時間：2023-05-24 15:53:20
導(dǎo)語：在高校學(xué)籍檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)籍檔案；管理；創(chuàng)新
一、學(xué)籍檔案管理觀念創(chuàng)新
要想實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的創(chuàng)新，最重要的就是要創(chuàng)新觀念。而管理創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)，觀念創(chuàng)新最關(guān)鍵，并且在管理創(chuàng)新整個過程中始終貫穿。然而，在新形勢下，學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展卻出現(xiàn)了較多的教育改革問題，所以，應(yīng)站在管理者的角度上，從實(shí)際出發(fā)，對原有管理理念進(jìn)行合理地更新。而檔案管理工作人員則必須要對檔案管理創(chuàng)新的意義進(jìn)行深入地認(rèn)識，并且將成為檔案管理工作的最終目標(biāo)[1]。
二、學(xué)籍檔案管理方式創(chuàng)新
因?yàn)榻?jīng)濟(jì)條件限制、行政管理?xiàng)l例的制約，所以使得高校檔案管理以及學(xué)籍管理模式都十分落后。手工操作會耗費(fèi)較多的人力物力，并且十分容易產(chǎn)生錯誤，同時，計(jì)算機(jī)的單機(jī)整理不完整而且不及時，在網(wǎng)絡(luò)管理平臺中的違規(guī)招生問題也很容易出現(xiàn)管理的盲區(qū)[2]。由此可見，檔案部門最重要的就是應(yīng)該對設(shè)備與技術(shù)進(jìn)行更新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，保證學(xué)籍信息錄入工作的質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)的自動化，采用現(xiàn)代化的管理手段，并將學(xué)籍檔案管理工作同學(xué)校核心工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，進(jìn)而為教學(xué)與科研工作提供便利條件。
三、學(xué)籍檔案管理內(nèi)容創(chuàng)新
（一）學(xué)生基本信息錄入程序的簡化
在學(xué)生基本信息入檔工作過程中，以往的方法都是檔案管理工作人員根據(jù)學(xué)生升學(xué)檔案內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)抄或者是錄入到單機(jī)計(jì)算機(jī)當(dāng)中，而后，在學(xué)生入學(xué)以后補(bǔ)充學(xué)籍表內(nèi)容。而這種方式就要求檔案管理工作人員需要定期向?qū)W生征集新信息的內(nèi)容并補(bǔ)充記錄，這樣就加大了工作量，給工作人員增加了較大的壓力。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作人員就可以將招生庫中的信息導(dǎo)入到學(xué)生的基本信息中，后期工作可以利用學(xué)生主體性來完成。開通學(xué)生權(quán)限，使其自主登錄到系統(tǒng)中，查看并核對其進(jìn)本信息，并在不同的學(xué)習(xí)階段更新或者補(bǔ)充相應(yīng)的資料信息。同時，相關(guān)的管理部門也可以通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中學(xué)生的基本信息，并打印出學(xué)生需要的相關(guān)證件。
（二）成績信息管理一體化
學(xué)生成績信息涵蓋的內(nèi)容較為廣泛，其中有平時成績、補(bǔ)考成績及重修成績等等，而且在學(xué)籍檔案管理工作中，成績管理是十分重要的部分。以往成績管理工作需要教師在校生花名冊中記錄平時成績，并且手工登記期末考試成績，而后將平時成績與卷面成績按照相應(yīng)的比例來計(jì)算出期末的總評成績，最終將成績冊交予教研室，將書面成績上報學(xué)籍科，管理工作人員將最終成績錄入。以上原有的成績整理方式需要任課教師根據(jù)具體的比例來這算分?jǐn)?shù)，并且在成績錄入的時候也很容易出現(xiàn)錯誤，步驟較為復(fù)雜。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，管理部門僅需要在系統(tǒng)中輸入所需的課程名稱與類別、學(xué)生的名單和具體比例的程序，任課教師在完成期末評卷以后可以登錄系統(tǒng)，將學(xué)生的平時成績與卷面成績輸入進(jìn)去，這樣，系統(tǒng)就可以自動地生成學(xué)生的總評成績，在核查后就能夠直接上報給學(xué)籍科。
（三）學(xué)籍資料統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫資源共享
按照教育部要求，應(yīng)貫徹并實(shí)行高校學(xué)生學(xué)籍信息的電子注冊，并把教育部信息管理平臺當(dāng)作重要的基礎(chǔ)，積極構(gòu)建高效網(wǎng)絡(luò)學(xué)生學(xué)籍管理統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，最終實(shí)現(xiàn)資源的共享。而對于學(xué)生來講，就能夠隨時查看自身考試的成績；對于學(xué)員的領(lǐng)導(dǎo)而言，能夠?qū)W(xué)生選擇選修課的數(shù)量及考查的成績進(jìn)行深入地了解，進(jìn)而達(dá)到課程優(yōu)化設(shè)置的目的；對于學(xué)校相關(guān)部門而言，則能夠?qū)W(xué)生學(xué)籍的異常情況進(jìn)行查詢，并將學(xué)生學(xué)習(xí)資料打印出來。最為重要的就是，網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部還具備學(xué)生學(xué)歷學(xué)位證書管理功能，能夠有效地滿足社會各行業(yè)對學(xué)生學(xué)籍、學(xué)歷信息資料的驗(yàn)證需求。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)實(shí)現(xiàn)高校網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)同教育部和教育廳信息管理平臺的連接，為上級部門掌握學(xué)生情況提供便利，更有利于調(diào)整并制定政策。同時，網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)還需要實(shí)現(xiàn)資源的共享，進(jìn)而推動學(xué)籍管理工作的規(guī)范化與效率化。
四、學(xué)籍檔案管理人才資源創(chuàng)新
加快學(xué)籍管理工作人員的自身素質(zhì)建設(shè)，定期對學(xué)籍管理干部進(jìn)行培訓(xùn)與教育，以培養(yǎng)其職業(yè)道德并提高業(yè)務(wù)水平。對先進(jìn)的教育政策、法律法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)，熟練掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)與方法，了解學(xué)籍管理的特點(diǎn)，進(jìn)而不斷拓展自身知識面，提升實(shí)際運(yùn)用的能力與操作的水平。
五、結(jié)語
綜上所述，學(xué)籍檔案管理工作十分繁雜，并且要求細(xì)致，所以，需要學(xué)籍檔案管理工作人員付出較大的努力，并具備耐心與責(zé)任心。由此可見，高校學(xué)籍檔案管理部門的工作人員應(yīng)在長期實(shí)踐中學(xué)習(xí)并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，時刻關(guān)注檔案管理的新技術(shù)與新動態(tài)，找出新的規(guī)律，掌握學(xué)籍管理工作的發(fā)展方向，更好地開展高校學(xué)籍檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)：
[1]胡映君.芻議網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校學(xué)籍檔案管理模式的創(chuàng)新[J].蘭臺世界,2011(15):46~47.
（一）有利于提高學(xué)籍檔案管理工作效率
將學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化對于提高學(xué)籍檔案管理工作的效率和減少勞動成本都有著十分重要的作用。學(xué)生的學(xué)籍檔案中有著豐富的信息，里面包含有學(xué)生在學(xué)校期間的思想、學(xué)習(xí)、生活等方面的具有參考價值的資料，同時還包含有學(xué)生在學(xué)校的教訓(xùn)和管理活動所形成的具有參考、利用價值的資料，而且其所記錄的時間跨度相當(dāng)?shù)拈L，信息量是否的龐大。同時，隨著現(xiàn)在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數(shù)也在不斷的增加，面對如此龐大的信息數(shù)量，學(xué)籍檔案管理工作的效率已經(jīng)越來越受到重視。進(jìn)行學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，不僅僅能夠減少學(xué)籍檔案管理工作人員的工作量，同時還能夠減少他們出錯的幾率，從而大大的提高工作效率。
（二）有利于完整學(xué)籍檔案信息
學(xué)籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現(xiàn)在的學(xué)籍檔案管理基本上是將這些信息分開來存放的，通常都是以院系、專業(yè)、班級為單位來裝訂成冊的，有的學(xué)校還會將學(xué)生的學(xué)籍發(fā)生變動時的信息在與這些信息分開來進(jìn)行存放，學(xué)生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面?？傊褪菍W(xué)生的各種學(xué)籍信息來進(jìn)行分開的存放，而不是統(tǒng)一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進(jìn)行數(shù)字化存放到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，雖然學(xué)生的信息是由不同的部門的人分別進(jìn)行錄入的，但是在數(shù)據(jù)庫中的存儲卻能夠讓這些信息統(tǒng)一的呈現(xiàn)出來，從而讓學(xué)生的學(xué)籍信息更加的完整。
（三）實(shí)現(xiàn)資源共享，方便管理
學(xué)籍檔案信息數(shù)字化是各個高校學(xué)籍檔案管理工作的一個重要的發(fā)展方向。將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，可以有效的實(shí)現(xiàn)資源共享，利用學(xué)籍檔案的管理，同時還能夠?qū)W(xué)校的管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，使得學(xué)籍檔案管理工作真正的為學(xué)生、學(xué)校，乃至整個社會服務(wù)。
二、當(dāng)前高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題
（一）數(shù)字化程度不足
高校雖然將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中工作中的重點(diǎn)，但是當(dāng)前仍然存在著數(shù)字化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，現(xiàn)行使用的數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還沒有跟上時代的發(fā)展步伐。長期以來，學(xué)籍檔案管理工作都是依賴人工完成的，而并非是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來進(jìn)行，手工操作面對如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同時使用人工進(jìn)行管理還存在著許多的不可控因素，使得學(xué)籍檔案管理工作很多地方都不規(guī)范，不規(guī)范的管理工作大大的降低了學(xué)籍檔案管理工作的效率。而現(xiàn)在一些已經(jīng)采用了先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的高校卻有存在著“重硬輕軟”的現(xiàn)象。這些高校只注重了硬件設(shè)備的建設(shè)，忽略了各種應(yīng)用軟件的開發(fā)，學(xué)校還沒有意識到要在網(wǎng)絡(luò)硬件平臺上搭建一個更加合理的信息化軟件環(huán)境，使得先進(jìn)的硬件系統(tǒng)得不到充分的利用。
（二）當(dāng)前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)無法滿足學(xué)籍工作的要求
有很多高校為了能夠改善本校的學(xué)籍檔案管理工作，或自己開發(fā)或者和其他公司合作進(jìn)行開發(fā)了一些教務(wù)管理系統(tǒng)，這些軟件的開發(fā)對學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化起到了一定的推動作用，并積累了一些經(jīng)驗(yàn)。但是在這些軟件中還存在著不少的問題。例如適應(yīng)性不強(qiáng)，每個高校的具體情況各部相同，而這些軟件都是結(jié)合每個高校的自身當(dāng)前的情況所開發(fā)的，因此就不具備很強(qiáng)的適應(yīng)性。功能不夠完善，有很多的軟件都不能很好的涵蓋學(xué)籍檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)。
（三）學(xué)籍檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平不夠高
現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理工作人員基本都只是對自己的業(yè)務(wù)知識很熟悉，卻對各種計(jì)算機(jī)技術(shù)不怎么了解。幾乎所有的高校都存在著這個問題。現(xiàn)在的高校都急需既精通學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。之所以現(xiàn)在很多學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因?yàn)檐浖_發(fā)人系統(tǒng)的卻又不高所造成的。
三、高校加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化的措施
（一）引進(jìn)功能較為齊全的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者晚上現(xiàn)有系統(tǒng)功能
高校應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況，建立起一個完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，可以跟系（部）、處室、班級相連，進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。為此學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身情況，對現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能進(jìn)行完善，使之能夠完全的適應(yīng)學(xué)校學(xué)籍檔案管理的要求?；蛘邔W(xué)校去引進(jìn)符合學(xué)校現(xiàn)狀的先進(jìn)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以此來積累經(jīng)驗(yàn)推進(jìn)學(xué)校學(xué)籍檔案數(shù)字化的進(jìn)程
（二）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理軟件開發(fā)人員與學(xué)籍檔案管理工作人員之間的溝通
為了能夠真正的開發(fā)出符合學(xué)校自身情況的學(xué)籍檔案管理軟件，開發(fā)人員必須要深入到學(xué)籍檔案管理工作的第一線，以此來對學(xué)籍檔案管理工作有一個更加直觀的了解。同時還必須要與學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作人員進(jìn)行深入的溝通，對他們的需求有一個詳細(xì)的了解，并對國家高教部學(xué)籍信息化管理的工作要求進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)才能著手開發(fā)學(xué)籍檔案管理軟件，同時在開發(fā)的過程中要隨時與學(xué)籍檔案管理工作人員進(jìn)行溝通，以便于做到有錯誤及時的改正。
關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；高校檔案管理；學(xué)籍檔案管理；內(nèi)容管理；載體管理；使用管理 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
中圖分類號：G647 文章編號：1009-2374（2015）13-0040-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2015.13.021
高校學(xué)籍檔案是指高校在招生、教學(xué)、畢業(yè)等過程中對學(xué)生個人情況和學(xué)?？己说脑加涗洠话惆ǜ咧袑W(xué)籍成績、體檢表、黨團(tuán)關(guān)系、評優(yōu)評先材料、大學(xué)考核成績、獎勵處分等內(nèi)容。學(xué)籍管理不僅是對學(xué)生成長軌跡的真實(shí)記錄，也是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分，是保持學(xué)校正常教學(xué)秩序的重要途徑。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)管理方法在高校學(xué)籍檔案管理中得以應(yīng)用，克服了傳統(tǒng)檔案管理的諸多弊端。其應(yīng)用主要表現(xiàn)在內(nèi)容管理、載體管理、使用管理三個方面，下文進(jìn)行具體論述。
1 內(nèi)容管理
隨著高校擴(kuò)招以及校企合作的擴(kuò)大，傳統(tǒng)的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等現(xiàn)代信息技術(shù)對學(xué)籍內(nèi)容進(jìn)行管理，不僅能夠?qū)W(xué)生的各項(xiàng)檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，建立起資源檔案庫，還能方便校方統(tǒng)計(jì)和調(diào)用。
學(xué)籍檔案內(nèi)容管理是一個內(nèi)涵豐富的概念，其內(nèi)容包括多種形式，對于學(xué)籍檔案而言，主要包括元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關(guān)系。內(nèi)容管理的具體實(shí)施是在管理目標(biāo)的要求下，進(jìn)行內(nèi)容建模、元數(shù)據(jù)提取、設(shè)定元數(shù)據(jù)信息、設(shè)定管理內(nèi)容之間的關(guān)系。以學(xué)生體檢表為例，其元數(shù)據(jù)主要包括學(xué)生姓名、學(xué)號、入學(xué)時間、專業(yè)、班級，數(shù)據(jù)主要有體檢項(xiàng)目、體檢結(jié)果等，建模后的體檢元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關(guān)系如表1所示。另外，復(fù)雜的元數(shù)據(jù)可能具有層次結(jié)構(gòu)，可以通過多個相互關(guān)聯(lián)的表實(shí)現(xiàn)。由此可見，表1進(jìn)行檔案元數(shù)據(jù)的存放，圖1進(jìn)行關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理，通過資源服務(wù)器進(jìn)行內(nèi)容的存儲，并通過應(yīng)用服務(wù)器向外提供
服務(wù)。
表1 體檢表檔案元數(shù)據(jù)建模
屬性名 屬性分類 說明
Student ID 數(shù)字字符 學(xué)生學(xué)號，如20030541022
Student Name 字符型 學(xué)生姓名，如張明明
Registered-r Date 日期型 入學(xué)時間，如2003/9/1
Major 字符型 專業(yè)，如臨床護(hù)理
Class 字符型 班級，如預(yù)防醫(yī)學(xué)001班
圖1 體檢結(jié)果管理建模
通過學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)在線學(xué)籍管理系統(tǒng)的有機(jī)整合。具體做法是通過在現(xiàn)有的在線學(xué)籍管理系統(tǒng)中添加動態(tài)學(xué)籍檔案生成模塊（可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇），然后利用從關(guān)系數(shù)據(jù)庫中提取的元數(shù)據(jù)直接生成電子檔案和元數(shù)據(jù)信息，再經(jīng)由內(nèi)容管理系統(tǒng)的應(yīng)用程序編程接口，在元數(shù)據(jù)服務(wù)器和資源服務(wù)器中進(jìn)行存儲。這一系統(tǒng)的整合大大節(jié)約了人力、物力，提高了自動化處理效率。
2 載體管理
我國高校學(xué)籍檔案一般包括紙質(zhì)材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規(guī)定應(yīng)保持各類材料質(zhì)地優(yōu)良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現(xiàn)實(shí)中，往往由于入學(xué)教育的缺失、學(xué)籍管理手段的落后以及學(xué)籍管理決策功能不足等原因，導(dǎo)致高校學(xué)籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學(xué)籍管理、隨意更改學(xué)籍信息等，在一定程度上影響了學(xué)生管理和學(xué)校的教學(xué)秩序。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案目前仍在大規(guī)模應(yīng)用，如錄取表、學(xué)籍卡、成績表、畢業(yè)生審批登記表等，這些檔案資料在經(jīng)多次查閱、復(fù)印后會出現(xiàn)不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新質(zhì)文件，通過編碼和解碼進(jìn)行數(shù)字形式的信息呈現(xiàn)，其生成、存儲、讀取的載體是計(jì)算機(jī)和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行異地傳輸，具有高度共享性，不受時間和地點(diǎn)的限制。只要保存技術(shù)到位，不易產(chǎn)生損毀，并能無限復(fù)制?？梢姡m然紙質(zhì)檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發(fā)展方向。
在制作電子檔案管理時應(yīng)當(dāng)注意以下問題：（1）將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文件時，必須與紙質(zhì)等文件之間建立起準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系；（2）采取嚴(yán)格的加密認(rèn)證等措施，切實(shí)保證電子文件不被非正常使用和改動；（3）做好備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術(shù)形成的電子文件時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時，應(yīng)注意其壓縮算法和相關(guān)軟件。
此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記；（2）按時進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)；（3）進(jìn)行設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；（4）每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進(jìn)行一次轉(zhuǎn)存。
3 使用管理
在信息化社會中，信息服務(wù)越來越普遍，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式應(yīng)不斷改革和發(fā)展。高校檔案管理人員應(yīng)將過去那種檔案查詢的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開發(fā)利用模式。學(xué)籍檔案的應(yīng)用者可以按照系統(tǒng)用戶分為學(xué)籍檔案申請者和學(xué)籍檔案使用者，其中申請者主要是指學(xué)生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現(xiàn)代信息使用管理技術(shù)，可以分別進(jìn)行使用，既方便申請者查閱和申請調(diào)取某些檔案信息，也能方便校方進(jìn)行查閱、統(tǒng)計(jì)和管理。
檔案管理者的工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到引導(dǎo)用戶檢索上來。首先，將檔案信息設(shè)置索引編號，進(jìn)行重新歸檔。其次，對用戶進(jìn)行檢索培訓(xùn)和引導(dǎo)。值得一提的是，目前二維碼的應(yīng)用是非常廣泛的，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中也可以進(jìn)行開發(fā)利用，雖然在高校系統(tǒng)中二維碼還屬于一個新領(lǐng)域，但相信不久的將來將會有廣泛應(yīng)用。例如畢業(yè)生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學(xué)籍檔案的畢業(yè)生而設(shè)計(jì)的。由于學(xué)號是一一對應(yīng)的，是學(xué)生的唯一標(biāo)識，因此管理系統(tǒng)可以將學(xué)號作為索引檢索學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，學(xué)生所輸入的提示信息如果與數(shù)據(jù)庫中的信息完全一致，則能生成一個屬于該學(xué)生的唯一二維碼，這個二維碼保存了該畢業(yè)生的所有個人信息，還能連接到該生的入學(xué)名冊、成績單、畢業(yè)證、學(xué)位證等的驗(yàn)證界面上。要進(jìn)一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認(rèn)可度，還要加強(qiáng)檔案門戶網(wǎng)站的建設(shè)。
基于目前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以學(xué)生申請網(wǎng)上下載成績單為例，學(xué)生調(diào)取成績單的程序如下：（1）學(xué)生本人登陸學(xué)校網(wǎng)站，通過驗(yàn)證個人信息（用戶名和密碼），進(jìn)入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，填寫下載成績單的申請表； （2）驗(yàn)證通過后，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器向元數(shù)據(jù)庫服務(wù)器申請?jiān)L問令牌（包括檔案地址和時間有效期等信息）；（3）元數(shù)據(jù)服務(wù)器將訪問令牌傳遞給網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器；（4）網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器按照申請者填寫的信息將內(nèi)容訪問令牌分發(fā)給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務(wù)器索取成績單；（6）資源服務(wù)器將成績單返回給檔案使用者。
同樣道理，校方管理者如需調(diào)取檔案信息也按照類似步驟進(jìn)行，既方便又科學(xué)，尤其是現(xiàn)在新的教學(xué)模式和課外實(shí)踐課程的增多給學(xué)籍管理帶來了很大難度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理則能化難為簡。
4 結(jié)語
如何更加科學(xué)高效、安全穩(wěn)妥地對檔案信息資源加以開發(fā)和利用，是檔案管理人員面臨的重要課題。抓好落實(shí)高校學(xué)籍檔案工作并非易事，除了統(tǒng)一認(rèn)識，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度外，還應(yīng)利用科學(xué)的管理方法，開發(fā)適用于各院校具體實(shí)際的管理系統(tǒng)，形成一個完整的控制鏈。相關(guān)工作人員必須解放思想，銳意進(jìn)取，增強(qiáng)信息服務(wù)意識，提升信息服務(wù)能力，開拓高校學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用的新局面。
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要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認(rèn)為，為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度
在競爭日益激烈的今天，各個企業(yè)、各個部門的競爭， 更是各類專業(yè)人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及學(xué)生本人， 都應(yīng)提高對學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識， 自覺收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作， 在人、財(cái)、物配備上給予支持， 挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 學(xué)籍管理規(guī)定、學(xué)籍收集整理制度、 學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)等， 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。
2. 搞好學(xué)籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會化服務(wù)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個學(xué)籍管理平臺，將新生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
3. 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)
科學(xué)管理是由美國的管理學(xué)大師泰勒提出的，指的是高效率的管理。高校學(xué)籍檔案具有原始和真實(shí)性的特點(diǎn)，這決定了管理人員必須謹(jǐn)慎保管學(xué)籍檔案。應(yīng)充分認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理的重要性，以更加審慎的態(tài)度進(jìn)行檔案記錄工作。學(xué)籍檔案的動態(tài)變化性也加重了管理人員的日常工作量，要求管理人員積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，掌握數(shù)字化技能，使學(xué)籍檔案管理向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。最后學(xué)籍檔案使用頻繁的特點(diǎn)要求管理人員提高辦事效率，以盡可能快的速度完善學(xué)籍檔案，滿足學(xué)生對學(xué)籍檔案使用的需要。
二、高校學(xué)籍檔案科學(xué)管理對策
（一）提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)
高校學(xué)籍檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的首要環(huán)節(jié)就是進(jìn)行完善的人力資源管理，注重對學(xué)籍檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，提高其科學(xué)管理意識，具體來說，主要有以下幾個方面：首先是在意識層面對管理人員加以培養(yǎng)，使管理人員認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理工作的重要意義，愿意全身心投入到學(xué)籍檔案管理工作中，為組織貢獻(xiàn)創(chuàng)新性管理方法，使學(xué)籍檔案管理更加有效率。其次是在技能層面，注重培養(yǎng)管理人員的專業(yè)技能，包括使用信息化工具的能力、熟悉辦公軟件等。同時也應(yīng)該培養(yǎng)管理人員的溝通技能，使其了解到學(xué)籍檔案管理部門與其他部門的密切關(guān)聯(lián)性，在進(jìn)行學(xué)籍檔案記錄時需要得到其他包括教務(wù)處在內(nèi)的其他部門的支持，注重與其他部門的溝通工作。
（二）實(shí)現(xiàn)管理信息化
在信息化全球化的今天，學(xué)籍檔案管理也應(yīng)該與時俱進(jìn)，采用現(xiàn)代化的先進(jìn)信息技術(shù)，提高辦事效率。信息化的學(xué)籍檔案管理主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是學(xué)籍檔案記錄的信息化，另一方面是學(xué)籍檔案管理的信息化。首先在學(xué)籍檔案記錄方面，以往手動的記錄方式帶來的弊端主要有記錄速度慢、更新不方便、字跡易褪色難以保存等，而利用計(jì)算機(jī)軟件對學(xué)籍檔案進(jìn)行記錄，形成數(shù)據(jù)庫，則不僅提高了效率也可以克服傳統(tǒng)方式造成的檔案難以保存的缺陷。其次在學(xué)籍檔案管理方面，傳統(tǒng)的管理方式是對學(xué)籍檔案做標(biāo)記，在使用時從大量檔案中手動尋找，浪費(fèi)時間的同時也為加大了工作量。而利用信息系統(tǒng)建立學(xué)籍檔案管理平臺，在使用檔案時可以直接在平臺上搜索，利用電腦對目標(biāo)檔案進(jìn)行查找，節(jié)省人力的同時也實(shí)現(xiàn)了準(zhǔn)確高效的管理目標(biāo)。
（三）完善學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度
關(guān)鍵詞：高職院校 學(xué)籍檔案 管理對策
高職院校學(xué)籍檔案是在教學(xué)、實(shí)踐以及管理等活動中，由教師與學(xué)生的相互作用形成的，其記錄了學(xué)生自入校起一直到畢業(yè)離校時，主要在德智體美等方面的表現(xiàn)。例如學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、品行、獎懲情況、活動與操作能力、興趣愛好等內(nèi)容，是對學(xué)生綜合方面的評價。高職院校學(xué)籍檔案管理具有周期性、分散性以及保密性三個特點(diǎn)。
一.高職院校學(xué)籍檔案管理存在的問題
（一）缺少規(guī)范、科學(xué)的管理經(jīng)驗(yàn)
當(dāng)前，在高職院校學(xué)籍檔案管理中，管理方法太隨性，缺少科學(xué)管理方法，從而導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案材料的雜亂。其主要表現(xiàn)為：學(xué)籍檔案的時間編排混亂，在編排中有的是按照入學(xué)年度編排、有的是按照學(xué)習(xí)專業(yè)，還有的是依照畢業(yè)年度進(jìn)行編排。組卷缺少規(guī)定，未能劃分學(xué)院、系別、年級、專業(yè)等層級，再就是一些組卷在裝訂過程中缺少規(guī)范性。
（二）學(xué)籍管理缺少完善、健全的規(guī)章制度
隨著高職不斷的擴(kuò)招，學(xué)生規(guī)模日益壯大，但是學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，還是以教務(wù)處管理為主，這種管理體制不能夠有效的發(fā)揮出高職中學(xué)院或者系部的管理優(yōu)勢，且由于任務(wù)重，極易出現(xiàn)差錯，再就是造成了辦事效率低的現(xiàn)狀。
1.缺少先進(jìn)的管理手段
高職學(xué)生學(xué)籍管理檔案的管理手段相對落后，當(dāng)前多數(shù)高職院校依然以手工為主，不僅管理效率低，而且管理人員的工作量大、任務(wù)繁重。這種缺少準(zhǔn)確性與精確性的管理方式，不足以滿足現(xiàn)代化教育的需求，最終不利于教育管理效果與作用的提升。
2.管理人員素質(zhì)相對不高
在高職院校學(xué)生學(xué)籍管理人員隊(duì)伍中，工作人員專業(yè)能力、管理素質(zhì)不高，他們在上崗之前未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，在工作中只能通過工作實(shí)踐不斷摸索學(xué)習(xí)，同時還缺少主動創(chuàng)新性。
二.高職院校學(xué)籍檔案管理的對策
針對高職院校學(xué)籍檔案管理中存在的一系列問題，我們主要從以下幾方面給出相應(yīng)的解決對策：
1.不斷更新學(xué)籍檔案管理理念
為適應(yīng)今天快速發(fā)展的高職院校，應(yīng)不斷加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理理念，倡導(dǎo)工作人員積極主動的開展管理工作，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從科學(xué)化、信息化著手，讓學(xué)生認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理的重要性。
完善學(xué)籍檔案管理制度
學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)繁重的工程，因此，只有健全的學(xué)籍檔案管理制度，才能不斷適應(yīng)發(fā)展規(guī)模日益壯大的高職院校，并有效的監(jiān)督學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，使學(xué)生學(xué)習(xí)情況、教學(xué)質(zhì)量更加規(guī)范化，有效的提高教學(xué)管理效率和教學(xué)水平。
2.在高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中加強(qiáng)現(xiàn)代化手段的運(yùn)用。
為提高學(xué)籍檔案管理的效率，最為重要的就是對計(jì)算機(jī)、校園網(wǎng)等現(xiàn)代化手段的應(yīng)用，通過這些舉措實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，有效的提高管理效率，加強(qiáng)教學(xué)單位之間的信息的交流互動。在學(xué)籍檔案管理中，對現(xiàn)代化科技手段的運(yùn)用，將顯著的促進(jìn)和提高高職院校教學(xué)改革與發(fā)展。
3.加強(qiáng)工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提升
學(xué)籍檔案管理質(zhì)量的提高，關(guān)鍵還是提高管理質(zhì)量，因而學(xué)籍管理工作人員須不斷學(xué)習(xí)，提升自身的綜合素質(zhì)。在學(xué)籍檔案管理中，工作人員除了掌握豐富的科學(xué)文化知識、教育理論知識等，而且還要具備超強(qiáng)的決策能力、組織能力、溝通能力、創(chuàng)新能力，而工作人員綜合能力的提高，需要在日常工作中不斷總結(jié)和學(xué)習(xí)。
三.結(jié)論
【關(guān)鍵詞】二級學(xué)院 教學(xué)檔案 管理
1 教學(xué)檔案管理的類型和內(nèi)容
1.1綜合管理類檔案
包括上級部門下達(dá)的教學(xué)指導(dǎo)材料；學(xué)校教學(xué)管理；學(xué)院教學(xué)會議記錄；教學(xué)管理制度；教師教研活動；教學(xué)工作計(jì)劃；專業(yè)建設(shè)規(guī)劃；師資隊(duì)伍建設(shè)情況；教學(xué)管理隊(duì)伍情況等。
1.2專業(yè)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類檔案
包括實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的材料及實(shí)驗(yàn)室的論證、評估、申報及審批材料、儀器設(shè)備的購置計(jì)劃、報告、安裝調(diào)試、保修單、移交文件、檢修使用故障記錄、使用情況統(tǒng)計(jì)等。
1.3教學(xué)與實(shí)踐類檔案
包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱；教學(xué)日歷；教案、多媒體課件；教學(xué)任務(wù)書；課表、學(xué)生測評；試卷管理；調(diào)課記錄；期末考試安排；學(xué)生成績；畢業(yè)論文；畢業(yè)實(shí)習(xí)考核表等。
1.4學(xué)生管理類檔案
包括專業(yè)學(xué)生名冊；學(xué)籍更改；各門課程成績冊；學(xué)生個人檔案，學(xué)位清冊；就業(yè)指導(dǎo)；畢業(yè)生去向；畢業(yè)生調(diào)查等。
2 教學(xué)檔案的作用
2.1查考與憑證作用
教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動和教學(xué)管理工作狀態(tài)的記載。它是全體師生員工在教學(xué)活動中直接形成的。因此，在查考材料和處理問題時，它可以為人們提供無可質(zhì)疑的證明材料。高校在開展教學(xué)研究活動、編寫校史、查閱學(xué)生情況等都起著重要的歷史憑證作用。
2.2為提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)
一所學(xué)校和學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量如何，這些都與教學(xué)檔案息息相關(guān)。有完整的教學(xué)檔案也就有了比較多的經(jīng)驗(yàn)和成果，并加以完善和提高，為教學(xué)活動提供借鑒和分析，才有可能提高教學(xué)質(zhì)量。
2.3為加強(qiáng)教學(xué)管理提供參考
教學(xué)管理水平在很大程度上得依靠教學(xué)檔案。通過對教學(xué)檔案中有關(guān)內(nèi)容的分析、總結(jié)、從宏觀上明確學(xué)校的發(fā)展方向，制定教學(xué)計(jì)劃，更好地安排師資，并可根據(jù)實(shí)際需要制定短期規(guī)劃和長遠(yuǎn)規(guī)劃。
2.4教學(xué)檔案是教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流的有利工具
學(xué)校要發(fā)展，有時需要接受兄弟院校的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，要了解學(xué)校的規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱等等。將這部分檔案進(jìn)行科學(xué)地集中統(tǒng)一管理后，勢必方便兄弟院校間的經(jīng)驗(yàn)交流，促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展。
3 二級學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題
3.1教學(xué)檔案材料收集不全面
二級學(xué)院教學(xué)檔案工作規(guī)范程度低，層級歸檔機(jī)制不明，師生員工的檔案意識不強(qiáng)，不少教學(xué)檔案散存于部門或個人手中，沒有定時收集整理；檔案材料不歸、漏歸現(xiàn)象嚴(yán)重。
3.2數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，材料不規(guī)范
統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)繁多，相互間不一致現(xiàn)象嚴(yán)重。諸如學(xué)生學(xué)籍異動、畢業(yè)論文答辯、科研獲獎統(tǒng)計(jì)、歷年考研學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)等各類數(shù)據(jù)出處甚多，相互不一；有的教學(xué)檔案未按檔案歸檔要求進(jìn)行規(guī)范。
3.3教學(xué)檔案服務(wù)方式落后
當(dāng)今的時代是一個利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全新時代，但很多學(xué)院的教學(xué)檔案信息仍停留在運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，信息化管理手段明顯滯后。
4 二級學(xué)院教學(xué)檔案管理策略
4.1樹立正確的教學(xué)檔案管理思想
教學(xué)檔案的管理應(yīng)由主管教學(xué)的院長具體領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。加強(qiáng)教學(xué)檔案工作應(yīng)從幾個方面著手:一是要建立教學(xué)檔案室，按照集中統(tǒng)一管理的原則，把分散在教學(xué)部門和個人手里應(yīng)歸檔保存的教學(xué)文件材料集中起來，進(jìn)行統(tǒng)一管理；二是要配備專職教學(xué)檔案管理人員；三是要把教學(xué)檔案工作真正納入學(xué)院教學(xué)工作計(jì)劃，把教學(xué)檔案工作作為教學(xué)管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓。
4.2建立健全完善合理的教學(xué)檔案管理制度
制定嚴(yán)格的制度，使檔案管理能夠做到按章辦事。將教學(xué)材料的歸檔工作同年終考核及職務(wù)晉升、職稱評聘等掛鉤，從而增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感和歸檔的積極性。教學(xué)檔案要確定保管價值與保管年限，同時要從長遠(yuǎn)利益出發(fā)，不斷依據(jù)變化了的實(shí)際情況對庫存資料、分類原則、目錄編碼等進(jìn)行調(diào)整，使教學(xué)檔案在數(shù)量與質(zhì)量兩方面保持動態(tài)平衡，以便于開發(fā)利用。
4.3提高教學(xué)管理人員素質(zhì)與水平
教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作質(zhì)量的好壞，檔案人員不僅要精通檔案管理業(yè)務(wù)，還要了解所涉及的專業(yè)知識；不僅要熟悉手工管理方式，還要掌握檔案現(xiàn)代化管理的基本技能；不僅要會立卷歸檔保管，還要有科學(xué)管理、主動服務(wù)、有效提供信息資源的意識。為此，就要加強(qiáng)對高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，以掌握新的檔案管理技能和方法。
4.4教學(xué)檔案信息化管理，提高工作效率
充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的編目管理，實(shí)現(xiàn)自動檢索，提高查詢效率。建立了一批電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。另外要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案材料的遠(yuǎn)程檢索與鑒定利用，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，從而提高教學(xué)檔案的利用價值。
二級學(xué)院教學(xué)檔案管理是高校管理的重要組成部分，它是改進(jìn)教學(xué)工作、促進(jìn)教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源。
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[關(guān)鍵詞] 高校檔案；教學(xué)檔案；三級管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 107
[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）21- 0201- 03
教學(xué)檔案是指各類教學(xué)活動中形成的具有保存價值并歸檔保存的教學(xué)文件材料。教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動的真實(shí)記錄，是改進(jìn)教學(xué)工作，強(qiáng)化教學(xué)管理，規(guī)范教學(xué)活動、深化教學(xué)改革，不斷提高教學(xué)質(zhì)量必不可少的管理環(huán)節(jié)，同時也是衡量高校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。隨著高校學(xué)科建設(shè)、教學(xué)科研評估等重大活動的需要，教學(xué)檔案的利用率也隨之提高，其地位和作用越來越重要。因此，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作研究，對于進(jìn)一步規(guī)范教學(xué)管理和教學(xué)活動，深化教學(xué)研究以及提高教育教學(xué)質(zhì)量等方面具有重要意義。
1 高校教學(xué)檔案管理概況
1.1 高校教學(xué)檔案的內(nèi)容
高校教學(xué)檔案涉及面很廣，主要包含以下幾方面：教育主管機(jī)關(guān)下達(dá)的指導(dǎo)性文件；綜合性教學(xué)管理材料（制度、規(guī)定、統(tǒng)計(jì)表等）；招生工作材料、教學(xué)計(jì)劃、大綱、總結(jié)；學(xué)籍管理材料；學(xué)生獎懲材料；課堂教學(xué)材料；教學(xué)實(shí)習(xí)材料；教學(xué)實(shí)驗(yàn)材料；師資培訓(xùn)、業(yè)績材料；教學(xué)質(zhì)量材料；優(yōu)秀教案；學(xué)位授予材料；畢業(yè)論文；教材目錄與自編教材；在職教育材料（學(xué)歷教育、繼續(xù)教育、遠(yuǎn)程教育及各類研討班、培訓(xùn)班）；涉外教育材料等。
1.2 高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)
（1）內(nèi)容廣泛、綜合性強(qiáng)
教學(xué)檔案涉及的內(nèi)容龐雜，僅與教學(xué)緊密相關(guān)的就包括專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)總結(jié)、教材、課程信息、師生信息等。
（2）材料來源分散性較大
有來自上級主管部門的材料，有來自本校教學(xué)行政管理部門的材料，如學(xué)工處的招生、分配名冊，教務(wù)處的學(xué)籍管理材料；有來自教師的教材、教案、輔導(dǎo)資料聽課評課記錄、科研成果等；有來自學(xué)生的優(yōu)秀畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)報告等。
（3）多樣性、多學(xué)科性明顯
高校教學(xué)檔案的載體多種多樣，以紙質(zhì)材料為主，同時還有照片、圖表、錄像帶、錄音帶、光盤、獎旗、獎杯、獲獎證書、獎狀等實(shí)物材料。
（4）周期性、層次性、成套性
高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培訓(xùn)班等多層次的教育模式并存，還有聯(lián)合辦學(xué)、跨校辦學(xué)、國際合作辦學(xué)等教學(xué)形式，使得教學(xué)檔案的層次日趨多樣化。由于教學(xué)周期的長短，教學(xué)活動的周期性、規(guī)律性，決定了教學(xué)檔案的成套性。
1.3 高校教學(xué)檔案傳統(tǒng)管理模式
從管理方法上，現(xiàn)有的高校教學(xué)檔案管理模式主要是分級、分類管理。分級管理的教學(xué)檔案管理模式，是指對教學(xué)檔案實(shí)行兩級管理：校級管理和院級管理，即在校級主要對各教學(xué)檔案部門做統(tǒng)一管理，各院系則設(shè)立具體的教學(xué)檔案管理部門。具體分工：校級管理的重點(diǎn)是對教學(xué)檔案的總體管理上，主要任務(wù)是制定教學(xué)檔案管理制度和實(shí)施細(xì)則，對教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序做出明確的規(guī)定；院系管理的重點(diǎn)是對教學(xué)檔案的細(xì)節(jié)管理上，主要任務(wù)是保管各院系所產(chǎn)生的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)管理文件及研究成果等。
分類管理的校級教學(xué)檔案管理，主要負(fù)責(zé)教學(xué)文件及規(guī)章制度、教師檔案、科研成果檔案、教務(wù)考務(wù)檔案、學(xué)籍檔案、學(xué)位檔案等。分類管理的院級教學(xué)檔案管理，主要負(fù)責(zé)教學(xué)建設(shè)檔案，包括教材檔案、課程檔案、教學(xué)檔案和實(shí)習(xí)檔案；教學(xué)管理檔案，包括教學(xué)質(zhì)量評估、課程表、考試安排等教學(xué)過程檔案；教學(xué)成果檔案包括科技制作、畢業(yè)生論文等三大類的教學(xué)檔案。
1.4 高校教學(xué)檔案三級管理模式
《檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。高校教學(xué)檔案分級管理符合這一原則。模式是指某種事物的標(biāo)準(zhǔn)形式或使人可以照著做的標(biāo)準(zhǔn)樣式，簡單說，模式類似于定式，就是遇到反復(fù)出現(xiàn)的同一問題時所固定使用的解決方案。建立教學(xué)檔案管理模式目的就是實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的統(tǒng)一和規(guī)范。
2 高校教學(xué)檔案傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)缺點(diǎn)
2.1 高校教學(xué)檔案傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)點(diǎn)
（1）組織體系
目前，大多數(shù)高校教學(xué)檔案采用校、院兩級管理，各職能部門在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中形成的具有一定保存價值的教學(xué)檔案，由相關(guān)職能部門集中統(tǒng)一保管和利用；二級學(xué)院或教學(xué)部在教學(xué)管理活動中形成的具有一定保存價值的教學(xué)資料由二級學(xué)院或教學(xué)部集中統(tǒng)一保管和利用，這些材料由職能部門和院系或教學(xué)部的辦公室秘書保管，等過了利用高峰期，再轉(zhuǎn)交給檔案館保存。
（2）規(guī)章制度
健全了相應(yīng)的管理規(guī)章制度。組織體系是管理工作的基礎(chǔ)，有效的管理工作還要以規(guī)章制度為保障。規(guī)章制度由校檔案館統(tǒng)一制訂。通過相關(guān)規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行，規(guī)范教學(xué)檔案管理工作行為，使之形成良好的運(yùn)行機(jī)制。
（3）人員素質(zhì)
重視了檔案人員的水平提高。目前各高校為提高教學(xué)檔案管理人員自身素質(zhì)與水平，都加強(qiáng)了對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過各種形式的培訓(xùn)，拓展檔案工作人員的思維、知識面，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其能夠熟練掌握新的檔案管理技能和方法。
2.2 高校教學(xué)檔案傳統(tǒng)管理模式的缺點(diǎn)
（1）教學(xué)檔案管理部門權(quán)責(zé)不明
由于教學(xué)業(yè)務(wù)部門與檔案部門是兩個獨(dú)立的部門，而教學(xué)檔案主要來源于業(yè)務(wù)部門?，F(xiàn)實(shí)狀況是，關(guān)于教學(xué)工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，出現(xiàn)了文件的形成與歸檔脫節(jié)，檔案部門并不能參與到文件材料積累過程中，勢必造成收集到的材料不全面。還有，部分二級學(xué)院或教學(xué)部領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案管理工作的忽視，沒有把教學(xué)檔案管理工作當(dāng)成一項(xiàng)常規(guī)性的工作來做？，造成了教學(xué)檔案建檔困難，不能做到統(tǒng)一管理，資源共享，統(tǒng)一利用的良好運(yùn)行模式。
（2）教學(xué)檔案管理制度不夠完善
在日常的教學(xué)管理工作中，各二級學(xué)院或教學(xué)部缺乏有效的管理規(guī)定和監(jiān)督措施。各二級學(xué)院或教學(xué)部教學(xué)辦公室和教師缺乏建立及保存教學(xué)檔案的意識，不能保證按時完成建檔工作，相關(guān)的管理制度中對參與教學(xué)活動的全體人員責(zé)任和任務(wù)不明，規(guī)定時限要求未得到充分執(zhí)行，未輔以相應(yīng)的考核和獎懲措施。并且各個二級學(xué)院或教學(xué)部之間教學(xué)檔案管理缺乏相互借鑒和交流。
（3）教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)欠佳
一是大多數(shù)檔案管理員不是科班出身，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性。二是有些教學(xué)部門、二級學(xué)院的檔案管理是由兼職檔案員做，這些兼職人員一方面忙于教學(xué)、科研、人事、辦公室等事務(wù)性工作，沒有多余時間和精力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識；也沒有機(jī)會接受專門的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無法實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理，致使移交到檔案館教學(xué)檔案材料不規(guī)范，不完整。
3 開展教學(xué)檔案三級管理模式的對策和建議
筆者就高校教學(xué)工作的實(shí)際情況，認(rèn)為解決辦法是建立第一級：檔案館，第二級：教務(wù)部門，學(xué)務(wù)部門、招生就業(yè)等部門，第三級：各二級學(xué)院或教學(xué)部的三級管理模式，從而優(yōu)化教學(xué)檔案的建檔質(zhì)量。
根據(jù)文件生命周期理論的含義：文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的過程；根據(jù)文件的價值屬性，文件生命周期可以劃分為幾個不同的運(yùn)動階段；在每一個運(yùn)動階段里，文件特定的價值屬性，與文件的管理方式、存放場所之間存在著一種固有的內(nèi)在關(guān)系。因此，高校檔案館根據(jù)高校全部教學(xué)檔案的價值形態(tài)、服務(wù)對象來劃分保存范圍、場所，采取三級管理模式是符合文件生命周期理論的，完全具有可行性。
3.1 實(shí)行教學(xué)檔案三極目標(biāo)管理責(zé)任制
高校應(yīng)成立 “教學(xué)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，領(lǐng)導(dǎo)小組按照《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)和上級文件，統(tǒng)一制定本校的檔案館工作職責(zé)、檔案館館長工作職責(zé)、各二級學(xué)院（部門）分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)工作職責(zé)、各二級學(xué)院（部門）兼職檔案員工作職責(zé)、以及本校檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則、教學(xué)檔案工作基本原則，教學(xué)檔案歸檔范圍和歸檔要求，教學(xué)檔案的部門立卷和歸檔流程，教學(xué)檔案的文件整理等各項(xiàng)規(guī)章制度，并且明確各級檔案管理職權(quán)的分配，實(shí)行三級目標(biāo)責(zé)任制，以便各教學(xué)管理部門、各二級學(xué)院、各教學(xué)部的檔案材料能夠按期保質(zhì)向?qū)W校檔案館移交。
3.2 建立教學(xué)檔案三級管理的體制
教學(xué)檔案三級管理是由檔案館、教務(wù)處、學(xué)生處、以及各二級學(xué)院、教學(xué)部等組成的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。借助這個網(wǎng)絡(luò)體系建立一個良好的合作平臺，在教務(wù)處、學(xué)生處、各二級學(xué)院和教學(xué)部設(shè)立專門的教學(xué)檔案資料室和教學(xué)檔案管理崗位，使得學(xué)校、教學(xué)管理部門、教學(xué)人員、各二級學(xué)院、教學(xué)部的檔案工作能夠遵守統(tǒng)一的規(guī)范和歸檔程序，按照本校的檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則、文書檔案歸檔范圍和保管期限、本科教學(xué)檔案管理辦法等要求，并且按照形成者―時間―類別等分類標(biāo)準(zhǔn)收集、保管有關(guān)教學(xué)和學(xué)生管理方面的檔案材料。定期由各二級學(xué)院、教學(xué)部將歸檔材料上交到學(xué)校教學(xué)管理部門進(jìn)行信息匯總審核，審核后由學(xué)校教學(xué)管理部門把檔案材料信息再次匯總后（紙質(zhì)版和電子版）統(tǒng)一上交到學(xué)校檔案館，最后由學(xué)校檔案館進(jìn)行合理規(guī)劃、統(tǒng)一編目，入庫上架，從而保證了教學(xué)檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，使得高校教學(xué)檔案管理工作走上有序化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。
3.3 健全各層級檔案管理人員約束機(jī)制。
要加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，對存在的問題和困難給予指導(dǎo)和幫助，對教學(xué)檔案材料的積累進(jìn)行督促。采取行政干預(yù)手段，把教學(xué)人員、學(xué)院和教學(xué)管理部門教學(xué)檔案的歸檔情況與年終考核掛鉤。并且制訂出一套行之有效的教學(xué)檔案管理業(yè)務(wù)考評制度和實(shí)施辦法，定期或不定期地對本校教學(xué)檔案的管理進(jìn)行業(yè)務(wù)考核和評估，適時進(jìn)行必要獎罰。
3.4 提高教學(xué)檔案管理人員的工作能力
加強(qiáng)對高校專兼職檔案人員進(jìn)行檔案意識的培養(yǎng)和檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高專業(yè)管理水平。在教學(xué)檔案管理的實(shí)際工作中摸索出一種教學(xué)檔案管理人才培養(yǎng)的新模式，建立管理員的培訓(xùn)上崗制度、健全管理員的考核與激勵機(jī)制，有計(jì)劃定期對檔案管理人員進(jìn)行愛崗敬業(yè)教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和理論研究，縮短檔案管理人員能力與檔案事業(yè)發(fā)展需求之間的差距，不斷提高終身學(xué)習(xí)的意識和能力，使其成為具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，較強(qiáng)的技術(shù)技能、管理能力和創(chuàng)新能力的新一代檔案管理者。
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一、高校大學(xué)生檔案管理中存在的問題
1、檔案流入環(huán)節(jié)
（1）學(xué)生、教師檔案意識不強(qiáng)。大學(xué)生入學(xué)時，學(xué)籍檔案是反映其高中期間，學(xué)習(xí)、生活各方面表現(xiàn)、優(yōu)勢、劣勢，特長，班級管理經(jīng)驗(yàn)的重要憑證，對老師在大學(xué)期間對其進(jìn)一步的指導(dǎo)有著非常重要的意義。而今，因?yàn)閷W(xué)校、教育部門對檔案的不重視，加之學(xué)生檔案意識不強(qiáng)，檔案在學(xué)生帶到學(xué)校的過程中，被私自拆封、撕壞、遺失的情況屢有發(fā)生，此外，檔案在學(xué)生移交到學(xué)校后，因?yàn)槔蠋煹牟粚I(yè)以及對檔案的不重視，經(jīng)常將學(xué)生檔案束之高閣或丟失，沒有使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
（2）檔案材料標(biāo)準(zhǔn)不一。近幾年，高校學(xué)生檔案是在新生報到時開始收集，然而，由于我國各省區(qū)學(xué)生高中檔案沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因此，學(xué)生檔案在紙張、筆跡、格式、內(nèi)容各方面規(guī)格不一，五花八門，檔案質(zhì)量參差不齊。
2、檔案管理環(huán)節(jié)
（1）檔案管理歸口不一。許多高校學(xué)生檔案管理歸口部門不統(tǒng)一。以內(nèi)蒙古某高校為例，2008年至2010年一直歸招生就業(yè)處管理，2011年至今，一直歸各二級學(xué)院管理。還有一些高校檔案歸人事處、學(xué)生處管理。歸口不一必然導(dǎo)致檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不一致，檔案管理混亂。
（2）學(xué)生檔案內(nèi)容陳舊。本人在從事檔案管理的七年間，通過訪談，發(fā)現(xiàn)70%的單位對畢業(yè)生檔案材料不感興趣，因?yàn)闄n案材料中找不到單位聘用人員所需的各種信息。本人所在的高校，學(xué)生的檔案主要由高中學(xué)籍檔案、大學(xué)期間的成績單、學(xué)年鑒定表、高等畢業(yè)生登記表、體檢表、實(shí)習(xí)考核表、體能測試表組成，這些材料千人一面，很難反映出學(xué)生的創(chuàng)新能力、溝通能力、組織協(xié)調(diào)能力等信息，無法給用人單位提供選擇依據(jù)，與用人單位的期望值相差甚遠(yuǎn)。
（3）檔案管理人員非專業(yè)化。高校的檔案管理人員普遍為學(xué)團(tuán)工作人員，平時工作忙，任務(wù)重，沒有接受過專門的檔案管理培訓(xùn)，缺乏應(yīng)有的檔案管理基本知識，在存放、管理等方面，缺乏專門的制度，導(dǎo)致了檔案管理方面重收集，輕利用的情況。
（4）檔案管理制度滯后。大部分高校沒有建立檔案管理工作程序、規(guī)章及制度，使檔案管理工作無章可循，缺乏固定的規(guī)范和法律保障。
3、檔案流出環(huán)節(jié)
（1）檔案封裝質(zhì)量低。高校學(xué)生畢業(yè)時，檔案是其大學(xué)期間學(xué)習(xí)成績、社會工作、文體活動、總體表現(xiàn)的重要材料，對其將來的就業(yè)、提拔起到了關(guān)鍵的作用。但是，由于目前高校沒有嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的管理制度，加之檔案封裝材料多、人手少，每年都是抽調(diào)學(xué)生封裝檔案。學(xué)生能力有限，責(zé)任意識不強(qiáng)，致使學(xué)生檔案材料收集、裝檔過程中出錯情況時有發(fā)生。
（2）檔案移交不規(guī)范。目前高校檔案移交主要為“一對多”的移交方式，即在畢業(yè)前夕由學(xué)校統(tǒng)一移交到學(xué)生手中。因?yàn)楫厴I(yè)時期，移交材料頗多，學(xué)生檔案需在短時間內(nèi)移交完畢，檔案的流動性大，數(shù)量多，時間性強(qiáng)，部分學(xué)生檔案意識不強(qiáng)，請他人代領(lǐng)，導(dǎo)致檔案移交手續(xù)不全，移交程序不規(guī)范等情況，其結(jié)果必然是雜亂無序。
檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性是檔案的基本屬性和特征，而只有利用真實(shí)可靠的、質(zhì)量較高的檔案才能產(chǎn)生影響，收到效益。[2]根據(jù)以上高校大學(xué)生檔案中存在的問題，為確保大學(xué)生檔案的質(zhì)量，提高檔案的利用價值，必須采取切實(shí)有效的措施，加強(qiáng)管理。
二、針對問題的解決對策
1、增強(qiáng)學(xué)生、教師的檔案意識
首先，要使教師、學(xué)生轉(zhuǎn)變觀念，意識到檔案不僅是一種學(xué)籍資料，更是學(xué)生綜合素質(zhì)的一個全面反映，是學(xué)生在激烈的就業(yè)市場中勝出的關(guān)鍵材料，學(xué)生在檔案的保管、移交、填寫等環(huán)節(jié)要樹立認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，確保檔案材料的完整性與準(zhǔn)確性。教師作為高校的管理者，更要樹立大局意識和服務(wù)意識，端正態(tài)度，增強(qiáng)自己的服務(wù)水平，提高服務(wù)能力，確保檔案轉(zhuǎn)接的各個環(huán)節(jié)不出問題。
2、建立健全檔案管理機(jī)制
加強(qiáng)法律法規(guī)建設(shè)，使大學(xué)生檔案管理有章可循。教育部門及高校要根據(jù)《檔案法》，結(jié)合實(shí)際，制定相應(yīng)的《高校學(xué)生檔案管理工作條例》，明晰管理部門及職責(zé)，使大學(xué)生檔案管理有章可循，有法可依，指導(dǎo)大學(xué)生檔案管理工作的順利開展。[3]
3、豐富學(xué)生檔案內(nèi)容
為了進(jìn)一步與社會接軌，給學(xué)生就業(yè)提供比較優(yōu)勢，高校應(yīng)在學(xué)生檔案內(nèi)容方面進(jìn)行創(chuàng)新，將學(xué)生在校期間的英語等級證書、計(jì)算機(jī)等級證書、專業(yè)資格證書、社團(tuán)活動、學(xué)生活動獲獎證書、圖片材料、社會實(shí)踐活動經(jīng)歷等內(nèi)容按照學(xué)生的道德品質(zhì)、學(xué)習(xí)成果、專業(yè)素養(yǎng)、綜合能力、心理素質(zhì)幾個方面，一并整理封裝在學(xué)生檔案中，為用人單位提供一個詳實(shí)的記錄。
比如，道德品質(zhì)方面，可增加信用檔案。學(xué)生信用檔案是學(xué)生個人職業(yè)生涯的信用資本，高?？梢酝ㄟ^積累學(xué)生在校期間考試、勞動、還貸、參與活動、遵紀(jì)守法等多方面的表現(xiàn)，制成材料，準(zhǔn)確反映學(xué)生的信用行為和品行情況。
學(xué)習(xí)成果方面，可以納入學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、英語四、六級證書、計(jì)算機(jī)等級證書、獎學(xué)金證書、學(xué)術(shù)論文等，以此為主要依據(jù)，側(cè)重反映學(xué)生的學(xué)習(xí)能力。
專業(yè)素養(yǎng)方面，以學(xué)生的專業(yè)資格證書、社會實(shí)踐活動、實(shí)習(xí)經(jīng)歷為主，體現(xiàn)學(xué)生的專業(yè)水平和專業(yè)認(rèn)識程度。
綜合能力方面要側(cè)重關(guān)注、體現(xiàn)學(xué)生各方面的能力。注意收集反映學(xué)生學(xué)習(xí)成績以外的其他材料，比如學(xué)生的個人設(shè)計(jì)作品、參賽榮譽(yù)證書、職業(yè)資格證書、文體活動照片等。
心理素質(zhì)方面，應(yīng)建立心理檔案來反映學(xué)生的心理狀況。高校學(xué)生心理健康教育的開展及學(xué)生心理健康狀況的跟蹤調(diào)查，形成了很多關(guān)于大學(xué)生心理素質(zhì)的材料，通過對這些資料的加工和整理，形成學(xué)生的心理檔案，可以幫助單位根據(jù)學(xué)生的心理健康狀況， 為其提供最適合的崗位。
4、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)
大學(xué)生檔案主管部門要建立學(xué)生檔案管理人員培訓(xùn)長效機(jī)制， 廣泛開展多種形式的教育培訓(xùn)，如檔案基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、相關(guān)專業(yè)知識培訓(xùn)等。通過教育培訓(xùn)，完善大學(xué)生檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)敏銳的檔案意識及較強(qiáng)的檔案技術(shù)能力。[4]