時(shí)間：2022-11-07 12:32:51
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案數(shù)字化工作計(jì)劃的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
（一）高效便捷，易于管理。檔案管理數(shù)字化是將檔案管理與現(xiàn)代電子技術(shù)相結(jié)合，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在電腦中進(jìn)行存放。由于數(shù)字檔案其存放于電腦之中，以電子數(shù)據(jù)信息的形式存在，因此數(shù)字檔案僅占有虛擬空間，而不占據(jù)實(shí)體空間，這就有效的減小了工作人員在進(jìn)行檔案查詢(xún)與整理過(guò)程中的困難，降低了工作人員的工作量。又由于電腦系統(tǒng)在查詢(xún)，搜索等方面具有一定的優(yōu)勢(shì)，因此在進(jìn)行檔案查找與編輯的過(guò)程中，可以有效的減少檔案管理人員的工作時(shí)間，提高了檔案管理的工作效率。
（二）系統(tǒng)嚴(yán)密，安全性高。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于數(shù)量巨大，占地面廣，因此在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)由于管理過(guò)程中的疏漏造成檔案信息的外泄或者檔案的丟失與損毀，使得檔案管理的質(zhì)量下降，并對(duì)事業(yè)單位中工作人員的個(gè)人隱私造成影響。對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化管理后，工作人員可以通過(guò)電腦技術(shù)的應(yīng)用，建立起有效的電子檔案管理系統(tǒng)，并針對(duì)檔案的重要性設(shè)立不同層級(jí)的安全保護(hù)措施。同時(shí)，針對(duì)檔案的查閱進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，可以通過(guò)設(shè)立密碼，指紋識(shí)別等方式，提高檔案的管理的安全性。
（三）網(wǎng)絡(luò)管理，調(diào)取方便。我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部都建立起了適宜企業(yè)內(nèi)部工作展開(kāi)的局域網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)各部門(mén)之間可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用加強(qiáng)部門(mén)間聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)間資源的共享。檔案管理工作人員將檔案信息錄入電腦系統(tǒng)后，企業(yè)中的各部門(mén)可以通過(guò)單位內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)密碼驗(yàn)證的方式進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檔案的調(diào)取與查閱，這樣不僅可以減少檔案調(diào)取過(guò)程中的時(shí)間，同時(shí)也減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，使得工作人員的檔案資料可以在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行快速的流通，提高企業(yè)各部門(mén)間的辦公效率。
二、檔案管理數(shù)字化的工作重點(diǎn)
（一）建立管理體系，完善管理制度。檔案管理數(shù)字化在我國(guó)剛剛開(kāi)始普及，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位在進(jìn)行應(yīng)用的過(guò)程中，在管理制度與管理方法等方面仍存在著不足。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)數(shù)字化檔案管理的了解，在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行新制度的建立，通過(guò)建立管理體系，完善管理制度的方式，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)一步完善。值得注意的是，在進(jìn)行管理體系以及管理制度的建設(shè)過(guò)程中，有關(guān)人員應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案管理的科學(xué)性，合理性進(jìn)行有效的引導(dǎo)，確保數(shù)字化檔案管理可以保有旺盛的生命力，不斷的向前推進(jìn)。
（二）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，保障錄入質(zhì)量。由于數(shù)字化檔案管理需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員在進(jìn)行工作的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一定的局限性，難以有效的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，無(wú)法完成正常的信息錄入與管理工作。鑒于此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對(duì)單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，保障管理人員的工作質(zhì)量。首先，事業(yè)單位應(yīng)有針對(duì)性的進(jìn)行專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)。針對(duì)數(shù)字化檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的需要，組織檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并在學(xué)習(xí)一段時(shí)間后進(jìn)行技術(shù)的考核，以便驗(yàn)收培訓(xùn)的成果。其次，要保障信息錄入的質(zhì)量。檔案信息是事業(yè)單位員工的基本信息，其對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部員工未來(lái)的發(fā)展，以及事業(yè)單位對(duì)員工的了解等都有著一定的影響。因此，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息錄入的監(jiān)督，確保信息錄入的準(zhǔn)確性。
（三）關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全，提高技術(shù)應(yīng)用。就目前我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而言，其在很多方面存在不穩(wěn)定性。尤其網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題更是現(xiàn)在社會(huì)大眾普遍關(guān)注的問(wèn)題。檔案管理數(shù)字化需要將檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)。因此提高網(wǎng)絡(luò)安全是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)字化的重要條件之一。檔案管理部門(mén)在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全管理的過(guò)程中，首先，應(yīng)注意對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展給予關(guān)注，積極引進(jìn)最新的病毒查殺軟件，提高網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)。其次，工作人員在進(jìn)行電腦操作的過(guò)程中，應(yīng)保持小心謹(jǐn)慎的態(tài)度，避免進(jìn)入不安全的網(wǎng)站，點(diǎn)擊不可靠的郵件。最后，工作人員應(yīng)做好電子檔案信息的備份，避免因病毒襲擊造成電子檔案的丟失，影響檔案管理工作的進(jìn)行。
（四）完善硬件設(shè)施，打造保密機(jī)制。要想有效的促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化，有關(guān)事業(yè)單位不僅要從人員與制度等方面入手，同時(shí)還要對(duì)檔案管理過(guò)程中硬件設(shè)施給予足夠的關(guān)注。檔案數(shù)字化管理中的硬件設(shè)施主要指電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，掃描設(shè)備等。由于現(xiàn)代電子產(chǎn)品更新的速度日新月異，因此檔案管理部門(mén)應(yīng)定期的對(duì)市場(chǎng)上的電子產(chǎn)品進(jìn)行關(guān)注，對(duì)于本單位中過(guò)于陳舊的電子設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更換與維修，以滿(mǎn)足檔案管理數(shù)字化的需要。
高校數(shù)字化的檔案信息從傳輸、存儲(chǔ)到顯示利用都要通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)是生成和利用數(shù)字檔案信息的基礎(chǔ)和前提，離開(kāi)計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)的傳輸，數(shù)字化的檔案信息就不可能讀取和顯示，因此，數(shù)字化檔案信息對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)有很強(qiáng)的依賴(lài)性。然而眾所周知，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)具有一定的不安全性，因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的某些隱患，有時(shí)會(huì)使檔案信息遭到毀滅性的破壞，這就產(chǎn)生了檔案信息的安全問(wèn)題。如何確保數(shù)字化檔案信息的保密性、完整性、真實(shí)性和可利用性，給高校檔案數(shù)字化工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)，對(duì)高校在檔案數(shù)字化進(jìn)程中采取先進(jìn)技術(shù)和有效措施，保障高校檔案信息安全提出了較高的要求。
二、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全現(xiàn)狀
檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來(lái)了新的生機(jī)，數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢(xún)?cè)跒樯鐣?huì)提供廣泛信息服務(wù)的同時(shí)，也給高校檔案的信息安全帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。例如：在數(shù)字化加工過(guò)程中，有的高校利用勤工助學(xué)學(xué)生或通過(guò)外包實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，存在對(duì)學(xué)生培訓(xùn)不夠和對(duì)數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)、加工場(chǎng)地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位，管理不規(guī)范的問(wèn)題；有的高校檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的機(jī)要保密培訓(xùn)，在工作實(shí)踐中，對(duì)已觸“紅線(xiàn)”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng)；有的政府信息安全部門(mén)對(duì)進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的單位指導(dǎo)不到位等等。
1.高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中沒(méi)有完整的法律法規(guī)制度保護(hù)信息安全。
目前，各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，對(duì)于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系，缺少專(zhuān)門(mén)的法規(guī)。
2.高校檔案數(shù)字化沒(méi)有統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
目前，沒(méi)有一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，來(lái)保證高校檔案數(shù)字化工作能夠安全、科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。
3.高校檔案數(shù)字化評(píng)估、防范少，檔案信息安全缺乏預(yù)警能力。
高校檔案信息安全保障體系的各部分建設(shè)仍處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護(hù)混為一談。人員崗位職責(zé)不明確，業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，有越崗代崗現(xiàn)象，有的操作人員在相關(guān)計(jì)算機(jī)上使用與檔案數(shù)字化無(wú)關(guān)的軟件，難免帶來(lái)病毒侵襲等隱患，造成數(shù)字化系統(tǒng)癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護(hù)的水平上，不能主動(dòng)防御和動(dòng)態(tài)保護(hù)檔案信息安全。
4.高校檔案專(zhuān)業(yè)人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發(fā)展能力。
在檔案信息開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護(hù)衛(wèi)者。隨著檔案信息化的推進(jìn)和檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案工作者的要求也越來(lái)越高。在檔案信息安全保障體系建設(shè)中，專(zhuān)業(yè)的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎(chǔ)。
法律制度是高校檔案數(shù)字化工作生成、管理、存儲(chǔ)、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則的統(tǒng)稱(chēng)，包括政策、法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程安全風(fēng)險(xiǎn)的保障。通過(guò)科學(xué)的制度建設(shè)，約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素，調(diào)動(dòng)各方面人員應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的積極性才是根本。在數(shù)字化進(jìn)程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強(qiáng)法制管理，充分運(yùn)用法律手段，規(guī)范檔案管理人員對(duì)數(shù)字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項(xiàng)工作納入法制化、規(guī)范化的軌道，進(jìn)而提高檔案管理部門(mén)對(duì)檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中應(yīng)遵循的相關(guān)法律法規(guī)包括：《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關(guān)部門(mén)一方面要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，嚴(yán)格執(zhí)法，切實(shí)起到保障高校數(shù)字化檔案信息安全的作用，另一方面針對(duì)高校檔案信息安全面臨的復(fù)雜問(wèn)題，上級(jí)有關(guān)部門(mén)要進(jìn)一步完善高校檔案信息安全的法律法規(guī)，盡早出臺(tái)有效的專(zhuān)門(mén)的法律依據(jù)。同時(shí)，高校也要根據(jù)自身的實(shí)際情況，修訂數(shù)字化檔案信息安全管理辦法。
2.制定檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是高校檔案信息安全的前提。
檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是一種多學(xué)科、綜合性、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，其目的在于保證檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，保證利用者和設(shè)備操作者的人身安全。面對(duì)數(shù)字化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，制定數(shù)字化檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)對(duì)保證高校數(shù)字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)，保證高校檔案數(shù)字化工作科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及基礎(chǔ)通信工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通技術(shù)等方面；二是應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，基于部分高校檔案數(shù)字化信息也會(huì)面向公眾，為社會(huì)提供必要的服務(wù)，所以要制定字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)等；三是應(yīng)用支撐標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及信息交換平臺(tái)、電子記錄管理和數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)，能給高校檔案數(shù)字化提供各種支撐和服務(wù)；四是信息安全標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及安全級(jí)別管理、身份認(rèn)證、訪(fǎng)問(wèn)控制、加密算法和數(shù)字簽名方面的標(biāo)準(zhǔn)；五是管理標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內(nèi)容。
3.安全技術(shù)保障是高校數(shù)字化檔案信息安全的核心。
數(shù)字化檔案信息是高科技產(chǎn)物，因此也需要高科技技術(shù)來(lái)保障檔案數(shù)字化信息服務(wù)、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中面臨的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)多種多樣，歸納起來(lái)主要有：軟硬件配置不當(dāng)、數(shù)字化技術(shù)不成熟等等，這些都會(huì)對(duì)信息安全構(gòu)成隱患，但只要有防范意識(shí)，絕大部分風(fēng)險(xiǎn)都可以規(guī)避。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中涉及到的信息安全技術(shù)主要有以下幾種：一是防火墻技術(shù)。它是設(shè)置在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障，在外部網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)之間建立起一個(gè)安全網(wǎng)關(guān)，從而防止發(fā)生不可預(yù)測(cè)的、潛在破壞性的侵入。它可以通過(guò)監(jiān)測(cè)、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，盡可能地對(duì)外部屏敝網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息、結(jié)構(gòu)和運(yùn)行狀況，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。二是數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)一般與防火墻技術(shù)配合使用，它是為提高信息系統(tǒng)及數(shù)字檔案信息的安全性和保密性，防止機(jī)密信息被外部破析所采用的主要技術(shù)手段之一。三是反病毒技術(shù)。反病毒技術(shù)包括預(yù)防病毒、檢測(cè)病毒和消除病毒三種技術(shù)。四是訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)。在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中規(guī)定了訪(fǎng)問(wèn)控制的權(quán)限，如規(guī)定文件建立者具有可讀、寫(xiě)、修改或執(zhí)行的權(quán)限。強(qiáng)制性訪(fǎng)問(wèn)控制引入了安全管理員的機(jī)制，增加了安全保護(hù)，可防止用戶(hù)無(wú)意或有意地使用自主訪(fǎng)問(wèn)的權(quán)利。五是安全審計(jì)技術(shù)。通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)發(fā)生的各種訪(fǎng)問(wèn)情況記錄日志，并對(duì)日志進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而對(duì)資源使用情況進(jìn)行事后分析，它也是發(fā)現(xiàn)和追蹤事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校數(shù)字化檔案信息安全的關(guān)鍵。
數(shù)字檔案信息安全管理是以數(shù)字檔案信息及其載體為對(duì)象的安全管理，它的任務(wù)是保證高校數(shù)字檔案信息的使用安全和信息載體的運(yùn)行安全。數(shù)字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統(tǒng)全面科學(xué)的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為基礎(chǔ)的、體現(xiàn)“防患于未然”為核心的、動(dòng)態(tài)的數(shù)字檔案信息安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理活動(dòng)包括建立機(jī)構(gòu)、制定計(jì)劃、開(kāi)展培訓(xùn)、落實(shí)措施、檢查效果和實(shí)施改進(jìn)等過(guò)程。學(xué)校檔案部門(mén)必須成立一個(gè)安全管理工作組，負(fù)責(zé)實(shí)施和監(jiān)控整個(gè)檔案數(shù)字化信息安全管理活動(dòng)，對(duì)檔案數(shù)字化信息及信息處理設(shè)施的威脅、影響、脆弱性及三者發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估；不定期對(duì)人員進(jìn)行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn)，有效地遏制來(lái)自外部和內(nèi)部的攻擊，增強(qiáng)安全防護(hù)能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力，確保高校數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容和信息載體的安全。
5.高素質(zhì)的人才是高校數(shù)字化檔案信息安全的保證。人員管理是高校數(shù)字化檔案信息安全工作中最關(guān)鍵的部分，也是最難的部分。應(yīng)對(duì)各個(gè)時(shí)期的安全風(fēng)險(xiǎn)，有效管理參與人員應(yīng)建立在以下兩個(gè)假設(shè)之上：一是人人都可能帶來(lái)不確定的安全風(fēng)險(xiǎn)因素，人人都肩負(fù)著保證信息安全的職責(zé)。在對(duì)外部非授權(quán)用戶(hù)制定防護(hù)措施時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的管理、培訓(xùn)、監(jiān)督和審計(jì)工作。二是參與人員分工不同，每類(lèi)人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計(jì)劃中，應(yīng)明確主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員、數(shù)字檔案形成者和利用者的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。
四、結(jié)語(yǔ)
1規(guī)范操作原則在農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中,無(wú)論是紙質(zhì)載體數(shù)字化,還是接受電子文件,都必須制定和實(shí)施農(nóng)業(yè)科技檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,統(tǒng)籌規(guī)劃,有序推進(jìn),實(shí)現(xiàn)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、程序規(guī)范化,盡可能避免在保管和使用中出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象,提高數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率。2安全管理原則任何事情的發(fā)展都是矛盾的結(jié)合體,農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)雖然比傳統(tǒng)的管理模式有較大優(yōu)勢(shì),但同時(shí)也對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的保密提出了更高的要求。眾所周知,隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此,在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中,必須采取有效的安全防范措施,充分保證農(nóng)業(yè)科技檔案信息的安全性。3效益優(yōu)先原則農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入大量的財(cái)力、人力、物力,因此,必須以利用需求為導(dǎo)向,將年限較長(zhǎng)、具有館(室)藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的農(nóng)業(yè)科技檔案優(yōu)先數(shù)字化,達(dá)到效益最大化。4分工協(xié)作原則農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)相當(dāng)繁瑣,涉及面廣,必須堅(jiān)持分工協(xié)作、整體配合、長(zhǎng)期堅(jiān)持、相互理解的工作理念,充分發(fā)揮單位各個(gè)部門(mén)和各類(lèi)人員的作用,明確工作任務(wù),落實(shí)責(zé)任分工,真正做到各司其職,各施其能,協(xié)調(diào)配合,共同推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)。
二、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1建立高效的農(nóng)業(yè)科技檔案信息采集和存儲(chǔ)平臺(tái)根據(jù)數(shù)字化檔案管理的要求,健全農(nóng)業(yè)科技檔案信息采集平臺(tái)。一是,建立電子檔案目錄和電子檔案錄入接收工作室(即電子文件備份站),配備計(jì)算機(jī)設(shè)備,實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和電子文件的采集工作;二是,建立掃描工作室,配備普通平板掃描儀、高速掃描儀、專(zhuān)用照片掃描儀、縮微膠卷轉(zhuǎn)換儀等設(shè)備,實(shí)現(xiàn)科技檔案由傳統(tǒng)介質(zhì)向電子信息的轉(zhuǎn)換;三是,建立安全可靠的科技檔案信息存儲(chǔ)平臺(tái)。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采取磁盤(pán)陣列柜、磁帶機(jī)、光盤(pán)庫(kù)等設(shè)備,進(jìn)行磁盤(pán)陣列自動(dòng)備份、光盤(pán)刻錄備份、磁帶備份、異地備份,實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全存儲(chǔ)。2建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)配合數(shù)字化檔案的建設(shè)目標(biāo),逐步建立動(dòng)態(tài)更新的農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理系統(tǒng),綜合檔案室內(nèi)建立農(nóng)業(yè)科技檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù),在室外建立與農(nóng)業(yè)科技相關(guān)的電子文件歸檔系統(tǒng),并實(shí)現(xiàn)接口統(tǒng)一,動(dòng)態(tài)及時(shí)歸檔。3建立和完善農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源庫(kù)完善資源庫(kù)建設(shè)是做好農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn),主要有兩個(gè)不同層次:一是,農(nóng)業(yè)科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。根據(jù)專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)選定農(nóng)業(yè)科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu),將室藏農(nóng)業(yè)科技檔案的案卷級(jí)目錄和卷內(nèi)目錄全部輸入微機(jī),建立科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),并加強(qiáng)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量控制,規(guī)范著錄標(biāo)引,包括著錄格式的標(biāo)準(zhǔn)化、著錄數(shù)據(jù)的完整性和著錄數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化;二是,農(nóng)業(yè)科技檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。利用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等技術(shù)將館(室)藏紙質(zhì)載體的農(nóng)業(yè)科技檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理,并將掃描件與機(jī)讀目錄對(duì)應(yīng)掛接,實(shí)現(xiàn)全文檢索。4建設(shè)農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)包括農(nóng)業(yè)科技檔案信息網(wǎng)站建設(shè)、內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)等,與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng),建立上至國(guó)家科技檔案館,下聯(lián)農(nóng)業(yè)部門(mén)和農(nóng)業(yè)科研單位,形成四通八達(dá)的“農(nóng)業(yè)科技檔案信息高速公路”,向廣大科技人員提供農(nóng)業(yè)科技檔案各類(lèi)信息的服務(wù),充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的作用。
一、目前狀況
××工商所現(xiàn)有工作人員__名，按照一室兩隊(duì)設(shè)置，巡查隊(duì)共_名工作人員，分成_塊“責(zé)任田”進(jìn)行網(wǎng)格式監(jiān)管；轄區(qū)內(nèi)_個(gè)鄉(xiāng)，_個(gè)街道，____戶(hù)個(gè)體工商戶(hù)，___戶(hù)企業(yè)。
××同志負(fù)責(zé)的巡查區(qū)域?yàn)椋骸痢拎l(xiāng)__個(gè)村，××鄉(xiāng)__個(gè)村，兩個(gè)街道，_條街，_條路，方圓共計(jì)___平方公里；有___戶(hù)企業(yè)，___戶(hù)個(gè)體工商戶(hù)；其中食品經(jīng)營(yíng)單位___戶(hù)，高危行業(yè)__戶(hù)（加油站、液化氣站、化工廠(chǎng)）。
為提高工作效率，更新工作方式，該所在劉培路巡查組率先運(yùn)用電腦、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，留下食品經(jīng)營(yíng)單位和高危行業(yè)的資質(zhì)材料，可隨時(shí)掌握其狀況。同時(shí)對(duì)所了解到的企業(yè)的困難、要求、意見(jiàn)等信息，進(jìn)行同類(lèi)分項(xiàng)，綜合分析，進(jìn)一步促進(jìn)了監(jiān)管職能到位，提升了服務(wù)質(zhì)量。
二、主要做法
（一）建立書(shū)式、電子式市場(chǎng)監(jiān)管檔案
_.對(duì)管轄區(qū)域的××鄉(xiāng)、××鄉(xiāng)所有企業(yè)，個(gè)體工商戶(hù)有照、無(wú)照經(jīng)營(yíng)戶(hù)，建立了書(shū)式檔案。
_．建立食品經(jīng)營(yíng)單位和高危行業(yè)經(jīng)營(yíng)單位書(shū)式檔案。
_．建立校園周邊___米之內(nèi)經(jīng)營(yíng)業(yè)戶(hù)檔案（書(shū)式）。
_．建立××鄉(xiāng)、××鄉(xiāng)、南區(qū)企業(yè)個(gè)體開(kāi)業(yè)檔案。
_．建立××鄉(xiāng)、××鄉(xiāng)、南區(qū)企業(yè)個(gè)體年檢檔案。
_．建立企業(yè)、個(gè)體工商戶(hù)專(zhuān)項(xiàng)整治檔案。
_．建立企業(yè)、個(gè)體工商戶(hù)巡查記錄存檔檔案。
_．建立企業(yè)、個(gè)體工商戶(hù)預(yù)警通知書(shū)存檔檔案。
_．建立企業(yè)、個(gè)體工商戶(hù)開(kāi)業(yè)年檢遺留問(wèn)題檔案。
__．建立企業(yè)、個(gè)體工商戶(hù)檢查匯報(bào)材料上報(bào)檔案。
__．建立企業(yè)經(jīng)濟(jì)戶(hù)口檔案（前置審批文件、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人照片、身份證、聯(lián)系方式），在建立書(shū)式的基礎(chǔ)上，全部錄入了電腦，實(shí)行檔案電子化。
（二）建立書(shū)式、電子式、影像式經(jīng)濟(jì)戶(hù)口，熟知企業(yè)、個(gè)體戶(hù)基本信息
_．對(duì)企業(yè)、個(gè)體工商戶(hù)的食品經(jīng)營(yíng)單位的場(chǎng)所及牌匾、自律制度宣傳畫(huà)，經(jīng)營(yíng)者現(xiàn)場(chǎng)銷(xiāo)售場(chǎng)面和負(fù)責(zé)人，以及衛(wèi)生許可證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人身份證、照片、聯(lián)系方式等進(jìn)行影像信息獲取。
_．對(duì)高危行業(yè)的企業(yè)及個(gè)體工商戶(hù)在采取上述做法的同時(shí)，還對(duì)其機(jī)械、設(shè)備、安全防火公示板、用具、用品、防火標(biāo)識(shí)等進(jìn)行影像信息獲取。通過(guò)書(shū)式和影像獲取的信息，直接錄入計(jì)算機(jī)，建立電子式信息監(jiān)管經(jīng)濟(jì)戶(hù)口，以便及時(shí)查閱。
（三）建立轄區(qū)管理書(shū)式影像座標(biāo)圖，熟知企業(yè)、個(gè)體經(jīng)營(yíng)位置
將管轄區(qū)分為三塊：一是建立金珠鄉(xiāng)行政區(qū)域座標(biāo)管理圖；二是建立江北鄉(xiāng)行政區(qū)域座標(biāo)管理圖；三是建立南區(qū)行政座標(biāo)管理圖；四是建立食品經(jīng)營(yíng)單位、高危行業(yè)座標(biāo)管理圖。在圖上標(biāo)注企業(yè)、個(gè)體工商戶(hù)字號(hào)名稱(chēng)和經(jīng)營(yíng)者，標(biāo)注路線(xiàn)圖（地名），對(duì)于座標(biāo)管理圖進(jìn)行影像化錄入電腦實(shí)行電子化管理。
（四）建立文字材料、報(bào)表、檢查情況表格數(shù)字化目標(biāo)管理機(jī)制
_、對(duì)巡查組的工作計(jì)劃、安排、分工進(jìn)行書(shū)式表格數(shù)字化負(fù)責(zé)制錄入電腦成為電子式。
_、對(duì)轄區(qū)內(nèi)的企業(yè)、個(gè)體工商戶(hù)數(shù)字統(tǒng)計(jì)進(jìn)行書(shū)式表格數(shù)字化統(tǒng)計(jì)，達(dá)到一目了然，準(zhǔn)確上報(bào)。
_、對(duì)食品經(jīng)營(yíng)單位、高危行業(yè)書(shū)式表格化統(tǒng)計(jì)，達(dá)到心里熟知，準(zhǔn)確無(wú)誤，錄入電腦電子化。
_、對(duì)巡查記錄封面、目錄內(nèi)容方面進(jìn)行封面、目錄表格打印填寫(xiě)制式化，評(píng)定等級(jí)，簽名蓋章統(tǒng)一化。法人彩照粘貼巡查記錄左上角，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，錄入電腦電子巡查記錄。
一、醫(yī)院檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
1、檔案觀念疆化，意識(shí)淡薄。眾所周知，醫(yī)療是醫(yī)院的中心工作，得到重視是無(wú)可非議的。本文要闡述的是，在醫(yī)院管理工作中重視醫(yī)療工作而輕視檔案管理工作的觀念較為普通。這種現(xiàn)象，無(wú)論是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者還是醫(yī)務(wù)工作人員均有存在。他們對(duì)檔案及檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，視其可有可無(wú)，末得到足夠的重視，使不少醫(yī)院的檔案工作滯后于全國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展速度，醫(yī)院檔案的作用不能充分得到發(fā)揮。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在工作規(guī)劃中往往忽視檔案工作，很難擺上日事議程，對(duì)檔案管理及檔案設(shè)備等投入較少，以致檔案管理工作水平難以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，也影響了醫(yī)院整體管理水平的提高。
2、檔案管理工作制度不健全。按照規(guī)定，二級(jí)以上醫(yī)院均應(yīng)成立綜合檔案室，實(shí)行統(tǒng)一管理全院各種各類(lèi)檔案。在實(shí)踐中，雖然多數(shù)醫(yī)院都按檔案管理目標(biāo)的要求成立了綜合檔案室，實(shí)行統(tǒng)一管理，但由于檔案管理制度不健全，使檔案在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及開(kāi)發(fā)利用諸多方面都比較困難。有些部門(mén)為使用方便，甚至不愿移交本科室的檔案材料；更有甚者還將日常工作中形成的重要檔案材料據(jù)為已有，人為地造成了醫(yī)院檔案材料的不齊全完整，檔案信息資源鏈出現(xiàn)嚴(yán)重缺陷。
3、檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。在醫(yī)院檔案管理人員中，可分為專(zhuān)職檔案工作人員和兼職檔案工作人員兩種。二者中，檔案專(zhuān)業(yè)出身的人員很少。他們當(dāng)中，相當(dāng)多的人員未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案專(zhuān)業(yè)理論學(xué)習(xí)，文化程度、理論水平、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)等方面參差不齊，缺乏從事檔案工作所具備的基本理論和基本技能，雖然他們?cè)趯?shí)踐中得到了一定的鍛煉和提高，但距現(xiàn)代化檔案管理工作的要求還相差甚遠(yuǎn)，遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。況且許多檔案人員的思想觀念還跟不上時(shí)代的科學(xué)發(fā)展，在管理水平上缺乏創(chuàng)新精神，這也與現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)不相適應(yīng)。
4、檔案管理設(shè)施不適應(yīng)發(fā)展的需要。醫(yī)院檔案管理設(shè)施落后這是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)。因?yàn)?，醫(yī)院的工作重點(diǎn)即醫(yī)療，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)此投入不惜代價(jià)，而對(duì)檔案工作方面的投入是緊上加緊，少得可憐。檔案庫(kù)房面積狹小，有的還是辦公室、檔案庫(kù)房和閱覽室同間，檔案裝俱陳舊切雜亂不一，數(shù)量不足，不符合檔案保管要求，嚴(yán)重地制約了醫(yī)院檔案工作的進(jìn)程。
二、做好醫(yī)院檔案管理工作的途徑
為適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制對(duì)醫(yī)院發(fā)展的要求，準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)療發(fā)展的特點(diǎn)，做好醫(yī)院的檔案管理工作，使醫(yī)院檔案更好地為醫(yī)院管理及社會(huì)醫(yī)療服務(wù)，是醫(yī)院檔案工作者面臨的新任務(wù)。
1、依法制檔，提高全員檔案意識(shí)。醫(yī)院檔案部門(mén)（或檔案工作人員）要積極主動(dòng)行動(dòng)起來(lái)，大力宣傳《檔案法》，提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與職工的檔案意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案與自已有著密切的關(guān)系，以便更好地支持檔案管理工作，從而逐步形成重視檔案意識(shí)的氛圍。醫(yī)院檔案管理工作能不能得到重視和發(fā)展，關(guān)鍵是否能取得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持。醫(yī)院檔案工作作為醫(yī)院工作的一個(gè)組成部分，其作用在于為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)療管理以及社會(huì)醫(yī)療等各項(xiàng)工作服務(wù)。醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展，需要檔案部門(mén)提供寶貴的檔案信息為依據(jù)。這就要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將其納入醫(yī)院工作計(jì)劃、管理體系和崗位責(zé)任制，使醫(yī)院檔案工作得到良性發(fā)展。
2、建立健全醫(yī)院檔案管理制度，實(shí)行規(guī)范管理。檔案管理工作作為醫(yī)院整體工作的一個(gè)組成部分，沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)章制度是難以保其順利開(kāi)展的。因此，在檔案管理中要建立一整套醫(yī)院檔案目標(biāo)管理考核制度和各種類(lèi)檔案歸檔制（下轉(zhuǎn)第60頁(yè)）（上接第58頁(yè)）度。按規(guī)范要求，準(zhǔn)確把握立卷的重點(diǎn)，力求做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、編目清晰，實(shí)現(xiàn)有序化管理。對(duì)醫(yī)院各種檔案要分門(mén)別類(lèi)，形成體系，便于保管和利用。移交時(shí)，做到交接有手續(xù)和清冊(cè)，檔案要齊全完整。通過(guò)規(guī)章制度和規(guī)范化管理等手段，使醫(yī)院檔案管理工作逐步走向制度化和規(guī)范化的軌道。
3、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保檔案工作有效開(kāi)展。醫(yī)院檔案工作的科學(xué)發(fā)展，人才是關(guān)鍵。一是要引進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)人才，提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。二是應(yīng)支持和鼓勵(lì)現(xiàn)有從事醫(yī)院檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化檔案管理的新方法和新技術(shù)，提高專(zhuān)業(yè)水平，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和數(shù)字化的需要。
4、積極做好醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用工作，納入醫(yī)院綜合信息實(shí)行一體化管理。檔案信息管理系統(tǒng)是醫(yī)院綜合信息管理系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，將這個(gè)子系統(tǒng)融入醫(yī)院整體信息化工作中，就能夠?yàn)獒t(yī)院管理決策和醫(yī)療的參考提供更多的有效信息資源，形成更具有綜合價(jià)值的信息源。這就要求檔案部門(mén)（或工作人員）在做好檔案收集、整理、保管和提供利用的同時(shí)，應(yīng)積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，形成數(shù)字化信息，并及時(shí)并入醫(yī)院綜合信息管理系統(tǒng)，用數(shù)字化信息為全院管理服務(wù)，為醫(yī)療實(shí)施服務(wù)，為社會(huì)醫(yī)療服務(wù)。通過(guò)利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，提高醫(yī)院檔案工作在醫(yī)院管理工作中的地位，推動(dòng)醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化建設(shè)與科學(xué)發(fā)展。
三、幾項(xiàng)保障措施
1、為使醫(yī)院檔案工作目標(biāo)管理有效執(zhí)行，要成立由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，醫(yī)院各部門(mén)主任、護(hù)士長(zhǎng)為成員的檔案工作目標(biāo)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案工作目標(biāo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和組織協(xié)調(diào)，責(zé)任到位，層層落實(shí)，以此形成的自上而下、層層抓落實(shí)的管理模式。
關(guān)鍵詞:水利；檔案管理；信息化
一、引言
水利檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案信息化人才隊(duì)伍的建沒(méi)以及促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等。
黨的十六大報(bào)告指出:“信息化是我國(guó)加快實(shí)現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇”，我國(guó)已將信息化建設(shè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的首要內(nèi)容。水利事業(yè)置身于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展之中，必須加快水利事業(yè)現(xiàn)代化步伐，實(shí)現(xiàn)水利信息化。我國(guó)水利信息化工程自“七五”期間起步，2003年《全國(guó)水利信息化規(guī)劃》出臺(tái)，標(biāo)志著水利信息化的全面展開(kāi)。
水利檔案工作是水利基礎(chǔ)工作的重要組成部分，水利檔案信息化應(yīng)是水利信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，現(xiàn)階段其內(nèi)容包括檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案信息化人才的培育以及開(kāi)發(fā)利用的制度制定等等。當(dāng)前，水利檔案信息化建設(shè)的步伐在水利信息化整體建設(shè)進(jìn)程中已顯滯后。
二、水利檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題和困難
當(dāng)前，水利系統(tǒng)內(nèi)檔案信息化建設(shè)初步運(yùn)用微機(jī)進(jìn)行檔案信息的存貯、檢索，提高了檔案利用的查全率、查準(zhǔn)率，但仍然存在一些亟待解決的問(wèn)題:一是重視力度不強(qiáng)。系統(tǒng)內(nèi)部偏重于防汛防旱、工程建設(shè)、資源管理等業(yè)務(wù)的信息化建設(shè)，對(duì)支持和服務(wù)于全局的綜合檔案管理信息化建設(shè)重視不夠，推進(jìn)力度不強(qiáng)，減弱了檔案信息化建設(shè)推進(jìn)全局工作的功能和貢獻(xiàn)。二是檔案人員缺乏現(xiàn)代化檔案管理技能。在辦公自動(dòng)化普及過(guò)程中，檔案計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅限于目錄級(jí)檢索，因未進(jìn)行系統(tǒng)地培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，一些水利系統(tǒng)檔案管理人員尚未完全掌握電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)咨詢(xún)服務(wù)等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和操作技能。三是檔案信息資源建設(shè)重點(diǎn)不夠突出。四是缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和技術(shù)支持。開(kāi)發(fā)一些專(zhuān)業(yè)應(yīng)用軟件時(shí)，沒(méi)有同步建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)，信息化建設(shè)各自為政，未形成統(tǒng)籌安排、全面協(xié)調(diào)、整體推進(jìn)的局面。水利檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)不夠明確，尚未確定數(shù)據(jù)的統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)。
從總體上看，水利系統(tǒng)檔案信息化工作還不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，主要表現(xiàn)為:
思想觀念落后，信息意識(shí)淡薄。受傳統(tǒng)的檔案服務(wù)觀念的制約，部分檔案管理人員思想觀念落后、信息意識(shí)淡薄，沒(méi)有能夠用科學(xué)的、發(fā)展的眼光去看待和應(yīng)對(duì)，在信息化、數(shù)字化面前顯得束手無(wú)策，缺少應(yīng)有的開(kāi)拓精神。
檔案人員缺乏現(xiàn)代化管理技能。部分人員雖然使用了計(jì)算機(jī)，但僅限于目錄級(jí)檢索，缺乏電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和操作技能。
檔案信息化建設(shè)力度不強(qiáng)，進(jìn)程緩慢。在開(kāi)發(fā)一些專(zhuān)業(yè)應(yīng)用軟件(如防汛防旱指揮系統(tǒng)、水質(zhì)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)、電子政務(wù)信息系統(tǒng)等)項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)，沒(méi)有同步建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)，已購(gòu)置的檔案管理軟件在系統(tǒng)內(nèi)尚未普及運(yùn)用。
檔案信息資源建設(shè)落后。系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)檔案管理工作發(fā)展不平衡，綜合檔案室偏重于紙質(zhì)檔案的收集，對(duì)電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的收集還不夠。
三、水利檔案信息化建設(shè)基本原則
水利檔案作為水利建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，應(yīng)不斷改進(jìn)思想觀念、管理方式及管理手段，依據(jù)適合水利行業(yè)和檔案工作規(guī)律和特點(diǎn)的檔案信息化建設(shè)的基本原則，加快推進(jìn)水利檔案信息化建設(shè)，利用較短的時(shí)間，初步實(shí)現(xiàn)水利檔案資源數(shù)據(jù)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、管理工作科學(xué)化。
以檔案信息開(kāi)發(fā)和利用為中心的原則。在檔案信息資源中除去部分關(guān)系到國(guó)家利益和安全以及個(gè)人隱私的以外，大部分是可以開(kāi)放和利用的。檔案信息化建設(shè)，特別是各種系統(tǒng)和軟件的開(kāi)發(fā)，要圍繞開(kāi)放和利用來(lái)設(shè)計(jì)、展開(kāi)。
統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原則。由于受檔案實(shí)體管理模式和方法的影響，檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也變得比較復(fù)雜且較難統(tǒng)一，再加上系統(tǒng)內(nèi)檔案信息化起步以后，未能及時(shí)研究統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，給檔案信息的傳輸、接收和整編帶來(lái)較大困難。
抓住重點(diǎn)、階段性推進(jìn)的原則。水利檔案信息化建設(shè)不可能一蹴而就，要經(jīng)過(guò)起步、試運(yùn)行、成熟、全面應(yīng)用的發(fā)展階段?，F(xiàn)階段工作的任務(wù)應(yīng)為檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案信息化人才的培育以及開(kāi)發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等。
以基礎(chǔ)工作帶動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的原則。檔案信息化特別是信息庫(kù)的建立，要依靠基礎(chǔ)工作一點(diǎn)一滴地建立起來(lái)。夯實(shí)基礎(chǔ)工作，建立和完善數(shù)據(jù)庫(kù)，是信息化建設(shè)的核心和關(guān)鍵所在。
四、水利檔案信息化建設(shè)的具體措施
加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增大投入，確保檔案信息化建設(shè)有序發(fā)展
第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是核心。應(yīng)成立由分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥的，各部門(mén)負(fù)責(zé)人參加的領(lǐng)導(dǎo)小組，研究總體發(fā)展方案，確定階段性工作目標(biāo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)解決在建設(shè)過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難。明確工作機(jī)構(gòu)和工作人員，落實(shí)具體工作任務(wù)并跟蹤監(jiān)督檢查。把檔案信息化管理納入系統(tǒng)內(nèi)的年度工作計(jì)劃，列入所屬各部門(mén)管理目標(biāo)責(zé)任制內(nèi)容內(nèi)進(jìn)行考核。
第二，加大投入是關(guān)鍵。水利檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性、前沿性的系統(tǒng)工程，不僅需要完成大量的基礎(chǔ)工作，配備一定規(guī)模的硬件設(shè)施，還要進(jìn)行適合本行業(yè)的軟件開(kāi)發(fā)利用，這些都需大量的人力、物力和財(cái)力，每年度資金的投入要與信息建設(shè)的任務(wù)相匹配，支撐系統(tǒng)的有序發(fā)展和正常運(yùn)行。
注重管理，豐富室藏，加快檔案信息建設(shè)
檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心。水利檔案專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)，涉及管理門(mén)類(lèi)廣，因此水利檔案信息資源建設(shè)必需從源頭上加以關(guān)注。首先，要制定與水利信息化相協(xié)調(diào)的檔案信息化建設(shè)工作計(jì)劃，宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新。其二，要增強(qiáng)綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，建立水文數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔流程等各專(zhuān)業(yè)的檔案歸并錄入規(guī)定，實(shí)現(xiàn)各門(mén)類(lèi)檔案收集、管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，豐富室藏。其三，推廣檔案管理軟件的運(yùn)用，推進(jìn)水利檔案綜合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)案卷級(jí)、文件級(jí)的電子檢索。其四，加大電子文件歸檔管理。必須以成熟的軟、硬件環(huán)境和良好的管理制度為前提。綜合檔案室作為歸檔文件的信息接收和管理的職能機(jī)構(gòu)，要積極創(chuàng)造條件，建立信息管理制度，保證本系統(tǒng)的電子文件的真實(shí)、完整、可靠、安全地保存。嚴(yán)格執(zhí)行電子文檔和紙質(zhì)文檔同時(shí)歸檔的雙套制管理辦法，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案室”。
以人為本，注重培訓(xùn)，促進(jìn)檔案隊(duì)伍建設(shè)
檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為載體，這就要求檔案工作者不僅要具備圖書(shū)、情報(bào)、檔案學(xué)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力。加快培養(yǎng)和構(gòu)建一支檔案信息化建設(shè)的復(fù)合型多層次的人才隊(duì)伍是當(dāng)務(wù)之急。目前可以從以下幾個(gè)方面入手。第一，要制定切實(shí)可行的培養(yǎng)計(jì)劃，鼓勵(lì)專(zhuān)、兼職檔案人員通過(guò)在職培訓(xùn)、業(yè)余進(jìn)修等多種形式，根據(jù)缺什么補(bǔ)什么的原則，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用信息技術(shù)的技能。第二，要注意引進(jìn)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的專(zhuān)業(yè)人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。第三，加強(qiáng)對(duì)檔案工作者信息意識(shí)培養(yǎng)，改變傳統(tǒng)檔案“重藏輕用”的局面，使檔案人員充分運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段，對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)管理與有效開(kāi)發(fā)利用。第四，建立必要的激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮檔案管理人員愛(ài)崗敬業(yè)，積極進(jìn)取的工作熱情和主觀能動(dòng)作用，提高工作效率和質(zhì)量，從而增強(qiáng)檔案管理改革和發(fā)展的動(dòng)力。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：國(guó)土資源；檔案管理；信息化建設(shè)
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，全球已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息的共享與同步，而人工智能、多媒體技術(shù)、衛(wèi)星通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的快速發(fā)展，信息化覆蓋了社會(huì)發(fā)展各個(gè)領(lǐng)域[1]。由于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，國(guó)土資源各項(xiàng)業(yè)務(wù)有所增加，各級(jí)國(guó)土資源的專(zhuān)業(yè)檔案數(shù)量也隨之增多，這就需要建立有序、統(tǒng)一和集中管理的國(guó)土資源信息化工作，從而實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
1 國(guó)土資源檔案概述
國(guó)土檔案資源詳細(xì)記錄了各項(xiàng)目建設(shè)的土地分類(lèi)變化和占用土地情況、房地產(chǎn)土地交易變化過(guò)程與權(quán)屬來(lái)源等，是耕地保護(hù)、土地利用規(guī)劃、土地權(quán)屬管理和土地確權(quán)等國(guó)土工作的有力依據(jù)。通常國(guó)土資源檔案具有自身的特點(diǎn)，具體如下：①易變更性。國(guó)土資源檔案的易變更性主要體現(xiàn)在地籍方面，地籍可被簡(jiǎn)單分解，如明確這塊地的坐落位置、面積大小和所有人等。由于地籍會(huì)受人為和自然等因素的影響而導(dǎo)致地籍變更，因此需要檔案管理人員及時(shí)登記檔案變更，保證檔案信息的最新化。②復(fù)雜性。國(guó)土資源檔案具有較高的專(zhuān)業(yè)性，檔案種類(lèi)之間錯(cuò)綜復(fù)雜且相互兼容，導(dǎo)致其具有復(fù)雜性的特征，如土地出讓項(xiàng)目檔案既屬于科技檔案又屬于文書(shū)檔案，這是因?yàn)槠浜杏玫匚恢闷矫鎴D以及土地出讓證明材料等。③多樣性。國(guó)土資源檔案具有的繁多的種類(lèi)，包括業(yè)務(wù)性檔案和綜合類(lèi)檔案等，其中業(yè)務(wù)性檔案涉及地礦檔案、土地利用規(guī)劃?rùn)n案、地籍管理檔案等；綜合類(lèi)檔案涉及電子檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案以及文書(shū)檔案等[2]。由于國(guó)土資源檔案的多樣性特征，致使檔案管理工作難度有所增加，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際需求，因此加強(qiáng)信息化的檔案管理顯得尤為重要。④完整性。國(guó)土資源檔案完整性很高，如一塊土地的利用和報(bào)批，在實(shí)際利用過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)違規(guī)操作等問(wèn)題，這些都需要在檔案中進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的完整性。
2 國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)的意義與路徑
（一）意義
隨著信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的國(guó)土資源檔案管理模式已經(jīng)難以滿(mǎn)足時(shí)代的發(fā)展需要，而檔案管理信息化建設(shè)能夠利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)來(lái)快速高效管理與存取檔案信息，減輕管理人員的負(fù)擔(dān)，促進(jìn)檔案管理準(zhǔn)確性的提升，因此加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。以往在管理檔案資源是多是采用紙質(zhì)檔案，受環(huán)境和條件等因素的影響，紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、破損、丟失等情況，影響國(guó)土資源部門(mén)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，因此需要做好國(guó)土資源檔案信息化建設(shè)，形成電子版的檔案，以此提高檔案管理工作效率，達(dá)到檔案高效與長(zhǎng)期保管的目的。另外，國(guó)土資源檔案中涉及國(guó)土資源活動(dòng)、個(gè)人、相關(guān)單位和國(guó)土等的信息歷史記錄，便于人們觀看與查閱，有利于維護(hù)群眾和相關(guān)單位的利益。
（二）路徑
1、提高認(rèn)識(shí)
要想實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案管理的信息化建設(shè)，需要對(duì)其進(jìn)行高度重視與正確認(rèn)識(shí)，明確信息化建設(shè)的重要性，積極轉(zhuǎn)變管理理念和管理模式。在傳統(tǒng)的國(guó)土資源檔案管理工作中，管理人員不了解信息化建設(shè)的作用，沒(méi)有大力支持檔案管理的信息化建設(shè)工作，導(dǎo)致工作流于形式，缺乏實(shí)質(zhì)性進(jìn)展[3]。因此國(guó)土資源部門(mén)需要加強(qiáng)國(guó)土資源檔案管理的信息化建設(shè)工作的宣傳，提高人員的認(rèn)識(shí)，使其能夠積極參與到信息化建設(shè)工作中，提高檔案信息化的水平。
2、優(yōu)化工作方式
國(guó)土資源檔案是一種國(guó)土資源檔案的信息，在確定建設(shè)用地面積和協(xié)調(diào)土地權(quán)屬糾紛等方面發(fā)揮著重要的作用，目前如何為相關(guān)事業(yè)單位和社會(huì)公眾提供便捷的檔案查詢(xún)調(diào)閱信息，已經(jīng)成為各級(jí)國(guó)土資源部門(mén)亟待解決的問(wèn)題。因此檔案管理人員在實(shí)際工作過(guò)程中，應(yīng)該樹(shù)立為各項(xiàng)國(guó)土資源管理工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的理念，加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，積極拓展國(guó)土檔案資源的潛能，為各部門(mén)提供檔案信息資料。同時(shí)國(guó)土資源部門(mén)可以?xún)?yōu)化工作方式，采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的方式，深入實(shí)際調(diào)研，對(duì)新情況進(jìn)行詳細(xì)了解，接受新的事物，創(chuàng)造高效靈活的檔案信息化使用方法，為國(guó)土資源各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3、建立檔案資源信息庫(kù)
國(guó)土資源部門(mén)在建立檔案資源信息庫(kù)過(guò)程中，需要做到以下幾點(diǎn)：①做好前期準(zhǔn)備。部門(mén)可以對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)量進(jìn)行全面匯總，初步預(yù)算數(shù)字化加工，科學(xué)制定工作計(jì)劃與方案，購(gòu)買(mǎi)相關(guān)設(shè)備以及按照專(zhuān)門(mén)工作場(chǎng)所；對(duì)于數(shù)字化對(duì)象，部門(mén)可結(jié)合檔案的利用目的與特征，對(duì)利用率高的地籍管理類(lèi)和建設(shè)用地類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理[4]。②加強(qiáng)過(guò)程管理。規(guī)范管理檔案交接工作，做好檔案登記工作，詳細(xì)規(guī)定圖像的命名方式、掃描方法、處理方法和儲(chǔ)存格式，保證檔案編碼與檔案數(shù)量的準(zhǔn)確性，避免檔案原件遭到破壞。③強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的保密與安全。部門(mén)應(yīng)該對(duì)聘用人員進(jìn)行登記備案與嚴(yán)格審查，完善監(jiān)控系統(tǒng)，做好數(shù)字化設(shè)備的檢查工作，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期篩選與鑒定，遵守保密規(guī)定并加以利用，做好數(shù)據(jù)備份工作。這樣才能保證國(guó)土資源檔案數(shù)據(jù)的安全性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的同城備份、異質(zhì)備份和異地備份
4、加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)
國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)具有很強(qiáng)的綜合性，包括國(guó)土資源部門(mén)的全部業(yè)務(wù)，要想保證檔案的安全完整以及信息化建設(shè)工作的高效有序開(kāi)展，檔案管理人員需要具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識(shí)、細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度以及高度的責(zé)任心，掌握信息化建設(shè)工作的相關(guān)知識(shí)。國(guó)土資源部門(mén)需要加強(qiáng)管理人員的教育和培訓(xùn)，組織其參加各級(jí)檔案部門(mén)舉辦的業(yè)務(wù)考察和培訓(xùn)等活動(dòng)，通過(guò)相互交流互動(dòng)來(lái)提高管理能力與業(yè)務(wù)知識(shí)；同時(shí)可以為檔案管理人員提供職稱(chēng)與職務(wù)上升的渠道和空間，調(diào)動(dòng)人員的工作創(chuàng)造性和積極性[5]。當(dāng)然檔案管理人員需要調(diào)整心態(tài)，更新觀念，學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，有效管理與分類(lèi)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)信息，將國(guó)土資源檔案信息的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值加以充分發(fā)揮，滿(mǎn)足相關(guān)事業(yè)單位與社會(huì)公眾的需求。
3 結(jié)束語(yǔ)
國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)是國(guó)土資源檔案管理的重要發(fā)展方向，在社會(huì)服務(wù)高效化與土地管理制度深化改革等方面具有現(xiàn)實(shí)意義。由于國(guó)土資源檔案管理的信息化建設(shè)工作相對(duì)復(fù)雜和繁瑣，在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，這就需要深入分析和研究這些問(wèn)題，提高認(rèn)識(shí)，優(yōu)化工作方式，建立檔案資源信息庫(kù)，加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)。只有這樣，才能將國(guó)土資源檔案的服務(wù)性能加以充分發(fā)揮，更好地服務(wù)與社會(huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)建設(shè)，確保國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
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[3]李慧. 淺析國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016，12：106.
關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院 教學(xué)檔案 管理 信息化
中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案是系內(nèi)各專(zhuān)業(yè)在教學(xué)活動(dòng)中逐步形成的有保存價(jià)值的文件、圖表、聲像的資料，它是學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教研科研等活動(dòng)以及學(xué)校教學(xué)工作發(fā)展的真實(shí)記錄，它是獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的重要組成部分，是系級(jí)教學(xué)水平的評(píng)估指標(biāo)之一，也是制定和修改培養(yǎng)計(jì)劃和教學(xué)大綱以及計(jì)算教學(xué)工作量的重要依據(jù)。
系級(jí)教學(xué)檔案管理是獨(dú)立學(xué)院教育教學(xué)管理的重要內(nèi)容之一，是獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作的一個(gè)重要部分。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)在高校的普及，高校教學(xué)檔案管理向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式發(fā)展，檔案的信息化管理已成為當(dāng)前獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案管理工作面臨的重要課題。本文首先對(duì)獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，然后結(jié)合教學(xué)檔案管理經(jīng)驗(yàn)提出了教學(xué)檔案信息化管理的對(duì)策。
一、院系級(jí)教學(xué)檔案的主要構(gòu)成
教學(xué)檔案完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地記錄教學(xué)實(shí)施的全過(guò)程，既是維護(hù)教學(xué)歷史的重要憑證，也是教學(xué)效果評(píng)價(jià)和教育教學(xué)、教研科研決策的重要依據(jù)，它以“服務(wù)于教學(xué)”為中心，是整個(gè)教學(xué)工作不可或缺的組成部分。院系級(jí)教學(xué)檔案主要包括：
第一，教學(xué)過(guò)程中學(xué)校下發(fā)的各種公文，包括：教務(wù)處下發(fā)的通知、教學(xué)和科研的規(guī)章制度、培養(yǎng)計(jì)劃、課程教學(xué)大綱和實(shí)驗(yàn)大綱、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）規(guī)范化文件；
第二，教學(xué)實(shí)施過(guò)程中的材料，包括：每學(xué)期的教學(xué)任務(wù)、教材征訂表、教學(xué)周歷、課程表、期中教學(xué)檢查材料、學(xué)生各類(lèi)成績(jī)、考試試卷及相關(guān)材料、課程設(shè)計(jì)報(bào)告、實(shí)習(xí)計(jì)劃和報(bào)告、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）及其相關(guān)材料等；
第三，教學(xué)監(jiān)督與評(píng)價(jià)中的材料，包括：調(diào)停課記錄、學(xué)生評(píng)價(jià)、督導(dǎo)評(píng)價(jià)；
第四，教師教研科研的各類(lèi)材料，包括：教師編寫(xiě)的教材、科研及發(fā)表的文章、課程和專(zhuān)業(yè)建設(shè)材料；
第五，其他材料，如系（教研室、實(shí)驗(yàn)室）工作計(jì)劃、教研活動(dòng)記錄、教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)和課酬計(jì)算、W生學(xué)籍表、學(xué)生課外學(xué)分鑒定材料等。
二、院系級(jí)教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題
從教學(xué)檔案的組成可看出，教學(xué)檔案范圍廣、分類(lèi)多、數(shù)量大、內(nèi)容豐富、形式多樣、利用頻繁，同時(shí)具有時(shí)態(tài)性、動(dòng)態(tài)性和專(zhuān)業(yè)性等特點(diǎn)。要管理好、利用好這些教學(xué)檔案將是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，但從目前院系教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀而言，在管理制度、方法和手段上還存在不少問(wèn)題和差距，教學(xué)檔案為教學(xué)服務(wù)的功能沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)。
（一）教學(xué)檔案管理制度不健全
教學(xué)檔案管理制度是有關(guān)教學(xué)檔案審核、收集、分類(lèi)、編目、整理、錄入、保管（密）、查（借）閱等方面的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。雖然有些高校頒發(fā)了一些有關(guān)檔案管理工作的制度，但也經(jīng)常變化，沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)有序的管理體制和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度，存在隨意性、零散性，缺乏連續(xù)性、系統(tǒng)性，導(dǎo)致教學(xué)檔案版本不對(duì)、格式不對(duì)、要求不符、紙張不統(tǒng)一、零散不全、裝訂五花八門(mén)；因查（借）閱制度不嚴(yán)格、不規(guī)范導(dǎo)致原始資料涂改、污損、缺失和損毀；因檔案管理員保密意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致資料失密、泄密等現(xiàn)象發(fā)生[1]。
（二）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)
院系級(jí)教學(xué)檔案作為院系教學(xué)活動(dòng)全過(guò)程的真實(shí)記錄和客觀反映，在對(duì)院系的教學(xué)質(zhì)量的分析和評(píng)價(jià)中有著不可替代的作用，一方面，學(xué)校主管部門(mén)可及時(shí)掌握院系教學(xué)活動(dòng)的具體實(shí)施情況，了解各院系的實(shí)際教學(xué)水平；另一方面，可以為院系領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人在制定或修訂專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)方案時(shí)提供切實(shí)有用的基礎(chǔ)性材料。特別重要的作用是對(duì)提高專(zhuān)任教師的教學(xué)水平起到積極的推動(dòng)作用，教師通過(guò)借鑒其他優(yōu)秀教師的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)方法、教學(xué)成果等，能夠快速適應(yīng)高校教學(xué)要求和提高自身專(zhuān)業(yè)教學(xué)水平。然而，大多數(shù)高校的只是完成教學(xué)檔案的收集、簽字、保存，然后將其束之高閣，只有當(dāng)學(xué)校教學(xué)檢查或各類(lèi)評(píng)估時(shí)才拿出來(lái)看看，完全只是以教學(xué)檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，輕視了教學(xué)檔案的利用價(jià)值，沒(méi)有體現(xiàn)出教學(xué)檔案對(duì)后續(xù)教學(xué)活動(dòng)創(chuàng)新意義、指導(dǎo)借鑒作用以及為教學(xué)工作服務(wù)的目的[2]。
（三）教學(xué)檔案管理模式陳舊，難以發(fā)揮教學(xué)檔案的作用
隨著計(jì)算機(jī)的普及，教學(xué)檔案資料本身來(lái)源就是電子格式的，但打印后還是采用審核簽字再提交到系教學(xué)秘書(shū)處的提交方式，檔案的管理還停留在紙質(zhì)提交、手工收集、人工管理、手工查閱等管理模式。這種管理模式工作效率低、成效不明顯，導(dǎo)致教學(xué)檔案信息不能共享、利用率不高，也不利于交流等。
三、教學(xué)檔案管理信息化的內(nèi)涵與意義
教學(xué)檔案管理信息化指運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)教學(xué)資料的收集、整理、存儲(chǔ)、處理、傳輸、利用和開(kāi)發(fā)，提高教學(xué)檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源共享，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理。教學(xué)檔案管理信息化以教學(xué)檔案的數(shù)字化建設(shè)為核心、以網(wǎng)絡(luò)管理化建設(shè)為平臺(tái)、以信息人才儲(chǔ)備為基本、以實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源共享為目標(biāo)。高校院系級(jí)教學(xué)檔案信息化主要內(nèi)容：一是把文件、圖紙等原始的紙質(zhì)教學(xué)資料掃描轉(zhuǎn)化為可用的數(shù)字化檔案，同時(shí)建立數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)（平臺(tái)）；二是可實(shí)時(shí)、安全、準(zhǔn)確、高效地查閱或提供給有關(guān)信息需求者使用[3]。
（一）規(guī)范了教學(xué)管理，提高了教學(xué)管理的效率和質(zhì)量
因教學(xué)檔案類(lèi)型多、來(lái)源廣、數(shù)量大，管理工作量大，采用傳統(tǒng)的手工管理模式，則管理工作的效率和準(zhǔn)確率低，管理效果差。教學(xué)檔案的信息化管理可以嚴(yán)格規(guī)定原始數(shù)據(jù)輸入，使得全校教學(xué)資料格式統(tǒng)一、分類(lèi)明確，同時(shí)，教學(xué)檔案庫(kù)的建立可實(shí)現(xiàn)各系、教研室、各級(jí)教學(xué)管理部門(mén)間的資源共享和相互協(xié)作。所以，教學(xué)檔案管理的信息化可以實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的程序化、規(guī)范化和科學(xué)化，既可提高教學(xué)檔案的管理工作效率，也可提高教學(xué)管理質(zhì)量。
（二）實(shí)現(xiàn)教學(xué)信息資源共享和信息的實(shí)時(shí)交換
數(shù)據(jù)庫(kù)具有高共享性的特點(diǎn)，教學(xué)管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及到多個(gè)部門(mén)，而這些部門(mén)的數(shù)據(jù)又是相對(duì)獨(dú)立的，如學(xué)生處的學(xué)生工作數(shù)據(jù)、教務(wù)處的教學(xué)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)的學(xué)費(fèi)數(shù)據(jù)、人事處的教師數(shù)據(jù)、各系的教學(xué)數(shù)據(jù)等等，多種數(shù)據(jù)來(lái)源、交換、傳遞和處理需要繁瑣的人工過(guò)程，結(jié)果導(dǎo)致信息的傳達(dá)性和準(zhǔn)確率都不高。教學(xué)檔案的信息化管理模式利用學(xué)校的共享平臺(tái)，課使得教學(xué)數(shù)據(jù)有效地、及時(shí)地進(jìn)行交換和共享，解決了各部門(mén)對(duì)教學(xué)信息資源的共享需求。
在教學(xué)管理過(guò)程中，教學(xué)管理人員是師生間教學(xué)信息交流的紐帶，他們須及時(shí)獲取和下達(dá)教學(xué)活動(dòng)的信息，如教學(xué)任務(wù)的下達(dá)和收集，教師調(diào)停課的及時(shí)性傳達(dá)等工作；為了提高教學(xué)質(zhì)量，要在師生間進(jìn)行教學(xué)意見(jiàn)的收集及反饋。教學(xué)檔案的信息化管理，教師、教學(xué)管理人員和學(xué)生均可通過(guò)教學(xué)管理信息化平臺(tái)及時(shí)地、靈活地進(jìn)行交流，保證了師生間教學(xué)過(guò)程中信息的高速傳達(dá)，這樣不僅提高了信息的準(zhǔn)確性，同時(shí)也加快工作進(jìn)度和效率。
四、系級(jí)教學(xué)檔案信息化管理對(duì)策
結(jié)合當(dāng)前獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)和不足，系級(jí)教學(xué)檔案信息化應(yīng)著重圍繞：教學(xué)信息資源的數(shù)字化、檔案管理者的信息化意識(shí)和能力以及標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范這三方面去建設(shè)。
（一）做好教學(xué)信息資源數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)教學(xué)信息資源整合和共享
進(jìn)入21世紀(jì)，隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的在高校中不斷推進(jìn)和普及，成立于21世紀(jì)初的獨(dú)立學(xué)院，計(jì)算機(jī)、校園網(wǎng)、Internet、移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施比較好，為教學(xué)信息資源的信息化提供了良好的條件。教學(xué)信息資源的數(shù)字化包括教學(xué)信息資源的管理標(biāo)準(zhǔn)化、存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。按照教學(xué)信息管理部門(mén)制定的統(tǒng)一的電子文件格式，師生通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線(xiàn)填報(bào)存放于數(shù)據(jù)庫(kù)或傳輸移交給系部檔案管理員或直接存入光盤(pán)保存，管理員再編目整理、定期歸檔；對(duì)于紙質(zhì)版的原始資料通過(guò)掃描成JPG格式或轉(zhuǎn)換成PDF格式，方便存儲(chǔ)和查閱。筆者所在學(xué)院既有教務(wù)管理系統(tǒng)（包括教師管理、成績(jī)管理、教材選定、選課、排課、課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)教、考試安排、學(xué)籍管理和畢業(yè)生資格審核等）、科研管理和課外學(xué)分管理，另外，筆者所在系還自行開(kāi)發(fā)了高校系級(jí)管理系統(tǒng)（包括教學(xué)管理、教師管理、教研室管理和科研管理等整個(gè)系級(jí)教學(xué)管理工作）并在全院推廣使用。系級(jí)管理系統(tǒng)和學(xué)院的教務(wù)管理系統(tǒng)可以無(wú)縫互操作，達(dá)到檔案信息資源共享的要求，加快了檔案信息化的過(guò)程。
（二）提高n案管理者的信息化意識(shí)和能力
系級(jí)教學(xué)檔案管理必須依托與學(xué)校的辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)開(kāi)展教學(xué)檔案信息化管理工作，為此，要求檔案管理人員除了掌握常規(guī)的檔案管理知識(shí)外，還須學(xué)習(xí)一些新的信息化技術(shù)和知識(shí)，如掌握Office軟件、學(xué)校辦公系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生工作系統(tǒng)、移動(dòng)辦公服務(wù)平臺(tái)的應(yīng)用以及簡(jiǎn)單的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。只有具有高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和高技能的管理人員才能真正實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理，才能精確把握本系的教學(xué)檔案，才能有效地為教學(xué)提供相應(yīng)的教學(xué)檔案信息資源服務(wù)。為了提高檔案管理人員的信息化管理素質(zhì)，可通過(guò)學(xué)術(shù)研討和經(jīng)驗(yàn)交流方式邀請(qǐng)相關(guān)行業(yè)的專(zhuān)家來(lái)校舉辦培訓(xùn)班等。筆者所在學(xué)院從創(chuàng)辦之初到現(xiàn)在，教務(wù)處組織了數(shù)據(jù)錄入員、機(jī)關(guān)公文寫(xiě)作與文件處理等業(yè)務(wù)知識(shí)、“正方教務(wù)軟件”使用等多次崗前培訓(xùn)，同時(shí)，還每年召開(kāi)教學(xué)秘書(shū)培訓(xùn)交流會(huì)；圖書(shū)信息中心舉辦了針對(duì)教學(xué)秘書(shū)的企業(yè)微信號(hào)移動(dòng)辦公平臺(tái)應(yīng)用培訓(xùn)。同時(shí)學(xué)院也專(zhuān)門(mén)開(kāi)設(shè)了針對(duì)教學(xué)管理人員的培訓(xùn)班，極大地提高了教學(xué)檔案管理人員的信息化管理業(yè)務(wù)水平，加快了系級(jí)教學(xué)檔案管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變。
（三）建立健全檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
隨著高校各項(xiàng)改革的不斷深入以及校內(nèi)外體制的變化，建立健全系級(jí)教學(xué)檔案管理工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是高校教學(xué)檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的根本保證。為此，院系應(yīng)依據(jù)《檔案法》、《高校檔案工作規(guī)范》等相關(guān)檔案管理規(guī)范和規(guī)程，按照學(xué)校的總體要求，結(jié)合本院系的實(shí)際情況，制定出適合院系級(jí)教學(xué)檔案信息化管理的規(guī)范和信息化的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一院系級(jí)教學(xué)資料分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和管理方法，以便于實(shí)現(xiàn)院系級(jí)教學(xué)資料檔案的信息化儲(chǔ)存、檢索和利用。筆者所在系按照學(xué)校的《日常教學(xué)管理規(guī)程》和《教學(xué)管理規(guī)章制度匯編》，制定了《計(jì)信系教學(xué)管理信息化規(guī)章制度匯編》，將系內(nèi)的教學(xué)管理的各項(xiàng)工作做了嚴(yán)格、細(xì)致的規(guī)定，起到了承上啟下的作用，成為了學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的有力補(bǔ)充。同時(shí)院系對(duì)教師的教學(xué)檔案的產(chǎn)生、存儲(chǔ)和管理進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，教學(xué)檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文件格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，并盡可能采取通用標(biāo)準(zhǔn)。院系還用制度的穩(wěn)定性、強(qiáng)制性和執(zhí)行制度的嚴(yán)肅性來(lái)規(guī)范院系級(jí)教學(xué)檔案工作，使教學(xué)檔案建設(shè)和教學(xué)管理工作有章可循，促進(jìn)了院系級(jí)教學(xué)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。
五、結(jié)束語(yǔ)
院系級(jí)教學(xué)檔案管理的信息化是一個(gè)系統(tǒng)工程，也是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，雖然筆者所在系在學(xué)校教學(xué)檔案過(guò)程中取得了一定的成效并做出了一定的貢獻(xiàn)，但隨著國(guó)家對(duì)獨(dú)立學(xué)院教育教學(xué)改革的深入推動(dòng)，一些更深層次的問(wèn)題和缺陷也會(huì)逐步發(fā)現(xiàn)[4]，因此，為了更好地服務(wù)于獨(dú)立學(xué)院的院系教學(xué)工作，各獨(dú)立學(xué)院應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際，轉(zhuǎn)變思路、勇于創(chuàng)新，在當(dāng)前較有優(yōu)勢(shì)的信息化環(huán)境下進(jìn)一步提高院系教學(xué)檔案信息化管理水平，改進(jìn)信息化管理方式，繼續(xù)加強(qiáng)和推進(jìn)信息化建設(shè)，充分發(fā)揮高校院系級(jí)教學(xué)檔案的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，逐步建立起符合獨(dú)立學(xué)院自身特色的信息化教學(xué)檔案管理模式，以便更好地為教學(xué)管理工作提供全方位的資源服務(wù)，從而不斷提高教學(xué)檔案信息化管理的質(zhì)量和水平。
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【關(guān)鍵詞】基層工作；檔案管理；行政執(zhí)法；挑戰(zhàn)
一、新形勢(shì)下基層檔案工作執(zhí)行《檔案法》的基本情況
（一）加強(qiáng)法制宣傳，檔案依法監(jiān)管工作不斷推進(jìn)
認(rèn)真履行檔案行政監(jiān)督指導(dǎo)職權(quán)，把握好工作的重點(diǎn)和實(shí)情，推動(dòng)檔案管理工作上新臺(tái)階、創(chuàng)新業(yè)績(jī)。
1、充分利用館藏檔案資源優(yōu)勢(shì)，開(kāi)展檔案法宣傳活動(dòng)。
2、開(kāi)展檔案專(zhuān)項(xiàng)執(zhí)法檢查，高度重視檔案工作，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。積極組織開(kāi)展基層檔案年檢工作，對(duì)機(jī)關(guān)、企業(yè)和中小學(xué)檔案室進(jìn)行檢查。通過(guò)檔案年檢工作的開(kāi)展，使全縣檔案工作逐步步入規(guī)范化、制度化、法制化軌道，提升了檔案工作依法管理水平。
3、認(rèn)真做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)劃調(diào)整檔案管理工作，嚴(yán)防檔案資源的流失。
（二）夯實(shí)基礎(chǔ)建設(shè)，檔案館功能發(fā)揮不斷提高
基層檔案工作者應(yīng)認(rèn)真履行崗位職責(zé)，充分發(fā)揮檔案優(yōu)勢(shì)，在圍繞中心服務(wù)大局、圍繞民生服務(wù)社會(huì)中起到了積極的作用。
1、檔案查詢(xún)利用服務(wù)能力有效提升。
2、穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，開(kāi)展行政村示范檔案室和基層機(jī)關(guān)規(guī)范化數(shù)字檔案室創(chuàng)建活動(dòng)。
3、為保護(hù)和傳承本地方言，積極開(kāi)展“閩南話(huà)”語(yǔ)音建檔工作，積極選定閩南話(huà)語(yǔ)言建檔區(qū)域，完成閩南語(yǔ)錄音錄像及建檔工作。
（三）全面開(kāi)展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作
按照上級(jí)文件精神，結(jié)合基層檔案工作實(shí)際，按計(jì)劃有序地推進(jìn)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，不斷深化檔案登記備份工作，努力構(gòu)建檔案安全監(jiān)管體系。
1、設(shè)立縣級(jí)檔案與電子文件登記備份中心，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)全縣檔案與電子文件登記備份的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)工作。配置中心機(jī)房，采購(gòu)專(zhuān)用設(shè)備。建立了登記備份管理信息系統(tǒng)平臺(tái)。
2、結(jié)合基層檔案工作實(shí)際，加大指導(dǎo)力度，確保各單位登記備份數(shù)據(jù)完整、質(zhì)量可靠、程序規(guī)范，重點(diǎn)民生領(lǐng)域檔案登記備份工作有序開(kāi)展。積極完成基層民政局、環(huán)保局及人力保障局等重要涉民單位的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)登記備份工作。并開(kāi)展了縣人民醫(yī)院病歷檔案登記備份工作。
3、為確保基層重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全、完整和安全，根據(jù)上級(jí)文件精神，完成污水處理廠(chǎng)及配套管網(wǎng)工程的檔案登記備份工作。目前，逐步開(kāi)展基層重點(diǎn)項(xiàng)目檔案登記備份工作。
4、開(kāi)展重要檔案數(shù)據(jù)異地備份工作，加強(qiáng)與其他檔案館館際間的合作，建立了合作檔案?jìng)浞莼亍?/p>
二、存在的主要問(wèn)題
（一）檔案館建設(shè)亟待進(jìn)一步重視
近年來(lái)，基層掀起了新一輪檔案館建設(shè)熱潮，一大批現(xiàn)代化的檔案館相繼建成。但是多數(shù)基層檔案館由于建成時(shí)間早，館藏面積小，當(dāng)前基層檔案館在檔案保管硬件、軟件方面已十分落后，不能適應(yīng)新時(shí)期對(duì)檔案管理與利用的要求。一是庫(kù)房面積小，館藏檔案飽和，部分檔案只能堆放在基層檔案館的走廊里。很多單位檔案室長(zhǎng)期漏水，導(dǎo)致檔案生蟲(chóng)、破損霉變、字跡擴(kuò)散，有的字跡甚至無(wú)法辨認(rèn)。有的檔案資料沒(méi)有密閉保存，紙張嚴(yán)重氧化，一觸即成碎片。二是檔案庫(kù)房存在自然災(zāi)害和消防隱患。庫(kù)房?jī)?nèi)電線(xiàn)老化，缺少消防設(shè)施和安全保衛(wèi)設(shè)備。對(duì)于地處東南沿海的基層檔案館而言，易遭受臺(tái)風(fēng)和暴雨等自然災(zāi)害的侵害。檔案是一種不可再生資源，檔案材料一旦遭受臺(tái)風(fēng)和暴雨等侵害，將是無(wú)可換回的損失。三是庫(kù)房硬件設(shè)施陳舊，檔案保管條件差。庫(kù)房防潮、防塵等設(shè)施不全，檔案保管質(zhì)量堪憂(yōu)，嚴(yán)重制約了檔案工作的正常開(kāi)展。四是難以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的步伐，當(dāng)前檔案工作的對(duì)象已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)移到新型的電子文檔上來(lái)，目前基層檔案館已不適應(yīng)這種變化。因此，基層新檔案館建設(shè)迫在眉睫。
（二）各機(jī)關(guān)檔案室的建立和完善存在嚴(yán)重問(wèn)題
1、檔案工作的重視程度還不夠平衡。機(jī)關(guān)檔案工作的重視很不平衡，個(gè)別單位對(duì)檔案工作重視還不夠，檔案意識(shí)薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保證，雖然各部門(mén)把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，也有專(zhuān)人負(fù)責(zé)抓落實(shí)，但真正把檔案管理工作作為各部門(mén)工作有效機(jī)制來(lái)抓方面還存在缺陷。從目前檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，有的部門(mén)重要的業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有及時(shí)整理、裝訂、歸檔，移交綜合檔案室，而是放置在職能各科室?？陀^上講，行政執(zhí)法檔案、重要業(yè)務(wù)檔案放置在職能科室可以方便查閱利用，歸入檔案室保管給調(diào)閱利用確實(shí)造成不便，但按照檔案管理要求，不符合檔案法規(guī)定。
2、檔案室保管條件還比較差。多數(shù)基層單位還達(dá)不到檔案管理“八防”要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，甚至連人都進(jìn)不去，設(shè)施設(shè)備老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門(mén)不統(tǒng)一，比較零亂。個(gè)別單位綜合檔案室設(shè)防意識(shí)不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。甚至有些機(jī)關(guān)單位達(dá)到70%左右沒(méi)有檔案室現(xiàn)象，對(duì)檔案整理、歸檔或保管利用，都存在很大完整性和安全隱患，這些都亟待解決的問(wèn)題。檔案室保管條件差的原因，從客觀因素上看，有些單位辦公用房比較緊張，單獨(dú)拿出一間房子作為檔案室的確存在困難，而有些相對(duì)有條件的部門(mén)設(shè)置的綜合檔案室整體上也不規(guī)范。甚至有極個(gè)別的單位根本沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行保管，檔案資料像垃圾一樣堆放在某一角落，勢(shì)將造成檔案資料的嚴(yán)重毀壞和遺失，這些問(wèn)題的產(chǎn)生，最根本原因還是對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，檔案管理制度落實(shí)不夠。
（三）檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)有待進(jìn)一步加快
隨著電子政務(wù)建設(shè)的迅猛發(fā)展，電子政務(wù)建設(shè)產(chǎn)生了大量的電子文件。為適應(yīng)社會(huì)信息化的高速發(fā)展，檔案管理必須采用現(xiàn)代化的信息手段。目前，基層檔案部門(mén)及部分單位仍停留在原始的管理水平，檔案查閱利用還停留在手工操作和條目注錄階段，檔案管理和檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后，影響著檔案的查閱利用和快捷服務(wù)。同時(shí)，檔案數(shù)字化基礎(chǔ)薄弱，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)滯后。檔案數(shù)字化硬件嚴(yán)重不足，很少有單位配備符合數(shù)字化要求的檔案信息采集、存儲(chǔ)、利用等設(shè)備。各單位檔案數(shù)字化管理軟件標(biāo)準(zhǔn)不同，功能各異，共享性差，在一定程度上制約了基層檔案數(shù)字化工作的整體推進(jìn)。
（四）依法監(jiān)管的力度有待進(jìn)一步提高
一是《檔案法》宣傳還不夠深入，檔案工作還沒(méi)有引起全社會(huì)的足夠重視，檔案工作有法不依的現(xiàn)象仍有存在。如不按規(guī)定進(jìn)行立卷歸檔、移交檔案，而造成檔案丟失損毀事件時(shí)有發(fā)生，有些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案未按規(guī)定進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，重大活動(dòng)檔案不及時(shí)整理歸檔并按規(guī)定移交等。二是農(nóng)村檔案工作薄弱。不少村居、辦事處、社區(qū)無(wú)檔案室，對(duì)檔案的整理只是通過(guò)簡(jiǎn)單的繩捆、箱裝，有很多檔案資料關(guān)系基層廣大干部人民群眾的根本利益。三是檔案服務(wù)中介機(jī)構(gòu)在發(fā)展中也存在一些問(wèn)題，諸如管理水平低、人員結(jié)構(gòu)不合理、技術(shù)水平低等情況。四是一些單位檔案意識(shí)薄弱，重視不夠，檔案執(zhí)法存在一定難度，一些違法案件沒(méi)有得到及時(shí)有效查處。
（五）檔案經(jīng)費(fèi)投入不足
檔案的征集、整理、保護(hù)、搶救和開(kāi)發(fā)利用需要大量人力物力投入，基層每年預(yù)算的檔案辦公經(jīng)費(fèi)與實(shí)際需求相比有較大缺口。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各單位也要重視檔案工作，保證必需的工作經(jīng)費(fèi)，配置符合規(guī)范要求的設(shè)備設(shè)施。同時(shí)，基層政府應(yīng)在預(yù)算內(nèi)，考慮增撥村級(jí)和社區(qū)建檔的部分經(jīng)費(fèi)。
（六）檔案隊(duì)伍建設(shè)還需進(jìn)一步加強(qiáng)
檔案工作是技術(shù)性非常強(qiáng)的工作，面對(duì)檔案服務(wù)領(lǐng)域的不斷拓展，現(xiàn)代化管理要求的不斷提高，館藏量的成倍增加等一系列現(xiàn)實(shí)要求。不僅需要更多的人員從事檔案相關(guān)工作，而且也決定了相關(guān)人員需時(shí)時(shí)刻刻保持同時(shí)代的同步性，需要不斷補(bǔ)充自己的知識(shí)，學(xué)習(xí)新的技能。
三、問(wèn)題應(yīng)對(duì)策略分析
檔案工作是記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的一項(xiàng)重要事業(yè)，檔案工作從來(lái)沒(méi)有像今天這樣，在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活中起著如此重要的基礎(chǔ)性作用，而且一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)，經(jīng)濟(jì)愈是發(fā)展，文明愈是發(fā)達(dá)，檔案工作的這種基礎(chǔ)性作用就愈加明顯。為發(fā)揮好檔案工作對(duì)我縣發(fā)展的基礎(chǔ)性作用，基層檔案館應(yīng)做好以下幾方面工作：
（一）進(jìn)一步加大宣傳力度，強(qiáng)化檔案法制意識(shí)
以檔案管理為契機(jī)，加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)?；鶎涌h府及相關(guān)部門(mén)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，加大《檔案法》的宣傳力度，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的使命感和責(zé)任感，樹(shù)立全社會(huì)的檔案意識(shí)和檔案法制觀念。要進(jìn)一步抓好檔案室的建設(shè)和管理工作，檔案工作應(yīng)列入績(jī)效目標(biāo)考核。同時(shí)，要將《檔案法》的學(xué)習(xí)納入領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)習(xí)培訓(xùn)內(nèi)容，強(qiáng)化檔案法制意識(shí)，提高依法管理水平，讓領(lǐng)導(dǎo)干部理解檔案工作，支持檔案工作，重視檔案工作。
（二）以檔案新館建設(shè)為載體，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
按照檔案事業(yè)發(fā)展的要求，加大投入力度，成立新檔案館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)班子，加快新檔案館建設(shè)步伐。新檔案館的建設(shè)要從文化建設(shè)的高度出發(fā)，堅(jiān)持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)和適度超前的原則，體現(xiàn)文化性、開(kāi)放性、多功能性、現(xiàn)代性和標(biāo)志性。要真正將檔案館的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)列入年度預(yù)算，并逐年增加檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)的投入。
（三）以檔案隊(duì)伍建設(shè)為手段，提高綜合服務(wù)水平
要根據(jù)國(guó)家和省有關(guān)檔案館人員配置要求，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員素質(zhì)。加快檔案信息化建設(shè)速度，積極轉(zhuǎn)變檔案管理模式，充分發(fā)揮檔案的“四位一體”功能作用，進(jìn)一步提高綜合服務(wù)水平。繼續(xù)加大檔案執(zhí)法力度，加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、行政村、企事業(yè)單位的檔案業(yè)務(wù)檢查、指導(dǎo)，加大督促力度，糾正檔案管理中的違法行為，保證檔案資源完整、安全入庫(kù)，推進(jìn)依法治檔。
（四）進(jìn)一步加大工作力度，強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)建設(shè)
要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資料的收集、整理。要規(guī)范文書(shū)檔案整理歸檔工作，加強(qiáng)科技檔案、專(zhuān)業(yè)檔案、聲像檔案、電子檔案以及實(shí)物檔案的收集。在重點(diǎn)工程、科研和設(shè)備更新改造項(xiàng)目驗(yàn)收前，依法做好檔案驗(yàn)收工作。特別是加大對(duì)重大工程、重大社會(huì)活動(dòng)及農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案、社區(qū)檔案、企業(yè)檔案的收集整理規(guī)范工作。新設(shè)置機(jī)構(gòu)要依法辦理檔案登記，機(jī)構(gòu)撤、并、減要依法做好檔案移交。對(duì)一些有價(jià)值的檔案資料，要采取有力措施，盡可能搶救和補(bǔ)救，廣泛進(jìn)行征集。同時(shí)，正確實(shí)施對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)的依法管理，規(guī)范業(yè)務(wù)活動(dòng)，保證其在規(guī)范化、法制化軌道上順暢地運(yùn)行。
四、結(jié)論
通過(guò)本文的分析可知，在新形勢(shì)下，檔案管理工作具有重要作用。為了保證基層檔案工作行政執(zhí)法能夠取得積極效果，我們應(yīng)認(rèn)真分析基層檔案工作面臨的問(wèn)題，并制定具體對(duì)策，促進(jìn)基層檔案工作發(fā)展，滿(mǎn)足基層檔案工作需要。
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