時(shí)間：2022-02-01 22:33:39
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案信息論文的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1.人才緊缺
由于企業(yè)檔案信息安全保障技術(shù)是近年來(lái)才被廣泛應(yīng)用的，對(duì)于企業(yè)檔案館來(lái)說(shuō)，檔案人員的信息安全意識(shí)和技術(shù)水平有限，加之各個(gè)檔案分室的人員年紀(jì)偏大，接受能力和操作水平有限，這也是企業(yè)目前亟需解決的問(wèn)題。人才是檔案信息安全保障建設(shè)的重要因素，檔案管理人員信息安全意識(shí)的強(qiáng)弱，現(xiàn)代化設(shè)備操作水平的高低，責(zé)任感的強(qiáng)弱等都會(huì)對(duì)檔案信息安全產(chǎn)生影響?？梢韵胂?，一個(gè)專(zhuān)業(yè)技能匱乏、責(zé)任感缺失、安全意識(shí)淡薄的檔案管理人員，無(wú)疑會(huì)使檔案信息安全如同置于一個(gè)無(wú)人防守的陣地，而被“敵人”不攻自破。
2.法制不健全
對(duì)于本企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案信息安全建設(shè)剛剛起步，企業(yè)檔案信息安全方面的管理制度相對(duì)比較少，還需要在工作中不斷加強(qiáng)管理，制定各種管理制度，這樣才有利于實(shí)施檔案信息安全管理。
二、企業(yè)檔案信息安全保障體系建設(shè)的措施
檔案信息安全簡(jiǎn)單地說(shuō)就是檔案信息內(nèi)容完整、可控，未被破壞和未被非法使用者知曉使用。檔案信息安全包括檔案實(shí)物信息安全和檔案信息管理系統(tǒng)安全兩個(gè)方面。
1.保證檔案信息的物理安全
物理安全策略的目的是保護(hù)電子檔案存放介質(zhì)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、打印機(jī)等硬件實(shí)體和通信鏈路免受自然災(zāi)害、人為破壞和搭線攻擊。首先，通常情況下，電子檔案存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，這樣就必須創(chuàng)造一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的溫濕度環(huán)境。其次，確保電子檔案內(nèi)容具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嬓?。采用最新技術(shù)與方法，保證電子檔案內(nèi)容、格式、編排上的一致，并采用先進(jìn)技術(shù)加以轉(zhuǎn)換，保證電子檔案的原始性。再次，要保證保存電子檔案的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有一個(gè)良好的電磁兼容環(huán)境，建立完備的安全管理制度防止非法進(jìn)入計(jì)算機(jī)控制室和各種偷竊、破壞活動(dòng)的發(fā)生。物理安全策略是電子檔案信息安全的前提，如果得不到有效保障，那么整個(gè)檔案信息安全也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)。
2.密切關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向，確保檔案信息管理系統(tǒng)安全
(1)檔案信息管理系統(tǒng)軟件要安全可靠系統(tǒng)軟件必須要通過(guò)測(cè)評(píng)與審批方可投入使用。要學(xué)會(huì)運(yùn)用多種先進(jìn)的信息安全技術(shù)，檔案信息安全技術(shù)不僅涉及到傳統(tǒng)的“防”和“治”的技術(shù)，而且已經(jīng)擴(kuò)展到網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和數(shù)據(jù)安全技術(shù)等多種現(xiàn)代信息新技術(shù)。要學(xué)會(huì)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如訪問(wèn)控制技術(shù)、防治病毒技術(shù)和安全檢測(cè)技術(shù)等。一是在防控技術(shù)方面可以設(shè)置入網(wǎng)訪問(wèn)控制和網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制，使內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間物理隔網(wǎng)，可以對(duì)訪問(wèn)者進(jìn)行身份鑒別，主要是用戶名的識(shí)別與驗(yàn)證、用戶口令的識(shí)別與驗(yàn)證、用戶賬號(hào)的缺省限制檢查，同時(shí)也可以很好地控制網(wǎng)絡(luò)非法操作。二是運(yùn)用防治病毒技術(shù)，及時(shí)在電腦上安裝殺毒軟件，定期升級(jí)殺毒軟件，定期查殺病毒，不使用來(lái)歷不明的U盤(pán)、光盤(pán)，不安裝不明軟件，以控制病毒的入侵。三是運(yùn)用安全檢測(cè)技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所接入的服務(wù)器進(jìn)行監(jiān)視，同時(shí)在計(jì)算機(jī)中安裝入侵檢測(cè)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案信息進(jìn)行監(jiān)控和保護(hù)。
(2)運(yùn)用數(shù)據(jù)安全技術(shù)檔案信息安全最重要的是數(shù)據(jù)安全，這樣才能保證檔案信息的完整，有效避免被修改、泄漏等。企業(yè)應(yīng)建立數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)中心，采取數(shù)據(jù)集中或雙機(jī)備份等方式規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全度。一是采用數(shù)據(jù)備份管理制度，確保數(shù)據(jù)的安全?？赏ㄟ^(guò)在線備份管理的方式，并根據(jù)實(shí)際情況采取近線存儲(chǔ)與離線存儲(chǔ)相結(jié)合的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)配置多個(gè)磁盤(pán)、硬盤(pán)、硬盤(pán)陣列等，組成海量存儲(chǔ)器，用以解決容量不足的問(wèn)題。服務(wù)器端應(yīng)及時(shí)安裝操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)補(bǔ)丁程序，修補(bǔ)系統(tǒng)安全漏洞，提高系統(tǒng)安全性。二是采用密碼技術(shù)，對(duì)所有電子文件進(jìn)行歸檔管理時(shí)應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的密碼。對(duì)于有密級(jí)限制的電子檔案，為防止泄密，應(yīng)該使用加密技術(shù)，防止被他人截獲或篡改。
(3)保證網(wǎng)絡(luò)安全網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)主要是針對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其節(jié)點(diǎn)面臨的威脅和網(wǎng)絡(luò)的脆弱性而采取的防護(hù)措施。網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)是檔案信息安全保護(hù)的重要內(nèi)容。電子檔案信息的優(yōu)越性之一表現(xiàn)在它能實(shí)時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)暢通地提供給在線異地用戶使用。因此，網(wǎng)絡(luò)安全成為保障用戶真實(shí)有效地利用電子檔案信息的關(guān)鍵所在。確保網(wǎng)絡(luò)安全的主要方法是采取物理隔離、防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。防火墻技術(shù)是實(shí)現(xiàn)同外網(wǎng)隔離與訪問(wèn)控制的最基本、最流行、最經(jīng)濟(jì)也是最行之有效的措施之一。
(4)對(duì)檔案信息載體實(shí)行異地備份制度對(duì)重要的檔案信息載體實(shí)施檔案?jìng)浞葜贫?，是提高抵御各種突發(fā)事件影響能力的一項(xiàng)重要舉措。俗話說(shuō)，“雞蛋不能只放在一個(gè)籃子里”。我國(guó)較早就有對(duì)重要檔案實(shí)行多套異地備份的制度，在危害檔案安全的突發(fā)社會(huì)事件和自然災(zāi)害頻發(fā)的今天，我們必須進(jìn)一步強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，更加重視實(shí)施重要檔案異地備份制度，提高災(zāi)害應(yīng)對(duì)能力。
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，我國(guó)的戶籍制度和人事制度都相繼進(jìn)行了改革，與此相關(guān)的人事檔案工作，若繼續(xù)沿用黨政機(jī)關(guān)管理干部人事檔案的一種模式管理所有類(lèi)別的人事檔案，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展要求，因此，必須探索和研究社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理的新模式。本文主要談?wù)勥@種模式的含義、特點(diǎn)及建立這種模式的意義。
一、檔案管理改革新模式含義
這種模式是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)信息化程度密切相關(guān)，所以它應(yīng)是一種社會(huì)化、開(kāi)放式管理模式。這種模式的含義有以下四點(diǎn)。
1.1人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有較強(qiáng)的社會(huì)性
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動(dòng)，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應(yīng)運(yùn)而生，人事管理變成了一種社會(huì)化的活動(dòng)，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會(huì)化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu)，只收集管理本單位人事檔案，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下已建立了具有較強(qiáng)社會(huì)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，如各省市人才市場(chǎng)建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu)，而是面向社會(huì)，其管理對(duì)象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案，其服務(wù)對(duì)象更具有社會(huì)性，可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)。
1.2人事檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性
人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，決定了人事檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，該機(jī)構(gòu)人事檔案來(lái)源單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡(jiǎn)單；而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來(lái)源要廣泛得多，可以來(lái)自該社區(qū)范圍內(nèi)各類(lèi)人員，又由于每類(lèi)人員身份不同，集中起來(lái)顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。
1.3利用者對(duì)人事檔案需求的多樣性
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開(kāi)人才，無(wú)論是外資、合資、國(guó)有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國(guó)家公務(wù)員以及大中專(zhuān)畢業(yè)生社會(huì)就業(yè)，都不會(huì)忽略人事檔案的利用。利用者類(lèi)型、利用用途的多樣性，導(dǎo)致對(duì)人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門(mén)使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個(gè)人也需要，那些與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會(huì)被組織和個(gè)人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。
1.4人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開(kāi)放性
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時(shí)，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式?？梢圆捎矛F(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門(mén)與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_(kāi)放式的交流模式。
二、檔案管理改革新模式特點(diǎn)
2.1人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的新模式，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過(guò)去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應(yīng)更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。
這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對(duì)人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢(shì)，但過(guò)于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大；新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問(wèn)題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì)，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。
2.2人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式目前主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理
由于流動(dòng)人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒(méi)有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點(diǎn)，因而在管理模式與方法上也應(yīng)有所不同。
流動(dòng)人員一般沒(méi)有固定的單位、工作變動(dòng)較大，與原單位沒(méi)什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級(jí)以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機(jī)構(gòu)具有社會(huì)性、開(kāi)放性和市場(chǎng)性的特點(diǎn)，適用于社會(huì)化、開(kāi)放式檔案管理模式。但有的人才市場(chǎng)還不規(guī)范，在流動(dòng)人員人事檔案管理中還存在不少問(wèn)題，有待進(jìn)一步改進(jìn)。
2.3社會(huì)化開(kāi)放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢(shì)
即將到來(lái)的21世紀(jì)，是一個(gè)更加開(kāi)放的社會(huì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來(lái)越明顯，人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)，在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國(guó)政府機(jī)構(gòu)改革的幅度和力度將進(jìn)一步加大，機(jī)構(gòu)龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、合署辦公、聯(lián)合辦學(xué)的大口徑管理方式將被采用，每個(gè)小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時(shí)，政治體制改革的深化，會(huì)使政府對(duì)人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒(méi)有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業(yè)職工、科研人員及教師等類(lèi)人事檔案的內(nèi)容大多是關(guān)于其業(yè)績(jī)、專(zhuān)長(zhǎng)、愛(ài)好等經(jīng)歷經(jīng)驗(yàn)的記載，值得保密的內(nèi)容不多；同時(shí)，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級(jí)別看得并不重要，特別是企業(yè)破產(chǎn)、兼并出現(xiàn)之后，企業(yè)干部任用上出現(xiàn)招聘廠長(zhǎng)、經(jīng)理，企業(yè)干部自己可自由擇業(yè)，教師和科研人員可轉(zhuǎn)崗下崗，企事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動(dòng)日益頻繁，構(gòu)成逐漸復(fù)雜，不可能也不必要嚴(yán)格按照干部、職工等級(jí)由組織人事部門(mén)分開(kāi)管理，完全可以實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式管理模式。
三、檔案管理改革新模式意義
導(dǎo)致各部門(mén)間管理水平存在不同程度的差異，造成不少管理效率較低的檔案資源需要重新進(jìn)行錄入，嚴(yán)重降低了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，企事業(yè)單位內(nèi)部在運(yùn)用檔案管理軟時(shí)，還存在某些質(zhì)量方面的問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息平臺(tái)的有效應(yīng)用。當(dāng)前，不少企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理制度存在不合時(shí)宜的情況，主要體現(xiàn)在檔案管理方式不靈活，管理效率較企事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)的調(diào)整稍有滯后，導(dǎo)致檔案管理無(wú)法很好地滿足新時(shí)期對(duì)檔案管理工作提出的新要求。
2）檔案管理軟件及設(shè)備難以滿足現(xiàn)代化需求
而且軟件管理系統(tǒng)智能化、數(shù)字化水平較低，此外，由于缺乏足夠的靈活性，難以很好地適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對(duì)于檔案管理工作提出的要求，用戶查詢檔案信息的效率較低企業(yè)配置的軟件應(yīng)用水平較差，實(shí)際管理過(guò)程中極易導(dǎo)致重要的檔案信息數(shù)據(jù)丟失。
3）管理軟件現(xiàn)代化程度不高
導(dǎo)致檔案查詢及使用軟件過(guò)程中出現(xiàn)難以查詢，或查詢信息錯(cuò)誤等狀況。由此可見(jiàn)，亟需進(jìn)一步深化檔案管理信息平臺(tái)的應(yīng)用，加快構(gòu)建統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理信息平臺(tái)，以解決這些問(wèn)題。
4）進(jìn)一步明確應(yīng)用需求及目標(biāo)
檔案管理的根本目的在于檔案利用要加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。檔案的利用的高效準(zhǔn)確的基礎(chǔ)一定需要做好檔案的基礎(chǔ)管理。因此，檔案人員要在信息的整理、搜集、保管等方面做足功夫，同時(shí)，做好檔案的編目、檢索、編研工作，健全檔案文件的資料，為檢索工具提供完整的信息。此外，在做好信息完善的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化檔案保管工作，隨時(shí)為需要者及時(shí)提供需要的信息。對(duì)于一些重要的檔案，要要備有微縮或復(fù)制件。同時(shí)加強(qiáng)檔案庫(kù)房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對(duì)檔案造成的損害。檔案管理工作是在做好基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ)上適應(yīng)社會(huì)發(fā)展變化進(jìn)行新途徑的改革，改革意在提高檔案管理的水平，將傳統(tǒng)的方式方法不能適應(yīng)社會(huì)的部分摒棄，充分發(fā)揮檔案管理的作用。全面做好檔案管理工作，不僅提高單位的管理水平，還能為社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做些貢獻(xiàn)。
2.檔案管理檔案信息管理
2.1管理對(duì)象不是所有的文件都要進(jìn)行檔案管理，下面幾個(gè)情況就不能成為檔案管理資源：第一，一些不值得保存的檔案，統(tǒng)一起來(lái)沒(méi)有形成資源；第二，一份或是多份信息或是館藏信息同樣不能作為檔案管理資源；第三，對(duì)于一些沒(méi)有組織、沒(méi)有順序的檔案；檔案信息包括內(nèi)延和外延信息內(nèi)容，以及和其相關(guān)的設(shè)備、人員、資金等，由此可以看出，檔案信息資源的概念要更加綜合化，比起檔案的概念來(lái)說(shuō)。因此，檔案資源管理要從長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光和角度去看，重視所包含信息的揭示與開(kāi)發(fā)，并且要打破傳統(tǒng)的管理模式，走出單一檔案管理部門(mén)各自為政的局面。
2.2管理手段檔案管理的手段呈現(xiàn)著多元化、集成化的發(fā)展特點(diǎn)，管理手段有行政手段、經(jīng)濟(jì)手段、法律手段、教育手段、技術(shù)手段等。運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并且取得很好的效果，主要由于：
首先，由信息技術(shù)自身的特點(diǎn)決定。信息技術(shù)是先導(dǎo)科學(xué)技術(shù)中新興的技術(shù)領(lǐng)域，是高技術(shù)中的先導(dǎo)技術(shù)。它的發(fā)展與信息要素的作用在人類(lèi)社會(huì)中日益突現(xiàn)是分不開(kāi)的。為了開(kāi)發(fā)信息資源，人們利用科學(xué)技術(shù)廣泛地采集分析、處理、利用來(lái)自自然界及社會(huì)的信息，并積累形成了信息技術(shù)。信息技術(shù)也就是指運(yùn)用信息科學(xué)的原理和方法研究信息的產(chǎn)生、獲取、變換、傳輸、存儲(chǔ)、處理和利用的工程技術(shù)，又稱信息工程。閉其中主要包括微電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。這些技術(shù)使得人們?cè)谔幚硇畔r(shí)得心應(yīng)手，再加上信息又與人們的生產(chǎn)活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活密不可分，因而信息技術(shù)具有極為廣泛的適應(yīng)性和極強(qiáng)的滲透性。它廣泛地應(yīng)用于生產(chǎn)制造、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、辦公業(yè)務(wù)、家庭生活、教育、科研、金融、氣象、軍事、大眾傳播等領(lǐng)域。作為與信息要素有直接聯(lián)系的檔案信息資源管理更會(huì)受到信息技術(shù)的深刻影響和滲透。
其次，由檔案信息資源管理的內(nèi)在要求決定。檔案管理是可操控性。檔案信息是可以加工和利用的，這也是檔案信息資源管理的特征。由于檔案信息資源是記錄人類(lèi)生產(chǎn)活動(dòng)而產(chǎn)生的，人類(lèi)也可以利用或是加工它。隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，科學(xué)技術(shù)在日新月異的發(fā)展，各行業(yè)的發(fā)展都在借助科技的順風(fēng)船進(jìn)行改革創(chuàng)新，檔案管理也不列外。正因此檔案信息資源管理利用信息技術(shù)的手段進(jìn)行加工利用，才能將大量的、有利用價(jià)值的信息動(dòng)態(tài)的為人所用，豐富了人類(lèi)資源的財(cái)富。建立檔案資源信息管理就是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，對(duì)所有的資源信息進(jìn)行整體、統(tǒng)一、管理，最大程度的提高信息的利用管理，因此，檔案信息資源管理改革要圍繞這一目標(biāo)進(jìn)行。實(shí)現(xiàn)這一管理目標(biāo)就要應(yīng)用大量的計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，新型技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案資源信息管理的有效途徑，能使信息檢索更加的高效，而且信息的儲(chǔ)存量大。檔案信息資源管理需要利用信息技術(shù)，再加上信息技術(shù)的適應(yīng)性和滲透性使得檔案信息資源管理與現(xiàn)代信息技術(shù)緊密地結(jié)合在一起。這將會(huì)使檔案事業(yè)發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，越來(lái)越處于無(wú)法替代的地位。這是傳統(tǒng)檔案管理單一化、手工為主的管理手段無(wú)法做到的。
3.結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：檔案信息化；理論體系建設(shè)；時(shí)機(jī)；措施
檔案事業(yè)的發(fā)展，為了能夠科學(xué)管理，則信息化建設(shè)作為其重要的前提條件，同時(shí)也是檔案功能進(jìn)一步拓展的重要路徑。特別是在當(dāng)前踐行科學(xué)發(fā)展觀的新形勢(shì)下，通過(guò)加快推動(dòng)檔案管理信息化，有利于促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)的建設(shè)進(jìn)程，為檔案事業(yè)的快速發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。目前我國(guó)檔案信息化建設(shè)還處于較低的水平，這就需要我們?cè)跈n案工作中要不斷的強(qiáng)化理論和實(shí)踐研究，以科學(xué)性作為重要依據(jù)，從而確立檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和方法，確保更好的推動(dòng)我國(guó)檔案信息化建設(shè)的健康、有序發(fā)展。
1檔案信息化理論體系建設(shè)的時(shí)機(jī)
當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過(guò)程中會(huì)受到較多因素的影響，從而導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在著各種各樣的問(wèn)題及矛盾，這就需要不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，以科學(xué)性作為重要依據(jù)，進(jìn)一步對(duì)檔案建設(shè)工作進(jìn)行完善。特別是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的時(shí)機(jī)和條件越來(lái)越成熟，構(gòu)建檔案信息化理論體系具備了多種發(fā)展機(jī)遇，因此需要抓住這一有利時(shí)機(jī)，更好的推動(dòng)我國(guó)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
1.1需要具備條豐富的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還要明確檔案建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)及標(biāo)準(zhǔn)
在構(gòu)建檔案信息化理論體系過(guò)程中，各級(jí)檔案管理部門(mén)需要加強(qiáng)工作經(jīng)驗(yàn)的積累，制定完善的檔案信息建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步明確檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)容。在國(guó)家信息建設(shè)工程中，需要相關(guān)建設(shè)部門(mén)能夠給予更明確的引導(dǎo)，確定檔案信息化建設(shè)的主要方向和基本目的，只有這樣才能確保檔案信息建設(shè)理論系統(tǒng)的科學(xué)性和合理性。
1.2各級(jí)檔案管理部門(mén)具備技術(shù)推廣與人才技術(shù)優(yōu)勢(shì)
各級(jí)檔案管理部門(mén)在不斷發(fā)展過(guò)程中，充分的與自身的實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，在檔案信息技術(shù)及人才培養(yǎng)方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，檔案管理人員隊(duì)伍整體素質(zhì)有了較大程度的提升，這為檔案信息化理論體系建設(shè)提供了重要的人才保障，檔案信息化理論體系建設(shè)有了人才和技術(shù)上的優(yōu)勢(shì)，有利于建設(shè)工作的順利推進(jìn)。
1.3檔案信息資源的綜合利用
隨著社會(huì)的快速發(fā)展，在當(dāng)前檔案信息化體系構(gòu)建過(guò)程中，不僅具備了寬松的環(huán)境空間，而且信息技術(shù)十分成熟，發(fā)展速度較快，這在一定程度上促進(jìn)了電子政務(wù)的發(fā)展，檔案信息資源綜合利用的能力不斷增強(qiáng)，這對(duì)檔案信息化理論體系的建設(shè)的未來(lái)的發(fā)展起到了非常好的促進(jìn)作用。
1.4檔案信息化體系建設(shè)模式創(chuàng)新與發(fā)展
在當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案信息建設(shè)模式越來(lái)越無(wú)法跟上我國(guó)信息化建設(shè)的步伐，不利于當(dāng)前各級(jí)檔案館業(yè)務(wù)能力的鞏固，因此需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化理論體系建設(shè)，加快開(kāi)發(fā)與檔案信息資源有效的能力，對(duì)信息建設(shè)過(guò)程中的服務(wù)渠道建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行拓寬，努力提升檔案信息服務(wù)水平，確保檔案信息化體系建設(shè)模式的創(chuàng)新，使其保持良好的靈活性，為其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展注入新的活力。
2檔案信息化理論體系建設(shè)的措施
2.1將檔案信息化實(shí)證研究與檔案信息化理論研究有效的結(jié)合
目前,學(xué)術(shù)界對(duì)建立檔案信息化理論體系的總體闡述過(guò)于單薄、零散,大多采取“概而述之”的研究模式,顯得零散雜亂、單薄乏力、歧義頻出、難以把握。事實(shí)上,建立與完善檔案信息化理論體系,必將受到我國(guó)現(xiàn)階段的基本國(guó)情與檔案信息化實(shí)踐發(fā)展兩方面因素的制約影響,也決定了建立檔案信息化理論體系將面臨著兩條不同的研究途徑:一是側(cè)重于我國(guó)檔案信息化實(shí)踐過(guò)程中存在問(wèn)題的實(shí)證研究;二是側(cè)重于我國(guó)檔案信息化發(fā)展前景的理論研究。對(duì)此,在檔案信息化理論體系建設(shè)過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)有明晰認(rèn)識(shí)與基本抉擇:必須從檔案信息化理論體系與檔案信息化作用實(shí)效相結(jié)合的思維角度出發(fā),兼顧二者的有機(jī)結(jié)合,以我國(guó)基本國(guó)情實(shí)際為主。
2.2需要檔案理論和業(yè)務(wù)方面的工作人員和信息技術(shù)專(zhuān)家的共同努力
在檔案信息化理論體系建設(shè)過(guò)程中，由于對(duì)技術(shù)具有較高的要求，因此需要檔案理論工作者要在工作中與檔案業(yè)務(wù)工作者及信息技術(shù)專(zhuān)家有效的進(jìn)行合作，充分的體現(xiàn)出檔案信息技術(shù)專(zhuān)家的主導(dǎo)地位，特別果對(duì)信息技術(shù)專(zhuān)家的聰明才智及主動(dòng)精神進(jìn)行突出，并將其作為檔案信息化理論體系建設(shè)的重要內(nèi)容之一，因此需要加大力度培養(yǎng)檔案復(fù)合型人才，使其能夠更好的勝任檔案信息化理論體系建設(shè)工作，更好的促進(jìn)檔案事業(yè)的健康有序發(fā)展。
2.3需要各級(jí)政府部門(mén)的大力支持
國(guó)家需要在制定信息化政策時(shí)給予檔案信息化理論體系建設(shè)給予必要的傾斜，同時(shí)還要加大人力、物力及財(cái)力上的投入力度，各級(jí)政府需要為檔案理論和業(yè)務(wù)工作者及檔案信息技術(shù)專(zhuān)家提供良好的工作環(huán)境，為檔案信息化理論研究提供經(jīng)受實(shí)踐檢驗(yàn)的機(jī)會(huì)。建立健全信息化建設(shè)的基本方針，使其不僅能夠與當(dāng)前我國(guó)的國(guó)情相符合，而且能夠與發(fā)達(dá)國(guó)家檔案信息化理論成果具有良好的銜接，確保檔案信息化理論體系具備良好的導(dǎo)向性、綜合性和可操作性，在各級(jí)政府部門(mén)的大力支持下更好的推動(dòng)檔案信息理論體系的建設(shè)和發(fā)展。
2.4進(jìn)一步完善組織體制和決策機(jī)制
在建立檔案信息化理論體系的實(shí)踐過(guò)程中,各級(jí)政府業(yè)務(wù)主管部門(mén),要注意逐步培育在檔案信息化理論指導(dǎo)下進(jìn)行檔案信息化實(shí)踐的組織體制和決策環(huán)境:一方面,在建立檔案信息化理論體系過(guò)程中力求做到檔案信息化建設(shè)要有新認(rèn)識(shí)、檔案信息化規(guī)劃要有新思路。結(jié)合檔案信息化管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)等規(guī)范的制定與實(shí)施,堅(jiān)持用檔案信息化理論指導(dǎo)檔案信息化實(shí)踐。另一方面,在建立檔案信息化理論體系過(guò)程中力求做到檔案信息化推進(jìn)要有新體制、檔案信息化執(zhí)行要有新舉措。
在當(dāng)前新形勢(shì)下，建立健全檔案信息化理論體系建設(shè)，這不僅是檔案事業(yè)建設(shè)過(guò)程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，而且是促進(jìn)我國(guó)科學(xué)發(fā)展的重要保障，因此各級(jí)政府及相關(guān)主管部門(mén)需要在檔案信息化理論體系建設(shè)上要具有全局性觀念，從戰(zhàn)略角度出發(fā)，充分的調(diào)動(dòng)各方面的資源和有利條件，進(jìn)一步提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，為我國(guó)檔案信息化建設(shè)水平的提升起到積極的推動(dòng)作用，確保我國(guó)檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展。
作者:李丹 單位:齊齊哈爾市公共資源交易中心
參考文獻(xiàn)
[1]王波.淺議影響檔案信息化理論體系建設(shè)的幾個(gè)問(wèn)題[J].黑龍江科技信息,2011，9，15.
關(guān)鍵詞：檔案知識(shí)發(fā)現(xiàn)公安數(shù)據(jù)庫(kù)
在當(dāng)前的社會(huì)轉(zhuǎn)型期，社會(huì)治安形勢(shì)日益復(fù)雜，突出表現(xiàn)是犯罪率明顯上升，新型犯罪不斷涌現(xiàn)，大案、要案層出不窮，犯罪的滋生速度快速遞增。這一嚴(yán)峻形勢(shì)使公安機(jī)關(guān)面臨著極大的壓力，而公安機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)于警務(wù)創(chuàng)新、提高執(zhí)法效率、更有效地打擊與制止犯罪具有不可估量的作用。檔案工作是公安工作的一個(gè)重要組成部分。隨著社會(huì)日益進(jìn)入信息化時(shí)代，公安檔案作為一種重要的信息資源，在公安機(jī)關(guān)打擊各種違法犯罪活動(dòng)、維護(hù)社會(huì)治安穩(wěn)定的過(guò)程中，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。改革開(kāi)放以來(lái)，黨和政府高度重視檔案資源的管理和利用，公安機(jī)關(guān)的檔案工作取得了很大進(jìn)步。但是，我們也應(yīng)該看到，由于種種原因，目前的公安檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，應(yīng)在實(shí)踐中努力解決。
1公安檔案信息化的現(xiàn)狀
目前，公安部正在實(shí)施金盾工程，大力進(jìn)行信息化建設(shè)，從而使公安機(jī)關(guān)的檔案存儲(chǔ)方式發(fā)生了根本變化，由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。各地各警種分別建設(shè)了各自的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)存儲(chǔ)相關(guān)的檔案信息，不僅刑事案件檔案資料(包括犯罪痕跡物證、被盜搶車(chē)輛或物品、犯罪嫌疑人等信息)，而且居民戶籍、旅館流動(dòng)人口、出入境人員、在逃人員、重點(diǎn)監(jiān)管人員、機(jī)動(dòng)車(chē)、駕駛員、道路交通、消防管理等檔案資料都以電子檔案的形式加以存儲(chǔ)，并在維護(hù)社會(huì)治安、打擊犯罪等工作中發(fā)揮了重要作用。如根據(jù)在逃人員數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行網(wǎng)上比對(duì)來(lái)抓捕通緝犯，極大地提高了抓捕效率。
另一方面，由于公安檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中存在以下問(wèn)題，警方目前只能從這些檔案信息中進(jìn)行簡(jiǎn)單查詢和統(tǒng)計(jì)匯總等工作，從而制約了檔案信息效能的發(fā)揮，阻礙了警方工作效率的提高。
1．1各警務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)彼此缺乏聯(lián)系，警方各部門(mén)間的檔案信息不能共享。刑偵、治安、戶政、消防、邊防、交通等各部門(mén)分別投入大量的人力、物力、財(cái)力建立了自己的一套信息網(wǎng)絡(luò)，然而由于種種原因，這些網(wǎng)絡(luò)未能有效互連，導(dǎo)致檔案信息不能在數(shù)據(jù)庫(kù)之間互相貫通、共享，以致形成了一個(gè)個(gè)的“信息孤島”。
1．2警務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性問(wèn)題突出。各地警方一般根據(jù)本地財(cái)力等條件進(jìn)行金盾工程建設(shè)，信息化的標(biāo)準(zhǔn)、水平不一。目前各警務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案信息的種類(lèi)繁多，且信息標(biāo)準(zhǔn)、信息存量、運(yùn)行方式乃至軟件版本等也都存在著一定的差異，兼容性不強(qiáng)，成為制約檔案信息共享的一大障礙。
1．3許多公安應(yīng)用軟件不能充分滿足業(yè)務(wù)需要。表現(xiàn)在軟件開(kāi)發(fā)環(huán)境不成熟，功能比較單一、運(yùn)行不穩(wěn)定，時(shí)常造成檔案信息丟失、泄密，甚至貽誤正常業(yè)務(wù)工作：有的公安機(jī)關(guān)投入了巨額資金建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)，卻因應(yīng)用軟件不配套，只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案文件傳輸，從而使整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行效率很低。
2知識(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)對(duì)公安檔案信息化建設(shè)的意義
不可否認(rèn)，公安檔案信息化建設(shè)取得了巨大成績(jī)，各警務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)已存儲(chǔ)了大量的檔案信息。能否充分發(fā)揮這些檔案信息的作用，是衡量公安檔案信息化建設(shè)成效的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是提高警方工作效率的關(guān)鍵。如果將知識(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)應(yīng)用于警務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，則能從海量的檔案數(shù)據(jù)中自動(dòng)發(fā)現(xiàn)令人感興趣的知識(shí)，如自動(dòng)發(fā)現(xiàn)原本需經(jīng)領(lǐng)域?qū)＜曳治霾拍艿玫降陌讣€索等，從而為警方進(jìn)行科學(xué)決策提供必要的支持，這對(duì)于提高公安檔案的利用效果和警方工作效率，進(jìn)而提高公安檔案信息化建設(shè)水平都具有重要的意義。知識(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)的作用具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
2．1在案件偵破方面，總結(jié)各類(lèi)案件的發(fā)生規(guī)律，預(yù)測(cè)未來(lái)的防范重點(diǎn)，指出可疑人的特點(diǎn)，劃定犯罪嫌疑人的范圍，對(duì)案件進(jìn)行串案并案，為案件偵破提供偵查方向和線索。
2，2在交通管理方面，監(jiān)測(cè)路面狀況和交通流量，總結(jié)交通事故的發(fā)生規(guī)律，及時(shí)制定對(duì)策，有效疏導(dǎo)交通，以及減少交通事故的發(fā)生。
2，3在警力配置方面，科學(xué)、合理地安排警力，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件：在消防調(diào)度決策中對(duì)人員、車(chē)輛配置、水源安排、最佳路線選擇等提供最佳方案。
3知識(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用概況
數(shù)據(jù)庫(kù)中的知識(shí)發(fā)現(xiàn)(Knowl-edgeDiscoveryinDatabases，KDD)，又稱數(shù)據(jù)挖掘(DataMin-ing,DM)，是從海量的檔案數(shù)據(jù)中提取出需要的知識(shí)的技術(shù)，當(dāng)今的世界正處于一個(gè)“數(shù)據(jù)爆炸”的時(shí)代，但是要從浩如煙海的檔案數(shù)據(jù)中獲取真正有用的或感興趣的知識(shí)卻非易事，即所謂“人們被數(shù)據(jù)淹沒(méi)了，卻饑餓于知識(shí)”，于是數(shù)據(jù)庫(kù)中的知識(shí)發(fā)現(xiàn)(KDD)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生。KDD一詞首次出現(xiàn)在1989年8月由美國(guó)人工智能協(xié)會(huì)組織的第11屆國(guó)際人工智能聯(lián)合學(xué)術(shù)會(huì)議上，此后，KDD研究吸引了越來(lái)越多的研究者。近年來(lái)，國(guó)內(nèi)外高校以及IBM、Microsoft、NASA等公司、機(jī)構(gòu)競(jìng)相投入大量資金以推動(dòng)KDD的理論和應(yīng)用研究，眾多企業(yè)也正在或?qū)⒁獙?shí)施以知識(shí)發(fā)現(xiàn)為基礎(chǔ)的商務(wù)智能項(xiàng)目。一個(gè)著名的例子是美國(guó)加州WalMart超市對(duì)長(zhǎng)期積累的顧客購(gòu)物檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，結(jié)果發(fā)現(xiàn)購(gòu)買(mǎi)紙尿布的顧客通常也會(huì)購(gòu)買(mǎi)啤酒。經(jīng)進(jìn)一步調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這一地區(qū)的不少已婚男子常在下班回家的路上幫太太買(mǎi)紙尿布，順便會(huì)買(mǎi)一些啤酒，于是銷(xiāo)售主管立即進(jìn)行貨架調(diào)整，將紙尿布和啤酒的貨架擺在一起，并在附近擺放了許多佐酒的小食品，結(jié)果幾種商品的銷(xiāo)售量都顯著上升。
在警務(wù)領(lǐng)域，美國(guó)警方使用通用或商務(wù)數(shù)據(jù)挖掘工具，已實(shí)現(xiàn)了對(duì)知識(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)的初步應(yīng)用。如FBI將MicroStrategy商業(yè)智能平臺(tái)的報(bào)表及分析軟件應(yīng)用于反恐及調(diào)查工作，以及警方將地理信息系統(tǒng)(GIS)與犯罪信息中心(NCIC)相結(jié)合，從中發(fā)現(xiàn)犯罪線索、總結(jié)發(fā)案規(guī)律和進(jìn)行犯罪預(yù)防等。
我國(guó)警方現(xiàn)已初步建成了一些警務(wù)檔案信息系統(tǒng)，但目前這些系統(tǒng)并不支持真正意義上的知識(shí)發(fā)現(xiàn)任務(wù)，國(guó)內(nèi)在警務(wù)領(lǐng)域?qū)χR(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)的研究離實(shí)際應(yīng)用尚有相當(dāng)遠(yuǎn)的距離。
4實(shí)現(xiàn)警務(wù)領(lǐng)域知識(shí)發(fā)現(xiàn)所要解決的關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題
知識(shí)發(fā)現(xiàn)研究的發(fā)展趨勢(shì)是強(qiáng)調(diào)面向領(lǐng)域、面向最終用戶和面向?qū)嶋H應(yīng)用，在警務(wù)領(lǐng)域應(yīng)重點(diǎn)研究解決以下問(wèn)題：
4．1數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)和元數(shù)據(jù)技術(shù)。通過(guò)運(yùn)用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)來(lái)集中各個(gè)孤立的數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)資源：通過(guò)元數(shù)據(jù)來(lái)管理異構(gòu)的數(shù)據(jù)，最終可實(shí)現(xiàn)各部門(mén)的數(shù)據(jù)共享。
4．2適合警務(wù)應(yīng)用的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和算法。特別是能夠適應(yīng)不同數(shù)據(jù)質(zhì)量和融合語(yǔ)義的知識(shí)發(fā)現(xiàn)算法，在知識(shí)發(fā)現(xiàn)中對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用，以及分布、并行算法的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)等是決定知識(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量的關(guān)鍵。
如何使醫(yī)院的檔案管理工作適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，這是我們當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。
一、醫(yī)院檔案的范疇和規(guī)范化管理的必要性
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。由于這些記錄，是伴隨著工作活動(dòng)的客觀需要而形成的，因此，無(wú)論在形式上還是內(nèi)容特征上，都表現(xiàn)這些資料的原始性和事實(shí)的確鑿性。此外，由于它們真實(shí)地反映著醫(yī)院工作的歷史和現(xiàn)狀，成為記載醫(yī)院發(fā)展的寶貴歷史資料，故有著無(wú)可替代的歷史和法律憑證作用。醫(yī)院檔案的保存價(jià)值、法律憑證作用、借鑒利用決定了醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的必要性。
二、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案信息化的現(xiàn)狀
（一）對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重視不夠
目前在國(guó)內(nèi)的醫(yī)院中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用已經(jīng)成為不可缺少的一部分，從最簡(jiǎn)單的管理信息系統(tǒng)(MIS)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)到完善的醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)、影像存檔和通訊系統(tǒng)(PACS)、放射科信息系統(tǒng)(RIS)、實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)(LIS)以及局域網(wǎng)管理、辦公自動(dòng)化等，都已開(kāi)始在醫(yī)院實(shí)施和運(yùn)行。但一些領(lǐng)導(dǎo)還是不能充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的作用和迫切性，致使在醫(yī)院的信息化建設(shè)中未將檔案信息化建設(shè)納入同步考慮和同步實(shí)施。
（二）檔案管理軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)相對(duì)落后
目前，檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)速度和水平還明顯落后于計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)的發(fā)展，尤其是醫(yī)院檔案管理軟件方面更為欠缺。隨著檔案的快速增長(zhǎng)和對(duì)檔案信息利用需求的增加，單版機(jī)計(jì)算機(jī)檔案管理，已不適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，與醫(yī)院的信息系統(tǒng)無(wú)法連接，缺乏可兼容性和可擴(kuò)張性，急需升級(jí)更新。
（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低
關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；信息加工。
所謂檔案信息電子化，就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響是深遠(yuǎn)的。
在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開(kāi)始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，一向隸屬于社會(huì)科學(xué)領(lǐng)域的檔案工作，在電子化建設(shè)過(guò)程中要融合、滲透許多自然科學(xué)領(lǐng)域的技術(shù)與知識(shí)，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展就是檔案信息化的推進(jìn)，檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。具體地說(shuō)，檔案信息電子化的作用主要有以下幾個(gè)方面：
1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室）對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。
2、縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條"慢工出細(xì)活"的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)"二次文獻(xiàn)信息"時(shí)間長(zhǎng)，往往造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門(mén)撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能"待字閨中"。
4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門(mén)，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高。
5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然"信息高速公路"在我國(guó)尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)"信息高速公路"中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。
鑒于人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對(duì)策：
1、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
在檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程中，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)在管理軟件的應(yīng)用上也存在著很大的差異，管理的結(jié)果也產(chǎn)生了一些誤差，在這樣的情況下，就會(huì)影響到整個(gè)系統(tǒng)的管理質(zhì)量，在系統(tǒng)使用的過(guò)程中，硬件本身的質(zhì)量是沒(méi)有問(wèn)題的，但是由于操作員的個(gè)人技能不能達(dá)到相應(yīng)的要求，使得硬件中很多實(shí)用的功能都沒(méi)有得到充分的發(fā)揮，所以在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要不斷加大自動(dòng)化技術(shù)的推廣，有效的對(duì)管理工作進(jìn)行規(guī)范，這要求管理人員要提高自身的業(yè)務(wù)水平，尤其是計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，同時(shí)也要建立健全管理的機(jī)制。
2自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
在自動(dòng)化建設(shè)的過(guò)程中，系統(tǒng)的整體性高低對(duì)功能的發(fā)揮有著十分關(guān)鍵的影響，提高系統(tǒng)的整體性也就是提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理質(zhì)量，從而使系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)能夠得以充分的發(fā)揮，從而也提高了系統(tǒng)自身的軟硬件性能。但是在系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程中，一部分節(jié)點(diǎn)非常容易出現(xiàn)故障，這些故障的產(chǎn)生也嚴(yán)重影響到了系統(tǒng)的正常運(yùn)行，所以在使用該系統(tǒng)的過(guò)程中一定要采取相應(yīng)的措施，不斷加強(qiáng)對(duì)故障的處理，使其發(fā)揮的負(fù)面作用能夠縮減到最小，這樣才能更好的提升系統(tǒng)的綜合運(yùn)行質(zhì)量。
3有重點(diǎn)的抓好數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)
在近幾年的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展中，對(duì)文件處理技術(shù)的開(kāi)發(fā)和系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)的創(chuàng)新還處在一個(gè)適應(yīng)和過(guò)渡的階段，因此在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中還存在著很大的不足，這些問(wèn)題的產(chǎn)生也會(huì)使得數(shù)據(jù)庫(kù)在使用時(shí)無(wú)法發(fā)揮其正常的功能，所以在使用檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的過(guò)程中，要根據(jù)每個(gè)檔案管理部門(mén)自身的具體情況進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建和完善。從另一個(gè)角度來(lái)看，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和完善需要很長(zhǎng)的時(shí)間，同時(shí)其相應(yīng)的工作也是有一定的發(fā)展規(guī)律的，所以在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過(guò)程中還要注重每個(gè)部門(mén)人員之間的配合。在進(jìn)行檔案信息運(yùn)用的過(guò)程中，還要加強(qiáng)對(duì)信息內(nèi)容的有效管理，只有這樣才能更好的提升系統(tǒng)運(yùn)行的可靠性和靈活性。同時(shí)我國(guó)的科學(xué)技術(shù)還在不斷的發(fā)展，新的思想和理念還會(huì)不斷的應(yīng)用到檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行中，所以檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)還會(huì)不斷的發(fā)展和完善。
4慎重選定技術(shù)路線
信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。對(duì)我國(guó)檔案信息自動(dòng)化影響最大的技術(shù)是微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開(kāi)通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。
5實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開(kāi)展工作，這是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。
6充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益
檔案自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門(mén)投資最大的項(xiàng)目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭(zhēng)取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項(xiàng)目管理，進(jìn)行項(xiàng)目論證并跟蹤考核。
7重視人才管理
檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂。
8結(jié)語(yǔ)