時(shí)間：2023-05-29 16:02:05
導(dǎo)語：在項(xiàng)目檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案除了具有原始記錄性、系統(tǒng)成套性、完整準(zhǔn)確性、不可再生性等特征外，還有如下幾個(gè)特點(diǎn)：一是科技含量高、保密性強(qiáng)。高鐵技術(shù)目前在世界上處于最前沿、最尖端技術(shù)，很多國(guó)家還沒掌握高鐵的核心技術(shù)，有些建設(shè)項(xiàng)目檔案資料還處于保密階段。二是建設(shè)項(xiàng)目多、投資規(guī)模大?！笆晃濉逼陂g，廣鐵集團(tuán)管內(nèi)就有33個(gè)建設(shè)項(xiàng)目上馬，而每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目投資規(guī)模最小都在幾個(gè)億以上，有的建設(shè)項(xiàng)目投資高達(dá)上百億元。三是專業(yè)領(lǐng)域廣、行業(yè)特征明顯。鐵路工程文件和檔案資料包括橋梁、隧道、軌道、編組站、站房、通信、信號(hào)、電力、電氣化、給排水等各個(gè)專業(yè)，也涉及力學(xué)、電子、聲學(xué)、光學(xué)等多個(gè)學(xué)科。四是分散性和復(fù)雜性。鐵路建設(shè)工程點(diǎn)多線長(zhǎng)、中間環(huán)節(jié)多、涉及部門廣內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜，造成建設(shè)項(xiàng)目檔案資料收集難度大，而且數(shù)量多，整理十分困難。五是要求高、時(shí)效性強(qiáng)。由于鐵路建設(shè)項(xiàng)目工期要求緊，項(xiàng)目文件和檔案資料一經(jīng)形成就必須盡快送到有關(guān)部門和維修接管單位，使項(xiàng)目檔案在保管維修、竣工驗(yàn)收、改建擴(kuò)建和審計(jì)稽查等方面發(fā)揮其特有的作用。
鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題
一是參建單位法制觀念淡薄，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案工作不夠重視。有的建設(shè)單位（在建合資公司）錯(cuò)誤地認(rèn)為建設(shè)項(xiàng)目主要是以建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)體為主，項(xiàng)目檔案工作可有可無；有少數(shù)監(jiān)理單位也認(rèn)為，監(jiān)理單位的任務(wù)是監(jiān)督工程質(zhì)量，項(xiàng)目檔案的收集、整理工作是檔案部門的事，與己無關(guān)；有的施工企業(yè)負(fù)責(zé)人則錯(cuò)誤地認(rèn)為，施工企業(yè)的主要任務(wù)是完成施工任務(wù)，項(xiàng)目檔案工作可以等工程竣工之后再進(jìn)行整理。導(dǎo)致項(xiàng)目檔案工作沒有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，組織機(jī)構(gòu)不健全，管理制度不落實(shí)，檔案人員變動(dòng)頻繁，檔案資料無人收集、整理和保管。當(dāng)建設(shè)項(xiàng)目工程竣工進(jìn)入驗(yàn)收時(shí)，才突擊進(jìn)行資料補(bǔ)收工作。由于平常不注意資料積累和收集，只能依靠少數(shù)人通過“回憶”重新進(jìn)行“編撰”，嚴(yán)重影響了項(xiàng)目檔案的真賣性、原始性、準(zhǔn)確性和完整性。
二是檔案產(chǎn)權(quán)歸屬關(guān)系模糊，管理責(zé)任主體不明確。在投資主體多元化的體制下，合資修建鐵路容易造成檔案產(chǎn)權(quán)關(guān)系模糊，管理主體職責(zé)不清的問題。有的在建合資公司（項(xiàng)目建設(shè)指揮部）不知道項(xiàng)目檔案工作是項(xiàng)目建設(shè)中的一項(xiàng)重要工作，必須以在建合資公司（項(xiàng)目法人單位）為領(lǐng)導(dǎo)組織核心，對(duì)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。而是錯(cuò)誤地認(rèn)為，建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是上級(jí)檔案部門的事。甚至有少數(shù)建設(shè)項(xiàng)目指揮部認(rèn)為建設(shè)項(xiàng)目建成竣工后，建設(shè)、施工和監(jiān)理單位都要撤場(chǎng)，人員要轉(zhuǎn)移到新的項(xiàng)目去工作，竣工文件資料要全部移交到接管維護(hù)單位。在這種思想支配下，有的在建合資公司既沒有配備檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案人員，也沒有主動(dòng)增加投入配置檔案工作必備的庫(kù)房、裝具等基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，而是將竣工文件資料隨便堆放在一起，檔案資料保管工作存在著極大的安全隱患。
三是投資方檔案部門對(duì)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)不夠。鐵路行業(yè)和地方檔案管理工作的差異，造成鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求不一致。鐵道部由于管轄幅度大，無暇對(duì)邊遠(yuǎn)省份、投資規(guī)模較小的建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行全方位監(jiān)管；各鐵路局（集團(tuán)公司）作為鐵道部的下屬單位和出資方代表，若鐵道部授權(quán)委托不明確，則不能主動(dòng)對(duì)新建合資公司項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和監(jiān)管，常常處于較為被動(dòng)的地位；而地方檔案行政管理部門則由于鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案專業(yè)性較強(qiáng)和鐵道部已有固定鐵路行業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)以及地方投資比例相對(duì)較少等原因，對(duì)新建鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作也較少問津，使得合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)管工作出現(xiàn)“缺位”的現(xiàn)象。
四是在建合資公司各門類檔案未實(shí)行統(tǒng)一管理，造成個(gè)別類型檔案資料缺項(xiàng)。除了建設(shè)項(xiàng)目檔案外，有的在建合資公司對(duì)文書類、基建類、設(shè)備類、科研類、會(huì)計(jì)類檔案以及聲像類和實(shí)物類檔案沒有實(shí)行統(tǒng)一集中管理，而是分散在公司各個(gè)部門，沒有統(tǒng)一的檔案管理辦法和制度。由于各部門平時(shí)不注意收集積累，沒有及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，結(jié)果造成大量珍貴歷史資料丟失。
五是建設(shè)、監(jiān)理和施工單位檔案人員素質(zhì)不高，未經(jīng)過項(xiàng)目檔案系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)。目前較多建設(shè)項(xiàng)目參建單位并沒有聘用檔案管理的專業(yè)人員，而是由一些非專業(yè)的人員來兼職做檔案工作。因沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專門培訓(xùn)，缺乏經(jīng)驗(yàn)，只是依葫蘆畫瓢，盲目照搬其他單位檔案管理中的做法，外加自己主觀的臆想。這樣整理出來的檔案案卷質(zhì)量不高，存在較多的個(gè)人習(xí)慣，缺乏通用性，難以保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范i生。解決問題的措施和對(duì)策
1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理組織基礎(chǔ)建設(shè)。各參建單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案工作法律法規(guī)，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度、管理體制和工作程序。首先，要認(rèn)真落實(shí)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。在建合資公司（建設(shè)指揮部）作為項(xiàng)目檔案的組織、協(xié)調(diào)和管理主體，要明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，由辦公室（有的公司由工程部負(fù)責(zé)）負(fù)責(zé)全公司的檔案工作，要按照項(xiàng)目所屬關(guān)系，把項(xiàng)目檔案工作納入工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制進(jìn)行監(jiān)督考核，將項(xiàng)目文件的收集、積累和管理納入項(xiàng)目建設(shè)工程計(jì)劃，納入各有關(guān)部門的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制，加強(qiáng)檢查和考核。其次，要配備檔案管理機(jī)構(gòu)和人員。在建合資公司要配備適應(yīng)工作需要的專職或兼職檔案工作人員，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，健全日檔案工作的組織保證體系。
2.建立項(xiàng)目檔案管理約束機(jī)制，加強(qiáng)責(zé)任考核。為了確保建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作落到實(shí)處，首先，在建設(shè)項(xiàng)目合同中要設(shè)立檔案工作條款。要在合同條款中明確規(guī)定設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作的責(zé)任和要求；在項(xiàng)目招投標(biāo)和簽訂設(shè)讓施工合同協(xié)議時(shí)，要明確規(guī)定設(shè)計(jì)施工單位項(xiàng)目竣工圖的編制責(zé)任和完成標(biāo)準(zhǔn)以及項(xiàng)目文件的收集、整理、移交和違約責(zé)任；明確監(jiān)理單位對(duì)竣工文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況的審核責(zé)任，提交監(jiān)理檔案以及有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告的責(zé)任。也可委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)文件的收集和積累工作。其次，堅(jiān)持檔案工作與整個(gè)工程建設(shè)實(shí)行“四同步”。為了保證項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和移交與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，要做到：下達(dá)工程項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步；檢查工程項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累、形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定工程項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目檔案文件同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目與檔案部門出具項(xiàng)目文件材料歸檔情況證明同步。第三，將項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和工程評(píng)優(yōu)活動(dòng)有機(jī)結(jié)合起來。為確保工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量，督促單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，可采取如下措施：檔案質(zhì)量（特別是竣工圖編制）達(dá)不到要求的，不能算完成施工任務(wù)，不得進(jìn)行鑒定驗(yàn)收；在規(guī)定期限內(nèi)未完成歸檔任務(wù)的項(xiàng)目，不得評(píng)為優(yōu)質(zhì)工程；竣工文件不齊全、不完整，建設(shè)項(xiàng)目不能驗(yàn)收交接；工程竣工檔案驗(yàn)收不合格者，不能進(jìn)行工程結(jié)算，并扣留工程合同中所預(yù)留的全部工程尾款。
3.發(fā)揮各鐵路局（集團(tuán)公司）檔案部門區(qū)域管理優(yōu)勢(shì)和“橋梁”作用，加大對(duì)在建合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)力度。各合資在建鐵路項(xiàng)目一般都處于各鐵路局（集團(tuán)公司）的管轄區(qū)域內(nèi)，為防止項(xiàng)目檔案工作監(jiān)管“缺位”，各投資方要善于發(fā)揮鐵路局（集團(tuán)公司）檔案部門在管理、專業(yè)、技術(shù)、人才等方面的優(yōu)勢(shì)以及部、省雙方溝通聯(lián)系的“橋梁”作用， 賦予各鐵路局（集團(tuán)公司）作為出資方代表和委托接管單位身份，代表投資人對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作依法進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，并履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和驗(yàn)收等職能。各鐵路局（集團(tuán)公司）檔案部門要主動(dòng)與建設(shè)項(xiàng)目主管部門聯(lián)系，了解管轄范圍內(nèi)所有建設(shè)項(xiàng)目的工程進(jìn)度，做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的登記管理和跟蹤服務(wù)，建立重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作業(yè)務(wù)聯(lián)系。
【關(guān)鍵詞】電力工程；檔案管理
電力工程檔案是指從電力建設(shè)項(xiàng)目（工程）立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、安裝調(diào)試、生產(chǎn)預(yù)備到竣工投產(chǎn)全過程形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表等。電力企業(yè)如何利用寶貴的工程檔案資源并開展高效管理，使其更好地為電力工業(yè)服務(wù)，已經(jīng)成為電力檔案工作的核心任務(wù)。
一、電力企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的重要性
電力工程項(xiàng)目檔案管理在電力企業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而電力項(xiàng)目檔案管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要任務(wù)是貫徹執(zhí)行國(guó)家和廣東省有關(guān)項(xiàng)目檔案的法律、法規(guī)、方針政策、電網(wǎng)公司的有關(guān)管理制度，建立有效的項(xiàng)目文件收集歸檔機(jī)制，確保項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步發(fā)展。落實(shí)省公司發(fā)展子戰(zhàn)略和電網(wǎng)規(guī)劃建設(shè)關(guān)于檔案工作的任務(wù)，工程建設(shè)各有關(guān)單位要將項(xiàng)目檔案工作納入工程建設(shè)管理程序，嚴(yán)格控制項(xiàng)目檔案的齊全完整和系統(tǒng)準(zhǔn)確，依法、合理、及時(shí)收集歸檔項(xiàng)目建設(shè)過程的各門類文件材料。執(zhí)行國(guó)家和行業(yè)關(guān)于項(xiàng)目檔案的標(biāo)準(zhǔn)，組織編制項(xiàng)目檔案，嚴(yán)格控制項(xiàng)目檔案的規(guī)范性。執(zhí)行國(guó)家和行業(yè)關(guān)于項(xiàng)目檔案的管理要求，組織對(duì)項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收，評(píng)價(jià)、考核項(xiàng)目檔案管理效果。為項(xiàng)目規(guī)劃、建設(shè)和生產(chǎn)提供檔案信息利用服務(wù)。
二、項(xiàng)目檔案資料管理要求
歸檔的文件達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，滿足生產(chǎn)（使用）、治理、維護(hù)、改建的需要。完整是指工程檔案資料的收集要與建設(shè)進(jìn)程同步進(jìn)行，在項(xiàng)目的立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收投產(chǎn)的全過程中，各種應(yīng)該歸檔的文件材料都要?dú)w檔。準(zhǔn)確是指對(duì)歸檔文件材料的記載必須與實(shí)物相符，準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)治理各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)情況和歷史過程。系統(tǒng)是指歸檔的文件材料，同一卷文件要按文件材料形成的時(shí)間順序排列，做到層次分明，有機(jī)聯(lián)系，符合其形成的規(guī)律。
在管理過程中嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822-2008國(guó)標(biāo)、《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是做好電力企業(yè)工程檔案管理的基礎(chǔ)，在工程建設(shè)施工中嚴(yán)格過程控制，按照電力工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的文件及時(shí)檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，查漏補(bǔ)缺，使施工記錄做到真實(shí)、完備、及時(shí)，符合歸檔要求。
參照《業(yè)務(wù)規(guī)范》分類表所列的案卷內(nèi)容分別組卷，一個(gè)卷盒放不下同一案卷內(nèi)容的可組成若干卷，題名可寫成×××（一），×××（二）等。歸檔文件材料應(yīng)以原件歸檔，不使用復(fù)印件。如原材料的合格證、質(zhì)量證明是復(fù)印件的，需加蓋生產(chǎn)商或供應(yīng)商的公章（紅印），才能歸檔。管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列；施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列；設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。卷內(nèi)文件的排序及錄入：
（1）工程聯(lián)系單、設(shè)計(jì)變更單應(yīng)按文件的編號(hào)順序排列，逐份錄入。
（2）設(shè)備卷內(nèi)文件的排序：一個(gè)案卷有多個(gè)設(shè)備廠家的，應(yīng)當(dāng)把重大的設(shè)備排在前面，同一廠家和同一型號(hào)設(shè)備按說明書、合格證、廠家試驗(yàn)報(bào)告、廠家圖紙、裝箱單的先后順序排列。說明書的版本、型號(hào)、廠家責(zé)任者一定要錄入（如果說明書沒有日期可按同一設(shè)備型號(hào)合格證或試驗(yàn)報(bào)告的日期錄入）。
（3）竣工圖紙要將工程圖紙目錄作為卷內(nèi)第一份文件錄入，竣工圖的圖號(hào)、設(shè)計(jì)日期、責(zé)任者必須錄入。
項(xiàng)目的土建、電氣部分由不同施工單位承建的，在產(chǎn)生相同分類號(hào)資料組卷時(shí)，施工單位之間要互相溝通，確定案卷的流水號(hào)的排列，即在一個(gè)項(xiàng)目下，同一個(gè)分類號(hào)只能形成一個(gè)案卷流水號(hào)。施工單位在參照《業(yè)務(wù)規(guī)范》中的分類表組卷時(shí)，對(duì)某些同一個(gè)分類號(hào)又同一個(gè)保管期限的資料，在資料很少的情況下，可將多個(gè)案卷資料組成一個(gè)案卷，但擬寫案卷標(biāo)題要詳細(xì)清晰，體現(xiàn)卷內(nèi)資料內(nèi)容。
三、保持電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)的一致
電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是實(shí)現(xiàn)電力建設(shè)科學(xué)管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)工作 。它隨電力建設(shè)項(xiàng)目的開始而建立，又隨電力建設(shè)項(xiàng)目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程是同步的。由于參建單位多、建設(shè)工期長(zhǎng)，形成的工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜，單項(xiàng)工程完工時(shí)間也有早有遲，客觀上給項(xiàng)目工程檔案收集工作帶來一定難度。因此，要加大對(duì)工程檔案的管理力度，狠抓工程檔案管理，根據(jù)電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理流程，從項(xiàng)目前期的準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目過程的施工階段到項(xiàng)目竣工的驗(yàn)收階段（包括檔案專項(xiàng)驗(yàn)收）來抓，即工程建設(shè)一開始就與開展檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程中要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)要與一整套合格的竣工檔案的驗(yàn)收同步進(jìn)行。
四、強(qiáng)化檔案管理的措施
爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，我國(guó)電力檔案管理的信息化程度也在不斷加強(qiáng)。但我們?nèi)匀灰ㄟ^借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念，來改革檔案管理中那些不合適的方法和手段。切實(shí)做好電力企業(yè)檔案的安全防護(hù)工作，對(duì)于那些特殊載體檔案，我們要采取更為嚴(yán)密的安全措施，進(jìn)行重點(diǎn)防護(hù)。此外，我們要盡可能的保證那些涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密的檔案的完整性。同時(shí)檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，更好地服務(wù)于電力工程檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理從單一型向多樣復(fù)合型的科學(xué)轉(zhuǎn)變。
關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目;檔案管理;新模式;探索
一、引言
作為有著一定價(jià)值的信息資料，檔案其實(shí)既是一種歷史記錄的形式，也是信息和知識(shí)較為最終的載體。因?yàn)闄n案資料之中包含著大量的資源和信息，所以科學(xué)合理地利用檔案資料可以很好地促進(jìn)工程項(xiàng)目的順利開展、進(jìn)行和結(jié)束。而面對(duì)著飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)以及日益發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理工作如何正確地利用這些先進(jìn)的技術(shù)方式和管理手段，對(duì)促進(jìn)工程項(xiàng)目的檔案管理工作有著不可忽視的作用和意義。在信息化環(huán)境之下的檔案管理工作若是能夠順利地探索出其工作的新模式，那么對(duì)于提高工程項(xiàng)目檔案管理工作的效率、延長(zhǎng)工程項(xiàng)目檔案使用的壽命顯然有著舉足輕重的作用。
二、探索工程項(xiàng)目檔案管理工作新模式的意義
作為一種非常重要的資料和信息數(shù)據(jù)，檔案有著較高的保存和利用價(jià)值，這也是其會(huì)采取單獨(dú)的各種方式進(jìn)行處理記錄的原因。所以，在管理理念、手段和方式不斷更新和發(fā)展的今日，結(jié)合這些發(fā)展區(qū)探索檔案管理工作的新模式能夠有效地提高資料信息利用的效率，同時(shí)也有利于充分地發(fā)揮檔案信息資料的應(yīng)有價(jià)值。而且檔案管理的工作實(shí)質(zhì)其實(shí)是對(duì)工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部各種人員管理和工程施工等各方面信息進(jìn)行一個(gè)合理科學(xué)的分類和保存，所以探索檔案管理工作的新模式有助于檔案工作者更方便詳細(xì)地記錄工程的情況，并且工程單位在工程竣工以后發(fā)生什么問題和情況時(shí)也能夠更加快捷方便地調(diào)查問題的所在并及時(shí)解決，同時(shí)也能在以后的工程施工中為本工程單位或者其他單位提供借鑒和參考的資料，及時(shí)防微杜漸。
三、新時(shí)期下檔案管理工作的發(fā)展趨向
隨著檔案管理的理念以及技術(shù)手段不斷的更新和發(fā)展，檔案管理的工作也有了發(fā)展的新趨向，其主要有著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：第一，檔案資料信息高度的數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案的信息資料收集和整理，并且用紙質(zhì)資料和電子媒介等多種方式來進(jìn)行檔案的歸檔和保存儼然成了現(xiàn)下工程項(xiàng)目檔案管理的一種新特色，這便是檔案資料信息的數(shù)字化，也是檔案管理工作要不斷更新和完善的一個(gè)重要內(nèi)容。第二，檔案利用的高效化。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，使用檔案資料信息也是日益頻繁，并且需求量還在不斷增大，同時(shí)檔案資料信息也有了更高的利用價(jià)值，除了作為一種憑證或者參考資料之外，檔案在教育宣傳、籌劃和分析等方面也有了更多的應(yīng)用。第三，檔案管理服務(wù)的方式多元化。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，檔案管理的服務(wù)方式也在不斷增多，除了紙質(zhì)資料的閱覽只玩，檔案展覽和網(wǎng)上檢索查詢等服務(wù)方式也在不斷地完善，這不僅使得檔案資料有了更高的利用價(jià)值，同時(shí)也進(jìn)一步推動(dòng)了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。
四、探索工程項(xiàng)目檔案管理工作的新模式
1.建立新型檔案管理機(jī)構(gòu)。結(jié)合當(dāng)前環(huán)境之下檔案管理工作具有的特點(diǎn)去建立一個(gè)專業(yè)、完善和高效的檔案管理的機(jī)構(gòu)，對(duì)于提高工程項(xiàng)目檔案管理工作的效率有著非常顯著的作用。工程單位內(nèi)部進(jìn)行檔案管理的部門應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行交流并學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)、科學(xué)的技術(shù)方式和管理經(jīng)驗(yàn)，以便完善工程單位檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部的組織。除此之外，也要針對(duì)性地對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)的強(qiáng)化培訓(xùn)和教育，督促工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)我國(guó)檔案管理方面的相關(guān)法律法規(guī)，從而提高檔案管理工作人員的意識(shí)，使其深刻認(rèn)識(shí)到進(jìn)行檔案管理工作所具有重要性，同時(shí)提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。以上這些措施對(duì)于促進(jìn)工程項(xiàng)目檔案管理的工作科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有著非常重要的意義，是提高檔案管理工作的效率和水平的重要舉措。2.建立檔案管理工作的信息化模式。目前，隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化和信息化已然在各個(gè)領(lǐng)域，包括管理領(lǐng)域都得到了較為廣泛的應(yīng)用和普及。所以，新時(shí)期工程項(xiàng)目的檔案管理工作自然也要與信息化技術(shù)進(jìn)行連接，以便檔案的生成和儲(chǔ)存管理都具備信息化特征，同時(shí)也要構(gòu)建出一個(gè)有著數(shù)字化的錄入和系統(tǒng)化的加工的新型檔案管理系統(tǒng)。另外，也要構(gòu)建出具有電子檔案和文本檔案這雙重保存和管理的新模式，這對(duì)于提高檔案生成、歸類、保存和輸出的效率也有著顯著的作用。當(dāng)然，因?yàn)楣こ添?xiàng)目的檔案資料也有著其自身的信息特殊性，所以在檔案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保證檔案信息化的管理系統(tǒng)安全也是非常需要注意的方面，基于此，設(shè)置檔案資料的公開范圍和相應(yīng)查閱的權(quán)限，同時(shí)利用各種現(xiàn)代化的安全技術(shù)軟件都成為避免惡意侵入、病毒威脅，從而確保工程項(xiàng)目檔案資料安全的重要措施，對(duì)于電子檔案信息資料擁有安全可靠的保存環(huán)境同樣有著顯著作用。3.建立檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化模式。想要有效解決工程項(xiàng)目檔案管理工作里出現(xiàn)的一些混亂繁雜的情況，建立檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的模式就是當(dāng)務(wù)之急。只有結(jié)合當(dāng)前情況下的行業(yè)特點(diǎn)，分析總結(jié)出檔案管理方面的專業(yè)意見，并制定出具有可行性的、實(shí)際的、并且行之有效的工程項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，才是保證檔案建立科學(xué)的、專業(yè)的和效率最大化的標(biāo)準(zhǔn)化模式的有效措施。除此之外，還需要對(duì)檔案管理工作的人員進(jìn)行嚴(yán)格的要求，要求他們必須根據(jù)檔案管理的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)范進(jìn)行檔案管理的工作，并且一定要將工作做好，這有利于檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和有序化的工作，同時(shí)也能夠提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。4.建立檔案管理工作的高效化模式。強(qiáng)化檔案管理工作中的立卷歸檔的工作，能夠?yàn)闄n案的管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。作為檔案管理工作中首要的環(huán)節(jié)，立卷歸檔同樣也是檔案管理實(shí)現(xiàn)高效化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作的一個(gè)關(guān)鍵，所以必須給予立卷歸檔工作足夠重視。首先就是要根據(jù)檔案資料具體的時(shí)效性和文件管理的所出階段來決定立卷歸檔的工作是否要進(jìn)行。而那些需要進(jìn)行立卷歸檔工作的文件就需要依照相應(yīng)程序還有處理的重點(diǎn)來展開立卷歸檔的整理，同時(shí)也要盡可能避免信息冗余和文件重復(fù)的情況發(fā)生。另外，在立卷歸檔的整理工作之中，還要重點(diǎn)對(duì)檔案資料的簡(jiǎn)潔性、完整性和實(shí)用性進(jìn)行保存，這樣才能為檔案資料下一步的分類、保存和查閱提供便利的使用條件。5.建立檔案管理工作的數(shù)字化模式。檔案管理工作的數(shù)字化模式指的是有網(wǎng)絡(luò)信息的共享系統(tǒng)和檔案信息的綜合管理系統(tǒng)共同進(jìn)行檔案管理，網(wǎng)絡(luò)信息的共享系統(tǒng)由Web管理的子系統(tǒng)以及信息的子系統(tǒng)組成，而檔案信息的綜合管理系統(tǒng)則是由檔案信息管理的子系統(tǒng)、數(shù)字化處理的子系統(tǒng)、信息服務(wù)的子系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理的子系統(tǒng)共同組成?？偟膩碚f，數(shù)字化模式以現(xiàn)代信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，并且將檔案信息當(dāng)作核心內(nèi)容，依靠便捷、高效、先進(jìn)的開發(fā)模式來進(jìn)行檔案管理。其對(duì)于提高管理檔案的工作效率、有效保存和管理檔案數(shù)據(jù)、減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)有著非常重要的作用。隨著物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算技術(shù)在國(guó)家電網(wǎng)工作領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展，將為工程項(xiàng)目信息的采集、存儲(chǔ)開辟新途徑。不斷研發(fā)、實(shí)現(xiàn)新科技在建筑領(lǐng)域、生產(chǎn)領(lǐng)域拓展應(yīng)用后的項(xiàng)目工程信息轉(zhuǎn)換和管理，形成分別滿足工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)等專業(yè)應(yīng)用及社會(huì)不同部門、不同層次需要的科技檔案，防止電子文件因生成環(huán)境改變而導(dǎo)致文件信息失真和處理、利用上的困難等問題發(fā)生，為檔案信息化建設(shè)的深入開展提出了新課題。
五、結(jié)語
綜上所述，面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)飛速發(fā)展和普及的如今，檔案管理工作的理念、手段和技術(shù)也都發(fā)生了根本性的變化，所以工程項(xiàng)目檔案管理的工作也必然要根據(jù)新時(shí)期的特點(diǎn)來探索新的模式。面臨著更高要求的檔案管理工作必須要建立信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化的工作模式，這就意味著要制定出完善科學(xué)的檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)建立健全檔案管理的機(jī)構(gòu)。另外，也要對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的教育和培訓(xùn)以提高其專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。只有對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理的工作進(jìn)行積極的新模式的探索，才能在日新月異的現(xiàn)代不斷地提高檔案管理的工作水平，并不斷促進(jìn)其發(fā)展，同時(shí)為工程項(xiàng)目的順利開展和完成提供一份保障。
作者:張葦 單位:國(guó)網(wǎng)甘肅省電力公司張掖供電公司
參考文獻(xiàn)：
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為了保證油田的持續(xù)穩(wěn)產(chǎn)，每年都有新區(qū)開發(fā)和大量新井需要投產(chǎn)。許多參加重大建設(shè)項(xiàng)目單位只顧生產(chǎn)對(duì)工程檔案工作缺乏應(yīng)有的重視。一是施工單位編制的工程竣工資料后補(bǔ)現(xiàn)象嚴(yán)重，施工單位的兼職檔案員大多是隨著項(xiàng)目的成立而臨時(shí)指定的，和現(xiàn)場(chǎng)工程技術(shù)人員缺乏溝通，二者因?yàn)楣ぷ髅摴?jié)，也就造成了工程和資料的脫節(jié)；二是業(yè)務(wù)指導(dǎo)跟不上，項(xiàng)目多而散，檔案部門無法進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，無法從源頭上進(jìn)行控制，直接影響檔案的完整性；三是電子檔案歸檔很難實(shí)現(xiàn)，現(xiàn)在雖說部分工作是在計(jì)算計(jì)上完成的，但由于施工條件限制，造成工程電子檔案項(xiàng)目填寫不完整。所以，在施工階段，許多具體的工作需要協(xié)調(diào)。因此，有些工程檔案資料在形成過程中由于制作份數(shù)不夠，常以復(fù)印件代替，特別是一些重要文件等，影響了檔案的真實(shí)性和法律效應(yīng)，檔案質(zhì)量也從中受到了影響，甚至不利于檔案未來的正常使用。油田每一個(gè)重大建設(shè)項(xiàng)目都是規(guī)模大、周期長(zhǎng)、點(diǎn)多線長(zhǎng)，并且施工隊(duì)伍流動(dòng)性強(qiáng)，這給檔案管理工作帶來一定的困難。重大工程項(xiàng)目檔案管理有著復(fù)雜性和動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，也就意味著，整個(gè)工程項(xiàng)目由最開始的計(jì)劃設(shè)計(jì)，再到后來的具體施工、驗(yàn)收，檔案管理一直貫徹其中并呈現(xiàn)活躍的狀態(tài)。但是，實(shí)際的情況是重大項(xiàng)目建設(shè)的參與者涉及各行業(yè)工作人員，他們當(dāng)中絕大部分人員忽視具體的圖表、材料管理工作，使得重大建設(shè)項(xiàng)目檔案缺乏可以參照的依據(jù)，真實(shí)和準(zhǔn)確性得不到有效保證。
二、強(qiáng)化油田建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的措施
（一）提高檔案管理意識(shí)，建立檔案管理體系
檔案信息涉及到油田建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的過程和結(jié)果，如果發(fā)生特殊情況，例如甲方需要施工單位對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行擴(kuò)建改造，檔案管理資料就成了唯一依據(jù)。因此，各級(jí)建設(shè)部門和相關(guān)人員樹立檔案意識(shí)，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，切實(shí)履行崗位職責(zé)，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系是極其重要的。要想改善目前狀況，必須要求各項(xiàng)目決策層建立起檔案科學(xué)管理的體系制度，督促檔案管理工作者本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，保存有用的檔案資料。
（二）以質(zhì)量為重點(diǎn)，重視檔案管理工作
培養(yǎng)質(zhì)量管理意識(shí)是做好檔案管理工作的第一步，管理檔案的編制必須參照相應(yīng)的合同制度條款及法律規(guī)定，這樣檔案管理的質(zhì)量才是優(yōu)質(zhì)的。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)也必須重視檔案的管理工作，在施工設(shè)計(jì)和監(jiān)管單位在簽訂合同時(shí)，就將資料的收集管理制度寫進(jìn)合同條款中。
（三）建立協(xié)作參與機(jī)制，確保檔案管理完整無誤
檔案管理部門通常被視作后勤服務(wù)部門，由于重大項(xiàng)目活動(dòng)使得資料檔案管理日益復(fù)雜化，僅僅靠檔案管理部門單獨(dú)來管理是無法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的。這時(shí)需要企業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)部門參與進(jìn)來協(xié)同管理，遵循事前參與、事中介入的原則，確保檔案管理部門在參與重大的檔案管理項(xiàng)目時(shí)能夠保證檔案資料的完整無誤。
（四）完善制度，改善重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作
對(duì)于檔案資料收集管理工作來說，重大項(xiàng)目工程建設(shè)有著持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、工程量復(fù)雜、施工難度較大、對(duì)工程質(zhì)量的要求較高等特點(diǎn)。因此，檔案部門在接收重點(diǎn)工程歸檔文件時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，監(jiān)理部門要確保文件材料的真實(shí)性。
三、結(jié)束語
（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)部分工程項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人對(duì)于用戶的檔案資料移交、歸檔等意識(shí)不強(qiáng)，審批材料、合同、許可證等重要文件原件常常保存在業(yè)務(wù)部門或者用戶里；有些依時(shí)移交的文件規(guī)范性也不能保證。并且在工程負(fù)責(zé)人、資料管理員工作交替、崗位調(diào)動(dòng)、工作調(diào)整以及企業(yè)兼并重組時(shí)，檔案的交接工作沒有做好，致使工作脫軌等問題出現(xiàn)。
（二）檔案不完整在工程施工的時(shí)候，存在不完整的記錄原材料進(jìn)貨、材質(zhì)試驗(yàn)報(bào)告，出廠實(shí)驗(yàn)報(bào)告字跡模糊或者不是原件，隱秘工程技術(shù)記錄填寫內(nèi)容不完整，缺少工程照片，不完整記錄施工技術(shù)的內(nèi)容，各方簽字手續(xù)不完整等情況。在工程驗(yàn)收的階段，工程完工驗(yàn)收和質(zhì)量檢查之后，整治管理過程中的檔案資料常常會(huì)出現(xiàn)不同程度的漏洞。例如驗(yàn)收時(shí)資料不完整，簽字或者字跡不規(guī)范，竣工圖編制不準(zhǔn)確等。
二、對(duì)于加強(qiáng)配電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案管理的建議
1）要清楚了解目標(biāo)責(zé)任制，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。首先，要完備崗位職責(zé)，讓領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人、專職檔案人員各施其職，嚴(yán)格遵守自己的職責(zé)；其次，強(qiáng)化檔案人員的超前控制意識(shí)。其要主動(dòng)參加配電網(wǎng)工程項(xiàng)目文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，弄清楚本單位生產(chǎn)運(yùn)作情況和文件資料形成的有關(guān)信息；再者，要積極宣傳檔案法制，這樣可以使得工作人員與用戶增強(qiáng)溝通，互相體諒，從而建立良好的工作關(guān)系。
2）對(duì)配電網(wǎng)工程項(xiàng)目要做好早布置、早落實(shí)的措施。要對(duì)配備檔案人員、建設(shè)庫(kù)房、添置設(shè)備等做出具體的要求，從而確保項(xiàng)目檔案管理和工程施工一同打下良好的基礎(chǔ)。要對(duì)項(xiàng)目文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)等建立規(guī)范的準(zhǔn)則；檔案管理部門在工程立項(xiàng)前就要與工程相關(guān)部門交涉，確定管理的要求，并把檔案工作作為工程管理的內(nèi)容之一，收集好前期文件、材料。
3）加強(qiáng)對(duì)于項(xiàng)目檔案的電子影響資料收集整理，促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理信息化進(jìn)程。大力實(shí)施、推行工程檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，檔案專員在工程施工前就自覺與工程建設(shè)單位溝通協(xié)調(diào)，把工程項(xiàng)目的文件、材料圖紙等電子化，減少檔案專員的重復(fù)工作，從而提高工作效率。將從前的手工整理圖紙資料的管理方式轉(zhuǎn)化成無紙化收集、流轉(zhuǎn)、歸檔、整編檔案，從而達(dá)到工程信息與技術(shù)成果共享，促進(jìn)項(xiàng)目檔案信息化的進(jìn)程。
三、結(jié)題
科技在不斷進(jìn)步，同時(shí)涉及科技的項(xiàng)目更是層數(shù)不窮，科技項(xiàng)目的驗(yàn)收、歸檔等工作愈加復(fù)雜，這就需要有規(guī)范化、合理化的管理方式以實(shí)現(xiàn)科技項(xiàng)目的良好實(shí)施。針對(duì)科技項(xiàng)目檔案管理，論述了科技項(xiàng)目檔案管理的意義，分析了現(xiàn)階段科技項(xiàng)目檔案管理中的漏洞與問題，并就這些問題提出了一些建議與措施，希望能夠促進(jìn)科技項(xiàng)目檔案管理的完善建立，提高檔案管理水平。
關(guān)鍵詞：
科技項(xiàng)目;檔案管理;意義;問題;解決措施
中圖分類號(hào)：
F27
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：16723198（2014）23007002
科技項(xiàng)目檔案，顧名思義，作為記錄企業(yè)在科技項(xiàng)目中的計(jì)劃、投入、產(chǎn)出等細(xì)節(jié)的原始記錄，能夠真切的反映企業(yè)對(duì)科技項(xiàng)目管理、實(shí)施的具體情況，有助于管理者對(duì)科技項(xiàng)目進(jìn)行事后分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有利于企業(yè)形成成熟的科技實(shí)施計(jì)劃。另外，提高企業(yè)對(duì)檔案的編制能力，形成系統(tǒng)的編制思路，查找編制管理中的漏洞，并不斷完善，形成統(tǒng)一的檔案模式，能夠匹配項(xiàng)目的需求。為管理者提供更多的參考，從而為企業(yè)科技項(xiàng)目的實(shí)施提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。
1 科技項(xiàng)目科研檔案管理的關(guān)鍵性
首先，科技項(xiàng)目檔案主要指的是在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施中需要存檔的圖表、錄像等，能夠記錄人員在實(shí)施過程中遇到的問題及解決的過程、形成的成果等。檔案記錄的原則需要真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀，能夠精細(xì)的記錄問題，為日后相關(guān)項(xiàng)目的執(zhí)行形成明確的指導(dǎo)。整個(gè)檔案資料需從項(xiàng)目的前期謀劃，事中執(zhí)行及事后總結(jié)等各個(gè)執(zhí)行環(huán)節(jié)，包括課題的討論、可行性分析、舉證材料，在立項(xiàng)之后進(jìn)行的后續(xù)試驗(yàn)相關(guān)材料等，最后形成的成果報(bào)告等?？萍柬?xiàng)目有自己的獨(dú)特性，每個(gè)項(xiàng)目具體的實(shí)施步驟上有一定的區(qū)別，但是總體的實(shí)施邏輯是相同的，所以建立科研項(xiàng)目檔案并加強(qiáng)管理能夠起到普遍的指導(dǎo)意義，另外，科技人員的付出是巨大的，對(duì)于他們的研究成果進(jìn)行記錄并妥善管理，對(duì)于技術(shù)人員而言也是安慰與尊重，有利于企業(yè)形成自己的人才庫(kù)。在形成檔案后，進(jìn)行妥善的管理不僅有利于檔案的完整性，更能夠便于查詢，利用，形成寶貴的經(jīng)驗(yàn)支持。而且檔案的歸檔與管理同時(shí)是科研管理工作的組成部分，僅僅形成執(zhí)行計(jì)劃，并正確實(shí)施，遠(yuǎn)達(dá)不到科研項(xiàng)目的目的，科研項(xiàng)目不但能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來技術(shù)優(yōu)勢(shì)，節(jié)約成本，更關(guān)鍵是在科研中能夠形成自己企業(yè)的技術(shù)環(huán)境，只有將不同的項(xiàng)目歸檔并進(jìn)行比較，才能夠發(fā)現(xiàn)技術(shù)的突破口，不斷進(jìn)行技術(shù)革新，為企業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力，而檔案的管理能夠確保曾經(jīng)的科研項(xiàng)目落實(shí)到企業(yè)的技術(shù)文化中，為營(yíng)造不斷總結(jié)，尋求突破的技術(shù)風(fēng)氣創(chuàng)造客觀條件。
2 當(dāng)前，科技項(xiàng)目檔案管理存在的不足
2.1 管理人員對(duì)于檔案不夠重視
雖然檔案管理重要，但是由于檔案管理起作用的階段往往是事后，這導(dǎo)致管理人員容易關(guān)注項(xiàng)目的實(shí)施，卻忽略材料的歸檔，等到再次進(jìn)行執(zhí)行相關(guān)項(xiàng)目，需要重新進(jìn)行分析、立項(xiàng)、提供申請(qǐng)等，這造成成本的增加，顯然如果進(jìn)行歸檔后，借助相關(guān)的資料能夠節(jié)省部分的開支，但是由于管理人員認(rèn)識(shí)問題為能夠高瞻遠(yuǎn)矚，僅僅是關(guān)注當(dāng)前利益，造成成本的增加，歸根到底，管理人員的不重視給企業(yè)帶來了不必要的成本。
2.2 未能夠詳盡的對(duì)材料進(jìn)行歸檔
由于資料的收集需要不斷斟酌，進(jìn)行詳細(xì)的記錄，故檔案的歸檔是件繁瑣的事情，特別是進(jìn)行收集時(shí)需要不斷的進(jìn)行走訪，容易造成管理人員在收集資料中出現(xiàn)疏漏，另外，由于技術(shù)人員在執(zhí)行科技項(xiàng)目中，需要借助材料，故在遞交材料使會(huì)出現(xiàn)滯后，容易造成材料的無故流失或在不同的人手中等，致使資料的收集不全，對(duì)于項(xiàng)目的反映不能夠?qū)崿F(xiàn)精準(zhǔn)、完整。
2.3 未形成安全有效的檔案保管室
首先，檔案室是一級(jí)防火點(diǎn)，需要加強(qiáng)檔案室的安全管理，不能夠隨便的進(jìn)行堆砌，需要勤打掃，勤管理，勤核查，確保檔案管理的完善、安全。但是現(xiàn)在部分企業(yè)為設(shè)立專門的檔案室或者檔案室的安全標(biāo)準(zhǔn)不夠等都容易造成檔案的損失，容易使前面的搜集、歸檔等工作大打折扣。
2.4 管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高
檔案的管理需要根據(jù)檔案的具體性質(zhì)，科技檔案有不同的環(huán)節(jié)及不同的領(lǐng)域，管理人員需要能夠區(qū)分不同的科技技術(shù)及不同的執(zhí)行環(huán)節(jié)等進(jìn)行不同的分類，將相關(guān)的或知識(shí)相通的科技項(xiàng)目歸為一類，這需要管理人員具備一定的科技知識(shí)，故簡(jiǎn)單的進(jìn)行保管不能夠?qū)崿F(xiàn)資料在重復(fù)使用中能夠迅速查閱并指導(dǎo)相關(guān)項(xiàng)目的執(zhí)行，所以，科技項(xiàng)目檔案的管理水平與管理人員的素質(zhì)息息相關(guān)，不能夠隨便的調(diào)用普通檔案的管理人員進(jìn)行管理。
3 科技項(xiàng)目檔案的管理的加強(qiáng)途徑
3.1 密切關(guān)注科技的發(fā)展變革，實(shí)現(xiàn)檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)
科技項(xiàng)目檔案是在科技項(xiàng)目實(shí)施各環(huán)節(jié)不斷總結(jié)積累形成的，能夠反映項(xiàng)目的執(zhí)行情況以及實(shí)施效果，同時(shí)可以作為項(xiàng)目是否成熟的標(biāo)志，如果科技項(xiàng)目檔案能夠清楚反映項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)細(xì)節(jié)，則有利于總結(jié)，形成經(jīng)驗(yàn)積累。另外，科技項(xiàng)目檔案的完善與否能夠影響管理層對(duì)項(xiàng)目實(shí)施情況的評(píng)價(jià)，可以說已經(jīng)成為科技項(xiàng)目實(shí)施的一個(gè)不可或缺的環(huán)節(jié)。
在實(shí)現(xiàn)科技項(xiàng)目檔案的完善管理后，有利于和現(xiàn)實(shí)的技術(shù)水平形成準(zhǔn)確的對(duì)比，在科技不斷的發(fā)展中，不斷的更新檔案庫(kù)，能夠記錄科學(xué)技術(shù)發(fā)展的歷程，同時(shí)準(zhǔn)確反映當(dāng)前記錄的技術(shù)在哪個(gè)環(huán)節(jié)存在不足，從而實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的改革，實(shí)現(xiàn)技術(shù)的不斷革新，緊跟時(shí)代技術(shù)發(fā)展的步伐，總體而言，科技檔案能夠記載歷程同時(shí)反映問題。
3.2 注重科技項(xiàng)目檔案資料的收集，追本溯源，實(shí)現(xiàn)精確管理
科技項(xiàng)目檔案管理的對(duì)象無非是項(xiàng)目在具體的實(shí)施過程中出現(xiàn)的圖形、表格、錄像等，但是這些資料由于來源的環(huán)節(jié)不同，可能涉及的資料的繁簡(jiǎn)等也不盡相同，這就需要管理者注重資料的收集，避免資料的收集不全或無法收集資料等。管理人員需要制定資料收集的時(shí)間，并及時(shí)的進(jìn)行匯總，避免在人手中不斷流轉(zhuǎn)造成損失;同時(shí)，不同環(huán)節(jié)來源的資料需要進(jìn)行有序的收集避免混為一談，導(dǎo)致在資料的重復(fù)利用中出現(xiàn)困難。在實(shí)現(xiàn)將資料進(jìn)行收集后，需要建立行之有效的管理模式，比如，實(shí)現(xiàn)不同部門對(duì)資料的共享性、實(shí)現(xiàn)資料分類的科學(xué)性、實(shí)現(xiàn)資料更新的及時(shí)性等，在實(shí)現(xiàn)這些工作后，資料的收集與管理階段才算真正的完成，同時(shí)為資料的后續(xù)利用提供便利的條件。
3.3 不斷提高科技項(xiàng)目檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
首先，科技項(xiàng)目的管理不同于文書等資料的管理，科技項(xiàng)目有其特殊性及存在的邏輯性，是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，若簡(jiǎn)單調(diào)用普通管理人員容易致使資料的使用性大大降低，尤其使用效率方面。參加科技項(xiàng)目檔案的管理人員需要具備一定的科學(xué)態(tài)度和掌握必備的邏輯安排能力，能夠?qū)Σ煌夹g(shù)的資料進(jìn)行準(zhǔn)確的劃分，不僅僅需要具備客觀、真實(shí)、實(shí)事求是的工作態(tài)度，更為主要的是能夠?qū)崿F(xiàn)資料歸檔的科學(xué)性和精確性，具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)同時(shí)對(duì)科技方面有所掌握，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)技術(shù)變化的敏感性，實(shí)現(xiàn)存檔資料的及時(shí)更新和有序安排。其中，有序是指能夠區(qū)別資料來源于不同的技術(shù)及同一技術(shù)來自哪一環(huán)節(jié)，這樣的好處是能夠?qū)①Y料分門別類，這樣，在調(diào)用資料時(shí)管理人員能夠輕松的搜尋出相關(guān)資料。
3.4 科技項(xiàng)目檔案的再次開發(fā)利用
前面所敘述的所有措施的目的無非有二點(diǎn)，一是能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人才的尊重，便于吸收人才;二是實(shí)現(xiàn)資料的再次利用。其中，資料的利用尤為重要，能夠?yàn)槠髽I(yè)再次創(chuàng)造價(jià)值，完整保存的資料有利于技術(shù)人才對(duì)于技術(shù)不斷的穩(wěn)固、革新，有助于實(shí)現(xiàn)技術(shù)的突破;同時(shí)，客觀反映當(dāng)前技術(shù)不足，問題所處的具體環(huán)節(jié)。總之，需要加大資料再次創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)服務(wù)價(jià)值的能力，不能簡(jiǎn)單的束之高閣，浪費(fèi)資源。
4 結(jié)束語
總之，科技項(xiàng)目的檔案管理有其現(xiàn)實(shí)意義，既能夠體現(xiàn)對(duì)技術(shù)人才的尊重，同時(shí)又能夠?qū)崿F(xiàn)溫故而知新，實(shí)現(xiàn)技術(shù)的不斷琢磨，促進(jìn)技術(shù)的不斷進(jìn)步。所以科技項(xiàng)目檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案的收集、存檔也要做到細(xì)致、明確;而科技項(xiàng)目檔案管理人員也需要不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，為資料的再次利用提供必備的條件，實(shí)現(xiàn)資料的有序管理，并與時(shí)俱進(jìn)不斷對(duì)資料進(jìn)行更新。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：招標(biāo)機(jī)構(gòu)項(xiàng)目檔案管理模式
隨著改革開放形勢(shì)的發(fā)展和市場(chǎng)機(jī)制的不斷完善，我國(guó)在基本建設(shè)項(xiàng)目、機(jī)械成套設(shè)備、科技項(xiàng)目、項(xiàng)目融資、土地承包、城鎮(zhèn)土地使用權(quán)出讓、政府采購(gòu)等許多政府投資及公共采購(gòu)領(lǐng)域，都逐步推行了招標(biāo)投標(biāo)制度。這對(duì)于創(chuàng)造公平競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境，提高經(jīng)濟(jì)效益，保證服務(wù)質(zhì)量，防止招標(biāo)投標(biāo)中的腐敗現(xiàn)象都具有重要意義。
北京國(guó)際貿(mào)易公司為綜合性國(guó)有外貿(mào)企業(yè)，從上世紀(jì)90年代初期開始承辦國(guó)際金融組織、世界銀行、亞洲開發(fā)銀行貸款項(xiàng)目的國(guó)際招標(biāo)和對(duì)外采購(gòu)以及政府采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)采購(gòu)等工作。近年來，隨著國(guó)家改革開放的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快，為適應(yīng)首都經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展，北京國(guó)際貿(mào)易公司轉(zhuǎn)變主營(yíng)方式，先后獲取國(guó)家部委頒發(fā)的國(guó)際招標(biāo)機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)、政府采購(gòu)機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)、中央投資項(xiàng)目招標(biāo)機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)和工程招標(biāo)機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)，成為北京市國(guó)資委系統(tǒng)惟一具有“四甲”資質(zhì)的招標(biāo)機(jī)構(gòu)，專業(yè)從事各類招標(biāo)業(yè)務(wù)和進(jìn)出口業(yè)務(wù)。近年來形成的招標(biāo)項(xiàng)目檔案快速增長(zhǎng)，檔案種類和來源更加多樣，檔案的管理和編研工作更加復(fù)雜，使企業(yè)檔案工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。
一、招標(biāo)項(xiàng)目檔案在企業(yè)發(fā)展中的地位和作用
首先，招標(biāo)是指采用招標(biāo)方式采購(gòu)工程、貨物和服務(wù)的活動(dòng)。招標(biāo)項(xiàng)目檔案是招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)工作中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體上的記錄，是企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)不可或缺的重要文件材料。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2007年-2010年6月，北京國(guó)際貿(mào)易公司完成的各類招標(biāo)項(xiàng)目每年增長(zhǎng)45%，各類招標(biāo)業(yè)務(wù)已占公司總體經(jīng)營(yíng)規(guī)模的74%。我國(guó)《招標(biāo)法》中明確規(guī)定，招標(biāo)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)妥善保管招標(biāo)過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年。其特殊性決定了招標(biāo)項(xiàng)目檔案必須管理到位。
其次，招標(biāo)項(xiàng)目檔案是圍繞一個(gè)獨(dú)立招標(biāo)項(xiàng)目形成的具有保存價(jià)值的招標(biāo)業(yè)務(wù)文件整體，是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考價(jià)值。
第三，建立資料完備、檢索便捷的招標(biāo)項(xiàng)目檔案資源體系，充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)保障作用，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)以后的經(jīng)營(yíng)、管理、發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
二、企業(yè)招標(biāo)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問題
據(jù)調(diào)查，近年來，在一些招標(biāo)機(jī)構(gòu)中，存在著以下四個(gè)主要問題：第一，重視不夠，觀念亟待更新。從企業(yè)的發(fā)展來看，經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的命脈， 而檔案工作效果難以立竿見影，不易引起重視。對(duì)招標(biāo)檔案工作職能、意義的認(rèn)識(shí)沒有提升到應(yīng)有的高度，造成檔案工作從指導(dǎo)思想到具體工作都徘徊在較低水平。第二， 檔案管理制度有待補(bǔ)充修訂。企業(yè)對(duì)檔案的管理一般都有制度可循，但這些制度都有待健全與完善，比如鑒定銷毀制度和借閱制度等，這反映出企業(yè)的檔案工作缺乏可持續(xù)發(fā)展和與時(shí)俱進(jìn)的科學(xué)意識(shí)，從觀念和工作理念上亟待加強(qiáng)。第三， 檔案工作程序不規(guī)范，管理方法不科學(xué)。由于招標(biāo)工作程序繁雜，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員工作量大，往往忽略應(yīng)歸檔文件的齊全，造成招標(biāo)項(xiàng)目檔案在收集、歸檔、檢索、借閱等方面存在不規(guī)范的問題。第四，檔案室或庫(kù)房面積受單位辦公環(huán)境限制，檔案室內(nèi)部資料存放零亂，不能保證招標(biāo)項(xiàng)目檔案存放整齊有序，導(dǎo)致檢索、查閱時(shí)極不方便。
三、新時(shí)期企業(yè)招標(biāo)檔案的管理模式
隨著北京建設(shè)世界城市進(jìn)程的加快，招標(biāo)這種采購(gòu)方式已成為大的趨勢(shì)。同時(shí)新時(shí)期招標(biāo)機(jī)構(gòu)的招標(biāo)項(xiàng)目檔案的管理模式正處于被認(rèn)識(shí)、梳理和接受時(shí)期。
首先，應(yīng)以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)招標(biāo)法》等法律法規(guī)統(tǒng)領(lǐng)企業(yè)招標(biāo)項(xiàng)目檔案工作，對(duì)招標(biāo)機(jī)構(gòu)檔案工作基本理念進(jìn)行梳理，提升招標(biāo)項(xiàng)目檔案管理模式、制度建設(shè)等方面的工作。根據(jù)招標(biāo)業(yè)務(wù)特性，明確職責(zé)，執(zhí)行招標(biāo)項(xiàng)目檔案由經(jīng)辦人收集、立卷、歸檔、部門集中保管，單位檔案室統(tǒng)一進(jìn)行鑒定、銷毀的流程。這有利于轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)部門人員意識(shí)中存在的一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案人員督促歸檔是給他們?cè)黾迂?fù)擔(dān)、增加工作量。更重要的是，這種理念轉(zhuǎn)變了“開展此項(xiàng)工作僅僅是各部門配合專職檔案人員”的錯(cuò)誤觀念，使招標(biāo)項(xiàng)目歸檔工作有了可以依靠的規(guī)范，這種新的理念將有效地促進(jìn)招標(biāo)企業(yè)各部門對(duì)自身工作職能與短期、長(zhǎng)期工作目標(biāo)的思考與整理，并圍繞招標(biāo)項(xiàng)目立卷部門的自身職能，規(guī)范活動(dòng)中可能產(chǎn)生的文件材料的業(yè)務(wù)內(nèi)容、種類、載體。這樣始終強(qiáng)調(diào)“本企業(yè)職能”和“各部門工作實(shí)際”的檔案工作模式，也是考量其與立檔部門活動(dòng)聯(lián)系的緊密程度及價(jià)值的重要依據(jù)，從而大大清晰了檔案工作的整體思路。
第二， 招標(biāo)機(jī)構(gòu)檔案工作的具體實(shí)施必須是一個(gè)系統(tǒng)工程，要求從上到下、從領(lǐng)導(dǎo)到檔案工作人員，都應(yīng)該有明確的認(rèn)識(shí)和清晰的思路。面對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目數(shù)量的日益增多，形成環(huán)節(jié)復(fù)雜，需要建立一個(gè)完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，從基層開始，每個(gè)立卷單位都要配備相應(yīng)數(shù)量的兼職檔案員，由檔案室進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，這樣才能保證招標(biāo)文件收集齊全、整理規(guī)范、案卷質(zhì)量達(dá)標(biāo)，便于檢索和提供利用，為企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。
第三，制度是保證，人才是關(guān)鍵，場(chǎng)所是基礎(chǔ)。為使招標(biāo)檔案管理與業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)、企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，企業(yè)招標(biāo)檔案管理應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)，盡可能提供檔案庫(kù)房場(chǎng)所，檔案人員要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通與協(xié)作，積極開展招標(biāo)檔案管理綜合檢查，加強(qiáng)招標(biāo)項(xiàng)目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴(yán)防損毀散失。
綜上所述，企業(yè)的檔案工作是自身建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)更是進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理的重要基礎(chǔ)工作。只有糾正以往對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)偏見，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以社會(huì)檔案信息需求為牽引，進(jìn)一步與時(shí)俱進(jìn)、解放思想，才能使招標(biāo)檔案工作不斷取得新的進(jìn)展，使企業(yè)的檔案工作走上規(guī)范化、科學(xué)化的道路，將企業(yè)的建設(shè)提高到新的水平。
參考文獻(xiàn)
1.薛匡勇.檔案收集工作理念探索[J].北京檔案.2009(12).
第一條為加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱"水利工程"）檔案管理工作，明確檔案管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理行為，充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合水利工程的特點(diǎn)，制定本規(guī)定。
第二條水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中，明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé)，健全制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi),確保水利工程檔案工作的正常開展。
第四條本規(guī)定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照?qǐng)?zhí)行。
第二章檔案管理
第五條水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個(gè)階段。即從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)對(duì)水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和水利工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評(píng)語。
第六條各級(jí)建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門,認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，共同抓好水利工程檔案工作。
第七條項(xiàng)目法人對(duì)水利工程檔案工作負(fù)總責(zé)，須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。大中型水利工程的項(xiàng)目法人，應(yīng)設(shè)立檔案室，落實(shí)專職檔案人員；其他水利工程的項(xiàng)目法人也應(yīng)配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)工程檔案工作。項(xiàng)目法人的檔案人員對(duì)各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)。
第八條勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位，應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項(xiàng)目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應(yīng)及時(shí)提交項(xiàng)目法人。項(xiàng)目法人應(yīng)認(rèn)真做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機(jī)構(gòu)檔案館的移交工作。
第九條工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人，須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料，進(jìn)行收集、整理、歸檔，如遇工作變動(dòng),須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。
第十條水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，不得通過驗(yàn)收或進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定。工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的，項(xiàng)目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。
第十一條大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具和設(shè)備；其他建設(shè)項(xiàng)目，也應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫(kù)房、裝具和設(shè)備。所需費(fèi)用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項(xiàng)目類和生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)中。
第十二條項(xiàng)目法人應(yīng)按照國(guó)家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)與管理服務(wù)。
第十三條項(xiàng)目法人應(yīng)按時(shí)向上級(jí)主管單位報(bào)送《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況登記表》（附件1）。國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，還應(yīng)同時(shí)向水利部報(bào)送《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》(附件2)。
第三章歸檔與移交要求
第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。長(zhǎng)期檔案的實(shí)際保存期限,不得短于工程的實(shí)際壽命。
第十五條《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對(duì)項(xiàng)目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定。項(xiàng)目法人可結(jié)合實(shí)際，補(bǔ)充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實(shí)際的工程檔案分類方案。
第十六條水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé)。總包單位對(duì)各分包單位提交的歸檔材料負(fù)有匯總責(zé)任。各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé)；監(jiān)理工程師對(duì)施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應(yīng)向項(xiàng)目法人提交對(duì)工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報(bào)告。
第十七條水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。
第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準(zhǔn)確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐張加蓋"竣工圖章"（附件4-1），有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖：
（一）按施工圖施工沒有變動(dòng)的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；
（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署竣工圖章；
（三）凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應(yīng)按原圖編號(hào)，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標(biāo)欄內(nèi)注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時(shí)間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署"竣工圖確認(rèn)章"（見附件4-2）。
第十九條水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補(bǔ)充。參建單位應(yīng)指定專人，負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。
第二十條電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。
第二十一條項(xiàng)目法人可根據(jù)實(shí)際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應(yīng)滿足以下要求：
（一）項(xiàng)目法人與運(yùn)行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料（當(dāng)二者為一個(gè)單位時(shí)，應(yīng)異地保存1套）；
（二）工程涉及多家運(yùn)行管理單位時(shí)，各運(yùn)行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料；
（三）當(dāng)有關(guān)文件材料需由若干單位保存時(shí)，原件應(yīng)由項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)單位保存，其他單位保存復(fù)制件；
（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機(jī)構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗(yàn)收等相關(guān)文件材料（具體內(nèi)容參見附件3）。
第二十二條工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)為案卷級(jí)，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)目錄與實(shí)物，并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。
第二十三條工程檔案的歸檔時(shí)間，可由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況確定?？煞蛛A段在單位工程或單項(xiàng)工程完工后向項(xiàng)目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項(xiàng)目法人歸檔。整個(gè)項(xiàng)目的歸檔工作和項(xiàng)目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成。
第四章檔案驗(yàn)收
第二十四條水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程，不得通過檔案驗(yàn)收；未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗(yàn)收。
第二十五條各級(jí)水行政主管部門組織的水利工程竣工驗(yàn)收，應(yīng)有檔案人員作為驗(yàn)收委員參加。水利部組織的工程驗(yàn)收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機(jī)構(gòu)或省級(jí)水行政主管部門組織的工程驗(yàn)收，由相應(yīng)的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關(guān)工程項(xiàng)目的驗(yàn)收，由組織工程驗(yàn)收單位的檔案人員參加。
第二十六條大中型水利工程在竣工驗(yàn)收前要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。其他工程的檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收可分為初步驗(yàn)收和正式驗(yàn)收。初步驗(yàn)收可由工程竣工驗(yàn)收主持單位委托相關(guān)單位組織進(jìn)行；正式驗(yàn)收應(yīng)由工程竣工驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)。
第二十七條水利工程在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，項(xiàng)目法人應(yīng)組織工程參建單位對(duì)工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進(jìn)行自檢，確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達(dá)要求后，可向有關(guān)單位報(bào)送檔案自檢報(bào)告，并提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。
檔案自檢報(bào)告應(yīng)包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質(zhì)量，工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全性的自我評(píng)價(jià)等內(nèi)容。
第二十八條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的主持單位在收到申請(qǐng)后，可委托有關(guān)單位對(duì)其工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收前檢查評(píng)定，對(duì)具備驗(yàn)收條件的項(xiàng)目，應(yīng)成立檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組進(jìn)行驗(yàn)收。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組由驗(yàn)收主持單位、國(guó)家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關(guān)流域機(jī)構(gòu)等單位組成。必要時(shí)，可聘請(qǐng)相關(guān)單位的檔案專家作為驗(yàn)收組成員參加驗(yàn)收。
第二十九條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下：
（一）聽取項(xiàng)目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報(bào)告；
（二）聽取監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目檔案整理情況的審核報(bào)告；
（三）對(duì)驗(yàn)收前已進(jìn)行檔案檢查評(píng)定的水利工程，還應(yīng)聽取被委托單位的檢查評(píng)定意見；
（四）查看現(xiàn)場(chǎng)（了解工程建設(shè)實(shí)際情況）；
（五）根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項(xiàng)目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%；抽查檔案總量應(yīng)在200卷以上；
（六）驗(yàn)收組成員進(jìn)行綜合評(píng)議；
（七）形成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見，并向項(xiàng)目法人和所有會(huì)議代表反饋；
（八）驗(yàn)收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見。
第三十條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見應(yīng)包括以下內(nèi)容：
（一）工程概況。
（二）工程檔案管理情況：
1、工程檔案工作管理體制與管理狀況
2、文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量
3、竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況
4、工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性評(píng)價(jià)
（三）存在問題及整改要求。
（四）驗(yàn)收結(jié)論。
（五）驗(yàn)收組成員簽字表。
第五章附則
關(guān)鍵詞：地震；防震減災(zāi)；檔案管理
近年來，我國(guó)各個(gè)地區(qū)都十分重視抗震防震相關(guān)工作的部署與實(shí)施，中國(guó)地震局及其下轄的各級(jí)相關(guān)單位也逐步對(duì)防震減災(zāi)項(xiàng)目制定出了較為完善且系統(tǒng)的科研項(xiàng)目檔案，在正在建設(shè)的相關(guān)檔案中保存了多種防震減災(zāi)項(xiàng)目的數(shù)據(jù)、文字以及圖表等方面的內(nèi)容。由于當(dāng)前我國(guó)國(guó)家建設(shè)的重要任務(wù)就是防震減災(zāi)項(xiàng)目，所以科研機(jī)構(gòu)工作的重要任務(wù)也轉(zhuǎn)變?yōu)榉勒饻p災(zāi)項(xiàng)目檔案的相關(guān)整理工作，并且已成為科學(xué)建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容。
1 防震減災(zāi)的科研項(xiàng)目檔案相關(guān)概述
我國(guó)對(duì)于防震減災(zāi)的研究主要包括對(duì)地震預(yù)警、版塊活動(dòng)的構(gòu)造等基本內(nèi)容的研究之外，還包括對(duì)地震的預(yù)測(cè)與防御、以及海域地震的研究。研究方面之廣，為我國(guó)開展的各個(gè)防震減災(zāi)的項(xiàng)目提供了充足的理論基礎(chǔ)。近年來，我國(guó)地震發(fā)生的次數(shù)逐漸增多，為了能夠有效減少甚至規(guī)避地震為我國(guó)帶來的災(zāi)害與損失，我國(guó)開始逐漸加大防震抗災(zāi)項(xiàng)目的支持力度，使得防震減災(zāi)項(xiàng)目的研究種類與研究數(shù)量得到了大幅度的提升。在這種形勢(shì)之下，防震抗災(zāi)研究項(xiàng)目的相關(guān)檔案也呈現(xiàn)出逐漸上升的趨勢(shì)，使得檔案的全面性與系統(tǒng)性得到了空前的提升[1]。
2 科研項(xiàng)目檔案的管理現(xiàn)狀概述
2.1 檔案管理體系不健全
隨著防震減災(zāi)你科研項(xiàng)目種類的不斷增加，我國(guó)對(duì)科研項(xiàng)目各項(xiàng)工作內(nèi)容與流程也提出了更高的要求，于是，階段性的相關(guān)規(guī)范文件已經(jīng)無法滿足檔案管理工作的需求。第一，檔案歸檔中存在的問題。當(dāng)前我國(guó)歸檔的防震減災(zāi)的檔案仍然是在科研項(xiàng)目進(jìn)行過程中所收集的基礎(chǔ)性材料，隨著科研項(xiàng)目研究種類與內(nèi)容的增對(duì)，其呈現(xiàn)出了極大的局限性[2]。第二，檔案沒有確定的編號(hào)。在通常情況下，進(jìn)行防震減災(zāi)科研項(xiàng)目的驗(yàn)收時(shí)采用的都是臨時(shí)編號(hào)的形式，在很大程度上容易造成檔案的丟失，而且降低了工作的效率。
2.2 前期控制力度薄弱
相關(guān)文件指出，在進(jìn)行防震減災(zāi)相關(guān)的科研項(xiàng)目檔案管理的工作時(shí)，主要遵循任務(wù)同步管理的原則。然而，其中的任務(wù)下達(dá)與進(jìn)度檢查，尤其是檔案驗(yàn)收工作，由于程序的復(fù)雜與內(nèi)容種類與數(shù)量的繁多，很難實(shí)現(xiàn)管理的同步。產(chǎn)生這一現(xiàn)象的主要原因是檔案部門無法完全控制與掌握科研項(xiàng)目啟動(dòng)前期的工作情況，進(jìn)而無法實(shí)行及時(shí)的指導(dǎo)與監(jiān)督。還有一個(gè)原因是項(xiàng)目主管部門沒有明確對(duì)檔案工作進(jìn)度檢查的要求，使得課題專組的人員不夠重視檔案工作的檢查工作。
3 優(yōu)化科研項(xiàng)目檔案的管理對(duì)策
3.1 加強(qiáng)檔案管理的體系建設(shè)
中國(guó)地震局檔案部不僅是我國(guó)進(jìn)行地震系統(tǒng)相關(guān)檔案工作的核心部T，而且是管理防震減災(zāi)相關(guān)科研項(xiàng)目的重要機(jī)構(gòu)。因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的體系建設(shè)，本文建議中國(guó)地震局必須制定一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理制度，并且將檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行針對(duì)性的劃分，包括：（1）任務(wù)下達(dá)；（2）進(jìn)度檢查；（3）驗(yàn)收；（4）報(bào)獎(jiǎng)考核等四部分核心內(nèi)容，以此來完善與優(yōu)化管理科研項(xiàng)目檔案的整個(gè)過程。
在下達(dá)任務(wù)的階段，主管部門應(yīng)同時(shí)下達(dá)檔案收集與歸檔的任務(wù)及相關(guān)要求，促使承擔(dān)項(xiàng)目的相關(guān)部門及時(shí)了解項(xiàng)目下達(dá)的情況，并且嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度明確任務(wù)書的內(nèi)容，使課題組能夠及時(shí)進(jìn)行課題組的收集清單與檔案培訓(xùn)等工作。
3.2 實(shí)行檔案系統(tǒng)化管理
為了能夠使前期工作的控制力度得到有效加強(qiáng)，相關(guān)部門在下達(dá)檢查通知時(shí)應(yīng)將明確的表示出對(duì)檔案收集整理的相關(guān)檢查要求，并且充分參照科研項(xiàng)目的進(jìn)度來實(shí)行對(duì)相應(yīng)檔案的檢查。與此同時(shí)，還應(yīng)嚴(yán)密對(duì)課題組的進(jìn)度實(shí)行嚴(yán)密的監(jiān)督，對(duì)于其中不及時(shí)、不齊全的文件檔案收集行為予以督促，并要求課題組及時(shí)補(bǔ)充與完善不及時(shí)、不齊全的文件檔案[3]。
在檔案分類與編號(hào)的相關(guān)工作沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求時(shí)，項(xiàng)目承擔(dān)部門還應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)并且為其的整改工作提供幫助。在檢查驗(yàn)收檔案的過程中，還需在課題負(fù)責(zé)人進(jìn)行工作報(bào)告的過程中為其提供相應(yīng)的幫助，待驗(yàn)收通過后在督促課題負(fù)責(zé)人完成驗(yàn)收工作的提交以及申報(bào)成果獎(jiǎng)勵(lì)等工作，使檔案的執(zhí)行程序與相關(guān)工作實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的管理。
4 結(jié)束語
通過上文對(duì)防震減災(zāi)的科研項(xiàng)目檔案及其管理現(xiàn)狀的相關(guān)概述，可以得知，我國(guó)當(dāng)前科研項(xiàng)目的檔案管理主要存在檔案管理體系不健全、前期控制力度薄弱以及電子文件的管理不規(guī)范等問題。針對(duì)這些問題，本文在深刻認(rèn)識(shí)到科研項(xiàng)目檔案管理對(duì)防震減災(zāi)工作的重要性的前提之下，提出了加強(qiáng)檔案管理的體系建設(shè)、實(shí)行檔案系統(tǒng)化管理以及規(guī)范電子文件管理系統(tǒng)等對(duì)策，以期對(duì)防震減災(zāi)的科研項(xiàng)目檔案的管理起到一定的積極作用。
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