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[關(guān)鍵詞]產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理；工作流程；績效考核系統(tǒng)
中圖分類號：C37 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）18-0366-02
工工作業(yè)績和為員工薪資、培訓(xùn)和晉升等管理工作提供參考依據(jù)的重要職能。然而，目前典型的制造企業(yè)，考慮到設(shè)計(jì)人員不多，特別是對于設(shè)計(jì)人員的績效考核難度很大。同時(shí)考評的及時(shí)性、公正性與操作簡便性也是考評過程中面臨的主要問題。針對此問題，在本課題組開發(fā)的PDM系統(tǒng)上，運(yùn)用系統(tǒng)中工作流程管理，結(jié)合某配套型中小企業(yè)模型設(shè)計(jì)了一種績效考核系統(tǒng)。
1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)原理
PDM系統(tǒng)用戶為研究型，基于該類型用戶特點(diǎn)[1]要求用戶的考核以工作業(yè)績?yōu)橹饕目己藘?nèi)容，以項(xiàng)目為基本單元進(jìn)行考核，即績效考核以項(xiàng)目為考核周期。項(xiàng)目中績效考核的業(yè)績考核數(shù)據(jù)主要由活動資源和組織資源提供。
設(shè)計(jì)過程包括任務(wù)、信息和人員三種因素；這三個(gè)因素在設(shè)計(jì)過程中互為補(bǔ)充和支持，共同描述了企業(yè)的設(shè)計(jì)過程形態(tài)[2，3]。本文研究的系統(tǒng)是以PDM系統(tǒng)的產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目管理為單元，通過流程管理過程中人員、任務(wù)、活動的數(shù)據(jù)記錄及一定的規(guī)則約束關(guān)系，并結(jié)合特定的考核標(biāo)準(zhǔn)和績效標(biāo)準(zhǔn)衡量方法來實(shí)現(xiàn)的。圖1所示為該系統(tǒng)模型。系統(tǒng)主要模塊功能有考核參數(shù)管理、項(xiàng)目考核管理和員工績效統(tǒng)計(jì)等。項(xiàng)目創(chuàng)建時(shí)把項(xiàng)目相關(guān)的基本屬性添到數(shù)據(jù)庫中，流程啟動過程中，把設(shè)計(jì)人員所參與的活動如方案設(shè)計(jì)、任務(wù)設(shè)計(jì)、任務(wù)審核、更改修改、更改審核和系統(tǒng)管理等的最終結(jié)果與流程控制有關(guān)的數(shù)據(jù)儲存在控制數(shù)據(jù)庫中，同時(shí)把與相關(guān)數(shù)據(jù)如監(jiān)控記錄、歷史記錄等儲存在相關(guān)數(shù)據(jù)庫之中。用戶通過考核參數(shù)設(shè)置操作系統(tǒng)規(guī)則。由信息查詢可以檢索出與某設(shè)計(jì)人員有關(guān)的內(nèi)容和任務(wù)完成具體情況，查看流程過程中設(shè)計(jì)人員的累計(jì)績效分值。項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，通知系統(tǒng)調(diào)用考核算法組件，對項(xiàng)目組成員考核，報(bào)表打印。系統(tǒng)可設(shè)定一定的考核周期，對這一周期內(nèi)，設(shè)計(jì)人員的所有項(xiàng)目考核結(jié)果統(tǒng)計(jì)，最后得到評定結(jié)果，可以將用戶的績效考評結(jié)果輸出。
2 關(guān)鍵技術(shù)
2.1 定制工作流模板
配套企業(yè)的流程相對較簡單，流程類型少，流程思路清晰，流程中的角色和任務(wù)類型不多。為了滿足客戶化要求，讓研究的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)流程與企業(yè)流程相適應(yīng)，筆者在工作流流程設(shè)計(jì)器中定義了系統(tǒng)固化流程，并根據(jù)此固定的流程模式開發(fā)了基于角色任務(wù)工作臺。定制工作流是流程設(shè)計(jì)的實(shí)例化，被固化于后臺。產(chǎn)品設(shè)計(jì)項(xiàng)目開發(fā)調(diào)用定制好的流程模板接口，其工作原理如圖2所示。
項(xiàng)目管理應(yīng)用程序調(diào)用數(shù)據(jù)接口，把相關(guān)的流程數(shù)據(jù)通過接口傳送到定制的工作流程數(shù)據(jù)端口處，借助工作流引擎，把工作流程控制數(shù)據(jù)和相關(guān)數(shù)據(jù)生成工作列表，同時(shí)工作流引擎響應(yīng)并處理來自個(gè)人工作臺的消息（包括事件和數(shù)據(jù)）和各界面的消息，激活相關(guān)活動，將任務(wù)具體化后傳遞到工作臺處顯示出來，并更新數(shù)據(jù)庫信息。模板接口傳遞參數(shù)有ID_DoMan，ID_Task，ID_BeginTime，ID_EndTime，ID_Pro-ject等。
2.2 數(shù)據(jù)接口技術(shù)
績效考核系統(tǒng)作為PDM系統(tǒng)的功能模塊與系統(tǒng)的其他功能模塊間存在數(shù)據(jù)交換。其主要與工作流管理、用戶管理和編碼管理模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)集成。
績效考核系統(tǒng)與用戶管理數(shù)據(jù)接口通過角色規(guī)則定義器實(shí)現(xiàn)。定義器包括角色管理和權(quán)限設(shè)置兩部分。角色管理主要是針對產(chǎn)品開發(fā)過程中存在的不同角色進(jìn)行定義分類，屬性包括有角色類型、角色名稱、各種評分在本角色中所占的權(quán)重以及備注等信息的設(shè)置。這為前臺考核評分對象的展現(xiàn)提供依據(jù)，也是計(jì)算考核結(jié)果和生成考核結(jié)果的基礎(chǔ)。權(quán)限設(shè)置中對用戶進(jìn)行角色授權(quán)，使用戶具有權(quán)限操作，對高級權(quán)限的用戶具有考核管理的設(shè)置操作，一般用戶具有查詢?yōu)g覽考核信息權(quán)限。
基于工作流程的特點(diǎn)，與工作流管理數(shù)據(jù)接口的實(shí)現(xiàn)，可在工作流系統(tǒng)中嵌入考核機(jī)制來實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)人員的績效考核，通過建立流程階段性的考核，按照定制的工作流模型對相關(guān)的活動過程設(shè)定考核機(jī)制。通過各環(huán)節(jié)考核機(jī)制目標(biāo)參數(shù)調(diào)入考核算法組件，可實(shí)現(xiàn)考核成績的計(jì)算。此類依托工作流管理數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)的考核為動態(tài)考核。因所有產(chǎn)品開發(fā)結(jié)束的數(shù)據(jù)均歸于歷史數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)在產(chǎn)品開發(fā)或項(xiàng)目結(jié)束后的考核需要手動考核。
在與編碼管理數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)中，PDM系統(tǒng)采用分類編碼的方法，在編碼前要對編碼進(jìn)行編碼類定義。采用后臺編碼接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)分類編碼。系統(tǒng)的編碼操作中對每類對象做編碼模板，類編碼后，在對具體考核對象、任務(wù)等編碼時(shí)，通過調(diào)用后臺編碼接口，直接獲取編碼號。
企業(yè)員工績效考評是企業(yè)績效考評系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，肩負(fù)著反映員
2.3 考核機(jī)制
活動（任務(wù)）是工作流的基本單元，自主計(jì)算考核是通過對其管理資源監(jiān)控、計(jì)劃和執(zhí)行的控制實(shí)現(xiàn)的?？己藱C(jī)制emi嵌入到每個(gè)活動ti之中，工作流的任務(wù)考核智能性是通過嵌入工作流活動中的多個(gè)emi的協(xié)作實(shí)現(xiàn)的。考核機(jī)制元是嵌入柔性工作流活動中的智能實(shí)體，定義考核機(jī)制元EM=（M，D，E，P，T），其中，M為監(jiān)控規(guī)則，D為執(zhí)行規(guī)則，E為考核規(guī)則，P為計(jì)劃規(guī)則，T為接觸管理器，主要實(shí)現(xiàn)與管理資源及其他機(jī)制的交互。
3 績效考核算法
績效評估有很多種方法[4]，系統(tǒng)的考核算法采用加減賦分法來實(shí)現(xiàn)。程序?qū)崿F(xiàn)考核，要求標(biāo)準(zhǔn)要盡可能具體且可以衡量。因此績效標(biāo)準(zhǔn)可以從工作的數(shù)量、質(zhì)量和時(shí)間等方面描述。根據(jù)PDM績效考核系統(tǒng)的研究，考核因素有時(shí)間、人員和活動，這些映射在數(shù)據(jù)庫基本信息表中。定義Q為系統(tǒng)考核關(guān)鍵參數(shù)表，映射關(guān)系為：Q=（Start_A，End_A，Start_B，End_B，Con，Type），其中Start_A（B）是計(jì)劃起始活動時(shí)間（實(shí)際），End_A（B）是計(jì)劃結(jié)束活動時(shí)間（實(shí)際），Con是控制參數(shù)集合，Type是控制點(diǎn)的類型集合。本系統(tǒng)從計(jì)劃、角色和任務(wù)來反映考核的因素。企業(yè)設(shè)計(jì)人員考核的評分標(biāo)準(zhǔn)主要為按時(shí)完成和按要求完成。因此本文主要從時(shí)間、質(zhì)量的控制來考核設(shè)計(jì)人員?？己丝刂茀?shù)有任務(wù)相關(guān)時(shí)間和退回次數(shù)。其中質(zhì)量的控制，采用審查退回次數(shù)來衡量。質(zhì)量控制參數(shù)關(guān)系如圖3所示，某個(gè)考核任務(wù)有ti和ti+1環(huán)節(jié)，下級任務(wù)對上級任務(wù)考核，返回次數(shù)K越多質(zhì)量成績MS越低，返回一次，根據(jù)考核規(guī)則扣除一定的分值H。時(shí)間控制參數(shù)關(guān)系如圖4所示，（t1，t2）是計(jì)劃的任務(wù)時(shí)間段，（T1，T2）是項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)間段，以t2為基準(zhǔn)點(diǎn)，在（t2，T2）和（t2，t1）間分別設(shè)立時(shí)間域，實(shí)際完成時(shí)間t落入不同的區(qū)域做不同的加減分處理（加減h）?？紤]到同時(shí)間域在不同任務(wù)中的影響程度不同，引入敏感系數(shù)b，其與任務(wù)總時(shí)間、項(xiàng)目總時(shí)間成反比關(guān)系。靈敏系數(shù)越小，趨向目標(biāo)時(shí)間的同段時(shí)間域?qū)Y(jié)果影響越大。因此，得到PDM績效考核算法如下：
4 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)
采用實(shí)體-聯(lián)系方法建立數(shù)據(jù)模型，用來描述客觀實(shí)體之間、實(shí)體與屬性之間的聯(lián)系。根據(jù)數(shù)據(jù)處理流程分析，設(shè)計(jì)出圖5所示的績效考核系統(tǒng)E-R關(guān)系圖。圖5中，？1～1表示一對一的聯(lián)系；？1～N表示一對多的聯(lián)系；N～1表示多對一的聯(lián)系；M～N表示多對多的聯(lián)系。數(shù)據(jù)庫模式主要由基本信息表、項(xiàng)目過程的動態(tài)表和結(jié)果表組成?；拘畔⒈砻枋龅氖窍到y(tǒng)靜態(tài)的數(shù)據(jù)，它的數(shù)據(jù)來源于企業(yè)業(yè)務(wù)管理部門、設(shè)計(jì)人員信息和權(quán)限等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。項(xiàng)目過程的動態(tài)表的數(shù)據(jù)來源于項(xiàng)目開發(fā)過程中、任務(wù)的執(zhí)行中，系統(tǒng)對過程的記錄。結(jié)果表主要有計(jì)算考核結(jié)果表，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行評價(jià)的評價(jià)表。
結(jié)語
本文研究設(shè)計(jì)的績效考核系統(tǒng)符合配套型中小企業(yè)管理制度。該系統(tǒng)可以根據(jù)流程管理的數(shù)據(jù)對設(shè)計(jì)技術(shù)人員的績效進(jìn)行考核，實(shí)現(xiàn)自動化和客觀化。該系統(tǒng)擴(kuò)展了PDM的功能，并加強(qiáng)了企業(yè)人力資源的管理，提高了企業(yè)信息管理的效率。
參考文獻(xiàn)
[1] 孫靖韜.業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，山東大學(xué)學(xué)報(bào)[J].2012，4.
【關(guān)鍵詞】 ERP；財(cái)務(wù)管理；BPM
一、ERP與業(yè)務(wù)流程管理（BPM）的內(nèi)涵及其相互關(guān)系
以財(cái)務(wù)會計(jì)管理為核心的企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(Enterprise Resource Project即我們常稱的ERP)，是一個(gè)財(cái)務(wù)會計(jì)導(dǎo)向的全面企業(yè)集成系統(tǒng)，管理整個(gè)供需鏈上的各個(gè)實(shí)體的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)對制造、財(cái)務(wù)、客戶、分銷和供應(yīng)商的業(yè)務(wù)流程管理；是依托信息技術(shù)等手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的共享和協(xié)同，克服企業(yè)中的官僚制約，使得各業(yè)務(wù)流程無縫平滑地銜接，從而提高管理的效率和業(yè)務(wù)的精確度，提高企業(yè)的盈利能力，降低交易成本。
業(yè)務(wù)流程管理BPM（Business Process Management）不是一個(gè)新概念，甚至不是一個(gè)新名詞。它是從相關(guān)的業(yè)務(wù)流程變革領(lǐng)域，如業(yè)務(wù)流程改進(jìn)（BPI）、業(yè)務(wù)流程重組（BPR）、業(yè)務(wù)流程革新中發(fā)展起來的。流程管理技術(shù)也是從早期的工作流管理、EAI、流程自動化、流程集成、流程建模、流程優(yōu)化等技術(shù)中發(fā)展起來的。一般來說，它就是企業(yè)將現(xiàn)有的內(nèi)部資源進(jìn)行有效整合，優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，有效監(jiān)控企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的執(zhí)行，從而確保企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：首先，它實(shí)現(xiàn)了工作流程的自動化；其次，它實(shí)現(xiàn)了多個(gè)企業(yè)系統(tǒng)之間的無縫集成。
ERP 實(shí)施后，ERP 系統(tǒng)為企業(yè)流程管理提供了信息化管理平臺，尤其具有柔性的ERP系統(tǒng)能夠更好的支持流程管理。由于BPM 是伴隨企業(yè)整個(gè)壽命周期的，ERP 系統(tǒng)運(yùn)行后企業(yè)的流程不可能是一成不變的，必然隨著企業(yè)的發(fā)展變化，企業(yè)的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變，流程也隨之轉(zhuǎn)變，從而必然需要流程管理支持這種轉(zhuǎn)變。從另一個(gè)角度講，ERP 系統(tǒng)失敗的一個(gè)主要原因是不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展變化（戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變、主營業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變、流程轉(zhuǎn)變等）。BPM 支持企業(yè)的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變，如果 ERP 系統(tǒng)能夠很好地支持 BPM（支持流程的動態(tài)變化），那么也就支持了企業(yè)的發(fā)展變化，從而可以提高 ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用效率和成功率。所以在 ERP 系統(tǒng)運(yùn)行后的 BPM 是必要的。另外，BPM主要是規(guī)?；髽I(yè)發(fā)展過程中對管理進(jìn)行改造的需求，而規(guī)?；髽I(yè)在管理領(lǐng)域應(yīng)用的IT技術(shù)主要是ERP系統(tǒng)。因此說BPM的實(shí)施離不開ERP系統(tǒng)的支持。
二、實(shí)施ERP系統(tǒng)后對企業(yè)財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)流程管理的影響
（一）實(shí)施ERP系統(tǒng)對企業(yè)財(cái)務(wù)管理的影響
1. ERP擴(kuò)大了財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容
傳統(tǒng)工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，經(jīng)濟(jì)增長主要依賴廠房、機(jī)器、資金等有形資產(chǎn)。而知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)資產(chǎn)中以知識為基礎(chǔ)的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、計(jì)算機(jī)軟件、人力資源、產(chǎn)品創(chuàng)新等無形資產(chǎn)所占比重將大大提高。無形資產(chǎn)將成為企業(yè)最重要的投資對象之一。然而，由于無形資產(chǎn)確認(rèn)、計(jì)量的困難，傳統(tǒng)核算型軟件受到很大限制，進(jìn)行財(cái)務(wù)決策時(shí)也很少考慮這些無形資產(chǎn)。 ERP系統(tǒng)除了財(cái)務(wù)系統(tǒng)外，還包括供應(yīng)鏈管理、人力資源等系統(tǒng)，可以從各方面對這些無形資產(chǎn)進(jìn)行分析、預(yù)測，豐富了財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容。
2. ERP系統(tǒng)突出了財(cái)務(wù)管理的整體性，獲取信息的時(shí)效性和信息服務(wù)全面性
ERP系統(tǒng)除了提供必須的財(cái)務(wù)報(bào)表外，還能提供多種管理性報(bào)表和查詢功能，并提供易于使用的財(cái)務(wù)模型和分析模塊，更全面地提供財(cái)務(wù)管理信息，為戰(zhàn)略決策和業(yè)務(wù)操作等各層次的管理提供服務(wù)。ERP系統(tǒng)對大量規(guī)范業(yè)務(wù)的計(jì)量都可以在初始化中加以設(shè)置，自動生成相應(yīng)的憑證，記錄工作可由系統(tǒng)自動完成，計(jì)算和報(bào)告中的大部分工作也能通過系統(tǒng)設(shè)置而自動完成。另外，ERP系統(tǒng)的集成保證了會計(jì)信息的相關(guān)性、可靠性，保障了財(cái)務(wù)管理所需信息的質(zhì)量。系統(tǒng)的實(shí)時(shí)性又保證了會計(jì)信息的及時(shí)性。
3. ERP系統(tǒng)使財(cái)務(wù)管理與生產(chǎn)管理有機(jī)結(jié)合，發(fā)揮計(jì)劃與控制作用
系統(tǒng)可以把企業(yè)的生產(chǎn)和財(cái)務(wù)管理集成在一起。在一個(gè)集成的環(huán)境下，當(dāng)生產(chǎn)經(jīng)營系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行時(shí)，很容易驅(qū)動會計(jì)核算系統(tǒng)正常運(yùn)行。因?yàn)?，從根本上講，生產(chǎn)人員與財(cái)務(wù)人員有著相同的基本處理邏輯，只不過前者用物料計(jì)量單位表示，后者用貨幣單位表示而已。 由于生產(chǎn)經(jīng)營系統(tǒng)比以往任何時(shí)候都更為有效可信，所以，會計(jì)系統(tǒng)將會得到一套比以往任何時(shí)候都更為有效的數(shù)據(jù)作為工作的基礎(chǔ)。有人說，由財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)驅(qū)動生產(chǎn)管理系統(tǒng)非常困難，而由生產(chǎn)管理系統(tǒng)驅(qū)動財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)則容易得多。這種說法是很有道理的。如果生產(chǎn)管理系統(tǒng)行之有效，財(cái)務(wù)人員完全可以利用它作為建立一個(gè)有效的財(cái)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。在成功地運(yùn)行ERP的企業(yè)中，財(cái)務(wù)管理人員都會感到他們的工作效率提高了，他們的計(jì)劃控制能力提高了。其原因在于，生產(chǎn)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)在同一環(huán)境下，就可以用相同的語言來談?wù)撏患虑椋?這樣他們之間的不協(xié)調(diào)狀況就消失了，自然有助于效率和能力的提高，也就是說ERP作為整個(gè)企業(yè)的信息系統(tǒng)，使得企業(yè)整體合作的意識和作用加強(qiáng)了，通過準(zhǔn)確、及時(shí)的信息傳遞，使大家的精力集中在同一方向上，以工作流程的觀點(diǎn)和方式來運(yùn)營和管理企業(yè)，而不是把企業(yè)當(dāng)作一個(gè)個(gè)部門的組合。
4. 細(xì)化成本核算以加強(qiáng)成本管理
ERP上線帶給成本管理的第一個(gè)變革是建立了標(biāo)準(zhǔn)成本體系。目前，公司對所有物料收、發(fā)、存都采用標(biāo)準(zhǔn)成本核算，對產(chǎn)成品的直接材料消耗定義物料清單。成本核算對象進(jìn)一步細(xì)化，按物料編碼核算成本，通過子庫存轉(zhuǎn)移實(shí)現(xiàn)同一法人內(nèi)部物資轉(zhuǎn)移，成本費(fèi)用控制高度集中。同時(shí)能適時(shí)監(jiān)控采購物資的實(shí)際采購價(jià)格，及時(shí)了解公司各項(xiàng)大宗原材料等市場信息，促進(jìn)采購成本降低，保證公司成本、利潤核算更加真實(shí)、科學(xué)、準(zhǔn)確。
5. ERP系統(tǒng)改變了企業(yè)資金管理模式
作為公司的管理者，必須時(shí)時(shí)關(guān)心整個(gè)公司的資產(chǎn)流動性，防止發(fā)生公司整體的支付危機(jī)。在現(xiàn)實(shí)情況下，大型企業(yè)發(fā)生財(cái)務(wù)危機(jī)甚至倒閉，很多是由于資金的周轉(zhuǎn)不靈。ERP資金管理的兩個(gè)重要功能，即自動實(shí)時(shí)生成現(xiàn)金流量表和利用內(nèi)部銀行結(jié)構(gòu)對企業(yè)的資金使用情況進(jìn)行量化考核，可以使集團(tuán)總部作為投資中心，進(jìn)行資金的合理分配與運(yùn)用。ERP資金管理模塊中的資金預(yù)測功能加強(qiáng)了企業(yè)對中短期現(xiàn)金流量的預(yù)測，能及時(shí)預(yù)警，保證公司的順利運(yùn)作。
（二）實(shí)施ERP系統(tǒng)對業(yè)務(wù)流程管理的影響
1. ERP 為企業(yè) BPM 提供業(yè)務(wù)藍(lán)圖
企業(yè)的BPM應(yīng)該使企業(yè)的流程走向何方，它是由企業(yè)的戰(zhàn)略決定的，戰(zhàn)略是由市場和企業(yè)生存環(huán)境決定的。但是，因?yàn)閭鹘y(tǒng)管理模式的慣性作用，企業(yè)管理者很難突破原有思維的約束勾畫流程的藍(lán)圖。即便是出色的管理者有著美好的流程優(yōu)化、重組的想法，在具體實(shí)施的時(shí)候也會出現(xiàn)走樣的情況。而融入先進(jìn)管理思想的ERP系統(tǒng)能夠?yàn)槠髽I(yè)流程管理提供美好的藍(lán)圖，并且指引著BPM的方向。
2. ERP 是 BPM 的推動力
ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施確實(shí)能夠提高企業(yè)的效率、降低成本、提高效益，這是勿庸置疑的。許多企業(yè)從局部的信息化、自動化，到整個(gè)企業(yè)的信息集成，一步一步地隨著IT技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)用IT技術(shù)逐步走向集成化。在IT的過程中必然涉及流程的優(yōu)化、重組，而ERP系統(tǒng)更要求企業(yè)的流程打破原有的秩序，以適應(yīng)ERP系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用的需要。
3. ERP 為 BPM 提供有力的支持
BPM可以理順企業(yè)的業(yè)務(wù)過程從而提高企業(yè)的效益。然而如果在實(shí)施BPM的過程中沒有IT技術(shù)的支持，BPM的實(shí)施會變得非常困難，甚至?xí)绊憣?shí)施的成功。例如在很多情況下，一個(gè)企業(yè)里面可能有許多相同的數(shù)據(jù)會以不同的格式存在，并分別存儲起來，這往往會發(fā)生錯(cuò)誤和浪費(fèi)時(shí)間。可以想象如果沒有IT技術(shù)的支持，要消除這種情況，在數(shù)據(jù)產(chǎn)生的源頭一次獲得數(shù)據(jù)并將數(shù)據(jù)在企業(yè)內(nèi)流傳共享是不可能做到的。而信息共享技術(shù)也可以將串行的業(yè)務(wù)處理過程變?yōu)椴⑿袠I(yè)務(wù)處理過程。BPM要求在工作點(diǎn)進(jìn)行決策，員工要對執(zhí)行的結(jié)果負(fù)責(zé)，這要求員工在接受培訓(xùn)掌握新技能的同時(shí)，要確保能夠得到控制工作所需的信息，而這也需要IT技術(shù)的支持。另一方面，BPM側(cè)重管理思想，而ERP則側(cè)重于技術(shù)手段。從BPM實(shí)施的目標(biāo)來看，BPM也是離不開IT技術(shù)支持的。這是因?yàn)?，BPM從管理上理順了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，使企業(yè)的經(jīng)營過程科學(xué)化、合理化。如果沒有IT技術(shù)的支持，業(yè)務(wù)過程雖然合理了，但員工個(gè)人的工作效率不能提高，從而將企業(yè)的“瓶頸”從業(yè)務(wù)過程上轉(zhuǎn)嫁到員工的工作效率，而要消除這種情況，要么增加工作時(shí)間，要么增加員工人數(shù)，顯然這又增加企業(yè)的生產(chǎn)成本。這與BPM的目標(biāo)是相矛盾的。
三、ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)流程管理中的應(yīng)用
（一）ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用
1. ERP中的ABC成本法
針對傳統(tǒng)成本會計(jì)不適應(yīng)新制造環(huán)境的局面，作業(yè)成本法（Activity-Based Costing，簡稱ABC）和基于ABC的作業(yè)成本管理（ABCM），在美、日和西歐諸國的企業(yè)尤其是競爭激烈和人工成本很低的高新技術(shù)企業(yè)，得到了廣泛的應(yīng)用。
ABC成本法是以作業(yè)（Activity）為核心，確認(rèn)和計(jì)量耗用企業(yè)資源的所有作業(yè)，將耗用的資源成本準(zhǔn)確地記入作業(yè)，然后選擇成本動因，把所有的作業(yè)成本分配給作業(yè)成本對象的一種成本計(jì)算方法。
ABC成本法是會計(jì)界首先提出來的。應(yīng)當(dāng)說它的理論本身并不復(fù)雜，但是由于企業(yè)的內(nèi)部流程是千變?nèi)f化的，成本動因也無法標(biāo)準(zhǔn)化，因此理論的實(shí)踐變得比理論本身復(fù)雜多了。隨著企業(yè)IT技術(shù)的運(yùn)用，ERP為越來越多的企業(yè)采用，ERP的集成性使得ABC成本法完全融入整個(gè)系統(tǒng)，成本動因數(shù)據(jù)可以自動從ERP中其他模塊中獲得，比如銷售、采購、生產(chǎn)、人力、財(cái)務(wù)等，使得ABC成本法能在企業(yè)中得到很好的應(yīng)用。
2. ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用
財(cái)務(wù)管理的功能主要是基于會計(jì)核算的數(shù)據(jù)并加以分析，從而進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測、管理和控制活動。它側(cè)重于財(cái)務(wù)計(jì)劃、控制、分析和預(yù)測，強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制和事后反饋。然而，ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊已經(jīng)完成了從事后財(cái)會信息的反映，到財(cái)務(wù)管理信息處理，再到多層次、一體化的財(cái)務(wù)管理支持。這種轉(zhuǎn)變體現(xiàn)在，它吸收并內(nèi)嵌了先進(jìn)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理實(shí)踐，改善了企業(yè)會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程。它在支持企業(yè)的全球化經(jīng)營上，為分布在世界各地的分支機(jī)構(gòu)提供一個(gè)統(tǒng)一的會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理平臺，同時(shí)也能支持各國當(dāng)?shù)氐呢?cái)務(wù)法規(guī)和報(bào)表要求。如：提供多幣種會計(jì)處理能力，支持各幣種間的轉(zhuǎn)換；支持多國會計(jì)實(shí)體的財(cái)務(wù)報(bào)表合并等；支持基于Web的財(cái)務(wù)信息處理。為支持企業(yè)發(fā)展電子商務(wù)和基于Internet的應(yīng)用系統(tǒng)（如銷售訂單處理等），部分財(cái)務(wù)信息還可以通過Web方式收集和?？傊?，這一切，倘若在非ERP的環(huán)境下，即使依靠“人海戰(zhàn)術(shù)”來完成，其效益也是有限的。
（二）BPM與ERP系統(tǒng)的應(yīng)用
企業(yè)的業(yè)務(wù)流程隨著企業(yè)的發(fā)展不斷地變化，ERP系統(tǒng)不能與企業(yè)的流程管理分離，但ERP對企業(yè)業(yè)務(wù)流程缺乏有效的控制和管理。BPM優(yōu)化了企業(yè)的流程，并使ERP向基于流程的方向演進(jìn)，它是企業(yè)成功實(shí)施ERP的基礎(chǔ)。BPM與ERP系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的關(guān)系如下。
1. 利用BPM優(yōu)化企業(yè)流程
流程管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。企業(yè)通過BPM系統(tǒng)首先應(yīng)把企業(yè)的關(guān)鍵流程導(dǎo)入系統(tǒng)，由系統(tǒng)定義流程的規(guī)則。再以數(shù)據(jù)、圖形、報(bào)表等形式給出哪些流程合理，哪些流程需要調(diào)整，隨著企業(yè)流程的不斷執(zhí)行和優(yōu)化，形成企業(yè)自己的特點(diǎn)，給企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者提供決策的依據(jù)。
2. BPM讓ERP向基于流程的方向演進(jìn)
企業(yè)在沒有采用IT手段之前，所有的業(yè)務(wù)流程是通過手工方式運(yùn)作的，是一對一的管理方式。而引入了IT手段之后，業(yè)務(wù)流程通過信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)，采用一對多的運(yùn)作方式，信息可以同時(shí)傳遞給多個(gè)部門。為此，企業(yè)如果應(yīng)用ERP，首先必須與企業(yè)的流程管理現(xiàn)狀相適應(yīng)，必須有利于企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理的提高。如 企業(yè)應(yīng)用信息技術(shù)整合企業(yè)時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程及企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合目前企業(yè)的現(xiàn)狀，利用BPM為企業(yè)設(shè)計(jì)出業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)與重組方案，對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和優(yōu)化，找出缺少的流程，把不規(guī)范的流程規(guī)范化，最終提出合理的業(yè)務(wù)流程，確定企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。然后再利用ERP將手工信息流程轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒓夹g(shù)流程，從而直接實(shí)現(xiàn)企業(yè)效率和管理水平的提高。
【主要參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：基建檔案；存在問題；對策
2011--2013年每年我區(qū)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)投資金額上億元，且每年的投資金額呈上升趨勢。為此全區(qū)各地迅速掀起了中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設(shè)的，但由于水文工程建設(shè)項(xiàng)目點(diǎn)多面廣，建設(shè)周期短，工程建設(shè)檔案的管理也存在著諸多問題。本文就廣西中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設(shè)項(xiàng)目基建檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，旨在找出解決這些問題的有效對策。
1基建檔案管理存在的問題
1.1前期手續(xù)不齊的現(xiàn)象普遍存在
由于部分一期中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設(shè)項(xiàng)目前期工作沒有按正常程序進(jìn)行，而是采取一些超常規(guī)方式完成的，導(dǎo)致后期工程建設(shè)存在一些問題和不足，尤其是體現(xiàn)在基建檔案管理工作方面。這為后期工程項(xiàng)目基建檔案的整理歸檔帶來大量整改工作。這種“先上車，后補(bǔ)票”的行為不僅給后期基建檔案的歸檔與整改帶來了不少的麻煩，同樣也給以后我區(qū)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收帶來諸多不便。
1.2建設(shè)單位和施工單位的變更造成基建檔案的管理混亂
以2011年我區(qū)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程（欽州市部分）為例，2011年我區(qū)中小河流監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目（欽州市部分）的建設(shè)單位名稱為廣西水文水資源欽州分局，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)與欽州市中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)方面的相關(guān)事宜。如立項(xiàng)、征地、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理招標(biāo)、施工招標(biāo)、開工建設(shè)、工程款的支付等均由廣西水文水資源欽州分局負(fù)責(zé)運(yùn)作，相關(guān)手續(xù)、資料均由廣西水文水資源欽州分局負(fù)責(zé)保管。2010年根據(jù)自治區(qū)編委《關(guān)于水文機(jī)構(gòu)有關(guān)機(jī)構(gòu)編制問題的批復(fù)》，經(jīng)自治區(qū)事業(yè)單位登記管理局核準(zhǔn)，廣西壯族自治區(qū)水文水資源欽州分局更名為欽州市水文水資源局（增掛廣西沿海水環(huán)境監(jiān)測中心牌子）。廣西水文水資源局欽州分局更名為欽州市水文水資源局，雖是同一單位，但由于項(xiàng)目建設(shè)的前期工作中用的名稱與更名后的單位名稱存在不一致，極容易導(dǎo)致工程竣工前后名稱不一致的現(xiàn)象出現(xiàn)。2011年中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程（欽州市部分）的施工單位為濮陽水電有限責(zé)任公司，由于濮陽興河公司作為承建單位對項(xiàng)目的施工管理力度明顯不夠，施工組織管理不力，施工經(jīng)驗(yàn)匱乏，資金投入不足，且對項(xiàng)目的重視程度不夠，導(dǎo)致欽州市局中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度緩慢。2012年欽州市水文水資源局終止與濮陽興河公司的施工合同，另行招標(biāo)施工單位，同一工程建設(shè)，前后就出現(xiàn)了兩個(gè)施工單位。這樣建設(shè)單位名稱的變更和施工單位的變更都為后期基建檔案的歸檔整理和有效利用帶來諸多不便。
1.3各相關(guān)單位移交的基建檔案不規(guī)范
基建檔案是一項(xiàng)來源多元化的檔案，它包涵了建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、審計(jì)等各單位的檔案。它即要保證建設(shè)項(xiàng)目基建檔案的成套性，又要保證單項(xiàng)工程的成套性，整理基建檔案是一個(gè)即系統(tǒng)，又全面的工程。由于我區(qū)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程建設(shè)單位和施工單位普遍存在“重施工、輕管理，重外業(yè)、輕內(nèi)業(yè)”的項(xiàng)目管理通病，以及施工中標(biāo)單位經(jīng)常有分包現(xiàn)象，導(dǎo)致基建檔案的移交方面出現(xiàn)普遍不夠重視的現(xiàn)象，移交給工程建設(shè)檔案管理部門的檔案經(jīng)常出現(xiàn)不規(guī)范的問題。
2基建檔案管理存在問題的對策
2.1追本溯源，要保證基建檔案的質(zhì)量就應(yīng)從“源頭”抓起，加強(qiáng)對在建項(xiàng)目組檔案管理有關(guān)人員的培訓(xùn)力度。
自治區(qū)水利廳和自治區(qū)水文水資源局應(yīng)針對我區(qū)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目中的存在問題不定期召集施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、勘察及各建設(shè)業(yè)主開辦免費(fèi)講座或培訓(xùn)班。對一些在基建檔案審查中時(shí)常會出現(xiàn)的共性問題進(jìn)行講解，這樣即能夠保證提高移交檔案的質(zhì)量，又能提高依法治檔的自覺性和歸檔意識，達(dá)到培養(yǎng)基建檔案管理工作人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)的目的，還能避免在施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、勘察等一些共性的問題屢次進(jìn)行整改，來來回回奔波，造成不必要的人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，為后期竣工檔案的移交工作奠定良好的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，如果自治區(qū)水利廳、自治區(qū)水文水資源局和各市水文水資源局從基建檔案管理工作的源頭就開始抓起，為我區(qū)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程各單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目的檔案管理人員進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，這樣工程檔案移交前就保證了移交件的合格率，同樣也保證了工程檔案審查的效率。
2.2增強(qiáng)意識，建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔與工程尾款的支付和單位評先評優(yōu)掛鉤，以提高各單位重視歸檔的積極性，及時(shí)、有效地完成歸檔工作。
為此，建議我區(qū)中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)上級主管部門采取的一些激勵(lì)和制約的措施。諸如：基建檔案管理的好環(huán)與工程尾款相掛鉤、基建檔案理的好環(huán)與單位評先評優(yōu)掛鉤等辦法，即各單位的竣工檔案未達(dá)到上級主管部門的檢查要求，工程尾款即實(shí)行一票否決，基建檔案收集整理不合格的，建設(shè)單位年度考評不得評先評優(yōu)。
中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設(shè)項(xiàng)目是我區(qū)水文實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)設(shè)施，也是發(fā)揮水文多功能作用的關(guān)鍵，它關(guān)系到水文事業(yè)能否可持續(xù)，又在一定程度體現(xiàn)著一個(gè)我區(qū)水文事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)代化水平。作為中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)單位的各市水文水資源局應(yīng)主動深入現(xiàn)場，做好對中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的服務(wù)工作。在主動做好對重點(diǎn)工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時(shí)，還要對登記在冊的重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行清查、摸底，分析研究，積極探索，創(chuàng)出基建檔案整理的新路子。
關(guān)鍵詞：石油企業(yè) 合同管理 風(fēng)險(xiǎn)評估風(fēng)險(xiǎn)控制 大港油田
中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1004-4914(2011)09-245-02
一、石油企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)評估的方法
合同管理的風(fēng)險(xiǎn)評估方法是指采取何種方式對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估。從邏輯上來說，風(fēng)險(xiǎn)識別與風(fēng)險(xiǎn)評估是前后先繼的，先進(jìn)行識別然后進(jìn)行評價(jià)與估計(jì)。但從企業(yè)管理工作的宏觀角度來說，合同風(fēng)險(xiǎn)評估需要結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)進(jìn)行。筆者認(rèn)為，企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)的評估是一項(xiàng)基于經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)，需要依據(jù)一定的方法對企業(yè)合同運(yùn)行中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分析。筆者認(rèn)為，可以運(yùn)用生產(chǎn)，業(yè)務(wù)流程法和調(diào)查表法識別與評價(jià)合同風(fēng)險(xiǎn)。在掌握合同流程的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)調(diào)查表，先選取少量調(diào)研對象發(fā)放調(diào)查表，聽取調(diào)查表試填者反饋的意見和建議后。修改和完善風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查表。調(diào)查表經(jīng)過幾輪的試填一反饋一修改后，形成正式的合同風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查表。按照上述方法將調(diào)查結(jié)果進(jìn)行篩選和分析，按照統(tǒng)計(jì)學(xué)的方法，大致可以估算出企業(yè)合同管理過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)水平，在此基礎(chǔ)上分析得出此次合同風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查反映出的問題和建議。可以說，石油企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)評估工作是一項(xiàng)既具有科學(xué)性又具有強(qiáng)烈管理實(shí)踐色彩的創(chuàng)造性工作。
二、石油企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)評估的案例分析
按照上述生產(chǎn)，業(yè)務(wù)流程法和調(diào)查表法我們可以首先設(shè)計(jì)出石油企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評估調(diào)查表的內(nèi)容。調(diào)查表的內(nèi)容設(shè)計(jì)是否科學(xué)以及是否符合現(xiàn)實(shí)需求是調(diào)查是否能夠成功的關(guān)鍵。筆者認(rèn)為，對于合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估的調(diào)查應(yīng)該是基于對企業(yè)現(xiàn)有合同管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)以及同行業(yè)企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)的顯露點(diǎn)來進(jìn)行設(shè)計(jì)。
參照中石油公司合同風(fēng)險(xiǎn)評估調(diào)查表的設(shè)計(jì)原則與設(shè)計(jì)內(nèi)容，筆者對大港油田合同管理的風(fēng)險(xiǎn)評估調(diào)查表設(shè)計(jì)了內(nèi)容。并依據(jù)合同管理風(fēng)險(xiǎn)與合同法律風(fēng)險(xiǎn)將上述調(diào)查表進(jìn)行了分別設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)了兩大類7小類29個(gè)具體的指標(biāo)。在本研究中，筆者將上述29個(gè)具體指標(biāo)設(shè)計(jì)成了調(diào)查問卷，對大港油田及其所屬公司進(jìn)行了問卷調(diào)查，下面筆者將對下述兩大類7個(gè)小類29個(gè)具體指標(biāo)進(jìn)行介紹，并對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
1.合同外部風(fēng)險(xiǎn)要素調(diào)查與統(tǒng)計(jì)。合同外部風(fēng)險(xiǎn)要索主要指的是從宏觀上來說影響合同運(yùn)行的因素。筆者認(rèn)為，影響合同外部運(yùn)行的主要指標(biāo)體系有：(1)合同管理人員指標(biāo)體系。合同管理人員是企業(yè)當(dāng)中專門從事合同管理的專業(yè)人員，是否具有合同管理人員以及合同管理人員的素質(zhì)與水平直接影響著企業(yè)的合同管理水平與風(fēng)險(xiǎn)評估水平。因此影響石油企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)評估水平的首要因素是人力資源因素，即合同管理人員指標(biāo)體系應(yīng)該設(shè)計(jì)為合同風(fēng)險(xiǎn)評估的首要指標(biāo)體系。該指標(biāo)體系可以具體設(shè)置如下幾個(gè)分項(xiàng)指標(biāo)：公司負(fù)責(zé)人的法律意識、合同管理部門負(fù)責(zé)人的法律工作水平、合同管理人員的業(yè)務(wù)操作能力、相關(guān)部門對法律工作的支持程度、法律人員配備的充足性、法律隊(duì)伍的穩(wěn)定性六個(gè)子項(xiàng)。除了上述平面設(shè)計(jì)的內(nèi)容之外，還要考慮上述人員的數(shù)量以及穩(wěn)定性與有效性等。(2)合同管理制度指標(biāo)體系。良好的制度是預(yù)防危機(jī)與管理危機(jī)的重要構(gòu)成要素。因此筆者認(rèn)為，石油企業(yè)的合同管理制度是影響企業(yè)合同運(yùn)行的主要外部因素之一，圍繞該部分應(yīng)該設(shè)計(jì)相應(yīng)的指標(biāo)體系。筆者認(rèn)為該項(xiàng)可以包含：制度健全程度、制度明確程度、制度動態(tài)調(diào)整性、制度和諧性四項(xiàng)內(nèi)容。制度健全程度考察制度的全面性；制度明確程度考察制度的明晰性；制度動態(tài)調(diào)整性著重考察隨時(shí)間發(fā)展，制度能否及時(shí)調(diào)整，以減少制度對實(shí)踐的不適應(yīng)情況；制度和諧性重在考察有無政出多門、相互矛盾的情形。(3)合同管理流程指標(biāo)體系。管理是一種流程控制，合同管理的流程控制直接影響著合同管理的質(zhì)量。石油企業(yè)合同應(yīng)該按照《石油企業(yè)合同管理規(guī)定》等行業(yè)性操作過程進(jìn)行操作，從合同簽約依據(jù)維護(hù)，到理順管理流程，最后到合同驗(yàn)收環(huán)節(jié)。都要傲到合規(guī)性操作。筆者認(rèn)為該部門可以具體設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程規(guī)范性、業(yè)務(wù)流程效率性、業(yè)務(wù)流程可操作性、業(yè)務(wù)流程有效性四個(gè)子項(xiàng)共同構(gòu)成合同管理流程風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)流程規(guī)范性以考察各予公司所制訂的合同管理業(yè)務(wù)流程是否符合公司規(guī)定和管理要求為主；業(yè)務(wù)流程效率性考察合同管理業(yè)務(wù)流程的便捷性；業(yè)務(wù)流程的可操作性主要考察所制訂的業(yè)務(wù)流程是否符合管理實(shí)踐，有無不合理之處；業(yè)務(wù)流程的有效性著重考慮流程操作的效果，業(yè)務(wù)流程能否有效地防范預(yù)計(jì)到的合同管理中的各種風(fēng)險(xiǎn)。(4)合同管理系統(tǒng)指標(biāo)體系。隨著《中國石油合同管理系統(tǒng)》的進(jìn)一步應(yīng)用，系統(tǒng)用戶能夠全面掌握合同簽訂的流程，及時(shí)跟蹤合同的審批情況，縮短了合同的簽訂周期。同時(shí)使合同經(jīng)辦人員和審批人員加強(qiáng)了合同簽訂、履行、驗(yàn)收的自覺性和主動性，方便了合同的日常管理，基礎(chǔ)資料的檢索、合同運(yùn)行狀態(tài)的跟蹤，明確各類合同的流程。在選擇了合同類別后，合同將在系統(tǒng)中自動匹配相應(yīng)的類別和審批流程，使合同審批更加方便，推進(jìn)了合同管理的進(jìn)步，提升了合同管理的水平。筆者認(rèn)為對于中石油合同管理系統(tǒng)的執(zhí)行情況應(yīng)該單獨(dú)設(shè)計(jì)指標(biāo)體系進(jìn)行調(diào)查，具體可以分為信息及時(shí)性、可靠性、有用性和網(wǎng)絡(luò)安全性四項(xiàng)。
2.合同內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)要素調(diào)查與統(tǒng)計(jì)。(1)合同締結(jié)指標(biāo)體系。合同締結(jié)指標(biāo)體系是指在合同內(nèi)部運(yùn)行過程中，合同締結(jié)階段所產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)因素而形成的調(diào)查指標(biāo)體系。締結(jié)合同風(fēng)險(xiǎn)的指標(biāo)體系可以設(shè)置合同相對人風(fēng)險(xiǎn)(合同相對人在資信、資質(zhì)、履約能力方面存在瑕疵)、書面合同風(fēng)險(xiǎn)、合同審查風(fēng)險(xiǎn)、人風(fēng)險(xiǎn)(合同簽定人是無權(quán)人)等。目前，石油企業(yè)的大型合同都需要按照招投標(biāo)的法律程序完成合同的邀約與承諾過程，因此合同締結(jié)的指標(biāo)體系可以依據(jù)招投標(biāo)過程中具有風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)來進(jìn)行設(shè)計(jì)。具體來說，可以設(shè)計(jì)如下子項(xiàng)目：招投標(biāo)合法性風(fēng)險(xiǎn)、招投標(biāo)規(guī)范性風(fēng)險(xiǎn)、招標(biāo)人風(fēng)險(xiǎn)(此種情形下石油企業(yè)是投標(biāo)人)、投標(biāo)人風(fēng)險(xiǎn)(此種情形下石油企業(yè)是招標(biāo)人)、評標(biāo)專家風(fēng)險(xiǎn)(此種情形下石油企業(yè)是招投標(biāo)活動的一方當(dāng)事人)。評標(biāo)專家風(fēng)險(xiǎn)主要是指招投標(biāo)管理機(jī)構(gòu)對評標(biāo)專家選擇不規(guī)范以及評標(biāo)專家職業(yè)道德是否很好執(zhí)行存在風(fēng)險(xiǎn)。(2)合同文本指標(biāo)體系。標(biāo)準(zhǔn)合同對于防止合同文本風(fēng)險(xiǎn)具有重要意義，能夠極大地提高企業(yè)防范合同風(fēng)險(xiǎn)的水平。中石油花費(fèi)巨資開發(fā)并在其系統(tǒng)內(nèi)推廣標(biāo)準(zhǔn)合同影響重大，意義深遠(yuǎn)，可以提高合同管理效率、改善合同管理質(zhì)量，所以將其單獨(dú)考察。標(biāo)準(zhǔn)文本風(fēng)險(xiǎn)重點(diǎn)考慮了標(biāo)準(zhǔn)文本的覆蓋率、文本的質(zhì)量水平、標(biāo)準(zhǔn)合同的適用性三個(gè)方面。標(biāo)準(zhǔn)文本的覆蓋率能夠反映是否覆蓋了合同業(yè)務(wù)的全部領(lǐng)域、標(biāo)準(zhǔn)文本的質(zhì)量高低能夠反映合同文本的質(zhì)量水平，標(biāo)準(zhǔn)文本的適用范圍能夠表明是否明確，標(biāo)準(zhǔn)合同的適用性能夠反映標(biāo)準(zhǔn)合同在實(shí)踐中的使用程度。(3)合
同履行指標(biāo)體系。合同履行指標(biāo)體系是將依據(jù)法律經(jīng)驗(yàn)的判斷及行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的判斷，對合同履行過程中容易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)而成的風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查指標(biāo)。筆者認(rèn)為，合同履行環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主要有合同履行風(fēng)險(xiǎn)(交易雙方或者合同相對人未按照約定方式履行合同；在合同履行過程中沒有行使或者不當(dāng)行使了相關(guān)的抗辯權(quán)利)、合同變更的風(fēng)險(xiǎn)(未按照國家合同法律或者合同的約定而變更了合同標(biāo)的，使合同履行的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等發(fā)生了變動)、合同解除風(fēng)險(xiǎn)(未按照國家法律或者合同約定正確行使合同解除權(quán)等)、違約責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)(合同當(dāng)事人出現(xiàn)了違約事由，而沒有按照法律或者合同約定追求其違約責(zé)任)。
三、石油企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制的基本路徑
上文中筆者對石油企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)評估的方法進(jìn)行了介紹并結(jié)合大港油田合同管理的風(fēng)險(xiǎn)評估調(diào)查進(jìn)行了個(gè)案推演。結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)識別的基本方法與路徑，我們可以總結(jié)出石油企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制的以下幾個(gè)方面：
1.合同風(fēng)險(xiǎn)控制應(yīng)納入危機(jī)管理體系。合同風(fēng)險(xiǎn)不是石油企業(yè)的偶發(fā)事件與突發(fā)事件，而應(yīng)納入企業(yè)的危機(jī)管理進(jìn)行系統(tǒng)管理。合同是企業(yè)微觀運(yùn)行的法律表征，合同的風(fēng)險(xiǎn)在一定程度上就是企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，因此合同風(fēng)險(xiǎn)的控制應(yīng)該納入企業(yè)的危機(jī)管理體系，形成制度化的管理模式，建立起石油企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)的防范與控制的制度體系。
2.合同風(fēng)險(xiǎn)的識別是風(fēng)險(xiǎn)控制的基礎(chǔ)。合同風(fēng)險(xiǎn)的識別是合同管理的起步，也是對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制的基礎(chǔ)。石油企業(yè)應(yīng)該建立起合同風(fēng)險(xiǎn)識別機(jī)制，由專業(yè)人員利用專門知識與專業(yè)方法對企業(yè)合同的運(yùn)行進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，找出動態(tài)運(yùn)行著的合同可能存在風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，有目的、有重點(diǎn)地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估與防控。
關(guān)鍵詞：高校合同管理；內(nèi)部控制設(shè)計(jì)；合同管理機(jī)制
一、引言
合同管理是高校經(jīng)濟(jì)活動的重要組成部分，是高校規(guī)范管理、依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是保障高校合法權(quán)益的有力武器。本文從高校合同管理的現(xiàn)狀入手分析了高校合同管理意義、涉及類別及現(xiàn)存問題，提出了高校目前合同管理中存在缺少統(tǒng)一歸口管理機(jī)制、缺失部分合同管理流程、缺乏合同信息系統(tǒng)防控等問題，導(dǎo)致高校合同管理內(nèi)部控制存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。鑒于以上問題和風(fēng)險(xiǎn)，本文通過對合同組織、合同訂立、合同履行、合同歸檔評估等方面的業(yè)務(wù)流程梳理和內(nèi)控環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)，提出了應(yīng)通過信息化的聯(lián)動手段，逐步研究建立健全合同的歸口管理、履行監(jiān)控、擬定審核以及歸檔評估等機(jī)制，對合同管理進(jìn)行一定規(guī)范，減少高校合同管理過程中面對的風(fēng)險(xiǎn)。
二、高校合同管理現(xiàn)狀
(一)高校合同管理意義
合同管理貫穿于高校經(jīng)濟(jì)活動的始終，涉及高校日常管理的多項(xiàng)主要業(yè)務(wù)，需要單位各部門共同參與和管理。高校在經(jīng)濟(jì)活動中通過簽訂合同，規(guī)范合同雙方的經(jīng)濟(jì)活動開展。一方面有助于高校防范法律風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)防經(jīng)濟(jì)糾紛，維護(hù)合法權(quán)益，保證高校經(jīng)濟(jì)活動符合法律法規(guī)；另一方面有助于控制高校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，通過合同管理幫助高校節(jié)省交易時(shí)間，降低交易成本，加速資金周轉(zhuǎn)，減少費(fèi)用，提高高校資金使用效率。同時(shí)，高校通過加強(qiáng)合同管理，可以有效協(xié)調(diào)高校內(nèi)部各方關(guān)系，有利于提高單位內(nèi)部管理水平，提升高校公共服務(wù)的效率和效果。
(二)高校合同涉及類別
本文所稱的合同是指高校與其他法人之間的協(xié)議。根據(jù)合同訂立的不同形式，主要包括書面形式、口頭形式和其他形式訂立的合同。高校經(jīng)濟(jì)合同一般以書面合同為主，即指通過合同書、信件和數(shù)據(jù)電文等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式而訂立的合同。根據(jù)高校合同涉及的主要業(yè)務(wù)，主要包括科研合同、人事與勞動合同、教育合作合同、商標(biāo)使用許可合同、基建合同、儀器設(shè)備租賃和不動產(chǎn)買賣、租賃合同、修繕合同、貨物采購合同、技術(shù)服務(wù)合同、外事合同等。
(三)高校合同管理問題
1.缺少統(tǒng)一歸口管理機(jī)制
根據(jù)財(cái)政部的內(nèi)控基礎(chǔ)性評價(jià)指標(biāo)要求，高校應(yīng)建立合同歸口管理機(jī)構(gòu)，且對所有合約展開集中劃分與不斷編號，針對法律關(guān)系較為復(fù)雜的合同資料，需要聯(lián)合各機(jī)構(gòu)展開集中審核。目前，高校合同由不同部門管理，未建立統(tǒng)一歸口部門，例如，設(shè)備采購合同由資產(chǎn)管理部門管理、工程合同由基本建設(shè)部門管理、科研合同由科技部門管理、重大合同訂立由學(xué)校法律事務(wù)室審核。合同不能統(tǒng)一歸口管理和備案，管理方式方法不能統(tǒng)一，各部門工作職責(zé)分工不明確，組織領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)機(jī)制不完善，可能會造成多部門共同管理的邊際盲區(qū)，影響公共服務(wù)的效率和效果。
2.缺失部分合同管理流程
根據(jù)財(cái)政部的內(nèi)控基礎(chǔ)性評價(jià)指標(biāo)要求，高校應(yīng)對合同履行情況進(jìn)行有效監(jiān)控，確定合約實(shí)施的責(zé)任人，以最快速度對合約施行狀況進(jìn)行審查、研究與驗(yàn)收，針對必須補(bǔ)充、變更或解除合約的狀況，需要根據(jù)法律展開相應(yīng)的審查工作。目前，高校合同管理制度和流程尚不健全，存在缺少合同驗(yàn)收和結(jié)算規(guī)定、未能實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合、缺少對合約簽訂、實(shí)行、變更狀況等進(jìn)行登記工作與管理工作，缺乏對合約按期進(jìn)行劃分匯總和歸檔管理、缺少關(guān)于涉密合同管理的具體規(guī)定、缺少合同糾紛管理規(guī)定等問題，合同管理過程中流程制度的缺失，會阻礙合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防控。
3.缺乏合同信息系統(tǒng)防控
根據(jù)財(cái)政部的內(nèi)控建設(shè)要求，高校應(yīng)以信息化為抓手，遵循內(nèi)部控制的原則，全面識別和評估相關(guān)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，梳理業(yè)務(wù)流程，通過對各個(gè)主要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的流程銜接點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的聯(lián)動效應(yīng)，有效實(shí)現(xiàn)合同內(nèi)控管理的信息化落地。目前，高校合同的信息化管理往往僅包括合同線上申請、線上審批等功能，缺少合同執(zhí)行、結(jié)算、變更、備案、終止以及歸檔等程序的信息化管理，重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)一體化，缺乏與收支、資產(chǎn)、采購等系統(tǒng)的鏈接，這就導(dǎo)致無法有效依據(jù)合同進(jìn)行結(jié)算、無法以預(yù)算為來源進(jìn)行管控等問題，會阻礙合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防控。
三、高校合同管理機(jī)制內(nèi)控設(shè)計(jì)和措施建議
高校合同管理主要分為合同訂立與履行兩個(gè)關(guān)鍵流程。合約簽訂流程涉及合同調(diào)查、擬定文本、審核、簽署等一系列程序。合約履行涉及合約實(shí)施、補(bǔ)充、變更、終止、糾紛解決、結(jié)算、歸檔及后評估等一系列程序。在合同管理的各項(xiàng)關(guān)鍵流程中，應(yīng)確定業(yè)務(wù)流程和內(nèi)控要求，按期審查與評估合同管理的薄弱流程環(huán)節(jié)，使用有效控制手段，最大限度避免風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的可能性，保障高校根本利益，達(dá)到預(yù)期管理目標(biāo)。
(一)健全合同管理組織體系
對合同組織環(huán)節(jié)的控制是指對合同組織體制、制度流程、部門間溝通協(xié)調(diào)的內(nèi)部控制。合同管理制度的規(guī)范和齊備、合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的合理和協(xié)調(diào)是合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防控的基礎(chǔ)。
1.完善合同管理制度和業(yè)務(wù)流程控制機(jī)制
建立規(guī)范的合同管理制度和業(yè)務(wù)流程，實(shí)行合同管理的分級授權(quán)制度，明確上級單位、高校決策機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)部門、合同歸口部門、監(jiān)管部門的合同管理權(quán)限和職能，確保高校對外簽訂合同經(jīng)過合法授權(quán)，不簽訂超出有關(guān)規(guī)定范圍的合同；同時(shí)，高校應(yīng)定期梳理合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程，針對合同的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域查找、界定關(guān)鍵控制點(diǎn)，明確合同管理在各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制要素，確保合同管理全過程的有效控制。
2.建立合同歸口管理和崗位責(zé)任控制機(jī)制
高校應(yīng)明確合同歸口管理部門，設(shè)置合理的合同管理崗位，明確合同管理職責(zé)分工，建立合同歸口管理制度，完善合同管理溝通協(xié)調(diào)制度。高校需要指定非合同執(zhí)行機(jī)構(gòu)的其他部門或者是獨(dú)立的機(jī)構(gòu)視作合同歸口管理機(jī)構(gòu)，對所有合同資料采取集中管理方式，構(gòu)建財(cái)會機(jī)構(gòu)和合同歸口管理機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)制度，完成合同管理與預(yù)算管理、收支管理的有機(jī)整合。詳細(xì)而言，應(yīng)該確定不同環(huán)節(jié)的具體規(guī)定，參加重大合約的起草工作、談判工作、審查工作與簽署工作，參加高校合約糾紛的調(diào)節(jié)、仲裁、訴訟環(huán)節(jié)，定期或不定期地檢查合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，高校需要科學(xué)設(shè)定相關(guān)崗位，確定合約的授權(quán)審批與簽訂權(quán)限，對專用章進(jìn)行合理的保管，禁止未經(jīng)授權(quán)私自以公司名義對外簽署合約，禁止不法簽署擔(dān)保合約、投資合約和借貸合約。
(二)加強(qiáng)合同訂立控制體系
合同訂立環(huán)節(jié)控制是指通過開展合同策劃與調(diào)查，規(guī)范合同談判過程，明確合同文本擬定和審核要求，在權(quán)限范圍內(nèi)簽署合同文本，對合同訂立情況進(jìn)行登記備案，確保單位合同訂立過程規(guī)范有序。
1.建立合同策劃和談判控制機(jī)制
合同策劃是合同控制的起點(diǎn)，高校應(yīng)明確合同簽訂的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)范圍，凡是應(yīng)當(dāng)簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)均應(yīng)簽訂書面合同，嚴(yán)禁將需要招標(biāo)管理或需要高級別領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的重大經(jīng)濟(jì)合約拆分若干小金額的經(jīng)濟(jì)合同，嚴(yán)格審核合同策劃目標(biāo)是否與高校職責(zé)使命和戰(zhàn)略目標(biāo)一致，加強(qiáng)合同的計(jì)劃管理，防止因簽訂合同導(dǎo)致超計(jì)劃投資、超成本支出。訂立合同前，還應(yīng)根據(jù)市場實(shí)際情況組建素質(zhì)結(jié)構(gòu)合理的談判團(tuán)隊(duì)、選擇適宜的洽談方式開展談判，充分做好簽訂合同的準(zhǔn)備。
2.建立合同擬定和審核控制機(jī)制
高校在對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)活動時(shí)需要擬定正式的書面合同，一般合同應(yīng)由業(yè)務(wù)部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行起草、歸口管理部門審核，法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同或重大合同應(yīng)由歸口管理部門參與起草、法律管理部門審核，保證合同內(nèi)容和條款的完整準(zhǔn)確。合同擬定結(jié)束之后，高校的相關(guān)機(jī)構(gòu)需要對其規(guī)范性、經(jīng)濟(jì)性、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)行嚴(yán)格審核，建立健全的審查控制或合同會審制度。
3.建立合同簽署和登記控制機(jī)制
高校應(yīng)合理劃分各類合同的簽署權(quán)限和程序，按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當(dāng)事人簽署合同，確保合同簽署權(quán)限程序合理、登記備案手續(xù)完善。合同應(yīng)實(shí)行合同連續(xù)編號管理，按照統(tǒng)一編號對合同訂立情況進(jìn)行登記，建立合同管理臺賬，合同經(jīng)編號、審批及簽署后，方可加蓋合同印章。
(三)加強(qiáng)合同履行控制體系
合同履行環(huán)節(jié)控制是指高校借助對合約實(shí)施狀況的監(jiān)督，規(guī)范合同補(bǔ)充、轉(zhuǎn)讓和解除等合同變更程序，明確合同結(jié)算要求，妥善處理合同糾紛，詳細(xì)登記合同履行和變更情況，確保高校合同履行過程管控嚴(yán)格。
1.建立合同履行監(jiān)控機(jī)制
合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對合同履行情況的跟蹤和監(jiān)控，實(shí)行對合同從訂立、履行到終結(jié)的全過程管理，確保合同履行環(huán)節(jié)得到監(jiān)控與監(jiān)督。與高校經(jīng)濟(jì)活動相關(guān)的合同應(yīng)當(dāng)同時(shí)提交財(cái)會部門作為賬務(wù)處理的依據(jù)并督促對方積極執(zhí)行合同條款，保證合同有效履行。如果發(fā)現(xiàn)對方或自身因素造成無法按期履行合同的情況，需要以最快速度提示風(fēng)險(xiǎn)并馬上使用相應(yīng)對策止損。
2.建立合同變更控制機(jī)制
高校應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況構(gòu)建合同履行監(jiān)督審查機(jī)制，對合約實(shí)行過程中簽署補(bǔ)充合約，或變更、解除合約等根據(jù)法規(guī)進(jìn)行相應(yīng)的審查。與此同時(shí)，需要確定合約終止的條件以及應(yīng)當(dāng)辦理補(bǔ)充、變更、解除、終止的相關(guān)程序，安排專門人員對合約手續(xù)進(jìn)行二次審核。
3.建立合同糾紛控制機(jī)制
當(dāng)合同出現(xiàn)糾紛問題時(shí)，高校需要在規(guī)定期限內(nèi)和對方進(jìn)行商量與談判。如若達(dá)到一致意見的，二者需要簽署書面協(xié)議；如若經(jīng)協(xié)商無法處理時(shí)，經(jīng)辦工作者需要向相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行報(bào)告，且按照合同約定選取仲裁或訴訟方法進(jìn)行處理。高校應(yīng)梳理可能存在的合同糾紛問題，明確合同糾紛類型和相關(guān)解決方法方式，建立健全合同糾紛管理方面的制度流程。
(四)建立歸檔評估控制體系
1.建立合同保管與歸檔控制機(jī)制
高校應(yīng)在登記并統(tǒng)計(jì)合同訂立、履行和變更情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合高校經(jīng)濟(jì)活動業(yè)務(wù)需要對合同文本進(jìn)行科學(xué)分類和統(tǒng)一編號，按照類別和編號妥善保管合同文本，建立合同臺賬，并與合同訂立、履行的全過程進(jìn)行信息系統(tǒng)臺賬管理，規(guī)范合同查詢、流轉(zhuǎn)和借閱程序，對合同保管情況實(shí)施定期和不定期檢查，確保合同保管安全可靠、查詢快捷方便。合同履行完成后，合同管理人員應(yīng)及時(shí)辦理歸檔手續(xù)。
2.建立合同檢查與評估控制機(jī)制
高校應(yīng)建立合同管理檢查評估控制機(jī)制，定期對全過程的合同管理總體情況進(jìn)行分析評估，確保合同管理中存在的問題得到整改落實(shí)。具體檢查評估合同簽訂是否符合程序、合同審核意見是否得到合理采納、合同是否全面履行、合同糾紛是否得到妥善處理，對合同管理分析評估中發(fā)現(xiàn)的不足應(yīng)及時(shí)加以改進(jìn)。
(五)加強(qiáng)合同管理系統(tǒng)建設(shè)
加強(qiáng)合同管理系統(tǒng)建設(shè)，建立全程聯(lián)動、模塊銜接、信息系統(tǒng)控制機(jī)制，建議高校借助業(yè)界先進(jìn)的內(nèi)控管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理的一體化、可視化、自動化管理。將預(yù)算、采購、資產(chǎn)等管理模塊與合同管理相連接，形成高校關(guān)鍵業(yè)務(wù)模塊的信息系統(tǒng)聯(lián)動機(jī)制，使“事前規(guī)劃—事中控制—事后監(jiān)督”有效銜接，實(shí)現(xiàn)以預(yù)算管理為主線、以資金管控為核心的合同訂立及履行過程管控。
參考文獻(xiàn)：
[1]財(cái)政部.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)[Z].2012-11-29.
[2]財(cái)政部,教育部.高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度[Z].2012-12-19.
關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；高校；合同管理
一、引言
隨著財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的實(shí)施，高校內(nèi)部控制建設(shè)得到重視，合同管理是其中一項(xiàng)重要內(nèi)容。經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制管理體系以防范經(jīng)濟(jì)損失、法律糾紛、名譽(yù)受損為目的，根據(jù)合同類型分類確定歸口管理部門和合同執(zhí)行部門；明確簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)范圍以及合同授權(quán)簽署權(quán)限；明確合同擬定、審批、執(zhí)行、登記保管等環(huán)節(jié)的程序和要求；定期檢查和評價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同有效履行；加強(qiáng)合同信息安全保密工作，切實(shí)維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益。隨著相關(guān)主管部門對教育經(jīng)費(fèi)使用的規(guī)范化程度和使用績效的重視，經(jīng)濟(jì)合同管理日趨重要。
二、合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)
1.合同內(nèi)部管理制度體系完整。合同實(shí)行歸口管理、分級負(fù)責(zé)，合同授權(quán)審批和簽署權(quán)限明確。合同業(yè)務(wù)所涉及的崗位設(shè)置合理，符合不相容崗位相分離原則，各崗位職責(zé)分工明確。合同歸口管理部門、財(cái)會部門與職能部門之間有暢通高效的溝通協(xié)作機(jī)制。2.合同調(diào)查充分。詳細(xì)調(diào)查合同相對方的主體資格，對其資信、信譽(yù)、經(jīng)營狀況及履約能力有明確的掌握。合同談判準(zhǔn)備充分，合同內(nèi)容與條款按照自愿、公平原則經(jīng)過充分磋商，雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任明確，確保實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)，學(xué)校權(quán)益得到可靠保障。3.合同文本準(zhǔn)確表達(dá)簽訂雙方的真實(shí)意思。合同文本有嚴(yán)格的審核程序，法律關(guān)系復(fù)雜或后果影響大的合同文本適用會審制度。合同審批簽署權(quán)限合理，有規(guī)范的授權(quán)制度，合同簽署在簽署人的權(quán)限范圍內(nèi)。合同用印程序規(guī)范合理。4.合同履行全程跟蹤監(jiān)督管理，確保得到全面有效履行。合同價(jià)款支付嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。合同糾紛在合規(guī)合法的前提下及時(shí)得以解決，維護(hù)學(xué)校利益。合同執(zhí)行過程中，履約條件發(fā)生變化能夠及時(shí)根據(jù)需要得以調(diào)整。合同補(bǔ)充與變更的授權(quán)審批權(quán)限明確，報(bào)告及時(shí)。5.合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準(zhǔn)確。合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準(zhǔn)確，合同和相關(guān)資料被及時(shí)統(tǒng)計(jì)、分類、歸檔和妥善保管，合同信息安全保密工作到位，合同管理檢查評估機(jī)制健全，合同實(shí)現(xiàn)全過程封閉管理。
三、合同管理控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
（1）合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，導(dǎo)致合同存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。（2）對須報(bào)經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的文本合同，未履行相應(yīng)程序。（3）合同的授權(quán)審批權(quán)限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)審批，可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。（4）合同文本擬人員和合同審核人員責(zé)任劃分不清晰，缺乏有效溝通和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致合同審核人員發(fā)現(xiàn)的合同不當(dāng)內(nèi)容和條款未能被糾正。（5）合同審核審批滯后，可能導(dǎo)致合同存在的問題不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。（6）合同的簽署權(quán)限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)簽署合同，可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。（7）合同簽訂授權(quán)書缺少授權(quán)范圍、授權(quán)時(shí)間、授權(quán)人簽字蓋章及被授權(quán)人個(gè)人信息，可能導(dǎo)致被授權(quán)人濫用授權(quán)，造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失或引起外部法律糾紛。（8）未按規(guī)定程序加蓋學(xué)校合同專用章，或未經(jīng)授權(quán)在合同上加蓋學(xué)校各二級單位的公章、合同專用章，可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失或引起外部法律糾紛。（9）合同條款中存在未明確約定的事項(xiàng)或約定不當(dāng)事項(xiàng)，沒有及時(shí)補(bǔ)充、變更協(xié)議，導(dǎo)致合同無法正常履行。（10）對合同履行缺乏有效的監(jiān)督，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)利益受到損失的情況；或未能采取有效措施彌補(bǔ)損失，致使單位遭受損失；或由于疏于管理，未能及時(shí)催收到期的合同款項(xiàng)等。（11）未能詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況。（12）未對合同履行情況進(jìn)行有效監(jiān)督并跟蹤記錄，可能導(dǎo)致合同糾紛處理時(shí)無依據(jù)可追溯。（13）合同變更未按規(guī)定嚴(yán)格審核審批或者審核審批流于形式，可能導(dǎo)致合同無法正常履行，造成學(xué)校面臨經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟風(fēng)險(xiǎn)。（14）合同糾紛處理意見未經(jīng)審核，可能導(dǎo)致糾紛無法處理或處理不當(dāng)，造成學(xué)校在訴訟或仲裁中處于不利地位。（15）合同及相關(guān)資料的登記制度不健全，可能導(dǎo)致合同登記混亂，合同序號不順，或未詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況，影響合同的正常履行和糾紛處理工作。（16）合同及相關(guān)資料歸檔不規(guī)范，可能導(dǎo)致合同資料丟失，影響合同的正常履行和糾紛處理的舉證工作。（17）因保管不當(dāng)導(dǎo)致合同泄密，導(dǎo)致單位或國家利益遭受損失。
四、高校合同管理現(xiàn)狀
高校內(nèi)部控制體系建設(shè)開展時(shí)間短，無論是在理論還是在經(jīng)驗(yàn)、意識方面都存在欠缺之處。1.在管理機(jī)制方面。大部分高校負(fù)責(zé)合同監(jiān)督管理的歸口管理部門、歸口管理職能不明確，缺少合同履行監(jiān)督機(jī)制，未對合同履行過程進(jìn)行監(jiān)管。學(xué)校未建立適用于全校范圍內(nèi)的合同糾紛處理機(jī)制，無法對合同經(jīng)辦部門的合同糾紛處理提供指導(dǎo)，合同經(jīng)辦部門遇到合同糾紛自行處理而無需經(jīng)學(xué)校審核，可能因處置不當(dāng)給學(xué)校帶來聲譽(yù)、法律、經(jīng)濟(jì)等損失。2.在合同訂立環(huán)節(jié)。同類型經(jīng)常性業(yè)務(wù)沒有制定統(tǒng)一文本的格式合同，不能有效規(guī)避合同文本擬定過程中的風(fēng)險(xiǎn)；對合同當(dāng)事人資信狀況和履約能力調(diào)查不夠充分，容易造成履約困難的風(fēng)險(xiǎn)；在合同簽署環(huán)節(jié)無權(quán)越權(quán)簽訂合同，可能會造成合同失效、業(yè)務(wù)不能正常開展。3.在合同履行環(huán)節(jié)。各業(yè)務(wù)部門、職能部門各行其是，合同簽訂、審查、監(jiān)督、法務(wù)等工作分散進(jìn)行，缺少統(tǒng)一管理，松散的管理方式極易導(dǎo)致合同履行方面的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。比如合同違約條款未能按實(shí)際違約情況履行，分步實(shí)施的合同未能按既定時(shí)間節(jié)點(diǎn)履行到位，收入合同因不涉及預(yù)算支出考核而無人追討款項(xiàng)等情況。4.在合同管理內(nèi)部控制方面。由于對內(nèi)部控制的理論方法掌握不透徹，認(rèn)為控制效果與控制流程的環(huán)節(jié)多少成正比，參與流程控制的部門環(huán)節(jié)越多，控制效果就越好?；谶@種認(rèn)識基礎(chǔ)之上的合同管理內(nèi)部控制，往往導(dǎo)致程序煩瑣、影響工作效率。同時(shí)參與控制流程的各部門相互依賴，反而影響內(nèi)部控制質(zhì)量。5.專于合同管理的人力資源匱乏。合同管理工作、內(nèi)部控制流程的實(shí)施，都要依靠具有相應(yīng)專業(yè)能力的人力資源。高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、合同管理的參與者大多為教師兼任，除了部分專業(yè)技術(shù)崗位外，都較缺乏會計(jì)、審計(jì)、基建、法律等方面的專業(yè)知識，即使有足夠數(shù)量的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也難以達(dá)到較高的專業(yè)水準(zhǔn)，往往導(dǎo)致內(nèi)控管理流于形式，控制質(zhì)量因?yàn)槿肆Y源的匱乏而受到相當(dāng)制約。6.合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)滯后。沒有建立完善的內(nèi)部控制信息化平臺系統(tǒng)，將合同管理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制嵌入到信息系統(tǒng)加以固化。即使使用了信息化的合同管理系統(tǒng)，也存在信息孤島的現(xiàn)象，單一地進(jìn)行合同業(yè)務(wù)管理，沒有做到與其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，因此無法有效解決業(yè)務(wù)管理與內(nèi)部控制兩張皮現(xiàn)象。7.缺少對合同執(zhí)行過程的跟蹤管理。合同管理具有持續(xù)性、動態(tài)性的特征，尤其對履約階段多、時(shí)間跨度大的合同。目前的合同管理內(nèi)部控制，對合同磋商、簽訂及保管等方面關(guān)注較多，對履約過程關(guān)注不多，履約過程中主要依靠項(xiàng)目實(shí)施部門自我監(jiān)督，既是裁判員又是運(yùn)動員，控制薄弱。
五、加強(qiáng)高校合同管理的對策與建議
（1）強(qiáng)化制度建設(shè)，明確合同歸口管理部門，組織對合同業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管理，使得松散的合同管理工作形成有機(jī)的整體；由其負(fù)責(zé)擬定合同管理相關(guān)制度并監(jiān)督參與合同管理的各業(yè)務(wù)單位、職能部門嚴(yán)格執(zhí)行以確保合同管理水平；建立合同歸口管理部門主持、相關(guān)職能部門參與的合同履行過程監(jiān)督機(jī)制，對合同履行情況跟蹤管理；對于學(xué)校日常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，牽頭相關(guān)業(yè)務(wù)部門制定學(xué)校統(tǒng)一條款、經(jīng)過相關(guān)職能部門尤其是法務(wù)部門審定的格式合同，規(guī)范合同簽訂。（2）加強(qiáng)對內(nèi)部控制理論的學(xué)習(xí)理解，全面把握合同管理過程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，區(qū)分不相容崗位，在此基礎(chǔ)上合理設(shè)計(jì)合同管理內(nèi)部控制流程，既要避免煩瑣的程序影響工作效率，也要確保流程的控制效果達(dá)到要求。同時(shí)，只有對內(nèi)部控制理論理解透徹，才能實(shí)現(xiàn)對內(nèi)控流程有目的、有方向的動態(tài)調(diào)整，推動內(nèi)部控制程序不斷優(yōu)化發(fā)展。（3）重視加強(qiáng)合同管理流程參與部門、人員的內(nèi)控意識、內(nèi)控能力培訓(xùn)。任何系統(tǒng)、流程的運(yùn)轉(zhuǎn)都離不開人的因素。人力資源在合同管理流程中既是實(shí)施控制管理的主體，又是被控制管理的客體。因此合同管理控制對參與其中的人員提出了更高的要求，不僅要求業(yè)務(wù)水平高的復(fù)合型人才，更要對內(nèi)部控制相關(guān)理論理解透徹，同時(shí)也要具備良好的內(nèi)部控制職業(yè)道德。（4）通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用，將合同管理流程加以固化，既涵蓋了合同管理的整個(gè)生命周期，極大提高了合同管理業(yè)務(wù)的處理速度，也減少了差錯(cuò)和舞弊的發(fā)生，從而更加規(guī)范、更加高效。同時(shí)通過信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)用，使合同業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)規(guī)范管理、互聯(lián)互通，為高校實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)管理提供了良好的平臺支撐。
參考文獻(xiàn)
1.代利剛.高職院校合同管理現(xiàn)狀及對策分析.商業(yè)會計(jì)，2019（10）.
關(guān)鍵字：公司；合同管理；優(yōu)化
中圖分類號：C35 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
正文部分：
1.背景
目前，中原公司的合同類型較多、涉及范圍較廣，公司的各類合同分別由各個(gè)執(zhí)行部門各自負(fù)責(zé)，包括合同文本的起草、評審、談判、簽訂、履行等。自去年公司組織機(jī)構(gòu)調(diào)整后，進(jìn)一步明確了合同部作為公司合同統(tǒng)一歸口管理部門，過去的一年當(dāng)中，相繼升版和編制了制度和程序，使用了一些信息化的手段，在一定程度上統(tǒng)一和規(guī)范現(xiàn)在公司的合同管理。這些制度和程序也執(zhí)行了一段時(shí)間，各個(gè)部門也提出了一些意見和建議，而這些意見和建議還是需要在執(zhí)行過程當(dāng)中不需要不斷地結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行修改和完善，以便持續(xù)提高公司的合同管理整體水平。
2.合同管理的現(xiàn)況
2.1制度和規(guī)定：目前公司的合同管理制度和規(guī)定分為兩個(gè)層面：
一是公司層面的合同管理制度，公司的合同歸口管理由合同部負(fù)責(zé)，目前，關(guān)于合同管理的公司層面制度有兩個(gè)，分別為《中原公司合同管理規(guī)定》和《中原公司重大合同評審和備案管理規(guī)定》。
二是項(xiàng)目層面的合同管理程序，是根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)和實(shí)際情況編制的。
2.2管理現(xiàn)狀：按照合同類型分別介紹如下：
2.2.1第一類 完全授權(quán)管理的合同，這包括人力資源合同和物業(yè)的租賃合同。這些合同分別由人力資源部和物業(yè)經(jīng)營部全權(quán)管理，負(fù)責(zé)合同管理的所有事宜。
2.2.2第二類 實(shí)行備案管理的合同，主要是公司駐外機(jī)構(gòu)簽訂的合同，包括上海采購經(jīng)理部和恰?，敩F(xiàn)場經(jīng)理部，實(shí)行備案管理。
2.2.3第三類 歸口管理的合同?，F(xiàn)簡要說明一下這類合同管理過程，詳見下面流程圖：
環(huán)節(jié) 流程圖
合同評審
合同會簽
合同備案
3.優(yōu)化和建議
結(jié)合目前公司合同管理的現(xiàn)狀，調(diào)研了合同部和相關(guān)部門的一些建議和意見，在此基礎(chǔ)上，對以后如何進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范公司合同管理，進(jìn)行了較為深刻的分析，并提出了優(yōu)化和建議，具體如下：
3.1信息化
公司總部、恰?，敩F(xiàn)場經(jīng)理部、上海采購經(jīng)理部以及阿爾及利亞等其他駐外機(jī)構(gòu)，分處異地，形成了空間的分離，對整個(gè)公司的合同管理造成了一定困難。可以通過信息化對合同管理從合同起草、文本管理、合同評審、審批、合同簽訂、結(jié)算安排、執(zhí)行進(jìn)展、合同變更、到實(shí)際結(jié)款以及對合同結(jié)款情況統(tǒng)計(jì)分析的進(jìn)行全方位管理。合同的管理流程都需要通過信息化來固化，合同管理信息化除了要將原先大量的紙質(zhì)資料電子化，從而固化流程、解決工作量大的問題，還應(yīng)能夠?qū)贤邪氖袌鲂畔⑦M(jìn)行深層次的信息統(tǒng)計(jì)分析。
目前公司的合同管理主要是根據(jù)企業(yè)內(nèi)部職能的分工，然后由不同的部門各自負(fù)責(zé)合同的不同內(nèi)容，這樣的管理模式給企業(yè)帶來了諸多不便，合同內(nèi)容管理太分散，很容易導(dǎo)致合同的后期實(shí)施跟進(jìn)情況得不到及時(shí)準(zhǔn)確的跟蹤記錄，并且當(dāng)企業(yè)管理層要查看合同的整體情況也耗費(fèi)一定的時(shí)間精力，這于企業(yè)的合同管理信息化顯得不匹配。因此，通過信息化的手段建立一個(gè)統(tǒng)一的管理平臺來對公司合同進(jìn)行統(tǒng)一管理已經(jīng)勢在必行。
3.2分類分級管理
中原公司同時(shí)涉及工程、物業(yè)、國際貿(mào)易等多個(gè)行業(yè)，因此也就造成了合同類型多而雜。包括了工程設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、調(diào)試、設(shè)備采購、勞動、租賃、修繕等多種合同。如何對合同進(jìn)行分類分級管理，就顯得尤為重要。在此，建議現(xiàn)有的合同分類的基礎(chǔ)上，繼續(xù)進(jìn)行科學(xué)合理的細(xì)化和分類，比如對于人力資源部的勞動合同、物業(yè)經(jīng)營部的租賃合同，是可以完全授權(quán)由人力資源部和物業(yè)經(jīng)營部進(jìn)行合同管理；對于上海采購經(jīng)理部的設(shè)備采購類合同，根據(jù)重要性的不同，分別采取參與招投標(biāo)等合同簽訂過程、監(jiān)督檢查合同管理過程、合同信息備案等手段進(jìn)行合同管理；對于民用工程類的合同，可進(jìn)行流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，尤其是合同的評審和審批；對于核工程類的合同，在流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行重點(diǎn)的、全過程的管理。
3.3加強(qiáng)合同評審和審批
不少合同風(fēng)險(xiǎn)，主要還是集中的合同簽訂前的過程當(dāng)中，而想要規(guī)避這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，合同的評審和審批是兩個(gè)最重要的環(huán)節(jié)。也正是因?yàn)槿绱耍谶^去的一年里，合同部作為合同歸口管理部門，正在逐漸加強(qiáng)合同評審和審批，并通過信息資料部的配合，使這兩個(gè)流程環(huán)節(jié)固化了下來。但是，還是存在著很多細(xì)節(jié)的問題，比如軟件不夠人性化、流程需要進(jìn)一步明確和清晰、評審的方式和形式比較單一等。這些問題必須隨著合同制度的不斷完善、合同管理經(jīng)驗(yàn)的不斷增加得到解決。一是要逐步升級合同管理軟件或引進(jìn)新軟件；二是結(jié)合合同管理軟件和實(shí)際情況進(jìn)一步明確合同評審和審批的流程；三是要豐富合同評審的方式方法，如針對重大的合同進(jìn)行會議評審等。
3.4合同專用章需要統(tǒng)一歸口管理
目前，盡管合同的歸口管理部門是合同部，但是公司所有印章管理由辦公室負(fù)責(zé)，公司印章的管理制度也是由辦公室編制和負(fù)責(zé)解釋的。在一定程度上，造成了合同專用章使用和權(quán)限的不一致。因此，對于合同專用章需要有一個(gè)統(tǒng)一的管理和標(biāo)準(zhǔn)?？紤]到《中原公司授權(quán)管理規(guī)定》規(guī)定較為明確，且經(jīng)過公司辦公會討論后確定的，建議按照這一規(guī)定使用合同專用章和修改相應(yīng)的印章管理制度或程序，以便保持合同專用章的使用一致和制度的統(tǒng)一。
3.5合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化
中原公司合同管理嚴(yán)格來說是從2014年開始的，到目前為止已有10年。隨著中原公司合同管理水平的不斷提高，參考國家的法律法規(guī)和相應(yīng)的示范文本，結(jié)合自身的實(shí)際情況，逐步的出臺中原公司自己的合同示范文本應(yīng)該說一個(gè)趨勢。這么做的意義有以下幾點(diǎn)好處：
1.最大限度的保護(hù)中原公司的利益，規(guī)避潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)。
中原有了自己的合同范本后，各個(gè)部門會更加熟悉和很快的掌握合同從簽訂到履行、變更直至終止的各項(xiàng)合同條款、盡早識別和規(guī)避其中合同風(fēng)險(xiǎn)，避免公司遭受不必要的損失
2.便于合同管理，包括合同評審、審批、履行、變更和爭議的解決等。
3.減小合同管理的難度和加大合同管理的深度。
其實(shí)，建立合同范本的難度應(yīng)該說并不是很大，比如設(shè)備采購、物業(yè)租賃以及一些合同已經(jīng)有了自己的合同范本，可以根據(jù)合同不同類型，由合同各個(gè)執(zhí)行部門和合同歸口管理部門共同編制公司各類合同的合同范文，再逐步完善。
3.6對駐外機(jī)構(gòu)的合同管理
對于駐外機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)的各類合同，包括采購經(jīng)理部、現(xiàn)場經(jīng)理部等，由于受地域條件和總部人員配置限制，比如采購經(jīng)理部設(shè)在上海，下設(shè)有合同、計(jì)劃、質(zhì)保及相關(guān)專業(yè)等多個(gè)部門，人員配備比較完善。且在以往過程當(dāng)中都是由公司領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)，合同的訂立和實(shí)施是由采購部自行實(shí)施，合同部并沒有進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的管理。目前，對于這部分合同主要是實(shí)行的是備案管理，即將合同的信息定期向總部備案，屬于事后的管理，可見備案管理的力度和深度是有限的。
從宏觀上分析來看，駐外機(jī)構(gòu)涉及的合同，主要還是上海采購經(jīng)理部負(fù)責(zé)的設(shè)備以及備品備件等采購合同，涉及金額大，部分設(shè)備制造周期比較長，對工程進(jìn)展有重大影響，同時(shí)也是影響中原公司主要的經(jīng)濟(jì)效益的因素。建議采取以下方法對這部分合同進(jìn)行管理：
第一，繼續(xù)實(shí)行備案管理，保證合同信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性；
第二，對于重要設(shè)備的采購，所占金額比較大、工期較長等重要設(shè)備，比如主合同規(guī)定的25項(xiàng)重要設(shè)備，可以參與這些設(shè)備的招標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、合同談判等合同訂立的過程。對于甚至于特別重要的關(guān)鍵設(shè)備，如壓力容器、主泵、蒸發(fā)器等可參與設(shè)備見證點(diǎn)的見證，對合同執(zhí)行過程中重要節(jié)點(diǎn)的支付進(jìn)行復(fù)核；
第三，對于其他一般設(shè)備采購合同，由于金額較小、工期較短、對成本和工程進(jìn)度影響不大?？梢越Y(jié)合公司的稽核，對設(shè)備采購合同的簽訂、履行、支付等過程，進(jìn)行定期和不定期的檢查。
4.結(jié)束語
綜上所述，中原公司在工程項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)中，是以工程總承包的角色，來進(jìn)行工程項(xiàng)目管理。上游與業(yè)主簽訂總承包合同，下游與設(shè)計(jì)單位、施工單位、設(shè)備供應(yīng)商等分包單位簽訂分包合同。在某種程度上來說，中原公司的項(xiàng)目管理，就是對于合同的管理。因此，不斷加強(qiáng)和規(guī)范公司的合同管理，對于加強(qiáng)公司風(fēng)險(xiǎn)管理、提升公司項(xiàng)目管理水平、完成公司戰(zhàn)略目標(biāo)都有著重要意義。
參考文獻(xiàn)（宋體五號字，多倍行距設(shè)置時(shí)1.5，以下給出個(gè)示范文）
[1]烏云娜，項(xiàng)目采購與合同管理，北京：電子工業(yè)出版社，2006：18-27
無論是大型國有企業(yè)還是中小民營企業(yè)，都必須牢固的堅(jiān)持“合同管理與信用建設(shè)并行”的方針，借此提振企業(yè)內(nèi)部管理與控制的“士氣”，保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的穩(wěn)步推進(jìn)。例如，企業(yè)在加強(qiáng)合同管理的過程中必須實(shí)施“全過程監(jiān)控”，開展分權(quán)管理，著力提升合同的有效性，強(qiáng)化企業(yè)的信用和誠信。從資格審查到招投標(biāo)任務(wù)的開展，到合同協(xié)議的擬定，再到合同的評審、簽字蓋章，最后到合同的生效……這整個(gè)的過程都是企業(yè)合同管理的內(nèi)容，也是企業(yè)信用的直接體現(xiàn)。無疑，堅(jiān)持合同管理，注重細(xì)節(jié)的監(jiān)督與控制，一方面是企業(yè)內(nèi)控的基本需要，另一方面也是企業(yè)信用體系建設(shè)的根本需求。在市場化融合程度越來越深的今天，企業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持“誠信與信用”并立的方針，而合同管理就是其中的重要手段。無論是健全合同管理機(jī)構(gòu)，還是完善合同管理制度，其最終目的都是不斷強(qiáng)化企業(yè)的信用與品牌美譽(yù)度，最終提升企業(yè)的競爭力。
二、加強(qiáng)合同管理的組織機(jī)構(gòu)與制度建設(shè)，豐富企業(yè)信用建設(shè)內(nèi)涵
前面已經(jīng)提到，企業(yè)的信用建設(shè)的重要路徑就是合同管理，二者都是企業(yè)內(nèi)部管理與控制的重要組成部分。在實(shí)際的工作中，企業(yè)的信用建設(shè)與合同管理是密不可分的，后者為前者提供了強(qiáng)大的支撐。在合同管理方面，企業(yè)首先要堅(jiān)持組織機(jī)構(gòu)、相關(guān)部門的建設(shè)，構(gòu)建完整、有效的組織體系，打造一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍；其次，企業(yè)要建立健全合同管理規(guī)章制度，形成周密的制度化機(jī)制，為日常合同管理及應(yīng)急工作提供基礎(chǔ)保證。在合同管理組織機(jī)構(gòu)建設(shè)與制度建設(shè)的基礎(chǔ)上，企業(yè)的信用建設(shè)才能不斷取得進(jìn)步。
例如，眾所周知，組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)是創(chuàng)建“重合同守信用”企業(yè)的組織保證。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)必須進(jìn)一步強(qiáng)化了對信用、合同工作的組織管理，要創(chuàng)建以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的多層次的合同管理組織體系，由企業(yè)核心領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)，形成層次分明的組織管理體系。另外，要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營的實(shí)際情況，組建一支兼職合同管理員隊(duì)伍，并對其開展專業(yè)的培訓(xùn)，形成企業(yè)合同管理由管理機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)和管理人員經(jīng)辦負(fù)責(zé)的有效運(yùn)行機(jī)制。只有這樣，企業(yè)的合同信用管理機(jī)構(gòu)才能不斷健全，合同管理人員才能逐步到位，企業(yè)的整個(gè)信用合同管理架構(gòu)也可以基本確立，從而為企業(yè)信用建設(shè)提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)保障。
三、堅(jiān)持“流程化”與“標(biāo)準(zhǔn)化”合同管理，夯實(shí)企業(yè)信用基礎(chǔ)
企業(yè)經(jīng)營、發(fā)展過程中的每一份合同，都是企業(yè)信用記錄的展示，都會成為企業(yè)參與市場競爭的規(guī)范與參照。也就是說，企業(yè)的合同管理其實(shí)就是企業(yè)信用建設(shè)的外延，合同管理的好壞直接影響信用體系建設(shè)的成敗。首先，企業(yè)要開展“流程化”合同管理，即將合同的執(zhí)行、落實(shí)作為一個(gè)系統(tǒng)工程，切實(shí)提升合同管理的效能與效率，彰顯企業(yè)的執(zhí)行能力，為信用積累提供依據(jù)；其次，合同管理要堅(jiān)持“標(biāo)準(zhǔn)化”原則，即合同的管理、操作應(yīng)該嚴(yán)格依照標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)章完成，這樣才能體現(xiàn)合同管理的科學(xué)化水平。
例如，企業(yè)要在嚴(yán)格執(zhí)行合同管理制度的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持信用建設(shè)，將合同的執(zhí)行與財(cái)務(wù)部門的工作對接起來，形成上下聯(lián)動的管理機(jī)制，切實(shí)保障合同管理的有效、有序。此外，要努力做好合同監(jiān)管工作，要突出重點(diǎn)，加強(qiáng)監(jiān)管，摒棄過去那種對合同的訂立、履行和糾紛處理的全面監(jiān)管模式。企業(yè)要把有限的監(jiān)管力量集中到對合同的重點(diǎn)監(jiān)管和查處上來，形成以合同監(jiān)管、管理帶動企業(yè)信用建設(shè)的有效機(jī)制，不斷改善企業(yè)的信用狀況?？傊?，企業(yè)將“流程化”、“標(biāo)準(zhǔn)化”的合同管理納入到信用體系建設(shè)的進(jìn)程中，既是企業(yè)內(nèi)部控制的需要，也是企業(yè)培育核心競爭力的需要。
四、總結(jié)
關(guān)鍵詞：勞動合同；管理問題；管理措施
勞動合同是勞動者與企業(yè)之間簽訂的協(xié)議，主要用于確保勞動者個(gè)人利益及企業(yè)的運(yùn)營安全。勞動合同應(yīng)綜合考慮企業(yè)需求與員工發(fā)展需求，明確企業(yè)與員工各自需要履行的義務(wù)和享有的權(quán)利。由于我國中小企業(yè)忽視勞動合同管理，一些企業(yè)甚至缺乏勞動合同管理經(jīng)驗(yàn)，頻繁的員工離職導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)營受損，并且無法為企業(yè)留住人才?；诖?，文章分析了現(xiàn)行的企業(yè)勞動合同管理中普遍存在的問題，實(shí)現(xiàn)勞動合同管理改革和創(chuàng)新，加強(qiáng)企業(yè)合同管理執(zhí)行力度，以維持企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
一、企業(yè)勞動合同管理中的問題
1.勞動合同執(zhí)行力度低
近年來，企業(yè)重視勞動合同的制定，在勞動合同中明確了員工職責(zé)以及其享受的權(quán)利。但受到經(jīng)濟(jì)效益以及長期傳統(tǒng)管理的影響，勞動合同的執(zhí)行力度較低。其中包括：勞動合同存放不合理，造成部分合同缺失，面對勞動糾紛，管理人員無法及時(shí)出臺解決策略，企業(yè)缺乏合理的考核和獎懲制度，造成員工隨意借閱、不按流程操作現(xiàn)象明顯。與企業(yè)合同法不符的個(gè)人行為在企業(yè)中大量出現(xiàn)，企業(yè)合同的缺失造成其約束力不強(qiáng)，影響企業(yè)合同的執(zhí)行。
2.合同管理的手段單一
目前，企業(yè)勞動合同依然采用傳統(tǒng)的管理手段，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)管理方式并未廣泛應(yīng)用。不可否認(rèn)，傳統(tǒng)的管理方式在一定時(shí)期內(nèi)對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展具有積極意義。但現(xiàn)代企業(yè)業(yè)務(wù)面廣、面臨的生產(chǎn)、管理、決策等多個(gè)方面的管理，這使得傳統(tǒng)的合同管理方式無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，管理效率低下是目前企業(yè)合同管理的主要表現(xiàn)。值得一提的是，企業(yè)管理人員的個(gè)人素質(zhì)對管理效率的提高產(chǎn)生消極的影響，但長期的利益發(fā)展體系使企業(yè)缺乏對員工的管理，員工無法更好的認(rèn)識勞動合同對自身的保護(hù)作用。
3.管理人員素質(zhì)低下
我國企業(yè)缺乏對勞動合同重要性的認(rèn)識，這使得管理人員的素質(zhì)不高。傳統(tǒng)的合同管理以紙質(zhì)文檔的管理為主，程序并不復(fù)雜。但事實(shí)上勞動合同管理包含了多種知識，無論是從職業(yè)操守上、還是管理能力上均存在缺失，這造成其對合同的解讀能力不強(qiáng)。無法第一時(shí)間區(qū)分重要合同和非重要合同內(nèi)容。一些行為造成公司的私密信息流失，給其帶來經(jīng)濟(jì)損失。
二、企業(yè)勞動合同管理對策
1.加大合同執(zhí)行力度
針對企業(yè)勞動合同管理過程存在的問題。首要問題是規(guī)范勞動合同流程，確保勞動合同管理的合理性并加大執(zhí)行力度。針對目前的合同進(jìn)步不完善勞動合同管理制度，明確管理人員行為規(guī)定，其中包括如何正確進(jìn)行合同存放、如何借閱以及如何杜絕不合理操作行為等。企業(yè)培訓(xùn)是提高合同管理人員素質(zhì)的關(guān)鍵。在勞動合同日常管理中，還要督促管理人員了解基本崗位行為，細(xì)化管理內(nèi)容并將管理下發(fā)到個(gè)人，執(zhí)行明確的獎懲制度，激發(fā)管理人員的積極性，提高管理人員的綜合素質(zhì)。利用其它制度的約束和輔助作用，使勞動合同得以有效實(shí)施，促進(jìn)企業(yè)合同管理的合理化與高效化。
2.革新企業(yè)勞動合同管理方式
傳統(tǒng)的合同以人工管理為主，大量的合同整理、保存使工作人員面臨巨大的工作壓力，且管理效率低下。這種單一的管理模式使企業(yè)勞動合同管理急需解決的問題。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)將紙質(zhì)合同進(jìn)行電子備份后進(jìn)行留存，這樣不但可以減少管理時(shí)間，還能夠確保管理的安全性?，F(xiàn)代合同管理技術(shù)包括代碼讀取和掃描、設(shè)備管理等。這一過程中，企業(yè)應(yīng)增強(qiáng)對員工計(jì)算機(jī)操作能力的培養(yǎng)，以確保合同管理信息化的實(shí)現(xiàn)。建立統(tǒng)一的合同管理系統(tǒng)，由專人進(jìn)行管理，從根本上杜絕管理亂的問題。上層管理者還應(yīng)對合同管理執(zhí)行者的效果進(jìn)行抽查，實(shí)現(xiàn)電子勞務(wù)合同的有效管理。
3.提高管理人員的綜合素質(zhì)
企業(yè)應(yīng)根據(jù)需求，建立員工培訓(xùn)體系。引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人員和管理經(jīng)驗(yàn)豐富人員對合同管理者進(jìn)行培訓(xùn)，使其明確管理流程，并加大執(zhí)行力度。企業(yè)合同涉及員工個(gè)人信息，也包含了大量的企業(yè)私密信息。因此，培訓(xùn)過程還應(yīng)重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)員工的職業(yè)操守，加大其對合同安全性的重視。簡單的培訓(xùn)并不足以確保企業(yè)合同管理人員素質(zhì)的提高，企業(yè)應(yīng)通過具體案例分析、員工管理獎懲制度的建立來確保其在管理過程中能夠遵守職業(yè)操守，做好本職工作，時(shí)刻以企業(yè)利益為前提，做到保護(hù)企業(yè)利益，促進(jìn)個(gè)人發(fā)展同時(shí)進(jìn)行。企業(yè)人力資源部門要具有品德意識，在招聘中不但能要注重應(yīng)聘者的管理經(jīng)驗(yàn)、學(xué)歷等信息，還要管理其在以往管理中的具體案例，是否存在道德缺失現(xiàn)象。將這些基本素質(zhì)列入管理范圍之內(nèi)，嚴(yán)格把關(guān)，以確保企業(yè)的發(fā)展。
三、總結(jié)
勞動合同是勞動者與企業(yè)之間簽訂，用于保障員工自身利益的憑證。隨著勞動合同形式的變化，對企業(yè)管理人員提出了新的要求。勞動合同的管理對于企業(yè)個(gè)人利益的保障、企業(yè)安全都具有直接影響。為此，企業(yè)應(yīng)加大管理力度和執(zhí)行力度，減少勞動糾紛，以確保企業(yè)的發(fā)展。作為企業(yè)日常管理的重要組成部分，企業(yè)還應(yīng)制定合同管理流程，與企業(yè)其他部門進(jìn)行協(xié)調(diào)和聯(lián)系，確保勞動合同管理的高效性。從現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展來說，勞動合同多以電子合同為主，企業(yè)管理者還應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，以滿足企業(yè)合同管理需求，從根本上保障我國企業(yè)經(jīng)營的運(yùn)營安全。
作者:孫二明 單位:唐山三友化工股份有限公司
參考文獻(xiàn)
[1]毛娓.完善勞動合同管理的幾點(diǎn)思考[J].中國機(jī)關(guān)后勤，2010（，12）：33.