時間：2023-09-15 17:14:26
導(dǎo)語：在檔案分類方式的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
檔案數(shù)據(jù)庫顧名思義就是以檔案本體為基礎(chǔ)，利用數(shù)據(jù)庫設(shè)計及發(fā)展應(yīng)用對檔案進(jìn)行有效的管理與維護(hù)。它能將檔案信息、管理信息、數(shù)據(jù)信息以及應(yīng)用環(huán)境等信息進(jìn)行很好地對比與分析，然后將不同種類的檔案資源進(jìn)行有效整合，為檔案管理提供可靠的技術(shù)支持。檔案數(shù)據(jù)庫作為檔案管理的重要組成部分之一，對檔案管理建設(shè)有著不可替代的影響，下面進(jìn)行詳細(xì)的分析與總結(jié)，為其相關(guān)工作人員提供參考。
關(guān)鍵詞：
檔案數(shù)據(jù)庫；全宗原則；指導(dǎo)作用
1檔案分類理論對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的導(dǎo)向作用
從某種意義上而言，任何一項管理工作都要按照相應(yīng)地順序以及管理活動進(jìn)行有目的性的管理與創(chuàng)新。檔案管理也不例外，實施有效的管理規(guī)范是為了更好地將檔案信息進(jìn)行整合，分類并加以充分利用，使其檔案有序化。這種有序化的管理方式不僅僅體現(xiàn)在檔案實體的管理上，更加注重其檔案實體的信息化建設(shè)與管理。將檔案信息從繁雜的諸多類別中加以區(qū)分，具體到每一種檔案信息的大小及種類上，依據(jù)不同的大小、層次實施分類管理。檔案分類理論作為檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的影響因素之一，對整個檔案的發(fā)展也有著不可估量的重要作用。在實際檔案理論分類中邏輯主義分類方式和歷史主義分類方式是比較常見的兩種理論形式。具體來講，邏輯主義就是將檔案通過一般的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格地分類，如按照歷史管理年限或是檔案密集管理程度等。而歷史主義的分類形式多以現(xiàn)實存在發(fā)生的某種事物狀態(tài)進(jìn)行界定來對檔案進(jìn)行有效的分類。這種分類形式相對比較客觀，完全接近于檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，能夠真實地反映出檔案的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。具體以全宗原則的方式對檔案實體進(jìn)行管理，可以將檔案進(jìn)行全方位的全宗分類。兩種分類方式各有其特點：邏輯主義分類思想主要是借助于某一事物形態(tài)的具體特征進(jìn)行分類，相比較而言，靈活性比較大。而歷史主義分類方式完全強調(diào)的是檔案最原始的屬性特征，將其進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的整合分類，這種方式的分類方法有助于對檔案的理解與認(rèn)識。事實上，從檔案自身發(fā)展需要而言，這兩種分類方式在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中都被相互使用，彼此互補，其目的就是為了更好地推動檔案建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。
2檔案數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀
隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，檔案事業(yè)在建設(shè)發(fā)展中的地位越來越突出，傳統(tǒng)的檔案發(fā)展模式已經(jīng)很難適應(yīng)時代社會發(fā)展的需要，所以必須加以創(chuàng)新，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理與維護(hù)。現(xiàn)階段而言，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是比較常用的一種管理方式，它能將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為存數(shù)字化信息的管理模式，即將檔案實現(xiàn)虛擬化，從而使檔案信息與實體相分離，從這個層義上來講就是將檔案信息更好地實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，便于使用者進(jìn)行復(fù)制、收集、整理以及使用，一定程度上促進(jìn)了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。但與此同時，還要注重檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升以及管理水平能力的有效發(fā)揮?，F(xiàn)階段檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)相對老化，缺少對信息技術(shù)的了解與掌握，不能將檔案信息進(jìn)行很好地錄用以及管理，一些操作人員在檔案登記過程中往往因為對計算機(jī)的不熟悉而導(dǎo)致輸入錯誤、或是缺失，數(shù)據(jù)庫的建立不能很好地發(fā)揮效用，當(dāng)檔案信息頻繁增加時，傳統(tǒng)的分類管理方式難以適應(yīng)其發(fā)展，所以，檔案管理者必須加強對數(shù)據(jù)庫建設(shè)的使用與掌握，能夠?qū)⒍喾N檔案信息進(jìn)行合理的分類，規(guī)劃。
3全宗原則及其理論發(fā)展對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的指導(dǎo)作用
第一，全宗原則作為檔案分類的主要方法之一，對整個檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)有著極其重要的影響和作用，是人們通常長時間的經(jīng)驗總結(jié)得出來的一種切實有效的分類原則。它能為檔案數(shù)據(jù)庫的建立提供一個良好的信息記錄，確保其檔案數(shù)據(jù)的真實。第二，全宗原則在檔案數(shù)據(jù)庫建立中有著不可替代的重要作用，它能最大限度地保障檔案數(shù)據(jù)的真實性。從全宗的定義我們可以了解到，它不僅僅可以作為一個單獨的個體存在于檔案管理中，還能作為檔案信息的整體對其檔案進(jìn)行管理規(guī)劃，突出的主要特點就是最大限度地保護(hù)了檔案信息的真實性。這也是它不同于其他圖書、資料、情報等文獻(xiàn)的根本原因。檔案數(shù)據(jù)庫的建立是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是檔案信息進(jìn)行管理的有效手段，所以必須引起足夠的重視。檔案數(shù)據(jù)庫的建立可以充分體現(xiàn)全宗原則的宗旨，實現(xiàn)管理層次上的分級管理與維護(hù)。第三，通常情況下，檔案數(shù)據(jù)庫的建立不僅僅涉及到建設(shè)者、管理者、擁有著與維護(hù)者之間的利益，更要與整體檔案管理目標(biāo)保持一致。全宗原則的理論原則更是這種目標(biāo)的集中體現(xiàn)，它有助于協(xié)調(diào)檔案數(shù)據(jù)庫各方面之間的關(guān)系，更能為其提供強有力的理論支持，使其資金、作用得到良好的發(fā)揮。
4電子文件管理理論為檔案數(shù)據(jù)庫的未來發(fā)展提供技術(shù)支持
電子文件檔案管理是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)展的主要趨勢，從某種意義上而言，電子文件管理具有真實、完整、實用的意義。其生命周期從形成到保管，再到銷毀都將是一個完整的運動過程，對其檔案進(jìn)行全方位監(jiān)控與管理，通過這種形式對其檔案信息進(jìn)行管理可以實現(xiàn)動態(tài)查詢。在檔案數(shù)據(jù)庫中如何將電子文件管理進(jìn)行有效的發(fā)揮及使用，是當(dāng)前數(shù)據(jù)庫檔案管理亟待解決的重要問題。電子文件管理與傳統(tǒng)檔案管理不同，電子文件檔案管理側(cè)重于事前對其文件進(jìn)行管理與規(guī)劃，依據(jù)整個電子文件管理的特點進(jìn)行目標(biāo)管理與維護(hù)，然后將檔案信息進(jìn)行有效整合，充分發(fā)揮每個檔案信息在管理中的重要作用。這不僅僅要充分考慮到文件數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)優(yōu)化，更要考慮到對整個檔案管理活動的影響。從電子文件檔案管理的特征來看，為了保證數(shù)據(jù)的真實有效，必須做好事前數(shù)據(jù)信息的控制與管理。換句話而言，就是檔案數(shù)據(jù)庫不能像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理那樣，自檔案信息接收開始，就要對電子文件進(jìn)行管理，然后定期進(jìn)行審查檢閱，將各個環(huán)節(jié)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，為該文件提供一個可靠的存檔環(huán)境。美國當(dāng)代著名的電子文件管理專家戴維•比爾曼指出“必須根據(jù)文件保管系統(tǒng)的功能需求、文件種類以及業(yè)務(wù)活動的證據(jù)性需求，提前界定著錄信息。在電子文件環(huán)境中，對元數(shù)據(jù)予以明確規(guī)定，有助于設(shè)計和實施在文件生成之際自動截獲元數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，確保文件在轉(zhuǎn)載、傳輸過程中相伴產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)的完整?！痹獢?shù)據(jù)通過描述信息資源的屬性，用于識別、評價、追蹤資源，從而實現(xiàn)對信息資源一體化的組織和有效管理。根據(jù)對電子資源管理的需要，元數(shù)據(jù)可以分為描述型、管理型、技術(shù)型和使用型、保存型。事實上，電子文件是多種不同類型信息的一個集合概念，對于不同類型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的屬性集。元數(shù)據(jù)最基本的功能通過數(shù)據(jù)元素集定義資源對象的各類屬性，這些屬性的大量實例可以表達(dá)為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中的表，或者以XML等形式進(jìn)行置標(biāo)，從而能夠利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)或各類應(yīng)用軟件進(jìn)行管理?？梢姡栽獢?shù)據(jù)為中間對象，可以利用數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)電子文件的有效管理。
參考文獻(xiàn)
[1]張輯哲.維系之道———檔案與檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，1995.
[2]戴維•比爾曼.電子證據(jù)———當(dāng)代機(jī)構(gòu)文件管理戰(zhàn)略[M].王健，等譯.北京：中國人民大學(xué)出版社，1999.
【關(guān)鍵詞】總承包檔案；組卷方式
工程總承包項目是總承包商按照合同約定，完成工程的勘察、設(shè)計、設(shè)備材料采購、施工、試運行等工作，并對工程的安全、質(zhì)量、進(jìn)度、造價全面負(fù)責(zé)，工程驗收合格后向業(yè)主移交，即在"交鑰匙"時，提供一個配套完整、可以運行的設(shè)施。通常稱之謂EPC （Engineering Procurement and Construction） 總承包。相對于只負(fù)責(zé)勘察、設(shè)計的傳統(tǒng)模式，總承包模式增加設(shè)備材料采購、施工等環(huán)節(jié)，因此產(chǎn)生的文件也是原來傳統(tǒng)模式的幾何倍數(shù)增加。我院從總承包項目工程開始，就從實際情況出發(fā)，為了整編和利用方便，提出了根據(jù)不同類型的文件分別按照按“卷”、按“件“并存的文件組卷整編方式。
一、“卷”和“件”概念的區(qū)分
“卷”：由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的一種檔案保管單位。案卷一般由封面、目錄、文件材料、備考表組成。
“件”：是比卷更小的檔案保管單位，一“件”可以是一份文件（包括附件），如一個通知、一份報告；也可以是若干份相關(guān)文件的組合，即組合件，如來文與復(fù)文等。
二、按“卷”組合
目前我院總承包文件中成品圖紙文件是按照先歸檔后出版的形式歸檔的，因此成品文件歸檔的質(zhì)量是可控的，而且通過系統(tǒng)運用，也方便查閱利用。而如何總承包各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的除成品文件外大量的其他原始文件才是難點和重點。在工程資料整編中，按“卷”是傳統(tǒng)的整編方式，我院總承包項目文件按“卷”整編流程與傳統(tǒng)整編流程基本是一至的：組卷、排列、編目、裝訂四個步驟。由于總承包文件類型多，數(shù)量大，因此組卷是整編中的難點，而組卷的合理與否直接影響到檔案的查閱利用是否方便快捷。我院現(xiàn)在存在的問題是：由于之前文件組卷不合理，執(zhí)行規(guī)范不嚴(yán)格，造成卷內(nèi)文件類型多，內(nèi)容亂的現(xiàn)象，這樣在后續(xù)的編目編寫案卷名稱時很難全面地概括卷內(nèi)文件所包括的內(nèi)容，造成日后的查找利用時出現(xiàn)想查找一份文件，但由于案卷名稱沒有涉及這份文件的內(nèi)容，因此很難找到甚至找不到需要的文件。為了讓總承包項目文件嚴(yán)格執(zhí)行分類組卷標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)我院三年來總承包項目產(chǎn)生的文件資料和我們的整理經(jīng)驗，我院摒除了原始檔案中“類”的分類組卷方式，編寫了更加細(xì)化的組卷分類形式，具體分為19個類型的文件，分別為：工程前期文件、設(shè)計文件、施工技術(shù)文件、項目啟動與策劃、設(shè)計管理、采購管理、施工管理、調(diào)試與試運行文件、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、HSE、費用管理、財務(wù)管理、行政與后勤、聯(lián)絡(luò)性文件、聲像資料管理、風(fēng)險管理、竣工驗收文件、合同與協(xié)議。在以上的類型文件作為一級類目的前提下，再細(xì)分各種文件類型，編寫出二級類目，甚至三級類目。這樣細(xì)分歸檔文件類型的目的是為了使同一卷文件具有統(tǒng)一的特征，方便后續(xù)的編目工作，也方便日后的查閱利用。
三、按“件”組合
在工程原始資料中采用按“件“整編，是近幾年才流行的一種工程原始資料整編方式。按”件”整編主要用于文書類檔案的整編，而在工程原始資料整編中，按“件”整編的方式主要適用了項目的前期文件、聯(lián)絡(luò)性文件和合同協(xié)議等。這類型文件的主要特點是：文件內(nèi)容的獨立性強，一份文件即是一個完整的閉環(huán)文件。按“件”整編的流程也相對簡單，只要分類，裝訂即可，分類規(guī)定執(zhí)行上述19類別。我院現(xiàn)在除總承包項目外的其他項目原始資料也是按“件”的方式整編，這種整編方式少了編寫案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表的程序，為整編帶來更多的便利，而且在文檔系統(tǒng)上編寫的題名也相對簡單概括，更便于日后的查閱利用。
四、按“卷”組合與按“件”組合對比
文件如何整理歸檔，最終的目的是為了方便日后檔案借閱利用，檔案的價值正體現(xiàn)于此，所以如何將一份死檔案變成一條活信息，是每個檔案工作者亟需思考的問題。文件整編方式的改進(jìn)是提高檔案利用效率最直接的一種方式。組卷是文件整編的一個重要環(huán)節(jié)，如何選擇適合一類型文件的組卷方式，需要了解一類型文件的產(chǎn)生、形成、收集的全過程，為后期的整編提供依據(jù)。比如：工程聯(lián)系單（收文）與（發(fā)文）的收集，不同工程的文控人員收集的方式不一樣，有收文和發(fā)文分開收集的，有收文和發(fā)文相關(guān)聯(lián)收集的，因此根據(jù)不同的收集情況，組卷方式也應(yīng)該不同，工程聯(lián)系單（收文）與（發(fā)文）分開收集時，應(yīng)分專業(yè)分別組“件”；工程聯(lián)系單（收文）與（發(fā)文）相關(guān)聯(lián)收集時，應(yīng)該按收、發(fā)文相關(guān)聯(lián)組“件”。但如設(shè)備的招投標(biāo)文件中，包括邀標(biāo)通知書，投標(biāo)說明文件、招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的傳真、會議紀(jì)要、中標(biāo)通知書等文件，都是在同一設(shè)備招投標(biāo)中產(chǎn)生的文件，對這種具有很強關(guān)聯(lián)性的文件，我院是按文件問題組“卷”方式組合的。在選擇按“件”還是按“卷”組卷時，我們遵循一個原則：按“件”組卷同一類型的閉環(huán)文件；按“卷”組卷多種類型的閉環(huán)文件。在遇到文件交叉的情況時，優(yōu)先考慮方便文件收集時的組卷方式。
在實際工作中，文控人員對檔案整編知識相對較少，因此更簡單的按“件”方式組合整編比按“卷”方式組合整編更適合整編人員操作。對比兩種方式，按“件”整編的優(yōu)勢在于：①組卷方式更簡單；②編目內(nèi)容更少；③選擇裝訂方式范圍更大。④案卷題名更容易概括；⑤在檔案系統(tǒng)上更容易查找定位。但這種組卷整編方式也有不好的地方：產(chǎn)生大量的條目信息，因此在檔案系統(tǒng)上登記更繁瑣；在借閱利用，查找相關(guān)聯(lián)的文件時，需要進(jìn)行多次的檢索。按“卷”方式組合整編的優(yōu)勢：①卷內(nèi)文件內(nèi)容聯(lián)系性強，減少在借閱利用時對關(guān)聯(lián)性文件的檢索次數(shù)；②產(chǎn)生的條目信息更少，減少檔案系統(tǒng)的登記量。按“卷”方式組合整編的劣勢也非常明顯：編目內(nèi)容更多，且內(nèi)容的增多造成文件厚度的加大，使裝訂方式更多只能選擇更加復(fù)雜的“三孔一線”的方式；卷內(nèi)內(nèi)容的增多造成案卷題名難以編寫，給后續(xù)的查找利用造成不利。
五、結(jié)束語
顯然，兩種的文件組合整編方式各具優(yōu)勢，也有各自的缺點，因此根據(jù)不同類型的文件選擇合適的組合方式是極其重要的。充分考慮不同文件組合方式的特點，利用不同文件組合方式的優(yōu)勢，做好文件收集與文件利用的橋梁作用，讓更好的文件組合方式成為檔案工作中的劑，提高檔案工作效率?？偝邪椖繖n案管理模式還在探索建設(shè)階段，因此總承包項目產(chǎn)生的文件如何組合，需要檔案工作者在不斷的實踐中得出最有效的方式。
關(guān)鍵詞：載體；電子；差異；保管方式
隨著計算機(jī)的廣泛應(yīng)用檔案管理也隨之發(fā)生了一定的變化，電子文件對檔案管理工作也產(chǎn)生了一定的影響，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
一、傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計算機(jī)有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
二、由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。
三、由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。
此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。下面我們具體的來看一下它與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別：
首先，電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
其次，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定， 某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護(hù)， 保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤， 以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性， 保證電子文件的法律憑證地位。
第三，電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。 檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合， 檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、 統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
第四，電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞， 即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件， 從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
一、特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)檔案分類管理的問題
（一）檔案管理意識薄弱。對于許多工作者而言，檔案管理的意識不是非常明顯，甚至?xí)霈F(xiàn)松懈的情況。從本質(zhì)上來講，此工作的重點主要體現(xiàn)在“分類”“管理”上。如果對這兩個詞進(jìn)行延伸，相關(guān)人員不僅要掌握現(xiàn)代化的實施手段，還要做好檔案的安全保護(hù)工作，提高生產(chǎn)的有效性。但現(xiàn)實的情況恰恰相反，工作人員片面地認(rèn)為只有登記是他們的本職，其他的后期保護(hù)與業(yè)務(wù)管理都不應(yīng)該計算在內(nèi)。
（二）領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，相關(guān)負(fù)責(zé)人沒有對檔案管理工作進(jìn)行定期的宣傳，轉(zhuǎn)變管理者的思想。第二，沒有給予檔案管理部門適當(dāng)?shù)谋憷?，使他們在?shù)據(jù)采集、特種設(shè)備的文件歸類中無法形成一個明確的方向。通常情況下，管理人員都要定期對任務(wù)進(jìn)行規(guī)劃，實現(xiàn)工作程序的統(tǒng)一分析。如果缺少了這一指向，則不利于后續(xù)方案的設(shè)定與實施。第三，少數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，特種設(shè)備的檔案管理工作是根據(jù)設(shè)備檢測明細(xì)中合格證書內(nèi)容對照來達(dá)到管理的目的，并進(jìn)行文件的定期核查工作。在這種條件下，工作者缺少一定的技術(shù)支持，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。因此，在相?P資料檢索的過程中浪費了大量的時間與金錢，使管理工作混亂。
（三）檔案管理制度不健全。管理制度的不健全在許多特種設(shè)備檢測單位中都是比較常見的。一般情況下，都是由于工作人員管理方式的缺失所導(dǎo)致的。首先，有些單位雖然建立了一定的檔案管理制度，但沒有將具體的懲罰和獎勵方案落實下去，工作只是流于形式，員工對其中的認(rèn)同感欠缺。其次，在檔案外借、歸還以及安全保密工作上沒有體現(xiàn)得當(dāng)性。檔案借出的條款不明確，一些人員沒有及時歸還，管理者也沒有與其進(jìn)行協(xié)商或者催促，使得一些特種設(shè)備的資料“有去無還”。同時，還有一部分人對資料并不愛惜，管理手段不得當(dāng)，當(dāng)數(shù)據(jù)記錄錯誤時隨意進(jìn)行涂改，使檔案的真實性出現(xiàn)了缺失。
二、特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)檔案分類管理
（一）提高檔案分類管理的認(rèn)識與責(zé)任感。特種設(shè)備檔案管理的認(rèn)識與責(zé)任感的提升主要針對兩部分人群。第一，對于實施部門的工作人員來講，他們應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，以服務(wù)為宗旨，以特種設(shè)備的不同類型劃分為主要目標(biāo)，將維修改造、使用年限、產(chǎn)品參數(shù)、生產(chǎn)廠家等重點記錄下來，以保證每一個特種設(shè)備的日常狀態(tài)都能夠記錄在案。檔案管理人員要將其進(jìn)行重點劃分。第二，從管理層人員的角度來講，要加強特種設(shè)備檔案管理的宣傳工作。例如：可以在每月定期召開例會，檔案管理人員以工作的分類總結(jié)為主，對其中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行著重說明，并提出改進(jìn)方案。對于一些工作積極、認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員，管理者要以表揚、鼓勵的方式調(diào)動他們的積極性。反之，對于一些投機(jī)取巧的工作者，管理人員也要及時批評，并督促其改正。
（二）建立完善的特種設(shè)備檔案管理工作。完善的特種設(shè)備檔案管理工作的確立是必不可少的。工作人員除了要協(xié)調(diào)記錄與核準(zhǔn)方式外，還要將檔案的借閱與歸還放在首位，實現(xiàn)工作體制的有效性。第一，每一個特種設(shè)備都要登記在案。管理人員要根據(jù)其編號進(jìn)行排序，并適當(dāng)調(diào)整入庫時間，將范圍精確到分鐘。具體執(zhí)行者要建立一個excel表格，將設(shè)備管理中的對應(yīng)事項都審核清楚，并查看是否有遺漏，便于日后的驗證工作。第二，檔案管理人員在信息預(yù)覽、復(fù)制和外借方面予以創(chuàng)新。例如：可以在本單位的官網(wǎng)上設(shè)定一個OA軟件。每個特種設(shè)備都有其具體的號碼，我們也可以將其理解為它們的身份象征。內(nèi)部人員如果有需要，可以將自己的員工編號輸入進(jìn)去，并依照特種設(shè)備的號碼進(jìn)行預(yù)覽。在借出和歸還方面，內(nèi)部人員要攜帶上級負(fù)責(zé)人蓋章以及檔案管理人員同意的證明，管理者將借出時間與限定日期在系統(tǒng)中輸入，程序會進(jìn)行自動提醒。當(dāng)借出者歸還檔案時，工作人員同樣要進(jìn)行審查，以保證內(nèi)容中沒有被涂改或者損毀的地方。如果出現(xiàn)了此種情況，要及時向上級匯報。
（三）建立嚴(yán)格的績效考核制度。特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)的管理者應(yīng)該及時建立完善的績效考核制度，對檔案管理人員進(jìn)行綜合性評估，提升他們的整體素質(zhì)。第一，要聘請專業(yè)的人員對檔案工作者的操作技能進(jìn)行培訓(xùn)。例如：指導(dǎo)人員要從理論與實踐兩方面對他們進(jìn)行培訓(xùn)。在理論方面，主要講解一些檔案的統(tǒng)一管理方式。在實踐方面，帶領(lǐng)工作人員“走出去”，讓他們?nèi)テ渌貐^(qū)與單位進(jìn)行業(yè)務(wù)觀摩，學(xué)習(xí)別人的長處，改進(jìn)自身的管理技術(shù)。第二，每隔一段時間對工作人員的能力進(jìn)行考察。以“綜合簡述題”“日常操作管理”作為兩個重要記點。前者主要是對工作者的工作方法進(jìn)行考察，選擇10道覆蓋面較廣的題目來進(jìn)行查驗。后者則是以平時的工作經(jīng)驗總結(jié)為主，看工作人員是否按照記錄的標(biāo)準(zhǔn)和要求將設(shè)備運行維護(hù)和事故處理等內(nèi)容具體化。總體來說，管理者對兩部分成績進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定，對連續(xù)兩次排名在首位的員工，升職加薪時予以考慮。而對于成績不合格者，也要有一定的經(jīng)濟(jì)懲罰。
三、特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)檔案分類管理的有效性
第一，優(yōu)化檔案監(jiān)督與交接工作。特種設(shè)備檔案的分類管理工作是文件合理交接的重要前提。如果工作人員出現(xiàn)了崗位上的變動，工作的交接是必不可少的。假定檔案的分類不明確、設(shè)備的種類設(shè)定不完整，會為交接工作帶來一定的困難，影響檢測秩序。第二，促進(jìn)檔案的定期檢查工作。管理的有效性會使得檔案按照一定的編碼表示出來，操作人員能夠依據(jù)具體的明細(xì)進(jìn)行裝訂或查詢，提升了工作速度。
目前科研檔案的分類方法是按時間、事由等進(jìn)行的，所以對于一些涉及面多、時間跨度大的科研項目，按目前這種分類方法就會出現(xiàn)科研檔案管理“肢解”項目的問題，一些材料利用上就存在著“找不到”的情況。檔案工作本質(zhì)就是提供信息服務(wù)，當(dāng)需要時檔案沒有能形成足夠的材料支撐力，那么檔案工作就變得毫無意義了。所以，如何保證在需要時“找得到”、“找得快”，是檔案工作最為關(guān)鍵的問題。這就需要在符合《檔案法》《高校實體分類法》大原則的條件下，將科研檔案按學(xué)校科研管理模式進(jìn)行細(xì)致化分類，使科研檔案與科研機(jī)構(gòu)的管理無縫鏈接，檔案分類呈垂直分布，這種分類管理不僅使得科研檔案管理真正成為科研管理的延續(xù)，還會大大提高檢索效率，從而進(jìn)一步發(fā)揮檔案的證據(jù)作用，以確保科研評審、驗收等工作中的材料支撐能力。
二、探尋新的檔案收集方式，保障學(xué)校知識儲備和技術(shù)儲備
目前高?？蒲袡n案文件材料的收集存在著“重行政輕項目”、“重上級輕自產(chǎn)”的問題，對于科研工作中的行政文件和上級來文管理的比較到位，但對于隨科研項目產(chǎn)生的“自產(chǎn)文件”的管理則有缺失。項目中一些非常重要的“論證報告”、“原始試驗數(shù)據(jù)”、“計算文件”、“設(shè)計文件”等資料都沒有歸檔。這些文件對于項目后期研究以及整個學(xué)科發(fā)展都是非常重要的，屬于學(xué)校的無形資產(chǎn)，這些文件沒有得到及時保存，隨著一些科研人員的流動，會使得學(xué)校遭受損失，甚至影響一個專業(yè)、學(xué)科的興衰。而且對于科研項目“自產(chǎn)文件”歸檔還應(yīng)與項目同時進(jìn)行，如果在科研項目進(jìn)行階段不對其明確歸檔要求或資料沒有交齊，后期很難追回或者歸檔的不是最終有效的文件。同時在檔案文件材料收集過程中還要關(guān)注檔案的“價值”，一定要研究檔案文件材料的甄別方法，否則花再大力氣收集到的檔案文件材料都是沒有意義的“垃圾”文件。這就需要加強檔案部門與科研主管部門的協(xié)作，構(gòu)建全新的由科研主管單位負(fù)責(zé)，檔案部門具體承辦的科研檔案管理機(jī)制。這不僅突出了科學(xué)研究過程中檔案文件材料收集的重要性，還使對科研檔案全過程的監(jiān)督更加有效，科研檔案由結(jié)果管理轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程管理，保證科研檔案工作與科學(xué)研究同步進(jìn)行，從而進(jìn)一步保證檔案質(zhì)量。同時強化歸檔資料責(zé)任管理，明確各級人員簽字和蓋章，確保文件責(zé)任人可追溯，從根本上保證“收的全”、“有價值”的問題，保護(hù)學(xué)校知識和技術(shù)成果，保障學(xué)校的實力和競爭力。
三、探尋新的檔案利用方式，促進(jìn)科研人員之間的交流協(xié)作
長期以來，由于檔案具有“孤本”、“不可替代”等特性，使得檔案的利用一直采取嚴(yán)格、謹(jǐn)慎的方式。尤其對于科研檔案的借閱，不僅僅限于以上特性，還要考慮項目密級等，這就使得檔案借閱手續(xù)繁瑣、復(fù)雜。值得注意的是，科研檔案不僅是學(xué)校發(fā)展的見證，更是科學(xué)研究的基礎(chǔ)，尤其是研究實驗階段的檔案文件材料，可以使我們在以后的研究中規(guī)避很多風(fēng)險，提供很多借鑒。對于科研檔案有條件地開放查閱權(quán)限，可以進(jìn)一步促進(jìn)科研人員之間相互借鑒、交流和科研團(tuán)隊之間的協(xié)同發(fā)展，有助于形成學(xué)校內(nèi)部良性競爭環(huán)境，實現(xiàn)人才跨越式發(fā)展，進(jìn)而起到推動學(xué)科發(fā)展的作用。這就需要在保密制度的原則下，對科研檔案知悉范圍重新審定，力求使科研人員更多地獲取所需信息，并在可控的范圍內(nèi)盡量簡化檔案查閱程序，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案的借鑒作用，從根本上保證檔案“用的好”。
四、探尋新的檔案管理方式，使檔案成為全面提升科研管理工作的有力抓手
目前高校的科研檔案管理方式是在管理職能上平行、歸檔上滯后的方式，也就是科研部門與檔案館是按職能進(jìn)行分工，雙方對于科研檔案管理沒有明確的隸屬關(guān)系。在這種情況下要實現(xiàn)科研檔案的完整和準(zhǔn)確歸檔，就必須相互協(xié)調(diào)、溝通，否則就會由于職責(zé)邊界不清、階段銜接不好，從而產(chǎn)生項目管理空白點。而且各課題組是在項目結(jié)束后，才把形成的文件材料移交到檔案部門，所以項目檔案的質(zhì)量管理帶有明顯的滯后性。今后如果可以把檔案管理納入到科研管理的全過程，不僅可以保證檔案質(zhì)量，還能有效追溯責(zé)任，使檔案管理工作處于受控狀態(tài)，進(jìn)而提升科研管理水平。檔案管理實質(zhì)上是一種質(zhì)量管理，要求在每個環(huán)節(jié)中都要按計劃、執(zhí)行、檢查和處置四個具體步驟去開展，形成閉環(huán)管理，所以通過檔案管理的工具作用來全面提升科研工作的綜合管理水平，應(yīng)成為我們?nèi)鏄?gòu)建檔案管理方式的新目標(biāo)。這就需要高校將科研檔案管理和科研管理進(jìn)行一體化設(shè)計，讓檔案管理成為全面提升科研管理工作的有力抓手。檔案管理遵循證據(jù)鏈、可追溯的原則，將從根本上實現(xiàn)管理的過程控制，并能進(jìn)一步規(guī)范辦事程序和管理流程，使管理工作中的各個環(huán)節(jié)都處于受控狀態(tài)，實現(xiàn)對各職責(zé)履行情況的有效監(jiān)督。
五、結(jié)語
1 當(dāng)前高校公文檔案管理存在的問題
1.1 公文處理程序不規(guī)范，給檔案收集管理工作造成困難。由于公文信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，實現(xiàn)了局域網(wǎng)資源共享，各業(yè)務(wù)部門下發(fā)的文件均可自行辦理，導(dǎo)致文書部門對各部門發(fā)文失控。主要表現(xiàn)在：一是工作人員不能主動將文件正文交給文管人員的概率提高，使檔案不能及時登記、收集，導(dǎo)致文件編號重復(fù)或斷檔，立卷時原始資料不完整。二是各部門自行輸入的文件檔案缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，公文形成過程中的處理手續(xù)不健全，檔案資料缺乏原始真實性。三是文件格式不統(tǒng)一，文號使用隨意性大，留作存檔的文件無印章，將來利用時無法起到憑證作用，真實性受到質(zhì)疑。四是要求統(tǒng)一管理歸檔的難度較大，面臨許多技術(shù)難題。
1.2 現(xiàn)有機(jī)關(guān)公文檔案內(nèi)容繁瑣、分類不科學(xué)。如各級黨委和政府的文件、信息，上級業(yè)務(wù)部門的有關(guān)報表、資料，同級部門之間的函件、通報，下級業(yè)務(wù)部門往來的各種請示、匯報，等等。依傳統(tǒng)的立卷整理方法、需求分類方案進(jìn)行一級級分類、編頁號、抄內(nèi)目、擬案卷題目、確定保管期限、編制檢索工具，等等，一環(huán)扣一環(huán)，程序繁瑣，手法欠缺，效果不佳，檔案專職人員經(jīng)常要加班加點，有時還要抽調(diào)人員幫忙，案卷質(zhì)量卻難以保證。現(xiàn)有的立卷方式要根據(jù)本機(jī)關(guān)的職能與內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)等編制分類方案，而分類方法又有多種選擇，即使是同一機(jī)關(guān)，不同的檔案工作人員制訂的分類方案也會有差異，不同專業(yè)的人員操作結(jié)果大相徑庭。如分類組卷過程中即使完全按照分類方案組卷，也會遇到一些文件難以確定其屬類。
1.3 現(xiàn)有的機(jī)關(guān)公文歸檔管理不夠規(guī)范。主要是：檔號不規(guī)范，沒有目錄號。一卷多冊現(xiàn)象較多；案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容，永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用；許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷；案卷厚薄不一。總之，機(jī)關(guān)綜合性檔案館（室）建館（室）時間越長、館（室）藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。
1.4 公文檔案管理人員的素質(zhì)不能滿足要求，影響檔案資源利用率的提高。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下公文檔案的管理，需要檔案管理人員既具備文秘、檔案管理的知識和經(jīng)驗，又要具備計算機(jī)應(yīng)用的能力和實踐技能，兩者皆備的人很少。年齡偏高一些的工作人員，對計算機(jī)無所適從；年輕的工作人員專業(yè)檔案管理經(jīng)驗和規(guī)范化工作能力相對不足，檔案管理隊伍在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的建設(shè)需要一個磨合期。
2 加強機(jī)關(guān)公文檔案管理的有效措施
2.1 樹立“文檔一體化”意識，強化“全過程管理”工作?！拔臋n一體化”的實質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體全程序真正交融在一起。這個概念的提出，旨在加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復(fù)勞動，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。同時，更要強化“全過程管理”工作。首先，要樹立質(zhì)量管理意識。不論文秘工作，還是檔案工作，每個工作人員都要確立質(zhì)量第一觀念，明確認(rèn)識各自的崗位質(zhì)量責(zé)任，這是“全過程管理”的前提。其次，要制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。《檔案法》、《格式》和《辦法》等法規(guī)對國家機(jī)關(guān)公文處理工作應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔工作均作了明確規(guī)定，這是“全過程管理”的根本法規(guī)，全體檔案工作人員和文秘人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握，在精通的基礎(chǔ)上模范執(zhí)行。最后，還要理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)，建立優(yōu)秀的工作隊伍。要建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。規(guī)定和程序要盡可能細(xì)化，簡捷明確，操作性強。要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無效、無用的文件，要依靠先進(jìn)的裝備和技術(shù)，配置性能優(yōu)良的設(shè)備和工具，注意操作的熟練性和規(guī)范化，對一切不合理、不經(jīng)濟(jì)、不正當(dāng)?shù)氖褂眯袨橐獔詻Q制止。
2.2 保證質(zhì)量，科學(xué)分類。一要剔除重份或無查考價值的文件，避免實行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。二要重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。同時還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范。三要結(jié)合檔案館（室）實際，規(guī)范著錄工作。檔案著錄實質(zhì)是壓縮、貯存信息，是供檢索途徑，以便開展檔案的利用。由于各個檔案館（室）的條件存在差異，再加上計算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求，各個檔案館（室）應(yīng)該以《檔案著錄規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)，根據(jù)計算機(jī)管理的技術(shù)要求，制定出適合本館（室）著錄工作的著錄細(xì)則。四要統(tǒng)一分類號，便于查找，保證檢索查全率。五要規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。在填寫題名項過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)，影響檢索的準(zhǔn)確率。
檔案分類是根據(jù)檔案內(nèi)容、形式的相同性和差異性，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分檔案的過程，根據(jù)具體分類對象不同，檔案分類又可分為檔案種類劃分、檔案實體分類和檔案信息分類?？梢酝ㄟ^簡化分類方法等達(dá)到簡化整個歸檔程序、分類便于檢索，便于操作，如按年度——組織機(jī)構(gòu)分類。把全宗內(nèi)容檔案先按年度分開，每個年度下再按組織機(jī)構(gòu)分類。
2.3 規(guī)范網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化是新時期信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用，檔案數(shù)字化的發(fā)展將推動檔案資源信息化建設(shè)的進(jìn)程，為實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享打下堅實的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是多媒體技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用。多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用很廣泛，如檔案數(shù)字化、檔案信息存儲、檔案信息檢索、檔案信息利用、檔案信息編輯等，其中，檔案數(shù)字化是最基本的應(yīng)用方式之一。隨著機(jī)關(guān)公文數(shù)字化設(shè)備的普及和辦公自動化的推廣應(yīng)用，越來越多的檔案一產(chǎn)生就是數(shù)字形式的，即數(shù)字檔案（電子檔案）。但是許多傳統(tǒng)檔案還需要通過數(shù)字化形式的轉(zhuǎn)換，形成數(shù)字化的檔案。目前，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化的方式主要有以下兩種：一種是數(shù)據(jù)錄入。檔案數(shù)據(jù)錄入就是將檔案著錄、標(biāo)引形成的、反映檔案特征的檔案信息，如，文件編號、題目、責(zé)任者、分類號、檔號、時間等輸入計算機(jī)，形成檔案目錄數(shù)據(jù)庫。建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫是檔案計算機(jī)管理的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)錄入是最常見的數(shù)字化方法，是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫最主要的技術(shù)方式。一種是檔案掃描。檔案掃描就是采用光學(xué)掃描、數(shù)字相機(jī)等對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行計算機(jī)處理，將原有檔案模擬信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息。紙質(zhì)檔案是當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案保存的主要形式，檔案掃描是最常見的、能夠快速將大量紙質(zhì)檔案數(shù)字化的技術(shù)，也是目前國內(nèi)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫建設(shè)的主要手段。
隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程的逐漸加快，城市軌道交通的建設(shè)日趨緊迫。城市軌道交通是一個城市最重要的交通工具，對城市的交通優(yōu)化、社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展等具有深遠(yuǎn)的影響。軌道交通建設(shè)為百年工程，它具有龐大、復(fù)雜、多專業(yè)融合等顯著特點。如何利用信息化的管理手段對工程建設(shè)中的檔案進(jìn)行管理，使之完整且真實地記錄工程建設(shè)的全過程，從而為后期工程移交、驗收及運營管理提供便利，是目前軌道交通行業(yè)檔案管理中亟待解決的問題。
軌道交通行業(yè)檔案歸集管理的現(xiàn)狀及問題
檔案信息來源廣，歸集工作難度大。軌道交通項目參建單位眾多，其中不僅包括設(shè)計、施工、監(jiān)理等近百家單位，而且還有數(shù)百家設(shè)備系統(tǒng)供應(yīng)商。檔案信息來源既有國內(nèi)單位，還有國外供貨商，這無疑加大了檔案歸集的難度。
檔案歸集持續(xù)時間長，歷史檔案難追溯。由于建筑工地環(huán)境差，辦公場所等不斷變更，經(jīng)常容易造成檔案的遺失和破損。除此之外，軌道交通項目檔案種類多、數(shù)量大等特點也會給后期資產(chǎn)移交、運營管理中查詢歷史檔案等工作帶來諸多不便。
檔案歸集檢查力度低，整編過程不規(guī)范。在檔案歸集的實際工作過程中，大部分檔案員的檔案管理工作只是對過程產(chǎn)物進(jìn)行簡單存檔。他們并不了解施工技術(shù)規(guī)范和要求，對資料員形成的技術(shù)資料也只是被動接收，不注重對工程資料進(jìn)行規(guī)范化管理，從而對檔案的檢查缺乏一定的判斷力，檢查力度低。
檔案查詢方式單一，無法滿足多維度查詢需要。目前已有的工程檔案系統(tǒng)能夠提供簡單的查詢利用功能，但是還不能滿足用戶的個性化查詢需要。例如，現(xiàn)有的檔案查詢系統(tǒng)缺少按檔案分類查詢、項目/合同維度查詢等功能。工程檔案的整編管理需要以多維度的方式來呈現(xiàn)工程文件的組織和結(jié)構(gòu)，這樣才能確保工程檔案整編過程中的高效性、完整性、可控性。
檔案歸集在軌道交通工程行業(yè)的信息化管理思路及方案
檔案信息收集工作的自動化。思路：在工程檔案的收集中，由于檔案的來源隨業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的不同而不同，檔案的提交方式隨工程建設(shè)過程的特殊性而多種多樣。另外，在檔案的管理過程中，可能還會存在按照紙質(zhì)和電子文件進(jìn)行雙軌制管理的需求。因此，在保證檔案數(shù)據(jù)收集全面性的同時，還要考慮檔案收集工作的效率提升。
方案：為了完成電子文件的自動收集，檔案歸集系統(tǒng)應(yīng)具備采集接口、在線提交、關(guān)聯(lián)各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能，以實現(xiàn)各類文件的在線提交和動態(tài)處理，從而幫助項目參建方、業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)人員能夠及時、有效、全面的完成數(shù)據(jù)采集。另外，檔案歸集系統(tǒng)應(yīng)提供靈活的檔案收集與規(guī)則檢查功能，以便于參建方按照檔案管理和收集整理的規(guī)范要求來進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的整理和提交，以減輕相關(guān)人員的整理工作量。
檔案整編過程的規(guī)范化。思路：工程檔案管理系統(tǒng)需要對所提供的檔案、資料及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行歸檔整編。這些檔案來源于工程項目過程中的文檔資料，其中還涉及使用人員與組織結(jié)構(gòu)信息、工程項目信息、工程項目的參建單位信息、相關(guān)資料描述的字典數(shù)據(jù)信息（如專業(yè)、文件資料分類等）等，因此，整編需逐一排查檔案屬性信息、業(yè)務(wù)規(guī)則等，整編完成后需形成封面、目錄、標(biāo)簽、條碼等關(guān)聯(lián)信息，形成移交清單，方便檔案移交。
方案：檔案歸集系統(tǒng)提供以工程方式整編管理的功能界面，進(jìn)入以工程階段或提交單位為分類的樹形檔案整編界面進(jìn)行檔案編輯、檢查及其他相應(yīng)的工作。另外，可通過提供豐富、精細(xì)的在線整編管理功能來滿足檔案整編管理人員在線進(jìn)行檔案整編的各種工作需求，以提高檔案整編的效率。
檔案信息查詢方式的個性化。思路：在工程檔案管理過程中。工程類型不同，檔案的類型有所不同，相應(yīng)的著錄信息也會有所不同；針對不同的人員角色，在檔案資料的提交、整編、查詢等不同階段，需要看到的信息有所不同；不同的參建單位，能夠提交和查看的檔案數(shù)據(jù)也有所不同。因此，需要針對工程檔案管理過程中的信息展現(xiàn)方面，以工程的階段、建設(shè)單位、文檔性質(zhì)、專業(yè)等進(jìn)行檔案的多維度整理，從而提供個性化的自定義查詢功能。
方案：系統(tǒng)提供真正的全文檢索功能和按照項目區(qū)分的展示功能。全文檢索功能可以按照用戶的身份權(quán)限進(jìn)行管理，同時在搜索結(jié)果中還可以進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化分類，從而使用戶的查詢工作快捷高效。按項目區(qū)分的展示功能不僅可以實現(xiàn)按照傳統(tǒng)的分類方式進(jìn)行展示、按項目區(qū)分進(jìn)行展示等功能，還可以提供按自定義目錄樹等方式進(jìn)行展示，以便于相關(guān)人員進(jìn)行檔案查詢。
[關(guān)鍵詞]檢務(wù) 檔案 管理
檔案管理，是對文件從產(chǎn)生到最終銷毀或移交檔案部門的全過程的管理活動，其主要目標(biāo)是要將組織中的文件數(shù)量保持到一個適當(dāng)?shù)臄?shù)量限度，防止不必要的或無用文件信息的干擾，簡化文件制作、傳遞、處理以及利用的程序，改進(jìn)文件工作的組織、控制方法，保證文件完成現(xiàn)行效用后得到適當(dāng)?shù)奶幹?，并通過經(jīng)濟(jì)地保管和利用文件信息，最大限度地提高組織管理的質(zhì)量和效率。
一、電子管理模式的特點和分類
1.電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔案管理的一般原則和方法對于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導(dǎo)作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類型文件的特點，在其管理活動中還有其特有的原則和方法。
2.檔案館電子文件的管理模式
（1）集中式保管模式，是指將具有永久保存價值的文件（紙質(zhì)或電子）送至國家指定或授權(quán)的機(jī)構(gòu)、組織（通常為國家檔案部門）集中保存，該類機(jī)構(gòu)對其職能范圍內(nèi)的歸檔單位的檔案工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督，對其入館檔案進(jìn)行實體和信息的雙重控制。
（2）分布式保管模式，又稱分散式保管，是指各組織、機(jī)構(gòu)中產(chǎn)生的文件（紙質(zhì)或電子）不統(tǒng)一移交給特定部門，而將其留存于本機(jī)構(gòu)內(nèi)部（庫房或信息系統(tǒng)），加以保管和利用，該模式的代表就是“匹茲堡大學(xué)方案”。
二、檢驗檢疫業(yè)務(wù)檔案的介紹
1.檢驗檢疫業(yè)務(wù)檔案（以下簡稱檢務(wù)檔案）包括報檢單及所附單證、檢驗檢疫工作記錄單、證稿、證單存檔聯(lián)等紙質(zhì)資料、電子數(shù)據(jù)或其組合。歸檔是檢驗檢疫工作流程的最后一個環(huán)節(jié)，即歸檔人員對通過CIQ2000出入境檢驗檢疫綜合業(yè)務(wù)計算機(jī)管理系統(tǒng)（以下簡稱CIQ2000系統(tǒng)）報檢的檢驗檢疫業(yè)務(wù)，根據(jù)報檢類別和歸檔規(guī)則在CIQ2000系統(tǒng)中對符合歸檔條件的報檢號逐批進(jìn)行電子數(shù)據(jù)歸檔，并將報檢單等紙質(zhì)資料裝訂后按歸檔順序號分類立卷存檔。由于CIQ2000系統(tǒng)自動將歸檔號與報檢號一一對應(yīng)，通過報檢號即可根據(jù)歸檔號所在的卷宗來快速調(diào)閱需要查詢的報檢單檔案，所以，大多數(shù)檢務(wù)部門都采用上述歸檔方式。
2.由于紙質(zhì)檢務(wù)檔案記述并反映了檢驗檢疫工作的全過程，為檢驗檢疫機(jī)構(gòu)內(nèi)部查閱出入境貨物檢驗檢疫原始記錄、了解檢驗檢疫簽證流程、確認(rèn)檢驗檢疫證單的更改/重發(fā)/核查計收費情況、檢查工作質(zhì)量，以及出境貨物理賠案件的調(diào)查、入境貨物重大索賠案件的處理、司法部門的訴訟調(diào)查舉證、國內(nèi)外有關(guān)部門的來函查詢等發(fā)揮了一定的參考憑據(jù)作用。但是，隨著檢驗檢疫業(yè)務(wù)量的成倍增長，檢務(wù)檔案管理中歸檔過程較繁鎖、歸檔工作量較大、檔案庫房占用量較多以及檔案利用率較低等方面的問題日漸突出。
三、目前檢驗檢疫部門檢務(wù)檔案管理的做法
1.參照企業(yè)分類管理方式，對企業(yè)進(jìn)行分類建檔。結(jié)合電子監(jiān)管工作，對信譽好、進(jìn)出口量較大且質(zhì)量穩(wěn)定的企業(yè)進(jìn)行分類后實行簡便建檔管理，在CIQ2000系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)歸檔不需逐份錄入報檢號而實行批量歸檔。檢務(wù)部門對這類報檢單在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報檢日期、主施檢部門、單位注冊號等條件進(jìn)行待歸檔查詢后，對符合歸檔條件的報檢號進(jìn)行批量歸檔；對這類報檢單的紙質(zhì)檔案只需按企業(yè)名稱、報檢日期簡單地建檔立卷。在條件成熟時，逐步取消部分紙質(zhì)檔案，這樣不僅有利于檢驗檢疫部門和企業(yè)雙方既節(jié)省人力、物力和財力，又提高工作效率，更充分發(fā)揮了企業(yè)分類管理與電子監(jiān)管有機(jī)結(jié)合的優(yōu)勢，使資源得到合理配置和利用。
2.根據(jù)出入境貨物的報檢類別，貨物的不同特性、不同風(fēng)險度對不同貨物進(jìn)行分類建檔。例如：對電子轉(zhuǎn)單換證憑條到口岸換發(fā)通關(guān)單的“驗證”出境貨物，在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報檢日期、主施檢部門等條件將其電子數(shù)據(jù)批量歸檔，其換證憑條可隨通關(guān)單存檔聯(lián)一并存檔，需要時可根據(jù)報檢號查找通關(guān)單流水號及對應(yīng)的換證憑條。而對涉及安全、衛(wèi)生、環(huán)保的進(jìn)出口敏感貨物，實施衛(wèi)生注冊登記、質(zhì)量許可管理等憑證報檢的貨物，或檢驗周期較長的大型成套設(shè)備，根據(jù)需要可較詳細(xì)地按貨物分類或主施檢部門分類建立檔案。
3.適當(dāng)縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限?！冻鋈刖硻z驗檢疫簽證管理辦法》（國檢法[1999]386號）規(guī)定“檢務(wù)檔案保管期限：一般出境檢驗檢疫檔案為3年；入境檢驗檢疫檔案為4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發(fā)現(xiàn)一類有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長期或永久保存?！痹趯嶋H工作中，我們發(fā)現(xiàn)檔案室90%以上的檢務(wù)檔案都是原封不動地存放3-4年后銷毀，檔案利用率較低。
四、檢務(wù)檔案電子管理模式的可行性分析
1.據(jù)粗略統(tǒng)計，調(diào)閱紙質(zhì)檔案的主要用途在于辦理更改手續(xù)、工作質(zhì)量檢查、業(yè)務(wù)部門查閱資料和有關(guān)執(zhí)法部門的來函查詢等幾個方面。如果在不違反檢務(wù)檔案管理原則和不影響檢務(wù)檔案利用的前提下，及時修訂檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度，適當(dāng)縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限，一定程度上可以解決檔案庫房占用量較多的問題。
2.由于檢驗檢疫流程都經(jīng)過CIQ2000系統(tǒng)進(jìn)行處理的情況下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發(fā)現(xiàn)有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長期或永久保存外，普通紙質(zhì)檔案的角色有必要逐步向短期、精簡的方向轉(zhuǎn)變，通過分類管理的方式、利用CIQ2000系統(tǒng)的批量歸檔功能及修訂現(xiàn)行的檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度等措施，或許是加強檢務(wù)檔案的規(guī)范有效管理、合理利用資源和提高工作效率的有效途徑之一。
3.目前電子檔案管理系統(tǒng)，為檔案現(xiàn)代化管理提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)可以自成系統(tǒng)，提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化設(shè)計過程管理，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。如果CIQ2000系統(tǒng)可以搭載《電子檔案管理系統(tǒng)》，建立具有系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)載入、整編組卷、檢索利用、借閱管理、銷毀、制作標(biāo)準(zhǔn)光盤、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等十大模塊的檢務(wù)檔案管理系統(tǒng)。并對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，設(shè)定檔案密級，按部門按專業(yè)按用戶級別設(shè)定訪問權(quán)限，日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作，同時在系統(tǒng)中持續(xù)管理檔案文件，提供借閱、歸還、催還等功能，實現(xiàn)全電子化的檔案管理和檢索查詢，電子智能化處理與紙質(zhì)檔案管理有機(jī)結(jié)合，既能管理文書檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。
關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案管理 灰色聚類挖掘 綜合評價
在挖掘數(shù)據(jù)過程中主要是從大型的數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)倉庫中不斷的發(fā)現(xiàn)，同時將其潛在信息或者知識提取出來，它的基本目的是對分析人員提供一定的幫助，探索各個數(shù)據(jù)間存在的關(guān)聯(lián)性，發(fā)現(xiàn)被人們所忽略掉的要素，上述所述的信息對于趨勢與決策行為的預(yù)測是非常有利的。數(shù)據(jù)實際挖掘過程中經(jīng)常采用的方法是從數(shù)據(jù)庫事務(wù)中查找出關(guān)聯(lián)性原則。而聚類分析方式又是數(shù)據(jù)庫挖掘中運用最為廣泛的一項重要的技術(shù)手段，同時還是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的一個分支。本文首先分析了灰色聚類挖掘算法，其次采用實例對高校院系級教學(xué)檔案管理綜合評價進(jìn)行了論述，以供參考。
1、灰色聚類挖掘算法
這里所說的綜合評價，實質(zhì)上指的是對諸多屬性體系結(jié)構(gòu)所描述的對象系統(tǒng)進(jìn)行全方位的評價。綜合評價的方法非常多，不過由于它們的實際出發(fā)點都不相同，并且處理問題的思路也不盡相同，相互之間都存在著優(yōu)點與缺點，因此，當(dāng)發(fā)生綜合評價問題時，人們經(jīng)常不知道選擇哪一種方法比較好，對于評價結(jié)果的可靠性也不清楚。一般情況下，在高校院系級教學(xué)檔案管理的綜合評價中，人們比較重視的是教學(xué)檔案管理具有的綜合評價等級，所以，筆者認(rèn)為，采用灰色聚類挖掘算法較為合適。
數(shù)據(jù)挖掘處理過程中，最為重要的一個環(huán)節(jié)就是數(shù)據(jù)挖掘算法，其主要是通過灰色聚類挖掘算法及在數(shù)據(jù)倉庫中所提取的數(shù)據(jù)進(jìn)行的，我們能夠明顯的看出該組織中存在的個體類型，同時它還能準(zhǔn)確的判斷出一個個體在這些類型中屬于哪一類。灰色聚類實質(zhì)上就是把聚類對象對于各項聚類指標(biāo)，根據(jù)幾種灰類進(jìn)行分類，從而準(zhǔn)確的判斷出這一聚類對象具體屬于哪一類。應(yīng)將各種需要進(jìn)行綜合評價的個體作為聚類對象，將各項評價指標(biāo)作為聚類指標(biāo)，及時有效的處理好各個個體指標(biāo)的原始數(shù)據(jù)，然后對各個灰類區(qū)間進(jìn)一步確定，并且提出白化權(quán)函數(shù)以及白化權(quán)系數(shù)，最后一步是將個體屬于某一灰類的灰色聚類系數(shù)矩陣全面的計算，以此得出這一個體屬于的灰類，從而獲取到不同樣本的實際灰類和評價等級結(jié)果。將需要預(yù)測的樣本和數(shù)據(jù)倉庫中已經(jīng)分類的模式間進(jìn)行全面的比較，得出這兩者間的實際距離，這樣就能夠獲悉到此樣本與哪種模式相近，然后根據(jù)該模式的整體情況對其結(jié)果進(jìn)行預(yù)測，進(jìn)而獲取到待識別樣本的分類等級。
2、高校院系級教學(xué)檔案管理綜合評價實例
結(jié)合評價的實際目的，將教學(xué)檔案的收集、整理、鑒定、利用、保管以及統(tǒng)計這六方面的要素作為評價指標(biāo)體系。為了使得討論更加的方便，本文主要通過七個教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理情況，有機(jī)的結(jié)合了專家評分及自我評分，計算出平均分?jǐn)?shù)，獲取到的評分結(jié)果原始數(shù)據(jù)。
有效的處理原始數(shù)據(jù)矩陣，使其趨于標(biāo)準(zhǔn)化，然后通過灰色聚類算法，結(jié)合Matlab程序?qū)⒆詈蟮慕Y(jié)果計算出來，具有較好綜合評價結(jié)果的是院系1、院系4以及院系5；中等水平的是院系2和院系3；綜合評價結(jié)果最差的是院系6與院系7。從最后計算出的結(jié)果中可以明顯的看出，院系1、院系4、院系5的教學(xué)檔案管理水平較好；院系2和院系3的教學(xué)檔案管理水平一般；而院系6與院系7的教學(xué)檔案管理水平是最差的。通過這樣的一種方式，能夠得出好、中、差的聚類中心，數(shù)據(jù)倉庫的分類模式就此形成。從待評價樣本的預(yù)測方面考慮，帶預(yù)測樣本應(yīng)與數(shù)據(jù)倉庫中已經(jīng)分類的模式進(jìn)行全面的比較，得出它們之間的距離，以判斷出此樣本與哪種模式更相近，最終獲取到待識別樣本的分類等級。本文主要對灰色聚類數(shù)據(jù)挖掘在高校院系級教學(xué)檔案管理綜合評價中的應(yīng)用情況進(jìn)行了一番論述，可以明顯的看出，其可以采取聚類的方式對高校教學(xué)檔案管理進(jìn)行全面的分析，從中發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的類型，其對于高校檔案管理具有重要的理論與指導(dǎo)意義。作為高校系級教學(xué)檔案管理人員，應(yīng)圍繞著科學(xué)評估與分析，結(jié)合實際情況，確保教學(xué)檔案管理工作具有較高的水平。
3、結(jié)論
綜上所述可知，通過對教學(xué)檔案管理各項程序進(jìn)行加工后的教學(xué)檔案，不僅使其呈現(xiàn)出了清楚的編目、使用簡便以及內(nèi)容豐富等優(yōu)勢特點，而且還將該系教學(xué)工作實際情況全面的反映了出來，我們應(yīng)全面的利用其具有的優(yōu)勢，以提高教學(xué)工作水平。只有通過這樣的方式，教學(xué)檔案的功能作用才會進(jìn)一步提高，教學(xué)檔案建設(shè)的最終目的才會得以實現(xiàn)。不過，在應(yīng)用灰色聚類挖掘評價方式時應(yīng)對三方面的事項加以考慮，一方面，評價的因素不能過多，不然，評價者難以對全部評價因素進(jìn)行全面的理解，最終使得所獲取的數(shù)據(jù)不具備高質(zhì)量；另一方面，參加評價的對象不能過多，不然重復(fù)的操作以及繁重的負(fù)擔(dān)將使得評價者反感行為的發(fā)生；此外，評價先導(dǎo)工作必須完善。由于筆者能力有限，本文的論述還不是很全面，希望同行們提出寶貴的意見或建議。
參考文獻(xiàn)：
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