時(shí)間：2023-06-13 16:08:33
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理意識(shí)的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：檔案管理；服務(wù)意識(shí)；主動(dòng)服務(wù)；群體意識(shí)
中圖分類號(hào)：G648文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-2374（2009）09-0075-02
檔案是歷史的見證,是人類智慧的結(jié)晶,是黨和國(guó)家寶貴的文化財(cái)富。我院是一所高等醫(yī)學(xué)院校，以其學(xué)制長(zhǎng)、專業(yè)門類多、學(xué)科分類細(xì)、檔案資料學(xué)術(shù)價(jià)值高等諸多因素而顯示出其特色，所以搞好檔案資料的收集、整理、管理和利用等系列服務(wù)工作是十分重要的。從黨的以來(lái)，隨著黨的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移，檔案管理部門逐步由封閉型向半開放型和開放型轉(zhuǎn)化，為四化建設(shè)服務(wù)方面做了大量工作，取得了顯著成績(jī)。特別是檔案法的頒布實(shí)施，使檔案工作走上了依法治檔的軌道，為檔案工作創(chuàng)造了良好的條件，檔案工作應(yīng)該有一個(gè)更加良好的局面。如何開創(chuàng)檔案工作新局面呢？我認(rèn)為當(dāng)前應(yīng)該把注意力放在深化檔案管理和強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)上來(lái)。
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案的群體意識(shí)
增強(qiáng)檔案意識(shí)，是做好檔案工作的前提條件。為了切實(shí)增強(qiáng)全院各處、系、部的檔案員意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)和全員檔案意識(shí)，從三個(gè)方面開展宣傳工作：（1）檔案管理在機(jī)關(guān)工作中的重要地位和作用使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作不是可有可無(wú)，而是作用重大的一項(xiàng)工作，是傳遞、貯存信息的重要工具和手段；（2）檔案管理與機(jī)關(guān)職能部門工作的關(guān)系，使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作與機(jī)關(guān)職能部門工作之間是一種相互服務(wù)，相互促進(jìn)的統(tǒng)一關(guān)系；（3）檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)。辦公室積極采取學(xué)習(xí)文件，業(yè)務(wù)輔導(dǎo)、參加培訓(xùn)等形式，特別是對(duì)兼職檔案員講解檔案工作業(yè)務(wù)知識(shí)，使大家對(duì)檔案管理比較熟悉。通過(guò)一系列的工作，全院各處、系、部的檔案工作有了明顯的提高，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：
1．在管理領(lǐng)導(dǎo)上，由過(guò)去只是分管領(lǐng)導(dǎo)重視變?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)群體重視，做到了書記親自抓，分管院長(zhǎng)、主任具體抓，其他領(lǐng)導(dǎo)積極主動(dòng)配合抓。學(xué)院成立了以主管檔案院長(zhǎng)為組長(zhǎng)的各處、系、部檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，有效地保證了檔案工作的日常管理和達(dá)標(biāo)升級(jí)的順利開展。
2．在管理力量上，由過(guò)去只是辦公室專門管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐栽洪L(zhǎng)辦公室為主體，有關(guān)職能部門配合的網(wǎng)絡(luò)管理體系。各職能處、系、部室配備了兼職檔案員，形成了檔案管理為處、系、部提供服務(wù)，各處、系、部主動(dòng)支持搞好檔案管理的局面。
3．在管理內(nèi)容上，由過(guò)去只重視文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橛腥耸?、?cái)務(wù)、基建、科技、教學(xué)、臨床教學(xué)等全面管理綜合檔案，做到了全院檔案資料按標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一收集、整理，按規(guī)定要求統(tǒng)一管理。我院從1965年至2007年綜合檔案室存有各類檔案、資料共 8267卷（冊(cè)），其中文書檔案5436卷，會(huì)計(jì)113，教學(xué)1671卷，科研186卷，基建794卷，外事、聲像、照片67卷。
4．在管理設(shè)置上，由過(guò)去比較簡(jiǎn)陋的條件轉(zhuǎn)變?yōu)榛痉蠂?guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)要求。各處、系、部都根據(jù)院里的實(shí)際，按照有關(guān)規(guī)定和要求，積極支持和配置了檔案管理設(shè)施，使學(xué)院綜合檔案室都已形成了一定的模式，做到專人專室和專柜。為了使檔案有較好的管理?xiàng)l件，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行了更新；由過(guò)去簡(jiǎn)單的木質(zhì)檔案柜、架一律改為按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案柜、檔案裝具、檢索工具柜等，除此之外還配有溫濕計(jì)，照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、滅火器、電腦、掃描儀、去濕機(jī)等等設(shè)備及安全報(bào)警裝置。并在1994年我院就實(shí)現(xiàn)了檔案微機(jī)管理。2007年全院又更新為網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)。
5．在管理利用上，強(qiáng)化服務(wù)功能。檔案管理的目的在于應(yīng)用，在于為教學(xué)中心工作搞好服務(wù)。近年來(lái)，根據(jù)國(guó)家教育、湖北省高等教育發(fā)展規(guī)劃精神，結(jié)合學(xué)校辦學(xué)實(shí)際和醫(yī)學(xué)教育發(fā)展趨勢(shì)，科學(xué)制定了“十一五”發(fā)展規(guī)劃，明確辦學(xué)指導(dǎo)思想和辦學(xué)定位：力爭(zhēng)經(jīng)過(guò)15年的努力，到2020年把學(xué)校建設(shè)成為省內(nèi)一流、國(guó)內(nèi)知名、國(guó)際知曉，2～3個(gè)專業(yè)進(jìn)入國(guó)內(nèi)同類醫(yī)科院校領(lǐng)先行列的教學(xué)型醫(yī)科大學(xué)。那么，學(xué)校的基本建設(shè)、教學(xué)評(píng)估、審報(bào)碩士授予權(quán)等等的檔案管理工作也大有作為。近年來(lái)隨著我院招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，基本建設(shè)也在不斷加速，諸多項(xiàng)目工作都涉及到檔案作為查找依據(jù)。鑒于此情況，綜合檔案室及時(shí)調(diào)整思路，主動(dòng)為重點(diǎn)項(xiàng)目搞好服務(wù)，保證了各重點(diǎn)項(xiàng)目工作的順利進(jìn)行。如在勤政樓、老圖書館的舊房改造時(shí)，就是依據(jù)基建檔案資料才得以找準(zhǔn)各個(gè)持撐基礎(chǔ)點(diǎn)的，更是工程質(zhì)量和進(jìn)度大大提高、提前。目前，基建檔案的利用率越來(lái)越高，為我院重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)的服務(wù)功能也越來(lái)越強(qiáng)，更進(jìn)一步為我院基本建設(shè)又好又快地發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
二、抓管理，健全制度，努力提高檔案管理水平
檔案管理是一門融技術(shù)和政策性于一體的學(xué)科。因此，我們?cè)趫?jiān)持標(biāo)準(zhǔn)上下功夫，在規(guī)范管理上花力氣，積極創(chuàng)造條件向檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化方向邁進(jìn)。（1）建立健全各種檔案管理制度和登記簿。檔案管理制度是實(shí)施檔案有效管理的保證，為了使檔案管理真正落到實(shí)處，學(xué)院建立健全了檔案的管理制度、保密制度、利用制度、安全保衛(wèi)制度等。為了杜絕檔案資料在收集、整理和開展利用中的差錯(cuò)發(fā)生，我們還建立了檔案借閱登記簿、收發(fā)文登記簿、三密文件登記等；（2）按照升級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行檔案管理“四統(tǒng)一”。根據(jù)《湖北省機(jī)關(guān)檔案管理升級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》的要求，按章行事，毫不含糊。如在檔案分類整理中，嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行認(rèn)真整理。學(xué)院檔案管理實(shí)現(xiàn)了管理制度、檔案裝具、案卷排列、封面書寫“四統(tǒng)一”；（3）規(guī)范了管理程序。為了更好地深化檔案管理工作，規(guī)范管理及操作程序，我們堅(jiān)持平時(shí)立卷，按照有關(guān)要求和規(guī)定，實(shí)行分類歸檔；（4）文件資料的傳遞上，一律按文件的輕重緩急，區(qū)別對(duì)待，分類處理。為了查找方便，還設(shè)立了案卷分類一覽表，基本做到了收發(fā)傳遞快，資料收集全，整理裝訂美觀，查找文件準(zhǔn)。
三、擺正檔案工作位置，解決自身認(rèn)識(shí)問(wèn)題，以實(shí)際行動(dòng)提高自身社會(huì)地位
檔案工作屬于上層建筑的范疇，它是為教學(xué)基礎(chǔ)服務(wù)的。但是在實(shí)際工作中，時(shí)常聽到人們對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作和社會(huì)對(duì)之不公的埋怨聲。這固然不排除上述問(wèn)題存在，但是也確有我們自身的認(rèn)識(shí)問(wèn)題。
我認(rèn)為有三個(gè)認(rèn)識(shí)問(wèn)題亟待解決。首先是要擺正檔案工作的位置。檔案工作重點(diǎn)應(yīng)轉(zhuǎn)變到服從并服務(wù)于四化建設(shè)上。不論過(guò)去還是現(xiàn)在，檔案工作都處于“服務(wù)”的位置上，那就不能把它強(qiáng)調(diào)到不適當(dāng)?shù)某潭?，過(guò)分要求領(lǐng)導(dǎo)像重視教學(xué)工作那樣去重視它，從而不恰當(dāng)?shù)厝ヘ?zé)怪領(lǐng)導(dǎo)。特別不應(yīng)忽視自身認(rèn)識(shí)上片面性的一面，應(yīng)自覺擺正自己的位置。只有體諒領(lǐng)導(dǎo)的難處，才不至于產(chǎn)生對(duì)立情緒，產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。其次是應(yīng)從自身認(rèn)識(shí)上去解決，有些分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)并不十分了解檔案工作，要靠我們?nèi)ザ嗾?qǐng)示、多匯報(bào)、多做宣傳工作，讓領(lǐng)導(dǎo)盡快地熟悉檔案工作，認(rèn)識(shí)其重要性，從而重視它，絕非埋怨所能解決問(wèn)題的。第三點(diǎn)，也是最重要的一點(diǎn)，就是檔案作用發(fā)揮的如何決定著檔案工作社會(huì)地位的高低。如果你每天把主要精力花在嘴上埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視，埋怨社會(huì)對(duì)待不公，而不以實(shí)際行動(dòng)主動(dòng)為社會(huì)服務(wù)，為四化建設(shè)做出貢獻(xiàn)，也就沒(méi)有理由對(duì)社會(huì)提出種種要求。我們的著眼點(diǎn)應(yīng)是主動(dòng)服務(wù)多做貢獻(xiàn)去贏得重視，從而提高自身的社會(huì)地位。
四、為學(xué)院發(fā)展和社會(huì)需求服務(wù)做出更大的貢獻(xiàn)，必須強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)
檔案工作在服務(wù)方式上客觀存在著被動(dòng)服務(wù)和主動(dòng)服務(wù)兩種并存的方式。所謂被動(dòng)服務(wù)，就是通常所說(shuō)的“等客上門”，被動(dòng)地為利用者提供服務(wù)。這種方式有待于進(jìn)一步深化，我們要在提高服務(wù)水平，在查準(zhǔn)率、查全率和方便利用等方面下功夫。所謂主動(dòng)服務(wù)，就是積極主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)決策和社會(huì)各方面的利用者著想，積極努力創(chuàng)造各種服務(wù)的條件，主動(dòng)提供多種服務(wù)。這種服務(wù)方式，正是我們現(xiàn)在工作的目標(biāo)，也是當(dāng)前必須強(qiáng)化的一種服務(wù)方式。為此，必須強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)的觀念、強(qiáng)化信息觀念和效益觀念，做主動(dòng)為學(xué)院發(fā)展和社會(huì)需求服務(wù)的熱心人。要用積極創(chuàng)造開發(fā)利用的物質(zhì)條件，提高管理水平，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策和教學(xué)各方面的利用提供多種服務(wù)，才能使之轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
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關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；檔案意識(shí)；檔案責(zé)任意識(shí)
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2012）23-0156-02
檔案一方面發(fā)揮具有通常意義上的文獻(xiàn)引介功用，另一方面也潛在的具有“公正”歷史的能力，檔案作為信息資源，在開發(fā)利用中實(shí)現(xiàn)了它應(yīng)有的價(jià)值。作為檔案管理工作者，要想保持并發(fā)揮檔案應(yīng)有價(jià)值功用，應(yīng)該樹立最基本的檔案意識(shí)、檔案保密意識(shí)、檔案法律意識(shí)、檔案責(zé)任意識(shí)和檔案服務(wù)意識(shí)，為整個(gè)社會(huì)的發(fā)展盡自己應(yīng)有之力。
一、檔案意識(shí)
檔案客觀且生動(dòng)地印記了人類社會(huì)各方面的實(shí)踐活動(dòng)，比如政治活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)商業(yè)活動(dòng)、軍事行動(dòng)、文化發(fā)展、教育改革、科學(xué)研究成果等。在日常生活中，我們很容易地把機(jī)關(guān)的公文檔案、人事檔案以及涉及國(guó)家和企業(yè)的商業(yè)秘密的成文文獻(xiàn)作為我們意識(shí)中的檔案，雖然沒(méi)有錯(cuò)誤，但是亦非全部的正確，因?yàn)檎嬲臋n案涉及面十分的廣泛。舉個(gè)學(xué)校的檔案例子，在學(xué)校里，學(xué)校的檔案涉及行政人員、教學(xué)（這是比較大的一塊兒）、學(xué)校的調(diào)查研究、基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)劃與建設(shè)、財(cái)政預(yù)算、學(xué)生學(xué)籍、圖書資料、學(xué)校外向交流及其學(xué)報(bào)編輯與出版等等。
毫無(wú)疑問(wèn)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，有利于搞好檔案工作，較強(qiáng)的檔案意識(shí)，不僅能夠樹立相關(guān)人員的歷史擔(dān)當(dāng)意識(shí)，而且對(duì)于我們的日常生活、工作都產(chǎn)生很大的推動(dòng)作用。我們的教師會(huì)在編寫教案（講義）時(shí)不自覺地就會(huì)頭腦清醒，認(rèn)真負(fù)責(zé)；我們的學(xué)生在寫畢業(yè)論文時(shí)就會(huì)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致地搞好文獻(xiàn)搜集、開題報(bào)告及論文的創(chuàng)作；我們的圖書管理人員就會(huì)認(rèn)真歸類整理圖書、報(bào)刊資料，不致使其破損或丟失；我們的會(huì)計(jì)工作人員就會(huì)認(rèn)真地做好賬目報(bào)表，保證不會(huì)有什么紕漏；我們的工程規(guī)劃人員就會(huì)精益求精，多方驗(yàn)證，而使規(guī)劃圖紙科學(xué)、完整；我們的公職人員在執(zhí)行公務(wù)的活動(dòng)中就會(huì)秉公辦事，不，不貪贓枉法，本著對(duì)人民負(fù)責(zé)，對(duì)歷史負(fù)責(zé)的決心，認(rèn)真、廉明地做好本職工作。社會(huì)各階層檔案人員在工作中認(rèn)真履行自己的任務(wù)，就會(huì)做到保質(zhì)、保量、保時(shí)，不唯上、不唯親，只為歷史的純潔、客觀。在工作中，認(rèn)真地對(duì)待各種矛盾和困難，集思廣益；在執(zhí)行過(guò)程中，認(rèn)真組織和開展各項(xiàng)工作，科學(xué)發(fā)展；在檢查考核時(shí)，堅(jiān)持依法、依規(guī)考對(duì)，進(jìn)而保證相關(guān)人員堅(jiān)強(qiáng)的檔案意識(shí)。
二、檔案保密意識(shí)
檔案中還有一些是涉及國(guó)家、企業(yè)及個(gè)人的秘密檔案，它對(duì)維護(hù)各方的切身利益承擔(dān)著重大的政治責(zé)任及歷史責(zé)任。當(dāng)下處于全球化的背景下，世界各個(gè)國(guó)家都在為自身的發(fā)展而奮勇直追，如果一個(gè)國(guó)家文檔保密工作很到位，那么這個(gè)國(guó)家就能在全球化過(guò)程中占領(lǐng)先機(jī)，反之，如果一個(gè)國(guó)家的檔案機(jī)密保護(hù)得不到位，那么這個(gè)國(guó)家就會(huì)在發(fā)展的過(guò)程中步步受制于他國(guó)，很難在世界之林立穩(wěn)腳跟。在相對(duì)和平發(fā)展的年代與國(guó)度，檔案的保密實(shí)質(zhì)上就是保一國(guó)之安寧、之團(tuán)結(jié)、之興旺、之和諧。作為接觸秘密檔案最集中的檔案管理部門的工作人員，其肩負(fù)的社會(huì)責(zé)任和重?fù)?dān)，與其自身及國(guó)家來(lái)說(shuō)都是不言而喻的，他們肩負(fù)著不同于一般的工作人員所擔(dān)負(fù)的責(zé)任。在一定程度上，檔案管理工作人員的保密意識(shí)強(qiáng)弱直接影響著檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)與劣，因此我們的檔案管理人員不僅要認(rèn)真地工作，而且還要增強(qiáng)自己的檔案責(zé)任心、檔案事業(yè)心，以此來(lái)增強(qiáng)檔案的保密意識(shí)。同時(shí)，在業(yè)余之外的閑暇活動(dòng)中，還時(shí)刻對(duì)自己知道的檔案秘密提高警惕，對(duì)套話者做到緘口不提。所以，不管檔案人員身居何處，對(duì)于機(jī)密的文檔都要做到守口如瓶，以防紕漏橫生，進(jìn)而避免意外泄密事件發(fā)生到自身。檔案管理人員的保密意識(shí)對(duì)于維護(hù)檔案的完整與安全有著重要的作用，故而他們必須要有較強(qiáng)的保密意識(shí)，檔案保密意識(shí)的強(qiáng)與弱直接影響了檔案保密工作質(zhì)量的好與差。
鑒于上述，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面工作中做好檔案的保密工作。首先，從檔案的承載設(shè)施來(lái)看，國(guó)家需要根據(jù)既有規(guī)定加大檔案庫(kù)房設(shè)施的新建工作，合理使用檔案的庫(kù)房。當(dāng)然，庫(kù)房設(shè)施應(yīng)當(dāng)居于相對(duì)合適的場(chǎng)域，另外要加固庫(kù)房門窗，提升防腐、防盜等水平。應(yīng)該將檔案存儲(chǔ)庫(kù)房與其他類似場(chǎng)所區(qū)別開來(lái)，要指派專業(yè)、合格的人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理與規(guī)范的保存。絕密檔案作為特殊的文件，涉及了一個(gè)黨派、一個(gè)國(guó)家、一個(gè)企業(yè)及個(gè)人的核心利益，它決定著黨派、國(guó)家、企業(yè)及個(gè)人的全方位的利益，直接關(guān)系著其生死存亡，所以嚴(yán)格加強(qiáng)對(duì)秘密檔案的保存意義甚大。有鑒于此，筆者以為，相關(guān)管理人員在管理過(guò)程中，應(yīng)該把絕密的檔案作為特級(jí)重點(diǎn)保存對(duì)象，進(jìn)行全面的保管；同時(shí)，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍w類不同時(shí)期的歷史檔案，依據(jù)相關(guān)管理原則，做到弄清管理期限、管理方法及其他各方面的原則，它不僅是一個(gè)國(guó)家的豐富文化，我們還能吸取其寶貴的經(jīng)驗(yàn)，以鑒后人。另外，還要采取制度化的保密意識(shí)。工作中做到實(shí)事求是，依據(jù)檔案自身的不同特點(diǎn)，采用不同的保密制度與管理措施，進(jìn)而達(dá)到檔案管理保密意識(shí)工作的制度化目的。
三、檔案法律意識(shí)
《中華人民共和國(guó)檔案法》是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的根本性指導(dǎo)法律，是社會(huì)各級(jí)檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理事業(yè)的根本依據(jù)，它為廣大的檔案管理部門進(jìn)行具體的檔案管理工作指明了方向，提供了法律的基礎(chǔ)。
社會(huì)的急劇發(fā)展和變化要求檔案管理事業(yè)也應(yīng)適應(yīng)時(shí)代的需要進(jìn)行改革。筆者以為，檔案管理人員首先應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。必須意識(shí)到檔案管理要實(shí)現(xiàn)法制化的歷史性改革和轉(zhuǎn)變，所以必須在觀念上進(jìn)行改變。其次，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)努力學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》，做到用法律指導(dǎo)我們的思想與行動(dòng)，實(shí)際中真正做到依法辦事，對(duì)于無(wú)視法律的人員進(jìn)行依法處理。當(dāng)然，依據(jù)法律管理檔案重點(diǎn)在人，檔案管理人員素質(zhì)的高低直接決定了檔案管理工作質(zhì)量與水平。所以，培養(yǎng)并提升檔案管理人員的法律意識(shí)是非常重要的。另外，學(xué)會(huì)運(yùn)用檔案法律。檔案行政管理機(jī)關(guān)是國(guó)家行政執(zhí)法部門，它的主要職能是依法管理檔案工作。若要發(fā)揮好這一職能，必須做到執(zhí)法必嚴(yán)。所以，檔案行政管理工作部門首先要增強(qiáng)法律意識(shí)，為其他部門正常的、有序的開展檔案管理工作樹立一個(gè)典型，發(fā)揮示范榜樣作用。
筆者認(rèn)為，培養(yǎng)并加強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)，必須集中地組織檔案從業(yè)者認(rèn)真地學(xué)習(xí)《檔案法》及相關(guān)法規(guī)。唯此，才能夠做到以法律法規(guī)來(lái)指導(dǎo)檔案的具體管理工作，當(dāng)然，這也是為了適應(yīng)國(guó)際經(jīng)濟(jì)、文化的全球化的新挑戰(zhàn)。檔案從業(yè)人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)法律知識(shí)，并且運(yùn)用新法規(guī)調(diào)整檔案管理工作，這樣才能使檔案管理工作為社會(huì)各方面發(fā)展服務(wù)貢獻(xiàn)自己的力量。
四、檔案責(zé)任意識(shí)
信息化的發(fā)展為檔案管理發(fā)展提供了新的思維要求，因?yàn)闄n案信息化是一個(gè)綜合性極強(qiáng)的復(fù)雜且系統(tǒng)的工程，它不僅需要上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)的特別重視。作為檔案管理人員也需要不斷更新理念，認(rèn)真研究并探索檔案管理的基本規(guī)律。合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，整合各方面的智慧與力量，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)向更廣領(lǐng)域進(jìn)發(fā)。
我們要想具備很強(qiáng)的檔案責(zé)任意識(shí)，就應(yīng)加強(qiáng)基本的理論知識(shí)研究，提升專業(yè)理論水平和素養(yǎng)。檔案從業(yè)人員必須不斷提升專業(yè)素養(yǎng)，開拓創(chuàng)新，提前進(jìn)入管理程序，做到全方位參與到信息化建設(shè)之中，并將自身有機(jī)地融入到其中，使檔案管理工作與各工作流程有序、合理的銜接起來(lái)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)各類型文件信息正常運(yùn)行的適時(shí)監(jiān)控。檔案從業(yè)人員業(yè)要積極地參與到國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證體系的貫標(biāo)活動(dòng)中去，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，積極主動(dòng)地配合操作人員，建立并完善檔案信息化系統(tǒng)。同時(shí)還應(yīng)該積極主動(dòng)地掌握各類相關(guān)的信息，及時(shí)地設(shè)計(jì)出合理化的、高水平的分析報(bào)告，供決策管理者分析和借鑒。
另外，要堅(jiān)持以市場(chǎng)為導(dǎo)向，深入挖掘各種新的檔案信息點(diǎn)，轉(zhuǎn)變觀念，多渠道開辟檔案信息資源渠道。所以，必須對(duì)新出現(xiàn)的檔案信息要特別予以重視，適當(dāng)?shù)財(cái)U(kuò)大檔案信息的搜索領(lǐng)域，只要是與檔案關(guān)系密切的各種信息資料，都應(yīng)當(dāng)及時(shí)的注意收集整理。同時(shí)，檔案的收集整理也要充分地利用現(xiàn)代科技信息手段，進(jìn)而拓展收集信息的深度和廣度，檔案管理核心也要轉(zhuǎn)向自身形成的材料及其有直接關(guān)系的信息資料。
五、檔案服務(wù)意識(shí)
隨著現(xiàn)代科技的深入發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也日趨完善，這必將改變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作的方式，進(jìn)而帶來(lái)服務(wù)領(lǐng)域的技術(shù)性革命，最終實(shí)現(xiàn)了檔案價(jià)值利用服務(wù)內(nèi)涵的升華，檔案作為信息資源的價(jià)值得以切實(shí)且充分的體現(xiàn)。如何使檔案服務(wù)工作做到與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案信息資源在社會(huì)各領(lǐng)域應(yīng)有的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案從業(yè)人員自身的價(jià)值，確實(shí)是一項(xiàng)迫在眉睫的問(wèn)題。
檔案從業(yè)人員要徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，拓展服務(wù)價(jià)值的意向范圍，深入發(fā)掘檔案信息中所蘊(yùn)藏的社會(huì)多方位的價(jià)值，并能夠及時(shí)地、主動(dòng)地提供給所需者，進(jìn)而發(fā)揮其應(yīng)有的作用。這就要求檔案從業(yè)人員改進(jìn)既有的服務(wù)模式，積極主動(dòng)地參與社會(huì)活動(dòng)中去，為社會(huì)各界提供滿意的服務(wù)。
檔案部門擁有著豐富的信息資源，這是其一大優(yōu)勢(shì)，而相關(guān)檔案管理部門不僅是資源的管理者，更是檔案信息資源的整理者、研究者和傳揚(yáng)者。檔案從業(yè)人員要開發(fā)這些資源為社會(huì)服務(wù)，這是其做好本職工作的最有成果性的證明和見證。對(duì)檔案進(jìn)行編輯和研究是高效地開發(fā)檔案信息資源的重要手段，能夠?qū)谜叩男枨筇峁┻m時(shí)且足量的服務(wù)，那是編研者的價(jià)值的自我實(shí)現(xiàn)的最佳途徑。另外，檔案從業(yè)人員也要在服務(wù)的質(zhì)量、層次、水平上加以提升，借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行高效的搜集、整理和創(chuàng)新研究。特別是能夠主動(dòng)地參與到社會(huì)各單位、各部門、各階段的工作中去，利用既有的檔案信息資源，為社會(huì)各界提供準(zhǔn)確的、豐富的檔案資料及文件匯編，貢獻(xiàn)力量。
當(dāng)然，僅僅加強(qiáng)在檔案從業(yè)人員、檔案管理人員方面的管理工作還是不全面的，作為相關(guān)檔案領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該增強(qiáng)其自身的檔案意識(shí)，深化對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，也能夠把檔案工作作為一項(xiàng)重要的工作來(lái)抓，并且真正從思想觀念上重視檔案管理工作，要在管理經(jīng)費(fèi)、培訓(xùn)人員方面給予大力的支持。對(duì)檔案管理的工作要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃方案，要肯借助于新興的科學(xué)技術(shù)，切實(shí)解決現(xiàn)實(shí)中存在的矛盾和問(wèn)題。相信，在領(lǐng)導(dǎo)的重視下，檔案管理工作在新的歷史時(shí)期一定會(huì)有一個(gè)質(zhì)的突破性的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；信息建設(shè)
隨著社會(huì)信息化時(shí)代的發(fā)展，高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，畢業(yè)人數(shù)的增多，目前的高校學(xué)籍管理工作的運(yùn)行方式已無(wú)法滿足時(shí)展的需求。在傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理中，對(duì)檔案資源共享、信息資源傳輸?shù)确矫嬉延泻芏嗖蛔愕牡胤?，與信息化的時(shí)代需求之間還存在諸多的矛盾，所以，改善高校學(xué)籍檔案信息的管理工作，是目前高校首要解決的問(wèn)題。
一、我國(guó)高校學(xué)籍檔案信息管理的現(xiàn)狀
目前，我國(guó)高校學(xué)籍檔案信息管理大多都使用的是教務(wù)管理系統(tǒng)，主要以紙質(zhì)材料保存為基礎(chǔ)，再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存、傳輸?shù)男问浇㈦娮訖n案，但是其中的操作過(guò)程還是需要靠人員來(lái)實(shí)現(xiàn)，所以在檔案的信息建設(shè)與管理方面還存在著很多問(wèn)題。首先，在歸檔方面，歸檔的方法較不統(tǒng)一，而歸檔的形式也是多種多樣，在院系之間，存在著按年度歸檔、學(xué)期歸檔、班級(jí)歸檔的不同歸檔方式；其次，在保存方面，檔案信息的保存必須有紙質(zhì)的書面材料，但由于高校的學(xué)生較多，很難做到細(xì)致保管，從而導(dǎo)致這些紙質(zhì)的材料會(huì)出現(xiàn)不齊全、不完整或有破損的情況；此外，在檔案的利用方面，學(xué)生如果想查找檔案必須要親自到學(xué)校，通過(guò)工作人員進(jìn)行手動(dòng)查找，從而花費(fèi)了大量的時(shí)間，顯得不便利?？傊诟咝Ｄ壳暗膶W(xué)籍檔案信息管理上還是缺乏相關(guān)的指導(dǎo)、檢查等工作，而院系之間的檔案管理又是互相封閉，缺少借鑒與交流。
二、高校學(xué)籍檔案信息管理者在信息化建設(shè)中的意識(shí)構(gòu)成
高校學(xué)籍檔案信息管理工作主體意識(shí)提高是檔案信息管理工作能否順利開展的重要前提。這種主體意識(shí)主要包括以下幾個(gè)方面：
（一）檔案數(shù)字化信息利用的意識(shí)
檔案資源的數(shù)字化信息意識(shí)是檔案信息資源與檔案數(shù)字化管理的有機(jī)統(tǒng)一。檔案作為一種信息記錄的形式，主要是將信息源保存在一個(gè)載體上。當(dāng)檔案被儲(chǔ)存、保管以后，它便會(huì)成為一種信息，只有通過(guò)信息搜查、檢索的方式來(lái)獲取。在高校的學(xué)籍檔案管理中，檔案工作者作為操作主體，在管理的過(guò)程中要有“檔案的最終意義不是保存，而是利用”的意識(shí)。所以在管理中，要以利用為主要原則，改變以往“重藏輕用”的觀念，要充分利用好現(xiàn)代的信息技術(shù)手段，提高對(duì)學(xué)籍檔案信息的開發(fā)利用。只有有效運(yùn)用好檔案信息，才會(huì)使其在社會(huì)中發(fā)揮出真正的價(jià)值，而不再是像以往那樣，僅成為一種“儲(chǔ)藏”形式的存在。
（二）信息網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)意識(shí)
有效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)讓利用者更充分的利用好檔案的信息資源，可隨時(shí)隨地的進(jìn)行查詢與搜索。在信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)中，首先，要建立高校的學(xué)籍檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳遞與網(wǎng)絡(luò)檢索功能，為高校學(xué)籍檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)打下基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)信息化管理功能，讓利用者隨時(shí)調(diào)閱高校學(xué)籍檔案信息，滿足相關(guān)需求，從而讓學(xué)籍檔案信息發(fā)揮出真是的社會(huì)價(jià)值。其次，檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)可讓學(xué)籍檔案工作者更及時(shí)的更新檔案信息，從而避免了網(wǎng)絡(luò)檔案內(nèi)容陳舊，信息的單一的情況，加強(qiáng)了高校學(xué)籍檔案信息的利用。最后，由于學(xué)籍檔案信息的利用者對(duì)信息技術(shù)的掌握水平不一，所以需增加檔案信息網(wǎng)絡(luò)的咨詢功能；高校的學(xué)籍檔案工作者應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)咨詢系統(tǒng)，可通過(guò)在網(wǎng)站上設(shè)置留言板、電子郵箱等方式，讓檔案利用者與檔案管理者之間形成交流，從而更加了解檔案利用者的需求，并總結(jié)其提出的相關(guān)問(wèn)題，優(yōu)化檔案信息的管理系統(tǒng)，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)質(zhì)量。此外，在檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理中，必須加強(qiáng)安全管理意識(shí)，在采取系統(tǒng)的帳號(hào)密碼管理方式的同時(shí)，還要加強(qiáng)閱讀防火墻的等安全設(shè)施的建立，以避免黑客的侵入，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行更改或胡亂調(diào)閱的情況。
（三）樹立檔案工作者的規(guī)范意識(shí)
在當(dāng)前信息化時(shí)代中，規(guī)范檔案工作者的標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)尤為重要，而這些標(biāo)準(zhǔn)管理不僅要在檔案形成之后，在學(xué)籍檔案信息形成的整個(gè)過(guò)程都要隨時(shí)進(jìn)行規(guī)劃。首先，在學(xué)籍檔案形成階段，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案是并存的，所以檔案信息管理者要充分考慮兩者之間差異性。在紙質(zhì)檔案的管理上，檔案的原始資料內(nèi)容都是由之前的院校進(jìn)行遞送，在由當(dāng)前高校根據(jù)學(xué)生的基本情況與日常表現(xiàn)進(jìn)行補(bǔ)充，這個(gè)工作基本上是由檔案工作人員完成的，而電子檔案卻不同，電子檔案的形成往往是在學(xué)校各相關(guān)部門的具體工作過(guò)程中形成的。由招生部門在招生時(shí)就初步的形成了學(xué)生的學(xué)籍檔案，包括其中的學(xué)號(hào)、姓名、班級(jí)、院系、學(xué)籍卡等信息，在日后的工作中，由系部對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充完善，包括了學(xué)生的課程科目、考試成績(jī)、總體評(píng)分等。而為了實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，檔案管理人員在這些電子文件形成的過(guò)程中就要實(shí)施具體的標(biāo)準(zhǔn)管理方法，并將其中的管理意識(shí)傳遞給電子文件的形成者，從而實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化管理，為檔案信息管理工作提供了更加有利的保障。
（四）標(biāo)準(zhǔn)法律法規(guī)意識(shí)
由于檔案的公布受諸多法律和校規(guī)的限制，所以，將這些限制制定成檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)，是目前檔案信息管理的最好方法。在檔案信息管理者的工作中，在檔案信息的公布上要把好關(guān)，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)。標(biāo)準(zhǔn)化管理不僅可保護(hù)院校及學(xué)生的切身利益，還可使檔案信息在利用上等得到更好的發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)價(jià)值。
三、結(jié)語(yǔ)
在高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)中，加強(qiáng)院校硬件軟件設(shè)施與提高學(xué)籍檔案管理者的信息意識(shí)是不可或缺的兩項(xiàng)重要因素，只有二者兼顧，才能真正讓高校學(xué)籍檔案管理工作得到實(shí)質(zhì)的發(fā)展，發(fā)揮其有效的管理價(jià)值，讓學(xué)籍檔案工作得到真正的價(jià)值體現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1]郭瀟.論高校教學(xué)管理者信息素養(yǎng)的培養(yǎng)與提高[J].惠州學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2012（05）
1.1完整性要求維護(hù)醫(yī)院檔案的完整，可以說(shuō)是檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護(hù)全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠(yuǎn)的檔案，其價(jià)值往往越大。但由于社會(huì)的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。
1.3科學(xué)性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對(duì)醫(yī)院檔案的簡(jiǎn)單出納和保管，而要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進(jìn)。
1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求，除了要制訂各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外，還可通過(guò)法規(guī)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。
1.5經(jīng)濟(jì)性要求在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益，無(wú)論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟(jì)實(shí)用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國(guó)大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中起決定作用。
1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)
醫(yī)院檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面:
2.1醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過(guò)程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過(guò)程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過(guò)程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過(guò)渡性;在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。
2.3醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來(lái)為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來(lái)源聯(lián)系的作法就充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。
3醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍,并使他們充分意識(shí)到檔案的價(jià)值及檔案帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益,自覺參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來(lái)的檔案管理沒(méi)有獨(dú)立的機(jī)構(gòu),造成檔案管理沒(méi)有自,工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過(guò)認(rèn)真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作,醫(yī)院各級(jí)部門要嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書之中,與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤,明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。
3.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。
4結(jié)論
檔案從幾千年來(lái)的紙質(zhì)載體到21世紀(jì)的電子載體，從理論到實(shí)踐，從思想意識(shí)到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的、針對(duì)性的措施，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，具有重要的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。
【論文關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；新思路
【論文摘要】檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。醫(yī)院檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:一是對(duì)醫(yī)院檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理;二是對(duì)醫(yī)院檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。本文通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的論述，提出了醫(yī)院檔案管理的新思路。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：企業(yè) 人事檔案管理 存在問(wèn)題 完善策略
中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2012）10（b）-0152-01
企業(yè)當(dāng)前鑒于社會(huì)發(fā)展的要求以及其自身發(fā)展的需要，逐漸加強(qiáng)了對(duì)于檔案信息的管理力度，而人事檔案作為其所有檔案信息中極其關(guān)鍵的一部分，不僅會(huì)直接影響到檔案管理的整體水平，還可能阻礙到企業(yè)對(duì)于員工的有效管理。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)于人事檔案的有效管理，然而，目前人事檔案管理工作在企業(yè)中的開展普遍的存在著缺陷，使得其具體管理難以達(dá)到對(duì)于管理要求的滿足。本文則通過(guò)對(duì)這些具體的管理缺陷進(jìn)行分析，談?wù)摿私鉀Q這些問(wèn)題以推動(dòng)人事檔案的有效管理的幾點(diǎn)策略。
1 企業(yè)當(dāng)前開展的人事檔案管理工作存在的問(wèn)題
人才是企業(yè)在新時(shí)期的發(fā)展中最為重要的一種力量，推動(dòng)人才作用的全面地實(shí)現(xiàn)是企業(yè)發(fā)展必須關(guān)注的一項(xiàng)事情，而這項(xiàng)事情的達(dá)成則必須借助于對(duì)于員工的人事檔案管理，所以說(shuō)，推動(dòng)人事檔案的管理工作對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)需求的滿足，是企業(yè)當(dāng)前必須落實(shí)的工作。本文下面就從幾個(gè)方面來(lái)談?wù)撘幌庐?dāng)前的人事檔案管理工作存在的問(wèn)題，為企業(yè)完善此項(xiàng)工作提供有效的切入點(diǎn)。
首先，企業(yè)的人事檔案普遍存在著信息不全、材料失真的問(wèn)題，致使人事檔案的管理不能充分發(fā)揮作用。一方面，企業(yè)不夠重視人事檔案的具體管理工作，使得履歷表、轉(zhuǎn)正表、考核表、職稱評(píng)審、調(diào)動(dòng)證明以及入團(tuán)、入黨等相關(guān)的該有的資料并未完善的存在于檔案中，這就造成了檔案信息的不完善。另一方面，企業(yè)對(duì)于人事檔案信息的填寫要求不夠嚴(yán)格、規(guī)范，使得其檔案中存在著公歷及農(nóng)歷生日、曾用名、工作調(diào)動(dòng)、入黨材料等的填寫存在著極大的隨意性，使信息的歸檔工作變得非常麻煩。
其次，企業(yè)的人事檔案在分類歸檔、具體利用等方面皆存在著一定的缺陷。一方面企業(yè)目前還普遍地存在著檔案資料紙張大小不一、裝訂順序混亂以及檔案的隨意分類歸檔等問(wèn)題，使得相關(guān)人員難以對(duì)檔案材料進(jìn)行及時(shí)有效地查閱以及訂正。另一方面，企業(yè)在對(duì)人事檔案進(jìn)行保存的過(guò)程中，還由于某些檔案存在著字跡不夠清晰和耐久，以及手續(xù)不夠完備等問(wèn)題，從而導(dǎo)致長(zhǎng)時(shí)間以后此份檔案喪失了存在的意義。再一方面，企業(yè)不能夠及時(shí)地針對(duì)各種人動(dòng)對(duì)檔案材料進(jìn)行有效的補(bǔ)足及更新，這樣就使得在具體利用受到了諸多的阻礙。
再者，企業(yè)人事檔案還缺乏必要的信息化管理水平，而且其管理的手段單一、模式落后，不能夠真正地達(dá)到對(duì)于新時(shí)期的檔案信息管理要求的滿足。一方面，企業(yè)目前的人事檔案的管理對(duì)于計(jì)算機(jī)的運(yùn)用還大多存在于簡(jiǎn)單的信息錄入，而沒(méi)能夠切實(shí)地從管理的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)完善的信息化。另一方面，企業(yè)對(duì)于人事檔案信息的錄入主要就在于學(xué)習(xí)及工作經(jīng)歷以及家庭成員等簡(jiǎn)單的幾項(xiàng)，如個(gè)人信用、技術(shù)專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)水平等重要信息則未能涵蓋在內(nèi)。
2 企業(yè)當(dāng)前完善人事檔案的管理工作的相關(guān)策略
2.1 全面提升人事檔案信息質(zhì)量
首先，企業(yè)必須針對(duì)人事檔案的管理工作，從個(gè)人經(jīng)歷、具體工作、自我評(píng)價(jià)以及他人評(píng)價(jià)等各個(gè)方面為檔案信息設(shè)置全面的內(nèi)容，并要求員工按照其檔案的信息填寫要求具體地填寫各項(xiàng)內(nèi)容。其次，企業(yè)要就員工所填寫的檔案信息來(lái)展開及時(shí)地檢查核對(duì)以及調(diào)查研究，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)檔案中存在的信息缺失以及信息失真問(wèn)題，并監(jiān)督員工進(jìn)行信息補(bǔ)足以及訂正。再者，檔案的負(fù)責(zé)人員必須監(jiān)督員工利用統(tǒng)一的紙張、清楚的字跡、不容易模糊的筆色等來(lái)進(jìn)行檔案的填寫，并指導(dǎo)員工針對(duì)具體的規(guī)范化的裝訂要求對(duì)檔案進(jìn)行排序，確保檔案在這些基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)提高質(zhì)量。此外，檔案的管理人員還要針對(duì)員工人事檔案來(lái)進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入，為這些檔案資料進(jìn)行計(jì)算機(jī)備份，即實(shí)施高科技的檔案管理。
2.2 完善人事檔案基礎(chǔ)管理工作
一方面，檔案管理人員要針對(duì)時(shí)代的發(fā)展要求對(duì)檔案設(shè)立必要的新項(xiàng)目，并主動(dòng)地針對(duì)這些新的信息項(xiàng)目的填充來(lái)向員工進(jìn)行信息的收集，確保信息的全面性以及即時(shí)性。另一方面，檔案管理人員還必須積極地做好對(duì)于信息的篩選，將填寫混亂、表達(dá)不清的檔案打回，要求相關(guān)人員按照規(guī)定進(jìn)行重新填寫，并做好對(duì)于已完成檔案的分類工作。再一方面，檔案管理人員必須要按照人事的實(shí)時(shí)調(diào)動(dòng)做好對(duì)于信息的訂正與更新，并按照進(jìn)入企業(yè)的時(shí)間對(duì)老員工以及新進(jìn)員工的檔案進(jìn)行歸類，還可以按照不同的部門或者是姓名排序等進(jìn)行排列，以全面地做好目錄索引工作，保證其檔案信息能夠得到有效的利用。此外，企業(yè)還必須全面地推動(dòng)人事檔案工作的開放化，避免檔案信息的神秘性，使每一個(gè)員工都能夠達(dá)到對(duì)于自身信息的有效把握，并且從意識(shí)上達(dá)到對(duì)于檔案資料重要性的認(rèn)知。
2.3 強(qiáng)化管理人才及信息化建設(shè)
企業(yè)要推動(dòng)人事檔案在新時(shí)期的有效管理，還必須努力地推動(dòng)管理人員素質(zhì)的全面提升，并且為檔案信息的管理提供有效的設(shè)備投入，全面推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化及信息化的有效實(shí)現(xiàn)。首先，就管理人員建設(shè)這方面來(lái)講，企業(yè)要全面地提升人事檔案管理者自身素質(zhì)修養(yǎng)以及責(zé)任意識(shí)的提升，然后再通過(guò)組織召開講座、交流會(huì)、培訓(xùn)班等來(lái)提升管理者的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。其次，就信息化建設(shè)方面來(lái)講，企業(yè)必須著力為人事檔案管理的開展購(gòu)置先進(jìn)完善的軟件以及硬件，保證檔案管理管理人員能夠在新時(shí)期利用全新的高科技手段來(lái)實(shí)施高效管理，并推動(dòng)檔案的有效利用。
3 結(jié)語(yǔ)
人事檔案的管理工作在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)著重要的地位，企業(yè)當(dāng)前必須著力對(duì)管理中存在的問(wèn)題繼續(xù)解決，全力推動(dòng)管理水平的有效提升，使人事檔案的管理工作為企業(yè)的發(fā)展提供有效幫助。
參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞]中職；教師；檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.137
[中圖分類號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）14-0-01
1 中職院校教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容
1.1 教師基本信息材料
教師基本信息材料主要包括教師個(gè)人的個(gè)人信息、主要學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職稱情況、教學(xué)工作經(jīng)歷、企業(yè)工作經(jīng)歷、社會(huì)服務(wù)經(jīng)歷、繼續(xù)教育情況、社會(huì)兼職情況、獲得的各種資格證書、重要表彰獎(jiǎng)勵(lì)等，還包括能夠證明以上項(xiàng)目真實(shí)性的相關(guān)證明材料。
1.2 教師教育教學(xué)工作材料
教師教育教學(xué)工作材料主要包括教師擔(dān)任輔助員、班主任或其他從事學(xué)生教育管理工作的統(tǒng)計(jì)和證明材料，教師教學(xué)工作數(shù)量及工作質(zhì)量的統(tǒng)計(jì)及證明材料、教師工作業(yè)務(wù)總結(jié)等。通過(guò)這些材料能夠反映教師歷年的教學(xué)情況、教學(xué)工作量、教學(xué)水平。
1.3 教師業(yè)務(wù)與能力提升材料
教師業(yè)務(wù)與能力提升材料主要包括教師參加各類業(yè)務(wù)進(jìn)修、培訓(xùn)和能力測(cè)評(píng)的相關(guān)材料、教師參加學(xué)術(shù)會(huì)議、專題報(bào)告和學(xué)術(shù)報(bào)告等材料，還包括教師下企業(yè)鍛煉、頂崗工作情況的材料，還有學(xué)校及上級(jí)部門命名的名師（專家）評(píng)審材料等。通過(guò)這些材料，能夠反映中職教師學(xué)歷提升、業(yè)務(wù)能力、實(shí)踐能力提高和企業(yè)工作經(jīng)歷積累的情況。
1.4 教師獎(jiǎng)懲情況材料
教師獎(jiǎng)懲情況材料主要是各級(jí)組織授予教師的各類榮譽(yù)稱號(hào)、獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件，獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)杯照片、音像資料以及對(duì)教師教學(xué)事故處理的結(jié)果文件復(fù)印件等，通過(guò)這些材料，能反映教師的工作業(yè)績(jī)和失誤之處。
1.5 教師職務(wù)職稱材料
教師職務(wù)職稱材料主要是指教師高校教師資格證復(fù)印件，教師的專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書復(fù)印件，相關(guān)職務(wù)聘書復(fù)印件，教師的各種職業(yè)資格證書復(fù)印件等。
1.6 教師科研與社會(huì)服務(wù)材料
教師科研與社會(huì)服務(wù)材料主要是教師參加各種形式的社會(huì)服務(wù)、科學(xué)研究和教學(xué)研究等活動(dòng)業(yè)績(jī)材料、總結(jié)材料等，包括歷年一覽表，立項(xiàng)、結(jié)題各類科研課題一覽表，出版的專著、教材、教參和教學(xué)資源開發(fā)的成果一覽表，通過(guò)這些材料，可以反映教師的學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)地位、研究方向和社會(huì)服務(wù)成效。
2 加強(qiáng)中職教師業(yè)務(wù)檔案管理的建議
2.1 建立健全教師業(yè)務(wù)檔案管理制度
中職學(xué)校的各級(jí)管理人員，尤其是主要管理人員要樹立和強(qiáng)化檔案意識(shí)，從根本上加強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和使命感。一方面要建立教師業(yè)務(wù)檔案管理制度，使教師業(yè)務(wù)檔案管理工作有據(jù)可依。另一方面，要結(jié)合中職學(xué)校辦學(xué)實(shí)際和教師隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，完善教師業(yè)務(wù)檔案管理考核檢查工作，確保教師業(yè)務(wù)檔案設(shè)計(jì)教學(xué)活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)，完整、客觀、細(xì)致地記錄教師業(yè)務(wù)水平提高的過(guò)程，為加強(qiáng)教師隊(duì)伍建設(shè)和優(yōu)化中職學(xué)校管理方式方法提供充分依據(jù)。
2.2 加快教師業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)
目前，管理系統(tǒng)應(yīng)用的范圍越來(lái)越廣泛，為加強(qiáng)檔案管理提供了良好條件。作為中職學(xué)校來(lái)講，要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，尤其是基于計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)的管理信息系統(tǒng)管理，開發(fā)基于網(wǎng)絡(luò)的教師業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)高校教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理的關(guān)鍵所在。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)管理教師業(yè)務(wù)檔案，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，充分利用教師業(yè)務(wù)檔案資源，為學(xué)校的各項(xiàng)教學(xué)管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
2.3 加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案管理人員培訓(xùn)
健全管理機(jī)制，促進(jìn)教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)。中職院校教師業(yè)務(wù)檔案要設(shè)立教師業(yè)務(wù)檔案管理員，負(fù)責(zé)紙質(zhì)材料和電子文檔的管理、分類和審核工作，為確保檔案材料信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，對(duì)于上交的教師業(yè)務(wù)檔案材料必須要嚴(yán)格審核把關(guān)；建立健全教師業(yè)務(wù)檔案管理機(jī)制，保證紙質(zhì)材料的定期歸檔，及時(shí)更新電子文檔；重視系部教師業(yè)務(wù)檔案管理員的選拔和培養(yǎng)，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)他們專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代化信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，使之熟練掌握計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用和處理能力，不斷提高自身的素質(zhì)和修養(yǎng)，提高管理水平。
2.4 創(chuàng)新教師教學(xué)檔案利用服務(wù)機(jī)制
首先應(yīng)根據(jù)法律制定適合本院校的《數(shù)字化教學(xué)檔案立卷歸檔制度》《教學(xué)檔案保管制度》《檔案工作人員崗位責(zé)任制度》《教學(xué)檔案利用服務(wù)管理規(guī)定》等，促使教學(xué)檔案管理達(dá)到制度化和規(guī)范化。其次，創(chuàng)新教學(xué)檔案管理模式。各中職院校要成立中職院校檔案工作小組，建立檔案工作者量化績(jī)效考核機(jī)制，將教學(xué)檔案利用服務(wù)情況作為考核各部門負(fù)責(zé)人和檔案人員的一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)外實(shí)行教學(xué)檔案有償服務(wù)，加強(qiáng)與檔案需求者的溝通等來(lái)創(chuàng)新檔案利用服務(wù)管理。第三，創(chuàng)新教學(xué)檔案利用服務(wù)手段。除使用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)外，還可利用電話、傳真、微信、微博等途徑，實(shí)施檔案目錄信息服務(wù)、多方位事實(shí)性檔案咨詢服務(wù)，使檔案利用服務(wù)手段更加有效。
3 結(jié) 語(yǔ)
在日常工作中，一定要切實(shí)加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案管理工作，通過(guò)利用各種方式方法，建立健全教師業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮教師業(yè)務(wù)檔案在學(xué)校管理，尤其是中職學(xué)校管理中的作用，進(jìn)一步提高中職學(xué)校的辦學(xué)水平。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案 創(chuàng)新 管理理念
【中圖分類號(hào)】R4 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1671-8801（2013）06-0043-02
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步，醫(yī)院檔案歸檔管理工作被推上日程，不斷適應(yīng)新時(shí)代醫(yī)院發(fā)展模式，建立健全有效的管理體系，是醫(yī)院檔案管理工作中必須堅(jiān)持的原則，因地制宜根據(jù)實(shí)際情況出發(fā)，建立適應(yīng)本國(guó)家、本地區(qū)、本醫(yī)院的檔案管理模式，同時(shí)積極創(chuàng)新，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理制度的完善，推動(dòng)醫(yī)療行業(yè)的進(jìn)步，為社會(huì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
1 醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容及作用
1.1 檔案管理的內(nèi)容。通常檔案管理包含硬件、軟件兩部分，硬件是指醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療器材等信息；軟件是指醫(yī)護(hù)人員、患者等個(gè)人信息資料，檔案管理是了解醫(yī)院情況的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是反應(yīng)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)等情況重要材料來(lái)源。因此做好檔案管理工作，有效保存、更替，建立便捷的管理模式是檔案管理的基礎(chǔ)。
1.2 醫(yī)院檔案管理有利于決策判斷。伴隨著醫(yī)療水平的進(jìn)步，醫(yī)院不斷發(fā)展壯大，建筑規(guī)模擴(kuò)張，基礎(chǔ)設(shè)施的完善，而發(fā)展的前提，是了解原有醫(yī)院的發(fā)展情況，檔案在此就發(fā)揮著重要的作用，完善的檔案資源給醫(yī)院的建設(shè)提供了真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)，尤其是現(xiàn)代科技的進(jìn)步對(duì)醫(yī)院檔案管理的要求也進(jìn)一步提高，在新的環(huán)境氛圍下，完善檔案管理體制，提升檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存更新的利用率，使其本身的職能最大化的發(fā)揮，正確判斷醫(yī)院發(fā)展?fàn)顩r，根據(jù)準(zhǔn)確有效的信息作出正確的決策。當(dāng)然，作為管理者也必須提高自身意識(shí)，重新認(rèn)識(shí)檔案數(shù)據(jù)的重要性，且不可盲目固守己見，認(rèn)為檔案是可有可無(wú)的信息，這不僅會(huì)造成決策的失敗，而且影響醫(yī)院健康有序發(fā)展。
1.3 精神文明建設(shè)的基礎(chǔ)。一所醫(yī)院如果沒(méi)有精神文明建設(shè)，就如同一潭死水，失去了活力，而確保醫(yī)院充滿活力的前提就是醫(yī)院文化。醫(yī)院文化是醫(yī)院發(fā)展的核心力量，它不僅鼓舞醫(yī)護(hù)人員的士氣，促進(jìn)工作人員團(tuán)結(jié)動(dòng)力，也是醫(yī)院發(fā)展壯大的重要因素。而檔案管理建設(shè)便是醫(yī)院文化的重要組成，因此也可以說(shuō)精神文明建設(shè)的基礎(chǔ)便是檔案管理，真實(shí)的檔案數(shù)據(jù)是確保醫(yī)院氛圍健康發(fā)展的保證，是凝聚從業(yè)人員信念的客觀因子，混亂虛假的檔案數(shù)據(jù)，會(huì)混攪人們的內(nèi)心，產(chǎn)生抵觸情緒，從而對(duì)醫(yī)院缺乏信任。工作人員只有對(duì)醫(yī)院的歷史有深刻的了解，才能以正確的態(tài)度執(zhí)行各項(xiàng)工作，從內(nèi)心深處認(rèn)同醫(yī)院，傳遞積極的醫(yī)院文化，從而促進(jìn)醫(yī)院精神文明建設(shè)的發(fā)展。
1.4 獨(dú)樹一幟的檔案管理推動(dòng)醫(yī)院進(jìn)步。一家醫(yī)院檔案的管理水平直接反應(yīng)出這家醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r，檔案本身具有很高的文化價(jià)值和教育典范作用，無(wú)論是硬件信息還是軟件信息。對(duì)于創(chuàng)新的醫(yī)療成果認(rèn)真詳細(xì)的記錄，不僅能夠起到模范學(xué)習(xí)作用，而且為醫(yī)院以后醫(yī)療技術(shù)研究提供了資料；對(duì)于特殊病例逐一記錄，不僅為突破醫(yī)療難題提供數(shù)據(jù)，同時(shí)也能增強(qiáng)醫(yī)護(hù)人員的求知欲與探索欲。特色的檔案管理模式不僅能夠推動(dòng)醫(yī)院文化觀、價(jià)值觀，能夠改善醫(yī)院在醫(yī)療界的地位。不斷整合醫(yī)院在發(fā)展中遇到的各類問(wèn)題，創(chuàng)建適合本醫(yī)院特色的檔案管理體系，提升醫(yī)院整體形象，在同行業(yè)中位于領(lǐng)先地位，也能夠團(tuán)結(jié)本院醫(yī)護(hù)人員，建立良好文化歸屬氛圍，提升醫(yī)療隊(duì)伍的集體榮譽(yù)感，使醫(yī)院整體水平出現(xiàn)質(zhì)的飛躍。
2 醫(yī)院檔案管理常見問(wèn)題
2.1 檔案種類多，復(fù)雜性強(qiáng)。醫(yī)院本身是非盈利性機(jī)構(gòu)，各項(xiàng)開支由國(guó)家和地方政府扶持，盡管醫(yī)療改革的呼聲一直存在，但是醫(yī)院本身仍然存在各類問(wèn)題。醫(yī)院本身的復(fù)雜性對(duì)檔案管理無(wú)疑是非常大的挑戰(zhàn)，復(fù)雜的體系背景，檔案自身也是形式多樣，種類繁多。先進(jìn)的管理，系統(tǒng)的檔案記錄，長(zhǎng)久的保存這些無(wú)疑是高成本的投入，對(duì)于很多醫(yī)院來(lái)講，如此龐大的資金投入，為其正常運(yùn)營(yíng)、發(fā)展帶來(lái)了一定的負(fù)擔(dān)，有些醫(yī)院對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠深入，一旦遇到資金投入，就放棄檔案管理。拒絕花資金建設(shè)完善的檔案管理體系。而檔案種類多，復(fù)雜性強(qiáng)，如果不專人管理，專項(xiàng)投入，僅僅是放棄或者初淺地嘗試不僅起不到數(shù)據(jù)依托功能，而且會(huì)阻礙醫(yī)院未來(lái)發(fā)展壯大，為醫(yī)院醫(yī)療體系的完善埋下嚴(yán)重的敗筆。無(wú)法將真實(shí)的數(shù)據(jù)清楚的反應(yīng)，即使以后意識(shí)到檔案管理的重要性，重新建檔，檔案的完整性也存在缺失。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 人事檔案管理
做好醫(yī)院人事檔案管理不但可以不斷地提升一個(gè)醫(yī)院的管理水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和醫(yī)療制度改革做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。在醫(yī)院人事檔案管理中明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)人事檔案安全完整，確保人事檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行，也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予人事檔案人員的職責(zé)。筆者認(rèn)為人事檔案人員離崗離職之前認(rèn)真做好檔案移交和做好醫(yī)院流動(dòng)人員人事檔案管理工作在確保醫(yī)院人事檔案完整性中是兩個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。
1人事檔案管理的現(xiàn)狀
1.1人事檔案管理制度相對(duì)落后隨著人事制度的
不斷改革發(fā)展，人才流動(dòng)，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化。由于人事檔案管理“終身”制，沒(méi)有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)。2000年，我院引進(jìn)了數(shù)位高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)有兩名國(guó)外留學(xué)博士因缺少原始檔案材料，無(wú)法辦理正常調(diào)動(dòng)、派遣手續(xù)。之后通過(guò)人才服務(wù)中心辦理了人事，但也不能取得其在國(guó)外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國(guó)留學(xué)而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒(méi)有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來(lái)不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后人事檔案
管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，多年來(lái)檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆](méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2人事檔案人員離崗離職之前認(rèn)真做好檔案移交
2.1《檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》規(guī)定：“檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！比欢趯?shí)際工作中經(jīng)常會(huì)忽視這一工作環(huán)節(jié)，存在如下問(wèn)題：一是檔案交接不及時(shí)。二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。
2.2做好人事檔案交接工作，應(yīng)采取如下措施：
1.2.1人事檔案交接要納入醫(yī)院的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。做到人事檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的人事檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。
2.2.2人事檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面，對(duì)于移交方來(lái)說(shuō)在正式移交之前主要做到對(duì)所保管的人事檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；撰寫人事檔案移交說(shuō)明。對(duì)于接收方來(lái)說(shuō)，在接收之前要做到了解移交單位職能活動(dòng)內(nèi)容和工作活動(dòng)情況；向前任檔案人員了解檔案保管和人事檔案工作情況；必要時(shí)要了解或檢查人事檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。
3醫(yī)院流動(dòng)人員人事檔案管理
3.1醫(yī)院流動(dòng)人員出現(xiàn)檔案移交不及時(shí)，已辭職、辭退、解除勞動(dòng)合同等流動(dòng)人員人事檔案，有些沒(méi)有及時(shí)移交當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心，有些沒(méi)有人事權(quán)的單位擅自保管流動(dòng)人員人事檔案，造成部分流動(dòng)人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續(xù)不完備等情況。有些人由于種種原因不顧組織是否同意，舍棄檔案一走了之，新用人單位還可以在當(dāng)?shù)厝耸虏块T的幫助下為其重新建檔。人事費(fèi)普遍過(guò)高，也是導(dǎo)致“棄檔”的重要原因。
3.2為了保證醫(yī)院流動(dòng)人員人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)單位人才合理流動(dòng)時(shí)流動(dòng)人員人事檔案的完整性、真實(shí)性，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)其的管理，認(rèn)真做到以下幾點(diǎn)。
3.2.1加大宣傳教育的力度，營(yíng)造人事檔案規(guī)范化管理氛圍要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，廣泛宣傳流動(dòng)人員人事檔案管理的政策規(guī)定，提高檔案管理人員整體素質(zhì)，建立檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和管理水平。
3.2.2明確職責(zé)，理順關(guān)系。本著對(duì)流動(dòng)人員高度負(fù)責(zé)的態(tài)度及時(shí)與他們進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，明確各自的人事檔案管理范圍。根據(jù)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的檔案應(yīng)當(dāng)移交人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，并建議流動(dòng)人員的人事檔案應(yīng)當(dāng)打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)等各種限制，由政府人事部門所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。同時(shí)強(qiáng)化流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)職能，應(yīng)以服務(wù)為主、適當(dāng)收費(fèi)的辦法減少“棄檔”現(xiàn)象。
4結(jié)論
人事檔案是反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的真實(shí)歷史記錄。醫(yī)院人事檔案管理是為醫(yī)院人力資源管理和利用創(chuàng)造條件、提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動(dòng)，在醫(yī)院人才開發(fā)中起到了人才“信息庫(kù)”和“資政院”的重要作用。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，更新人事檔案管理的服務(wù)理念，改進(jìn)人事檔案管理方法，提高人事檔案管理人員素質(zhì)，人事檔案人員離崗離職之前認(rèn)真做好檔案移交和做好醫(yī)院流動(dòng)人員人事檔案管理工作，盡可能地將個(gè)人人事信息客觀、真實(shí)、系統(tǒng)、全面地提供給組織人事管理部門，積極對(duì)人事檔案進(jìn)行開發(fā)、挖掘和利用，使其發(fā)揮最大化地利用效力，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫(yī)院人事檔案改革的主導(dǎo)方向。
參考文獻(xiàn)：
1.缺乏先進(jìn)的檔案管理方法與完善的管理制度。
目前，我國(guó)許多醫(yī)院在檔案管理方面存在管理技術(shù)以及管理設(shè)備落后的問(wèn)題。醫(yī)生在進(jìn)行檔案管理時(shí)僅憑自身經(jīng)驗(yàn)與理解，完全沒(méi)有科學(xué)性與系統(tǒng)性可言，同時(shí)也沒(méi)有對(duì)檔案管理的內(nèi)容、管理標(biāo)準(zhǔn)以及管理制度作出統(tǒng)一要求。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理也是如此。然而許多醫(yī)院出于節(jié)約成本的目的，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)仍采用手工管理的方式，這嚴(yán)重制約檔案的收集與利用，與社會(huì)發(fā)展的要求完全不相符。通常來(lái)講，醫(yī)院都具有屬于自己的一套檔案管理制度。盡管明確了相關(guān)工作人員的職責(zé)，但實(shí)際工作考核標(biāo)準(zhǔn)的完善程度并不理想。這就導(dǎo)致管理脫節(jié)，檔案丟失與被破壞的情況時(shí)有發(fā)生。甚至有的工作人員完全忽略了檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理的存在與否無(wú)關(guān)緊要。這些情況都是由管理制度不健全引起的。醫(yī)院必須加強(qiáng)管理體制的建設(shè)，才能準(zhǔn)確把握管理方向，使檔案管理發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。
2.檔案管理管理意識(shí)淡薄。
目前，醫(yī)院的檔案管理工作中普遍存在管理意識(shí)淡薄的問(wèn)題，管理人員沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理的重要性，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中責(zé)任意識(shí)欠缺，導(dǎo)致檔案管理的合理性與有序性難以得到保障。此外，許多醫(yī)院的管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，一直沿用老舊的管理方法，即只保管不利用，使得檔案資源的利用率過(guò)低，難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，培養(yǎng)管理人員檔案管理的管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，是目前醫(yī)院的一個(gè)重要任務(wù)。
3.檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低。
作為開展檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。目前，我國(guó)許多醫(yī)院沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到培養(yǎng)檔案管理人員的重要性，對(duì)培養(yǎng)檔案管理人員的重視程度不高，更多的是將精力投入到對(duì)醫(yī)療技術(shù)人員的培養(yǎng)上。輕視檔案管理工作人員培養(yǎng)的后果就是檔案管理人員的素質(zhì)普遍偏低，且檔案管理水平偏低，難以滿足現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的要求。此外，醫(yī)院也沒(méi)有積極為檔案管理人員提供相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致大部分檔案管理人員的管理水平滯后，難以跟上時(shí)展步伐，在檔案管理工作中的作用十分微弱。
二、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理改進(jìn)措施
1.加強(qiáng)醫(yī)院全體人員的檔案管理意識(shí)。
醫(yī)院必須從思想上高度重視檔案管理工作，正確認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)醫(yī)院管理的重要性，應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院全體人員的檔案管理意識(shí)，在醫(yī)院的重要事項(xiàng)中納入檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理與醫(yī)院業(yè)務(wù)的同步建設(shè)。此外，還要加大檔案工作的宣傳力度，確保檔案的重要作用得以充分展現(xiàn)，為檔案工作的順利開展提供強(qiáng)有力的保障，進(jìn)而使得檔案管理工作的作用得以有效發(fā)揮。
2.優(yōu)化管理方法。
醫(yī)院應(yīng)針對(duì)管理方法進(jìn)行優(yōu)化，確保其具有系統(tǒng)性與科學(xué)性。為此，醫(yī)院應(yīng)專門設(shè)立檔案管理的機(jī)構(gòu)或部門，并將檔案管理工作細(xì)化分解，下設(shè)醫(yī)療病例檔案管理、人事檔案管理、科教檔案管理和病理影像資料管理等多方面的檔案管理工作。
3.加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)。
檔案管理質(zhì)量在很大程度上取決于檔案管理人員的工作水平，因此，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，使檔案管理人員的整體水平得以全面提高。醫(yī)院應(yīng)積極為檔案管理人員提供專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平與知識(shí)水平，同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)思想道德教育，培養(yǎng)其責(zé)任意識(shí)、管理意識(shí)以及創(chuàng)新意識(shí)，從而全面提高管理人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)其在檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展中不斷總結(jié)與嘗試，進(jìn)而使檔案管理水平得以有效提高。此外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的考核與晉升機(jī)制建設(shè)，以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性與工作熱情。
4.采用信息化管理手段。
新醫(yī)改的基本目標(biāo)提出：堅(jiān)持公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的公益性質(zhì)，實(shí)現(xiàn)基本醫(yī)療衛(wèi)生制度的建立，提高基本醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量，為群眾提供更加安全、有效、方便、價(jià)廉的基本醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，醫(yī)院在檔案管理工作中應(yīng)采用信息化管理手段，加強(qiáng)檔案信息共享平臺(tái)的建設(shè)。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷進(jìn)步，我國(guó)加大了醫(yī)療科研的投入比例，然而各醫(yī)院仍缺乏均衡的科研能力，存在科研內(nèi)容重復(fù)、難以轉(zhuǎn)化科研結(jié)果等問(wèn)題，這對(duì)醫(yī)學(xué)科研的發(fā)展造成了嚴(yán)重阻礙。而醫(yī)學(xué)科研檔案信息的共享能有效解決這些問(wèn)題，對(duì)于推進(jìn)醫(yī)學(xué)科研的發(fā)展，提高醫(yī)療服務(wù)水平有著十分重要的作用。為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息共享平臺(tái)的建設(shè)，醫(yī)院必須加強(qiáng)相關(guān)軟、硬件的建設(shè)及其與檔案信息化的匹配程度，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。此外，還應(yīng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化管理使檔案的有效空間得以建設(shè)，并加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè)，為信息建設(shè)提供便利。由此可見，醫(yī)院檔案管理發(fā)展的最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化以及現(xiàn)代化。
三、結(jié)語(yǔ)