時間：2023-10-11 16:23:48
導(dǎo)語：在學(xué)生學(xué)籍檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理
學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認證、出國留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻】
[1]底紅艷．對高校教學(xué)檔案管理的幾點認識[J]．晉圖學(xué)刊，2002，（3）．
我國的教育體制在不斷地進行改革。中學(xué)生的學(xué)籍檔案作為學(xué)生信息的憑證，在學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、升學(xué)考試等多方面發(fā)揮著重要的作用。通過分析新形勢下信息化管理狀況，對當(dāng)今中學(xué)生學(xué)籍檔案管理的實施提出幾個觀點。
關(guān)鍵詞:
信息化管理;中學(xué)生;學(xué)籍;實施
1實現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對功能
學(xué)生在入學(xué)之后都會給新生進行學(xué)籍注冊。以前，學(xué)生的學(xué)籍信息都是經(jīng)過人工手寫的，信息在謄錄的過程中容易出現(xiàn)錯誤。實現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對功能是學(xué)校信息化管理的一種途徑?，F(xiàn)在，學(xué)生在校園網(wǎng)上登錄自己的學(xué)號信息進行查看，便可核對自己的學(xué)籍注冊信息。這樣可以保證每個學(xué)生注冊信息的正確，能夠保障學(xué)生的權(quán)益，減少老師的校對工作量。實現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對功能，是未來幾年學(xué)校的學(xué)籍檔案管理需要加強的工作。學(xué)生入學(xué)時注冊的信息數(shù)據(jù)不是一成不變的。隨著家庭、戶籍、父母單位的變動、電話的更改等多方面的變動，學(xué)生的學(xué)籍信息也應(yīng)該做到及時地調(diào)整更改。為了能夠及時掌握學(xué)校學(xué)生信息的變動情況，學(xué)校的學(xué)籍管理應(yīng)該實行期報制度:即各學(xué)校學(xué)籍管理部門要將前一階段學(xué)生變動情況生成數(shù)據(jù)庫信息，每學(xué)年的第一學(xué)期和第二學(xué)期的開學(xué)前，將學(xué)生的學(xué)籍信息重新核對檢查，并將新的注冊信息報送到教育局相關(guān)的部門，進行必要的數(shù)據(jù)更新和維護。不但方便了學(xué)生信息的查詢，也方便了學(xué)校對學(xué)生信息的及時了解。
2學(xué)校要建立健全信息化管理制度
學(xué)校的管理需做到依法管理，才能有序地實現(xiàn)學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性和真實性。在某些管理制度不健全的學(xué)校，會出現(xiàn)冒名頂替他人學(xué)籍信息的狀況，這會對被頂替的學(xué)生產(chǎn)生不公正的影響，甚至影響到他人今后的升學(xué)問題。在學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理中，學(xué)校應(yīng)該堅持依法管理，規(guī)范管理?？芍贫ㄏ嚓P(guān)的制度來“有法可依”，有些學(xué)校已經(jīng)制定了《信息采集錄入制度》《學(xué)生信息查詢制度》《協(xié)調(diào)與保障制度》等。學(xué)校應(yīng)該讓專門的人來負責(zé)學(xué)籍管理的相關(guān)工作，建立健全學(xué)生學(xué)籍電子檔案的相關(guān)制度，對學(xué)生的學(xué)籍檔案應(yīng)該妥善保存甚至備份，不得擅自填寫、更改和公開學(xué)生的個人學(xué)籍信息。學(xué)校也不能隨意調(diào)整學(xué)籍管理人員。如果由于特殊情況確實需要調(diào)整工作人員，也應(yīng)該上報教育局的相關(guān)部門。學(xué)籍管理要制定相關(guān)的制度，并且要嚴格依法實施。這是對學(xué)校的要求，也是對學(xué)生和家長的要求。在學(xué)生辦理轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、升學(xué)等手續(xù)時，家長應(yīng)該按照學(xué)校的正常程序辦理學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)移。學(xué)校建立健全的信息化管理制度能夠保證學(xué)生學(xué)籍信息的安全性;能夠推進學(xué)校學(xué)籍管理工作的高效運轉(zhuǎn);能夠減少或避免學(xué)生學(xué)籍信息的遺漏等。
3設(shè)置專門的檔案信息管理人員
電子學(xué)籍檔案的信息化管理是一項實踐性極強的工作。每個同學(xué)的檔案都需要進行信息化管理，這是一項復(fù)雜的工程。所以，需要多人才可以完成。學(xué)校通過設(shè)置專門的學(xué)籍檔案信息管理人員，分工明確，各司其職，共同完成相關(guān)的檔案管理工作。學(xué)籍檔案的信息管理人員要經(jīng)過培訓(xùn)，熟悉計算機電子技術(shù)，保證高效率地完成工作任務(wù)。要根據(jù)任務(wù)分配將學(xué)籍檔案的信息管理分配到相關(guān)崗位，具體的崗位負責(zé)不同的具體事務(wù)。針對學(xué)生的就學(xué)狀況，學(xué)籍管理人員應(yīng)及時地做好審核、轉(zhuǎn)檔、交接等相關(guān)工作?，F(xiàn)階段，中學(xué)生的學(xué)習(xí)往往隨著家庭的變動而變動。父母的工作一旦變動，學(xué)生就可能會出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)的狀況。關(guān)于學(xué)生的學(xué)籍檔案問題，在學(xué)生開學(xué)的時候，學(xué)校的相關(guān)人員應(yīng)該給學(xué)生作相關(guān)的介紹。而在很多學(xué)校，這種學(xué)籍知識應(yīng)該讓學(xué)生有所了解，以免在轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)的情況下不知所以。專門的學(xué)籍檔案信息管理人員在工作時應(yīng)該做到以下幾點:信息的管理人員要有責(zé)任心，學(xué)籍的錄入、整理和歸檔是一項復(fù)雜的工作，管理人員應(yīng)該認真、仔細、切不可馬虎;信息管理人員在經(jīng)過相關(guān)的培訓(xùn)之后，能熟練操作計算機，保證工作的質(zhì)量;信息管理人員要對所有學(xué)生的學(xué)籍檔案進行分類，按照年級和學(xué)號進行標(biāo)注，以便于查閱，必要時要備份信息;信息管理人員要對學(xué)校的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)進行經(jīng)常的維護。
4結(jié)語
教育是國家大計，是關(guān)乎國家人才培養(yǎng)的最關(guān)鍵手段。學(xué)校的教學(xué)管理和信息化管理必須得到重視。學(xué)生的學(xué)籍管理制度在目前的中學(xué)中還并不是十分健全，針對信息化管理這一塊，學(xué)校和教育的相關(guān)部門還有很多工作要做。
參考文獻:
［1］袁小鳳．新形勢下中學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理［J］．蘭臺世界，2011(8)．
【關(guān)鍵詞】學(xué)生檔案管理 VF 系統(tǒng)設(shè)計
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是典型的信息管理系統(tǒng)，其設(shè)計主要包括數(shù)據(jù)庫的建立和維護，以及前端應(yīng)用程序的開發(fā)兩個方面；以VF程序設(shè)計為基礎(chǔ)，結(jié)合數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)設(shè)計的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，可以有效避免傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理過程中的不足之處，有利于提高工作效率。
1 開發(fā)環(huán)境及工具介紹
1.1 開發(fā)環(huán)境
處理器：80486 50MHz或以上的CPU
內(nèi)存：16M或以上內(nèi)存，推薦使用24M以上內(nèi)存
硬盤：典型安裝所需硬盤空間85M；完全安裝所需硬盤空間192M
顯示器：VGA或更高分辨率的顯示器
1.2 開發(fā)工具
Visual Foxpro 6.0（以下簡稱VF6.0）是Microsoft公司推出的新一代32位面向?qū)ο蟮年P(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)提出了許多新的特性和功能，具有性能完善的程序設(shè)計語言，使用戶開發(fā)數(shù)據(jù)庫的工具更加完善與快捷，同時也具有良好的用戶界面、簡便的數(shù)據(jù)庫操作等優(yōu)點。
2 系統(tǒng)分析
2.1 系統(tǒng)功能分析
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)主要用于學(xué)校學(xué)生檔案管理工作，主要任務(wù)是對學(xué)生檔案的各種信息進行日常管理，如查詢、修改、增加、刪除。系統(tǒng)采用模塊化程序設(shè)計方法，既便于系統(tǒng)功能的各種組合和修改，又便于管理人員的維護。系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)庫維護功能，及時根據(jù)用戶需求進行數(shù)據(jù)的查詢、添加、修改等操作。
2.2 系統(tǒng)設(shè)計步驟
根據(jù)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的功能使用，系統(tǒng)的詳細設(shè)計是建立在結(jié)構(gòu)框架的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)的每個模塊進行描述，使整個設(shè)計流程更加清晰明了；同時模塊化的設(shè)計思路，可以大大提高設(shè)計的效率，可以盡可能的減少不必要的錯誤（系統(tǒng)結(jié)構(gòu)框架圖如圖1）。
學(xué)生檔案系統(tǒng)主界面模塊： 該模塊的功能是提供學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的主界面，也是本系統(tǒng)的入口和出口；該界面方便用戶選擇和調(diào)用各個子模塊，如果用戶需要對學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行維護需核對用戶名和口令。
學(xué)生信息查詢模塊：該模塊提供了學(xué)生檔案查詢界面，用戶可以使用該模塊查詢學(xué)生檔案相關(guān)信息。
學(xué)生信息維護模塊：該模塊允許用戶選擇維護對象（數(shù)據(jù)庫中學(xué)生信息等）進行維護修改。（增加、刪除、修改等）系統(tǒng)用戶驗證模塊：該模塊通過用戶名和口令驗證保證系統(tǒng)管理員登陸系統(tǒng)。
3 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)計
3.1 管理員系統(tǒng)界面
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，在登陸系統(tǒng)之后，出現(xiàn)登陸界面，表單文件名：學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)登錄界面如圖2所示。
3.2 模塊部分代碼
模塊部分代碼由系統(tǒng)登錄界面、口令驗證模塊、信息維護等等各模塊組成，由于各模塊具體設(shè)計類似，實際運用中數(shù)據(jù)龐大，故以下只對系統(tǒng)口令驗證模塊代碼作了詳細的闡述。
表單文件名：登錄
事件代碼：
&& 表單（Form1）的Init事件代碼
Publ n
n=0
this.text1.selectonentry=.t.
this.text2.selectonentry=.t.
this.text2.passwordchar=”*”
this.text1.setfocus
&& 命令按鈕確定（command1）的click事件代碼
Dm = alltrim（thisform.text1.value）
k1 = alltrim（thisform.text2.value）
open data 學(xué)籍
use 管理員
locate for 登錄名 = dm
if eof（ ）
n=n+1
if n
messagebox（“用戶名或口令錯誤，請重新登錄！”）
thisform.text1.setfocus
endif
else
if.not.alltrim（口令）==kl
n=n+1
if n
messagebox（“口令錯，請重新輸入！”）
close data
do form 維護
thisform.release
endif
endif
if n=3
messagebox（“權(quán)限錯誤，請退出”）
close
endif
&&命令按鈕退出（command2）的click事件代碼
主窗口.show
Thisform.release
4 小結(jié)
學(xué)校檔案管理工作作為學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分之一，學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的功能基本符合學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的需求，能夠完成學(xué)生基本信息、學(xué)生檔案派遣地查詢、學(xué)生檔案信息維護等信息的輸入與查詢，并提供部分系統(tǒng)維護功能，利用計算機信息技術(shù)做到檔案管理工作方法科學(xué)化，管理手段高效化，能夠有效的促進學(xué)校檔案管理工作。
參考文獻
[1]廖信彥.Visual FoxPro應(yīng)用大全[M].北京：清華大學(xué)出版社，2002.
[2]涂劍峰.基于VF的教職工管理系統(tǒng)設(shè)計[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2013（02）.
一、高校大學(xué)生檔案管理中存在的問題
1、檔案流入環(huán)節(jié)
（1）學(xué)生、教師檔案意識不強。大學(xué)生入學(xué)時，學(xué)籍檔案是反映其高中期間，學(xué)習(xí)、生活各方面表現(xiàn)、優(yōu)勢、劣勢，特長，班級管理經(jīng)驗的重要憑證，對老師在大學(xué)期間對其進一步的指導(dǎo)有著非常重要的意義。而今，因為學(xué)校、教育部門對檔案的不重視，加之學(xué)生檔案意識不強，檔案在學(xué)生帶到學(xué)校的過程中，被私自拆封、撕壞、遺失的情況屢有發(fā)生，此外，檔案在學(xué)生移交到學(xué)校后，因為老師的不專業(yè)以及對檔案的不重視，經(jīng)常將學(xué)生檔案束之高閣或丟失，沒有使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
（2）檔案材料標(biāo)準(zhǔn)不一。近幾年，高校學(xué)生檔案是在新生報到時開始收集，然而，由于我國各省區(qū)學(xué)生高中檔案沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因此，學(xué)生檔案在紙張、筆跡、格式、內(nèi)容各方面規(guī)格不一，五花八門，檔案質(zhì)量參差不齊。
2、檔案管理環(huán)節(jié)
（1）檔案管理歸口不一。許多高校學(xué)生檔案管理歸口部門不統(tǒng)一。以內(nèi)蒙古某高校為例，2008年至2010年一直歸招生就業(yè)處管理，2011年至今，一直歸各二級學(xué)院管理。還有一些高校檔案歸人事處、學(xué)生處管理。歸口不一必然導(dǎo)致檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不一致，檔案管理混亂。
（2）學(xué)生檔案內(nèi)容陳舊。本人在從事檔案管理的七年間，通過訪談，發(fā)現(xiàn)70%的單位對畢業(yè)生檔案材料不感興趣，因為檔案材料中找不到單位聘用人員所需的各種信息。本人所在的高校，學(xué)生的檔案主要由高中學(xué)籍檔案、大學(xué)期間的成績單、學(xué)年鑒定表、高等畢業(yè)生登記表、體檢表、實習(xí)考核表、體能測試表組成，這些材料千人一面，很難反映出學(xué)生的創(chuàng)新能力、溝通能力、組織協(xié)調(diào)能力等信息，無法給用人單位提供選擇依據(jù)，與用人單位的期望值相差甚遠。
（3）檔案管理人員非專業(yè)化。高校的檔案管理人員普遍為學(xué)團工作人員，平時工作忙，任務(wù)重，沒有接受過專門的檔案管理培訓(xùn)，缺乏應(yīng)有的檔案管理基本知識，在存放、管理等方面，缺乏專門的制度，導(dǎo)致了檔案管理方面重收集，輕利用的情況。
（4）檔案管理制度滯后。大部分高校沒有建立檔案管理工作程序、規(guī)章及制度，使檔案管理工作無章可循，缺乏固定的規(guī)范和法律保障。
3、檔案流出環(huán)節(jié)
（1）檔案封裝質(zhì)量低。高校學(xué)生畢業(yè)時，檔案是其大學(xué)期間學(xué)習(xí)成績、社會工作、文體活動、總體表現(xiàn)的重要材料，對其將來的就業(yè)、提拔起到了關(guān)鍵的作用。但是，由于目前高校沒有嚴格執(zhí)行相關(guān)的管理制度，加之檔案封裝材料多、人手少，每年都是抽調(diào)學(xué)生封裝檔案。學(xué)生能力有限，責(zé)任意識不強，致使學(xué)生檔案材料收集、裝檔過程中出錯情況時有發(fā)生。
（2）檔案移交不規(guī)范。目前高校檔案移交主要為“一對多”的移交方式，即在畢業(yè)前夕由學(xué)校統(tǒng)一移交到學(xué)生手中。因為畢業(yè)時期，移交材料頗多，學(xué)生檔案需在短時間內(nèi)移交完畢，檔案的流動性大，數(shù)量多，時間性強，部分學(xué)生檔案意識不強，請他人代領(lǐng)，導(dǎo)致檔案移交手續(xù)不全，移交程序不規(guī)范等情況，其結(jié)果必然是雜亂無序。
檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實性是檔案的基本屬性和特征，而只有利用真實可靠的、質(zhì)量較高的檔案才能產(chǎn)生影響，收到效益。[2]根據(jù)以上高校大學(xué)生檔案中存在的問題，為確保大學(xué)生檔案的質(zhì)量，提高檔案的利用價值，必須采取切實有效的措施，加強管理。
二、針對問題的解決對策
1、增強學(xué)生、教師的檔案意識
首先，要使教師、學(xué)生轉(zhuǎn)變觀念，意識到檔案不僅是一種學(xué)籍資料，更是學(xué)生綜合素質(zhì)的一個全面反映，是學(xué)生在激烈的就業(yè)市場中勝出的關(guān)鍵材料，學(xué)生在檔案的保管、移交、填寫等環(huán)節(jié)要樹立認真嚴謹?shù)膽B(tài)度，確保檔案材料的完整性與準(zhǔn)確性。教師作為高校的管理者，更要樹立大局意識和服務(wù)意識，端正態(tài)度，增強自己的服務(wù)水平，提高服務(wù)能力，確保檔案轉(zhuǎn)接的各個環(huán)節(jié)不出問題。
2、建立健全檔案管理機制
加強法律法規(guī)建設(shè)，使大學(xué)生檔案管理有章可循。教育部門及高校要根據(jù)《檔案法》，結(jié)合實際，制定相應(yīng)的《高校學(xué)生檔案管理工作條例》，明晰管理部門及職責(zé)，使大學(xué)生檔案管理有章可循，有法可依，指導(dǎo)大學(xué)生檔案管理工作的順利開展。[3]
3、豐富學(xué)生檔案內(nèi)容
為了進一步與社會接軌，給學(xué)生就業(yè)提供比較優(yōu)勢，高校應(yīng)在學(xué)生檔案內(nèi)容方面進行創(chuàng)新，將學(xué)生在校期間的英語等級證書、計算機等級證書、專業(yè)資格證書、社團活動、學(xué)生活動獲獎證書、圖片材料、社會實踐活動經(jīng)歷等內(nèi)容按照學(xué)生的道德品質(zhì)、學(xué)習(xí)成果、專業(yè)素養(yǎng)、綜合能力、心理素質(zhì)幾個方面，一并整理封裝在學(xué)生檔案中，為用人單位提供一個詳實的記錄。
比如，道德品質(zhì)方面，可增加信用檔案。學(xué)生信用檔案是學(xué)生個人職業(yè)生涯的信用資本，高?？梢酝ㄟ^積累學(xué)生在校期間考試、勞動、還貸、參與活動、遵紀(jì)守法等多方面的表現(xiàn)，制成材料，準(zhǔn)確反映學(xué)生的信用行為和品行情況。
學(xué)習(xí)成果方面，可以納入學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、英語四、六級證書、計算機等級證書、獎學(xué)金證書、學(xué)術(shù)論文等，以此為主要依據(jù)，側(cè)重反映學(xué)生的學(xué)習(xí)能力。
專業(yè)素養(yǎng)方面，以學(xué)生的專業(yè)資格證書、社會實踐活動、實習(xí)經(jīng)歷為主，體現(xiàn)學(xué)生的專業(yè)水平和專業(yè)認識程度。
綜合能力方面要側(cè)重關(guān)注、體現(xiàn)學(xué)生各方面的能力。注意收集反映學(xué)生學(xué)習(xí)成績以外的其他材料，比如學(xué)生的個人設(shè)計作品、參賽榮譽證書、職業(yè)資格證書、文體活動照片等。
心理素質(zhì)方面，應(yīng)建立心理檔案來反映學(xué)生的心理狀況。高校學(xué)生心理健康教育的開展及學(xué)生心理健康狀況的跟蹤調(diào)查，形成了很多關(guān)于大學(xué)生心理素質(zhì)的材料，通過對這些資料的加工和整理，形成學(xué)生的心理檔案，可以幫助單位根據(jù)學(xué)生的心理健康狀況， 為其提供最適合的崗位。
4、加強檔案管理人員的培訓(xùn)
大學(xué)生檔案主管部門要建立學(xué)生檔案管理人員培訓(xùn)長效機制， 廣泛開展多種形式的教育培訓(xùn)，如檔案基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、相關(guān)專業(yè)知識培訓(xùn)等。通過教育培訓(xùn)，完善大學(xué)生檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)敏銳的檔案意識及較強的檔案技術(shù)能力。[4]
關(guān)鍵詞：檔案管理 問題 利用率
【中圖分類號】G【文獻標(biāo)識碼】B【文章編號】1008-1216（2015）09C-0013-02
一、高校學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的問題
近幾年高等學(xué)校擴招，高校在校生人數(shù)急劇增加，由此引發(fā)的檔案問題日益增多，主要分為以下幾個方面：
（一）學(xué)生對檔案的認識欠缺
通過調(diào)查，相當(dāng)一部分學(xué)生認為學(xué)校對學(xué)生檔案缺少宣傳;即使有了宣傳，內(nèi)容形式也很單一，學(xué)生對檔案內(nèi)容了解甚少，對檔案的重要性認識不到位，加上現(xiàn)在就業(yè)形式多樣，有的學(xué)生畢業(yè)后進入私營、外資、合資企業(yè)不需要檔案，導(dǎo)致學(xué)生認為檔案可有可無，檔案意識淡薄，致使許多學(xué)生檔案滯留在校多年。
（二）學(xué)生檔案信息含量不足
目前學(xué)生檔案管理主要內(nèi)容是把學(xué)生在校期間形成的、分散在教育和教學(xué)等各部門的材料歸類保存，主要包括三方面內(nèi)容：第一，政治表現(xiàn)方面：入團、入黨申請書，黨、團組織調(diào)查審批表及評議鑒定，政審材料，家庭主要成員和社會關(guān)系調(diào)查書，學(xué)生獎懲材料，畢業(yè)鑒定等;第二，學(xué)籍方面：高考成績、大學(xué)歷年學(xué)習(xí)成績單、獎學(xué)金證明、學(xué)位證明等;第三，身體狀況方面：入學(xué)體檢表、畢業(yè)體檢表等。
隨著我國教育制度由以往的應(yīng)試教育向素質(zhì)教育轉(zhuǎn)變，原有的歸檔內(nèi)容表現(xiàn)出明顯的弊端：政治色彩濃厚，注重學(xué)習(xí)成績，缺乏反映學(xué)生特征的個性化內(nèi)容，很難反映學(xué)生的綜合素質(zhì)狀況。尤其在學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)時，用人單位急需了解的個人素質(zhì)、職業(yè)能力、信用狀況等方面材料比較少，難以為其提供參考。因此，更新觀念，擴大歸檔范圍，豐富學(xué)生檔案內(nèi)容勢在必行。
（三）學(xué)生檔案管理不透明，利用率低
在傳統(tǒng)的檔案管理中，過分強調(diào)檔案的特殊性、保密性，人為地剝奪了學(xué)生對自己檔案的知情權(quán)，嚴重降低了學(xué)生的積極性，加上缺少專業(yè)檔案管理人才、專門的現(xiàn)代設(shè)備和管理軟件，導(dǎo)致檔案材料從入學(xué)時臨時收集，堆積放置，到畢業(yè)時突擊整理，完成傳遞。豐富的檔案資源，幾乎沒有被開發(fā)和利用過。在雙向選擇的就業(yè)過程中，學(xué)生檔案更是沒有發(fā)揮畢業(yè)生“推薦表”的作用。一方面，檔案材料內(nèi)容缺乏，不能為用人單位提供有效的參考;另一方面，落后的查詢方式使用人單位放棄這種需求?？傊?，學(xué)生檔案的利用率很低，沒有發(fā)揮應(yīng)有作用。
通過以上調(diào)查分析，目前學(xué)生檔案管理狀況嚴重落后于高等教育發(fā)展和社會用人制度改革的步伐。應(yīng)結(jié)合高校發(fā)展和社會需求，推進學(xué)生檔案管理改革。
二、高校學(xué)生檔案管理改革的對策
（一）制定規(guī)章制度，加強宣傳，強化學(xué)生檔案意識
由于國家缺少學(xué)生檔案管理制度，而檔案材料的形成涉及很多管理部門，這就需要學(xué)校制定符合檔案管理要求必要的規(guī)章制度。強調(diào)檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、特點，使學(xué)生的檔案管理工作有章可循、有責(zé)必究，走上規(guī)范有序的軌道。從新生入校宣傳著手，在寄發(fā)新生錄取通知書的時候，附帶檔案宣傳材料，并利用學(xué)校給新生發(fā)放的手機號碼，通過短信平臺，提前宣傳;另外，強化校內(nèi)宣傳，利用現(xiàn)代媒體手段如校園網(wǎng)絡(luò)、校內(nèi)廣播、宣傳櫥窗等讓學(xué)生明白檔案管理是加強素質(zhì)教育和向社會輸送人才的大事，從而強化檔案意識。
（二）完善學(xué)生檔案信息的類別
在當(dāng)今強化素質(zhì)教育和培養(yǎng)復(fù)合型人才的教育背景下，應(yīng)根據(jù)大學(xué)生學(xué)習(xí)生活的特點，擴大歸檔范圍，通過檔案材料反映其個性化發(fā)展特征，為用人單位提供參考，使學(xué)生在激烈的就業(yè)競爭中順利走向工作崗位。建議增加一些內(nèi)容。
誠實守信是個人發(fā)展的重要品德之一，也是用人單位的基本要求。學(xué)生信用檔案是學(xué)生個人職業(yè)生涯的信用資本，可以通過積累學(xué)生在校期間誠實守信方面材料形成，準(zhǔn)確反映學(xué)生的信用行為和品行，關(guān)注學(xué)生的能力。檔案材料不僅要關(guān)注學(xué)生的學(xué)業(yè)成績，而且要發(fā)現(xiàn)學(xué)生的多方面潛能，特別是學(xué)生的創(chuàng)新能力和實踐能力。應(yīng)注意收集反映學(xué)生成長進步的材料，包括學(xué)生的個人作品、榮譽證書、資格證書等，建立心理檔案反映學(xué)生的心理狀況。近年來，隨著高校學(xué)生心理健康教育的開展及學(xué)生心理健康狀況的跟蹤調(diào)查，形成了很多關(guān)于大學(xué)生、心理素質(zhì)的材料，應(yīng)對這些材料加以收集和整理，形成學(xué)生的心理檔案。從學(xué)校教育管理看，通過學(xué)生心理檔案能夠準(zhǔn)確地分析學(xué)生的個性特征，及時采取心理疏導(dǎo)措施促進學(xué)生健康成長;從用人單位選拔人才看，可以通過心理檔案了解畢業(yè)生的心理健康狀況，選擇最合適的人才。因此，應(yīng)注意收集和利用心理檔案這一重要的信息資源。
（三）改變模式，加強信息時代的學(xué)生檔案管理
學(xué)?？梢愿鶕?jù)實際情況，建立相對“集中統(tǒng)一”的模式，指定學(xué)生管理機構(gòu)負責(zé)，有條件的可以配置專業(yè)人員，這樣既可以節(jié)省資源，又可防止責(zé)任推諉。另外還要利用電子計算機技術(shù)，實行檔案的“雙套制”管理模式，所謂“雙套制”指電子文檔的同時，要將其內(nèi)容以紙制的形式加以歸檔管理，形成兩種介質(zhì)、兩套內(nèi)容同一檔案，電子、紙質(zhì)文檔相結(jié)合，確保歸檔材料的安全性。
參考文獻：
摘要:在實施科學(xué)化微機管理的今天,對計生檔案進行合理地細化操作,是現(xiàn)今檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急.文章結(jié)合當(dāng)前的現(xiàn)狀,從職責(zé)明化，制度細化，管理強化等方面入手,希望能同大家做有益的探討.
關(guān)鍵詞:計生檔案；檔案管理；細化；法制意識；約束
計生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬戶。在實施科學(xué)化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導(dǎo)向作用與依據(jù)作用。
計生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學(xué)化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀(jì)末期《中國人口報》上以《走科學(xué)化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J識到位、得心應(yīng)手。各級部門領(lǐng)導(dǎo)，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實責(zé)任，加強管理，實現(xiàn)了計生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證明人了工作的正常運轉(zhuǎn)。
然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責(zé)明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。
確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責(zé)與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實?！八牟弧奔创_保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級基層組織，以防漏統(tǒng)漏報；“二要”即要工作經(jīng)常化，持之以恒，要規(guī)范計生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。
二、完善工作制度，加強規(guī)范約束。
檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來的實踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計生檔案的準(zhǔn)確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統(tǒng)計員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，操作規(guī)范，準(zhǔn)確及時。同時，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務(wù)對象溝通，以取得準(zhǔn)確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當(dāng)日的資料不漏收，月報之前統(tǒng)計好，做到上報及時，統(tǒng)計準(zhǔn)確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識，強化檔案管理。
檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責(zé)任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現(xiàn)一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準(zhǔn)確性，完整性與安全性。
總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。
參考文獻:
關(guān)鍵詞:醫(yī)院會計檔案管理
一、會計檔案管理的不同階段
(一)會計檔案的形成和保存
在會計檔案的管理中，最重要的是檔案資料的形成和保管。將醫(yī)院會計資料收集和整理以后，就必須對檔案整理立卷，按照醫(yī)院會計要求裝訂成冊。當(dāng)年形成的會計檔案資料比如會計憑證和報表需要在醫(yī)院財務(wù)科內(nèi)部保存，這樣可以方便查閱，跨年的會計資料要移交醫(yī)院會計檔案倉庫并由專人統(tǒng)一保管，檔案存放地點一定要防水防潮，主要通風(fēng)干燥，保持環(huán)境衛(wèi)生，由于醫(yī)院會計檔案的保存期限最長可達30年，因此必須重視會計原始資料的保存。
(二)會計檔案的借閱
醫(yī)院的會計檔案是醫(yī)院重要的經(jīng)濟資料，因此必須加強檔案的科學(xué)管理，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況，因此醫(yī)院財務(wù)科要制定嚴格的會計檔案借閱制度，要有專人負責(zé)會計檔案借閱的登記管理工作，如果是醫(yī)院內(nèi)部其他科室借閱會計檔案，需要經(jīng)過財務(wù)科長批準(zhǔn)，然后根據(jù)會計檔案管理的規(guī)定辦理借閱手續(xù)，登記借閱科室和借閱人的名稱，借閱會計檔案的內(nèi)容、借閱時間，然后要經(jīng)過會計機構(gòu)負責(zé)人和檔案管理人員的簽字。如果是外部單位借閱醫(yī)院會計資料，除了要遵循內(nèi)部借閱規(guī)定以外，還需要借閱單位出具介紹信，加蓋借閱單位公章，并由負責(zé)人簽字以后才可以借閱。在會計檔案歸還時一定要檢查會計檔案的完整性，避免借閱過程中出現(xiàn)毀損、丟失的情況。
(三)會計檔案的銷毀
醫(yī)院會計檔案保存一定的時間以后就可以根據(jù)會計法關(guān)于檔案的銷毀規(guī)定進行銷毀，在銷毀時需要對會計檔案進行價值估算，對于沒有使用價值和保存價值的會計檔案可以進行銷毀。醫(yī)院會計部門應(yīng)該提交銷毀申請，同上級管理部門一起對要銷毀的會計檔案進行逐項鑒定，相關(guān)人員要簽字并將書面文件和銷毀清冊放入會計檔案中。
二、醫(yī)院會計檔案的科學(xué)管
(一)建立完善的會計檔案管理機制
醫(yī)院財務(wù)部門應(yīng)該根據(jù)自身業(yè)務(wù)的需要建立完善的會計檔案管理機制，確保會計工作流程的規(guī)范性，會計工作的覆蓋面要廣，醫(yī)院所有的經(jīng)濟活動都要納入到會計核算當(dāng)中，要根據(jù)會計制度的要求實施精細化管理，確保會計檔案資料的真實性、完整性和及時性，醫(yī)院也要做好會計人員的培訓(xùn)工作，提升會計人員素質(zhì)，確保會計檔案資料的準(zhǔn)確。
(二)科學(xué)管理信息化的電子檔案
現(xiàn)在醫(yī)院基本上都實現(xiàn)了會計電算化，通過財務(wù)軟件的幫助能夠減少會計人員的工作量，同時也能保證會計報表、科室成本核算等會計資料的準(zhǔn)確性。醫(yī)院除了每個月要將會計憑證和賬簿打印出來保存以外，還要及時的保存會計電子數(shù)據(jù)，有條件的醫(yī)院應(yīng)該專門購買財務(wù)會計服務(wù)器，將每個月的電子賬套定期備份到服務(wù)器當(dāng)中方便進行查詢，醫(yī)院會計系統(tǒng)要滿足信息存儲的需要，確保電子信息數(shù)據(jù)的安全和存儲介質(zhì)的安全。
(三)優(yōu)化會計檔案管理人員配備
醫(yī)院的會計檔案管理人員必須是專業(yè)的財務(wù)人員，只有這樣才能確保會計檔案質(zhì)量的同時提升會計檔案管理的水平。檔案管理人員至少要具有5年以上的會計工作經(jīng)驗，這樣才能對醫(yī)院的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)有深入的了解，在會計檔案歸檔時才能夠分清會計檔案的重要程度，醫(yī)院會計檔案管理崗位要定期進行輪換，避免發(fā)生會計舞弊行為，要確保會計檔案管理工作的有序進行，確保檔案管理工作銜接的流暢性。要加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提升會計人員的專業(yè)素質(zhì)，促進檔案管理工作科學(xué)有序的開展。
三、結(jié)束語
醫(yī)院會計檔案管理是醫(yī)院財務(wù)管理的重點，只有不斷提升會計檔案管理的科學(xué)性，才能夠確保醫(yī)院經(jīng)濟行為的安全和穩(wěn)定，促進醫(yī)院經(jīng)濟效益的穩(wěn)步提升。
參考文獻：
【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生心理檔案；管理；應(yīng)用
近年來，國內(nèi)各項針對大學(xué)生心理狀況進行的調(diào)查均表明，高校學(xué)生因受到各方面因素的影響，存在著不同程度的心理問題。因心理問題而無法正常學(xué)習(xí)和生活的學(xué)生人數(shù)呈現(xiàn)上升趨勢，而不容忽視的是當(dāng)前許多高校的心理健康教育工作大都偏重于矯治方面，預(yù)防和發(fā)展則相對比較薄弱。因此，建立科學(xué)有效的心理檔案及其管理應(yīng)用機制、創(chuàng)新高校學(xué)生心理健康教育已經(jīng)勢在必行。
一、高校學(xué)生心理檔案的意義
校學(xué)生心理檔案是使用科學(xué)與適應(yīng)性較強的心理測試量表，通過問卷、談話、咨詢等各種方式來客觀、綜合地記錄每個學(xué)生的個性心理特征和心理健康狀況的資料，是大學(xué)生心理活動、發(fā)展、變化狀況的記錄，對于高校學(xué)生的心理健康教育具有重要的作用及指導(dǎo)意義。
（一）高校學(xué)生心理檔案的建立為心理健康教育提供了強有力的依據(jù)
心理檔案記錄著學(xué)生系統(tǒng)的心理測試結(jié)果，這些結(jié)果反映了學(xué)生的心理狀態(tài)。借助于這些資料，心理教育者可以確定心理素質(zhì)教育的目標(biāo)和計劃，確立教育的內(nèi)容和實施方法，實施“因材實教”，以期取得優(yōu)良的教育效果。
（二）高校學(xué)生心理檔案的建立有助于高校心理健康教育變被動為主動
目前，大部分高校都采用了心理健康講座或心理咨詢等方式來進行心理健康教育，很難做到面面俱到，尤其對一些個體更是缺乏針對性。而一些傳統(tǒng)的觀念使得許多學(xué)生哪怕是有心理問題都不愿意或不敢去尋求指導(dǎo)幫助，使得相關(guān)工作非常地被動。建立了心理檔案系統(tǒng)，心理教育人員可以及時了解學(xué)生的心理現(xiàn)狀，針對大多數(shù)學(xué)生都有的問題開展專題講座，對各別學(xué)生主動地提供相應(yīng)的指導(dǎo)與治療。
（三）高校學(xué)生心理檔案的建立有助于防治學(xué)生的心理隱患
心理檔案的建立，使得教育人員可以及時地掌握學(xué)生的心理狀態(tài)，將工作的重心轉(zhuǎn)移到預(yù)防上，防患于未然，并根據(jù)個體的不同特點引導(dǎo)其心理向健康方向發(fā)展。
（四）高校學(xué)生心理檔案的建立為心理教育者提供了動態(tài)監(jiān)測學(xué)生心理狀態(tài)變化及檢測心理教育效果的手段
隨著學(xué)生心理的發(fā)展，原來所了解到的學(xué)生心理狀況可能已不能準(zhǔn)確地反映現(xiàn)時的心理特點 ，心理檔案資料的隨時補充、調(diào)整和更新，可以充分反映學(xué)生心理的變化。心理教育者可以分析學(xué)生不同時期的心理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題、實施教育并根據(jù)心理檔案中教育后的變化分析教育效果，以合理的修正教育方案。
由此可見，學(xué)生心理檔案在高校心理健康教育中具有不可替代的重要地位和作用。
二、目前高校學(xué)生心理檔案管理及應(yīng)用中存在的問題
目前，盡管在國內(nèi)很多院校已經(jīng)建立了高校學(xué)生心理檔案,但是心理檔案的管理工的開展得并不特別順利，心理檔案也沒有充分發(fā)揮其在心理健康教育中的重要作用。 主要存在以下幾方面的問題：
（一）建立心理檔案未靈活因地制宜地選用量表
目前大部分院校建立心理檔案都是直接購買現(xiàn)成的系統(tǒng)或采用同一標(biāo)準(zhǔn)。盡管是根據(jù)本土化的《中國大學(xué)生心理健康相關(guān)評定量表》來制定的標(biāo)準(zhǔn)，但仍然未考慮到不同地域不同專業(yè)等影響心理狀況的因素。
（二）建立心理檔案的手段過于單一
目前很多院校都單純地依賴個體測驗來建立學(xué)生心理檔案。一般都是采用新生入學(xué)時填相關(guān)資料表格，做心理測試記錄結(jié)果。使得獲得的心理狀況資料不夠全面。
（三）心理輔導(dǎo)工作專業(yè)人員嚴重地缺乏。
心理輔導(dǎo)是一項專業(yè)性很強的工作，從事此項工作的人員應(yīng)當(dāng)有具有高尚的人格、扎實的心理學(xué)知識、廣泛的一般文化知識、豐富的人生閱歷和較多心理輔導(dǎo)實踐經(jīng)驗。但目前我國高校心理輔導(dǎo)人員多數(shù)缺乏專業(yè)知識和相關(guān)技能訓(xùn)練，嚴重地影響了心理檔案的質(zhì)量和所起的作用。
（四）未充分應(yīng)用計算機及網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢
建立心理檔案和進行相應(yīng)管理的工作量是十分巨大的。有些院校雖已經(jīng)應(yīng)用計算機及網(wǎng)絡(luò)，但是僅將其用于處理一些輸入輸出之類的基本操作，未充分發(fā)揮計算機及網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。
（五）心理檔案的內(nèi)容未動態(tài)更新
很多高校建立心理檔案后就未對其資料隨時更新，使其不能反映出學(xué)生心理的變化.無法成為心理教育者動態(tài)監(jiān)測學(xué)生心理狀態(tài)變化及檢測心理教育效果的手段。
（六）沒有完善的管理機制及相關(guān)制度
心理檔案內(nèi)容中，有些涉及學(xué)生的隱私，有些涉及到敏感人際關(guān)系，有些是學(xué)生心理障礙和心理疾病的記錄，有些甚至?xí)斐上麡O的心理暗示效應(yīng)等，這些都不適宜公開。管理機制及相關(guān)制度的缺乏使得對于心理檔案的客觀性、系統(tǒng)性、保密性等原則的保障僅能依靠相關(guān)人員的自覺。
（七）心理檔案應(yīng)用主體過于單一
上述問題已經(jīng)成為制約心理檔案充分發(fā)揮作用的瓶頸，急需引起高度重視并加以改進。
三、優(yōu)化高校學(xué)生心理檔案的管理及應(yīng)用
高校學(xué)生心理檔案對于推進高校心理健康教育和學(xué)生自我發(fā)展等獨具的多重服務(wù)功能的發(fā)揮，有賴于建立并不斷強化檔案的建立、管理及使用系統(tǒng)化機制。筆者就目前高校心理檔案管理及應(yīng)用中存在的典型問題提出以下建議：
（一）高度重視心理健康教育及心理檔案機制
觀念的變革是實踐的先導(dǎo)高校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)真正重視心理健康教育工作，在經(jīng)費、場地、人員等方面給予有力的支持，此外，凡涉及學(xué)生心理健康教育的部門及人員包括學(xué)生本人、學(xué)生家長等也都要重視關(guān)心心理檔案的科學(xué)建立及有效應(yīng)用。
（二）加強專業(yè)人員隊伍的建設(shè)
可采用的方式有：1.從現(xiàn)有的心理教育者中選派骨干進修，提升專業(yè)知識水平。2. 組織團隊去比較有經(jīng)驗的院校進行學(xué)習(xí)交流。3. 可以到醫(yī)院或?qū)I(yè)心理咨詢機構(gòu)聘請兼職人員，通過網(wǎng)絡(luò)、電話進行理論指導(dǎo)及心理健康教育。4. 引進一些在心理健康教育方面有較高水準(zhǔn)的人才。
（三）改進心理檔案建檔方法
在建立心理檔案之前，應(yīng)聘請專家根據(jù)各個院校的具體情況制定標(biāo)準(zhǔn)，再由心理教育者根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)運用多種多樣的手法對學(xué)生的心理狀態(tài)進行調(diào)查，分析調(diào)查結(jié)果并設(shè)計合理的心理檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)。
由專業(yè)人員對資料進行實事求是、科學(xué)辯證、客觀公正的結(jié)果解釋，并根據(jù)結(jié)果圍繞如何發(fā)展能力、培養(yǎng)創(chuàng)造力、優(yōu)化人格、促進心理健康、提高學(xué)習(xí)成績以及指導(dǎo)升學(xué)或就業(yè)等方面來提出教育培養(yǎng)建議，最終建立學(xué)生心理檔案。
（四）建立完善的管理機制
首先，由院校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)專家制訂《高校學(xué)生心理檔案管理工作條例》，使得做任何的工作都有法可依，有章可循。應(yīng)明確學(xué)生心理檔案管理工作的性質(zhì)、任務(wù)、特點、體制，并對學(xué)生心理檔案管理工作的各項內(nèi)容作統(tǒng)一具體的規(guī)定。
其次，高校學(xué)生心理檔案管理應(yīng)做到組織機構(gòu)落實。建立必要的規(guī)章制度，明確管理體制與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，一定要有專門人員負責(zé)心理檔案的管理工作，根據(jù)檔案的數(shù)量配備適當(dāng)工作人員，做到人員落實、管理規(guī)范、運作有序。
（五）引進計算機及網(wǎng)絡(luò)等先進技術(shù)，建立高校學(xué)生心理檔案系統(tǒng)
由心理教育者與計算機專業(yè)人員共同研發(fā)基于網(wǎng)絡(luò)平臺的高校學(xué)生心理檔案系統(tǒng)。
其一，用先進的計算機代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工作業(yè)，提高了工作效率，減輕了工作強度，也確保了動態(tài)更新心理檔案。
其二，利用網(wǎng)絡(luò)覆蓋面廣、傳輸信息快、交互性強且具有保密性等特點，將心理檔案系統(tǒng)的應(yīng)用范圍擴大，豐富心理檔案應(yīng)用的主體對象。
通過系統(tǒng)網(wǎng)站，心理教育者可以隨時隨地就心理問題進行指導(dǎo)，甚至可以聘請專家組織網(wǎng)絡(luò)視頻講座同時為大量的學(xué)生服務(wù)，遇到個別情況再單獨進行網(wǎng)下指導(dǎo)，避免了人員不夠、時間緊張的狀況的產(chǎn)生，也使得學(xué)生不再會不好意思或不敢面對面地進行心理咨詢。使得家長可以通過網(wǎng)站對自己的孩子進行了解，并可以就相關(guān)問題與心理輔導(dǎo)人員進行交流，形成家庭與學(xué)校的合作；班主任可以通過網(wǎng)站對學(xué)生做出評價，及時了解班上同學(xué)心理變化動態(tài)，并結(jié)合專業(yè)心理教育人員的建議開展工作；任課老師可以通過心理檔案了解學(xué)生的個體特性，針對不同學(xué)生的不同情況，因材實教；學(xué)生本人也可以根據(jù)同學(xué)班主任或任課老師的評語，對自己的狀態(tài)作出自我調(diào)整。
心理檔案的形成、管理、使用和發(fā)展是一項專業(yè)性很強的系統(tǒng)工程，各階段均需有相應(yīng)的機制保障。只有各項機制有效運行并不斷創(chuàng)新，方可確保心理檔案質(zhì)量和使用價值的提升，方可充分發(fā)揮心理檔案對于推進高校心理健康教育和學(xué)生自我發(fā)展等獨具的多重服務(wù)功能，以推動高校培養(yǎng)更多心理健康品學(xué)兼優(yōu)的人才。 【參考文獻】
關(guān)鍵詞：人口；計劃生育；檔案；科學(xué)管理
中圖分類號：C923
我國是世界第一人口大國，擁有世界總數(shù)四分之一的人口數(shù)量，并且人口數(shù)量依然持續(xù)增長，管理好人口和計劃生育檔案是計劃生育工作中重要的一環(huán)。隨著人口計劃生育工作的制度化、法制化、規(guī)范化，人口和計劃生育檔案管理也面臨著工作方式的轉(zhuǎn)化，由傳統(tǒng)的管理方法向“高、新、嚴、準(zhǔn)”的科學(xué)方式轉(zhuǎn)變。探索科學(xué)管理新思維，創(chuàng)新管理方式，進一步提高檔案科學(xué)管理水平，對更好的服務(wù)政府決策以及提高社會管理工作水平有突出的作用。高效利用檔案，提高人口和計劃生育部門的效率和服務(wù)，在工作中發(fā)揮人的主動性是當(dāng)前工作中的關(guān)鍵[1]。
一、當(dāng)前存在問題
當(dāng)前由于種種原因，例如對檔案管理認識不足、檔案管理不規(guī)范、管理人員管理意識缺乏、農(nóng)村人口流動性大等等，這些客觀因素和主觀因素都影響了人口和計生檔案的管理工作的效率，嚴重制約了政府工作的開展，間接影響了和諧社會的建設(shè)進程。
1.1當(dāng)前檔案管理中存在的問題
隨著人口的增多和人口流動量的增大，給人口與計生檔案管理工作帶來了困難，而且在管理工作方面，管理者對檔案工作的認識不足。在這方面主要存在兩個問題：一方面是沒有認識到人口與計生檔案管理的必要性和重要性，對工作的重要性存在認識偏差，在工作中不能全神貫注、盡職盡責(zé)的對待本職工作，忽視了檔案管理的重要意義，導(dǎo)致計生檔案的管理工作經(jīng)常出現(xiàn)各種問題；另一方面的問題是出現(xiàn)在民眾，老百姓對計生工作往往存在偏見，他們認為計生檔案不能給他們提供有效的實質(zhì)性幫助，因此在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)抵情緒，不配合相關(guān)人員的工作，給檔案管理工作帶來一定的困難和妨礙。
1.2 人員流動性
人員流動性大是人口與計生檔案工作的管理工作困難的另一個原因。改革開放以來，隨著社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，對農(nóng)村剩余勞動力的需要急劇增大，各地用人單位用工模式逐步完善，刺激了勞工人員的流動，剩余勞動力從欠發(fā)達地區(qū)流向大城市，同時人才的交流更加頻繁，人口的分散性給人口與計生檔案的統(tǒng)計和管理的工作開展帶來了極大的不便[2]。此外在人口和計生檔案管理人由于工作調(diào)動、職位升遷等原因，使管理工作不流暢，存在著交接不清晰、檔案的缺失、資料分管不清楚等問題。這些問題的存在造成了人口和計生檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，增加了管理工作的難度。
1.3管理工作不規(guī)范、制度不健全
此外，人口與計生檔案管理工作不規(guī)范、制度不健全也制約著管理工作的開展。由于工作性質(zhì)繁瑣、信息量大、管理方式不合理等原因，當(dāng)前我國的人口與計生檔案管理工作，一直都處于一個無序、不規(guī)范、放任自流的狀態(tài)?；鶎庸ぷ魅藛T在檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)、檔案意識等方面達不到國家標(biāo)準(zhǔn)要求，管理者大都缺乏過硬的業(yè)務(wù)能力，對保管技術(shù)的專業(yè)知識也了解過少，很多從業(yè)者都是跨專業(yè)從事工作，因此容易造成管理的混亂。再者各級人員分工不明確、職責(zé)不清晰，部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，導(dǎo)致管理工作效率低下，出現(xiàn)各部門推諉責(zé)任，出現(xiàn)工作的“真空區(qū)”。
1.4管理設(shè)備的陳舊
多數(shù)基層部門硬件設(shè)備上存在不容忽視的隱患，如保管條件簡陋，沒有升級保管設(shè)備，對檔案庫缺乏保護性措施。國家規(guī)定：國家、省、市級人口計生檔案都應(yīng)配備齊全的管理設(shè)備，并嚴格執(zhí)行檔案管理和規(guī)章制度，目前縣級檔案室仍然存在著設(shè)備陳舊、檔案室空間狹小、檔案堆積、辦公用品不合格等問題，造成檔案的污損、遺失等嚴重后果。
人口和計劃生育檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)管理現(xiàn)代化
2.1 轉(zhuǎn)變觀念
檔案工作人員要重視檔案管理工作的重要性，徹底改變以往的工作觀念，要從保管人員轉(zhuǎn)為管理者，主動學(xué)習(xí)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識、現(xiàn)代管理知識，提高工作效率。利用先進的管理設(shè)備和手段，增強信息分析能力和捕捉能力，從繁瑣復(fù)雜的資料中提取有價值的信息，簡化信息量。并把提煉信息總結(jié)歸納，傳遞到知識生產(chǎn)和知識創(chuàng)新中，服務(wù)于政府決策，由保管人員轉(zhuǎn)變?yōu)橹R提供者和決策咨詢者。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案管理工作，給檔案管理提供更多的工作支持，監(jiān)督整治工作中出現(xiàn)的紕漏，杜絕人為錯誤的發(fā)生。
2.2 更新檔案管理流程
檔案管理工作是復(fù)雜繁瑣的工程，耗費大量的人力物力，為了避免在人口計生檔案的管理過程中出現(xiàn)過多的資源浪費，就需要規(guī)范計生檔案管理工作，制定明確的工作流程和方案[3]，讓計生檔案管理工作保持有序、健康的發(fā)展。簡化更新原有的工作流程，對管理流程進行重組，在工作流程設(shè)計環(huán)節(jié)中融入隱形知識，并使隱形知識顯性化，在這過程中，人口和計劃生育檔案管理的參與者應(yīng)該定義流程中與檔案相關(guān)的基本概念，對檔案的保存、流轉(zhuǎn)、鑒定提出具體要求，確保流程的科學(xué)性和高效性。
2.3重視流動人員管理
流動人員管理是檔案管理工作中重要的一環(huán)，因此要重視流動人員管理，加強分散人員的統(tǒng)計歸檔工作。當(dāng)前，隨著經(jīng)濟發(fā)展，流動人員已經(jīng)成為一股不可忽視的群體，因此必須重視流動人口的有效管理。一方面，檔案管理從業(yè)人員要對自己負責(zé)地區(qū)的流動人員進行詳細的統(tǒng)計工作，這樣才能更好地進行流動人員的管理，另一方面，針對流動人員，成立專門的下屬職能部門，統(tǒng)籌負責(zé)人口的管理，對流動人口的數(shù)量、發(fā)展趨勢以及面臨的問題進行研究，設(shè)立相關(guān)的資料庫，為以后工作和決策提供咨詢。管理人員要走入基層，定時走訪調(diào)查，掌握及時有效的信息，透徹地分析問題的原因，以確保搜集信息準(zhǔn)確及時。
2.4 加強計生檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化建設(shè)
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給生活工作帶來了極大的便利，加強計生檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化建設(shè)可以節(jié)省了更多的人力和財力資源。計生檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分，要充分認識做好檔案工作的重要性，把計生檔案工作作為一項重要工作內(nèi)容，需要實現(xiàn)計生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化[4]。實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化，能夠有效地保證工作的正常運轉(zhuǎn)，不但減少工作人員的勞動量，提高工作效率，而且能更好地起到資料的交流和共享作用。這個網(wǎng)絡(luò)既是計劃生育工作的基本體系，同時也是計劃生育檔案收集、管理的系統(tǒng)體系，通過這個網(wǎng)絡(luò)平臺，可以實現(xiàn)更好的信息搜集和資源共享，同時也能更好的對計生檔案工作進行分配和部署，把計生檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)作為日常建檔工作的重要依據(jù)，能夠促使計生檔案管理工作更加有效。
三、總結(jié)
總之，人口和計劃生育檔案工作在計劃生育工作中有重要的作用，是計劃生育工作和人員管理工作開展的重要基礎(chǔ)，關(guān)系到民生建設(shè)和和諧社會的建設(shè)，為國家的決策起到引導(dǎo)和咨詢作用。因此，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員應(yīng)該重視檔案管理工作，徹底轉(zhuǎn)變觀念，提高工作人員的素質(zhì)，努力提高工作水平和工作效率，精簡工作流程，利用新設(shè)備和新技術(shù)，提高科學(xué)管理水平。同時，國家和各級政府也應(yīng)給予必要的投入，解決所需經(jīng)費，為科學(xué)管理檔案工作創(chuàng)造良好的條件。參考文獻：
[1] 柳臨.論提升人口計生檔案管理水平與發(fā)揮檔案作用.社科論壇，2012年3月.
[2] 潘真、何曉君、楊素紅.淺談如何加強流動人口計劃生育檔案管理.工作探討，2013年3月.