時間：2023-07-17 16:30:49
導(dǎo)語：在檔案管理四性原則的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、醫(yī)院綜合檔案管理存在的問題
（一）缺乏對綜合檔案管理重要性的認識
人們對事物的認知直接影響事物的發(fā)展方向，正確的認知有利于促進事物的發(fā)展壯大，而錯誤的認識勢必會成為事物發(fā)展的重大阻力。目前來說，我國部分醫(yī)院對綜合檔案管理的認識不足，特別是在建設(shè)電子檔案的過程中，不少醫(yī)院存在諸多誤區(qū)。例如，有的醫(yī)院管理者認為檔案信息化發(fā)展是勞民傷財，是盲目追新的項目，有的醫(yī)院管理者認為數(shù)字化開發(fā)只是技術(shù)人員的任務(wù)，等等。上述誤區(qū)的存在成為醫(yī)院綜合檔案發(fā)展的絆腳石。之所以會出現(xiàn)上述誤區(qū)，一是由于檔案管理人員尚未全面認識到自己在綜合檔案管理中的社會職責(zé)，尚未意識到這一工程的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。二是由于檔案管理人員對綜合檔案管理的重要性認識不到位，缺乏主動管理意識，再加之缺乏具體經(jīng)驗，從而導(dǎo)致多種管理行為問題的出現(xiàn)。
（二）檔案管理制度不完善
目前來說，我國部分醫(yī)院的綜合檔案信息均由不同部門分別保管，醫(yī)院缺乏明確的檔案管理手段與方案，容易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂。再加上醫(yī)院缺乏細化、可操作性的管理制度，不同部門對自身的檔案管理職能認識不到位，缺乏標(biāo)準的檔案收集范圍，導(dǎo)致多種重要數(shù)據(jù)、信息的流失。此外，醫(yī)院綜合檔案管理需要復(fù)合型人才的支持，但目前來說，我國檔案管理人員的平均素質(zhì)還有待提升，部分檔案人員缺乏檔案管理基本知識與技能，一部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設(shè)的科學(xué)技術(shù)，嚴重阻礙了檔案綜合管理的健康發(fā)展。
（三）電子檔案不完善
現(xiàn)階段，我國部分醫(yī)院電子檔案建設(shè)力度比較薄弱，尚未充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。例如，缺乏完善的電子檔案建設(shè)標(biāo)準，導(dǎo)致視頻、聲音、文字等檔案的格式轉(zhuǎn)化均不合理，某些紙質(zhì)文件在轉(zhuǎn)化過程中也會出現(xiàn)部分信息無法被讀取等多種問題。部分單位尚未對電子檔案進行檢索，沒有按照要求對紙質(zhì)檔案進行編號，兩者之間無法做到一一對應(yīng)，這勢必會影響到對醫(yī)院檔案的利用。
二、醫(yī)院綜合檔案管理問題的解決策略
（一）提高檔案管理意識
提高檔案管理意識，加強領(lǐng)導(dǎo)支持，是做好醫(yī)院綜合檔案管理的基礎(chǔ)。在新形勢下，醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，加大檔案建設(shè)力度，在提高認識的基礎(chǔ)上，加快標(biāo)準化體系建設(shè)力度，并積極與國際社會接軌。與此同時，醫(yī)院應(yīng)通過會議、宣傳、活動等方式，全面提升醫(yī)務(wù)人員對檔案管理重要性的認識，使其認識到自己的任務(wù)與職責(zé)，更好地促進綜合檔案管理工作的開展。另外，還應(yīng)完善檔案管理獎懲機制，將檔案管理效果與質(zhì)量直接與醫(yī)務(wù)人員的考核結(jié)果相掛鉤，全面提升相關(guān)人員的檔案管理主動性與積極性。
（二）加強檔案管理制度建設(shè)
加強檔案管理制度建設(shè)，完善檔案管理機制是醫(yī)院發(fā)展的重要保證。醫(yī)院管理人員需結(jié)合醫(yī)院發(fā)展實際以及先進的檔案管理經(jīng)驗，建立健全檔案管理體制，明確醫(yī)院綜合檔案管理的具體工作辦法與方案計劃，進一步明確不同職能部門的權(quán)限、職責(zé)以及檔案管理流程，進而使得各項檔案管理工作的開展有章可循。與此同時，還應(yīng)加強醫(yī)院綜合檔案工作手冊的編制，針對性細分不同檔案的目錄標(biāo)準、收集單位以及保管權(quán)限，在保障檔案資料完整性與真實性的基礎(chǔ)上，方便對檔案的查閱、使用。
其次，在檔案管理制度建設(shè)過程中，必須遵循一定原則。具體來說：第一，安全性原則。只有保證檔案資料的安全性，才能充分發(fā)揮綜合檔案管理的重要作用。第二，實事求是原則。在法律標(biāo)準制定過程中，不同部門必須結(jié)合自身實際情況制定符合自身醫(yī)院發(fā)展的標(biāo)準策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原則。必須堅持利益平衡原則，對不同檔案的信息權(quán)利進行確認，按照權(quán)利義務(wù)相平衡原則，尋找電子、紙質(zhì)檔案的平衡點，進而促使兩者利益最大化。第四，透明性原則。在具體管理法規(guī)建設(shè)過程中，應(yīng)遵循公開、民主、科學(xué)的原則，積極征詢社會各界意見，增強信息立法的公開性與透明度。
（三）加強電子檔案建設(shè)力度
對于綜合檔案管理發(fā)展來說，電子文件信息管理平臺是非常重要的組成環(huán)節(jié)，相關(guān)部門必須加強電子文件的保存以及前端控制，從而為系統(tǒng)功能的實現(xiàn)提供強有力的支撐。各級檔案部門必須積極參與到管理平臺建設(shè)過程中來，積極提出自己的意見，加強與技術(shù)開發(fā)人員的聯(lián)系，進一步提升平臺功能的合理性與效率。
在信息化高度發(fā)展的今天，我們必須加強電子檔案建設(shè)力度，強化電子檔案原始記錄性。具體來說，可從如下方面入手：第一，嚴格執(zhí)行電子檔案管理規(guī)范等國家相關(guān)法律標(biāo)準要求，嚴禁越權(quán)操作，進一步提升檔案管理的完整性與安全性。第二，加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全配置管理，定期進行網(wǎng)絡(luò)維護，及時查殺病毒，保證網(wǎng)絡(luò)完全。第三，做好電子文件保存工作，保證計算機庫房溫度、濕度合理。筆者建議，將電子文件保存在塑料保護套中，并將其放在安全、穩(wěn)定的環(huán)境中保管，從而保證電子文件不受有害氣體、灰塵、外界磁場等干擾。重視原始記錄，保存檔案原始記錄是我們的首要任務(wù)，其直接關(guān)系到檔案憑證的法律價值。在日常檔案管理工作中，必須嚴抓這一工作并形成長效運行機制。
1醫(yī)院開展文書檔案管理工作需遵循的原則
醫(yī)院在開展文書檔案管理工作的過程中必須嚴格遵循以下原則:首先，標(biāo)準化原則。多數(shù)文書檔案均是由公文轉(zhuǎn)化過來，因此在文書檔案管理中必須先要做好公文管理，通過制定具有統(tǒng)一性的標(biāo)準來實現(xiàn)對公文進行標(biāo)準化管理。其次，規(guī)范化原則。在醫(yī)院文書檔案管理中，必須對立卷進行規(guī)范統(tǒng)一歸檔，規(guī)范管理工作流程，規(guī)范相關(guān)管理技術(shù)操作。最后，保密性原則。在醫(yī)院文書檔案管理中必須保證文書檔案的原始性，提高電子檔案的加密性，保證所有文書檔案的安全性。
2醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新措施
2．1加強信息化建設(shè)
二十一世紀最典型的特征就是高度的信息化，計算機的應(yīng)用給各行各業(yè)都帶來了巨大的變革。在當(dāng)前環(huán)境下，所有的醫(yī)院都配備了計算機設(shè)備進行辦公操作。因此，在條件允許的情況下，應(yīng)該把計算機計算應(yīng)用到對醫(yī)院文書檔案管理過程中去，這樣不但能夠有效地提高文書檔案管理工作的效率，還能夠在很大程度上保證文書檔案管理工作的準確性和規(guī)范性。在后信息化時期，醫(yī)院在發(fā)展的過程中一定要針對自身的發(fā)展特點，在工作的過程中提高信息化建設(shè)的水平，在醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)部建立、完善信息化管理系統(tǒng)，對醫(yī)院的文書檔案管理方式做出根本性的變革，從而保障文書檔案管理工作能夠同世界接軌［2］。利用信息化管理主要可以實施三方面的工作:(1)對以前普遍擠壓的文書檔案進行數(shù)字化處理，組織專門的人員將這些文書檔案掃描成數(shù)字化數(shù)據(jù)，這樣可以有效地實現(xiàn)對文書檔案的收集和備案工作，有利于保存，提高了文書檔案查閱、使用的高效性，促使文書檔案的價值獲得了提升;(2)實現(xiàn)文書檔案的數(shù)據(jù)化管理后，每一個醫(yī)院都有一個專門的數(shù)據(jù)庫，醫(yī)院可以根據(jù)自己的情況同其他醫(yī)院建立聯(lián)合數(shù)據(jù)庫，這樣可以實現(xiàn)跨庫資源的檢索，提高了資源利用的效率，也促進了信息的傳遞，有利于促進整個行業(yè)水平的提升。
2．2對文書檔案進行歸口管理
在醫(yī)院的文書管理工作中，主要涉及財務(wù)、人事、醫(yī)務(wù)、設(shè)備等眾多科室。管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，有效管理的難度較大。因此，醫(yī)院可將辦公室設(shè)置為一個重要部門，主要復(fù)雜對醫(yī)院相關(guān)文件進行收集和運轉(zhuǎn)。將醫(yī)院的文書檔案歸口于醫(yī)院辦公室管理工作中，將傳統(tǒng)的多頭管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｒ还芾恚⑴蓪Ｈ藢Ω骺剖椅募Y料的上交情況進行嚴格監(jiān)督和管理，避免文件堆積、文件散亂等現(xiàn)象發(fā)生。該種管理模式可實現(xiàn)從源頭上確保醫(yī)院文件資料的安全性、完整性和保密性，為醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量及工作效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)，同時也可促進醫(yī)院文書檔案的價值得到更加充分的利用。
2．3完善信息保障體系
隨著信息化檔案管理的不斷深入，檔案信息管理的安全性面臨更多的問題。安全性目前已經(jīng)成為制約信息技術(shù)的主要發(fā)展瓶頸，越來越多的人開始關(guān)注信息的安全性。在當(dāng)前情形下，很多醫(yī)院根據(jù)時代的發(fā)展需求都先后建立起屬于自己的文書檔案數(shù)據(jù)庫，并且也體驗到了文書檔案數(shù)字化管理的便捷性，但是在管理和應(yīng)用的過程中必須保證文書檔案的安全性［3］。所以，醫(yī)院應(yīng)該組織專門的技術(shù)人員完善信息保證體系，促使文書檔案管理向著安全的方向發(fā)展。首先，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自己的發(fā)展情況建立屬于自己的電子檔案管理規(guī)章制度，使用電子檔案的過程中必須嚴格的要求，建立使用登記制度;其次，必須頂起對文書檔案的載體進行硬件安全性掃描;最后，強化對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其管理水平和職業(yè)道德。增強其工作責(zé)任心，提高其文書檔案保密意識。
3結(jié)束語
（一）為動物疫病防控工作的日常需要提供保障
由于對動物疫病的防控具有延續(xù)性，在防控工作中進行動物疫病監(jiān)測或者科研時，經(jīng)常會用到之前的動物疫病檔案來進行對比和分析，為科學(xué)地判斷和解決當(dāng)下的動物疫病工作中出現(xiàn)的問題提供依據(jù)。因此，對動物疫病防控檔案進行科學(xué)完善的管理是動物疫病防控工作能夠順利進行的重要保障。
（二）有利于改善動物疫病防控檔案繁雜無序的現(xiàn)狀
動物疫病防控工作需要不斷地進行監(jiān)督檢測和分析，因此每年都會產(chǎn)生數(shù)量很多的檔案資料，如果不對其進行歸類整理，只是簡單地存放在檔案室，長此以往，檔案的數(shù)量將會越來越多，對檔案的查詢和使用也帶來了很多不便。對動物疫病防控檔案進行管理，對其進行歸類和整理，對無效的檔案資料進行注銷或舍棄，從而進一步改善當(dāng)下動物疫病防控檔案管理的現(xiàn)狀。
（三）能夠促進動物疫病防控工作整體水平的提高
第一，進行動物疫病防控檔案的管理可以及時有效地反映歷史和現(xiàn)實工作情況，對動物疫病防控工作全局的掌握和做出正確的決斷提供強有力的后盾。
第二，在對檔案管理的過程中對監(jiān)督檢測材料的整理和加工，形成科學(xué)的分析報告，可以為以后的查閱和運用帶來很大便利。另外，通過檔案室人員對檔案材料的整理和加工，可以更好地為當(dāng)?shù)貏游镆卟〉姆揽毓ぷ鞣?wù)，推動動物疫病防控科研工作的進展和防控工作水平的提高。最后，完善有效的動物疫病防控檔案管理還為當(dāng)?shù)厣踔潦侨珖姆酪咝畔⒔涣魈峁┍憷?/p>
二、動物疫病防控檔案管理的原則
（一）完整性
檔案管理的重要原則之一就是保證檔案材料的完整性。由于在動物疫病防控的過程中產(chǎn)生了很多的疾病防治、監(jiān)督監(jiān)測檔案材料，繁多復(fù)雜，因此對這些檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔從而保證檔案材料的完整性就很有必要。完整的動物疫病防控檔案資料可以為以后疑難問題的查閱和解決提供參考，也可以為以后動物疫病規(guī)律的總結(jié)和分析提供資料。
（二）有序性
做好檔案管理工作不僅僅是要保證檔案資料的完整性，還要根據(jù)動物疫病的方向以及工作的科室進行分類，并本著分析性和學(xué)術(shù)性的原則對檔案進行劃分和區(qū)別保存保管，為工作人員的查閱帶來方便。
（三）科學(xué)性
動物疫病防控的檔案管理工作必須具備科學(xué)性。由于動物疫病防控的檔案是在工作實踐中日積月累形成的，集中體現(xiàn)了動物疫病防控的監(jiān)督檢測結(jié)果，不但是日常記錄的體現(xiàn)，還為以后的檢測和監(jiān)督做為參考標(biāo)準。而且可以通過幾年來對檔案材料的總結(jié)對動物疫病的特點、其疾病流行和防治方案進行探索，發(fā)現(xiàn)和分析得出其中的規(guī)律，促進動物疫病防控工作的科學(xué)健康發(fā)展。
三、動物疫病防控檔案管理方式的探索和研究
（一）建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
隨著經(jīng)濟的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也越來越廣泛得應(yīng)用到人們的工作和生活中，在動物疫病防控的檔案管理工作中，可以采用與時俱進的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案人員對檔案材料進行整理和編列，需要查閱的工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)快速查詢到，提高工作效率。另外，還可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳和分享檔案資料，讓工作人員更加便利地瀏覽和分析檔案材料。
（二）建立科學(xué)的檔案管理制度
只有建立完善的動物疫病檔案管理制度，科學(xué)地指導(dǎo)和規(guī)范對數(shù)量繁多、種類多樣的動物疫病檔案管理工作，才能有效地將檔案管理的科學(xué)性落到實處。第一，了解在深入和詳細了解動物疫病防控檔案的材料范圍之后，根據(jù)實際情況和歸檔范圍建立和完善動物疫病防控的檔案管理制度。第二，對于不同科室和不同范圍的檔案要實行統(tǒng)一管理，但是可以使用標(biāo)識進行區(qū)別，便于查閱。最后，嚴格執(zhí)行動物疫病防控的檔案管理工作，切實將檔案材料保管和利用好，嚴禁任何損害動物疫病防控檔案管理工作的行為出現(xiàn)。
（三）加強檔案管理人員的培訓(xùn)和提升
檔案管理人員一般都是在檔案整理和歸檔的實踐中有積累了豐厚的經(jīng)驗，而傳統(tǒng)的檔案管理工作也主要是依靠經(jīng)驗的重復(fù)使用。而由于動物疫病防控的特殊性，有必要對相關(guān)的檔案管理人員進行再教育和培訓(xùn)，增加他們對動物疫病防控專業(yè)知識的了解和認識，全面提高工作能力，也為推動動物疫病防控工作的發(fā)展做出貢獻。
（四）以考核做監(jiān)督，增強責(zé)任意識
對動物疫病防控檔案的管理工作還需要以科學(xué)合理的考核制度做監(jiān)督，對檔案管理人員的工作內(nèi)容和工作效果定期進行考核，這樣不但能加強檔案管理人員的責(zé)任意識，還能通過考核發(fā)現(xiàn)工作中的不足并加以改進，促進動物疫病防控的檔案管理工作向著正確的方向發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】信息化管理；檔案管理信息化
一.引言
檔案真實的記錄著一切活動，既有歷史資料，也有成長過程的見證。隨著計算機技術(shù)的逐漸成熟和擴展，信息化技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理活動中，提高了檔案管理的科學(xué)性和合理性。在信息化檔案管理條件下，要求館員的素質(zhì)能力得到提升，以滿足信息化檔案管理需要。
二.檔案信息化管理概述
1.檔案信息化管理系統(tǒng)的組成
信息化檔案系統(tǒng)由檔案采集系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)三部分組成。
（1）檔案采集系統(tǒng)：該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)堎|(zhì)檔案材料進行數(shù)字化采集處理。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統(tǒng)維護、檔案審核四方面，同時能夠在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)多個客戶端同時對不通材料檔案進行采集，大大提高了信息采集的效率，在實際應(yīng)用中非常方便、快捷并且高效。
（2）檔案管理系統(tǒng)：該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)θ耸聶n案材料進行收集、整理、鑒別、統(tǒng)計、轉(zhuǎn)遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業(yè)務(wù)管理以及系統(tǒng)維護四個部分組成。
（3）網(wǎng)上查閱系統(tǒng)：該系統(tǒng)能夠讓人事檔案資料信息進行網(wǎng)絡(luò)瀏覽查閱，使人事管理更加明朗化。同時，為了保證單位人事檔案資料信息的安全，該系統(tǒng)也采用了多種加密處理方式，能夠保障系統(tǒng)內(nèi)的資料不被破壞或竊取。
2.檔案信息化管理的價值和意義分析
檔案信息化管理是我國現(xiàn)代化高科技不斷發(fā)展的必然結(jié)果。隨著科技的不斷進步，信息技術(shù)對人們工作和生活的影響越來越大，它是人們獲取信息的重要途徑。且隨著計算機專業(yè)軟件的開發(fā)和使用，很多專業(yè)的管理軟件層出不窮，且在實際工作中得到很多的利用。在整個工作流程當(dāng)中需要制定出健全的政策制度，結(jié)合當(dāng)前相關(guān)信息檔案管理工作的難點和原則，同時對今后工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)重點遵循的核心原則，以及基本的指導(dǎo)方向等進行全面和系統(tǒng)化的分析，旨在以此為基礎(chǔ)更好的實現(xiàn)對相關(guān)工作和政策理念的健全完善。
三.信息化檔案管理對高素質(zhì)館員的要求
1.檔案管理信息化對檔案工作者提出了新的技能要求
檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作的必然趨勢。經(jīng)過實踐證明，檔案信息化可以讓每一個檔案信息的利用者在任何時間、任何地點利用網(wǎng)絡(luò)在檔案管理系統(tǒng)中獲取所需要的檔案資料和信息。檔案信息化一方面能最大限度的提高檔案信息的利用效率，另一方面能有效的提高檔案信息的管理效率。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理檔案可將傳統(tǒng)的文本圖件方式的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并可使用u盤等不同的存儲介質(zhì)存儲起來，從而使得需要存儲時間較長的檔案信息，通過電子科技的方法，存儲在存儲介質(zhì)中，避免了傳統(tǒng)信息存儲的缺陷，進而讓每一位信息利用著都能準確快速的獲取所需要的信息。
2.檔案信息化中檔案工作者的信息素養(yǎng)要求
隨著科學(xué)技術(shù)的進步，信息化的快速發(fā)展對于促進檔案信息化有了全面的探究，引出了信息素養(yǎng)的概念，信息素養(yǎng)在檔案信息的管理和利用過程中的意義也變得越發(fā)重要起來。怎樣在信息化的環(huán)境當(dāng)中提高檔案工作者的信息素養(yǎng)也成為檔案工作中需要重視的方面之一。對信息素養(yǎng)的理解主要包括：對信息的真實性和準確性具備精確的判別能力；能夠做到對信息的高效管理和利用。概括起來就是能夠識別需要什么信息，并且知道怎么獲取信息，怎么管理和利用獲取的信息。信息素養(yǎng)的相關(guān)領(lǐng)域很廣泛，是需要具有特定的素養(yǎng)的，它涉及范圍很寬的知識，包括社會上的、經(jīng)濟上的、法律上的、資源上的、電子科技方面等，和很多種學(xué)科領(lǐng)域都有著莫大的關(guān)系。
四.信息化檔案管理館員素質(zhì)培養(yǎng)策略
1.提升綜合素質(zhì)
首先從提高管理人員綜合素質(zhì)開始，管理人員要不斷強化信息化管理工作意識，在工作中積極努力學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，掌握基本的操作方法，這樣才能開展實踐工作。單位要定期對管理人員進行培訓(xùn)，并且要開展培訓(xùn)評估工作，對于進步明顯的員工進行獎勵，實現(xiàn)工作人員內(nèi)部的優(yōu)勝劣汰，應(yīng)當(dāng)加強檔案管理工作的同步管理控制，同步的建設(shè)相關(guān)措施，嚴格的進行項目的審核與研究，同時還應(yīng)當(dāng)在技術(shù)的發(fā)展過程之中增強資金的投入力度，依靠技術(shù)的支持，依靠規(guī)范化的管理和運行，還應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理工作的分析。需要注意的是當(dāng)前檔案信息安全管理是相關(guān)項目建設(shè)的重點和難點，在實踐的工作之中應(yīng)當(dāng)結(jié)合傳統(tǒng)工作的經(jīng)驗，對于相關(guān)技術(shù)文件，還應(yīng)當(dāng)進行一定程度上的修改和補充，常見的諸如工作檔案以及人事檔案等等，在存儲的過程之中應(yīng)當(dāng)嚴格的遵循方便后期修改的基本原則，而對于一些合同性的文件，在實踐當(dāng)中不僅需要對其中的關(guān)鍵層面內(nèi)容進行分析同時還應(yīng)當(dāng)結(jié)合今后的改革方向?qū)崿F(xiàn)對政策的完善和補充，更好的促進檔案信息化管理邁向新局面和新階段。則應(yīng)當(dāng)保證其存儲格式的科學(xué)性，保證后期查閱資料的方便與快捷，這一點是當(dāng)前檔案管理工作的基本原則。
2.檔案工作者要再提高認識
檔案工作者要切實提高認識，真正認識到檔案管理工作的重要性，切實意識到提高自身素質(zhì)對檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵作用。要全面認識檔案特別是信息化社區(qū)檔案的價值作用，擺正心態(tài)、樹立責(zé)任意識，切實找差距、補不足，轉(zhuǎn)換角色應(yīng)對信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，要自覺學(xué)習(xí)先進知識、信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理等知識，努力掌握好外語和應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，堅持長時間多種類學(xué)習(xí)，讓自己可以順利應(yīng)對檔案管理信息化的要求。
3.在職檔案人員培訓(xùn)要再強化
檔案工作者素質(zhì)的提高除自身因素之外，也需要領(lǐng)導(dǎo)多提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機會。領(lǐng)導(dǎo)者要多渠道、高頻率為檔案工作者提供學(xué)習(xí)機會：第一，檔案工作者座談會，通過定期或不定期組織不同社區(qū)的檔案工作者進行經(jīng)驗交流，讓經(jīng)驗多的、技術(shù)能力好的檔案管理員帶動經(jīng)驗少的、技術(shù)能力不好的檔案管理員。第二，組織檔案管理人員到高校學(xué)習(xí)檔案采集、處理與數(shù)據(jù)庫加工、信息技術(shù)及計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)計與開發(fā)等技術(shù)知識。
一、高校圖書館檔案管理的原則
高校圖書館的檔案管理工作應(yīng)該有它所固有的原則作為指導(dǎo)，這樣才能更好的開展工作，推動高校圖書館的進步與發(fā)展。
（一）靈活實用的原則。高校圖書館所開展的工作是為了更好的為學(xué)校師生提供服務(wù)，因此檔案管理工作的開展就必須遵循靈活實用的原則，以便更好的構(gòu)建圖書館的服務(wù)體系。對檔案的管理是為了方便將來主要管理人員對已有信息的查找和利用，若在檔案管理中存在著很多繁瑣的問題將影響管理者的決策。
（二）存儲信息真實的原則。信息以決策的依據(jù)，正確真實的信息是管理者做出科學(xué)決策的前提，保證信息的真實性也是圖書館社會責(zé)任的體現(xiàn)。在檔案中若存在著虛假的信息，不僅會使決策失誤還會嚴重影響圖書館的社會形象。
（三）信息全面的原則。信息的全面包括大范圍的全面也包括小范圍的全面。所謂大范圍的全面就是指檔案需要有各個部門的信息，各個主體的信息。比如圖書館自身的文化建設(shè)信息、圖書館的招商政策、每一年采購計劃的制定、圖書館人事檔案的管理等。小范圍的檔案管理是就一個具體的責(zé)任主體而言的，比如對圖書館工作人員每個季度的業(yè)績考核的信息的管理等。
二、高校圖書館檔案管理的問題
高校圖書館與信息現(xiàn)代化的發(fā)展似乎并不矛盾，但是高校圖書館必須做好信息的現(xiàn)代化管理，即對圖書館檔案的管理，但是就目前的情況來看，大多數(shù)高校圖書館在檔案管理上還存在很多問題。
（一）對檔案管理的意識薄弱。部分高校圖書館的規(guī)模較小，認為對檔案進行管理是不必要的工作，只會浪費圖書館的財力和時間。在中國領(lǐng)導(dǎo)起著決定作用的社會，管理層對圖書館檔案管理的不重視，是圖書館檔案管理存在問題的根本原因。而高校圖書的流動性較大，圖書館檔案類型的多樣也是圖書館管理者認為檔案管理不重要的另一個原因。
另一方面，檔案管理問題的潛伏期較長，檔案管理的漏洞所帶來的危害通常在數(shù)年甚至是十多年之后才會出現(xiàn)，因此在短時間內(nèi)管理者無法意識到檔案管理存在的必要性。我國開始推行檔案管理的時間較短在這個方面的成熟度還不夠，宣傳的力度較小，缺乏法律體制的約束等等原因，最終導(dǎo)致了圖書館管理者對檔案管理意識的薄弱。
（二）管理方式的單一性。雖然說大部分高校圖書館開展了檔案管理的工作，但是就他們的管理模式上而言，存在著過度單一管理不科學(xué)的問題。部分高校圖書館為了盡量的節(jié)約成本，受經(jīng)濟條件的限制并沒有引進先進的現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，在檔案管理上還是采取的比較傳統(tǒng)的手段，以紙質(zhì)資料藏館的方式對現(xiàn)有的檔案進行管理。這種方式的工作量較大，一般還是需要人工進行填寫，修改與查找，在工作的過程中工作量較大，而且還容易出現(xiàn)遺漏，導(dǎo)致人事資料和客戶信息的遺漏，將會嚴重影響圖書館的發(fā)展。
檔案管理的方式缺乏正對性，目前高校圖書館的檔案管理一般都是按照國家現(xiàn)有的有關(guān)規(guī)定所指定的，在管理上存在著籠統(tǒng)性。但是高校圖書館是多樣的，規(guī)模上有大有小、類型上變化多端，他們各自需要的是相對具體的管理方式，這樣才能更好的針對本圖書館的實際情況開展檔案管理工作。
（三）管理體系的不完善。管理意識的缺乏必然會導(dǎo)致管理體系的混亂與缺失，一個圖書館需要進行檔案管理的信息很多，包括圖書館的戰(zhàn)略信息、人力資源的招聘、圖書館文化、客戶資料的管理等多個方面。絕大多數(shù)的圖書館始終一味的堅持“以圖書為中心”的思想或者是“以學(xué)生為中心”的思想而顧此失彼，導(dǎo)致管理的內(nèi)容不完整。
管理過程缺乏嚴格的程序規(guī)定，在管理上沒有嚴格的程序界定，按部就班。根據(jù)河南省檔案局對高校圖書館檔案管理的調(diào)查顯示，在已建立檔案管理的高校圖書館中有72%的圖書館并不清晰檔案管理的嚴格程序，在對的檔案管理的效果的考核上也缺乏行之有效的機制。
（四）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不強。據(jù)河南省檔案局的調(diào)查顯示，河南省高校圖書館里從事檔案管理工作的人員有64.5%并不是檔案管理專業(yè)的人才，甚至還有部分人員并不是管理類專業(yè)畢業(yè)的人才，也有一小部分管理人員并不具備高等教育的學(xué)歷。在現(xiàn)代化的檔案管理要求下，僅僅依靠過去的管理經(jīng)驗是遠不夠的，必須具有現(xiàn)代化的管理知識與思想才能做好現(xiàn)代的檔案管理。專業(yè)素質(zhì)的不足所造成的危害會在圖書館的逐漸發(fā)展中顯現(xiàn)出來，比如說不能按時完成檔案管理工作，最終將會影響圖書館各個辦公室正常工作的開展。有的高校圖書館檔案庫房設(shè)施陳舊落后、環(huán)境差，完全不符合檔案的保管要求，對圖書館的經(jīng)營和形象有很大的損失。
三、圖書館檔案管理的優(yōu)化
為了適應(yīng)現(xiàn)代化圖書館發(fā)展的需要，必須對圖書館檔案管理的模式進行創(chuàng)新和優(yōu)化，使圖書館在競爭中處于優(yōu)勢地位。
（一）擴大宣傳、促進重視。教育部門要幫助高校圖書館樹立檔案管理的危機意識，讓高校圖書館的管理者認識到圖書館檔案管理的缺陷會造成的問題，擴大檔案管理的宣傳力度。比如在當(dāng)?shù)碾娨暶襟w上以公益廣告的形式提醒高校圖書館的管理者重視檔案管理；在報紙傳媒上以專版的形式介紹高校圖書館的檔案管理，可以是成功的經(jīng)驗也可以是某一圖書館失敗的教訓(xùn)；在政府的網(wǎng)站上公布加強高校圖書館檔案管理的要求，并向各高校圖書館下發(fā)文件，強制其做好檔案管理，定期對高校圖書館的檔案管理工作進行考核，對于不合格的給予一定的處罰。
針對檔案管理中管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)比較低的情況，政府部門需要組織高校圖書館對檔案管理人員進行培訓(xùn)，由政府部門來組織專家來開展工作，參與培訓(xùn)的費用給予一定的補貼。另一方面鼓勵高校圖書館招聘具有專業(yè)素質(zhì)人才的檔案管理者開展檔案管理工作，使檔案管理專業(yè)化。
（二）運用現(xiàn)代化的管理設(shè)備?，F(xiàn)代高校圖書館的檔案管理已基本上不再是對人的依賴，而是對信息化技術(shù)的依賴，因此高校圖書館必須購入現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備增強管理的可靠性。在傳統(tǒng)的模式中，對檔案的管理完全依賴于管理者，當(dāng)這名管理者離職之后，對現(xiàn)有檔案的查詢就會帶來很大的困難，而且管理的效率也極其低下。
采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備之后不僅可以對不同的檔案進行分類管理，還大大提高了檔案管理的效率。建立一個檔案管理的數(shù)據(jù)庫之后，所需要的資料只需要在電腦上查詢即可獲得，使得對檔案信息的利用更加方便有效。
（三）優(yōu)化管理方式。不同規(guī)模的高校圖書館可以采取不同的管理方式。大型圖書館可以采取集中統(tǒng)一管理模式和協(xié)作式管理模式，開展時間久，管理高標(biāo)準、嚴要求，相應(yīng)的管理理念及方式更科學(xué)完善，這樣的管理模式可以更好的為大型高校圖書館的檔案現(xiàn)狀服務(wù)，大型高校圖書館檔案管理基礎(chǔ)堅實，大型高校圖書館作為管理榜樣需要嚴格認真對待管理模式的選擇；中型高校圖書館可以采取分散管理模式，根據(jù)中高校圖書館自身的實際情況和對經(jīng)濟效益追求的總體目標(biāo)，分散管理模式管理形態(tài)獨特的共存性與漸進性，可以使檔案資源的實體管理、檔案信息管理與檔案知識管理等科學(xué)化、系統(tǒng)化，將檔案管理的責(zé)任和權(quán)力都交給下級部門，責(zé)任明確的對檔案進行管理，不但符合中型高校圖書館的綜合實力，還滿足中小型高校圖書館的現(xiàn)狀及對社會效益追求的近期目標(biāo)，為圖書館的管理和利用服務(wù)；小型高校圖書館可以采取社會化管理模式，社會化管理機構(gòu)擁有科學(xué)系統(tǒng)的管理規(guī)范及制度，具有高素質(zhì)的專業(yè)從業(yè)人員，相關(guān)管理設(shè)施及設(shè)備也與時俱進的更新，小型高校圖書館的檔案存放在這樣的機構(gòu)中可以得到專業(yè)管理，由于中小型高校圖書館無論是檔案資源的數(shù)量、類型，還是檔案管理的實力都是其檔案工作開展的障礙，檔案意識的提高使小型高校圖書館必須根據(jù)圖書館的這種現(xiàn)狀找到與之相符的檔案管理模式，社會化檔案管理模式無論是對圖書館規(guī)模、圖書館實力的要求都與小型圖書館實際情況相符合。
現(xiàn)如今，隨著信息化建設(shè)在各個領(lǐng)域的不斷運用，在提高管理效率的同時，還促進了經(jīng)濟的發(fā)展。尤其是對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)來說，信息化建設(shè)的工作效率是否到位直接影響醫(yī)院中的服務(wù)質(zhì)量與管理效率。從傳統(tǒng)的角度出發(fā)，進行檔案管理能讓現(xiàn)代企業(yè)準確地掌握內(nèi)部的人事狀況與財務(wù)等狀況。
二、在醫(yī)院檔案管理中信息化建設(shè)的地位
就現(xiàn)代醫(yī)療機構(gòu)管理來說，人們開始對醫(yī)療服務(wù)越加重視，因此要想提升醫(yī)院中的服務(wù)水平，融洽醫(yī)患關(guān)系，就必須做好檔案的管理工作，增強醫(yī)院中檔案的信息化建設(shè)。在醫(yī)院的檔案管理工作中，檔案信息化建設(shè)地位日趨重要，所以要建立起系統(tǒng)化的管理平臺，合理地進行檔案調(diào)用，實現(xiàn)資源共享，擴大醫(yī)療服務(wù)項目，提升醫(yī)院在社會中的影響力。
三、提升醫(yī)院檔案管理中信息化建設(shè)的核心策略
無論從哪一層面出發(fā)來分析檔案的信息化建設(shè)，對醫(yī)院的內(nèi)部管理來說都有著極為重要的意義，同時也已成為了現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理中不可缺少的一部分。從檔案管理中的執(zhí)行上來看，進行信息化建設(shè)能促進醫(yī)院中檔案的管理工作，對于管理者來說，在選擇需要的檔案資料時，就能更加方便快捷，保證醫(yī)院中整個管理工作的順利進行。
（一）注重做好檔案信息化建設(shè)中的關(guān)鍵之處。進行信息化建設(shè)的主要步驟就是要將以往的一些紙質(zhì)資料錄入到系統(tǒng)中去，并對醫(yī)院內(nèi)部中的人事資料以及各種醫(yī)療設(shè)備檔案進行信息化管理，這樣不僅可以延長保存的期限，還能便于后期的查找與翻閱。其次是要將各類病例以及檢測化驗檔案等進行信息化處理，這樣就能保證日后在調(diào)用這些資料的過程中有跡可循。
（二）堅持檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理工作中的原則。通過對檔案信息化建設(shè)的重要性進行分析可以看出，在實際的信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)要堅持以下幾項原則，這樣才能確保在醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)更加的完善與具體。1.規(guī)范性。在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，要堅持以規(guī)范性的原則來構(gòu)建醫(yī)院中檔案信息化系統(tǒng)。2.歸檔雙軌制。在進行檔案信息化建設(shè)時，要盡可能的執(zhí)行歸檔雙軌制，不能認為紙質(zhì)的檔案管理在信息化建設(shè)下就沒有作用了。3.長期管理。在醫(yī)院的檔案管理上，要堅持長期的管理。經(jīng)過實踐可以看出，只有在醫(yī)院檔案管理過程中做好信息化的管理。才能凸顯出醫(yī)院檔案信息管理的價值，才能在原有的基礎(chǔ)上，真正改變醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量。
（三）提高醫(yī)院管理者的信息素質(zhì)，提升管理效率。隨著信息化建設(shè)的不斷深入，在醫(yī)院中也要及時組織人員進行信息技術(shù)的培訓(xùn)，提高管理人員以及管理者對信息技術(shù)的認識與運用，提升人員的綜合素質(zhì)。所以，醫(yī)院檔案管理人員要注重提升以下幾個方面的認識：首先，身為檔案管理人員，就要注重提高自我意識，增強自身服務(wù)能力，形成良好的自我觀念，提升對信息技術(shù)的運用能力。其次，要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)與一定的專業(yè)技能，這樣才能在進行檔案信息化管理的過程中提高工作質(zhì)量與效率。再者，身為檔案管理人員，還要具備一定的知識底蘊與良好的心理素養(yǎng)。最后，在日常的管理工作中，要注重細節(jié)，并堅持以細節(jié)來提高管理，在管理工作中，保持充足的精力與熱情。
（四）注重提升醫(yī)院檔案管理中的內(nèi)在要求。隨著信息化的不斷發(fā)展，各類管理制度與規(guī)章流程也在不斷地完善中，因此也就提高了醫(yī)院中檔案信息化水平。現(xiàn)如今在我國的各大醫(yī)院中，都在進行了檔案信息化建設(shè)。所以在管理模式上，也要不斷的更新，這樣也就提高了醫(yī)院管理效率以及醫(yī)療服務(wù)的水平。
（五）加強醫(yī)院中檔案信息的安全管理力度。由于醫(yī)院中的檔案種類比較復(fù)雜，因此，從醫(yī)院的角度出發(fā)，在進行檔案管理的過程中就要做好信息的安全與保密工作。對于檔案信息的保密來說，醫(yī)院中也存在一些機密性的文件，如：醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案以及病人的病例檔案等，都是不能進行外泄的，否則將嚴重影響醫(yī)院的長久發(fā)展以及信譽度。所以，在對這些文件進行管理的過程中，就要安排專業(yè)的人員進行管理，或可以建立出一些信息的公開級別，從根本上加強醫(yī)院中檔案信息的保密性。而對于醫(yī)院檔案信息的安全來說，首先要考慮的就是由于在醫(yī)院中進行信息化管理還處于剛剛起步的階段。因此在進行管理的過程中，不可避免的會發(fā)生一些技術(shù)上的問題，如病毒的侵染以及黑客的惡意攻擊等。所以，在醫(yī)院享受信息化管理帶來便捷的同時，還要做好紙質(zhì)檔案的管理工作。
四、結(jié)語
關(guān)鍵詞：高校檔案；管理體系；績效管理；應(yīng)用策略
高校檔案管理一直以來都是高校管理工作中重要組成部分。當(dāng)前我國高校檔案管理體系存在一些不足和弊端，無法適應(yīng)信息社會的發(fā)展需求。應(yīng)用匯總績效管理理論，有利于構(gòu)建更加合理的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率，促進檔案管理人才隊伍的建設(shè)。
一、匯總績效管理理論
匯總績效管理即PerformanceManagement（PM），是一種以提升個人及團隊組織的管理績效為根本目的，實現(xiàn)組織單位的管理戰(zhàn)略及目標(biāo)的實用性極強的科學(xué)管理模式。這是以提升單位組織成員的工作效率及相關(guān)業(yè)績?yōu)橹苯庸芾砟繕?biāo)，以此開發(fā)個人和單位組織的工作潛能。實質(zhì)上匯總績效管理是一個系統(tǒng)性管理流程，其具備極強的邏輯性和目標(biāo)控制性等特點。匯總績效管理理論應(yīng)用的實踐過程包括多方面內(nèi)容，首先是績效管理計劃的和管理目標(biāo)的制定，在此基礎(chǔ)上確定績效匯總管理的具體實施步驟和詳實過程，在相關(guān)績效考核信息已集中匯總之后，進入科學(xué)化標(biāo)準評估階段，同時在績效評估結(jié)果完成之后進行有效的反饋，將績效評估結(jié)果應(yīng)用至單位組織的團隊建設(shè)之中，以此總結(jié)工作實效方面的弊端和不足，為組織經(jīng)營目標(biāo)的優(yōu)化提供重要參考依據(jù)。在整個匯總績效管理過程中，需要注意的是，在績效管理考核之前要明確考核的意義，針對考核指標(biāo)、考核要素以及評分標(biāo)準等關(guān)鍵點進行科學(xué)設(shè)置，保障績效管理的科學(xué)合理性和客觀公正性。這樣才能真正保證績效匯總考核的實效價值，同時也能提高系統(tǒng)單位的運行效率。
二、當(dāng)前高校檔案管理體系的建設(shè)現(xiàn)狀
針對高校系統(tǒng)的綜合管理能力評估方面，高校檔案管理的效率和水平一直以來都是重要的評估部分。高校檔案是指高校系統(tǒng)在教學(xué)科學(xué)、運行管理工作過程中形成的具備一定憑證參考價值的文字、圖表、實物以及影像等多類型歷史信息記錄，能真實反映高校在長期教學(xué)實踐中形成的經(jīng)驗總結(jié)，記錄了高校教育事業(yè)發(fā)展信息，為高校未來的教學(xué)工作和管理運行提供了重要參考依據(jù)，能促進高校整體管理工作的科學(xué)發(fā)展。經(jīng)歷了幾十年以來的漫長發(fā)展歷程，我國的高校檔案管理工作取得了相當(dāng)程度的進展，規(guī)范管理檔案的相關(guān)基本機制已經(jīng)建立，針對檔案管理的硬件設(shè)施和軟件建設(shè)都已相應(yīng)的改善和發(fā)展，但就當(dāng)前高校檔案管理體系的建設(shè)現(xiàn)狀而言，還是存在一定不足，同時也具備很大的優(yōu)化空間。
（一）高校檔案管理專業(yè)意識不強
高校檔案管理往往集中于科研成果信息資料的收集部分，對于高校系統(tǒng)的檔案管理范圍和管理工作意義缺乏全面的認識。傳統(tǒng)檔案管理觀念單純集中于針對紙質(zhì)檔案的收集和整理分類的簡單功能，因此對于檔案管理工作的人力物力支持相對比較匱乏。同時高校檔案管理工作重保管輕使用，偏重于檔案的保密性管理，缺乏現(xiàn)代化的服務(wù)理念，這從長遠來說不利于檔案工作科學(xué)系統(tǒng)的發(fā)展。
（二）高校檔案工作績效管理缺乏科學(xué)性
當(dāng)前我國高校檔案管理工作中的績效管理主要注重績效評估職能，其評估標(biāo)準遵從于上級部門所涉及的相應(yīng)考核表，一般情況下是從德能勤績等方面入手，根據(jù)打分情況區(qū)分優(yōu)秀、合格和不合格等方面，將評估結(jié)果匯總至人事部門。這樣單純注重績效評估的績效管理模式往往會流于表面，忽視了績效管理工作的多方面系統(tǒng)層次內(nèi)容。高校系統(tǒng)中績效管理應(yīng)包括三個層次：高校層面績效管理目標(biāo)、檔案管理部門績效目標(biāo)、檔案管理人員績效目標(biāo)?？冃Ч芾淼哪繕?biāo)計劃設(shè)置應(yīng)遵循自上而下的原則，結(jié)合工作實際，以發(fā)揮檔案管理工作人員的自主能動性為主要目標(biāo)，提高高校檔案管理工作的實效性。
（三）高校檔案管理方式缺乏創(chuàng)新
當(dāng)前高校檔案管理過程中，對于檔案管理工作意義的認識不夠清晰，認為檔案管理工作僅僅是針對紙質(zhì)資料的收集、裝訂和整理保存，忽視了高校檔案對于高校本身運行管理、教學(xué)改革、科研創(chuàng)新等方面的積極促進作用，因此對于高校檔案工作的投入支持較少。高校檔案管理方式依舊停留于傳統(tǒng)管理模式上。隨著信息時代的不斷發(fā)展，檔案信息化管理進程的發(fā)展也是必然趨勢。在當(dāng)前高校檔案管理工作中，相應(yīng)的數(shù)字化目錄檢索系統(tǒng)已得到初步建立，但當(dāng)前高校檔案管理的信息化應(yīng)用程度并不高。
三、應(yīng)用匯總績效管理理論的建設(shè)目標(biāo)
我國高校檔案管理體系在建設(shè)過程中，因傳統(tǒng)管理模式的不足，很難適應(yīng)現(xiàn)代化信息社會的發(fā)展，因此應(yīng)用科學(xué)的匯總績效管理理論，有利于促進檔案管理工作的效率提升，更好發(fā)揮檔案管理工作的職能同時，確保檔案管理體系的科學(xué)性和合理性。績效管理理論作為學(xué)科管理模式，應(yīng)用至檔案管理體系中，其建設(shè)目標(biāo)為改善檔案管理工作人員的業(yè)績表現(xiàn)，優(yōu)化開發(fā)工作人員與單位組織的雙向潛能，從而實現(xiàn)高校組織的管理戰(zhàn)略目標(biāo)。應(yīng)用匯總績效管理理論，構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理體系，需要注重檔案工作的系統(tǒng)性，同時還需要堅持公正客觀的管理原則，選擇量化的統(tǒng)一績效管理指標(biāo)，定量與定性原則有效結(jié)合，讓高校檔案為高校運行管理和科研創(chuàng)新進行服務(wù)的同時，高校檔案管理工作也能成為高校建設(shè)過程中的重要組成部分。
四、匯總績效管理理論在高校檔案管理體系中的應(yīng)用策略
（一）高校檔案績效管理目標(biāo)的科學(xué)化設(shè)置
就高校檔案管理體系構(gòu)建而言，應(yīng)用匯總績效管理理論需要從管理目標(biāo)的科學(xué)化設(shè)置角度出發(fā)，根據(jù)高校層面的績效管理整體目標(biāo)，檔案管理部門的管理目標(biāo)和檔案工作人員的績效目標(biāo)等不同層面，自上而下進行相應(yīng)設(shè)置。高校檔案管理工作的績效管理目標(biāo)應(yīng)包括管理體制建設(shè)目標(biāo)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)目標(biāo)、檔案管理人才建設(shè)目標(biāo)、檔案服務(wù)利用效率建設(shè)目標(biāo)等。在這些基礎(chǔ)績效目標(biāo)設(shè)置基礎(chǔ)之上，還要考慮高校檔案管理職能的深層次拓展目標(biāo)，只有應(yīng)用匯總績效管理理論，對于高校檔案管理工作進行科學(xué)化的目標(biāo)設(shè)置，才能明確管理工作的發(fā)展方向，為管理模式的建設(shè)指明相應(yīng)指導(dǎo)性方向。
（二）高校檔案績效管理指標(biāo)的明確制定
如果說高校檔案績效管理目標(biāo)是宏觀調(diào)控范疇，高校檔案績效管理指標(biāo)則是更為詳實的考核標(biāo)準構(gòu)建?？冃е笜?biāo)的制定要考慮管理工作的層級性，首先是一級績效管理指標(biāo)的制定，這包括組織管理、檔案保管、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案開發(fā)利用這四個層面的指標(biāo)設(shè)置。在此基礎(chǔ)上是二級績效管理指標(biāo)的制定，這包括更加具體的管理機制、人才建設(shè)、檔案管理硬件和軟件設(shè)施的構(gòu)建、檔案開發(fā)和利用相關(guān)制度的完善等多方面內(nèi)容。需要注意的是，隨著信息時代的不斷發(fā)展，檔案管理的硬件和軟件設(shè)施構(gòu)建要適應(yīng)新形勢的發(fā)展需求，完善硬件設(shè)施，同時優(yōu)化軟件條件的儲備。
（三）高校檔案績效管理的激勵目標(biāo)設(shè)置應(yīng)用
匯總績效管理理論至高校檔案管理體系之中，可極大發(fā)揮績效管理的激勵職能。這同樣需要設(shè)置科學(xué)化的激勵目標(biāo)。例如在績效管理與薪酬管理進行有效結(jié)合的過程中，可以適當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的激勵空間，給予檔案管理工作人員相應(yīng)的自主能動發(fā)揮空間。當(dāng)前我國檔案管理人員的薪酬組成體系中，基本薪酬采用全國統(tǒng)一標(biāo)準，但績效部分的薪酬管理體系則可以根據(jù)績效評估結(jié)果來進行相應(yīng)的激勵和獎懲，這與檔案管理工作人員的晉升和降級直接相關(guān)，堅持優(yōu)勞優(yōu)酬的績效管理原則。這樣的應(yīng)用策略不僅能夠激發(fā)檔案工作人員的工作熱情，促進其工作的效率提升，還有利于整體檔案管理人才隊伍的科學(xué)建設(shè)。
（四）應(yīng)用匯總績效管理促進高校檔案管理信息化進程
隨著社會信息化程度的不斷加深，檔案利用的信息化進程也亟待得到相應(yīng)的重視。我國當(dāng)前高校檔案管理工作中，信息化應(yīng)用程度并不完善，主要應(yīng)用于信息化檢索等方面，在檔案開發(fā)和利用服務(wù)等方面的信息化開發(fā)程度并不高。在新形勢下，檔案管理工作的核心不再是傳統(tǒng)的注重保管及收藏職能，檔案管理將更加注重開發(fā)和服務(wù)功能。這就需要建立更加科學(xué)的檔案利用信息平臺，應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念，提高檔案檢索、檔案利用以及檔案開發(fā)的效率，利用現(xiàn)代化信息工具更好地進行查檔工作，增強檔案績效管理的功能發(fā)揮，以能更加滿足廣大師生的檔案利用需求，實現(xiàn)推送式檔案服務(wù)的創(chuàng)新職能。
五、結(jié)束語
高校檔案管理是高校事務(wù)管理工作中的重要組成部分，同時也是一個實效性極強的系統(tǒng)工程。高校檔案管理的水平對高校管理起著極大的影響作用。應(yīng)用匯總績效管理理論有利于提升高校檔案管理的工作效率，促進檔案工作向更加科學(xué)化和系統(tǒng)化的方向發(fā)展，從而促進高校管理工作的順利進行。在應(yīng)用績效匯總理論的過程中，需要注重管理目標(biāo)及相應(yīng)指標(biāo)的科學(xué)設(shè)置，同時有效地將績效管理與薪酬管理進行科學(xué)結(jié)合，為檔案管理人才隊伍的建設(shè)提供相應(yīng)的激勵和競爭機制，另外還能促進檔案信息化進程的科學(xué)發(fā)展。
參考文獻：
[1]王雅新.績效管理理論在高校檔案管理體系建設(shè)中的應(yīng)用研討[J].中國管理信息化，2016，（12）：191-192.
[2]張曉嫻.試論績效考核體系在高校檔案管理工作中的應(yīng)用——以昆明醫(yī)科大學(xué)為例[J].山西檔案，2014，（05）：94-96.
[3]葉楠.績效管理理論在高校檔案管理體系建設(shè)中的應(yīng)用[J].山西檔案，2014，（03）：80-82.
我國對于人事檔案管理的研究起步較晚，所以，在很多因素的影響下，人事檔案所面臨的主要問題就是很多檔案找不到主人，就是我們稱之為的“棄檔”現(xiàn)象，這種現(xiàn)行嚴重的影響了人事檔案管理的工作，根據(jù)不完全的統(tǒng)計，全國有將近65萬的人事檔案至今無人問津，這還不包含遠離家鄉(xiāng)外出打工的學(xué)生族。從這些“棄檔”的現(xiàn)象中，我們不難發(fā)現(xiàn)我國傳統(tǒng)人事檔案管理所具有的弊端，在傳統(tǒng)人事檔案管理中，檔案是要跟隨人員的調(diào)動而轉(zhuǎn)走的，就是所謂的“人檔不分離”，這種管理模式嚴重的與如今信息化社會相互矛盾，同時，在傳統(tǒng)人事檔案中，提供個人思想教育、家庭背景以及社會關(guān)系方面的內(nèi)容較多，而對于工作的能力、經(jīng)驗以及特長等方面內(nèi)容涉及的很少，總的來說，傳統(tǒng)人事檔案管理中，重學(xué)歷、資歷，輕能力、業(yè)績；重歷史，輕現(xiàn)實；重抽象，輕具體。因此，要想適合我國干部人事制度的改革以及市場經(jīng)濟的發(fā)展，就必須要創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式。
二、創(chuàng)新制度人事檔案管理制度應(yīng)遵循的原則
1.人事檔案在職能上，要以確立服務(wù)機制為主要原則，人事檔案的記錄內(nèi)容要以單位管理為出發(fā)點，不僅要具備個人的自然信息，也要具備相關(guān)的工作信息，這就要求人事檔案的管理要符合市場流動人才的使用、管理和流動。
2.人事檔案的內(nèi)容要具備一定的完整性，檔案記錄的內(nèi)容一定要做到詳實和準確，因此，新型的人事檔案記錄的內(nèi)容，一定要完整、全面和豐富，能夠真實的反應(yīng)一個人真實的精神面貌，從而，為社會提供一個準確的檔案存檔。
3.人事檔案管理一定要實現(xiàn)通用的原則，實現(xiàn)通用的人事檔案，首先，就是要確保人事檔案的標(biāo)準化，這種標(biāo)準化要根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)以及地方人事檔案的編制規(guī)則進行。其次，就是要實現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化，就是要保證檔案的內(nèi)容要實行統(tǒng)一規(guī)范，最后，就是要求人事檔案的制定還要符合網(wǎng)絡(luò)化的要求，從而便于人事檔案的流通。
三、變革人事檔案管理的模式
1.美國人事檔案管理的制度與模式。在人事檔案管理模式和制度中，不同的國家，由于人事管理制度的不同，其檔案管理模式也存在著不同，本文以美國人事檔案管理的特色進行分析，以此探究符合我國的管理模式。在美國人事檔案管理系統(tǒng)大體分為兩種，一種是公立系統(tǒng)，一種是私立系統(tǒng)，在公立系統(tǒng)中，人事檔案的管理是由人事部門和檔案管理機構(gòu)相互配合進行的，這種緊密的聯(lián)系，在很大程度上便于人事的調(diào)動和流動。在私利系統(tǒng)中，其管理的特點是進行“人檔分離”，這種管理將就職人員與退休離職人員的檔案進行分開管理，就職人員的檔案有就職單位和有關(guān)部門進行保管，離職和退休人員的檔案則由另例的其他部門進行統(tǒng)一的管理。此外，在美國檔案管理機構(gòu)中，還存在著一個較為權(quán)威的機構(gòu)，就是社會保障署所建立的社會保險號和人事檔案記錄表。這些保險號和檔案記錄表成為了美國公民的另一種身份的象征，通過保險號，很容易查看人員是否存在一些違法和違紀的行為，因此，這種檔案形式，成為了很多企業(yè)用人審核的標(biāo)準和依據(jù)。
2.建立社會化、開放式的人事檔案管理的新模式。由于我國人事檔案管理方面的不足，本文建議借鑒國外一些先進的檔案管理模式，建立一個社會化、開放式的人事檔案管理新模式。實現(xiàn)我國人事檔案管理的社會化，就是要強化建立具有社會性質(zhì)的檔案管理機構(gòu)，從而解決一些人員檔案無法保管的問題，在原來很多企業(yè)和機構(gòu)都是保管自身單位人員的檔案，這就造成其他一些待業(yè)者和退休人員的檔案無人保管，建立社會檔案管理機構(gòu)，在很大程度上會解決這種矛盾。同時，實現(xiàn)我國人事檔案管理的開放性，就必須要采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，同時，在保障安全的情況下，實現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化共享，積極的促進人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理的形成，這樣可以從傳統(tǒng)單一的人事檔案管理手段中，解脫出來，實現(xiàn)一個開放式的管理模式。
四、結(jié)語
關(guān)鍵詞 成人教育 學(xué)檔案生 檔案管理
中圖分類號：G472.4 文獻標(biāo)識碼：A
1 加強成人學(xué)生檔案管理的必要性
成人學(xué)生檔案管理的內(nèi)容主要有學(xué)生個人基本情況表、學(xué)籍變動情況、教學(xué)計劃表、入學(xué)注冊登記表、學(xué)習(xí)期間注冊表、學(xué)籍卡片、各科成績、考試試卷、教學(xué)計劃表、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)生鑒定等，基本上囊括了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)離校期間的所有第一手資料。加強成人學(xué)生檔案管理，主要是由成人教育的特征所決定的。
1.1 成人教育的特征
第一，成人教育對象的廣泛性。我國當(dāng)前成人教育對象十分廣泛，不論其受教育程度、職業(yè)、年齡和性別，只要愿意和有學(xué)習(xí)能力，都可以接受教育。因此，從某種意義來講，只要有愿意學(xué)習(xí)的人，就必定會存在成人教育。
第二，成人教育領(lǐng)域的開放性。作為我國教育體系的重要組成部分，成人教育依附于社會而存在，具有很強的社會性。特別每一種生產(chǎn)活動，都存在成人教育，每一個社會組織中，都存在一些成人學(xué)習(xí)者，每一種公共文化教育設(shè)施和傳播媒介，都可以成為成人教育的地方。成人教育具有很強的開放性，面對全社會，服務(wù)全社會，依附全社會。
第三，成人教育內(nèi)容的豐富性。成人教育對象較為復(fù)雜，往往是帶有一定目的而進行的學(xué)習(xí)。因此，成人教育不僅有一些包含聽說讀寫等基本課程，而且還包括心理調(diào)適、休閑娛樂、職業(yè)禮儀、政治法律等擴展課程。
第四，成人教育過程的終身性。與階段性的在校教育不同的是，我國成人教育時間不限、周期不限，是終身的，只要還有學(xué)習(xí)能力，都可以接受成人教育。在其從學(xué)校畢業(yè)，走上工作崗位以后，可能會彌補“本領(lǐng)恐慌”、“知識恐慌”，就可以繼續(xù)接受成人教育。
1.2 加強成人學(xué)生檔案管理的必要性
第一，基于學(xué)生的角度來看，學(xué)生檔案管理是學(xué)校的重要資源，也會加強對學(xué)生管理的重要手段。學(xué)生在接受一定階段的成人教育以后，可以通過檔案對比，分析其能力提升和知識增加的重要依據(jù)，是評價學(xué)校教育質(zhì)量的重要方式。
第二，基于學(xué)校的角度來看，加強對成人學(xué)生檔案的管理，是不斷提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。通過加強對成人學(xué)生檔案的管理，可以有效檢驗出學(xué)校在教學(xué)管理中是否還有漏洞，這對成人教育的發(fā)展具有重要作用。
第三，基于檔案管理自身角度來看，我國當(dāng)前成人學(xué)生檔案管理中，還存在檔案意識不強、管理不到位等問題，直接導(dǎo)致成人學(xué)生檔案管理中存在諸多問題，加強對成人學(xué)生檔案管理，一方面對于推進成人學(xué)校學(xué)生管理的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化具有重要意義，同時還可以將成人教學(xué)方法和教學(xué)水平放在一個更加全面的角度進行比較，形成良性競爭氛圍。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師在這種競爭氛圍中，將會投入更多精力轉(zhuǎn)變教學(xué)理念、教學(xué)模式、教學(xué)方法，促進成人教育教學(xué)水平和管理水平。
2 我國當(dāng)前成人學(xué)生檔案管理中存在的問題
2.1 成人學(xué)生檔案管理制度不健全
在市場經(jīng)濟條件下，我國各個成人院校更加注重教育的經(jīng)濟效益和社會效益，但是對于成人學(xué)生檔案管理存在重視程度不夠、認識模糊等問題，在硬件檔案管理辦公條件和設(shè)施硬件投入不夠，檔案管理手段落后、管理方法混亂等問題。甚至一些成人院校中，至今還在沿用著傳統(tǒng)手工檔案管理方式，還沒有上升到信息化管理的高度。檔案管理手段的落后，直接導(dǎo)致成人學(xué)生檔案管理效率較低，難以及時促進成人教育事業(yè)發(fā)展。也有的部分成人院校中，缺乏完善的檔案管理制度，在建章立制過程中，未能根據(jù)成人教育特點，導(dǎo)致成人學(xué)生檔案管理規(guī)范性較差、材料雜亂無章，在學(xué)生檔案資料搜集中浪費大量人力物力和財力。近年來，一些成人院校采取多樣化教學(xué)手段，學(xué)生檔案管理內(nèi)容和種類更加多元化、復(fù)雜化，而且在具體學(xué)生檔案管理過程中，可能涉及到多頭管理，不同部門掌握等問題，學(xué)生的鑒定材料和在校表現(xiàn)情況由班主任掌握，學(xué)生管理部門負責(zé)學(xué)生的注冊和畢業(yè)離校手續(xù)辦理、學(xué)籍變動、信息更改等，教務(wù)部門負責(zé)學(xué)生考試試卷和成績等，在溝通不暢、職責(zé)不清、協(xié)調(diào)不統(tǒng)一等情況下，成人學(xué)生檔案容易出現(xiàn)失真和不完整等問題。
2.2 成人學(xué)生檔案管理意識淡薄
我國成人教育特征，直接決定了成人院校和普通高等院校學(xué)生檔案管理的不同，也絕對了與普通高等教育相比，成人學(xué)生檔案管理的重要性并非特別明顯，也造成了成人院校對于學(xué)生檔案管理管理人員隊伍建設(shè)和人員培訓(xùn)的忽視。學(xué)生檔案管理具有很強的原則性、準確性和計劃性，但是許多成人院校領(lǐng)導(dǎo)卻忽視了對檔案管理人員隊伍建設(shè)，其學(xué)生檔案管理意識的淡薄，重視的不到位，重要性認識的不足，很難將那些高效、先進、科學(xué)的檔案管理理念引入到成人學(xué)生檔案管理領(lǐng)域，檔案管理人員隊伍建設(shè)滯后，檔案管理人員素質(zhì)和能力參差不齊。
2.3 成人學(xué)生檔案材料搜集不及時
目前，我國成人學(xué)生檔案內(nèi)容主要有畢業(yè)證、學(xué)位證、畢業(yè)證明和學(xué)生證書，學(xué)生學(xué)籍考試試卷和成績，學(xué)生學(xué)籍證明和學(xué)籍變動等材料，其檔案主要是由招生部門、教學(xué)管理部門、學(xué)生管理部門和各個院系產(chǎn)生的。檔案的根本原則是真實性、完整性和原始性，原始材料的收集是學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)，只有將這些文件資料全部搜集完整，才能夠?qū)W(xué)生檔案進行有效管理。在一些成人院校的學(xué)生檔案管理實踐中，由于沒有及時搜集整理相關(guān)資料，導(dǎo)致檔案資料不完整現(xiàn)象較為普遍。首先是招生資料搜集整理的不及時。伴隨成人院校辦學(xué)招生規(guī)模的擴大，補錄周期的延長，客觀上為學(xué)生檔案的搜集整理工作帶來較大難度。其次是學(xué)生成績資料搜集整理不及時。在學(xué)校學(xué)生人數(shù)不斷增加的同時，教師和學(xué)生管理人員隊伍沒有相應(yīng)增加，導(dǎo)致教師工作量在不斷增加，再加上現(xiàn)階段學(xué)生考試形式更加多樣化，為學(xué)校教務(wù)管理帶來較大難度，難以對學(xué)生成績記錄冊進行及時收集，甚至因為長期沒有搜集和整理，出現(xiàn)成績單和考試試卷丟失等。第三是學(xué)生學(xué)籍變動情況搜集整理不及時。伴隨我國普通高等教育的發(fā)展，成人院校面臨生源枯竭問題十分明顯，生源質(zhì)量不斷下降。學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、降級等，學(xué)籍變動較為頻繁。如果對學(xué)生學(xué)籍變動情況沒有及時搜集整理的話，將會導(dǎo)致學(xué)生管理部門、教學(xué)部門、教學(xué)院系在對學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計時候，數(shù)據(jù)不符等問題，直接影響學(xué)生檔案管理質(zhì)量。
3 成人教育中學(xué)生檔案管理改進措施
3.1 要強化思想認識
成人學(xué)生檔案管理存在問題，首先在于思想沒有重視起來，責(zé)任沒有落實到位，因此要加大對成人學(xué)生檔案管理的思想重視程度，從根本上解決認識不足、重視程度不夠的問題。第一，要盡量爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)生檔案管理的重視，盡可能在人力、物力和財力分配中給予傾斜，盡可能多的配備那些具有一定檔案管理知識和技能、責(zé)任心較強的檔案管理人員，專職從事成人學(xué)生檔案管理工作。第二，要加大對成人學(xué)生檔案管理人員的技能培訓(xùn)，要能夠?qū)⒋隧椆ぷ髋c招生、教學(xué)放在同等位置，加強教學(xué)部門與學(xué)生之間的溝通交流，提高學(xué)生對檔案管理工作的認識、理解、支持，形成人人關(guān)心檔案管理工作、人人支持檔案管理工作、人人參與檔案管理工作的良好氛圍。
3.2 要建立完善成人學(xué)生檔案管理規(guī)章制度
加強成人學(xué)生檔案管理工作，前提是要有一個科學(xué)的、規(guī)范的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。第一，要堅持以人為本的原則和要求，探索建立健全適合成人院校的學(xué)生檔案管理制度，要在學(xué)生檔案管理實踐中做到有章可循。要緊隨檔案管理形式發(fā)展要求，不斷修訂完善學(xué)生檔案管理制度。例如，在充分考慮成人院校學(xué)生大多數(shù)是在職，工學(xué)矛盾較為突出，可以在修訂學(xué)籍管理過程中，制定出免修不免考、倒班聽課制度等。第二，要堅持與時俱進的原則和要求，建立健全成人學(xué)生電子檔案管理制度。例如，可以制定學(xué)籍電子檔案保密制度、學(xué)籍檔案電子存儲介質(zhì)管理制度、學(xué)籍電子檔案備份制度。第三，強化制度執(zhí)行落實。“一打綱領(lǐng)不如一個計劃”。各類成人學(xué)生檔案管理制度制定以后，就要抓落實，要不斷規(guī)范成人學(xué)生檔案管理制度運行程序，做到制度有部署、有審查、有結(jié)果。要及時發(fā)現(xiàn)制度實施中存在的問題，堵塞檔案管理工作中存在的漏洞。第四，要制定相應(yīng)的獎懲機制。加強對成人學(xué)生檔案管理工作的定期考核，做到有誤必罰、有好必獎，不斷提高檔案管理人員的工作積極性。
3.3 要強化成人學(xué)生檔案管理投入
第一，要強化對成人學(xué)生檔案管理的硬件資金投入。在辦公條件和辦公設(shè)備配置上，給予更多資金投入。隨著檔案管理信息化的發(fā)展和要求，成人院校必須要投入更多的資金，改善其硬件辦公設(shè)備，增添路由器、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、復(fù)印件、打印機、電腦等辦公設(shè)備，提高信息化管理水平。第二，要強化成人學(xué)生檔案管理的庫房資金投入。檔案管理對于庫房內(nèi)的溫度、濕度等方面都有較高要求，必須要有專業(yè)的防灰塵、防潮除濕設(shè)施，專門的檔案柜和檔案架，而且電子檔案還要有專業(yè)的防震動、防磁防電設(shè)備。第三，要強化成人學(xué)生檔案管理的軟件資金投入。學(xué)生檔案管理信息化，不僅是要配置專業(yè)的辦公設(shè)備和儀器，同時還要有相應(yīng)配套的學(xué)籍檔案管理軟件，這也是提高成人學(xué)生檔案管理的關(guān)鍵所在。成人院校必須要加大對學(xué)生檔案管理軟件的資金投入，強化軟件開發(fā)，提高檔案管理效率和信息化水平。
參考文獻
[1] 劉曉利.成人教育學(xué)籍檔案管理的難點問題及對策[J].科技信息，2011（19）.
[2] 溫永花.重視普通高校成人學(xué)籍檔案管理工作[J].經(jīng)濟師，2011（8）.
[3] 邵媛，魏勇健，孫靜.普通高校成人學(xué)籍檔案管理的思考與建議[J].黑龍江教育，2012（8）.