時間：2023-08-04 17:19:24
導(dǎo)語：在檔案整理經(jīng)驗的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、研究生論文檔案收集途徑的探討
研究生論文具有分散性，個體性的特點，比如我校，在研究生畢業(yè)離校之前，論文檔案尚分散在600多名研究生的手中。那么，我們?nèi)绾蝸磉M行有效的保質(zhì)保量的收集呢？在研究生畢業(yè)離校之前，我們把論文的歸檔工作作為他們離校手續(xù)中必辦的一項內(nèi)容。如果他們的論文沒有歸檔，那么他們不能最后辦完離校手續(xù)，也就不能離校。
然后，具體該由準來進行收集呢？筆者最近走訪了幾所高校，一般由系里的兼職檔案員負責(zé)收集。兼職檔案員由研究生秘書或?qū)W科秘書，科研秘書，圖書資料員等來擔(dān)任，筆者認為由研究生秘書擔(dān)任的最佳。因為研究生秘書能和研究生取得直接聯(lián)系，有關(guān)論文歸檔的內(nèi)容和要求可以提早通知他們。在實際工作中，往往會遇到這樣的情況，研究生拿了材料來歸檔，這時，如果論文不符合要求，他們會說事先不知如何要求，而現(xiàn)在他們馬上要畢業(yè)離校了，這不僅給收集工作帶來困難，也給即將離校的研究生造成不便。如果由研究生秘書擔(dān)任兼職檔案員來收集論文，一些歸檔需要的表格和具體要求說明提早交給研究生秘書，由各系研究生秘書發(fā)到研究生手里，也就可以對歸檔中的一些不合格品打一劑預(yù)防針。而由其它人員擔(dān)任，沒有研究生秘書所具有的優(yōu)勢。
研究生論文檔案的歸檔工作，也是研究生管理工作中的一部份。復(fù)旦大學(xué)實行了部門立卷制度，即由研究生院統(tǒng)一歸口、立卷，然后移交學(xué)校檔案館，檔案館對他們作具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。這一途徑既符合部門立卷制度，又宜于做好研究生論文的歸檔工作。一方面，研究生院論文材料的內(nèi)容最為熟悉，他們最了解檔案的完整與否及內(nèi)容之間的相互聯(lián)系。另一方面，有利于檔案人員集中精力和時間，開發(fā)檔案資源，主動提供利用，同時，也可以更好地進行監(jiān)督和指導(dǎo)。如果不經(jīng)研究生院而直接歸到檔案館，首先，這不符合部門立卷制度；其次，研究生秘書不屬于檔案人員系列，檔案館對研究生秘書工作不能施加任何影響。因此，由研究生院統(tǒng)一歸口，有利于保證論文的質(zhì)量。
二、研究生論文整理中組卷方式的探討
縱觀幾所院校，無外乎兩種組卷方式：一是按人頭組卷，即把一個研究生的所有材料都集中在一起，包括論文和評閱材料。另一種是論文和評閱材料分開組卷，論文以人組卷，而評閱材料按系或?qū)I(yè)集中組卷。按人頭組卷，一個人的材料比較集中和清楚，然而，筆者以為還是論文和評閱材料分開組卷為宜。首先，從利用的角度看，一般來講，很少出現(xiàn)論文和評閱材料同時使用的情況，而對評閱材料利用較多的是各系在搞研究生教學(xué)質(zhì)量評估或單個碩士點，博士點申報、評估的時候，即大量利用時，多以系或?qū)I(yè)的單位。因此，評閱材料以系或?qū)I(yè)為單位集中保管，有利于迅速地査借利用。其次，按人頭組卷，由于論文材料直接來源于研究生，而評閱材料往往以系為單位集中，要把一個人的所有材料都集中在一起。這樣，組卷工作就比較麻煩，這于實際工作并無必要。
三、研究生論文如何實行計算機管理：
研究生論文經(jīng)研究生院部門立卷之后，移交到檔案館，然后，我們對它進行全面的計算機管理工作。計算機管理功能如下：輸入功能：我們設(shè)了與論文有關(guān)的以下字段，如分類號、排架號、排架流水號、密級、論文題名、系別、論文作者、導(dǎo)師、備注等。這些字段大致反映了論文檔案所要標識的所有內(nèi)容。
統(tǒng)計功能：根據(jù)需要可以設(shè)多種統(tǒng)計功能，如“按系統(tǒng)計”、“按導(dǎo)師統(tǒng)計”等等。
修改功能：包括修改和刪除。
查借利用功能：結(jié)合輸入的字段，運用“與、或、非”的邏輯關(guān)系，可以提供多種檢索途徑。
打印功能：分類簿冊，總簿冊及各種統(tǒng)計報表等均可打印出來。
論文實行了計算機管理之后，直接輸入計算機，并在計算機上迅速地進行統(tǒng)計，修改、查找和打印各類簿冊。這樣，不僅大大減輕了手工勞動，而且為進一步開發(fā)檔案資源打好了基礎(chǔ)。
四、小結(jié)
[關(guān)鍵詞] 水土保持;世行項目;檔案管理
[abstract] according to the bank's request, feasibility study stage from began to work, a comprehensive collection archive, timely tidy up, do file can complete reflect the whole process of the project implementation, with clear, simple to the project of access path, for the next world bank and domestic water conservation project provides detailed data and text information.
[keywords] water and soil conservation; bank projects; File management
中圖分類號：S157 文獻標識碼：A文章編號：
工程檔案是工程項目的重要組成部分,在工程建設(shè)過程中,發(fā)揮重要的作用。盤縣于2006年第一次實施水土保持世行貸款項目，在檔案管理工作中，積極探尋與國內(nèi)項目的不同之處，學(xué)習(xí)世行項目的相關(guān)要求，總結(jié)工作經(jīng)驗，理清工作思路，端正工作態(tài)度，扎實做好檔案管理工作，通過驗收，主要做法為：
1 端正思想，正確認識檔案工作的目的及作用
檔案是體現(xiàn)和反映單位工作生產(chǎn)活動的真實面貌、主要職能活動，便于今后的利用和為國家積累寶貴的檔案資料。它是單位工作查考的依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，同時又是歷史的真憑實證。它主要作用是：第一，反映歷史真實面貌、反映一項工作的全過程、反映同一年度所做的各項工作、反映一項工程的全貌；第二，便于今后工作的利用；第三便于今后工作的總結(jié)與計劃、經(jīng)驗的總結(jié)。
盤縣水土保持辦公室在世行項目各項工作中，嚴格要求檔案工作人員要正確理解和認識檔案工作的重要性，第一時間作好資料收集、登記與初步歸類工作，用端正、認真的工作態(tài)度對待，杜絕文件資料收到后隨處一放，需用時又花大量的時間和精力去找的現(xiàn)象發(fā)生。
2 認真總結(jié)過去的工作經(jīng)驗
2004年，盤縣水土保持辦公室根據(jù)《檔案法》、《檔案文件整理指南》、《長江流域水土保持技術(shù)手冊》中的（檔案管理部分）等書籍中的相關(guān)規(guī)定、要求，制定了盤縣水土保持辦公室的《技術(shù)檔案管理辦法》，并以此辦法對水土保持辦公室從1992年開始至今已實施的工程的檔案資料重新進行整理、分類和歸檔。在這些整理工作中，檔案人員學(xué)到和積累了一定的相關(guān)知識和整理經(jīng)驗，具備了一定的對檔案資料收集、整理的辨別能力和工作基本要求，養(yǎng)成了良好的工作習(xí)慣，為水土保持世行的檔案管理工作打下了基礎(chǔ)。同時，在盤縣水土保持世行項目實施前，檔案工作人員先學(xué)習(xí)項目的相關(guān)資料，了解項目的工作目的、計劃達到的成效、實施的主要過程、檔案工作涉及內(nèi)容等后，認真總結(jié)原有工作經(jīng)驗，制定世行項目檔案管理工作初步方案，逐步開展工作。
3 水土保持世行項目檔案工作的具體做法
縣水保辦在實施世行項目后，檔案人員就感覺世行項目與國內(nèi)項目有很大的不同，世行項目工作要求高、工作內(nèi)容多、劃分細、涉及面廣，對檔案管理工作要求更高，檔案人員及時調(diào)整原有習(xí)慣的工作思路，按世行的要求結(jié)合工作實際開展工作。
3.1充分做好資料的收集工作
從項目一開始，就對項目各個部分形成的資料進行收集和整理，收集過程中，主要以總體項目與各條小流域分別進行，總體項目按總體項目資料進行收集，主要包括涉及整個項目的資料，反映項目的總體如規(guī)劃，批復(fù)、評估文件、項目執(zhí)行手冊、投資、完成等內(nèi)容。各條小流域按實施的各條小流域進行，主要包括涉及單條小流域的資料，如設(shè)計、實施、合同、報賬、驗收等內(nèi)容。
總體項目與各條小流域的資料收集與整理中，按以下主要類別進行分類保存，目的為在使用中能及時準確的提供出來，具體為：規(guī)劃階段資料、可研階段資料、設(shè)計階段資料、項目培訓(xùn)資料、項目管理資料、實施階段資料、年度竣工驗收資料、項目總體竣工驗收文件、其它綜合類等。
3.2文件資料歸檔范圍的確定
在所收集資料的基礎(chǔ)上，初步進行鑒定和篩選，能反映和體現(xiàn)項目主要工作內(nèi)容及過程的留下，一些意義不大、沒有價值的、多余的則不保留。
3.3檔案整理、歸類
在上述收集的初步歸類類別的總體項目與各條小流域的資料中，再各類別中進行如下細化整理工作：
1、按項目自然發(fā)生的順序進行細化整理，即在類別的基礎(chǔ)上，按時間順序進行整理。
2、在整理結(jié)束后，對總體項目進行單獨整理、編號、成冊；對各條小流域分別獨立進行整理、編號、成冊。這樣，從檔案中就清晰的把總體項目與各條小流域情況各自分開，在查閱資料時，通過查閱內(nèi)容所涉范圍就能及時分清查到。
3、整理時間規(guī)定為：
（1）每一年結(jié)合年度驗收進行一次初步整理工作；
（2）在各條小流域?qū)嵤┙Y(jié)束后進行初步整理工作；
（3）在整個項目結(jié)束后進行總項目及各條小流域的最終整理工作。
4、保管期限的確定：確定項目主要資料保管期限為長期。對相關(guān)資料根據(jù)內(nèi)容分別進行確定為長期（15年以上）、中期（5-15年）、短期（3-5年）。
5、對初步確定歸檔檔案后的資料再次進行鑒定，主要做到：
（1）要盡可能的以原件為主；
（2）要求文件完整、不破、不重、不漏。對于對文字資料是由如藍色鋼筆、鉛筆、原珠筆形成的，是非激光傳真件等易退色的資料形成的，就要進行復(fù)印后與原件裝訂一起的整理方式，保證今后提供出的文字數(shù)據(jù)清楚，因為，時間長了，上述形成的文件，文字會退色、模糊，查閱的數(shù)據(jù)就會不確定，不準確，這樣，查到的文件資料時，有原件，有復(fù)印件，查閱人對其數(shù)據(jù)、文字等不會產(chǎn)生疑惑，這樣就才能現(xiàn)檔案資料的準確性，可靠性。
6、分類編號工作主要做到：
（1）對分類后的各獨立文件按所排的順序進行編號。
（2）對各獨立文件要重新進行編頁，保證文件資料的完整性。如一份文件（共2頁）中有附件（共3頁），就要對文件進行重新編頁，從1頁編至5頁，在今后的查閱中，文件是否完整從頁碼可判斷，減少出現(xiàn)有文件無附件現(xiàn)象。
（3）準確、完整填寫好文件名及文件時間，便于在查閱中，從目錄就可查閱，不必一定要打開文件查看方知是否需要，減少查閱工作量和時間。
（4）按分類及編號裝盒，完成相關(guān)文字說明，按盒號順序存入檔案柜。
7、對清理出的不保留的文件，不得隨意處理，要用碎紙機進行粉碎銷毀或進行點火燃燒銷毀處理。
8、各類音像資料、圖片資料的歸類整理后，單獨成一盒歸入。
4 管理和使用
4.1管理
整理、歸檔好后，要進行規(guī)范的管理，如果不加強管理，則花了很大精力整理好的的檔案，會輕易的打亂，造成工作、時間、人力、精力的浪費。管理工作主要做到：
1、對各個工作環(huán)節(jié)的第一技術(shù)資料妥善保存，及時歸檔。
2、每個項目、每項設(shè)計任務(wù)，在完成或告一段落時，必需將所形成的文件材料作系統(tǒng)的加工管理，為以后項目提供利用。
3、保管必須有專門的檔案柜，做到防火、防盜、防水、防蟲、防塵等，防止檔案受損。
4.2使用
1、建立健全借閱制度，借閱檔案時，要根據(jù)檔案的重要程度履行不同的批準手續(xù)。如水利局其他股室借用資料，要由水保辦主任同意方可；如外單位借用資料，需有局分管領(lǐng)導(dǎo)書面同意，借物人持有所借單位出具的證明，并說明歸還時間等，方可借出。
2、孤本不得外借。
3、做好保密工作，防止不利于單位及國家的事件發(fā)生。
5 工作中的幾點體會
1、領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，是做好檔案管理工作的首要條件。
工作中，領(lǐng)導(dǎo)要求每位同志包括自己及時將手中的資料交檔案管理人員，如會議資料、培訓(xùn)資料等，保證資料收集的全面性、完整性、及時性。
2、檔案人員要有高度的責(zé)任心。
檔案管理工作，是一項繁瑣的工作，看似只是一項簡單的、整理資料的工作，但實際工作起來，卻是千頭萬緒，工作量是非常大的，要求檔案工作人員要有高度的責(zé)任心，要用仔細、踏實、敬業(yè)的工作態(tài)度做好工作。
3、檔案人員應(yīng)熟悉項目工作的整個過程。
摘 要 學(xué)校體育檔案是學(xué)校體育工作情況的綜合反映，也是搞好學(xué)校體育工作管理的重要組成部分。要把歷年來開展的所有資料全面系統(tǒng)地劃類歸檔，建立的體育檔案。學(xué)校為了對體育教學(xué)工作更好地進行總結(jié)和指導(dǎo)，就要運用體育檔案，因此必須對學(xué)校體育資料進行分類、收集、整理和編輯，建立較規(guī)范化“學(xué)校體育健康檔案”用時則取之，不用則存之。
關(guān)鍵詞 學(xué)校體育 體育健康檔案管理 運用
學(xué)校體育工作是學(xué)校教育的一個重要部分，是全面推進素質(zhì)教育的重要方面。建立健全的體育檔案，既是學(xué)校規(guī)范體育教育工作的有力保障，又是學(xué)校對體育工作重視程度的具體體現(xiàn)，同時，也有利于體育教師不斷總結(jié)經(jīng)驗、不斷擴大知識領(lǐng)域，閱讀收集教學(xué)參考資料，并根據(jù)需要選取合適的材料用于體育教學(xué)中，更有利于全面開展學(xué)校的體育工作。這對進一步加強和改善學(xué)校體育管理，全面貫徹落實《學(xué)校體育工作條例》，提高學(xué)校體育教學(xué)質(zhì)量，將起到尤為重要的作用。
一、體育檔案的內(nèi)容學(xué)校體育檔案的內(nèi)容非常之多、之廣，主要包括以下幾方面：
（一）上級部門及學(xué)校有關(guān)體育的文件。（二）體育教學(xué)大綱、課程標準、體育課本、及相應(yīng)的體育教學(xué)參考書。（三）體育專業(yè)用書，如體育理論、運動生理、運動心理等教學(xué)理論書籍；體育詞典、運動競賽規(guī)則等工具書。（四）學(xué)校有關(guān)體育的各項規(guī)章制度和體育工作計劃。體育法規(guī)包括《學(xué)校體育工作條例》、《學(xué)校衛(wèi)生工作條例》。（五）各年級常年體育教學(xué)計劃、學(xué)期體育教學(xué)計劃、教師教學(xué)教案和教學(xué)筆記，體育課成績質(zhì)量分析匯總表等。（六）學(xué)生身體素質(zhì)和達標檔案冊。（七）學(xué)生參加早操、眼保健操、課外活動等考勤登記表。（八）學(xué)生體檢表及病免、請假證明材料。（九）體育課教案及器材出借、成績考核和出勤情況資料等。（十）學(xué)校運動隊訓(xùn)練檔案，包括：運動員檔案、訓(xùn)練計劃、考勤、競賽成績等。（十一）學(xué)校每年舉辦的各類競賽資料，如田徑運動會、廣播操比賽、球類比賽、長跑比賽、跳繩等。（十二）教師自編的教育教材內(nèi)容。如體育理論試題、大課間操資料等。（十三）教師各類獲獎情況檔案，如論文、基本功比賽、培訓(xùn)證書等。（十四）學(xué)校體育組的科研檔案。（十五）體育教學(xué)相關(guān)報刊、雜志及摘抄、復(fù)印文獻資料和網(wǎng)絡(luò)資料。
二、體育檔案的整理和分類
由于學(xué)校體育所收集的材料內(nèi)容廣、教材大、數(shù)量大，加上各個學(xué)校的實際情況不同，因此，必須根據(jù)學(xué)校與教學(xué)的實際需要加以整理、分類、匯集成冊或加工成資料庫，并編排年月、次序和目錄，以便在體育教育工作中提供查閱和上級領(lǐng)導(dǎo)各部門的檢查、參觀。根據(jù)我們學(xué)校的實際情況和教師教學(xué)需要，我校是從以下幾方面進行整理和分類的。
（一）按材料內(nèi)容分，如校內(nèi)同一運動競賽類（學(xué)校運動會、各種小型競賽）、活動類（早操、課外活動）等。（二）按時間順序，對不同類型材料進行整理，一般學(xué)校以一學(xué)期或?qū)W年為一單元進行材料整理。這類檔案可參加《兩個條例》的要求進行分類整理、建檔。（三）按實際情況需要整理。除上述兩種或在上述兩種整理分類方法的基礎(chǔ)上，根據(jù)需要對經(jīng)常要使用或較有參考價值、可重復(fù)使用的資料進行單獨組卷。（四）按上級部門的要求來分，如：按兩個《條例》的備查目錄分類建檔。
三、建立體育健康檔案應(yīng)注意的問題。
（一）學(xué)校體育教育是學(xué)校教育工作的一個重要部分，牽涉的內(nèi)容廣、影響的面大，因此，做好體育健康檔案工作是一項細致、復(fù)雜的工作。在收集、整理建檔的過程中，我們要堅持長期性、連續(xù)性、有序性、完整性、系統(tǒng)性、創(chuàng)造性、價值性和統(tǒng)一性的原則。（二）檔案建立后，需加強管理，最好建立檔案廚，將資料分類放置檔案盒子內(nèi)，記錄所存檔案的類別、目錄及時間。（三）合理使用并及時更新或充實內(nèi)容。對有時限的或不再適合當前教學(xué)形式的內(nèi)容應(yīng)及時裝訂成冊，歸案入檔案（加編號），以便日后檢查或其他用途備用。（四）保存檔案要規(guī)范，材料要完成。通常學(xué)校體育檔案的目錄等要依照“檔案法”要求，規(guī)范、清晰、可避免不必要的重復(fù)。也有利于查找和收集，整理。
四、建立學(xué)校體育健康檔案的意義
（一）使學(xué)校體育教學(xué)工作正?；?、規(guī)范地開展，有利于宏觀調(diào)空學(xué)校體育工作。（二）體育檔案的建立把學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的辦學(xué)思想、體育教師的工作情況以書面形式體現(xiàn)出來了，同時也推動了學(xué)校體育的不斷發(fā)展，促進了體育教師能力。（三）有利于體育教師將零散的材料系統(tǒng)化、將實踐的經(jīng)驗理論化，同時隨著檔案內(nèi)容的增加，也豐富了體育教師的知識，為開展體育教科研活動指明方向，并提供大量的經(jīng)驗資料。（四）有利于促進學(xué)校開展各項體育活動，檔案的建立可促使各項體育活動長期、規(guī)范地開展下去，從而一方面不斷豐富學(xué)校體育活動，另一方面也有利于體育教師組織開展各種教育教學(xué)活動。
五、運用體育健康檔案應(yīng)注意的問題
（一）要及時、經(jīng)常性地把收集、整理的材料進行科學(xué)分析，并建成檔案，運用時要結(jié)合教學(xué)、訓(xùn)練等，以參考為主，以推動為目標。（二）要以檔案為準繩，規(guī)范學(xué)校體育工作，全面深入地推動學(xué)校體育工作的開展。（三）要把學(xué)校體育工作檔案作為指導(dǎo)學(xué)校體育工作、督促體育教師不斷提高業(yè)務(wù)能力的指揮，不要把它做一種擺設(shè)或作為應(yīng)負上級部門檢查的內(nèi)容。
檔案管理重在勤。一個好的檔案就像一套漂亮的房子，如若長時間無人打掃或疏于打掃就會布滿灰塵變得陳舊不堪，故此我們在運用檔案時一定要做到三個勤：要勤于收集和整理材料，要勤于進行科學(xué)的分析，要勤于建成檔案。
綜觀我校十多年來對體育檔案建設(shè)和管理，我們深深體會到資料的積累對學(xué)校體育工作正常開展并不斷取得成績具有重要的作用；對學(xué)校體育管理從隨意性、經(jīng)驗型向規(guī)范化科學(xué)化方向發(fā)展起到積極推動作用。只要堅持不懈，把體育檔案建好、管好、用好，在學(xué)校體育中定能辦出特點，辦出水平。
參考文獻：
[1] 百度百科.檔案管理[EB/OL].
[2] 中國檔案管理網(wǎng).檔案管理知識[EB/OL].
一、加強宣傳，增強檔案意識，將檔案管理法規(guī)制度落到實處
1、利用檔案館網(wǎng)頁，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識，增強檔案意識，提高工作自覺性。
2、舉辦專兼職檔案員培訓(xùn)班，結(jié)合卷改件的改革，進行檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、指導(dǎo)，使檔案管理有條不紊地推進。
3、深入各立檔單位進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高基層單位歸檔意識，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。
二、積極推進檔案現(xiàn)代化管理，開發(fā)使用好檔案管理軟件，提高工作效率
1、購置合適的軟件，為檔案現(xiàn)代化管理提供基本硬件條件。
2、在軟件到位后，積極組織檔案目錄的錄入工作，編制各門類檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。
3、與教務(wù)、人事、科研等有關(guān)單位聯(lián)合，開展電子檔案信息網(wǎng)上查詢工作。
4、做好對檔案館網(wǎng)頁的維護、開發(fā)、優(yōu)化工作，提高點擊率。使檔案館網(wǎng)頁成為檔案宣傳工作的一個窗口、日常檔案管理、交流工作經(jīng)驗的一個平臺。
5、在不斷探索總結(jié)經(jīng)驗基礎(chǔ)上，規(guī)范學(xué)校檔案的現(xiàn)代化管理工作，適時向?qū)W校提出“中國農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案信息化建設(shè)實施意見”。
三、按照國家二級檔案達標要求，做好檔案實體基礎(chǔ)工作、利用服務(wù)工作
1、接收XXXX年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、排架、入庫，做到管理規(guī)范、利用方便。
2、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。
3、對超過保管期限的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。
4、在做好檔案實體基礎(chǔ)工作的同時，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為優(yōu)秀教學(xué)評估做好檔案工作方面的準備。
5、開展評選檔案工作先進單位和個人的評比工作，通過評優(yōu)總結(jié)促進檔案工作。
6、配合學(xué)校的各項改革管理工作，以積極主動熱情的服務(wù)態(tài)度，做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務(wù)形象。
7、改進研究生畢業(yè)離校手續(xù)、認真做好研究生檔案接收、轉(zhuǎn)遞工作，做到及時、快捷、準確、無誤。
四、圍繞百年校慶，開展檔案展覽等項工作
1、為舉辦百年校史展覽、教學(xué)科研展覽、名人檔案展覽，照片專題展覽，對展廳進行規(guī)劃、設(shè)計，進行必要的裝修，為百年校慶做基礎(chǔ)準備。
2、做好《中國農(nóng)業(yè)大學(xué)名人志》的編纂工作、名人全宗檔案的整理工作和百年校慶畫冊的編輯具體工作，如：有關(guān)資料、照片的接收、催收、征集和整理工作。
3、按照學(xué)校布署，積極做好百年校慶展覽有關(guān)準備工作。努力豐富充實館藏，加強資料的收集、整理、檔案利用等工作。
4、完成檔案館簡介的編印工作。
五、其它工作
1、開展檔案編研，力爭寫出2—3篇論文，與兄弟院校交流或發(fā)表。
2、做好陳列館接待參觀工作，發(fā)揮檔案對學(xué)生的教育作用。
3、向兄弟院校學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。
4、做好保密、安全工作
檔案的保密、安全工作是檔案工作的重中之重，平時基礎(chǔ)工作做得再好，如果發(fā)生了失、泄密和丟失、火災(zāi)等情況，那是要犯歷史性錯誤的。我們作為檔案工作者，必須有很強的檔案保密、安全意識，做到檔案工作到哪保密安全工作到哪。保密工作中要根據(jù)檔案內(nèi)容及情況變化，確定和調(diào)整密級。
總之，XXXX年工作任務(wù)是繁重的，要能很好地完成，必須有學(xué)校的大力支持，特別是經(jīng)費保證和領(lǐng)導(dǎo)的重視；還要靠檔案同仁同心協(xié)力、積極進取勇于奉獻，更需要各立檔單位的大力支持，規(guī)范整理，做好歸檔工作。同時，加強內(nèi)部管理，建立和完善崗位職責(zé)，引入競爭機制，關(guān)心工作人員工作和生活，創(chuàng)造良好的工作氛圍，充分調(diào)動全體同志的積極性，這是做好檔案工作的重要基礎(chǔ)。我們要以瞿書記提出的“充分發(fā)揮學(xué)校檔案館的信息功能、文化功能和教育功能，為學(xué)校改革和發(fā)展服務(wù)”的要求為目標，按照江樹人常務(wù)副校長提出的檔案管理要規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化的要求，做好檔案工作，力爭在收齊、管好、用活檔案工作各環(huán)節(jié)上做出成績。
檔案館
一、加強宣傳，增強檔案意識，將檔案管理法規(guī)制度落到實處
1、利用檔案館網(wǎng)頁，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識，增強檔案意識，提高工作自覺性。
2、舉辦專兼職檔案員培訓(xùn)班，結(jié)合卷改件的改革，進行檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、指導(dǎo)，使檔案管理有條不紊地推進。
3、深入各立檔單位進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高基層單位歸檔意識，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。
二、積極推進檔案現(xiàn)代化管理，開發(fā)使用好檔案管理軟件，提高工作效率
1、購置合適的軟件，為檔案現(xiàn)代化管理提供基本硬件條件。
2、在軟件到位后，積極組織檔案目錄的錄入工作，編制各門類檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。
3、與教務(wù)、人事、科研等有關(guān)單位聯(lián)合，開展電子檔案信息網(wǎng)上查詢工作。
4、做好對檔案館網(wǎng)頁的維護、開發(fā)、優(yōu)化工作，提高點擊率。使檔案館網(wǎng)頁成為檔案宣傳工作的一個窗口、日常檔案管理、交流工作經(jīng)驗的一個平臺。
5、在不斷探索總結(jié)經(jīng)驗基礎(chǔ)上，規(guī)范學(xué)校檔案的現(xiàn)代化管理工作，適時向?qū)W校提出“中國農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案信息化建設(shè)實施意見”。
三、按照國家二級檔案達標要求，做好檔案實體基礎(chǔ)工作、利用服務(wù)工作
1、接收201x年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、排架、入庫，做到管理規(guī)范、利用方便。
2、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。
3、對超過保管期限的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。
4、在做好檔案實體基礎(chǔ)工作的同時，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為優(yōu)秀教學(xué)評估做好檔案工作方面的準備。
5、開展評選檔案工作先進單位和個人的評比工作，通過評優(yōu)總結(jié)促進檔案工作。
6、配合學(xué)校的各項改革管理工作，以積極主動熱情的服務(wù)態(tài)度，做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務(wù)形象。
7、改進研究生畢業(yè)離校手續(xù)、認真做好研究生檔案接收、轉(zhuǎn)遞工作，做到及時、快捷、準確、無誤。
四、圍繞百年校慶，開展檔案展覽等項工作
1、為舉辦百年校史展覽、教學(xué)科研展覽、名人檔案展覽，照片專題展覽，對展廳進行規(guī)劃、設(shè)計，進行必要的裝修，為百年校慶做基礎(chǔ)準備。
2、做好《中國農(nóng)業(yè)大學(xué)名人志》的編纂工作、名人全宗檔案的整理工作和百年校慶畫冊的編輯具體工作，如：有關(guān)資料、照片的接收、催收、征集和整理工作。
3、按照學(xué)校布署，積極做好百年校慶展覽有關(guān)準備工作。努力豐富充實館藏，加強資料的收集、整理、檔案利用等工作。
4、完成檔案館簡介的編印工作。
五、其它工作
1、開展檔案編研，力爭寫出2—3篇論文，與兄弟院校交流或發(fā)表。
2、做好陳列館接待參觀工作，發(fā)揮檔案對學(xué)生的教育作用。
3、向兄弟院校學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。
4、做好保密、安全工作
檔案的保密、安全工作是檔案工作的重中之重，平時基礎(chǔ)工作做得再好，如果發(fā)生了失、泄密和丟失、火災(zāi)等情況，那是要犯歷史性錯誤的。我們作為檔案工作者，必須有很強的檔案保密、安全意識，做到檔案工作到哪保密安全工作到哪。保密工作中要根據(jù)檔案內(nèi)容及情況變化，確定和調(diào)整密級。
總之，201x年工作任務(wù)是繁重的，要能很好地完成，必須有學(xué)校的大力支持，特別是經(jīng)費保證和領(lǐng)導(dǎo)的重視；還要靠檔案同仁同心協(xié)力、積極進取勇于奉獻，更需要各立檔單位的大力支持，規(guī)范整理，做好歸檔工作。同時，加強內(nèi)部管理，建立和完善崗位職責(zé)，引入競爭機制，關(guān)心工作人員工作和生活，創(chuàng)造良好的工作氛圍，充分調(diào)動全體同志的積極性，這是做好檔案工作的重要基礎(chǔ)。我們要以瞿書記提出的“充分發(fā)揮學(xué)校檔案館的信息功能、文化功能和教育功能，為學(xué)校改革和發(fā)展服務(wù)”的要求為目標，按照江樹人常務(wù)副校長提出的檔案管理要規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化的要求，做好檔案工作，力爭在收齊、管好、用活檔案工作各環(huán)節(jié)上做出成績。
2020年9月2日-9月28日，我在陜東世紀建設(shè)工程有限公司承接的東冠世紀城12#-15#樓幾地下車庫工程擔(dān)任實習(xí)資料員，這次實習(xí)讓我學(xué)到了很多東西，是全面檢驗我各方面的能力:學(xué)習(xí)、生活、心理、身體、思想等等，也是我建立信心的關(guān)鍵所在。所以，我對它的投入也是百分之百的! 短暫的實習(xí)期就在不知不覺中畫上句號，但是在這次實習(xí)中我還是有不少的收獲。
一、工程概況
東冠世紀城12#-15#樓及地下車庫該工程位于寶雞市陳倉區(qū)科技路，12#樓總建筑面積12560.76.㎡，建筑層數(shù)為地上26層，地下2層，結(jié)構(gòu)形式為鋼筋混凝土剪力墻結(jié)構(gòu)，筏板基礎(chǔ)，建筑總高度：75.40m ；建筑工程等級為一級，使用年限50年，防火等級一級，抗震設(shè)防烈度為8度；13#樓總建筑面積：27005.96㎡，建筑層數(shù)為地上25層，地下2層，結(jié)構(gòu)形式為鋼筋混凝土剪力墻結(jié)構(gòu)，筏板基礎(chǔ)，建筑總高度72.5m，建筑工程等級為一級，使用年限為50年，防火等級一級，抗震設(shè)防烈度為8度；14#樓總建筑面積13966.94㎡,建筑層數(shù)為地上17層，地下2層，結(jié)構(gòu)形式為鋼筋混凝土剪力墻結(jié)構(gòu)，筏板基礎(chǔ)，建筑總高度52.20m，建筑工程等級為一級，使用年限為50年，防火等級地上二級，地下一級，抗震設(shè)防烈度為8度；15#樓總建筑面積13966.94㎡，建筑層數(shù)為地上17層，地下2層，結(jié)構(gòu)形式為鋼筋混凝土剪力墻結(jié)構(gòu)，筏板基礎(chǔ)，建筑總高度52.20m，建筑工程等級為一級，使用年限為50年，防火等級地上二級，地下一級，抗震設(shè)防烈度為8度。
二.實習(xí)目的及內(nèi)容:
在專業(yè)比較對口的實習(xí)崗位上，努力將所學(xué)的理論知識與實際工作密切結(jié)合，并能靈活應(yīng)用，使自己的專業(yè)知識、專業(yè)技能及工程實踐能力均得到一次全面的提升。積累一定的工作經(jīng)驗和社會經(jīng)驗，在職業(yè)道德、職業(yè)素質(zhì)、勞動觀念、工作能力等方面都有明顯的提高，逐步掌握從只會在教室里讀書的學(xué)生到服務(wù)員工的角色轉(zhuǎn)換，為我們將來走上崗位有很大的幫助。
實習(xí)崗位:資料員。資料員崗位職責(zé):項目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)對項目形成的各類不同檔案資料進行收集、鑒定、保管、利用等工作;根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行檔案資料的收集、整理、編目、統(tǒng)計、借閱和保管工作;嚴格履行檔案借閱手續(xù)，做好“八防”工作，對破損或變質(zhì)的檔案及時修補;及時收集整理及鑒定，協(xié)助技術(shù)科其他人員整理本工程一系列技術(shù)文件及內(nèi)業(yè)資料管理，并時常去現(xiàn)場了解工程進度情況，規(guī)范與現(xiàn)場相配合學(xué)習(xí)，整理上報和下發(fā)資料和文件;項目竣工后檔案歸檔，并及時移交公司檔案室。
三、工作情況:
只做工程資料，包括基礎(chǔ)、地下室車庫、主體、屋面、抹灰等;收集整理各個專業(yè)的技術(shù)員質(zhì)檢員測量員各自做好的自己的部分資料;用軟件的時候非常多，施工到哪步，就得做相應(yīng)的檢驗批等資料，并填寫好(包括監(jiān)理資料)及蓋章報送監(jiān)理簽字蓋章，收回整理。做好每次驗收所需資料，配合項目部驗收工作;竣工后進行不同的歸檔整理，分別移交檔案館、業(yè)主、公司;負責(zé)一部分文件的收發(fā)。
四、實習(xí)心得體會
通過在企業(yè)實習(xí)，我有了更多與企業(yè)接觸的機會，對企業(yè)的需求，尤其是本專業(yè)的知識、技能和職業(yè)素質(zhì)與企業(yè)要求之間的差距有了更具體的了解，實習(xí)目標更加明確。
大概一個月的接觸學(xué)習(xí)，通過一段時間的鍛煉，我已可以獨立做資料，也知道該做些什么資料，以及該向有關(guān)人員收何種資料。主體結(jié)構(gòu)施工時會做一些鋼筋混凝土檢驗比和質(zhì)量控制資料，并交給項目技術(shù)負責(zé)人簽字，然后蓋章并交給監(jiān)理簽字蓋章;每次從檢測中心拿回材料復(fù)試報告都要歸類收集好存檔;每次結(jié)構(gòu)驗收時，我們會收集好各檢驗批、各分項工程驗收記錄、各分部(子分部)工程驗收記錄、中間結(jié)構(gòu)驗收記錄、混凝土強度評定和砂漿強度評定，各技術(shù)資料等;竣工時，收集竣工驗收資料和竣工報告，整理各類歸檔資料，齊全后移公司，由公司交建設(shè)單位，再由建設(shè)單位移交檔案館。
通過這次實習(xí)我覺得，要想做好資料，決定不能和現(xiàn)場脫離，要時常去現(xiàn)場了解施工情況，以便及時收集整理資料，保持同步。通常我會同技術(shù)員到現(xiàn)場，一方面使我近距離的觀察了整個房屋的建造過程，了解施工現(xiàn)狀;一方面可以讓我學(xué)到了很多很適用的具體的施工知識。盡管知識獲取是甚微的，但所獲得的實踐經(jīng)驗對我終身受益，在我以后的實際工作中將不斷的得到驗證，我會不斷的理解和體會實習(xí)中所學(xué)到的知識，在未來的工作中我將把我所學(xué)到的理論知識和實踐經(jīng)驗不斷的應(yīng)用到實際工作來，充分展示自我的個人價值和人生價值。為實現(xiàn)自我的理想和光明的前程努力。
在信息迅速發(fā)展的時代，不管是個人還是集體、組織，每天都通過網(wǎng)絡(luò)等手段獲取大量外界消息，尤其大型企業(yè)和事業(yè)組織單位每天都面對著各種各樣復(fù)雜的資料和消息，要處理各種各樣的問題，要想高效利用這些資料，不得不加強對這些資料的管理，應(yīng)用先進的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，整齊有序地整理和規(guī)劃這些包含大量重要消息和資料的檔案文件，使相關(guān)工作人員及時迅速地獲取和處理這些信息，解決相應(yīng)問題，這是使事業(yè)單位有效運行、高效完成工作和任務(wù)的重要途徑和保障。
關(guān)鍵詞：
事業(yè)單位；檔案；信息化管理；方法策略
古往今來，很多重要資料都是通過文件檔案記錄和整理的，如歷史文獻的記載、辦公文件等，之所以選擇文檔，是因為這樣比較方便查閱，便于管理。當然，隨著時代的發(fā)展，文章的載體已經(jīng)悄悄發(fā)生了變化，由古代的紙變?yōu)榱爽F(xiàn)代的新網(wǎng)絡(luò)，以前把相關(guān)信息都記錄在紙質(zhì)文件上，而現(xiàn)在則不同，科技在不斷發(fā)展，人們收集和整理信息的方式和途徑逐漸多元化。但有一點不變的是，對這些文檔的整理工作相當重要，因為對這些文檔進行管理是否節(jié)省成本和原料，是否科學(xué)合理，將極大地影響工作效率，影響人們對其進行使用的便利性。
一、當前我國文檔管理工作存在哪些問題
經(jīng)過長時間發(fā)展，我國在事業(yè)單位文檔管理工作方面已經(jīng)積累了一定的經(jīng)驗，但是縱觀整體，依然存在一些問題。
1.專業(yè)從事工作的人員不足。
在這一工作中，很少有人有豐富的經(jīng)驗和專業(yè)的管理知識，單位很少對工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員整體素質(zhì)比較低下，達不到工作規(guī)定的要求，工作時不懂得如何科學(xué)合理地對文檔進行整理和分類。另外，進行文檔整理時，工作人員沒有專業(yè)知識，容易發(fā)生無意間損壞文檔的事情，如較陳舊的紙質(zhì)檔案一不注意就容易破損，而保存在電腦上的文檔則可能由于工作人員不當操作而消失或者缺少。
2.高層工作人員沒有意識到文檔管理工作的重要性。
很多高層工作者并未把這一工作放在心上，認為這一工作的處理無關(guān)輕重，因此派一些沒有學(xué)習(xí)過專業(yè)管理知識也沒有經(jīng)過培訓(xùn)的員工進行這一項工作，其結(jié)果就是文檔管理不合理，查閱不便，大大影響其他工作進行，降低單位的整體工作效率。很多領(lǐng)導(dǎo)往往忽略這一問題，沒有清醒地認識到做好文件檔案的管理工作是做好其他工作的基礎(chǔ)。
3.對文檔的管理不科學(xué)不合理。
很多單位對文檔的管理固守傳統(tǒng)，沒有跟上時代的步伐，沒有借鑒現(xiàn)代科學(xué)合理的方法，也沒有借助高超的科學(xué)技術(shù)，使文檔便于管理，便于查閱。如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會因為各種意外而損壞，導(dǎo)致一些信息丟失，因此相關(guān)工作人員應(yīng)該借助電腦等工具和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對相關(guān)檔案進行存檔，防止其意外丟失，同時要進行整理和排序。
二、實現(xiàn)信息化的重要性
1.有助于提高工作效率。
實現(xiàn)信息化將更有利于管理工作進行，使工作人員對文檔的管理更便利、更省力［1］。
2.便于查閱。
將文檔進行整理、劃分后，實現(xiàn)資料信息化，便于閱讀者快速操作，進行查閱［2］。
3.有利于保障文檔的安全。
對文檔進行信息化處理之后，能有效防止相關(guān)文件丟失和損壞，有的記錄在紙上的文檔會因為潮濕等原因出現(xiàn)字跡模糊不清等問題，或者由于蟲咬出現(xiàn)破損現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)缺頁情況，導(dǎo)致信息不全情況。如果借助網(wǎng)絡(luò)對這些檔案加以處理和保存，就能有效避免不理想情況產(chǎn)生。
4.有利于為人民帶來利益。
對文檔進行合理管理后，將大大提高事業(yè)單位的工作效率，為人民群眾創(chuàng)造更多利益［3］。
三、如何實現(xiàn)信息化
1.加強信息化管理宣傳，使工作人員認識到其重要性。
要想實現(xiàn)信息化這一目標，首先必須做到的是認識到這一工作的重要性，工作人員應(yīng)當了解文檔管理工作的作用和影響，以及做好后的積極結(jié)果和做不好的嚴重后果，只有清醒地意識到這些，才能真正認真地對待這些工作。提高重視意識，必不可少的就是宣傳，這也是最有效的方法，在單位加強宣傳，讓上至上層領(lǐng)導(dǎo)下至基層員工都能理解文檔管理的重要性，那么大家自然就會努力做好這項工作，大大提高單位資料的管理效率，有利于創(chuàng)造更多利益。
2.科學(xué)合理管理文檔。
工作人員應(yīng)當及時更新知識，充分利用現(xiàn)代化科技手段完成文檔整理和保存工作。首先必須對各種資料進行合理歸類，然后仔細檢查這些文檔是否有缺損，是否需要補全資料，最后將文檔進行有序整理，使其便于查閱?？傊?，工作人員要仔細認真對待工作內(nèi)容，規(guī)范化地操作，使工作有條理地完成，這樣能避免一些不恰當?shù)牟僮魇д`帶來的文件破壞或者丟失。另外，工作人員的規(guī)范操作有利于提高單位工作效率，為其他人員工作減輕負擔(dān)，帶來輕松。
3.加強對人才的培養(yǎng)。
毫無疑問，要想很好地完成這一工作，需要具有更高素質(zhì)、更強能力的人執(zhí)行。因此，事業(yè)單位應(yīng)當招聘具有專業(yè)知識的人員進行操作，但是，由于精通檔案管理的人才比較缺乏，而且學(xué)習(xí)了專業(yè)知識的人有理論，但不一定有實踐經(jīng)驗，因此，單位應(yīng)當定期對相關(guān)工作人員進行培訓(xùn)，既能不斷為其補充專業(yè)知識，有利于總結(jié)更多經(jīng)驗，又有利于他們及時更新知識，跟上時代步伐，更好地利用現(xiàn)代信息技術(shù)完成工作，優(yōu)化工作方法，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。
4.加大資金投入，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。
要想做好這一工作，硬件設(shè)備和外在條件也很重要，如優(yōu)良的硬件設(shè)備便于工作人員更輕松、更精準地操作，舒適的工作環(huán)境有利于工作人員身心愉悅，從而提高工作效率，因此，單位應(yīng)當加大資金投入，為管理工作人員配備良好性能的設(shè)備及空調(diào)等其他硬件設(shè)施，將更有利于工作高效進行和目標實現(xiàn)。
四、總結(jié)
隨著時展，我們需要對信息進行收集和整理，其中一個很重要的工作就是檔案管理。然而，在這個信息量巨大且復(fù)雜的社會和時代，這一工作變得困難，因此要加強信息化管理，將對單位發(fā)展和社會進步創(chuàng)造巨大推動力。
作者：付巍 單位：白城市洮北區(qū)民政局
參考文獻：
［1］粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略［J］.東方企業(yè)文化，2013，16:128-129.
關(guān)鍵詞：綠化工程檔案；收集；整理；應(yīng)用；
Abstract: The greening project file is a series of documents combination formed by texts, images, and other means which is used to record the greening construction. It theoretically records the whole construction process in the way recognized by the both sides. The files reflect the various status and responsibilities of the green construction process, truly reappearing the construction status, from which can find the existing problems.
Keywords: greening engineering file; collection; compile; application;中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
檔案可以作為今后工程施工的一種借鑒，對以往工程中采用的技術(shù)、發(fā)生的問題、采取的措施以及反饋結(jié)果，在以后工程的施工中可以吸取經(jīng)驗，少走彎路。在檔案中還包含著"竣工報告"、 "施工小結(jié)'等自我總結(jié)的部分，這些文件往往有的項月負責(zé)人不大在意，其實在這些文件中除了有關(guān)的工程數(shù)據(jù)外，對施工過程的總結(jié)占了相當大的部分，優(yōu)點、缺點盡在其中，學(xué)習(xí)和借鑒這些文件對今后的工程管理將會有很大的促進作用。
一、檔案的收集、編制
檔案是隨著工程的展開而展開的。在具體的施工進程中，檔案來自于完成的每一個工序節(jié)點，具體清單見下表：
在此表內(nèi)我們可以清楚地看出，每一步的工作都產(chǎn)生了相關(guān)的資料。因此，必須對產(chǎn)生的資料進行及時的收集和整理，才能確保工程項目的順利進行。相關(guān)的編制是必要的，因為有些資料的實效性很強，如反映現(xiàn)場問題的報告、備忘錄，以及建設(shè)單位對此發(fā)出的相關(guān)指令和解決的會議紀要等，及時反饋給項目負責(zé)人、留存好原始文件成為當時的重要工作(雖然看起來這些工作似乎只是舉手之勞)。有時，這類往來文件會很多，所以編制這部分的查詢目錄成為一種必要的舉措。在具體編制時，不僅要按照時間的順序，也要按照施工的階段來劃分，這些文件往往成為日后工程決算和結(jié)算的重要依據(jù)，編制查詢目錄也方便了工作中對這些文件的引用和參考。
二、檔案的有效利用
在一般情況下，檔案在編制完成后即歸入檔案部門，使用的機會不多。其實，檔案有著很高的"含金量"。首先它是一種記錄，因此對于施工中的薄弱環(huán)節(jié)，記錄就很能反映問題，在今后的工程當中施工企業(yè)可以對此進行加強。其次它是一種參考，有關(guān)的方法、格式、步驟可作為今后施工的樣板，減少工作中的疏忽。再次它是一種積累，施工中總結(jié)的技術(shù)經(jīng)驗、疑難問題可以使企業(yè)的技術(shù)不斷得到提高，有利于企業(yè)自身的技術(shù)積累和創(chuàng)新。
在利用方法上可以采取查閱和編寫兩種。查閱就是針對某一問題，有目的的查找相關(guān)資料，以獲得參考和借鑒。編寫則要費力一些，是把相關(guān)的內(nèi)容整理編寫成冊，以供參考。
比較而言，編寫的效果要好一些，因為它把相關(guān)的內(nèi)容進行了分類整理，使查找更加容易，也更容易進行縱向比較。
[關(guān)鍵詞]檔案管理；公文；評估；收集
一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)
檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細致的審查公文，公文形成的過程要嚴格把關(guān)，這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。公文的草案擬制是公文形成所需的一個重要環(huán)節(jié)，有了大致的計劃方向才能更好的進行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關(guān)的部門先立草案然后遞交給辦公室負責(zé)印制。但各個部門公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，對于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個問題：
1、體裁使用不正確，比如請示公文和報告公文沒有明確區(qū)分；一份公文卻請示多個事件；沒有按照規(guī)則運動文種。
2、一些公文的附件標識不明確，一些公文有附件，沒有在規(guī)定的地方作出任何標識，也沒有在公文附件的名稱前標注出詳細的序號，整個公文的行文程序混亂。
3、公文主題標注不明確，不便查閱。
4、公文中沒用規(guī)范的使用數(shù)字。
以上情況，對于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負責(zé)公文起草擬制的工作人員，有責(zé)任和義務(wù)對各個部門的公文進行查看，仔細審核，尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴格把關(guān)，在有問題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對方具體情況，將出現(xiàn)錯誤的地方及時協(xié)商解決。
二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起
在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后，便可以將公文進行保存，并把公文的類別進行整理和分類，將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文，例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標注，以備隨時查閱。要做好這項工作，務(wù)必要遵守以下幾個條件：
1、對于這項檔案整理工作，需要有清晰的認知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對所負責(zé)部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質(zhì)量，以防檔案重復(fù)，使檔案管理更便捷、科學(xué)。
2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責(zé)任感，對工作也要有較強的學(xué)習(xí)能力，將檔案記載在大腦中，對每一份檔案都要認真細心，對每一份檔案都做出正確的評價。將檔案工作生活化、日?；?。
3、作為公文文秘要時常學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識，及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作，在日常中要加強學(xué)習(xí)檔案方面的知識，隨身攜帶相關(guān)的專業(yè)書籍，時常范圍，做到在工作中積累經(jīng)驗，在工作中加強學(xué)習(xí)。這樣才能較高的工作效率。
三、完善公文材料，做好檔案收集工作
檔案管理部門在文公分類入檔的時候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關(guān)部門或單位催要，過程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個別公文沒有按照規(guī)定時間交還的，要跟蹤回收，堅決不能讓公文檔案長時間的的停留在他人的手中，這不但可能會對檔案造型損壞、遺失，也會因為時間過長而遺忘檔案的收歸，對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復(fù)查過去的歷史進程，對檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個方面：
1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。
2檔案整理工作應(yīng)注重細節(jié)。對于單位的文件以及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，一定要及時的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內(nèi)容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務(wù)必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會給后期的查閱工作帶來誤導(dǎo)，影響整個檔案管理的完整性。
檔案的管理工作的良好運作，不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時調(diào)查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調(diào)整政策帶來依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù)；也是向社會各界證明其單位優(yōu)越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。做好檔案的管理工作不僅僅是對于單位有益，對于整個社會檔案管理工作也具有進步性。在我國現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對檔案管理手段進行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。
四、善于交流，接受新信息，達到資源共享
一個檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經(jīng)驗，對于不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結(jié)合實際情況對檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合，也可以有創(chuàng)造性的進行歸檔，但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強化自身的責(zé)任意識感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴寬知識面，將知識經(jīng)驗融入到檔案管理的工作中。