時(shí)間：2023-07-09 08:53:58
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電子檔案是按照檔案管理規(guī)范有目的地保存起來(lái)的具有參考憑證價(jià)值的、包含背景信息的、采用一定的形式封裝起來(lái)的電子文件。與傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存形式相比較，主要有以下兩個(gè)特點(diǎn)：
（一）對(duì)設(shè)備和技術(shù)等材質(zhì)的依賴性。電子檔案主要是以某種電子設(shè)備作為載體，通過(guò)具體技術(shù)將紙質(zhì)檔案材料內(nèi)容轉(zhuǎn)換成一定的語(yǔ)音、視頻、音頻形式儲(chǔ)存在磁盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備上，在需要使用時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的操作轉(zhuǎn)化，輸出為需要的形式。電子檔案由于載體材質(zhì)的特定性，使得電子檔案的管理和利用基本依賴于計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，對(duì)計(jì)算機(jī)的配置要求以及操作人員的操作能力都提出了相當(dāng)?shù)囊蟆?/p>
（二）受時(shí)空限制小。由于電子檔案存儲(chǔ)所需的載體體積小、存量大，占用空間小，得電子檔案可以把所有信息一并存儲(chǔ)在一個(gè)載體上，只要保存得當(dāng)，電子檔案可以利用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地傳輸，不受制于時(shí)空的限制，有利于實(shí)現(xiàn)資源共享，提高辦公效率。
（三）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高辦公效率。針對(duì)電子檔案易于存儲(chǔ)、攜帶便捷、易于編輯、傳輸迅速等優(yōu)點(diǎn)，提高電子檔案管理，可以節(jié)省很大的人力、物力、財(cái)力，大大提高辦公高效率。
（四）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。電子檔案管理工作對(duì)管理者的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。
二、電子檔案管理和應(yīng)用中存在的問(wèn)題
（一）安全性不能完全保證。由于電子形式材料的輸出和輸入方式簡(jiǎn)單方便，可以重復(fù)利用，因此，電子文件的內(nèi)容可以被輕易的篡改，甚至被惡意盜取、銷毀，這使電子檔案的原始性和完整性受到嚴(yán)重挑戰(zhàn)。
（二）載體材質(zhì)影響完整性。由于電子檔案的載體多數(shù)是光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、磁盤(pán)等，這類載體受人為因素影響表較大，因載體丟失、失誤操作等可能會(huì)造成電子檔案信息丟失并不可修復(fù)。
（三）電子檔案非常容易受到黑客和病毒的侵犯，輕則導(dǎo)致信息被篡改和竊取，重則會(huì)使信息全部丟失，且由于病毒種類繁多，更新速度很快，因此必須時(shí)刻警惕這些潛在的威脅，保證電子檔案運(yùn)行環(huán)境的安全。
（四）電子設(shè)備配置、電子檔案管理者的能力都會(huì)影響電子檔案的管理和應(yīng)用。
三、電子檔案管理和應(yīng)用的措施
（一）加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)。電子檔案管理部門(mén)要根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)要求，制定科學(xué)完善的電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，使檔案工作者在收集、整理、歸檔、移交、利用和統(tǒng)計(jì)的時(shí)候有章可循，提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，尤其是政治意識(shí)和責(zé)任心。
（二）加大硬件投入。電子技術(shù)日新月異，計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等技術(shù)更新非常迅速，要保證資金和技術(shù)支持，以使電子檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。另外，一定要做好安全保密工作，因?yàn)闄n案信息涉及到大量私密材料，一旦泄露或丟失將會(huì)對(duì)個(gè)人和單位造成災(zāi)難性損失。
（三）做好安全工作，一方面要維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，防止電子檔案被非法竊取和篡改。另一方面要加強(qiáng)管理人員安全防范意識(shí)，特別是在目前形勢(shì)下，信息已經(jīng)成為個(gè)體之間最具價(jià)值的財(cái)富，個(gè)別集團(tuán)或國(guó)家以巨大的利益誘惑檔案管理者、竊取重要機(jī)密，因此，作為電子檔案的管理者，如意志不堅(jiān)定，很容易被利用，使個(gè)人或國(guó)家蒙受損失，必須從思想到行動(dòng)上加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。
（四）做好電子檔案材料安全防護(hù)。要根據(jù)電子檔案的公開(kāi)情況和保密級(jí)別，區(qū)別制定相應(yīng)的管理制度來(lái)保障材料的安全。比如對(duì)于已經(jīng)完全開(kāi)放的電子檔案，可以在驗(yàn)證使用者身份后，允許其直接拷貝利用；而對(duì)于一些保密性較高的材料，一定要制定多重保密措施，嚴(yán)防電子檔案被隨意修改、復(fù)制。
四、結(jié)語(yǔ)
一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過(guò)無(wú)紙化辦公，將工作中的文件、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、報(bào)告、通知通告等，都通過(guò)辦公軟件系統(tǒng)向特定對(duì)象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時(shí)間、人力和物力。此外，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環(huán)保
利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無(wú)紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開(kāi)支，而且有能夠減少木材的使用，降低來(lái)人類對(duì)森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲(chǔ)可以借助于硬盤(pán)、光盤(pán)和云盤(pán)等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲(chǔ)，此外電子檔案可以實(shí)現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點(diǎn)
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^(guò)程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過(guò)不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實(shí)性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上會(huì)出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)
紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫(xiě)和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見(jiàn)的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實(shí)性。
（二）紙式檔案的缺點(diǎn)
隨著紙式檔案保存時(shí)間的長(zhǎng)久，就會(huì)發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張?jiān)诟邷亍⑤^潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等環(huán)境下，容易對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性
無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會(huì)發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，同時(shí)也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：
（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過(guò)掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫(kù)和存檔時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實(shí)施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實(shí)性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢(shì)在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對(duì)檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒(méi)有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒(méi)有應(yīng)對(duì)能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問(wèn)題，并且一些單位并沒(méi)有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護(hù)人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)是提高檔案管理水平的有效途徑。
紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時(shí)代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時(shí)其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點(diǎn)。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點(diǎn)：
1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點(diǎn)，這一特點(diǎn)能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來(lái)的發(fā)展成熟過(guò)程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機(jī)制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。
2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲(chǔ)和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡(jiǎn)單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來(lái)。在長(zhǎng)時(shí)間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無(wú)論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質(zhì)檔案最大的特點(diǎn)就是存放時(shí)間長(zhǎng)久。紙質(zhì)檔案管理中不會(huì)出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時(shí)間）。我國(guó)是造紙術(shù)的發(fā)明國(guó)，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強(qiáng)度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張?jiān)谀承┣闆r下會(huì)發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國(guó)保存數(shù)千年的古代字畫(huà)就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時(shí)代環(huán)境下人們利用計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、磁盤(pán)、光盤(pán)、大容量硬盤(pán)等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲(chǔ)存載體，是社會(huì)科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時(shí)代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時(shí)代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無(wú)法替代的特點(diǎn)：
1.電子檔案管理過(guò)程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過(guò)程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點(diǎn)就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲(chǔ)存載體量來(lái)計(jì)算，一個(gè)U盤(pán)的儲(chǔ)存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫(xiě)滿字的A4紙張為基本單位，那么一個(gè)U盤(pán)就可以存儲(chǔ)大約20480頁(yè)到1310720頁(yè)的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個(gè)打火機(jī)大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時(shí)也可以對(duì)圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲(chǔ)存于同一個(gè)儲(chǔ)存載體上面。這樣的儲(chǔ)存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中時(shí)空的局限。電子檔案管理在異地也可以進(jìn)行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時(shí)代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實(shí)現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽(tīng)化，打破了時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)了異地同時(shí)的檔案資料管理。
三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時(shí)代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理?yè)碛辛藱n案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲(chǔ)量、方便攜帶、方便利用等特點(diǎn)。信息時(shí)代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點(diǎn)更是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長(zhǎng)久以來(lái)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無(wú)法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時(shí)代環(huán)境下都擁有了彼此無(wú)法替代的特點(diǎn)和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)也采用電子檔案管理方法。通過(guò)二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無(wú)縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來(lái)，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下：
1.針對(duì)已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過(guò)拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對(duì)應(yīng)的電子檔案。
關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；保護(hù)
中圖分類號(hào)：G271.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1009-9166（2011）023(C)-0124-01
辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，電子資料已成為檔案資料的重要組成部分。檔案工作也已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式，做好電子檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。筆者對(duì)電子檔案的管理與保護(hù)問(wèn)題談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。
一、電子檔案的定義及特點(diǎn)
所謂電子檔案是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的數(shù)字資料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙、音像資料等。電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，與傳統(tǒng)檔案文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。電子檔案的優(yōu)越性表現(xiàn)在四個(gè)方面。一是直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書(shū)檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。二是微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔。三是微機(jī)管理更有利于文檔的保密。過(guò)去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。四是微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于利用。
二、電子檔案的整理、開(kāi)發(fā)和利用
（一）電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。（二）電子檔案的開(kāi)發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開(kāi)發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開(kāi)發(fā)平臺(tái)的選擇。二是硬件要求。三是數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要對(duì)用戶使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。
三、電子檔案的管理與保護(hù)的措施
（一）推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)。在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。（二）加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)。各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過(guò)程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題：注意劃清歸檔過(guò)程中各級(jí)各類人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問(wèn)題。（三）電子文件是高科技的產(chǎn)物。它的各種性能是由技術(shù)決定的，隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。（四）電子文件從形成到歸檔利用，中間經(jīng)過(guò)很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的真實(shí)性。因此，建立電子文件全過(guò)程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。（五）做好電子文件歸檔工作，全面行使“歷史記錄”和“社會(huì)記憶”功能，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。（六）電子文件檔案一般應(yīng)采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。（七）電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，不易磨損，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。（八）提高檔案管理人員的文化素質(zhì)，使電子檔案管理向立體化方向發(fā)展，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)檔案管理人才，要使檔案管理人員不斷“充電”，不斷補(bǔ)充“能量”，以求適應(yīng)。
關(guān)鍵詞：信息化；電子文檔；醫(yī)院檔案；影響；對(duì)策
自我國(guó)進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)電子信息技術(shù)發(fā)展迅猛。在醫(yī)院的信息化建設(shè)中，電子檔案管理工作逐漸趨向自動(dòng)化、規(guī)范化、虛擬化方向改進(jìn)完善，現(xiàn)已成為檔案管理和信息化建設(shè)工作中不可或缺的環(huán)節(jié)。但在具體的管理工作中，在管理及電子文檔使用的方式上存在許多的問(wèn)題，并對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作造成了直接影響，為此，本文就電子文檔在醫(yī)院的使用現(xiàn)狀及影響進(jìn)行具體分析，然后提出相應(yīng)的可行性建議。
一、電子文檔的定義及其特點(diǎn)
電子文檔是通過(guò)計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、磁盤(pán)以及光盤(pán)等帶有磁性的存儲(chǔ)物件，來(lái)記錄人們行為活動(dòng)中所產(chǎn)生的文字及圖片等材料，且能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等進(jìn)行傳送、檢索及使用等行為的文件。其相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，其所具有的優(yōu)點(diǎn)有以下幾個(gè)方面：檢索便捷，可網(wǎng)絡(luò)傳輸；流通方面，能最大限度的實(shí)現(xiàn)資源共享；電子文檔所記錄的范圍不僅局限于檔案，還包括圖書(shū)、情報(bào)等其它資料；易寶存，不存在有害生物侵襲而出現(xiàn)損毀的現(xiàn)象；占地面積小，節(jié)能環(huán)保。
二、電子文件對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的影響
電子文件之所以能迅速替代紙質(zhì)檔案來(lái)記錄檔案等其它材料，這些都得益于電子文件使用帶來(lái)的便捷性，但電子檔案在使用的過(guò)程中同樣具有一定的缺陷。首先電子文件的使用必須依靠計(jì)算機(jī)等設(shè)備，這種唯一性必將對(duì)檔案管理工作的各個(gè)層面造成巨大的影響，例如檔案管理人員、檔案儲(chǔ)存模式、答案管理模式以及服務(wù)方式等等。
（一）對(duì)管理者的影響
首先，就檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，管理者必須要掌握一定的計(jì)算機(jī)技能，同時(shí)也要對(duì)電子文件的儲(chǔ)存和使用方式達(dá)到熟練應(yīng)用的程度，同時(shí)還要對(duì)檔案儲(chǔ)存載體的性能有一定的掌握，以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的永久使用與保存。
（二）對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的影響
電子文件的儲(chǔ)存載體是一些具有磁性的磁盤(pán)、光盤(pán)等材料，這種特殊的材質(zhì)存放與保存便對(duì)環(huán)境有一定的要求，首先要控制環(huán)境的溫濕度，其次是存放環(huán)境是能夠防靜電、方磁、防擠壓碰撞等要求。
（三）對(duì)管理方式的影響
而在電子文件的管理中，管理方式也是極為重要。雖然電子文件的管理主要依靠計(jì)算機(jī)完成，但在具體的操作中，想要實(shí)現(xiàn)電子文件的有效管理與保存，需要根據(jù)電子文件的性質(zhì)及先關(guān)要求來(lái)采取相應(yīng)的可行性方式。為此，筆者就其中主要的三個(gè)方面進(jìn)行重點(diǎn)闡述：首先，電子文件由于傳輸快、易復(fù)制等特性，注定了電子文件在保存的過(guò)程中容易遭到攻擊、被竊取，因此，從某種程度上來(lái)說(shuō)，電子文件的保存相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更難；其次，紙質(zhì)檔案由于自身的局限性，使用頻率逐漸減低，但在某些方面仍然要使用，因此，兩種檔案共存的管理模式給電子檔案的管理造成一定的影響；最后，由于電子文件使用過(guò)程中帶來(lái)的便捷性以及電子信息技術(shù)的不喑墑煊敕⒄梗為電子文件的使用提供了一個(gè)良好的發(fā)展環(huán)境，同時(shí)也解決了紙質(zhì)檔案管理中的各種不便。
（四）對(duì)服務(wù)方式的影響
電子檔案庫(kù)的建立最主要的原因便是為檢索及使用服務(wù)提供了巨大的便利，在電子信息技術(shù)的支持下，相比于傳統(tǒng)的檢索服務(wù)，電子檔案的建立給檢索服務(wù)帶來(lái)翻天覆地的變化，大大提升了檢索效率，但這種改變需要給檔案管理部門(mén)、服務(wù)對(duì)象一定的適應(yīng)期，同時(shí)也要在服務(wù)模式上做出一定的改變。
對(duì)安全性的影響
電子文件保存的安全性涉及多個(gè)方面，筆者就其中最為主要的三個(gè)方面進(jìn)行具體分析：首先，由于電子文件的特殊性，可以實(shí)現(xiàn)信息與載體的分離，因此，這便給電子文件的原始性、完整性以及不可更改性等性質(zhì)的保障帶來(lái)巨大影響，這也是當(dāng)下急需解決的問(wèn)題；其次，電子文件的檢索與網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)都是由局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)所連接的，因此極易遭受駭客攻擊；最后，電子文件的使用設(shè)備及載體存在一定的電磁泄露問(wèn)題，這也是電子文件保存安全性中重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。
三、對(duì)策分析
電子文件的使用雖然給人們帶來(lái)巨大的便利，但在其使用的過(guò)程中，其對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響也是各層面的，為了更好的幫助醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作，針對(duì)電子文件的使用及檔案工作的對(duì)策進(jìn)行研究是非常有必要的。
（一）檔案學(xué)理論研究角度
筆者根據(jù)多年從事相關(guān)工作的經(jīng)驗(yàn)，在檔案學(xué)理論研究角度中，總結(jié)了以下兩點(diǎn)：首先要開(kāi)拓研究實(shí)驗(yàn)，擴(kuò)大研究范圍，從多個(gè)學(xué)科的領(lǐng)域中去研究問(wèn)題；其次便是針對(duì)檔案的一體化管理進(jìn)行研究，這不只是建立一個(gè)簡(jiǎn)單的信息共享平臺(tái)，更是醫(yī)院辦公自動(dòng)化、數(shù)字檔案庫(kù)和信息化建設(shè)的關(guān)鍵。
（二）檔案管理角度
1.加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
首先，在醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)中，首先需要加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。檔案管理工作需要檔案業(yè)務(wù)能力強(qiáng)且掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)的管理人才，但在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理的綜合素質(zhì)水平普遍偏低，且專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)能力還有待加強(qiáng)，這與信息化建設(shè)要求和標(biāo)準(zhǔn)存在一定的落差。為了更好的建設(shè)信息化檔案，各大醫(yī)院應(yīng)該注重檔案管理人員的培訓(xùn)，同時(shí)積極開(kāi)展相應(yīng)的競(jìng)賽與培訓(xùn)活動(dòng)，從而更好的幫助團(tuán)隊(duì)提升專業(yè)素質(zhì)能力，打造一支精良的信息化管理團(tuán)隊(duì)。
2.加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，努力提高服務(wù)質(zhì)量
就目前醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，改進(jìn)并完善檔案管理制度與流程能有效的促使檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，例如在電子文件從建立到歸檔這一系列環(huán)節(jié)中，針對(duì)其中的薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化流程結(jié)構(gòu)，制定完善的機(jī)制，加強(qiáng)員工專業(yè)素養(yǎng)與服務(wù)意識(shí)的培訓(xùn)，這樣不能有效的提升服務(wù)質(zhì)量，還能促使檔案管理工作更加高效化。
3.加強(qiáng)檔案信息化應(yīng)用研究，努力探索新形勢(shì)下檔案管理工作的新模式
針對(duì)當(dāng)下醫(yī)院檔案管理工作的缺陷，注重電子文件的應(yīng)用與研究，結(jié)合自身實(shí)際情況，構(gòu)建一套全新的檔案管理模式是重要的。因此在電子文件的應(yīng)用與研究中，要充分掌握檔案管理軟件的使用方式，在探索全新管理模式的過(guò)程中，可以汲取國(guó)外發(fā)達(dá)地區(qū)組織機(jī)構(gòu)答案管理模式的優(yōu)點(diǎn)，然后在根據(jù)自身情況建立一套完善的信息管理體系。
四、結(jié)語(yǔ)
檔案管理工作的優(yōu)化，首先要從管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)中出發(fā)，其次是管理模式與管理流程的改進(jìn)與優(yōu)化。其次，也要注重科學(xué)理論的研究，幫助管理者更好的提升管理能力，同時(shí)幫助醫(yī)院的檔案管理模式與流程適應(yīng)時(shí)代的腳步。
參考文獻(xiàn)
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工程信息是廣播電視系統(tǒng)檔案當(dāng)中的一個(gè)重要內(nèi)容,因此要重視管理工程信息檔案。當(dāng)建成系統(tǒng)發(fā)射臺(tái)時(shí),會(huì)累積下大量文件,在文件當(dāng)中記載著建設(shè)工程時(shí)的經(jīng)驗(yàn)以及成就等,因此此類文件具有較高的參考價(jià)值以及保存價(jià)值,要重視存檔管理。具體方法如下:人工完成收集資料的工作,同時(shí)保證收集好的資料具備完整性與真實(shí)性的特征;收集好之后,將電視廣播系統(tǒng)的特征作為依據(jù),對(duì)工程資料進(jìn)行規(guī)范的、科學(xué)的整理;隨后將檔案目錄,包括主題、分類以及案卷目錄編制到計(jì)算機(jī)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中,利用數(shù)據(jù)庫(kù)的管理功能實(shí)現(xiàn)電子信息化管理[2。對(duì)檔案原件進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)化,使之成為二次信息;同時(shí)按照數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的特定格式輸入原始信息;根據(jù)人工指令將信息的索引以及目錄等輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中,從而高效管理接收檔案、檢索檔案、借閱檔案以及歸還檔案等工作。存儲(chǔ)音像檔案的載體通常為磁性材料,但磁性材料容易受到多種環(huán)境因素,如熱源、光源等的影響,材料自身也存在著缺陷;因此,在保存音像檔案時(shí),需要嚴(yán)格控制溫度以及濕度。此外,新式播放設(shè)備也有可能無(wú)法讀取一些老式的存儲(chǔ)載體,這將會(huì)給嚴(yán)重干擾正常管理工作。為了克服以上缺陷,提高管理質(zhì)量,則應(yīng)采用數(shù)字化的方式存儲(chǔ)音像檔案。在計(jì)算機(jī)當(dāng)中,應(yīng)建立起專門(mén)管理音像檔案的數(shù)據(jù)庫(kù),以方便于大量存儲(chǔ)音像數(shù)據(jù);還應(yīng)保證數(shù)據(jù)庫(kù)具有一定的安全防御機(jī)制,以免數(shù)據(jù)信息被外部人員竊取作非法用途;在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中存儲(chǔ)音像數(shù)據(jù)時(shí),要做到格式統(tǒng)一,并將便于用戶查詢作為管理的基本原則。另一方面應(yīng)在管理系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)計(jì)出檢索程序以及下載程序,以便使用戶能夠快速獲取所需的片段資料以及鏡頭資料,進(jìn)而使管理音像資料的效率得到大幅度的提高。還要注意對(duì)音像檔案進(jìn)行規(guī)范管理,根據(jù)電視廣播行業(yè)的特點(diǎn),對(duì)收集音像檔案、整理音像檔案以及借閱音像檔案的方法進(jìn)行完善,并建立起使用電子管理系統(tǒng)的相關(guān)規(guī)章與制度;從而保證合理使用檔案、科學(xué)規(guī)范管理檔案,以免音像資源被浪費(fèi)或無(wú)端流失。檢索以及借閱檔案是檔案管理當(dāng)中的一個(gè)重要內(nèi)容,為了便于檢索與借閱,采用計(jì)算機(jī)當(dāng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行管理勢(shì)在必行?？梢愿鶕?jù)文件外形特征以及文件內(nèi)容設(shè)計(jì)出相應(yīng)的檢索系統(tǒng)。在檢索系統(tǒng)當(dāng)中應(yīng)包括文件的卷號(hào)、目錄號(hào)、縮微號(hào)、全宗號(hào)以及分類號(hào)等,將以上文件信息連同保管的期限、附注以及密級(jí)等管理項(xiàng)目輸入到計(jì)算機(jī)的既定卡片當(dāng)中;隨后采用計(jì)算機(jī)對(duì)以上資料進(jìn)行整理,使之成為能夠存儲(chǔ)于移動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)的格式,從而方便于高效檢索?？偠灾?采用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行檢索,能夠?qū)崿F(xiàn)多途徑利用檔案以及高效利用檔案。在借閱檔案方面,應(yīng)確保管理系統(tǒng)能夠有效控制借閱工作,只允許借閱人員在計(jì)算機(jī)當(dāng)中閱讀所需的文件,而不允許將文件帶走閱讀,以便完善檔案的保密工作。
完善廣播電視檔案的電子信息化管理策略
在制作以及處理電子文件時(shí),都需要用到計(jì)算機(jī);因此計(jì)算機(jī)的軟件以及硬件設(shè)備性能將會(huì)對(duì)檔案管理造成影響。對(duì)此,要保證硬件設(shè)備實(shí)現(xiàn)正常運(yùn)行;并安排專人對(duì)管理軟件進(jìn)行監(jiān)控,在設(shè)置管理系統(tǒng)的密碼時(shí),應(yīng)確保專人操作。此外,還要將殺毒軟件安裝于計(jì)算機(jī)當(dāng)中,并定期對(duì)計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行殺毒,從而預(yù)防病毒入侵,避免數(shù)據(jù)信息泄露,對(duì)檔案安全造成威脅。因?yàn)椴捎秒娮有畔⒒姆绞綄?duì)文件進(jìn)行管理,需要將文件變?yōu)殡娮訖n案;而計(jì)算機(jī)當(dāng)中的電子檔案容易遭到人為因素或其他因素的破壞。所以在管理檔案時(shí),應(yīng)制定出科學(xué)的備份方案,以便在部分文件遭到破壞時(shí),能夠迅速啟用備份,盡快恢復(fù)數(shù)據(jù)信息。在制定備份方案時(shí),應(yīng)根據(jù)電視廣播系統(tǒng)的實(shí)際情況,從而保證備份的有效性以及實(shí)用性。在存儲(chǔ)備份文件時(shí),應(yīng)按照保密類型文件保存的方式進(jìn)行處理。因?yàn)殡娮訖n案存在著特殊性,當(dāng)計(jì)算機(jī)的軟件環(huán)境以及硬件設(shè)施出現(xiàn)故障時(shí),則會(huì)危害到檔案的完整性;再加上病毒入侵以及操作失誤等問(wèn)題的出現(xiàn),將可能會(huì)給檔案資料帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失。而紙質(zhì)檔案可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存,且真實(shí)性較強(qiáng);對(duì)此,可以通過(guò)管理紙質(zhì)檔案來(lái)避免以上問(wèn)題可能導(dǎo)致的危害。將紙質(zhì)管理與電子管理兩種方法結(jié)合起來(lái)即為理想的檔案管理手段。筆者通過(guò)查閱相關(guān)資料發(fā)現(xiàn),目前對(duì)紙質(zhì)文件以及電子文件進(jìn)行歸檔與管理時(shí),多采用了兩種方式。具體內(nèi)容如下:同時(shí)對(duì)磁介質(zhì)以及紙介質(zhì)進(jìn)行歸檔,且保證兩套檔案具有相同的內(nèi)容;一旦電子檔案出現(xiàn)異常,即可以采用紙質(zhì)檔案使其恢復(fù)正常。筆者建議,在管理好電子文件的同時(shí),也應(yīng)管理好紙質(zhì)文件,從而保證檔案可以得到永久的以及安全的使用。
關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；網(wǎng)絡(luò)；安全；制度
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電子檔案不同于紙質(zhì)檔案的特征決定其在管理利用及其安全保障方面的復(fù)雜性。如何保存、維護(hù)電子檔案，使之安全、可靠并可準(zhǔn)確提供利用是檔案工作急需解決的問(wèn)題。由于電子檔案便于存儲(chǔ)、復(fù)制、傳遞，給檔案管理和利用帶來(lái)諸多便利。電子檔案又具有對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性。信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性。一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，或者人為有意無(wú)意地刪除及病毒、黑客的侵襲，管理不善。都會(huì)造成巨大的損失。因此，建立電子檔案信息安全保障體系。完善檔案信息安全管理體制，保證檔案的原始性。真實(shí)性、完整性是十分必要的。
1 電子檔案的利用管理
電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案相比，顯著不同的是更快捷、更為便。但這必須建立在電子檔案所依賴的技術(shù)上，且必須滿足必要的先決條件和采取相應(yīng)的管理措施才能實(shí)現(xiàn)。
電子檔案提供利用，一般有三種方法，即提供拷貝，網(wǎng)絡(luò)傳輸，直接利用。
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化。導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此加強(qiáng)電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。從信息安全角度出發(fā)，主要應(yīng)從對(duì)用戶和提供利用者的管理、對(duì)利用者提供拷貝和強(qiáng)化利用中的安全措施三個(gè)方面加強(qiáng)管理。
2. 電子檔案的安全保障
2.1 可靠的網(wǎng)絡(luò)是電子檔案信息安全的根本保障
可靠的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和硬件設(shè)備是檔案工作網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行和電子檔案信息安全的根本保障。
檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)成熟的高速以太網(wǎng)技術(shù)，選用性能優(yōu)越的服務(wù)器，并設(shè)置雙服務(wù)器。主、從服務(wù)器應(yīng)分別放置在異地機(jī)房?jī)?nèi)，無(wú)論主服務(wù)器何時(shí)出問(wèn)題，從服務(wù)器都可替代主服務(wù)器，保證系統(tǒng)在出現(xiàn)故障時(shí)能夠連續(xù)運(yùn)行。同時(shí)，采用磁盤(pán)陣列、硬盤(pán)鏡像等硬
性容錯(cuò)技術(shù)。檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)耍由雙路專線供電。檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要與一切外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，網(wǎng)間需要交換數(shù)據(jù)時(shí)，可采用數(shù)據(jù)遷移方法，先從一個(gè)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)庫(kù)中將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到可寫(xiě)光盤(pán)、熱插拔硬盤(pán)等介質(zhì)。再將存儲(chǔ)介質(zhì)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)人另一個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中。
2.2 數(shù)據(jù)安全是檔案原始性，真實(shí)性、完整性的必要條件
檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性、完整性是檔案工作的靈魂。因此。采取嚴(yán)密的技術(shù)措施，建立可靠安全的存儲(chǔ)架構(gòu)，防止非法訪問(wèn)、非法操作、病毒入侵等事件的發(fā)生，最大限度地保障檔案數(shù)據(jù)的安全是十分必要的。
2.2.1 防止數(shù)據(jù)丟失的主要措施是數(shù)據(jù)備份
對(duì)長(zhǎng)久保存的檔案數(shù)鋸應(yīng)該拷貝到耐久性好的可寫(xiě)光盤(pán)載體上，禁止使用軟磁盤(pán)長(zhǎng)期保存電子檔案?？啼浌獗P(pán)時(shí)采用整盤(pán)刻錄方式，不得使用多段刻錄等方式。一般刻錄三套，一套封存，一套供查閱利用，第三套異地保存。對(duì)于加密的電子文件。則應(yīng)在解密后再完成上述工作。歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層。光投應(yīng)放在盒中直立存放，做到防塵、防變形，避免陽(yáng)光直接照射，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、熱源，并與有害氣體隔離。環(huán)境溫度應(yīng)控制在14～24記之間，相對(duì)濕度控制范圍為45%～60%。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新發(fā)展，存儲(chǔ)載體或電子檔案數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)兼容性問(wèn)題。屆時(shí)應(yīng)更換先進(jìn)、可靠的存儲(chǔ)載體進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制后舊版存儲(chǔ)載體應(yīng)至少保留三年。庫(kù)存的電子檔案每五年要依次進(jìn)行有效性、安全性檢查，對(duì)存儲(chǔ)載體的壽命、存儲(chǔ)載體的兼容性等問(wèn)題進(jìn)行抽查，抽檢率不得低于3仰"，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)補(bǔ)救。系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)必須制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤并能在新系統(tǒng)申運(yùn)行。
2.2.2常產(chǎn)生新數(shù)據(jù)的電子檔案系統(tǒng)，可選用性能較穩(wěn)定、費(fèi)用較低的磁帶介質(zhì)作為數(shù)據(jù)載體。
因磁帶機(jī)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是分工的，錯(cuò)誤不會(huì)復(fù)寫(xiě)到磁帶介質(zhì)上，可以防止將人為錯(cuò)誤、病毒、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤備份下來(lái)。只要保存好足夠長(zhǎng)時(shí)間的歷史數(shù)據(jù)，就一定能恢復(fù)正確的數(shù)據(jù)。備份后的磁帶放于遠(yuǎn)離機(jī)房的安全地帶，即便出現(xiàn)大的災(zāi)難，整個(gè)系統(tǒng)崩潰了，統(tǒng)管理員也可以利用異地存放的磁帶迅速恢復(fù)系統(tǒng)的運(yùn)行。存儲(chǔ)在磁帶上的電子檔案，每年應(yīng)倒帶一次，五年轉(zhuǎn)存一次。
2.2.3 利用有盤(pán)工作站的硬盤(pán)空間對(duì)服務(wù)器中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份
如各子系統(tǒng)檔案管理人員要及時(shí)備份本系統(tǒng)管理的有關(guān)數(shù)據(jù)各單位要及時(shí)備份本單位的重要數(shù)據(jù)等。萬(wàn)--服務(wù)器發(fā)生不可抗拒的破壞，也可以利用各工作站硬盤(pán)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)。
軟件備份與人工保護(hù)相結(jié)合，在發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出錯(cuò)或服務(wù)器故障時(shí)，備份之前的數(shù)據(jù)，可以用軟件方法恢復(fù)，備份之后的數(shù)據(jù)可以利用手工的文字記錄恢復(fù)。
預(yù)防黑客攻擊的最有效辦法是實(shí)行內(nèi)部網(wǎng)與一切外網(wǎng)的物理隔離。對(duì)于開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)，要定期更換管理員口令，避免因管理賬號(hào)被人為破壞后，管理員無(wú)法注冊(cè)而使系統(tǒng)管理陷于癱瘓。構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)的主要目的是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息共享，因此網(wǎng)絡(luò)對(duì)用戶來(lái)說(shuō)是開(kāi)放的，但由于各種信息十分重要，某些數(shù)據(jù)甚至還具有保密性，不能隨意修改。只允許部分人使用，必須對(duì)網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放程度進(jìn)行限制?？梢赃\(yùn)用系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件的相應(yīng)功能，合理設(shè)置系統(tǒng)的使用權(quán)限。在實(shí)際操作中應(yīng)設(shè)定數(shù)據(jù)庫(kù)的安全等級(jí)，對(duì)不同級(jí)別的人員進(jìn)行不同的訪問(wèn)授權(quán)，通過(guò)安全設(shè)定，確保各類數(shù)據(jù)庫(kù)只能被經(jīng)授權(quán)的合法用戶使用。未經(jīng)授權(quán)的用戶無(wú)論通過(guò)什么程序和軟件工具都不能訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣。就可以既保證數(shù)據(jù)共享。又保證數(shù)據(jù)的安全。還應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理軟件具有的目錄和文件權(quán)限設(shè)定功能，禁止用戶對(duì)無(wú)關(guān)目錄進(jìn)行讀寫(xiě)，禁止對(duì)其工作站中用戶自用的某些目錄進(jìn)行讀寫(xiě)。對(duì)一些公共目錄只允許讀，不允許寫(xiě)。
檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)安裝高可靠性的防火墻，經(jīng)常更新殺毒軟件，預(yù)防病毒人侵。工作站要安裝硬盤(pán)保護(hù)卡，采用無(wú)軟驅(qū)工作站。嚴(yán)禁用檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的微機(jī)玩游戲、拷貝與檔案無(wú)關(guān)的軟件和數(shù)據(jù)。防止信息被非法篡改、插人和刪除，亦可采用數(shù)字水印技術(shù)保護(hù)信息的完整性。
科學(xué)管理是確保電子檔案安全規(guī)范的關(guān)鍵
確保電子檔案數(shù)據(jù)安全，除了上述軟、硬件措施之外?？茖W(xué)管理是關(guān)鍵。
建立電子文件歸檔管理制度。保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效。電子文件存檔時(shí)必須檢查病毒等危害計(jì)算機(jī)的隱患，對(duì)于不能清除隱患的電子文件不得存擋。封存的電子檔案不得利用和外借。
建立電子檔案的提供利用管理制度。提供利用的主要方式是電子檔案拷貝和網(wǎng)絡(luò)查詢，網(wǎng)絡(luò)查詢和拷貝利用要進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和查詢登記。并采取技術(shù)手段防止提供的內(nèi)容被再?gòu)?fù)制。在向公眾網(wǎng)上載檔案數(shù)據(jù)時(shí)，要提高信息安全意識(shí)。防止失密、泄密事件的發(fā)生。為此，必須建立健全檔案信息及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行保密措施，嚴(yán)格審查上網(wǎng)檔案信息，辦理登記簽字手續(xù)。
建立服務(wù)器管理制度。每天記錄服務(wù)器的各種操作，包括設(shè)備的檢查記錄、服務(wù)器啟停記錄、對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的日常維護(hù)記錄、服務(wù)器運(yùn)行情況和對(duì)用戶的監(jiān)控記錄等，堅(jiān)持對(duì)服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行日檢、周檢用檢，并進(jìn)行詳細(xì)的記錄，確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
建立工作站管理制度，為每臺(tái)工作站建立工作日志。記錄每個(gè)工作站上機(jī)的操作員的開(kāi)關(guān)機(jī)時(shí)間、上網(wǎng)操作內(nèi)容、系統(tǒng)運(yùn)行情況、操作員姓名等。并建立檢查、監(jiān)督機(jī)制，防止人為造成的機(jī)器故障和數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。
建立數(shù)據(jù)庫(kù)日常維護(hù)制度、網(wǎng)絡(luò)安全保密制度、病毒預(yù)防和檢查制度等。技術(shù)人員定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，對(duì)各工作站的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤給予及時(shí)修改，經(jīng)常對(duì)各工作站巡回檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)故障隱患及時(shí)排除。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；電子檔案；管理
0.前言
在現(xiàn)今企業(yè)的管理與辦公中，計(jì)算機(jī)得到了普遍的運(yùn)用，許多企業(yè)的檔案或資料均逐漸利用電子檔來(lái)對(duì)其進(jìn)行保存。企業(yè)傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)主要是通過(guò)歸檔立卷的方式進(jìn)行管理的，這種方式的工作量較大，工復(fù)雜，查閱比較麻煩；而電子檔案與之相比具有極大的優(yōu)越性，例如電子檔案具有海量的信息存儲(chǔ)能力、密度性較高、集成和可用性較高，且能夠進(jìn)行智能化的管理和識(shí)讀。筆者將結(jié)合質(zhì)監(jiān)工作中企業(yè)電子檔案的管理與應(yīng)用進(jìn)行說(shuō)明。
1.企業(yè)電子檔案的管理
檔案信息電子化指的就是將企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中所出現(xiàn)的檔案信息機(jī)讀或者是紙質(zhì)形式為主的物質(zhì)對(duì)象，通過(guò)微機(jī)對(duì)檔案資料加以收集，且對(duì)其進(jìn)行一定程度的加工處理，使其轉(zhuǎn)變?yōu)槲C(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)資料，提供給廣大人們使用的一個(gè)過(guò)程[1]。
與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相對(duì)比，電子檔案具有一定的優(yōu)越性，即傳送速度較快，簡(jiǎn)單方便，比紙質(zhì)圖紙的生命力更加強(qiáng)烈，能夠保存更長(zhǎng)的時(shí)間，并且查找、存儲(chǔ)、設(shè)計(jì)等方面都更加的便捷。因此，企業(yè)的各項(xiàng)管理工作當(dāng)中，電子檔案已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。電子檔案將企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)作為核心，緊抓檔案工作作為企業(yè)服務(wù)的關(guān)鍵點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)將準(zhǔn)確的信息，在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間、以恰當(dāng)?shù)姆绞?，傳送至正確的對(duì)象，以便服務(wù)于企業(yè)的現(xiàn)代化生產(chǎn)與建設(shè)。
檔案信息電子化能夠確保檔案信息和最新的技術(shù)順利相接，網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中擁有數(shù)量極為龐大的電子檔案，要求人們對(duì)其進(jìn)行合理、有效的管理，以便于人們的查找與應(yīng)用。企業(yè)電子檔案的管理具有三大特點(diǎn)，即價(jià)值性、真實(shí)性以及系統(tǒng)性，只有這樣方能提供給企業(yè)更為全面、周到、人性化的服務(wù)?？梢?jiàn)，在企業(yè)中實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理是一種必然趨勢(shì)。
2.企業(yè)電子檔案的應(yīng)用
2.1確保信息的安全
對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理最為主要的目標(biāo)就是服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與生產(chǎn)。在目前社會(huì)信息快速發(fā)展的時(shí)代，電子檔案的發(fā)展與建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)快速發(fā)展社會(huì)的一種必然趨勢(shì)。而做好電子檔案的基礎(chǔ)條件就是加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理。從最初的紙質(zhì)膠卷、文檔以及圖片轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒芾?，必須?jīng)過(guò)一個(gè)發(fā)展的過(guò)程。因此，必須嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家所規(guī)定的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)著錄項(xiàng)目與檢索語(yǔ)言進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，并且對(duì)數(shù)據(jù)的制作與檢索標(biāo)識(shí)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，以便確保檔案數(shù)據(jù)的檢索的真實(shí)、正確[2]。因?yàn)榇鎯?chǔ)的設(shè)備的讀寫(xiě)速度較快，一旦被盜取，那么將造成極為嚴(yán)重的后果。所以，應(yīng)該要保證存儲(chǔ)設(shè)備的安全可靠性，實(shí)行專機(jī)專用原則，且定期對(duì)其進(jìn)行軟件與硬件的優(yōu)化升級(jí)，定時(shí)對(duì)其進(jìn)行維護(hù)，從而確保存儲(chǔ)設(shè)備擁有較好的運(yùn)行狀態(tài)。對(duì)檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)換、傳送以及存儲(chǔ)時(shí)，必須保證信息的完整、真實(shí)以及準(zhǔn)確，特別是在電子文件歸檔與管理時(shí)，必須處理好標(biāo)引與著錄工作。此外，還應(yīng)該構(gòu)建文件的備份和恢復(fù)系統(tǒng)，一旦發(fā)生信息的丟失，只需開(kāi)啟這個(gè)系統(tǒng)就能將丟失的信息恢復(fù)。對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)病毒進(jìn)行預(yù)防，避免網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)受到入侵。
2.2確保檔案收集整理的完整性
傳統(tǒng)的檔案中，一次的處理失誤或者是筆誤，所引發(fā)的影響不大，并且在日后的錄入時(shí)極易被發(fā)現(xiàn)。而對(duì)文件進(jìn)行批量的收入，一次性處理的文件量較大，一旦出現(xiàn)問(wèn)題將導(dǎo)致極大的影響。電子檔案實(shí)現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)據(jù)化。信息化的基礎(chǔ)條件使得檔案管理的作用被充分發(fā)揮出來(lái)，為用戶提供了極為便捷的平臺(tái)，用戶只需在個(gè)人電腦上就能對(duì)所需的信息進(jìn)行搜索。所以，電子檔案可以達(dá)到檔案收集與整理的目的。企業(yè)業(yè)務(wù)流程數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，最為直接的影響就是出現(xiàn)了大量的電子檔案，其是企業(yè)業(yè)務(wù)正常開(kāi)展了一個(gè)極為重要的因素[3]。由此可見(jiàn)，企業(yè)電子檔案的長(zhǎng)時(shí)間保存與使用，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展與運(yùn)行效果起決定作用，具有極為重大的現(xiàn)實(shí)意義。
2.3電子檔案具備長(zhǎng)期可讀性
伴隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案和文件在企業(yè)中得到了普遍使用。檔案信息是社會(huì)資源中一種十分重要的資源，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的管理，并且將其作用充分發(fā)揮出來(lái)，最重要的一點(diǎn)就是進(jìn)行電子檔案的管理。電子文件的特性使得電子文件的收集與積累手段受到了一定的限制。為了能夠?qū)χ匾募男薷倪^(guò)程進(jìn)行保存，應(yīng)該收集并積累好文件的原件。此外，企業(yè)的檔案管理建立在先進(jìn)應(yīng)用軟件為技術(shù)依托，網(wǎng)站為平臺(tái)的基礎(chǔ)上，對(duì)電子文件進(jìn)行全文數(shù)據(jù)化，并且在網(wǎng)站中進(jìn)行實(shí)時(shí)的運(yùn)用和管理，以確保企業(yè)的電子檔案的管理處于正常、健康的狀態(tài)，并且在一定的軌道中不斷向前進(jìn)步，進(jìn)而為企業(yè)的健康、快速、可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。
3.結(jié)束語(yǔ)
伴隨著企業(yè)社會(huì)化大生產(chǎn)腳步的不斷前進(jìn)，電子檔案管理的理念的不斷發(fā)展，一定會(huì)給企業(yè)電子檔案的管理帶來(lái)巨大的改變。因此，質(zhì)監(jiān)工作人員應(yīng)該對(duì)電子檔案進(jìn)行仔細(xì)的研究與探索，處理好電子檔案的應(yīng)用問(wèn)題，并采取各種有效措施提升電子檔案的使用率，提升企業(yè)檔案管理為企業(yè)經(jīng)營(yíng)與生產(chǎn)提供服務(wù)的程度與水平，且采用相對(duì)應(yīng)的管理方式、手段以及模式等對(duì)電子檔案管理進(jìn)行規(guī)范，以便促使企業(yè)電子檔案管理工作朝更好的方向發(fā)展。 [科]
【參考文獻(xiàn)】
[1]劉福才，劉玲玲.試論現(xiàn)代信息條件下企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用[J].科技風(fēng)，2009，（10）：76.
關(guān)鍵字：自動(dòng)化 電子文件 檔案
現(xiàn)代社會(huì)的網(wǎng)絡(luò)日益發(fā)達(dá)，簡(jiǎn)單的紙質(zhì)辦公已經(jīng)跟不上當(dāng)代形式的要求，全新的網(wǎng)絡(luò)化辦公方式既能簡(jiǎn)化了辦公程序，又能提高了工作效率，同時(shí)，也能使檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化管理。在這種新辦公方式下，就產(chǎn)生了電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件并存的情況，如何能科學(xué)、高效、合理的收集、整理和歸檔電子文件，是我們進(jìn)一步研究新的課題。
一、無(wú)紙化辦公的特點(diǎn)
辦公自動(dòng)化是Office Automation的縮寫(xiě)（簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)），本意為利用技術(shù)的手段提高辦公效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。它的產(chǎn)生對(duì)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。
（一）電子文件改變了文件處理和運(yùn)轉(zhuǎn)方式
電子文件中的信息不是靜態(tài)、固定不變的，可以隨時(shí)進(jìn)行存儲(chǔ)或刪除，其內(nèi)容可以從一種載體上分離出來(lái)轉(zhuǎn)移到另一種載體上。其利用也不受時(shí)空限制，能夠同時(shí)滿足多用戶的需要，實(shí)現(xiàn)信息共享。
（二）節(jié)約人力、物力，有效的提高了工作效率
協(xié)同辦公是大多數(shù)企業(yè)實(shí)行無(wú)紙化辦公的最主要出發(fā)點(diǎn)。通過(guò)無(wú)紙化辦公，企業(yè)的會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、質(zhì)檢報(bào)告、通知通告等，都可以通過(guò)OA系統(tǒng)向特定對(duì)象予以，由于收到的所有紅頭文件均通過(guò)文件自動(dòng)掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱批，整個(gè)過(guò)程完全實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，大大減少了辦公紙張的用量和打印設(shè)備的耗材，既節(jié)省了人力、物力、財(cái)力，又實(shí)現(xiàn)了信息共享。同時(shí)，運(yùn)用電腦進(jìn)行操作后，文件的存檔以及查找等更加方便，快捷，從而大大提高了工作效率。
二、電子檔案的收集、整理、歸檔和保管
（一）電子檔案的收集和整理
？電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明。凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件均屬收集范圍。各單位在工作活動(dòng)中形成或采用的具有查考利用價(jià)值的各類電子文件及各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)形成的電子文件（包括相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)文件）均應(yīng)歸檔保存。
（二）電子文件的歸檔
1、明確電子文件的歸檔條件，嚴(yán)把歸檔檢測(cè)關(guān)。首先，必須確定歸檔范圍是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，完成文書(shū)處理程序后再歸檔保存；其次，要有完整、齊全的電子文件相輔。對(duì)于收發(fā)文來(lái)說(shuō)，必須是全文信息，從文件設(shè)計(jì)、修改和形成階段做起，使電子文件格式與環(huán)節(jié)相匹配。確保電子文件的歸檔質(zhì)量，認(rèn)真檢查電子文件內(nèi)容是否完整、真實(shí)、有效，是否感染電子病毒。從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存貯器上拷貝或刻錄到可移動(dòng)的磁盤(pán)或光盤(pán)等載體以便長(zhǎng)期保存。嚴(yán)格按照不同的保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。
2、建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)體系。電子文件的歸檔管理還在摸索之中，在某些單位或部門(mén)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，沒(méi)有形成網(wǎng)絡(luò)體系，不同軟件形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，給電子文件歸檔造成困難。其主要原因：一是沒(méi)有統(tǒng)一管理，同一單位多個(gè)部門(mén)，多層管理，各自為政，多數(shù)檔案工作者缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，使建成的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不能完全符合檔案?jìng)鬏斠?。二是電子文件是靠網(wǎng)絡(luò)生存，一旦網(wǎng)絡(luò)被破壞，電子文件就會(huì)丟失。
3、明確電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)。隨著電子文件的不斷產(chǎn)生使工作效率及社會(huì)效益有了明顯的提高，同樣也涉及到了許多問(wèn)題。如：安全、保密、歸檔、管理、利用等問(wèn)題。這就需要抓緊制定電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護(hù)、安全、密級(jí)以及專利維護(hù)等標(biāo)準(zhǔn)，逐步完善電子文件的全過(guò)程管理制度，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。
三、電子文件檔案的保管和利用
（一）電子檔案的利用
電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分得到利用才能體現(xiàn)其價(jià)值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對(duì)開(kāi)放的電子文件自動(dòng)記錄利用效果統(tǒng)計(jì)；檔案利用人員能夠申請(qǐng)查閱，提交的查閱申請(qǐng)能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實(shí)現(xiàn)多級(jí)審批，檔案管理人員能夠?qū)徟目芍苯訉徍?，需要提交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的則需要進(jìn)行多級(jí)審批；審核后的電子文件在授權(quán)時(shí)間允許范圍內(nèi)進(jìn)行有效登記，利用到期后自動(dòng)收回權(quán)限取消授權(quán)。電子文件在線查閱要有很好的控制功能，必須在檔案部門(mén)規(guī)范的查閱環(huán)境下進(jìn)行閱讀，不能由其它軟件打開(kāi)閱讀，避免查閱人員隨意進(jìn)行下載保存。電子文件打印功能應(yīng)進(jìn)行授權(quán)控制，授權(quán)打印應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字水印技術(shù)對(duì)電子文件版權(quán)進(jìn)行保護(hù)。
（二）電子文件的保管
由于電子檔案的載體為磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等，這些介質(zhì)抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因?yàn)楸４娌簧茣?huì)造成破碎、形變或其它損壞，也可能由于操作不當(dāng)造成文件的破壞或被全部抹掉。所以檔案工作者必須對(duì)電子檔案載體使用專門(mén)的裝具和進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。