于高校圖書館檔案具有一定的非全宗性，所以在管理工作中要制定合理的管理體制，要符合本館的工作實(shí)際。在圖書館檔案管理中，也要進(jìn)行合理的資源整合，對(duì)于一些與圖書館工作聯(lián)系不大的文件資料不需要保存，交由特定的部門進(jìn)行管理，從而體現(xiàn)出非全宗性的特點(diǎn)，突顯出圖書館檔案的特色之處。合理的管理體制具有高效的制約力，可以促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行。
3.3高效圖書館檔案資料體制針對(duì)性特點(diǎn)。高效圖書館檔案資料管理本身就是一個(gè)復(fù)雜的工作，重要的文獻(xiàn)資料繁多，資料管理不能講求細(xì)和全的觀念，需要有針對(duì)性地整合與圖書館工作相關(guān)的檔案資料。最重要的是要進(jìn)行資料的準(zhǔn)確分類，根據(jù)圖書館的實(shí)際情況進(jìn)行多項(xiàng)分類。在科學(xué)分類的指導(dǎo)下，才能將檔案的內(nèi)容展現(xiàn)出來，從而準(zhǔn)確真實(shí)地記錄圖書館的發(fā)展歷程。不能追求一概而論的模式，將圖書館檔案的范圍過分?jǐn)U大，會(huì)造成工作的冗雜而沒有效率。
3.4引入電子信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行同步管理。目前，圖書館工作已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)現(xiàn)代化的范疇。檔案從單純的紙質(zhì)向大規(guī)模的電子檔案發(fā)展，促進(jìn)了高校圖書館檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理上受到很多的制約因素，例如溫度、濕度以及防蛀蟲等，紙質(zhì)檔案的質(zhì)量存在一些不確定因素。所以，在現(xiàn)代化的信息技術(shù)的支持下，有效地改變了紙質(zhì)檔案的局限之處。然而，電子檔案也存在自身的不足之處，在檔案信息輸入電腦程序過程中存在很大的不確定性和可變性，所以檔案的原始性很難考證。而且，一旦電腦設(shè)備受到攻擊，會(huì)影響很多的檔案資料的作用。所以，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行結(jié)合，才能促進(jìn)新的管理模式的創(chuàng)新。
結(jié)束語
高校圖書館檔案管理是圖書館工作的一個(gè)重要部分，也可以有效地支持圖書館多項(xiàng)工作的開展。所以，樹立正確的檔案管理理念，建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高高校圖書館檔案管理人員的素質(zhì)，從而促建檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展和完善圖書館事業(yè)的發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
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哈爾濱市急救中心 黑龍江哈爾濱 150056
[摘要]近年來，信息化技術(shù)取得了較快的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化工作在已全面普及的基礎(chǔ)加快了信息化建設(shè)的步伐，特別是會(huì)計(jì)檔案管理工作在當(dāng)前信息化環(huán)境下發(fā)生了較大的變化。在信息化技術(shù)的支撐下，當(dāng)前我國財(cái)務(wù)工作已實(shí)現(xiàn)了無紙化，原來的手工記賬憑證和檔案已全面被電子憑證和數(shù)字檔案所取代。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已無法適應(yīng)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案信息化的要求，所以需要針對(duì)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的新特點(diǎn)，來加快推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理策略的改進(jìn)。
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關(guān)鍵詞 ]信息化；會(huì)計(jì)檔案；管理；新特點(diǎn)；改進(jìn)策略
一、信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)
當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案已實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息全面的數(shù)字化，這對(duì)于會(huì)計(jì)日常查詢、統(tǒng)計(jì)分析和制作報(bào)表都帶來了較大的便利，有利于會(huì)計(jì)檔案利用效率的提高，同時(shí)還可以加快推動(dòng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和其他管理系統(tǒng)整合的步伐，加快會(huì)計(jì)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。但數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案信息，其容易被篡改、破壞和泄密。由于會(huì)計(jì)檔案信息會(huì)存儲(chǔ)在電腦硬盤或是其他專用介質(zhì)上，這就增加了其感染病毒的機(jī)率，一旦感染上病毒，檔案信息則會(huì)失去，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰，會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)則會(huì)受到不同程度的毀損和破壞。在信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案信息處于高度集中的狀態(tài)下，這為不法人員、對(duì)檔案信息進(jìn)行惡意篡改提供了便利，而且篡改后的會(huì)計(jì)檔案信息不會(huì)留下痕跡，數(shù)據(jù)很難恢復(fù)原狀。所以在當(dāng)前信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案即有自身的優(yōu)勢(shì)，也存在著許多不足之處，這就需要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的管理，確保會(huì)計(jì)電子檔案的安全性和完整性，更好地對(duì)其進(jìn)行利用，使其能夠發(fā)揮出自身應(yīng)用的價(jià)值。
二、信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的改進(jìn)策略
(一)進(jìn)一步對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行完善
在當(dāng)前信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案管理工作中，需要進(jìn)一步對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，制定風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理。加強(qiáng)信息的溝通。進(jìn)一步對(duì)當(dāng)前信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)電子檔案的管理流程進(jìn)行優(yōu)化，通過完善會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度來規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理流程，確保會(huì)計(jì)信息檔案的安全性。
(二)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)
在信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案的載體發(fā)生了較大變化，目前會(huì)計(jì)檔案仍然存在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案則利用磁性介質(zhì)及光盤進(jìn)行存儲(chǔ)。由于電子檔案信息與紙質(zhì)檔案在利用時(shí)存在較大的差異，對(duì)存放環(huán)境具有較高的要求。因此，需要加快會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，加快會(huì)計(jì)檔案管理過程中硬件設(shè)施和軟件的配備，使其能夠更好地滿足當(dāng)前檔案現(xiàn)代化管理的要求。目前，在會(huì)計(jì)電子檔案管理工作中，不僅需要計(jì)算機(jī)、掃描儀和互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等一些現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，同時(shí)，還需要將計(jì)算機(jī)硬件、軟件系統(tǒng)及檔案存放地點(diǎn)三者有效地結(jié)合在一起，這樣才能確保會(huì)計(jì)檔案管理的高效性和效率性。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有較強(qiáng)的依賴性，特別是在檔案查詢過程中，更離不開電子檔案查詢系統(tǒng)，這樣財(cái)務(wù)人員才能夠快速地對(duì)原始檔案進(jìn)行調(diào)取，確保會(huì)計(jì)檔案利用率的提高。
（三）建立會(huì)計(jì)檔案管理信息平臺(tái)
需要加快會(huì)計(jì)檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)，這個(gè)平臺(tái)不僅需要管理人員操作習(xí)慣相符合，而且還要保證檔案的立體性、可視性、動(dòng)態(tài)性、安全性和完整性。通過會(huì)計(jì)檔案管理信息平臺(tái)，不僅可以實(shí)現(xiàn)單據(jù)可視性和連貫性的傳遞，合理進(jìn)行權(quán)限分配，而且會(huì)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)具有較強(qiáng)的安全性和保密性。同時(shí)全部采用電子單據(jù)，減少了紙質(zhì)單據(jù)的利用，為會(huì)計(jì)電子檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。
(四)建立有效的風(fēng)險(xiǎn)防范體系，保障電子檔案信息安全
通過設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)防止不安全隱患，保證系統(tǒng)運(yùn)行安全；同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保會(huì)計(jì)信息安全運(yùn)轉(zhuǎn)。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)電子檔案的真實(shí)原始性、齊全完整性的重要保證。因此，檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性。信息化條件下，檔案管理更多的是梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，將檔案處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對(duì)產(chǎn)生的檔案信息統(tǒng)一管理，所以，必須建立會(huì)計(jì)電子檔案信息安全保障體系、設(shè)立電子檔案數(shù)據(jù)中心、建立完整的權(quán)限體系，采取內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機(jī)熱備份等措施來保證數(shù)據(jù)的安全，同時(shí)配備專人負(fù)責(zé)日常的維護(hù)管理。
(五)引入會(huì)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)
為更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，會(huì)計(jì)檔案管理不僅僅限于內(nèi)部進(jìn)行一些調(diào)整，還必須向前端的會(huì)計(jì)文件工作擴(kuò)張，這就使得實(shí)現(xiàn)文檔一體化的要求尤為迫切。文檔一體化并不是一個(gè)新的命題，然而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其重要性日益彰顯，在條件允許的情況下可以引入會(huì)計(jì)檔案電子文件管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)是針對(duì)某一個(gè)或若干個(gè)機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)電子文件，從會(huì)計(jì)電子文件的生成開始，到電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)處理，到一部分電子文件轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)電子檔案，到會(huì)計(jì)電子檔案的管理與提供利用，到對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行遷移或銷毀為止，能夠通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)會(huì)計(jì)文件的整個(gè)生命周期進(jìn)行相應(yīng)控制與有效管理。
三、結(jié)束語
信息化會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，其與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案存在著非常緊密的聯(lián)系。通過加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理工作，可以更好的發(fā)揮會(huì)計(jì)信息化的強(qiáng)大功能。在當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理工作中，管理人員需要不斷的加快對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方法地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的潛在價(jià)值，使其更好的為當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】電子檔案；特點(diǎn)；管理
1.電子檔案的特點(diǎn)
1.1信息的非人工識(shí)讀性
電子檔案與紙質(zhì)檔案有著相同的本質(zhì)，兩者都是文件存在的一種方式，是信息與載體的統(tǒng)一體，都具有物理實(shí)態(tài)的特征。電子檔案和紙質(zhì)檔案都是形成者真實(shí)活動(dòng)的記錄，具有利用價(jià)值。由于電子檔案是通過計(jì)算機(jī)錄入制作生成的，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在載體質(zhì)量上有著根本的不同，所以，電子檔案要借助于計(jì)算機(jī)解碼來轉(zhuǎn)換成人們可以識(shí)別的符號(hào)后，才能為人們所用。
1.2信息存儲(chǔ)的高密度性
電子檔案的存儲(chǔ)載體一般是光盤和移動(dòng)硬盤，存儲(chǔ)量大大高于過去的各種信息介質(zhì)，特別是移動(dòng)硬盤，信息存儲(chǔ)量可以用“海量”來形容。而制成電子文本，存入移動(dòng)硬盤，攜帶方便。這種信息存儲(chǔ)的高密度性大大減少了檔案的存儲(chǔ)空間，便于存放，便于查閱。
1.3信息與載體之間的可分離性
電子檔案的信息無須有固定的物理位置，它可以以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理。這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。電子檔案還可以不受時(shí)間、地點(diǎn)、空間的限制，若干用戶可同時(shí)共享同一信息，實(shí)現(xiàn)了資源共享。在實(shí)際的工作中，電子檔案可以實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)的共享，檔案管理者可以及時(shí)、準(zhǔn)確地查閱單位的情況。而紙質(zhì)檔案由于受原件的約束，在同一時(shí)間只能有一個(gè)用戶利用內(nèi)容的檔案，并且要到檔案管理者那里才能查詢到相關(guān)信息。
1.4多種信息媒體的集成性
就是利用電腦把文字、圖形、影像、動(dòng)畫、聲音及視頻等媒體信息都數(shù)字化，并將其整合在一定的交互式界面上，使電腦具有交互展示不同媒體形態(tài)的能力。它極大地改變了人們獲取信息的傳統(tǒng)方法，符合人們?cè)谛畔r(shí)代的閱讀方式。
1.5系統(tǒng)依賴性
電子檔案的信息形態(tài)是數(shù)字化的，對(duì)設(shè)備及標(biāo)準(zhǔn)有依賴性。電子檔案的生成、傳輸?shù)酱鎯?chǔ)，都是通過電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，離開電子計(jì)算機(jī)軟、硬件平臺(tái)，電子檔案看不見也摸不著。另外，電子檔案的運(yùn)作環(huán)境對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的要求很高，無論是信息加工、存儲(chǔ)、傳遞、檢索，還是軟件的運(yùn)行、載體的更換，都會(huì)受到標(biāo)準(zhǔn)的制約。如果不遵守標(biāo)準(zhǔn)，或者是標(biāo)準(zhǔn)不健全、不統(tǒng)一，就會(huì)出現(xiàn)電子檔案在其他設(shè)備環(huán)境下，或在原設(shè)備更新時(shí)不兼容而無法讀取，以及不同載體之間難以轉(zhuǎn)換等情況。
2.檔案信息的電子化趨勢(shì)
2.1電子檔案是由數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案
虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示，并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)。只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景信息，才能使這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等到顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。電子檔案可以改變傳統(tǒng)檔案管理帶來的信息保管難、整理難和利用難的問題。檔案信息電子化可充分利用目前我國大部分企業(yè)和政府機(jī)關(guān)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)資源，提高電子設(shè)備的利用率；縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性；克服手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)的缺陷；節(jié)約紙介檔案管理和傳播經(jīng)費(fèi)；便于信息資源的流通和潛在價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。
2.2檔案室電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)
目前，電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。隨著辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生，逐步成為真實(shí)紀(jì)錄經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步情況、反映歷史文化發(fā)展的重要載體。這就使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行。這樣，檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。
3.電子檔案管理的要求
3.1檔案人員要轉(zhuǎn)變思維方式，更新觀念
電子檔案是檔案管理中的新生事物，一些人在思想上難以一時(shí)接受，或者雖然接受了，但卻將其只作為資料或副本保管，是檔案管理走進(jìn)了誤區(qū)。為此，要提高檔案人員對(duì)電子檔案重要性的認(rèn)識(shí)，使其擺脫以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式，實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)文件的現(xiàn)代觀念向電子檔案的“后現(xiàn)代觀念”的轉(zhuǎn)變。
3.2檔案人員要保證電子文件的可識(shí)讀性
紙質(zhì)文件能保證信息的原始性和真實(shí)性，可識(shí)讀性毋庸置疑。而電子文件卻不同，外表看來保存完好的磁盤，由于環(huán)境（硬件、軟件、加密、編碼方式等）的變化，信息很可能具有不可讀。電子文件的信息內(nèi)容是以特定的編碼形式記錄下來的，信息技術(shù)的發(fā)展不斷有新的編碼替代原來的編碼，電子文件各自所有的編碼方式和迅速變化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境間矛盾會(huì)越來越尖銳。
3.3檔案人員要確保電子檔案的原始性
電子文檔在保存中容易被復(fù)制和修改且不易被發(fā)現(xiàn)，因此，保證電子文件的原始性是保證其憑證作用的關(guān)鍵。電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過程中存在著被改動(dòng)的可能。處理后的電子文件是否與原來一樣，存在著認(rèn)定上的困難。因此，科學(xué)界定電子檔案的原始性是檔案研究領(lǐng)域的新課題。
3.4檔案人員要加強(qiáng)對(duì)檔案的集中統(tǒng)一管理
電子文件其物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往不一致，同一個(gè)電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以在不同的載體上而不影響其正常顯示輸出，在電子文件的傳輸載體轉(zhuǎn)換等信息處理過程中，其物理結(jié)構(gòu)經(jīng)常發(fā)生變化，而其邏輯結(jié)構(gòu)卻可以保持不變。這個(gè)特性，使其在管理上與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理要有所不同。
總之，電子檔案管理是信息時(shí)代下檔案界的一次革命。這就要求檔案人員在掌握電子文檔特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提高檔自身的素質(zhì)，結(jié)合檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高自己駕馭現(xiàn)代信息技術(shù)的能力，加強(qiáng)電子文件方面的研究，以適應(yīng)檔案工作不斷發(fā)展的需要。
【參考文獻(xiàn)】
[關(guān)鍵詞]電子文件 電子檔案 特點(diǎn) 管理
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2014）02-0052-01
齊秀，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務(wù)中心助理館員，從事檔案管理工作。
趙淑華，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務(wù)中心助理館員，從事檔案管理工作。
一、電子文件、電子檔案的特點(diǎn)
（一）信息傳遞快
經(jīng)濟(jì)全球化把世界上不同國度、不同角落從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的人聯(lián)系在一起。世界并不陌生，也不顯得遙遠(yuǎn)，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)個(gè)體在短時(shí)間內(nèi)就能了解自己的商務(wù)活動(dòng)并作出反應(yīng)。電子信息通過網(wǎng)絡(luò)既可單向傳播，也可多向分散，由電子信息生成的電子文件成為傳播信息的重要渠道且波及面廣，無論是世界經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的前沿報(bào)道，還是某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)法規(guī)的公布都可以通過電子文件公布出來，很短時(shí)間內(nèi)世界上便可曉得經(jīng)濟(jì)的最新進(jìn)展。在沒有電子文件、沒有電子信息之前，可以想象讓全世界了解某項(xiàng)重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的運(yùn)行、發(fā)展幾乎是不可能的。
（二）一體化趨勢(shì)強(qiáng)
電子文件、電子檔案具有記錄范圍廣、傳遞信息快、保存方便的優(yōu)勢(shì)，它不僅能縱向形成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的紀(jì)要，更能從橫向范圍內(nèi)把反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)議題影響的價(jià)值信息快速記錄下來。電子文件、電子檔案從記錄的完整角色看，更能充分做到“橫不缺項(xiàng)、縱不缺限”，無論是從時(shí)間角度還是空間角度都是完整、一體的發(fā)生作用。經(jīng)濟(jì)全球化也不是單向的，國家之間、公司之間甚至個(gè)人之間進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)從對(duì)話到最后達(dá)成協(xié)議并不是孤立的發(fā)生作用，它必然或無形中影響到其他國家或民眾的關(guān)注。特別是關(guān)系國計(jì)民生的重要國際會(huì)議議題，如改善衛(wèi)生服務(wù)、改善居住環(huán)境、加快扶貧等一系列問題都會(huì)使其他國家或民眾作出反應(yīng)并出臺(tái)相關(guān)政策應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化。從這層意義上講經(jīng)濟(jì)全球化又是一體化的過程。電子文件、電子檔案記錄內(nèi)容的完整性、一體化與經(jīng)濟(jì)全球化相對(duì)稱，它對(duì)國家根據(jù)國際形勢(shì)變化探究經(jīng)濟(jì)趨勢(shì)、推定經(jīng)濟(jì)走向、制定經(jīng)濟(jì)法規(guī)能產(chǎn)生重要影響，對(duì)國家在經(jīng)濟(jì)全球化中開展國際競(jìng)爭(zhēng)提供了更為寬廣的信息來源。
（三）保存與查詢
經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了檔案工作的變革，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已不能完全適應(yīng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化，電子文件、電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)變得更加便捷，且保存簡(jiǎn)易。一旦紙質(zhì)檔案丟失，便可通過電子文件和保存的電子檔案進(jìn)行查詢，尤其是當(dāng)發(fā)生重大自然災(zāi)害，如暴雨、雷電、地震等災(zāi)難時(shí)，紙質(zhì)檔案一旦完全被毀，如有電子檔案異地備份保存，只要進(jìn)行原始電子文件恢復(fù)，將起到其他方式再現(xiàn)歷史不可替代的作用。特別是國家在經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)中應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)糾紛，如有電子文件、電子檔案保存，它將會(huì)給國家提供法律依據(jù)，打贏國際官司、挽回經(jīng)濟(jì)損失功不可沒。
二、電子文件、電子檔案的管理
（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
檔案作為真實(shí)記錄社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等各項(xiàng)活動(dòng)的第一手材料，是人類社會(huì)記錄、傳遞、留存信息的重要工具，是一個(gè)國家或地區(qū)歷史文化財(cái)富的重要載體。伴隨信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、檔案一樣，都是首都重要的信息資源和珍貴財(cái)富。各地區(qū)、各單位應(yīng)提高對(duì)保存電子文件和電子檔案重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子文件和電子檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將電子文件和電子檔案的管理納入本地區(qū)、本單位的信息化建設(shè)規(guī)劃。健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，將對(duì)電子文件形成及管理全過程的要求相應(yīng)納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、電子文件形成部門和檔案部門或人員的職責(zé)范圍，確保電子文件和電子檔案的真實(shí)、完整及有效性。
（二）做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)和應(yīng)用工作
各地區(qū)、各單位在開發(fā)設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)統(tǒng)籌考慮電子文件歸檔和電子檔案管理問題。檔案部門或人員應(yīng)在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)人員的技術(shù)指導(dǎo)及對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文件形成全過程充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，全面、準(zhǔn)確地提出電子文件歸檔和電子檔案管理的功能需求。同時(shí)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用的整個(gè)過程中，系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)和維護(hù)人員要與檔案部門或人員密切合作，以保證辦公自動(dòng)化環(huán)境下電子文件和電子檔案的有序形成和安全保存。
（三）及時(shí)做好電子文件的歸檔和電子檔案的移交工作
各單位應(yīng)將具有憑證和參考價(jià)值的電子文件納入歸檔范圍，并在歸檔電子文件時(shí)，同時(shí)歸檔同版本的紙質(zhì)文件及保證電子文件長(zhǎng)期可讀的相關(guān)數(shù)據(jù)和背景信息。檔案部門或人員負(fù)有對(duì)本單位電子文件形成、積累、整理、歸檔工作的監(jiān)督職責(zé)。各單位還要按照同級(jí)國家綜合檔案館的要求，定期向同級(jí)國家綜合檔案館移交電子檔案。
引進(jìn)工程外文技術(shù)檔案的范圍
外文技術(shù)檔案的主體是外文技術(shù)文件材料，是從項(xiàng)目詢價(jià)、報(bào)價(jià)、投標(biāo)、合同簽訂、設(shè)計(jì)、采辦、施工安裝、試運(yùn)投產(chǎn)、竣工驗(yàn)收、質(zhì)保期服務(wù)，以及工程變更、結(jié)算付款等工程項(xiàng)目實(shí)施全過程中形成的不同載體形式的文件資料的總和。具體內(nèi)容包括詢價(jià)書、報(bào)價(jià)書、合同及合同技術(shù)附件、各類會(huì)議備忘錄、來往的傳真信函、成套的工藝包、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)及圖紙、詳細(xì)設(shè)計(jì)及圖紙、安裝試車規(guī)定；有關(guān)專利商文件、制造廠商文件以及其他有關(guān)技術(shù)文件及數(shù)據(jù)表等。其中專利商提供的技術(shù)文件中包括工藝手冊(cè)、安全手冊(cè)等，制造廠商文件包括機(jī)械手冊(cè)、安裝操作維護(hù)手冊(cè)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，以及設(shè)備到貨時(shí)的船運(yùn)文件。
引進(jìn)工程外文技術(shù)檔案的特點(diǎn)
由于引進(jìn)工程的特殊性，其外文技術(shù)檔案體現(xiàn)出以下幾個(gè)特點(diǎn)：
一、涉外性。一個(gè)大的引進(jìn)工程項(xiàng)目，其主要的項(xiàng)目裝置都是全套引進(jìn)的，其他還包括許多單機(jī)引進(jìn)設(shè)備。因此，其工藝技術(shù)往往包括幾個(gè)國家和地區(qū)的多種專利技術(shù)。其工程的設(shè)計(jì)及設(shè)備的制造又往往涉及到諸多承包商和制造廠商。在一般情況下，合同附件中，對(duì)賣方提供的技術(shù)文件及圖紙所使用的文字都是英文，但制造廠商提供的一些說明書、合格證書、檢驗(yàn)報(bào)告等文件材料，通常使用制造廠商本國的文字，在茂名三十萬噸乙烯工程中，所涉及到的語言文字就有英語、日語、意大利語、德語和韓國語等。
二、自成體系的成套性。由于各個(gè)國家、各個(gè)公司的生產(chǎn)管理制度不同，引進(jìn)工程的外文技術(shù)文件各有不同的產(chǎn)生程序和特點(diǎn)，但它們都是以一定的工作對(duì)象為中心，自然地形成了一套緊密聯(lián)系、互相制約的科技文件材料，共同反映了一個(gè)獨(dú)立工作項(xiàng)目活動(dòng)的全貌，具有成套性特點(diǎn)，并用邏輯編號(hào)的方式揭示其隸屬關(guān)系、排列次序和所在位置。如日本日揮公司和日本三井造船公司，他們的技術(shù)文件分類代號(hào)都是用數(shù)字順序排列的，但我們把兩家技術(shù)文件的分類代號(hào)進(jìn)行比較，卻可以看出，同一個(gè)數(shù)字，兩家公司所代表的類別不同，但它們一經(jīng)確定，又都自成體系，并不混亂。
三、形成的階段性。引進(jìn)工程設(shè)計(jì)工作的基本程序與國內(nèi)大致一樣，不過一些細(xì)節(jié)會(huì)有差異，且叫法不同。引進(jìn)工程一般都要經(jīng)過設(shè)計(jì)準(zhǔn)備階段、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)階段、詳細(xì)設(shè)計(jì)階段和配合現(xiàn)場(chǎng)施工安裝階段。每個(gè)設(shè)計(jì)階段的工作任務(wù)、工作內(nèi)容、工作程序和工作環(huán)節(jié)、應(yīng)具備的工作條件、以及必須形成的設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容及其深度，都在設(shè)計(jì)程序中有明確具體的規(guī)定。前一階段的設(shè)計(jì)文件是后一階段的設(shè)計(jì)依據(jù)，后一階段的設(shè)計(jì)文件又是前一階段設(shè)計(jì)文件的深化和發(fā)展。前后不同階段的設(shè)計(jì)文件之間，既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分。因此，每個(gè)設(shè)計(jì)階段各個(gè)專業(yè)的設(shè)計(jì)文件分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定設(shè)計(jì)文件材料形成的階段性。國外公司在組卷形式上各有不同的組卷方式。
四、復(fù)雜多樣性。凡是接觸過外文技術(shù)文件材料的，都有一個(gè)共同的印象，就是感到外文技術(shù)文件材料“太亂”，常常感到無從下手，其實(shí)這是由它本身的特點(diǎn)所決定的。由于引進(jìn)工程項(xiàng)目?jī)?nèi)容廣泛，引進(jìn)方式多樣，以及工作的階段性和涉外性，整個(gè)工程所產(chǎn)生的外文技術(shù)文件材料面廣、量大、分散、復(fù)雜。而它們的文件編制關(guān)系由于各個(gè)國家的生產(chǎn)管理制度不同而不盡相同。單機(jī)引進(jìn)設(shè)備項(xiàng)目也很多。這類項(xiàng)目的制造廠商很雜，遍布多個(gè)國家和地區(qū)，各廠之間沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所提供的技術(shù)文件圖紙種類不一、裝幀不一、規(guī)格各異、零亂而不系統(tǒng)。有些是通過郵件寄來，有些是通過來人帶來，有些則隨設(shè)備一起來，有時(shí)設(shè)備都開箱了，技術(shù)文件都還沒到位。這些都給我們的工作增加了很大的難度。
五、持續(xù)性與多變性。引進(jìn)裝置設(shè)計(jì)在基礎(chǔ)設(shè)計(jì)后直接進(jìn)入詳細(xì)設(shè)計(jì)階段。由于基礎(chǔ)設(shè)計(jì)條件比較粗淺，在形成最終版設(shè)計(jì)文件前，對(duì)最初版的設(shè)計(jì)要進(jìn)行不斷修改和完善，設(shè)計(jì)文件隨之不斷深化、補(bǔ)充與更新，造成了技術(shù)文件及圖紙的版次多。按照合同規(guī)定，應(yīng)該提供的外文技術(shù)文件有成千上萬份，但這些文件并不是一次交付清，而是隨著設(shè)計(jì)階段陸續(xù)分批交付，每來一批，都既有原始設(shè)計(jì)文件，又有修改了的文件，并且每批文件都有幾種專業(yè)。由于修改好的外文技術(shù)文件或圖紙發(fā)送時(shí)沒有設(shè)計(jì)變更單，而是重新復(fù)印一份發(fā)來，這樣就出現(xiàn)了同一名稱，同一件號(hào)，同一圖號(hào)的文件或圖紙多份的現(xiàn)象，修改次數(shù)越多，這種現(xiàn)象越嚴(yán)重。這些都形成了外文技術(shù)文件交付的持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)及替換頻率高的特點(diǎn)。
六、圖紙文件修改方式與國內(nèi)不同。我們國內(nèi)的設(shè)計(jì)變更，通常是在原設(shè)計(jì)文件發(fā)出之后，如有變更，就采用設(shè)計(jì)變更修改通知單的方式通知修改。隨著工程施工的深入，再有修改，還是按照此法辦理。第一次發(fā)出的原設(shè)計(jì)文件既不聲明作廢，也不作絲毫改動(dòng)，而是在原設(shè)計(jì)文件基礎(chǔ)上，將一次次的變更通過設(shè)計(jì)變更單來付諸實(shí)施。檔案管理則需在保存原設(shè)計(jì)文件的基礎(chǔ)上，將每次的設(shè)計(jì)變更單都進(jìn)行存檔，基本上是有進(jìn)無出，積累成卷。而國外的圖紙文件修改方式則與國內(nèi)不同。一份原設(shè)計(jì)文件發(fā)出后，一有設(shè)計(jì)變更，國外設(shè)計(jì)人員會(huì)在原設(shè)計(jì)文件或圖紙上作修改，將需修改的部位畫上云形塊，將改動(dòng)的內(nèi)容詳細(xì)標(biāo)出來，并在旁邊畫上個(gè)三角符號(hào)（），內(nèi)注上修改版次，然后在圖紙的角圖章內(nèi)標(biāo)出修改的版次及修改日期。在圖紙的右上角通常還有一個(gè)修改欄，這是外文技術(shù)文件有的欄目。欄中的項(xiàng)目有每次修改的版次數(shù)、修改日期、修改者、檢查者等。如果是文字材料，如設(shè)計(jì)說明、工程規(guī)范、操作手冊(cè)等，則是在原發(fā)出的文件中，將要修改的段落或文字改好（有時(shí)也框上云形塊），旁邊畫上三角符號(hào)（），內(nèi)注上修改版次數(shù)。而文件的修改欄在文件的封面上。最后將新版次的設(shè)計(jì)文件及圖紙發(fā)來。這種修改方式的優(yōu)點(diǎn)是一打開圖紙或文件，不用到處亂找，一眼就可以抓到有用的信息。目前國內(nèi)一些大的設(shè)計(jì)院也開始使用這種修改方式。
七、大量的電子文件。由于引進(jìn)工程是引進(jìn)國外的先進(jìn)技術(shù)，隨之而來的技術(shù)文件現(xiàn)代化程度也較高，出現(xiàn)了大量的電子文件。如光盤、各種型號(hào)的磁盤、磁帶、錄像帶等。尤其在儀表專業(yè)方面，現(xiàn)代化程度很高，電子文件必不可少。如茂名三十萬噸乙烯工程中所有的DCS系統(tǒng)都有電子文件，有些裝置在工藝、配管、平面布置、設(shè)備等方面也有電子文件。雖然與紙質(zhì)文件相比，它的數(shù)量還不算多，但它有發(fā)展的趨勢(shì)，應(yīng)引起我們的注意。
引進(jìn)工程外文技術(shù)檔案的管理
針對(duì)外文技術(shù)檔案的特點(diǎn)，我們的管理工作應(yīng)做到下面幾個(gè)方面：
一、外文技術(shù)檔案的管理人員應(yīng)具有較高的外語水平及保密意識(shí)。外文技術(shù)檔案都是用外國語言文字寫成的，如果管理人員不懂外文，就沒有辦法了解技術(shù)檔案中的內(nèi)容及它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，工作起來就相當(dāng)被動(dòng)，無法將工作做好。在保密方面，由于是引進(jìn)多個(gè)國家、多個(gè)公司的專利技術(shù)，有許多技術(shù)文件帶有機(jī)密性，如合同、工藝包、專利技術(shù)等，在買賣雙方簽定合同時(shí)，都會(huì)簽定保密協(xié)定。茂名三十萬噸乙烯工程在前期的技術(shù)談判期間，各個(gè)公司的技術(shù)附件都是對(duì)其他公司保密的，不允許隨便泄露給其他公司的人。合同要經(jīng)理批準(zhǔn)才能外借。工藝包屬于公司的專利技術(shù)，更應(yīng)該為其保密。
二、保持外文技術(shù)檔案原有的成套性及有機(jī)聯(lián)系。在檔案整編時(shí)，以裝置為單位來進(jìn)行整理，盡可能保留原有的分類、編號(hào)體系。如果把原來形成的成套技術(shù)文件分散或打亂，就會(huì)牽扯到整體的變化，特別是在補(bǔ)充、替換版次時(shí)，無法按原來的分類體系查找到原有的案卷或文件材料。因此我們?cè)谡頃r(shí)要具體情況具體分析，在符合檔案整理原則的基礎(chǔ)上，盡量使文件保持原貌，以方便查找、利用。
三、充分了解所管檔案的復(fù)雜多變性。要大致掌握引進(jìn)裝置都應(yīng)該有些什么外文技術(shù)文件，明了各個(gè)公司外文技術(shù)文件的編制系統(tǒng)，掌握各專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)及各專業(yè)術(shù)語。如不同的承包商在表達(dá)同一專業(yè)術(shù)語時(shí)使用的英文單詞的差異、管道閥門與儀表閥門的劃分等等。對(duì)單機(jī)引進(jìn)設(shè)備檔案的整理，要以合同為單位來組卷，同一合同號(hào)的文件材料組成一個(gè)案卷，卷內(nèi)材料按照文件產(chǎn)生的順序來排列，因單機(jī)合同“麻雀雖小，五臟俱全”，各個(gè)階段都有各個(gè)階段的技術(shù)文件。
關(guān)鍵詞：困難學(xué)生；自主管理；檔案信息；服務(wù)體系
近年來，黨和國家高度重視學(xué)生資助工作，把學(xué)生資助工作作為“促進(jìn)教育公平，辦人民滿意教育”的一項(xiàng)民心工程來抓。近年來國務(wù)院和省政府相繼出臺(tái)了多項(xiàng)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助政策，為落實(shí)這項(xiàng)“民心工程”，加強(qiáng)困難學(xué)生的資助管理，我市于2007年8月成立學(xué)生資助管理中心，從此我就開始了學(xué)生資助中心工作，負(fù)責(zé)市直及各縣區(qū)，學(xué)前、義務(wù)教育，高中、中職資助工作，及大學(xué)生生源地信用助學(xué)貸款、高校義務(wù)兵服兵役學(xué)費(fèi)返還，高校畢業(yè)生學(xué)費(fèi)和國家助學(xué)貸款補(bǔ)償?shù)裙ぷ?。幾年來全市累?jì)資助學(xué)前兒童8.6萬人次，發(fā)放助學(xué)金 1.02億元；資助中職學(xué)生15.6萬人次，發(fā)放助學(xué)金2.3億元，資助普通高中學(xué)生12.2萬人次，發(fā)放助學(xué)金2.28億元，累計(jì)辦理生源地信用助學(xué)貸款 22萬多人次，成功發(fā)放助學(xué)貸款13.62|元。產(chǎn)生大量學(xué)生資助申請(qǐng)表、匯總表，全國、省及市級(jí)資助政策文件，資料檔案。各縣區(qū)大量生源地助學(xué)貸款檔案 ，我們將檔案目錄一條條錄入電腦，各門類檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率達(dá)96%以上，菏澤市學(xué)生資助管理中心多次被授予全省資助工作先進(jìn)單位，我先后兩次被省教育廳、省財(cái)政廳授予全省學(xué)生資助工作先進(jìn)個(gè)人。
1 困難學(xué)生資助檔案的主要內(nèi)容
1.1 困難學(xué)生的個(gè)人情況
在建立健全學(xué)生資助管理中心的檔案體系時(shí)，需要對(duì)學(xué)生的基本情況進(jìn)行深入了解，其中包括學(xué)生的身體狀況，家庭情況，家庭收入以及經(jīng)濟(jì)來源渠道等等。學(xué)生們首先應(yīng)該提交準(zhǔn)確的證明材料，校方經(jīng)過核實(shí)之后，最終確立資助檔案。
1.2 申請(qǐng)審批材料
審批材料的內(nèi)容包含的非常廣，除了家庭經(jīng)濟(jì)狀況之外，還包括相應(yīng)的公示情況，學(xué)校以及教育部門的審批認(rèn)定書等等?？梢?，審批材料具有預(yù)定的權(quán)威性。
1.3 困難學(xué)生資助情況
學(xué)生資助檔案管理中心的工作人員需要在第一時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)生的自主材料以及上交的其他書面形式的材料進(jìn)行收集和整理，同時(shí)保證材料的完整性，還應(yīng)該對(duì)其準(zhǔn)確性進(jìn)行核實(shí)。只有這樣才能夠及時(shí)地了解學(xué)生的資助情況。這種做法也是為了對(duì)資助體系進(jìn)行完善，同時(shí)還能夠有效的減少資助工作中的遺漏問題。
1.4 困難學(xué)生個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷
在學(xué)生資助管理中心的檔案管理工作中，最重要的工作依據(jù)就是被資助學(xué)生每個(gè)學(xué)期的總體成績(jī)，在社會(huì)實(shí)踐中所獲得的參賽證書以及社會(huì)實(shí)踐情況。
2 困難學(xué)生資助檔案的特點(diǎn)
學(xué)生資助檔案是在學(xué)生資助工作中產(chǎn)生的，學(xué)生資助實(shí)踐活動(dòng)的規(guī)律決定了學(xué)生資助檔案的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)為：第一，學(xué)生資助檔案內(nèi)部有機(jī)關(guān)聯(lián)性強(qiáng)。由于學(xué)生資助檔案涉及每個(gè)資助人的切身利益，關(guān)系到國家和社會(huì)出資人資助經(jīng)費(fèi)公平、公正的發(fā)放，所以，資助工作本身就有一整套嚴(yán)格的申請(qǐng)、審批和發(fā)放程序，形成的檔案環(huán)環(huán)相扣，關(guān)聯(lián)度非常強(qiáng)。第二，學(xué)生資助檔案來源廣泛，具有分散性強(qiáng)的特點(diǎn)。學(xué)生資助工作由各個(gè)大中小學(xué)來實(shí)施，而在每個(gè)學(xué)校，資助工作往往涉及辦公室、財(cái)務(wù)部門、學(xué)生管理部門、資助管理部門等多個(gè)部門，所以，檔案的來源廣泛而分散。第三，學(xué)生資助檔案信息化程度高。從2007年起，國家教育部就投入了大量經(jīng)費(fèi)，建立了“全國學(xué)生資助管理中心網(wǎng)”、“全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生信息管理系統(tǒng)”、“全國高校學(xué)生資助工作信息管理平臺(tái)”等多個(gè)信息管理系統(tǒng)，各省、市、縣也紛紛建立了網(wǎng)站，為學(xué)生資助工作的專業(yè)化、信息化鋪平了道路。信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量電子文件，這給學(xué)生資助檔案的歸檔與管理帶來了新的挑戰(zhàn)。
3 困難學(xué)生資助檔案建立與完善策略
3.1 明確學(xué)生資助檔案材料，保證其真實(shí)性和應(yīng)用價(jià)值
在具體的實(shí)踐中，對(duì)于困難學(xué)生進(jìn)行適當(dāng)?shù)难a(bǔ)助是必要的，不僅可以讓學(xué)生們感受到教育的公平和平等，還能夠?yàn)閷W(xué)生自身減少負(fù)擔(dān)，使其能夠積極投身到學(xué)習(xí)和實(shí)踐中去。但是，資助檔案管理中心工作人員的工作內(nèi)容就是對(duì)學(xué)生所提交的信息進(jìn)行核實(shí)，在保證材料的真實(shí)性以及時(shí)效性的基礎(chǔ)上，對(duì)其采取補(bǔ)助措施。如果材料存在著一定的失真現(xiàn)象，檔案管理的工作力度就會(huì)受到嚴(yán)重的損害，而且也會(huì)威脅到其他學(xué)生的自身利益。所以說，檔案管理工作人員需要對(duì)這些檔案信息進(jìn)行整理和更新，時(shí)刻掌握學(xué)生的動(dòng)態(tài)信息，提升檔案管理工作和服務(wù)的高效性。進(jìn)而提升檔案資料的整體作用。
3.2 及時(shí)整理和分析困難學(xué)生資助檔案信息
為了對(duì)學(xué)生資助管理中心的檔案信息進(jìn)行完善，同時(shí)將工作進(jìn)一步貫徹和落實(shí)，需要將這些貧困學(xué)生的檔案進(jìn)行分析和整理。由于學(xué)生的家庭情況不同，所以，資助的力度也存在著明顯的差異，所以，在具體的工作中，應(yīng)該在建立健全完善的資助檔案管理體系的前提下，將學(xué)生的基本信息進(jìn)行分類管理，其中包括孤兒家庭、單親家庭以及患重病家庭等等。同時(shí)，還應(yīng)該根據(jù)家庭收入的實(shí)際情況來采取科學(xué)合理的資助行為?？梢?，學(xué)生資助管理中心檔案信息的利用和服務(wù)體系的建立為具體的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，逐漸實(shí)現(xiàn)了資助工作高效性和多樣化的工作目標(biāo)。
3.3 遵循信息化原則，實(shí)現(xiàn)文本檔案與電子檔案同步
電子檔案作為一種新的載體便于使用和管理，并且最大的特點(diǎn)是能夠考慮到學(xué)生檔案信息變動(dòng)處理的特殊性對(duì)學(xué)生信息的更改變動(dòng)處理靈活方便對(duì)學(xué)生各種情況調(diào)用簡(jiǎn)單快捷，所以經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)登記、實(shí)時(shí)更改、信息等功能集于一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文本檔案與電子檔案的同步發(fā)展。
3.4 遵循保障性原則，提高管理人員素質(zhì)
目前由于家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助覆蓋面的不斷加大，從事資助工作的人員一般都身兼多職，而對(duì)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的收集和管理往往有所忽視并且缺乏系統(tǒng)的檔案理論培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練。這就使很多檔案材料無法得到及時(shí)更新，只是束之高閣不再二次利用和研究。學(xué)生資助檔案工作者要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平將家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案做到系統(tǒng)、規(guī)范。使家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案為開展好學(xué)生資助工作提供捷徑管理者根據(jù)學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案，可以對(duì)學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)困難情況有一個(gè)全方面、相對(duì)真實(shí)的了解和認(rèn)識(shí)，針對(duì)性地管理好、用好各級(jí)各類學(xué)生資助資金使，把有限資助資金真正用在最需要獲助的學(xué)生身上。這不僅對(duì)學(xué)生、資助中心的管理和發(fā)展具有重要作用。
3.5 加強(qiáng)制度建設(shè)，落實(shí)法律責(zé)任
首先，加強(qiáng)制度建設(shè)。每個(gè)學(xué)校都要建立嚴(yán)格的學(xué)生資助檔案的集中統(tǒng)一管理制度，明確管理部門、歸檔時(shí)間、部門職責(zé)并落實(shí)到人，將學(xué)生資助檔案的歸檔管理納入考核范疇，加強(qiáng)監(jiān)督。
其次，要落實(shí)法律責(zé)任。凡是漏簽的文件都要補(bǔ)簽。獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、貸管費(fèi)、減免學(xué)費(fèi)、補(bǔ)助等各類資助材料，必須有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽字，以保證歸檔材料的完整性和法律憑證價(jià)值。在資助過程中形成的電子文件材料，在目前相關(guān)法律尚不健全的情況下，仍然應(yīng)當(dāng)還原成紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，并在歸檔時(shí)加蓋單位公章。