時(shí)間：2023-05-15 16:31:40
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理認(rèn)知的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1.檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案工作認(rèn)知不到位。
隨著時(shí)代的發(fā)展，越來(lái)越多的人在思想觀念、價(jià)值取向方面發(fā)生了重大的變化，也包括一些檔案管理人員，認(rèn)為檔案工作與其他工作在經(jīng)濟(jì)、社會(huì)地位以及其他方面存在很大差距。由此，正在從事檔案工作的檔案管理人員的檔案意識(shí)也隨之減弱，主動(dòng)想要把檔案工作做好的意愿不強(qiáng)烈。再加上檔案工作的工作量大，重復(fù)性強(qiáng)，枯燥煩瑣，使得一些檔案管理人員產(chǎn)生厭倦情緒，缺乏使命感、責(zé)任感，在檔案工作方面懶散，檔案事業(yè)發(fā)展易受到嚴(yán)重影響。
2.不思進(jìn)取，缺乏開(kāi)拓創(chuàng)新精神。
由于檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性、條件性很強(qiáng)的工作，許多檔案管理人員長(zhǎng)期做這項(xiàng)重復(fù)性的服務(wù)工作時(shí)思維容易僵化，認(rèn)為只要把日常工作做好，不犯什么大錯(cuò)就算完成任務(wù)了，殊不知這正是檔案事業(yè)無(wú)法加速發(fā)展的巨大阻礙。在這個(gè)日新月異的時(shí)代里，不能接受新生事物，不抱著主動(dòng)學(xué)習(xí)態(tài)度的人是會(huì)被社會(huì)所拋棄的。如果檔案管理人員繼續(xù)處于貪圖安逸、不思進(jìn)取的狀態(tài)，檔案工作將止步不前。
3.缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉。
事實(shí)上，許多檔案單位的檔案管理人員并不都是檔案專(zhuān)業(yè)出身的，也有一部分人在工作之前未曾接觸過(guò)檔案管理方面的知識(shí)，而是通過(guò)邊學(xué)習(xí)邊工作在檔案工作中不斷摸索。這極易擴(kuò)大檔案管理人員工作的隨意性，他們的業(yè)務(wù)水平比較低，工作的時(shí)候經(jīng)常由著自己的想法去做，比如在整理一些檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問(wèn)題了會(huì)將其隨意丟棄，這就容易使檔案的一些重要信息泄露。檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)并對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉這些問(wèn)題的存在對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)是極為有害的。
二、針對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)所存在問(wèn)題的對(duì)策
1.提高檔案管理人員意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)檔案工作。
檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守《檔案法》，做到嚴(yán)格執(zhí)法，必須牢固樹(shù)立紀(jì)律觀念。自覺(jué)遵章守紀(jì)，注重檔案工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，制度化建設(shè)。針對(duì)許多檔案管理人員對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不到位、檔案意識(shí)薄弱的問(wèn)題，各檔案單位應(yīng)加大檔案宣傳力度，如舉辦“檔案宣傳日”宣傳活動(dòng)，使得檔案管理人員甚至更多人都意識(shí)到檔案的歷史價(jià)值和憑證價(jià)值，了解到檔案是與我們每個(gè)人息息相關(guān)的，以此來(lái)增強(qiáng)檔案管理人員檔案工作的主動(dòng)性。除此之外，各檔案單位還應(yīng)加大對(duì)檔案工作方面資金的投入，增加員工的福利與待遇，全面改善檔案工作的條件。利用現(xiàn)代化管理手段，將計(jì)算機(jī)和檔案工作緊密結(jié)合起來(lái)，使得煩瑣的檔案工作變得輕松，檔案管理人員也將因此對(duì)檔案工作的積極性有進(jìn)一步的提高。
2.擺脫傳統(tǒng)思想的束縛，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。
首先，應(yīng)加快轉(zhuǎn)變檔案工作傳統(tǒng)管理模式，給予更多檔案管理人員提出自己意見(jiàn)的機(jī)會(huì)，通過(guò)多種途徑。例如，可在檔案館（室）設(shè)置意見(jiàn)箱，讓更多檔案管理人員大膽提出自己的想法。其次，制定關(guān)于創(chuàng)新方面的獎(jiǎng)勵(lì)制度，在檔案館（室）內(nèi)展開(kāi)創(chuàng)新方面的競(jìng)爭(zhēng)，對(duì)于優(yōu)秀的創(chuàng)新型人才給予獎(jiǎng)勵(lì)。最后，通過(guò)招聘方式，吸納更多創(chuàng)新型人才，給檔案單位注入新的血液，打破固有思維定式，使檔案管理人員在工作時(shí)更具活力。
3.引導(dǎo)檔案管理人員自主學(xué)習(xí)，強(qiáng)化知識(shí)技能。
面對(duì)許多檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏的情況，高層管理者應(yīng)起到一個(gè)帶頭的作用，一是樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念。引導(dǎo)檔案管理人員自主學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，營(yíng)造一個(gè)良好的學(xué)習(xí)氛圍，更新檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，逐步提高其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。二是努力提高業(yè)務(wù)行為。檔案工作者要努力使自己具備法律知識(shí)、專(zhuān)業(yè)理論知哲學(xué)理論知識(shí)和現(xiàn)代管理知識(shí)。使其更好地為大眾服務(wù)，以便迎接新的挑戰(zhàn)，還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力，建立與素質(zhì)教育發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作教育體系，提高大干業(yè)務(wù)工作的效率。三是提高服務(wù)質(zhì)量。檔案人員要提高檔案的查考利用價(jià)值，消除落后的思想觀念，樹(shù)立積極向上的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)，積極主動(dòng)為相應(yīng)的利用者提供翔實(shí)的檔案資料。
三、總結(jié)
關(guān)鍵詞：公務(wù)員；人事檔案；知情權(quán)
一、公務(wù)員人事檔案知情權(quán)現(xiàn)狀概述
從現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)公務(wù)員人事檔案管理制度已經(jīng)較為成熟，并形成了一個(gè)相對(duì)健全的體系，但在公務(wù)員人事檔案知情權(quán)方面卻存在一定缺失。相關(guān)法律著重強(qiáng)調(diào)了公務(wù)員人事檔案的高度保密性及利用的特定性，但在知情權(quán)方面卻缺乏可行的操作細(xì)則。之所以會(huì)出現(xiàn)公務(wù)員人事檔案知情權(quán)保障缺失，與很多因素相關(guān)[1]。一方面，部分檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作認(rèn)知程度不夠，僅將檔案管理視為單純性的保管工作，對(duì)檔案管理并不重視，使得相關(guān)制度無(wú)法落實(shí)到位，導(dǎo)致檔案管理紊亂。另一方面，檔案涉及內(nèi)容較多，包括個(gè)人隱私、不同群體利益、知識(shí)專(zhuān)利等，由于要保護(hù)這些知識(shí)成果、個(gè)人隱私，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，因此，人事檔案當(dāng)中的部分內(nèi)容并不對(duì)外開(kāi)放，一定程度上限制了知情權(quán)。
二、公務(wù)員人事檔案知情權(quán)缺失所引發(fā)的問(wèn)題分析
公務(wù)員人事檔案知情權(quán)的缺失，必然會(huì)引發(fā)一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面[2]：（1）公務(wù)員的合法權(quán)益無(wú)法得到充分保障。對(duì)于公務(wù)員而言，相關(guān)人事檔案是考察、評(píng)價(jià)公務(wù)員的重要依據(jù)，與公務(wù)員的個(gè)人利益存在密切關(guān)聯(lián)。由于人事檔案知情權(quán)的缺失，導(dǎo)致當(dāng)事人無(wú)法清晰掌握自身檔案的實(shí)際管理情況，若出現(xiàn)人事檔案延遲轉(zhuǎn)移，而當(dāng)事人無(wú)法及時(shí)確認(rèn)，會(huì)對(duì)當(dāng)事人的合法權(quán)益帶來(lái)較大影響。（2）會(huì)對(duì)檔案的完整性及真實(shí)性產(chǎn)生影響。真實(shí)性與完整性是公務(wù)員人事檔案知情權(quán)的基礎(chǔ)。如果無(wú)法完全提取人事檔案信息，公務(wù)員本身也就無(wú)法全面、清晰地掌握人事檔案的實(shí)際情況，其知情權(quán)必然會(huì)受到影響。人事檔案涉及內(nèi)容較多，涉及范圍較廣，并且不同公務(wù)員的檔案材料產(chǎn)生的時(shí)間存在差異性。因此，在公務(wù)員人事檔案資料整理過(guò)程中，容易出現(xiàn)信息錯(cuò)漏的情況。一旦當(dāng)事人缺乏知情權(quán)，便無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正錯(cuò)漏信息。同時(shí)，公務(wù)員自身也失去了自我管理檔案的能力，無(wú)法及時(shí)更新檔案信息，這必然會(huì)影響到檔案的真實(shí)性與完整性。（3）會(huì)影響人事檔案的利用率。人事檔案知情權(quán)的缺失，也就意味著檔案相對(duì)人無(wú)法充分利用檔案信息內(nèi)容，會(huì)降低人事檔案的利用率，并造成人事檔案利用需求單調(diào)化，制約人事檔案的發(fā)展。
三、加強(qiáng)公務(wù)員人事檔案知情權(quán)保障的相關(guān)建議
（一）加強(qiáng)配套制度建設(shè)
從社會(huì)發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，過(guò)去制定的部分檔案制度內(nèi)容已經(jīng)表現(xiàn)出滯后性，無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前政治體制及經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)的需求，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修正。在相關(guān)法律法規(guī)當(dāng)中應(yīng)該增加人事檔案知情權(quán)細(xì)則。一方面，要明確人事檔案知情權(quán)的范圍。對(duì)于人事檔案當(dāng)中的大部分內(nèi)容及檔案利用情況應(yīng)該作為公開(kāi)信息內(nèi)容，供檔案相對(duì)人查閱。對(duì)于少部分隱私性較強(qiáng)的檔案材料則要保密，不授予本人查閱權(quán)力。若存在特殊需求如崗位信息核實(shí)、錄用標(biāo)準(zhǔn)核實(shí)等，在進(jìn)行他人檔案信息查閱過(guò)程中，要根據(jù)相關(guān)程序及規(guī)定規(guī)范操作，以保護(hù)檔案相對(duì)人的隱私權(quán)及保密權(quán)，使之與知情權(quán)維持平衡。另一方面，要明確相關(guān)監(jiān)督部門(mén)的職責(zé)。檔案行政部門(mén)要對(duì)檔案中心相關(guān)工作進(jìn)行定期或不定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以糾正。與檔案中心存在業(yè)務(wù)來(lái)往的行政機(jī)關(guān)人員在檔案對(duì)接時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可及時(shí)向檔案行政部門(mén)匯報(bào)。若發(fā)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中存在嚴(yán)重違規(guī)、違紀(jì)行為，可向紀(jì)檢機(jī)關(guān)直接反映，由紀(jì)檢機(jī)關(guān)調(diào)查處理。
（二）充分應(yīng)用先進(jìn)檔案管理技術(shù)
除了要重視檔案管理制度建設(shè)外，還要重視檔案管理技術(shù)建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案管理的效率。結(jié)合人事檔案利用相關(guān)要求，加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，構(gòu)建出一個(gè)統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案信息管理平臺(tái)。對(duì)于限制性開(kāi)放的人事檔案信息內(nèi)容，通過(guò)信息系統(tǒng)賦予權(quán)限，限制用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息分級(jí)別管理[3]。同時(shí)，要做好人事檔案電子信息存儲(chǔ)工作，通過(guò)更新硬件設(shè)備、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)，保證人事檔案信息的安全性，避免出現(xiàn)人事檔案電子信息丟失、損壞等現(xiàn)象。另外，利用人事檔案信息系統(tǒng)能夠完整地記錄人事檔案查閱、調(diào)用行為，出現(xiàn)違規(guī)行為后，可進(jìn)行事后問(wèn)責(zé)，保證了制度的執(zhí)行力。
（三）增強(qiáng)人事檔案知情權(quán)保障意識(shí)
要加強(qiáng)公務(wù)員人事檔案知情權(quán)保障，必然要增強(qiáng)人事檔案知情權(quán)保障意識(shí)。政府及相關(guān)管理部門(mén)要加強(qiáng)人事檔案知情權(quán)保障宣傳工作，讓單位、組織、個(gè)人意識(shí)到人事檔案知情權(quán)的重要性。同時(shí)，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思維，樹(shù)立立檔為民的管理理念。在平衡檔案信息開(kāi)放與保密的同時(shí)，還要兼顧到個(gè)人利益與公共利益之間的關(guān)系。通過(guò)推動(dòng)檔案信息公開(kāi)化，讓公務(wù)員能夠充分行使自身知情權(quán)，使其合法權(quán)益得到妥善保護(hù)。
四、結(jié)語(yǔ)
充分落實(shí)公務(wù)員人事檔案知情權(quán)，對(duì)于促進(jìn)我國(guó)檔案行政管理體制改革具有重要的意義。通過(guò)完善制度建設(shè)、更新檔案信息管理技術(shù)、增強(qiáng)人事檔案知情權(quán)保障意識(shí)，能使人事檔案相對(duì)人的知情權(quán)得到切實(shí)保障，以維護(hù)其合法權(quán)益。
參考文獻(xiàn)
[1]張家英.人事檔案利用的困境與突破[J].檔案學(xué)研究,2012（02）:31-34.
[2]劉英,杜清玲.加強(qiáng)人事檔案信息化管理保障人事檔案知情權(quán)[J].蘭臺(tái)世界,2010（02）:57-58.
摘 要：檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，如何加快步伐為醫(yī)院的發(fā)展提供迅速、準(zhǔn)確的信息服務(wù)是檔案管理人員面臨的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了新的要求，檔案管理人員自身建設(shè)也成為了主要課題。本文總結(jié)了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀，歸納了檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)要求，并提出了增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)的主要途徑。
關(guān)鍵詞：檔案管理 檔案管理人員 綜合素質(zhì) 信息化
醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策提供重要的支持，既是學(xué)科建設(shè)和醫(yī)療、科研的管理依據(jù)，也是資源配置、基建的信息資料。檔案管理人員是檔案工作的主導(dǎo)因素，檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了檔案工作的質(zhì)量。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，新時(shí)代對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更新、更高的要求。
一、檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀
1.思想陳舊，觀念落后
由于檔案管理部門(mén)長(zhǎng)期處在封閉和局限的空間中，一些檔案管理人員對(duì)檔案工作崗位的價(jià)值缺乏認(rèn)知，再加上個(gè)別人樂(lè)于攀比，造成心理失衡、思想懈怠、不思進(jìn)取，奉獻(xiàn)意識(shí)和敬業(yè)精神淡薄，不能把檔案工作作為一項(xiàng)事業(yè)來(lái)做，使命感、責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)有待增強(qiáng)。
2. 缺乏較全面的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)
一些工作人員僅停留在現(xiàn)有的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有些對(duì)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、政策和規(guī)章制度等知識(shí)較為淡薄。專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)面狹窄、知識(shí)結(jié)構(gòu)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新時(shí)代檔案工作的要求。由于接受相關(guān)學(xué)科的新知識(shí)熱情不夠，極大地影響了工作人員自身素質(zhì)的提高。
3.計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力薄弱
檔案信息化離不開(kāi)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，檔案管理人員僅滿(mǎn)足計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)應(yīng)用，對(duì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)新技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理及網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等能力比較薄弱。如果檔案管理人員還不能盡快地適應(yīng)計(jì)算機(jī)信息化的環(huán)境，不僅影響自身綜合素質(zhì)，也不能創(chuàng)造性地實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。
4.檔案工作長(zhǎng)期被邊緣化
檔案工作的實(shí)際地位沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，單位在預(yù)算安排中，對(duì)檔案管理經(jīng)費(fèi)投入較少，檔案工作長(zhǎng)期被邊緣化。在實(shí)際工作中，檔案管理的成效沒(méi)有得到充分的肯定，檔案管理人員的能力沒(méi)有得到充分認(rèn)可，檔案自身價(jià)值沒(méi)有得到充分體現(xiàn)。
二、檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)
1.要有一定的創(chuàng)新精神，包括以下幾個(gè)方面：一是檔案管理理念的創(chuàng)新。檔案工作從過(guò)去的封閉管理到今天的開(kāi)放利用有了質(zhì)的變化，新的形勢(shì)下，檔案事業(yè)要實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展，必須堅(jiān)決破除安于現(xiàn)狀、封閉自守的思想，樹(shù)立檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的理念，開(kāi)辟檔案管理新途徑。二是檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的更新。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)了許多嶄新的檔案形式和檔案課題，檔案管理人員要強(qiáng)化知識(shí)更新的主動(dòng)性和自覺(jué)性，在工作中掌握新的知識(shí)。事實(shí)證明，隱性的知識(shí)是在專(zhuān)業(yè)實(shí)踐中產(chǎn)生的。檔案管理人員在新知識(shí)的了解過(guò)程中，應(yīng)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題、大膽創(chuàng)新，使自身素|和知識(shí)得到充實(shí)和完善，從而提高內(nèi)在的動(dòng)力。三是檔案服務(wù)觀念的更新。檔案管理人員要更新服務(wù)觀念，強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，將被動(dòng)的服務(wù)變?yōu)楦行У闹鲃?dòng)服務(wù)。
2.要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和熟練的業(yè)務(wù)技能。較高的檔案專(zhuān)業(yè)水平是知識(shí)、技能和綜合素質(zhì)的總和，是檔案理論和現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合的體現(xiàn)。檔案管理人員只有具備了較高的業(yè)務(wù)水平，利用掌握的檔案管理技巧，對(duì)檔案的信息進(jìn)行分析、研究，進(jìn)而采取現(xiàn)代化管理技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行加工和處理，才能創(chuàng)新檔案管理的方式與方法，體現(xiàn)出較高的檔案專(zhuān)業(yè)水平和管理能力。
3.要有掌握運(yùn)用新技術(shù)的能力。檔案的載體和形式越來(lái)越多樣化，已從過(guò)去以實(shí)物為載體轉(zhuǎn)為以電子文件為載體。因此，合格的檔案管理人員應(yīng)努力掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)科學(xué)知識(shí)以及信息管理能力，利用計(jì)算機(jī)信息化實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而適應(yīng)新時(shí)代醫(yī)院發(fā)展的需求。
三、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的途徑
1.培養(yǎng)良好的政治思想素質(zhì)和愛(ài)崗敬業(yè)精神
良好的政治素質(zhì)是檔案管理人員的內(nèi)在要求，也是愛(ài)崗敬業(yè)的基礎(chǔ)。檔案管理人員必須具備較高的政治覺(jué)悟水平，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等有關(guān)法律和政策，熱愛(ài)檔案專(zhuān)業(yè)，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，堅(jiān)持專(zhuān)業(yè)道德準(zhǔn)則，始終以強(qiáng)烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任感、良好的服務(wù)意識(shí)和法律意識(shí)，把新時(shí)期檔案管理工作做好。
2.樹(shù)立檔案管理出效益的理念
檔案工作并不是體現(xiàn)在直接經(jīng)濟(jì)效益中，而是包含在醫(yī)院整體成果中，檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立檔案管理工作也能出效益的觀念。檔案管理人員應(yīng)建立與各科室聯(lián)系，加強(qiáng)協(xié)調(diào)能力和溝通能力，充分挖掘檔案資源的利用價(jià)值，釋放檔案能量，更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)。從而改變對(duì)檔案管理部門(mén)的認(rèn)識(shí)，并將其置于與醫(yī)院其他科室同等重要的地位，使自己的工作成績(jī)得到充分肯定。
3.優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、優(yōu)化個(gè)人技能
檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)和個(gè)人技能的優(yōu)化，是檔案管理現(xiàn)代化的要求。在職培訓(xùn)和繼續(xù)教育是提高檔案管理人員知識(shí)和檔案管理技術(shù)的重要形式，檔案管理人員要定期參加檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、縮印、錄像、照相等多媒體技術(shù)培訓(xùn)，定期到其他單位學(xué)習(xí)、進(jìn)修、交流。
4.加強(qiáng)檔案工作績(jī)效考核
為了進(jìn)一步提高檔案管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，激發(fā)工作熱情，檔案管理部門(mén)應(yīng)科學(xué)、合理地制定績(jī)效考核內(nèi)容，將檔案工作目標(biāo)任務(wù)以及年度重點(diǎn)工作納入考核范圍，將年度考核和日常考核結(jié)合起來(lái)，強(qiáng)化日常考核，并將考核結(jié)果作為檔案管理人員評(píng)先評(píng)優(yōu)的重要依據(jù)。
結(jié)語(yǔ)：
新時(shí)代的檔案管理工作面臨著新挑戰(zhàn)，也對(duì)檔案管理人員提出新的素質(zhì)要求。信息化促使檔案管理人員必須全面提高自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，檔案管理人員只有提升自身的素質(zhì)，才能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的需要，才能更好地為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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1.管理理念滯后。管理觀念落后，導(dǎo)致管理制度無(wú)法創(chuàng)新。普遍存在著部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有將管理工作列入工作日程。存在重視管理、疏于利用的現(xiàn)象。使人事檔案平時(shí)不受重視，關(guān)鍵時(shí)刻方顯其重要的現(xiàn)象。落后的管理理念，造成了不完善的管理制度，使管理工作缺乏政策依據(jù)，有些仍然沿襲過(guò)去的管理制度。制約了檔案管理工作的正常運(yùn)行，檔案管理制度喪失了創(chuàng)新性。
2.對(duì)人事檔案管理的重視程度不高。長(zhǎng)久以來(lái)，企業(yè)內(nèi)部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在一定錯(cuò)誤，最重要的就是對(duì)于人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不全面。認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單保管人事檔案，與單位的其它事物相比，沒(méi)有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丟失文件，不泄露職工檔案秘密，在檔案外調(diào)、查檔時(shí)能夠應(yīng)付過(guò)去就行了。更有甚者，認(rèn)為管理檔案只是一些檔案部門(mén)應(yīng)該管理的事務(wù)，完全沒(méi)有將檔案工作放在心上，從不過(guò)問(wèn)檔案管理工作的情況，沒(méi)有意識(shí)去管。
3.人事檔案以及人事分檔存在的一些問(wèn)題。對(duì)制度進(jìn)行改革后，當(dāng)利用人事檔案時(shí)，卻存在有部分職工檔案缺失甚至斷檔的現(xiàn)象。這些情況主要就可以劃分為下面三種類(lèi)型：第一類(lèi)，人才流動(dòng)性增強(qiáng)，但很多人的檔案并沒(méi)有隨人員的流動(dòng)而轉(zhuǎn)移。人事檔案仍然存放于原來(lái)的工作單位。并且由于職工的離開(kāi)，檔案管理者不再更新此人檔案，使其離開(kāi)后的所有經(jīng)歷無(wú)法被記錄，致使有些職工檔案不具有連續(xù)性。在畢業(yè)后的實(shí)習(xí)單位有一定的檔案記錄，但是在員工從其他單位到本單位這一段時(shí)間沒(méi)有記錄。主要原因是員工從原來(lái)的單位辭職之后，檔案沒(méi)有更新，存在斷檔現(xiàn)象。第二類(lèi)，企業(yè)引進(jìn)人才后，很少查看人事檔案，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也是根據(jù)個(gè)人的實(shí)際工作業(yè)績(jī)對(duì)員工進(jìn)行考核。在人才市場(chǎng)找工作時(shí)，將人事檔案放在人才市場(chǎng)，但得到職位后檔案仍然放在人才市場(chǎng)，使得以后的記錄也是空白，這也會(huì)導(dǎo)致檔案斷檔。第三類(lèi)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，尤其是在對(duì)人才進(jìn)行市場(chǎng)化之后，人才流動(dòng)性越來(lái)越強(qiáng)。越來(lái)越多的人從以前的單位固定制變成了社會(huì)流動(dòng)人才，導(dǎo)致人檔分離的現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，不用人事檔案的人越來(lái)越多。并且很多公司企業(yè)對(duì)檔案不做要求，更加惡化了這種現(xiàn)象。
4.管理質(zhì)量不高。管理質(zhì)量低，導(dǎo)致無(wú)法有效使用人事檔案。受傳統(tǒng)觀念中偏重政治、輕視業(yè)務(wù)的影響，許多企業(yè)的人事檔案缺乏個(gè)人色彩，有相當(dāng)大一部分的人事檔案管理仍然只記錄傳統(tǒng)信息。比如我們經(jīng)?？吹降恼蚊婷?、受過(guò)何等獎(jiǎng)勵(lì)或處罰情況等，忽略了對(duì)人才類(lèi)型的反映，管理才能的介紹，技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)的透析。缺乏對(duì)個(gè)人特征的具體描述，存檔內(nèi)容不夠?qū)嵱茫y于創(chuàng)新；沒(méi)有及時(shí)對(duì)人事檔案的收集和補(bǔ)充，缺乏主動(dòng)性，沒(méi)有一定的制度約束?；蛘咴谑占丸b定時(shí)沒(méi)有充分落實(shí)到位，降低了人事檔案的可信度。除被動(dòng)記錄的原始信息外，其他信息無(wú)法被充分利用，導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)。5.信息化程度不高?？茖W(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)科學(xué)的飛速發(fā)展，人事檔案管理信息化已成為必然趨勢(shì)，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用。但關(guān)于信息化管理仍有很多技術(shù)方面的手段等待著被挖掘并且得到利用，首先在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的時(shí)候還沒(méi)有大規(guī)模使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這些都會(huì)導(dǎo)致管理效率的下降，并且還會(huì)浪費(fèi)一定的資源。
二、改進(jìn)檔案管理
1.解決收集人事檔案。為使人事檔案能夠真實(shí)地反映一個(gè)人全部情況，人事檔案的管理部門(mén)通常要用人事部門(mén)來(lái)收集各位職工的職位任免、工作調(diào)配情況、職務(wù)評(píng)聘、培訓(xùn)、工資待遇情況，對(duì)于能夠反映職工德行、能力、勤勉、成績(jī)的文件資料進(jìn)行綜合考察，不斷地對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行充實(shí)。對(duì)于收集而來(lái)的職工檔案資料，首先一定要經(jīng)過(guò)仔細(xì)鑒別，通過(guò)多種渠道核對(duì)，記錄進(jìn)人事檔案的信息應(yīng)該準(zhǔn)確并且真實(shí)，信息填寫(xiě)完整、字跡清楚，填寫(xiě)時(shí)所記錄的對(duì)象必須明確，有很完備的手續(xù)，具有很高的保存價(jià)值。一旦有的信息材料不屬于歸檔，就不得擅自對(duì)材料進(jìn)行歸檔處理，需要經(jīng)過(guò)鑒別確認(rèn)、討論后根據(jù)相應(yīng)情況進(jìn)行處理。
2.整理人事檔案。對(duì)檔案進(jìn)行收集之后，人事管理部門(mén)的管理人員就需要對(duì)收集的檔案和材料進(jìn)行歸類(lèi)和整理，并按照在職職工、離職退休職工或者是辭職人員嚴(yán)格進(jìn)行整理和分類(lèi)并按照一定的規(guī)律編號(hào)、入柜。同時(shí)應(yīng)該對(duì)人事檔案建立科學(xué)合理的統(tǒng)計(jì)和登記制度，對(duì)不同類(lèi)的檔案建立相應(yīng)的檔案名冊(cè)。固定時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，必須做到名冊(cè)編號(hào)與檔號(hào)一致。如果檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)解決，如果問(wèn)題較嚴(yán)重，還可以制定相應(yīng)的政策防止此類(lèi)問(wèn)題再次發(fā)生。并且要嚴(yán)格落實(shí)保密制度，確保個(gè)人檔案的安全和準(zhǔn)確，不得因個(gè)人原因泄露他人資料，危害他人權(quán)益。當(dāng)整理校驗(yàn)相關(guān)人事檔案材料時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)不需要?dú)w檔的材料，必須填寫(xiě)關(guān)于檔案材料管理的清單，并向相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，請(qǐng)求審查和批準(zhǔn)。在銷(xiāo)毀時(shí)必須由專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，并需有專(zhuān)人監(jiān)督。
3.改進(jìn)人事信息管理質(zhì)量。只有將信息管理的質(zhì)量進(jìn)行提高，才能給各個(gè)高校的教職工人員提供好的服務(wù)，事實(shí)上人事檔案的管理工作是一個(gè)對(duì)專(zhuān)業(yè)性要求很強(qiáng)的工作，并且目前各個(gè)高校的信息技術(shù)在不斷快速的發(fā)展，及時(shí)提高人事信息管理的質(zhì)量對(duì)于整個(gè)高校的教職工人員來(lái)說(shuō)都是一件比較重要的事。各個(gè)高校的人事管理部門(mén)就應(yīng)針對(duì)自己高校的需求，將檔案的收集、管理和整理作為一項(xiàng)重要任務(wù)。除此，還要特別重視對(duì)人事檔案進(jìn)行開(kāi)拓收集，因?yàn)殚_(kāi)拓性質(zhì)的收集能夠使得整個(gè)人事檔案里面所保留的信息更加有用。同時(shí)在對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)的保管及規(guī)范的整理的基礎(chǔ)上，還要對(duì)于人事檔案的信息資源進(jìn)行積極開(kāi)發(fā)，可通過(guò)局域網(wǎng)機(jī)建立的方式，在信息和網(wǎng)絡(luò)的平臺(tái)上面，為人們提供更好的服務(wù)，并且為高校在教學(xué)的改革方面起著重要的作用。
4.提高整體檔案管理人員的自身素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，技術(shù)不斷更新，人事檔案管理信息化已經(jīng)得到了大家的普遍認(rèn)可。計(jì)算機(jī)水平也在飛速發(fā)展，人事檔案管理由人工化向數(shù)字化過(guò)渡已是大勢(shì)所趨，這也是社會(huì)進(jìn)步所要求的。這就要求從事人事檔案管理工作的人員素質(zhì)較高，最好選擇作風(fēng)優(yōu)良、有責(zé)任心的黨員參與人事檔案管理工作。而相應(yīng)的管理部門(mén)應(yīng)該定期或不定期對(duì)相關(guān)人員組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅僅讓他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)以及管理方法，開(kāi)闊他們的眼界，拓展思路，更要培養(yǎng)他們的責(zé)任感，讓他們?cè)谖磥?lái)的工作中發(fā)光發(fā)熱。
5.人事檔案的鑒定與銷(xiāo)毀。大多數(shù)集團(tuán)公司的公司規(guī)模較大，擁有較多的人事檔案資料，但庫(kù)房卻十分有限。大量的人事檔案資料堆積在管理的庫(kù)房里面，給檔案的管理帶來(lái)很多不方便，降低了檔案管理效率。為緩和這種現(xiàn)象帶來(lái)的后果，對(duì)個(gè)人檔案的鑒定及銷(xiāo)毀做出了以下規(guī)定：一旦發(fā)現(xiàn)不具有保存價(jià)值或者按規(guī)定屬于銷(xiāo)毀處理的檔案材料時(shí)，必須經(jīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)批準(zhǔn)，才能對(duì)人事檔案材料進(jìn)行銷(xiāo)毀。如有死亡或失蹤人員，檔案就交由檔案中心進(jìn)行15年保管。如果在15年后無(wú)人領(lǐng)取，可報(bào)請(qǐng)集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，得到審核同意后才可進(jìn)行銷(xiāo)毀。對(duì)企業(yè)、對(duì)國(guó)家、省有過(guò)特殊貢獻(xiàn)及國(guó)家、省和市級(jí)模范人物死亡后，其檔案仍然保存在檔案中心。如果人事檔案材料鑒定不及時(shí)或銷(xiāo)毀工作沒(méi)有完成得當(dāng)，就會(huì)影響企業(yè)的檔案管理工作，同時(shí)還給相關(guān)人員造成很大的負(fù)擔(dān)，也會(huì)成為人事檔案管理工作進(jìn)入現(xiàn)代化的阻礙。
三、結(jié)語(yǔ)
2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門(mén)指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門(mén)或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件；屬人事問(wèn)題的，由勞資員保存原件；屬工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門(mén)自行保管。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)處保存原件。
7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書(shū)資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，各處、部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據(jù)分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類(lèi)，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱部門(mén)保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門(mén)經(jīng)辦的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱非本部門(mén)經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。
關(guān)鍵詞：人事 高校人事檔案有效管理
所謂人事制度，主要是指政府人事部門(mén)的人才交流機(jī)構(gòu)根據(jù)國(guó)家有關(guān)政策法規(guī)，接受用人單位或個(gè)人委托，代為管理單位或個(gè)人的人事管理業(yè)務(wù)。當(dāng)年國(guó)家人事部提出“人事”是人事管理改革的一項(xiàng)舉措，也是為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求而推行的一種新型的人事管理社會(huì)化方式。目前，許多高校正逐步建立起以人事關(guān)系和人事檔案管理為主的人事機(jī)制，但在執(zhí)行程中存在一些諸如機(jī)構(gòu)與被高校間職責(zé)不清，相關(guān)的配套措施及管理不完善等問(wèn)題，在一定程度上制約了高校人事檔案管理工作的發(fā)展，這是高校人事檔案管理工作需要思考的話(huà)題。
一、人事制下的高校人事檔案管理內(nèi)涵
人事制與高校人事檔案：高校在適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)新聘任教工的人事及檔案關(guān)系由人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)代為管理，高校與個(gè)人建立聘用關(guān)系的一種人事制度，具有靈活多變的用人機(jī)制。實(shí)行人事的人員在聘期內(nèi)，高校依照聘用合同有關(guān)規(guī)定對(duì)其進(jìn)行管理，解聘或不再續(xù)聘的轉(zhuǎn)回人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，脫離與學(xué)校的關(guān)系。它的最大特點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離，高校在聘任合同的約定下享有人才的使用權(quán)，承擔(dān)相應(yīng)的因使用人才而產(chǎn)生的按勞付酬、考核獎(jiǎng)懲等義務(wù)，逐步使人才的使用權(quán)和所有權(quán)分離，把原來(lái)由單位承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任從本單位中分離出去，走向社會(huì)化管理。而在高校推行人事制度下的人事檔案管理，旨在減輕高校有關(guān)人事的事務(wù)性工作負(fù)擔(dān)，消除新接收人員對(duì)單位的依賴(lài)，以實(shí)現(xiàn)高校用人的自主權(quán)，尤其可以幫助解決高校在人才引進(jìn)、畢業(yè)生接收、職稱(chēng)評(píng)審、人事檔案管理、人員編制、戶(hù)籍掛靠等方面遇到的問(wèn)題；是為深化人事制度改革，增強(qiáng)高校生機(jī)和活力，而實(shí)行的人事制度，也是高校制度改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
代管的高校人事檔案內(nèi)涵：完善的代管檔案主要有：干部履歷和自傳、鑒定和考核、學(xué)歷和評(píng)聘職務(wù)、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲、工資、任免調(diào)動(dòng)等十大類(lèi)，根據(jù)用途分：如民主政治類(lèi)：入團(tuán)入黨入伍，組織鑒定、考查考核，職務(wù)任免、獎(jiǎng)勵(lì)懲處、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等；學(xué)歷學(xué)位類(lèi)：履歷、自傳、學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)籍、出國(guó)訪(fǎng)問(wèn)、進(jìn)修培訓(xùn)等；專(zhuān)業(yè)技術(shù)類(lèi)：職稱(chēng)評(píng)定、論文獎(jiǎng)勵(lì)、成果專(zhuān)利、科研成果等；社會(huì)保障類(lèi)：如工資晉升、福利待遇、選舉評(píng)優(yōu)、購(gòu)房和住房公積金、合同與協(xié)議等；教育衛(wèi)生類(lèi)：如學(xué)籍學(xué)位、履歷、自傳、計(jì)劃生育、保健醫(yī)療等；安居樂(lè)業(yè)類(lèi)：如房屋權(quán)屬、婚姻和戶(hù)籍、家庭成員、社會(huì)關(guān)系、、棄檔與出國(guó)等保障權(quán)益的檔案；派類(lèi)：各類(lèi)任命、出國(guó)訪(fǎng)問(wèn)、代表登記等等；它們與被代管人的利益息息相關(guān)，是在他們?cè)诓粩喑砷L(zhǎng)中產(chǎn)生的新生資源。
代管的高校人事檔案性能：代管人事檔案是高?！安烀袂?、解民憂(yōu)、維民權(quán)”的重要資源，具有較強(qiáng)的查考性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，她可用“憑據(jù)”幫你尋根溯源，用“數(shù)字”為你排憂(yōu)解難和去偽存真；在個(gè)人的“成長(zhǎng)發(fā)展、生老病死、衣食住行”中幾乎都離不開(kāi)它，如工資檔案可核實(shí)工齡等，學(xué)籍和房產(chǎn)檔案可辦就業(yè)手續(xù)和確定房產(chǎn)權(quán)，婚姻檔案可辦購(gòu)房貸款、遺產(chǎn)繼承手續(xù)；又如晉職晉資、進(jìn)修培訓(xùn)、醫(yī)療保險(xiǎn)，產(chǎn)權(quán)公證，尋校友、求佐證等，都可顯示它的“威力”，尤其在當(dāng)今憑證作用和法制效應(yīng)越來(lái)越凸顯的年代，是一種難以估量的信息資源、文化資源、特色資源和效益資源。
二、人事制下的高校人事檔案管理現(xiàn)狀
近年來(lái)，隨著高校各類(lèi)檔案資源的整合，檔案館就成為了人事檔案的管理主體。高校實(shí)行人事制度后，人事檔案管理主體實(shí)際上分成了兩個(gè)部分，一是由學(xué)校檔案館對(duì)傳統(tǒng)體制下的教職工檔案進(jìn)行管理；另一部分被租賃聘用的教工檔案由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鞣?wù)中心進(jìn)行管理，當(dāng)一大批租聘者長(zhǎng)時(shí)間被正式聘用后其檔案才能轉(zhuǎn)至校檔案館，期間有的需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間才能被正式聘用，長(zhǎng)時(shí)間被代管的檔案都是人事機(jī)構(gòu)管理，但的人事檔案在管理存在不少問(wèn)題。
1．機(jī)構(gòu)與高校管理職責(zé)不清
制度的不健全和管理的不規(guī)范，使雙方職責(zé)不明確，操作中容易失誤；如機(jī)構(gòu)側(cè)重一般的接收保管和存放，重接收，輕管理，在接收材料時(shí)基本不審不看、不按章歸類(lèi)，不及時(shí)裝訂，更本談不上整理和裝卷，以及目錄信息的著入等管理，出現(xiàn)代管的人事檔案大多以原有結(jié)構(gòu)狀態(tài)存在，組卷較散亂，管理有失嚴(yán)肅，既使丟失了也無(wú)依據(jù)；同時(shí)，檔案在未正式傳入高校時(shí)，高校檔案部門(mén)又不可能去查詢(xún)和監(jiān)督，以及查缺補(bǔ)漏，更談不上及時(shí)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理，轉(zhuǎn)來(lái)的材料沒(méi)有電子目錄信息等，最基本的管理水平都未達(dá)到，致代管檔案的質(zhì)量受到影響。
2．代管的人事檔案內(nèi)容不齊全
人事檔案的內(nèi)容是隨著個(gè)人成長(zhǎng)在不斷增加、是處于動(dòng)態(tài)狀，需要連續(xù)不斷地補(bǔ)充與更新，才能真實(shí)地反映其現(xiàn)實(shí)面貌，但有的檔案內(nèi)容的補(bǔ)充和收集較緩慢，如人員在工作中形成的業(yè)績(jī)考核、職稱(chēng)考評(píng)、繼續(xù)教育、晉職晉資等材料十分豐富，收集緩慢影響了檔案的查閱和利用；又如形成材料不齊全，如有的過(guò)去雖然是招工或轉(zhuǎn)干、升學(xué)或晉職，但檔案中無(wú)記載，有的材料無(wú)審批意見(jiàn)及個(gè)人簽名等；還有的因多次調(diào)動(dòng)或重新建檔，出現(xiàn)了部分檔案缺失等，減弱了憑證和依據(jù)功能；還有的組織考核、評(píng)鑒材料不全，在一定程度上影響對(duì)其本人的全面了解。
3．代管的人事檔案材料不連續(xù)
高校接收或擬引進(jìn)的人員即便是租賃制，對(duì)學(xué)歷的要求最低也得在碩士以上，因此，學(xué)歷材料是收集重點(diǎn)，如自高中到博士學(xué)歷的原始材料，應(yīng)具有報(bào)考表、入學(xué)登記表、學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表或鑒定表、授予學(xué)位審批表等，但代管期間材料收集的不及時(shí)，致許多材料連續(xù)性不夠。
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4．代管的人事檔案查閱不方便
高校組織和人事部門(mén)在需要查閱代管檔案，或各黨支部辦理入黨或預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正事宜、例行人事調(diào)查等時(shí)，需經(jīng)由高校人事部門(mén)到機(jī)構(gòu)去代為借閱或開(kāi)具證明后自行前往查閱；或代管的個(gè)人在報(bào)考碩士、博士、評(píng)定職稱(chēng)、辦理戶(hù)口等需依據(jù)檔案材料開(kāi)據(jù)證明等，都需反復(fù)要走多個(gè)流程才能辦成，利用起來(lái)極為不便。同時(shí)，高校人事部門(mén)對(duì)代管者的檔案是先收集和整理，再不定期集中轉(zhuǎn)遞至機(jī)構(gòu)，轉(zhuǎn)遞中易致檔案實(shí)體損壞或散失，影響代管檔案的管理和查閱質(zhì)量。中國(guó)
三、人事制下的高校人事檔案管理對(duì)策
檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，雙方管理機(jī)構(gòu)不僅要規(guī)范管理，重要的是強(qiáng)化管理意識(shí)，熟悉和掌握人事檔案管理技能，不斷拓展和延伸服務(wù)功能，搭建交流溝通的平臺(tái),營(yíng)造和諧工作環(huán)境，為雙方提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷、高效的服務(wù)。
1．優(yōu)化人事檔案的服務(wù)環(huán)境
為促進(jìn)人事制下的高校人事檔案管理和服務(wù)效能，要及時(shí)完善更為科學(xué)合理的人事檔案管理職責(zé)，提高雙方檔案管理者的政治和業(yè)務(wù)水平，要求他們不僅要有“一專(zhuān)多能”、愛(ài)崗敬業(yè)、精通業(yè)務(wù)，具熟練掌握人事檔案材料的收集、研究、鑒別、分類(lèi)、編排、歸檔、保護(hù)各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)，而且還要掌握自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的知識(shí)和技能，提高檔案管理技術(shù)水平，優(yōu)化人事檔案管理的服務(wù)環(huán)境。
2．規(guī)范人事檔案的管理程序
高校與機(jī)構(gòu)之間須加強(qiáng)溝通、協(xié)調(diào)工作，制定出切實(shí)可行、操作性強(qiáng)的具體程序和措施，同時(shí)，高校要積極配合機(jī)構(gòu)做好檔案材料的收集工作，機(jī)構(gòu)也不能僅僅停留在檔案保管上，雙方都要做好協(xié)調(diào)工作，著力解決職責(zé)不清、范圍不明、關(guān)系不順、程序不規(guī)范、運(yùn)行機(jī)制不暢、信息反饋不及時(shí)等問(wèn)題，制定嚴(yán)格的合同，明確各自的職責(zé)范圍、可操作的措施、具體工作程序以及各個(gè)工作環(huán)節(jié)間的運(yùn)行機(jī)制等,建立健全包括材料收集、人事檔案保管與保護(hù)、鑒別、查(借)閱、轉(zhuǎn)遞等規(guī)章，機(jī)構(gòu)要按程序做好代管檔案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要積極地對(duì)代管人的學(xué)歷變更、職務(wù)、職稱(chēng)變動(dòng)、工資調(diào)整、及年度考核等材料進(jìn)行初步的整理，并及時(shí)完整地轉(zhuǎn)交給人事機(jī)構(gòu)，使代管人事檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。
3．做好人事檔案的收集整理
全面和及時(shí)地收集材料，是檔案工作的重中之重，對(duì)每年新形成的材料針對(duì)性的收集和整理，如晉升、晉職、考核、任免、各種獎(jiǎng)懲、出國(guó)訪(fǎng)問(wèn)、離任審計(jì)等材料，增強(qiáng)全程跟蹤意識(shí)，認(rèn)真加工甄別，鑒定取舍，力求真實(shí)完整，手續(xù)完備，嚴(yán)格把好歸檔材料質(zhì)量關(guān)；機(jī)構(gòu)與用人單位要注意溝通信息，方需及時(shí)把握材料形成的規(guī)律，掌握材料的來(lái)源和環(huán)節(jié)等，了解材料中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題，主動(dòng)與單位或個(gè)人取得聯(lián)系，高校力爭(zhēng)在材料生成之前給予指導(dǎo)和督促；及時(shí)建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，機(jī)構(gòu)把需歸檔材料的內(nèi)容及范圍以書(shū)面形式發(fā)到用人單位，定期聯(lián)系，用人單位對(duì)人事材料及時(shí)收集、鑒定、登記，年終和機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案移交，以確保代管人事檔案材料的真實(shí)性、權(quán)威性、完整性、長(zhǎng)期可讀性。
4．拓展高校檔案部門(mén)的管理功能
高校檔案部門(mén)不僅要承擔(dān)起傳統(tǒng)的人事檔案管理的職責(zé)，而且還要成為人事制度下人事檔案管理和利用的樞紐或中轉(zhuǎn)站；因此，高校人事部門(mén)需要在每年新進(jìn)人員之后將即時(shí)更新的名單及時(shí)轉(zhuǎn)給檔案部門(mén)；在人事檔案材料產(chǎn)生后，檔案館及時(shí)對(duì)人事處移交的人事檔案材料進(jìn)行分類(lèi)和整理，并將人事制度下的人事材料及時(shí)向“中心”進(jìn)行移交。同時(shí)，在業(yè)務(wù)上加強(qiáng)溝通，及時(shí)了解所在高校的人事檔案情況；在人事檔案材料產(chǎn)生后，檔案部門(mén)對(duì)方移交來(lái)的人事檔案及時(shí)進(jìn)行整理和著入，集中統(tǒng)一管理，提供系統(tǒng)性、完整性的檔案服務(wù)。
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5．建立代管人事檔案信息管理體系
機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)建立代管人事檔案的信息化管理，與高校建立系統(tǒng)的信息連接，實(shí)現(xiàn)信息共享，用人單位可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，快捷方便地查閱本單位所屬人事人員的電子檔案，并要有選擇地對(duì)代管者的自然情況和基本信息等進(jìn)行錄入和采集，如晉職晉資、考察考核、培訓(xùn)教育、學(xué)歷學(xué)位、職稱(chēng)職務(wù)、工作簡(jiǎn)歷、家庭成員、社會(huì)關(guān)系等，通過(guò)分類(lèi)加工、有序整理，使之成為完整的人事檔案信息系統(tǒng)模塊，但信息采集工作須建立在組織人事部門(mén)審核確認(rèn)“三齡一歷”的基礎(chǔ)上，確保信息的準(zhǔn)確性和唯一性；強(qiáng)化日常管理效能，建立查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)、分析等的現(xiàn)代管理體系，以便最大限度地滿(mǎn)足高校對(duì)有關(guān)人事檔案信息的需求。中國(guó)
在人事制度下，高校人事檔案工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，需要盡快形成與其相適應(yīng)的人事檔案管理的模式，明確職責(zé)、規(guī)范管理，發(fā)揮人事檔案制度的優(yōu)勢(shì)，使人事檔案在高校培養(yǎng)人才、使用人才中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)：
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1.1人事檔案收集工作力度過(guò)弱
與檔案收集相關(guān)工作有關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度并不完善，各個(gè)人事檔案收集管理工作的相關(guān)從業(yè)人員對(duì)于檔案的收集工作不關(guān)心，對(duì)于規(guī)定的收集日期不重視，只能做到被動(dòng)的接收檔案。對(duì)于所接收的檔案中所擁有的相關(guān)資料是否全面不在意，往往會(huì)造成在需要用到檔案相關(guān)材料時(shí)干著急。并且對(duì)于檔案中所擁有材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性考證不夠嚴(yán)謹(jǐn)，人事檔案的作用就是客觀真實(shí)的記載本人的工作歷程及個(gè)人發(fā)展情況，其真實(shí)性和唯一性是不容置疑的。
1.2人事檔案管理的信息化進(jìn)程落后
在科技進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速的21世紀(jì)，人事檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)在我們的生活中得到了普遍的應(yīng)用，但是某些事業(yè)單位的員工在人事檔案信息管理已經(jīng)實(shí)行信息化，已經(jīng)將人員信息、檔案資料在計(jì)算機(jī)上錄入過(guò)的前提下，還是使用落后的手工操作執(zhí)行資料的抽調(diào)，檔案的閱讀等，沒(méi)有使檔案管理員同等地適應(yīng)檔案管理相關(guān)工作信息化，既不利于檔案的長(zhǎng)期有效保管也對(duì)工作人員的工作效率有較大影響。
2、解決事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題的相關(guān)策略
2.1改善工作環(huán)境
目前我國(guó)事業(yè)單位對(duì)于人事檔案的管理并沒(méi)有使用專(zhuān)職的檔案人員，而是由其他職位的干部進(jìn)行兼職管理，使人事檔案管理工作過(guò)于隨意。對(duì)于人事檔案的整理、核對(duì)和鑒別工作總是要出事之后才想起來(lái)要做，想要改變這種情況，就需要使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，獲取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的支持，增加對(duì)于檔案管理工作的投入資金量，補(bǔ)充完善檔案管理工作所需的辦公條件及基礎(chǔ)設(shè)施，例如對(duì)于檔案的保存要建立專(zhuān)門(mén)的檔案保存庫(kù)并嚴(yán)格按照要求使用防火防潮材料進(jìn)行建造，注意檔案物品的安全，設(shè)立獨(dú)立的庫(kù)房、檔案閱讀室及工作人員辦公室，改善檔案管理人員的辦公條件，以此激勵(lì)各位工作人員更加用心的完成對(duì)檔案的日常核對(duì)跟維護(hù)工作。
2.2健全工作制度
事業(yè)單位人事部門(mén)要根據(jù)自身實(shí)際情況，宣講《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，讓檔案管理人員知法守法，使檔案管理工作也能實(shí)現(xiàn)依法管理，發(fā)展出一套程序化、規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系；另外檔案工作與其他部門(mén)也有著十分密切的聯(lián)系，所以與其他部門(mén)相結(jié)合，在人事部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)下共同完成人事檔案的相關(guān)管理工作是改善人事檔案管理制度現(xiàn)狀的有效方法。并且檔案管理工作是一項(xiàng)十分瑣碎的工作，想要保障工作過(guò)程中不出錯(cuò)，就需要有嚴(yán)格的制度來(lái)對(duì)相關(guān)流程進(jìn)行規(guī)范。在制度制定的過(guò)程中，需要結(jié)合本公司人事管理部門(mén)以及當(dāng)前社會(huì)對(duì)于檔案的需求，完善各項(xiàng)制度，使管理制度在制定得出后更具可行性并且能夠?yàn)槿耸聶n案相關(guān)工作人員所接納。
2.3提高人員素質(zhì)
事業(yè)單位的人事檔案管理工作需要相關(guān)工作人員遵循此工作的業(yè)務(wù)性、保密性、和政策性。在人事制度改革的順利進(jìn)行及各項(xiàng)工作的深入展開(kāi)，當(dāng)前的檔案管理工作對(duì)于從業(yè)人員的綜合素質(zhì)有了更高的要求。首先是檔案管理人員的個(gè)人品質(zhì)問(wèn)題，檔案管理工作性質(zhì)特殊，需要相關(guān)人員作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、兢兢業(yè)業(yè)、保守秘密、踏實(shí)進(jìn)取。而且檔案管理人員還應(yīng)做到在工作過(guò)程中不斷完善自己，人事部的主管部門(mén)也應(yīng)當(dāng)極強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，使檔案管理工作不斷進(jìn)步。
2.4建設(shè)發(fā)展信息化
信息化是未來(lái)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，實(shí)行信息化管理對(duì)檔案管理工作也帶來(lái)了新的問(wèn)題。完成檔案管理的信息化使檔案管理工作能夠服務(wù)于人事制度的改革與發(fā)展。人事檔案是人才信息的儲(chǔ)存庫(kù)，合理利用庫(kù)存信息，發(fā)揮這些信息的最大作用，就需要我們能夠運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，以及創(chuàng)新的管理模式，提升人事檔案管理工作的時(shí)效性。想要提高人事檔案管理相關(guān)工作的工作效率，就需要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，讓紙質(zhì)檔案與電子檔案各司其職，根據(jù)不同的需要發(fā)揮不同的作用。
3、結(jié)束語(yǔ)
一、遵循管理原則，強(qiáng)化管理意識(shí)
對(duì)于干部人事檔案，必須要遵循最基本的管理原則。首先，有關(guān)其信息記錄必須是真實(shí)準(zhǔn)確的。應(yīng)該杜絕“偽造型”檔案、“無(wú)據(jù)型”檔案、“隱瞞型”檔案等的產(chǎn)生，即對(duì)于一些無(wú)中生有、胡亂捏造和故意隱瞞不利信息的行為做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)并強(qiáng)烈制止。在管理過(guò)程中，我們總是會(huì)發(fā)現(xiàn)一些年齡、學(xué)歷與實(shí)際不符的情況，一些干部人員為了自身利益，想要加薪或升職等，便故意對(duì)檔案進(jìn)行涂改，弄虛作假，嚴(yán)重違背了檔案真實(shí)性這一原則，大大影響了對(duì)其綜合能力的正確判斷，使得學(xué)校在選撥干部時(shí)進(jìn)度遲緩，造成一定的阻礙。同時(shí)，檔案應(yīng)遵循準(zhǔn)確性這一原則，確保其可靠性，增強(qiáng)其權(quán)威力，使得管理人員、干部人員都能更好地規(guī)范自身行為，有效減少弄虛作假的情況發(fā)生。所以，在檔案進(jìn)行歸檔的全過(guò)程中，都必須做好監(jiān)督檢查工作。在收集檔案材料時(shí)，要依照基本原則，進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，做好事先調(diào)查，確保信息無(wú)誤。在材料整合管理時(shí)，應(yīng)該選派專(zhuān)業(yè)化的管理人員，盡量避免干部人員與檔案進(jìn)行直接接觸。只有立足于基本原則，才能為后續(xù)工作奠定良好的基礎(chǔ)。此外，管理思想必須做到及時(shí)更新，這就要求管理人員的思想素質(zhì)必須得以提高，只有從思想上得以改變，才能使管理工作更加科學(xué)高效。高職院校應(yīng)該適時(shí)地開(kāi)展一些管理知識(shí)講座，強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)，提高他們的專(zhuān)業(yè)水平。同時(shí)，要開(kāi)展思想道德教育工作，讓管理人員明確人事檔案管理的重要性，提高他們對(duì)這一工作的自豪感，使工作人員提高工作熱情，還可以適當(dāng)開(kāi)展一些校內(nèi)團(tuán)體活動(dòng)，培養(yǎng)他們的團(tuán)結(jié)協(xié)作能力，使其在工作中能夠更加高效地配合，從而加快工作進(jìn)度，加強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)，從而提高管理和利用人事檔案的效率。
二、做好保密工作，確定開(kāi)放界限
在一定范圍內(nèi)，人事檔案要做到及時(shí)開(kāi)放，以便更好地發(fā)揮作用，同時(shí)要做好保密工作，它們二者之間相互矛盾，卻又互相統(tǒng)一。就管理人員來(lái)說(shuō)，對(duì)于人事檔案的開(kāi)放界限，要異常明確，對(duì)其開(kāi)放范圍要做到全面掌握。通常情況下，其開(kāi)放界限主要由利用對(duì)象和利用目的決定。比如，對(duì)黨政領(lǐng)導(dǎo)而言，開(kāi)放界限可以適度放寬，而對(duì)非黨政領(lǐng)導(dǎo)，就要嚴(yán)格控制其界限；對(duì)于業(yè)務(wù)管理部門(mén)可以適度放寬，對(duì)其他人員要從嚴(yán)；對(duì)于已經(jīng)形成文件材料的單位或者是個(gè)體，可以依據(jù)實(shí)際情況考慮加寬開(kāi)放范圍，反之要嚴(yán)格對(duì)待。就開(kāi)放方面來(lái)說(shuō)，要從實(shí)際情況出發(fā)，做到明確劃分，從而使檔案管理工作更加有計(jì)劃性和組織性。在保密方面，可以制定相關(guān)的管理制度，從而加強(qiáng)其管理。應(yīng)制定一套完整的查閱制度，將查閱過(guò)程中應(yīng)該遵循的各項(xiàng)細(xì)則及時(shí)歸入到制度當(dāng)中去，從而使查閱流程更加規(guī)范。比如，檔案利用者要對(duì)某一檔案進(jìn)行查閱時(shí)，必須要出示相關(guān)的證件證明，與此同時(shí)還要將查閱內(nèi)容加以告知，對(duì)于未經(jīng)同意的材料，不可以隨意摘抄和復(fù)制。此外，對(duì)于工作人員，應(yīng)該制定崗位責(zé)任制，把檔案管理職責(zé)落實(shí)到每一個(gè)人的身上。嚴(yán)格規(guī)范工作人員的行為，強(qiáng)化他們的責(zé)任意識(shí)，對(duì)于檔案材料中可以公布的和不能公布的，要做到嚴(yán)格區(qū)分，對(duì)于能看的和不能看的要做到正確衡量，努力保證檔案的機(jī)密性，將獎(jiǎng)懲制度歸到崗位責(zé)任制中去，對(duì)于的工作人員要做到及時(shí)懲處，對(duì)于使機(jī)密受損的工作人員，也要有相應(yīng)的處理，從而提高制度的嚴(yán)肅性，使全體工作人員在制度的約束下能夠更加盡心盡責(zé)，提高法律意識(shí)和責(zé)任感。
三、提升服務(wù)質(zhì)量，擴(kuò)大利用空間
管理檔案歸根結(jié)底是對(duì)其包含的信息加以利用，從而更好地為學(xué)校、為社會(huì)服務(wù)，所以應(yīng)該對(duì)其原有的服務(wù)范圍進(jìn)行擴(kuò)充，從而提高服務(wù)質(zhì)量，使人事檔案的利用率得以提高。首先，在服務(wù)目標(biāo)的確定上，應(yīng)該以為高職院校改革服務(wù)為終極目標(biāo)。其次，在建立檔案的信息庫(kù)時(shí)，要把“干檔”軟件規(guī)定的檔案內(nèi)容詳細(xì)錄入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)外，還應(yīng)該依據(jù)不同的檔案內(nèi)容對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理分類(lèi)，使利用者無(wú)論是在提取電子信息或查閱紙質(zhì)檔案時(shí)更加方便。最后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況擴(kuò)大服務(wù)的范圍，具體包括服務(wù)領(lǐng)域、服務(wù)對(duì)象等等，使人事檔案能夠被更多的人利用，提高檔案的利用率，同時(shí)對(duì)于不同階段的服務(wù)情況，都要做好相應(yīng)的記錄，從而使檔案評(píng)估工作更加客觀，在之后的干部人事任免中，能夠做到更加公平公正。另外，管理人員在提供檔案服務(wù)的同時(shí)，要學(xué)會(huì)將“死”的檔案信息轉(zhuǎn)化為“活”的內(nèi)容，即充分發(fā)揮服務(wù)的靈活性，可以通過(guò)引伸的方法對(duì)檔案信息進(jìn)行深度挖掘，從而使利用者在提取檔案時(shí)可以了解檔案中隱藏的其他有價(jià)值信息。服務(wù)應(yīng)謙和、友善、有耐心，嚴(yán)格規(guī)范每一個(gè)步驟和每一個(gè)環(huán)節(jié)，最大程度地提高檔案的服務(wù)質(zhì)量，使檔案資源能夠被充分利用。
四、利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理
[關(guān)鍵詞]高職院校 檔案管理 人員素質(zhì)
[中圖分類(lèi)號(hào)] G715 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 2095-3437（2013）19-0151-02
我國(guó)高職教育的發(fā)展歷史較短，但其發(fā)展速度卻異常迅猛。近年來(lái)隨著高校的擴(kuò)招，高職院校的數(shù)量和在校生數(shù)量已經(jīng)占據(jù)了高等教育的很大比例。隨著多數(shù)高職院校規(guī)模的迅速擴(kuò)大，其檔案管理建設(shè)與發(fā)展的重要性日益凸顯。
高職院校檔案管理是指高職院校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它對(duì)高職院校的教育、科研和教學(xué)改革全過(guò)程進(jìn)行了原始的記錄。做好檔案的基礎(chǔ)工作，檔案管理人員的工作素養(yǎng)是關(guān)鍵。在當(dāng)今，科技比較發(fā)達(dá)，如何提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，是高職院校順利開(kāi)展檔案管理工作的關(guān)鍵，也是高職院校開(kāi)展其他各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)之一。
一、高職院校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀
（一）缺少專(zhuān)業(yè)人才
高職院校檔案管理人員多數(shù)是轉(zhuǎn)崗或臨聘人員，都屬半路出家，缺乏專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，甚至出現(xiàn)檔案管理人員對(duì)檔案管理的內(nèi)容和要求是什么都不清楚的狀況。計(jì)算機(jī)技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)更是匱乏，管理水平低下，無(wú)法運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備提供基本服務(wù)，更談不上對(duì)檔案進(jìn)行高層次的研究和開(kāi)發(fā)。這大大地阻礙了高職院校檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，導(dǎo)致檔案信息的利用價(jià)值較低，發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。
（二）法律意識(shí)薄弱
檔案管理工作的政策性很強(qiáng)，高職院校也不例外。檔案管理人員應(yīng)具備強(qiáng)烈的依法辦事意識(shí)，并嚴(yán)格按照國(guó)家《檔案法》的規(guī)定，對(duì)高職院校的檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)、利用。目前，高職院校的檔案管理人員理論水平、思想覺(jué)悟普遍不高、鑒別檔案的能力有限、工作責(zé)任心不強(qiáng)，這些因素直接影響了檔案工作的順利開(kāi)展。部分檔案管理人員檔案意識(shí)、法制觀念淡薄，依法行檔、依法辦事的自覺(jué)性不強(qiáng)，沒(méi)有把依法行檔工作落到實(shí)處，影響了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
（三） 工作權(quán)責(zé)模糊
目前，受人員編制、經(jīng)費(fèi)等多方面限制，高職院校通常會(huì)安排檔案管理員同時(shí)身兼數(shù)職，由于工作業(yè)務(wù)繁雜，很少有機(jī)會(huì)參加系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，在這種工作方式的影響下，學(xué)校檔案管理人員的整體素質(zhì)很難提高。
（四） 知識(shí)結(jié)構(gòu)單一
在日常辦公日趨信息化的大趨勢(shì)下，高職院校檔案管理人員的知識(shí)也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，加速更新。然而，目前許多檔案管理人員還難以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求，即使能熟練掌握自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)，但檔案知識(shí)陳舊且自身知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，無(wú)法更好地發(fā)揮運(yùn)用檔案的實(shí)際功能。對(duì)一些新興的自動(dòng)化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)的掌握也只是簡(jiǎn)單的文字錄入，或者雖能進(jìn)行簡(jiǎn)單的程序編制卻無(wú)法熟練運(yùn)用于工作實(shí)踐中。這從根本上制約了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。
（五）檔案意識(shí)欠缺
大多數(shù)高職院校在建校初期大力開(kāi)拓基礎(chǔ)硬件設(shè)施的建設(shè)，注重領(lǐng)導(dǎo)干部隊(duì)伍、師資隊(duì)伍及其他方面的建設(shè)，而在檔案管理工作方面的建設(shè)相對(duì)滯后。甚至有部分高職院校沒(méi)有將檔案管理建設(shè)工作提到相應(yīng)的高度，未意識(shí)到檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要性，或未設(shè)置與學(xué)校發(fā)展、學(xué)校規(guī)模相應(yīng)的檔案管理部門(mén)，檔案管理工作長(zhǎng)期被忽視，得不到上級(jí)檔案管理部門(mén)的肯定，直接導(dǎo)致了工作人員潛意識(shí)里檔案意識(shí)的欠缺，對(duì)檔案管理工作的重要性沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)。
二、提高高職院校檔案工作管理人員綜合素養(yǎng)的建議
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，健全檔案制度
中國(guó)的管理大多情況下是靠紅頭文件和領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)來(lái)推行的，沒(méi)有紅頭文件和領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)，似乎制度難以落實(shí)，人治的色彩比較明顯，即使在高職院校亦不能免俗。因此，要提高高職院校檔案管理人員的素質(zhì)，領(lǐng)導(dǎo)的重視不可或缺。
首先，設(shè)置檔案管理部門(mén)，明確分管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。各層領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)學(xué)校教學(xué)、管理等工作的重要性，依據(jù)本校檔案管理發(fā)展情況，建立檔案管理部門(mén)，設(shè)立負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)崗。把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展議程，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展，促進(jìn)學(xué)校進(jìn)行深入有效的綜合管理。其次，制定適合高職院校檔案自身發(fā)展的管理制度。根據(jù)高等學(xué)校檔案管理辦法和上級(jí)有關(guān)檔案工作規(guī)定，制定適合本校檔案管理工作的規(guī)章制度，使本校的檔案管理工作有章可循、有法可依。由于大多數(shù)高職院校建校歷史較短，學(xué)校除了要組織檔案管理人員進(jìn)行檔案學(xué)習(xí)、培訓(xùn)外，還需要對(duì)在校的教職工、學(xué)生積極進(jìn)行《檔案法》的宣傳，以增強(qiáng)其法律意識(shí)。再次，檔案工作者應(yīng)就自身工作的要求，把握有利時(shí)機(jī)，平時(shí)主動(dòng)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)關(guān)于檔案工作方面的法律法規(guī)、方針政策，建言獻(xiàn)策，加深主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和了解。在工作中遇到急需解決的問(wèn)題，要善于總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，加強(qiáng)其對(duì)檔案工作的感性認(rèn)識(shí)，及時(shí)解決工作中的實(shí)際問(wèn)題。
（二）加大資金投入，提升管理技術(shù)
目前，許多高職院校對(duì)檔案管理人力物力的投入，往往滯后于其他處室的建設(shè)。而基礎(chǔ)建設(shè)都離不開(kāi)資金的投入，因此，高職院校在制定年度預(yù)算時(shí)，不僅要列出專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保證檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，還應(yīng)加大檔案管理信息化的資金投入，以適應(yīng)時(shí)展要求。
1.保證檔案管理基礎(chǔ)性建設(shè)的經(jīng)費(fèi)。就檔案庫(kù)房建設(shè)而言，應(yīng)配備報(bào)警、滅火裝置，配備防盜門(mén)窗、避光窗簾、防蟲(chóng)藥物、溫濕度控制設(shè)備等設(shè)施，落實(shí)“防火、防光、防塵、防蟲(chóng)霉、防盜、防高溫、防高濕”等七防措施。就檔案管理設(shè)備而言，要有足夠的符合要求的存放檔案資料的柜架。配備現(xiàn)代化管理設(shè)備及檔案管理軟件，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)、專(zhuān)用錄入設(shè)備、打印機(jī)等設(shè)備，為檔案管理工作提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。
2.提高檔案工作人員管理水平。檔案員管理水平的高低，決定了現(xiàn)代化設(shè)備的利用率的高低。因此，高職院校一方面要注意引進(jìn)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)人才；另一方面，在根據(jù)自身財(cái)務(wù)狀況，加大對(duì)檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的投入的同時(shí)，還要持續(xù)投入資金培養(yǎng)一批能夠充分運(yùn)用這些設(shè)備的工作人員，使其不僅能進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案文字錄入工作，更能根據(jù)高職院校檔案管理的規(guī)定，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件材料的整理、編排、研究，甚至編制一些適合檔案開(kāi)發(fā)需要的檢索工具，以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求，提高檔案管理工作效益。
3.積極參與評(píng)估工作，以評(píng)促建、以評(píng)促進(jìn)。高職教育的發(fā)展歷史較短，未進(jìn)行檔案目標(biāo)管理升級(jí)考評(píng)的高職院校，應(yīng)以檔案目標(biāo)管理評(píng)估為契機(jī)，以評(píng)估促進(jìn)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)與科學(xué)管理整體水平的提高；對(duì)已獲得檔案目標(biāo)管理工作的院校，應(yīng)以復(fù)評(píng)為契機(jī)，針對(duì)檔案工作取得的成績(jī)，存在的問(wèn)題和困難，及時(shí)做好檔案目標(biāo)管理復(fù)評(píng)工作，隨時(shí)做好上級(jí)主管部門(mén)的不定時(shí)抽檢工作。以評(píng)估為動(dòng)力，不斷規(guī)范檔案管理工作。
4.注重自我學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，社會(huì)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要想不被時(shí)代所淘汰，必須增強(qiáng)學(xué)習(xí)的自覺(jué)性和緊迫感，尤其是要注重專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和更新。同時(shí)還要努力提高自身綜合素質(zhì)，做到一專(zhuān)多能。
一方面，不斷更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)。目前，高職院校檔案管理辦公自動(dòng)化日益普及，這要求檔案管理人員必須熟悉和掌握相關(guān)的現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，不斷學(xué)習(xí)更新自己所掌握的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并把終身學(xué)習(xí)作為一種必然選擇，拓寬視野，了解相關(guān)工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀和發(fā)展動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)從單一專(zhuān)業(yè)型人才向多樣復(fù)合型人才的轉(zhuǎn)變。
另一方面，全面提高綜合素質(zhì)，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)。檔案管理學(xué)是一項(xiàng)綜合性學(xué)科，它的學(xué)科性質(zhì)要求從業(yè)人員不僅要及時(shí)熟練掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報(bào)學(xué)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)。從事科技檔案的人員還需要掌握一些識(shí)圖、制圖、工程、建筑學(xué)的知識(shí)。此外，檔案管理人員還必須具備全心全意為教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，更好地發(fā)揮檔案管理在學(xué)校建設(shè)中的作用，以自身的工作實(shí)效改變?nèi)藗儗?duì)檔案的消極看法，不斷提高人們對(duì)檔案的重視程度。
綜上所述，在信息時(shí)代，社會(huì)對(duì)高職院校檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事這項(xiàng)工作不僅要有極大的耐心、責(zé)任心，還要不斷更新自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身綜合素質(zhì)，認(rèn)真做好高職院校檔案管理工作，為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供重要的保障。
[ 參 考 文 獻(xiàn) ]
[1] 高等學(xué)校檔案管理辦法.中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)[Z].2008.8.
[2] 賀麗娜.論高職院校檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].遼寧高職學(xué)報(bào)，2001（12）.