時(shí)間：2023-07-05 16:21:54
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理體制的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、集中式檔案管理概述
集中式檔案管理是指檔案集中儲(chǔ)存收藏的管理方式。根據(jù)我國(guó)法律規(guī)定，制定的合理有效的檔案保管體制，即將國(guó)家檔案統(tǒng)一收歸國(guó)家管理，任何其他單位不得擁有，所有國(guó)家檔案都是對(duì)我國(guó)歷史的見(jiàn)證，是我國(guó)不可或缺的寶貴材料，它們一直都在默默地為我國(guó)的發(fā)展貢獻(xiàn)著力量。如果說(shuō)國(guó)家集中式檔案管理是一棟房子，那么基層集中式檔案管理則是建造房子的磚瓦，換言之，基層集中式檔案管理是基礎(chǔ)，是必不可少的一部分。在基層檔案管理中，各式各樣的檔案想要按照合理有序的方法進(jìn)行管理，就必須將各種檔案整合起來(lái)統(tǒng)一管理，然后逐級(jí)分層，通過(guò)有效的方式方法達(dá)到檔案的集中式管理。
二、集中式檔案管理體制的意義
（一）集中式檔案管理體制對(duì)國(guó)家的意義。集中式檔案管理在我國(guó)檔案管理體制中是最為核心的一部分，是我國(guó)發(fā)展的基礎(chǔ)支撐。集中式檔案管理體制的誕生，結(jié)束了我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)復(fù)雜而沒(méi)有效率的檔案管理方式，并且為我國(guó)檔案管理體制的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理體制改革邁出了堅(jiān)實(shí)的一步。《檔案法》指出，統(tǒng)一有效的檔案管理方法對(duì)于我國(guó)檔案管理體制具有積極意義。
（二）集中式檔案管理體制對(duì)社會(huì)的意義。在我國(guó)社會(huì)迅速發(fā)展過(guò)程中，不乏會(huì)出現(xiàn)各種各樣的檔案材料，然而合理有效地對(duì)這些檔案進(jìn)行管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)。只有完成了這項(xiàng)復(fù)雜而繁重的任務(wù)，才能對(duì)社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步進(jìn)行有效的反思和分析，從反思分析中汲取精華血液，使之滲透融合到社會(huì)發(fā)展的大動(dòng)脈中，使之取之不盡，用之不竭，為社會(huì)發(fā)展提供持續(xù)且有效的新鮮力量。
（三）集中式檔案管理體制對(duì)企業(yè)的意義。隨著我國(guó)科學(xué)的發(fā)展和科技水平的進(jìn)步，我國(guó)企業(yè)依靠著健康的國(guó)家政策和科技水平飛速發(fā)展，在發(fā)展的同時(shí)，對(duì)集中式檔案管理的要求也隨之增加。一個(gè)企業(yè)，如果沒(méi)有合理有效的檔案儲(chǔ)存管理方法，就不能在眾多競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)中脫穎而出，就會(huì)迅速失去企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，從而導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)重組。因此，集中式檔案管理體制能促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。
三、集中式檔案管理體制的具體做法
（一）建立健全檔案法規(guī)。近年來(lái)，我國(guó)對(duì)于檔案的法律法規(guī)缺乏統(tǒng)一要求，建立健全檔案法規(guī)體制迫在眉睫。我國(guó)各行各業(yè)都有自己的檔案管理辦法，在制定行業(yè)和部門檔案管理辦法上沒(méi)有對(duì)其深入進(jìn)行研究和探討，只是從根本的利益出發(fā)，從而導(dǎo)致了各項(xiàng)檔案雜亂無(wú)章，如若長(zhǎng)期執(zhí)行可能會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、遺漏等問(wèn)題。因此，構(gòu)建統(tǒng)一合理的檔案管理法律法規(guī)是檔案管理體制中最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。
（二）檔案管理部門應(yīng)優(yōu)化合作。檔案管理部門是對(duì)檔案進(jìn)行分類、分層、分專業(yè)管理的主要行政機(jī)關(guān)，然而，分散式管理并不能有效地針對(duì)檔案類型和用途進(jìn)行合理的分類，所以，檔案管理部門需要通過(guò)團(tuán)結(jié)協(xié)作，對(duì)檔案進(jìn)行整合分析，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)合理有效的檔案管理。在各管理部門之間，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制定等政策，使部門和部門之間能夠進(jìn)行統(tǒng)一的溝通，優(yōu)化各檔案管理部門的合作，為合作提供便利暢通的橋梁。
（三）規(guī)范檔案管理工作。檔案管理工作是繁瑣而又重要的，因此，規(guī)范檔案管理工作是集中式檔案管理體制的重中之重。提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理工作的程序是規(guī)范檔案工作的有效途徑。了解學(xué)習(xí)并且嚴(yán)格依據(jù)我國(guó)《檔案法》進(jìn)行檔案管理工作，進(jìn)而通過(guò)對(duì)《檔案法》的深入學(xué)習(xí)，更好地保證檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。
（四）促進(jìn)檔案的現(xiàn)代化管理。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理也向數(shù)字多元化發(fā)展，檔案管理的重心也由傳統(tǒng)管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)移。利用信息技術(shù)對(duì)檔案事業(yè)進(jìn)行集中式管理，利用數(shù)字資源的完整、迅速的傳輸速度，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)、有效的管理。檔案的現(xiàn)代化管理不僅傳輸方便，而且還能有效的增加檔案的搜索速度，減少整理、分析檔案的時(shí)間，增加檔案管理工作的效率。因此，集中式檔案管理應(yīng)采取多元的現(xiàn)代化技術(shù)，利用數(shù)字信息的真實(shí)、完整、可用和安全，提升檔案工作的效率和服務(wù)能力。
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識(shí)別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識(shí)管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對(duì)電子檔案管理特點(diǎn)相應(yīng)調(diào)整。20世紀(jì)對(duì)檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個(gè)整體過(guò)程、檔案整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程由于檔案價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干個(gè)階段、不同階段的檔案與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間具有內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運(yùn)動(dòng)階段的前后銜接和相互影響，為實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。
二、新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理，其實(shí)就是指企業(yè)的檔案工作、情報(bào)工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機(jī)構(gòu)一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務(wù)的過(guò)程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時(shí)的信息，又要注重超前性、預(yù)測(cè)性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場(chǎng)信譽(yù)和增強(qiáng)企業(yè)的社會(huì)效益提供詳實(shí)、可靠、生動(dòng)的憑證;另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的信息，并進(jìn)行篩選、匯編，為企業(yè)的科學(xué)決策和管理提供含量較高的有價(jià)值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術(shù)基礎(chǔ)較好的大型企業(yè)，在原有圖書機(jī)構(gòu)、檔案機(jī)構(gòu)或情報(bào)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上構(gòu)建統(tǒng)一的信息管理實(shí)體機(jī)構(gòu)。這種管理模式便于建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)行現(xiàn)代化管理，同時(shí)也有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國(guó)文件和檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對(duì)文件工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來(lái)說(shuō)主要包含以下幾個(gè)方面：
(1)檔案一體化的目標(biāo)
實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程的全面控制和科學(xué)管理。科學(xué)的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程中，既加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個(gè)不同文件職能機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)銜接，從而使文件到檔案全過(guò)程都得到有效控制。
(2)檔案一體化的原則
在實(shí)行信息一體化管理的過(guò)程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見(jiàn)，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實(shí)行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個(gè)完整的過(guò)程?！≡谶@個(gè)過(guò)程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對(duì)整個(gè)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合；集成管理原則，集成管理是對(duì)管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關(guān)作業(yè)密度，減少重復(fù)而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容
文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對(duì)電子文件就是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，就應(yīng)當(dāng)樹(shù)立檔案管理意識(shí)，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對(duì)檔案運(yùn)動(dòng)流程實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對(duì)文件、檔案信息進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。
會(huì)計(jì)委派制是由政府部門和產(chǎn)權(quán) 管理 部門以所有者身份，委派會(huì)計(jì)代表政府和產(chǎn)權(quán)管理部門監(jiān)督國(guó)有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)管理的一種制度。實(shí)行會(huì)計(jì)委派制度是我國(guó)會(huì)計(jì)管理工作中的新生事物，是對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)委派制有兩種形式，一種叫“會(huì)計(jì)委派直接管理”，另一種叫“財(cái)務(wù)集中制”。
1）“會(huì)計(jì)委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會(huì)計(jì)人員。在這種形式下，委派對(duì)象大多是單位的財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)，管理方式大多采用直接管理，即對(duì)會(huì)計(jì)人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動(dòng)等實(shí)行集中統(tǒng)一管理，會(huì)計(jì)人員獨(dú)立，并實(shí)行在單位之間定期輪崗制度。
2）“財(cái)務(wù)集中制”形式。即在基層成立行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財(cái)務(wù)自、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，不配備會(huì)計(jì)人員，只設(shè)報(bào)賬員，將招考來(lái)的會(huì)計(jì)的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會(huì)計(jì)人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會(huì)計(jì)核算權(quán)從單位行政 管理 權(quán)分離出來(lái)，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)告，保管會(huì)計(jì)檔案等財(cái)務(wù)活動(dòng)，實(shí)行“集中管理，分戶核算”，融會(huì)計(jì)服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。
目前，會(huì)計(jì)委派制下會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀大致是：
1）委派會(huì)計(jì)受財(cái)政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進(jìn)行會(huì)計(jì)工作，所形成的會(huì)計(jì)檔案由委派會(huì)計(jì)整理立卷，會(huì)計(jì)檔案實(shí)體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級(jí)，會(huì)計(jì)檔案管理 方式卻發(fā)生了變化。各村的財(cái)務(wù)全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會(huì)計(jì)統(tǒng)一核算、報(bào)賬，各村形成的會(huì)計(jì)檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會(huì)計(jì)檔案。
2）會(huì)計(jì)集中核算地區(qū)或部門，在會(huì)計(jì)核算中心形成的會(huì)計(jì)檔案由核算中心進(jìn)行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會(huì)計(jì)檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會(huì)計(jì)檔案 管理 辦法規(guī)定》及時(shí)向委托單位返回，而是自行保管。
綜上所述，不難看出會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案 管理 仍存在一些問(wèn)題，其主要表現(xiàn)為：
1）有的會(huì)計(jì)核算中心沒(méi)有或不及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案。這不符合《檔案法》特別是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。
2）紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒(méi)有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理?！比欢鴮?shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成大量的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
3）會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。
4）財(cái)政部門與檔案行政 管理 部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來(lái)新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無(wú)論財(cái)政部門還是檔案部門都沒(méi)有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒(méi)有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只管會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問(wèn)津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
5）會(huì)計(jì)檔案 管理 制度亟待完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。
針對(duì)會(huì)計(jì) 管理 體制的改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)的上述問(wèn)題，筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作：
1）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案 管理 ，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
2）加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案 管理 及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案；體制創(chuàng)新；有效措施
隨著社會(huì)環(huán)境的變化，企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中面臨的危機(jī)也變得越來(lái)越多，在這一過(guò)程中企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益加劇，相互之間人才等方面綜合實(shí)力的比拼也愈演愈烈。在這樣一個(gè)大的背景下，企業(yè)人事檔案管理工作究竟該如何開(kāi)展才能發(fā)揮其本身應(yīng)有的作用，進(jìn)行有效的體制革新以滿足企業(yè)的發(fā)展要求這一問(wèn)題，不僅是企業(yè)人事管理部門需要關(guān)注的事情，同時(shí)也是整個(gè)市場(chǎng)環(huán)境下每個(gè)經(jīng)濟(jì)體都需要去進(jìn)行思考的問(wèn)題。
一、人事檔案工作的綜合概述
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化帶來(lái)的行業(yè)之間巨大的競(jìng)爭(zhēng)，讓市場(chǎng)中的經(jīng)濟(jì)個(gè)體承受壓力，開(kāi)始人人自危，拼命采取積極措施自我保護(hù)。人才戰(zhàn)略是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)條件下眾多企業(yè)采取的有效措施之一。就人事檔案體制創(chuàng)新的有效開(kāi)展而言，在這一競(jìng)爭(zhēng)體系中扮演的究竟是什么角色，具體的創(chuàng)新措施有哪些呢？下文將逐一展開(kāi)闡述。
企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中經(jīng)歷了無(wú)數(shù)的變化，不管是經(jīng)營(yíng)策略、競(jìng)爭(zhēng)策略，還是發(fā)展策略，而在眾多謀略型發(fā)展計(jì)劃中發(fā)揮作用的主要因素實(shí)際上是“人才”。人才不僅是促進(jìn)企業(yè)對(duì)資源進(jìn)行優(yōu)化配置的主導(dǎo)因素，同時(shí)也是企業(yè)一些重大發(fā)展策略的決策者，甚至可以毫不忌諱的說(shuō)，人才就是企業(yè)的發(fā)展命脈。人事檔案作為人才基本信息的記錄文件，不僅能直接有效的反應(yīng)出相應(yīng)人員的基本資料，同時(shí)對(duì)于人員特點(diǎn)以及特長(zhǎng)等方面都會(huì)進(jìn)行系統(tǒng)而詳實(shí)的記錄，這樣一來(lái)，不僅可以方便個(gè)人去選擇一些心儀的企業(yè)，同時(shí)也為企業(yè)挑選適合自身發(fā)展策略的人才。人事檔案除了提供便利的基本功能之外，還在企業(yè)的人才戰(zhàn)略部署中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。對(duì)于現(xiàn)階段人事檔案工作開(kāi)展的方向，我國(guó)有關(guān)部門專門制定的《“十二五”規(guī)劃》明確提出了以下三點(diǎn)的要求：其一，企業(yè)應(yīng)加大在人事檔案工作管理方面的投入，提高相應(yīng)的管理水平；其二，加快人事檔案管理工作的信息化作業(yè)步伐以適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展對(duì)人事檔案資源的需求；其三，“一站式”共享平臺(tái)的積極打造，所謂“一站式”共享平臺(tái)是指在數(shù)字化平臺(tái)搭建的基礎(chǔ)上，通過(guò)計(jì)算機(jī)操作，實(shí)現(xiàn)人事檔案資料收集、整理以及使用的一條龍服務(wù)，從而為企業(yè)提供更為便利的資源服務(wù)。從規(guī)劃的相關(guān)內(nèi)容我們可以看到，現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理工作的革新和變革迫在眉睫。
二、人事檔案管理體制革新的有效途徑以及措施
上文中，我們已經(jīng)對(duì)人事檔案管理工作的基本內(nèi)容以及基本發(fā)展方向有了一個(gè)基本的認(rèn)識(shí)，根據(jù)《“十二五”規(guī)劃》的相關(guān)指導(dǎo)，在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，究竟應(yīng)該采取什么樣的措施提高相應(yīng)的管理水平以及管理效率呢？
（一）管理的標(biāo)準(zhǔn)化
就人事檔案管理工作的有效開(kāi)展來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)的重視至關(guān)重要，因?yàn)橹挥蓄I(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作引起足夠的重視程度，檔案管理人員才有可能將相應(yīng)的認(rèn)識(shí)管理工作落到實(shí)處，并且保持很高的工作效率。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)企業(yè)相關(guān)工作展開(kāi)管理的過(guò)程中，建議可以適時(shí)的加大對(duì)人事檔案管理工作的宣傳，對(duì)人事檔案管理工作開(kāi)展的重要性進(jìn)行有效的普及，讓基層充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作有效開(kāi)展的必要性和迫切性，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理體制的標(biāo)準(zhǔn)一體化。
（二）信息化建設(shè)步伐的加快，數(shù)字化平臺(tái)的有效建立
隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高，對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化數(shù)字模式的管理必將普及到企事業(yè)單位。數(shù)字化平臺(tái)的建立不僅能有效減少由于手工整理造成的失誤，同時(shí)還能最大限度提高企業(yè)對(duì)人事檔案的利用效率，節(jié)省查閱人事檔案的時(shí)間；其次，信息化以及數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，還能有效保證人事檔案的有序性以及安全性。但是我們都知道，任何事物都具有兩面性，這一點(diǎn)放在人事檔案信息化進(jìn)程上面來(lái)說(shuō)也不例外。就信息化平臺(tái)的搭建來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)的錄入階段實(shí)際上也是依靠人力來(lái)完成，在這一環(huán)節(jié)也不可避免的會(huì)受到人為因素的影響，一旦這一環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤，那么之后的工作都將無(wú)法開(kāi)展；除此之外，所有程序都依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，其安全性以及保密性等方面也應(yīng)給予相應(yīng)的重視，正確有效地多方面采取措施保證人事檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。
（三）工作人員素質(zhì)的提高
人事檔案管理工作幾乎都是由手工整理完成的，人為因素在檔案管理的過(guò)程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，所以說(shuō)，工作人員整理檔案工作的質(zhì)量會(huì)直接影響到人事檔案管理工作最終呈現(xiàn)出來(lái)的有效性。從這一層面進(jìn)行考慮，建議應(yīng)著重從以下幾方面提高管檔人員的工作素質(zhì)，從而保證人事檔案能發(fā)揮相應(yīng)的作用：
1.“三心”的具備
對(duì)于管檔人員來(lái)說(shuō)，他們天天與檔案進(jìn)行近距離接觸，時(shí)間久了，就會(huì)有懈怠，放松了警惕性，稍有疏忽就可能出“錯(cuò)誤”。因此，提高管檔人員的素質(zhì)首先應(yīng)注重提高他們的“耐心”、“細(xì)心”以及“責(zé)任心”，即我們所說(shuō)的“三心”，只有在具備三心的基礎(chǔ)上，管檔人員才有可能真正的將自己投入到相應(yīng)的工作中去，才能保持較高的熱情來(lái)面對(duì)這樣一份比較瑣碎，但是十分重要的工作。
2.專業(yè)管理素質(zhì)的具備
對(duì)人事檔案進(jìn)行管理這一工作，在大多數(shù)人眼中的評(píng)價(jià)幾乎都保持一致，他們認(rèn)為檔案管理工作完全不屬于技術(shù)范疇，因此并不需要特殊的技能或者素質(zhì)，只要能識(shí)字就行。如果要對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的管理，這一理念則完全是錯(cuò)誤的。在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中會(huì)有許多相應(yīng)的法律法規(guī)要去學(xué)習(xí)和遵守，還要遵守如保密性原則、完整性原則以及安全性原則，這些原則早已在無(wú)形中為人事檔案管理工作的進(jìn)行設(shè)置了一定的難度，因此，在管檔人員開(kāi)展相應(yīng)工作的過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度，積極提高自身的工作素質(zhì)。
（四）嚴(yán)格制度，實(shí)行有效的責(zé)任制
在現(xiàn)有管理?xiàng)l件下，為了有效避免檔案丟失以及改動(dòng)現(xiàn)象的發(fā)生，除了上文提到的相關(guān)內(nèi)容之外，還應(yīng)建立起一套健全的檔案工作制度以及責(zé)任追究制度。有關(guān)人員在對(duì)檔案進(jìn)行查閱的過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格程序辦理相關(guān)手續(xù)，盡量做到檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出以及在接收材料時(shí)的登記審查制度，與此同時(shí)，查閱以及借閱檔案的過(guò)程中也應(yīng)做好相應(yīng)的記錄，提供準(zhǔn)確人事檔案信息，有效地制約造成人事檔案泄密、涂改等人為因素。對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題的，實(shí)行責(zé)任追究。另外，還應(yīng)注意的就是：檔案管理的工作人員應(yīng)及時(shí)的向基層單位有關(guān)部門進(jìn)行至少一年一次的檔案催收工作；基層檔案搜集人員應(yīng)隨時(shí)收集材料并及時(shí)的交給管檔部門，從而形成層層有人管，縱橫相通的檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)；最后，管檔人員在開(kāi)展工作的過(guò)程中應(yīng)盡量做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證檔案的質(zhì)量，同時(shí)應(yīng)按照檔案工作的相關(guān)規(guī)定，實(shí)行統(tǒng)一的整理裝訂標(biāo)準(zhǔn)，管理好檔案，為合理的人才流動(dòng)創(chuàng)造最大的便利，盡量做到經(jīng)常檢查，并且保持室內(nèi)的清潔衛(wèi)生，做好防火、防潮、防蛀、防塵“四防”工作。
綜上所述，我們可以知道，就人事檔案管理工作的體制革新來(lái)說(shuō)，不僅有利于人才戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)，企業(yè)管理效率的提高，同時(shí)還能促進(jìn)市場(chǎng)中人才資源的合理流動(dòng)，優(yōu)化市場(chǎng)的資源配置。在創(chuàng)新人事檔案管理的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)樹(shù)立正確的管理理念，在響應(yīng)《“十二五”規(guī)劃》相關(guān)要求的前提下展開(kāi)信息化建設(shè)步伐，爭(zhēng)取通過(guò)人事檔案管理工作的有效開(kāi)展，為企業(yè)的發(fā)展和企業(yè)自身的綜合實(shí)力的提高添上濃墨重彩的一筆。
參考文獻(xiàn)：
[1]馬健. 企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2013，07：104.
[2]閻玉紅. 新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新思考[J]. 河南科技，2013，09：228.
[3]王英. 淺談企業(yè)人事檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策[J]. 蘭臺(tái)世界，2013，S2：101.
[4]雷麗園. 現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀與建議分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2013，10：135+74.
當(dāng)前，大多數(shù)的高校實(shí)行院系二級(jí)管理體制，教學(xué)檔案大多數(shù)保存在教務(wù)部門及系。二級(jí)院校教學(xué)檔案在整體教學(xué)檔案中占據(jù)了重要的位置，它是整體教學(xué)檔案的核心，是最重要的部分，同時(shí)在教學(xué)管理水平以及人才培養(yǎng)質(zhì)量的評(píng)估方面也起到了重要的作用。
一、教學(xué)檔案管理的重要性
教務(wù)部是教學(xué)的一線單位，是生產(chǎn)和管理教學(xué)文件的主要部門，因此，規(guī)范系檔案管理有利于提高教學(xué)管理質(zhì)量和水平，
教學(xué)檔案中保留了高校教學(xué)工作的政策、方針，是高校新的教學(xué)思想以及教學(xué)理念的基礎(chǔ)，教學(xué)檔案中保存的文件對(duì)教研活動(dòng)以及教學(xué)評(píng)估有著重要的作用，并且對(duì)于學(xué)校歸納教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)教學(xué)管理、提升教學(xué)質(zhì)量有著重要的參考價(jià)值。當(dāng)前教育部門以及各省市的教育管理部門都在數(shù)據(jù)采集平臺(tái)收集高等院校的相關(guān)數(shù)據(jù)，并且通過(guò)這些數(shù)據(jù)對(duì)各高等院校進(jìn)行管理，因此，高校的二級(jí)教學(xué)檔案的收集是非常重要的。如果對(duì)于教學(xué)檔案沒(méi)有一個(gè)規(guī)范的管理，在進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集時(shí)就會(huì)非常不便，導(dǎo)致不能夠及時(shí)的提供有效數(shù)據(jù)給相關(guān)教育部門。
二、高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題。
1.教學(xué)檔案集中統(tǒng)一管理意識(shí)薄弱，檔案收集不及時(shí)、不完整。
檔案的收集不完整、不及時(shí)的現(xiàn)象在二級(jí)管理體制下表現(xiàn)得非常明顯。部分教師在教學(xué)檔案的管理上缺少正確的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有統(tǒng)一管理檔案的意識(shí)，導(dǎo)致日常教學(xué)活動(dòng)中的教學(xué)資料不能夠及時(shí)整理齊全。大部分的教師、教研人員在教學(xué)檔案的管理方面沒(méi)有全面的認(rèn)識(shí)，多數(shù)教師認(rèn)為自己的工作是教書育人，而教學(xué)檔案的保留不在自己的工作范圍內(nèi)，甚至有些教師認(rèn)為教學(xué)檔案的歸檔是不必要的。一部分教師為了方便自己的日常工作，將平日的教學(xué)檔案自己保留下來(lái)；一部分教師沒(méi)有整理教學(xué)檔案資料的習(xí)慣，這就造成了教學(xué)檔案資料缺失的情況。所以，很多的高校由于教學(xué)檔案缺失在進(jìn)行教學(xué)和人才評(píng)估的時(shí)候花費(fèi)大量的人力財(cái)力物力完善檔案資料。
2.教學(xué)檔案管理不規(guī)范，檔案管理制度不健全
高校在教學(xué)工作方面的關(guān)注更多，而在檔案管理制度方面沒(méi)有投入大量的精力。多數(shù)的本科院校由高職院校升級(jí)而成，在進(jìn)行高校二級(jí)管理的時(shí)候采用的仍舊是高職院校的管理制度，僅僅只是成立了檔案室，對(duì)檔案的管理工作卻沒(méi)有提出明確的要求，不及時(shí)制定檔案管理制度，不規(guī)范檔案制度，沒(méi)有明確規(guī)定檔案的管理部門、管理人員、檔案的保留范圍、保留時(shí)間。由于學(xué)院對(duì)檔案管理的方方面面都沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理工作上出現(xiàn)了很多的缺陷，系部之間沒(méi)有統(tǒng)一的管理，在工作時(shí)按照自己的標(biāo)準(zhǔn)，使得學(xué)校的教學(xué)檔案分類以及檔案編制沒(méi)有清楚的條理，資料殘缺不全。
3.教學(xué)檔案管理組織機(jī)構(gòu)不健全，缺乏專職檔案管理人員
當(dāng)前很多高校實(shí)施的是院系二級(jí)管理體制，但檔案管理卻沒(méi)有建立相應(yīng)的二級(jí)機(jī)構(gòu)，大多數(shù)的二級(jí)管理中沒(méi)有指定專門的檔案管理人員，通常是由教務(wù)部門或相關(guān)的教學(xué)管理人員進(jìn)行管理，但是這些人員也有專職工作，他們對(duì)于檔案的管理并沒(méi)有投入大量的時(shí)間和精力，因此檔案的收集和管理并沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行，這就導(dǎo)致了教學(xué)檔案殘缺不全，一些重要的教學(xué)文件丟失，歸檔的檔案不完整，這對(duì)日后的教學(xué)數(shù)據(jù)收集以及教學(xué)評(píng)估造成了很大的影響，教學(xué)教育的改革和發(fā)展也受到了很大的負(fù)面影響。
4.教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化水平低，服務(wù)水平不高，開(kāi)發(fā)利用不足
高校不重視檔案的管理工作，在檔案的管理上并沒(méi)有投入大量的資金用以建設(shè)，因此多數(shù)學(xué)校的檔案都是紙質(zhì)檔案，保存在指定地點(diǎn)，在使用的時(shí)候主要依靠人工查找，這就加重了資料查找的工作量，并且查找出的資料很多時(shí)候不符合要求，這就降低了教學(xué)檔案的使用價(jià)值，無(wú)法迎合現(xiàn)代教學(xué)改革和教學(xué)事業(yè)發(fā)展的要求。不僅如此，管理教學(xué)檔案的工作人員服務(wù)意識(shí)差，認(rèn)為檔案沒(méi)有任何的利用價(jià)值，造成檔案信息開(kāi)發(fā)的嚴(yán)重落后，導(dǎo)致這種局面的原因就是檔案工作重保存輕利用的錯(cuò)誤思想的形成。
三、院校二級(jí)管理體制下教學(xué)檔案管理的對(duì)策
1.加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，促進(jìn)教學(xué)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、程序化
高校應(yīng)當(dāng)重視建立教學(xué)檔案管理制度。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該起到帶頭重視作用，在學(xué)校的教學(xué)工作者中加大宣傳，讓全體職工了解教學(xué)檔案的重要性，促使院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理。其次，學(xué)校要建立一些了完善的教學(xué)檔案管理方法，明確教學(xué)檔案管理程序。根據(jù)分級(jí)管理的原則，制定科學(xué)、規(guī)范、合理的教學(xué)檔案管理流程，定時(shí)檢查教學(xué)檔案的管理工作并對(duì)此進(jìn)行考核，形成固定的檔案管理模式，促使教學(xué)檔案管理工作高效、平穩(wěn)的進(jìn)行。
2.健全院校二級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍
要想將院校二級(jí)教學(xué)檔案管理好，應(yīng)該要建立完善的二級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)，設(shè)定專業(yè)的檔案管理人員來(lái)進(jìn)行教學(xué)檔案的管理工作，努力組織一個(gè)管理檔案能力強(qiáng)的管理團(tuán)隊(duì)。學(xué)校也應(yīng)該引進(jìn)一些檔案管理方面的專業(yè)人才，將這些人才充分利用起來(lái)，做好學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作。
1.檔案管理體制
檔案是現(xiàn)代企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中極為重要的一個(gè)憑據(jù)，并且也是內(nèi)部做出相應(yīng)決策過(guò)程中的重要依據(jù)，無(wú)論是在企業(yè)進(jìn)行管理還是營(yíng)銷的過(guò)程中，都起著不可或缺的作用。但在實(shí)際執(zhí)行的過(guò)程中，要在企業(yè)的相關(guān)部門內(nèi)部展開(kāi)檔案管理工作，就必須要嚴(yán)格按照相應(yīng)的管理制度來(lái)進(jìn)行。而檔案管理過(guò)程中所涉及到的相關(guān)制度，實(shí)質(zhì)上主要是形容其管理系統(tǒng)的內(nèi)部，通過(guò)企業(yè)的最高管理人所制定的一整套完善的管理規(guī)章制度，而企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)工作人員，則務(wù)必要嚴(yán)格按照制度來(lái)進(jìn)行工作，以此來(lái)保證企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，管理體制工作中所涉及到的核心環(huán)節(jié)就在于其企業(yè)對(duì)于管理權(quán)力所進(jìn)行的分配以及工作職能的正常運(yùn)行。
檔案管理體制主要是形容企業(yè)內(nèi)部在展開(kāi)相應(yīng)的檔案管理工作過(guò)程中，所構(gòu)成的檔案管理體系。而這項(xiàng)工作的一個(gè)主要目的就是為了能夠使得企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)檔案工作環(huán)節(jié)進(jìn)行掌控，從而最大限度的提高檔案管理工作的實(shí)際應(yīng)用水平。
2.國(guó)內(nèi)檔案管理體制的研究現(xiàn)狀
就我國(guó)目前的檔案管理事業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)，雖然說(shuō)在近幾年的持續(xù)發(fā)展是過(guò)程中，取得了一定的顯著效果，但是在這方面所取得成就與其他發(fā)達(dá)國(guó)家的運(yùn)行模式相比較而言，依然存在著極大的不足與缺陷。就我國(guó)目前絕大多數(shù)的是企業(yè)檔案管理工作運(yùn)行模式來(lái)看，幾乎都存在著極大的相似性，其中所涉及到的管理體系都是利用分級(jí)管理，集中統(tǒng)一，企業(yè)自主，條塊結(jié)合的方式來(lái)作為運(yùn)行的基本原則，這是我國(guó)絕大部分企業(yè)的檔案管理工作運(yùn)行狀態(tài)。
在這其中所涉及到的集中統(tǒng)一管理形式，主要是形容企業(yè)在運(yùn)行的過(guò)程中，需要建立起一個(gè)像樣的專業(yè)檔案管理部門，通過(guò)這個(gè)部門，來(lái)對(duì)整個(gè)企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)檔案管理工作進(jìn)行全面的統(tǒng)一化管理。從理論上來(lái)說(shuō)，在這一管理模式之下，其管理措施應(yīng)當(dāng)能夠切實(shí)的取得較好的管理效果，并且為企業(yè)發(fā)展提供良好的管理服務(wù)。但是對(duì)實(shí)際執(zhí)行狀況來(lái)看，該管理模式會(huì)由于企業(yè)自身技術(shù)不足、企業(yè)規(guī)模等多方面因素帶來(lái)了極大的影響。
3.檔案管理現(xiàn)代化的主要優(yōu)勢(shì)
在現(xiàn)代社會(huì)中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和推廣已經(jīng)越發(fā)的廣泛，并且現(xiàn)代化信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)也在這一過(guò)程中得到了有效的發(fā)展。但在這一過(guò)程中，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域都產(chǎn)生了大量的信息化文檔，這類信息化文檔對(duì)于社會(huì)來(lái)說(shuō)存在著較大的價(jià)值，并且由于其是利用文檔的形式存在，那么檔案管理工作人員在針對(duì)其進(jìn)行工作的過(guò)程中，便能夠輕易的對(duì)其進(jìn)行管理。而以往傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)無(wú)法完全滿足現(xiàn)代信息化發(fā)展的需要，并且其中所涉及到的各項(xiàng)技術(shù)需求也與傳統(tǒng)檔案管理有著較大的差異性，這就對(duì)于現(xiàn)代檔案管理實(shí)工作帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。檔案管理過(guò)程中的相關(guān)管理人員，必須要深刻認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于檔案管理工作所提出的需求，才能夠最大限度的發(fā)揮出現(xiàn)代化檔案管理所具有的優(yōu)勢(shì)。
3.1有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理個(gè)存在的不足
現(xiàn)目前，相當(dāng)大一部分檔案管理工作由于認(rèn)識(shí)的不深刻，還依然存在著較大的隱患和不足，這些問(wèn)題主要存在著以下幾個(gè)方面：第一，在現(xiàn)代社會(huì)飛速發(fā)展的過(guò)程中，其檔案管理數(shù)據(jù)和內(nèi)容都在不斷的增長(zhǎng)并且發(fā)生著極大的變化，在這一發(fā)展趨勢(shì)之下，檔案工作所涉及到的數(shù)據(jù)在不斷增大，必須要將大量的新興技術(shù)應(yīng)用到其中，而這也恰恰是數(shù)據(jù)檔案管理過(guò)程中所存在的一個(gè)難題。第二，在現(xiàn)代社會(huì)持續(xù)發(fā)展的過(guò)程中，大量數(shù)據(jù)出現(xiàn)了被盜以及數(shù)據(jù)損毀的現(xiàn)象，而如何更好的保存數(shù)據(jù)也成為了檔案工作人員所必須要加以強(qiáng)化的問(wèn)題。并且從實(shí)際情況來(lái)看，這類問(wèn)題主要存在于以下幾個(gè)方面：
3.2檔案管理現(xiàn)代化有利于順應(yīng)時(shí)展潮流
首先.檔案在我國(guó)社會(huì)發(fā)展中有著收藏和保護(hù)國(guó)家各個(gè)歷史時(shí)期所形成的檔案內(nèi)容與任務(wù)，這是負(fù)責(zé)保護(hù)寶貴的文化財(cái)富重任，更是一項(xiàng)造福子孫的宏偉事業(yè)。其次，檔案管理工作還負(fù)擔(dān)著為其他行業(yè)發(fā)展提供信息資料的重任，是為現(xiàn)代化社會(huì)建設(shè)提供信息資源的主要方式。檔案的開(kāi)展是各項(xiàng)工作得以順利進(jìn)行的前提和必然條件，只有充分的發(fā)揮檔案資源應(yīng)有價(jià)值和效益，才能夠科學(xué)合理的為社會(huì)發(fā)展做貢獻(xiàn)。
3.3檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)
在過(guò)去三十多年的檔案管理工作中，現(xiàn)代化技術(shù)與管理理念的研究取得了驚人的成績(jī)。其在發(fā)展中一方面伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)工藝和管理理念形成了各種不同結(jié)構(gòu)、不同內(nèi)容和不同形式的檔案信息資源。另一方面在工作中隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與信息技術(shù)的引進(jìn)，檔案管理制度也日趨完善，并對(duì)于各種新技術(shù)的實(shí)現(xiàn)發(fā)揮著重要作用。
檔案行政管理體制包括若干環(huán)節(jié)、要素，完善檔案行政管理體制要做的工作也是多方面的，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，本文僅從檔案法制的協(xié)調(diào)、統(tǒng)一這一角度，闡述對(duì)檔案行政管理體制改革的一些看法。
一、檔案法制沖突、抵觸的現(xiàn)象及原因
法規(guī)的不協(xié)調(diào)、不一致現(xiàn)象，在我國(guó)相當(dāng)普遍，已成為困擾法制建設(shè)的一個(gè)嚴(yán)重問(wèn)題，不少行政規(guī)章政出多門，缺乏統(tǒng)一性，一些規(guī)章甚至與法律法規(guī)沖突或不協(xié)調(diào)，使公眾和企業(yè)無(wú)所適從。
檔案法規(guī)也同樣如此，一些部門制定有關(guān)檔案工作的行政規(guī)章，站在本部門的角度看待檔案工作，按照自己的要求制定檔案工作管理規(guī)范、辦法，從而產(chǎn)生與檔案法律法規(guī)不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象。至于各種規(guī)范性行政文件，這種現(xiàn)象就更突出了，很多行政管理部門從自己的業(yè)務(wù)工作出發(fā)，對(duì)檔案工作提出了具體要求，而不少具體管理要求實(shí)際上已超越了檔案行政管理部門制定的業(yè)務(wù)管理規(guī)范的范圍，違背了業(yè)務(wù)規(guī)范的原則。特別是各級(jí)政府行政管理部門在本行業(yè)、專業(yè)、系統(tǒng)具體業(yè)務(wù)考核、驗(yàn)收工作中，設(shè)立超越檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范的要求，從而造成檔案管理的混亂、無(wú)序，影響檔案工作的正常開(kāi)展。
我們聽(tīng)到不少這樣的反映，為了應(yīng)付某項(xiàng)檢查、驗(yàn)收，基層單位的檔案常常要按該行業(yè)的要求重新進(jìn)行整理，或者另行整理一套，造成大量文件的重復(fù)，許多不該歸檔的文件材料也進(jìn)入檔案，甚至有文必檔；按照該條線的要求，自行劃定保管期限。顯然，這是對(duì)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的擅自超越，嚴(yán)格講，這是違反《檔案法》的規(guī)定的?！稒n案法》第三章第十條明確了“國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔”，由此可見(jiàn)，作為非國(guó)家檔案行政管理部門，根本無(wú)權(quán)設(shè)定檔案的歸檔范圍。
分析這些現(xiàn)象產(chǎn)生的原因，主要有這樣幾個(gè)方面：
首先是相當(dāng)多的政府行政管理部門本位主義思想嚴(yán)重，過(guò)分強(qiáng)調(diào)部門利益，在對(duì)檔案工作提出要求時(shí)，往往只考慮本部門工作方便，從而把該部門的檔案工作游離于整個(gè)檔案工作之外。盡管其主觀上是加大了對(duì)檔案工作開(kāi)展的督促力度，把檔案工作列入了多方面工作的考核要求。但結(jié)果影響了檔案工作的統(tǒng)一、協(xié)調(diào)，割裂檔案資源的內(nèi)在聯(lián)系，不利于檔案事業(yè)的全面發(fā)展。
其次是檔案法制意識(shí)淡薄。政府各個(gè)部門應(yīng)該是依法行政的主體，從理論上講，應(yīng)該是法制意識(shí)比較強(qiáng)的部門。但事實(shí)上，政府部門不依法行政的情況仍然時(shí)有發(fā)生，這主要是由于長(zhǎng)期以來(lái)，我們不是依法行政，而是依權(quán)行政，行人治而非法治，“紅頭文件”可以不遵循法律法規(guī)。一些部門的法制意識(shí)還很淡薄，檔案法制意識(shí)就更差了。為了協(xié)調(diào)、統(tǒng)一檔案行政規(guī)章，《檔案法》實(shí)施辦法作了明確，“國(guó)務(wù)院各部門經(jīng)國(guó)家檔案局同意，省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經(jīng)本級(jí)人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法?！?/p>
第三，檔案行政管理部門依法管理檔案事務(wù)的主動(dòng)性不夠，宣傳工作不到位，滿足于在本系統(tǒng)學(xué)好有關(guān)法律法規(guī)。對(duì)于需要全社會(huì)共同遵守的內(nèi)容，以及貫徹落實(shí)情況，宣傳監(jiān)督不力；更有甚者，有些違背檔案法規(guī)、行政規(guī)章的規(guī)范性文件竟是檔案行政管理部門與有關(guān)主管部門聯(lián)合制發(fā)的，這就更令人擔(dān)心了。它起碼說(shuō)明了我們不少檔案行政管理部門的工作人員對(duì)檔案法規(guī)的掌握還不是很透徹、很全面的，執(zhí)行得也不嚴(yán)格。有時(shí)，在聯(lián)合發(fā)文時(shí)即使覺(jué)得有些內(nèi)容不夠妥當(dāng)，也會(huì)認(rèn)為人家重視檔案工作，我們要積極支持、配合，不能打擊人家工作的積極性。殊不知，這樣一來(lái)卻是好心辦錯(cuò)事，自覺(jué)不自覺(jué)地知法違法。
二、檔案法制不一致的后果
檔案法規(guī)、規(guī)章及相應(yīng)的規(guī)范性文件的相互沖突、抵觸，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了極大的負(fù)面影響，甚至?xí)?duì)政府行政管理體制的高效有序運(yùn)行起到阻礙作用。
1. 不一致的規(guī)范，多頭要求，使基層單位無(wú)所適從。開(kāi)展檔案工作，檔案行政管理部門制發(fā)的規(guī)章、規(guī)范顯然是最具權(quán)威性的，也是各單位應(yīng)該遵照?qǐng)?zhí)行的。但是，要做好其他方面工作，通過(guò)有關(guān)主管部門的考核驗(yàn)收認(rèn)證，卻又使得基層單位不得不按照他們的要求去做，相當(dāng)多的考核驗(yàn)收都要求有完備的檔案資料，這本是好事，問(wèn)題是不少要求偏離了檔案管理部門制定的規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，另行其事，單獨(dú)設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)。如果僅僅是作為基層單位的內(nèi)部資料考查倒也罷了，可若干部門卻將其列入檔案序列，與原有檔案并存。這就使得基層單位很矛盾。有很多單位只得另起爐灶，重新整理一套檔案，從單位原有檔案中復(fù)印一部分文件，再收入大量無(wú)須歸檔的文件，整理立卷，應(yīng)付檢查。
2. 有關(guān)主管部門隨意擴(kuò)大檔案的歸檔范圍，大量提升檔案保管期限，造成了有文必檔、重復(fù)歸檔，加重了基層單位的負(fù)擔(dān)。
3. 從對(duì)整個(gè)檔案資源的管理上看，容易造成檔案資源管理的混亂，國(guó)家檔案行政管理部門代表國(guó)家統(tǒng)管全國(guó)檔案資源，地方各級(jí)檔案行政管理部門相應(yīng)地管理本行政區(qū)域內(nèi)的檔案資源，這一具有中國(guó)特色的檔案資源管理體系有利于國(guó)家對(duì)檔案資源的管理、監(jiān)控，便于從整體上發(fā)揮其作用，而規(guī)章規(guī)范的不一致，打亂了這一體系，造成了一定程度的混亂。
4. 法規(guī)、規(guī)章的不一致，甚至相互沖突，使人們對(duì)檔案法律、法規(guī)的權(quán)威性產(chǎn)生懷疑，進(jìn)而影響檔案法律法規(guī)的進(jìn)一步貫徹實(shí)施。由于這些有悖于檔案基本法律法規(guī)的各種規(guī)章、規(guī)范的存在，攪亂了人們的認(rèn)識(shí)，一般人根本無(wú)從分辨，從根本上動(dòng)搖了人們的法制信念。這不僅會(huì)對(duì)檔案工作的發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響，還會(huì)使人們對(duì)政府的管理機(jī)制、能力產(chǎn)生懷疑。加入WTO后，這種狀況必須有根本性改變。
三、協(xié)調(diào)統(tǒng)一檔案法制的途徑
協(xié)調(diào)統(tǒng)一檔案法制，可以從多方面入手做工作。就法律、法規(guī)這一層面而言，《中華人民共和國(guó)立法法》已有了明確規(guī)定?！读⒎ǚā穼?duì)法律沖突問(wèn)題設(shè)計(jì)了三種解決機(jī)制，一是明確了五個(gè)法律適用規(guī)則；二是規(guī)定了備案審查制定，主要實(shí)行被動(dòng)審查；三是規(guī)定了對(duì)沖突法規(guī)的裁決和改變與撤銷制度。
對(duì)于各種行政規(guī)章、規(guī)范而言，《檔案法實(shí)施辦法》也已有明確規(guī)定，各部門制定具體檔案管理制度和辦法，需經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意，這為這一層面的規(guī)章、制度設(shè)立了協(xié)調(diào)統(tǒng)一機(jī)制。
如何有效地落實(shí)各種協(xié)調(diào)機(jī)制，是我們統(tǒng)一檔案法制的關(guān)鍵。
1. 檔案行政管理部門要依法行使好自己的權(quán)利，嚴(yán)格審查把關(guān)，特別是對(duì)一些與檔案部門合發(fā)的規(guī)范性文件更要仔細(xì)斟酌，防止沖突情況的發(fā)生。這對(duì)檔案行政管理部門的要求也相應(yīng)提高了。首先，檔案法制工作人員的素質(zhì)要進(jìn)一步提高，對(duì)檔案的基本法律、法規(guī)要相當(dāng)熟悉，而且要能吃透其精神，把握精髓，深刻理解，這樣才能從法制的一致性角度來(lái)審視各種相關(guān)規(guī)章、規(guī)范。其次，檔案行政管理部門的法制管理手段要進(jìn)一步完善，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高信息化程度，完備檢索途徑，及時(shí)全面掌握各種法制信息。第三、要牢固樹(shù)立法制意識(shí)，實(shí)行責(zé)任追究制度。檔案行政管理部門內(nèi)部要有一定的制約機(jī)制，檔案行政人員的法制意識(shí)要進(jìn)一步提高，嚴(yán)格依法行政，已經(jīng)檔案行政管理部門（法制工作人員）審查或同意的規(guī)范性文件如果發(fā)生與現(xiàn)行其他效力更高的法規(guī)相沖突的情況，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。
關(guān)鍵詞：檔案事業(yè)管理體制； 機(jī)構(gòu)改革； 體制改革
在長(zhǎng)期的發(fā)展中從事各種活動(dòng)形成并積累了大量的檔案，如何能夠按照一定的原則和要求，建立完善檔案管理制度，科學(xué)正確的管理的檔案，并且積極地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)是相當(dāng)重要的組成部分。但是，通過(guò)廣大檔案工作者多年的理論探討，單從檔案工作的自身要求看，檔案產(chǎn)生的主體、服務(wù)對(duì)象、工作的環(huán)境不斷發(fā)生變化，檔案管理理念、技術(shù)手段、隊(duì)伍素質(zhì)必然隨之發(fā)生深刻變化，這就要求適應(yīng)新環(huán)境的變化，與時(shí)俱進(jìn)地建立起統(tǒng)一的、規(guī)范的檔案管理制度體系。
1 加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)的背景
“制度”是規(guī)范人們辦事程序和行為方式的規(guī)則，“體系”是制度相互監(jiān)督、相互制約、相互補(bǔ)充的“集合”，是整體性、協(xié)調(diào)性、科學(xué)性與合理性的統(tǒng)一。加強(qiáng)制度體系建設(shè)是各項(xiàng)管理工作永恒的主題，“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，檔案管理也不例外。
我們都知道，檔案是在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的歷史紀(jì)錄，不但是對(duì)過(guò)去和現(xiàn)在的業(yè)務(wù)活動(dòng)、機(jī)構(gòu)調(diào)整等行為的記錄，更是對(duì)未來(lái)的改革發(fā)展、經(jīng)營(yíng)決策等重大行為的決策依據(jù)以及維護(hù)合法權(quán)益的歷史憑證，是的寶貴財(cái)富。因此，加強(qiáng)檔案管理，建立完善檔案管理制度體系，管理利用好檔案，對(duì)的生存和發(fā)展起著非常重要的作用。
然而，目前檔案管理工作制度體系建設(shè)中存在諸多問(wèn)題需要我們認(rèn)真進(jìn)行反思，如：制度的確立僅以檔案工作的自身業(yè)務(wù)需要為導(dǎo)向制定，并沒(méi)有充分考慮到與這些制度相關(guān)的利益主體的需要，總是習(xí)慣于“為加強(qiáng)本單位的檔案管理，提高本單位的檔案工作質(zhì)量，制訂本規(guī)范”、“為加強(qiáng)本的檔案保管和管理工作，特制訂本規(guī)定”等等，來(lái)說(shuō)明檔案工作制度的建設(shè)目的或目標(biāo)，缺乏與時(shí)俱進(jìn)、為社會(huì)服務(wù)的理念；有的檔案工作制度的制定沒(méi)有充分征求和吸納來(lái)自利益相關(guān)者的意見(jiàn)和合理化建議。顯然，以這種理念確立的制度難以滿足工作需求和社會(huì)需求，缺乏制度應(yīng)有的約束力、廣泛的影響力和科學(xué)的執(zhí)行力，嚴(yán)重影響和制約了制度的貫徹落實(shí)，大大降低和弱化了制度的實(shí)施效力。
2 加強(qiáng)制度體系建設(shè)
建立檔案管理制度體系不能“一概而論”， 也不可能有現(xiàn)成模式可以供“翻版”克隆，這是一個(gè)需要長(zhǎng)期規(guī)劃、逐步推進(jìn)的系統(tǒng)工程。我們應(yīng)該看到，在 “向管理要效益” 的大環(huán)境下，檔案工作的存在與否，已不再取決于上級(jí)部門的行政指令和要求，而是取決于檔案工作是否能在制度中發(fā)揮積極的作用。因此，建立與制度融合為有機(jī)整體的檔案管理制度體系，在“管理創(chuàng)新、模式創(chuàng)新”的發(fā)展規(guī)劃中加強(qiáng)制度體系建設(shè)，應(yīng)當(dāng)是檔案工作求生存、求發(fā)展的必然途徑。如何加強(qiáng)制度體系建設(shè)呢？筆者認(rèn)為：
第一，從開(kāi)發(fā)“管理層”入手。檔案是在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的，是維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的憑證和依據(jù)，也是重要的無(wú)形資產(chǎn)。目前，就本集團(tuán)公司來(lái)看仍有不少下屬的公司還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中的重要作用，沒(méi)有把檔案管理建設(shè)工作提到管理的議事日程，這與整個(gè)集團(tuán)公司的發(fā)展水平不相適應(yīng)。究其根源就是這些公司的管理層重視不夠，因此，首先必須提高負(fù)責(zé)人的檔案管理意識(shí)，才能提高的檔案管理意識(shí)，在全公司樹(shù)立檔案是資產(chǎn)、具有實(shí)用效益的觀念。
第二，從管理“規(guī)范化”切入。提高檔案工作管理規(guī)范化水平，“10號(hào)令”為檔案管理工作提供了法律依據(jù)。要據(jù)此建立完善適宜的檔案管理工作規(guī)范，規(guī)范別要注重檔案資料的收集工作，“巧婦難為無(wú)米之炊”，收集是檔案是規(guī)范管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案資源收集不上來(lái)就談不上管理。對(duì)于檔案的收集工作，要在制度體系上給予保障，切實(shí)將檔案收集工作落實(shí)到各職能部門和具體責(zé)任人。
第三，從增強(qiáng)“適用性”著眼。并不是說(shuō)所有類型的都要構(gòu)建模式相同的體系，而是應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，不拘一格，與時(shí)俱進(jìn)，建立和完善適合自身發(fā)展的檔案管理機(jī)制。筆者認(rèn)為，一些小型只要有檔案管理制度、有專門的庫(kù)房和裝具、配備有檔案專業(yè)知識(shí)的專兼職檔案管理人員、能有效開(kāi)展檔案工作就可以。大型建立檔案管理機(jī)制，關(guān)鍵是要保證檔案收集及時(shí)完整、保管得當(dāng)、利用有效，檔案管理工作的好壞標(biāo)準(zhǔn)在于是否能滿足時(shí)展，是否符合發(fā)展需要，是否有利于檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。
第四，從提高“利用率”發(fā)力。提高檔案資源的利用率是檔案管理是否引起管理層、員工重視的“生命線”。目前，仍有一些對(duì)檔案管理沒(méi)有引起足夠的重視，沒(méi)有建立系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，檔案分散保管在各個(gè)具體經(jīng)辦的職能部門，如財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)部、人事檔案保存在人力資源部，而這些部門之間又互相封閉，導(dǎo)致的檔案管理不能做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的收集，檔案資源容易流失，不僅不利于檔案的永久保存，還會(huì)給檔案的管理留下安全隱患。究其原因就是檔案利用率不高，認(rèn)為檔案可有可無(wú)，“書到用時(shí)方恨少”，檔案管理亦如此，只要在制度體系建設(shè)中“勾畫”積累檔案資源、豐富檔案內(nèi)容的“藍(lán)圖”，檔案資源一定會(huì)有“用武之地”。
第五，從優(yōu)化“檔案員”隊(duì)伍抓起。檔案管理人員是落實(shí)檔案管理制度體系的最直接的執(zhí)行者，貫穿于收集、整理、鑒定、保管、編研、提供利用等各種活動(dòng)中，如果不精通檔案專業(yè)知識(shí)，就會(huì)影響檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)的準(zhǔn)確性、有效性，檔案管理的質(zhì)量和水平也就無(wú)從說(shuō)起。因此，要求檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，掌握新技術(shù)、吸收新信息和新知識(shí)，做到“眼勤、耳勤、腦勤、手勤”，看到新工程、新項(xiàng)目，聽(tīng)到新活動(dòng)、新舉措，接觸到與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的各類圖書、資料都要認(rèn)真查驗(yàn)、及時(shí)收集，養(yǎng)成雷厲風(fēng)行的作風(fēng)，對(duì)發(fā)生的檔案信息源抓緊處理，不講代價(jià)，并按照一定的屬性分門別類整理，以確保室藏檔案信息資源的齊全、完整、準(zhǔn)確、豐富，方便各職能部門的查閱，為管理層決策提供更加廣闊的視野和更深層次的檔案信息資源，這樣才稱得上是合格的檔案員。正如加拿大著名檔案學(xué)家特里?庫(kù)克所言，檔案管理人員要“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識(shí)的提供者”，這樣才能“重新坐回上帝的身邊”，體驗(yàn)“為上帝服務(wù)”的快樂(lè)，做檔案管理工作的忠實(shí)實(shí)踐者。
3 檔案管理工作要更新觀念
綜上所述，我們不難看出，檔案管理制度體系是一種多元、靈活、高效的統(tǒng)一體，主要由檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、檔案行政管理規(guī)章制度和各職能部門檔案管理崗位職責(zé)組成，其中檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是整個(gè)體系的核心，檔案行政管理規(guī)章制度是落實(shí)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的組織保障，職能部門檔案管理崗位職責(zé)是落實(shí)“檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)”、“檔案行政管理規(guī)章制度”的具體體現(xiàn)。無(wú)數(shù)的案例證明，完善的檔案管理制度體系能減少的管理成本，為創(chuàng)造管理效益。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，發(fā)展的速度和腳步不斷的加快，作為記錄發(fā)展軌跡的檔案管理工作也要更新觀念，檔案管理制度體系更要與時(shí)俱進(jìn)，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、發(fā)展中切實(shí)加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)，才能不斷提高檔案管理水平，使檔案管理工作真正服務(wù)于發(fā)展的需求。
參考文獻(xiàn)
[1]荀巨虹.煤礦企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題和對(duì)策淺析[J]. 中國(guó)集體經(jīng)濟(jì). 2011（24）
【關(guān)鍵詞】高職院校
系級(jí)
教學(xué)檔案
管理
問(wèn)題與對(duì)策
一、基本概念內(nèi)涵
高職院校教學(xué)檔案，是指高職院校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體材料。它是高職院校檔案的主體、核心和重點(diǎn)，是反映學(xué)校教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。其中系級(jí)教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)，因此，加強(qiáng)系級(jí)教學(xué)檔案管理對(duì)提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平具有重要的作用。
二、高職院校系級(jí)教學(xué)檔案管理的范圍和內(nèi)容
教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)是一種復(fù)雜的實(shí)踐活動(dòng)，是各教學(xué)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)互動(dòng)，因此，教學(xué)檔案的記錄和管理也極為復(fù)雜，主要表現(xiàn)為其內(nèi)容的龐雜和形式的多樣性等方面?？偟膩?lái)說(shuō)，系級(jí)教學(xué)檔案的內(nèi)容大致可以分為以下幾類：
（一）教學(xué)材料檔案它主要是反映教學(xué)活動(dòng)的教學(xué)材料檔案
包括各專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)、教學(xué)計(jì)劃、各學(xué)科教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃單、擬任課及師資配備表、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)任務(wù)單課程表、教學(xué)工作的各項(xiàng)管理規(guī)章制度、考試試題及標(biāo)準(zhǔn)答案、考試安排表、學(xué)生成績(jī)單、試卷分析、命審題說(shuō)明書、考試質(zhì)量分析報(bào)告、各專業(yè)使用教材情況、課程建設(shè)、教學(xué)改革方面的材料等。
（二）實(shí)踐教學(xué)檔案主要是反映實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)的一些材料檔案
包括實(shí)踐計(jì)劃、實(shí)踐課表、學(xué)生實(shí)踐報(bào)告等、頂崗實(shí)踐及專業(yè)見(jiàn)習(xí)計(jì)劃、實(shí)綱、實(shí)習(xí)教案、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、實(shí)結(jié)以及調(diào)查報(bào)告等。
（三）教師業(yè)務(wù)檔案主要是針對(duì)教師群體而言的
主要包括教師的學(xué)歷、學(xué)位證書；專業(yè)技術(shù)職務(wù)證書；教師資格證書；職業(yè)資格證書；進(jìn)修證書；學(xué)術(shù)兼職及行政榮譽(yù)證書；行業(yè)企業(yè)經(jīng)歷情況；外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)證書；普通話證書；科研論文；專著；科研項(xiàng)目成果等。
（四）學(xué)生學(xué)習(xí)檔案
主要是反映學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，它主要包括新生注冊(cè)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡、在校學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)表、學(xué)生學(xué)籍變更情況表、學(xué)生學(xué)籍處理及獎(jiǎng)懲證明材料；考試考查材料?。ò荚嚳疾榘才拧⒖荚嚸}及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、考卷及質(zhì)量分析等）； 畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)等。
三、高職院校系級(jí)教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題及原因
（一）對(duì)教學(xué)檔案管理的意識(shí)淡薄
教學(xué)檔案的管理是一項(xiàng)巨大的工程，并非靠某一個(gè)人和某一部門就能獨(dú)立完成的，它需要相關(guān)人員的共同參與。目前高職院校系級(jí)檔案員通常是由教學(xué)干事?lián)?，但教學(xué)檔案主要來(lái)源于教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理的第一線，因?yàn)楹芏嘟處煂?duì)教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，因此并不是十分配合相關(guān)人員的收集統(tǒng)計(jì)工作，一定程度上還有些抵觸。另一方面，教學(xué)干事的檔案意識(shí)淡薄，并大多缺乏必要的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，只是對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行一下簡(jiǎn)單整理和裝訂，并不能保質(zhì)保量地完成教學(xué)檔案管理工作。
（二）沒(méi)有相應(yīng)的系級(jí)教學(xué)檔案管理
高職院校系級(jí)教學(xué)檔案管理起步也較晚，因此制度還不夠健全，統(tǒng)一的、可執(zhí)行性的標(biāo)準(zhǔn)也未確立。所以在實(shí)際的系級(jí)教學(xué)檔案管理工作中，具有很大的隨意性，很難實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。
（三）缺少足夠的資金和設(shè)備支撐
高職院校教學(xué)檔案管理實(shí)行院系二級(jí)管理后，并沒(méi)有設(shè)立檔案管理的專項(xiàng)資金，因此，導(dǎo)致設(shè)備缺乏，不能滿足大規(guī)模教學(xué)檔案的存放與保管。這在很大程度上影響了教學(xué)檔案管理的正常開(kāi)展，此外，大多數(shù)高職院的教學(xué)檔案都還停留在紙質(zhì)檔案，主要靠傳統(tǒng)的手工處理，不僅工作效率極低，也不符合信息技術(shù)發(fā)展的要求。在這種狀態(tài)下，教學(xué)檔案的利用價(jià)值并不能充分發(fā)揮，加之相關(guān)人員長(zhǎng)期的認(rèn)識(shí)局限，形成了重管輕用的思想。
四、加強(qiáng)高職院校系級(jí)教學(xué)檔案管理的對(duì)策
（一）加強(qiáng)檔案管理和服務(wù)意識(shí)
高職院校各系級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)高度重視教學(xué)檔案管理工作，并積極支持與監(jiān)督系的教學(xué)檔案管理工作，充分利用系級(jí)資源進(jìn)行大力宣傳，并同步做好相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。落實(shí)教學(xué)檔案管理責(zé)任制，力爭(zhēng)廣大教學(xué)和科研人員的理解和支持，調(diào)動(dòng)相關(guān)人員的工作積極性。教學(xué)檔案管理工作不是簡(jiǎn)單地整理和裝訂，它也需要專業(yè)的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，因此各系應(yīng)高度重視檔案工作管理人員的繼續(xù)教育。經(jīng)常組織他們學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和有關(guān)政策條例，為他們提高管理水平和管理能力提供理論指導(dǎo)。
（二）建立和健全系統(tǒng)有序的管理體制
高職院校系級(jí)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化需靠一定的管理體制來(lái)保障，因此，高職院校應(yīng)建立系級(jí)“專人、專權(quán)、專管”的檔案管理制度，實(shí)行崗位負(fù)責(zé)制，明確每個(gè)管理人員的工作范圍和職責(zé)，加強(qiáng)其管理的專業(yè)性和專門性。同時(shí)，建立完善的培訓(xùn)和考核機(jī)制，提高管理人員的重視度和認(rèn)知度，普及科學(xué)管理的知識(shí)，提高管理能力。明確教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限；遵循立卷歸檔的原則、嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔的程序。并定期或不定期對(duì)教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核，引導(dǎo)系級(jí)教學(xué)檔案管理工作向制度化、規(guī)范化和科學(xué)化方向發(fā)展。
（三）增加管理經(jīng)費(fèi)和現(xiàn)代設(shè)施
隨著高職院校發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大，系級(jí)教學(xué)檔案管理的工作量和要求越來(lái)越高。因此，傳統(tǒng)的管理體制和工作方式已不能滿足現(xiàn)有教學(xué)檔案管理的需要，甚至在很大程度上阻礙了教學(xué)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。相關(guān)管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變以往的工作觀念，積極樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，增加一定的經(jīng)費(fèi)，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。