時間：2023-06-08 15:16:03
導語：在高?？蒲袡n案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、高?？蒲形募?a href="http://www.kcge.org.cn/haowen/41111.html" target="_blank">檔案管理存在的問題
1.關(guān)于高?？蒲形募n案管理制度建設(shè)
目前高?？蒲形募n案管理是參照《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》、《高等學校檔案管理辦法》以及《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行的。建立完善的科研文件檔案管理制度是高?？蒲形募n案管理走向規(guī)范化的重要標志。筆者在于2013年3月份對山東省高校進行走訪調(diào)研時發(fā)現(xiàn)，目前大多數(shù)高校出臺了科研文件檔案管理辦法或規(guī)定，但有近1/3的高校至今仍未出臺科研文件檔案管理制度。大部分高校已經(jīng)將科研項目檔案管理納入了科研項目管理活動的整體工作規(guī)劃中。這就使得部分高校的科研文件檔案管理工作不能順利完整地進行，科研管理工作與科研文件檔案的管理工作嚴重脫節(jié)，科研工作和建檔工作的“四同步”管理無法從制度上得到根本保證和貫徹落實。
2.科研文件檔案的歸檔
將形成的科研文件加以系統(tǒng)整理，及時向高校檔案管理部門移交歸檔，是相關(guān)人員的責任和義務(wù)。通過歸檔和集中統(tǒng)一管理，有利于科研水平的提高，有利于積累科學技術(shù)發(fā)展的財富。筆者在調(diào)研時發(fā)現(xiàn)，有一半的高校的科研項目文件材料的歸檔基本趨于完整，有近1/3的高?？蒲许椖课募牧系臍w檔不夠完整仍有近1/5的高校科研項目文件材料根本沒有歸檔。為數(shù)不少的科研人員檔案意識不強。
3.高?？蒲形募n案管理的信息化建設(shè)
從科研文件檔案管理納入信息化建設(shè)的程度看，目前僅有極少數(shù)高校的科研項目檔案的信息化建設(shè)已納入學校信息化建設(shè)中，實現(xiàn)了科研文件檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。
從高校檔案管理計算機系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)之間的關(guān)系來看，只有1/10的高校的科研管理系統(tǒng)中包含檔案管理模塊或是科研管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間有接口，近一半的高校的檔案管理計算機系統(tǒng)只是獨立的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，近1/3的高校的檔案完全不用計算機管理。上述情況表明，一方面高校的檔案管理計算機系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)沒有實現(xiàn)很好的功能銜接，另一方面部分高校沒有跟上檔案計算機現(xiàn)代化管理的時代步伐。
4.高?？蒲形募n案的保管與鑒定
然一半以上的高校的科研檔案數(shù)字化成果進行了脫機保管，但有超過半數(shù)高校的科研檔案數(shù)字化成果沒有進行異地保管。一半的高校對科研文件檔案進行過鑒定，提高了本校科研文件檔案的質(zhì)量和管理水平，為科研文件檔案提供有效利用提供了良好的條件。
5.高?？蒲形募n案的提供利用
從科研文件檔案版權(quán)角度看，在數(shù)字化信息化時代，科研文件檔案的版權(quán)問題應(yīng)引起我們的重視。在進行電子科研文件檔案信息利用時，要提高版權(quán)意識，使科研文件檔案信息的提供利用在法律規(guī)范內(nèi)進行。筆者在調(diào)研時發(fā)現(xiàn)，僅有1/10的高校在科研項目文件檔案歸檔時鑒定了開放協(xié)議，然而大多數(shù)高校，在科研項目（課題）歸檔時沒有鑒定開放協(xié)議。
二、高?？蒲形募n案管理的對策思考
1.完善高校科研文件檔案規(guī)章制度
完善高?？蒲形募n案管理制度，是高?？蒲形募n案管理工作走向規(guī)范化的關(guān)鍵。高校科研管理部門和檔案管理部門應(yīng)做到權(quán)責明確，密切配合，建立完善的、與時俱進的、符合本單位實際情況的科研文件檔案管理制度，對科研文件檔案的移交、接收、管理、利用等作出明確規(guī)定，做到歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規(guī)定。應(yīng)將科研文件檔案工作納入科研規(guī)劃、管理制度和有關(guān)人員的工作職責范圍，同時做到“四同步”：下達科研任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研項目進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記、評審科研成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步，從而促進科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。
2.提升高?？蒲腥藛T的檔案意識
由于高?？蒲腥藛T對檔案知識和檔案管理法規(guī)缺乏系統(tǒng)的了解，檔案意識淡薄，有時出于對技術(shù)保密的原因且不了解歸檔范圍，科研人員往往未將科研活動中形成的重要記錄歸檔保存，導致某些重要的科研記錄無法歸檔。因此，高校檔案工作者肩負著進行宣傳教育的重任，讓科研人員明確自己擔負著科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔的職責與義務(wù)，使其在思想上重視科研文件的歸檔工作。增強科研管理人員的檔案意識，扎實地將科研檔案建設(shè)與管理工作納入科研管理的各項工作職責中。
3.加強科研文件檔案管理的信息化建設(shè)和全過程管理
此次調(diào)查結(jié)果顯示，只有不到十分之一的高校科研管理系統(tǒng)中包括檔案管理模塊或與檔案管理系統(tǒng)之間有接口。不少高校的檔案信息化建設(shè)與科研業(yè)務(wù)活動及其管理的信息化過程相分離，檔案管理系統(tǒng)和科研管理及其信息系統(tǒng)之間存在孤島關(guān)系，難以保證數(shù)字工作環(huán)境下電子文件和數(shù)字檔案的真實性、可靠性、完整性和長久可用性。因此，應(yīng)將科研文件檔案的管理納入科研項目資源管理及資源配置的最優(yōu)化管理，在科研活動過程及其管理活動中，實時進行電子科研文件的規(guī)范化和檔案化管理，變階段性孤島系統(tǒng)管理為連貫性集成化管理與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，建立與科研計劃項目活動及其管理業(yè)務(wù)流程集成的全項目期和全文件生命期的動態(tài)管理機制，保障科研活動數(shù)字信息真實性、可靠性、完整性和長久可用性。
對于高?？蒲形募n案管理來說，“前端控制”思想的核心就是整體規(guī)劃、檔案管理業(yè)務(wù)提前、對高?？蒲形募n案進行全過程監(jiān)控。這一理念在檔案界一經(jīng)提出就不僅適用于電子文件檔案的管理，而且同樣適合于紙質(zhì)文件檔案的管理。也就是說，即使在紙質(zhì)科研文件檔案形成和管理階段進行控制，對于文件歸檔后的管理也起到事半功倍的作用。它以科學管理和有效利用為目的，重新設(shè)計文件檔案管理流程，實現(xiàn)了整體效益的最佳化。
4.重視對高?？蒲形募n案的鑒定工作
科研文件檔案作為科研活動的真實歷史記錄，是高校和國家重要的科研資源，是社會的無形資產(chǎn)。隨著我國經(jīng)濟建設(shè)和科技活動的發(fā)展，高校科研文件檔案的鑒定就成為保證高?？蒲袡n案質(zhì)量，使科研檔案更好地發(fā)揮作用的一項重要措施。在電子文件盛行的今天，對科研文件檔案價值的鑒定不僅要在文件轉(zhuǎn)化為檔案之前進行，而且還要將鑒定環(huán)節(jié)盡早地提前，在文件生成之際乃至形成之前就對其進行鑒定。從系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子信息中截獲電子文件的同時，便對其進行同步鑒定，加強控制。實現(xiàn)電子文件生成之際的初級鑒別和初次鑒定的自動化，為高?？蒲形募n案的管理利用打下良好的基礎(chǔ)。
參考文獻：
[1]安小米.我國科技計劃項目檔案管理研究[J].山西檔案，2007（4）.
[2]王傳宇.科技檔案管理學[M].中國人民大學出版社1999：165-166.
1.教學科研檔案管理人員存在不穩(wěn)定性，沒有足夠的專業(yè)知識
因為各種因素的限制，很多高校的教學科研檔案管理的人員并非經(jīng)過嚴格招聘而來，大多數(shù)都沒能接受檔案管理的正規(guī)教育，不具備相應(yīng)的檔案管理理論與實際操作技能。部分高校的二級學院也沒能配備具有專業(yè)素質(zhì)的教學科研檔案管理人員，基本上都是由教務(wù)、教學管理人員兼任教學科研檔案管理一職，正是因為身兼數(shù)職，才給教學科研檔案帶來了更多不利。
2.缺少資金投入，各種硬件設(shè)施不足
檔案信息化管理是檔案管理必然的趨勢，但要想實現(xiàn)檔案信息化管理需要大量的資金來購入各種先進的設(shè)備，例如各種安全系數(shù)較高、性能比較穩(wěn)定的大容量存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件平臺等等。這些先進的設(shè)備都需要很多的資金。然而很多高校的檔案管理的資金來源都主要是依靠財政預算和上級的補助，但是那有限的資金卻很難滿足教學科研檔案管理信息化的要求，正是因為如此，硬件設(shè)施無法跟上地方高校檔案信息化管理的要求，使得高校檔案信息化管理受到了嚴重的制約。
3.檔案的信息輸出能力較弱
高校的教學科研檔案管理部門要將開發(fā)的教學科研檔案信息通過不同的傳播形式，積極的傳遞給廣大師生。而目前我國大部分的高校教學科研檔案管理部門的信息輸出能力還很弱，因此，高校的教學科研檔案信息輸出不能夠完全適應(yīng)高校師生對教學科研檔案信息的需求。雖然部分高校將教學科研檔案的部分內(nèi)容信息在校園網(wǎng)上進行公布，但這具有一定的局限性和特殊性，無法滿足廣大師生對教學科研檔案信息的需求。因此，我們高校的教學科研檔案管理部門以及工作人員應(yīng)該自覺地改善服務(wù)模式，努力提升自身的業(yè)務(wù)水平，力爭讓所有需要教學科研檔案信息的師生都能夠“高興而來，滿意而歸”。
4.靠政策、少創(chuàng)新,重管理、輕服務(wù)等落后觀念頑固存在,轉(zhuǎn)變觀念仍是管理工作中的重點之一
許多高校對教學科研檔案管理工作的內(nèi)涵和重要性認識不足,在管理上還受到了傳統(tǒng)觀念的影響，忽視教學科研檔案管理的現(xiàn)代化、高效化和智能化,在教學科研檔案管理上著眼局部,缺乏整體的規(guī)劃,工作的積極性和創(chuàng)新性發(fā)揮不夠,在管理觀念上依然習慣于傳統(tǒng)的管理觀念、理論和方法,“等、靠”思想十分嚴重。這些認識上的不足,導致教學科研檔案管理處于相對被動、滯后的狀態(tài)。同時,重管理、輕服務(wù)的思想根深蒂固。
二、改善高校教學科研檔案管理的對策
1.創(chuàng)新管理理念，樹立全員檔案意識，打破傳統(tǒng)思想觀念
之所以檔案管理人員與教育領(lǐng)導階層會缺乏足夠的檔案現(xiàn)代化管理意識，是因為他們沒能明確教學科研檔案管理的最終目的。做好高校教學科研檔案管理工作，其最終目的是為了能夠?qū)崿F(xiàn)“信息服務(wù)學校、服務(wù)社會”，讓這些檔案有效的為學校教學服務(wù)，提高高校的教學質(zhì)量，培養(yǎng)出更加優(yōu)質(zhì)的人才。同時還必須要打破傳統(tǒng)的觀念，清晰的認識到做好高校教學科研檔案管理工作對檔案事業(yè)發(fā)展的重要性。不能夠僅僅從經(jīng)濟利益角度進行衡量，而應(yīng)該從多個方面進行衡量。
2.盡量拓展資金來源
各種財政預算可以作為教學科研檔案檔案信息化管理的主要資金來源，但卻不應(yīng)該成為唯一來源，檔案部門應(yīng)該要盡量的拓展資金的來源，積極的為教學科研檔案管理配置各種能夠適應(yīng)時展的軟、硬件設(shè)施，加快教學科研檔案信息化管理的進程，促進高校教學科研檔案信息化管理的實現(xiàn)。檔案部門應(yīng)該積極的將教學科研檔案信息化管理工作納入到地方信息化或電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃中，以便于能獲得更多的資金支持，為信息化管理提供保證。同時還可以積極的提供資金的利用效率。例如與當?shù)氐碾娦挪块T合作，獲得相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)惠支持等，與當?shù)赜嘘P(guān)的IT企業(yè)合作，減少軟件平臺開發(fā)資金。
3.創(chuàng)新管理制度，完善教學科研檔案管理規(guī)范化
隨著我國高校教育改革的推進，創(chuàng)新的教育理念促進了我國高校在辦學方式、學科領(lǐng)域建設(shè)等方面都呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展態(tài)勢，同時也促使了高校教學科研檔案的種類呈現(xiàn)出復雜化、多樣化趨勢，為了能夠讓高校的教學科研檔案能夠發(fā)揮其應(yīng)用價值，就需要對高校的教學科研檔案管理機構(gòu)及教學管理部門進行一個明確的、科學的界定與分工。因此，必須使管理制度創(chuàng)新走在實際工作的前面，來指導和約束管理行為。各高校要依據(jù)國家頒發(fā)的《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規(guī)范》和《高等學校檔案實體分類法》要求，制定合理、完善、適合本校特點的教學科研檔案管理規(guī)章制度。將全校教學科研檔案分為學校、教務(wù)處、二級學院，并規(guī)定相應(yīng)的管理范圍。做到分工明確，克服和防止工作的隨意性和盲目性，形成一套職責明確、程序嚴謹、落實有力、運轉(zhuǎn)靈活的工作機制，使教學科研檔案管理做到“三納入”、“四同步”。要制定明確的教學科研檔案目標管理標準，積極開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓，加強二級學院的教學科研檔案管理體系的完善，不斷總結(jié)經(jīng)驗，加大規(guī)范化建設(shè)力度，實現(xiàn)教學科研檔案管理的科學化和規(guī)范化，只有這樣才能使檔案管理工作步入規(guī)范化的軌道。以此來充分發(fā)揮高校教學科研檔案在高校教學研究、教育管理、教學活動等各項工作中的作用，以此來提高我國高校的教學科研檔案的科學管理水平和質(zhì)量。同時完善的教學科研檔案建設(shè)工作能夠幫助我們樹立全局的觀念，具備超前的工作意識。
4.利用信息化管理手段，實現(xiàn)教學科研檔案的現(xiàn)代化管理
隨著時代的發(fā)展，紙質(zhì)教學科研檔案逐漸成為數(shù)字化，而互聯(lián)網(wǎng)的普及使得教學科研檔案開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已成為可能。高校應(yīng)加大教學科研檔案現(xiàn)代化設(shè)備的投入，積極的將計算機技術(shù)應(yīng)用于教學科研檔案的管理，并建立教學科研檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，通過信息網(wǎng)絡(luò)手段實現(xiàn)對教學科研檔案管理服務(wù)升級，充分利用校園網(wǎng)等各種網(wǎng)絡(luò)平臺，積極推進教學科研檔案信息資源共享。
5.加強檔案管理人才培養(yǎng)，提高檔案服務(wù)意識
教學科研檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到教學科研檔案工作的質(zhì)量，因此，要加強對教學科研檔案管理人員的崗位培訓和繼續(xù)教育，拓展檔案人員的思維、知識面，在深入了解教學科研管理工作的基礎(chǔ)上，不斷提高教學科研檔案業(yè)務(wù)管理水平。此外，還要認真做好教學科研檔案工作人員計算機應(yīng)用的理論和技能培訓，使他們具有對數(shù)字化檔案資料進行計算機處理的能力，成為既具備教學科研檔案管理能力，又能熟練使用現(xiàn)代化技術(shù)的復合型人才，使檔案服務(wù)做到以人為本，由被動變主動，為廣大師生提供不同形式、不同內(nèi)容的服務(wù)，更好地滿足師生員工對教學科研檔案的利用需求。
6.建立教學科研檔案服務(wù)信息反饋機制
教學科研檔案服務(wù)信息反饋機制的家里，能夠及時，有效的掌握各種教學科研檔案需求信息，能夠有效的促進教學科研檔案的開發(fā)利用。這種機制包括了檢索工具的實用性，編研成功是否能廣泛而準確的進行教學科研檔案作用的傳播，教學科研檔案方面的規(guī)則制度是否合適，服務(wù)態(tài)度是否需要更改等等。反饋而來的信息一般都擁有很強的針對性和適用性，也比較具體，高校能夠根據(jù)這些反饋而來的信息，逐漸改變服務(wù)機制，建立一套完善的管理機制，讓教學科研檔案的價值得到進一步的發(fā)揮。
一、高等科研檔案的管理和保護工作現(xiàn)狀
然而，筆者發(fā)現(xiàn)，雖然目前高校對科研檔案的重要性有了一定的認識，但是，從實際的情況來看，高等科研檔案的管理和保護工作存在著以下幾點問題。
1.1管理制度缺失和管理設(shè)施缺乏
目前，高校的科研檔案管理制度不盡如人意，一般采用常規(guī)性的檔案管理方式，而這種方式遠遠不能適應(yīng)當前工作需求。相應(yīng)的管理制度和監(jiān)管手段的缺失也直接導致了檔案管理人員對歸檔的具體工作的敷衍。
高校的科研檔案管理缺乏必要的基本管理設(shè)施，很多高校并沒有建立專門的檔案室和檔案柜，這也一定程度上導致了實際的檔案管理人員沒有對科研檔案有足夠的認識，沒有充足的時間來對科研檔案進行系統(tǒng)管理。
1.2科研檔案管理意識缺乏
科研檔案管理意識的缺乏不僅僅存在于檔案管理人員，也存在于具體的科研人員。科研人員的不重視，使科研檔案在初始階段就失去了有效的控制，一般情況下就會形成項目進行到最后才進行補充，造成資源和人力的浪費。
高校管理者的科研管理意識水平也有待提高，目前學校對于科研檔案的管理也存在著管理、檢查不到位的情況，同時也沒有相應(yīng)的規(guī)定來約束和規(guī)范科研檔案管理和保護工作。
1.3科研檔案的知識產(chǎn)權(quán)保護不到位
高校的科研檔案作為一種信息資源，應(yīng)當對閱覽、下載、復制、轉(zhuǎn)載等手段進行控制和約束，嚴禁杜絕非法利用。但是在實際的科研檔案管理工作中，知識產(chǎn)權(quán)保護意識還是相當缺乏，很多高校并沒有相應(yīng)的規(guī)定，或者有了大概的相關(guān)規(guī)定，但是在執(zhí)行方面也沒有完全落實。
1.4科研檔案管理工作宣傳不足
隨著科研檔案管理工作的重要性日益突出，科研事業(yè)的不斷發(fā)展也需要科研檔案管理工作的支撐，但是當前很多高校對于科研檔案管理工作的宣傳遠遠不夠，導致了很多科研人員并不了解科研檔案管理工作，也同時導致了很多從事相關(guān)檔案管理工作對自身工作重要性的認識不足，這也嚴重制約和科研檔案管理工作的進一步發(fā)展。
二、高等科研檔案的管理和保護工作改善與優(yōu)化
針對上述問題，筆者就高等院校科研檔案的科學管理，談幾點個人的淺見。
2.1規(guī)范高校科研檔案管理機制，完善配套設(shè)施
首先，從宏觀上來說，學校領(lǐng)導要高度重視科研檔案管理工作，從制度上和資金上給予科研管理工作傾斜。建立明確和詳盡的工作管理制度，以及合理的歸檔程序。并且，在具體的實際管理工作中，也要保證管理人員經(jīng)費、辦公設(shè)施的到位，從而提高管理人員的工作積極性，更好地落實工作制度。
其次，從微觀上來講，高?？蒲袡n案管理必須依托現(xiàn)代管理理念，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)為基點，實現(xiàn)科研檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。同時把科研檔案管理和現(xiàn)代辦公技術(shù)結(jié)合起來，來達到科研檔案管理的規(guī)范化目標。具體來說，科研項目的申報環(huán)節(jié)、研究試驗階段的各種原始數(shù)據(jù)和報告等、驗收階段的研究報告、論文等、成果申報階段中成果登記、成果應(yīng)用等。這些所有的案卷，都要按照科學的管理制度進行歸檔和保存。并且還要注重檔案管理過程中分類檢索原則，充分適應(yīng)當前檔案規(guī)范化管理的要求。
2.2提升科研檔案管理意識，規(guī)范科研檔案管理
首先，從科研檔案管理人員的角度來說，要不斷的提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，開闊自身的眼界和思路。不僅僅把自己看做一個服務(wù)人員，而要進一步投入到實際的科研活動中，及時掌握科研工作中的原始資料，從初始階段就保證科研檔案的高質(zhì)量。通過科研檔案管理人員的自我提升，為學校提供高效的服務(wù)，從而為高校的檔案管理工作打開新的局面。
其次，從科研人員的角度來說，要增強科研人員對科研檔案重要性的理解和認識，使其充分明白科研檔案的具體價值。這也進一步要求科研人員要重視科研檔案的歸檔和管理，把這份工作作為自身日常工作中至關(guān)重要的一個部分，這也是科研檔案管理發(fā)展的必要基礎(chǔ)。
再次，從學校管理者角度來說，要注重培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員，提升具體管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，為其創(chuàng)造良好的學習條件，適應(yīng)當前時代對優(yōu)秀科研管理人員的要求。并且，要為科研檔案管理人員和科研人員建立一個溝通的平臺，使二者互動交流，并能有效的促進檔案管理人員有效的為科研人員進行高效服務(wù)。
2.3規(guī)范高校檔案管理管理，保護知識產(chǎn)權(quán)
首先，建立統(tǒng)一的管理制度，來保護高校的知識產(chǎn)權(quán)。對所有的知識產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)生、獲取、流轉(zhuǎn)等具體過程要真實和完整的記錄，合法并且合理的來利用科研活動所產(chǎn)生的知識成果。利用歸檔保存的方式對知識產(chǎn)權(quán)進行保護，統(tǒng)一集中管理，促進知識產(chǎn)權(quán)的流轉(zhuǎn)規(guī)范化，以及在下一步的科研活動中的推廣和利用。
其次，相關(guān)規(guī)章制度要落實到人，做到有責必查，出現(xiàn)問題能夠找到相關(guān)的責任人?？蒲形臋n的形成、積累、完成由科研負責人負責?？蒲胸撠熑藢ξ臋n的管理期限和密集提出建議，并且要對科研檔案進行超前控制，確保科研文檔的準確性和完整性。并且相關(guān)的檔案管理工作人員對于科研負責人進行監(jiān)督和知道，幫助科研負責人保護原始科研文檔的完整性和保密性，雙重保護促進科研文檔的知識產(chǎn)品不受侵犯。
關(guān)鍵詞 高校；科研檔案；現(xiàn)狀；管理對策
中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2013）03-0334-02
高?？蒲袡n案是科技工作者知識的積累和成果的結(jié)晶，它建設(shè)的好與壞在很大程度上反映了科研工作成效的一個方面，為此以浙江農(nóng)林大學為例，統(tǒng)計分析學校科研檔案的現(xiàn)狀，以期達到更好的保管、利用，為廣大教師和職能部門服務(wù)，從而為高校的科研檔案工作提供借鑒。
1 科研檔案的現(xiàn)狀
浙江農(nóng)林大學自2002年起逐步建立起科研項目檔案，截至2011年6月，共歸檔各類紙質(zhì)項目檔案960余卷及電子數(shù)據(jù)庫4 300余卷。主要以省部級以上項目每項1卷，各主要廳局級項目每項1卷，其余按年分別以立項、結(jié)題分卷建立，同時單立了科研成果卷、專利授權(quán)卷、軟件著作權(quán)及科研經(jīng)費到賬文件等一些重要的科研依據(jù)。每卷中都分別由項目論證、立項申報書、立項批準書、中期檢查、各年度進展、驗收報告等全套結(jié)題材料、審計報告、結(jié)題（驗收）證書等組成。同時建立的科研數(shù)據(jù)檔案，包括科研項目庫、論文庫、著作庫、專利及軟件著作權(quán)庫及科研成果庫[1]。
通過建立科研項目檔案，逐步規(guī)范了科研項目的管理工作，使科研工作向規(guī)范、科學、程序化更邁進了一步，為學校在職稱評審、碩士點申報、學科評審、升格大學等方面都起到了重要的作用，為學校在這些方面獲得成功奠定了基礎(chǔ)。
2 科研檔案的利用情況
2.1 利用率
通過建立科研項目檔案，使學校的科研項目管理工作進一步受到教師的重視，教師對科研檔案的管理意識也逐步增強，科研檔案的查閱量也逐年提高，提高了科研檔案的利用率。從表1可以看出，每年查閱各類項目檔案的人數(shù)平均約543卷，利用率還是較大的，從2005—2010年，年利用率逐年增加（含電子數(shù)據(jù)），檔案管理工作量巨大，成效顯著。因此，設(shè)立專職管理人員，建立科研項目檔案是十分必要和非?？尚械?。
2.2 利用途徑
從表2可以看出，學校很多工作都與科研項目檔案有關(guān)，尤其在涉及廣大教師切身利益的職稱評審、科技成果獎申報、學科點、博士學位點和碩士學位點的申報、教育部的教學評估及升格大學等標志性成果方面發(fā)揮了重要作用?？蒲许椖繖n案管理工作對學校的科技工作起著舉足輕重的作用，它見證著學校各年度科學研究的總體情況及發(fā)展現(xiàn)狀，展示科學研究的豐碩成果。從一個方面反映出學?？蒲泄ぷ鞯乃?。
2.3 利用主體
從表3可以看出，按學院分類，項目多的學院查閱量也大，林業(yè)與生物技術(shù)學院是學校的主干學院，科研項目最多，因此查閱量也最大；農(nóng)學院由于成立較晚，查閱量較少；工程學院具有國家工程中心，科研力量較強，查閱量也較大；學校本身是以農(nóng)林為主的大學，農(nóng)林類項目較多，與農(nóng)林相關(guān)的學院查閱量較大，總體占到了47.3%。但近幾年文科類項目也在大量增加，同比增加速度也較快。通過項目的查閱也可以反映各學院科研活動的一個方面，同時也說明由于二級學院沒有科研項目檔案，也增加了很多工作量，如果給二級學院建立起科研電子檔案數(shù)據(jù)庫，也可方便學院教師及管理人員查閱，提高工作效率。
3 科研檔案管理存在的問題
科研檔案經(jīng)過10年的組織和建立，已初具規(guī)模，為學校的發(fā)展和建設(shè)提供了卓有成效的貢獻，但是目前的科研檔案還存在很多問題[2-3]，如科研檔案管理工作的規(guī)章制度有待進一步更新和完善，原始數(shù)據(jù)收集的不夠全面，教師存檔意識不夠強，有些教師還存在著放在自己手里方便的想法和做法等，這些都有待于在工作中改進和提高，為科研檔案工作做貢獻。
4 建議
4.1 發(fā)展電子檔案
隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，科研檔案越來越受到重視和廣泛利用，但無數(shù)次的查閱，造成檔案的損壞與流失嚴重，因此制作電子科研檔案越來越被人們所接受，這樣既不損壞紙質(zhì)檔案，也不會造成檔案流失?？蒲袡n案有它自身的特性，需要保密，大部分科研檔案都需長期或永久保存，因此更應(yīng)該保護好紙質(zhì)檔案，把教師經(jīng)常需要利用的部分科研檔案，如立項通知書、合同書（計劃任務(wù)書）的部分、結(jié)題報告的部分等進行電子掃描，存于計算機中，這樣同時可以防止一些不必要的科研檔案泄密，減少由此引發(fā)的學術(shù)剽竊，更好地保護項目負責人的權(quán)益，從而方便查閱。
4.2 建立二級科研檔案系統(tǒng)
學校實行二級管理后，把廳局以下項目檔案劃歸學院管理，鼓勵各二級學院自己建立科研檔案系統(tǒng)，方便本學院教師查閱，為評職稱、評獎、各種考評及各類檢查等所需要佐證材料提供便利，減輕學?？萍疾块T的壓力，使之用更多時間和精力進行分析研究，做好科研工作，為廣大教師服務(wù)。
4.3 擴展和延伸科研檔案工作
隨著“十二五”的到來，對科研檔案工作也提出了更高的要求，目前學校的科研檔案只局限于查閱、復印、提供佐證等初級階段，更多的開發(fā)利用科研檔案工作尚未開展，學校應(yīng)該配備專職的科研檔案管理員，定期提供從科研檔案中獲取的科研信息，為領(lǐng)導及教師服務(wù)，為其決策提供一定依據(jù)。
4.4 做好科研檔案管理者
一名好的科研檔案管理人員，不僅應(yīng)管理好教師上交的科研檔案，還應(yīng)該為教師提供更高級的服務(wù)，充分利用科研檔案，編輯科研檔案信息，提醒教師能夠報獎、申請專利、成果轉(zhuǎn)化的檔案等[4]。有條件的管理人員，還可以定期與學?？蒲泄ぷ鬏^強的教師建立聯(lián)系，幫助他們總結(jié)分析，促進他們把科研工作做得更好。提醒科研工作者保護好自己的知識產(chǎn)權(quán)，為教師做好科研后勤工作。
5 參考文獻
[1] 佟春杰.遼寧省科技計劃項目檔案管理現(xiàn)狀分析[J].科技檔案，2009（1）：3-5.
[2] 謝小紅.著作權(quán)作品合理使用的限制與高?？蒲袡n案的利用[J].蘭臺世界，2011（9）：46-47.
一、學生課程成績與畢業(yè)論文檔案資料特點
在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業(yè)論文（少數(shù)專業(yè)學生沒有畢業(yè)論文要求）。學生課程成績與畢業(yè)論文是反映教學效果和質(zhì)量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現(xiàn)在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業(yè)論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調(diào)用頻率高等特性；畢業(yè)論文屬于學生科研成果，成果歸屬權(quán)清晰，學校有對成果進行使用的權(quán)利，除保密論文外，一般畢業(yè)論文均具有開放性，可供其他人和機構(gòu)查詢。畢業(yè)論文還具有頁碼多、圖表字數(shù)多等特點，紙質(zhì)檔案占據(jù)較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業(yè)論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎(chǔ)。
二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理
傳統(tǒng)的常用的成績檔案和畢業(yè)論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業(yè)）相結(jié)合如組卷方法，或者采用以畢業(yè)年與院系別（專業(yè)）相結(jié)合的組卷方法。例如：××學?！痢良墶痢猎合担▽I(yè)）學生成績冊（畢業(yè)論文），××學?！痢翆谩痢猎合担▽I(yè)）學生成績冊（畢業(yè)論文）。由于受到院系、專業(yè)調(diào)整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業(yè)論文一般都采用了紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務(wù)管理部門的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，學校檔案館無權(quán)調(diào)閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢?nèi)肟?，系統(tǒng)也具有一般的統(tǒng)計匯總功能，但對學生課程成績的統(tǒng)計分析功能開發(fā)的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業(yè)論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內(nèi)容和查詢?yōu)g覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理各自的優(yōu)勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務(wù)需求。
因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務(wù)管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調(diào)檔[4]。同時在教務(wù)管理信息系統(tǒng)中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業(yè)、學期、班級、課程名稱、課程性質(zhì)、授課教師等，充分實現(xiàn)多維學生課程成績數(shù)據(jù)分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎(chǔ)。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設(shè)立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業(yè)論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業(yè)論文檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計方案，對系統(tǒng)分析與結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵技術(shù)，以及系統(tǒng)實現(xiàn)進行了論述，提出的系統(tǒng)具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業(yè)論文電子檔案管理信息系統(tǒng)也是基于學生學號關(guān)鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質(zhì)檔案和電子檔案對應(yīng)聯(lián)系起來，實現(xiàn)雙重管理。同時，利用計算機網(wǎng)絡(luò)信息的強大技術(shù)，可以最大限度地體現(xiàn)教學檔案的價值。
三、學生成績與畢業(yè)論文檔案的編研要點
檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務(wù)的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是充分開發(fā)檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應(yīng)立足于服務(wù)學校，做好選題規(guī)劃，體現(xiàn)學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質(zhì)量的學生成績和畢業(yè)論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質(zhì)檔案和信息化電子檔案，選擇一些關(guān)鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質(zhì)量狀態(tài)，進一步改進教學工作，加強高校內(nèi)部教學質(zhì)量監(jiān)控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數(shù)學、計算機基礎(chǔ)等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業(yè)論文，可選擇的編研題目有結(jié)合教師科研和生產(chǎn)實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數(shù)情況分析；本科畢業(yè)論文質(zhì)量分析等。
學生課程成績和畢業(yè)論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現(xiàn)一般的快速查詢功能，還能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和信息化的電子檔案優(yōu)勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，為改進教學和教學管理，提高教學質(zhì)量提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。
參考文獻：
[1]張含卓，歐雪梅.加快高校教學檔案信息化建設(shè)的思考[J].華北煤炭醫(yī)學院學報，2011，13（3）：427-428.
[2]錢愛華.高校教學檔案分類探討[J].安慶師范學院學報（社會科學版），2010，29（12）：100-103.
[3]王玉武.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案，2011，（5）：52.
[4]朱惠鈺，劉美娟.淺談高校學生成績檔案組卷方法[J].浙江檔案，2001，（12）：25.
[5]譚玲玲，鄒妙玲，譚年元.基于教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的高校成績管理的探索與實踐——以湖南工程技術(shù)學院為例[J].湖南醫(yī)科大學學報（社會科學版），2009，11（3）：190-192.
關(guān)鍵詞：知識經(jīng)濟；檔案管理；高?？蒲袡n案；資源共享；科研檔案
高?？蒲袡n案工作應(yīng)該重視和接受信息化背景下知識經(jīng)濟管理理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動接受型和資源依賴型管理模式，提升科研檔案管理的信息化和知識化水平，推動知識經(jīng)濟的發(fā)展。
1知識經(jīng)濟環(huán)境下高校科研檔案管理的新要求
1.1規(guī)范化?？蒲袡n案是高校檔案管理的重要模塊，知識經(jīng)濟時代的科研檔案價值維度更加多元、價值含量逐漸提升，與高校其他檔案資源的管理之間存在一定差異的同時，又有很強的關(guān)聯(lián)關(guān)系。因此在對科研檔案管理方式方法做創(chuàng)新優(yōu)化時，要始終保持檔案管理的規(guī)范性和統(tǒng)一性，即提高檔案管理整體工作的規(guī)范程度，將科研檔案與其他檔案資料的管理相互協(xié)同，做到整體規(guī)范、有所側(cè)重。1.2全面化?？蒲袡n案的資料完整、全面是對科研檔案管理的基本要求。在科研檔案收集、歸檔過程中，必須對檔案類型、數(shù)量、成分等做出精確規(guī)劃和明確要求，并以此作為歸檔依據(jù)，分門別類進行科研檔案管理，避免出現(xiàn)人為疏忽、遺漏等問題，為檔案資料后期使用提供便利。[1]對此，科研檔案管理需要確保全面性與系統(tǒng)性，做到管理范圍明確、管理內(nèi)容系統(tǒng)完整。1.3信息化。高校檔案管理現(xiàn)代化最早體現(xiàn)在檔案管理的數(shù)字化上，并從數(shù)字化檔案管理逐漸向信息化檔案管理過渡。知識時代科學研究工作的頻繁開展使得科研檔案更新、積累速度進一步加快，檔案管理體量日漸龐大、檔案類型逐漸復雜，此時必須合理借助數(shù)字化、信息化手段，使得科研檔案管理工作能夠高效、便捷地開展。此外，知識經(jīng)濟時代的一大特征為知識資源共享，在傳統(tǒng)檔案管理階段，檔案資料多以紙質(zhì)文件的形式存在，在轉(zhuǎn)移、翻閱過程中必然會導致檔案受到不同程度的破壞，影響檔案存儲壽命，因此檔案資源的共享程度非常低。而隨著檔案管理信息化建設(shè)條件的完善，將科研檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料的形式進行存儲，不但可解決使用過程中易引發(fā)原始資料遭破壞的問題，還可延長檔案保存周期，實現(xiàn)原始檔案與數(shù)字檔案的同步保存。1.4資源化?？蒲袡n案資源化開發(fā)以檔案管理規(guī)范化、全面化和現(xiàn)代化為基礎(chǔ)，是高?？蒲袡n案管理順應(yīng)知識經(jīng)濟時代社會發(fā)展特點的必然選擇?？蒲袡n案管理的最終目的是通過數(shù)字化、數(shù)據(jù)化和知識化的管理方式，實現(xiàn)科研檔案的資源化共享，充分發(fā)揮檔案參考作用，實現(xiàn)檔案的知識價值，推動科學創(chuàng)新發(fā)展，最終轉(zhuǎn)化為科研成果?？蒲袡n案的資源化共享對于高校自身來說是一種共贏，通過科研檔案在各個高校以及高校與社會間的有效流轉(zhuǎn)，使得固有的檔案資料能夠參與到社會科技再生產(chǎn)當中，創(chuàng)造更高的科研價值。[2]
2知識經(jīng)濟環(huán)境下高?？蒲袡n案管理的新路徑
2.1完善科研檔案管理模式。高?？蒲袡n案管理工作應(yīng)當在統(tǒng)一領(lǐng)導、集中保管的模式下，結(jié)合高?？蒲泄ぷ鲗嶋H開展科研檔案分級管理工作。通常情況下，科研檔案應(yīng)當由高?？蒲胁块T和檔案管理部門共同對科研課題或項目進行分級，根據(jù)科研項目重要程度、學術(shù)意義、技術(shù)水平、獲獎情況等進行科研項目等級劃分。[3]如國內(nèi)某高校執(zhí)行科研檔案分級管理方案，根據(jù)各項科研檔案資料的類別、內(nèi)容、使用價值、重要程度，將科研檔案劃分為三個類別。其中：一類檔案為核心檔案，非公共部門及其他必要性需求不對外共享；二類檔案為重要檔案，由校內(nèi)檔案管理人員或檔案提供者，對檔案中的信息要點做篩選、編輯和重組，形成可被共享的科研項目期刊文獻、項目報告等形式，面向?qū)W校師生、合作企業(yè)及其他社會公共單位開放；三類檔案為非重要檔案，依照學校科研檔案管理規(guī)程，按流程提交申請、簽訂保密協(xié)議后，可向社會各類科研活動、學術(shù)研究活動以及一般用戶提供檔案服務(wù)?？蒲袡n案的分級管理模式明確了各類科研檔案的工作重點，提高科研檔案管理效率的同時，有利于提高科研檔案的開放共享率。2.2強化科研檔案歸檔管理2.2.1規(guī)范檔案收集流程。第一，加強科研檔案的前端控制，實現(xiàn)科研檔案管理工作與科研管理活動的緊密結(jié)合?？蒲袡n案的收集工作應(yīng)當由檔案部門對科研項目歸檔情況進行統(tǒng)一指導和監(jiān)督，將收集歸檔工作納入科研管理部門的科研管理流程，共同收集各類在科研活動過程中自然形成的、具有保存價值的材料。第二，完善科研檔案收集制度及流程，對檔案管理全面性進行約束。例如，要求各類科研項目結(jié)題后，必須第一時間向檔案管理部門報備并提交有關(guān)的檔案材料，做好歸檔準備，并將歸檔申請作為高?？蒲许椖吭u估的一項指標，以敦促項目參與師生積極配合科研檔案收集工作。第三，加強科研檔案管理宣傳，向科研人員普及檔案管理知識以及知識產(chǎn)權(quán)保護知識，使其熟悉科研項目結(jié)項后的檔案歸檔流程和要求，盡快將全面、真實的項目材料上交。最后，科研項目在結(jié)題之前，必須先向檔案管理部門報備、提交歸檔申請，由檔案管理部門審批通過后，才可開展項目結(jié)題活動，進入到科研經(jīng)費報銷、項目評價評優(yōu)等后續(xù)環(huán)節(jié)。2.2.2擴大檔案歸檔范圍。隨著“大檔案觀”興起，全方位信息資源整合建設(shè)的理念與目標成為未來檔案事業(yè)發(fā)展的新方向。知識經(jīng)濟時代，任何與科研項目有關(guān)的資料都可能成為后續(xù)開展科學研究工作的寶貴資源。因此為最大化科研檔案的資源價值，有必要合理擴大檔案歸檔的范圍，將具備保存價值的隱性檔案資源納入收集范圍，由分散管理的傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)為集中管理模式，實現(xiàn)資源的集中統(tǒng)一管理。[4]在一些發(fā)達國家的高校檔案管理中，科研檔案、教學檔案以及有關(guān)專家、教授的個人檔案都被納入到歸檔范圍內(nèi)，該方法也非常值得我國高校檔案管理工作學習。[5]例如，制定本校的檔案歸檔政策，鼓勵即將退休的教授、離校學生及其他科研人員，自主、自愿地將個人所積累的科研資料，包括項目記錄、論文、項目報告等捐贈給學校檔案館，使得之后的學者和學生有機會享受前輩們提供的寶貴科研資料。檔案歸檔范圍的擴大并不意味著檔案資料的大范圍歸檔，相反，歸檔范圍擴大必須要與科研檔案資料質(zhì)量的嚴格把控同步進行，確保所獲取的科研檔案“全”而“精”，以合理縮減科研檔案體量，確保高校檔案館所保存的檔案資料具備較高的使用和珍藏價值。與此同時，加強檔案資料安全管理，尤其在各類信息化技術(shù)不斷向檔案管理融合的局面下，檔案的保密性更為關(guān)鍵。2.3科研檔案的信息化建設(shè)?，F(xiàn)階段，國內(nèi)各高校檔案數(shù)字化建設(shè)已取得一定成果，檔案資料的數(shù)字化程度逐漸提高。檔案資料數(shù)字化、檔案管理信息化使得以往科研檔案管理中重復、低效的工作可借助信息技術(shù)高效完成。依托功能強大的檔案數(shù)據(jù)庫，可實現(xiàn)科研檔案的精細化管理，確保檔案資料的安全性，使得更多用戶能夠順利使用科研檔案資源。高校在推進科研檔案信息化建設(shè)時應(yīng)重點關(guān)注以下問題：第一，結(jié)合本校實際資源配置情況，循序漸進完成科研檔案的數(shù)字化過渡，對于有條件的學校，應(yīng)盡快完善各類信息化管理軟硬件設(shè)施。第二，結(jié)合檔案管理人員具體職級和工作內(nèi)容，設(shè)定相應(yīng)的管理權(quán)限，保證檔案資料安全的同時，有效規(guī)避人員系統(tǒng)操作中的失誤問題。最后，設(shè)置完善的檔案管理信息化建設(shè)體系，明確本校檔案信息化的標準、要求、進度安排等，確?？蒲袡n案資料按規(guī)定入庫保存。2.4構(gòu)建科研檔案服務(wù)平臺。高?？蒲袡n案的信息化能夠有效提升檔案服務(wù)的深度和廣度。高校在檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上，需要整合內(nèi)外部資源，通過服務(wù)平臺將本?？蒲袡n案資源活化，使其能夠輔助新科研項目的順利開展，開發(fā)科研檔案在知識經(jīng)濟時代的經(jīng)濟價值。[6]高?？蒲袡n案服務(wù)平臺的構(gòu)建可從以校園網(wǎng)為平臺。以校園網(wǎng)作為科研檔案服務(wù)的基礎(chǔ)平臺能夠保證檔案服務(wù)過程的權(quán)威性，無需建設(shè)新的服務(wù)平臺，可幫助學校節(jié)約服務(wù)成本，依照檔案類別及重要程度，將可共享資源集成至校園網(wǎng)，供高校師生及其他合作單位人員使用。在利用校園網(wǎng)提供科研檔案服務(wù)時，首先是要保證提供檔案資料的完整和豐富，能夠被目前科研領(lǐng)域發(fā)展所需要；其次是要充分考慮不同用戶群體對檔案服務(wù)的不同需求，為其提供差異化的服務(wù)功能。最后是要以新媒體為平臺。基于新媒體平臺提供科研檔案服務(wù)，優(yōu)勢在于可同時對高?？蒲袡n案服務(wù)項目做推廣宣傳，加速高校與其他社會部門間的資源流動，使得科研檔案能夠服務(wù)更廣的用戶范圍。[7]目前覆蓋范圍最廣、權(quán)威性最高的新媒體平臺有微博、微信等，高校可將這兩類平臺作為科研檔案服務(wù)的首要陣地。微博公眾平臺可提供簡單的自助服務(wù)項目，以此為基礎(chǔ)，通過注冊、登錄、身份審核，審核通過的用戶可訪問高校對外共享的科研檔案資料庫，以提升科研檔案服務(wù)體驗。
參考文獻：
[1]褚文娜,梁濱.西部高?？蒲袡n案管理機制探討與思考[J].智庫時代,2020(15):185-186.
[2]謝能偉.高校科研檔案管理信息化思考[J].管理觀察,2019(32):129-130.
[3]曹彥敏.科研檔案先進收集方法及其應(yīng)用研究[J].檔案與建設(shè),2018(05):31-34.
[4]葛婷,蔣衛(wèi)榮.基于“大檔案觀”理念的網(wǎng)絡(luò)信息資源檔案化保存[J].中國檔案,2016(02):64-65.
[5]鄭蕾.高校科研檔案管理信息化建設(shè)探析[J].蘭臺內(nèi)外,2019(32):5-6.
[6]李芬.知識經(jīng)濟背景下高?？蒲袡n案管理新思路[J].納稅,2018,12(24):217.
關(guān)鍵詞：檔案管理模式;信息資源共享;問題;策略
中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）19-0016-02
人類社會已經(jīng)進入了信息化時代，信息資源共享是信息社會的最明顯特征。高校是先進文化、先進技術(shù)的聚集地，高校檔案作為高校在教學、科研和行政管理中直接形成的、具有保存價值的原始記錄，蘊含有豐富而珍貴的資源和信息，并以其真實性、知識性和多元性得到高校內(nèi)外不同群體的廣泛關(guān)注和應(yīng)用。高校檔案管理工作者要以教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布的《高等學校檔案管理辦法》為指南，以實現(xiàn)檔案信息資源共享為目標，對高校檔案信息資源的社會共享需求、目前高校檔案信息共享的制約因素以及信息資源共享環(huán)境下高校檔案管理模式改革創(chuàng)新的有效策略展開積極的研究。推動高校檔案信息資源由潛在價值向現(xiàn)實價值的轉(zhuǎn)化，激發(fā)高校檔案事業(yè)發(fā)展的活力。
一、社會對高校檔案信息資源的共享需求
檔案信息資源共享是高校檔案館（室）適應(yīng)社會需求、提高檔案信息服務(wù)水平、構(gòu)建開放式高校檔案館（室）的必然選擇。從目前的情況看，社會對高校檔案信息資源的共享需求主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
1.對高校校史、校情了解和研究的需求。高校檔案是歷史的真實記錄，收藏著高校不同歷史時期發(fā)生的重大事件、重要活動、重大工程、重要組織等文獻資料，以文字、圖片、影像、實物等形式展現(xiàn)著學校的成長、發(fā)展歷史，富含著一所高校的記憶元素，構(gòu)成了高校在特定歷史條件下的真實場景。無論是專業(yè)人士對校史的研究，還是社會各界對校史、校情的了解，都離不開對高校檔案的查閱，自然離不開對高校檔案信息資源的共享。
2.高校相關(guān)資料甄別鑒定、查證咨詢的需求。對高校相關(guān)資料進行甄別鑒定、回復查證咨詢是檔案管理部門的重要工作內(nèi)容。有了檔案信息資源共享，社會用人單位可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺核實畢業(yè)學生的學籍、學歷、學位、在校成績與獲獎等資料的真?zhèn)?，了解欲聘用人員的真實學業(yè)水平，辦理證實材料。在校生、畢業(yè)生因考研、出國、找工作需學校提供學習成績、學歷學位等證明材料，也可以在檔案信息資源共享的條件下，先自我查詢，從而順利辦理。
3.高?？蒲谐晒D(zhuǎn)化和科研合作的需求。高校既是傳播科學知識的殿堂，也是科學研究的基地，每年都會產(chǎn)生大量的科研成果，并以科技檔案的形式記錄備案。通過檔案信息資源共享，社會生產(chǎn)企業(yè)能夠及時發(fā)現(xiàn)所需要的科研成果，促進了高?？蒲谐晒行мD(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。同時，企業(yè)為了開發(fā)新產(chǎn)品、提高勞動生產(chǎn)率，也需要通過檔案信息資源共享了解高校的科研優(yōu)勢，與高校展開科研合作，實現(xiàn)企業(yè)與高校的互惠共贏。
4.高校宣傳推介、擴大社會影響的需求。宣傳推介、擴大社會影響是高校發(fā)展進程中不可或缺的經(jīng)營舉措。在信息時代，越來越多的人通過網(wǎng)絡(luò)了解社會、認識社會。高校必須立足這一現(xiàn)實，通過檔案信息資源共享展示本校的光輝歷史、優(yōu)美環(huán)境、特色文化、教學科研實力和成果，讓社會全面地掌握學校的各方面信息，吸引更多的優(yōu)秀學子，獲得更多的社會支持。
二、目前高校檔案信息共享的制約因素
高校檔案信息資源共享是現(xiàn)代信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的融合。目前，一些制約著高校檔案信息共享的客觀因素不能不引起我們的高度注意。
1.傳統(tǒng)檔案管理意識的束縛。長期以來，高校檔案管理處于一個相對封閉的狀態(tài)，傳統(tǒng)的檔案管理理念根深蒂固，具體表現(xiàn)在：①對檔案資料重保管、輕利用，缺乏以用戶為中心、以利用為靈魂的現(xiàn)代檔案管理意識。②工作視野狹小，局限于檔案館（室）的小天地，對社會經(jīng)濟發(fā)展的巨大變化關(guān)注不夠。③坐等用戶上門咨詢查閱檔案，少有對外服務(wù)的主動性。落后的管理意識制約著高校檔案服務(wù)功能的有效發(fā)揮，造成了檔案信息資源的巨大浪費。
2.高校檔案信息資源不完備。高校檔案信息資源共享需要有完備的檔案信息資源做支撐。由于歷史的原因，高校檔案管理體系呈現(xiàn)一種隨意、松散的狀態(tài)，管理部門職責分工不明，管理失范。比如：學生在校學習成績或?qū)W歷證明資料，有的學校是在檔案館（室）存檔，有的學校是教務(wù)處存檔。這就造成了檔案信息資源的靈散化、條塊化，用戶難以在一個部門查詢到所需的全部信息，影響了高校檔案信息資源的社會共享。
3.檔案的數(shù)字化水平不高。受客觀條件的限制，高校檔案信息載體比較單一，以不易保存、不易查詢、不易傳遞的紙質(zhì)文檔為主，能夠提供海量存儲、便于網(wǎng)上傳輸和查詢的數(shù)字光盤、微縮膠片、錄音磁帶、移動硬盤等先進信息載體檔案所占比例較低，難以構(gòu)建起檔案信息資源共享需要的網(wǎng)絡(luò)信息化平臺。雖然一些高校檔案館（室）建立了自己的網(wǎng)站，但缺乏對現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)與整合，內(nèi)容不夠豐富，數(shù)據(jù)存量少，制作粗糙。
4.檔案管理人員信息化知識欠缺。高校檔案管理人員大都畢業(yè)于檔案管理專業(yè)，對于檔案的形成、收集、整理程序以及檔案的歸檔范圍、保存期限，檔案分類編號、保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個工作環(huán)節(jié)嫻熟于心，但對于數(shù)字檔案的開發(fā)、計算機程序的維護、數(shù)據(jù)庫信息導航等信息化知識相對欠缺。直接導致了高校檔案信息資源共享系統(tǒng)完善和運行中出現(xiàn)的問題不能得到及時、有效的處理，從而影響了高校檔案信息資源共享的進程和質(zhì)量。
三、基于信息資源共享的高校檔案管理模式改革創(chuàng)新策略
高校檔案信息資源共享是現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的系統(tǒng)工程，是踐行“檔案信息服務(wù)于社會”理念的有效途徑。我們要以改革和創(chuàng)新為主旨，潛心探索有效策略，構(gòu)建起信息資源共享條件下高校檔案管理新模式。
1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識，樹立信息資源共享服務(wù)理念。思想與觀念引導著行動的方向，徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識，樹立信息資源共享服務(wù)理念是構(gòu)建與檔案信息資源共享相適應(yīng)的高校檔案管理模式的決定性要素。首先，高校檔案管理工作者要認真學習現(xiàn)代檔案管理理論，明確新的歷史條件下高校檔案資源的含義和作用，將信息共享理論與檔案信息特殊性有機結(jié)合起來。第二，要關(guān)注社會發(fā)展對檔案信息的需求，改變檔案館（室）在公眾中的封閉形象，主動為社會各領(lǐng)域和普通民眾提供全方位的高校檔案信息服務(wù)。第三，要健全規(guī)章制度，簡化高校檔案查閱、咨詢程序，以熱情的態(tài)度、靈活的方式、規(guī)范的操作營造高校檔案信息資源共享服務(wù)軟環(huán)境。
2.加強高校檔案信息資源建設(shè)，夯實資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)。巧婦難為無米之炊，高校檔案信息資源共享離不開豐富、真實、全面的檔案數(shù)據(jù)資源。因此，加強高校檔案信息資源建設(shè)，夯實資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)變顯得尤為必要。①做好檔案信息資源建設(shè)的總體規(guī)劃，協(xié)調(diào)校內(nèi)外檔案信息的采集工作，保證信息資源配置的最優(yōu)化和信息管理的最佳化。②把好檔案采集關(guān)，既要擴大檔案信息采集范圍，實現(xiàn)檔案信息的完整、全面，又要注意對檔案信息的核實與甄別，保證其真實性和客觀性。③定期通過不同渠道開展社會對高校檔案資源服務(wù)需求的調(diào)研，根據(jù)調(diào)研結(jié)果有針對、有重點地征集、開發(fā)專題特色檔案。如：以高?？蒲许椖繎?yīng)用者為服務(wù)對象，建立高校科研成果專題檔案信息卷宗，架設(shè)高?？蒲谐晒D(zhuǎn)化和科研項目合作的直通橋。
3.提高檔案信息數(shù)字化水平，創(chuàng)設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺。實現(xiàn)高校檔案資源共享最緊迫的任務(wù)是高校檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，其中檔案資源的數(shù)字化是關(guān)鍵與核心。高校檔案管理部門要依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，在做好紙質(zhì)檔案資料征集、歸類、建檔、保護的同時，及時采用電子計算機、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)手段對正在采集、整理存檔的檔案資料進行數(shù)字化處理，有計劃、有步驟地將以往存檔的歷史檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，編制出電子版的全宗目錄、分類目錄和目錄索引。在數(shù)字化檔案資料管理中，要按著《高等學校檔案管理辦法》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》和《CAD電子文件管理》等國家標準規(guī)范，實現(xiàn)高校檔案資源的自動編目、自動統(tǒng)計和自動檢索。在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺，以關(guān)聯(lián)和鏈接的方式，構(gòu)建不同高校間的檔案資源共享系統(tǒng)，提高檔案信息共享的自動化程度，推動高校檔案資源的社會共享。
4.加強檔案人才隊伍建設(shè)，提升檔案管理隊伍整體素質(zhì)。高校檔案管理人員的信息技術(shù)水平，直接影響著檔案信息資源的開發(fā)與共享。高校要加強檔案人才隊伍建設(shè)，使檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)得到不斷的優(yōu)化。通過學習與培訓，培養(yǎng)一大批既有檔案專業(yè)知識、有掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復合型檔案信息資源管理人才，有效克服高校檔案資源共享的技術(shù)障礙。要把檔案管理工作人員的信息技術(shù)學習和創(chuàng)新能力提高與獎懲機制有機融合，激勵每個高校檔案管理人員都能擅長檔案（特別是數(shù)字檔案）的編研、開發(fā)和推廣工作，以檔案管理隊伍整體素質(zhì)的提升促進高校檔案資源的高度共享和增值服務(wù)。
在社會日益開放的今天，檔案信息資源共享已成為高校檔案信息資源建設(shè)的必然趨勢。只有強化信息資源共享，才能使高校檔案信息資源發(fā)揮出服務(wù)學校教學、科研與行政管理和向社會開展全方位檔案信息服務(wù)的雙重功效，讓高校檔案信息資源的潛在價值得到超值的體現(xiàn)。
參考文獻：
[1]李運峰，李安英.高校檔案信息資源共享的實現(xiàn)構(gòu)想[J].蘭臺世界（下半月），2008，（11）.
[2]許萍.加強高校檔案管理信息資源共享的必要性[J].南陽職業(yè)學院學報，2009，（01）.
[3]秦書凰，張京平.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享探析[J].機電兵船檔案，2010，（03）.
[4]王偉華.高校檔案信息資源共享機制研究[J].南陽師范學院學報（社科版），2012，（02）.
關(guān)鍵詞：高校實驗室 檔案 管理 規(guī)范化
0 引言
高校實驗室檔案管理是高校實驗管理中的重要組成部分，它真實記載了高校實驗室的建設(shè)和發(fā)展歷程，記載了高校的實驗教學、科研情況以及管理經(jīng)驗，是對高校教學質(zhì)量、科學研究以及管理水平的真實反映。只有不斷完善高校實驗室檔案管理，使其成為高校日常管理的基礎(chǔ)性工作，實現(xiàn)高校實驗室檔案的規(guī)范化管理，才能有效提高高校的教學質(zhì)量和科研管理水平，從而更好的發(fā)揮其在高校的實驗教學和科研工作中的作用。
1 高校實驗室檔案管理的范圍
1.1 高校實驗室建設(shè)與管理檔案。具體包括：實驗室的具置、面積大小以及內(nèi)部設(shè)置等基本信息；實驗室工作計劃；校級以及相關(guān)主管部門下發(fā)的與實驗室工作和實驗教學相關(guān)的文件；批準建立、撤銷、合并、調(diào)整實驗室的文件；與實驗室相關(guān)的考核評估資料；與實驗室教學和工作相關(guān)的評優(yōu)及獲獎材料和證書；各項實驗室規(guī)章制度。
1.2 高校實驗室儀器設(shè)備管理檔案。具體包括：實驗教學儀器設(shè)備的購置計劃、驗收單、入庫單、固定資產(chǎn)備查簿、使用和維修記錄等單據(jù)；大型儀器設(shè)備的安裝驗收報告、說明書、技術(shù)資料、使用和維修記錄以及樣品測試的相關(guān)數(shù)據(jù)及其分析記錄等；實驗材料以及低值消耗品領(lǐng)用記錄。
1.3 高校實驗教學管理檔案。具體包括：實驗教學計劃、實驗課程表、實驗教材、實驗指導手冊、實驗教學考核評估辦法等相關(guān)記錄；科研實驗研究成果；申請開設(shè)新實驗報告、自制教學實驗儀器設(shè)備及相關(guān)鑒定報告。
1.4 高校實驗室管理人員檔案。具體包括：實驗室工作人員的崗位責任制、組織分工以及管理制度；實驗室工作人員日志；實驗室科研活動記錄；專業(yè)論文、科研成果鑒定證書；自制教學實驗儀器設(shè)備的驗收報告；實驗室工作人員的專業(yè)培訓情況記錄、實驗室工作人員的考核評估資料等。
1.5 高校實驗室經(jīng)費管理檔案。具體包括：申請經(jīng)費項目立項報告、經(jīng)費使用情況及使用效益報告；年度購置儀器設(shè)備預算；實驗用品消耗、儀器設(shè)備維修等經(jīng)費支出情況統(tǒng)計；實驗室年度科研項目、對外培訓、專業(yè)測試、業(yè)務(wù)協(xié)作以及勞務(wù)收入情況統(tǒng)計等。
1.6 科研項目管理檔案。具體包括：科研項目的立項報告、合同及委托協(xié)議書、科研項目完成情況的鑒定報告；專利申請相關(guān)資料、科研成果轉(zhuǎn)讓等。
2 高校實驗室檔案規(guī)范化管理的必要性
2.1 為高校實驗室的管理和決策提供有效的依據(jù)和支撐。完備的高校實驗室檔案準確記錄了實驗室建設(shè)和發(fā)展的全過程，也準確記錄了實驗室現(xiàn)有的儀器設(shè)備以及實驗教學等與實驗室相關(guān)的工作，它能為高校實驗室的管理和決策提供真實、可靠、完整、及時的信息，為高校實驗室的科學規(guī)劃和正確決策提供有效的依據(jù)和支撐。
2.2 提升高校實驗室管理水平的重要手段。隨著我國高校教育體制改革的不斷深入，高校實驗室在人才培養(yǎng)中起著越來越重要的作用。高校實驗室的數(shù)量越來越多，規(guī)模也逐漸壯大，實驗室的等級和層次也越來越高。高水平的實驗室是建立在長期的實驗室工作和管理所積累的豐富經(jīng)驗的基礎(chǔ)上的，并以此來不斷改進和提高高校實驗室的管理水平。高校實驗室檔案真實記錄和反映了高校實驗室的建設(shè)、發(fā)展、工作和管理等方面的情況，這對提高高校實驗室的管理水平起著重要的作用。
2.3 為搞好高校實驗教學、科研實驗和實驗室的建設(shè)提供重要的參考依據(jù)。高校實驗室是高校的教學科研人員進行實驗教學和科研實驗的主要場所，高校實驗室的建設(shè)與實驗教學質(zhì)量和科研水平的高低密切相關(guān)。高校實驗室檔案真實記錄了高校實驗教學、科研實驗以及實驗室建設(shè)等方面的內(nèi)容、存在的問題以及取得的成果。只有對高校實驗室檔案規(guī)范化管理，才能為搞好高校的實驗教學、科研實驗和實驗室建設(shè)提供重要的參考依據(jù)。
2.4 為組織開展高校實驗室的考核評估提供基礎(chǔ)材料。高校實驗室檔案記錄了與實驗室工作相關(guān)的實驗教學和科研成果，真實反映了高校實驗室的管理水平。只有對高校實驗室檔案規(guī)范化管理，才能保證高校實驗室檔案所記錄的各項內(nèi)容的完整性，從而真實準確的反映了高校實驗室的發(fā)展歷程，這也為組織開展高校實驗室的考核評估提供了可靠的基礎(chǔ)材料，保證了高校實驗室考核評估的客觀性和公正性。
2.5 為高校實驗室儀器設(shè)備的購置和管理提供參考。目前，高校實驗室絕大部分的儀器設(shè)備具有高度的綜合性和復雜性。很多專業(yè)技術(shù)人員受其專業(yè)知識的限制，需要有關(guān)部門提供相關(guān)的技術(shù)信息咨詢服務(wù)。高校實驗室檔案則可以提供包括設(shè)備的品種、型號、價格、功能用途、關(guān)鍵技術(shù)指標、使用維修保養(yǎng)情況以及生產(chǎn)廠商等一系列資料，這就為專業(yè)技術(shù)人員在對相關(guān)儀器設(shè)備的選擇、使用、維護以及保養(yǎng)等方面提供了一定的參考。
2.6 為改進和完善高校實驗室工作提供了第一手材料。為了改進和完善高校實驗室工作，需要充分利用高校實驗室檔案，因為高校實驗室檔案記載了實驗室改革和發(fā)展過程中積累的寶貴經(jīng)驗和汲取的教訓，這些高校實驗室檔案為改進和完善高校實驗室工作提供了第一手材料。
3 實現(xiàn)高校實驗室檔案規(guī)范化管理的對策
3.1 建立健全高校實驗室檔案管理制度。規(guī)范化管理必須有有效的規(guī)章制度作為保證，高校實驗室檔案的管理涉及到很多方面，具有一定的復雜性和綜合性。有效的規(guī)章制度能夠改變高校實驗室檔案管理的隨意性，實現(xiàn)高校實驗室檔案的科學化和規(guī)范化管理。因此，高校應(yīng)當深入調(diào)查實驗室檔案的管理工作，并認真的分析研究，了解目前高校實驗室檔案管理中存在的問題，結(jié)合本校的實際情況，制定一套切合實際、操作性強的高校實驗室檔案管理制度，實現(xiàn)高校實驗室檔案的規(guī)范化管理。
3.2 加強高校實驗室檔案管理機構(gòu)的建設(shè)。高校領(lǐng)導應(yīng)當高度重視高校實驗室檔案管理工作，加強高校實驗室檔案管理機構(gòu)的建設(shè)，特別是要重視高校實驗室日常工作檔案的收集、整理、分類、匯總和管理過程中所涉及的經(jīng)費以及設(shè)備和檔案用品等問題，不斷改善高校實驗室檔案的工作環(huán)境和條件，構(gòu)建覆蓋全校的實驗室檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，將高校實驗室檔案管理工作列入高校領(lǐng)導的職責范圍，引起高校領(lǐng)導的重視和支持，列入高校的檔案和實驗室工作計劃，并對歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔類型、檔案保管和使用制度等做出具體詳細的規(guī)定。
3.3 建立一支專業(yè)素質(zhì)高的高校實驗室檔案管理人才隊伍。隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校實驗室檔案的數(shù)量將會越來越多，其管理手段和利用途徑也將越來越先進。為了適應(yīng)這一變化，高校必須加強對高校實驗室檔案管理人員的專業(yè)指導和培訓，激發(fā)他們的工作熱情，提高他們的責任心，不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平。此外，要繼續(xù)加強高校實驗室檔案管理隊伍的建設(shè)，打造一支責任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的高校實驗室檔案管理隊伍，通過引進人才、評定職稱、發(fā)放津貼以及獎懲評優(yōu)等方面保證高校實驗室檔案管理人才隊伍的持續(xù)發(fā)展，改變目前高校實驗室檔案管理人員不足、年齡結(jié)構(gòu)不合理和業(yè)務(wù)水平低的現(xiàn)狀。
3.4 加大經(jīng)費投入，做好高校實驗室檔案的信息化建設(shè)。高校實驗室檔案的收集、整理、歸檔和保存必須有一定場所和設(shè)備條件，因此，高校必須投入必要的經(jīng)費，才能保證高校實驗室檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備。此外，隨著現(xiàn)代電子計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校實驗室檔案管理工作的重點已經(jīng)從原先的檔案收集、整理、歸檔和保存轉(zhuǎn)向現(xiàn)在的檔案開發(fā)、利用和服務(wù)上來，原先的人工服務(wù)和手工查詢方式已經(jīng)不利于更好的發(fā)揮高校實驗室檔案的作用。隨著大學校園電腦和校園網(wǎng)的普及，這就為高校實驗室檔案的信息化建設(shè)提供了一個良好的平臺。因此，應(yīng)當盡快利用現(xiàn)代電子計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實現(xiàn)高校實驗室檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，建立高校實驗室檔案信息數(shù)據(jù)庫，滿足不同層次用戶的需要，從而更好的發(fā)揮高校實驗室檔案的作用和功能。
參考文獻：
[1]張萍，李詠梅.高校實驗室檔案管理[J].南陽師范學院學報，2003，（2）:117―118.
[2]魏偉，林少波，何湘民，加強檔案建設(shè)，促進實驗室規(guī)范化管理[J]，實驗科學與技術(shù)，2008，（2）：141―143.
1.概述
檔案是高校在一系列教學活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、實物、聲像等不同載體形式的原始記錄，是高校履行人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務(wù)功能和開展各項活動的最直接記錄，是教學工作成果的重要載體，能全方位反映高校的實際辦學實力和水平。檔案的收集、整理、保存和利用也是教學管理工作的重要組成部分。隨著高等教育和信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已不能滿足信息化時代的要求，高校應(yīng)該結(jié)合教學管理的變化和檔案工作的特點，加快推進檔案的管理工作改革，提高檔案工作質(zhì)量。
2.當前我國高校檔案管理的現(xiàn)狀
高校中某些領(lǐng)導，對教學檔案管理工作重視程度不夠。從機構(gòu)設(shè)置、資金投入、人員配置和關(guān)注力度等都較為薄弱。不少高校只把資源用在與辦學或能產(chǎn)生經(jīng)濟效益相關(guān)聯(lián)的項目上，而對檔案管理很難引起高度的重視。
各級領(lǐng)導、科研人員和科研管理部門由于受經(jīng)濟利益等的影響，往往忽視了檔案管理的重要性，絲毫沒有認識到檔案管理在整個科研工作中占著舉足輕重的作用。檔案管理混亂、不規(guī)范，導致部分檔案材料沒有及時收集歸檔，或者臨時收集的材料類別混雜，需要時難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。完全沒有自身的檔案管理辦法，或者根本就沒有按照檔案管理要求去實施檔案的管理。
受高校大環(huán)境的影響，部分高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，管理意識較薄弱。檔案管理隊伍中，真正畢業(yè)于檔案管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的人員十分缺乏。歸檔材料質(zhì)量不高，科研檔案原始性、完整性、系統(tǒng)性較差。使大量原本就不應(yīng)該歸檔文件材料卻按檔案的方式進行管理，浪費了寶貴的人力物力等檔案管理資源。
檔案管理人員工作意識落后，工作態(tài)度消極，使得檔案歸檔工作的業(yè)務(wù)掌握不熟練、不認真、不嚴格。高校檔案收集的準確性與完整性是保證歸檔材料質(zhì)量的前提。一些重要文件沒有正規(guī)行文，文件整理沒有保持文件之間的有機聯(lián)系。不僅直接影響了檔案本身的質(zhì)量，也大大削弱了檔案的參考憑證作用，為未來的利用埋下后患。
3.檔案管理對于高?？蒲薪虒W等日常工作的重要性
隨著高校教學和科研事業(yè)的不斷深入和發(fā)展，在其學科體系、制度體系和日常管理不斷完善的趨勢下，檔案的重要性越來越突出。檔案是高校教學質(zhì)量評估的重要依據(jù)。
高校檔案是教學、科研知識資源的存儲載體，詳細記載了高?？蒲谢顒拥娜^程和具體成果，所以分析檔案管理中所存在的問題，并找出有效地方法解決問題，這對提高高?？蒲袡n案整體管理水平和檔案的利用價值提出了極高的要求。檔案管理是學校教育改革與科技知識資源的重要組成部分。
高校檔案管理工作既是記錄高校教學工作的重要憑證，又是提高高校教學水平的主要途徑。檔案有利于規(guī)范教學秩序，有利于協(xié)助教師完善教學過程，使得教學過程有章可循，有據(jù)可查。
4.檔案管理人員的基本要求
要想成為一名合格的甚或是優(yōu)秀的檔案管理人員，必須要熟練掌握一定的專業(yè)理論知識，又要熟練掌握與檔案工作相關(guān)學科的基礎(chǔ)知識，具備多種新知識、新技能，成為復合型檔案專業(yè)人才。
檔案工作者還需具備一定的英語應(yīng)用能力，這樣才能適應(yīng)告訴發(fā)展的信息時代的新要求和新挑戰(zhàn)。全英文檢索，全英文錄入等等，對檔案管理提出了新要求。
要想適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展需求，勝任這一工作，就必須掌握計算機數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技能。
檔案工作是專門業(yè)務(wù)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，檔案工作人員只有學習掌握這些理論與方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效能，逐步實現(xiàn)檔案工作的科學管理。
5.提升高校檔案管理水平的思路及措施
計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，信息時代來臨，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案管理人員不僅僅是檔案的保管員，還是檔案信息這一財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。
要加強教學檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，提供條件讓教學檔案管理人員有機會去參加各種業(yè)務(wù)培訓， 學習掌握檔案專業(yè)理論與知識。高校要研究教學檔案管理創(chuàng)新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高教學檔案管理的科學性和規(guī)范性，更好地為提高高校教育教學質(zhì)量服務(wù)。
檔案管理工作是一項客觀性極強的工作，無論是檔案管理人員之間，還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息，相互溝通的過程中，都必須客觀的接受信息。檔案工作人員在實際參與檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用等工作中更多的是考慮如何解決問題，而不是問為什么。所以，檔案人員應(yīng)該在學習檔案學專業(yè)理論知識的同時，注重這方面思維的訓練。
檔案數(shù)字化把各種載體的教學檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，并利用計算機系統(tǒng)進行管理，基于互聯(lián)網(wǎng)進行聯(lián)機檢索和閱讀，實現(xiàn)資源共享數(shù)字化教學檔案建立起來以后，可以便捷實現(xiàn)檢索瀏覽，大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，大大提高教學檔案的利用率。
6.結(jié)語
隨著高校管理改革，高校的教學檔案管理也要加強制度建設(shè)，建章立制，規(guī)范管理。檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分。要把檔案管理工作的所有涉及的環(huán)節(jié)和人都列入受控對象，特別要保障數(shù)字化檔案管理中的信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性、機密性、安全性、穩(wěn)定性、可靠性。
認真學習《高等學校檔案管理辦法》，結(jié)合高校自身特點，積極配合學校檔案管理工作的開展，使檔案管理工作的水平得到提高。高校要研究檔案管理的創(chuàng)新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高教學檔案管理的科學性和規(guī)范性，更好地為提高高校教學和科研質(zhì)量服務(wù)。
參考文獻
[1]陳兆，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎(chǔ)（第三版）[M].北京：中國人民大學出版社，2005，452-453
[2]孫碧平.談高校教學檔案的價值體現(xiàn)[J].蘭臺世界，2008（4）：31-32.
[3]張照余.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[M].中國檔案出版社.2001： 94-99
[4]王向明.檔案管理學原理[M].上海：上海大學出版社，2009，9（1）：231
[5]朱琨.在新形勢下加強高?？蒲袡n案的科學化管理[J].黑龍江史志，2009，（18）.