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關鍵詞： 高校；院級；檔案管理
高校檔案管理是高校對在其教學、科研、行政管理和其他活動中形成的記錄和保存各種信息的各種文字、圖表、音像制品等各種載體的綜合進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的系統(tǒng)活動。而院級檔案管理是一種事后行為，往往容易忽視，或是不夠規(guī)范。學院作為高校的二級單位同樣也承擔著較大的檔案管理工作，除了有校級文件的歸檔還有院級教學事業(yè)發(fā)展的檔案管理。因此完善的高校院級檔案管理有利于高校教學、科研工作狀態(tài)監(jiān)控，有利于發(fā)展規(guī)劃和教學質量監(jiān)控體系的科學化，有助于推動高校教學工作的發(fā)展，教學改革的深化和整體管理水平的提高。本文就現階段我國高校院級檔案管理中存在的問題進行一些探討，并在此基礎上提出些對策與建議。
一、 高校院級檔案管理中存在的問題
第一、 檔案管理理念落后， 管理意識淡薄。我國許多高校院級辦公室的檔案管理人員都是兼職的檔案管理者，因此在日常的工作中，對檔案的管理意識比較薄弱，往往只是流于形式，不重視日常材料的搜集和歸檔，缺乏責任心，工作態(tài)度敷衍塞責，重程序，輕結果，常常產生“ 文牘主義”和“目標置換”。并沒有形成較好的管理規(guī)范。
第二、檔案管理人員專業(yè)素質不高， 結構不合理。在高校里只有少數人員是專職的檔案管理人員，而在院級單位的工作人員多數都是兼職的檔案管理人員，并沒有接受過專門的培訓，因此對于如何開展文件的歸檔和規(guī)范管理好院級的檔案是亟待解決的首要問題。同時目前有相當一部分檔案人員還跟不上時代的步伐，還缺乏必要的素質和開發(fā)檔案信息的能力。
第三、 檔案管理信息化建設不足。由于院級辦公室檔案管理涉及到教學、科研、學生、對外聯系等多種文獻資料，是為了實現某項計劃或一定目標而形成的文獻，當某項計劃或一定目標實現以后，由此而形成的文獻資料往往不被人們所重視，錯過及時整理和歸檔的大好時機，造成文獻資料的丟失。
二、完善我國高校院級檔案管理的建議
第一、要提高對高校檔案管理工作規(guī)范化意識的正確認識。 高校院級檔案的合理建立、有效管理、科學利用是高校院級檔案管理工作規(guī)范化的主要目標。 從高校發(fā)展的實踐看，完善院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化，對推動教育改革、提高教學質量和工作效率、實現科學管理、開展科學研究、展示學校綜合實力等具有重要作用。 為了加強院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化建設，充分發(fā)揮檔案在教學管理過程中的積極作用，要依據教育教學發(fā)展的客觀規(guī)律，不斷提高對院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化認識，充分發(fā)揮各種檔案資料的使用價值，使其為教學科研服務，為課程建設、學科建設和專業(yè)建設服務。
第二、要提高院級辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質。 目前，絕大多數高校的院級兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，大多是“門外漢”，檔案管理知識很粗淺，不能很好地勝任此項工作。 這就需要高校創(chuàng)造各種機會對他們進行專業(yè)培訓。 可以采取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學習，或請外校專家來作專題講座。 通過各種途徑來提高他們的綜合管理水平和專業(yè)技能。 同時要健全院級檔案管理規(guī)章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責任制，不斷增強檔案管理人員責任意識和大局意識。
第三、要建立檔案管理信息化服務網絡，實現高校檔案管理信息資源共享的目的。 加大資金投入建立數字化網絡平臺，院級檔案資料建設在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質檔案資料的同時，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料，這將為院級檔案資料建設和管理開辟廣闊的前景。建立檔案管理信息化服務網絡的意義，在于通過網絡可以聯接分散于各處的信息資源，使所有檔案管理信息實現資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時空的局限更好地協調了解學校教育管理信息和各種要求，實現檔案管理信息化為一線教學服務。
第四、要根據檔案管理規(guī)范化的要求，建立院級辦公室檔案資料索引自動化，設置和強化網上查詢功能。 眾所周知，電子檔案系統(tǒng)的建立，節(jié)省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時間內，不用支付任何費用就可以閱覽或下載本院系幾年來的文件資料，如經典教案、講義、電子課件等。 這些豐富快捷的電子檔案資料對于提高新教師的備課質量，使年輕教師盡快成長起來具有積極的促進作用。也為教師更好地“教”和學生更好地“學”提供便捷的服務。 但許多高校院級電子檔案功能遠未開發(fā)出來，這種狀況一旦改變，就會極大地推動廣大師生間的學習和交流，從而提高教學實效。
第五、要重視和關心檔案管理工作，不斷提高院級檔案管理水平。 院級領導應把檔案管理規(guī)范化工作列入行政管理工作議事日程，院級班子成員中要有專人分管此項工作，平時要加強對檔案管理規(guī)范化工作的指導和監(jiān)督。 安排管理水平高，責任心強的院級辦公室管理人員擔當此項工作。 要建立檢查監(jiān)督激勵機制，把院級檔案管理工作做得出色的人員推薦到學院作經驗交流。 并且，真正把院級辦公室檔案管理規(guī)范化工作納入法制軌道，做到獎懲分明，使院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化在高校教學管理中發(fā)揮積極作用。
高等教育承擔著培養(yǎng)高級專門人才、發(fā)展科學技術文化、促進社會主義現代化建設的重大任務。 提高質量是高等教育發(fā)展的核心任務，是建設高等教育強國的基本要求。 高校院級檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，只有不斷的創(chuàng)新才能促進質量的提高。 因此，實現高校院級檔案管理工作科學化、制度化、規(guī)范化勢在必行，任重道遠。
參考文獻：
[1] 陳昭楠.我國工商企業(yè)信息需求及對策研究[J].情報資料工作，1998，（ 6） ： 21-22.
要實現這一任務，必須加強和完善學生學籍管理工作，因為學生學籍管理工作在穩(wěn)定教學秩序、提高教學效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學目標的實現等方面有著十分重要的意義。本文認為，為加強高職院校學籍檔案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度
在競爭日益激烈的今天，各個企業(yè)、各個部門的競爭， 更是各類專業(yè)人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學籍檔案發(fā)揮著重要的價值與作用， 直接關系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領導、各職能部門以及學生本人， 都應提高對學籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學籍檔案。高職院校構成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強關于學籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學籍檔案管理規(guī)范化、科學化、現代化提供有力的保證?？茖W化、正規(guī)化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規(guī)章制度。依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定 學籍管理規(guī)定、學籍收集整理制度、 學籍管理人員崗位職責等， 使學籍檔案管理做到有章可循， 有據可依， 照章辦事。
2. 搞好學籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會化服務
隨著計算機技術和網絡技術的發(fā)展，學籍檔案管理也逐漸實現信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M的教學管理系統(tǒng)，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網絡信息系統(tǒng)，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務部門的總網站下轄各系的分網點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規(guī)范化。
3. 加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質
關鍵詞：高校校辦企業(yè)；檔案管理；問題及對策
中圖分類號：G279.20 文獻標志碼：A文章編號：1673－291X（2011）17－0204－02
在市場經濟條件下，高校校辦企業(yè)也伴隨著社會的需要與發(fā)展不斷地發(fā)展壯大起來。高校校辦企業(yè)不同于社會的一般企業(yè)，有其自身獨有的特點。它是高等教育的重要組成部分，是大學生專業(yè)實習的重要基地，是高?？蒲腥藛T進行科學研究的中試基地和成果轉化基地，對于發(fā)展高科技、實現產業(yè)化具有重要意義。隨著校辦企業(yè)的飛速發(fā)展，作為記錄和承載校辦企業(yè)歷史沿革的檔案，在校辦企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，高校校辦企業(yè)檔案管理問題不容忽視。
一、高校校辦企業(yè)檔案管理存在的問題
當前，高校校辦企業(yè)檔案工作的基礎依然薄弱，整體水平發(fā)展還很不平衡，影響和制約校辦企業(yè)檔案工作發(fā)展的矛盾和問題仍很突出，企業(yè)檔案工作倍受冷落，傳統(tǒng)檔案管理模式難以為繼。主要表現如下。
（一）認識淡薄，領導不夠重視
相對于社會企業(yè)，校辦企業(yè)的檔案工作受法律約束和行政監(jiān)督較少。學校一級設有專門的檔案管理部門，而校辦企業(yè)檔案則處于附屬地位，不受重視。許多高校校辦企業(yè)領導對檔案部門在企業(yè)中的地位認識不足，錯誤地認為檔案工作只是一種資料整理工作，不能為企業(yè)帶來直接的效益，純粹是只投入不產出的賠本買賣，看做可有可無，因此，本能地排斥檔案工作，沒有建檔的自覺性和動力。許多校辦企業(yè)檔案工作基礎比較薄弱，幾乎不設檔案管理崗位，沒有檔案庫房，檔案無人管理，更未建立檔案管理制度，檔案即使有人兼管，也只是形式上而已。
（二）檔案信息化滯后，檔案利用率低
校辦企業(yè)中小企業(yè)較多，有些企業(yè)在新形勢下對檔案信息化建設的重要性缺乏應有和足夠的認識，對檔案自動化、網絡化的必要性、緊迫性感受不深、熱情不高，有關領導沒有把開發(fā)利用檔案信息資源的工作提升到應有的高度，在開發(fā)企業(yè)檔案信息資源上的深度不夠、力度不大、速度不快，致使許多有實用價值的檔案信息被埋藏起來，利用率不高，成為無人問津的“靜物”，造成檔案信息資源的極大浪費。部分企業(yè)檔案部門雖然建立了局域網，但大多處于單機歸檔階段，聯網歸檔檢索不成熟；數據庫類型單一、規(guī)模小、功能少、標準化程度低、數據不完整，離檔案信息的計算機管理和遠程聯網查詢、利用相差甚遠。這種狀況影響了檔案的有效開發(fā)利用，不利于企業(yè)更快更好發(fā)展。
（三）校辦企業(yè)改制給檔案管理帶來新的問題
在不斷深入改革開放的影響下，為保證高校校辦企業(yè)能夠對市場競爭盡快適應，校辦企業(yè)體制改革正在如火如荼地進行， 管理體制的變化給檔案管理帶來了新的問題。
1.檔案管理機構極不穩(wěn)定，職能弱化成擺設
一些校辦企業(yè)在改革和重組過程中，一些舊的機構在合并、裁撤后消失，與此同時，許多新的機構在市場的要求下建立產生。在原有管理機構被裁撤的影響下，造成了檔案歸口工作的困難。也就是說，一些檔案不能及時被其應該所屬的管理部門所接納，而一些新成立的部門卻找不到應該歸屬于自己管理的檔案。另外，檔案管理職能被弱化，個別企業(yè)的檔案工作機構被設置到三四級機構中，對企業(yè)信息的集中管理和統(tǒng)籌運用的能力以及對所屬企業(yè)檔案工作的監(jiān)督和指導力度都明顯減弱；有的企業(yè)雖然意識到企業(yè)檔案有一定的利用價值，照貓畫虎地建立了檔案機構，充實了專職人員，結果卻往往走形變樣，檔案工作并沒有制度化，僅僅成了企業(yè)文化建設的道具和裝飾。
2.人員的頻繁流動給檔案管理帶來困難
在原來計劃經濟體制下的校辦企業(yè)，機構臃腫、人員閑置等問題廣泛地存在。在改革的過程中，閑置人員被大量裁減掉，專業(yè)技術人才被引入進來。但是，在市場經濟下，人員的自由流動在為企業(yè)發(fā)展提供動力的同時也會出現一些問題：一是與人員流動的速度相比，培訓的頻率還很慢，從而使檔案培訓工作的壓力不斷被加大；二是數個崗位壓負在一個檔案人員的肩上，分散了檔案管理人員的精力，從而導致歸檔的及時性下降，檔案管理工作受到影響；三是企業(yè)兼并重組改制活動較多，檔案人員更換頻繁，企業(yè)內部檔案管理混亂，企業(yè)檔案容易散失或形成監(jiān)管真空。
3.人才流失嚴重
相對校辦企業(yè)其他部門來說，檔案工作人員薪酬較低，且流動頻繁，在企業(yè)的地位較低。每當企業(yè)進行體制改革時，檔案機構與人員往往成為首當其沖的犧牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部門，檔案工作者往往感到人微言輕、回天乏力， 時常處于瀕臨下崗的焦慮之中。一些具有中高級專業(yè)技術職稱的檔案人員也不能享受相應職稱待遇，嚴重挫傷了他們的職業(yè)自豪感和工作積極性，致使他們被迫跳槽或另覓高枝，導致企業(yè)檔案管理缺乏穩(wěn)定性和規(guī)范化，企業(yè)檔案管理水平的迅速下降。另外，有的企業(yè)雖然配備了檔案人員，卻是屬于兼職性質，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識，缺乏足夠的支配權和資源，無穩(wěn)定性可言。
二、高校校辦企業(yè)檔案管理對策
針對存在的這些問題，我們要積極采取應對措施，彌補漏洞，完善管理制度。
（一）加強領導認知，提高企業(yè)檔案工作地位
要搞好檔案工作，領導的重視程度起主要作用。一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能順利開展。一是要加強宣傳，提高企業(yè)領導的檔案意識。充分利用各種媒體、輿論及培訓形式，加大檔案工作的宣傳力度，最大限度地讓企業(yè)領導了解和認識檔案工作，轉變企業(yè)領導不重視檔案的現狀，使其把檔案工作納入重要議事日程，使檔案工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機地結合起來，在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中占據一定的位置。二是要努力做好服務，及時為領導提供信息，使檔案工作在領導決策中發(fā)揮作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務。
（二）創(chuàng)新理念，提高檔案的經濟價值
在檔案利用上樹立“服務創(chuàng)造價值”的觀念。要用各種方法，充分開發(fā)利用檔案信息資源，千方百計、積極主動地為企業(yè)創(chuàng)造價值和效益，將檔案資源轉變?yōu)槠髽I(yè)的現實生產力和現實財富。在新形勢下，企業(yè)檔案產生的范圍和類型越來越廣，商務合同、基建圖紙、法律憑證、信用檔案、會計檔案等大量積累歸檔，檔案部門要善于運用這些檔案的憑證作用，為企業(yè)爭取合法的經濟利益。同時，還要充分挖掘企業(yè)檔案的參考研究價值。企業(yè)檔案是一筆巨大的財富，校辦企業(yè)要充分利用其歷史憑證作用和參考研究作用為企業(yè)創(chuàng)造經濟效益，效益的顯現給企業(yè)檔案提供了生存空間，為可持續(xù)發(fā)展提供了動力。檔案如果常年沉睡在庫，就會成為企業(yè)的負擔和包袱。
（三）加強校辦企業(yè)檔案隊伍建設
檔案工作連續(xù)性強，需用較長時間才能適應。因此，必須保持檔案管理隊伍的穩(wěn)定。要注意引進有專業(yè)知識和專業(yè)技能的人才充實檔案隊伍，還要采取多種形式加強對檔案人員的業(yè)務指導和培訓，定期組織業(yè)務學習考核。對有突出貢獻的人員要適當給予獎勵，力爭留住人才，讓其更能全面履行其職能，發(fā)揮更大的作用。另外，檔案管理工作專業(yè)性強，不能作為其他工作的兼職來完成，應設專業(yè)崗位對檔案進行管理。
（四）加強制度建設，防止檔案遺失
要建立健全與校辦企業(yè)體制相適應的檔案管理體系，認真貫徹實施《檔案法》，并將檔案工作納入校辦企業(yè)的經營機制，將檔案管理的規(guī)章制度納入廠規(guī)廠法；檔案行政管理部門要及時介入企業(yè)的檔案交接工作中，對其進行監(jiān)督和指導，并宣傳檔案法律法規(guī)的有關規(guī)定，使企業(yè)領導能夠認識到檔案工作違法行為的嚴重性，促使企業(yè)完善檔案交接制度，嚴格交接手續(xù)。對因交接不力，造成檔案損失的，要追究有關人員的責任。
（五）加強檔案管理信息化建設
作為國家文獻信息事業(yè)的重要組成部分，檔案事業(yè)的信息化也在不斷發(fā)展，正由傳統(tǒng)的檔案管理體制轉變?yōu)橐匀轿坏臋n案信息管理、檔案信息開發(fā)和檔案信息服務為特征的新體制轉變。企業(yè)檔案，作為企業(yè)生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄，是企業(yè)的基礎性信息資源。隨著計算機被廣泛運用，電子文件普及，企業(yè)對檔案信息使用量越來越大，對獲取信息便捷性的要求也越來越高，因此必須加快檔案信息化建設。而校辦企業(yè)不同于社會一般企業(yè)，它緊密依托學校的人才優(yōu)勢、學科優(yōu)勢，堅持產學研結合、堅持技術創(chuàng)新，以高新技術成果轉化和產業(yè)化為支撐點興辦高新技術企業(yè)，有便于信息化的優(yōu)勢。只有做好檔案信息化問題，才能在校辦企業(yè)內部乃至整個學校充分實現資源共享，為校辦企業(yè)生產及學校發(fā)展提供更加快速、高效、便捷的服務，增強企業(yè)在市場中的實力和競爭力。
總之，校辦企業(yè)檔案管理作為企業(yè)科技發(fā)展的催化劑，是企業(yè)經濟效益和社會效益的表現形式，也是企業(yè)走向成功的金橋，特別是在校辦企業(yè)改制、發(fā)展的今天，不斷探索校辦企業(yè)檔案管理的新模式，堅持與時俱進，注重服務，才能發(fā)揮企業(yè)檔案的實際效能，為企業(yè)領導提供準確信息和決策依據，為校辦企業(yè)的騰飛提供強有力的保障。
參考文獻：
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關鍵詞：高校檔案；創(chuàng)新；收集；管理
檔案是一個學校成立以來的見證，是高校發(fā)展史中的最原始信息。檔案收集工作作為高校的一種基礎性信息資源，收集的檔案是否齊全、完整關系到檔案往后的借鑒及利用價值[1]。學校檔案機構應當將那些具有保存價值的檔案材料收集、整理起來，并且結合時展的要求對檔案的收集和管理工作進行完善、創(chuàng)新，已經成為當前高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
1 高校檔案的收集
高校檔案的收集必須要有一套切實可行的方法，如果問題是鎖，方法就好比是鑰匙。擁有一個好的工作方法，往往可以產生事半功倍的功效。對于檔案收集，各高校都有與自己相關的收集原則、制度及相關規(guī)范等。同時，這些原則不能與學校內部的管理體制、機構設置相沖突。[2]在改革開放形勢下，學校的辦學體制正在不斷蛻變，由于高校檔案的復雜性，采用多種手段的綜合方法才能最佳收集效果。近年來，我們在工作實踐中不斷總結，常用的方法有四種：
第一，常規(guī)收集法。這是檔案收集的主渠道，具體來說，就是各管理部門和業(yè)務機構，按照歸檔要求，將單位（個人）在工作活動中產生、處理完畢的檔案材料，進行收集、整理、立卷操作，并按照規(guī)定的時間向檔案館轉移。這種方法需配套完整的實施辦法，具體操作包括：制定歸檔范圍和歸檔細目；明確檔案館（室）歸檔的部門（單位）責任人，做到各司其職；規(guī)定歸檔的工作程序以及手續(xù)；規(guī)定案卷的質量標準和要求；規(guī)定歸檔的時間。
第二，零星臨時收集法。屬于需要歸檔范圍的檔案材料，但是在現有規(guī)定的部門（單位）不能完成或遺漏的檔案材料，進行的一種隨機性收集。這種收集一般實施于下列情況：（1）專門設立臨時機構，其中大型的、重要的工作活動，如校慶、整黨建黨、人大選舉等，將產生的檔案材料進行收集；（2）撤消的機構，職能未得到及時替換，在其工作范圍內產生的檔案材料；（3）由于學校某些工作不能規(guī)范造成的影響，如重要的會議不設專人記錄，重要的活動無專人管理材料等。會議結束或活動結束后，需要及時追蹤、收集、整理、歸檔。
第三，超前導入法。即在某些檔案材料在歸檔前，將會發(fā)生歸檔責任者變更時，這時，需要我們未雨綢繆，提前找到接替者，將檔案資料交由接替方進行管理，并按規(guī)定時間歸檔。常見的情況有以下幾種：（1）某機構被撤銷后，原職能隸屬或分解，納入其它機構中；（2）機構職能調整；（3）主管專項活動的臨時機構撤消后其業(yè)務轉到掛靠部門（單位）；（4）管理檔案材料的人員發(fā)生變化。
第四，過程控制法。過程控制就是在檔案材料產生過程中，為保證材料的全面、完整、真實，對檔案材料的質量、數量進行控制，以滿足要求。在科技文件方面，嚴格按照規(guī)范，對將要歸檔的文件、材料的用紙、書寫等提出嚴格的要求，并實行預立卷制度。在組織領導上，按《普通高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，將“四同步”方法加以具體化，將各部門各直屬單位負責人的職責范圍明確化。年終業(yè)績考核時，檔案機構對各部門（單位）工作完成情況作一次全面通報。
2 高校檔案收集與管理優(yōu)化建議
檔案資料是當今社會交流的重要渠道，隨著信息時代的到來，檔案也需要有先進的管理技術和科學的管理方法。高校自身的核心競爭力的提高得益于重視檔案資料的輔助作用。因此，在新時期高校檔案管理的實際工作中，必須應用科學的理論，提出正確的觀點，開拓新的領域。同時，逐步剔除那些與時展不相m宜的工作理念、工作模式，努力提高檔案管理工作，以期達到一個新的水平[3]。
（一）提高認識，強化對檔案工作的行政管理
檔案工作是高校的基礎性管理工作，因而直接的經濟效益很難得到明顯體現，所以導致部分學校不夠重視。這樣就會使檔案工作在學校的地位不夠高，再加上一些領導只注意到其服務功能，但其行政協調、監(jiān)督指導的職能卻被忽視，使得檔案工作的地位更岌岌可危。因此，要想把檔案工作做好，高校的領導一定不能以固化的老觀念看問題，應與時俱進，提高檔案工作的地位。
（二）提高人員素質，加強隊伍建設
對高校檔案室現有的工作人員，應督促其定期培訓，不斷學習。同時思想政治教育也不可忽視，不斷提高綜合素質。對以后新進來的人員，必須嚴格把關，堅決不予錄用非專業(yè)人士。同時定期對所有工作人員進行考核，對于不合格者，下崗或等崗，消除其懈怠心理。同時，對于優(yōu)秀的、努力的員工，應大力表彰，并及時給予精神獎勵以及物質獎勵，做到賞罰分明。
（三）提高收集和管理的信息化水平
在信息時代，將檔案資源，檔案的各項管理過程進行數字化處理，通過計算機網絡進行信息傳輸，從而實現檔案資源高效率的開發(fā)利用。我們必須充分利用現代信息網絡技術，將檔案由實體化到電子化的過渡，加強高校檔案的信息化管理方略。應用現代化網絡辦公設備，使我們在接受信息的領域產生了重大變革，聯網使文檔數字化，為文檔的利用渠道提供了無限的可能。
3 結論
隨著中國高等教育的迅速發(fā)展，高校的檔案管理工作相應也有了更高的工作要求。對工作人員而言，這是一種機遇，更是一種新的挑戰(zhàn)。在新形勢下，檔案管理要想適應社會主義現代化建設的需要，高校領導必須高度重視檔案管理工作，深化改革，努力提高檔案管理水平[4]。這樣，檔案的信息服務功能才能得到更好地發(fā)揮，檔案管理工作也將得到不斷完善和優(yōu)化。
參考文獻
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關鍵詞：高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數字化
創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。
一、檔案信息時展的要求
首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入極好的良性循環(huán)之中。
以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。其次，使高校檔案業(yè)務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統(tǒng)數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。
二、高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。
三、數字化、輔助管理方面存在的問題
事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現在：首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發(fā)生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發(fā)展也失去了外在的動力。
四、高校檔案館網絡化建設中存在的問題
1、缺乏統(tǒng)一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機構來規(guī)劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。
2、標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
3、數據庫建設滯后
經過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源司共享。
關鍵詞：信息時代；高校體育；檔案管理
高校體育檔案記載了高校體育事業(yè)發(fā)展的歷程，反映出高校體育發(fā)展的“動脈”，能為高校體育事業(yè)的發(fā)展提供理論依據。因此，要做好高校體育檔案的管理工作。當前，高校體育檔案管理工作中存在著觀念落后、方法陳舊、發(fā)展緩慢、缺乏系統(tǒng)性的問題[1]。如何針對存在的問題，采取切實有效的措施，加強高校體育檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案管理在高校體育教學改革過程中的作用，是一項需要加以研究的重要課題。
一、目前高校體育檔案管理工作中的現狀
（一）缺乏檔案意識
日常體育檔案管理工作中，許多同志積累資料的意識很強，但缺乏檔案管理意識，僅僅把文件材料作為自己日后進行工作、提高辦事效率的必不可少的一部分，而將文件資料長期占為己有，久而久之，造成文件資料的丟失、亂放，甚至出現丟失的情況，以至于嚴重影響檔案的完整性[2]。
（二）文件材料收集不齊全
在高校的體育教學、科研、黨政各項活動中文件材料收集工作是首要的一環(huán)，要保證檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)，只有將文件材料收集齊全才能實現；一旦文件材料收集不齊全，掌握不住檔案形成的時機，使檔案人為地分散、游離或消失，教職工需要查閱的東西找不到，久而久之，檔案室也就失去了作用。
（三）重保管、輕利用
長期以來，高校體育檔案部門從指導思想到工作安排，都過分強調收集和保管，將利用工作放在次要地位。檔案工作人員忙碌于收集、整理、防蟲、清塵等工作，而利用工作仍舊停留在原來的水平上，只是一套案卷目錄供檢索，處于被動服務狀態(tài)。
（四）體育檔案信息資源開發(fā)利用水平低
體育檔案管理工作依然停留在建檔、管檔、看家守攤、你查我找的水平上，而忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，導致了許多很珍貴、利用價值很高的體育教學科研檔案材料常年被束之高閣，不能發(fā)揮其作用。檔案工作人員忙碌于收集、整理、防蟲、清塵等工作，而利用工作仍舊停留在原來的水平上，只有一套案卷目錄僅供檢索，處于被動服務狀態(tài)。
（五）權責不明確、分工不具體、服務意識不強
高校體育檔案管理人員的配備一般是網絡式、分層級的：學院成立了綜合檔案室，各處室系部設有兼職檔案員。然而，如果沒有完善的分工體制，這種配備就會流于形式。舉個例子，學生在校期間或者回校查詢自己的成績，去教務處，老師說：“系部有檔可查”；到系部，老師說：“系部沒有最后定稿，因為畢業(yè)前補考重修的成績是教務處錄入成績管理系統(tǒng)的”；去綜合檔案室，手續(xù)很多。于是學生來回跑，對學校的印象很不好，這就是檔案管理分工不明確，責任不分明造成的后果之一。
二、高校體育檔案管理工作改進措施
（一）提升高校體育檔案管理工作的地位
提升高校體育檔案管理工作的地位，主要從以下三方面進行思考:一是提高對加強高校體育檔案建設的重要性的認識，從學校檔案管理部門到體育部（系）都應從為學校改革與發(fā)展服務，培養(yǎng)合格高級人才的高度來認識體育檔案管理；二是建立體育檔案管理系統(tǒng)，體育部（系）設置兼職檔案員崗位，校檔案室負責設立專門的體育檔案類別，進行分類指導；三是培養(yǎng)體育教師樹立檔案意識，及時將工作中有價值的體育活動信息以各種檔案形式儲存，形成有效的體育檔案信息源和管理網絡。
（二）加強宣傳，增強高校體育檔案意識
高校體育檔案工作需要全體教職員工的共同參與。因此必須通過廣泛有效的宣傳，讓高校全體體育系教職員工了解檔案知識，了解黨和政府關于檔案工作的方針、政策，掌握檔案法律、法規(guī)的內容，不能把檔案工作變成“被遺忘的角落”。檔案室人員不能“坐享其成”，只等各部門檔案員來交檔案資料，應深入基層培訓全校專（兼）職檔案工作人員，指導和協助他們做好日常檔案材料的收集和立卷工作。
（三）加強檔案信息資源的組織、深化服務職能
體育檔案信息經過編輯、整理、研究是一種檔案化和檔案信息再生的過程，可以使檔案增值，最大限度挖掘其再利用價值。以便開展多層次的咨詢服務。檔案的咨詢服務就是檔案管理人員接待利用者，解答利用者提出的問題，幫助利用者找到利用檔案，為利用者出具證明、代查等服務。如建立咨詢臺、電話預約服務、有針對性地提供面對面式遠程查詢。多媒體和互聯網查詢服務。利用檔案光盤或通過電子信息傳送利用信息閱覽，復印遠距離傳送資歷證明。從而，代替了利用者的前期勞動，最大限度地滿足了利用者的實際需求。
（四）推進檔案工作的信息化，早日實現資源共享
1．要充分利用“信息高速公路”發(fā)展的契機，加大基本建設投入，全面推進高校體育檔案信息管理的系統(tǒng)化，將體育檔案信息駛上“公路”，實現體育檔案信息資源的快速共享。
2．要運用先進的計算機技術，特別是計算機網絡知識，改進體育檔案著錄方法，逐步建立一套完整的自動化體育檔案檢索系統(tǒng)，加快檔案資料的傳輸效率，提高體育檔案信息系統(tǒng)的質量。
3．要構建高校體育檔案管理安全系統(tǒng)。要確保電子檔案的完整性、不可抵賴性，達到安全、保密要求[3]。
4．引進、培養(yǎng)人才，加強檔案隊伍建設。高校體育檔案工作信息化，人才是關鍵。高校體育檔案工作信息化，對檔案工作提出了新的要求，需要大量的信息處理人員，信息分析與研究人員，數據庫建立與維護人員，計算機軟、硬件人員，網絡環(huán)境創(chuàng)建與維護人員，信息服務人員等。因此，高校檔案部門應重視引進、培養(yǎng)體育檔案人才，加強檔案隊伍建設，提高檔案人員的綜合素質，培養(yǎng)一支知識全面、一專多能、有開拓精神的復合型人才隊伍，從事檔案信息的管理、開發(fā)工作，適合檔案工作信息化的需要。盡管高校體育檔案工作信息化建設會遇到種種困難和障礙，但知識經濟時代，高校檔案工作信息化是必然的趨勢。[4]
5．建構高校體育檔案內容體系。針對高校體育工作實際，檔案內容體系要包括體育教學、群體活動、師資隊伍建設、體育設施管理、運動訓練、運動競賽、體育科研、體育社會實踐、體育社團活動、體質健康調查、體育網絡建設等。在上述類別中又可分為若干分目錄，在若干分目錄中又可分為子目錄。反映高校體育檔案內容體系的形式也應多樣化，如文字材料、聲像材料、實物材料等。通過建立規(guī)范化的檔案體系，促進高校體育檔案工作向系統(tǒng)化和科學化方向發(fā)展，充分發(fā)揮體育檔案的整體功能。
三、結語
檔案管理工作是高校體育整體工作中的一項薄弱環(huán)節(jié)，同時又是一項亟待提高與發(fā)展的體育工作，體育檔案作為高校檔案工作的一個組成部分，必須符合高等教育改革的需要。要做好這項工作，首先是重視，其次是投入，再次是管理。只有把體育檔案管理同高校體育事業(yè)發(fā)展目標緊密結合，才能真正發(fā)揮高校體育檔案管理的效益。
【參考文獻】
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目前科研檔案的分類方法是按時間、事由等進行的，所以對于一些涉及面多、時間跨度大的科研項目，按目前這種分類方法就會出現科研檔案管理“肢解”項目的問題，一些材料利用上就存在著“找不到”的情況。檔案工作本質就是提供信息服務，當需要時檔案沒有能形成足夠的材料支撐力，那么檔案工作就變得毫無意義了。所以，如何保證在需要時“找得到”、“找得快”，是檔案工作最為關鍵的問題。這就需要在符合《檔案法》《高校實體分類法》大原則的條件下，將科研檔案按學校科研管理模式進行細致化分類，使科研檔案與科研機構的管理無縫鏈接，檔案分類呈垂直分布，這種分類管理不僅使得科研檔案管理真正成為科研管理的延續(xù)，還會大大提高檢索效率，從而進一步發(fā)揮檔案的證據作用，以確?？蒲性u審、驗收等工作中的材料支撐能力。
二、探尋新的檔案收集方式，保障學校知識儲備和技術儲備
目前高?？蒲袡n案文件材料的收集存在著“重行政輕項目”、“重上級輕自產”的問題，對于科研工作中的行政文件和上級來文管理的比較到位，但對于隨科研項目產生的“自產文件”的管理則有缺失。項目中一些非常重要的“論證報告”、“原始試驗數據”、“計算文件”、“設計文件”等資料都沒有歸檔。這些文件對于項目后期研究以及整個學科發(fā)展都是非常重要的，屬于學校的無形資產，這些文件沒有得到及時保存，隨著一些科研人員的流動，會使得學校遭受損失，甚至影響一個專業(yè)、學科的興衰。而且對于科研項目“自產文件”歸檔還應與項目同時進行，如果在科研項目進行階段不對其明確歸檔要求或資料沒有交齊，后期很難追回或者歸檔的不是最終有效的文件。同時在檔案文件材料收集過程中還要關注檔案的“價值”，一定要研究檔案文件材料的甄別方法，否則花再大力氣收集到的檔案文件材料都是沒有意義的“垃圾”文件。這就需要加強檔案部門與科研主管部門的協作，構建全新的由科研主管單位負責，檔案部門具體承辦的科研檔案管理機制。這不僅突出了科學研究過程中檔案文件材料收集的重要性，還使對科研檔案全過程的監(jiān)督更加有效，科研檔案由結果管理轉變?yōu)檫^程管理，保證科研檔案工作與科學研究同步進行，從而進一步保證檔案質量。同時強化歸檔資料責任管理，明確各級人員簽字和蓋章，確保文件責任人可追溯，從根本上保證“收的全”、“有價值”的問題，保護學校知識和技術成果，保障學校的實力和競爭力。
三、探尋新的檔案利用方式，促進科研人員之間的交流協作
長期以來，由于檔案具有“孤本”、“不可替代”等特性，使得檔案的利用一直采取嚴格、謹慎的方式。尤其對于科研檔案的借閱，不僅僅限于以上特性，還要考慮項目密級等，這就使得檔案借閱手續(xù)繁瑣、復雜。值得注意的是，科研檔案不僅是學校發(fā)展的見證，更是科學研究的基礎，尤其是研究實驗階段的檔案文件材料，可以使我們在以后的研究中規(guī)避很多風險，提供很多借鑒。對于科研檔案有條件地開放查閱權限，可以進一步促進科研人員之間相互借鑒、交流和科研團隊之間的協同發(fā)展，有助于形成學校內部良性競爭環(huán)境，實現人才跨越式發(fā)展，進而起到推動學科發(fā)展的作用。這就需要在保密制度的原則下，對科研檔案知悉范圍重新審定，力求使科研人員更多地獲取所需信息，并在可控的范圍內盡量簡化檔案查閱程序，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案的借鑒作用，從根本上保證檔案“用的好”。
四、探尋新的檔案管理方式，使檔案成為全面提升科研管理工作的有力抓手
目前高校的科研檔案管理方式是在管理職能上平行、歸檔上滯后的方式，也就是科研部門與檔案館是按職能進行分工，雙方對于科研檔案管理沒有明確的隸屬關系。在這種情況下要實現科研檔案的完整和準確歸檔，就必須相互協調、溝通，否則就會由于職責邊界不清、階段銜接不好，從而產生項目管理空白點。而且各課題組是在項目結束后，才把形成的文件材料移交到檔案部門，所以項目檔案的質量管理帶有明顯的滯后性。今后如果可以把檔案管理納入到科研管理的全過程，不僅可以保證檔案質量，還能有效追溯責任，使檔案管理工作處于受控狀態(tài)，進而提升科研管理水平。檔案管理實質上是一種質量管理，要求在每個環(huán)節(jié)中都要按計劃、執(zhí)行、檢查和處置四個具體步驟去開展，形成閉環(huán)管理，所以通過檔案管理的工具作用來全面提升科研工作的綜合管理水平，應成為我們全面構建檔案管理方式的新目標。這就需要高校將科研檔案管理和科研管理進行一體化設計，讓檔案管理成為全面提升科研管理工作的有力抓手。檔案管理遵循證據鏈、可追溯的原則，將從根本上實現管理的過程控制，并能進一步規(guī)范辦事程序和管理流程，使管理工作中的各個環(huán)節(jié)都處于受控狀態(tài)，實現對各職責履行情況的有效監(jiān)督。
五、結語
關鍵詞：云計算；高校；檔案管理；研究
隨著信息化技術的不斷發(fā)展，高校的檔案管理技術也面臨著由傳統(tǒng)的管理技術向信息資源現代化和共享化轉變的巨大機遇和挑戰(zhàn)，尤其是近年來新興的云計算技術給高校檔案管理技術的發(fā)展帶來了新的機遇、提供了新的思路。云計算作為一項具有時代性的新生產物以其強大的功能在某些領域得到了基本應用。高校檔案管理工作涉及到人事信息、圖書資料和設備等諸多方面信息安全和保密問題。隨著互聯網絡信息化不斷推進，高校檔案管理工作中需要處理的檔案信息成幾何級高速倍增，因此檔案管理正面臨前所未有的壓力。這不僅要求檔案管理者熟練掌握業(yè)務本領，更要求檔案管理平臺能夠滿足對龐大數量且多元異構的訪問信息進行存儲和管理?，F結合高校檔案管理工作實際情況及遇到的問題，通過對“云計算”技術的剖析和解讀，對高校檔案管理平臺進行了初步探索和研究，并針對在其應用實際中可能遇到的問題進行了分析。
一、云計算概述
云計算理念是Google首席執(zhí)行官Eric Schmidt在搜索引擎大會上首次提出的[1]。云計算是基于現有互聯網技術發(fā)展起來的一種基于互聯網的數據信息及相關服務共享模式，是一種新興的共享架構方法。云計算的基本原理是用戶所需錄入、引用和處理的數據信息是存儲在互聯網大規(guī)模服務器集群的數據中心中，并非在用戶的個人電腦和個人移動終端設備上運行和存儲。由數據中心的管理者負責其正常運轉和維護管理，保證其有快速的計算能力和充足的存儲空間來供用戶使用，用戶可以在任意的地點和任意的時間沒有任何限制的情況下接入互聯網的終端設備。就如同家庭用電由電廠統(tǒng)一供電和家庭自己用發(fā)電機單獨供電一樣，統(tǒng)一供電的成本和便捷程度遠勝于單獨發(fā)電，同樣云計算相比傳統(tǒng)的網絡服務優(yōu)勢也是如此。也可以這樣講，云計算技術應用中，任何基于互聯網的信息資源、網絡服務和數據處理都可以像電廠統(tǒng)一提供用電一樣方便快捷。
二、云計算的發(fā)展現狀
在網絡科技高度發(fā)達的今天，云計算技術發(fā)展極為迅速，基于云計算的各種實踐和應用也不斷增加。微軟、IBM等世界知名公司從2006年就開始紛紛推出了自己的云計算平臺。國內的云計算技術的應用與發(fā)展也呈現激增態(tài)勢，各政府職能部門也相繼推出并實施基于云計算技術的各類管理平臺。
在實踐應用方面，云計算在高校檔案管理領域還沒有成功的應用案例。而在理論研究方面，國內檔案領域早在2009年就有研究人員開始關注云計算的相關理念與技術。但是云計算的理念在高校檔案管理方面的應用和研究還處于摸索階段，有關云計算對高校檔案管理產生的巨大影響、以及對檔案信息存儲、使用處理和共享等方面的研究涉及很少。
三、基于云計算高校檔案管理平臺的特點
高校檔案管理平臺涵蓋人員、圖書資料、設備等各個方面的信息，信息量大?；谠朴嬎慵夹g的高校檔案管理平臺是由基于互聯網絡的服務器集群來實現。數據信息的存儲、管理和使用無須在本地計算機或者服務終端上執(zhí)行，而是存儲在網絡計算機集群的數據處理中心中，并通過一定的網絡協議來保證數據的安全性和便捷?；谝陨戏治?，基于云計算高校檔案管理平臺有如下特點：
1.云計算能夠提供完善的信息資源服務能力，有利于提高檔案服務和管理水平
隨著高校事業(yè)的發(fā)展，各類數字檔案信息數量快速增加，高校檔案管理和服務水平亟待提高。云計算技術以相對獨立的應用軟件為載體，將各類零散存儲的檔案信息加以整合，為使用者提供通用統(tǒng)一的登入方式，將各類應用服務最大限度進行集成，提供一站式服務，將傳統(tǒng)的數字化檔案檢索方式拓展至服務云端，大大的提高數字檔案館的管理和服務水平?；谠朴嬎愕母咝底只瘷n案管理平臺能夠充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，提升數字化檔案服務和管理能力，使高校數字化檔案管理最大程度發(fā)揮自身功效。
2.云計算能提高高校檔案信息服務的可持續(xù)性
傳統(tǒng)的檔案信息往往存儲于某臺固定的服務器上，一旦服務器遭遇病毒或惡意程序的攻擊，檔案信息資源就無法實現網上利用。而在云計算模式中有強大的服務器集群做支撐，用戶的數據信息和程序分布在不同的物理服務器上，即使某臺服務器出現故障。其他服務器也可以快速便捷的將出現故障的服務器中的數據信息快速備份到其他服務器上，繼續(xù)來提供服務。
四、基于云計算高校檔案管理平臺面臨的問題
云計算作為一項新興的網絡技術，在高校檔案管理上的應用還處于探索和研究階段，還面臨諸多問題。
（1）信息安全問題?；谠朴嬎愕母咝n案管理平臺主要依托互聯網來對信息的存儲和使用進行管理，而互聯網上的各種安全問題也與之相伴。傳統(tǒng)的檔案信息存儲在本地存儲設備，安全性有很大的保障。而云計算模式下的檔案信息將會不可避免的遇到諸如網絡病毒、惡意程序的攻擊。因此如何確保檔案管理平臺數據信息的安全是合理應用云計算技術的關鍵性問題。
（2）執(zhí)行標準問題?；谠朴嬎愕母咝n案管理平臺目前國內乃至國際上沒有通用的執(zhí)行標準，而通用的標準對于一項新興技術的發(fā)展有著至關重要的作用。怎樣的“云”才是統(tǒng)一標準的計算云，目前云計算應用領域尚無定論，在高校檔案管理應用領域需要更加積極和努力的探索和研究，制定利于該技術理念順利普及和推廣的執(zhí)行標準。
在信息網絡化和資源全球化的今天，云計算技術的出現打破了傳統(tǒng)的數據信息存儲、處理和共享的模式，形成了一個全新的信息管理與服務體系。但是，目前云計算技術的應用還處在初級探索階段，各種與之相關的技術和配套設施還在不斷的完善中。而云計算概念的出現及應用給高校檔案管理帶來了新的發(fā)展機遇。高校在檔案管理過程中，需要積極應對現有的各種問題，改變傳統(tǒng)的數字化檔案使用和管理模式，充分利用云計算提供的強大資源整合能力來提高數字檔案管理的整體業(yè)務能力和服務水平，這對于高校檔案管理模式和應用服務方式等方面都具有積極意義。
參考文獻：
關鍵詞：高校基建檔案；檔案管理；問題；對策
隨著我國社會經濟的快速發(fā)展，我國的高等教育事業(yè)也取得了長足的發(fā)展，高等學校基建工程項目的建設也越來越多。在高校基建工程施工中，基建檔案是對基建項目進行核查、審計、管理以及后期擴建、維修的重要依據，做好高?；n案管理工作具有十分重要的作用。但是，當前高?；n案管理工作中存在著許多問題，對其展開探討十分必要。
一、高?；n案管理工作的特點
在高?；n案中因為具有多重化管理和多元化投資主體的特點，致使高校檔案的管理工作具有社會性和復雜性的特點[1]。隨著社會的不斷發(fā)展，高校管理工作的不斷進步，使其對高?；n案的質量、檔案信息的完整性和準確性有了更高的要求。基建檔案管理工作只有不斷地適應時展的需求，才能充分發(fā)揮高?；n案管理工作的作用?；n案主要包含影像資料、聲像資料、紙質檔案等形式，在基建過程中會連續(xù)不斷地產生各種資料。因此，如何有效、準確、完整地采集、整理和移交基建資料是目前基建檔案管理工作中面臨的重要問題[2]。
二、高校基建檔案管理工作中存在的問題
（一）單一的基建檔案使用方式。目前，在大多數高校中，使用者都是通過上門借閱的方式使用基建檔案，上門借閱的方式使基建檔案得到了利用，但是因為長期、單一的使用原件，會使檔案原件發(fā)生字跡不清、頁面污漬等現象，嚴重的則導致檔案破損，甚至會發(fā)生檔案遺漏或丟失等問題，從而不能完好地保護基建檔案。（二）整理檔案不規(guī)范?；n案管理工作的專業(yè)性很強，它要求基建檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識和相關的基建工作專業(yè)知識。而在實際的高?；n案管理工作中，很多高?；n案管理人員并非專業(yè)出身，大多只具備一種專業(yè)技能，并不能完全符合基建檔案管理工作的要求，由此也影響了其管理工作，從而在管理過程中面臨各種困難[3]。在整理基建檔案資料時，因為施工方和監(jiān)理方等單位會源源不斷地連續(xù)提交各種資料，而管理人員由于專業(yè)管理知識的缺乏，嚴重影響了基建檔案的質量。特別是在分類復雜的圖紙時，經常會發(fā)生各種失誤，使檔案整理工作雜亂無章[4]。（三）書寫檔案不規(guī)范。在整個檔案管理工作中，當然也包括在編制過程中的設計院、項目施工方、監(jiān)理方，他們在檔案編制過程中，因為不規(guī)范地書寫檔案資料，比如書寫用筆的不規(guī)范，有需要手工書寫的資料卻打印，需要打印的資料卻書寫。因為筆墨不耐久，時間長了會發(fā)生字跡擴散或脫落等現象，而需要特殊強調的字體顏色卻沒有正確使用，以致影響了資料的準確性。不規(guī)范地書寫檔案不利于檔案的保存。（四）記錄檔案信息不規(guī)范?；n案包括很多的基本信息和資料，比如編制檔案的日期、簽字日期、印章、簽名、設計方、施工方等，在記錄檔案的基本信息時，檔案管理人員不仔細、疏忽大意地對待工作，會使得檔案資料缺乏完整性。（五）檔案資料收集難度大。因為基建檔案具有完整性、專業(yè)性和成套性的特點，而且它形成的周期長、涉及的單位部門多，使得檔案管理人員在收集檔案資料時的難度增大?；n案包括很多資料，既有基本的檔案資料也有隱蔽的內部工程和地下管網資料等。很多基建工程大都隱藏在地下或墻體內，而隱蔽在地下、墻體內的資料，其收集的難度更大，也容易使管理人員在收集過程中出現遺漏或缺失。（六）單位部門間缺乏合作和溝通。因為高校檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的基建知識，使其不能主動地協助、指導和督導基建部門對于檔案資料的收集和整理工作。而基建單位和部門因為自己的便利，不會主動提交基建檔案資料，而是將其放置在自己的單位部門留己私用。各單位部門缺乏合作和溝通，使基建檔案資料不能及時的收集、整理、移交。
三、提高高校基建檔案管理工作的策略
（一）建立具體的基建檔案系統(tǒng)。目前，大多數高校的基建檔案管理系統(tǒng)都存在局限性，沒有整體性和針對性的基建管理系統(tǒng)。筆者根據基建檔案的管理特點，提出建立具體的基建檔案管理系統(tǒng)，以方便管理人員的基建檔案管理工作。因為基建檔案資料非常多，而且涉及的范圍很大，而管理人員又必須手工記錄，增加了工作量和工作難度，降低了基建檔案管理工作的效率。為了保證基建檔案收集的完整性和齊全性、整理的便捷性和條理性，建立具體的基建檔案管理系統(tǒng)，可以及時地記錄檔案資料、清晰地分類檔案資料，實行分區(qū)管理檔案，避免管理人員的重復性工作。具體的基建檔案管理系統(tǒng)如圖1所示。（二）建立相應的基建檔案管理制度?；n案資料數量繁多、收集時間長、涉及單位廣，而很多檔案資料需要重復使用和審批，致使在基建檔案的收集過程中經常發(fā)生文件移交和文件借閱的問題。因此，需要建立相應的基建檔案管理制度，規(guī)范文件移交和文件借閱等手續(xù)，實時掌控檔案資料的完整性，防止發(fā)生檔案遺漏、缺失等損失[5]。（三）設立專門的管理部門?；n案管理工作涉及的單位部門廣泛，必須得到校領導和基建處領導的支持，由具備專業(yè)檔案管理知識和專業(yè)基建知識的工作人員進行基建檔案管理工作，并設立專門的基建檔案管理部門，嚴格操作檔案的收集、整理、移交、保存等各環(huán)節(jié)。在基建檔案管理部門必須配備專業(yè)的基建檔案管理軟件和硬件，對檔案的收集、整理、移交、保存等各環(huán)節(jié)提供便利。（四）對檔案實施分類模式?；n案資料數量繁多、收集時間長、涉及單位廣泛，容易導致在管理工作中發(fā)生失誤。因此，要對基建檔案實施分類模式，保證檔案資料可以及時地收集和分類整理，以此提高基建檔案管理工作的效率和質量。具體的檔案分類模式如圖2所示?；n案的資料包括名稱、編號、日期、批準部門、發(fā)文部門，對基建檔案必須依照時間進行順序排列，在編制基建檔案時實施分冊立卷、歸類排序。由于在高?；n案的移交環(huán)節(jié)，管理人員必須按照校檔案館和當地城建檔案館的移交要求進行不同的分類編制。因為必須將基建檔案中的工程竣工檔案移交給城建檔案館，而城建檔案館更注重的是基建工程項目竣工的資料；工程建設全套檔案移交給校檔案館，而校檔案館更注重整個基建工程項目的全部資料。因此，在編制基建檔案時，可以分為大型工程的分期分項模式和單體工程模式[6]。1.大型工程的分期分項模式圖1基建檔案管理系統(tǒng)大型的工程檔案編制由設計院、施工方、監(jiān)理方等單位進行，在編制過程中，以工程的總體規(guī)劃為主線，以分期工程為索引、以分項工程為基點，對整個工程資料進行編制。以整個工程主體進行統(tǒng)籌規(guī)劃，對每期每項工程進行檔案編制，化繁為簡。而具體的檔案名稱則根據每期、每項的名稱進行編制。2.單體工程模式因為單體工程比較獨立，資料比較清晰明確，只需要根據常規(guī)的流程收集和整理檔案，在完成檔案后移交相應的單位部門即可。而校檔案館常規(guī)的編制要求是使用學校規(guī)定的文件盒對檔案進行分類分冊按項目名稱編號并保存。城建檔案館常規(guī)的編制要求是工程竣工結束四方驗收后，由設計院、施工方、監(jiān)理方等單位共同完成編制工作，按照圖紙和文檔進行分類分冊保存。（五）對基建檔案實施移交歸檔模式。在高?；n案的移交過程中，檔案必須移交到校檔案館和當地城建檔案館。高校基建檔案包含工程竣工檔案和工程建設全套檔案，其中工程竣工檔案移交當地城建檔案館，工程建設全套檔案移交校檔案館。通常情況下，基建工程都會存在項目資金問題、項目難易問題、項目工程大小問題等，從項目立項審批到項目竣工使用的時間并不固定。因此，基建檔案管理人員必須及時完整地收集、整理檔案資料，最后將檔案移交給相應的單位部門。而檔案移交包括分期移交歸檔和集中移交歸檔兩組模式[7]。1.分期移交歸檔模式因為大型的基建工程建設的時間長，需要分時間段進行建設，導致資料的收集和整理也需要分時間段進行。在工程建設過程中，檔案管理人員必須實時地收集和整理資料，當完成與工程對應時間段的檔案后，需將此檔案進行及時的移交歸檔。對每個時間的檔案進行統(tǒng)一的編號，分期分項排序，有條理的歸檔，可以減少基建檔案管理工作量，為后期檔案的存放提供足夠的空間。2.集中移交歸檔模式集中移交歸檔模式的前提是基建檔案管理室必須具有足夠的存儲空間，可以有效地保存所有的基建檔案。在基建工程竣工后，基建檔案管理人員檢查核對所有資料是否準確完整，確認無誤后，將全部檔案資料進行集中移交歸檔。將所有檔案進行統(tǒng)一編號，使檔案規(guī)則系統(tǒng)。
綜上，目前高校基建檔案管理工作主要存在單一的基建檔案使用方式、整理檔案不規(guī)范、書寫檔案不規(guī)范、檔案資料收集難度大、單位部門間缺乏合作和溝通等問題，針對這些問題，筆者提出要建立具體的基建檔案系統(tǒng)、建立相應的基建檔案管理制度、設立專門的管理部門、對檔案實施分類模式、對基建檔案實施移交歸檔模式等策略，以期提高高?；n案管理工作的質量和效率。
作者:黃海鏗 單位:潮州廣播電視大學
參考文獻：
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