時間：2023-06-02 15:38:54
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【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)；檔案管理；難點；對策分析
一、房地產(chǎn)檔案管理工作的概念
房地產(chǎn)檔案管理工作是對房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)進行登記，對檔案進行有效的管理，實質(zhì)就是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的狀態(tài)管理工作。系統(tǒng)整理的房地產(chǎn)檔案可以有效地支持房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的核實，這就需要管理人員有完備的檔案管理知識，對檔案進行有效的管理，保證這些文件的完整。隨著科技的迅速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理部門要對檔案資源進行有效合理地利用，實現(xiàn)其綜合價值，為社會和諧發(fā)展起著重要的作用。
二、房地產(chǎn)檔案管理工作中的難點
（一）對檔案管理重要性的認知不足。意識決定了人的行為活動，在房地產(chǎn)檔案管理工作中，很多工作人員對檔案管理的重要性沒有深刻的認識，在檔案信息的整理工作中，只是例行公事，不認為房地產(chǎn)檔案有經(jīng)濟價值和社會價值，這種意識狀態(tài)就導(dǎo)致了創(chuàng)新能力得不到提高。還有的工作人員沒有意識到信息的社會價值，只局限于房地產(chǎn)檔案的信息管理范圍。在現(xiàn)代社會，信息本身就是重要的資源。所以，在實際工作中，要通過加強檔案管理工作重要性的認識，來提高工作的有效性。
（二）房地產(chǎn)檔案管理工作水平不足。一些地區(qū)由于對檔案管理工作重要性的認識不足，在招聘工作人員的時候不夠嚴謹， 導(dǎo)致非專業(yè)的人員加入了檔案管理的隊伍中，由于這些工作人員經(jīng)驗不足，專業(yè)知識缺乏，致使檔案管理工作無法有效地開展，更別提檔案管理工作優(yōu)勢的發(fā)揮。更有一些地方，房地產(chǎn)檔案管理工作沒有固定的管理人員，由他人兼顧或輪流管理，導(dǎo)致檔案管理無法實現(xiàn)系統(tǒng)規(guī)范的管理。這種人員配備的不足，管理能力的缺乏，都極大地影響了房地產(chǎn)檔案綜合管理價值的實現(xiàn)。
（三）房地產(chǎn)檔案管理的設(shè)施不健全。房地產(chǎn)檔案管理的重要性是眾所皆知的，但是有些地區(qū)由于經(jīng)濟條件的制約，有的房地產(chǎn)管理機構(gòu)甚至都沒有基本的檔案管理室，這就導(dǎo)致了在房地產(chǎn)檔案管理工作中，會出現(xiàn)檔案的丟失情況。還有一些部門由于對管理重要性的認識不足，在管理工作中不遵守相應(yīng)的管理制度，從而影響了房地產(chǎn)檔案管理的實用性。
三、房地產(chǎn)檔案管理工作難點的應(yīng)對策略
（一）房地產(chǎn)檔案管理的有效性需要加強。房地產(chǎn)檔案信息管理需要及時更新，在檔案管理工作中，要有計劃地對信息進行搜集和整理，以發(fā)揮檔案管理真正的價值，對檔案使用者的信息要定期進行核對更新，通過多種途徑的信息整理來增強檔案管理的有效性，要通過使用相應(yīng)的房地產(chǎn)檔案管理技巧來整理管理信息，使管理更加系統(tǒng)化、次序化，從而實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的綜合價值。
（二）完善房地產(chǎn)檔案管理制度。房地產(chǎn)檔案工作架構(gòu)的建立需要遵守以下三點要求：第一，法律及規(guī)章制度的科學性。規(guī)章制度的建立要與單位的實際狀況和房地產(chǎn)檔案管理實踐的性質(zhì)以及房地產(chǎn)檔案管理的客觀實際相符合，達到房地產(chǎn)檔案管理的要求。第二，制度約束機制的雙向性，簡而言之就是房地產(chǎn)登記的員工和房地產(chǎn)登記的領(lǐng)導(dǎo)同時受到約束，受領(lǐng)導(dǎo)的直接影響促進制度的有效實施，房地產(chǎn)登記員工是約束機制中的主要對象，也是房地產(chǎn)登記的重中之重。第三，制度的執(zhí)行具有嚴肅性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，獎懲要分明，注重制度的約束性和權(quán)威性。
（三）房地產(chǎn)檔案管理人員的素質(zhì)要提高。房地產(chǎn)檔案管理工作能否順利進行，主要在于房地產(chǎn)登記的管理人員的素質(zhì)高低。第一，對于房地產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)該進行定期的相關(guān)培訓(xùn)，使他們的專業(yè)素質(zhì)和水平得到提升，讓他們熟練掌握各種科學的房地產(chǎn)管理方法，從而提高工作效率和房地產(chǎn)檔案管理工作的水平；第二，房地產(chǎn)檔案管理人員要有明確的定位，當今科技信息迅速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理人員作為信息資源的管理者的同時，還是信息資源的服務(wù)者，所以房地產(chǎn)檔案管理人員在具備房地產(chǎn)檔案管理的專業(yè)技能的基礎(chǔ)上，還要有相應(yīng)的使用信息設(shè)備的技能，才能滿足快速增長的信息時代的要求，從而更好地滿足快速發(fā)展的社會對房地產(chǎn)檔案工作的更高的要求。
（四）房地產(chǎn)檔案管理工作的信息化管理水平要完善。現(xiàn)在很多房地產(chǎn)機構(gòu)的檔案管理工作運用了計算機管理，我國使用計算機管理房地產(chǎn)檔案的機構(gòu)也不斷擴大，這已經(jīng)成為房地產(chǎn)信息化檔案管理的發(fā)展趨勢。運用計算機對房地產(chǎn)的信息進行綜合管理，對房地產(chǎn)信息資源進行快速有效的處理，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息的有效價值。在信息化管理的實現(xiàn)過程中，除了相應(yīng)的硬件條件，還要針對性地開發(fā)應(yīng)用程序和制定規(guī)范的操作流程。
（五）房地產(chǎn)檔案管理的方法實現(xiàn)多元化。由于不發(fā)達的偏遠地區(qū)，高科技的實現(xiàn)比較落后，所以手工形式的信息系統(tǒng)要進行完善。而對于科技發(fā)達的地區(qū)，建立計算機信息管理系統(tǒng)并利用互聯(lián)網(wǎng)的高科技條件，在提高工作的管理效率的同時，也提高了工作的方便和快捷性。同時，房地產(chǎn)檔案管理工作需要更新思想，為信息的使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（六）房地產(chǎn)檔案管理的保管保密工作要加強。存放于管理室的實體檔案文件，要安排專門的人員看守。制定嚴格的管理制度并應(yīng)嚴格遵守，這是做好房地產(chǎn)檔案管理保管保密工作的基礎(chǔ)。此外，相關(guān)檔案管理工作人員在使用的時候，要有對檔案使用者負責的職業(yè)精神，遵守相關(guān)規(guī)章制度和相關(guān)法律，做好檔案的保管保密工作。
【關(guān)鍵詞】 后勤檔案 創(chuàng)新 管理
十八屆五中全會強調(diào)，實現(xiàn)“十三五”時期發(fā)展目標，破解發(fā)展難題，厚植發(fā)展優(yōu)勢，必須牢固樹立并切實貫徹“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”“五大”發(fā)展理念。作為先進文化前進方向的高校，是創(chuàng)新工作的試驗田。高校后勤檔案管理保持與時俱進，開拓創(chuàng)新，以創(chuàng)新思維應(yīng)用于檔案管理工作實踐，更好地適應(yīng)新時期辦好中國特色社會主義大學根本目標的需要。
1 高校后勤檔案管理的重要性
高校后勤檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是后勤一項重要的基礎(chǔ)管理工作。隨著高校現(xiàn)代化、信息化建設(shè)進程的加快推進，后勤檔案管理需要向信息、科技一體化管理機制轉(zhuǎn)型升級，檔案資源成為科技創(chuàng)新的重要動力源，檔案管理潛能深度挖掘，重要性愈加凸顯。
（1）高校后勤檔案是后勤管理、服務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及后勤活動的直接記錄和信息資料來源。后勤檔案管理，既是學校的基礎(chǔ)管理工作之一，又是學校教學科研及師生正常學習生活的保證，也是對高校綜合管理水平的直接反映。
（2）信息時代對檔案管理提出了“檔案信息化”“數(shù)字檔案”等新要求。運用檔案管理軟件系統(tǒng)，把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)檢索快捷方便，不僅可以提高經(jīng)濟效益，而且還可以大大提高辦公效率，是智慧高校建設(shè)的需要。
（3）教學評估、申博、更名需要大量的檔案材料來支撐，為高校教學科研順利進行起到積極的輔助作用。
2 后勤檔案管理的現(xiàn)狀
高校后勤檔案管理功能重要，內(nèi)容復(fù)雜，理應(yīng)得到重視和強有力的發(fā)展，但是大部分依然停留在傳統(tǒng)的管理模式，存在以下方面的現(xiàn)狀：
（1）對高校檔案管理不夠重視。管理層對高校檔案管理的功能和地位認識不完整，往往認為檔案管理是后勤部門的事情，導(dǎo)致高校檔案管理工作往往處于學校發(fā)展的邊緣化位置。同時，從事高校檔案管理工作的人員在觀念上保存著很多傳統(tǒng)觀念，對信息化時代創(chuàng)新檔案管理的認識不到位。對檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案法制意識認識不到位，直接影響了高校檔案管理的現(xiàn)代轉(zhuǎn)型。
（2）后勤檔案的存放仍然停留在過去傳統(tǒng)保存方式。檔案管理投入力度不大，導(dǎo)致軟件硬件設(shè)施建設(shè)落后，管理人員對現(xiàn)代技術(shù)技能掌握與運用能力低，材料保存和利用低。目前要求存檔的后勤檔案材料主要是存放紙質(zhì)材料，沒有要求對已經(jīng)完成的后勤項目、科技文件等遞交電子檔案，存放的電子檔案相對數(shù)量少。
（3）后勤項目檔案材料缺失和質(zhì)量問題突出。因?qū)W校作為科學科研單位，對后勤項目的管理不夠精細，絕大部分完成后勤項目沒有歸檔，即使是代表學校實力的重點、重大后勤項目，后勤檔案材料嚴重缺失；在歸檔的后勤檔案材料中，也出現(xiàn)材料收集不完整，殘缺不全的狀況。
3 創(chuàng)新檔案管理的舉措
高校是進入信息時代的前沿陣地，后勤檔案管理工作的創(chuàng)新勢在必然。結(jié)合高校檔案管理的多重功能，創(chuàng)新思路，加大高校檔案管理信息化改革與發(fā)展力度，積極探索檔案管理在觀念上、機制上、功能上的創(chuàng)新，服務(wù)于高校發(fā)展和學校人才的培養(yǎng)。
3.1 觀念創(chuàng)新，提高檔案管理現(xiàn)代化水平
樹立后勤檔案是高校重要資產(chǎn)、獨有的信息和知識的觀念。從觀念和認識上，強化學校領(lǐng)導(dǎo)層、全校教師以及檔案管理人員對后勤檔案管理的地位和功能的認知和重視。從教學、科研、學校發(fā)展、學生管理、檔案管理本身等方面，宣傳加強高校后勤檔案管理重要性，引起學校領(lǐng)導(dǎo)層面對高校檔案管理信息化建設(shè)的重視。同時，引導(dǎo)高校檔案管理從業(yè)人員務(wù)必要主動拋棄傳統(tǒng)的教育手段和觀念，積極吸收、學習和使用信息化的管理理念和技術(shù)，提高自身檔案管理的現(xiàn)代化水平。
3.2 體制創(chuàng)新，使檔案管理適應(yīng)科技發(fā)展的需要
（1）從制度和機構(gòu)上，加大對高校后勤檔案管理管理的支撐。建立專門的高校檔案管理管理的統(tǒng)籌機構(gòu)，促使校內(nèi)各大部門之間的信息整合與共享，建立起長期、持久的協(xié)作共享共贏與協(xié)同創(chuàng)新的發(fā)展機制。
（2）建立科學的管理制度，理順后勤檔案的歸檔程序。督促適合高校實際情況的《后勤檔案管理實施辦法》的制定和有效實施，使檔案管理做到有制度可循。
（3）加大信息化管理投入。改善學校檔案管理信息化發(fā)展所需的軟件設(shè)備，包括提高互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)、管理軟件的提升、電腦系統(tǒng)本身的更換。學校在人員、經(jīng)費、庫房、設(shè)備各方面給予保證，完善綜合檔案室的基本設(shè)施，配齊各種檔案設(shè)施設(shè)備，改善工作條件。
（4）建立合理的歸檔程序，適當實行課題組立卷歸檔，并從行政上給予大力支持。學校在相應(yīng)的《科技獎勵實施辦法》中更加突出表明：對于完成的后勤項目、申請的專利、成果獎項等，嚴格把關(guān)，凡在后勤過程中產(chǎn)生的技術(shù)和成果材料必須立卷遞交歸檔，否則不予獎勵。
3.3 管理創(chuàng)新，全面提升檔案管理水平
（1）當前高校管理已經(jīng)率先進入信息時代，切實做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作。學校綜合檔案室要依托軟件系統(tǒng)，建立現(xiàn)代化的檔案管理程序，提升“科技管檔”水平。在確保科技機密和檔案安全的情況下，實行網(wǎng)上檔案信息資源共享、網(wǎng)上提交必要的電子檔案，網(wǎng)上查閱相關(guān)文件或資料，同時充分利用已有設(shè)備和資源，充分利用校務(wù)信息網(wǎng)，提高工作效率。
（2）對檔案文件要全面梳理檢查，規(guī)范檔案分類和排列，對重要文件和需要歸檔的案卷目錄全部錄入計算機，實現(xiàn)電腦微機化管理。
關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;
文章編號：1674-3520（2015）-10-00-01
一、做好檔案管理工作的重要意義
科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同單位經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著單位的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該單位經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場經(jīng)濟中的競爭力具有重要意義。
二、加強領(lǐng)導(dǎo)重視，提高檔案管理人員服務(wù)意識與管理水平
任何工作想要做好都必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，這樣才能視工作能夠順利的進行下去。所以說檔案管理工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持。我們前提是要提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認識度，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度直接決定了檔案工作能否順利開展。領(lǐng)導(dǎo)能否將檔案工作列入議事日程，這需要檔案管理的工作人員發(fā)揮其主觀能動性，以行動來引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。如何發(fā)揮檔案管理工作人員的主觀能動性，來引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，做為檔案管理人員需要做到以下幾個方面。
（一）宣傳檔案管理的重要性，強化領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理意識。部分單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏重視，這部分領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理工作人員在單位屬于可有可無的部門。因此，我們要在單位宣傳檔案管理的重要性，提高領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于檔案管理方面的認識，作為檔案的管理人員要經(jīng)常把相關(guān)文件以及材料經(jīng)常讓領(lǐng)導(dǎo)看，尤其是與本單位密切相關(guān)的檔案材料必須在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下。檔案管理的工作人員要定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作的具體情況，在領(lǐng)導(dǎo)面前多談檔案管理的好處，使單位領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理工作的重要性。
（二）作為檔案管理人員要做到愛崗敬業(yè)，使檔案工作更加得到重視。檔案管理工作人員的工作態(tài)度的好壞，直接影響了單位領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作。因此，作為一名合格的檔案管理人員我們要做到愛崗敬業(yè)、忠于職守。
三、加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，保證現(xiàn)有資源的綜合利用
隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量越來越多，數(shù)量的不斷增加給檔案的保存、管理、利用帶來了一定的困難。我們要利用現(xiàn)代化的管理方法和手段代替落后的影響檔案管理質(zhì)量方法，這樣才能有效解決社會經(jīng)濟新形式下存在的問題。
（一）加強檔案管理人員的管理意識。檔案管理要求的專業(yè)性很強，它要求檔案管理人員在具備高度工作責任感的同時還要具備良好的職業(yè)道德以及辦事細心的工作態(tài)度。檔案管理人員要以樂于奉獻的工作精神，利用扎實的理論知識、科技知識管理好每一份檔案。因此，做為一名優(yōu)秀的檔案管理工作人員要具備廣博的專業(yè)知識，不斷優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)、開拓視野，努力提高自身綜合素質(zhì)，這樣才能做好檔案管理工作。
（二）利用現(xiàn)代化科學技術(shù)，將檔案整理歸檔。醫(yī)保檔案的整理工作非常繁瑣，勞動強度大，重復(fù)勞動多。我們可以有效利用計算機等現(xiàn)代化手段將檔案整理歸檔，提高工作效率、降低工作強度。當人工立卷的時候，立卷人需要根據(jù)自己的理解情況將文件分類，盡管有統(tǒng)一標準規(guī)定，但是由于每個人的工作能力不同，導(dǎo)致同一個文件出現(xiàn)不同的分類，因此產(chǎn)生產(chǎn)生分類不準的情況，影響檔案的質(zhì)量，給利用工作帶來諸多不便。這時候我們可以使用計算機軟件模擬人工立卷，然后根據(jù)類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，也可以按文件形成的先后順序進行排列打印，這樣有效降低人為因素影響文件歸檔，提高了工作效率，發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢。
（三）加強計算機技術(shù)輔助檔案管理方面的學習，掌握科學化的管理技能。目前，計算機技術(shù)在檔案管理中的得到了廣泛運用，檔案管理人員要熟練掌握這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)。所以，檔案管理的工作人員要結(jié)合自身的崗位工作，做到工作中邊學習邊操作，有效提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力提升自己的信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化水平，使自己具備綜合型檔案管理人才。
四、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，定期進行教育培訓(xùn)
（一）加強檔案管理人員的繼續(xù)教育，提高他們的認識水平。檔案管理人員的繼續(xù)教育發(fā)展需要解決如下問題：第一，解決思想認識方面的問題。讓檔案管理人員充分認識繼續(xù)教育在檔案管理工作中的重要性以及實際意義，檔案管理人員整體綜合素質(zhì)的提高，才能有效提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量。第二，培養(yǎng)真正的檔案管理人才，將檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)列入單位的重要議事日程。
（二）加強檔案管理人員綜合培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平。從實際工作出發(fā)，多形式的開展檔案管理人員繼續(xù)教育培訓(xùn)。第一，要給檔案管理人員提供全面系統(tǒng)繼續(xù)教育培訓(xùn)機會，豐富檔案管理的專業(yè)知識，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提供補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補工作中存在的問題。第二，普及與檔案相關(guān)的學科知識。檔案管理工作涉及了哲學、歷史學、心理學、行為學等學科的相關(guān)知識，檔案管理工作人員在繼續(xù)教育過程中需要注重相關(guān)學科知識方面的補充。第三，加強現(xiàn)代科學技術(shù)方面的學習?，F(xiàn)代科學技術(shù)在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，作為檔案工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等方面的學習，通過學習運用到實際工作中。
（三）建立檔案管理人員的獎懲考核機制。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制并進行定期考核，做到獎罰分明。要建立檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)隊伍，對檔案管理工作人員進行檢查和考核，有效提高檔案管理工作水平。
五、結(jié)束語
綜上所述，檔案質(zhì)量是檔案的主要生命線，檔案質(zhì)量的好壞關(guān)系到能否物盡其用。我們每個從事檔案管理工作的人員要始終樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提升。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；建設(shè)項目；工程檔案管理
中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2013）21-0037-02
電力企業(yè)改革促進了電力科技的進步，科技含量更高、裝機容量更大的建設(shè)項目不斷出現(xiàn)。當然，電力企業(yè)改革帶來科技經(jīng)濟進步的同時，也給施工工程帶來了巨大的挑戰(zhàn)。尤其是對工作內(nèi)容比較繁瑣卻十分重要的檔案信息收集和管理。實踐證明，只有在施工中確保檔案信息的系統(tǒng)性和完整性，才能夠確保施工的順利進行。檔案管理作為整個電力施工的基礎(chǔ)和前提，對工程施工過程以及項目投產(chǎn)之后各項工程都起到很好的服務(wù)作用。隨著電力企業(yè)人員思想的進步，工程檔案管理被高度重視并作為工程施工的重要組成部分，對于現(xiàn)代電力企業(yè)來說，如何采取有效措施，實現(xiàn)工程檔案管理確保其完整性已經(jīng)成為企業(yè)首要考慮的問題之一。文章首先就電力工程檔案管理的意義做了具體分析。
1 電力企業(yè)建設(shè)項目工程檔案管理的作用
電力企業(yè)施工具有工程項目巨大，投入資金多、工程內(nèi)容繁瑣且工期較長等特點。同時在施工過程中，涉及到工程部、業(yè)務(wù)部、項目部等多個部門之間的交流和溝通。因此在這個過程中，確保工程檔案的完整性能夠避免一些不必要的麻煩，做到任何事情都有理可依。另外，必要的施工記錄能夠提高工程施工效率。現(xiàn)代電力企業(yè)施工過程中，實現(xiàn)工程檔案管理已經(jīng)上升為企業(yè)的重要課題，其管理的質(zhì)量往往決定了施工的結(jié)果，也會對企業(yè)的經(jīng)濟效益造成一定的影響。因此我們說做好電力企業(yè)建設(shè)項目工程的檔案管理不但是工程施工本身的需求，也是確保電力企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展的前提。
2 實現(xiàn)電力工程檔案有效管理的方案
2.1 將企業(yè)工程檔案管理納入合同，做到有法可依
工程檔案管理過程中，缺乏必要的法律保證，就缺乏力度，實施起來效果就會受到影響。可以說，合同制度對電力企業(yè)工程檔案管理的有效性起著決定性的作用。只有通過合同相關(guān)條款約束，眾多參建單位才能夠自覺的履行自身的責任和義務(wù)。因此，將工程檔案管理納入合同就成為必然，同時要確保招投標、施工準備、施工進行以及施工后期結(jié)款等所有環(huán)節(jié)都做到有法可依，確保任何一個過程檔案的正確性和完整性。合理運用經(jīng)濟以及法律手段來約束合同雙方的責任，確保工程質(zhì)量并按時移交歸檔。工程竣工結(jié)算等環(huán)節(jié)的檔案管理也必須做好，防止造成不必要的麻煩。另外，除了施工過程，對施工的設(shè)備，工具的管理和供應(yīng)，也應(yīng)納入合同實現(xiàn)統(tǒng)一管理，提高管理效率，降低由于浪費等原因造成的成本增加。在工具的分發(fā)上要嚴格按照合同規(guī)定進行，同時要求檔案管理人員經(jīng)常與施工技術(shù)和管理人員進行溝通，以便于更好的完成檔案移交、保存和管理等工作。
2.2 建立健全電力企業(yè)的檔案管理制度
電力工程項目往往較大，涉及多個環(huán)節(jié)和多個合作單位，因此檔案管理工具任務(wù)巨大。為了實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化、合理化管理，確保其規(guī)范性和權(quán)威性，建立健全當前企業(yè)的檔案管理制度是關(guān)鍵。具體要求如下：
①時刻以電力企業(yè)管理法律法規(guī)和檔案管理相關(guān)法律法規(guī)來約束管理過程，檔案管理要貫穿施工全過程。并按照《歸檔文件整理規(guī)則》等管理制度嚴格執(zhí)行，確保電力企業(yè)檔案管理制度的規(guī)范性和權(quán)威性。
②建立電力企業(yè)檔案管理小組，實現(xiàn)檔案分級管。將管理任務(wù)下發(fā)到人，明確每個管理部門的職責，可安排相關(guān)負責人，實施有效的管理效果獎懲制度，提高企業(yè)人員的積極性，將復(fù)雜的檔案管理工作簡單化，分級化。
③將資料按照不同類別或者不同專業(yè)進行分類。同時建立相關(guān)督察小組對企業(yè)檔案資料進行必要的核查糾錯。檔案移交要與工程進度同步，防止檔案資料丟失導(dǎo)致工程延期。在竣工資料的編制上要做到標準一致、職責分明，確保其準確性和完整性。建立規(guī)范的檔案管理制度，以便于相關(guān)人員隨時查閱和使用，使檔案管理的作用得以體現(xiàn)。
2.3 加強宣傳，建立必要的培訓(xùn)機制
管理人員對檔案管理的作用認識不清，綜合素質(zhì)較低是造成檔案管理效率低下的主要原因。往往會造成工程施工驗收過程中數(shù)據(jù)丟失，資料不完整等情況，給歸檔等工作帶來很大的麻煩。因此在電力企業(yè)施工過程中，加強宣傳是十分必要的。通過宣傳，企業(yè)施工人員和檔案管理人員才能夠認識到檔案管理的重要性，從而加大管理力度。同時，應(yīng)加強對工作人員的培訓(xùn)，將其管理效果與薪資水平進行掛鉤，提高其積極性。只有這樣企業(yè)檔案管理人員才能做到認真管理。當然對企業(yè)員工的培訓(xùn)不僅僅包括檔案管理人員，還包括其他人員以及其他合作單位的員工以及施工設(shè)備供應(yīng)單位人員等，使每個人都能認識到檔案管理的重要性，其具體要求如下：
①提高專職檔案人員的綜合素質(zhì)。隨著經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的改變，電力企業(yè)檔案管理工作形式也發(fā)生了相應(yīng)的改變。檔案管理工作的重要性更高，檔案涉及的施工參建單位更多，檔案規(guī)范的項目更多更細，同時科技的發(fā)展使檔案管理開始逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理模式。因此對于檔案專職管理人員來說，只有不斷的增強個人的綜合素質(zhì)才能夠適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作。首先檔案管理人員應(yīng)具備正確的政治傾向，專業(yè)的文化知識以及掌握科技化的管理手段。要做到這一點，檔案管理人員應(yīng)在工作之余多進行學習，了解更多工程檔案管理的法律法規(guī)。以及檔案管理工作的細節(jié)以及相關(guān)業(yè)務(wù)知識，多與工程施工的管理部門。技術(shù)部門人員進行溝通，了解檔案資料需求，確保檔案資料的真實性和準確性。其次，檔案管理人員應(yīng)隨時了解施工進程，并參與到工程建設(shè)的其他過程中，了解施工流程和每個流程的檔案資料需求。提高專業(yè)知識，確保檔案資料的質(zhì)量，并隨時根據(jù)施工進度對其進行調(diào)整。電力企業(yè)檔案管理人員是企業(yè)的重要組成部分，只有他們真正融入到企業(yè)管理中來，熟悉施工流程和施工需要，并不斷的豐富自身的知識水平，才能促進企業(yè)施工的順利進行。
②完善相關(guān)單位檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)統(tǒng)一管理。這要求電力施工企業(yè)加大對檔案作用的宣傳，將檔案管理視為其施工的重要組成部分。完善所有相關(guān)檔案人員的網(wǎng)絡(luò)體系。建立文件接收和歸檔的分組負責制，檔案的接收和歸檔要涉及業(yè)主、分包商、設(shè)備提供企業(yè)等所有參建單位，時刻做到有章可循。建立網(wǎng)絡(luò)體系的作用就在于每個層次都有專門的人員進行管理，這樣能夠有效的防止檔案丟失，檔案資料不全等問題。
③確保檔案管理的安全性和規(guī)范化。在檔案管理過程中，安全應(yīng)時刻放在第一位。在電力工程施工的任何環(huán)節(jié)，都應(yīng)確保檔案管理的安全性，同時確保其規(guī)范化。將安全管理落到實處，這就要求相關(guān)人員嚴格遵守檔案管理的法律法規(guī)。首先，明確檔案管理人員的工作范圍以及職責，建立標準化的檔案室或檔案庫，進行檔案的統(tǒng)一管理。制定檔案查閱、使用規(guī)則，嚴格按照規(guī)則進行管理以防止施工資料的損壞和丟失。其次，隨著科技的發(fā)展，很多企業(yè)已經(jīng)采用了電子檔案，對這種檔案的管理要加強密保設(shè)置等，防止其被惡意篡改或者盜取，并對檔案資料進行拷貝，防止其意外丟失。
2.4 實施檔案管理一體化，確保其準確性和完整性
在電力企業(yè)檔案管理中，由于施工涉及多個單位，因此檔案管理并不是一個單位的事情，如何實現(xiàn)一體化管理，確保所有參建單位檔案的完整性才是關(guān)鍵。要實現(xiàn)這一點，首先應(yīng)將檔案管理與工程技術(shù)相結(jié)合，將工程檔案交給施工技術(shù)人員來確保檔案的準確性。檔案管理人員主要負責建立規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理制度，在檔案存儲、查閱中起到積極作用。另外，檔案管理人員應(yīng)負責檔案的移交，按照合同明確其他參建單位的職責。當然，為了確保檔案資料的準確性，檔案人員除了要與技術(shù)人員之間合作，還應(yīng)真正做到將自己看成是企業(yè)中的一員，深入到施工現(xiàn)場，了解施工流程，這樣才能夠確保施工檔案資料的準確性。檔案管理人員的任務(wù)艱巨，檔案資料的形成、收集、分類、存儲等方面都應(yīng)有檔案管理人員完成。因此電力企業(yè)檔案管理人員應(yīng)增強自身素質(zhì)，充分發(fā)揮其在檔案管理中的重要作用，確保企業(yè)施工的順利進行。
值得一提的是，檔案管理數(shù)字化給檔案管理工作帶來了方便，使檔案管理不再那么繁瑣，也能夠有效的防止丟失。但是電子檔案的出現(xiàn)給檔案管理人員帶來的是新的問題和新的挑戰(zhàn)。首先，管理人員應(yīng)確保技術(shù)水平，使電子檔案的優(yōu)勢得以體現(xiàn)。其次，做好電子檔案的前期工作十分重要，與紙質(zhì)檔案一樣，電子檔案的建立也必須確保準確性，同時要及時進行歸檔，作為紙質(zhì)檔案的后盾。建立統(tǒng)一的電子檔案存放空間，并且按照統(tǒng)一的格式來進行電子檔案整理，并將其進行必要的分類和命名，一旦紙質(zhì)檔案出現(xiàn)問題，電子檔案也應(yīng)方便查閱。電子檔案是檔案管理進步的體現(xiàn)，也是科技發(fā)展和施工的需求。當然，我們不能忽略了電子檔案管理過程中的種種問題，比如如何歸檔，如何規(guī)范化以及如何保存等。電子檔案也會涉及企業(yè)內(nèi)部信息以及核心技術(shù)，一旦丟失則很難收拾。因此對于電力企業(yè)檔案管理人員來說，要不斷的學習和進步，實現(xiàn)電子檔案的安全管理，為企業(yè)施工提供前提條件。
3 結(jié) 語
電力企業(yè)施工工程涉及的參建單位多，施工時間長。施工過程中一旦出現(xiàn)檔案丟失或損壞，就會影響施工進度，施工質(zhì)量，也會給后期結(jié)款等問題帶來影響。因此在電力企業(yè)施工過程中，做好檔案管理工作十分重要，對檔案的管理包括檔案的形成、歸檔以及存儲等問題。企業(yè)檔案管理人員是企業(yè)的重要組成部分，在檔案形成時，檔案管理人員應(yīng)與技術(shù)人員進行溝通，了解施工進度，確保檔案的準確性和完整性，并將檔案資料進行及時的歸檔、分類和合理的保存。企業(yè)也應(yīng)明確檔案管理的作用，加強檔案管理人員和企業(yè)其他員工培訓(xùn)，提高企業(yè)人員的意識，從而提高檔案管理的效率。
新形勢下，時代的發(fā)展對檔案管理工作提出了更高的要求，就其本身來說，檔案管理工作具體環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，需要高能力、專業(yè)化的管理人員。有效的檔案管理工作有利于信息的保存和查詢，加快相關(guān)部門的工作效率，促進檔案管理工作的順利進展，隨著時代的發(fā)展，我們也應(yīng)該進一步規(guī)范檔案管理工作。因此，本文首先介紹了檔案管理工作的重要性，接著輪速了檔案管理中現(xiàn)存的一些問題，并最后提出了管理策略，以便實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，適應(yīng)新形勢的變化。
【關(guān)鍵詞】
新形勢;檔案管理;工作規(guī)范;現(xiàn)狀;措施
0 前言
二十一世界是知識經(jīng)濟時代，隨著時代的變遷，各方面都應(yīng)加以改革來滿足新形勢的要求。就檔案管理工作而言，以往的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)當前時代的需求，因此我們應(yīng)該認識到檔案管理的重要性，在此基礎(chǔ)上明確當前管理工作中存在的不足，并找出合理的解決措施來改變現(xiàn)狀。
1 檔案管理工作的重要性
檔案主要記錄了組織以往的事件和歷史，組織能夠從檔案中獲得組織所需要的信息和經(jīng)驗，有利于組織吸取經(jīng)驗，方便對日后事件的處理;另外，檔案還是一種組織文化，積淀著組織的文化內(nèi)涵，因此檔案管理工作對組織具有重要的意義，有效的檔案管理工作能夠促進組織的發(fā)展。
從組織的內(nèi)部來講，通過檔案管理工作，組織人員可以了解組織以往的發(fā)展歷程，幫助員工更好地掌握組織的文化精神，全面地認識組織，有利于提高員工的歷史認知水平[1]。除此之外，檔案管理記錄了組織中很多重要的內(nèi)部信息，這些信息與組織日后的發(fā)展息息相關(guān)，如果泄露了這些信息，將會危及到組織的發(fā)展方向，嚴重的話還會威脅到組織的生存，所以我們要加強檔案管理工作，使其規(guī)范可靠。
從組織的未來來講，檔案管理工作有利于促進組織日后的發(fā)展。管理者的決策直接影響到組織的發(fā)展，而組織管理者的決策很大程度上要借鑒以往的經(jīng)驗和相關(guān)的數(shù)據(jù)，所以管理者的決策離不開檔案管理，規(guī)范的檔案管理能夠幫助管理者做出科學、合理的選擇，促進組織未來的發(fā)展。從上面的論述中我們可以知道檔案管理工作對組織的內(nèi)部和未來都有重要的發(fā)展意義，規(guī)范化的檔案管理工作有利于保存重要的信息，為組織未來的決策奠定良好的基礎(chǔ)，促進組織的全面發(fā)展。
2 檔案管理工作中存在的問題
檔案管理工作在組織的發(fā)展中占據(jù)著重要的地位，是組織管理中一項關(guān)鍵的任務(wù)。但是就目前來看，檔案管理工作中還存在一些問題，為了使檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代化的要求，實現(xiàn)管理工作的規(guī)范化，我們必須要明確檔案管理工作中現(xiàn)存的一些問題，以便能夠更好地解決這些問題。
2.1 檔案管理員沒有認識到檔案管理工作的重要性
從當前的現(xiàn)狀分析，我國檔案管理人員工作水平較低，很大一部分員工根本還沒有認識到檔案管理工作的重要性，因此難以實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。在組織里，工作人員都把檔案管理作為一個十分簡易的工作，上層管理者也是這樣認為，導(dǎo)致沒有把檔案管理你重要性的理念灌輸于員工心中，從而使檔案管理工作沒有受到大家的重視。除此之外，這種長期忽視的態(tài)度也會導(dǎo)致工作人員的工作能力大大下降，因為管理人員并沒有把檔案管理看做一個重要的工作，所以其投入的辛勞也不會很多，更不會努力去提高自身的檔案管理水平和管理能力。
2.2 檔案管理工作信息化水平較不高
原先的檔案管理大都是采用紙質(zhì)化的工作方法，這種工作方法難以實現(xiàn)信息長久地保存和使用，信息的準確率也會受到一定的影響，其管理效率也不會很高，而當今社會信息膨脹，工作節(jié)奏加快，所以傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不符合現(xiàn)代生活的要求[2]，我們要實現(xiàn)檔案的信息化管理。當前檔案管理的信息化水平較低，科技含量不高，信息化技術(shù)難以落實到平日的工作中，因此我們要認識到傳統(tǒng)工作的落后性，以此來提高工作效率，運用科技手段來提高信息處理的能力，從而實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。
3 新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的有效途徑
3.1 提高檔案管理人員的專業(yè)水平，加強管理工作的能力
我國檔案管理工作程序紛繁復(fù)雜，要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，我們必須要提高檔案管理人員的專業(yè)能力和專業(yè)水平。就目前來看，我國檔案管理工作人員對檔案管理工作重視程度不高，其工作能力水平有限，對檔案管理工作的專業(yè)知識掌握不夠，隨著時代的發(fā)展，我國應(yīng)當不斷更新檔案管理的工作方法，適當?shù)貞?yīng)用科技手段來規(guī)范檔案管理工作。為此，我們首先要對檔案管理工作人員進行專門的培訓(xùn)，采用講座授課、聘請專家來補充管理工作的知識，另外還要開辟實踐平臺，給檔案管理員工提供操作的機會，使理論結(jié)合實際，進而提高檔案管理員工的專業(yè)水平和工作能力。
3.2 加強管理人員的重視程度，提高管理意識
為了使檔案管理工作更加規(guī)范化、專業(yè)化，組織內(nèi)部應(yīng)該提高管理意識，改變原有的忽視態(tài)度，規(guī)范相關(guān)管理工作的工作流程和工作標準，把所有的資料進行集中整合和分類，并對資料進行備份，以備后續(xù)工作的使用，之后的歸檔工作與立卷工作必須詳細，嚴格對檔案進行分類歸檔，在此基礎(chǔ)上，我們還要保證檔案的準確性和完整性。另外，相關(guān)人員還要建立并健全完善的檔案管理規(guī)范和管理體制，把員工的具體任務(wù)和具體責任進行明確的劃分，讓員工各有所職，各得其所，對于那些態(tài)度不端正的員工要按照制度來進行處理，嚴格懲罰，從制度上來加強檔案管理工作人員的重視程度，進而提高管理意識。
3.3 提高檔案管理的信息化水平
為了適應(yīng)現(xiàn)代化的要求，我們要利用先進科學技術(shù)，不斷更新和完善電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化，從而提高檔案管理的工作水平和工作效率，保證檔案存檔信息的準確性和完整性。另外，引入搜索引擎技術(shù)，便于相關(guān)信息的查找、整合和分類。除此之外，我們還要建立并健全規(guī)范的歸檔制度，進一步加強檔案歸類工作，讓相關(guān)工作人員認識到自己的責任，明確工作要求和工作指標[3]。同時，還要對檔案管理人員進行技術(shù)培訓(xùn)，豐富員工的科技知識，讓員工學會利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來操作檔案管理，以此來提高檔案管理的信息化水平。
4 結(jié)語
我們要明確檔案管理工作的重要性，改變以往的管理工作態(tài)度，并在此基礎(chǔ)上，認識到當前檔案管理中存在的問題和不足，進而提高我們的管理意識，提高檔案管理人員的工作水平和專業(yè)素養(yǎng)，最后運用現(xiàn)代科技手段來實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。
【參考文獻】
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關(guān)鍵詞：科技計劃項目；檔案；信息資源；管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
收錄日期：2014年2月27日
實施國家科技計劃項目是我國政府支持重大科技研發(fā)活動的主要形式，是推動我國科技進步、提升我國自主創(chuàng)新能力的重大舉措，科技計劃項目也正在以前所未有的方式與經(jīng)濟、社會、環(huán)境等諸多因素更加緊密地結(jié)合在一起?？萍加媱濏椖繖n案作為記錄科技計劃項目實施過程的資料，是重要的科技信息儲備資源，加強科技計劃項目檔案資源的管理，是發(fā)揮科技計劃項目檔案信息資源的前提條件，也是進一步提升科技管理工作水平，完善科技檔案管理體系的重要途徑。
一、科技計劃項目檔案資源管理工作的重要性
科技計劃項目檔案是科技檔案的重要組成部分，開展科技計劃項目檔案管理工作的研究，是為了獲得理論和技術(shù)方法成果，促進科技計劃項目檔案管理工作不斷進步。同時，科技計劃項目檔案管理工作也是國家科學技術(shù)管理工作和國家檔案事業(yè)的一個重要環(huán)節(jié)，也是建設(shè)和發(fā)展科技檔案事業(yè)的重要部分。
（一）有利于增強各部門的科技計劃項目檔案管理意識?？萍加媱濏椖繖n案記載和反映了科技計劃項目科學研究活動的全部過程和具體成果，是項目科研人員的勞動成果和智慧的結(jié)晶?？萍加媱濏椖繖n案歸檔材料一般包括研究課題的可行性論證材料、申請立項材料、立項后各階段的試驗原始記錄材料、最后的總結(jié)報告、成果報告、成果鑒定、成果推廣示范和反饋信息材料等。加強科技計劃項目檔案資源的管理，有利于建立健全科技計劃項目檔案管理體系，及時查缺補漏，完善科技計劃項目檔案各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容，增強各部門和科技計劃項目承擔者的科技計劃項目檔案管理意識，從源頭上保證項目檔案的完備性。
（二）科技計劃項目檔案是科技計劃管理的重要內(nèi)容。從科技計劃管理的角度看，加強科技計劃項目檔案資源管理，強化并拓展了科技計劃項目管理鏈條上項目的驗收工作內(nèi)容，有利于積累和豐富科技檔案資源，也強調(diào)了科技計劃管理工作中的科技計劃項目檔案管理工作的重要性。
（三）科技計劃項目檔案是國家科技計劃管理的依據(jù)。科技計劃項目檔案是在科技計劃項目立項、實施、結(jié)題驗收和成果轉(zhuǎn)化整個過程中產(chǎn)生的，是科技計劃項目執(zhí)行過程中的真實記錄和可靠的信息來源。因而，它為科技計劃項目的全生命周期管理提供了及時、準確、全面的信息，成為對國家科技計劃執(zhí)行、管理、監(jiān)測、評價的重要依據(jù)。完整、真實的科技計劃項目檔案信息將有助于加強對科技計劃項目全過程管理科學性、準確性。
（四）科技計劃項目檔案易于規(guī)范，對科技檔案管理具有較強的示范性?？萍加媱濏椖渴菄@一個具體研究目標，展開的相對獨立的科研活動，從申請立項、項目研發(fā)到項目驗收是一個完整的科技過程。而且，項目研究目的明確、研究范圍清楚、研究過程容易區(qū)別等特點，使科技計劃項目檔案管理相對單純，具有良好的過程控制與實施的條件。而且，科技計劃項目管理與其他科研管理的共性多、密切相關(guān)，便于其他科技檔案工作借鑒，具有較強的示范性。
（五）發(fā)揮科技計劃項目檔案信息價值的重要保障。隨著經(jīng)濟和社會各項事業(yè)的發(fā)展，在科技研發(fā)過程中，檔案信息資源的管理、開發(fā)、利用已經(jīng)引起社會各界的高度關(guān)注，檔案信息資源已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略資源。科技計劃項目檔案記錄了科技計劃項目實施的完整過程，包含有大量有價值的科技信息。做好科技計劃項目檔案的管理工作，才能充分發(fā)揮科技計劃項目檔案潛在的科技信息價值和社會經(jīng)濟效益，為進一步支撐國家科技發(fā)展提供重要支撐。
二、科技計劃項目檔案資源管理中存在的突出問題
由于我國政府層面沒有專門的科技計劃項目檔案管理部門和相關(guān)的法規(guī)，導(dǎo)致科技計劃項目檔案管理問題突出。
（一）科技計劃項目檔案管理體系不健全。目前，我國對科技計劃項目檔案的管理主要是依托科技計劃項目管理的組織架構(gòu)來實現(xiàn)的。各類科技計劃項目檔案分類、分部門管理，不同的科技計劃項目有不同的檔案管理辦法，國家層面沒有出臺統(tǒng)一的國家科技計劃項目管理辦法，未建立完善的科技計劃項目檔案管理體系。實際上對各類科技計劃項目的檔案采取的是“獨立收集、各自管理”的方式。地方政府中，北京市和天津市的科學技術(shù)委員會已經(jīng)出臺了科技計劃項目檔案管理的指導(dǎo)性文件，北京市科學技術(shù)委員會還建立了專門的科技計劃項目檔案館，專門管理北京市各類科技計劃項目檔案資源。
（二）科技計劃項目檔案的歸檔意識淡薄?？萍加媱濏椖繖n案的收集歸檔是當前各部門科研檔案管理工作中存在的突出問題。首先，各科技計劃項目承擔單位對項目檔案的管理工作重視不足。一些項目承擔單位沒有專門負責科技計劃項目檔案的部門和工作人員，導(dǎo)致在整個項目實施過程中對檔案的收集管理工作給予足夠的重視。其次，在科技計劃項目研究過程中，多數(shù)科研工作者重視從事科學研究，重視科研成果的發(fā)表與獎勵申報，對項目檔案資料的整理和積累重視程度明顯不足。許多科研工作者認為科技計劃項目檔案歸檔是科技檔案管理部門的工作，與自己從事的科研工作無關(guān)緊要。有些科研工作者為了研究團隊的榮譽和利益，再加上管理部門的缺位，很多項目檔案資料被科研人員當作個人資源保管，甚至尋找各種借口拒絕歸檔。這給國家科技計劃項目檔案的收集和歸檔工作帶來很大困難。
由于上述問題的普遍存在，嚴重影響了科技計劃項目檔案的完整性、系統(tǒng)性。
（三）科技計劃項目檔案管理模式落后。由于管理體系不健全，各方面的投入和支持力度不夠，導(dǎo)致當前科技計劃項目檔案管理主要局限于科技計劃項目檔案實體的收集、加工整理、保管，而對科技計劃項目檔案的信息化管理相對薄弱，導(dǎo)致大量的科技計劃項目檔案資源沒有實現(xiàn)信息化，這也嚴重約束了檔案資源的開發(fā)利用。
（四）定密范圍不準確，影響了知識產(chǎn)權(quán)效益的發(fā)揮。在科技計劃項目檔案的管理過程中，把科技計劃項目檔案保護與利用對立起來的問題十分普遍。過分強調(diào)科技計劃項目檔案的技術(shù)性，擔心項目檔案的開發(fā)利用會泄漏技術(shù)秘密，導(dǎo)致定密范圍擴大。把本可以公開利用的科技計劃項目檔案加以保密，應(yīng)該解密的科技計劃項目檔案沒有及時解密，把科技計劃項目檔案長期擱置在庫房而不充分開發(fā)利用，這樣不僅造成了科技計劃項目檔案在管理和利用過程的知識產(chǎn)權(quán)流失現(xiàn)象，也導(dǎo)致項目檔案保障知識產(chǎn)權(quán)的憑證作用得不到實現(xiàn)，影響了科技計劃項目檔案作為一種有價值的科技資源的開發(fā)利用。
三、加強科技計劃項目檔案資源管理的建議
健全科技計劃項目檔案管理體系，是科學地管理科技計劃項目檔案，保證及時、有效地提供科技計劃項目檔案信息的關(guān)鍵。
（一）健全科技計劃項目檔案管理制度。制度建設(shè)是科技計劃項目檔案工作走向規(guī)范化、科學化的重要保障。首先，宏觀層面上，國家科技管理部門應(yīng)建立專門的國家科技計劃檔案管理部門，專門負責科技計劃項目檔案的管理工作，指導(dǎo)各相關(guān)部門的科技計劃項目檔案管理工作，出臺專門的法律、法規(guī)；其次，科技計劃項目檔案管理部門應(yīng)在上級科技主管部門及科技檔案工作主管部門領(lǐng)導(dǎo)下，依據(jù)《檔案法》和有關(guān)科技計劃項目管理辦法，結(jié)合科技計劃項目實施和科技計劃項目檔案管理工作實際需要，針對性的出臺《國家科技計劃項目檔案管理辦法》及《國家科技計劃項目檔案管理辦法實施細則》，明確科技計劃項目檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求，確定責任單位、責任人范圍。
為確保科技計劃項目材料完整歸檔，項目課題組和科技計劃項目檔案管理部門應(yīng)各盡其責，完善科技計劃項目檔案的收集制度。實行課題組歸檔責任制，科技計劃項目課題組負責人要在課題組成員中指定人員負責科研檔案的收集和管理工作，按照科研工作程序，確?？蒲懈麟A段成果材料的完整性。明確在科技計劃項目結(jié)題驗收環(huán)節(jié)，科技計劃項目檔案歸檔的完整性將作為一個重要的考察因素，待與科技計劃項目相關(guān)的所有檔案資料按規(guī)定歸檔完畢，經(jīng)科技計劃檔案管理部門驗收合格并出具相關(guān)證明材料后，整個項目的結(jié)題驗收工作才算完成。否則不能核準一個科技計劃項目的結(jié)題驗收工作，并追究相關(guān)單位和負責人的責任。
科技管理部門負責科技計劃項目檔案歸檔工作的人員，應(yīng)嚴格按照國家各相關(guān)部門制定的科技計劃項目檔案管理制度認真履行崗位職責，加強對科技計劃項目的跟蹤管理，確保各課題組分散形成的科技計劃項目檔案資料及時、完整地移交科技計劃項目檔案管理部門。
（二）開展專題培訓(xùn)，加強科技計劃項目檔案管理工作的系統(tǒng)性
第一，針對項目承擔單位和科研人員進行培訓(xùn)。各級科技管理部門要配合科技計劃項目檔案管理部門組織項目承擔單位和科研人員進行專題培訓(xùn)，讓項目承擔單位和科研人員明確自己在整個項目檔案管理過程中所應(yīng)承擔的責任和義務(wù)，加強科技計劃項目承擔單位和科研人員的歸檔意識。
第二，針對項目檔案管理人員進行培訓(xùn)。專業(yè)的科技計劃項目檔案管理人才是實現(xiàn)項目檔案科學化、規(guī)范化管理的核心要素。國家科技管理部門應(yīng)舉辦國家科技計劃項目檔案管理人員專題培訓(xùn)，強調(diào)科技計劃項目檔案在收集、整理、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)的特殊要求，提升科技計劃項目檔案工作人員的專業(yè)水平。通過培訓(xùn)逐步建立一支業(yè)務(wù)水平高、檔案管理意識強、能夠掌握開發(fā)科技計劃項目檔案先進技術(shù)的專業(yè)管理人才隊伍，提升項目檔案管理水平，優(yōu)化科技計劃項目檔案管理模式。
（三）加強科技計劃項目檔案的科學化管理。科技計劃項目檔案工作的科學化是實現(xiàn)項目檔案管理標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)、多媒體技術(shù)的快速發(fā)展，特別是計算機的廣泛應(yīng)用，使項目檔案工作由傳統(tǒng)手工操作朝著自動化方向邁進了一大步?？茖W化是科技計劃項目檔案工作科學管理的重要手段，將有利于在科技計劃項目檔案資源管理中形成一系列的科學化的管理制度。
科技計劃項目檔案管理的科學化，主要是國家通過制定和實施各項科技計劃項目檔案管理標準，使科技計劃項目檔案工作有統(tǒng)一的規(guī)范，以便采用現(xiàn)代化科學技術(shù)手段，逐步提高科技計劃項目檔案管理的標準化、規(guī)范化和項目檔案開發(fā)利用的現(xiàn)代化水平，為科研工作者迅速、準確地提供科技信息。
科技計劃項目檔案部門提供的不只是紙質(zhì)檔案，還有大量的電子文檔?？萍加媱濏椖繖n案工作者要具備能夠?qū)n案信息進行數(shù)字化處理，能夠快速收集信息，安全保護信息和及時準確提供信息的能力。廣、快、精、準是信息化社會的科研工作對科技計劃項目檔案信息需求的基本特點，為滿足這一需求，在很大程度上還必須借助于先進的技術(shù)手段。運用先進技術(shù)手段管理科技計劃項目檔案是實現(xiàn)科技計劃項目檔案科學管理的必然趨勢。
（四）科學、合理地確定科技計劃項目檔案的秘密等級。科技計劃項目檔案管理部門對科技計劃項目檔案進行保管并提供利用時，檔案管理人員要對整理好的科技計劃項目檔案進行嚴格的分類。在實際管理工作中，科技計劃項目檔案管理人員嚴格劃清項目檔案中非密檔案與檔案界限，再根據(jù)其不同特征和開放程度，對不同級別、不同需求的利用者確定與之相適應(yīng)的利用范圍，制定相應(yīng)的管理辦法。結(jié)合實際，劃分“絕密”、“機密”、“秘密”等不同的密級，明確規(guī)定使用范圍。的科技計劃項目檔案都應(yīng)加蓋密級標記，以便與一般檔案區(qū)別開來，列入控制使用的范圍。同時，對超過規(guī)定保密期限的，按照相關(guān)規(guī)定，及時做好科技計劃項目檔案的降密和解密工作，最大限度地提供可利用的科技計劃項目檔案資源，從而使科技計劃項目檔案在后期的開發(fā)利用過程中，既能充分體現(xiàn)它的科技信息價值，又能防止密級檔案泄密事件的發(fā)生。
四、結(jié)語
國家科技計劃項目對于推動國民經(jīng)濟發(fā)展和國家科技進步發(fā)揮著重大作用，科技計劃項目檔案具有能夠及時保存科技信息的優(yōu)勢。為此，必須高度重視國家科技計劃項目檔案資源的管理工作，加強國家科技信息資源的積累，為我國科學技術(shù)發(fā)展提供完整、可靠的信息資源。同時，必須清楚整個科技計劃項目檔案資源的管理工作涉及到國家科技管理部門、科技計劃實施單位和相關(guān)科研人員，要做好國家科技計劃項目檔案的管理工作，不僅需要國家科技主管部門給予高度重視，更需要科技計劃項目的各管理和實施主體的共同參與和支持。
主要參考文獻：
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【關(guān)鍵詞】科技檔案；重要性；存在問題；解決措施
科技檔案是企業(yè)在從事生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中形成的具有保存價值的科技文件材料，它是企業(yè)發(fā)展的見證，是企業(yè)擴大再生產(chǎn)的決策依據(jù)，也是企業(yè)發(fā)展的生命源泉。隨著社會進入信息時代和知識經(jīng)濟時代，科學技術(shù)在社會各領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，人們對記載科技成果及信息的科技檔案的檢索、查閱、分析和研究也越來越重視，做好科技檔案管理工作已成為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的一項重要任務(wù)。
1 科技檔案的概念
科技檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、基建、科研等活動中形成的應(yīng)當歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件，是企業(yè)檔案管理的重要組成部分?？萍紮n案的種類較多，如工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、自然科學研究檔案、測繪檔案等?？萍紮n案具有知識儲備功能、依據(jù)憑證功能，情報功能、促進生產(chǎn)力發(fā)展和提高效益功能。
2 科技檔案的特點
（1）專業(yè)性：科技檔案的專業(yè)特點是科技檔案最突出的特點之一，不僅使它們同一般檔案有所區(qū)別，而且使不同專業(yè)形成的科技檔案彼此之間互相區(qū)別。因此專業(yè)性是實現(xiàn)科技檔案科學管理的重要依據(jù)之一，例如科技檔案工作管理體制的確立、科技檔案的整理分類等，都建立在科技檔案專業(yè)性特點的基礎(chǔ)上。
（2）種類和類型的多樣性：在各門類檔案之中，以科技檔案的種類最為繁多、類型最為復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化的鮮明特點。以種類而言，由于科技生產(chǎn)活動中的多專業(yè)性，導(dǎo)致其伴生物--科技檔案在種類上的多元化；以類型而言，科技檔案是所有門類檔案中，類型最豐富多樣的一種。
（3）成套性：相對于其他檔案，科技檔案最鮮明的特點就是成套性，即圍繞一個科研項目的進行，有規(guī)律地形成一系列配套的相關(guān)科技文件資料。
（4）現(xiàn)實性：科技檔案具有較強的現(xiàn)實使用性，它記錄和反映著企業(yè)的科技、生產(chǎn)、建設(shè)等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。
3 科技檔案的重要性
科技檔案在整個檔案中所占的比例顯著增加，在科學管理中所處的地位也越顯重要。科技檔案的重要性在于：
1）科技檔案是科技發(fā)展的催化劑；
2）科技檔案是知識形態(tài)的生產(chǎn)力；
3）科技檔案是企業(yè)文化的重要組成部分，是企業(yè)成功的金橋；
4）科技檔案是經(jīng)濟效益和社會效益的表現(xiàn)形式。
4 科技檔案管理目前存在的問題
加強科技檔案管理工作，是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，而從目前一些機關(guān)、高校、事業(yè)單位、科研機構(gòu)與企業(yè)的科技檔案管理工作來看，存在著各種各樣的問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面。
4.1 單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠
單位領(lǐng)導(dǎo)更注重生產(chǎn)環(huán)節(jié)這些可以產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益的部分，而因為檔案的管理工作一般都是在最后的環(huán)節(jié)來進行，短期內(nèi)無法看到由其帶來的效益，因此對于科技檔案管理所能產(chǎn)生的經(jīng)濟效益并沒有一個直觀的認識，在思想意識上沒有上升到一個高度，使得科技檔案管理工作的發(fā)展比較遲緩。
4.2 科研人員檔案意識不強
在工作中，科研人員對于自己產(chǎn)生的科研成果一般都看的非常重，不愿將自己的文件向檔案管理部門歸檔，而是私自保管，這就造成了科技檔案的丟失和不完整性；有時即使向檔案管理部門歸檔，也會拖延時間，無法保證文件資料保存的時效性與完整性。
4.3 科技檔案管理人員素質(zhì)有待提高
有些單位認為科技檔案管理僅僅是收發(fā)的工作，便將沒有檔案專業(yè)知識的或沒有合適部門安置的人員安排在檔案管理部門，使得科技檔案管理人員開發(fā)科技檔案的意識差，也使得科技檔案管理工作效率和工作質(zhì)量極低。
4.4 科技檔案管理投入不足，自動化管理水平低
由于科技檔案管理涉及軟、硬件的投入，經(jīng)濟實力不強的企業(yè)單位，科技檔案管理投入的經(jīng)費就少，管理條件與信息化建設(shè)發(fā)展緩慢，造成科技檔案管理落后，基本處于手工操作狀態(tài)，這是難于適應(yīng)信息化建設(shè)對科技檔案管理工作的要求的。
4.5 科技檔案管理難度大
由于科技檔案多數(shù)以圖紙、圖表加文字說明等形式反映工程的技術(shù)，不僅數(shù)量多、笨重不便于折疊、文件材料鑒定與歸檔存在困難，而且科技檔案查、借閱手續(xù)復(fù)雜，大多數(shù)檔案工作人員不愿意管理科技檔案。
5 加強科技檔案管理的解決措施
針對科技檔案管理工作目前存在的問題，可以從以下幾方面著手解決。
5.1 強化全體人員檔案意識
在日常的科研生產(chǎn)中，大力宣傳、貫徹《檔案法》，使《檔案法》貫穿于各級領(lǐng)導(dǎo)干部和職工的頭腦中，增強檔案意識，使其對科技檔案管理工作有一個新的認識。
5.2 加強科技檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
企業(yè)單位應(yīng)對科技檔案管理投入必要的財力與物力，加強檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配置與現(xiàn)代化檔案管理相適應(yīng)的設(shè)備設(shè)施。
5.3 建立健全規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理
建立健全科技檔案管理工作的各項規(guī)章制度，制定科技檔案管理工作的標準規(guī)范，同時加強思想教育、提高職業(yè)道德水平，將科技檔案管理工作建立在遵循客觀規(guī)律和發(fā)揮人的積極作用的基礎(chǔ)之上。
5.4 過程參與，嚴格執(zhí)行科技檔案管理規(guī)程
要嚴格按照科技檔案管理規(guī)程，做好科技檔案的收集、整理、保管等工作，做到科研、生產(chǎn)、基建等活動歸檔的文件資料完整、準確、系統(tǒng)。同時科技檔案管理人員應(yīng)積極參與到科技檔案形成的相關(guān)工作中去，以保證及時收集科技檔案資料，保證科技檔案信息的完整、系統(tǒng)、準確。
5.5 解放思想，轉(zhuǎn)變觀念
多年來，科技檔案工作基本上屬于內(nèi)部服務(wù)型、無償服務(wù)型和保管服務(wù)型，這在很大程度上禁錮了科技檔案的開發(fā)利用，也限制了科技檔案在經(jīng)濟生活中的作用，反過來又影響和制約了科技檔案事業(yè)的自身發(fā)展。因此，各企事業(yè)單位的檔案工作者，要切實樹立一種開放的、主動提供服務(wù)的、注意經(jīng)濟效益的新觀念，從思想上、行動上實現(xiàn)轉(zhuǎn)變。
5.6 加強科技檔案信息化建設(shè)
科技檔案信息化建設(shè)要以檔案管理現(xiàn)代化為基礎(chǔ)，以檔案信息數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化為目標，實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與單位信息系統(tǒng)有效鏈接，便于檔案信息資源的開發(fā)利用。要把檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，進行統(tǒng)籌規(guī)劃，使得檔案信息化建設(shè)與單位信息化建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。
5.7 提高科技檔案管理人員的整體素質(zhì)
檔案管理隊伍素質(zhì)的高低決定著檔案事業(yè)發(fā)展的成效，因此要加強對專兼職檔案人員的培訓(xùn)。檔案工作者應(yīng)成為多面手，除了學習檔案知識、檔案應(yīng)用系統(tǒng)知識等有關(guān)檔案管理的基礎(chǔ)知識之外，還要學習計算機知識等信息化知識；不僅要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，還要掌握相關(guān)的專業(yè)技術(shù)知識，開拓視野，提高工作效率。
5.8 與時俱進，不斷創(chuàng)新
檔案工作人員應(yīng)與時俱進，不斷創(chuàng)新，做創(chuàng)新性人才，進一步解放思想，拋棄不適宜的觀念與做法，創(chuàng)新服務(wù)機制，拓寬科技檔案服務(wù)領(lǐng)域，提高業(yè)務(wù)水平，實現(xiàn)科技檔案工作在理論上、體制上、機制上的創(chuàng)新，適應(yīng)時代和科技發(fā)展的需求，使得科技檔案管理工作更好地為企業(yè)單位的事業(yè)發(fā)展服務(wù)。
6 結(jié)語
做好科技檔案管理工作，對企業(yè)的改革發(fā)展具有重大作用和意義，企業(yè)應(yīng)重視科技檔案管理工作，使得科技檔案更好地為企業(yè)的健康發(fā)展保駕護航，提高企業(yè)的工作質(zhì)量和工作效率?？萍紮n案工作是一項發(fā)展社會經(jīng)濟和科學技術(shù)的不可或缺的專門事業(yè)，它作為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，其管理工作將隨著社會發(fā)展而不斷推進提升，今后一定會出現(xiàn)更多的新情況、新問題，需要我們通過學習、探索去解決、完善和提高，這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)快速發(fā)展對科技檔案信息的需求，才能更好地創(chuàng)新科技檔案管理工作。
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一、醫(yī)院科技檔案的特點
（一）專業(yè)性。由于醫(yī)院的科技檔案是由醫(yī)院所從事的科研活動以及建設(shè)活動逐漸累計而成，加之醫(yī)學專業(yè)有著許多的分支，而這些分支各自又有著極為鮮明的特點，因而要想充分反映出這些分支的特點，相應(yīng)的管理亦需注重專業(yè)性，如此方能實現(xiàn)科學管理科技檔案。
（二）多樣性。眾所周知，醫(yī)學有著極為廣泛的涵蓋范圍，包括醫(yī)學、衛(wèi)生、藥學等，而這些眾多的分支使得醫(yī)院科技檔案來源呈現(xiàn)了出分散性的特征。與此同時，隨著社會的不斷發(fā)展，面對日益增多的科技檔案載體以及多樣化的載體形式，更是讓醫(yī)院的科技檔案管理呈現(xiàn)出了多專業(yè)性以及多形式等特征，增添了醫(yī)院科技檔案管理工作的工作難度。
（三）成套性。由于科技檔案所記錄對象通常為某一獨立的項目或特有的現(xiàn)象，因而針對醫(yī)院科技檔案的管理工作，應(yīng)務(wù)必注重該檔案特有的成套性特點。與此同時，由于科技檔案中詳細記錄著各種研究對象或項目的全過程，因而針對科技檔案管理，還應(yīng)務(wù)必注重檔案的完整性，如此方能有效利用，進而為醫(yī)院的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
（四）現(xiàn)實性。醫(yī)院的科技檔案不僅能為醫(yī)院工作人員的日常工作行為提供借鑒，更是醫(yī)院賴以發(fā)展的重要資源，如歸入檔案部門的病例，不僅能對醫(yī)生的日常工作行為提供極大的幫助，又能作為檢索臨床研究與臨床流行病研究的索引，與此同時，還能作為關(guān)鍵時刻的法律憑證。這些都是醫(yī)院科技檔案現(xiàn)實性最為顯著的體現(xiàn)。
（五）保密性。由于醫(yī)院科技檔案中所記載事項，均為該醫(yī)院所從事，因而具有一定的有價性。對此，作為醫(yī)院方面，務(wù)必要根據(jù)國家規(guī)定對有特殊價值的科技檔案進行保密等級的明確，并正確處理好其中的關(guān)系。
二、醫(yī)院科技檔案管理工作中存在的問題
（一）管理制度有待健全，立卷機制較為死板生硬。目前，國內(nèi)許多醫(yī)院，由于其本身對科技檔案管理工作不夠重視，因而普遍存在科技檔案管理工作不夠規(guī)范等問題。此外便是文件檔案檢索的效率問題。目前，國家雖大力提倡采用電子檢索的方式，但有一部分醫(yī)院依舊沿用傳統(tǒng)人工檢索的方法，其中更有部分自認為經(jīng)驗老道的科技檔案管理人員，盲目相信自己所研究出來的檢索工具，他們錯誤地認為只要運用更多的檢索工具便能進一步提升文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率，這種求多而不求精的思想反而降低了這些管理人員的管理水平。對此，為改變這樣的管理現(xiàn)狀，醫(yī)院有必要制定出符合醫(yī)院發(fā)展規(guī)律的管理制度，以確?？萍紮n案的完整性，
（二）缺乏專職管理人員，服務(wù)質(zhì)量有待提高。要想切實提升醫(yī)院科技檔案管理工作水平，首先便應(yīng)從提升管理人員的綜合素質(zhì)方面做起，并根據(jù)醫(yī)院科技檔案管理的崗位職業(yè)與能力方面來不斷完善醫(yī)院的科技檔案管理人員隊伍建設(shè)。若出現(xiàn)人員變動等情況，應(yīng)在保證檔案管理人員整體管理水平不降低的前提下進行。此外，針對科技檔案管理人員的技能提升，作為醫(yī)院方面，應(yīng)務(wù)必加強對科技檔案管理人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)工作，借此提升管理人員的綜合素養(yǎng)。
（三）醫(yī)院科技檔案利用反饋率不理想，檔案管理編研薄弱。醫(yī)院的工作大多圍繞醫(yī)療活動來進行，若對檔案利用的反饋工作不夠重視，便無法得知醫(yī)院科技檔案中所存在的問題。長久以來，國內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員，其在管理科技檔案過程中，僅是起到了收集與管理的作用，極少有檔案管理人員會利用檔案資源為醫(yī)院各科室提供相應(yīng)的服務(wù)，從而導(dǎo)致醫(yī)院的科技檔案難以發(fā)揮其實際的效用，甚至有醫(yī)院工作人員連檔案室的職能亦不了解，進而更談不上所謂的理解與支持。與此同時，由于大多數(shù)醫(yī)院的科技檔案管理人員年齡相對偏高，因而針對現(xiàn)代化的管理技術(shù)，無法做到完美的運用，自然也就無法確保檔案信息的匯編與分析的準確性。
（四）科技檔案收集不齊全，嚴重影響醫(yī)院的發(fā)展。當前，國內(nèi)醫(yī)院的科技檔案管理普遍存在材料原件少但復(fù)印件多，記錄、圖表等重要原始材料不全等問題，對于一些醫(yī)院中關(guān)鍵的科技檔案的驗收結(jié)論、成果和專家評審材料等證明材料的存檔較少。這種科技檔案收集不齊全現(xiàn)象，不僅嚴重影響了科技檔案的利用效率，甚至可能對醫(yī)院的發(fā)展帶來阻礙。
三、強化醫(yī)院科技檔案管理工作的策略
（一）建立有效監(jiān)管制度，確保立卷歸檔完整。作為醫(yī)院方面，為確保自身科技檔案管理各項工作的有效落實，應(yīng)嚴格按照《檔案法》《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》以及《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定，建立一套符合醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀的檔案管理制度，明確劃分科技檔案的歸檔范圍，從質(zhì)控上完善動態(tài)管理和考核，一旦發(fā)生遺漏和丟失的現(xiàn)象，應(yīng)該及時采取補救的措施，從而保證醫(yī)院科技檔案管理的及時性、完整性、安全性和有效利用率。制定科研檔案管理辦法、歸檔范圍和保管期限表。堅持實行科研文件材料形成部門和?n題組立卷歸檔，做到科研和建檔工作實行“四同步”管理，即下達計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報科技成果以及教學、科研人員提職考核與檔案部門出具科研課題歸檔情況證明材料同步。
（二）培養(yǎng)管理人員素質(zhì)，強化主動服務(wù)意識。關(guān)于醫(yī)院科技檔案管理工作的管理人員配置方面，應(yīng)專門配備能保證其工作穩(wěn)定的專職管理人員，明確要求醫(yī)院科技檔案管理人員應(yīng)該具備較強的責任心、使命感和較高的業(yè)務(wù)水平，如此才有利于滿足科技檔案管理工作的客觀需求。其次，還應(yīng)該合理指導(dǎo)德才兼?zhèn)涞尼t(yī)院科技檔案管理人員到上級檔案部門進行一段時間的培訓(xùn)學習，或者讓其直接訂閱檔案管理刊物進行學習。再次，應(yīng)該引導(dǎo)醫(yī)院科技檔案管理人員逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的“看門守攤，等人查檔”的片面性思維，逐步形成“提高科技檔案工作服務(wù)質(zhì)量是檔案工作生命線”的服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變以往被動的“等、靠、要”的觀念，提前介入醫(yī)院科技檔案管理中，積極主動走出辦公室，走上實踐崗位，深入基層和現(xiàn)場，積極主動進行醫(yī)院科技檔案歸檔管理。同時，還應(yīng)該采取高效的方法督促相關(guān)人員進行及時補辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料的處理工作，從而確保醫(yī)院科技檔案管理資料的完整性，讓醫(yī)院科技檔案管理人員逐步由“被動查詢”變成為“主動服務(wù)”，有效提升醫(yī)院科技檔案的管理水平。
（三）重視科技檔案工作，深入了解醫(yī)院科技檔案管理工作的重要性。任何檔案保管的目的都是為了日后更好地利用，醫(yī)院的科技檔案管理亦是如此。因此，作為醫(yī)院科技檔案管理人員，其在進行檔案的收集、管理、保存等工作時，應(yīng)全面認識到科技檔案管理工作的重要性，嚴格遵守國家的保密政策，切實做好檔案的保密工作，且此外的任何工作都應(yīng)以保密為前提。每一科研題組長都要指定專人負責科研文件材料的收集、積累，下項目完成或告一段落后，由課題負責人指定專人予以整理、立卷，由課題負責人審查簽名后，與鑒定驗收或中止后兩個月內(nèi)向醫(yī)院?C合檔案室歸檔。
此外，醫(yī)院負責人還應(yīng)該采取多元化的手段，如科技檔案管理制度上墻、內(nèi)部刊物發(fā)表宣傳和新聞報道等，大肆宣傳醫(yī)院科技檔案管理工作的重要性，讓醫(yī)院各個科室的醫(yī)務(wù)人員能夠真正認識到醫(yī)院科技檔案管理工作并不僅僅是科技檔案管理部門的事，也是每個醫(yī)院科室、帶教人員和科教部門、檔案管理部門的職責，充分認識到醫(yī)院科技檔案管理工作的重要性，從而逐步在整個醫(yī)院發(fā)展過程中形成全員科技檔案管理意識的格局。
（四）全面開放收集科技檔案，充分發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用。檔案的搜集是管理科技檔案的基礎(chǔ)，唯有確保檔案收集的完整、準確與及時性，方能從根本上保證科技檔案的有效價值。因此，針對科技檔案的收集，作為科技檔案管理人員，應(yīng)以檔案室為中心，將檔案管理工作的范疇主動“輻射”至醫(yī)院各科室，以進一步擴大檔案資源的收集范圍與內(nèi)容。與此同時，作為醫(yī)院管理者，應(yīng)鼓勵醫(yī)院全體員工共同參與到醫(yī)院科技檔案的收集過程中，對此，科技檔案管理人員便應(yīng)主動承擔起提醒各科室負責人的職責，進一步確保檔案資源收集的全面性。當然，為切實提升檔案管理人員的工作積極性與主動性，醫(yī)院方面還應(yīng)提出各項獎懲措施，來提高檔案管理人員的工作責任心。最后，則是針對各項科研活動的鑒定與驗收，應(yīng)由檔案人員參與把關(guān)并負責搜集零散的文件，以決定對這些檔案資源的取舍，進而通過整合這些零散的科技文獻，從而其作用可得以最大限度地發(fā)揮，繼而為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的幫助。
此外，醫(yī)院方面還要不斷拓寬檔案的應(yīng)用領(lǐng)域，充分發(fā)揮科技檔案的重要作用，從而為醫(yī)院的發(fā)展提供及時、周到的服務(wù)。積極開展多種編研活動，有利于深入挖掘和利用信息資源，為醫(yī)院科技檔案使用者提供多層次、多方面和實效性的信息。同時，還應(yīng)該提升醫(yī)院科技檔案資料利用的反饋信息，逐步實現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，達到醫(yī)院科技檔案信息資源的共享目的，最大限度提高醫(yī)院科技檔案管理的開發(fā)利用效率。例如， 我院口腔科翁志強主任醫(yī)師研究的《粵航一號稻米輔助治療復(fù)發(fā)性阿弗他潰瘍綜合研究》課題，于2008年獲廣州市教育局立項，2011年結(jié)題。該課題主要研究糙米對人體的新陳代謝、免疫功能的構(gòu)建作用，可有效預(yù)防腳氣病、神經(jīng)炎、口腔潰瘍、唇炎、角膜炎等疾病，幫助反復(fù)口腔潰瘍患者以糙米為主食的飲食干預(yù)方案，能夠鑒別口腔潰瘍是否為系統(tǒng)疾病的表征，減少過度檢查所發(fā)生的醫(yī)療費用，方便患者進行飲食調(diào)理。課題立項、結(jié)題和開發(fā)，離不開檔案的利用。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 科研檔案 問題 對策
中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）03（a）-0060-02
醫(yī)院科研檔案管理工作屬于醫(yī)院管理中的重要部分，是對醫(yī)院工作的一個記錄與總結(jié)。在醫(yī)院科研檔案管理中，對于科研檔案的管理可以促進醫(yī)院整體的科研水平。在科研檔案管理的過程中，數(shù)據(jù)的整理還存在一些不科學的地方，在管理制度等方面還存在不足。醫(yī)院應(yīng)該逐步重視科研檔案歸檔的管理問題，促進醫(yī)院更好地發(fā)展。
1 醫(yī)院科研檔案的重要性
醫(yī)院的科研材料和一些科研情報，主要是通過醫(yī)院科研檔案來了解的。主要是為了給后來的工作人員提供便利，能夠避免他們對于科研方面研究的重復(fù)性減少在時間上的浪費。
醫(yī)院與醫(yī)院之間的科研交流，主要也是依靠對于醫(yī)院本身的科研檔案進行闡述。只有建立一些比較有說服力的理論依據(jù)，才能使科研交流中沒有障礙。把醫(yī)院的這些科研成果轉(zhuǎn)化為醫(yī)院科技的進步的動力，這樣才能使醫(yī)院有所發(fā)展。所以在管理過程中要加強對醫(yī)院科研檔案的管理。
科研檔案在醫(yī)院管理中起到很大的作用，對于醫(yī)治病患提高醫(yī)院的醫(yī)療水平有作用。科研資料能夠使醫(yī)生不斷地自我學習，在學習過程中把理論應(yīng)用到實踐當中去。讓醫(yī)務(wù)工作者能夠更好地去利用這些資源，對檔案資源進行合理的規(guī)劃。從小事開始，對于科研檔案進行分化，意識到科研檔案歸檔的重要性。
2 科研檔案管理中存在的不足
2.1 歸檔管理制度不完善
醫(yī)院科研檔案的管理存在著一些問題，比如檔案管理制度缺乏科學性和完整性。最主要的原因就是檔案管理人員對于科研資料的不重視，缺乏對科研檔案的管理。在醫(yī)院檔案管理中，由于制度不完善缺少一些檢查的措施，會使檔案管理人員缺少一種責任意識，造成科研檔案歸檔的不全面。
醫(yī)院的管理主要是依靠醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對于醫(yī)院事物的處理，如果領(lǐng)導(dǎo)對于醫(yī)院檔案管理不重視，就會造成一個惡性循環(huán)。領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案管理的制度上建立，就會對歸檔過程中產(chǎn)生的事情不了解。當想要進行檔案查詢的時候，也就有可能出現(xiàn)工作人員對于檔案不熟悉、檔案資料的缺失等問題。
2.2 科研資料處理不當
在醫(yī)院科研檔案管理中，科研工作人員對檔案管理的認識不夠全面，對其中研究出來的一些成果不重視，會造成醫(yī)院檔案資料的丟失和不完整。在科研成果的申報方面也缺失這種維權(quán)意識，不熟悉整個歸檔的范圍，造成科研檔案歸檔的不完整。
科研檔案在管理過程中在資料處理方面，醫(yī)院的工作人員還是有所忽視的?？蒲匈Y料對于一個醫(yī)院很重要，是一個醫(yī)院文化的象征。好的科研成果對于一個醫(yī)院來說，也是一筆寶貴的精神財富。這些成果可以給病患帶來希望，通過先進的理論能夠提高醫(yī)院的醫(yī)療水平。如果丟失了科研資料，那無疑是一種對于資源的浪費。
2.3 歸檔管理技術(shù)落后
在醫(yī)院科研檔案管理中，由于現(xiàn)代社會的迅猛發(fā)展，科技為第一生產(chǎn)力，就說明在未來用科技來管理已成為時代的主流，能夠有效地提高醫(yī)院檔案管理的效率。但就目前而言，醫(yī)院檔案管理的技術(shù)還相對落后，工作人員對于技術(shù)應(yīng)用的落伍，對以往的檔案管理使用的方法會造成檔案資料管理的混亂，阻礙醫(yī)院檔案管理的進程。
醫(yī)院檔案管理中會遇到很多事情，比如檔案數(shù)量過大，而相應(yīng)的工作人員人數(shù)比較少，這樣處理起檔案管理的時候就比較麻煩。人手不足無法對檔案進行一些細化，只能是進行一些粗略的大致上的歸檔。而當醫(yī)院工作人員要想根據(jù)不同資料的話題進行查閱的時候，會發(fā)現(xiàn)無從下手，給查閱的時候帶來極大的不方便。還用以前的落后的手段進行人工整理，會給工作人員帶來比較大的工作量，更別提要保證每份資料的合理規(guī)劃。
3 歸檔管理的對策
3.1 提高科研人員歸檔意識
對科研人員檔案意識要有所加強，積極提升檔案管理人員的管理素質(zhì)。提高檔案管理的效率。對檔案管理進行一定的宣傳，從生活中灌輸讓科研人員認識到科研檔案的重要性，調(diào)動檔案管理人員的積極性。
科研人員對于自己研究出來的醫(yī)學成果是比較重視的，但在成果做出來之后怎樣更好地保存卻沒有好的想法。覺得這種成果既然已經(jīng)研究出來，那么會進行使用就可以了，忽略了科研資料的重要性。只考慮到了當前的一些問題，對于后來的人員對資料進行查閱時候所會出現(xiàn)的問題沒有多做考慮。正所謂“前人種樹后人乘涼”，科研人員應(yīng)該有認識有責任地去維護好檔案管理的工作，為后代的醫(yī)務(wù)工作人員謀福利。合理安排檔案歸檔問題，并對工作人員進行相應(yīng)的講解，把自己的知識也傳遞給別人，正所謂“授人以魚不如授人以漁”。
3.2 建立健全檔案制度
建立健全檔案管理制度，可以從以下幾個方面來進行：一是建立一個檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，不再是以前那種紙質(zhì)的檔案材料，紙質(zhì)檔案管理不慎會導(dǎo)致頁面的丟失或者是搬遷、火災(zāi)等原因會使它保存不下來。有了網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，可以隨時隨地地進行閱讀，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該帶頭對醫(yī)院檔案管理負責，形成一種網(wǎng)絡(luò)檔案管理的新模式。二是建立醫(yī)院檔案管理部門人員崗位職責的制度，使檔案管理部門和科研人員明確每個人自身的職能，不至于混淆職責。三是醫(yī)院檔案管理還應(yīng)該建立檔案借閱制度，對相應(yīng)借閱檔案的人員進行記錄，并規(guī)定一些還檔案的時間，使人們能夠合理運用檔案，并珍惜檔案。四是要對檔案管理進行獎懲措施，對于檔案的管理進行整理表現(xiàn)好的工作人員進行一些適當?shù)莫剟睿瑢τ谶z漏檔案的人員要采取一定的懲罰。除此之外，還要建立嚴格的檔案統(tǒng)計工作，對于手頭上的檔案要有具體的數(shù)量的認識，增強檔案管理的規(guī)范性。
3.3 提高技術(shù)
隨著時代的進步，科技逐漸成為第一生產(chǎn)力?？茖W水平的不斷提高使醫(yī)院檔案管理有了新的認識，對于醫(yī)院檔案管理應(yīng)該運用現(xiàn)代科技手段來提升檔案管理水平。充分利用現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)，將檔案進行合理的分類，并通過計算的方式來進行資源的檢索、閱讀，使醫(yī)院檔案能夠在電腦上隨時查閱，起到醫(yī)院檔案資源的共享。運用現(xiàn)代科學技術(shù)來提升醫(yī)院檔案管理的水平，加大力度進行科學化。
在運用科技手段的同時，也不能忽略傳統(tǒng)的歸檔方式，二者是存在一些聯(lián)系的。電腦網(wǎng)絡(luò)存取數(shù)據(jù)固然很方便，但是也會存在一些問題。比如當沒電的時候，電腦死機的狀況發(fā)生，相要及時的去取檔案來查閱的時候就會遇到阻礙。而這個時候紙質(zhì)的檔案就會排上用場，它會解決一些突發(fā)狀況的發(fā)生。所以在運用高新技術(shù)手段的同時也不要忽略原始資料的收集，對醫(yī)院檔案管理的工作多做一重保護。
4 結(jié)語
科研檔案的管理對于一個醫(yī)院的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，科研檔案代表著一個醫(yī)院的軟實力。只有對科研檔案妥善管理，才能夠使醫(yī)院更好地發(fā)展。所以，醫(yī)院要提高檔案管理的意識，對檔案管理進行合理化安排，部署相應(yīng)的人員對檔案進行科學化、合理化管理。
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