時間：2023-07-04 16:26:53
導(dǎo)語：在檔案處理方式的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
（一）人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
醫(yī)院檔案管理人員大多是從醫(yī)院其它科室調(diào)崗而來的，在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，且存在著學(xué)歷偏低和管理理念落后等問題，難以推動新形勢下醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。
（二）人事檔案管理硬件投入不足
有些醫(yī)院由于地方有限，醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，有些醫(yī)院檔案多，但專供人事檔案放置的檔案柜少，導(dǎo)致檔案沒按規(guī)范放置；有些醫(yī)院檔案室極其潮濕，易引起檔案材料霉變；有些醫(yī)院甚至連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。
二、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的對策
醫(yī)院人事檔案管理存在諸多問題，不利于醫(yī)院全面掌握人才情況，優(yōu)化衛(wèi)生人才資源配置。因此，加強(qiáng)人事檔案工作的管理，有助于醫(yī)院的發(fā)展和提高醫(yī)院的競爭力。
（一）健全人事檔案管理制度
首先必須加強(qiáng)人事檔案管理意識，把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，然后醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合實(shí)際情況，逐步完善本單位人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，使每個工作內(nèi)容都有章可循，并確保各項(xiàng)制度得到落實(shí)，使人事檔案管理工作更科學(xué)、規(guī)范、高效。
（二）改進(jìn)人事檔案管理方法
在人事檔案管理工作中，應(yīng)促進(jìn)人事檔案管理電子信息化，即把人員信息錄入信息系統(tǒng)，必要時可掃描全部內(nèi)容，將人事檔案做成人才數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數(shù)據(jù)庫中查找到人員的檔案信息，為醫(yī)院人事決策提供科學(xué)依據(jù)，在工作中發(fā)揮干部人事檔案的可利用價值。
（三）規(guī)范人事檔案管理過程
應(yīng)嚴(yán)格按照人事檔案材料歸檔的要求，在收集過程中看所收材料是否完整，是否分類放好，是否蓋上公章。在鑒別上一定要遵循“取之有據(jù)、舍之有理”的原則，注重及時更新、補(bǔ)充歸檔材料，并注重保養(yǎng)人事檔案。在裝訂時實(shí)行全國的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂，做到經(jīng)常檢查室內(nèi)清潔衛(wèi)生、防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。
（四）提高人事檔案管理人員素質(zhì)
隨著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，檔案工作由傳統(tǒng)型的管理向高度知識化、高度集約化、高度技術(shù)化轉(zhuǎn)變，檔案領(lǐng)域更需要一支具有較強(qiáng)的綜合技術(shù)和管理能力的復(fù)合型人才。應(yīng)加強(qiáng)對檔案專技人員的思想政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)力度，增強(qiáng)其責(zé)任感、緊迫感與專業(yè)技能。同時，鼓勵積極自學(xué)，鼓勵積極與同行交流學(xué)習(xí)，不斷拓展自己的知識領(lǐng)域，把學(xué)習(xí)情況與專業(yè)技術(shù)年度考核掛鉤，充分調(diào)動檔案專技人員的學(xué)習(xí)主動性，促進(jìn)其努力提高自身素質(zhì)。
（五）加強(qiáng)人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
重視檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入力度，在硬件方面，必須滿足檔案室的辦公用房，配置檔案信息的記錄設(shè)備，如掃描儀、相機(jī)、攝像機(jī)等與檔案保護(hù)設(shè)備，如空調(diào)，除濕機(jī)，滅火器等。在軟件方面，要引進(jìn)計算機(jī)信息管理系統(tǒng)，用計算機(jī)儲存人事檔案，既可極大地方便使用者閱讀、查找資料，又能夠提高工作效率，節(jié)省大量人力物力，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供更加可靠、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。
三、結(jié)論
山東省高級人民法院：
你院（90）魯法民字第4號《關(guān)于處理房屋典當(dāng)回贖問題的請示報告》收悉。經(jīng)研究，答復(fù)如下：
在私房社會主義改造中，房屋典當(dāng)關(guān)系的雙方都屬于私房被改造戶，承典人的私房被全部改造，而將承典的房屋作為自住房留下的，不論房管部門何時明確作為自住房，均應(yīng)視為承典房和私房合并納入改造后所留下的自住房。參照國家房產(chǎn)管理局（65）國房局字第105號《關(guān)于私房改造中處理典當(dāng)房屋問題的意見》，此類房屋出典人要求回贖的，不予準(zhǔn)許。
關(guān)鍵詞：會計電算化；會計實(shí)踐；影響；對策
中圖分類號：F23
文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1672-3198(2009)13-0166-02
1 新形勢下會計電算化對會計實(shí)務(wù)的影響
1.1 改變了會計數(shù)據(jù)的處理方式和賬務(wù)處理方式
實(shí)現(xiàn)會計工作電算化后，會計數(shù)據(jù)的處理過程被分為輸入、處理、輸出三個環(huán)節(jié)，只要在數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)加大其準(zhǔn)確性控制，計算機(jī)就可以自動完成記賬、算賬、對賬、結(jié)賬、轉(zhuǎn)賬以及編制報表和會計核算數(shù)據(jù)分析等工作。與手工會計相比，數(shù)據(jù)處理無論在準(zhǔn)確性上還是在處理速度上都發(fā)生了很大的變化，會計信息的準(zhǔn)確性、及時性和會計數(shù)據(jù)處理的集中化、自動化程度大大提高，財務(wù)處理程序也趨于簡單。
1.2 將改革會計的內(nèi)部控制制度
會計電算化后，原來賬薄之間相互核對的查錯糾錯控制不復(fù)存在。由于數(shù)據(jù)處理的自動化，大大減少了人工預(yù)算，人工不能直接參與內(nèi)部控制，在這種情況下，部分內(nèi)部控制工作必須由計算機(jī)通過專門程序進(jìn)行，這種內(nèi)部控制的部分程序化，使控制對象由原來的對組織、文檔等進(jìn)行控制拓展到對軟件、硬件、運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行控制；控制方式從單純的手工控制轉(zhuǎn)化為組織控制、手工控制和程控相結(jié)合的全面內(nèi)部控制，包括組織控制、系統(tǒng)使用權(quán)控制、輸入輸出正確性控制、操作程控等。
1.3 更加重視會計信息分析
在各種信息高速發(fā)展時代，會計信息對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提高起著越來越重要的作用?，F(xiàn)代信息技術(shù)和會計電算化能將社會經(jīng)濟(jì)活動的細(xì)枝末節(jié)精確的記錄、保存和傳播，會計信息的分類、提煉、再加工將成為及其重要的工作。系統(tǒng)化、條理化、有針對性的信息，都要經(jīng)過加工整理、分析，才能滿足這種需要。總之，會計電算化的實(shí)現(xiàn)，必然帶動會計核算對象、內(nèi)容、方法等會計理論和會計技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)年會計制度的改革。
2 會計電算化面臨的主要問題
2.1 對會計電算化的認(rèn)識還不到位
(1)一些領(lǐng)導(dǎo)對實(shí)施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認(rèn)識。沒有認(rèn)識到開展會計電算化是時展的必然。是管理現(xiàn)代化的需要。(2)由于傳統(tǒng)的手工記賬方式長期被人們所接受，加上目前各項(xiàng)管理都是建立在手工記賬的基礎(chǔ)之上，要改變?nèi)藗冮L期形成的習(xí)慣方式，有較大難度。(3)部分管理人員認(rèn)為電算化僅僅是“以機(jī)待賬”，軟件只需一次投入即可，出現(xiàn)了只重視硬件換代，不注意軟件升級的情況。從286、386……一直到奔騰4，機(jī)型換了幾次，但財務(wù)軟件仍停留在“古老”的FoxBAXE開發(fā)的DOS版上。(4)由于一些財務(wù)負(fù)責(zé)人對電算化知識不掌握，對電算化管理很陌生，只習(xí)慣于手工記賬的管理。尤其對會計電算化的保密性、安全性存在空白，因而對會計電算化數(shù)據(jù)可靠性發(fā)生質(zhì)疑，造成不會管，不敢管的混亂局面，嚴(yán)重影響了會計電算化的普及和推廣。
2.2 電算化基礎(chǔ)管理工作十分薄弱
會計電算化雖然在很大程度上減輕了會計人員的工作量，但同時也增加了操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等責(zé)任，帶來了許多新的要求，提出了新的問題。實(shí)施會計電算化，就需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度加以約束，才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。目前，會計系統(tǒng)不少單位沒有嚴(yán)密的管理制度或有章不循，使得會計電算化不能正常健康運(yùn)轉(zhuǎn)。加上基礎(chǔ)工作薄弱，建立在此基礎(chǔ)上的電算化管理也就難免出現(xiàn)一些問題，導(dǎo)致手工與計算機(jī)并行時間過長，增加了會計人員的工作量。
2.3 會計軟件存在缺陷
(1)安全性與保密性差。
許多軟件缺乏操作日志記錄功能，對操作人員、操作時間和操作內(nèi)容沒有具體記錄，出現(xiàn)問題不便于追究責(zé)任。另外數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施，可以很方便的從外部打開修改。還有一些商業(yè)軟件為了占領(lǐng)市場，為用戶提供修改以前年度賬目等功能。這些都為會計資料的真實(shí)可靠埋下了隱患，容易產(chǎn)生問題。
(2)各核算模塊間缺乏銜接。
總賬、固定資產(chǎn)、工資等模塊間數(shù)據(jù)不能順利地相互傳遞，以實(shí)現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬、相關(guān)查詢等功能，不能做到“無縫連接”，因此也就無法充分發(fā)揮計算機(jī)在數(shù)據(jù)處理上的先進(jìn)性。
2.4 對會計組織機(jī)構(gòu)及人員素質(zhì)要求更高
具體表現(xiàn)在以下幾方面：(1)會計人員知識不全面。許多年齡較大的會計人員對會計業(yè)務(wù)比較熟悉，但對計算機(jī)知識了解有限，而年輕人則相反。要使得計算機(jī)知識和會計工作經(jīng)驗(yàn)有機(jī)結(jié)合還有待時日。(2)計算機(jī)培訓(xùn)教材老化。計算機(jī)技術(shù)發(fā)展很快，幾年時間，計算機(jī)速度提高了幾十倍。軟件操作系統(tǒng)也有質(zhì)的變化。而現(xiàn)在的教材大多是幾年前的，所介紹的知識陳舊，實(shí)用性不強(qiáng)，經(jīng)過這樣培訓(xùn)并通過考試的人員實(shí)際操作能力差，只是拿個證而已。(3)對會計人員的再培訓(xùn)和定期考核工作缺乏連續(xù)性、系統(tǒng)性。企業(yè)實(shí)施會計電算化后，需要大量的高技能熟練使用計算機(jī)，同時又懂得會計知識的全面人才，但這樣的人才不是簡單的計算機(jī)加會計，而是根據(jù)企業(yè)實(shí)現(xiàn)不同的電算化方式，對電算化人才的要求也有所區(qū)別。
3 新形勢下會計電算化的對策
3.1 增強(qiáng)企業(yè)對會計電算化重要性的思想認(rèn)識
企業(yè)應(yīng)該清醒地認(rèn)識到，會計電算化將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于會計核算工作中，以計算機(jī)替代手工記賬，不僅減輕了會計工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了會計核算的速度和精度，更重要的是它改變了傳統(tǒng)會計的核算方式、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)處理程序和方法，擴(kuò)大了會計數(shù)據(jù)領(lǐng)域，提高了會計信息質(zhì)量，而且改變了會計內(nèi)部控制與審計的方法和技術(shù)，推動了會計理論與會計技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善，促進(jìn)了會計管理制度的改革，是整個會計理論研究與會計實(shí)務(wù)的一次根本性變革。
3.2 增強(qiáng)會計電算化信息系統(tǒng)的安全性、保密性
財務(wù)上的數(shù)據(jù)往往是企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。但當(dāng)前幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和適應(yīng)財務(wù)制度大傷腦筋，卻沒有幾家軟件公司認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。為了對付日益猖獗的計算機(jī)犯罪，國家制定并實(shí)施計算機(jī)安全法律，在全社會加強(qiáng)對計算機(jī)安全的宏觀控制，政府主管部門還應(yīng)進(jìn)一步完善會計制度，對危害計算機(jī)安全的行為進(jìn)行制裁，為計算機(jī)信息系統(tǒng)提供一個良好的社會環(huán)境。在電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性，因此建立內(nèi)部控制制度是非常必要的。一是實(shí)行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)
境下的會計信息崗位責(zé)任。二是建立健全病毒、電腦黑客的安全防范措施。三是從電算化網(wǎng)絡(luò)軟件的設(shè)計人手，明確電算化會計信息系統(tǒng)的人員職責(zé)分工，對各類會計電算化工作人員的權(quán)限資格進(jìn)行嚴(yán)格的審察與控制，保障電算化會計信息安全、有效、正常地運(yùn)轉(zhuǎn)。增加軟件本身的限制功能。四是建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料實(shí)行多級備份。五是強(qiáng)化身機(jī)線索制。六是建立進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制。加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密和保護(hù)。在數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)時必須加一些用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認(rèn)等檢測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段。七是建立操作管理制度，可以考慮硬件加密或把系統(tǒng)作在芯片上加密等及其保密措施和專門的管理制度。
3.3 做好電算化會計檔案管理工作
(1)電算化會計檔案的收集。
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)，如一個會計年度，把計算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲代此行介質(zhì)或光盤上，從而脫離與原計算機(jī)系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。
(2)電算化會計檔案的管理與保護(hù)。
由于電算化會計檔案是存儲磁性介質(zhì)或光盤上的，要根據(jù)這些信息載體的物理特性采用雙備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并將其存放在兩個不同的地方，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還可以定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
(3)電算化會計檔案的利用還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。
在不同版本軟件下形成的會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)不可以相同，有可能產(chǎn)生會計檔案不能備調(diào)閱或某些預(yù)料外的錯誤。因此，會計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本，二者的一致性是非常必要的。
3.4 解決人們的思想認(rèn)識問題。著力培養(yǎng)專業(yè)人員
加大對“復(fù)合型”會計電算化人才的培養(yǎng)力度，特別是對電算化管理人員的培訓(xùn)工作要經(jīng)常性進(jìn)行，并結(jié)合經(jīng)驗(yàn)交流，使培訓(xùn)收到實(shí)效。只有普及型的速成人才培訓(xùn)，難以提高會計電算化的水平。在吸納高校會計電算化畢業(yè)生的同時還應(yīng)選拔具有一定計算機(jī)知識的會計業(yè)務(wù)骨干到高校進(jìn)修計算機(jī)專業(yè)。這樣新老結(jié)合，高、中、低結(jié)合的會計電算化人才隊(duì)伍就會形成，必將推動會計電算化工作的進(jìn)一步提高。
關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；電子檔案；特性
中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 08-0000-01
The Characteristics for Modern Electronic File
Song Wenfang
(Yantai Economic and Technological Development Zone Hospital,Yantai264006,China)
Abstract:This paper analyzes the electronic files at this stage,the advantages and disadvantages,which have revealed the characteristics of electronic records,so the real knowledge and understanding of electronic records for electronic files to better advantage,and best serve the different needs.
Keywords:Modern enterprises;Electronic files;Properties
當(dāng)今世界是信息的世界、網(wǎng)絡(luò)的世界。信息的獲取和處理的速度往往反應(yīng)了其本身在信息世界的競爭水平和競爭力。電子計算機(jī)的應(yīng)用在我國迅猛地發(fā)展，政府機(jī)關(guān)和社會各行各業(yè)都在積極創(chuàng)造條件采用電子計算機(jī)提高工作效率，加速現(xiàn)代化進(jìn)程。電子文件由于他的快速傳播性成為信息時代的寵兒。電子文件相應(yīng)地就在一段時期以后變成了入庫的電子檔案。
一、電子檔案特性
（一）易于反復(fù)修改的特點(diǎn)。從形成和處理方式來看，電子檔案的形成及其處理方式明顯優(yōu)于紙質(zhì)檔案。在傳統(tǒng)的紙本操作方式下，各單位、各部門之間大量的信息靠紙作為載體進(jìn)行傳輸。紙本的傳輸存在大量的重復(fù)勞動。如要完成一份領(lǐng)導(dǎo)講話稿，秘書寫完后，送請辦公室主任審閱前本身可能就是幾經(jīng)修改，為了保持工整，會將修改不多的文本抄寫多次。經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)審閱后，還要將修改不多的文本再次抄寫工整，然后送交領(lǐng)導(dǎo)審閱。在這個過程中會存在量大的冗余勞動，而且傳輸?shù)乃俣嚷?，最終導(dǎo)致辦事的效率低，存在一定程度上的人力、物力時間的浪費(fèi)。而電子文件由于計算的普及應(yīng)用，以其快速傳輸并易于反復(fù)修改的特點(diǎn)，成為信息時代人們廣泛應(yīng)用和依賴的工作手段。電子文件相應(yīng)地就在一段時期以后變成了入庫的電子檔案。
（二）檢索方便、快捷。從利用方式來看，電子檔案比紙質(zhì)檔案檢索方便、快捷。因?yàn)殡娮訖n案的檢索在計算機(jī)上進(jìn)行，因?yàn)槟壳坝嬎銠C(jī)運(yùn)算速度已高達(dá)數(shù)億次每秒，所以用它來進(jìn)行文檔的查找和檢索是十分快捷、準(zhǔn)確。同時，針對電子檔案所制作的檢索工具也較易于操作，使用非常方便。而且電子檔案適用于電子網(wǎng)絡(luò)的傳輸，我們可以在需要的時候直接通過瀏覽器在網(wǎng)上進(jìn)行文檔和信息資源的查找和利用，能夠做到最大限度的資源共享，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的傳輸方式所無法比擬的優(yōu)勢，它的傳輸速度極快，能適應(yīng)現(xiàn)代人對文件流轉(zhuǎn)速度的要求，能夠在極短的時間內(nèi)到達(dá)利用者的手中，因?yàn)樗乃俣葹槲覀儙砹诵?，從而產(chǎn)生出更多的經(jīng)濟(jì)效益。
（三）利于保管、存貯量大。從保存方式來看，以磁盤、光盤等為介質(zhì)的電子檔案在保存方面比紙質(zhì)檔案具有更多的優(yōu)勢。第一，電子檔案存貯量大，密度大，可以節(jié)約大量的庫房空間。第二，電子檔案不像紙質(zhì)檔案一樣，需要大量人力、物力、財力投入到檔案的分類、排序、組卷、裝訂等工作中，它側(cè)重于數(shù)據(jù)庫的管理，為社會節(jié)約了大量的人力、物力，而且簡化工作程序，提高工作效率。第三，電子檔案不易因潮濕腐爛、變質(zhì)，以及不會由此而造成強(qiáng)烈的空氣污染。第四，電子檔案不受到蟲、鼠及其它有害生物的侵害而造成損毀。
（四）便于鑒定防止檔案資料的丟失或過早銷毀。從檔案的鑒定方式看，電子檔案可以方便地利用網(wǎng)絡(luò)工作進(jìn)行檔案、資料的檢索、查找和利用。各檔案資料保管單位可以相應(yīng)對自己的保存的檔案、資料范圍進(jìn)行調(diào)整，這樣就有更多的時間對以前忽略了利用價值的檔案、資料進(jìn)行認(rèn)真鑒定并相應(yīng)地適當(dāng)擴(kuò)大保存對象范圍，從而減少由于人為的錯誤鑒定因素造成的珍貴檔案資料的丟失或過早銷毀。
二、對計算機(jī)系統(tǒng)的絕對依賴和唯一性問題
電子檔案不能以實(shí)物形式存放、展現(xiàn)原始檔案，它只能對數(shù)字化后的信息進(jìn)行存儲并供閱讀、利用。而這種存儲與閱讀都必須完全依靠計算機(jī)系統(tǒng)。雖然計算機(jī)系統(tǒng)的存儲介質(zhì)發(fā)生了很大的變化，從磁盤介質(zhì)到光盤介質(zhì)，但其必須依靠計算機(jī)系統(tǒng)這一特性至少在相當(dāng)長的時期內(nèi)不可能發(fā)生變化。
由于過分依賴計算機(jī)系統(tǒng)，隨著各種軟件系統(tǒng)的變化和升級，會給保存在電子檔案系統(tǒng)中的原始文檔閱讀帶來極大的不方便，由于電子檔案生成于電子文件，而電子文件對原始文檔的復(fù)制、修改極為容易，而且不留痕跡，所以就產(chǎn)生了電子檔案的唯一性問題，這也是影響電子檔案廣泛使用的最大的障礙。
三、電子檔案法律上的認(rèn)定問題
由于人們對電子檔案在文檔的唯一性方面讓人產(chǎn)生疑問，所以至今電子檔案在法律上起不到認(rèn)定功能，對于大多數(shù)使用電子檔案系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)而言，電子檔案只能是檔案管理系統(tǒng)的組成部分，只是在不涉及法律認(rèn)定的前提下，提高了檔案的查閱速度。很顯然，建立電子檔案管理系統(tǒng)的如果得不到法律上的認(rèn)定而僅是為了提高閱讀方便和提高查閱速度，那么它的實(shí)用價值也就大打折扣。
四、電子檔案的安全性
傳統(tǒng)質(zhì)檔案的保護(hù)主要在防霉、防蛀、對破損的紙張的修裱加固和對擴(kuò)散字跡的恢復(fù)等方面下功夫，而且這些載體只要避開天災(zāi)人禍、遵守管理和保護(hù)制度，就能達(dá)到長期保存。電子檔案對我們檔案管理和檔案利用帶來巨大的方便，然而，無孔不入的黑客和防不勝防的病毒卻給我們的電子檔案的安全保密工作帶來了隱患。電子檔案的安全性涉及到法律法規(guī)、規(guī)章制度、人員、計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)管理等諸多方面，相應(yīng)要保證電子檔案的安全必須從每一個可能存在不安全隱患的環(huán)節(jié)著手，將不安全因素防范于未然。這就需要我們必須從制度上保證電子檔案的形成及管理部門的權(quán)威性和嚴(yán)肅性；從技術(shù)上保證電子檔案的原始記錄性；通過法律法規(guī)來保證電子檔案的法律效力及安全。
五、結(jié)語
由于現(xiàn)階段電子檔案所具的特性，在許多單位不得不將電子文件打印出紙質(zhì)版本實(shí)行“雙套歸檔”?！半p套制”是指實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件兩套歸檔，使之同處于存儲的狀態(tài)。
如今，計算機(jī)科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展使得其更加貼近我們的生活，不斷改變著我們的生活方式，同時也變革著研究生的培養(yǎng)模式。以計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為標(biāo)志的信息技術(shù)的發(fā)展也對檔案管理工作產(chǎn)生了深刻的影響:計算機(jī)技術(shù)的不斷完善和發(fā)展使得檔案信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，而不再單純的依賴于手工記載和紙質(zhì)儲存，一切檔案信息都可以通過輸入和掃描等方式存儲到計算機(jī)上，更加便于實(shí)現(xiàn)永久性的保存和利用。其次，檔案也不再局限于文字，而是可以借助多媒體手段實(shí)現(xiàn)諸如圖片、文本、視頻等多方式的檔案呈現(xiàn)方式，這些呈現(xiàn)方式也會促進(jìn)檔案的傳播和有效的利用。此外，檔案的查閱和開放形式也發(fā)生了變化，由于互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)以及計算機(jī)使用的普及，越來越多的檔案信息可以通過相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)開放，像傳統(tǒng)模式下受到的時間和地域的限制越來越小，進(jìn)而也更大的實(shí)現(xiàn)了檔案信息的使用價值。信息技術(shù)除了為檔案的呈現(xiàn)形式帶來變革之外，對檔案的管理工作也產(chǎn)生了影響。由于檔案信息使用者對于查閱更加及時和快捷的要求，檔案的管理工作也必然被要求更加高效，信息技術(shù)的發(fā)展為滿足這一要求提供了便捷，檔案管理人員借助于計算機(jī)和相應(yīng)的程序和數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)對于信息的快速篩選、處理和歸檔。
二、利用信息技術(shù)提升研究生檔案管理
(一)借助信息技術(shù)轉(zhuǎn)變研究生檔案的收集程序和方式，擴(kuò)展搜集的范圍
目前，我們國家研究生的教育和培養(yǎng)方式實(shí)現(xiàn)了多樣化，培養(yǎng)模式包括有國家統(tǒng)招、委培和代培等;學(xué)位類型也不同，有學(xué)術(shù)型的還有專業(yè)碩士;此外，考試形式的不同也使得研究生的分類方式不一致。這些不同類型、不同模式下的研究生學(xué)習(xí)和教育過程也不盡相同，而研究生檔案作為一種記錄研究生在校期間個人學(xué)習(xí)、實(shí)踐和生活的文件，必然會呈現(xiàn)不同的特點(diǎn)，更加具有鮮明的個體特征。因此，研究生檔案的收集程序和方式就需事先轉(zhuǎn)變，使得到的檔案知識更加系統(tǒng)、全面，更有利于滿足用戶日益增長的個體化的、專業(yè)化的需求，而信息技術(shù)能夠幫助管理人員在擴(kuò)大收集范圍的同時更加快捷、方便的收集信息。
(二)逐步推進(jìn)個體化的檔案管理工作
研究生的檔案既具有一般學(xué)生檔案的共性，也體現(xiàn)了自身獨(dú)特的方面，源于研究生教育和學(xué)習(xí)的專業(yè)化和個體化。研究生階段的學(xué)習(xí)在不同的年級、不同的時間段都會體現(xiàn)出不同的特點(diǎn)，而且更加龐雜，正如上文所言研究生在入學(xué)之初首先要經(jīng)過公共課的學(xué)習(xí)，其次進(jìn)入專業(yè)課程方向和領(lǐng)域的學(xué)習(xí)，此外還要按要求參加調(diào)研和實(shí)習(xí)活動，并進(jìn)行科研活動、發(fā)表科研成果，以及參加中期的考核評定、畢業(yè)論文寫作與答辯，最終進(jìn)行學(xué)位審定獲得學(xué)位順利畢業(yè)。在這些不同階段中，檔案的收集和管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)也各不相同，在研究生學(xué)習(xí)的一、二年級中，檔案工作可以遵循研究生培養(yǎng)方案所確定的程序和規(guī)章進(jìn)行及時的收集和編碼、歸檔。但在進(jìn)入后期，研究生的檔案材料，尤其是科研和社會實(shí)踐調(diào)研的檔案材料需要相關(guān)的院系和科研小組進(jìn)行收集和整理，最終由檔案管理部門進(jìn)行歸檔。信息技術(shù)的優(yōu)勢不僅在于能夠大量的處理信息，在個性化定制方面也有人工無法比擬的優(yōu)勢，通過信息技術(shù)的利用有利于個體化、定制檔案工作的實(shí)現(xiàn)。
(三)充分利用研究生檔案的科研性和知識性
研究生檔案匯集和研究生在校期間的學(xué)習(xí)和科研活動，具有很強(qiáng)的科研型和知識性，檔案管理者應(yīng)借助信息技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展加強(qiáng)對其的利用，采用多種方式和途徑提取有用的科研信息為在校學(xué)生及其他用戶提供更加有益、高效和人性化的服務(wù)。
(四)提升研究生檔案管理和服務(wù)的質(zhì)量
研究生規(guī)模和人數(shù)的擴(kuò)張使得檔案管理工作中需要處理和分析的信息也隨之增加，傳統(tǒng)的手工收集和處理方式顯然已經(jīng)無法滿足當(dāng)下的研究生檔案管理發(fā)展要求了。檔案管理部門和人員都應(yīng)當(dāng)引入更為科學(xué)和現(xiàn)代化的管理思想和技術(shù)手段，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化和升級，從而實(shí)現(xiàn)研究生檔案管理的科學(xué)和規(guī)范，進(jìn)而逐漸的提升管理質(zhì)量。此外，借助信息系統(tǒng)對檔案加以整理、匯集和分析，對各種有用信息進(jìn)行提煉和匯總，為用戶提供更高層次的檢索服務(wù)。
關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境 數(shù)據(jù)挖掘 具體技術(shù)分析
中圖分類號：TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）10-0004-02
技術(shù)在快速進(jìn)步，現(xiàn)今時期內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)正在深入生活，網(wǎng)絡(luò)體現(xiàn)出重要的意義。從本質(zhì)上看，大數(shù)據(jù)不僅代表了日益增長的數(shù)據(jù)量，同時也表現(xiàn)出更復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系。增長的過程中，達(dá)到特定規(guī)模的數(shù)據(jù)量將會發(fā)生質(zhì)變。大數(shù)據(jù)的具體類型包含了視頻和文本等信息[1]。對于信息搜集以及處理等，也應(yīng)當(dāng)確保更快的處理速度。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)挖掘的相關(guān)技術(shù)具備了獨(dú)特的技術(shù)優(yōu)勢，然而同時也面對新階段的技術(shù)挑戰(zhàn)。面對新階段的新環(huán)境，有必要給出數(shù)據(jù)挖掘的特定技術(shù)流程以及技術(shù)方式。結(jié)合現(xiàn)階段面臨的挑戰(zhàn)，給出完善思路。
一、數(shù)據(jù)挖掘在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的重要價值
面對信息化的新時期，各行業(yè)都不可缺少數(shù)字化技術(shù)作為支持。最近幾年，互聯(lián)網(wǎng)正在快速普及，在這種基礎(chǔ)上也誕生了云計算和物聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù)。在當(dāng)前形勢下，全球范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在加快發(fā)展，爆炸式的數(shù)據(jù)增長趨勢也因此變得更明顯。信息化沖擊著各個行業(yè)，傳輸信息的方式也在相應(yīng)改變。信息化形勢下，對于信息形成、信息運(yùn)用以及信息共享都可以做到有效的整合[2]。在企業(yè)發(fā)展中，大數(shù)據(jù)起到了不可忽視的作用，同時也匯聚了各個層面的物力和人力。
從信息化角度看，企業(yè)在整合處理各類的數(shù)據(jù)時都需要借助電子化的方式。針對大量的資源和信息，應(yīng)當(dāng)符合交互式的處理方式和數(shù)據(jù)傳輸方式。數(shù)據(jù)化處理可以為企業(yè)提供精確的決策依據(jù)，因此也創(chuàng)造了更高層次的生產(chǎn)效能。云計算方式能夠用來處理實(shí)時的數(shù)據(jù)，從而減少了整體投入。
隨著技術(shù)進(jìn)步，云計算技術(shù)正在變得更成熟。與此同時，云計算也配備了信息化的新式平臺。這樣做，在根本上確保了信息化的效能提高。在當(dāng)前時期內(nèi)，大數(shù)據(jù)代表著全新的發(fā)展階段。這是因?yàn)椋髷?shù)據(jù)技術(shù)可以用來篩選數(shù)據(jù)、存儲數(shù)據(jù)或者調(diào)用數(shù)據(jù)，這些步驟和流程都不必耗費(fèi)額外的資源。從行業(yè)本身來看，數(shù)據(jù)交換以及信息交易的總數(shù)都變得更大，因此也構(gòu)建了規(guī)模更大的數(shù)據(jù)庫。針對存儲量很大的數(shù)據(jù)庫，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過篩選和分類，提取必需的信息數(shù)據(jù)。這樣做，就可以為各類用戶提供必需的信息。由此可見，大數(shù)據(jù)環(huán)境中的數(shù)據(jù)挖掘具備更高的價值，有必要深入探析數(shù)據(jù)挖掘的相關(guān)技術(shù)方式[3]。
二、現(xiàn)今階段的技術(shù)難點(diǎn)
從技術(shù)構(gòu)架來看，數(shù)據(jù)庫表現(xiàn)出更復(fù)雜的技術(shù)架構(gòu)，因而也增加了整體數(shù)據(jù)庫的管理難度。在傳統(tǒng)模式下，數(shù)據(jù)庫能夠用來處理較低層次的數(shù)據(jù)，然而針對較高層次的信息數(shù)據(jù)并不能給予很好的處理。最近幾年，數(shù)據(jù)總量正在增大，數(shù)據(jù)庫管理也相應(yīng)改變了常用的流程和模式。近些年，分布式的全球數(shù)據(jù)庫也被創(chuàng)造出來，在這種形勢下亟待擴(kuò)展整體的處理規(guī)模，以此來適應(yīng)現(xiàn)今階段的數(shù)據(jù)處理。然而應(yīng)該注意：傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫仍缺乏相應(yīng)的分區(qū)和類型，非結(jié)構(gòu)化的傾向十分明顯。
從實(shí)時性來看，數(shù)據(jù)處理中的實(shí)時性需求正在變得更強(qiáng)，用戶希望獲得實(shí)時的處理方式和技術(shù)。最近幾年，數(shù)據(jù)庫表現(xiàn)出智能性和商業(yè)化的整體趨勢，因此也相應(yīng)提高了實(shí)時性的需求。針對各類型的信息，用戶都有必要給予實(shí)時的解析和處理。大數(shù)據(jù)的整體背景有別于傳統(tǒng)背景，這是因?yàn)橹悄苁降纳虡I(yè)處理方式正在被推廣采用。因此，如果仍沿用常用的處理流程，那么很難符合新階段的實(shí)時處理需要[4]。
從硬件和軟件的存儲方式看，傳統(tǒng)類型的軟硬件也不再滿足需求?，F(xiàn)今時期內(nèi)，數(shù)據(jù)處理達(dá)到了更大的總量。與此相應(yīng)，在信息保存的過程中也應(yīng)當(dāng)符合更高層次的精確性需求。數(shù)據(jù)量不斷增大的狀態(tài)下，只有配備高性能的軟硬件，才能夠給予必要的保障。實(shí)際上，軟件更新的整體速度仍較慢，無法適應(yīng)現(xiàn)有的形勢。
從技術(shù)分析的具體方式看，傳統(tǒng)方式的數(shù)據(jù)分析特指結(jié)構(gòu)化的分析。經(jīng)過分析之后，就可以歸納得到全面的體系，確保實(shí)效性的處理。然而，大數(shù)據(jù)形勢下的各行業(yè)數(shù)據(jù)總量都變得更大，因此也挑戰(zhàn)了常用的分析方式。
三、數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)優(yōu)勢
首先，數(shù)據(jù)挖掘符合了更強(qiáng)的實(shí)效性，滿足實(shí)時的處理。信息技術(shù)的新時期內(nèi)，不同類型的數(shù)據(jù)也蘊(yùn)含了更多的知識價值。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)分析更多表現(xiàn)為線性處理，這種趨勢符合了新階段的處理需求。如果選擇了大數(shù)據(jù)這種處理形式，那么優(yōu)先選擇數(shù)據(jù)挖掘的相關(guān)技術(shù)方式。這是由于，數(shù)據(jù)挖掘可以運(yùn)用于流處理的過程，從而也確保了批量式的處理。針對大數(shù)據(jù)而言，業(yè)務(wù)處理也在客觀上需要設(shè)置實(shí)時性的處理框架，以此來滿足實(shí)效性的新需要。
其次，在動態(tài)環(huán)境下，數(shù)據(jù)挖掘設(shè)置了特定的索引類型，能夠符合動態(tài)變化的環(huán)境。從關(guān)系數(shù)據(jù)庫的角度看，索引可以加快整體的檢索速度。然而，傳統(tǒng)類型的數(shù)據(jù)檢索只設(shè)置了較少的幾類索引[5]。近些年來，大數(shù)據(jù)的具體種類正在不斷增多，這種形勢下創(chuàng)建的索引就必須具備更簡潔的特征，同時也必須符合高效化的整體要求。在數(shù)據(jù)挖掘中，索引形式是多樣的，并且可以實(shí)時調(diào)整。因此，大數(shù)據(jù)環(huán)境中的索引形式應(yīng)當(dāng)更新，這樣做才能便于提高實(shí)時查詢的效率。
第三，大數(shù)據(jù)環(huán)境中的數(shù)據(jù)挖掘還具備豐富的先驗(yàn)知識。傳統(tǒng)模式的數(shù)據(jù)分析通常選擇了關(guān)系型的信息存儲，這種模式隱含了先驗(yàn)知識。具體而言，在探求特定對象的屬性時，首先就需要明確可以取到的數(shù)值范圍。在進(jìn)入分析之前，有必要初步了解這種取值范圍。然而，大數(shù)據(jù)包含了更多的非結(jié)構(gòu)性信息，因此在客觀上也要求構(gòu)建與之匹配的內(nèi)部數(shù)據(jù)關(guān)系。數(shù)據(jù)是實(shí)時性的，因此并不具備先驗(yàn)知識。針對這種問題，數(shù)據(jù)挖掘也可以給予妥善的處理。
四、具體技術(shù)實(shí)現(xiàn)
在新的環(huán)境下，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)受到了更多行業(yè)的認(rèn)可和接受，同時也逐漸擴(kuò)展了應(yīng)用范圍。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)挖掘具體可以劃分為數(shù)據(jù)遺傳、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)算法、粗糙集的算法、決策樹算法等類型?，F(xiàn)今社會中的信息呈現(xiàn)爆炸的趨勢，數(shù)據(jù)挖掘因此也逐漸具備了獨(dú)立性，構(gòu)成了獨(dú)立學(xué)科。用戶運(yùn)用分類技術(shù)，就能夠針對特性類型的數(shù)據(jù)和信息予以分類，然后進(jìn)入數(shù)據(jù)挖掘的過程中。由此可見，數(shù)據(jù)挖掘更加符合了大數(shù)據(jù)的特定環(huán)境和背景[6]。具體而言，數(shù)據(jù)挖掘的方式和技術(shù)手段包含了如下：
1.構(gòu)建矩陣模型
存儲大數(shù)據(jù)過程中，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建精確的矩陣模型。在建模的基礎(chǔ)上，才能夠適當(dāng)運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘的方式。針對不同來源的數(shù)據(jù)，也需要給出各異的處理方式。傳統(tǒng)處理方式下，通常構(gòu)建單一的數(shù)據(jù)庫，用來存儲信息并且分析信息。實(shí)際上，這種方式在具體落實(shí)時也很困難，因?yàn)椴煌愋偷男畔朔彪s的內(nèi)容。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，依照數(shù)據(jù)挖掘的思路，相關(guān)人員可以嘗試構(gòu)建相關(guān)的數(shù)據(jù)模型。這樣做，就能夠在根本上確保通用性，數(shù)據(jù)模型也能夠容納更多的數(shù)據(jù)內(nèi)容。矩陣模型屬于三維模型，模型具備立體性，因此更加便于數(shù)值分析。
2.設(shè)置關(guān)聯(lián)規(guī)則
如果要順利進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，那么先要挖掘關(guān)聯(lián)規(guī)則。從特定屬性來看，關(guān)聯(lián)規(guī)則通常是隱含在屬性內(nèi)部的，是不可以預(yù)知的。對于此，只能依照選擇的統(tǒng)計方法來實(shí)現(xiàn)。從興趣度的角度看，關(guān)聯(lián)規(guī)則通常取決于置信度和支持度這兩個指標(biāo)。為了達(dá)到平衡，用戶就應(yīng)當(dāng)給出最小的置信度和支持度數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)挖掘的具體方式可以用來實(shí)現(xiàn)可靠的關(guān)聯(lián)規(guī)則，建立必要的存儲模型，用這種方式來集中表達(dá)關(guān)聯(lián)規(guī)則。
3.聚類算法的運(yùn)用
針對高維的空間，通?？梢詷?gòu)建特定的聚類算法。為了詳細(xì)區(qū)分不同類型的超圖，數(shù)據(jù)挖掘選擇了區(qū)分投影的方式。選擇這種方式，能夠細(xì)化不同類型的算法，進(jìn)而也提高了算法整體的精細(xì)度。利用數(shù)據(jù)挖掘，實(shí)現(xiàn)了更優(yōu)的超圖劃分，聚類計算得到的結(jié)果也表現(xiàn)得更加精確[7]。
結(jié)論
大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)庫更需要數(shù)據(jù)挖掘作為支持。通過數(shù)據(jù)挖掘，能夠篩選并且獲得可利用的數(shù)據(jù)信息，滿足新階段的用戶需求。經(jīng)濟(jì)在不斷增長，然而與此同時資源消耗的總量也相應(yīng)變得更大。大數(shù)據(jù)可以用于多領(lǐng)域的數(shù)據(jù)挖掘，因此也在根本上改變了原有的處理過程和處理方式。面對劇烈的市場競爭，數(shù)據(jù)挖掘的新方式也可以用于更廣的領(lǐng)域，同時也起到了更大作用。未來的實(shí)踐中，相關(guān)人員還需要結(jié)合大數(shù)據(jù)的特定背景，不斷修正并完善現(xiàn)今階段的數(shù)據(jù)挖掘手段。只有這樣，才可以為各行業(yè)提供必要的決策依據(jù)，服務(wù)于數(shù)據(jù)挖掘的整體質(zhì)量提高。
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使文秘人員明晰文秘工作和檔案管理工作關(guān)系，強(qiáng)化文秘人員檔案管理意識是推行檔案管理科學(xué)化及信息化的基礎(chǔ)。在實(shí)踐中，許多文秘工作人員并不認(rèn)為檔案管理是自己的份內(nèi)工作之一，缺乏在工作中對重要文件歸檔的意識就成為了在行政崗實(shí)現(xiàn)檔案管理高效化的桎梏。針對這點(diǎn)，筆者認(rèn)為明確文秘工作中檔案管理范圍及增強(qiáng)文秘工作者管理意識便成為了切實(shí)可行之策。文秘工作多涉及公司機(jī)密文件及信息，上呈下傳的文件材料要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批閱、文件傳遞、催辦及歸檔等環(huán)節(jié)，任何環(huán)節(jié)如何出現(xiàn)紕漏都會影響整個公司及單位的運(yùn)作。兼任檔案管理工作的文秘人員都要對文件和公文形成一定科學(xué)化的評估，根據(jù)文件的類別和重要程度選擇性的歸檔，樹立起檔案管理的初步意識。
二、提供文秘工作人員立卷歸檔技巧是重要途徑
細(xì)化文秘人員檔案管理技巧是促進(jìn)公司及單位檔案管理高效化的重要途徑之一。文秘工作綜合性強(qiáng)的特點(diǎn)使得文秘工作者必須是個“雜家”上到公司單位的方針政策小到分發(fā)文件和傳達(dá)信息都在文秘的職責(zé)范圍之內(nèi)，工作內(nèi)容的復(fù)雜性也使得公司單位的文件也十分多樣明確公司單位各種文件類型，不遺漏、不重復(fù)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。另外，學(xué)會甄別文件價值也是令歸檔工作成功的重要方式。在日常工作中，每個單位或公司要產(chǎn)出大量的材料及文件且并不是每個文件都需要整理立卷歸檔的，在一系列文件中甄別出具有存儲價值的，在整理是注意將該文件的全部資料搜集齊全，按照從上到下的順序統(tǒng)一裝訂成冊使資料變?yōu)槲募?/p>
三、利用信息技術(shù)扎實(shí)專業(yè)知識提高檔案管理效率是關(guān)鍵
高速發(fā)展的信息技術(shù)為文秘工作人員在管理檔案方面提供了理論保障，文秘人員檔案管理意識淺薄一直是阻礙公司形成科學(xué)檔案管理系統(tǒng)的桎梏。目前大多數(shù)文秘工作者并沒有將自己劃分為“管理者”這種管理意識的單薄使得傳統(tǒng)文件處理方式一直占主導(dǎo)地位。在利用信息技術(shù)方面筆者有兩條建議：第一，檔案管理電子化。將文秘工作與檔案管理工作鏈接起來的主要是“公文”。傳統(tǒng)的檔案管理方式集中于紙質(zhì)管理，但隨著信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展將電子檔案管理技術(shù)納入檔案管理系統(tǒng)不僅可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案管理的不足兩者還可以在應(yīng)用中不斷相互學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短。電子檔案管理實(shí)質(zhì)上推動了文秘工作與檔案管理的一體化進(jìn)程，文秘工作者可以根據(jù)需要，建立檔案之間的多維聯(lián)系，只要在檢索軟件中表明紙質(zhì)檔案的存放位置就可以方便且高效的找到對應(yīng)的文檔，電子檔案管理即使紙質(zhì)檔案管理的有益補(bǔ)充又極大的便捷了文秘工作。第二，引入計算機(jī)管理系統(tǒng)。計算機(jī)識別技術(shù)可以有效的規(guī)整文件類型，減少因文件格式不規(guī)范而引起的失誤?，F(xiàn)代化的檔案分類、儲存及調(diào)出手段使得人為因素影響大大降低。另外，計算機(jī)管理系統(tǒng)信息化的交流平臺可以有效降低新舊文件替換滯后的問題，實(shí)現(xiàn)文件的上下統(tǒng)一。
結(jié)語
【關(guān)鍵詞】會計電算化 會計信息系統(tǒng) 內(nèi)部控制
一、在明確職責(zé)分工，理順工作崗位，嚴(yán)格權(quán)限控制方面
明確劃分會計人員的職責(zé)，是內(nèi)部控制制度的基礎(chǔ)。根據(jù)財政部的規(guī)定，會計崗位應(yīng)劃分為會計主管、會計核算、會計稽查、出納、會計檔案管理等，在手工會計系統(tǒng)中，財會部門形成了一個相互制約、相互監(jiān)督的內(nèi)部牽制網(wǎng)烙，因而很少出現(xiàn)錯誤和舞弊現(xiàn)象，即使偶爾出現(xiàn)問題，也能及時得到糾正。手工環(huán)境下的這種職能分工起到了很好的內(nèi)部控制作用。實(shí)行會計電算化后，會計工作按照電算化會計信息系統(tǒng)的功能重新進(jìn)行組織，其全部處理過程均由計算機(jī)來完成，只是由哪些人去完成哪一階段工作而有所不同。因此會計工作崗位在會計電算化后也應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整，即電算化會計崗位在會計電算化后也應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整，即電算化會計崗位應(yīng)包括電算化系統(tǒng)管理、系統(tǒng)維護(hù)、收據(jù)審核、系統(tǒng)操作、出納、會計檔案管理等，崗位的設(shè)定可結(jié)合本單位所使用的會計軟件系統(tǒng)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和模塊功能相應(yīng)設(shè)置，崗位確定后，要明確各崗位的職責(zé)范圍，建立電算化會計崗位責(zé)任制，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。在會計電算化工作崗位時，還應(yīng)該根據(jù)職責(zé)分離的原則分配崗位，如憑證輸入與審核不能由同一個人進(jìn)行操作，出納人員除出納崗位外不允許進(jìn)行其他操作等。
在實(shí)行會計電算化后，由于計算機(jī)的介入，原來人與人之間的有形聯(lián)系部分轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計算機(jī)系統(tǒng)的聯(lián)系，計算機(jī)是由人控制的，它無法自動識別各個操作人身份，也不知道操作人員所進(jìn)行的操作是否具備相應(yīng)的權(quán)限。因此，為了確保系統(tǒng)安全、有效的運(yùn)行，防止合計信息被盜、被篡改、必須建立權(quán)限管理制度。權(quán)限要有監(jiān)控機(jī)制，除電算化管理員外，其他崗位人員不得直接開機(jī)調(diào)出文件進(jìn)行操作，不得隨意刪除數(shù)據(jù)、原程序和庫結(jié)構(gòu)，電算化系統(tǒng)管理員有權(quán)設(shè)置每個人的操作權(quán)限，有權(quán)監(jiān)控每個人的操作內(nèi)容等。各人的操作權(quán)限規(guī)定以后，一般應(yīng)設(shè)置三層秘碼：第一層是用戶開機(jī)秘碼，第二層是進(jìn)入核算密碼；第三層是用戶個人操作權(quán)限密碼，有必要時還可以設(shè)置屏幕保護(hù)密碼，所有這些密碼還要定期進(jìn)行更換，目的是防止財務(wù)機(jī)密外瀉和蓄意使用計算機(jī)做案。
二、會計業(yè)務(wù)處理流程的控制方面
手工環(huán)境下的業(yè)務(wù)處理流程也是在內(nèi)部牽制網(wǎng)中進(jìn)行的，會計憑證、帳薄、報表之間按照一定的程序分別由不同的人記錄和編制，任何一道手續(xù)的處理，都意味著對前幾道手續(xù)的審查和復(fù)核，以便把差錯消滅在業(yè)務(wù)處理結(jié)束之前。各個崗位的會計人員還可隨時通過審查憑證、帳簿和報表，發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時防范和糾正，從而實(shí)現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的控制。在電算化會計系統(tǒng)中，原始收據(jù)輸入以后，剩下的大部分業(yè)務(wù)處理流程都是由計算機(jī)來完成的。這樣，一部分在手工會計中由多人、經(jīng)多道手續(xù)完成的業(yè)務(wù)，變?yōu)橛捎嬎銠C(jī)統(tǒng)一快速完成，削弱了業(yè)務(wù)處理過程的審查復(fù)核機(jī)制。由于在計算機(jī)系統(tǒng)中，明細(xì)帳、總帳及報表同出一轍，如果原是數(shù)據(jù)輸入有錯誤，那么三者必須同時發(fā)生錯誤，而且錯誤的金額也一定相等，所以不可能利用平衡原理去發(fā)現(xiàn)和查找錯弊，因此收據(jù)的采集和輸入就顯得至關(guān)重要。為確保系統(tǒng)提供會計信息的正確、可靠，所有的原始憑證都要有操作人員和財務(wù)人員主管人員共同鑒章以后才能錄入計算機(jī)內(nèi)。其中重要的是會計科目代碼，編制會計憑證中的會計科目是以代碼的形式錄入的，因此會計科目代碼是計算機(jī)處理業(yè)務(wù)的前提，在編制代碼時要注意他的唯一性、有效性和可擴(kuò)展性，一旦科目代碼發(fā)生錯誤，則形成的所有信息自然也是錯誤的，由于數(shù)據(jù)記錄有不可見性，數(shù)據(jù)修改也不留痕跡，所以要嚴(yán)格接接觸控制，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)行操作，要嚴(yán)格密碼權(quán)限管理，設(shè)置必要的稽核檢查，還要建立工作日志，詳細(xì)記錄憑證傳送的手續(xù)和時間、憑證編制日期、操作人員等，防止已編制會計憑證丟失或插入未經(jīng)授權(quán)隨意改
動有關(guān)數(shù)據(jù)等現(xiàn)象的發(fā)生。
高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的動因
1.1檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時展的要求
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。
美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對地過剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。
網(wǎng)上利用的開展，將會使檔案工作進(jìn)入一個嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。
其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機(jī)中，各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。這在科研、教學(xué)、設(shè)備等各類檔案管理中同樣適用。在學(xué)校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機(jī)處理，檔案館的工作只剩下編制相應(yīng)的檔號，整理上架。而計算機(jī)管理方面則只需對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計算機(jī)管理的“瓶頸”問題，已不復(fù)存在。
校園網(wǎng)中各類數(shù)據(jù)庫的建立，使各類數(shù)據(jù)“數(shù)出一門”，使各類歸檔的數(shù)據(jù)能非常及時、準(zhǔn)確。學(xué)校內(nèi)的管理對象多，且具有一定的流動性，如學(xué)生入學(xué)與畢業(yè)、教職工的調(diào)離與退休等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計、動態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后，才能查知，而通過網(wǎng)上計算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能隨時準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。
1.2高校檔案信息數(shù)字化是計算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。
許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、學(xué)術(shù)交流、籌備各種會議等等。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件，即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。
1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟
1.3.1通訊技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展
90年代以來，我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國教育科研網(wǎng)（CER?鄄net）、中國科技網(wǎng)（CSTnet）和中國金橋網(wǎng)(ChinaGBnet)，并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET，800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動化建設(shè)初見成效
自動化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀(jì)80年代后期以來，高校檔案館自動化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。
1.3.3經(jīng)費(fèi)緊張狀況得到初步緩解
經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認(rèn)識程度。通過Internet、CERnet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學(xué)校信息服務(wù)中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門已經(jīng)初步認(rèn)識到檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要性和緊迫性。領(lǐng)導(dǎo)的重視，預(yù)示著經(jīng)費(fèi)的加大投入。檔案館自身通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強(qiáng)了造血功能。近年來，許多高校撥?？罱o檔案館購置了性能較好的計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、激光打印機(jī)等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了極大改觀。
2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題
2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題
事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計算機(jī)管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現(xiàn)在：
首先是檔案計算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。
其次是檔案工作計算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動力。
2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)。功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
2.2.3數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后
經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴(yán)重。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實(shí)質(zhì)性的資源司共享。
2.2.4經(jīng)費(fèi)保障率低
目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費(fèi)投入較少，用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點(diǎn)的檔案館網(wǎng)絡(luò)，更談不上對設(shè)備的及時更新。目前經(jīng)費(fèi)仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。
2.2.5人員整體素質(zhì)低弱
在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求———不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前高校檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機(jī)工作環(huán)境，館內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想
3.1采用客戶機(jī)/服務(wù)器(Client／Server)體系結(jié)構(gòu)模式
客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式是通過網(wǎng)絡(luò)把分散的計算機(jī)系統(tǒng)連接起來，系統(tǒng)把這些計算機(jī)根據(jù)其功能劃分為服務(wù)器與客戶機(jī)C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡(luò)處理方式相比，其主要的不同點(diǎn)在于將一種應(yīng)用分解成為若干部分，如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫，并將這些部分交給多臺機(jī)器(包括工作站、一個或多個服務(wù)器)分別執(zhí)行，共同實(shí)現(xiàn)整體應(yīng)用。用戶在工作站(前臺)看到的通常是用戶界面，當(dāng)前臺需要調(diào)用某些數(shù)據(jù)時，工作站向被稱為后臺的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器（Server）發(fā)出請求，服務(wù)器即對此做出響應(yīng)，并把處理的結(jié)果返回給前臺，這樣工作站就成了數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的客戶（Client）。
C／S模式實(shí)際上是一種軟件運(yùn)行和組織方式，不是指工作站、服務(wù)器等硬件結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，它必須依賴網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而存在，并且充分利用了網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢，但它對具體的網(wǎng)絡(luò)硬件、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)并無嚴(yán)格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以構(gòu)造起實(shí)用C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。服務(wù)器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機(jī)即可。
3.2建立基于Web的服務(wù)體系
在學(xué)校綜合集成管理信息中，檔案工作將以計算機(jī)管理檔案信息為主要形式，通過計算機(jī)檢索查詢和提供檔案信息將成為主要的服務(wù)方式，因此為利用者提供的信息組織結(jié)構(gòu)應(yīng)是網(wǎng)狀的，用戶可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進(jìn)行瀏覽，而不是按照規(guī)定途徑進(jìn)行檢索和查詢檔案信息。手工勞動則成為輔助形式。而讓利用者通過Web瀏覽器訪問，是目前先進(jìn)、有效和最為大家樂于使用的訪問方式，因此高校檔案館都應(yīng)建立自己的Web服務(wù)器，向校內(nèi)外檔案利用者提供檔案信息服務(wù)。目前，計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，使得在PC機(jī)上Web建立站點(diǎn)變得相當(dāng)?shù)暮唵?，只需選用適當(dāng)?shù)腤eb服務(wù)器軟件，有些操作系統(tǒng)，如WindowsNT，已把建立Web服務(wù)器的功能內(nèi)置在系統(tǒng)之中。今后，值得檔案部門炫耀的不是擁有幾臺微機(jī)而是有無Web服務(wù)器。
3.3檔案信息的管理離不開數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)
數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇要建立在Internet／Web技術(shù)基礎(chǔ)上，也就是說，選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不僅要支持C／S體系結(jié)構(gòu)，還要支持分布式處理。既要具備聯(lián)機(jī)事務(wù)、處理數(shù)據(jù)安全性與可靠性的支持能力，又要有較強(qiáng)的安全控制能力，同時還要適應(yīng)多種硬件平臺、多種操作系統(tǒng)，并具備同其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力?，F(xiàn)在高校檔案部門使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)多用DBase，F(xiàn)oxBASE，F(xiàn)oxPro等編寫，這些程序嚴(yán)格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸，作為數(shù)據(jù)庫管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統(tǒng)，它們無論在功能上，安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好的滿足需要。應(yīng)該選擇適用于多種操作系統(tǒng)，多種硬件平臺的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，具有客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的SQLServer等。這些軟件不僅具有上述功能特點(diǎn)，而且還提供數(shù)據(jù)庫互連工具（ODBC驅(qū)動程序）、數(shù)據(jù)庫———Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點(diǎn)上的數(shù)據(jù)庫服務(wù)。
參考文獻(xiàn)