時(shí)間：2023-04-08 11:31:05
導(dǎo)語：在檔案信息化論文的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
（一）多媒體技術(shù)的概述
電子文件信息就是多媒體信息的本質(zhì)含義，是指通過文本、圖像、聲音、視頻等方式展現(xiàn)出來的信息。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中包含兩種及以上的多媒體信息時(shí)，我們稱之為多媒體系統(tǒng)。多媒體技術(shù)包含媒介和媒體兩種要素，可以改變檔案信息管理的陳舊性，實(shí)現(xiàn)完全的、開放性的計(jì)算機(jī)管理。
（二）多媒體技術(shù)與檔案信息化建設(shè)的關(guān)系
當(dāng)前，檔案建設(shè)面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的腳步不斷加快，檔案種類和類型的增加，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)方法以及傳播形式與途徑已經(jīng)呈現(xiàn)落后的狀態(tài)，不能滿足社會(huì)發(fā)展需要。而多媒體技術(shù)擁有信息儲(chǔ)存量大、形象直觀以及傳播渠道廣等優(yōu)點(diǎn)，可以為檔案信息化的建設(shè)帶來很大的便利，為檔案信息化的管理與建設(shè)提供先進(jìn)的技術(shù)和科學(xué)的手段，發(fā)揮檔案信息的最大價(jià)值，對(duì)于提高檔案信息化管理的水平和質(zhì)量有著推波助瀾的作用。
二、多媒體技術(shù)在檔案信息化管理中的難題
（一）檔案信息傳輸中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)
實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，以及網(wǎng)絡(luò)資源的共享是檔案建設(shè)的最終目的。然而，網(wǎng)絡(luò)傳輸這種新的信息傳播技術(shù)雖然打破了傳統(tǒng)的信息傳輸格局，超越了時(shí)間和空間的限制。同時(shí)，也為數(shù)字化產(chǎn)品帶來了侵權(quán)的風(fēng)險(xiǎn)。檔案是知識(shí)產(chǎn)權(quán)的表現(xiàn)形式之一，是受到版權(quán)保護(hù)的。社會(huì)的發(fā)展讓人們逐漸開始重視知識(shí)產(chǎn)權(quán)，所以檔案信息化管理工作務(wù)必要注重對(duì)著作權(quán)的保護(hù)。在實(shí)際工作中，確定館藏檔案的著作權(quán)和所有權(quán)人，作品在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳播之前必須取得著作人的授權(quán)，否則未經(jīng)著作權(quán)所有人同意任意使用檔案便屬于侵權(quán)行為。
（二）檔案規(guī)范化管理的原則
只有制定和實(shí)施檔案管理的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)才能切實(shí)的提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化目的的現(xiàn)實(shí)需要。實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，必須堅(jiān)持管理規(guī)范化的原則，按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行保管、傳送、使用等工作。加強(qiáng)人員的素質(zhì)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)部門、崗位與個(gè)人之間的權(quán)責(zé)關(guān)系明確，避免出現(xiàn)檔案保管不完整、不規(guī)范及其價(jià)值被浪費(fèi)的情況。
（三）檔案信息安全保障體系的建立
安全保障體系對(duì)于檔案信息化的建設(shè)有著關(guān)鍵作用。目前，我國(guó)的檔案信息安全保障體系不完善，相關(guān)的法律規(guī)范以及制度不健全。在管理工作中出現(xiàn)缺乏有效的安全技術(shù)，健全的管理體制等，給檔案信息化建設(shè)帶來不便。而隨著設(shè)備和技術(shù)軟件的發(fā)展，從事黑客等網(wǎng)絡(luò)不法事業(yè)的相關(guān)組織技術(shù)也在進(jìn)步，檔案的安全受到極大威脅。檔案信息化管理的概念是動(dòng)態(tài)的，不能以絕對(duì)的目光來看待檔案的安全性，應(yīng)該時(shí)刻保持警醒，不斷的升級(jí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、完善管理體制、更新管理辦法以及提高管理人員的素質(zhì)，以確保信息數(shù)據(jù)的安全、保證檔案信息化建設(shè)穩(wěn)定的前行。
三、多媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用
（一）建立檔案信息庫(kù)
以現(xiàn)有館藏為基礎(chǔ)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立數(shù)字化的檔案信息庫(kù)，對(duì)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。在建立檔案信息庫(kù)之前，必須要做好相關(guān)準(zhǔn)備：構(gòu)建一個(gè)檔案管理的多媒體平臺(tái)。建設(shè)子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)子系統(tǒng)以及數(shù)字化處理和數(shù)字化信息輸出子系統(tǒng)，完善檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)。使檔案的加工、傳輸和利用等流程成為一個(gè)完整的體系，不再獨(dú)立分散；對(duì)于媒體之間工作時(shí)間進(jìn)行控制，需要同步的媒體工作進(jìn)行同步控制。系統(tǒng)應(yīng)該滿足操作界面的生成、數(shù)據(jù)庫(kù)的管理以及添加交互功能的要求，并支持不同應(yīng)用系統(tǒng)和軟件的運(yùn)行，提供安全的運(yùn)行環(huán)境。還需要對(duì)數(shù)字化信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，不同的檔案需要采取不同的處理方式、不一樣的管理措施，避免一體化帶來的資源浪費(fèi)，提高數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)和處理信息數(shù)據(jù)的工作效率，滿足不同用戶的不同要求。
（二）信息系統(tǒng)的檢索程序編制
檔案信息數(shù)字化的首要要求就是目錄信息的數(shù)字化，檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源在數(shù)據(jù)庫(kù)中的條理性，是整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基本。首先，要建設(shè)一個(gè)目錄信息的倉(cāng)庫(kù)，完善相關(guān)的目錄數(shù)據(jù)、專題目錄數(shù)據(jù)以及各類資料文獻(xiàn)的目錄數(shù)據(jù)的輸入、媒體制作和檢索體系，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確快速的查找信息數(shù)據(jù)。其次，建立檔案的著錄標(biāo)引和機(jī)讀目錄系統(tǒng)。其中檔案的著錄標(biāo)引檢索自動(dòng)化是檔案自動(dòng)化管理的核心，對(duì)于檔案信息資源的要求很高。要實(shí)現(xiàn)檔案的著錄標(biāo)引檢索自動(dòng)化，首先要輸入大量的數(shù)據(jù)，以檔案著錄表現(xiàn)出相關(guān)信息數(shù)據(jù)的主旨和參考價(jià)值，注明檔案的出處與來源，保管現(xiàn)狀等。同時(shí)對(duì)檔案的特性做出分類、選擇和登入，為管理人員帶來工作便利的同時(shí)使用戶的查找也更加輕松。建立機(jī)讀目錄可以實(shí)現(xiàn)用戶在計(jì)算機(jī)上的檢索。將著錄的條目信息按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，以特定的模型為連線將它們組織串聯(lián)起來，形成一個(gè)個(gè)的集合，為檔案目錄的數(shù)據(jù)管理提供相關(guān)技術(shù)基礎(chǔ)。
四、結(jié)束語
【關(guān)鍵詞】民政檔案；信息化；服務(wù)水平
民政檔案的管理過程中，信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)比較關(guān)鍵，這也是民政檔案管理發(fā)展的重要趨勢(shì)。信息化檔案管理服務(wù)水平的提高，是當(dāng)前民政檔案管理發(fā)展的重要課題，通過從理論層面加強(qiáng)對(duì)民政檔案信息化服務(wù)的研究，對(duì)實(shí)際發(fā)展就能起到積極促進(jìn)作用。
一、民政檔案信息化的服務(wù)特征以及存在的問題分析
（一）民政檔案信息化的服務(wù)特征體現(xiàn)分析。民政檔案的信息化管理過程中，在服務(wù)方面已經(jīng)有了新的特征體現(xiàn)，在民政檔案管理信息化服務(wù)對(duì)象的大眾化的特征上比較突出。當(dāng)前的檔案管理信息化人才比較緊缺，只有充分注重信息化服務(wù)人才的應(yīng)用，才能提升檔案信息的服務(wù)水平，在檔案信息的大眾化服務(wù)目標(biāo)方面才能實(shí)現(xiàn)。再有就是在民政檔案信息化服務(wù)的需求熱點(diǎn)生活化的特征上有著體現(xiàn)，在社會(huì)保障的信息以及房屋產(chǎn)權(quán)和動(dòng)拆遷政策的信息方面是比較重要的信息內(nèi)容。注重民政檔案信息化服務(wù)的內(nèi)容，才能真正有利于檔案管理的水平提高。（二）民政檔案信息化的服務(wù)問題分析。民政檔案信息化服務(wù)的發(fā)展過程中，由于受到多方面因素的影響，還存在著一些問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在對(duì)民政檔案信息化服務(wù)的宣傳工作沒有加強(qiáng)。一些民政檔案信息的完整性方面沒有得到有效保證，對(duì)檔案信息的收集存在著一定困難等。這些都是由于在相應(yīng)的宣傳工作上沒有得到加強(qiáng)，從而就對(duì)民政檔案的信息化服務(wù)方面產(chǎn)生了很大的阻力。民政檔案的信息化服務(wù)發(fā)展過程中，對(duì)一些基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面還沒有加強(qiáng)，在相應(yīng)的檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)上存在著不足。例如檔案信息化服務(wù)中的基礎(chǔ)設(shè)備，掃描儀以及打印機(jī)等，都是必要的基礎(chǔ)設(shè)施。從實(shí)際的民政檔案信息化建設(shè)的情況來看，在這些設(shè)備方面還沒有具備，有的是存在故障沒有及時(shí)維修等，這些方面都會(huì)對(duì)民政檔案信息化服務(wù)的水平提高產(chǎn)生阻礙。另外，民政檔案的信息化服務(wù)過程中的方式比較單一化，在人性化的服務(wù)目標(biāo)方面還沒有實(shí)現(xiàn)。我們要對(duì)這些層面的問題進(jìn)行詳細(xì)的分析，然后找到針對(duì)性的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，保障民政檔案信息化服務(wù)水平的提高。
二、民政檔案信息化服務(wù)提升的策略探究
為促進(jìn)民政檔案信息化服務(wù)水平的提高，就要注重科學(xué)措施的實(shí)施。筆者結(jié)合實(shí)際對(duì)民政檔案信息化服務(wù)水平提升的方法進(jìn)行了探究，在這些方法的應(yīng)用下，就能對(duì)民政檔案信息化服務(wù)質(zhì)量的提升起到保障作用。（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要完善。民政檔案信息化服務(wù)水平的提高，需要相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施的支持，所以在這一基礎(chǔ)層面要能滿足實(shí)際要求。民政部門的領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)民政檔案管理的工作有充分的認(rèn)識(shí)，能夠和時(shí)展的要求相結(jié)合，對(duì)民政檔案事業(yè)的發(fā)展重要性能得以重視。在檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)質(zhì)量層面進(jìn)行提高也要有相應(yīng)設(shè)備支持，所以在資金的投入上要充足，注重?cái)?shù)字化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，在新的設(shè)備應(yīng)用方面加強(qiáng)培訓(xùn)等。只有在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作上得到了加強(qiáng)，才能真正有利于檔案服務(wù)水平的提高。（二）做好宣傳工作。在對(duì)信息化民政檔案服務(wù)的加強(qiáng)過程中，對(duì)大眾媒體要充分的利用，做好宣傳工作，將電視以及網(wǎng)絡(luò)和微信、微博等媒體綜合性的應(yīng)用，加強(qiáng)民政檔案服務(wù)的重要性宣傳工作。在有條件的援助服務(wù)開展方面也比較重要，通過加強(qiáng)宣傳，就能讓檔案管理服務(wù)人員的責(zé)任意識(shí)得以強(qiáng)化，在實(shí)際工作中提升工作效率。（三）民政檔案信息化服務(wù)水平的提高，在咨詢服務(wù)方面要積極的拓寬，在計(jì)算機(jī)的檢索工作目標(biāo)上要能得以有效實(shí)現(xiàn)。檔案咨詢服務(wù)工作的實(shí)施，主要是將檔案作為依據(jù)，然后對(duì)個(gè)別問題的解答向需求者提供服務(wù)的方式，在咨詢服務(wù)水平的提高方面，就要注重方式的選擇。通過QQ以及微信平臺(tái)或網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的應(yīng)用等，都比較有利。只有在服務(wù)水平上得到了提高，才能進(jìn)一步的加強(qiáng)民政檔案信息化的良好發(fā)展。（四）民政檔案信息化服務(wù)水平的提高，要注重相應(yīng)制度的完善建立。在制度上進(jìn)行建立就要和實(shí)際情況結(jié)合，在制度的制定中要充分考慮制度的可行性，以及在信息服務(wù)的安全性方面得以保障。注重檔案信息的完整性校驗(yàn)以及安全審計(jì)和入侵監(jiān)控等，只有在這些安全方面得到了保障，才能有利于民政信息化檔案服務(wù)水平的提高。
三、結(jié)語
總而言之，民政檔案服務(wù)水平的提高，要注重信息化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，在信息技術(shù)的應(yīng)用上提高檔案服務(wù)的水平。面對(duì)新的發(fā)展環(huán)境，民政檔案信息化服務(wù)的要求會(huì)不斷提高，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)就要能從多方面詳細(xì)分析，注重檔案信息化服務(wù)的精細(xì)化，這樣才能有助于服務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，呈現(xiàn)良好的服務(wù)品牌。
作者:袁振 單位:洮南市民政局
【參考文獻(xiàn)】
[1]蘇曉云.創(chuàng)新科技檔案服務(wù)模式的研究[J].機(jī)電兵船檔案,2016(04).
科技檔案信息化管理的目標(biāo)要求就是充分利用現(xiàn)有的通信、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)等先進(jìn)技術(shù)，在國(guó)家、行業(yè)以及單位科技檔案管理法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的框架下，用信息化手段來保障和促進(jìn)科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開發(fā)、利用等提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，科技檔案開展信息化管理，重點(diǎn)可以從以下方面進(jìn)行。
第一，采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的自動(dòng)編目、檢索、立卷和標(biāo)引等工作。對(duì)科技檔案實(shí)施自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索是應(yīng)用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動(dòng)編目是將收集到的科技檔案相關(guān)信息制成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發(fā)揮信息化編目速度快、項(xiàng)目全等優(yōu)勢(shì)。自動(dòng)檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號(hào)、題名、責(zé)任者、分類號(hào)、關(guān)鍵詞等檢索標(biāo)志，迅速、準(zhǔn)確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動(dòng)檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準(zhǔn)率高，能最大限度地滿足利用者要求。計(jì)算機(jī)自動(dòng)立卷是計(jì)算機(jī)以科技檔案目錄中每份文件的有關(guān)存錄項(xiàng)為依據(jù)將某方面具有共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動(dòng)對(duì)同一卷的卷內(nèi)文件進(jìn)行排列和編號(hào)等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質(zhì)量，改善了效率?？萍紮n案自動(dòng)標(biāo)引是計(jì)算機(jī)通過對(duì)科技檔案題名或全文信息進(jìn)行字詞切分、對(duì)內(nèi)容特征進(jìn)行分析，提取及給出正式主題詞或分類號(hào)的過程，科技檔案自動(dòng)標(biāo)引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。
第二，采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的借閱、統(tǒng)計(jì)、編研及保管環(huán)境的自動(dòng)控制?？萍紮n案的借閱管理和統(tǒng)計(jì)工作復(fù)雜而繁瑣，而通過采用信息化手段進(jìn)行自動(dòng)借閱管理和統(tǒng)計(jì)，對(duì)科技檔案的利用登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸檔、利用情況統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行自動(dòng)管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的借閱管理，重點(diǎn)涉及內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：用戶的借閱資格驗(yàn)證、借閱情況登記、歸還登記和自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，還能夠有效實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案資料的自動(dòng)編輯處理，不但能夠提供對(duì)科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠?qū)萍紮n案資料進(jìn)行文字編輯處理和排版印刷等工作，實(shí)現(xiàn)科技檔案資料的自動(dòng)編研。另外，在科技檔案的管理環(huán)節(jié)中，對(duì)檔案保管環(huán)境的自動(dòng)控制非常重要，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案排架進(jìn)行自動(dòng)管理，能夠結(jié)合科技檔案登記數(shù)據(jù)庫(kù)的信息，給出檔案庫(kù)房架位的分配圖，實(shí)現(xiàn)架位的自動(dòng)分配，為新進(jìn)科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案保管環(huán)境的溫、濕度以及防火防盜等進(jìn)行自動(dòng)監(jiān)測(cè)和管理。
第三，加強(qiáng)培育科技檔案管理的信息化人才。對(duì)科技檔案實(shí)施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關(guān)鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理的主體，也是實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進(jìn)的中堅(jiān)力量，因此需要加強(qiáng)科技檔案信息化人才培訓(xùn)，使科技檔案管理的信息化活動(dòng)能順利開展，并實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
2、結(jié)束語
1.工作人員整體水平低當(dāng)前計(jì)劃生育工作中檔案管理人員普遍存在著文化水平低的問題，很少有高校畢業(yè)的大學(xué)生在基層從事檔案管理工作。這些專業(yè)素質(zhì)不是很高的工作人員在檔案信息化的處理上明顯不夠熟練，相關(guān)的專業(yè)知識(shí)等都不夠全面和完善，不能很好的適應(yīng)新時(shí)代的要求，缺乏應(yīng)有的開拓精神。
2.缺少資金投入在信息化時(shí)代的今天，計(jì)劃生育工作的檔案信息化管理少不了一大批硬件設(shè)備的支持，然而，當(dāng)前基層計(jì)生單位的資金主要來源于政府的撥款，但是在這些款項(xiàng)中，并沒有關(guān)于檔案信息化管理的專項(xiàng)基金，無法進(jìn)行應(yīng)有的硬件改革，導(dǎo)致檔案信息化管理缺少必要的工作設(shè)備，影響計(jì)劃生育中檔案信息化管理工作的進(jìn)行。
二、對(duì)檔案信息化管理提出的建議
1.改變傳統(tǒng)的管理模式應(yīng)該把當(dāng)今檔案管理中存在的分散管理現(xiàn)象進(jìn)行重新整合，進(jìn)行集中的管理，這樣更加有利于信息的共享和查閱。
2.提升工作人員的整體素質(zhì)在傳統(tǒng)的手工管理檔案的時(shí)代，相關(guān)工作人員只要對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)心的整理再加以保護(hù)就夠了。而在當(dāng)今時(shí)代，檔案信息化要求工作人員必須提高自己的知識(shí)水平和整體素質(zhì)，在新的工作要求之下努力的學(xué)習(xí)新的操作手法和共享手段，只有這樣才能不斷的提高和進(jìn)步，促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理工作的正常進(jìn)行。
3.投入資金進(jìn)行硬件改革檔案信息化能否順利的開展，得益于工作環(huán)境中硬件設(shè)施是否完善?；鶎佑?jì)生部門應(yīng)該努力向領(lǐng)導(dǎo)提出檔案信息化工作中出現(xiàn)的問題，積極申請(qǐng)得到重視和解決，得到應(yīng)有的硬件設(shè)施配備。只有硬件設(shè)施得到了完善，才能順利的開展信息檔案的整理工作，才能保證向大眾提供更加準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。
4.重視管理人員的隊(duì)伍質(zhì)量檔案信息化管理雖然職位不大，但是作用不小。在當(dāng)今這個(gè)科技爆炸的時(shí)代，掌同時(shí)握信息技術(shù)，擁有熟練計(jì)算機(jī)操作水平，和善于進(jìn)行檔案管理，有著良好的信息處理能力的工作人員，是在時(shí)代浪潮下最符合檔案管理人員標(biāo)準(zhǔn)的人才。所以，這就要求我們將檔案管理人員的培訓(xùn)工作重視起來，將管理上和技術(shù)上的只是通通對(duì)未來的管理人員進(jìn)行教授，培養(yǎng)出越來越多的人才，服務(wù)于檔案信息化管理的領(lǐng)域，為計(jì)劃生育工作作出長(zhǎng)足貢獻(xiàn)。
三、結(jié)語
【摘要】當(dāng)前,計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。本文針對(duì)醫(yī)院檔案管理的信息化進(jìn)行探討,分析了醫(yī)院檔案信息化需要面對(duì)和解決的問題,提出了對(duì)應(yīng)的策略。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理信息化
1何為檔案的信息化管理
1.1檔案信息化管理的內(nèi)涵
檔案信息化管理的內(nèi)涵包括兩個(gè)方面:一是應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用,對(duì)檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理,以提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息流來調(diào)控檔案物流,最終實(shí)現(xiàn)“無紙化”管理,促進(jìn)管理創(chuàng)新。
1.2檔案信息化管理的內(nèi)容
(1)數(shù)據(jù)資料信息化。應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)當(dāng)存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī),以備處理。
(2)工作流程信息化。通過專用軟件實(shí)現(xiàn)檔案分類、編目和排序,為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標(biāo)準(zhǔn),減少人為調(diào)控和干預(yù)。為保證文檔一致性,醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。
(3)檔案檢索信息化。在施行分級(jí)檢索制度的前提下,通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時(shí)準(zhǔn)確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻(xiàn)等。
1.3檔案信息化管理的條件
一是需要配備開放式電腦查詢檢索系統(tǒng),向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。
二是要加快醫(yī)院局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。
三是需要建立檔案用戶信息庫(kù),及時(shí)分析、了解用戶對(duì)檔案的需求,有針對(duì)性地編輯完整的系統(tǒng)檔案信息,提高檔案利用率。
四是要緊緊圍繞中心工作,多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動(dòng)。
2醫(yī)院檔案信息化管理的重要性及必要性
2.1適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要
現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異,人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值的檔案信息的需求量越來越大,對(duì)利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的要求越來越強(qiáng),對(duì)檔案工作服務(wù)信息化的要求也相應(yīng)地越來越高,傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。
2.2提升檔案管理水平的需要
從總體上來看,醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化程度不高,有些單位還比較落后,這就需要不斷更新管理意識(shí),改革管理方法,運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù),提高工作效率,實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化,從根本上提高檔案管理和利用的水平。
2.3確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要
檔案信息化管理不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù),而且將會(huì)大大提高工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用,同時(shí)可以延長(zhǎng)檔案壽命。
3醫(yī)院檔案信息化管理需要解決的問題
3.1需要大量資金投入
醫(yī)院檔案信息化的初期建設(shè)需要整體規(guī)劃,包括整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)置,如需要投入的設(shè)備就有計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等,還需要進(jìn)行信息的安全防護(hù),這些都需要很大的經(jīng)費(fèi)投入。另外,這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快,生命周短,其后續(xù)的維修、更換、升級(jí)等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。
3.2任務(wù)繁雜,工作量大
醫(yī)院檔案的信息化管理有很多優(yōu)勢(shì),但其工作量并不輕松,檔案的信息化建設(shè)需要完成的工作很多:(1)對(duì)現(xiàn)存檔案室的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理,通過掃描縮微等手段,將其轉(zhuǎn)換成電子文件。(2)要利用文檔處理軟件按照標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行規(guī)范整理,便于檢索利用。(3)要對(duì)醫(yī)院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺(tái),搞好遠(yuǎn)程服務(wù)。(4)要采取數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)加密,設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施,確保檔案信息安全。(5)要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步,要對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí),使其處于可用狀態(tài)。(6)紙質(zhì)檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。
3.3難以獲求滿足工作要求的人才
檔案信息化管理要求工作人員要有相適應(yīng)的熟練的計(jì)算機(jī)操作技能,有獲取判斷運(yùn)用信息的能力,要有精通的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。那種既會(huì)檔案管理、計(jì)算機(jī)操作,又懂衛(wèi)生管理的復(fù)合型人才大受歡迎。但檔案部門待遇不高,優(yōu)秀人才難以吸引進(jìn)來,進(jìn)來后又難以留住,冗員又難以消化。
3.4需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式
傳統(tǒng)的檔案管理處于一種封閉的環(huán)境下,收集的也只是上級(jí)發(fā)來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對(duì)信息進(jìn)行深層次的開發(fā)和加工,致使應(yīng)變能力不強(qiáng),競(jìng)爭(zhēng)力不高。而檔案信息化面對(duì)的是遠(yuǎn)程的看不見的,是背靠背的服務(wù),服務(wù)方式是公開的透明的全方位的,服務(wù)質(zhì)量要經(jīng)得起網(wǎng)上的檢驗(yàn)。這就要求我們要更新服務(wù)理念,拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提升服務(wù)質(zhì)量。
4正視問題所在,加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)
4.1醫(yī)院檔案信息化的問題所在
(1)基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還有待完善,有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)尚未實(shí)施,形成不了醫(yī)院檔案專業(yè)體系,檔案信息化管理也由此受到制約。
(2)技術(shù)保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo),電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術(shù)問題也缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。
(3)相關(guān)體系規(guī)范有待健全。檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái),但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展。制約著信息交流的范圍和程度,直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。
4.2醫(yī)院檔案信息化的措施
(1)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。包括軟硬件方面的設(shè)施,即各種機(jī)器設(shè)備、各種檔案自動(dòng)化處理程序、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等。
(2)重視人才培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)涉及的技術(shù)性較強(qiáng),要采用各種措施,培養(yǎng)既掌握檔案管理知識(shí),又通曉計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又熟悉醫(yī)院業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。
(3)加強(qiáng)安全管理。一方面要制定嚴(yán)格的檔案信息化安全保密制度,強(qiáng)化從業(yè)人員的安全保密意識(shí)和安全防范技能,另一方面要完善檔案管理系統(tǒng)和嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制,引入科學(xué)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對(duì)策略,加強(qiáng)監(jiān)控。
參考文獻(xiàn):
[1]程潔.醫(yī)院檔案信息與數(shù)字化管理初探[J].實(shí)用全科醫(yī)學(xué),2007,(05).
［關(guān)鍵詞］食品檢驗(yàn)；檔案信息化管理；人才培養(yǎng)
疾病預(yù)防控制中心的主要職責(zé)是保障人民群眾的身體健康，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，可是近年來發(fā)生的“地溝油”“瘦肉精”“毒生姜”等食品安全事件已對(duì)人民群眾的健康造成了嚴(yán)重的威脅。因此，作為疾控中心的工作人員我們有責(zé)任和使命對(duì)食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)行業(yè)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，在強(qiáng)調(diào)食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)者必須保證食品安全、承擔(dān)社會(huì)責(zé)任的同時(shí)，要了解食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)檔案工作的重要性，因?yàn)樗鞘称繁O(jiān)管工作不可缺失的組成部分和重要的輔助工具，對(duì)食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)行業(yè)監(jiān)管過程中形成的各種記錄資料進(jìn)行規(guī)范化管理，能為食品安全監(jiān)管工作的正常、有效運(yùn)行提供有力的保障。
1食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)檔案工作規(guī)范化管理的作用
食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)檔案工作，是指過去和現(xiàn)在的食品安全監(jiān)管部門在從事食品安全監(jiān)督檢查、監(jiān)測(cè)、許可等活動(dòng)中直接形成的對(duì)監(jiān)督機(jī)關(guān)和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)檔案工作規(guī)范化管理的作用包括以下三個(gè)方面。
1．1了解食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況
完整、規(guī)范的食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)檔案工作包含了食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)者的單位名稱、地址、負(fù)責(zé)人、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目、聯(lián)系方式、許可辦理情況、從業(yè)人員健康檢查情況以及抽樣檢測(cè)情況、日常監(jiān)督情況、投訴舉報(bào)情況、行政處罰情況等內(nèi)容。利用這些檔案資料有利于監(jiān)管者了解食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)者的經(jīng)營(yíng)狀況，以便及時(shí)、準(zhǔn)確食品安全相關(guān)信息，引導(dǎo)社會(huì)公眾進(jìn)行安全、健康的飲食消費(fèi)。
1．2掌握食品安全監(jiān)管概況
食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)檔案工作詳細(xì)記載了日常監(jiān)管工作中的各種信息，是日常監(jiān)管工作的真實(shí)記錄。通過研究食品安全監(jiān)管工作檔案，可以獲知區(qū)域食品安全監(jiān)督覆蓋率、監(jiān)督頻率、食品相關(guān)產(chǎn)品的抽檢合格率等指標(biāo)，有利于掌握區(qū)域食品安全監(jiān)管情況，從而指導(dǎo)食品安全監(jiān)督機(jī)構(gòu)高效開展食品安全監(jiān)督。
1．3提供食品安全措施實(shí)施依據(jù)
隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)管理和有效利用檔案已成為食品安全監(jiān)管工作的重要環(huán)節(jié)。通過分析食品安全監(jiān)管工作檔案，監(jiān)管部門能對(duì)一些食品安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)，從而有目的地開展食品污染以及食品中有害因素的監(jiān)測(cè)，由此制定預(yù)警工作計(jì)劃，采取有效的食品安全防控措施。
2食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)存在的問題和困難
2．1制度不健全
食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)檔案工作制度建設(shè)不健全，沒有針對(duì)食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)檔案工作的規(guī)范制度，使得食品安全監(jiān)管檔案工作無法做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，其工作開展也得不到有力保證。
2．2歸檔意識(shí)不強(qiáng)
一些同志對(duì)食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)工作的檔案重要性認(rèn)識(shí)不深，忽視食品安全監(jiān)管工作檔案資料的收集、整理、歸檔和利用工作，導(dǎo)致食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)工作歸檔材料內(nèi)容不全，歸檔形式多樣，而且檔案遺失、損壞等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
2．3管理水平不高
目前，監(jiān)督員隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)和工作能力參差不齊，部分人員專業(yè)知識(shí)老化，對(duì)新知識(shí)學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，計(jì)算機(jī)操作水平跟不上時(shí)展的需要；加之近年來由于機(jī)構(gòu)改革、人員輪崗等原因，致使食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)檔案工作的管理水平不高，食品安全監(jiān)管工作檔案的延續(xù)性受到了嚴(yán)重影響。許多評(píng)先評(píng)優(yōu)、提檔升級(jí)、行政處罰等重要檔案材料未能及時(shí)歸檔，使食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的食品安全信息不能全面、準(zhǔn)確地顯示出來。
2．4信息化建設(shè)不夠
當(dāng)前，人民群眾對(duì)自我保健高度重視，對(duì)食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)工作也提出了更高的要求。如果還停滯在保持紙質(zhì)檔案的收集階段，面對(duì)不斷增多的電子檔案、聲像檔案的收集認(rèn)識(shí)不上去，檔案的開發(fā)利用僅靠傳統(tǒng)的管理方法和落后的技術(shù)手段，想迅速準(zhǔn)確地查找出利用者所需的檔案材料存在一定困難。因此，只有逐步改變?cè)瓉砺浜髥我坏氖止げ僮鞣绞?，代之以現(xiàn)代科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，開發(fā)食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)檔案工作的管理軟件數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)工作檔案的整理、立卷、編號(hào)、制作檢索工具、存儲(chǔ)、查找調(diào)閱，才能迅速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地管理和提供檔案材料，充分發(fā)揮檔案的作用。
2．5資金投入力度不夠
加快食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)檔案工作規(guī)范化、信息化建設(shè)，需要資金的保證。檔案室、檔案柜、檔案盒，還需要計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等等，這些建設(shè)都需要大量的資金投入。而當(dāng)前大部分區(qū)級(jí)疾控中心沒有投入資金和人員開發(fā)相應(yīng)的管理軟件，還是停留在原有的手工管理基礎(chǔ)上，這樣就使得食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)檔案工作的信息資源不能充分利用，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。
3食品安全監(jiān)管工作檔案規(guī)范化管理應(yīng)采取的對(duì)策
3．1完善制度，加強(qiáng)管理
健全的食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)工作管理制度是檔案規(guī)范化管理的重要保障。因此，應(yīng)建立食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)工作的檔案管理與收集、整理、保護(hù)和利用等方面的制度，加強(qiáng)對(duì)工作檔案轉(zhuǎn)遞、歸檔、存檔、保管等各項(xiàng)工作的規(guī)范管理，加快食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)工作檔案現(xiàn)代化的步伐。
3．2提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
至今仍有不少食品監(jiān)督員，對(duì)食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)工作檔案管理意識(shí)還較淡薄。認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在防病治病中的重要性和必要性。針對(duì)上述情況，我中心把檔案管理工作納入重要議事日程，與防病業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。讓全體職工都能充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，同時(shí)，將檔案管理工作納入目標(biāo)管理，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成。使中心的檔案為衛(wèi)生防病工作充分發(fā)揮其社會(huì)效益。
3．3更新知識(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)
要加強(qiáng)對(duì)食品監(jiān)督員檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，使其了解食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)工作檔案是由哪些類型的文件材料組成的，日常監(jiān)管中哪些資料屬于有保存價(jià)值的材料，以及如何進(jìn)行整理、歸檔等等。同時(shí)，食品安全監(jiān)管工作人員要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化社會(huì)的需要。
3．4加強(qiáng)檔案信息化人才的培養(yǎng)
檔案信息化管理以計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體，需要有檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的人才。檔案信息化工作非一般打字員就能勝任，如果檔案管理人員沒有現(xiàn)代化意識(shí)，縱使有一流的管理設(shè)施，也不能算檔案管理現(xiàn)代化。因此，要培養(yǎng)復(fù)合型的人才，既要通曉檔案專業(yè)知識(shí)，又應(yīng)會(huì)計(jì)算機(jī)操作技能，更要懂得科學(xué)的管理方法。所以，要加強(qiáng)培養(yǎng)檔案人員駕馭現(xiàn)代化設(shè)備的能力，定期組織檔案人員去參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力；學(xué)習(xí)探索檔案管理新模式；檔案工作人員更要增強(qiáng)工作責(zé)任感，要深刻認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)自身素質(zhì)修養(yǎng)的必要性，面對(duì)信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，努力學(xué)習(xí)掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，對(duì)骨干人才進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)和繼續(xù)教育。同時(shí)，推廣食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)管理系統(tǒng)的運(yùn)用，推進(jìn)食品安全監(jiān)管工作檔案綜合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)日常監(jiān)管工作信息的電子檢索，只有這樣才能很好地應(yīng)用管理軟件管理好本單位的食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)工作檔案，為廣大人民群眾的身體健康提供有力的保障。
4結(jié)語
總之，我們食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)工作人員要肩負(fù)起保障人民群眾身體健康、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定的重任，不斷提高自身素質(zhì)，深入開發(fā)完善食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)工作檔案管理信息系統(tǒng)，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，這是保證食品安全監(jiān)管及食品檢驗(yàn)檔案工作正常、有效運(yùn)行的根本對(duì)策。
作者:姚春華 單位:長(zhǎng)春市南關(guān)區(qū)疾病預(yù)防控制中心
參考文獻(xiàn)
首先，各大醫(yī)院應(yīng)該充分地做好電子病歷檔案的歸檔工作。對(duì)需要保存的電子病歷主要內(nèi)容的結(jié)構(gòu)化信息建立詳細(xì)的索引，以便于醫(yī)務(wù)人員檢索和醫(yī)院的管理分析。其中檢索的條件，包括患者的住址、姓名、性別、出生日期、住院科室、出院診斷等。
其次，相關(guān)人員要及時(shí)地反饋信息，補(bǔ)充電子病歷檔案數(shù)據(jù)信息。比如，醫(yī)院應(yīng)該保證電子病歷和紙質(zhì)病歷的同步，實(shí)現(xiàn)病歷的雙軌制管理。當(dāng)患者出院時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地將患者的電子病歷進(jìn)行轉(zhuǎn)換，傳輸?shù)讲v歸檔服務(wù)器，并且進(jìn)行保存。同時(shí)，工作人員還應(yīng)該做好信息登記工作。
最后，醫(yī)院還應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的管理部門，加強(qiáng)對(duì)電子病歷檔案的管理，定期對(duì)電子病歷進(jìn)行檢查，以保障電子病歷信息系統(tǒng)的安全。如果出現(xiàn)病毒，要及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門，采取相應(yīng)的措施。還應(yīng)不斷完善電子病歷檔案的內(nèi)容，以更好地實(shí)現(xiàn)病歷檔案的利用價(jià)值，為提高醫(yī)院的管理水平服務(wù)。
二、提升醫(yī)院病歷檔案管理人員的信息化水平
信息病歷檔案系統(tǒng)的建設(shè)還需要不斷地提高管理人員的信息化水平。
第一，醫(yī)院應(yīng)該定期對(duì)病歷檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。比如檔案管理的專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)實(shí)際應(yīng)用操作知識(shí)等，通過不斷提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高其信息化管理水平。
第二，病歷檔案信息化管理的相關(guān)工作人員還應(yīng)該不斷地提升自身的職業(yè)道德素質(zhì)，嚴(yán)格地保護(hù)好患者的個(gè)人隱私，并且及時(shí)地防止病歷檔案信息泄漏等。
第三，病歷檔案管理人員還應(yīng)該具備強(qiáng)烈的責(zé)任心，養(yǎng)成認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。對(duì)患者的個(gè)人信息和病歷信息輸入，要正確及時(shí)，核對(duì)無誤，以保證病歷信息的準(zhǔn)確性。
三、結(jié)語
所謂企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)，就是指借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)手段，運(yùn)用信息化管理理念，對(duì)企業(yè)科技信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)利用?？梢?，企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容主要包括：一是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化處理，即通過掃描、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等，將以紙質(zhì)、膠片、錄音錄像帶等載體形式保存的傳統(tǒng)檔案，轉(zhuǎn)換成以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備保存的數(shù)字化檔案復(fù)制件；二是將在計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備（包括數(shù)碼照像機(jī)、攝像機(jī)、錄音機(jī)等）直接生成的文字、圖表、音像資料等各類電子文件，經(jīng)過歸檔形成可以數(shù)字化形態(tài)保管利用的電子檔案；三是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，即根據(jù)企業(yè)科技檔案的專業(yè)性、多樣性和成套性等特點(diǎn)，建立不同專業(yè)、不同種類、不同用途的科技檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)；四是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)建設(shè)，包括網(wǎng)絡(luò)化收集、歸檔、管理和檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)檢索、傳輸、利用；五是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，即制定和實(shí)施統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的有機(jī)銜接和科技檔案信息資源的交互共享。
二、企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題
隨著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的全面開展，企業(yè)、尤其是大型集團(tuán)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)相繼步入實(shí)踐階段并取得一定成效。但是，隨著檔案信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，一些制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)順利發(fā)展的問題也逐漸顯現(xiàn)。
1．檔案分類整理基礎(chǔ)薄弱
由于大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)的所屬部門和下屬成員單位較多，各部門、各單位形成的科技檔案專業(yè)性強(qiáng)、保管分散，加之現(xiàn)有的企業(yè)檔案分類規(guī)則定性不當(dāng)、部分二級(jí)類目設(shè)置欠科學(xué)等，給企業(yè)科技檔案的分類整理工作帶來很大難度，導(dǎo)致企業(yè)普遍存在科技檔案分類整理基礎(chǔ)薄弱等問題。例如，目前企業(yè)檔案的分類整理多執(zhí)行的是1991年7月4日的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》[1]和2008年制定的國(guó)標(biāo)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，現(xiàn)行的分類和整理規(guī)則已不適應(yīng)檔案信息化管理的需要，亟待進(jìn)行修訂和完善。
2．缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
企業(yè)科技檔案專業(yè)性強(qiáng)、形式多樣、規(guī)格不一，且具有成套性等特點(diǎn)，其管理和數(shù)字化處理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求應(yīng)與企業(yè)文書檔案有所區(qū)別。由于我國(guó)的科技檔案信息化建設(shè)總體上還處于起步探索階段，缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范[3]，不同企業(yè)、不同專業(yè)、甚至同一行業(yè)內(nèi)各企業(yè)的科技檔案信息管理系統(tǒng)異構(gòu)，數(shù)據(jù)接口的通用性、兼容性差，不僅導(dǎo)致“信息孤島”現(xiàn)象的普遍存在，嚴(yán)重制約著科技檔案利用效率的提升，同時(shí)也加大了企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的成本。
3．檔案信息資源整合不力
據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，目前的企業(yè)檔案信息資源總體上處于分散管理狀態(tài)，尤其是企業(yè)科技檔案信息資源建設(shè)方面，企業(yè)與企業(yè)之間、行業(yè)與行業(yè)之間、地區(qū)與地區(qū)之間缺乏有效的科技檔案信息資源整合，大量的企業(yè)科技檔案信息資源處于分散管理狀態(tài)，游離于信息化管理系統(tǒng)之外，嚴(yán)重制約著企業(yè)科技檔案信息資源的整合和有效開發(fā)利用，直接影響到企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的成效。
4．信息化建設(shè)人才極度匱乏
企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)有其特殊的人才需求，需要有一批既熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、具有信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，又精通檔案業(yè)務(wù)、通曉本企業(yè)科研生產(chǎn)常識(shí)的復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才。而目前的現(xiàn)狀是，企業(yè)檔案人員不具備信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，聘請(qǐng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員又不熟悉科技檔案動(dòng)態(tài)管理的系統(tǒng)需求，加之通用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范并不完全適用于企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的特殊情況，很難做到盡善盡美。因此，高素質(zhì)、復(fù)合型人才匱乏已成為制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)發(fā)展的瓶頸。
三、推進(jìn)企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的措施
針對(duì)上述面臨的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面采取措施，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
1．加快信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)
信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)不僅是社會(huì)信息化科學(xué)可持續(xù)發(fā)展的重要支撐，也是檔案信息化建設(shè)必不可少的重要保障。為此，國(guó)家有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。一是在現(xiàn)有的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范基礎(chǔ)上，加快制定、修訂和完善有關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，加強(qiáng)信息化建設(shè)的通用標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。二是國(guó)家檔案行政管理部門應(yīng)會(huì)同國(guó)家工信、科技、標(biāo)準(zhǔn)管理部門盡快研究制定、修訂有關(guān)檔案信息化建設(shè)的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航；三是各行各業(yè)行政管理部門，應(yīng)根據(jù)本行業(yè)科技檔案的特點(diǎn)，研究制定各類企事業(yè)單位科技檔案信息化建設(shè)的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使各行各業(yè)的檔案信息化建設(shè)更加有規(guī)可依。
2．加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理基礎(chǔ)工作
企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位科技檔案的構(gòu)成特點(diǎn)，加強(qiáng)科技檔案的基礎(chǔ)管理工作，使科技檔案管理分類科學(xué)、整理有序、歸檔齊全、檢索便利，尤其應(yīng)遵循企業(yè)科技檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，注重科技檔案成套性、動(dòng)態(tài)性保管及企業(yè)CAD電子文件等的歸檔管理工作[4]，為檔案資源信息化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
3．整合信息資源進(jìn)行科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作。大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)應(yīng)根據(jù)所屬部門多、二級(jí)單位多和科技檔案專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，針對(duì)科技檔案實(shí)體管理分散的狀況，系統(tǒng)地分類整合企業(yè)檔案信息資源，加強(qiáng)各專業(yè)、各項(xiàng)目相關(guān)的科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，為企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)筑牢基礎(chǔ)。
4．注重研發(fā)企業(yè)科技檔案信息化管理系統(tǒng)
適用的檔案信息化管理系統(tǒng)是企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)取得實(shí)際成效的根本保障。盡管目前各種企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件充斥市場(chǎng)，但一些大型企業(yè)卻很難找到完全適用于本企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)特殊需求的軟件產(chǎn)品。為此，大型企業(yè)集團(tuán)應(yīng)在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，注重研發(fā)能突出本企業(yè)特殊需求、具有個(gè)性化功能的科技檔案信息化管理系統(tǒng)。由于企業(yè)檔案管理人員目前還不具備軟件改造或自主研發(fā)的能力，因此，大型企業(yè)有必要憑借自己的實(shí)力，與一些知名的軟件開發(fā)和信息化管理系統(tǒng)研發(fā)服務(wù)公司合作，借助社會(huì)上的專業(yè)技術(shù)力量，相互合作、自主創(chuàng)新，共同研發(fā)、構(gòu)建能滿足本企業(yè)信息化建設(shè)特殊需求的科技檔案信息化管理系統(tǒng)。
1.1檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一我國(guó)電力行業(yè)一直屬于國(guó)有體制，在電力企業(yè)內(nèi)部受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制影響，各個(gè)電力企業(yè)自成一體，沒有使電力企業(yè)檔案形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不能適應(yīng)當(dāng)前電力行業(yè)的快速發(fā)展需要和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要，在內(nèi)部管理上忽視檔案管理和檔案建設(shè)，造成檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，影響了電力企業(yè)健康發(fā)展。
1.2檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足在電力企業(yè)內(nèi)部還存在一些對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不到位的現(xiàn)象，認(rèn)為只要發(fā)好電、輸好電就可以了，沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化對(duì)電力企業(yè)向現(xiàn)代化企業(yè)邁進(jìn)的重要作用，沒有看到檔案信息化給企業(yè)帶來的巨大收獲，因此對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足已經(jīng)成為制約電力企業(yè)檔案建設(shè)的障礙之一。
1.3專業(yè)人員缺失電力企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作一直是較為薄弱的環(huán)節(jié)，其主要原因是檔案管理專業(yè)人員缺失，特別是電力工程建設(shè)過程中的檔案管理，更是漏洞很多，由于電力項(xiàng)目施工時(shí)間長(zhǎng)，區(qū)域跨度大、工程量大、缺乏專業(yè)檔案管理人員，以致于具體資料收集和整理過程中，專業(yè)度不夠，常出現(xiàn)漏登、漏收等現(xiàn)象，為文件材料的收集、整理、歸檔增加了難度，可見電力企業(yè)檔案專業(yè)管理人員的缺失也是制約檔案信息化建設(shè)不可忽視的原因之一。
2電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)策研究
2.1統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)在企業(yè)內(nèi)部要大力宣傳檔案信息化建設(shè)對(duì)電力企業(yè)發(fā)展的重要作用，讓企業(yè)干部職工都能夠清楚的了解到檔案是為適應(yīng)職能活動(dòng)需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價(jià)值的文件與材料。檔案是一種歷史活動(dòng)的原始記錄。電力企業(yè)作為大型企業(yè)每年都要產(chǎn)生很多檔案資料，內(nèi)容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息，這些信息忠實(shí)的記錄了電力企業(yè)的發(fā)展歷史，對(duì)今后的發(fā)展提供有利的借鑒依據(jù)。實(shí)行檔案的信息化管理后，必將能夠更好的收集和管理這種信息資源。以及檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)市場(chǎng)需求，不斷完善企業(yè)管理的手段之一，大力開展檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)，形成企業(yè)上下齊抓共管的良好氛圍，同時(shí)要積極爭(zhēng)取電力管理部門、使用單位、用電企業(yè)和居民對(duì)檔案信息化建設(shè)的支持，從而為電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造出優(yōu)良的內(nèi)外部環(huán)境。
2.2加大檔案信息化建設(shè)投入電力企業(yè)要與國(guó)際接軌就必須加快檔案信息化建設(shè)步伐，增加對(duì)檔案信息化建設(shè)資金投入，從硬件設(shè)施到軟件設(shè)計(jì)都要進(jìn)行配置，完善檔案管理存儲(chǔ)模式、查詢模式、信息檢索等電子化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)全文檢索、在線OCR、Web查詢等功能，同時(shí)要確保電力數(shù)據(jù)平臺(tái)與檔案信息平網(wǎng)，徹底解決過多的紙質(zhì)信息檔案的使用與保管問題，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的網(wǎng)上數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和處理、檔案信息檢索查詢、內(nèi)部管理信息自動(dòng)生成等功能，形成一個(gè)高效快捷的電子信息資源庫(kù)，最終實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)數(shù)字化虛擬檔案館，使檔案信息化成為企業(yè)的無形資產(chǎn)。
2.3培植檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才要完成電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)，就離不開專業(yè)人才，一方面是科技發(fā)展硬件設(shè)施運(yùn)轉(zhuǎn)的需要，另一方面是檔案專業(yè)需要有內(nèi)行進(jìn)行管理，因此電力企業(yè)要注重培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才、電子信息化建設(shè)人才，為實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理業(yè)務(wù)流程的全面信息化提供可靠的保障，通過檔案管理與業(yè)務(wù)流、信息流的有機(jī)結(jié)合，建立起電力企業(yè)完整統(tǒng)一的文檔信息一體化管理體系。
2.4加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)和信息資源共享電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，要成立專門的檔案管理部門，加大對(duì)各部門檔案管理工作的督導(dǎo)和培訓(xùn)，使檔案管理信息化和專業(yè)化，同時(shí)要建立電力企業(yè)上下級(jí)、企業(yè)內(nèi)部部門之間以及相關(guān)聯(lián)企業(yè)、單位、客戶等網(wǎng)絡(luò)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為電力企業(yè)可以在第一時(shí)間獲得有價(jià)值的信息資料提供保障，如：電力施工項(xiàng)目單位通過檔案信息化離線客戶端就可以隨時(shí)隨地輕松的把有關(guān)施工資料進(jìn)行歸檔上傳，同時(shí)還可以及時(shí)獲得上級(jí)有關(guān)部門的信息資源，從而實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
3電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)施要點(diǎn)
3.1檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，可永久保存統(tǒng)一建設(shè)以電力公司總部為核心，以各下屬企業(yè)公司為分支的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)體系，按照國(guó)家電網(wǎng)信息化建設(shè)要求，構(gòu)筑企業(yè)級(jí)一體化信息集成平臺(tái)，能夠有效實(shí)現(xiàn)對(duì)歷史紙質(zhì)檔案的有效轉(zhuǎn)換、保存，進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)行文件的有效管理、實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有各系統(tǒng)的無縫接口。在電力企業(yè)內(nèi)部形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的數(shù)字化檔案，并能夠永久保存，如：可存儲(chǔ)的圖像信息，音頻、視頻等音像信息都可以完整的記錄在同一份文件中，比傳統(tǒng)的音像檔案存儲(chǔ)具有無法比擬的優(yōu)勢(shì)，不但可以保證資料不失真，而且為防止丟失可以進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)永久保存。
3.2豐富數(shù)據(jù)庫(kù)資源檔案信息化建設(shè)后使數(shù)字檔案存儲(chǔ)空間加大，電力企業(yè)各個(gè)部門都可以通過統(tǒng)一的界面查閱檔案信息資源。這就要求數(shù)字化檔案要更加的豐富，要將可以歸檔的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在各個(gè)系統(tǒng)中，因此檔案管理人員不但要積極挖掘信息資料、數(shù)據(jù)，而且還要對(duì)這些數(shù)據(jù)、資料進(jìn)行甄別，把有價(jià)值的數(shù)據(jù)、資料分類按照各自的系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)，可以通過存儲(chǔ)的分級(jí)管理，重要數(shù)據(jù)的備份管理，永久性數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)保護(hù)以及存儲(chǔ)設(shè)備安全預(yù)警等主要功能的完善來完成。
3.3歸檔及時(shí)方便查閱在電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，要在檔案信息化系統(tǒng)中對(duì)歸檔時(shí)間、范圍必須進(jìn)行固化設(shè)定，通過系統(tǒng)及時(shí)提醒檔案管理人員進(jìn)行催交確保應(yīng)按時(shí)歸檔的文件資料齊全完整，方便查閱，因此檔案信息化建設(shè)要立足檔案應(yīng)用的方便快捷上來。電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)還要完善信息檢索功能數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)智能檢索，對(duì)有關(guān)文件資料可以通過檢索相關(guān)詞組就可以對(duì)找到需要的文件資料，對(duì)同類資料可以通過檢索結(jié)果進(jìn)行排序，以提高檢索效率，縮短檢索時(shí)間。
3.4提高檔案的實(shí)用性電力企業(yè)檔案管理的目的就是為管理提供可靠的信息資源，為電力事業(yè)服務(wù)，因此檔案信息化建設(shè)必須要落實(shí)到實(shí)用上來，在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中，增加統(tǒng)計(jì)和分析功能，統(tǒng)一統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式、填寫方式，同時(shí)提供檔案分類查詢功能，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析查詢，由電腦提供詳實(shí)的匯總報(bào)告，把數(shù)字化檔案變成電力管理專家，更好地服務(wù)于用戶。如在電力企業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表核算過程中，通過計(jì)算機(jī)軟件的智能化應(yīng)用，操作人員只要點(diǎn)擊統(tǒng)計(jì)功能，計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)生成對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，自動(dòng)生成小計(jì)、合計(jì)等。
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