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第1篇

關(guān)鍵詞：高校；畢業(yè)生；檔案管理

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005—5312（2012）27—0240—01

一、高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)

1、學(xué)生檔案的內(nèi)容包括：學(xué)生個(gè)人檔案和學(xué)生整體檔案。學(xué)生個(gè)人檔案指面向?qū)W生個(gè)體設(shè)立的檔案，內(nèi)含學(xué)生本人簡(jiǎn)歷和家庭主要成員及社會(huì)關(guān)系情況、畢業(yè)自我鑒定、學(xué)期成績(jī)、學(xué)年評(píng)語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調(diào)查表、入團(tuán)志愿書、獎(jiǎng)懲情況附件等。學(xué)生整體檔案是指面向全體學(xué)生包容學(xué)生個(gè)體的檔案，指學(xué)籍冊(cè)、招生花名冊(cè)、學(xué)生名冊(cè)，證書表冊(cè)，畢業(yè)證書發(fā)放登記表，畢業(yè)去向登記表、學(xué)科和非學(xué)科獲獎(jiǎng)情況登記表，增減生名冊(cè)，學(xué)籍變動(dòng)系列名冊(cè)，紀(jì)律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達(dá)標(biāo)登記表等。

2、學(xué)生檔案材料形成的時(shí)間多階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性或準(zhǔn)季節(jié)性的。隨著高校事業(yè)的發(fā)展，高校實(shí)行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來源不一，學(xué)制有長(zhǎng)有短，形成的學(xué)生檔案材料也不一致。

3、學(xué)生檔案具有學(xué)生管理工作的重要特點(diǎn)。其目標(biāo)非常明確，對(duì)內(nèi)，便于加強(qiáng)對(duì)學(xué)生在校時(shí)學(xué)籍、業(yè)績(jī)、思想政治、獎(jiǎng)懲管理；對(duì)外，則服務(wù)于社會(huì)，為社會(huì)人才系統(tǒng)注入文字信息。

二、高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

（一）畢業(yè)生對(duì)檔案的重視程度不夠

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，一些畢業(yè)生就認(rèn)為個(gè)人檔案“沒什么用了”，另一些就業(yè)于私營(yíng)企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。

（二）檔案管理不規(guī)范

檔案管理部門只照搬規(guī)定辦事，沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動(dòng)不及時(shí)；另外，建檔干事和輔導(dǎo)員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題。

（三）檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于將名字與檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。

三、完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的思路及對(duì)策

（一）提高對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

一是加強(qiáng)宣傳力度，提高畢業(yè)生對(duì)其個(gè)人檔案重要性的認(rèn)識(shí)。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)檔案的管理知識(shí)，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，畢業(yè)生檔案并不是可有可無的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。

二是加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高建（管）檔人員素質(zhì)。新時(shí)期學(xué)生管理工作面臨許多新問題，同時(shí)也給畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。

三是要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時(shí)保管。

（二）加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案的科學(xué)規(guī)范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無用的案卷資料，對(duì)所保留的案卷資料重新組卷。

二是要加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照學(xué)院有關(guān)文件精神，結(jié)合本校實(shí)際制定相應(yīng)的制度，全面收集學(xué)生在校期間的表現(xiàn)材料，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料。

三是要實(shí)行專門統(tǒng)一管理。建立專門的畢業(yè)生檔案庫，將所有畢業(yè)生的檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員班級(jí)、系部、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

采用先進(jìn)的信息化手段加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理，建立畢業(yè)生電子檔案庫，實(shí)行畢業(yè)生檔案網(wǎng)上查詢，提高管理效率和水平。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，建立畢業(yè)生網(wǎng)站、QQ群等，將不屬于個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容上網(wǎng)，對(duì)需要保密檔案文件信息進(jìn)行加密處理，對(duì)允許閱讀的用戶，當(dāng)身份鑒別確認(rèn)后方可進(jìn)行解密處理讀出相應(yīng)的數(shù)據(jù)。用人單位可以通過上網(wǎng)查詢并利用，實(shí)行異地信息、檔案的交流、查詢，減少畢業(yè)生在學(xué)校、工作單位、人才市場(chǎng)多次往返奔跑，使畢業(yè)生檔案管理更加規(guī)范、有序、方便。