時(shí)間：2023-03-24 15:09:04
導(dǎo)語(yǔ)：在高校檔案管理論文的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1高校電子檔案管理工作的創(chuàng)新路徑電子信息的到來(lái)，高校電子檔案工作也進(jìn)入了一個(gè)新時(shí)代。檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，本文對(duì)新時(shí)期教學(xué)改革的條件下，高校電子檔案工作的新舉措作一論述，供廣大檔案工作者參考。過(guò)去做教學(xué)分類(lèi)、科研分類(lèi)、設(shè)備、資料、統(tǒng)計(jì)分析、干部培養(yǎng)、對(duì)學(xué)生創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力的操作分類(lèi)、姓名、學(xué)號(hào)索引卡片，其它檢查都是設(shè)有登記簿，全是手工操作?，F(xiàn)在絕大多數(shù)都采用電腦來(lái)登記、分類(lèi)，各教研室、辦公室、服務(wù)部門(mén)都設(shè)有電腦，這些部門(mén)分工將“檔案首頁(yè)”分別按要求認(rèn)真地、一項(xiàng)不漏地輸入電腦，職工、教師、學(xué)生在使用這些資料的時(shí)候，通過(guò)電腦即能調(diào)出想用的索引卡片和其它登記項(xiàng)目，統(tǒng)計(jì)部門(mén)也能調(diào)出符合上級(jí)部門(mén)統(tǒng)一要求的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。這是反映學(xué)校教學(xué)、科研、管理水平的標(biāo)志。而作為學(xué)校檔案室主體的管理人員又是建設(shè)、使用、管理好檔案室的基本隊(duì)伍。而檔案管理人員的政治水平、業(yè)務(wù)技術(shù)素質(zhì)與管理能力的高低都直接影響著檔案室的建設(shè)和管理水平、電子設(shè)備的使用效果、教學(xué)質(zhì)量的提高和科研工作的進(jìn)程等。因此解決電子檔案管理中的問(wèn)題，如何改革與創(chuàng)新是當(dāng)務(wù)之急。高校電子檔案管理是學(xué)校對(duì)教學(xué)、科研管理、資料存檔、信息交流和干部培養(yǎng)等學(xué)校發(fā)展中極為重要的環(huán)節(jié)，這樣既節(jié)省了紙質(zhì)檔案的占用空間，又為全體教職員工提供方便。
2高校電子檔案管理中存在的問(wèn)題由于高校電子檔案事業(yè)還是一個(gè)新興事業(yè)，沒(méi)有一個(gè)現(xiàn)成的公式或模版套用，各個(gè)學(xué)校的情況也有很大差異。電子檔案因其磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等具有存量大、占有空間小、傳輸快捷、查閱方便等多方面的優(yōu)勢(shì)，節(jié)省了紙張和用于信息存儲(chǔ)的空間，而受到全社會(huì)的普遍重視，應(yīng)用的領(lǐng)域也越來(lái)越廣泛。進(jìn)入電子信息時(shí)代，并且隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的不斷改善，但針對(duì)于電子檔案管理的保密性機(jī)制還不夠健全。電子檔案的真實(shí)性、可靠性難以保證。電子文件信息易被復(fù)制、刪除、修改等并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離輸出。政策支持力度趕不上事業(yè)發(fā)展的速度，電子檔案管理體系還不夠健全，要深化創(chuàng)新改革，轉(zhuǎn)變觀念，解決好資源分散，使用不科學(xué)、不合理的問(wèn)題，建立資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)最大效能為教學(xué)和科研服務(wù)。發(fā)展與創(chuàng)新的思想觀念還不夠到位，隊(duì)伍建設(shè)和人才培養(yǎng)力度和速度還需要進(jìn)一步加大，真正切實(shí)認(rèn)識(shí)到人才尤其高水平人才是提升高校核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵，加強(qiáng)高水平人才引進(jìn)力度，加大人才培養(yǎng)力度，著力加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，為學(xué)校發(fā)展提供強(qiáng)有力的智力支持和人才保障。
二高校電子檔案管理需要解決的關(guān)鍵性問(wèn)題
1高校電子檔案管理需要營(yíng)造一個(gè)好的環(huán)境電子檔案管理技術(shù)在高校的發(fā)展，技術(shù)上采取相應(yīng)措施保障電子檔案的原始性與真實(shí)性，充分剖析高校改革發(fā)展面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，高起點(diǎn)定位，與時(shí)俱進(jìn)的確定新的奮斗目標(biāo)、戰(zhàn)略重點(diǎn)，強(qiáng)化工作措施，很大程度上決定于高校主管校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理技術(shù)的認(rèn)識(shí)水平。真正把高校電子檔案管理工作納入學(xué)校中心工作，從部門(mén)工作實(shí)際出發(fā)，解放思想、開(kāi)拓創(chuàng)新、認(rèn)真學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，研究新環(huán)境、新問(wèn)題，牢牢把握新時(shí)期電子檔案的主導(dǎo)權(quán)，要充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案和新時(shí)期電子檔案工作的積極作用，引導(dǎo)大家養(yǎng)成良好的電子化使用習(xí)慣。
2高校電子檔案管理工作需要健全管理體制對(duì)于電子檔案管理技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校電子檔案技術(shù)管理體制存在著明顯的滯后和不協(xié)調(diào)關(guān)系，還要逐步完善建立電子文件與電子檔案管理方面的規(guī)章制度，使廣大高校檔案工作者在工作中有所遵循。全面規(guī)劃與開(kāi)發(fā)全校電子檔案管理技術(shù)資源，要充分利用電子檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，整合檔案資源，開(kāi)展檔案的電子利用，使電化教育、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)各自發(fā)揮好優(yōu)勢(shì)，建設(shè)學(xué)校電子檔案管理中心與教學(xué)科研網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中心，進(jìn)一步加強(qiáng)服務(wù)于全校教職員工的工作力度。協(xié)同創(chuàng)新，快速成長(zhǎng)，共同提高電子檔案目標(biāo)管理改革水平。
3建設(shè)高校電子檔案管理工作人才隊(duì)伍高校把人才隊(duì)伍建設(shè)作為首要戰(zhàn)略支點(diǎn)，人才是立校之本，是第一位的資源。學(xué)校取得的成功得益于人才的支撐，學(xué)校存在的差距也在于人才的差距，全校上下要調(diào)動(dòng)一切積極因素，從國(guó)內(nèi)外引進(jìn)教學(xué)、科研、管理等方面的人才，要樹(shù)立科學(xué)的人才觀，在學(xué)校積極營(yíng)造尊重勞動(dòng)、尊重知識(shí)、尊重人才、尊重創(chuàng)造的環(huán)境和氛圍?；疖?chē)跑的快，全靠車(chē)頭帶。同時(shí)，要加大對(duì)現(xiàn)有人才的培養(yǎng)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，為人才的培養(yǎng)創(chuàng)造條件，打好平臺(tái)，不斷提高辦學(xué)質(zhì)量和水平。要想成就一番事業(yè)，一定要熟悉電子檔案管理技術(shù)業(yè)務(wù)，有事業(yè)心、有領(lǐng)導(dǎo)才能，要達(dá)到團(tuán)結(jié)協(xié)作，有前瞻性和超前意識(shí)。更需要一支具有承前啟后、富有創(chuàng)新精神的人才隊(duì)伍。要精心培育，在人才、資金等方面優(yōu)先配置資源。能帶領(lǐng)檔案管理人員走在高校檔案管理改革的前列，更好的服務(wù)學(xué)校。
4高校電子檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新創(chuàng)新是一個(gè)民族的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力．也是各項(xiàng)事業(yè)永葆生機(jī)的源泉。同志“三個(gè)代表”的重要思想里用的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法，針對(duì)我們黨面臨的許多重大理論和實(shí)際問(wèn)題，進(jìn)行了一系列具有創(chuàng)造性的新思路、新論斷和新觀點(diǎn)，體現(xiàn)了的活的靈魂，凝聚著的創(chuàng)新精神。檔案工作是不斷發(fā)展的，使電子檔案管理技術(shù)工作發(fā)展迅猛，光靠工作熱情和干勁還不行，必須要有一個(gè)活的靈魂創(chuàng)新。創(chuàng)新是根據(jù)客觀實(shí)踐的發(fā)展要求，也是對(duì)電子檔案管理創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)高度，其自身所具備的管理素養(yǎng)和技術(shù)能力。因此，從思想意識(shí)觀念、技術(shù)設(shè)備等各方面要領(lǐng)先，所以成果和成績(jī)才能領(lǐng)先，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校資源交流平臺(tái)的參與和利用，促進(jìn)電子檔案管理水平的提升，為營(yíng)造創(chuàng)新高校電子信息技術(shù)和領(lǐng)頭人物的培育，就要具備這種活的靈魂才能對(duì)電子檔案信息管理技術(shù)的發(fā)展和創(chuàng)新起著重要作用。
5高校電子檔案管理要有一支精明強(qiáng)干的專(zhuān)兼職隊(duì)伍高校電子檔案管理工作一定要從全局上去謀劃，在謀劃基礎(chǔ)上，制定科學(xué)的規(guī)劃，最終結(jié)果要體現(xiàn)在結(jié)構(gòu)的優(yōu)化上。人才工作涉及方方面面，學(xué)校著眼開(kāi)拓創(chuàng)新發(fā)展的理念，以科學(xué)發(fā)展觀和科學(xué)人才觀為指導(dǎo)，制定切實(shí)可行的電子檔案管理技術(shù)人才培養(yǎng)規(guī)劃，有計(jì)劃的引進(jìn)有遠(yuǎn)見(jiàn)卓識(shí)和決策能力的領(lǐng)軍人物，有電子檔案管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的管理人才，有對(duì)電子檔案信息技術(shù)業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力的技術(shù)型管理人才。第一位的就是配置好人才資源，調(diào)整好人才結(jié)構(gòu)，形成從領(lǐng)軍人物到核心團(tuán)隊(duì)的合理梯隊(duì)，具有團(tuán)結(jié)、務(wù)實(shí)、干事，相互學(xué)習(xí)，共同提高，今后還要做得越來(lái)越好、好上加好，保證學(xué)校電子檔案信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)能夠不斷做強(qiáng)做大。
6高校電子檔案管理工作要形成一個(gè)良好的運(yùn)行機(jī)制建立良性運(yùn)行機(jī)制。學(xué)校啟動(dòng)，自己發(fā)展，完善制度建設(shè)，是提高電子檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵和保證。強(qiáng)化電子信息轉(zhuǎn)化意識(shí)，要根據(jù)工作需要，規(guī)范地、系統(tǒng)地、科學(xué)地整理出相關(guān)內(nèi)容。用創(chuàng)新的思路、創(chuàng)新的舉措推動(dòng)電子檔案管理工作，充分發(fā)揮各方面的優(yōu)勢(shì)，形成促進(jìn)人才發(fā)展的整體合力。要加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)人才工作的宣傳，形成關(guān)心專(zhuān)業(yè)人才工作、支持人才發(fā)展的良好氛圍。
三科學(xué)規(guī)劃，優(yōu)化管理
1高校電子檔案管理要科學(xué)規(guī)劃、優(yōu)化結(jié)構(gòu)從管理來(lái)看，要建設(shè)學(xué)校電子信息檔案管理中心委員會(huì)，關(guān)鍵是提高管理水平，要制定長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和目標(biāo)，這必須要有高水平的管理團(tuán)隊(duì)和一批高水平的管理人才。但是，從現(xiàn)狀看，我們的管理人才很匱乏，而且青黃不接，沒(méi)有形成合理的梯次結(jié)構(gòu)。檔案管理人員對(duì)電子檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，加大對(duì)檔案事業(yè)的投入，學(xué)校給予一定的資金與政策扶持，逐步改善辦公條件及庫(kù)房的建設(shè)力度、增加檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)、保護(hù)、征集、開(kāi)發(fā)利用等方面的工作經(jīng)費(fèi)。更要合理配置資源、規(guī)范技術(shù)管理、提高服務(wù)質(zhì)量。并納入學(xué)校管理運(yùn)行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行，從而切實(shí)把學(xué)校電子檔案管理納入制度化軌道。
（一）有利于提高學(xué)籍檔案管理工作效率
將學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化對(duì)于提高學(xué)籍檔案管理工作的效率和減少勞動(dòng)成本都有著十分重要的作用。學(xué)生的學(xué)籍檔案中有著豐富的信息，里面包含有學(xué)生在學(xué)校期間的思想、學(xué)習(xí)、生活等方面的具有參考價(jià)值的資料，同時(shí)還包含有學(xué)生在學(xué)校的教訓(xùn)和管理活動(dòng)所形成的具有參考、利用價(jià)值的資料，而且其所記錄的時(shí)間跨度相當(dāng)?shù)拈L(zhǎng)，信息量是否的龐大。同時(shí)，隨著現(xiàn)在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數(shù)也在不斷的增加，面對(duì)如此龐大的信息數(shù)量，學(xué)籍檔案管理工作的效率已經(jīng)越來(lái)越受到重視。進(jìn)行學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，不僅僅能夠減少學(xué)籍檔案管理工作人員的工作量，同時(shí)還能夠減少他們出錯(cuò)的幾率，從而大大的提高工作效率。
（二）有利于完整學(xué)籍檔案信息
學(xué)籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現(xiàn)在的學(xué)籍檔案管理基本上是將這些信息分開(kāi)來(lái)存放的，通常都是以院系、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)為單位來(lái)裝訂成冊(cè)的，有的學(xué)校還會(huì)將學(xué)生的學(xué)籍發(fā)生變動(dòng)時(shí)的信息在與這些信息分開(kāi)來(lái)進(jìn)行存放，學(xué)生所得到的各種獎(jiǎng)懲、任職情況、黨員信息、綜合評(píng)價(jià)也有可能在其他卷宗里面?？傊褪菍W(xué)生的各種學(xué)籍信息來(lái)進(jìn)行分開(kāi)的存放，而不是統(tǒng)一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無(wú)法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進(jìn)行數(shù)字化存放到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中，雖然學(xué)生的信息是由不同的部門(mén)的人分別進(jìn)行錄入的，但是在數(shù)據(jù)庫(kù)中的存儲(chǔ)卻能夠讓這些信息統(tǒng)一的呈現(xiàn)出來(lái)，從而讓學(xué)生的學(xué)籍信息更加的完整。
（三）實(shí)現(xiàn)資源共享，方便管理
學(xué)籍檔案信息數(shù)字化是各個(gè)高校學(xué)籍檔案管理工作的一個(gè)重要的發(fā)展方向。將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，可以有效的實(shí)現(xiàn)資源共享，利用學(xué)籍檔案的管理，同時(shí)還能夠?qū)W(xué)校的管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，使得學(xué)籍檔案管理工作真正的為學(xué)生、學(xué)校，乃至整個(gè)社會(huì)服務(wù)。
二、當(dāng)前高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題
（一）數(shù)字化程度不足
高校雖然將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中工作中的重點(diǎn)，但是當(dāng)前仍然存在著數(shù)字化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，現(xiàn)行使用的數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還沒(méi)有跟上時(shí)代的發(fā)展步伐。長(zhǎng)期以來(lái)，學(xué)籍檔案管理工作都是依賴(lài)人工完成的，而并非是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行，手工操作面對(duì)如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同時(shí)使用人工進(jìn)行管理還存在著許多的不可控因素，使得學(xué)籍檔案管理工作很多地方都不規(guī)范，不規(guī)范的管理工作大大的降低了學(xué)籍檔案管理工作的效率。而現(xiàn)在一些已經(jīng)采用了先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的高校卻有存在著“重硬輕軟”的現(xiàn)象。這些高校只注重了硬件設(shè)備的建設(shè)，忽略了各種應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)，學(xué)校還沒(méi)有意識(shí)到要在網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái)上搭建一個(gè)更加合理的信息化軟件環(huán)境，使得先進(jìn)的硬件系統(tǒng)得不到充分的利用。
（二）當(dāng)前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)無(wú)法滿(mǎn)足學(xué)籍工作的要求
有很多高校為了能夠改善本校的學(xué)籍檔案管理工作，或自己開(kāi)發(fā)或者和其他公司合作進(jìn)行開(kāi)發(fā)了一些教務(wù)管理系統(tǒng)，這些軟件的開(kāi)發(fā)對(duì)學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化起到了一定的推動(dòng)作用，并積累了一些經(jīng)驗(yàn)。但是在這些軟件中還存在著不少的問(wèn)題。例如適應(yīng)性不強(qiáng)，每個(gè)高校的具體情況各部相同，而這些軟件都是結(jié)合每個(gè)高校的自身當(dāng)前的情況所開(kāi)發(fā)的，因此就不具備很強(qiáng)的適應(yīng)性。功能不夠完善，有很多的軟件都不能很好的涵蓋學(xué)籍檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。
（三）學(xué)籍檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平不夠高
現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理工作人員基本都只是對(duì)自己的業(yè)務(wù)知識(shí)很熟悉，卻對(duì)各種計(jì)算機(jī)技術(shù)不怎么了解。幾乎所有的高校都存在著這個(gè)問(wèn)題?，F(xiàn)在的高校都急需既精通學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。之所以現(xiàn)在很多學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因?yàn)檐浖_(kāi)發(fā)人系統(tǒng)的卻又不高所造成的。
三、高校加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化的措施
（一）引進(jìn)功能較為齊全的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者晚上現(xiàn)有系統(tǒng)功能
高校應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況，建立起一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，可以跟系（部）、處室、班級(jí)相連，進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。為此學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身情況，對(duì)現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能進(jìn)行完善，使之能夠完全的適應(yīng)學(xué)校學(xué)籍檔案管理的要求?；蛘邔W(xué)校去引進(jìn)符合學(xué)校現(xiàn)狀的先進(jìn)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以此來(lái)積累經(jīng)驗(yàn)推進(jìn)學(xué)校學(xué)籍檔案數(shù)字化的進(jìn)程
（二）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理軟件開(kāi)發(fā)人員與學(xué)籍檔案管理工作人員之間的溝通
為了能夠真正的開(kāi)發(fā)出符合學(xué)校自身情況的學(xué)籍檔案管理軟件，開(kāi)發(fā)人員必須要深入到學(xué)籍檔案管理工作的第一線(xiàn)，以此來(lái)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作有一個(gè)更加直觀的了解。同時(shí)還必須要與學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作人員進(jìn)行深入的溝通，對(duì)他們的需求有一個(gè)詳細(xì)的了解，并對(duì)國(guó)家高教部學(xué)籍信息化管理的工作要求進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)才能著手開(kāi)發(fā)學(xué)籍檔案管理軟件，同時(shí)在開(kāi)發(fā)的過(guò)程中要隨時(shí)與學(xué)籍檔案管理工作人員進(jìn)行溝通，以便于做到有錯(cuò)誤及時(shí)的改正。
（一）高校檔案真切的還原了學(xué)生在校時(shí)期的成長(zhǎng)歷程及行為表現(xiàn)。
高校檔案管理的確立不僅包括了入學(xué)之初的學(xué)籍信息、在學(xué)校學(xué)習(xí)期間的德育素質(zhì)的積累及其文化科學(xué)水平的提升，同時(shí)也記載了在學(xué)生成長(zhǎng)的關(guān)鍵時(shí)期其心智與思想逐漸完善的整個(gè)歷程。這是一份沒(méi)有經(jīng)過(guò)任何修飾的成長(zhǎng)記實(shí)錄，是一份寶貴的信息檔案。通過(guò)對(duì)其進(jìn)行完整的數(shù)據(jù)及文件記錄，企業(yè)用人單位可以很好的了解學(xué)生在學(xué)校期間的行為表現(xiàn)，從真正意義上體會(huì)其思想的全面性，并依此為依據(jù)，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權(quán)威性，具有較強(qiáng)的參考價(jià)值。
高校檔案管理的保密性及其實(shí)行的檔案轉(zhuǎn)接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開(kāi)封也需要相關(guān)部門(mén)出具各種證明來(lái)證明其合理性，而這些都會(huì)有相應(yīng)的較為詳細(xì)的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權(quán)威性與不可質(zhì)疑性，具有較強(qiáng)參考價(jià)值的同時(shí)也被用人單位視為學(xué)生在學(xué)校表現(xiàn)的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業(yè)招聘與學(xué)生的擇業(yè)提供了雙向的機(jī)會(huì)。
我國(guó)教育模式與就業(yè)機(jī)制的轉(zhuǎn)變使得原有的就業(yè)體系逐漸被新時(shí)期供求關(guān)系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業(yè)在人才招聘時(shí)得到學(xué)生的唯一也是第一手資料就是高校畢業(yè)檔案，如果檔案記載中學(xué)生表現(xiàn)良好，符合崗位需求，那么面試機(jī)會(huì)隨之而來(lái)，反之，一旦文件檔案記載內(nèi)容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個(gè)工作機(jī)會(huì)也就失去了。因此，作為用人方與應(yīng)聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學(xué)生就業(yè)成功與否的關(guān)鍵。
二、我國(guó)高校檔案管理在企業(yè)人才隊(duì)伍組建中存在的主要弊端
（一）學(xué)生檔案保存與調(diào)動(dòng)缺乏相對(duì)明確的管理規(guī)章制度。
一方面，為了提高高校就業(yè)率，一些學(xué)校針對(duì)學(xué)生在校表現(xiàn)進(jìn)行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時(shí)也將許多與學(xué)生就業(yè)有關(guān)的證書(shū)等放入檔案內(nèi)，導(dǎo)致檔案在高校保存期間已經(jīng)缺乏了原有的準(zhǔn)確性。另一方面，高校畢業(yè)生檔案的存檔內(nèi)容大都涉及其入學(xué)的材料、在學(xué)期間所得獎(jiǎng)勵(lì)，有無(wú)記過(guò)處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來(lái)看往往不能很好的了解到學(xué)生在校期間的種種表現(xiàn)。我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理工作僅僅對(duì)學(xué)生長(zhǎng)大那一時(shí)刻取得的成就進(jìn)行了封檔保存，而完全忽視了在其成長(zhǎng)過(guò)程中心路歷程的艱辛，從而導(dǎo)致高校檔案在學(xué)生就業(yè)中產(chǎn)生了相對(duì)較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉(zhuǎn)接管理中存在嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象。
高校學(xué)生畢業(yè)后面臨著繁重的檔案轉(zhuǎn)接問(wèn)題。第一，畢業(yè)生在找到工作后就需要將檔案轉(zhuǎn)到企業(yè)內(nèi)部，然而由于缺乏相對(duì)明確的檔案意識(shí)，檔案轉(zhuǎn)接時(shí)沒(méi)有準(zhǔn)確的企業(yè)地址或者檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)到企業(yè)但找不到相關(guān)部門(mén)接收。第二，畢業(yè)生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動(dòng)必然導(dǎo)致檔案的丟失。第三，一些外地學(xué)生在校期間已將戶(hù)口轉(zhuǎn)至學(xué)校所在地，然而畢業(yè)后卻將檔案轉(zhuǎn)回原籍，戶(hù)口與檔案所在地出現(xiàn)了分歧，如果不及時(shí)做好處理，很可能使其檔案逐漸發(fā)展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉(zhuǎn)接增添了不必要的混亂因素。
三、企業(yè)人才隊(duì)伍組建對(duì)高校檔案管理的基本要求
（一）創(chuàng)建完善的高校檔案管理體系。
一方面，針對(duì)學(xué)生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴(kuò)展到學(xué)生在校成長(zhǎng)經(jīng)歷等范圍，以便用人單位進(jìn)行參考。另一方面，針對(duì)一些學(xué)校修改后的“偽檔案”，相關(guān)政府部門(mén)要做到實(shí)時(shí)的監(jiān)督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學(xué)準(zhǔn)確性。
（二）加大對(duì)社會(huì)檔案轉(zhuǎn)接部門(mén)的資金及政府支持。
高校學(xué)生畢業(yè)期間是檔案轉(zhuǎn)接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯(lián)合制度的關(guān)鍵時(shí)期。因此，政府要在此時(shí)給予相關(guān)檔案轉(zhuǎn)接部門(mén)適當(dāng)?shù)馁Y金及政策支持，以確保檔案轉(zhuǎn)接的準(zhǔn)時(shí)與順暢。此外，相關(guān)檔案部門(mén)有必要成立專(zhuān)門(mén)的督查小組，針對(duì)轉(zhuǎn)接出去的檔案進(jìn)行有效的核對(duì)。一旦發(fā)生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時(shí)的更正，從而在很大程度上保障了畢業(yè)生的利益，同時(shí)也確保了企業(yè)人才隊(duì)伍組建中人才選拔的可靠實(shí)施。
（三）在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案關(guān)系的定向信息反饋。
第一，企業(yè)對(duì)招聘人員進(jìn)行職位表現(xiàn)的直接反饋，學(xué)?；蛘呦嚓P(guān)部門(mén)應(yīng)將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對(duì)反饋信息對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)方案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，真正實(shí)現(xiàn)高校與企業(yè)人才的無(wú)縫對(duì)接。第三，各大高校學(xué)生也可以根據(jù)學(xué)校已得到的反饋信息，總結(jié)其自身的缺點(diǎn)，重新確立就業(yè)目標(biāo)。從某種角度愛(ài)看，這也是高校檔案管理制度為企業(yè)人才的選拔做出的成功戰(zhàn)略變革。
四、結(jié)語(yǔ)
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。
美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對(duì)浩如煙海的信息，對(duì)人們來(lái)說(shuō)，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對(duì)地過(guò)剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。
網(wǎng)上利用的開(kāi)展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開(kāi)發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專(zhuān)題匯編等編研工作可以減少，甚至平時(shí)查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。
其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔，盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書(shū)處理部門(mén)將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中，各級(jí)部門(mén)可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見(jiàn)，年終歸檔時(shí)，只需向檔案館移交一份分類(lèi)組卷清單，把數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。這在科研、教學(xué)、設(shè)備等各類(lèi)檔案管理中同樣適用。在學(xué)校諸多檔案中，許多檔案在形成時(shí)已由計(jì)算機(jī)處理，檔案館的工作只剩下編制相應(yīng)的檔號(hào)，整理上架。而計(jì)算機(jī)管理方面則只需對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計(jì)算機(jī)管理的“瓶頸”問(wèn)題，已不復(fù)存在。
校園網(wǎng)中各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，使各類(lèi)數(shù)據(jù)“數(shù)出一門(mén)”，使各類(lèi)歸檔的數(shù)據(jù)能非常及時(shí)、準(zhǔn)確。學(xué)校內(nèi)的管理對(duì)象多，且具有一定的流動(dòng)性，如學(xué)生入學(xué)與畢業(yè)、教職工的調(diào)離與退休等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、動(dòng)態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后，才能查知，而通過(guò)網(wǎng)上計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能隨時(shí)準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。
1.2高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門(mén)出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤(pán)、磁盤(pán)作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。
許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開(kāi)通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門(mén)、不出國(guó)門(mén)就與國(guó)內(nèi)外的專(zhuān)家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢(xún)資料、學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件，即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。
1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟
1.3.1通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展
90年代以來(lái)，我國(guó)先后筑起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國(guó)教育科研網(wǎng)（CER?鄄net）、中國(guó)科技網(wǎng)（CSTnet）和中國(guó)金橋網(wǎng)(ChinaGBnet)，并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國(guó)高校來(lái)看，1994年以來(lái)，由于"211工程"和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET，800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開(kāi)始陸續(xù)建成。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見(jiàn)成效
自動(dòng)化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀(jì)80年代后期以來(lái)，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過(guò)10多年的努力，開(kāi)發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專(zhuān)用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。
1.3.3經(jīng)費(fèi)緊張狀況得到初步緩解
經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。通過(guò)Internet、CERnet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學(xué)校信息服務(wù)中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要性和緊迫性。領(lǐng)導(dǎo)的重視，預(yù)示著經(jīng)費(fèi)的加大投入。檔案館自身通過(guò)多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強(qiáng)了造血功能。近年來(lái)，許多高校撥專(zhuān)款給檔案館購(gòu)置了性能較好的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、激光打印機(jī)等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了極大改觀。
2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問(wèn)題
2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問(wèn)題
事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對(duì)象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒(méi)代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。表現(xiàn)在：
首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫(xiě)好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。
其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門(mén)內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動(dòng)力。
2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題
2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門(mén)，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無(wú)形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無(wú)論是軟硬件的購(gòu)置，還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
2.2.3數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后
經(jīng)過(guò)多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴(yán)重。主要表現(xiàn)在建庫(kù)缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類(lèi)型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法滿(mǎn)足用戶(hù)的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪(fǎng)問(wèn)其主頁(yè)，根本無(wú)實(shí)質(zhì)性的資源司共享。
2.2.4經(jīng)費(fèi)保障率低
目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價(jià)格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費(fèi)投入較少，用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限，無(wú)法購(gòu)置好的硬軟件，建立高起點(diǎn)的檔案館網(wǎng)絡(luò)，更談不上對(duì)設(shè)備的及時(shí)更新。目前經(jīng)費(fèi)仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。
2.2.5人員整體素質(zhì)低弱
在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開(kāi)人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過(guò)檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求———不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前高校檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想
3.1采用客戶(hù)機(jī)/服務(wù)器(Client／Server)體系結(jié)構(gòu)模式
客戶(hù)機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把分散的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)連接起來(lái)，系統(tǒng)把這些計(jì)算機(jī)根據(jù)其功能劃分為服務(wù)器與客戶(hù)機(jī)C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡(luò)處理方式相比，其主要的不同點(diǎn)在于將一種應(yīng)用分解成為若干部分，如用戶(hù)界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫(kù)，并將這些部分交給多臺(tái)機(jī)器(包括工作站、一個(gè)或多個(gè)服務(wù)器)分別執(zhí)行，共同實(shí)現(xiàn)整體應(yīng)用。用戶(hù)在工作站(前臺(tái))看到的通常是用戶(hù)界面，當(dāng)前臺(tái)需要調(diào)用某些數(shù)據(jù)時(shí)，工作站向被稱(chēng)為后臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器（Server）發(fā)出請(qǐng)求，服務(wù)器即對(duì)此做出響應(yīng)，并把處理的結(jié)果返回給前臺(tái)，這樣工作站就成了數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的客戶(hù)（Client）。
C／S模式實(shí)際上是一種軟件運(yùn)行和組織方式，不是指工作站、服務(wù)器等硬件結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，它必須依賴(lài)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而存在，并且充分利用了網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢(shì)，但它對(duì)具體的網(wǎng)絡(luò)硬件、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)并無(wú)嚴(yán)格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以構(gòu)造起實(shí)用C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。服務(wù)器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見(jiàn)的高檔微機(jī)即可。
3.2建立基于Web的服務(wù)體系
在學(xué)校綜合集成管理信息中，檔案工作將以計(jì)算機(jī)管理檔案信息為主要形式，通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索查詢(xún)和提供檔案信息將成為主要的服務(wù)方式，因此為利用者提供的信息組織結(jié)構(gòu)應(yīng)是網(wǎng)狀的，用戶(hù)可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進(jìn)行瀏覽，而不是按照規(guī)定途徑進(jìn)行檢索和查詢(xún)檔案信息。手工勞動(dòng)則成為輔助形式。而讓利用者通過(guò)Web瀏覽器訪(fǎng)問(wèn)，是目前先進(jìn)、有效和最為大家樂(lè)于使用的訪(fǎng)問(wèn)方式，因此高校檔案館都應(yīng)建立自己的Web服務(wù)器，向校內(nèi)外檔案利用者提供檔案信息服務(wù)。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，使得在PC機(jī)上Web建立站點(diǎn)變得相當(dāng)?shù)暮?jiǎn)單，只需選用適當(dāng)?shù)腤eb服務(wù)器軟件，有些操作系統(tǒng)，如WindowsNT，已把建立Web服務(wù)器的功能內(nèi)置在系統(tǒng)之中。今后，值得檔案部門(mén)炫耀的不是擁有幾臺(tái)微機(jī)而是有無(wú)Web服務(wù)器。
3.3檔案信息的管理離不開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)
數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的選擇要建立在Internet／Web技術(shù)基礎(chǔ)上，也就是說(shuō)，選擇數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不僅要支持C／S體系結(jié)構(gòu)，還要支持分布式處理。既要具備聯(lián)機(jī)事務(wù)、處理數(shù)據(jù)安全性與可靠性的支持能力，又要有較強(qiáng)的安全控制能力，同時(shí)還要適應(yīng)多種硬件平臺(tái)、多種操作系統(tǒng)，并具備同其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力?，F(xiàn)在高校檔案部門(mén)使用的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)多用DBase，F(xiàn)oxBASE，F(xiàn)oxPro等編寫(xiě)，這些程序嚴(yán)格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸，作為數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類(lèi)信息的集成的MIS系統(tǒng)，它們無(wú)論在功能上，安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好的滿(mǎn)足需要。應(yīng)該選擇適用于多種操作系統(tǒng)，多種硬件平臺(tái)的具有多用戶(hù)、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，具有客戶(hù)機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的SQLServer等。這些軟件不僅具有上述功能特點(diǎn)，而且還提供數(shù)據(jù)庫(kù)互連工具（ODBC驅(qū)動(dòng)程序）、數(shù)據(jù)庫(kù)———Web連接軟件，使用戶(hù)可以輕松地建立起Web站點(diǎn)上的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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高校檔案記錄著高校的歷史發(fā)展和文明進(jìn)程，以其材料的原始性和真實(shí)性而具有重要的史料價(jià)值，是高校大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)精神所保存的智慧的淵藪。在此意義上，對(duì)高校檔案的管理也應(yīng)該提升到關(guān)乎大學(xué)發(fā)展的戰(zhàn)略高度上。因此，只有高校檔案管理人員具有較高的文化水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)才能勝任此項(xiàng)工作，才能更好的服務(wù)高校的發(fā)展和社會(huì)需要。但是，現(xiàn)實(shí)的情況是:長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)大部分高校的檔案部門(mén)在檔案的知識(shí)管理方面常常不能盡如人意，部分檔案管理人員往往是崗位輪轉(zhuǎn)或者是特殊安置的非專(zhuān)業(yè)人員和兼職人員，大多沒(méi)有受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)的訓(xùn)練，更有甚者其基本的文化程度還沒(méi)有達(dá)到要求，保證高校檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化就不能落到實(shí)處。所以，造成高校檔案管理質(zhì)量低下，甚至亂象頻生的現(xiàn)象，也就不足為怪了。鑒于此，提高高校檔案管理人員的管理技能和知識(shí)水平以及學(xué)術(shù)研究能力，是對(duì)高校檔案進(jìn)行知識(shí)管理的先決條件。那么，高校檔案管理人員的知識(shí)技能標(biāo)準(zhǔn)有哪些呢?邁克爾•庫(kù)克在《培訓(xùn)檔案和文件管理人員的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)》一文中說(shuō):“所有的檔案與文件管理人員必須具備一定的管理技能，例如:目標(biāo)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)、統(tǒng)計(jì)方法、預(yù)算和成本利潤(rùn)分析等，這些知識(shí)是任何一位合格的專(zhuān)業(yè)檔案人員所具備的?！?/p>
這是邁克爾•庫(kù)克在20世紀(jì)末期對(duì)所有的檔案與文件管理人員必須具備的管理技能的闡述，然而，當(dāng)時(shí)間進(jìn)入到21世紀(jì)的今天，對(duì)高校檔案管理人員的管理技能和知識(shí)結(jié)構(gòu)的要求也發(fā)生了不少變化，尤其是對(duì)高校檔案管理人員的知識(shí)化要求更高。這也是21世紀(jì)經(jīng)濟(jì)全球化背景下社會(huì)發(fā)展對(duì)高校檔案知識(shí)管理的新要求。具體到我國(guó)高校這個(gè)層面，高校檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變固有的工作觀念，加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不僅要充當(dāng)高校檔案的保管者、大學(xué)歷史文化的守護(hù)者，更應(yīng)該成為檔案文化的研究者、文化資源的傳播者和服務(wù)者。此外，還要高度重視高校檔案的編研工作，要充分認(rèn)識(shí)到高校檔案的編研工作并不僅僅是收集、整理、裝訂資料之類(lèi)的簡(jiǎn)單事務(wù)，編研工作的特性決定了編研人員必須具備起碼的歷史學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)、編輯學(xué)、寫(xiě)作學(xué)以及計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)等基礎(chǔ)知識(shí)，因此，檔案人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，積累豐富的知識(shí)，提高對(duì)檔案文獻(xiàn)的研究分析能力，提高對(duì)檔案材料的鑒別能力，提高語(yǔ)言文字讀寫(xiě)能力，提高計(jì)算機(jī)操作能力。如果高校檔案管理人員不具備與檔案相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)，不具備相應(yīng)的文化知識(shí)修養(yǎng)以及學(xué)術(shù)研究能力，則無(wú)法正確認(rèn)識(shí)高校檔案的價(jià)值，高校檔案文化資源的開(kāi)發(fā)和文化管理也不可能真正實(shí)現(xiàn)。
二、高校檔案知識(shí)管理的價(jià)值實(shí)現(xiàn)
(一)知識(shí)組織對(duì)高校檔案館而言，知識(shí)組織是檔案管理人員對(duì)檔案資源進(jìn)行知識(shí)管理的方式。潘連根曾經(jīng)講過(guò):“對(duì)數(shù)字檔案館而言，知識(shí)組織就是通過(guò)知識(shí)挖掘?qū)︷^藏文檔信息進(jìn)行精簡(jiǎn)、提取，發(fā)現(xiàn)隱含在文檔信息中的有用知識(shí)單元，并對(duì)其進(jìn)行集合組織的過(guò)程?！保?］這段話(huà)說(shuō)明:檔案管理人員是高校檔案知識(shí)組織的主體，通過(guò)他們的知識(shí)化的組織行為給予檔案以知識(shí)化的組織成果。例如，高校人物檔案具有無(wú)可比擬的歷史性和真實(shí)性，是高校發(fā)展歷程的見(jiàn)證，具有豐富的文化、知識(shí)、思想、歷史內(nèi)涵，是高校在進(jìn)行大學(xué)文化建設(shè)的重要資源?？梢哉f(shuō)，對(duì)人物檔案文化性的集合組織，是表現(xiàn)大學(xué)文化的重要方面。此外，在建立高校人物檔案并對(duì)其進(jìn)行充實(shí)和完善時(shí)，要針對(duì)高校人物的不同家庭情況，首先要重點(diǎn)組織易分散、易損毀和遺失的資料，進(jìn)行統(tǒng)一的收集、整理、編研、保存，這一過(guò)程實(shí)質(zhì)上就是一項(xiàng)對(duì)檔案資源的知識(shí)組織過(guò)程。高校檔案的知識(shí)組織工作的發(fā)揮無(wú)疑也取決于主管高校檔案的行政干部領(lǐng)導(dǎo)水平，在某種意義上，高校檔案管理干部的知識(shí)素養(yǎng)和水平?jīng)Q定了高校檔案知識(shí)組織的質(zhì)量。事實(shí)上，由于目前高校檔案管理體制上存在的諸多弊端，高校檔案的編研工作基本上還停留在應(yīng)時(shí)宣傳和完成領(lǐng)導(dǎo)要求的工作上。更有甚者，部分高校檔案館的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員依然堅(jiān)守著傳統(tǒng)的檔案管理思想，對(duì)檔案的編研工作置若罔聞，人浮于事。這不僅不能提升檔案知識(shí)組織管理水平，更不能為本校的高校大學(xué)文化建設(shè)做出任何貢獻(xiàn)，對(duì)這種浪費(fèi)資源的行為，應(yīng)該積極加以改正。新時(shí)期高校檔案管理的新要求，促使高校主管檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合本校實(shí)際，突出檔案管理者的知識(shí)組織作用，強(qiáng)化檔案管理者的知識(shí)素養(yǎng)，使高校檔案館在做好檔案信息組織工作的同時(shí)，還要考慮到檔案信息的大學(xué)文化建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，在此前提下進(jìn)行一定程度的分類(lèi)組織、分專(zhuān)題組織、分行業(yè)組織等各種組織方向的研究，尤其要重視更能體現(xiàn)知識(shí)組織優(yōu)越性的分類(lèi)、整理和編研的環(huán)節(jié)。
(二)知識(shí)開(kāi)發(fā)如果說(shuō)知識(shí)組織是對(duì)檔案資源進(jìn)行的分類(lèi)管理和整合規(guī)劃，那么，知識(shí)開(kāi)發(fā)就是在知識(shí)組織的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)檔案的知識(shí)資源的深加工，有目的、有針對(duì)性的創(chuàng)造出社會(huì)和個(gè)人所需要的知識(shí)解決方案和知識(shí)產(chǎn)品。因此，知識(shí)開(kāi)發(fā)同樣需要檔案管理者具有較高的文化素養(yǎng)和水平，更需要較高的學(xué)術(shù)素養(yǎng)和學(xué)術(shù)研究能力。一般而言，高校檔案館是直接服務(wù)于所在高校的建設(shè)需要。高校所進(jìn)行的獨(dú)具特色的大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)文化戰(zhàn)略，其目的是增強(qiáng)大學(xué)的文化影響力和提高大學(xué)在國(guó)內(nèi)和國(guó)外競(jìng)爭(zhēng)力。大學(xué)文化建設(shè)的內(nèi)容涵蓋面很寬泛，幾乎包括了大學(xué)建設(shè)的一切領(lǐng)域和層面，但是其精髓在于培育大學(xué)的靈魂和精神支柱，即大學(xué)精神。大學(xué)精神是是大學(xué)文化的核心，在大學(xué)的生存發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。因此，大學(xué)文化建設(shè)的關(guān)鍵是從大學(xué)的歷史發(fā)展中提煉自己的大學(xué)精神。高校檔案記錄了高校進(jìn)行教學(xué)、科研工作的全部?jī)?nèi)容，如專(zhuān)業(yè)設(shè)置、教學(xué)改革、教學(xué)大綱、教師情況、招生情況、學(xué)籍成績(jī)等內(nèi)容。對(duì)這些檔案材料進(jìn)行總結(jié)、提煉，可以為大學(xué)教育理念和大學(xué)精神的形成和明晰，為高校的教學(xué)改革和發(fā)展走向提供經(jīng)驗(yàn)借鑒，具有非常重要的意義。因此，鑒于高校檔案的文化資源屬性，對(duì)高校檔案的知識(shí)開(kāi)發(fā)就是每一個(gè)高校必須要高度重視并切實(shí)實(shí)行的重要的工作。
(三)知識(shí)傳播高校檔案工作不僅肩負(fù)著保存記憶、資政育人的責(zé)任，更為重要的是，還具有傳承文化、弘揚(yáng)文明的特殊使命。在高校檔案具體的知識(shí)傳播環(huán)節(jié)中，首先要向?qū)W生和社會(huì)公眾宣傳高校的核心價(jià)值觀。價(jià)值觀具有濃郁的時(shí)代特征，是高校一切工作的出發(fā)點(diǎn)和最終歸宿，可以說(shuō)是大學(xué)文化建設(shè)的重中之重。其次要宣傳高校的辦學(xué)理念。辦學(xué)理念是高校的發(fā)展規(guī)劃、歷史使命和大學(xué)精神的主要表現(xiàn)。最后要塑造大學(xué)的形象。大學(xué)形象是大學(xué)文化本質(zhì)的外部顯現(xiàn)，是通過(guò)高校長(zhǎng)期的建設(shè)、由高校所有的精神文化和物質(zhì)文化綜合形成的現(xiàn)實(shí)存在。這種通過(guò)宣傳由社會(huì)公眾所賦予的大學(xué)形象無(wú)疑會(huì)在高校競(jìng)爭(zhēng)中處于重要的地位。高校檔案具有真實(shí)性、直觀性和歷史性的特點(diǎn)，是高校文化向內(nèi)部和外部進(jìn)行知識(shí)傳播的重要媒介、有效形式和載體。經(jīng)過(guò)知識(shí)組織和知識(shí)開(kāi)發(fā)之后的高校檔案研究成果，以編研著作、舉辦展覽、文化開(kāi)發(fā)等方式來(lái)體現(xiàn)，不僅有助于學(xué)生和社會(huì)關(guān)注高校的辦學(xué)理念、人才培養(yǎng)質(zhì)量及教育改革成果，向?qū)W生和社會(huì)展示大學(xué)形象，而且將是提升大學(xué)文化建設(shè)和社會(huì)影響力的有效措施。此外，通過(guò)高校檔案的知識(shí)傳播，把大學(xué)文化資源發(fā)揚(yáng)光大，延續(xù)大學(xué)文脈，傳承大學(xué)文化，也是高校檔案管理人員的光榮使命和義不容辭的歷史責(zé)任。因此，高校檔案的知識(shí)傳播對(duì)于高校大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)精神的弘揚(yáng)，對(duì)全社會(huì)的文化貢獻(xiàn)具有十分重要的作用。
(四)知識(shí)服務(wù)“公共檔案館”是近年來(lái)隨著檔案館服務(wù)功能的不斷拓展，公共屬性逐漸明確而出現(xiàn)的。檔案館的公共性是實(shí)現(xiàn)檔案工作目的的必然要求，也是檔案館實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的迫切需要?！懊嫦蛏鐣?huì)，面向公眾，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，改變傳統(tǒng)官方機(jī)構(gòu)為現(xiàn)代的公共檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大限度的開(kāi)發(fā)利用，是現(xiàn)代綜合檔案館自身存在和發(fā)展的必由之路。”［5］高校檔案館作為全國(guó)檔案館的的一個(gè)分支，毫無(wú)疑問(wèn)也具有明確的公共屬性。公共屬性要求高校檔案館不僅要為高校的師生員工服務(wù)，還要為社會(huì)和所有需要的公民服務(wù)。在新的歷史條件下，高校檔案中包含的重要的信息和文化資源日益受到全社會(huì)的關(guān)注，為社會(huì)提供知識(shí)服務(wù)就成為了高校檔案館的重要責(zé)任?！爸R(shí)服務(wù)不僅滲透和凝聚了檔案專(zhuān)業(yè)人員的知識(shí)積累和專(zhuān)業(yè)貢獻(xiàn)，也彌補(bǔ)了利用者的知識(shí)空缺?！保?］因此，高校檔案的知識(shí)服務(wù)應(yīng)該以管理人員對(duì)檔案的知識(shí)創(chuàng)造為前提，使這種經(jīng)過(guò)知識(shí)加工后的知識(shí)資源在高校與社會(huì)各界建立聯(lián)系時(shí)，可以極大地增強(qiáng)高校的知名度、美譽(yù)度，提高高校的社會(huì)影響力。加強(qiáng)高校檔案公共服務(wù)功能，提升高校檔案的知識(shí)服務(wù)能力，首先要強(qiáng)化知識(shí)服務(wù)意識(shí)，重視和把握社會(huì)需求及其發(fā)展趨勢(shì)。在高校檔案管理中，要摒棄一切有悖于公共性與服務(wù)性的傳統(tǒng)觀念，積極面向未來(lái)，主動(dòng)對(duì)接各種對(duì)高校檔案資源的需要，以深厚的文化積淀為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的知識(shí)服務(wù)，使全社會(huì)共享對(duì)高校檔案的知識(shí)開(kāi)發(fā)成果。
三、結(jié)語(yǔ)
1檔案管理工作思路的創(chuàng)新是前提
要想有創(chuàng)新行為首先要有創(chuàng)新意識(shí)，思路決定出路，檔案工作創(chuàng)新的前提是管理思路的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿(mǎn)足全社會(huì)用戶(hù)和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏，而應(yīng)主要看檔案館對(duì)資源的開(kāi)發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩?hù)和檔案員的管理。
2、檔案管理工作模式的創(chuàng)新是基礎(chǔ)
檔案工作管理模式的更新，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門(mén)，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個(gè)科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，在高校機(jī)構(gòu)改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門(mén)分離獨(dú)立起來(lái)，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門(mén)，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。尤其計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，越來(lái)越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性，同時(shí)也提高了工作效率。要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，將計(jì)算機(jī)作為方便管理的重要工具，進(jìn)一步合理有效利用。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
3檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新是關(guān)鍵
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機(jī)制的創(chuàng)新。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動(dòng)，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問(wèn)題。積極推行全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個(gè)人都有危機(jī)感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個(gè)人潛力，充分調(diào)動(dòng)積極性，使檔案工作呈現(xiàn)出充滿(mǎn)競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，將個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，并與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職掛鉤，努力營(yíng)造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進(jìn)檔案工作的良性發(fā)展。還要加強(qiáng)館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專(zhuān)業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。
4運(yùn)用檔案管理的現(xiàn)代手段，科技興檔
信息化為檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進(jìn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持，檔案部門(mén)應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問(wèn)題，研究解決文檔一體化問(wèn)題。要努力實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問(wèn)題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來(lái)，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理
走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高校化。
5人才資源的創(chuàng)新
當(dāng)前人才的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，優(yōu)秀生源的競(jìng)爭(zhēng)、優(yōu)秀師資、優(yōu)秀科研人員的競(jìng)爭(zhēng)，由于國(guó)家在科研項(xiàng)目與教育投入上的分化而越來(lái)越激化。首先是，高學(xué)歷、高職稱(chēng)的教學(xué)和科研工作者的流動(dòng)性，相比過(guò)去幾十年而言，大了很多。另外，則是在校本科生畢業(yè)轉(zhuǎn)移檔案及關(guān)系，碩博研究生的檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出，都由于擴(kuò)招而變得流動(dòng)性更大。
2當(dāng)前高校人事檔案信息管理中存在的問(wèn)題
2.1重視程度不足、管理效率低下
在很多高校的行政管理中，并不將人事檔案信息的管理認(rèn)為是行政重點(diǎn)。有兩方面的看法，一方面，人為人事檔案只是個(gè)人是非功過(guò)的記錄，在很多畢業(yè)生進(jìn)入不需要檔案的私企工作，學(xué)校內(nèi)部教職工實(shí)行聘任制的今天，人事檔案的現(xiàn)實(shí)意義已經(jīng)沒(méi)有多少。另一方面，人事檔案的管理工作繁瑣復(fù)雜，但是也就是一些翻找、查看、登記，難度并不高但是耗費(fèi)功夫，從事這項(xiàng)工作的管理人員，本身不厭其煩，而高校領(lǐng)導(dǎo)也不怎么重視。高校人事檔案的提供、利用、移交，以實(shí)體的紙質(zhì)檔案為主，而且傳統(tǒng)上，大家也人為實(shí)體的紙質(zhì)檔案是原始憑證的依據(jù)，具有的權(quán)威性更強(qiáng)，這一點(diǎn)尤其在高校畢業(yè)生以派遣證的形式進(jìn)入傳統(tǒng)國(guó)有企事業(yè)單位和公務(wù)崗位時(shí)最能體現(xiàn)。但是，由于沒(méi)有電子版檔案，在保管期間進(jìn)行查看和翻閱也就顯得十分麻煩。
2.2管理責(zé)任落實(shí)不到位，漏洞百出
當(dāng)前，高校人事檔案中“人檔分離”的現(xiàn)象普遍存在。在90年代，有很多在職教職工和科研人員辦理停薪留職或者其他方式，離開(kāi)高校崗位。到了后來(lái)，又有大規(guī)模的出國(guó)留學(xué)的浪潮，因此，很多高校人員在沒(méi)有辦理檔案轉(zhuǎn)移的手續(xù)，出現(xiàn)了很多“棄檔”。同時(shí)，檔案管理方面很多高校沒(méi)有形成完善的管理體制，甚至管理人員也頻繁變動(dòng)，人才流動(dòng)性高，各種學(xué)歷學(xué)位資料、專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)資料的留底，這些種類(lèi)繁多的文檔的管理過(guò)程十分繁瑣。而各種材料的紙面標(biāo)準(zhǔn)和格式等也沒(méi)有統(tǒng)一，更是花樣百出。在沒(méi)有明確落實(shí)責(zé)任，而管理人員離換崗交接一旦沒(méi)有做好，新的管理員往往毫無(wú)頭緒，漏洞百出。
2.3缺少通用性與實(shí)用性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件
當(dāng)前，各高?；径际褂米孕虚_(kāi)發(fā)的人事檔案管理系統(tǒng)，由于單獨(dú)一個(gè)學(xué)校，投入的資金也不可能太高，往往只具備基礎(chǔ)的查詢(xún)、存儲(chǔ)等簡(jiǎn)單功能。在多樣化檢索、統(tǒng)計(jì)、分析方面缺少實(shí)用性。同時(shí)，各校之間以及與社會(huì)相關(guān)單位之間，沒(méi)有一個(gè)較好的檔案信息對(duì)接方式，缺少一個(gè)通用的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，國(guó)家也缺少這方面的管理標(biāo)準(zhǔn)。
3加強(qiáng)高校人事檔案建設(shè)的若干對(duì)策
3.1完善檔案管理制度，落實(shí)管理責(zé)任
應(yīng)該建立一套責(zé)任明確的檔案管理制度，使得從事檔案管理的人員不能隨意推諉自己的管理責(zé)任。同時(shí)，檔案管理不應(yīng)該是類(lèi)似于圖書(shū)館管理兼職的工作，而必須有專(zhuān)職專(zhuān)責(zé)，管理人員的具體工作必須有清晰的章程，檔案信息的采集、歸檔、更新等，都必須定期定時(shí)完成。檔案的借閱，也必須有一套固定的程序。同時(shí)強(qiáng)化權(quán)限，對(duì)于人事部門(mén)以外的單位，借閱檔案，必須要經(jīng)過(guò)合理的審批程序。在檔案的更新與修改方面，更是要具備非常高的權(quán)限，才能夠接觸實(shí)體檔案并進(jìn)行修改。
3.2聯(lián)合開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)等信息工具
各高校之間，尤其是交流頻繁，生員與師資相互流動(dòng)頻繁的學(xué)校，應(yīng)該聯(lián)合開(kāi)發(fā)一套統(tǒng)一的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，必要時(shí)建立網(wǎng)站與服務(wù)器，可以將一些需要共享的檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳與傳遞。這一點(diǎn)，完全可以先從一個(gè)系統(tǒng)的院校之間首先開(kāi)展，視其效果，適當(dāng)推廣。
3.3通過(guò)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的素養(yǎng)
檔案的管理人員，應(yīng)該具備基本的檔案信息化管理的相關(guān)技能，比如熟悉電腦數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的操作，熟悉并嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的管理程序，能夠?qū)?shí)體檔案進(jìn)行有效的維護(hù)保存等。同時(shí)，他們還應(yīng)該具有較高的職業(yè)操守，對(duì)待檔案管理的工作能夠認(rèn)真細(xì)致、耐心謹(jǐn)慎。這兩方面，都必須通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的、定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，才能隨著制度一起深入其心。
4結(jié)語(yǔ)
1.1樹(shù)立檔案信息化意識(shí)，完善檔案工作條件
對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，做好學(xué)生檔案管理工作，在一定程度上可以有效地提高學(xué)生管理水平，同時(shí)也可以幫助大學(xué)生成才。在學(xué)生檔案管理方面，無(wú)論是檔案管理者，還是工作人員需要給予高度的重視，做好學(xué)生檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理工作的責(zé)任感、使命感等。在學(xué)生檔案管理工作中，高校需要給予資金支持，同時(shí)幫助檔案管理人眼樹(shù)立信息化意識(shí)，不斷適應(yīng)信息化環(huán)境，提高學(xué)生檔案的管理水平。
1.2建立多媒體檔案管理系統(tǒng)，提高學(xué)生檔案管理的信息化水平
在組織開(kāi)展學(xué)生檔案信息化管理工作的過(guò)程中，高校需要建立多媒體信息化檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確管理規(guī)范。對(duì)此，高?？梢猿浞掷眯@網(wǎng)絡(luò)，對(duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，以及軟件開(kāi)發(fā)人等進(jìn)行充分的利用，積極開(kāi)發(fā)多媒體檔案管理系統(tǒng)，對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行信息化管理。在開(kāi)發(fā)應(yīng)用多媒體檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容、數(shù)據(jù)采集、信息維護(hù)等進(jìn)行明確，一方面確保檔案信息管理系統(tǒng)的可操作性，另一方面提高多媒體檔案信息的準(zhǔn)確性，為實(shí)現(xiàn)多媒體檔案管理的信息化水平提供保障。
1.3建立健全工作機(jī)制，對(duì)多媒體檔案實(shí)施規(guī)范化管理
高校利用多媒體技術(shù)對(duì)學(xué)生檔案實(shí)施管理的過(guò)程中，需要建立完善的協(xié)調(diào)機(jī)制，必要的情況下，可以組織成立領(lǐng)導(dǎo)小組，明確管理機(jī)構(gòu)，對(duì)學(xué)生多媒體檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，結(jié)合高校內(nèi)部學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況，通過(guò)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)與各部門(mén)之間的關(guān)系，采取相應(yīng)的措施，在多媒體檔案信息管理方面形成合力。
2結(jié)論
由會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的，蘊(yùn)含著高科技的檔案貯存介質(zhì)，就是財(cái)務(wù)電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受青睞。做好這些財(cái)務(wù)電子檔案的管理工作，進(jìn)行有效地保管、維護(hù)與利用，充分發(fā)揮其便利、快捷的特性，成為現(xiàn)代檔案管理中不可或缺的一部分。
財(cái)務(wù)電子檔案是指存貯于磁盤(pán)、光盤(pán)等現(xiàn)代電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中使用的各種基礎(chǔ)語(yǔ)言程序及應(yīng)用程序。這里主要指用于貯存財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和程序的各種電子介質(zhì)。作為現(xiàn)代高新科技的產(chǎn)物財(cái)務(wù)電子檔案，較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，有了許多新的特點(diǎn)：
1、財(cái)務(wù)電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式。可存貯于可讀寫(xiě)的磁性介質(zhì)中，還可直接刻錄為不可擦寫(xiě)的光盤(pán)，也可打印輸出存貯于紙質(zhì)材料中。
2、財(cái)務(wù)電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于、攜帶和傳遞。
3、財(cái)務(wù)電子檔案的體積小，容量大，占用存儲(chǔ)空間小，但對(duì)存儲(chǔ)條件要求較高。
4、財(cái)務(wù)電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設(shè)備予以復(fù)現(xiàn);但易于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。