時間：2023-07-13 16:43:43
導語：在檔案管理的基本知識的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
關鍵詞：城市發(fā)展 園林檔案 管理措施
1 城市園林檔案的內(nèi)容及其作用
在現(xiàn)代社會經(jīng)濟建設不斷發(fā)展的今天，檔案管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位行政管理工作一項不可或缺的工作，并且隨著電子檔案的不斷建立和普及，檔案管理所起的作用也是越來越重要。城市園林檔案亦是如此，由于城市園林檔案在城市的規(guī)劃和建設中充當著重要的角色，這就要求我們首要要認真了解和掌握其基本內(nèi)容，努力學習建立和管理城市園林檔案的方法及其措施，使之更好的為城市建設發(fā)揮更大的作用。
城市園林檔案所記載的內(nèi)容是非常廣泛的，它不僅記載著以往城市中各種風景區(qū)、旅游區(qū)和綠地的規(guī)劃、建設和管理的信息，不僅記載著城市園林中各種珍貴樹木、花卉、雕塑、建筑物的信息，而且連歷年的花草樹木的種植情況和城市園林工程的建設情況都有清楚的記載，可以說，城市園林檔案就是一部城市園林建設史。
城市園林檔案對城市的建設和發(fā)展起著不可替代的作用，其作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，城市的基礎設施建設及綠化、園林規(guī)劃、建設與維護都離不開園林檔案。城市園林的突出特點就是具有連續(xù)性和周期性，而城市園林檔案對于城市的規(guī)劃、建設和綠化，樹木花草的種植品種、培育方法都有詳細的記載，這就必然決定了城市園林檔案在城市規(guī)劃、綠化和園林的規(guī)劃、建設中的重要作用。其次，城市園林檔案對于一個城市旅游業(yè)的開發(fā)和建設具有重要的促進作用。我們可以通過查找園林檔案，對那些名勝古跡、名貴樹木花草等進行開發(fā)和維護，多途徑、多舉措的開發(fā)城市的旅游資源和發(fā)展城市的旅游經(jīng)濟，最終為提高城市的知名度和城市的經(jīng)濟發(fā)展做出應有的貢獻。
2 城市園林檔案管理中存在的問題
城市園林檔案不僅對于城市的經(jīng)濟發(fā)展具有促進作用，而且對于我國和諧社會的建設具有重大的意義，但是目前我國城市園林檔案管理還存在不少的問題，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
第一，對檔案重視程度不夠，投入不足，設備陳舊。目前，在大多數(shù)企事業(yè)單位中，檔案工作并不能給單位帶來直接的經(jīng)濟效益，因此沒有把檔案管理當作單位的一項主要工作來抓，這種錯誤的思想觀念和管理觀念必定會束縛檔案管理工作的發(fā)展，并且由于檔案管理缺乏足夠的資金支持，這就造成檔案管理工作不能向數(shù)字化、現(xiàn)代化的方向邁進。目前大多數(shù)園林檔案管理缺乏必備的條件，檔案室的環(huán)境也是十分簡陋和陳舊的，更有甚者，有些珍貴的檔案材料出現(xiàn)了發(fā)霉、蟲蛀的問題。在硬件和軟件設備上都亟待更新?lián)Q代，這就不得不引起人們的思考和關注。
第二，管理員業(yè)務素質(zhì)有待提高。從事園林檔案管理的人員很多缺乏崗前系統(tǒng)的有關園林檔案管理知識的培訓，許多檔案管理人員身兼多職，他們或是缺乏園林檔案管理的基本知識，或是對園林檔案管理的操作不夠精通，這些問題必然會對園林檔案管理造成混亂，導致園林檔案資料出現(xiàn)收集不及時、歸檔錯誤、甚至出現(xiàn)檔案丟失和缺損的現(xiàn)象。另外，在管理觀念和管理方法上，大多數(shù)檔案管理人員的思想觀念和工作方法還是處于傳統(tǒng)的模式上，這也是束縛我國城市園林檔案發(fā)展的一個重要的問題。
3 完善城市園林檔案管理工作的策略
城市園林檔案的管理是一個系統(tǒng)的工作，需要多方面的努力和多舉措并舉才能夠解決目前園林檔案管理工作中存在的問題，從而實現(xiàn)城市園林檔案管理工作又好又快的發(fā)展。
3.1增強園林檔案管理意識
從事園林檔案的管理工作，必須要在思想上高度重視這項工作。首先主管園林檔案的領導要加大思想認識，提高思想觀念，并且把園林檔案工作當作單位一項日常的工作來抓，并且要抓出成效；其次，作為園林檔案管理工作的普通員工，要增強思想認識，學習了解國家有關園林檔案管理的基本知識，提高園林檔案管理的業(yè)務素質(zhì)，在園林部門的領導下，積極做好園林檔案的建立和歸檔工作，從而為城市的建設和經(jīng)濟的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。
3.2做好園林檔案的收集和整理工作
不管是哪方面的檔案管理工作，檔案的完整性和真實性都是至關重要的，也是最根本的，對于園林檔案的管理工作也是這樣的，這就要求園林檔案管理人員在日常的工作中一定要做好園林檔案的收集和整理工作。對于園林的規(guī)劃、建設、完善、和維修中的每一個階段都應該做好信息的收集工作，并且要及時核實所收集的信息，要做到檔案收集工作有機會、有目標、有方法的進行。另外，在園林檔案的整理工作中，要對收集上來的檔案材料進行編排處理，并且對檔案材料實施科學分類、排列和歸檔，從而實現(xiàn)所有檔案資料的有效整合。
3.3提高園林檔案管理人員素質(zhì)，實現(xiàn)數(shù)字化管理
隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，科學技術(shù)的不斷進步，傳統(tǒng)的管理觀念和管理模式已經(jīng)很難能夠滿足當今城市園林的建設和發(fā)展的要求。這一方面要求檔案管理人員要不斷的學習掌握現(xiàn)代的電子檔案管理技術(shù)，對檔案資料采取信息化的采集、梳理和檢索，并且要形成一種比較熟練和快捷的現(xiàn)代管理模式，來促進城市的園林建設。另一方面，要求園林主管單位的領導，要加大資金投入，及時更新園林檔案管理的硬件和軟件設備，從而為實現(xiàn)園林檔案的數(shù)字化管理提供設備上的保障。
參考文獻：
[1]陳小英，城建檔案管理的難點問題及解決對策[J]，城建檔案，2009，(09).
[2]劉秀萍，淺談國有建筑企業(yè)檔案管理[J]，山西建筑，2010，(01)
在我們這次海關檔案培訓工作過程中，我們很榮幸的邀請到國家檔案局及海關學院領導專家給我們進行授課，通過這次培訓，我們主要學習了專業(yè)的檔案管理知識、檔案管理的綜合知識、基礎的檔案管理實踐操作，同時還參加了一些海關檔案庫房關及相關互動活動。
在為期兩周的培訓工作中，我們?nèi)w參訓人員深入的學習了檔案管理的專業(yè)的知識，提高了我們自身的管理水平，這些有利于提升我們海關檔案管理的科學性。接下來我就本期培訓工作做一個簡短的總結(jié)。
一、專業(yè)檔案管理知識的培訓
本次的檔案管理培訓的時間很短暫，但是培訓的內(nèi)容很豐富，在每次的培訓之后，學員們都在積極的消化學習內(nèi)容，以此來提升自己的檔案管理理論水平和專業(yè)技能。
（一）增強了檔案管理的法制意識
在培訓中，國家檔案局的專家給我們講解了我國目前海關檔案管理的基礎檔案法律法規(guī)的制定情況，并且詳細的學習了海關檔案管理的檔案違法行為，讓我們參訓人員了解到哪些是屬于檔案違法行為，這些違法行為有什么樣的特點，違法了這些檔案法有什么樣的法律后果，以及當事人或責任人會受到什么樣的法律制裁等等，通過對這些知識的全面而系統(tǒng)的了解之后，增加了我們海關檔案管理人員的法律意識，以及提升了檔案的規(guī)范化管理水平。
（二）檔案管理的專業(yè)知識和業(yè)務能力的提升
在培訓中，專家詳細的講解了檔案的管理知識，提升了我們海關檔案管理人員對于檔案管理知識的水平。
在檔案管理培訓中，了解了檔案業(yè)務的規(guī)范化管理的各個環(huán)節(jié)及步驟，還掌握了不同類型、不同載體檔案資料的整理管理辦法，夯實了檔案管理的理論基礎。
通過對檔案管理的理論學習，強化了自身對檔案工作的要求，更加全面的掌握了管理的基礎知識，提升了我們海關在檔案管理方面的工作技能及業(yè)務水平。
（三）提升了檔案管理科學化
從這次的培訓中，我們充分認識到檔案管理工作必須從平時做起，要養(yǎng)成自覺的習慣。
在平時的檔案管理工作中，就要做好檔資料的收集、整理及管理工作。平時工作中要做到主動的收集檔案資料并及時的存檔；按時歸檔、并要定期整理檔案資料和經(jīng)常檢查檔案資料的完整性；對于不同的檔案要做到整理有序，科學化的管理，把不同的類型的資料進行分類分柜的存放，以方便今后查閱。
（四）有利于完善檔案管理制度
通過這次培訓，讓我們認識到檔案管理制度的重要性，規(guī)范化的管理制度是提升我海關檔案管理水平的基礎。
這就要求我們的檔案管理人員在平時的工作中，認真總結(jié)在管理中所遇到的新問題、新情況，及時做好匯總，同時負責人要做好記載，以此來作為完善檔案管理制度的基本材料，通過對我們的檔案管理制度的完善，促進了海關檔案管理的規(guī)范化建設進程。
二、提升了我們的綜合知識的水平
今年我國就正式進入“十二五”時期，這是我國的經(jīng)濟、社會發(fā)展向著更高的層次和水平跨越的關鍵時期，科學發(fā)展速度在不斷加快，推動了我國社會經(jīng)濟的快速協(xié)調(diào)發(fā)展。但是此時我國仍然處在重要的戰(zhàn)略機遇期，所要面臨的機遇和挑戰(zhàn)都是前所未有的。
（一）社會發(fā)展面臨眾多的挑戰(zhàn)
我國是一個多民族、多人口的發(fā)展中國家，整個人均資源占有率想對不足，因此我國目前正在積極實施計劃生育，不斷控制人口數(shù)量。從而提升我國公民的基本素質(zhì)，優(yōu)化我國人口結(jié)構(gòu)，促進了我國人口、資源環(huán)境與我國社會經(jīng)濟的協(xié)調(diào)快速發(fā)展。
目前我國正處在一個社會的轉(zhuǎn)型時期。由于社會各階層的利益分布不均衡，社會政策的調(diào)整等等因素導致社會利益格局多元化發(fā)展趨勢加劇，各種社會矛盾突出，恐有加劇之勢。如果這些矛盾處理不好，很容易會誘發(fā)社會穩(wěn)定問題。
（二）科學技術(shù)發(fā)展的提高
改革開發(fā)幾十年來，我國的科學技術(shù)有了質(zhì)的飛躍。我國的科學技術(shù)的進步為我國經(jīng)濟社會發(fā)展的貢獻正在不斷加強，科學技術(shù)推動了我國經(jīng)濟社會發(fā)展的快速發(fā)展。尤其是在我國的現(xiàn)代化建設中，提高我國自主的創(chuàng)新能力，建設創(chuàng)新性國家做出巨大的貢獻。
（三）進一步學習保密法
為了進一步貫穿落實新的《保密法》，切實做好海關工作的保密工作，因此在培訓中，專家給我們詳細的講解了新的《保密法》的各項規(guī)則，并結(jié)合我們海關的工作實際特點和性質(zhì)，從新《保密法》的保密范圍、重點以及如何提高保密技能和水平以及一些法律責任等內(nèi)容，我希望我們的同志學習之后，要高度重視工作中的保密性，自覺的提升的安全意識，為我們的海關的工作做出新的貢獻。
三、拓展我們檔案管理的思路和眼界
在此次培訓中，為了打破我們傳統(tǒng)的思維方式，拓展我們的視野，特別安排了專家為我們講解其他先進的管理經(jīng)驗，創(chuàng)新發(fā)展思維，開闊管理視野，提升工作水平。
通過這次培訓情，各位專家詳細的講解了國際先進的工作經(jīng)驗，讓我們開拓了眼界，打開了思路。盡管時間很短暫，但整個學習過程給我留下了深刻印象，深受啟發(fā)。在學習中，結(jié)合自身實際和檔案管理工作的實際情況，著重了解和學習了檔案管理建設方面的一些情況，獲益匪淺。
四、培訓考核
在培訓學習完成之后，我處結(jié)合培訓內(nèi)容，對參與培訓的工作人員進行了培訓考試，主要涵蓋檔案管理的專業(yè)理論知識、實際操作技能，國家發(fā)展規(guī)劃及科學發(fā)展前沿的基本知識理論等相關知識，因此來檢驗我們學習的成果。
在這次的培訓中，除了要感謝為我們的教授專業(yè)知識的各位專家教授，還要感謝海關檔案庫房方面工作人員的大力支持。
一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案，不符合《會計檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌嫏n案管理辦法》第6條明確指出，“當年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。
二是紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)?！薄稌嫽A工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實行會計電算化的單位，有關電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。
三是會計工作與會計檔案管理脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是會計檔案規(guī)范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業(yè)務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調(diào)了會計業(yè)務，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達到規(guī)范化標準，更談不上科學管理。
四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業(yè)務指導與監(jiān)督。財政部門只強調(diào)會計業(yè)務規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定。只突出強調(diào)了會計業(yè)務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認為應強化以下方面工作：
一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機構(gòu)移交。
二要加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗前培訓，從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
[關鍵詞]建筑設計；文書檔案；管理；信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.127
[中圖分類號]G275.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-01
1 建筑設計單位文書檔案管理的特點
建筑設計單位的文書檔案主要包括生產(chǎn)合同、人事檔案、行政檔案、院內(nèi)重大活動（如職代會、建院周年慶等）的方案及記錄、各類合作協(xié)議、各種上級來文、院務及黨委會議紀要、院內(nèi)普發(fā)文件、各項規(guī)章制度以及各種重要時刻的照片與影像，等等。對大多數(shù)建筑設計單位而言，設計圖紙等技術(shù)檔案有著重要的價值，自然受到格外的重視，一般設有專門的圖檔室并安排專業(yè)人員負責管理，而文書檔案則沒有得到足夠的重視。與技術(shù)檔案管理相比，整體上還處于比較原始的階段，還有較大的提升空間。
1.1 文書檔案管理過于分散
建筑設計單位根據(jù)業(yè)務需要，一般會設置不同的職能管理部門，比如：生產(chǎn)經(jīng)營處、技術(shù)處、人事處、財務處、后勤處與辦公室等，在日常工作中，這些職能部門均是為一線生產(chǎn)經(jīng)營部門服務的，每個部門每年都會產(chǎn)生一定量的文書檔案。為了使用的方便，這些檔案大都由各職能部門自行存檔管理，比如：生產(chǎn)合同由生產(chǎn)經(jīng)營處保管、人事檔案由人事處保管、財務資料由財務處保管、各種文件由辦公室保管等，這就不可避免地造成了檔案管理的過于分散，不利于建筑設計單位文書檔案的整體控制與保管。
1.2 管理人員不夠?qū)I(yè)
建筑設計單位普遍缺乏專職文書檔案管理人員，文書檔案管理往往由其他崗位的工作人員兼任，例如：生產(chǎn)合同一般由生產(chǎn)經(jīng)營處負責資質(zhì)證書、項目登記，或者由生產(chǎn)一線的人員兼職管理；人事檔案則由人事處負責，或由工資社保的同志兼職管理；辦公室的檔案管理一般由秘書負責，秘書的主要任務是起草文字、收發(fā)文件、登記傳閱、上傳下達等，日常瑣事繁多。這些人因為都不是專職的文書檔案管理人員，用在檔案管理上的時間和精力就十分有限，管理也不夠科學，收集、存放、保管都比較隨意，存在收集不完整、歸檔不到位、借閱不歸還的現(xiàn)象。
1.3 檔案管理手段和技術(shù)落后
建筑設計單位的技術(shù)檔案（圖紙）管理水平十分先進，大多已采用了電子歸檔，之前沒有電子歸檔的圖紙，也已全部掃描成電子文件，極大地方便了圖紙的歸檔整理和查閱。相比而言，文書檔案則落后的多，基本全是紙質(zhì)檔案，由于沒有專門的檔案室，檔案保存條件簡陋，年代久遠的一些文件資料，紙張開始變得發(fā)黃發(fā)脆，在翻閱時稍有不慎便會對這些寶貴的資料造成損害。因此，在文書檔案管理過程中，引進一些現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)是十分必要的，充分利用現(xiàn)代化的一些軟件和設備，實現(xiàn)文書檔案管理的信息化、數(shù)字化并不是難事。
2 建筑設計單位文書檔案管理的改進策略
文書檔案管理作為建筑設計單位職能管理的一部分，有其自身的價值和意義，文書檔案中的各種文件、合同、圖片、影像等資料，是一個單位業(yè)績的體現(xiàn)和歷史文化的積淀，對于提升一個單位的聲譽、影響有潛移默化的作用。因此，應重視文書檔案管理，提升管理水平，發(fā)揮其潛在價值。
2.1 加強對文書檔案管理的重視，整合職能，統(tǒng)一管理
建筑設計單位的一個共同特點是，重業(yè)務、輕黨建，重生產(chǎn)、輕管理，文書檔案管理與生產(chǎn)經(jīng)營關系不大，不能帶來直接的經(jīng)濟效益，所以很難引起領導的重視。但一個現(xiàn)代化的建筑設計企業(yè)，必須既重經(jīng)營，也重管理，對記載著單位發(fā)展歷程和重大成果的文書檔案，更應引起足夠的重視。首先，應成立專門的檔案室，將單位所有的文書檔管集中存放管理。如果條件不允許，至少在現(xiàn)有職能管理部門內(nèi)開辟一個單獨的空間有序存放本部門負責保管的文書檔案。其次，配備專職的管理人員，專門負責文書檔案的收集、整理、統(tǒng)計、歸檔和借閱等。再次，要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》制定適合本單位的檔案管理制度，使文書檔案管理更加規(guī)范化、科學化。最后，要將文書檔案管理納入單位的質(zhì)量管理手冊，每年進行質(zhì)量抽查，確保安全有效。
2.2 加強對管理人員的培訓，提高職業(yè)素養(yǎng)
文書檔案管理人員除了應具備基本的政治素質(zhì)、敬業(yè)精神、服務意識、保密意識和業(yè)務知識外，還要通過不斷學習和培訓，提高職業(yè)素養(yǎng)。首先，建筑設計單位的文書檔案管理人員大多不是科班出身，缺乏基本的檔案管理知識，因此要對他們普及檔案管理的一些基本知識和技能，經(jīng)過嚴格的培訓再安排上崗；其次，根據(jù)建筑設計單位文書檔案的特點，文書檔案管理人員應學習一些勘察設計方面的知識和法律、法規(guī)，以便對所管理的檔案有更深刻的了解，對檔案的功能和價值有較好的把握；再次，檔案管理人員要學習保密法，對文件要嚴格保管，以免因好奇泄密而觸碰法律；最后，管理人員要充分利用文書檔案的價值，為生產(chǎn)一線服好務。
2.3 加強信息化建設，提升工作效率
建筑設計單位文書檔案管理的信息化、現(xiàn)代化水平普遍較低，應向圖書館、檔案館以及一些大型現(xiàn)代化企業(yè)的檔案管理部門學習，加快信息化建設，進一步提升工作效率。首先，單位應投入一定的資金采購硬件設備，如掃描儀、硬盤等；其次，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案全部掃描、分類存儲；再次，建立綜合信息查詢借閱系統(tǒng)，通過設置一定權(quán)限，方便職工查詢借閱相關資料；最后，逐步實現(xiàn)無紙化辦公，新形成的文書檔案由電子文書逐步取代紙質(zhì)文書，當然，這是一個慢長的過程，不是一個單位的事情，需要全社會的共同努力。
主要參考文獻
就業(yè)服務人員的信息量比較大，與其他部門的服務性質(zhì)不同，檔案管理工作更加復雜。作為檔案的管理人員，即使實際工作的服務價值很難快速得到體現(xiàn)，但高尚的服務意識是大家不可或缺的職業(yè)素養(yǎng)，只有這樣才能做好內(nèi)容復雜繁多的檔案管理工作。檔案管理工作是一項復雜繁瑣的工作，但是這項工作系于政治性，同時還有較強的服務性，這就要求檔案管理人員在工作過程中要細致、細心，要做到一絲不茍，親力親為，做到不出差錯，不辦錯事。因此嚴謹細致的工作作風是就業(yè)檔案管理工作者所必須具備的。
二、提高就業(yè)檔案管理工作的對策
（一）健全檔案管理制度，做到有章可循規(guī)范操作建立檔案管理制度時應按照規(guī)范的操作流程，一定要體現(xiàn)其合理性和實際性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，統(tǒng)一了規(guī)范和章程后，需要檔案管理工作部門領導和我們工作人員的認真遵守，規(guī)范正常的操作流程，認真細致地工作。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到賞罰分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。（二）提高就業(yè)檔案管理意識，嚴格就業(yè)檔案管理程序提高工作人員的管理意識，培養(yǎng)其嚴謹認真的工作作風。還要加強每一個人的綜合素質(zhì)，調(diào)動其工作積極，從根本上確保檔案材料準確完整性，做到及時歸檔，只有這樣，才能滿足現(xiàn)代社會就業(yè)檔案管理工作的需要。
三、提高就業(yè)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
隨著社會信息化時代的大發(fā)展，原有的檔案管理受到了現(xiàn)代化信息管理模式的沖擊和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)逐漸被淘汰，就業(yè)檔案管理人員要不斷充電更新知識，適應社會的發(fā)展需要。（一）檔案管理人員學習現(xiàn)代的計算機、外語知識在實際的信息檔案管理工作中，檔案管理人員一定要能熟練運用計算機的理論和網(wǎng)絡管理的基本知識，還要具備計算機、英語和網(wǎng)絡知識等基礎綜合素質(zhì)。只有掌握了這些現(xiàn)代化的知識，才能做好現(xiàn)代化的檔案管理工作，為人民服好務。（二）培養(yǎng)檔案管理人員的現(xiàn)代化創(chuàng)新能力社會在快速地發(fā)展，就業(yè)檔案管理工作也在不斷地改革發(fā)展，檔案管理人員需要從各方面提升和培養(yǎng)自己的創(chuàng)新能力，在工作之余學習更多的檔案信息化專業(yè)知識，把傳統(tǒng)的檔案管理與現(xiàn)代化管理理論相結(jié)合，更好地做好就業(yè)服務工作。
四、結(jié)語
關鍵詞：人口；計劃生育；檔案管理；規(guī)范
1 科學管理計劃生育檔案的重要性
（一）計劃生育檔案是制定當?shù)赜媱澤叩闹匾Y料，見證了人口和計劃生育發(fā)展的歷程，是對過去計劃生育工作成效的存儲，是今后開展人口和計劃生育各項工作的重要依據(jù)。
（二）計劃生育檔案為計劃生育家庭享受優(yōu)先、優(yōu)惠、獎勵扶助政策提供了重要證明和證據(jù)，對維護廣大人民群眾合法的利益，維護廣大人民群眾對計生工作的參與權(quán)、知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)，防止和杜絕不公平、不公正現(xiàn)象的發(fā)生，發(fā)揮了積極、重要的作用。
（三）計劃生育檔案資料是各級計劃生育單位統(tǒng)計人口數(shù)字的來源，是各級政府決策人口政策的重要依據(jù)。不僅為政府決策提供人口數(shù)據(jù)，為經(jīng)濟、社會發(fā)展明確工作重點，還為科學統(tǒng)籌安排生產(chǎn)、生活提供有效的各項資料和信息。同時，為各級黨委、政府在干部選拔與任用中嚴格把好計劃生育關，提供準確依據(jù)。
2 人口計生檔案管理現(xiàn)狀
（一）檔案管理意識淡薄，重視程度不夠高
人口計生檔案數(shù)據(jù)的整理和保管工作是基層計生工作的重要環(huán)節(jié)，根據(jù)多年從事人口計生檔案的工作實際，發(fā)現(xiàn)在計劃生育工作中，計劃生育具體的事做的很好，但對后續(xù)的檔案管理卻不在意，單位領導對這項工作沒有足夠的重視，計生工作人員缺乏正確的工作意識，不能真正意識到檔案管理工作對人口和計劃生育工作的重要作用。在實際的工作中管理人員對檔案管理工作缺乏積極的工作態(tài)度，對工作不夠認真，馬虎大意以及專業(yè)素質(zhì)不強等因素造成在檔案管理中的失誤，造成對檔案的開發(fā)利用不足，管理不能到位。
（二）管理設備投入不足，人員不到位
在檔案管理工作中除了領導重視程度不高外，還存在著資金投入不足的問題。從硬件管理上來講，各基層計生單位普遍缺乏微機等現(xiàn)代化的管理設備，檔案存放的地方在防潮以及防蟲火等方面也沒有必要的設備，從而容易造成檔案保存不當并出現(xiàn)損壞。部分計生檔案管理不符合檔案管理的標準，檔案管理設備陳舊，管理技術(shù)落后，跟不上科學技術(shù)的進步，基本還停留在手工收集、檢索，不利于檔案的收集利用和開發(fā)。從人員配備上講，計生檔案工作人員兼職多，專職少，大都缺乏檔案保管技術(shù)的基本知識和業(yè)務能力，運用計算機及網(wǎng)絡技術(shù)從事檔案管理的較少，普遍存在著結(jié)構(gòu)不合理，學歷偏低，專業(yè)知識老化，知識面狹窄，思想觀念和管理水平相對滯后等多方面問題，從而嚴重制約了檔案管理水平的提高。
（三）管理渙散，制度不健全
在檔案管理工作中，還存在計生檔案管理制度不健全的問題。各基層計生管理單位，計劃生育檔案管理分散，缺乏科學、嚴格規(guī)范的績效考核體系，個別基層單位甚至沒有將計生檔案管理納入考核范圍，這就造成檔案管理部門紀律渙散，服務意識性不強。具體來講，在實際的檔案管理中沒有按照工作的實際要求制定相應的制度，即使制定了一些，但在具體的實施中卻沒有嚴格按照其進行。在內(nèi)容上往往對職責的劃分不夠明確，同時對相應的程序上要求也不夠嚴謹，在這種不健全的檔案管理制度下為計生后續(xù)管理工作埋下了隱患。計生檔案管理工作制度不健全，缺乏統(tǒng)一、科學、規(guī)范化的管理準則，缺乏具體的工作章程、考核評價方式，沒有制定規(guī)范的檔案管理制度，必將導致檔案資料錄用、搜集、開發(fā)利用等工作的效率偏低，檔案資料的完整性不足，檔案管理的工作方式與時代科學技術(shù)的發(fā)展相脫節(jié)，沒有發(fā)揮檔案管理工作在計生工作中的實際價值。
3 健全機制，規(guī)范檔案管理
（一）建立計劃生育檔案長效管理機制。建立科學、現(xiàn)代化的基層計生檔案管理體系，健全各項規(guī)章管理制度。檔案管理的相關制度不僅是收集、存儲、匯總計生數(shù)據(jù)，還應在實際工作中做到全員參與，上下一心，共同努力。以規(guī)范化、制度化的管理理念來做好當前計生檔案管理工作，就要進一步提高認識，落實責任，明確基層計生單位檔案管理的第一責任人，一級抓一級，層層抓落實；同時要加大宣傳力度，嚴格制度，規(guī)范管理，要立足長遠，常抓不懈。
（二）加大設備投入，提高檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。要按照專業(yè)化、現(xiàn)代化的要求，積極組織檔案人員參加業(yè)務培訓和新技術(shù)學習班，提高檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務的能力。檔案管理人員要主動學習信息技術(shù)、科學管理檔案等相關知識，掌握和提高應用計算機、網(wǎng)絡技術(shù)和使用新技術(shù)的能力，讓管理人員各司其職，專人專事，專人負責。
一是檔案管理人員的知識水平不夠全面。由于很多單位開展會計電算化時間不長，沒有意識到電子會計檔案管理的重要性，沒有采取措施加大會計檔案保管人員的業(yè)務培訓，很多單位負責會計檔案管理的人員沒有電子檔案管理的經(jīng)驗和業(yè)務素質(zhì)，缺少電子檔案管理和計算機應用等方面知識。
二是會計檔案管理安全隱患突出。雖然計算機系統(tǒng)技術(shù)先進，功能強大，但也存在著不少缺陷：由于電子會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，計算機系統(tǒng)存儲電子會計數(shù)據(jù)容易不留痕跡被非法修改，而且磁盤、光盤容易損壞，如果不及時備份，一有突發(fā)事件可能損失極大；網(wǎng)絡系統(tǒng)容易受到計算機病毒的危害，計算機中的會計系統(tǒng)軟件易被破壞，電子會計信息易被非法增刪改、竊取或泄露，不僅很難發(fā)現(xiàn)，而且破壞性極大。
二、要建立健全會計檔案管理制度
要保證會計資料準確、可靠，必須首先建立嚴格的會計內(nèi)控制度并嚴格執(zhí)行，嚴格的會計內(nèi)控制度能保證電子會計檔案材料全面及時歸檔、運行安全可靠。如建立會計歸檔登記簿、借閱登記簿等防止檔案丟失、泄密和毀損。建立嚴格的電子檔案管理認證制度，引進電子檔案加密技術(shù)可有效保證電子會計數(shù)據(jù)的安全性，防止外人非法進入電子會計檔案系統(tǒng)，認證技術(shù)包括指紋認證、口令認證、全息認證等。建立授權(quán)操作制度，可設立系統(tǒng)管理員、操作員、主管等崗位，專人專職避免越權(quán)操作，不同崗位的職責和權(quán)限不同，相互牽制和監(jiān)督。
三、要加強會計數(shù)據(jù)安全風險防范
計算機取代傳統(tǒng)會計核算后，電子會計數(shù)據(jù)主要存儲于光盤、磁盤等磁性介質(zhì)，一旦發(fā)生盜竊、火災、水災等突發(fā)事件，就可能導致全部數(shù)據(jù)丟失和毀損。因此，要高度重視加強會計檔案管理工作，一方面，要加強會計數(shù)據(jù)的日常安全，養(yǎng)成及時備份電子會計數(shù)據(jù)的習慣，注明備份時間和操作員的編號，備份文件最好用質(zhì)地優(yōu)良的光盤刻錄確保數(shù)據(jù)安全。年終要將本年度所有會計檔案整理歸類，標明內(nèi)容目錄、日期、備份人姓名等內(nèi)容。另一方面，要做好會計檔案保管工作。會計檔案室應滿足防塵、防蟲、防磁、防火、防潮、防變形、防磨損、防強震等要求，有條件的單位應安裝監(jiān)控和報警防盜設備，一旦有火災發(fā)生，可及時報警。
四、提高會計檔案保管人員的業(yè)務素質(zhì)
由于會計信息化條件下，保管電子會計檔案需要保管人員有更高的素質(zhì)，因為保管人員要定期對電子會計檔案進行檢測，及時做好數(shù)據(jù)維護工作。保管人員應掌握檔案學、會計學和計算機應用等方面的基本知識和技能，定期對電子會計數(shù)據(jù)庫進行優(yōu)化和備份，及時對已經(jīng)存檔備份的會計檔案數(shù)據(jù)進行檢查和核對，以便及時解決發(fā)現(xiàn)的問題。同時，還要定期進行病毒查殺和人工檢查，防止財務系統(tǒng)專用計算機感染病毒。因此，要采取措施提高電子會計檔案保管人員的素質(zhì)，比如加大對現(xiàn)有的會計檔案保管人員培訓力度、選拔招聘符合條件的保管人員等等。
五、總結(jié)
關鍵詞：檔案管理 問題 建議
1.檔案管理中存在的問題
1.1檔案管理現(xiàn)代化的意識不強
當前，我們正走向檔案管理現(xiàn)代化的進程中。但是，由于社會上對“檔案”的作用和概念，熟知者甚少，對檔案管理的意識相當薄弱，甚至某些領導對為何與如何加強檔案工作的現(xiàn)代化認識不足，導致了許多單位的檔案工作仍舊沿用傳統(tǒng)的工作方法。由此可見，這嚴重的影響檔案管理的現(xiàn)代化進程，降低了工作效率。
1.2現(xiàn)代化的人才不足
要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，跟上時代的步伐，前提是人才現(xiàn)代化。但是縱觀當前人員現(xiàn)狀，在許多企業(yè)、事業(yè)單位、機關的檔案管理人員、文書人員，大多數(shù)還只是停留在收發(fā)與查找的階段，缺乏現(xiàn)代化管理的基本知識，也沒有具備現(xiàn)代化設備操作的技能。
1.3基礎工作太差
檔案管理要走上現(xiàn)代化的道路的前提是檔案工作基礎必須要標準化、規(guī)范化。目前事業(yè)單位、企業(yè)、機關的檔案工作管理仍舊存在著很多的問題：許多部門未能按國家檔案局制定的標準進行規(guī)范的操作。大量的案卷質(zhì)量含量不高 ，有的企業(yè)甚至缺乏完整的檢索工具。
1.4網(wǎng)絡安全隱患
現(xiàn)在許多的檔案都會在網(wǎng)絡上傳輸，這樣做方便、快捷，而且省去了在途中丟失和傳輸時間長的麻煩。但是，這同時也引發(fā)了一個重要的問題，那就是網(wǎng)絡存在著許多的黑客、病毒等等會竊取檔案資料。造成檔案資料的泄漏，檔案的丟失，或者是檔案被人任意篡改的危險。
1.5電子檔案管理過程中的問題
檔案信息安全性主要涉及到傳輸安全性和檔案信息載體安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全的影響。電子檔案通常以光盤、U盤為載體,這類載體成分復雜，性能不穩(wěn)定，常常會出現(xiàn)檔案失真的問題。而且它們對溫度防機械損傷、環(huán)境、濕度、防磁等條件要求比較高，一不小心就會損壞和變質(zhì)，保存年限也低于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。傳輸安全性指的是網(wǎng)絡的安全性，網(wǎng)絡的發(fā)展使電子檔案能實現(xiàn)更大范圍內(nèi)的資源共享，但有利必有弊，不勝防的計算機病毒無和孔不入的網(wǎng)絡黑客也給電子檔案管理帶來了極大的安全隱患。
2.檔案管理問題的建議
2.1堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路
法制化是做好檔案管理工作的一項重要的基礎，要做好檔案管理工作必須以依法治檔作為根本，落實好檔案管理制度化。要走到檔案管理設備的現(xiàn)代化的時代，需要的是檔案種類和載體的多樣化，這決定了檔案管理方式要不斷的革新，只有堅持與時俱進，符合時代要求，才能夠適應好新形勢，開創(chuàng)企事業(yè)檔案管理工作的一個全新的局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路
2.2實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合
隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)進一步的發(fā)展，對如何做好檔案管理工作新的挑戰(zhàn)逐漸的被提出了，只有正視并切實的接受這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代管理技術(shù)有機的結(jié)合起來，檔案管理工作才能走上有前景的發(fā)展軌道上。檔案管理是一門專業(yè)性比較強的工作，要求檔案管理人員具備檔案管理者應具備服務意識，同時也要求掌握現(xiàn)代化的管理技能。檔案匯集了大量的指示性資料，也記載了許多豐富的信息，成為一種及其豐富的信息總匯和信息資源。但檔案的整理工作有繁瑣的東西，勞動強度大，重復勞動多。而且如果使用計算機等現(xiàn)代化方式去整理復雜的檔案信息，就可以收到了事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情況下，檔案管理又可按照文件形成先后的順序進行排列打印，既可以降低因為人為因素導致文件歸檔工作中的影響，又可以發(fā)揮計算機的管理的優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。
2.3提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員是檔案工作的直接負責人員，所以，檔案管理人員對不僅對整個的檔案工作管理甚至是企事業(yè)單位的發(fā)展都起著舉足輕重的作用。要注意加強好干部檔案工作隊伍的建設，選擇作風正派、責任心強的、政治上可靠的員工從事檔案工作的管理工作，更要時刻的注意對他們思想教育的培養(yǎng)，定時的關心他們工作和生活，充分的發(fā)揮好他們工作的積極性、創(chuàng)造性。檔案管理的做的成功與否，在很大的程度上取決于負責的檔案工作人員。作為一個合格的檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平修養(yǎng)的提高，通過自學或者是參加培訓等方式，熟悉與掌握各個檔案工作的各個環(huán)節(jié)，與工作的最基本要求，努力的掌握科學管理的方法和原則，提高管理的工作效率，提高檔案的質(zhì)量。積極的探索新的、有效的現(xiàn)代管理模式，使檔案工作能夠更實用、更科學，為不斷發(fā)展進步的社會提供更有利的資源。
2.4加強電子檔案的保管與數(shù)據(jù)備份恢復工作
電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲介質(zhì)易受溫度、濕度、細菌、磁場等因素的影響，電子文件本身還很容易受到電腦黑客、計算機病毒的破壞，所以，檔案管理必須要建造一個檔案柜、專用庫房來存放電子檔案，配備專業(yè)的電子檔案機房與安全性較強的電腦設備。盡量使用一次性的寫入光盤，因為一次性的光盤比硬盤、磁帶、磁盤等具有更好的穩(wěn)定性，而且又只有只讀性，可以避免修改。保持良好的濕度和溫度,并能同時滿足防塵、防蟲、避光、甚至是強烈震動和防機械磨損等條件。要幾十的進行文檔耳朵備份，備份技術(shù)也是是一種安全技術(shù)，是確保電子檔案信息不丟失的一個非常重要的技術(shù)方法。備份對象主要為照片音頻、視頻、文書等電子檔案與傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化后等文件，最還是實行雙備份制，一份提供借閱，一份封存。針對網(wǎng)絡的不安全性，要建立恢復系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和，確保關鍵的信息能夠在計算機與網(wǎng)絡發(fā)生災難性故障后得以恢復。
總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，時刻的留意研究和總結(jié)出檔案工作中存在的問題與漏洞，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。
參考文獻：
[1]劉濤《談談檔案工作的“有為”與“有位”》[J]，《科技咨詢導報》，2011年第14期。
[2]宋北星，《讓檔案工作插上翅膀》[J]，《航天工業(yè)管理》，2010年第12期。
[3]李多;市場經(jīng)濟下的信用檔案及其管理和利用[D];安徽大學;2009年。
[4]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風，2008（24）。
一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實狀況
（一）檔案管理體系不全面。目前，我國醫(yī)院檔案管理過程中，已經(jīng)將雜亂無章的檔案進行合理的分類，可是這些資料的使用率卻比較低，醫(yī)院檔案管理還沒有形成全面的監(jiān)管機制和監(jiān)察機構(gòu)，這對我國醫(yī)院檔案信息化進程建立構(gòu)成了一定阻礙，再加上我國醫(yī)院的管理人員尚未形成重視醫(yī)院檔案管理的意識，難以全面開發(fā)和利用醫(yī)院檔案，讓我國醫(yī)院檔案無法最大程度地體現(xiàn)出使用價值。
（二）缺少專業(yè)管理團隊。當前，我國醫(yī)院內(nèi)部負責管理檔案的工作人員整體專業(yè)素質(zhì)較低，工作技能較差，大多數(shù)沒有經(jīng)過專業(yè)的訓練和培訓，缺乏管理檔案的基本知識。同時，很多管理人員不太熟悉醫(yī)院開展的新項目，只是進行重復性勞動，難以充分利用檔案信息資源，阻礙我國醫(yī)院檔案管理的信息化建設。
二、醫(yī)院檔案管理信息化建立的合理方案
（一）制定合理的醫(yī)院檔案管理相關管理機制和章程。醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化的首要內(nèi)容之一就是建立完善的資料管理機制與相關制度。醫(yī)院檔案管理與國家衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)有著密切的聯(lián)系，是落實衛(wèi)生改革的重要保證。因此，進行醫(yī)院檔案管理信息化時，加強醫(yī)院檔案管理機制建設，讓醫(yī)院檔案管理工作人員可以依據(jù)具體的行為規(guī)章進行管理，從而實現(xiàn)有章可循。檔案管理的各個步驟與各個細節(jié)約束管理工作，保障資源本身的有效性和科學性。
（二）強調(diào)醫(yī)院檔案管理信息化的作用。在信息化建設過程中，一定要加強醫(yī)院管理人員對于信息化建設的意識，讓他們感受到醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化的便捷性和有效性。其中，醫(yī)院管理人員應該在決策上對信息化建設給予肯定，并且愿意投入足夠的資金進行信息化基礎設施的構(gòu)建。運用醫(yī)院領導權(quán)力鼓勵檔案管理工作人員積極工作，提高工作的熱情，提升工作的效率，從而轉(zhuǎn)變工作人員的觀念，逐步走向服務型檔案管理工作。