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中圖分類號(hào)：G278 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）14-0193-01
一、電子檔案特點(diǎn)分析
電子檔案所采用的數(shù)字代碼需要借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成可讀的信息。另外紙質(zhì)檔案及載體是不可分割的整體，而電子檔案的信息轉(zhuǎn)變成以二進(jìn)制碼存在的電子形式儲(chǔ)存的，電子檔案的信息載體間是可以轉(zhuǎn)換的，可以在不同的計(jì)算機(jī)間傳遞，也可以在不同的載體間進(jìn)行復(fù)制。以二進(jìn)制碼存在的電子形式儲(chǔ)存的電子檔案需要依賴特定的系統(tǒng)，電子檔案具有共享性，也就是說同一時(shí)間多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息等特點(diǎn)。
二、電子檔案管理存在的問題
（一）電子檔案的安全性問題
隨著全球化，信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，因特網(wǎng)的共享性，開放性，全球性的發(fā)展，使得任何人都可以介入到網(wǎng)絡(luò)中來，電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳送時(shí)，為不法分子的非法操作提供了便利，通過“黑客”攻擊網(wǎng)絡(luò)來竊聽，篡改、偽造信息，直接危害電子檔案的安全性。
（二）電子檔案的真實(shí)性問題
電子檔案非常容易失去真實(shí)性。計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)的電子檔案沒有個(gè)人的筆跡特征，沒有新舊書寫墨跡的區(qū)別，一旦電子檔案被刪改，刪改后的電子檔案不會(huì)留下任何的痕跡。如果有人出于自身的利益進(jìn)行刪改很難被發(fā)現(xiàn)，即使發(fā)現(xiàn)了，也不會(huì)有任何可靠的證據(jù)。同時(shí)電子檔案在輸入的過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了紙質(zhì)的檔案，而且輸入者沒有留下自己的筆跡，日后難以對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行確定，同時(shí)也不能追究到操作者的責(zé)任。
（三）電子檔案的保密性問題
使用互聯(lián)網(wǎng)任何終端的設(shè)備都能夠儲(chǔ)存和索取互聯(lián)網(wǎng)某一設(shè)備的電子文件。從另外一個(gè)方面來講，一個(gè)終端上的電子文件也能夠發(fā)給若干個(gè)互聯(lián)網(wǎng)的終端。這對(duì)于一些需要限制提供內(nèi)容的安全保密問題或者在一定時(shí)間內(nèi)需要保密的內(nèi)容，帶來了很大的威脅。
（四）電子檔案的完整性問題
電子檔案結(jié)構(gòu)復(fù)雜多樣，存儲(chǔ)的方式多種多樣，而且經(jīng)常處在流動(dòng)的狀態(tài)，信息被復(fù)制，剪切，很容易造成信息的缺失，很難保證電子檔案的完整性。
（五）電子檔案的法律性問題
紙質(zhì)檔案由于有固定的載體，字跡不易篡改，法律效力是社會(huì)所公認(rèn)的。電子檔案由于其自身的因素，沒有固定的載體，制定相應(yīng)的法律效力條文就非常的困難，電子檔案的法律效力就很難得到認(rèn)可。電子檔案的真實(shí)性和安全性就受到了質(zhì)疑。
（六）電子檔案的統(tǒng)一性問題
計(jì)算機(jī)硬件的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過軟件的研制，軟件研制的遲緩遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠適應(yīng)各個(gè)方面存儲(chǔ)的需要，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展。由于檔案系統(tǒng)各地區(qū)、各單位之間都沒有使用統(tǒng)一的軟件，必然會(huì)影響到電子檔案相互之間的利用和全國(guó)的聯(lián)網(wǎng)。
三、電子檔案管理存在問題的有效措施
（一）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)
檔案管理人員要有保護(hù)檔案安全的高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的意識(shí)。按照崗位要求，認(rèn)真履行自己的職責(zé)，遵守職業(yè)道德規(guī)范；通過扎實(shí)的工作，高度負(fù)責(zé)的態(tài)度和切實(shí)有效的措施，維護(hù)電子檔案的安全性、真實(shí)性和保密性。不利用軟件、計(jì)算機(jī)等設(shè)備為己謀利。嚴(yán)格杜絕利用計(jì)算機(jī)私自篡改、刪除電子檔案的信息進(jìn)行違法犯罪活動(dòng)，保證電子檔案信息的真實(shí)性和完整性。為用戶提供最可靠的原始資料。
（二）加強(qiáng)檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng)
面對(duì)信息時(shí)代對(duì)檔案管理人員提出的挑戰(zhàn)，當(dāng)務(wù)之急是樹立檔案現(xiàn)代化管理的意識(shí)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行電子檔案的管理。更新傳統(tǒng)的管理理念，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分。定期舉辦提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)能力的培訓(xùn)班，使得檔案管理人員不僅具有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)還具有運(yùn)用計(jì)算機(jī)知識(shí)在檔案管理中應(yīng)用的能力。培養(yǎng)電子檔案管理的復(fù)合型人才，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，提高電子檔案管理人員的工作效率。
（三）建立健全的維護(hù)電子檔案安全的法規(guī)
目前，對(duì)電子檔案的法律效力問題還沒有明確的規(guī)定。但是，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)大量使用。電子檔案的形成、積累、歸檔、保管以及利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中，都有被修改和丟失的可能。即使信息安全技術(shù)完善，也需要相應(yīng)的檔案安全管理措施來進(jìn)行保障實(shí)施。因此，必須要建立完善、健全、科學(xué)合理的相關(guān)法律法規(guī)，用法律的形式明確電子檔案的法律效力，維護(hù)電子檔案的安全性和真實(shí)性。
（四）做好電子檔案的安全性管理
在電子檔案的管理過程中，確保電子檔案管理的安全性。結(jié)合電子檔案管理的實(shí)際，我們要從以下幾個(gè)方面來闡述。一、做好電子檔案信息的安全性管理。在電子檔案安全性管理中，只有做好檔案信息的管理工作，才能確保檔案信息的安全性滿足實(shí)際的需要，達(dá)到提高電子檔案管理水平和電子檔案安全管理效果的目的。二、做好電子檔案?jìng)浞莸陌踩怨芾怼Ｓ?jì)算機(jī)在受到病毒侵入或是人為操作不當(dāng)導(dǎo)致電子檔案的丟失，為確保電子檔案的安全性、完整性，根據(jù)實(shí)際的需要進(jìn)行電子檔案的備份。通過明確備份使用職責(zé)，建立備份的使用制度，就要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的備份管理，保證電子檔案?jìng)浞莨芾磉_(dá)到預(yù)期效果。三、做好電子檔案共享的安全性管理。由于電子檔案具有共享性的特點(diǎn)，因此要規(guī)范電子檔案使用流程，做好電子檔案共享性管理，提高電子檔案的管理效率。
（五）保證電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全
在電子檔案材料形成、歸檔、保管和利用的過程中，要及時(shí)登記網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和設(shè)備的相關(guān)數(shù)據(jù)情況，保證電子檔案歸檔的質(zhì)量。一旦安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境遭到破壞，電子檔案的信息就會(huì)遭到竊取、篡改或刪除，為了確保電子檔案的安全性、真實(shí)性和完整性，就必須通過技術(shù)手段保證網(wǎng)絡(luò)的安全。
（六）制定科學(xué)合理的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
伴隨著電子檔案的大量產(chǎn)生，迫切需要一套科學(xué)合理的電子檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)。用標(biāo)準(zhǔn)來明確電子檔案的形成、鑒定、積累、整理、歸檔、分類和保存等工作。通過科學(xué)合理的管理系統(tǒng)來確保電子檔案在誕生之時(shí)就是科學(xué)、合理、規(guī)范、有序的管理。這是電子檔案管理中迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。
（七）研制電子檔案統(tǒng)一格式的管理軟件
此項(xiàng)工作建議由國(guó)家檔案局牽頭，對(duì)電子檔案現(xiàn)代化的管理進(jìn)行研發(fā)，制定統(tǒng)一的格式；例如：統(tǒng)一的模塊，統(tǒng)一的文件格式，統(tǒng)一的文件類型，統(tǒng)一的字號(hào)，統(tǒng)一的顏色等向全國(guó)推廣，提高全國(guó)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化水平。
四、結(jié)束語
伴隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，辦公自動(dòng)化的廣泛實(shí)現(xiàn)，電子檔案管理的社會(huì)服務(wù)功能不斷強(qiáng)大。為了提高電子檔案管理的整體效果，針對(duì)電子檔案管理工作存在的問題，檔案部門要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)現(xiàn)代化時(shí)代的發(fā)展，盡快采取有力的措施，確保電子檔案管理工作得到有效的開展。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；管理；紙本檔案
現(xiàn)在計(jì)算機(jī)普及，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也滲透到各個(gè)領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)是從什么時(shí)候開始走進(jìn)人們生活中的？從國(guó)際的角度上看，從第三次科技革命后，計(jì)算機(jī)開始發(fā)展，但我國(guó)是在改革開放以后計(jì)算機(jī)行業(yè)才開始走進(jìn)大眾視線，在科技高速發(fā)展的今天，各行各業(yè)都進(jìn)入電子管理時(shí)代，檔案管理工作如此。而在信息時(shí)代下的紙本檔案如何管理也需要得到重視。
1 電子檔案管理是必然趨勢(shì)
傳統(tǒng)的檔案管理方式是用紙本方法進(jìn)行管理，記載檔案信息也是通過紙和筆，檔案上的資料都是人一筆一劃寫上去的，也體現(xiàn)了檔案的價(jià)值，在那個(gè)時(shí)代，沒有先進(jìn)的技術(shù)，一切都要靠人力物力來解決，紙本檔案也和當(dāng)時(shí)社會(huì)相適應(yīng)。但是，在電子信息飛速發(fā)展的今天，紙本檔案就不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏，檔案管理創(chuàng)新管理模式采用電子檔案管理方式，電子檔案管理方式和傳統(tǒng)的紙本管理方式相比，電子檔案具有優(yōu)越性。電子檔案管理方式有很多優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)也給用戶帶來了極大的方便，在紙本檔案的時(shí)代，查閱檔案信息需要大量的時(shí)間，消耗人力物力，而現(xiàn)在，查閱檔案信息一般在電腦上操作，只需要幾秒鐘的時(shí)間，電子檔案管理和紙本檔案管理相比提高了工作效率，也促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展，是人類發(fā)展歷史的變革，同時(shí)也是時(shí)代的進(jìn)步。雖有有了方便快捷的電腦檔案管理，但是傳統(tǒng)的紙本檔案管理也不能放棄，而且還要管理的更好。
2 電子檔案的管理措施
2.1 優(yōu)化電子文件管理流程
每一件事情在發(fā)展過程中都是按照順序進(jìn)行，檔案管理的相關(guān)活動(dòng)也要按照相關(guān)順序完成，電子文件的管理流程和傳統(tǒng)的手工管理文件流程不一致，不是對(duì)手工流程的模仿復(fù)制粘貼，要有電子文件的特點(diǎn)，善于利用計(jì)算機(jī)的處理系統(tǒng)，高效的處理數(shù)據(jù)文件，要積極構(gòu)建科學(xué)合理的高效管理流程。
2.2 建立文件處理系統(tǒng)
文件管理是文件處理系統(tǒng)的核心，文件處理系統(tǒng)直接決定著電子文件的技術(shù)特點(diǎn)和管理問題，而最后解決方法也要回歸于文件處理系統(tǒng)上。在完整的電子文件處理系統(tǒng)中，處于核心位置的是文件管理，文件處理對(duì)于管理電子文件起到重要的作用。嚴(yán)格來說，電子文件管理系統(tǒng)是一個(gè)制度，在這個(gè)制度下，進(jìn)行文件處理與管理工作。文件管理系統(tǒng)也是電子文件管理活動(dòng)整體的承擔(dān)者，能保證文件管理順利進(jìn)行。同時(shí)在進(jìn)行電子文件管理時(shí)要建立一套科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的管理制度。
3 電子檔案管理和紙本檔案共同發(fā)展
電子檔案符合當(dāng)今信息時(shí)代的發(fā)展，和紙本檔案相比，有著獨(dú)一無二的優(yōu)越性，但是紙本檔案也有獨(dú)特價(jià)值，并且這種價(jià)值是電子檔案無法替代的。要想了解紙本檔案的價(jià)值，首先要了解檔案的價(jià)值。檔案具有歷史價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，檔案是在社會(huì)歷史發(fā)展變化下而產(chǎn)生的，檔案通過多種的形式記錄歷史的發(fā)展，為學(xué)者研究歷史提供有效的資料；檔案也是當(dāng)代社會(huì)真實(shí)的反映，記載社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏和發(fā)展規(guī)模，記錄檔案的工具有很多，并隨著社會(huì)變化而變化，檔案是一種記錄工具，因此具有記錄屬性，同時(shí)檔案也具有原始性，記錄的原始信息是無法替代的，在信息時(shí)代下紙本檔案的作用減弱并逐漸被電子檔案取代，但是，紙本檔案的價(jià)值仍存在，紙本檔案的價(jià)值不會(huì)因?yàn)榧埍咀饔玫臏p弱而消失，具有原始價(jià)值還具有法律效力。紙本檔案的存在意義重大，我們要學(xué)會(huì)保護(hù)和管理。
4 對(duì)紙本檔案的保護(hù)和管理
從紙本檔案資料管理開始，檔案管理系統(tǒng)是一種全世界通用的系統(tǒng)，即使現(xiàn)在己經(jīng)被電腦給取代了，但是對(duì)紙本資料的管理還是需要加強(qiáng)，對(duì)它的管理和保護(hù)仍然十分重要?；旧?，傳統(tǒng)紙本檔案的管理有十三個(gè)步驟：點(diǎn)收～整理～登記～分類～立案～歸件～編目～裝訂～調(diào)卷～清點(diǎn)～防護(hù)～轉(zhuǎn)移～銷毀。不過隨著時(shí)間的推移，現(xiàn)在已經(jīng)把上面的十三個(gè)步驟縮減成六個(gè)步驟，即：收集、分類、歸檔、裝訂、調(diào)閱、銷毀。即便縮減成六個(gè)步驟，也完全可以把紙本檔案管理好，只要我們按著這六個(gè)步驟實(shí)施下去，就基本上能保證該檔案的完整性，剩下的便是物理保護(hù)。人們知道紙本檔案是由紙張、紙材料、字跡三者結(jié)合在一起的。它的壽命與內(nèi)外部諸多因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，就其內(nèi)部因素來講取決于形成檔案的材料、保存條件和工作人員的責(zé)任心，外部保存環(huán)境條件，包括借閱人員的愛護(hù)和對(duì)各種突發(fā)事件的防范措施。也就是說外部保護(hù)環(huán)境，例如檔案儲(chǔ)存的溫度、濕度、陽光等都很重要。檔案庫房的管理一定要嚴(yán)格按照檔案庫房管理的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。工作人員不能只注重庫房溫濕度，而忽略了室外溫濕度，室內(nèi)室外溫度濕度要每日對(duì)比，認(rèn)真做好記錄，最好是將每日溫濕度記錄做成趨勢(shì)圖，以便分析和掌握最適合檔案保管的溫度，從而延長(zhǎng)檔案存放壽命。另外陽光每日照射時(shí)間也要很好地把握，光線不能直射檔案紙本，否則會(huì)加速檔案老化。檔案需要陽光但不需要強(qiáng)烈的直射陽光，光線強(qiáng)烈時(shí)一定要加防護(hù)窗簾遮擋光線。庫房一定要通風(fēng)良好，通風(fēng)良好也是保證檔案不發(fā)霉退色的前提之一，紙本檔案的保護(hù)與管理重要的一條就是責(zé)任心。作為一名良好合格的檔案管理人員，高度的責(zé)任心很重要。在檔案保管過程中，如果檔案保管的外部環(huán)境良好，而缺乏責(zé)任心也是不行的，工作也不會(huì)做到位。要知道一旦這項(xiàng)工作有所閃失，損失是無法彌補(bǔ)的，后果不堪設(shè)想，因?yàn)闄n案具有原始性和唯一性。檔案工作人員要具備處置突發(fā)事故的能力，對(duì)于火災(zāi)、洪水等災(zāi)害要防患于未然；對(duì)于四防安全工作（即防火、防電、防盜、防自然災(zāi)害）要做到深入細(xì)致，把事故消滅在萌芽，一旦發(fā)現(xiàn)，也要有處理事故的能力，這才是一個(gè)合格的檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)。
結(jié)束語
綜上所述，在信息化條件下，檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立電子檔案系統(tǒng)，更加全面科學(xué)的管理檔案。在如今，電子檔案在檔案管理工作中占據(jù)重要的位置，電子檔案創(chuàng)造的價(jià)值引起人們關(guān)注，為了使檔案管理工作更好地適應(yīng)現(xiàn)代信息時(shí)代的發(fā)展要求，就要建立更有效的檔案管理信息系統(tǒng)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。但是在發(fā)展電子檔案的同時(shí)也不能忽視傳統(tǒng)的檔案管理，傳統(tǒng)的紙本檔案管理也具有社會(huì)意義，在我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的情況下，電子檔案管理和紙本檔案管理要統(tǒng)一發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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1 中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 領(lǐng)導(dǎo)班子尚未意識(shí)到檔案管理的重要性
在以往的檔案管理中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)尚未意識(shí)到學(xué)校檔案管理的重要性，還單純的認(rèn)為只要把學(xué)生的成績(jī)搞上去、把學(xué)校的教學(xué)目標(biāo)達(dá)成，這就算管理好學(xué)校了，認(rèn)為學(xué)校的檔案管理應(yīng)由檔案管理部門來負(fù)責(zé)，然，并不知學(xué)校教學(xué)部門的教學(xué)資料等重要文件不能及時(shí)入檔，造成文件的積壓或丟失，對(duì)檔案的完整性和安全性有多么大的影響。
1.2 檔案的管理方式過于傳統(tǒng)
就拿“圖書館找書這一例子來說”我們?nèi)フ視?，并不知道這本書有沒有被借走，或是圖書館是否收藏了這本書，我們只能在歸類好的書架上一層一層的找，找到最后，才發(fā)現(xiàn)，圖書館沒有這本書，或是這本書已經(jīng)被借走了。如果圖書館實(shí)現(xiàn)了信息化，我們找書時(shí)就有了針對(duì)性，我們可以檢索書名，得知有沒有被借走，得知該館有沒有收藏這本書籍，當(dāng)我們的檢索結(jié)果有我們要找的這本書籍，我們就可以根據(jù)這個(gè)索書號(hào)，去對(duì)應(yīng)的樓層，對(duì)應(yīng)的書架去尋找，這樣既節(jié)省了閱讀者的時(shí)間，又提高了圖書的利用率。僅僅這樣，仍不能算是實(shí)現(xiàn)了信息化，如果沒有建立無紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案管理方式，還是無法從根本上解決檔案管理的利用率低，檔案管理困難等問題。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文檔這一新產(chǎn)物的出現(xiàn)，無形之中加大了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，當(dāng)在不實(shí)現(xiàn)信息化的前提下。所以檔案管理的信息化需要盡快得到解決。
1.3 檔案管理人員的管理水平不夠高
學(xué)校的檔案管理部門大多是由兼職人員或是文化水平不高的叔叔阿姨來管理，缺乏具有全日制檔案管理專業(yè)畢業(yè)的高素質(zhì)人才，缺乏既具備檔案管理專業(yè)和通曉計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的綜合性人才。因此，在日常的檔案管理中需要不斷提高管理人員的管理水平，不斷完善檔案管理中的不足，要與現(xiàn)代化檔案管理接軌，不斷提高檔案管理水平。
2 中小學(xué)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的優(yōu)勢(shì)
2.1 改變檔案管理方式，提高工作效率
檔案管理進(jìn)入信息化和數(shù)字化后，改變了檔案管理人員的工作方式，使其從繁雜的管理方式中解脫出來，將以往檔案資料的收集、整理、立卷，歸檔等復(fù)雜手續(xù)逐漸改變，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化，在一定基礎(chǔ)上極大的提高了工作效率。
2.2 改變檔案管理方式，提高檔案使用壽命
檔案管理由一開始的紙質(zhì)資料逐漸轉(zhuǎn)換為電子資料，紙質(zhì)資料對(duì)保存條件有較高的要求，藏儲(chǔ)地點(diǎn)過于潮濕，過于干燥都不符合紙質(zhì)資料的藏儲(chǔ)條件，加上紙質(zhì)資料有個(gè)最大的缺點(diǎn)就是它的存儲(chǔ)壽命要遠(yuǎn)遠(yuǎn)的低于電子資料。
檔案管理存儲(chǔ)方式的轉(zhuǎn)變，并不代表數(shù)字文?n完全替代了紙質(zhì)文檔，而是，現(xiàn)在的檔案管理方式由單一的紙質(zhì)方式逐漸演變?yōu)榧堎|(zhì)和數(shù)字相結(jié)合的多形式并存的存儲(chǔ)方式。數(shù)字檔案的出現(xiàn)，使歷史久遠(yuǎn)、具有極高保存價(jià)值的資料得到了有效保護(hù)，延長(zhǎng)了檔案的使用壽命。檔案管理方式的改變不僅節(jié)省了空間，還為保護(hù)大自然做了貢獻(xiàn)?？梢姡瑱n案管理方式的多形式化有助于提高資料的使用壽命和減少環(huán)境的污染。
2.3 檔案管理方式的改變，有助于實(shí)現(xiàn)資源共享
中小學(xué)檔案信息不僅記錄了學(xué)校的發(fā)展過程，最主要的是學(xué)校檔案的信息能夠服務(wù)于學(xué)校。信息化在中小學(xué)檔案的應(yīng)用，加上網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)靈活多樣的查詢手段，使查閱者能在短時(shí)間內(nèi)從大量的文件資料中找到完整的檔案資料，能夠使查詢結(jié)果更準(zhǔn)確，查詢速度更快速，從而實(shí)現(xiàn)了資源的共享。網(wǎng)絡(luò)這么發(fā)達(dá)，學(xué)校都想通過網(wǎng)絡(luò)來更好地宣傳自己，因此，每個(gè)學(xué)校都有自己的網(wǎng)站，檔案信息通過學(xué)校的網(wǎng)站得到更好地展示，使更多的人了解學(xué)校的發(fā)展歷程，了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量等一些重要信息，使檔案資料得到更好的共享。
3 中小學(xué)檔案管理如何實(shí)現(xiàn)信息化
3.1 對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理
學(xué)校的規(guī)模大小不能決定對(duì)檔案資料的重視程度，也就是說，不管學(xué)校規(guī)模的大小，都應(yīng)該重視檔案管理。因此，有條件的學(xué)校應(yīng)選擇檔案管理專業(yè)，思想素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，有較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的人員來管理檔案，沒有條件的學(xué)校，也應(yīng)該找責(zé)任心強(qiáng)，熟悉學(xué)校工作，思想道德方面有較高素養(yǎng)的人員來負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，逐漸實(shí)現(xiàn)中小學(xué)檔案管理的專業(yè)化和科學(xué)化。
3.2 建立相應(yīng)的規(guī)章制度
檔案管理的信息化不僅是社會(huì)發(fā)展的需要，也是學(xué)校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的需要。因此，使檔案管理能夠更好地實(shí)施，應(yīng)該建立相應(yīng)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理的力度。規(guī)章制度的制定要多參考相關(guān)法規(guī)和密級(jí)要求，制定合理的規(guī)章制度。還要做好相關(guān)人員的保密工作，使其能按照規(guī)章制度來科學(xué)的管理檔案。
3.3 做好安全工作，保護(hù)數(shù)據(jù)安全
檔案管理方式的改變，對(duì)檔案的安全性有了更高的要求。由于檔案信息不能直接讀取，需要依賴軟硬件設(shè)備，這就使數(shù)據(jù)容易丟失和篡改，而且還容易受病毒的侵襲、破壞的可能性，數(shù)字檔案的保存環(huán)境要在之前紙質(zhì)環(huán)境的基礎(chǔ)上還要做好網(wǎng)絡(luò)上的安全，因此，對(duì)于檔案管理方式的改變，一定要做好數(shù)據(jù)的備份、和病毒防護(hù)等工作，才能更好地保護(hù)數(shù)據(jù)的安全。
1 明確檔案信息化
檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的指導(dǎo)之下，各個(gè)部門與機(jī)構(gòu)全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案的信息資源以及數(shù)據(jù)等進(jìn)行搜集、整理等，保證可以提升檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案管理工作體系，增強(qiáng)其發(fā)展效果。檔案信息化就是在檔案管理過程中，相關(guān)管理人員利用檔案實(shí)體保管方式，將其作為管理工作的重點(diǎn)項(xiàng)目，然后利用數(shù)字化管理技術(shù)開展相關(guān)工作，向檔案管理實(shí)體提供信息化服務(wù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性。檔案信息化建設(shè)必須要明確以下幾點(diǎn)：第一，要保證檔案信息化建設(shè)的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，第二，要保證可以利用檔案信息可以有效接收與傳遞，提升檔案信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存效率與質(zhì)量，達(dá)到管理一體化目的。第三，要保證檔案信息資源共享，提升檔案信息資源的利用效率。第四，要保證檔案管理模式的更新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式[1]。
2 檔案信息化建設(shè)問題分析
檔案信息化建設(shè)中還存在較多問題，影響著檔案信息化建設(shè)的有效性，難以提升檔案管理工作質(zhì)量。具體問題表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：
第一，檔案信息化數(shù)據(jù)異構(gòu)性問題。就是在檔案移交成為電子檔案中，各個(gè)單位與部門之間的數(shù)據(jù)庫不同，并且各個(gè)部門的數(shù)據(jù)來源于數(shù)據(jù)特征等不同，在實(shí)際情況下，會(huì)出現(xiàn)內(nèi)部結(jié)構(gòu)處理方式復(fù)雜等問題，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案信息化數(shù)據(jù)異構(gòu)性問題[2]。
第二，高度分散問題。檔案信息化建設(shè)中，各個(gè)檔案會(huì)散落在管理部門或是經(jīng)濟(jì)單位，例如：在建設(shè)局與稅務(wù)局財(cái)務(wù)報(bào)表實(shí)際移交的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)各類重復(fù)或是分散的信息數(shù)據(jù)，相關(guān)管理人員要利用大量時(shí)間篩選出有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)，這就導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效率降低。
第三，管理方式滯后。在檔案信息化建設(shè)過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理方式滯后的現(xiàn)象，難以提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，主要因?yàn)闄n案信息化建設(shè)人員還不能根據(jù)信息化建設(shè)需求對(duì)其進(jìn)行有效的管理，難以提升信息化建設(shè)工作效率與質(zhì)量。
第四，管理觀念滯后。當(dāng)前，部分檔案信息化建設(shè)與管理部門還沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)工作的重要性，難以提升檔案信息化建設(shè)與管理工作質(zhì)量，甚至還在應(yīng)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理措施，無法增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)效果[3]。
3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理措施
檔案信息化建設(shè)與管理部門必須要制定完善的管理制度，減少檔案信息化建設(shè)與管理中存在的問題。
3.1 建設(shè)專門的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)
檔案信息化建設(shè)部門需要建設(shè)專門的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)中，技術(shù)人員可以綜合利用數(shù)字化平臺(tái)，例如：建設(shè)公眾、內(nèi)部等信息服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，同時(shí)，還要統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，積極建設(shè)檔案信息化硬件與軟件基礎(chǔ)設(shè)置，提升檔案管理水平，促進(jìn)信息資源共享工作的進(jìn)步。
3.2 重視電子文件管理工作
檔案信息化建設(shè)部門必須要重視電子文件管理工作，減少其中存在的問題。首先，要重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，提升文件傳輸效率，在文件傳輸之前，要將檔案信息轉(zhuǎn)換成為電子檔案格式，提升數(shù)據(jù)的可靠性與通用性，同時(shí)，還要保證電子檔案的價(jià)值。在傳輸電子文件期間， 必須要保證網(wǎng)絡(luò)安全性，提升電子文件傳輸工作效率與質(zhì)量，同時(shí)，還要保證電子文件數(shù)據(jù)下載的真實(shí)性，將其儲(chǔ)存在光盤中[4]。
3.3 制定完善的技術(shù)處理制度
在檔案信息化技術(shù)處理過程中，相關(guān)檔案管理人員與技術(shù)人員必須要制定完善的管理制度，減少檔案技術(shù)處理工作問題，提升檔案技術(shù)處理工作效率與質(zhì)量。在電子文件技術(shù)處理中，必須要重視電子文件保存問題的解決，在長(zhǎng)時(shí)間電子文件保存中，必須要重視保存的準(zhǔn)確性與安全性，定期對(duì)其進(jìn)行復(fù)制處理，并且建立完善的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，避免出現(xiàn)電子文件保存不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。
3.4 積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理措施
檔案信息化建設(shè)部門必須要積極應(yīng)用各類現(xiàn)代化管理措施，提升資源共享管理效率與質(zhì)量。在此期間，檔案信息化管理人員必須要將傳統(tǒng)檔案管理方式轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代化的檔案管理模式，積極應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)與數(shù)據(jù)化技術(shù)，提升數(shù)據(jù)化檔案管理質(zhì)量，減少其中存在的檔案管理問題[5]。
3.5 樹立正確的服務(wù)意識(shí)
檔案信息化建設(shè)部門必須要樹立正確的服務(wù)意識(shí)，利用先進(jìn)服務(wù)觀念開展工作，提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量與效率。在檔案信息化建設(shè)部門實(shí)際服務(wù)期間，相關(guān)管理人員必須要制定完善的管理制度，要求樹立正確的服務(wù)意識(shí)，根據(jù)檔案信息化管理部門的需求，提升檔案信息化建設(shè)工作效率與質(zhì)量，減少其中存在的問題，并且采取有效措施解決問題，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作效果，進(jìn)而優(yōu)化檔案信息化管理體系。
3.6 制定完善的管理制度
檔案信息化建設(shè)與管理部門必須要制定完善的管理制度，優(yōu)化檔案信息化建設(shè)與管理體系，提升檔案信息化建設(shè)效率。首先，相關(guān)管理部門必須要重視檔案信息化管理的軟件與硬件質(zhì)量，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)效果，減少其中存在的問題。其次，檔案信息化建設(shè)與管理人員必須要制定信息資源整合體系，打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理工作作用。最后，必須要提升農(nóng)村管理工作效率，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作效果，避免出現(xiàn)病毒感染的現(xiàn)象與問題，同時(shí)，還要重視檔案信息化建設(shè)與管理工作服務(wù)質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：離退休人員；紙質(zhì)檔案；電子檔案；保護(hù)技術(shù)；聯(lián)系
計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向縱深深處的發(fā)展，辦公自動(dòng)化正在普及應(yīng)用，檔案管理也不例外。傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，如管理效率低、差錯(cuò)率高、管理成本大等特點(diǎn)，不利于檔案管理的規(guī)模化、高層次發(fā)展。辦公自動(dòng)化向檔案管理領(lǐng)域的滲透和發(fā)展，為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供了機(jī)遇，但檔案管理的信息化也面臨著不少的挑戰(zhàn)，如信息化投入成本高、信息安全難以保證。離退體人員檔案管理面臨著復(fù)雜化的情況，面臨著新情況、新問題，如何破解檔案管理難題，引導(dǎo)檔案管理合理發(fā)展，是一個(gè)值得深思的問題。
1 離退休人員檔案管理面臨的形勢(shì)和基本情況
離退體人員檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工程。由于離退體人員的檔案多是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案對(duì)檔案工作環(huán)境，如溫度、濕度、條件等要求比較高，外界環(huán)境容易對(duì)檔案的材料等產(chǎn)生影響。此外，由于紙質(zhì)檔案在保存過程中也容易發(fā)生變質(zhì)、損壞的現(xiàn)象。這些都對(duì)檔案管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入發(fā)展，檔案管理信息化進(jìn)行在不斷加強(qiáng)。信息化的檔案管理系統(tǒng)作為一種信息管理系統(tǒng)，為檔案管理的信息化、自動(dòng)化和系統(tǒng)化提供了有效的措施和手段，同時(shí)電子檔案能夠克服紙質(zhì)檔案保存過程中存在的問題和缺陷。因此，不少地區(qū)的檔案管理機(jī)構(gòu)都開展了檔案管理信息化，從而提高效率節(jié)省成本。但由于離退休人員檔案管理的特殊性，檔案信息化中面臨著不少的困難。如信息量大、信息化成本高等特點(diǎn)，但作為未來發(fā)展主流，電子檔案在檔案管理中有著廣闊的發(fā)展前景。
2 離退休人員紙質(zhì)檔案與電子檔案之間保護(hù)技術(shù)的區(qū)別
電子檔案與紙質(zhì)檔案從實(shí)質(zhì)上來看，它們之間還是有差異的。紙質(zhì)檔案實(shí)質(zhì)上是對(duì)檔案載體的保護(hù)，通過不斷的完善、優(yōu)化措施、修復(fù)等物理環(huán)境或物理實(shí)體的保護(hù)從而確保檔案信息的安全。紙質(zhì)檔案的管理并不需要特別的技術(shù)手段和措施，檔案的保護(hù)主要是對(duì)環(huán)境的控制、調(diào)整，確保檔案室的環(huán)境能夠滿足檔案實(shí)體的基本要求。在紙質(zhì)檔案的保護(hù)過程中，注重對(duì)檔案信息的完整性、安全性的保護(hù)。相對(duì)來說，紙質(zhì)檔案的管理成本比較高，人工管理費(fèi)、檔案紙質(zhì)、環(huán)境控制設(shè)備等都占用了大量的費(fèi)用。而電子檔案由于管理信息方式的不同，它主要是對(duì)計(jì)算機(jī)及軟件技術(shù)的依賴性較強(qiáng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息系統(tǒng)的功能不斷增強(qiáng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案管理的真實(shí)模擬，通過對(duì)信息系統(tǒng)的完善，功能設(shè)計(jì)增加、界面設(shè)計(jì)的優(yōu)化等從而促進(jìn)檔案管理的技術(shù)水平的提升。與紙質(zhì)檔案最大的不同在于對(duì)技術(shù)的依賴較強(qiáng)，在投入成本方面，雖然一次性投入成本大，如信息系統(tǒng)的購(gòu)買、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的購(gòu)置等這些都需要較大的投入，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的革新和進(jìn)步，信息化的成本在不斷降低，信息系統(tǒng)的功能也在不斷完善，信息安全措施也在不斷提升，這些都為電子檔案的發(fā)展提供了巨大的機(jī)會(huì)。此外，電子檔案管理節(jié)省了大量的人工成本，有利于檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
3 離退休人員紙質(zhì)檔案與電子檔案之間保護(hù)技術(shù)的聯(lián)系
紙質(zhì)檔案與電子檔案是檔案管理中的主要形式，也是未來檔案發(fā)展的兩種主流趨勢(shì)。從檔案管理的原則、方法和技術(shù)情況來看，紙質(zhì)檔案與電子檔案有著顯著的關(guān)聯(lián)性。它們的目的是一樣的，都是確保檔案的完整和安全。紙質(zhì)檔案能夠克服電子檔案在管理中存在的信息脆弱現(xiàn)象，也能夠保證檔案信息的安全；而電子檔案由于信息的高效性、便捷性、方便性等特點(diǎn)，電子檔案能夠?yàn)榧堎|(zhì)檔案的管理提供支持和借鑒，紙質(zhì)檔案管理方式和手段的創(chuàng)新，有助于為電子檔案的管理和開展提供支持，電子檔案是紙質(zhì)檔案管理的模擬和再現(xiàn)。紙質(zhì)檔案管理方式的創(chuàng)新有助于電子檔案管理的優(yōu)化和發(fā)展。從歷史進(jìn)程來看，紙質(zhì)檔案的管理具有悠久的歷史，在管理經(jīng)驗(yàn)、管理方式、管理措施等方面具有很強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，并形成了一整套完整的管理體系，技術(shù)措施等都比較成熟。而電子檔案管理技術(shù)在一定程度上必須依賴和借鑒紙質(zhì)檔案的管理措施和技術(shù)。紙質(zhì)檔案能夠彌補(bǔ)電子檔案在管理中存在的不足，提升檔案管理的效率和水平，為檔案的科學(xué)化和合理化提供了幫助。紙質(zhì)檔案與電子檔案間的關(guān)聯(lián)性將會(huì)改進(jìn)檔案管理的模式，為檔案信息的權(quán)威性、真實(shí)性、安全性提供巨大的支持和幫助。所以，電子檔案與紙質(zhì)檔案是相互聯(lián)系的，不存在一種方式對(duì)另一種方式的替代。正是電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的相互作用、相互依存，才能夠有效保證離退休人員檔案的安全性和客觀真實(shí)性。
4 結(jié)束語
總之，離退體人員紙質(zhì)檔案與電子檔案保護(hù)技術(shù)是相互聯(lián)系，相互作用的。本文在對(duì)檔案保護(hù)技術(shù)的兩種形式的分析中，認(rèn)識(shí)到檔案管理一個(gè)復(fù)雜的過程，紙質(zhì)檔案與電子檔案的并存將會(huì)對(duì)完善檔案管理，優(yōu)化檔案管理措施和手段提供支持和幫助。同時(shí)，紙質(zhì)檔案與電子檔案是有區(qū)別的，紙質(zhì)檔案是電子檔案管理中的良好補(bǔ)充。而電子檔案的存在和發(fā)展，也大大提高了檔案管理和檢索的效率和水平。因此，合理調(diào)整和平衡電子檔案與紙質(zhì)檔案的比例，加大離退體人員檔案管理力度，促進(jìn)檔案管理水平的提升。
參考文獻(xiàn)
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一、援外醫(yī)療工作檔案管理的現(xiàn)狀及問題
從1968年吉林省向索馬里派出第一批援外醫(yī)療隊(duì)開始到現(xiàn)在，吉林省共派出570余人次的援外醫(yī)療隊(duì)員。48年來吉林省的援外醫(yī)療在國(guó)際上做出了較多的醫(yī)療援助，為國(guó)際衛(wèi)生組織和促進(jìn)國(guó)際間友誼做出了貢獻(xiàn)。在長(zhǎng)達(dá)48年的時(shí)間里，吉林省援外醫(yī)療隊(duì)所存的相關(guān)檔案卻少之又少，原因有以下幾個(gè)方面。
1.檔案管理不善。
目前援外醫(yī)療工作檔案的規(guī)章制度尚未完善，吉林省的援外檔案管理依然采用傳統(tǒng)的人工操作的方法，在管理過程中，沒有明確的責(zé)任分工，一般是誰經(jīng)手誰保管，相關(guān)檔案沒有專人負(fù)責(zé)。同時(shí)，收集的檔案全部堆放在一起，并未按照不同的內(nèi)容來進(jìn)行分類，甚至一些文件材料還都分散在個(gè)人手中。
2.檔案管理方式過于傳統(tǒng)。
目前援外醫(yī)療的檔案管理方式還是傳統(tǒng)的人工整理，沒有使用專門的軟、硬件設(shè)施，具有專門電子化設(shè)備的單位更是少之又少，傳統(tǒng)落后的援外醫(yī)療工作檔案管理，降低了我省援外醫(yī)療工作的整體水平，也影響了援外醫(yī)療工作檔案的功能和作用。如2013年全國(guó)召開援外醫(yī)療隊(duì)派遣50周年紀(jì)念會(huì)時(shí)，我省很多醫(yī)療檔案是通過發(fā)通知，由地方相關(guān)部門進(jìn)行收集后上報(bào)的。
3.檔案未被充分利用。
檔案管理人員認(rèn)為檔案被收集整理后就完成了事，這些檔案就可以安靜地存放在那里。許多援外醫(yī)療的信息資源被人遺忘，如通過編研的方式對(duì)這些檔案進(jìn)行整理并宣傳，才能真正發(fā)揮檔案的價(jià)值。
4.歸檔意識(shí)不強(qiáng)。
醫(yī)療人員對(duì)于檔案歸檔的意識(shí)較為薄弱，是造成醫(yī)療工作檔案管理問題的重要原因之一。醫(yī)療隊(duì)員認(rèn)為檔案管理僅是檔案部門的事，和自身并無直接的關(guān)系，只要做好分內(nèi)的工作就可以。因此援外工作人員并未對(duì)援外醫(yī)療檔案工作進(jìn)行考慮，只是馬虎歸檔、應(yīng)付了事。在這樣的狀況下檔案管理一定是混亂的，工作人員出現(xiàn)職位的變動(dòng)，檔案往往會(huì)被丟失，給檔案造成不應(yīng)有的損失。
二、援外醫(yī)療工作檔案管理的對(duì)策
1.建立完善的檔案管理制度。
援外醫(yī)療工作檔案的內(nèi)容較多，醫(yī)療隊(duì)員的選審、培訓(xùn)、派遣和赴外工作，對(duì)于我省今后的援外醫(yī)療工作都具有十分重要的意義，所以我們要針對(duì)援外醫(yī)療工作檔案建立完善的規(guī)章制度，用科學(xué)的管理原則對(duì)醫(yī)療工作檔案進(jìn)行管理。對(duì)每一批隊(duì)員都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，并由專門的負(fù)責(zé)人管理相應(yīng)的檔案，這樣即使工作有變動(dòng)，也不會(huì)影響到檔案管理。
2.建立數(shù)字化檔案管理方式。
在檔案的數(shù)字化管理上應(yīng)加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案資料的科學(xué)化管理。目前，我們數(shù)字化檔案管理依然處于起步階段，對(duì)于檔案的數(shù)據(jù)檢索僅有內(nèi)部的工作人員才能使用，無法將這些檔案的信息資源實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享，這影響了檔案的利用效果。因此要想實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理，就必須在檔案管理的軟、硬件設(shè)備上加大投入，實(shí)現(xiàn)我省援外醫(yī)療的數(shù)字化檔案管理方式。
3.加強(qiáng)檔案資源的利用和開發(fā)。
為了更好地提高我省的援外醫(yī)療工作檔案的管理水平，我們要借助我國(guó)衛(wèi)生部援外醫(yī)療的信息管理系統(tǒng)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。在完成數(shù)字化檔案管理以后，對(duì)于有價(jià)值的資料可以整理成電子文件，采用電子檔案的方式進(jìn)行收集，讓援外醫(yī)療檔案信息資源能夠被最大限度利用，真正發(fā)揮檔案資源的價(jià)值和作用。我們要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，就必須要建立強(qiáng)大功能并擁有豐富檔案資源的數(shù)據(jù)中心，并搭建好網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和構(gòu)建系統(tǒng)支持，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，按照既定的標(biāo)準(zhǔn)納入電子檔案庫，以備隨時(shí)查閱。
4.提升工作人員對(duì)援外醫(yī)療工作檔案管理的重視。
高校檔案管理部門必須要重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，保證可以提升電子檔案管理工作效率與質(zhì)量，逐步解決電子檔案管理中存在的各類問題，少其中存在的各類問題，逐漸提升其發(fā)展效率，增強(qiáng)高校檔案管理工作效果。
1 高校電子檔案分析
當(dāng)今時(shí)代，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，在信息化、現(xiàn)代化建設(shè)步伐加快的今天，辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)已應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高?；疽哑占斑\(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，電子文件的產(chǎn)生已然是高校政務(wù)信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何應(yīng)用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們?cè)趯?shí)踐工作中不斷研究、探索和總結(jié)，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關(guān)規(guī)范對(duì)憑證信息或是高校歷史背景等進(jìn)行把偶才能，利用電子形式對(duì)其進(jìn)行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實(shí)際儲(chǔ)存的額過程中，可以完全代替紙質(zhì)的檔案，并且與電子檔案共存。
2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析
目前，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質(zhì)量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：
第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對(duì)大量電子文件進(jìn)行鑒定，只保留有價(jià)值的文件進(jìn)行保存，在實(shí)際工作期間，會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間和精力；二是因缺乏相應(yīng)的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等設(shè)備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統(tǒng)的物理存儲(chǔ)方式，保管方式落后，整理強(qiáng)度大，不利于檢索利用。
第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國(guó)高校檔案管理人員開展相關(guān)工作，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)電子檔案管理信息化程度低的現(xiàn)象，無法利用高效便捷的方式開展相關(guān)工作，導(dǎo)致電子檔案信息數(shù)據(jù)利用效率降低[1]。
第三，電子檔案標(biāo)準(zhǔn)程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，不能積極應(yīng)用各類方式提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度，難以增強(qiáng)高校電子檔案管理效果，甚至?xí)霈F(xiàn)一些難以解決的問題。同時(shí)，在高校電子檔案管理期間，相關(guān)工作人員不重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，無法提升其工作效率與質(zhì)量。
第四，電子檔案遠(yuǎn)程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學(xué)生的入學(xué)量較大，并且信息量較多，在實(shí)際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業(yè)與入學(xué)等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠(yuǎn)距離傳輸?shù)姆绞教嵘涔ぷ餍?，然而，在遠(yuǎn)程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動(dòng)率逐漸提升，導(dǎo)致出現(xiàn)安全問題。
3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用措施
在高校?子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強(qiáng)其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)與檢查，無論是硬件設(shè)施還是軟件設(shè)備，都需要建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，保證可以增強(qiáng)其安全性。同時(shí)，還要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全管理人才隊(duì)伍，使其可以更好的對(duì)電子檔案安全性進(jìn)行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設(shè)工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識(shí)。
3.2 樹立正確的管理觀念
高校檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養(yǎng)，要有創(chuàng)新的觀念、改革的精神、發(fā)展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進(jìn)管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現(xiàn)代信息技術(shù)建立電子檔案庫，利用網(wǎng)絡(luò)管理等方式和途徑，為電子檔案管理現(xiàn)代化鋪平道路。，逐漸提升其發(fā)展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術(shù)，保證可以提升電子檔案技術(shù)的應(yīng)用效率，增強(qiáng)其發(fā)展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設(shè)工作，階段性的開展安全培訓(xùn)工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識(shí)，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期的管理目的。
3.3 創(chuàng)新電子檔案服務(wù)手段
首先，通過各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握電子檔案管理技術(shù)，進(jìn)一步提升電子檔案的應(yīng)用效率。其次，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要?jiǎng)?chuàng)新電子檔案服務(wù)手段，保證可以提升其工作效率與質(zhì)量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對(duì)于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應(yīng)用質(zhì)量，構(gòu)建媒體與信息整合的服務(wù)體系，進(jìn)而提升其工作效率與工作質(zhì)量[3]。
3.4 加大電子檔案的投入力度
高校電子檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進(jìn)的檔案管理軟件與硬件設(shè)施。硬件方面要配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備；軟件方面要配備先進(jìn)的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺(tái)，切實(shí)滿足電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的多元化發(fā)展，有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。
高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案技術(shù)的過程中，必須要加大投入力度，逐漸提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。在此期間，高校檔案管理人員必須要制定完善的電子檔案投入制度，逐漸創(chuàng)新其管理方式，進(jìn)而提升高校檔案管理工作效率與質(zhì)量，加大資金的投入力度，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
1.1電子檔案管理權(quán)限問題
電子文件都保存在電子設(shè)備中,很容易被刪改,而且修改后很難發(fā)現(xiàn)修改留下的痕跡,一切操作都在計(jì)算機(jī)中完成,且形成的文件材料上無法進(jìn)行實(shí)際的簽字確認(rèn),這樣就使得擬稿者無法留下自己的筆跡,企業(yè)的負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料簽發(fā),影響電子檔案的有效性,同樣影響了它的真實(shí)性,如果在當(dāng)事人不知情的情況下進(jìn)行操作也是很難有所發(fā)現(xiàn)的。
1.2電子檔案管理的安全性問題
現(xiàn)代科技發(fā)達(dá),各種病毒橫行于網(wǎng)絡(luò),如果稍微不注意就會(huì)使得電腦中毒,由于電子檔案都保存在電子存儲(chǔ)設(shè)備中,傳輸便捷,在信息化的今天,可能瞬間就造成檔案資料的在網(wǎng)絡(luò)上的大量傳輸,如果沾染相關(guān)的病毒將造成不可估量的后果,如果電子檔案端麗不善或者安全管理重視程度不足,就會(huì)造成材料的改動(dòng)或丟失,給國(guó)家和個(gè)人造成很大的影響。
1.3電子檔案掛歷標(biāo)誰統(tǒng)一問題
由于電子檔案管理進(jìn)行時(shí)間不久,沒有成熟的相關(guān)法規(guī)章程,而且文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜,采用標(biāo)誰的不統(tǒng)一,這就造成管理方法的混亂,但我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)的標(biāo)誰化工作還剛剛起步,各種存貯信息、記錄介質(zhì)、軟件和編碼方式的標(biāo)誰各異,各廠家的產(chǎn)品也很難做到兼容,互控性差。這就使得電子檔案管理工作的相互兼容性很差,沒有充分利用電子檔案的方便快捷,無法做到實(shí)現(xiàn)信息資源共享,檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件,勢(shì)必會(huì)影響到互相之間的利用以及全國(guó)的聯(lián)網(wǎng)。
1.4電子檔案管理人員管理出現(xiàn)的問題
新時(shí)代的電子檔案管理的方式也發(fā)生了很大的變化。很多現(xiàn)代電子檔案管理人員仍然以過去的相關(guān)管理辦法去操作著新時(shí)期的電子檔案管理,對(duì)于相關(guān)的章程不熟悉,特別是電子設(shè)備的操作達(dá)不到相關(guān)要求,不懂得電子資料的存盤、刻錄復(fù)制以及傳輸?shù)扔?jì)算機(jī)技術(shù),綜合能力要求達(dá)不到。電子檔案的管理方法混亂,沒有明確的規(guī)章制度,工作人員無章可循,缺少責(zé)任制度,使得工作達(dá)不到要求
2相應(yīng)的解決措施
2.1建立健全法規(guī)體系,完善相關(guān)的制度
目前我國(guó)的電子檔案管理規(guī)范陳舊,沒有相應(yīng)的更新,造成電子檔案管理大都沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理的模式,因此,我國(guó)要想檔案管理能夠穩(wěn)定的發(fā)展下去,那么就必須建立我們自己的規(guī)章制度,建立健全相關(guān)的法律法規(guī),通過相關(guān)法規(guī)和管理制度,對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性,保證其安全具有重要的意義。使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。
2.2培養(yǎng)緊缺人才,適應(yīng)時(shí)展需求
由于電子檔案相對(duì)傳統(tǒng)檔案的掛歷方式的重大變化,電子檔案的管理工作也出現(xiàn)的巨大的變化。這就要求我們的管理人員能夠繼續(xù)學(xué)習(xí)新的技術(shù)知識(shí),如果仍然用管理傳統(tǒng)的相關(guān)方法去管理電子檔案,那么電子檔案的管理會(huì)出現(xiàn)巨大漏洞,造成無法挽回的損失,檔案人員除了傳統(tǒng)的檔案學(xué)知識(shí)外,必須掌握電子檔案的相關(guān)存儲(chǔ),傳輸?shù)募夹g(shù),特別是安全性能方面的知識(shí)。并建立現(xiàn)代化管理意識(shí)。
2.3加強(qiáng)電子檔案硬件系統(tǒng)的管理
在選擇相關(guān)的硬件設(shè)備時(shí),要選擇質(zhì)量可靠,性能穩(wěn)定,特別是對(duì)電子檔案的安全性能的要求不能放松,安全才是檔案管理的重中之重,不能隨意選擇某些設(shè)備隨意應(yīng)付了事,同時(shí)應(yīng)該安裝相關(guān)的殺毒軟件,提升防病毒等級(jí),對(duì)檔案管理不能放松相關(guān)的保護(hù)措施。對(duì)于引進(jìn)的硬件設(shè)施要進(jìn)行維護(hù),不能將買回的設(shè)備隨意丟棄不管,要做到經(jīng)常維護(hù),將硬件設(shè)施的保修也作為日常工作的一項(xiàng),達(dá)到滿足電子檔案長(zhǎng)期保存的相關(guān)需要。
3結(jié)束語
一、傳統(tǒng)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理方式存在的缺陷
由于我國(guó)歷史和現(xiàn)實(shí)的多種原因及檔案材料的特殊性，檔案工作形成了封閉型、半封閉型的管理模式。管理意識(shí)、設(shè)備和技術(shù)方法比較落后，基本處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作狀況，檔案管理和利用水平低。醫(yī)院檔案資料的收集、整理、立卷、裝訂都靠手工操作，不僅程序繁瑣，手工勞動(dòng)量又大。在建立檔案檢索工具上，費(fèi)時(shí)費(fèi)力進(jìn)行人工編制，查詢利用檔案資料時(shí)要靠對(duì)檔案材料、索引目錄的熟悉程度人工翻閱檢索，不僅浪費(fèi)大量的時(shí)間，還可能漏查或者信息不全、不及時(shí)，效率低下，不利于檔案信息的整理、編研、利用。解決上述問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識(shí)，改革管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，從手工勞動(dòng)中解脫出來，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。
二、加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的對(duì)策
1.強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識(shí)
由于長(zhǎng)期以來醫(yī)療工作人員對(duì)檔案的管理重視度并不高，認(rèn)為檔案管理就是抄寫、保管等簡(jiǎn)單的單一性工作，不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，只要保證檔案不丟失、不泄密、不缺少就算是做好本職工作了。
但這種檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)了。隨著醫(yī)療改革的深入，醫(yī)院各項(xiàng)工作的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式阻礙了檔案工作的發(fā)展，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，以滿足醫(yī)院檔案信息的利用需求，建立一個(gè)高效、科學(xué)、完整的檔案管理體系，是醫(yī)院檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。顯而易見，要改進(jìn)，就要從領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度做起，有了領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案工作人員就有了信心與動(dòng)力。其重點(diǎn)在于領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息來源，是醫(yī)院管理水平提高的體現(xiàn)。只有在領(lǐng)導(dǎo)的重視之下，才會(huì)促使工作人員積極改進(jìn)檔案管理方式。由此可見，領(lǐng)導(dǎo)層的重視對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的開展起著決定性的作用。
2.提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。首先，檔案行政部門要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案工作的指導(dǎo)。檔案行政管理部門要悉心研究醫(yī)院檔案工作新情況、新問題，及時(shí)對(duì)醫(yī)院檔案工作進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，使檔案工作能夠適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展需要。其次，要加強(qiáng)對(duì)各部門的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。中心檔案室專職檔案員要及時(shí)把檔案工作的有關(guān)精神、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)傳達(dá)給各兼職檔案員，使各部門形成的檔案能符合中心檔案室的要求，并與中心檔案室的檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，便于日后各部門檔案的移交，以及移交后的檔案利用和借閱工作順利開展。再次，加強(qiáng)檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取走出去、請(qǐng)進(jìn)來的辦法，不斷提高業(yè)務(wù)知識(shí)和工作能力。
3.改革醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理方式
健全檔案管理制度，根據(jù)各類材料的內(nèi)容進(jìn)行歸檔，可羅列索引，盡量明確信息，把所收集的材料所屬人姓名、出生日期、所屬科室、歸檔時(shí)間、歸檔時(shí)職稱，按照檔案法的規(guī)定進(jìn)行整理。對(duì)各科室醫(yī)療工作人員的信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，并分卷、冊(cè)、年代，按照順序依次排放。
4.建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
因?yàn)槭止す芾淼男实汀⒄`差大，為保管和日后調(diào)閱帶來諸多不便，甚至許多有價(jià)值的資料因保管不善缺失，成為不可彌補(bǔ)的損失。所以，要做到保證檔案的完整、安全和檔案管理的高效，沒有嚴(yán)密的檔案管理體系，沒有一個(gè)健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是根本不行的?，F(xiàn)在，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，用專業(yè)的檔案管理軟件，對(duì)檔（下轉(zhuǎn)第55頁）（上接第53頁）案的檢索、匯編進(jìn)行管理，方便查找，且效率高，檢索全面。在人員方面，可以按部門職責(zé)的不同，進(jìn)行分門別類的管理。并可在各科室抽選一名細(xì)心、耐心、有責(zé)任心的人員協(xié)理，使全部門的檔案可以有序統(tǒng)一，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)日臻完善。
（五）建立新型電子化檔案