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高校檔案管理研究篇1

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

（一）涉及主體多元，管理權(quán)責(zé)不清。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，高校學(xué)生檔案主要包括：學(xué)生高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等，可見高校學(xué)生檔案涉及主體之廣泛，包括各學(xué)院、研究生院、學(xué)生處、招生就業(yè)處、校辦等眾多部門。目前，我國高校學(xué)生檔案管理主要有三種模式：一是檔案館集中管理型，這一類高校往往有獨立的檔案館機構(gòu)。新生入學(xué)后，學(xué)院統(tǒng)一將學(xué)生檔案以個人為單位，密封裝袋后移交檔案館保存，直至新生畢業(yè)后，由檔案館專人移交郵局寄送給各派遣單位。這種模式保管安全性高、不易遺失且便于派遣，但管理流程繁瑣，管理周期較長。二是學(xué)院管理型，即學(xué)生檔案由各學(xué)院收集保管，直至學(xué)生畢業(yè)時由學(xué)院輔導(dǎo)員移交郵局郵寄。這種模式能夠及時對學(xué)生檔案進行查缺補漏，但往往因為缺乏專業(yè)的保管人員及專門的保管場地，學(xué)生檔案的完整性、保密性得不到保障。三是職能部門管理型，即學(xué)生檔案由研究生院、招生就業(yè)處等職能部門保管，直至學(xué)生畢業(yè)時，再移交給各學(xué)院或檔案館郵寄。但對于職能部門而言，檔案工作只是輔助性、邊緣性工作，并無專人負責(zé)，基本是產(chǎn)生一些，存放一些，因而存在學(xué)生檔案材料不齊、同一學(xué)生或同一事由的檔案存放混亂等問題。以X高校為例，該校學(xué)生檔案采用檔案館集中管理模式，新生入學(xué)后集中放置檔案館專人保管，畢業(yè)季檔案館派遣之前，各學(xué)院再將學(xué)生變動檔案重新放入，學(xué)院輔導(dǎo)員簽字確認(rèn)無誤后再派遣，即便有這樣嚴(yán)格的流程，檔案館依然會發(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案種類不一、重要檔案缺公章、部分檔案漏交或重復(fù)等問題。一旦出現(xiàn)問題，由于各職能部門、學(xué)院、檔案館之間權(quán)責(zé)劃分不清晰，容易出現(xiàn)三方互相推諉、互不作為等現(xiàn)象，給學(xué)生帶來困惑，影響學(xué)生檔案的保管及派遣，甚至給學(xué)生就業(yè)及學(xué)校評價帶來負面影響。

（二）缺乏頂層標(biāo)準(zhǔn)，資源建設(shè)同質(zhì)化。目前，我國已有的《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》及《高等學(xué)校檔案實體分類法》均未對高校學(xué)生檔案的概念及其歸檔范圍加以界定，因而大多數(shù)高校只能根據(jù)經(jīng)驗或者相互效仿來制訂歸檔范圍和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。但在實踐中存在兩個問題：一是將學(xué)籍檔案、學(xué)生檔案、教學(xué)檔案混淆使用，導(dǎo)致學(xué)生檔案的具體內(nèi)容因校而異，缺乏統(tǒng)一格式。而以標(biāo)準(zhǔn)中對三者內(nèi)涵的表述（如圖1所示）來看，三者內(nèi)涵雖有部分相同之處，但教學(xué)檔案的內(nèi)涵與外延更加寬泛，學(xué)籍檔案只是學(xué)生檔案的內(nèi)涵之一，如何能混用？二是高校學(xué)生檔案資源內(nèi)容與應(yīng)用存在脫節(jié)。目前來看，高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、成績表、畢業(yè)生登記表、組織檔案作為學(xué)生檔案的基本內(nèi)容已經(jīng)得到高校檔案界的普遍認(rèn)可，但高考報名登記表、高考錄取材料、授予學(xué)位決定、獎懲等重要材料卻因校而異。以X高校為例，該校將授予學(xué)位決定也納入學(xué)生檔案，同時檔案工作者了解到入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表等利用率高、失誤率高且僅有一份裝入個人檔案，一旦出現(xiàn)掉檔等問題則無法彌補，本著以人為本、與時俱進的理念，該校檔案館與研究生院、學(xué)生處等職能部門合作，實行入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表等檔案“雙套制”，一份存入學(xué)生檔案，一份留存于教學(xué)檔案，永久保存于學(xué)校檔案館。

（三）服務(wù)方式單一，智慧化程度不高。在大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等新技術(shù)支持下，電子文件單套制得以興起并在法律證據(jù)、政務(wù)服務(wù)等領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。但在高校，學(xué)生檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，各高校之間由于信息化的差異，缺乏全國統(tǒng)一的有效接口，導(dǎo)致學(xué)生高中檔案無法實現(xiàn)在線對接。此外，高校內(nèi)部學(xué)生處、招就處等各職能部門的辦公系統(tǒng)也尚未與檔案系統(tǒng)形成有效連接，使得學(xué)生電子檔案在線歸檔、單套制歸檔成為空中樓閣。在實際工作中，學(xué)生檔案信息服務(wù)仍不夠智慧化。以X高校為例，電話、郵箱、委托等傳統(tǒng)媒介仍是提供學(xué)生檔案信息服務(wù)的主要方式，信息傳遞呈現(xiàn)單向性，用戶與用戶間相對獨立，檔案館與用戶缺乏交互性，以解決實際問題為主，較少考慮用戶的個性化和多樣化需求。 

二、新時代高校學(xué)生檔案管理策略

（一）劃定權(quán)屬，明確職責(zé)。無論采用哪一種管理模式，高校學(xué)生檔案所涉及的各個主體應(yīng)形成多元合力，而不是互相掣肘或推諉，為此，有必要厘清各主體部門上下游關(guān)系，劃定各部門權(quán)屬范圍，建立學(xué)生檔案工作考核機制。同時，為保證學(xué)生檔案的完整性、連續(xù)性，還應(yīng)建立學(xué)生檔案補充機制，確保各部門各司其職。例如集中統(tǒng)一管理模式下，高校檔案館作為學(xué)生檔案的下游部門和責(zé)任主體，對學(xué)生檔案的收集、保管、派遣負主要責(zé)任，但產(chǎn)生學(xué)生檔案的其他上游職能部門也有責(zé)任及時將學(xué)生學(xué)籍異動、獎懲等材料定期補充提交給檔案館，檔案館負責(zé)對各部門學(xué)生檔案工作進行考評，考評結(jié)果納入績效，使各部門歸檔質(zhì)量在績效考核中得到體現(xiàn)。

（二）制訂統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，加強資源建設(shè)。隨著時代的發(fā)展，學(xué)生檔案的內(nèi)容發(fā)生了變化，且《中華人民共和國檔案法》修訂及頒布以來，現(xiàn)行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（2008年）部分內(nèi)容已不適應(yīng)新時代檔案工作的要求。鑒于此，應(yīng)做好如下工作：一是應(yīng)結(jié)合新要求修訂完善《高等學(xué)校檔案管理辦法》；二是有必要專門制定全國統(tǒng)一的《高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》，應(yīng)結(jié)合《高等學(xué)校學(xué)生管理辦法》《干部人事檔案工作條例》等規(guī)范及實際工作中的問題，對學(xué)生檔案的內(nèi)涵加以明確界定。在此基礎(chǔ)上，各高?？山Y(jié)合實際情況適當(dāng)擴展收集范圍，增加社交媒體、重大活動、突發(fā)事件、學(xué)校特色活動等既能夠反映學(xué)生個體特色又能夠體現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)的檔案材料，如誠信檔案、心理健康檔案等，與時代接軌，也為用人單位選拔人才提供有效的支撐。

（三）利用數(shù)字技術(shù)，提升服務(wù)效能。新時代數(shù)字人文、人工智能等技術(shù)給高校學(xué)生檔案管理帶來的影響是深刻的、顛覆性的。高校學(xué)生檔案管理將不再是簡單的實體管理，而更多的演變?yōu)橹R管理，通過利用大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)，深層次挖掘高校學(xué)生檔案資源內(nèi)容，將更好地理解用戶需求。高校檔案信息服務(wù)方式與利用方式，從以解決實際問題為主的單向線性傳播轉(zhuǎn)變?yōu)楦幼⒅胤?wù)與利用的智能化、知識化與參與性。將社交媒體等數(shù)字技術(shù)融入高校學(xué)生檔案管理，將打破單一線性傳播模式，提高用戶的參與度，實現(xiàn)共享式服務(wù)。未來，高校學(xué)生檔案信息服務(wù)平臺可結(jié)合生物識別、數(shù)字簽章等技術(shù)，實現(xiàn)學(xué)生檔案信息自助查詢、電子檔案一鍵生成、派遣信息實時通知等，推動高校檔案信息服務(wù)更加智慧化。

三、結(jié)語

檔案管理是大學(xué)治理至關(guān)重要的組成部分，在高校管理工作中發(fā)揮著基礎(chǔ)性、支撐性作用，高校學(xué)生檔案作為高校檔案的重要內(nèi)容，在新時代、新技術(shù)、新發(fā)展理念下有了新的生命力。為此，有必要制訂統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使其管理更加規(guī)范化、法治化、智慧化，更好地發(fā)揮高校學(xué)生檔案存史育人、高校檔案存史資校的作用。

作者:何怡慧 單位:西南大學(xué)

高校檔案管理研究篇2

智慧校園通過信息化建設(shè)提升校園綜合管理水平，而智慧校園背景下高校辦公室檔案管理工作的優(yōu)化應(yīng)當(dāng)充分運用信息技術(shù)構(gòu)筑完善的線上檔案管理體系，然后與線下的使用場景深度融合，滿足不同人群的檔案使用需求，實現(xiàn)對于高校辦公室檔案管理的改進優(yōu)化。

一、優(yōu)化高校辦公室檔案管理工作的意義

（一）智慧校園概述。智慧校園是指通過將物聯(lián)網(wǎng)的概念融入校園管理體系建設(shè)的過程中，以信息技術(shù)為基礎(chǔ),打造校園管理、生活、學(xué)習(xí)的一體化環(huán)境。從實際角度來看，智慧校園主要是高效地融合信息技術(shù)及教育教學(xué)，進而將提高教學(xué)效果作為主要目標(biāo)，提供網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)、智慧一體的管理教學(xué)體系，同時對教學(xué)過程及管理過程進行預(yù)先測定或推測的一種學(xué)習(xí)環(huán)境。

（二）智慧校園背景下高校辦公室檔案管理工作優(yōu)化的意義。1.提升高校辦公室檔案管理水平。基于智慧校園視域下對于高校辦公室檔案館管理工作進行評價，會發(fā)現(xiàn)高校辦公室檔案管理存在諸多不足：首先，是人力因素對于管理效果有著嚴(yán)重負面影響，部分工作者思想認(rèn)知不足，在實際工作中欠缺責(zé)任感，不能較好地適應(yīng)檔案工作在實施過程中的各樣需求。其次，是管理體系落后于高校檔案管理需要，檔案管理機制不健全以及檔案管理數(shù)據(jù)構(gòu)建層面存在較為滯后等狀況，致使綜合管理效果不佳，這些因素均會影響高校檔案管理工作效果。在智慧校園背景下對于高校檔案管理進行優(yōu)化，能夠通過信息系統(tǒng)建設(shè)降低人力因素對于管理工作的影響，同時起到完善高校檔案管理體系的效果，使得檔案管理工作更加適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展需求，從而進一步提升高校辦公室檔案管理水平。2.轉(zhuǎn)變高校辦公室檔案管理的理念。傳統(tǒng)檔案管理過程中普遍存在工作理念失衡的現(xiàn)象，即過度重視對于檔案的整理保存，忽視了對于檔案的高效利用，這種現(xiàn)象一定程度上制約了高校檔案管理工作的開展。智慧校園背景下對于高校辦公室檔案管理工作進行優(yōu)化，能夠通過完善的信息化管理平臺降低辦公室檔案使用的難度，突出高校辦公室檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)，滿足高校不同群體的多樣性檔案使用需求，充分挖掘高校辦公室檔案管理工作的應(yīng)用價值。我國教育改革的逐步深化使得智慧校園建設(shè)的普及程度不斷提升，給教師和學(xué)生帶來了多方面的便利。針對高校辦公室檔案管理的改進優(yōu)化工作，應(yīng)當(dāng)融入智慧校園建設(shè)背景和具體要求，提升高校辦公室檔案管理工作水平。智慧校園建設(shè)能夠?qū)τ谵k公室檔案管理工作產(chǎn)生積極指導(dǎo)作用，同時，可以運用物聯(lián)網(wǎng)對現(xiàn)有檔案進行電子化升級，有效提升檔案保存時間和安全性。除此以外，將檔案管理融入智慧校園的建設(shè)體系中，能夠使得檔案信息和校園信息體系更好連通，高校的教師和學(xué)生通過運用物聯(lián)網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)等查看有關(guān)的檔案信息，避免傳統(tǒng)檔案借閱過程復(fù)雜的弊端，實現(xiàn)對于檔案信息的高效管理和使用。

二、高校辦公室檔案管理工作存在的問題

檔案管理是高校管理服務(wù)中一項重要的工作。在長期的運行實踐過程中，高校辦公室已形成了比較完善的檔案規(guī)范管理制度及管理模式。但是面對智慧校園建設(shè)的具體要求，檔案管理工作仍舊存在一些欠缺之處。

（一）對于檔案管理工作重視程度不夠。高校辦公室檔案管理內(nèi)容包含高校重要的發(fā)展歷史、學(xué)生數(shù)據(jù)等多樣化信息。目前，管理人員對于檔案管理的重視程度明顯不足，管理人員大多將工作重心集中于行政工作當(dāng)中，忽視對于檔案管理方法技術(shù)的研究。檔案管理人員無法清晰認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，在具體的工作中運用的管理方式比較陳舊，長此以往，會出現(xiàn)兩方面問題：一方面，會導(dǎo)致檔案管理工作效率更低；另一方面，因為檔案數(shù)據(jù)的不斷增加導(dǎo)致管理內(nèi)容工作量遞增，員工的工作積極性受到影響。與此同時，檔案管理工作涉及多個不同的部門，因此需要部門間協(xié)同管理。但是在實際管理過程中，有非常多的部門不重視該項工作，對于提高檔案管理的效果非常不利。

（二）檔案管理機制不完善。建立良好的管理機制對于檔案管理工作具有重要的意義，完善的檔案管理機制能夠?qū)n案管理的流程進行規(guī)范，進而使檔案管理的工作取得更為理想的效果。目前我國很多高校缺乏完善的檔案管理機制，檔案管理機制體系缺少及時更新，對檔案管理效果造成一定程度的影響。比如：檔案管理工作缺乏明確的制度規(guī)范，個別高校的檔案管理混亂，一方面是沒有建立明確的索引，另一方面基礎(chǔ)條件完備，但是缺乏及時管理，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案雜亂堆放，影響檔案管理效果。

（三）高校檔案管理設(shè)備有待換新。高校辦公室檔案管理以往主要以紙質(zhì)文件作為載體，實際管理中把檔案存儲在一些檔案柜中便可。智慧校園背景下，高校辦公室檔案內(nèi)容以及形式得到擴展，面對檔案形式的不斷演變，高校辦公室必須擴展自身的檔案管理技術(shù)以及設(shè)備，應(yīng)用現(xiàn)代化的軟件系統(tǒng)與硬件設(shè)備對辦公室檔案實施有效管理，其中包含硬件設(shè)備，例如計算機、移動智能終端設(shè)備等，以及相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，例如針對辦公室檔案建立的在線管理平臺等，并且將這類信息化設(shè)備應(yīng)用于高校辦公室檔案管理機構(gòu)日常工作中。當(dāng)前階段，高校辦公室日常檔案管理中應(yīng)用到的硬件設(shè)備較為陳舊，同時缺乏相應(yīng)的軟件平臺，嚴(yán)重制約高校檔案管理工作效率的提升以及流程改進。

（四）檔案管理人員技能有待提升。管理人員的技術(shù)能力直接影響高校辦公室檔案管理水平。目前，我國高校辦公室普遍存在檔案管理人員專業(yè)技能不足的問題，在管理工作中，檔案管理人員主要應(yīng)用紙質(zhì)檔案的管理技術(shù)以及理念，導(dǎo)致針對電子檔案的管理效果不佳。同時，檔案管理人員缺乏專業(yè)的計算機操作能力，無法通過計算機提升檔案管理水平以及效率，導(dǎo)致高校檔案管理的信息化水平受到嚴(yán)重影響。同時，很多高校辦公室檔案管理工作缺乏專業(yè)的管理人員，管理工作由其他人員兼職完成，管理隊伍不穩(wěn)定，相應(yīng)的檔案管理技能缺乏，在管理工作中不能準(zhǔn)確按照檔案內(nèi)容進行分類，影響檔案總體管理效果。

三、高校辦公室檔案管理工作優(yōu)化對策

（一）增強檔案人才隊伍建設(shè)。檔案管理人員技能水平嚴(yán)重影響檔案管理效果，因此高校辦公室檔案管理應(yīng)該強化管理隊伍建設(shè)，重視對工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得工作人員專業(yè)技能滿足智慧校園背景下高校辦公室檔案信息化管理需求。首先，需要強化智慧校園背景下高校辦公室檔案管理人員的專業(yè)技能。檔案管理包含對于檔案的存檔管理以及借閱利用這兩個方面。檔案管理人員要按照檔案類型科學(xué)制訂索引。檔案索引的建立能夠幫助管理人員提升管理水平以及管理效率，管理過程中，人員可以在電腦系統(tǒng)中按照索引對于檔案內(nèi)容進行快速精確的檢索。此外，可以按照建立多樣性的檢索目錄，在以日期為單位的檔案索引目錄下，擴展以部門、會議、人員為標(biāo)準(zhǔn)的檢索信息目錄形式，通過多樣性的檢索目錄設(shè)定，進一步提升檔案管理效率。高校辦公室檔案包含多樣性的信息，因此需要建立相應(yīng)的保密級別，保障檔案信息的安全性。保密級別可以同檔案借閱系統(tǒng)協(xié)同建設(shè)，檔案管理人員按照人員的不同級別為其賦予不同的權(quán)限，有效提升高校辦公室檔案管理的安全性。其次，通過強化人才隊伍建設(shè)提升檔案管理人員的服務(wù)意識，進一步提升檔案管理服務(wù)使用體驗。檔案管理人員要為高校師生提供更加便利的檔案使用方式。例如通過校園網(wǎng)、圖書館信息發(fā)布平臺等多樣性的方式宣傳檔案使用規(guī)范，確保能夠滿足高校師生的檔案使用需求。除此以外，還可以廣泛征集使用者的需求，擴大檔案收集管理的范圍，滿足師生多樣性的檔案借閱需求，提升高校辦公室檔案利用水平。

（二）加大檔案管理信息化建設(shè)。智慧校園背景下，對于高校辦公室檔案管理工作進行優(yōu)化需要加大對于檔案管理工作的投入，通過軟硬協(xié)同建設(shè)的方式提升高校辦公室檔案管理的信息化水平，進而實現(xiàn)對于高校檔案管理工作的優(yōu)化。對于檔案管理的信息化建設(shè)，有兩方面需要注意：一方面，是提升高校辦公室檔案管理的硬件水平。首先，要在檔案管理工作中搭建由計算機終端構(gòu)成的一體式硬件系統(tǒng)。硬件系統(tǒng)可以通過手持終端實現(xiàn)檔案信息錄入等功能，然后通過計算機設(shè)備對于整理的檔案文件分區(qū)信息、內(nèi)容信息等進行管理。同時，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)檔案形式的變化，擴展多樣性的檔案管理技術(shù)，例如針對音視頻檔案文件、電子文檔檔案文件等要建立完善的數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)對于電子檔案的科學(xué)管理。針對電子數(shù)據(jù)庫服務(wù)器運行安全進行針對性考量，例如建立備份服務(wù)器等，避免突發(fā)事故影響電子檔案數(shù)據(jù)的安全。其次，要重視對于檔案保存庫房的硬件建設(shè)。紙質(zhì)檔案文件對于保存環(huán)境有著較高的要求，因此對于庫房內(nèi)部溫度進行把控，確保檔案室內(nèi)部溫度能夠保持在14～24攝氏度的合理區(qū)間內(nèi)，濕度條件不超過60%，通過智能溫控系統(tǒng)為檔案設(shè)置合理的保存條件。除此以外，針對檔案柜智能化改造也十分重要，要通過自動化系統(tǒng)實現(xiàn)檔案柜的移動控制，在電腦系統(tǒng)中輸入檔案要求，然后終端會顯示出檔案位置信息，檔案柜則自動開啟。最后，要通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對于檔案的電子管控，通過對于檔案標(biāo)簽、索引信息的科學(xué)記錄，然后運用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對于標(biāo)簽的查找實現(xiàn)檔案入庫、出庫的詳細記錄。另一方面，要構(gòu)建完善的軟件管理體系。針對高校辦公室檔案管理進行的管理平臺建設(shè)，需要從檔案管理平臺、檔案使用平臺這兩方面進行。針對檔案管理平臺的建設(shè)，主要為了實現(xiàn)三方面的作用：一是通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對于檔案信息的高效錄入分類以及使用者權(quán)限的管理；二是管理人員可以借助平臺對于檔案的分類類目等信息進行調(diào)整；三是要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對于檔案信息進行高效整合，然后不斷提升檔案管理水平，滿足人們多樣性的使用需求。檔案使用平臺則需要重視信息發(fā)布、檔案使用、意見收集這三方面內(nèi)容?？梢栽跈n案使用平臺中明確信息發(fā)布欄目，針對當(dāng)期可以借閱的檔案信息進行公示。信息發(fā)布欄目應(yīng)當(dāng)同校園信息發(fā)布平臺進行合作，例如校園公眾號、官網(wǎng)等渠道，提升檔案信息發(fā)布的覆蓋范圍。檔案使用功能可以滿足具體的借閱需求，使用者可以通過學(xué)生學(xué)號、教師工號等信息登錄平臺，然后直接查看電子檔案，或者預(yù)約紙質(zhì)檔案的使用，從而進一步提升檔案利用水平。如果使用者沒有明確的檔案信息，可以輸入關(guān)聯(lián)詞，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進行模糊數(shù)據(jù)挖掘，不斷縮小檔案范圍，直至查找到自己想要的檔案文件。意見收集欄目可以針對使用者的使用體驗進行收集，幫助檔案管理平臺進行不斷優(yōu)化，提升使用者的借閱體驗。

（三）完善高校辦公室檔案體制建設(shè)。智慧校園背景之下，高校必須優(yōu)化并完善對自身的檔案管理機制，保證其與目前高校的發(fā)展趨勢相互吻合，促進辦公室檔案管理工作水平的提升。要對高校辦公室檔案管理體系進行完善：首先，要重視對于自身平臺的智慧化建設(shè)。通過軟件平臺實現(xiàn)信息化檔案管理，通過硬件建設(shè)實現(xiàn)自動化檔案管理，綜合提升辦公室檔案管理的智慧化程度。依靠對于材料最初的整理、搜集、歸納類型以及后續(xù)的信息整理、深度挖掘等，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化及專業(yè)化程度。通過創(chuàng)新檔案管理機制，真正將高校辦公室檔案管理工作落到實處，進而使該項工作更加專業(yè)和科學(xué)。其次，完善高校辦公室檔案管理體系。需要將檔案管理系統(tǒng)融入校園綜合信息系統(tǒng)之中，進一步優(yōu)化檔案管理流程體系。智慧校園建設(shè)過程中，高校一般會按照行政業(yè)務(wù)、科研業(yè)務(wù)、教學(xué)業(yè)務(wù)等建立多樣性的電子信息化平臺，不同平臺涉及多樣性的檔案文件。傳統(tǒng)過程中，針對這些檔案文件的歸檔處理需要進行專門的操作，極大損害檔案管理的效率以及質(zhì)量。通過將檔案管理系統(tǒng)接入不同業(yè)務(wù)平臺，實現(xiàn)對于不同信息平臺生成檔案數(shù)據(jù)的自動分類、收集管理。通過區(qū)塊鏈技術(shù)，確保檔案管理系統(tǒng)在不同信息平臺中進行數(shù)據(jù)收集、歸類的過程中，對于電子檔案的類目、真實性等進行準(zhǔn)確記錄，免去人工進行檔案信息上傳的操作。同時，檔案管理系統(tǒng)與校園綜合信息系統(tǒng)的連通還可以進一步提升檔案文件的利用水平，使用者可以在不同的業(yè)務(wù)平臺中通過單獨接口直接訪問檔案管理系統(tǒng)，避免在多個平臺中進行重復(fù)登錄認(rèn)證的步驟，進而實現(xiàn)檔案文件信息的高效共享。

四、結(jié)語

總而言之，智慧校園背景對于高校辦公室的檔案管理工作提出了更高的要求。辦公室檔案管理工作作為高校日常運行管理的重要內(nèi)容，能夠直接影響高校整體管理水平?？梢酝ㄟ^強化隊伍建設(shè)、加強信息化建設(shè)以及體制機制建設(shè)這三方面入手，提升高校辦公室檔案管理的信息化水平，為高校整體管理水平的提升貢獻力量。

作者:吳政 單位:建東職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高校檔案管理研究篇3

高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理以及其他各項活動中直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[1]。高校檔案管理工作是高校重要的基礎(chǔ)性工作，是衡量高校教育質(zhì)量和管理水平、服務(wù)社會能力的重要標(biāo)志。隨著信息化的發(fā)展，高?？梢酝ㄟ^互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)等手段，對學(xué)校黨群工作、行政管理、教育教學(xué)活動、科研工作等活動中形成的具有重大意義和利用價值的各類載體歷史記錄進行保存、處理、開發(fā)，從而實現(xiàn)檔案信息資源的充分利用和共享。

1信息化在高校檔案管理中的應(yīng)用

信息化是當(dāng)今時代發(fā)展的大趨勢，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子檔案迅速發(fā)展，檔案工作從傳統(tǒng)實體管理轉(zhuǎn)向數(shù)字管理。2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》專門增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，以立法形式保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用[2]。因此，高校檔案信息化建設(shè)符合檔案工作現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢，是適應(yīng)社會發(fā)展的必然選擇。

1.1信息化建設(shè)是高校檔案工作現(xiàn)代化管理的必然趨勢

2021年印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出：“檔案信息化發(fā)展保障機制進一步完善，檔案信息化建設(shè)進一步融入數(shù)字中國建設(shè)，新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用更為廣泛，信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型?！盵3]信息化時代互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)被廣泛應(yīng)用，高校智慧校園、數(shù)字化校園建設(shè)的進程正深入推進，各職能部門的信息化管理系統(tǒng)也在逐步開發(fā)和完善。高校進一步深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，通過配備現(xiàn)代化多媒體硬件設(shè)備、協(xié)同各類管理軟件的開發(fā)與融合，可以更好地實現(xiàn)檔案資源的共享、開發(fā)和利用，有效促進檔案信息化建設(shè)再上新臺階。

1.2信息化建設(shè)利于提高檔案管理工作效率

[4]高校檔案記錄了學(xué)校發(fā)展的歷史變遷，客觀再現(xiàn)學(xué)校教學(xué)和管理的面貌，是學(xué)校事業(yè)發(fā)展和決策的重要見證和參考。隨著經(jīng)濟社會快速發(fā)展，高校教育體制改革的持續(xù)推進，高校檔案內(nèi)容日趨豐富，載體形式更加多元，服務(wù)范圍逐步擴大，對檔案管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。通過對檔案的數(shù)字化、信息化加工實現(xiàn)資源共享和開發(fā)，利用計算機系統(tǒng)進行檢索，能有效縮短檔案檢索的時間，提高檔案工作的高效性和精準(zhǔn)性，有效提升用戶滿意度。

1.3信息化建設(shè)利于有效整合檔案信息資源

檔案信息資源建設(shè)是衡量檔案管理信息化的重要標(biāo)志，也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。檔案信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容包括電子文件的采集、接收和利用，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。檔案信息化通過互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)，將數(shù)字檔案和電子文件等檔案信息資源轉(zhuǎn)換為電子檔案，推進檔案工作實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，從而充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源的融合、共享、開發(fā)和利用。因此，運用現(xiàn)代技術(shù)手段融合檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，既是檔案信息化建設(shè)的客觀要求，也是檔案工作改革創(chuàng)新的發(fā)展趨勢。

2制約高校檔案管理信息化建設(shè)的因素

在信息化初期階段，高校檔案管理工作積極探索運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進行科學(xué)化管理，主要以傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化、電子化和電子檔案管理初級網(wǎng)絡(luò)模式為主要特征，但在信息化建設(shè)過程中仍然存在一些制約發(fā)展的因素。

2.1檔案管理信息化建設(shè)意識不強

由于對檔案管理工作的重視度不夠，檔案管理有時成為高校安置和分流人員的崗位和場所，造成檔案人才隊伍老齡化、人員年齡結(jié)構(gòu)不合理、專業(yè)知識和技能缺乏等現(xiàn)狀。比如，有些高校將檔案管理作為引進人才配偶安置的崗位，并不考慮他們是否具備相應(yīng)的知識背景和操作技能，能否勝任檔案管理工作。部分檔案管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理模式，存在安于現(xiàn)狀、墨守成規(guī)的心理，不愿接受新生事物，對信息化應(yīng)用、計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識不甚了解，成為影響檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)在因素。

2.2檔案管理資源配置不充足

人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新是我國新時期高等教育的四大功能。因此，高校重視教學(xué)、科研工作，加大對科研和教學(xué)設(shè)施經(jīng)費的投入力度，促進科學(xué)研究和學(xué)科建設(shè)。而對于檔案管理的經(jīng)費投入相對不足，影響了檔案管理信息化過程中設(shè)施設(shè)備、應(yīng)用軟件的購置和更新，檔案管理人員專業(yè)知識、操作技能和信息化能力培訓(xùn)相對滯后，阻礙了檔案信息化的進程。

2.3檔案管理方式不科學(xué)

由于檔案管理職責(zé)不夠明晰、檔案管理操作不夠規(guī)范，工作人員對相關(guān)流程不夠熟悉，且由于高校職能部門逐漸增多且分工不盡合理，導(dǎo)致部分資料形成周期長、涉及部門多，造成相關(guān)資料的丟失或損壞，校內(nèi)信息資源未能有效共享，檔案管理中還存在諸多安全問題，包括電腦病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等，這些問題都制約了檔案管理的信息化發(fā)展。

2.4檔案管理隊伍專業(yè)化程度不高

高校普遍存在檔案管理隊伍信息化能力一般的問題，在一定程度上影響了高校檔案信息化建設(shè)進程。從部分高校檔案管理隊伍組成結(jié)構(gòu)看，檔案管理工作人員多是兼任狀態(tài)，缺乏專業(yè)的檔案知識及相關(guān)技能，不適應(yīng)新時期開展檔案信息化工作的需要。尤其專業(yè)的信息化人才缺乏，導(dǎo)致信息化技術(shù)水平整體較低，無法熟練使用檔案管理的軟件及系統(tǒng)，在一定程度上阻礙了高校檔案的信息化發(fā)展。

3信息化視域下高校檔案管理工作的提升策略

信息化建設(shè)是高校檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的核心。高校應(yīng)緊緊抓住信息化發(fā)展契機，順勢而為，主動作為，采取合理有效策略，推進檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與人才隊伍和信息資源建設(shè)，有力推動信息化時代檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

3.1強化檔案管理信息化建設(shè)意識

意識決定行為，行為決定結(jié)果。強化高校管理者和檔案管理人員信息化建設(shè)意識是加強檔案管理信息化建設(shè)的根本保證。高校檔案管理是高校管理的一項基礎(chǔ)性工作，能有效促進學(xué)校管理、推動學(xué)校建設(shè)。高校應(yīng)充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性，積極支持檔案事業(yè)的發(fā)展，強化檔案管理水平提升，不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能，促進檔案工作健康、和諧的發(fā)展。有的高校能充分認(rèn)識到教學(xué)檔案電子化是促進教師專業(yè)發(fā)展的有效方式，與每一位教師的教學(xué)工作密切相關(guān)。學(xué)校通過組織教師全員培訓(xùn)，幫助教師突破固化思維模式，接受全新管理理念，學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，從源頭解決教學(xué)檔案信息化問題，從而進入一種全新的檔案管理方式。

3.2合理配置檔案管理資源

3.2.1硬件設(shè)施建設(shè)是確保檔案管理信息化建設(shè)高效順利推進的物質(zhì)基礎(chǔ)檔案信息化建設(shè)是一項周期長、投入大、見效慢的工程，高校要加強對信息化建設(shè)的認(rèn)識，加大對檔案管理經(jīng)費投入力度，努力改善檔案信息化建設(shè)資金不足的現(xiàn)狀，提升信息化基礎(chǔ)上檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)水平。在硬件設(shè)備配置方面，將檔案信息化管理納入學(xué)校智慧校園和數(shù)字化校園建設(shè)中，配備和改善相應(yīng)的硬件設(shè)備設(shè)施，滿足檔案事業(yè)長期發(fā)展的需求。

3.2.2加強檔案管理人才的儲備高校應(yīng)堅持“硬件要硬，軟件不軟”的原則，加強檔案管理人才隊伍的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。通過制訂學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，規(guī)劃專業(yè)化人才的需求規(guī)模和結(jié)構(gòu)，制訂合理的人才招聘計劃，夯實檔案事業(yè)發(fā)展的人才基礎(chǔ)。同時定期開展檔案專業(yè)知識和信息化能力的培訓(xùn)，進一步提升管理人員的專業(yè)水平和服務(wù)能力。

3.3建立科學(xué)合理的檔案管理體制

3.3.1科學(xué)的管理體制能保障高校檔案管理工作有序推進和實施在信息化背景下，高校檔案管理當(dāng)順應(yīng)信息化時代發(fā)展趨勢，增強創(chuàng)新意識、合作意識，變被動管理為主動管理，建立科學(xué)的管理體系和制度。通過依法健全檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案工作責(zé)任制，制定規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，整合檔案信息資源，實現(xiàn)電子文件“收”“管”“用”等各個環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化。比如，在高校建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，所屬各單位明確領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，確定若干名兼職檔案員，負責(zé)督促各單位從源頭管理好各類檔案，注重檔案形成的質(zhì)量，把檔案管理滲透在日常各項具體工作中，實現(xiàn)學(xué)校綜合檔案館（室）—所屬單位—兼職檔案管理員三級管理模式，確保高校檔案的齊全、完整。

3.3.2優(yōu)化檔案管理與運行模式建立健全檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，成立專門的機構(gòu)，配備具有信息技術(shù)能力的專兼職檔案管理員，積極改變檔案管理與運行模式。強化各領(lǐng)域電子文件歸檔工作，著力推進在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，實現(xiàn)檔案管理模式從雙套制、雙軌制到單套制、單軌制的轉(zhuǎn)變，順利過渡到新的無紙化模式，保證收集檔案信息真實性、完整性、有效性和安全性，做到檔案信息化的科學(xué)管理。在高校教師業(yè)務(wù)檔案的信息化管理中，可以充分運用計算機和網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，對教師業(yè)務(wù)檔案進行全方位、多角度的綜合管理，有效提升教師業(yè)務(wù)檔案管理效率。

3.3.3重視檔案信息化安全建設(shè)信息化安全建設(shè)是保障高效發(fā)展和資源價值最大化的基礎(chǔ)。隨著檔案管理信息化建設(shè)中互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)的普遍應(yīng)用，計算機網(wǎng)絡(luò)的安全隱患日益凸顯。因此，高校要提高檔案管理人員的法律意識和安全防范意識，重視基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全建設(shè)，保護計算機環(huán)境的安全，定期對檔案設(shè)備進行維護，通過安裝殺毒軟件，定期對計算機查毒、殺毒、攔截惡意代碼等，盡量避免病毒攻擊。另外，合理利用移動硬盤、光盤等工具對檔案進行存儲備份，避免信息丟失，確保檔案信息的安全。

3.4建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化檔案人才隊伍

3.4.1注重檔案管理人才隊伍政治素養(yǎng)提升人才是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。檔案管理信息化對人才隊伍建設(shè)提出了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求，高校要牢固樹立人才建設(shè)理念，著力打造一支政治站位高、業(yè)務(wù)水平精、工作作風(fēng)正、組織紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)人才隊伍，確保檔案管理工作的平穩(wěn)推進和有序發(fā)展。由于檔案管理工作具有政治性、保密性、業(yè)務(wù)性和服務(wù)性的特點，所以檔案管理工作者需要具有較高的政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)方能勝任。高校應(yīng)注重提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)，牢記“檔案工作姓黨”的政治屬性，衷心擁護“兩個確立”，忠誠踐行“兩個維護”，增強“四個意識”，堅定“四個自信”，真正成為政治上的明白人、檔案工作的內(nèi)行人。

3.4.2加強檔案管理復(fù)合型人才培養(yǎng)信息化背景下，檔案工作由傳統(tǒng)裝訂立卷的手工操作向信息化、智能化操作轉(zhuǎn)變，由過去以紙質(zhì)檔案為主要載體的單一模式轉(zhuǎn)向紙質(zhì)、電子數(shù)據(jù)雙軌模式再到無紙化模式，從檔案資源分散利用轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)檔案資源共享。因此，要適應(yīng)新時代檔案管理工作的變化，必須培養(yǎng)具備檔案管理知識與計算機操作技能的創(chuàng)新型、復(fù)合型的高素質(zhì)人才。通過實施檔案專業(yè)化能力提升計劃，加強檔案部門的人才儲備。定期開展檔案管理信息化知識和管理知識的培訓(xùn)，如學(xué)術(shù)研討、在職培訓(xùn)、脫產(chǎn)培訓(xùn)、跟崗學(xué)習(xí)、實地觀察等，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和操作技能，培養(yǎng)更多創(chuàng)新型管理型人才，擅長運用信息化技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)做到信息管理與挖掘價值并存，整體提升檔案管理信息化水平。

4結(jié)語

綜上所述，高校加快檔案管理數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢。通過運用現(xiàn)代技術(shù)手段改變傳統(tǒng)載體檔案管理模式，切實將檔案工作與信息化深度融合。通過強化檔案管理信息化建設(shè)意識、合理配置檔案管理資源、建立科學(xué)合理的檔案管理體制、建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化檔案人才隊伍等途徑，使檔案工作在管理方式、服務(wù)手段、開發(fā)利用方面有質(zhì)的變化，實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合，達成檔案信息資源的深度共享，促進檔案管理流程優(yōu)化，切實提高檔案工作效率與服務(wù)水平，實現(xiàn)高校檔案工作現(xiàn)代化管理。

作者:郭蘭芳 單位:合肥幼兒師范高等?？茖W(xué)校