時間：2023-04-08 11:31:08
導語：在檔案工作論文的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
截止1996年，檔案館保管著48個全宗的19212卷檔案，檔案起止年代為1984年至1994年(大部分為1988年以前)。檔案載體為紙制的占94%，膠片占0.9%，磁帶占1.7%。檔案現狀一覽表。檔案字跡40、50年代少量檔案的字跡已出現褪變、擴散現象；部分檔案為純藍墨水、圓珠筆油、鉛筆等不耐久字跡。檔案載體底片、膠片保存完好；40、50年代的部分檔案已發(fā)黃、老化，紙強強度減弱；因地下庫房濕度較高，紙張受潮；個別檔案發(fā)現蟲洞，有存損。采用的保護措施檔案館的保護工作主要是從外因入手，改善外界不利因素。
從1982年起，檔案館為地下庫房(新館即將投入使用)。檔案館工作人員立足現實，采取了較為可行的保護措施。1982年安裝了防盜鐵門，在每間庫房門口均設置了10厘米高的防水隔段，并陸續(xù)購置了除濕設力求；1991年建立了較為系統的溫濕度記錄，加強了對庫房溫濕度的控制；加強庫房的日常管理，做好防塵防蟲、防有害氣體等各項工作，開展檔案的修復工作，修補、復制解放時期字跡褪變的檔案450余卷。二、檔案保護工作中存在的問題：
(一)庫房與設備不符合規(guī)范要求。檔案庫房與設備是保管檔案最基本的物質基礎。地下庫房的弊端顯而易見：濕度高，不利于通風，不利于維護檔案的安全。從維護檔案的設備上看，存在單一、老化的問題。新館的建成解決了檔案保護工作最基本、最首要的問題。
(二)檔案保護意識缺乏。檔案保護工作是為利用工作服務的。當前由于過分強調為經濟建設服務，在一定程度上導致了保護意識的減弱，表現在實際行動上就有所松懈。大的方面，如資金的投入，人員的安排；小的方面，如在接收、利用、整理、編研工作中忽視保護工作，修補檔案未用專用漿糊，將檔案放置地上，不注意防塵等。從中可以看出，檔案保護意識在工作人員頭腦中還相對淡漠。
(三)檔案保護技術的培訓研究不夠，檔案保護技術人才缺乏。
1培訓不夠。檔案人員參加的檔案培訓，尤其是檔案保護技術專題的培訓相當有限。隨著科學技術的發(fā)展，辦公自動化的普及，檔案的載體已呈現多樣化的趨勢，以膠片、磁性材料為載體的檔案所占比例將有所增加。它們的保管、使用同紙制檔案發(fā)生了根本變化。檔案人員如果不隨時補充知識，保護工作將無從談起。各有關單位組織的培訓不僅次數有限，而且由于資金、時間等原因難以保證參加。
2檔案保護技術的研究不夠。檔案人員不僅要做好檔案管理的日常工作，而且應加以總結、研究。在我局、館人員撰寫的論文、業(yè)務研究、調查報告中，很少有專門涉及檔案保護技術課題的。
3檔案保護技術專業(yè)人員缺乏。近幾年，檔案館人員的學歷、職稱都有明顯提高，但具有理論知識，又有豐富實踐經驗的保護專業(yè)技術人員卻相當匱乏。檔案保護技術是一門綜合性的應用技術，檔案專業(yè)人員雖有一定的理論知識，實際操作技能卻很有限。
出現以上問題，也有某些客觀原因：檔案館人員多是身兼數據職，征集、接收、整理、提供利用都要參與，難以保證“專”；部分保護技術很少接觸，如裱糊、去酸等。
(四)制度不夠完善。檔案保護在檔案館的各項制度中都有所體現，但從總體上講還存在著不深入、不細致的問題。在制度執(zhí)行方面也存在一定的疏漏，由于人員少、時間緊，有的制度沒有嚴格執(zhí)行；工作只停留在表面上，缺乏必要的分析。
(五)財力投入不夠。保護是一項專業(yè)性較強的工作，檔案庫房溫濕度的控制、檔案的修復、專門檔案的特殊保護要求、專業(yè)培訓等都需要相關的設備和資金為后盾。檔案并無專項保護資金，使檔案館除維持日常的管理工作外，難以有足夠的財力購置較為先進的設備及進行保護技術的開發(fā)、利用。如何進一步提高檔案保護工作水平，我認為應當加強以下幾方面的工作：
一、提高檔案保護意識。認識提高了才能付諸行動。保護工作直接關系到檔案的壽命，一旦遭到破壞，為經濟建設服務也只會成為空談。加強培訓。開展、組織多種形式的培訓、講座。因檔案保護工作的技術性較強，培訓的內容不但要注重理論的指導，還要增強實際操作能力的培養(yǎng)，
二、完善制度。建立和完善有利于檔案保護的各項制度，形成從進館到管理到使用的一套完善的體系。加強對基層檔案室的指導、監(jiān)督。進館檔案質量不高熱必直接危害檔案的壽命，增加保護工作的難度。執(zhí)行進館的消毒、除塵制度，這是防止有蟲害、污染檔案入館的有效防范措施。
論文摘要：在分析我國民營企業(yè)檔案工作現狀的基礎上，提出了推進民營企業(yè)檔案工作全面、健康發(fā)展的對策：一是開展心理引導，激發(fā)建檔熱情。二是勇于開拓創(chuàng)新，實現多元服務。三是堅持依法治檔，注重監(jiān)管方式。四是拓展管理范圍，推行多元模式。
1正確認識民營企業(yè)檔案工作的現狀
從筆者所在的福建省晉江市了解的情況和河南開封市非公有制企業(yè)檔案工作情況調查結果來分析，我國民營企業(yè)檔案工作的現狀大致可歸結為兩點。
1.1我國民企檔案工作處于自發(fā)的狀態(tài)，部分企業(yè)已有相當的發(fā)展水平。據筆者對福建省晉江市的恒安紙業(yè)集團、親親食品集團、七匹狼集團、鳳竹集團、福馬食品集團等10余家民營企業(yè)的調查中發(fā)現，這些企業(yè)均已開展了不同程度的檔案工作，特別是鳳竹、七匹狼和恒安三家集團公司的檔案工作雖然管理模式各不相同，但其工作都已達到相當的水平，恒安集團公司因已在香港上市，注重汲取和采用國外的管理模式，鳳竹集團公司在國內上市，許多檔案業(yè)務在借鑒國企的管理模式上有所創(chuàng)新發(fā)展，其檔案管理已通過國家二級標準的驗收。七匹狼集團則采用與國企截然不同的分散式管理模式。而據河南開封市的調查結果表明，在被調查的82家企業(yè)中，已開展檔案工作的68家，占被調查企業(yè)的83％；尚未開展檔案工作的10家，僅占被調查企業(yè)的12％；未說明是否開展檔案工作的4家，占被調查企業(yè)的5％。庫房、檔案專用設備的設置情況也較好，在調查的企業(yè)中，明確有檔案庫房的占90％，未說明庫房情況的只占10％。這些企業(yè)都具有一定的代表性，分別為加工業(yè)、制造業(yè)、流通業(yè)、服務業(yè)、房地產業(yè)及其他行業(yè)。這說明當前民營企業(yè)對于開展檔案工作已有相當的自覺性和發(fā)展水平。
1.2民營企業(yè)的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。一般而言，規(guī)模大的企業(yè)好于規(guī)模小的企業(yè)，明星企業(yè)好于一般企業(yè)，創(chuàng)立時間長的企業(yè)好于創(chuàng)立時間短的企業(yè)，效益好的企業(yè)好于效益差的企業(yè)。從開封市調查中可以發(fā)現，隨著企業(yè)資產的增加，企業(yè)規(guī)模的擴展，已開展檔案工作企業(yè)的比例數量也隨之上升，顯示企業(yè)規(guī)模與企業(yè)資產情況對檔案工作有非常直接與重要的影響，同時，調查結果也表明未開展檔案工作的企業(yè)比例很少，僅占12％，加上未說明開展檔案工作的企業(yè)也僅有20％，而檔案管理已達到較高水平的示范企業(yè)也是少數，所以，從總體上看，民營企業(yè)整體的檔案管理呈現出兩頭小、中間大的橄欖型狀，水平不均衡。我們業(yè)界一些學者將當前民營企業(yè)的檔案管理狀況，分為四個類型。一是“重視型”。檔案工作被企業(yè)列入重要議事日程，有專門的寬敞的庫房和檔案人員辦公室，檔案閱覽室；有專職檔案人員，管理設施設備齊全；根據企業(yè)的實際情況制定了一整套檔案管理制度，各類文件資料收集齊全、歸檔及時，保管科學、利用見效。其中，少數企業(yè)的檔案管理甚至通過了國家級標準的驗收。二是“上進型”。企業(yè)主有一定的檔案意識，配備了檔案兼職人員，設置了檔案室，也開展了一定的檔案工作，但檔案人員素質不高，兼職過多，檔案工作未能有效地全面開展起來，檔案的效益也未能充分地發(fā)揮出來，三是“隨意型”。企業(yè)主的檔案意識還不夠強，對檔案工作的關注還不到位，急需用時強調要管一管，平時對檔案持可有可無的態(tài)度，無專門的檔案室和檔案人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關部門的一個末位的工作。工作隨意性較大。四是“不管型”。企業(yè)主沒有檔案意識，企業(yè)一些重要證件、核心文件零散地放在企業(yè)主或部門負責人手里，檔案管理處于“三不管”和“五無”的狀態(tài)，即“檔案部門不管、工商部門不管、企業(yè)主自己不管；無機構、無人員、無庫房、無設備、無經費”這種類型在小型企業(yè)中比較多見。
從我國民營企業(yè)檔案管理出現的這兩種狀況中可以看出，以往很多業(yè)內人士認為我國民企檔案工作總體上處于一種無序的，混亂的狀態(tài)的看法是片面的，是認識上的一處誤區(qū)。福建省晉江市和河南省開封市這一南一北的情況頗具代表性。從調查分析中，我們可窺見我國民營企業(yè)檔案工作的發(fā)展現狀。改革開放以來，特別是中國加入世貿組織以來，我國的民營企業(yè)在激烈的市場競爭中，在國際市場的博奕中，已逐步成熟起來，企業(yè)主的檔案意識被不斷喚醒，特別是一些規(guī)模企業(yè)，明星企業(yè)的老總們，對檔案已有了比較深刻的認識。福建鳳竹集團公司年產值5億多元，利稅9400多萬元，是全國同行業(yè)的明星企業(yè)，該公司陳澄清董事長認為檔案對企業(yè)的發(fā)展起著至關重要的作用，當前市場的競爭歸根到底是企業(yè)文化的競爭，而檔案是企業(yè)文化的重要基礎，企業(yè)文化提升取決于企業(yè)檔案作用的充分發(fā)揮。所以，他除親自帶隊到晉江、泉州市檔案局爭取業(yè)務上的支持外，并經常過問和解決檔案工作中存在的人、財、物問題，公司早在1991年檔案管理就通過省級先進標準的驗收，2001年通過了企業(yè)檔案目標管理“國家二級”評審。目前，有2名專職檔案人員，并形成一個嚴密有序的檔案管理網絡，有1個綜合檔案室和4個檔案分室，檔案在公司上市和經營管理中發(fā)揮了不可替代的重要作用。而鳳竹公司并非只是我國民營檔案管理的一葉“諾亞方舟”。很多規(guī)模~,Ak的企業(yè)主已經具有相當的檔案意識，在實踐中認識到檔案是企業(yè)極為重要的核心資源，并已經開展檔案管理工作，但沒能得到及時的指導。其水平有很大的局限性。忽視檔案工作的大多數為小型企業(yè)的企業(yè)主，對企業(yè)開展檔案工作的心態(tài)復雜，認為檔案室工作增加小企業(yè)的負擔，怕在外部人員的指導下泄露商業(yè)秘密，影響生產經營的正常開展。在認識上把建檔工作與企業(yè)利益對立起來，這其中與檔案部門的宣傳與服務的缺失不無關系。所以，客觀地、全面地認識當前民營企業(yè)檔案工作的現狀、將有助于我們有針對性地推進民營企業(yè)檔案工作的全面、健康發(fā)展。
2推進民營企業(yè)檔案工作全面發(fā)展的對策
2.1開展心理引導，激發(fā)建檔熱情。從以上分析中我們不難看出，企業(yè)主的檔案意識是決定民營企業(yè)檔案工作能否開展的關鍵所在。所以，要樹立企業(yè)的檔案觀，必須進行積極的心理引導。一是管理意識引導。大量事實說明，我國民營經濟發(fā)展的最大制約因素是沒有很好的管理。民營經濟要想在“二次創(chuàng)業(yè)”中得到發(fā)展，就必須盡快實現從無管理的經營向現代化管理的經營方式的轉變。對此，企業(yè)主應該有清醒的認識，新形勢下民營經濟只有加強管理，企業(yè)才能在殘酷的市場競爭中立足。民營企業(yè)的檔案意識也只有植根于宏觀管理觀念的土壤，才可能生長發(fā)育。因為檔案管理本身是企業(yè)管理的重要一環(huán)，而檔案又為企業(yè)的各項管理提供了必不可少的重要基礎。忽視檔案工作，民營經濟的管理便成了無本之木，所以，企業(yè)主還有什么理由可以忽視企業(yè)的檔案工作呢?二是逆向思維引導。我們很多時候無法正確估計出檔案到底為企業(yè)產生了多大的直接效益，但卻能從反面告訴企業(yè)主，滯后的檔案工作必定是制約民營經濟發(fā)展的“短板”。所謂“短板”是指決定整體效益的關鍵制約因素，沒有完善的檔案管理，民營經濟的發(fā)展就會留下致命的管理漏洞，滯后的檔案工作就會成為制約企業(yè)整體效益的關鍵性制約因素。民營企業(yè)在決策上的特點使它在投入和自身建設中具有排他心理，因而檔案部門不能一味地急于去作正面的宣傳灌輸，有時可以從側面、甚至反面逆向思維的角度來激發(fā)民營企業(yè)的建檔熱情。
關鍵詞:計生檔案；檔案管理；細化；法制意識；約束
Abstract:Todaywhichmanagesintheimplementationscientificstylemicrocomputer,carriesonreasonablytherefinementoperationtothebirthcontrolfile,isthenowadaysrecordsmanagementworkurgentmatter.Articleunioncurrentpresentsituation,fromresponsibilitybright,thesystemrefinement,managesaspectsandsoonstrengtheningtoobtain,tohopethatcanmakethebeneficialdiscussionwitheverybody.
keyword:Birthcontrolfile;Recordsmanagement;Refinement;Legalsystemconsciousness;Restraint
計生檔案，縱掛橫聯，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據作用。
計生檔案的管理工作，也經歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變?yōu)檎J識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內容。明確專人，落實責任，加強管理，實現了計生檔案工作管理系統網絡化，有效地保證明人了工作的正常運轉。
然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務。確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯”“二要”“一保證”等逐一加以落實?！八牟弧奔创_保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯”即聯絡其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯絡其他行業(yè)，聯絡村級基層組織，以防漏統漏報；“二要”即要工作經常化，持之以恒，要規(guī)范計生網絡的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。
二、完善工作制度，加強規(guī)范約束。檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來的實踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統計員等工作人員的業(yè)務素質，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統一要求，統一標準，操作規(guī)范，準確及時。同時，還要建立聯絡服務制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統計好，做到上報及時，統計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識，強化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。
總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。
參考文獻:
要想有創(chuàng)新行為首先要有創(chuàng)新意識，思路決定出路，檔案工作創(chuàng)新的前提是管理思路的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏，而應主要看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。
2、檔案管理工作模式的創(chuàng)新是基礎
檔案工作管理模式的更新，是實現檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結構，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，在高校機構改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，對促進高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。要加強計算機檔案管理軟件的開發(fā)，將計算機作為方便管理的重要工具，進一步合理有效利用。只有這樣，才能實現高校檔案工作的超越，呈現高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。[3檔案管理工作機制的創(chuàng)新是關鍵
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機制的創(chuàng)新。長期以來，檔案管理工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進競爭激勵機制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任競爭上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個人都有危機感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個人潛力，充分調動積極性，使檔案工作呈現出充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應的創(chuàng)新激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創(chuàng)新的內容作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職掛鉤，努力營造一種鼓勵創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進檔案工作的良性發(fā)展。還要加強館員的在職培訓及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。
4運用檔案管理的現代手段，科技興檔
信息化為檔案資源管理與開發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強有力的支持，檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學校辦公自動化系統的設計與建設，提出檔案管理方面的要求和建設。認真研究解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。要努力實現裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡、數碼等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理
走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質高?；?/p>
5人才資源的創(chuàng)新
要樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強、業(yè)務精、工作實、紀律嚴的專業(yè)人員。發(fā)揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創(chuàng)新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習，加強多層次復合型專業(yè)人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
總之，檔案部門無論是在業(yè)務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。
參考文獻
[1]夏晴.高校檔案的系統管理[M].南京大學出版社,2002
[2]周曙東.電子商務概論[M].南京：東南大學出版社，2002
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：1電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業(yè)務管理工作的影響
1傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學理論的影響
1對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
2對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。
3對檔案學理論研究內容的影響
檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。
四、檔案界所應采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會效用。
一是檔案交接不及時。一些基層單位對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。老檔案人員離了崗，新檔案人員進了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現檔案數量等問題責任不明、界限不清。甚至有的基層單位領導或人事干部認為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。
二是檔案交接手續(xù)不嚴密。按工作性質和崗位職責要求，檔案人員交接應是一項認真細致、手續(xù)嚴密，責任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求。
三是檔案監(jiān)交工作不嚴格。一部分基層單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準備工作很少過問，就連檔案監(jiān)交之時也懶得光臨，使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴格，工作程序不完整。
筆者認為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。如何做好檔案交接工作，筆者認為應做好下列工作，采取如下措施：
一是檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調動工作通知，不得辦理工資轉移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。當地檔案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理。
二是檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。對于移交方來說在正式移交之前主要做好五項工作：1對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數；2對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；3對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統有序；4按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格；5撰寫檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做好三項工作：1了解移交單位職能活動內容和工作活動情況；2向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；3必要時要了解或檢查檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。
關鍵詞:計生檔案；檔案管理；細化；法制意識；約束
Abstract:Todaywhichmanagesintheimplementationscientificstylemicrocomputer,carriesonreasonablytherefinementoperationtothebirthcontrolfile,isthenowadaysrecordsmanagementworkurgentmatter.Articleunioncurrentpresentsituation,fromresponsibilitybright,thesystemrefinement,managesaspectsandsoonstrengtheningtoobtain,tohopethatcanmakethebeneficialdiscussionwitheverybody.
keyword:Birthcontrolfile;Recordsmanagement;Refinement;Legalsystemconsciousness;Restraint
計生檔案，縱掛橫聯，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據作用。
計生檔案的管理工作，也經歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變?yōu)檎J識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內容。明確專人，落實責任，加強管理，實現了計生檔案工作管理系統網絡化，有效地保證明人了工作的正常運轉。
然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務。確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯”“二要”“一保證”等逐一加以落實?！八牟弧奔创_保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯”即聯絡其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯絡其他行業(yè)，聯絡村級基層組織，以防漏統漏報；“二要”即要工作經?；?，持之以恒，要規(guī)范計生網絡的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。
二、完善工作制度，加強規(guī)范約束。檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來的實踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統計員等工作人員的業(yè)務素質，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統一要求，統一標準，操作規(guī)范，準確及時。同時，還要建立聯絡服務制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統計好，做到上報及時，統計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識，強化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。
總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。
參考文獻:
據美國的一家數據研究機構統計和預測，1998年美國的Email使用者每天發(fā)送500萬條Email信息，而這一數據在1994年僅僅是50萬條，據預測，到2002年這一數據將達到15億條。1998年，該國的一家位于舊金山的網上職業(yè)公司發(fā)現他們每個星期收到的Email比電話多得多，達到1000條。這迫使該公司不得不思考該如何管理電子郵件。這家公司在美國名不見經傳，由此可以想見電子信息是以一種什么樣的規(guī)模充斥著現代化的機構。因此西方國家的檔案工作者提出“職能鑒定”，強調分析文件所反映的“職能”比分析文件的“內容”更重要；考慮機構的哪些職能活動、哪些工作更重要，并把相關的文件保存下來，比逐件的閱讀文件本身更有效。這個例子只是說明“職能鑒定”的基本思路。實際上，我們后面還會討論，雖然電子文件的產生是“職能鑒定”得以提出和實現的契機，但“職能鑒定”中所包含和體現的思想卻要豐富得多。
一、職能鑒定法形成的四個原因
一檔案理論的思想基礎從國家模式到社會模式的轉化
有關鑒定的理論最早見于英國的希拉里·詹金遜于1922年寫成的《檔案管理手冊》。在這部書中，他提出“檔案是公共憑證的道德捍衛(wèi)，檔案工作人員的信條是憑證的神圣性不可侵犯?！毕＠铩ふ步疬d認為，文件是行政活動和事務處理的原始憑證。不能有非形成者的人為干預，否則會損害文件的原始憑證性，所以他提出，不應由檔案人員鑒定文件，檔案人員的職責是保管檔案而非制造檔案，他提出應由文件的形成者從事減少大量堆積文件的工作，只有行政官員才是選留和銷毀文件的唯一人。希拉里之后的許多檔案工作者都曾經對他的有關鑒定執(zhí)行者的觀點提出過異議，由于給予行政人員較多的信任和權利，并且不存在某種監(jiān)督的措施，使得行政人員可能出于一己私利或小集團的利益而故意銷毀或剔除那些對其不利的文件。有關學者認為，這種觀點走入極端，會導致行政意志和國家意志塑造檔案。
二十世紀四、五十年代，面對激增的機關文件，美國的檔案工作者開始積極地尋找管理現代檔案的方法，其中T·R·謝倫伯格在《現代檔案——原則與方法》1956年中發(fā)展了美國當時另幾位檔案工作者的觀點：檔案工作的重點已由保管文件轉變?yōu)樘暨x適合保管的文件，并提出了檔案鑒定的標準。謝倫伯格認為，檔案只是檔案人員從大量原始文件整體中選出的適于保存的極小部分，鑒定時主要應關注檔案從屬價值中的情報價值。情報價值反映了研究者的利用需求，因此可以看出這一鑒定觀點也就意味著，以歷史學家的實際利用需求或預期利用需求，作為檔案鑒定的最重要的標準。這種鑒定理論也并未在檔案界達成共識，有的學者認為這樣會使檔案館藏只能滿足狹隘的研究需要，無法廣泛地反映人類生活的方方面面。更嚴重的問題是，“利用決定論將破壞文件在其形成者業(yè)務活動中形成的有機聯系”。
“形成者鑒定論”和“利用決定論”是檔案學鑒定理論發(fā)展中的兩個具有代表性的觀點。從中可以看到傳統檔案鑒定理論具有兩個鮮明的特點，其一是傳統鑒定理論著重于檔案價值的鑒定，即主要研究檔案有用性的鑒定；其二是傳統檔案鑒定理論和方法主要來源于對檔案價值主體的確認。傳統檔案鑒定理論主要由三部分組成：鑒定標準、鑒定主體和鑒定方法，其中鑒定標準尤為重要，鑒定主體和鑒定方法的確立都圍繞著如何最優(yōu)地執(zhí)行這項標準而展開，而檔案鑒定標準取決于檔案價值主體的需求。從這一角度出發(fā)來觀察兩種傳統的鑒定理論，可以發(fā)現，他們所關注的與檔案這一客體發(fā)生關系的主體并不一樣。希拉里·詹金遜強調檔案對行政管理的憑證作用，因此他主張由行政官員制訂鑒定標準并執(zhí)行檔案的鑒定，而T·R·謝倫伯格強調檔案對歷史研究者的情報價值，主張檔案工作者依據研究者的利用需求來鑒定檔案的價值。希拉里和謝倫伯格的鑒定理論的本質區(qū)別正在于價值主體的不同。那么這兩種價值主體就代表了檔案價值發(fā)揮的全部的潛在“市場”嗎隨著檔案學理論的不斷發(fā)展，回答自然是“不”。
正如T·庫克所言：“本世紀檔案論述的主題是，根據國家檔案概念建立起來的以司法——行政管理為基礎的檔案工作向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎上的社會——文化檔案概念的變革?！彼酉聛碛肿髁烁鼮樯羁毯途唧w的闡述：“從荷蘭學者所處的時代到詹金遜、卡薩諾瓦時代，直至美國注重政府文件管理的時代，檔案事業(yè)在傳統上是由一個國家建立，為這個國家服務，作為該國政治結構和機構文件的組成部分。檔案理論因此在國家理論、模式和概念中建立了合法地位。現在情況不同了，20世紀末期公眾對檔案的認識，或至少對用納稅資金建立起來的檔案館的認識已經發(fā)生了根本變化，即檔案現在是‘屬于人民、為人民服務、甚至通常由人民管理’。在普通公民看來，檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人權益，而且更多的還應該為他們提供根源感、身份感和集體記憶?！碑斍霸谖鞣桨l(fā)達國家檔案界普遍存在的這種“社會檔案”觀念是受五、六十年代以來的“后現代主義”的影響，“后現代主義”反對權威、否定中心的個性正是檔案理論思想基礎從國家模式到社會模式的變革的哲學根源。
檔案理論基礎的變化，全新地確認了檔案價值主體——不再是機構內部的工作人員和歷史研究人員，而是社會中的全體公民。這種價值主體的改變毫無疑問會深刻地影響檔案價值鑒定理論，最初是德國的漢斯·布姆斯在60年代末期，開始強調社會應確定自身的價值，檔案必須如實地反應這些價值，檔案價值不應該取決于詹金遜所說的行政官員，也不應該取決于謝倫伯格所說的歷史學家，而是取決于人民大眾。他強調，“公眾和公眾輿論可以使檔案鑒定合法化，并且可以為檔案鑒定提供基本的準則。”他號召檔案工作者通過歷史地研究公眾輿論來發(fā)現檔案的這種社會價值，并將這種價值用于文件鑒定。這是一個華麗而充滿魅力的口號，但很遺憾，它并不具有指導鑒定活動所應有的可操作性。1991年，布姆斯在經過長期的思考和研究之后，提出“文件的社會價值最好不是直接通過對社會動力和公眾輿論的研究確定，而應間接地通過了解那些為實現社會需求和愿望的重要文件形成者的職能來判斷。”按照這種新的方法，鑒定的標準從復雜的社會價值、問題或趨勢轉變?yōu)橛晌募纬烧呗毮茱@示出的文件來源。
二文件數量的激增
有關職能鑒定的提出，檔案學思想基礎的變化是重要的，然而不是唯一的?，F代管理機構中日益形成的如‘雪崩’一般的文件漸漸使文件和檔案工作者招架不住了，我們已經不可能逐件地去鑒定每一份文件、案卷，這樣的工作會象一個“黑洞”吞噬文件和檔案工作者全部的精力。因此，早在1957年德國的一次檔案年會上就有人建議，機構應該依據其職能的重要性而選擇保管他們產生的文件，劃分文件產生機構職能的級別而非鑒定每一份文件的觀點形成了。當時情況下有學者認為，這是一種逃避的方法，因為這被認為是面對大量文件感到無助時的對策。檔案工作者想通過決定文件形成者的重要程度，處置掉非重要機構的文件，來減少紙張的數量。不論這種情況是否反映了檔案及文件工作中可能出現的被動局面，它——文件數量的巨增，確實構成了“職能鑒定理論和方法”產生的又一大驅動力。
三越來越多的文件產生于機構的協作活動中
社會機構的穩(wěn)定性日益削弱而且特定社會活動中不同機構之間的聯系也日益密切和復雜，職能鑒定的觀點也適應了這樣一種狀況。從這一角度提出職能鑒定的代表人物是美國的海倫·塞穆爾斯，她早期從事大型科技項目文件的處理，這些項目形成的文件分散在政府部門、大學、企業(yè)和公司中，在這種情況下，以機構為核心，以單份文件為對象的傳統鑒定法帶來的是四分五裂和不完善的檔案。因此，她設想通過“文獻戰(zhàn)略”，一種多機構的，以研究為基礎的分析，將眾多檔案館的鑒定活動結合在一起，使檔案文件反映社會的主要論題、問題、活動或職能的方法來妥善解決現代復雜機構的龐大文件的問題。
四電子文件的產生
如果說以上的三方面的原因驅動我們采取一種與傳統鑒定理論完全不同的視角的話，那么，它們的功勞確實也只能描述到這種程度，沒有電子文件的出現和對其鑒定活動的研究，“職能鑒定”方法可能只是在一種觀念層次上“徘徊”，電子文件使我們把問題看得更清楚，同時電子技術也賦予“職能鑒定”以更強的可實現性。
電子文件的性質和數量對鑒定的影響表現在以下幾個方面：
1電子文件的數量是如此的龐大，比爾曼和海茲喬姆都認為，審視100％的文件，只為了挑選其中不足3％的文件保存下來，效率不高。
2電子文件產生分散，一個龐大機構內部將會有多個業(yè)務管理系統，而且由于業(yè)務活動彼此之間協作的頻繁，一份電子文件很可能是由不同系統之中的數據瞬間聯結而成的，這樣，不從更宏觀、更抽象的角度把握這些系統中產生的文件，而進入每個系統中對具體的文件執(zhí)行“內容審查”式的鑒定方法是不可行的。
3電子文件大多呈虛擬狀態(tài)，而且很多文件可能時刻與一個動態(tài)的數據庫相連，這種情況下，仍采用傳統的逐件鑒定的方法就會象一只永遠在追趕自己尾巴的貓。
4也就是最重要的原因，電子文件的鑒定要求在文件產生之初就完成，我們面臨的更為嚴峻的問題可能不是害怕被巨量的文件淹沒，而是意識到可能根本不會有文件被送來鑒定?，F有的許多系統都具有動態(tài)刪除和更新數據的功能，另外，對于許多通過瞬間邏輯聯結形成的虛擬文件，這些文件都是瞬間即逝的，如果不在系統設計之中就嵌入檔案管理的要求，不把鑒定的標準作為系統程序的一部分先行輸入計算機之中，那么電子文件即使曾經存在過，也終會流失。電子文件管理研究的專家普遍認為：“檔案保管系統設計階段提供了保證鑒定決策最有效實施的最佳機會”。
因此，有關專家建議，“電子環(huán)境中，文件的鑒定必須在文件產生之初就開始執(zhí)行，鑒定標準甚至應該在文件尚未產生之前，就作為文件保管系統的一部分而存在?！边@樣一種要求的實現必須通過“職能鑒定”來達到，“職能鑒定”根植于對文件產生機構以及其職能活動和工作流程的深刻認識之上，通過分析機構活動的有機聯系以及機構職能、活動和業(yè)務的重要性，決定文件的存留，鑒定的標準和結論必須要體現為一套詳細、具體和技術可實現的方案，并最終將這套方案嵌入到文件保管系統中去。“職能鑒定是電子文件的鑒定方法”這一觀念已經被普遍地接受。
檔案工作創(chuàng)新是適應知識經濟時代的需要。當前，在干部人事檔案的內容不斷擴張的同時，存在著內容的陳舊性和檔案利用的局限性，在一些方面存在著明顯的不適應。作為檔案工作者，要深刻挖掘知識經濟時代檔案工作新的內涵和特點，具有廣闊的視野和開放的思維，適應今天的發(fā)展和變化，抓住時機，迎難而上，勇于探索，不斷創(chuàng)新，去除舊的檔案工作觀念，使檔案工作與時俱進。
二、加強收集工作，完善檔案內容
干部人事檔案材料的收集工作，是做好檔案工作的基點和起點，也是其創(chuàng)新的基點和起點，因此，要在把握和維護檔案材料真實性和完整性的基礎上，開展和進行工作創(chuàng)新。
⒈建立健全歸檔制度，積極主動有計劃地收集和補充干部檔案材料
針對有相當一部分形成材料的單位不能及時將材料送交歸檔、造成渠道不通的現象，要采取定期和不定期相結合的方式，及時全面地收集歸檔材料，以免造成有的干部人事檔案中缺少任免、考察、工資或獎勵、學歷等材料。對于年度考核、工資普調、表彰獎勵等材料按照計劃定期進行收集歸檔；一些零星的、不具有普遍性的材料可采用不定期收集方式，變被動為主動，做到平時留心了解各方面的情況，及時掌握信息，增強做好收集工作的自覺性、主動性，做到口勤、手勤、腿勤，消除收集渠道閉塞現象，將研究成果、進修培訓、晉升考核、政審鑒定等材料及時收集歸檔。檔案管理部門不僅要建立健全歸檔制度，對于形成材料的部門或單位來說，也應該建立歸檔制度，主動將所形成的歸檔材料送交檔案部門。
2.拓寬收集范圍，豐富檔案內容
為使檔案工作更好地適應新形勢的發(fā)展需要，要把握干部檔案材料形成的規(guī)律和特點，采取切實有效的措施，注重收集反映干部適應市場經濟需要，具備參與國際競爭能力的材料，同時要抓住重點，收集能夠反映干部的政治素質、思想情操、工作作風等方面的材料，特別是現階段要根據人事制度改革和對人才信息的需要，注意收集那些能夠體現人才智力、能力、水平、專長、業(yè)績的材料，使檔案內容更加全面完整，提高檔案的價值和利用率。
⒊樹立動態(tài)收集觀念，及時補充新材料
樹立動態(tài)的收集觀念，就是要求與時俱進地不斷充實個人履歷的新內容，做到重大業(yè)績隨時記載，定向收集，一般情況按一定時間階段記載，要使檔案材料收集得完整、齊全，檔案工作人員必須抓住時機，以適應新時期干部人事工作和經濟建設需要為切入點。三、準確無誤地做好鑒別工作
鑒別工作是一項政策性很強的工作，鑒別就是對收集起來的材料進行審定，識別其真?zhèn)?，判定其價值，確定其是否歸檔的一項工作，是維護干部人事檔案真實性和完整性的重要保證，是保證干部檔案質量的重要環(huán)節(jié)。因此，檔案人員應堅持原則、本著向組織負責的態(tài)度，首先要確定鑒別材料是否屬于干部材料的范疇，對于不屬于歸檔范圍的材料視不同情況分別處理；其次要對干部檔案材料的內容是否真實進行鑒別，真實性是干部檔案的生命；第三要鑒別干部檔案材料是否完整，完整先是材料體系的完整，后是材料的內容和外部形式的完整，對頭尾不清，來源和時間不明的材料，要查明后再作是否歸檔，做到取之有據、舍之有理、實事求是，特別是對剔除后準備銷毀的材料，應慎之又慎，切忌主觀臆斷，草率處理；第四要鑒別干部檔案材料手續(xù)是否完備?？傊?，經過鑒別后的歸檔材料必須是真實、完整、精練、實用，以確保檔案材料的權威性。
四、搞好檔案整理，提高檔案質量
檔案整理是檔案管理中重要的基礎工作，是一項經常性的工作，檔案整理必須做到：分類準確、加工考究、排列合理有序、裝訂整齊。要突出三個方面：第一，堅持歷史唯物主義，真實地把能夠反映干部個人歷史和現實的材料整理出來；第二，以黨的十七大精神為指導，堅持科學發(fā)展觀；第三，遵循檔案工作活動規(guī)律，使檔案材料之間內容和時間上的聯系。提高案卷質量，應在以下的幾項活動中加以研究和創(chuàng)新，首先搞好宣傳是不可缺少的，要利用各種機會，反復地宣傳提高檔案質量的必要性和做好檔案工作的重要性；其次是檔案工作人員要不斷加強與單位領導和指導部門的溝通和聯系，積極尋求支持和幫助。
五、提高人事檔案信息化管理水平
二十一世紀是一個知識經濟時代，如何適應經濟時展的需求、實現檔案工作全方位的創(chuàng)新仍將是檔案工作面臨的重要課題。當前，人事檔案信息化管理基礎薄弱，尚處在建設時期，因此，更需要制定信息發(fā)展戰(zhàn)略，分階段、有計劃的加以實施，進而奠定檔案現代化管理的基礎。首先遵循“科學、實用、適用”原則，要確定檔案信息化建設的長期工作目標和近期工作任務，以“收集、管理、利用”三大環(huán)節(jié)為主線，以信息集聚、整合、為原則，構筑干部信息化管理平臺，逐步消除各自為政、系統缺乏通用性、科學性的現狀，促進檔案管理社會化，發(fā)揮人文管理在信息化管理的作用，建設一支高素質的干部人事檔案管理隊伍。