時間：2023-03-23 15:10:42
導(dǎo)語：在電子檔案管理論文的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計算機應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質(zhì)的妥當，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為，如果應(yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩τ陔娮訖n案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質(zhì)文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標識關(guān)系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當有更嚴格的措施。必要時，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失?！?/p>
2、嚴格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應(yīng)當歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應(yīng)注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設(shè)備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設(shè)施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設(shè)施的完善和維護，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務(wù)之急。就目前各機關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進行檔案管理基礎(chǔ)知識、電子計算機知識、數(shù)字通信技術(shù)進行強化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
參考文獻：
目前，每個行業(yè)每個領(lǐng)域的信息化水平都在快速提高，檔案管理的信息化也越來越受到人們的關(guān)注，其重要性也受到廣泛的認同。檔案管理的信息化，與傳統(tǒng)的手工管理相比，是一個劃時代的轉(zhuǎn)變，在管理和利用的高效性、便捷性上具有無以倫比的優(yōu)勢。同時，也對檔案管理信息系統(tǒng)的定位提出更高的要求，有很多新的問題擺在面前，主要有以下內(nèi)容：類型較多，檔案管理信息系統(tǒng)需要管理的檔案種類非常多，并且具有復(fù)雜性，涉及到的行業(yè)也很多，有實體檔案與電子檔案，這基本上把所有的檔案實體類型以及電子檔案類型都包含了，并且還要管理到位。與此同時，還要與未來可能出現(xiàn)的檔案實體類型與電子類型相適應(yīng)并兼容。在各個行業(yè)中，很多單位都有各種信息系統(tǒng)建立，但是，在經(jīng)過相應(yīng)的產(chǎn)生與利用以后，就會有很多信息累計在系統(tǒng)中，并且，這些電子信息的出口也是一個不容忽視的問題，需要按照檔案管理的要求來進行管理。
2、現(xiàn)階段電子檔案管理技術(shù)分析
電子檔案管理系統(tǒng)功能需求的實現(xiàn)主要通過混合的方式，其中檔案管理的功能、收集與整編功能、系統(tǒng)維護功能、文件管理功能、編研開發(fā)功能、光盤制作功能以及數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能等都是通過交互性的處理來實現(xiàn)，B/S模式通過"WEB/中間件/服務(wù)器"的J2EE技術(shù)架構(gòu)實現(xiàn)。主要包含以下子系統(tǒng)：一是信息采集部分，主要是對數(shù)據(jù)采集的完成。采用數(shù)據(jù)一體化的接口，按照信息采集的相應(yīng)流程和要求，把每個信息系統(tǒng)中等待歸檔的信息進行采集，淺談新時期電子檔案管理問題文/邢軍岐本文從探討新時期電子檔案管理的重要意義出發(fā)，詳細闡述了電子檔案管理的重要性和重要地位。接著筆者又深入分析了現(xiàn)階段我國的電子檔案管理技術(shù)。最后，結(jié)合自身多年工作研究經(jīng)驗，筆者進行了關(guān)于電子檔案管理的完善性策略分析。摘要再通過收集整編就可以實現(xiàn)分散式或集中式的檔案整理，通過導(dǎo)入數(shù)據(jù)功能，就可達到離線數(shù)據(jù)收集或歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。在進行電子檔案信息收集的過程中，會有實體檔案的收集、整理、移交以及接收伴隨，在進行電子檔案業(yè)務(wù)流程的處理時，也會有與實體檔案相關(guān)的工作同時進行處理。二是檔案管理的部分，主要是對日常檔案管理工作的完成。在管理檔案數(shù)據(jù)時，主要是對檔案信息日常管理工作的完成，管理過程要與實體檔案管理過程相統(tǒng)一，并遵從檔案管理的基本流程和基本規(guī)則，再結(jié)合電子檔案的特點加以優(yōu)化。檔案統(tǒng)計是完成檔案管理工作中各種統(tǒng)計的工作，也是管理的一部分。三是開發(fā)利用部分，主要是對檔案研發(fā)工作的完成，同時還有各種方式的檔案提供利用。不但利用與實體相關(guān)的檔案信息，還要通過網(wǎng)絡(luò)把各種檔案的檢索與利用提供出來，主要有信息的、全文檢索以及分類檢索等多種方式。專業(yè)檢索主要是有針對性的對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案信息進行專門的開發(fā)，并能提供系統(tǒng)的調(diào)用，給業(yè)務(wù)系統(tǒng)帶來專用的信息服務(wù)，提供很大的便利。四是系統(tǒng)維護的部分，主要是對系統(tǒng)運行的相關(guān)數(shù)據(jù)維護工作的完成。主要有各種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)置與維護，權(quán)限的管理，系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置與維護等。系統(tǒng)設(shè)置與維護給整個檔案管理提供了非常大的支持，也給檔案管理系統(tǒng)提供了基礎(chǔ)性的平臺。不但滿足了用戶檔案資源的管理需求，同時，還使系統(tǒng)的擴展需求得到了滿足，使歸檔的流程變得更加標準化、規(guī)范化。除此之外，還對日常數(shù)據(jù)的維護提供了便利，對于系統(tǒng)管理員來講是個非常強大的工具包。
3、新時期電子檔案管理完善性策略分析
第一，建立規(guī)范的管理機制。第二，創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。第三，統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務(wù)標準、各項技術(shù)標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。第四是建設(shè)復(fù)合型管理隊伍。要想實現(xiàn)檔案管理信息化，其成功的根本就是檔案管理人員隊伍的建設(shè)，這對于檔案信息化的發(fā)展質(zhì)量與速度起著決定性的作用。無論是信息時代文件的登記與輔助立卷，還是歸檔與檢索，都是通過計算機來實現(xiàn)的，這也就對檔案管理人員提出更高的要求，不但要對電子文件的特征與電子檔案的全程規(guī)范非常熟悉，并且，還要對計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的防護知識進行掌握，才能保證檔案信息的安全性、完整性。另外，檔案管理人員不但要把本職工作做好，還要對自我學(xué)習(xí)的意識不斷強化，積極參加信息化教育的培訓(xùn)，對專業(yè)知識不斷更新，才能使自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作水平與信息化管理相適應(yīng)，才能順利實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，培訓(xùn)的主要內(nèi)容有計算機、信息工程、網(wǎng)絡(luò)等方面的基礎(chǔ)知識。除此之外，檔案管理部門還要讓檔案管理人員對檔案發(fā)展的趨勢進行及時了解，對現(xiàn)代科學(xué)在檔案工作中的應(yīng)用及時地了解，才能使他們的工作技能得到真正的提高。
4、結(jié)束語
1.真實可靠性才應(yīng)是電子檔案的本質(zhì)屬性
電子檔案只有完全具備真實可靠性，才被認為其能夠滿足作為檔案或其它證據(jù)的基本要素。國外一些接受電子檔案作為證據(jù)使用的國家，他們判斷電子檔案可采信性的標準是其發(fā)生、存儲和采集程序是否符合相關(guān)規(guī)定和法律制度，即電子檔案的來源是否可靠及形成者的真實性。
2.電子檔案的真實可靠性決定其本質(zhì)要素
這點與傳統(tǒng)檔案相同，而傳統(tǒng)檔案的真實可靠性主要是通過檔案載體直觀地展示出來，其真實可靠性主要是通過存儲載體形式的真實可靠度加以評判。檔案載體成為判斷檔案真實可靠性的主要佐證，因為相對于電子檔案的傳統(tǒng)檔案，任何更改都肯定會在載體上留下痕跡。而電子檔案載體的多樣性使得我們必須要著眼于其本質(zhì)的要素。電子檔案形態(tài)的特殊性，導(dǎo)致了一些特殊的要素出現(xiàn)，但它們并不是真實可靠性的決定因素。因此，電子檔案的真實可靠性要求其本質(zhì)要素始終保持不變，這一認知對于電子檔案真實可靠性管理至關(guān)重要。
3.電子檔案真實可靠性必須呈現(xiàn)于客戶端輸出形式特點
電子檔案是大都以計算機二進制存儲形式記錄在磁盤或光盤等載體上，在整個存儲過程始終保持著數(shù)字化形態(tài)。但是，這是不能為檔案利用者直接讀取的，只有借助于客戶端設(shè)備顯示的形態(tài)才能為人讀取和理解，電子檔案才具備實際的效力，并具有保存的價值。
4.電子檔案的真實可靠性呈現(xiàn)復(fù)雜性特點
電子檔案的真實可靠性遠比傳統(tǒng)載體檔案復(fù)雜。傳統(tǒng)檔案信息和特定載體是密不可分的，載體已經(jīng)就是檔案的一部分，內(nèi)容可以直接讀取，檔案文件的物理及邏輯結(jié)構(gòu)會始終保持一致。而電子檔案具有內(nèi)容與載體之間可分離性的特點，這樣電子檔案的真實可靠性評估就需要綜合考察。所以，電子檔案要比傳統(tǒng)檔案復(fù)雜得多，其真實可靠性便也相應(yīng)呈現(xiàn)出更多的復(fù)雜性特點。在建立數(shù)字檔案環(huán)境下，加強電子檔案的真實可靠性更有實際意義。嚴格地講，在數(shù)字環(huán)境下，儲存檔案要真正保持原始檔案不變只是一種理想狀態(tài)，我們盡量做到的是保持復(fù)制檔案的能力。所以，電子檔案真實可靠性必須要求在檔案復(fù)制過程中本質(zhì)和屬性不產(chǎn)生改變，與原始檔案狀態(tài)能夠最大限度保持一致性。
二、電子檔案真實可靠性面臨的威脅
1.電子檔案的信息內(nèi)容極易被篡改和誤改，甚至偽造，且可以做到不留下明顯痕跡
造成虛假電子檔案原因可能是病毒入侵、黑客入侵等情況；可能是檔案管理人員自身誤操作而導(dǎo)致改動；可能是軟硬件系統(tǒng)方面的，包括系統(tǒng)差異性、軟件漏洞和故障等，其中系統(tǒng)差異性是指處理、管理、利用文件的系統(tǒng)和文件形成系統(tǒng)之間存在差別。
2.電子檔案的真實可靠性保證是陪伴其生命周期的連續(xù)過程，只有通過經(jīng)常的更新和周期性的遷移，才能得以保存
然而，更新只有使文件的內(nèi)容和格式要素完整的保存下來，這樣得到的電子檔案才能被認為是原始檔案真實可靠的副本。相反，遷移也可再生檔案文件的內(nèi)容，但該文件的存儲格式和外觀則注定會發(fā)生變化，而且還有可能影響文件的其他組成關(guān)聯(lián)要素，所以遷移必然會意味著一定程度的丟失。
3.電子檔案與載體之間相分離，必然會使其存儲信息的原始性和內(nèi)容真實可靠性的衡量準則帶有相對性
由于政治制度、司法制度和技術(shù)能力等的差異，導(dǎo)致各個國家和地區(qū)對電子檔案的真實可靠性鑒定標準有較大不同的認知定位，故而對電子檔案真實可靠性的確定具有相對性。
三、電子檔案真實可靠性的保障措施
1.保證電子檔案的原始性
保證電子檔案信息內(nèi)容的原始性是確立真實可靠性的基礎(chǔ)，必須在電子檔案產(chǎn)生時就要嚴格管理，堅決執(zhí)行對所有操作記錄的持續(xù)跟蹤制度。主要方法可包括：第一，加強身份確認、數(shù)字信息記錄、防病毒和黑客等技術(shù)保障措施；第二，詳細著錄電子檔案生命周期中的各項元數(shù)據(jù)，包括各種操作行為，有效維護元數(shù)據(jù)信息；第三，健全、貫徹配套管理制度。
2.電子檔案的日益多樣化、復(fù)雜化和大眾化，使得檔案工作者在面臨數(shù)字存儲問題時，感覺不到絲毫的輕松
針對這一問題，許多國家提出了不同的保存方案，主要分為以下五類：保存最先產(chǎn)生或存儲電子檔案的原始技術(shù)；效仿原始技術(shù)，使之用于新的操作平臺；對檢索、傳遞和使用電子檔案所需的軟件進行遷移；把檔案文件遷移至最新格式；將檔案文件轉(zhuǎn)化為標準格式。但是，這五種方法各有利弊，沒有一種令人完全滿意，因為距離遠視技術(shù)和數(shù)據(jù)格式越近的方法，其真實可靠性越可信，而方法卻越復(fù)雜，越不切實際。鑒于組合的持續(xù)目標管理方法一直以來都是檔案界目前所追求的唯一電子檔案存儲方法，它提供了一個連貫的、全面的框架，可以根據(jù)不同的檔案需求進行剪裁，通過對數(shù)字對象各類信息的提取，可以提供一個統(tǒng)一的但卻具有高度適應(yīng)性的方法，同時能滿足處于不同階段電子檔案真實可靠性的保管需求。由于持續(xù)目標管理方法的種種優(yōu)勢，才使得長久保存電子檔案，確保其真實可靠性，同時采用先進技術(shù)來管理、檢索、利用和傳遞檔案文件成為可能。
3.大量產(chǎn)生于不同年代、格式各異、互不兼容的電子檔案與最新多媒體的、復(fù)雜信息系統(tǒng)產(chǎn)生的文件同時并存
在當今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響下，電子檔案離不開網(wǎng)絡(luò)，電子檔案的存在和發(fā)展需要網(wǎng)絡(luò)給予支撐，同時也離不開科學(xué)技術(shù)的支持。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)中一些病毒的侵入，在這種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，就要保證電子檔案的原始性，使其原有的檔案信息不會被破壞，對比較特殊的電子檔案，要確保原有的電子檔案信息的真實性，以防止出現(xiàn)電子檔案信息失真的情況。為了確保電子檔案信息的原始性，要轉(zhuǎn)變電子檔案的儲存方式，利用紙質(zhì)的方式保存電子檔案原始信息。
二、采用先進的電子檔案管理軟件
電子檔案與紙質(zhì)檔案在很多地方都有著類似的屬性，最大的區(qū)別在于整理的方式與媒介不同。紙質(zhì)檔案是通過人工手寫的方式逐步完成，主要突出的是手寫形式，以紙質(zhì)為媒介；而電子檔案則是通過電子計算機進行操作，主要突出的是電腦形式，以網(wǎng)絡(luò)為媒介。電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展都離不開網(wǎng)絡(luò)的變遷，網(wǎng)絡(luò)由最開始的聊天、交友、查看信息等基本功能發(fā)展至今擴充到了各行各業(yè)的各個領(lǐng)域，網(wǎng)絡(luò)化實現(xiàn)了真正的一體化發(fā)展，檔案管理也隨之共同發(fā)展。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)很多種類的專業(yè)電子檔案系統(tǒng)，從電子檔案的目錄編制、關(guān)鍵詞設(shè)置、內(nèi)容簡介、索引等各類主題入手，將電子檔案進行規(guī)范錄入與編制，從而使電子檔案的查找能夠更便捷，提高電子檔案的利用率，為電子檔案管理人員及利用者帶來便捷的專業(yè)體驗。同時專業(yè)性的電子檔案軟件也能夠在一定程度上為電子檔案加密，保證電子檔案信息的安全。
三、做好電子檔案的安全管理工作
無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都具有同樣一個屬性，這就是保密性。電子檔案在分類中也包含了普通檔案、機密檔案、絕密檔案等，即便是普通檔案在多數(shù)情況下都是帶有一定的保密性，會根據(jù)不同利用者的職務(wù)以及工作進行控制利用，采取檔案保密措施，很多時候都是禁止所有人閱讀，只對特定人群開放的，因此就需要檔案管理工作一定要重視檔案的保密性，保證檔案拿取、錄入等流程中信息的安全。電子檔案以網(wǎng)絡(luò)為依托存在，通過互聯(lián)網(wǎng)進行錄入、保存、利用等環(huán)節(jié)操作，就更應(yīng)該注重保密性，做好安全管理工作，以確保檔案內(nèi)所涉及的機密內(nèi)容安全不泄露。網(wǎng)絡(luò)是一個整體板塊，在很多領(lǐng)域可以通過電腦軟件進行互通并交換信息，并且網(wǎng)絡(luò)安全也是目前無法完全解決的問題，基于科技之上的安全隱患也是隨時都有可能成為威脅網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的殺手，面對這些問題，電子檔案管理人員可以采用系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置或者密碼設(shè)置，做好密碼保護并且及時根據(jù)網(wǎng)絡(luò)使用情況檢查網(wǎng)絡(luò)相關(guān)軟件是否正常，從根本上解決網(wǎng)絡(luò)安全隱患問題。
四、確定專人負責(zé)電子檔案的管理
檔案管理是持續(xù)性很強的工作，工作內(nèi)容枯燥繁雜，需要檔案管理者具有相當程度的耐心與細心，將各類檔案材料分類整理保管，并隨時為檔案利用者提供幫助。因此，需要有專職人員負責(zé)檔案的管理工作。網(wǎng)絡(luò)信息時代下的電子檔案更需要有專人負責(zé)。因為只有在有專人負責(zé)的情況下才能更妥善地對電子檔案進行匯總與整理，才能夠?qū)Ｐ闹轮镜靥幚黼娮訖n案的內(nèi)容，保證電子檔案信息的準確性與實體的安全性，確保電子檔案的收集、分類、整理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)有序開展。
五、增強電子檔案管理的服務(wù)功能
建立科學(xué)完善的電子檔案數(shù)據(jù)庫，這樣可以方便一些檔案研究者更好地查閱所需要的信息資源。因為現(xiàn)代的電子檔案管理和以往比較傳統(tǒng)的電子檔案管理存在著很多不同之處，所以要跟上現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的步伐，以實現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化電子檔案管理，必須增強電子檔案管理的服務(wù)功能，只有服務(wù)質(zhì)量上去了，才能充分發(fā)揮電子檔案管理的實效性，才能更好地為需求者服務(wù)。要實現(xiàn)使用全程的在線電子檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，擴大檔案管理的局域網(wǎng)，加快促進電子檔案信息資源共享步伐。
六、結(jié)語
關(guān)鍵詞：檔案管理電子檔案優(yōu)越性開發(fā)和利用規(guī)范措施
引言
電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。
一、電子檔案的優(yōu)越性
1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經(jīng)濟時代的當下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現(xiàn)微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現(xiàn)隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機按“件”整理歸檔?？呻S時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務(wù)水平。
1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達到了文件保密的要求。
1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。
二、電子檔案的整理、開發(fā)和利用
2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數(shù)據(jù)進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。
2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上機存取，既節(jié)約了經(jīng)費，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計是一個非常復(fù)雜的問題，設(shè)計的目標既要滿足當前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應(yīng)用程序設(shè)計。設(shè)計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設(shè)置口令等，對存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對獲準使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計算機信息采集、綜合統(tǒng)計的功能對整個過程進行分析、統(tǒng)計、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。
三、規(guī)范電子檔案管理的幾項措施
3.1加強電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔時機應(yīng)適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。
3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強這一工作的必備條件。
3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。
3.2.2設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。
3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結(jié)束時，在項目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。
3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。
3.3要嚴把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。:
四、結(jié)語
電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
參考文獻：
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[2]張文亮.《關(guān)于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案2008(9).
關(guān)鍵詞： 文檔；電子檔案；模式；管理
中圖分類號：G271；TP39 文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2012）04-0129-010引言
所謂一體化的管理，就是把文件工作和檔案工作整合為一個工作系統(tǒng)，進行統(tǒng)一控制和管理。其實質(zhì)就是將檔案管理的若干功能提前，實現(xiàn)文件、檔案的前端控制和全程管理。文件與檔案是同一事物的不同存在階段，它們在物質(zhì)形態(tài)、社會本質(zhì)及其所含信息的本源性上是完全同一的，兩者只有運動階段的區(qū)別而無本質(zhì)的不同。傳統(tǒng)檔案理論把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線，對其進行分別管理，這種作法在手工操作時期可能具有一定的合理性。但電子文件的產(chǎn)生，使兩者之間的界限模糊了。電子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于這種一體化管理模式的管理策略。對電子文件的全程管理中，計算機軟硬件的配置、網(wǎng)絡(luò)和節(jié)點的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的確定以及索引的編制都需要從文件形成階段開始統(tǒng)籌設(shè)計，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的檔案管理性工作也需要在文件的形成階段或運轉(zhuǎn)階段進行。因此，電子檔案的管理必須選擇文件、檔案一體化管理模式。
1文檔一體化模式下電子檔案管理步驟
檔案管理工作是指在整個文件生命周期中一系列有聯(lián)系的管理活動，包括鑒定、歸檔、整理、保護、檢索（著錄和查詢）、提供利用等多項業(yè)務(wù)內(nèi)容。與紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理工作正在發(fā)生著顯著的變化，很多為檔案學(xué)者和檔案工作者所熟知的經(jīng)典管理環(huán)節(jié)正在經(jīng)歷多方位的改變。具體來講，檔案管理工作環(huán)節(jié)的變革主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
1.1 積累與收集工作電子檔案的收集和積累可以由計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動完成，電子檔案的積累與收集根據(jù)計算機工作模式可以分為兩種類型：一種是對于計算機網(wǎng)絡(luò)上形成的電子檔案，信息的復(fù)制和傳輸可以通過電子信號的形式在網(wǎng)上進行，這種系統(tǒng)一般都設(shè)計有自動記錄的功能；另一種是對于單機形成的電子檔案，其工作的措施和方法與紙質(zhì)檔案大致相似，表現(xiàn)為存儲載體的積累與收集。
1.2 整理工作首先將載體上的電子檔案信息輸入計算機內(nèi)，然后再計算機上對電子檔案進行整理，使之有序化，然后將有序化的電子檔案脫機保存在載體上。在整個整理過程中，傳統(tǒng)案卷的概念（包括形式和內(nèi)涵）已經(jīng)消亡，取而代之的是“邏輯卷”的概念。最終的整理結(jié)果是對全部檔案形成一個“邏輯目錄樹”。
1.3 保管工作電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它們對檔案庫房的防塵、防有害氣體和防光條件也有更高的要求。目前最常見的方法就是通過異地保管的方法進行存儲，由于分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)的運用，使得這一種技術(shù)手段得以實現(xiàn)。
1.4 編目和編研工作隨著分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)的普遍應(yīng)用，有些檔案館甚至可以不保存電子檔案的載體，只需接收在線歸檔的電子檔案即可。這樣，檔案館的工作中心就轉(zhuǎn)移到搞好編目和編研工作，更好地為利用者提供檔案信息服務(wù)上來。
2文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項
2.1 統(tǒng)計工作隨著計算機技術(shù)的廣泛發(fā)展，它被逐漸應(yīng)用于檔案管理工作之中，這樣既減輕了管理人員的工作負擔(dān)，又可以保證統(tǒng)計的準確性。電子檔案管理系統(tǒng)功能的日益完善，自動化程度也將越來越高。
2.2 鑒定工作由于電子文件極易篡改、偽造，而且不留痕跡，因而鑒定工作存在很大困難，需要從內(nèi)容和技術(shù)兩個方面進行鑒定。其中內(nèi)容鑒定與傳統(tǒng)檔案鑒定的含義大體相同，即審閱檔案的內(nèi)容，甄別其科學(xué)的、歷史的和現(xiàn)實的價值，進而確定其保管期限。
2.3 保密工作由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，因此保密工作也不同于傳統(tǒng)檔案的保密工作，電子檔案的保密與傳統(tǒng)檔案保密的含義完全相同，但是其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，存在著更多的安全隱患。電子檔案的保密工作主要包括兩方面。
2.3.1 存儲在聯(lián)網(wǎng)計算機中的檔案的保密因特網(wǎng)針對不同的利用者提供不同級別的服務(wù)，網(wǎng)上數(shù)字化檔案館站點的檔案信息非常容易泄露。因此，數(shù)字化檔案館站點必須將保密檔案和公開檔案分級保存。因特網(wǎng)是一個完全開放的網(wǎng)絡(luò)，為了防止計算機“黑客”竊取和合法用戶越權(quán)利用帶有密級的檔案信息，我們要做好網(wǎng)計算機中的檔案的保密工作。
2.3.2 傳輸中的檔案的保密目前，許多因特網(wǎng)站點都為自己增設(shè)安全保護機制，以防未授權(quán)的用戶看到這些站點發(fā)送和接收的信息。這些站點通常稱為“安全島”。當然，僅僅采用這一保密措施是遠遠不夠的，加密方法有兩種，一種是硬件加密；另一種是軟件加密。硬件加密的速度要快于軟件加密。
參考文獻：
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1.1一般資料
本院是隸屬于武威市的三級乙等腫瘤專科醫(yī)院，目前開放床位500余張，臨床護理單元12個，特殊護理單元11個，護理人員370人，其中本科學(xué)歷56人，大專202人，中專112人；副主任護師3人，主管護師29人，護師89人，護士249人。
1.2方法
1.2.1傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理
2010—2011年護理部將所有護士的畢業(yè)證、身份證、執(zhí)業(yè)證、資格證復(fù)印件按科室裝訂成冊并定期更新，將榮譽證、進修結(jié)業(yè)證等復(fù)印件按類別分別裝訂成冊，并定期更新。
1.2.2電子技術(shù)檔案管理
2012—2014年護理部按來院時間為護理人員編寫檔案號，以護理人員的姓名及檔案號為名稱建立文件夾，將畢業(yè)證、身份證、執(zhí)業(yè)證、資格證、榮譽證、進修結(jié)業(yè)證等各類證件的掃描件以子文件夾形式保存于其中；將護理人員基本情況登記表（包括護理人員的基本信息，學(xué)歷，職稱，家庭情況，獎懲記錄，科研及論文情況，每月護理部理論、操作抽考成績，進修情況等）存入文件夾內(nèi)，形成電子技術(shù)檔案。護理部定期或不定期更新技術(shù)檔案并保留備份。
1.3評價指標
對比分析兩組管理方法更新、整理一次花費的時間，資料保存的完整性以及護理管理人員對兩種管理方法的滿意度。
1.4評價方法
工作人員分別記錄更新一次檔案所需時間，每月一次；每月統(tǒng)計科室、個人審核資料保存是否完整；采用自行設(shè)計的滿意度調(diào)查表，每季度對護理管理人員進行滿意度調(diào)查，并匯總結(jié)果。
1.5統(tǒng)計學(xué)方法
采用SPSS17.0統(tǒng)計軟件進行數(shù)據(jù)處理，計量資料采用t檢驗，以x±s表示，計數(shù)資料采用χ2檢驗，P<0.01為差異有顯著性。
2討論
2.1節(jié)省時間，提高工作效率
在電子技術(shù)檔案中，可以通過計算機搜索功能，快速查找相關(guān)人員的資料，方便護理部對全院護理人員進行培訓(xùn)、考核，同時還可以客觀了解護士繼續(xù)教育以及科研論文等情況。觀察組在更新、整理技術(shù)檔案時消耗的時間較對照組明顯減少（P<0.01）。通過電子技術(shù)檔案，護理管理人員可隨時了解護士個人的工作表現(xiàn)及晉升情況，動態(tài)掌握護理人員資料，改變了以往因人員資料繁多查詢困難的局面，節(jié)省了時間、人力、物力，提高了管理人員的工作效率。
2.2資料保存完整
紙質(zhì)版檔案在辦公室搬遷、借閱、保存不當?shù)惹闆r下可能會遺失，而電子技術(shù)檔案管理充分利用了計算機的優(yōu)點，彌補了紙質(zhì)版檔案管理的諸多不足，使得資料保存更完整。觀察組資料保存較對照組明顯完整（P<0.01）。護理部對全院護理人員的電子技術(shù)檔案存有備份，要求科室管理人員對科室護理人員的技術(shù)檔案也存有備份，保證了資料的完整性，減少了資料遺漏、丟失等現(xiàn)象。
2.3提高管理人員工作滿意度
護理部存有全院護理人員的電子技術(shù)檔案信息，并由專職人員管理，負責(zé)完善基本情況登記表，各類證件掃描件的存儲，理論、操作考核成績的錄入，并負責(zé)定期更新；各護理站及特殊護理單元均有科室護理人員電子技術(shù)檔案，由護士長或護理組長負責(zé)。電子技術(shù)檔案的實施減少了管理人員整理、更新技術(shù)檔案的時間，且方便查閱，增加了管理人員與護士、患者溝通交流的時間，提高了護理管理人員工作滿意度。表3顯示，觀察組管理人員滿意度明顯高于對照組（P<0.01）。
2.4體現(xiàn)人文關(guān)懷
護理人員家庭關(guān)系的建立便于緊急情況下護理管理人員查找其相關(guān)信息，了解護理人員的家庭背景，方便護理部主任、護士長與護士間的溝通，幫助護士解決生活中的困難。對護理人員的人文關(guān)懷，可激發(fā)護理人員工作積極性，提高護理質(zhì)量。
2.5節(jié)約人力及資源
改變了以往各類證件復(fù)印件由各科室護理人員復(fù)印、上交護理部、護理部工作人員按類別順序排列的工作方式，電子技術(shù)檔案管理由護理人員將各類證件的掃描件通過QQ等方式傳至護理部，護理部按技術(shù)檔案號入冊，節(jié)省了護理人員復(fù)印、上交檔案所花費的時間，節(jié)約了護理部工作人員整理、更新技術(shù)檔案的時間，同時也降低了紙張的消耗，節(jié)約了人力及資源。
3小結(jié)
關(guān)鍵詞： 電子文件； 檔案化； 管理
中圖分類號： G271文獻標識碼： A 文章編號：1009-8631（2010）06-0187-01
近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，政府部門使用辦公自動化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。隨著先進的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。
從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理。這是《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定的要求，也是電子文件形成部門的必然選擇。
現(xiàn)有的計算機存儲設(shè)備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。所以，電子文件歸檔工作要走社會化管理這條路，由專業(yè)的檔案部門去管理。
電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。
一、電子文件檔案化管理
那什么是電子文件檔案化管理呢？電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區(qū)形成的電子文件實行社會化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館，本著服務(wù)社會，回報社會的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務(wù)。
電子文件檔案化管理模式應(yīng)采取先進的技術(shù)和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術(shù)手段對各個單位產(chǎn)生的電子文件信息進行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息采取維護電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行用戶確認，以確保檔案的完整與安全。
因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。
二、電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
首先，電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
其次，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
第三，電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
第四，電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術(shù)條件允許時、可以編制多角度、全方位的檢索工具、方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
一、現(xiàn)代的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變
（一）檔案載體的轉(zhuǎn)變
在電子檔案管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設(shè)計使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。
（二）企業(yè)檔案的分類變化
舊有的關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理.cn系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學(xué)、更規(guī)范。
（三）檔案接收和保管上也有所改變
在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。
無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國家有關(guān)文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。
此時企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。
二、電子檔案工作面臨的問題
（一）電子檔案原件的真實性問題
電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。
（二）電子檔案內(nèi)容的保密性問題
用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。
（三）電子檔案保笛的長久性問題
隨著辦公自動化的不斷深人，好多單位將會實現(xiàn)無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡(luò)中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。
（四）檔案管理軟件的統(tǒng)一性問題
計算機軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠不適應(yīng)各方面存儲的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。
三、建議采取的對策
（一）盡快培養(yǎng)精通計算機技術(shù)的檔案專業(yè)人才
培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計算機專業(yè)知識的人才已是檔案部門的當務(wù)之急。當前要在加強全員計算機知識培訓(xùn)的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖的電子檔案管理應(yīng)用人才，使他們不僅精通計算機技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛檔案事業(yè)；不僅會操作而且會設(shè)計程序，能夠開發(fā)軟件。
（二）建立健全維護電子文件真實和安全的法規(guī)
在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的電子檔案管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案管理和利用標準規(guī)定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。
（三）制定科學(xué)、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范
隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以
科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。（四）研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標準統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件
建議由國家檔案局牽頭，研制開發(fā)適應(yīng)電子檔案管理現(xiàn)代化的軟件，并在全國檔集系統(tǒng)統(tǒng)一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點，以此帶動全國檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。