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［關(guān)鍵詞］ 醫(yī)院； 人事檔案； 信息化； 管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 055
［中圖分類號］ G275 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）14- 0092- 02
1 引 言
醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人事工作中的重要組成部分，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位的人事制度改革和醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院管理更趨向科學(xué)化和規(guī)范化。醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)護(hù)人員和其他輔助人員不斷增加，大量的、復(fù)雜的人員構(gòu)成醫(yī)院管理工作，尤其對人事檔案管理工作形成了巨大的壓力。醫(yī)院信息化建設(shè)逐步提速，醫(yī)療部門、財價、設(shè)備管理等主干網(wǎng)絡(luò)也相繼實(shí)現(xiàn)信息化管理，醫(yī)院人事檔案信息管理更顯得尤為重要。醫(yī)院人事檔案管理也必須由傳統(tǒng)的管理手段向信息化管理轉(zhuǎn)變，這是醫(yī)院人事檔案管理走向現(xiàn)代化的必然趨勢。
2 目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀
目前大多數(shù)醫(yī)院人事檔案管理仍然基本上沿用傳統(tǒng)的人事檔案基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、不具公共性和共享性、不能動態(tài)反映個人信息狀況。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，其局限性日益明顯。
2．1 檔案管理意識淡薄
長期以來由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因而在實(shí)際工作中出現(xiàn)檔案管理可有可無的模糊認(rèn)識，意識不到檔案在人事管理工作中的重要性和必要性，只見直接，不看間接。
2．2 人工操作歸檔，費(fèi)時費(fèi)力，準(zhǔn)確性難以保證
醫(yī)院人事檔案主要記載著工作人員的經(jīng)歷、學(xué)歷、工資變動、職稱晉升及獎罰等方面的原始記錄。我院現(xiàn)有工作人員2 000余人，由于檔案資料的增加或更新（如晉升工資、年度考核、學(xué)習(xí)進(jìn)修等），許多材料需要同時歸檔，出現(xiàn)此類問題，不可避免地會發(fā)生歸檔錯誤。這樣就需要將上千卷檔案重新整理，牽涉大量的人力、物力。
當(dāng)前的人事檔案所涉及的許多材料如果未能及時歸檔，遇到檔案信息查詢時，則檔案信息的準(zhǔn)確性不高。同時在個人考查、核定工資、家庭調(diào)查等情況時需調(diào)閱個人檔案對原始資料進(jìn)行查閱，多次查閱原件，難免發(fā)生檔案損毀的情況，致使出現(xiàn)檔案的準(zhǔn)確性難以保證的情形。
2．3 檔案資料管理困難，利用率低下
目前的檔案管理，因?yàn)檫€沒有完全實(shí)行信息化管理，大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，缺乏對檔案出、入庫記錄和檔案變更的管理。遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時，要用人工方式完成，致使人事檔案在使用過程中不能以最快、最簡捷的方式查找相關(guān)人事資料，極大地影響了工作效率。
2．4 檔案管理人員自身素質(zhì)較低
人員配備不齊，在有些領(lǐng)導(dǎo)眼里，認(rèn)為檔案管理工作是照顧老弱病殘的地方，什么人都能干，文化水平高低都可以，只是收藏一些資料，據(jù)了解我省從事醫(yī)院檔案管理工作的專職管理人員有70多人，但沒有一人是專業(yè)研究生畢業(yè)的，本科生專業(yè)畢業(yè)的也僅有幾人，大部分都是半路出家，知識結(jié)構(gòu)及其不合理，兼職人員多，變動頻繁等現(xiàn)象在各單位普遍存在，這樣勢必影響檔案管理工作的質(zhì)量和利用。
3 醫(yī)院人事檔案信息化管理的特點(diǎn)
3．1 檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)
（1） 提高檔案管理工作的效率。由于計算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)，使用計算機(jī)管理醫(yī)院的人事檔案，在查詢、統(tǒng)計時既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可減輕人事管理人員的勞動量，節(jié)省時間，提高工作效率，數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。
（2） 提高檔案信息的利用率。醫(yī)院是人才密集型產(chǎn)業(yè)，其人事檔案在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者知人、認(rèn)人、用人過程中有著重要作用。使用信息化管理醫(yī)院的人事檔案，其速度快、精確度高、貯存量大、功能多、通用性強(qiáng)的特點(diǎn)，可以及時給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、全面的人事信息，為醫(yī)院的人員編制、人員調(diào)整、人才的中長期規(guī)劃等諸多方面提供可靠、詳細(xì)的資料，極大地提高人事檔案的利用效率。
（3） 延長檔案原始材料的壽命。人事檔案材料實(shí)現(xiàn)信息化管理后，檔案信息的查詢，以計算機(jī)查詢?yōu)橹?，減少了因重復(fù)調(diào)檔、閱檔、摘抄等工作所造成原件磨損，有利于原始材料的完整保存，有效地延長了人事檔案的壽命。
3．2 檔案信息化管理的不足
醫(yī)院檔案信息化管理能為人事部門提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認(rèn)識檔案信息電子化好處的同時，我們也認(rèn)識到檔案管理信息化也有一些不足：① 檔案信息的原始性及真實(shí)性問題。由于原始信息是經(jīng)管理人員錄入系統(tǒng)，所以形成的電子文件可能因?yàn)殇浫脒^程中的手誤而出錯，也可以被他人改動后而不留痕跡。② 檔案信息資源的安全保密性問題。檔案信息有很強(qiáng)的機(jī)密性，所以信息資源共享必須嚴(yán)格執(zhí)行安全保密的規(guī)定，必須賦予權(quán)限，只有檔案管理人員和主管領(lǐng)導(dǎo)能夠查閱個人檔案材料。增強(qiáng)人事檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)意識，提高安全防護(hù)的技術(shù)水平，防止失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。③ 憑證價值問題。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩(wěn)定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據(jù)。
4 健全與完善醫(yī)院人事檔案信息化管理體系
4．1 建立健全醫(yī)院人事檔案管理體制
[關(guān)鍵詞]干部；人事檔案；信息化；管理現(xiàn)狀；對策
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.161
[中圖分類號]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）12-0-01
近年來，我國的干部人才流動越來越頻繁，干部人事檔案關(guān)系的流轉(zhuǎn)也隨之頻繁起來。知識經(jīng)濟(jì)時代的來臨與信息技術(shù)的發(fā)展，讓干部人事檔案信息化管理成為檔案管理的必然。建立一個共享性的干部人事檔案管理信息化平臺，有效地收集與整理人事檔案信息，才能促進(jìn)人事檔案的有效利用，從而做好干部人才的配置工作。
1 干部人事檔案信息化管理的意義
1.1 有利于干部人事檔案管理的高效化
在我國干部隊(duì)伍不斷壯大的今天，人才流動性也有所提高。在這樣的社會背景下，檔案管理部門傳統(tǒng)的手工型人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足相關(guān)單位的管理需求。信息技術(shù)的飛躍式發(fā)展，使計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)與人事檔案管理工作的聯(lián)系逐漸密切。結(jié)合科學(xué)技術(shù)做好干部人事檔案信息化改革工作，讓人事檔案管理系統(tǒng)更加全面，促進(jìn)干部人事檔案相關(guān)信息與數(shù)據(jù)的完善。
1.2 有利于干部人事檔案信息的有效保存
在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中，所有人事檔案都以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存。每一次檔案的檢索與翻閱，都會損害紙質(zhì)檔案的質(zhì)量。從某種程度上來講，紙質(zhì)檔案不利于長期保存與使用。在干部人才隊(duì)伍流動性快速提高的今天，檔案的檢索與查閱次數(shù)明顯提高，遷移資料也不斷增多，紙質(zhì)檔案很容易在遷移過程中遺失。信息化的干部人事檔案管理工作可極大地避免這些問題，將紙制檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲在計算機(jī)內(nèi)，不僅有利于檢索與使用，還能長期保存。
2 干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀
2.1 人事檔案管理理念與方法落后
人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，在科學(xué)技術(shù)不能提供高效的人事檔案管理方法之前，檔案管理者的工作量很大，不僅要做好檔案信息的收集與編制工作，還要定期更新檔案。每一份檔案都要進(jìn)行手工書寫與裝訂，極大地考驗(yàn)檔案管理者的耐心與業(yè)務(wù)能力。在科學(xué)技術(shù)服務(wù)于檔案管理工作的當(dāng)今社會，許多單位的管理者沒有意識到信息化管理的重要性與便利性，不愿更新工作方法，安于現(xiàn)狀，影響人事檔案管理工作的信息化。
2.2 檔案的利用效率過低
目前，許多單位已實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)的全面覆蓋，也引進(jìn)了足夠數(shù)量的計算機(jī)。但是，有關(guān)于檔案管理工作的配套設(shè)計以及計算機(jī)軟件仍然沒有得到有效應(yīng)用。一些單位的檔案信息化管理工作還停留在初級階段，也就是目錄的存儲和檢索階段。沒有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的約束，部分單位內(nèi)部的各個部門之間沒有建立干部人事檔案共享平臺，使得檔案信息管理工作各自為政，限制了檔案信息使用功能的發(fā)揮。
3 干部人事檔案信息化管理的提升
3.1 加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)
相關(guān)單位要更新人事檔案管理的硬件設(shè)備，開發(fā)符合單位干部人事檔案管理工作需求的軟件，并根據(jù)人事檔案管理軟件建立一個符合單位實(shí)際的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。健全的人事檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)同時具備信息的接收與傳遞、存儲、利用功能。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，是干部人事檔案管理工作的關(guān)鍵要素。將每一個部門的人事檔案管理數(shù)據(jù)集合在一起，提升信息的使用效率，確保檔案信息可以被反復(fù)檢索、查閱與使用，推動干部人事檔案信息化管理的發(fā)展。
3.2 做好部門協(xié)調(diào)，促進(jìn)檔案資源共享
對于單位來說，干部人事檔案信息的收集、整理與核實(shí)會涉及到多個部門的人事管理工作。因此，單位管理者要做好部門之間的協(xié)調(diào)工作，通過各部門間互通有無，實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的規(guī)范化。要促進(jìn)人事檔案管理體系的建立，就需要每個部門提供真實(shí)的有關(guān)人事檔案管理對象本身的人力、財力情況，整合多方面的信息做好人事檔案管理工作。檔案管理者要重視網(wǎng)絡(luò)的作用，以信息為中心，與信息需求者共享信息，讓人事檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)其價值。
3.3 做好人事檔案信息化管理的安全保護(hù)措施
在計算機(jī)中利用軟件存儲人事檔案信息以及利用網(wǎng)絡(luò)傳遞人事檔案信息，要確保人事檔案信息的安全性。在人事檔案的信息化管理工作中，管理者要做好禁止非法用戶竊聽信息的工作，杜絕人事檔案信息外流，加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的用戶管理工作。例如認(rèn)證身份和設(shè)置密碼等措施，都可提高人事檔案軟件管理的安全性。在人事檔案的信息化管理中，也要做好備份與隔離處理，提高信息資源的安全性。一旦發(fā)現(xiàn)有用戶越權(quán)操作或非法操作，要在第一時間用制止。
主要參考文獻(xiàn)
[1]卜禹華.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].改革與開放，2011（18）：102.
[2]王璇.淺談事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理[J].山東檔案，2011（4）：20，48.
關(guān)鍵詞：檔案 信息化 管理
隨著國家《檔案法》實(shí)施和醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化的進(jìn)程和需要，各級醫(yī)院對人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發(fā)揮檔案信息資源作用，把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來，盡快提高工作質(zhì)量，其最有效的途徑就是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
只有堅持人事檔案信息化管理，服從和服務(wù)于組織人事工作大局，才能為宏觀管理決策和組織業(yè)務(wù)處理提供及時、有效、準(zhǔn)確的信息服務(wù)；才能為各級組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進(jìn)辦公自動化、實(shí)現(xiàn)信息共享和知識管理，提供先進(jìn)的技術(shù)、手段和方法。
1、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)
（1）傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式，往往會在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象，也就是我們在利用檔案的時候，明明知道檔案室（柜）保存著自己所需的檔案資料，但是查找時卻因?yàn)闄z索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪費(fèi)大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機(jī)管理醫(yī)院的人事檔案就不同了，由于計算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節(jié)省時間，提高工作效益，對數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。
（2）利用計算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。
（3）利用計算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質(zhì)及硬盤上，大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設(shè)備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
2、醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)化
人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢、統(tǒng)計報表等組成。而其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護(hù)是關(guān)鍵。因此，首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，利用計算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案?？梢詫?shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)統(tǒng)計和計算機(jī)處理方式，由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸，逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù)，運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄入微機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的全國醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。我們知道檔案數(shù)據(jù)庫是個動態(tài)變化的過程，要求檔案管理人員要不斷及時更新檔案中的變化數(shù)據(jù)，確保信息的準(zhǔn)確、真實(shí)。為了查詢的便捷，可以將信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類，盡力爭取人事檔案的數(shù)據(jù)化。我們不定式可以按信息數(shù)據(jù)庫的不同分類，制成不同的表格，提供所需的數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)進(jìn)行人員信息的查詢、統(tǒng)計、整理、分析等，改變了過去傳統(tǒng)的手工和理，向信息現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，大大的提高了醫(yī)院人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量，為利用者提供信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動，節(jié)省大量人力和時間，以進(jìn)行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理水平管理，是我國社會主義現(xiàn)代化的需要，是信息化時代的需要，因此，檔案信息化建設(shè)是基療事業(yè)發(fā)展的必由之路。
3、健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)
信息化是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢，醫(yī)院人事檔案部門也要積極創(chuàng)造條件，利用檔案信息資源，為醫(yī)院各項(xiàng)工作理好地服務(wù)。建立健全人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個方面去思考：
3.1 建立一個高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，必需選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)
現(xiàn)在研究系統(tǒng)開發(fā)的單位眾多，水平良莠不齊，如何選用一套正確的信息軟件對今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學(xué)合理的人事檔案信息系統(tǒng)，才能提高整體工作效率，加快人事檔案信息化管理，提高人事檔案信息資源的利用率。
3.2 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識，加大對檔案管理工作的投入實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，是一項(xiàng)非常繁重的工作
各級領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認(rèn)識，加強(qiáng)對此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持，充分認(rèn)識建立人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的就在于不斷促進(jìn)管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，并且對此項(xiàng)工作高度重視，千方百計為人事檔案信息化管理工作的加強(qiáng)提供和創(chuàng)造有利條件，保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。
3.3 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍
要全面實(shí)行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此，加強(qiáng)對檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理水平有工作能力，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，又懂得計算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。熟悉醫(yī)院基本情況、干部人員概況，以利于人事檔案工作的順利開展。檔案人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)的培養(yǎng)，要努力學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)技術(shù)，以適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需要。
3.4 重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)
人事檔案信息系統(tǒng)是一個動態(tài)的系統(tǒng)，需要檔案人員不斷進(jìn)行更新和維護(hù)，要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用，那么對其核心部分的數(shù)據(jù)庫建設(shè)必須做到：
（1）信息錄入要完整，只有數(shù)據(jù)完整，后期維護(hù)才能順利進(jìn)行。
關(guān)鍵詞：人事檔案，信息化，管理
高校人事檔案是教師、干部、工人的個人經(jīng)歷和社會實(shí)踐的記錄，是其思想品質(zhì)，業(yè)務(wù)能力和工作情況的反映，是歷史的、全面的考察、了解和正確選拔人才，選賢舉能，知人善任的重要依據(jù)，隨著高校教育和管理體制改革的不斷深化，高校人事檔案管理工作，也越來越重要。因此進(jìn)一步加大對高校人事檔案的管理力度勢在必行?？萍颊撐摹?/p>
信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用改變了人們的生活方式,促使了各個行業(yè)的變革,檔案作為國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源,具有重要的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值。因此對于高校檔案管理來說,如何適應(yīng)信息化發(fā)展需要,借助信息化手段進(jìn)行有效管理和充分利用是一個至關(guān)重要的問題。
1、信息技術(shù)在人事檔案管理中的作用。
人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是高校人事部門對個人管理的重要憑證，同時也是高校開展各種工作的基礎(chǔ)，對學(xué)?？疾旌妥R別干部、選拔優(yōu)秀人才，加強(qiáng)高校師資隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)教學(xué)、科研、黨政管理等工作都具有重大促進(jìn)作用。在檔案信息計算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式，由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，另外，人事檔案通過計算機(jī)的管理，對檔案信息資源進(jìn)行分類，提取、分析、加工，可以大大提高檔案管理的效益，與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。
2、檔案信息化管理的有效措施
（1）、進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息化管理的現(xiàn)代意識
人事檔案工作向來以默默無聞，無私奉獻(xiàn)著稱，封閉意識較強(qiáng)，要改變這種局面，就要不斷地更新觀念，勇于進(jìn)取，努力學(xué)習(xí)建設(shè)有中國特色的社會主義理論，關(guān)注改革開放的新形勢、新問題，把高校人事檔案工作與社會活動結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變；在信息化不斷深入的新時代，要不斷強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化、科技化意識，不斷強(qiáng)化計算機(jī)管理檔案的意識，這在加快檔案由手工管理向計算機(jī)數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變過程中是至關(guān)重要的。由此可見，大力加強(qiáng)檔案管理人員計算機(jī)技能是十分必要的。
（2）、高度注視檔案信息化管理的安全意識
信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患，目前，一些單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時，安全意識往往不夠，造成檔案信息的丟失和泄密，從而帶巨大的損失，在檔案管理中一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，要正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整。科技論文。
（3）、進(jìn)一步提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在，這就需要培養(yǎng)出一支專業(yè)化的管理干部隊(duì)伍。隨著信息朝代不斷發(fā)展，對每位檔案管理工作者在業(yè)務(wù)素質(zhì)上都提出了更高的要求，管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力和綜合分析能力，尤其要加強(qiáng)計算機(jī)知識及人事檔案管理軟件知識的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，管理技術(shù)，努力使自己成為既精通檔案管理業(yè)務(wù)知識，又熟悉計算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。
另外，由于人事檔案工作人員在檔案建設(shè)和管理中承擔(dān)著十分重要的責(zé)任。因此還要不斷加強(qiáng)檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的政治思想覺悟，堅定的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力。
（4）、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化管理的法規(guī)建設(shè)
檔案管理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護(hù)，檔案的收集，保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護(hù)，依法管檔是保證案檔工作健康發(fā)展的重要手段，高校黨委、人事及各組織部門的領(lǐng)導(dǎo)，要加強(qiáng)檔案意識，了解、熟悉、研究人事檔案工作，組織人員學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)，強(qiáng)化人事檔案管理意識，并要根據(jù)社會和學(xué)校和改革發(fā)展對人事檔案工作的新要求，及時制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃計劃，加強(qiáng)人事檔案管理工作所需的軟、硬件建設(shè)，建立健全人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案工作，有章可循。
（5）、高校人事檔案信息化管理的主要節(jié)點(diǎn)
高校人事檔案的信息化建設(shè)應(yīng)以現(xiàn)實(shí)需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實(shí)施，重點(diǎn)加強(qiáng)對珍貴、重要、易損和利用頻率高的人事檔案和現(xiàn)行公開文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，逐步實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫。在信息化檔案館從理念走向現(xiàn)實(shí)的過程中，必須解決好幾個關(guān)鍵問題。一是數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題。數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴的計算機(jī)硬軟件的不斷更新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。二是電子檔案的法律憑證問題，電子文件的法律效力等基礎(chǔ)性問題必須有法律依據(jù)徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性。三是統(tǒng)一數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)格式問題。科技論文。檔案信息共享的前提是標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，它包括檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、檔案館運(yùn)作規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化、信息交換規(guī)范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關(guān)信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、格式來進(jìn)行數(shù)字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數(shù)字化的進(jìn)程。
綜上所述，人事檔案的信息化管理及人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，對實(shí)現(xiàn)高校人事人才信息的社會化有非常突出的現(xiàn)實(shí)意義，高校檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的根本變革。
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一、人事檔案信息化管理中存在的安全問題
（一）軟硬件設(shè)施不夠完善。隨著時代的發(fā)展，人事檔案涉及到的信息量會越來越多，內(nèi)容也會越來越多，從而對計算機(jī)系統(tǒng)的要求也會越來越高。人事檔案信息化管理之后必然會涉及到很多現(xiàn)代化設(shè)備，例如：影印設(shè)備、掃描儀、照相機(jī)等等，不僅要求具備一定的硬件條件，還需要對應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行操作。無論是硬件設(shè)施，還是軟件設(shè)施，任何一個方面出了問題都會影響到人事檔案信息化管理工作的開展，甚至?xí)闄n案本身造成一定的損失。
（二）目前人事檔案信息安全管理令人擔(dān)憂。人事檔案管理信息化之后，人事檔案管理部門逐漸實(shí)行了自動化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時化運(yùn)作，數(shù)據(jù)錄入與導(dǎo)出一次便可以在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，在這個過程中由于缺乏安全管理意識，就沒有對相應(yīng)的行為進(jìn)行規(guī)范。人事檔案信息化建設(shè)滯后，以計算機(jī)電子信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)建立的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，在實(shí)際使用的過程中只需要根據(jù)對應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行檢索便能進(jìn)行查詢。如果相關(guān)的其他部門需要一些檔案信息，只要對應(yīng)的權(quán)限足夠,可以不經(jīng)過管理人員，直接進(jìn)入人事檔案信息化管理的局域網(wǎng)當(dāng)中，進(jìn)行信息查詢。這一方面確實(shí)提高了工作效率，但在實(shí)際的操作過程中由于沒有具備安全管理的意識，很容易導(dǎo)致人事檔案信息泄露，也為很多不法分子提供了攻擊、侵入的漏洞。
（三）人事檔案管理人員綜合素質(zhì)較低。如今已經(jīng)是一個知識爆炸的時代，雖然科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步對于人事檔案信息環(huán)境的建立有著舉足輕重的作用，但是人的主導(dǎo)作用不能忽視，人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)往往直接決定了人事檔案管理的質(zhì)量。由此可見，人事檔案管理人員的素質(zhì)提高與安全意識的培養(yǎng)對于人事檔案信息化管理是非常重要的，但是目前人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不能很好地適應(yīng)人事檔案信息化安全的要求，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)，提高人事檔案管理人員的安全意識與業(yè)務(wù)能力。
二、加強(qiáng)人事檔案信息化安全的策略
（一）加大投資完善軟硬件設(shè)施。人事檔案管理層要重視人事檔案信息化建設(shè)的安全問題，將信息化安全建設(shè)所需要的資金納入單位的預(yù)算當(dāng)中，要將相關(guān)經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)化、制度化、常態(tài)化。人事檔案管理信息化建設(shè)需要投入大量的資料來購買對應(yīng)的硬件設(shè)備，同時還需要持續(xù)的投入對這些設(shè)備進(jìn)行更新，一旦資金不到位硬件設(shè)備與軟件設(shè)施就跟不上，安全方面就會出現(xiàn)問題。目前，大部分人事檔案管理信息化建設(shè)過程中涉及到的硬件設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施目前還處于初步發(fā)展的階段，某些單位的設(shè)備已經(jīng)嚴(yán)重老化，這些因素都必然影響到人事檔案管理的信息安全。因此，相關(guān)部門必須要加強(qiáng)資金方面的投入，將人事檔案管理信息化建設(shè)必須的軟硬件設(shè)施完善。
（二）建立完備的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。若要進(jìn)一步保障人事檔案管理信息化系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全就必須建立程序化、制度化的管理體系。人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)方面，需要建立防火墻，并同時對應(yīng)地建立管理制度，這樣才能為廣大用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，用戶在訪問內(nèi)部檔案信息資源時才會得到對應(yīng)的保障。關(guān)于系統(tǒng)方面，人事檔案管理部門需要制定個人PC，并且對客觀操作行為進(jìn)行規(guī)范，進(jìn)一步保障客戶端的安全，筆者建議可以從這些方面入手：客戶端的上網(wǎng)規(guī)范、客戶端安全配置制度、系統(tǒng)維護(hù)的方法、個人用戶在使用人事檔案管理系統(tǒng)時的行為規(guī)范等等。從數(shù)據(jù)方面來說，人事檔案管理部門需要對目前檔案信息的安全級別與保密程度進(jìn)行系統(tǒng)的劃分，制定相關(guān)的數(shù)字檔案信息安全存儲管理規(guī)范方案，對安全級別與保密程度進(jìn)行分類，并同時制定不同的管理制度，從而明確不同的存儲方案。
（三）加強(qiáng)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。人事檔案管理人員應(yīng)該樹立終身學(xué)習(xí)的理念，對自己的知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷的更新，要不斷擴(kuò)展自身的知識面，從而提高綜合管理素質(zhì)。人事檔案管理部門要為管理人員提供更多學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會，首先，要逐步加強(qiáng)人事檔案管理人員的政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)，要管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念，理解先進(jìn)的理念，要堅持用創(chuàng)新的思維來武裝自己。其次，要培養(yǎng)管理人言的職業(yè)道德，人事檔案管理人員必須遵循保密制度，通過學(xué)習(xí)與培訓(xùn)樹立一定的事業(yè)心與責(zé)任感。最后，人事檔案管理部門要幫助管理人員不斷拓寬知識面，提高管理人員綜合分析能力，加強(qiáng)對計算機(jī)基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)與掌握，要熟悉人事檔案管理安全系統(tǒng)運(yùn)用。
三、結(jié)語
要提高安全管理的力度，就必須要從當(dāng)前人事檔案管理信息化存在的問題入手，要主動出擊，提出一系列防御措施，無論是硬件方面，還是軟件方面，尤其是人員方面需要全面進(jìn)行改善，才能真正提高人事檔案管理信息化安全力度，從而保障人事檔案信息化建設(shè)能夠健康穩(wěn)定地發(fā)展。
作者:賈艷云 單位:沈陽理工大學(xué)
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一、構(gòu)建信息化人事檔案管理的作用
（一）隨著社會發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化
近幾年隨著計算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國的信息資源逐步的增加，信息的價值也顯得格外的重要。信息資源的共享化，推動了我國社會的進(jìn)一步發(fā)展，在這發(fā)展的過程中，我們必須加強(qiáng)多人事檔案信息的管理，由傳統(tǒng)的人工化管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾淼姆较虬l(fā)展，適應(yīng)時展的潮流，在提高人事檔案管理的同時還能提升檔案管理的質(zhì)量。
（二）人事檔案的信息化管理可以使信息資源的共享化
在當(dāng)前的信息化時代，信息資源已經(jīng)企業(yè)發(fā)展的一種重要的戰(zhàn)略物資，而且在社會的發(fā)展與進(jìn)步中更是發(fā)揮著重要的作用，加強(qiáng)人事檔案的管理不僅僅是對信息資源的科學(xué)化管理而且還能實(shí)信息資源的共享化，促進(jìn)現(xiàn)代化信息建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展，有利于我國社會經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定的發(fā)展。
二、當(dāng)前人事檔案信息化管理中存在的漏洞
（一）人事檔案信息化管理的設(shè)備不健全
當(dāng)前我國企業(yè)在人事信息檔案管理方面有很大的欠缺，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化，就必須健全基礎(chǔ)設(shè)備，例如在人事信息檔案管理中需要計算機(jī)、掃描儀、以及一些硬件設(shè)備，只有健全基礎(chǔ)的設(shè)備，才能確保人事檔案信息的傳送和貢獻(xiàn)。經(jīng)過調(diào)查就會發(fā)現(xiàn)，我國很多企業(yè)人事信息檔案管理的硬件設(shè)施并不是很健全，這就給企業(yè)人事檔案信息管理帶來了不便，嚴(yán)重影響企業(yè)人事管理的質(zhì)量，并在一定程度上制約企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展。
（二）沒有完整的人事檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)
企業(yè)單位人事檔案管理必須要嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)作為支撐，在此基礎(chǔ)上才能確保企業(yè)單位人事管理的質(zhì)量。但是從我國當(dāng)前企業(yè)單位人事檔案的管理來看，在人事檔案管理的過程中并沒有嚴(yán)格地管理標(biāo)準(zhǔn)作為支撐，幾乎都是從自身的利益出發(fā)。只是形成了人事檔案信息管理的內(nèi)部通暢，沒有實(shí)現(xiàn)信息資源的共享化，這就降低了人事檔案管理的意義，人事檔案管理的重要性在企業(yè)沒有得到充分的體現(xiàn)。
（三）人事信息檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低
人事檔案信息管理人員的素質(zhì)也是影響檔案管理質(zhì)量的重要因素。因?yàn)樵跈n案管理的過程中，人還是檔案管理的主體，只是采取了不同的管理手段，所以認(rèn)識檔案管理的質(zhì)量很大一步取決于檔案管理人員的自身素質(zhì)。當(dāng)前我國很多企業(yè)單位人事檔案管理人員的技術(shù)以及自身的素質(zhì)普遍的較低，很難勝任檔案管理這一工作，這就為人事檔案管理埋下了安全隱患，甚至?xí)幸恍┕芾砣藛T惡意操作，這都將嚴(yán)重影響我國人事信息檔案管理的質(zhì)量。
三、信息化人事檔案管理的措施
（一）完善管理的基礎(chǔ)設(shè)施
完善人事檔案信息管理的設(shè)施，這是人事檔案管理的前提，是實(shí)現(xiàn)信息資源共享化的基礎(chǔ)。因此在企業(yè)單位人事檔案管理的過程中，管理人員一定要意識到檔案管理的重要性，加大投資，購買先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備，同時還要對管理的技術(shù)進(jìn)行革新，強(qiáng)化管理的基礎(chǔ)設(shè)施。
（二）做到資源的共享化
在信息化的時代，檔案的管理存在紙質(zhì)材料的管理以及電子文件的管理，所以檔案管理管理部門要對這這兩者進(jìn)行收集和共享，要將信息的儲存以及再一次開發(fā)利用作為檔案管理的重點(diǎn)。并且在管理的過程中要制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)件按大型的管理數(shù)據(jù)庫，將管理的范圍拓展到全國，實(shí)現(xiàn)人事資源管理的共享化。
（三）加強(qiáng)對人事檔案管理人員的培訓(xùn)
人事檔案管理人員的素質(zhì)將直接絕決定檔案管理的質(zhì)量，因此在一些大型企業(yè)都要對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升檔案管理人員的素質(zhì)，使其意識到檔案管理的重要的，同時還要加強(qiáng)檔案管理人員內(nèi)部的練習(xí)和溝通，避免管理人員之間矛盾的產(chǎn)生，確保人事檔案信息管理的有效性以及實(shí)用性。
企業(yè)人事檔案采用電子信息化管理，可以實(shí)現(xiàn)對各類資源的收集和共享，有利于強(qiáng)化企業(yè)各部門之間、企業(yè)之間的聯(lián)系與合作，全面提高企業(yè)人事檔案的使用效率和使用價值，幫助企業(yè)更好地完成工作。企業(yè)在增添新人檔案的時候，利用計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和電子信息系統(tǒng)，可以減少新人資料的搜索時間，方面快捷，節(jié)省時間，同時保證人員檔案的有效性和真實(shí)性。企業(yè)人事檔案實(shí)施電子信息化管理以后，可有效減少信息的傳輸環(huán)節(jié)，減少紙質(zhì)檔案的使用效率，節(jié)約環(huán)保的同時還可以保證檔案資料的完整性，在使用過程中僅需要使用U盤等存儲設(shè)備進(jìn)行查看。此外，人事檔案實(shí)施信息化管理大大增加了企業(yè)的信息存儲量，提高了企業(yè)人事檔案管理速度。具體來說，企業(yè)實(shí)施人事檔案電子信息化管理主要有以下幾點(diǎn)必要性。
1.1企業(yè)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求
如今，辦公自動化已經(jīng)逐漸完善，企業(yè)在人事檔案管理和應(yīng)用的過程中大部分?jǐn)?shù)據(jù)的使用都是用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成的。這就要求企業(yè)的人事檔案管理必須盡快實(shí)現(xiàn)信息化、無紙化，只有全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化才能適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，提高企業(yè)的綜合管理水平。
1.2建立電子檔案可以有效保護(hù)原始檔案
傳統(tǒng)企業(yè)的人事檔案管理都是紙質(zhì)檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財力。但是實(shí)施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計算機(jī)代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節(jié)約了管理時間，有效減少了檔案的翻查工作，同時網(wǎng)絡(luò)空間是無限制的，可以保存大量數(shù)據(jù)信息，這對保護(hù)企業(yè)的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長檔案的使用時間。
1.3完善企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求
通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來完善企業(yè)的人事檔案管理，可以節(jié)省企業(yè)的人力、物力、財力，同時可以節(jié)省時間，提高工作效率，有效降低企業(yè)的運(yùn)營成本，進(jìn)而可以促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展，為客戶提供更加優(yōu)越的服務(wù)。
2企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端
2.1人事檔案管理手段落后
目前，我國雖然很多大型企業(yè)已經(jīng)全面實(shí)施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業(yè)未能全面開展檔案的信息化管理工作。很多小型企業(yè)的設(shè)備不足，辦公硬件跟不上，導(dǎo)致企業(yè)無法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內(nèi)，而且存放設(shè)備簡陋，沒有嚴(yán)格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴(yán)重危及一些重要檔案信息的安全性。同時檔案管理工作人員不具備專業(yè)技能，對人事檔案管理沒有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業(yè)技能，但是其綜合素質(zhì)較低，無法科學(xué)管理、規(guī)劃人事檔案管理工作。
2.2電子檔案管理意識淡薄
很多人認(rèn)為檔案管理對企業(yè)的發(fā)展沒有作用，其實(shí)不然，檔案管理不僅可以優(yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置，同時還可以幫助企業(yè)儲備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，企業(yè)檔案管理人員非但不能及時整理現(xiàn)有人員的基本資料，還經(jīng)常發(fā)生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環(huán)節(jié)，資料填寫隨意性很強(qiáng)，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。
2.3思想上不重視檔案管理工作
很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術(shù)便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。其實(shí)不然，企業(yè)人事檔案管理對提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)人事檔案管理可以優(yōu)化企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多企業(yè)并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關(guān)系戶”，或者從企業(yè)其他崗位轉(zhuǎn)過來的人員進(jìn)行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業(yè)檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)，僅僅對檔案進(jìn)行簡單的整理，根本沒有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢作用。
2.4信息化管理技術(shù)更新較慢
目前，我國部分企業(yè)對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒有根據(jù)發(fā)展需求對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)。電子檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢，但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進(jìn)行管理、維護(hù)和更新，這樣才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)社會發(fā)展。然而我國的部分企業(yè)雖然引進(jìn)了電子檔案管理，卻嚴(yán)重缺乏對檔案的管理與維護(hù)，導(dǎo)致管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問題，影響正常工作。
2.5工作人員綜合素質(zhì)有限
企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業(yè)人員進(jìn)行操作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉(zhuǎn)過來的，根本沒有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，也沒有相關(guān)的理論基礎(chǔ)。同時，企業(yè)未能對檔案管理工作人員給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。然而全新的電子信息化管理對檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業(yè)知識，還要具備相應(yīng)的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識。原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。
3企業(yè)人事檔案如何實(shí)施信息化管理
3.1不斷完善電子信息化系統(tǒng)
要想在人事檔案管理工作中運(yùn)用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要對企業(yè)的每一個科室的檔案信息進(jìn)行整理分類，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業(yè)應(yīng)該不斷加強(qiáng)對檔案工作人員的培訓(xùn)，保證檔案信息錄入的真實(shí)性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時效性，工作人員應(yīng)該對檔案進(jìn)行及時修改。與此同時，企業(yè)還要做好對檔案管理信息系統(tǒng)的升級維護(hù)工作，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
3.2建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫
人事檔案電子信息化的實(shí)現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)中，但是由于文件的數(shù)量過多，延緩了工作的進(jìn)展。這就要求企業(yè)加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對資料進(jìn)行整理和分類，建立起一套由數(shù)據(jù)輸入、整理、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護(hù)為一體的完整的檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)一體化，及進(jìn)行信息的遠(yuǎn)程運(yùn)輸和區(qū)域化共享。
3.3轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識
在企業(yè)人事檔案傳統(tǒng)的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應(yīng)信息管理的轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)需加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對檔案造成破壞，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)安全，做好防御工作；對重要的文件設(shè)定只讀權(quán)限或進(jìn)行加密，以保障檔案信息的真實(shí)性，可以通過制定相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，來使檔案得到規(guī)范化管理，從而提高檔案的使用效率。
3.4企業(yè)需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)
企業(yè)積極引進(jìn)人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)應(yīng)該對現(xiàn)有工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓其能夠熟練掌握計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質(zhì)量。
4結(jié)語
[關(guān)鍵詞]企業(yè)人事檔案；信息化管理；方法研究
中圖分類號：D035.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0203-01
一、 引言
隨著社會水平、科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)等方面的快速發(fā)展，企業(yè)的管理水平也在發(fā)生著非常大的變化，而企業(yè)人事檔案信息化管理作為其中的重要一員，當(dāng)然也不能落后，制約企業(yè)的管理建設(shè)水平，不能保障企業(yè)的權(quán)益不被損害。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的最大化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理建設(shè)的快速提高，我們需要逐步地實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化等，讓檔案管理向一體化發(fā)展，同時實(shí)現(xiàn)人事檔案信息材料的歸檔、存放、保存、備份等，如果不能把人事檔案信息化管理進(jìn)行分類來管理，將不利于檔案管理的合理化處理，也不利于企業(yè)對于人力資源信息的信手拈來，相對應(yīng)地，就會在這個環(huán)節(jié)中，浪費(fèi)企業(yè)的信息查詢時間。為此，我們需要構(gòu)建完善的人事檔案信息化管理機(jī)構(gòu)，對檔案進(jìn)行合理歸檔安全存放。
二、 企業(yè)人事檔案信息化管理的簡單敘述
企業(yè)人事管理是企業(yè)員工信息的重要載體，全面記載員工基本情況，反映著員工個人履歷、家庭社會關(guān)系、綜合能力和德才綜合表現(xiàn)，是企業(yè)全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。隨著社會各方面的快速發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理不斷地向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化發(fā)展。
三、 企業(yè)的管理與人事檔案信息化管理之間是相輔相成的，二者息息相關(guān)
1、 企業(yè)人事檔案管理的影響
隨著社會水平、科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)、管理建設(shè)、人才資源等方面的快速發(fā)展，企業(yè)的管理水平也在發(fā)生著非常大的變化。為適應(yīng)逐步發(fā)展的社會的腳步，為企業(yè)的發(fā)展注入信息化的資源，為企業(yè)的人力資源保存提供最原始的記錄，企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理建設(shè)中占據(jù)著非常重要的地位。為了加快企業(yè)管理的發(fā)展腳步，我們需要不斷地加強(qiáng)對企業(yè)的人力資源檔案管理，促進(jìn)其不斷地壯大，從而共同為企業(yè)的發(fā)展壯大而保駕護(hù)航。
2、 企業(yè)人事檔案信息化管理的重要作用
企業(yè)人事檔案信息化管理為企業(yè)的發(fā)展提供完整的、準(zhǔn)確的、原始的第一手人力材料資源，為企業(yè)的發(fā)展提供高素質(zhì)的人才信息，對人才進(jìn)行合理的安排，為企業(yè)建設(shè)和培養(yǎng)一批有能力、有文化、有技術(shù)的專業(yè)型人才而做出自己的貢獻(xiàn)。并且運(yùn)用統(tǒng)一、安全、合理的方式把人事檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，保存企業(yè)的寶貴財富，為以后企業(yè)的發(fā)展提供前提條件，促進(jìn)管理建設(shè)的正常、快速、穩(wěn)步前行。人事檔案管理的一體化發(fā)展為最大化的信息資源儲存、接收資源、備份、管理作出努力，從而為企業(yè)的發(fā)展壯大盡一份力。
四、 研究與分析企業(yè)人事檔案信息化管理的優(yōu)化方法
1、 把企業(yè)的人事檔案進(jìn)行收集和歸檔，便于統(tǒng)一管理
企業(yè)檔案管理人員對檔案進(jìn)行保存的時候，需要把企業(yè)的人事檔案材料進(jìn)行收集和歸檔，對于不同類別、不同性質(zhì)、不同價值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，例如：運(yùn)用不同編碼的檔案箱對個人履歷、具體的行為能力、在企業(yè)中的層次等檔案進(jìn)行分類保存。使用不同的檔案管理箱對他們進(jìn)行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，也就便于統(tǒng)一管理，進(jìn)而保障企業(yè)的權(quán)益。
2、 對于企業(yè)的人事檔案需要采取備份管理，以備不時之需
對于企業(yè)的人事檔案需要采取備份管理，針對紙質(zhì)檔案材料容易老化、破損、潮濕、變質(zhì)等特點(diǎn)，以及電子信息檔案的易丟失、易被人竊取、一時的疏忽大意可能使得信息材料全無等特征，需要隨時準(zhǔn)備兩手歸檔管理，一份做保存，一份供平時的使用，以這樣的方式進(jìn)行檔案的管理，可以有效地減少資源的損耗、防止丟失。也可以在資料丟失的情況下，以備不時之需，為后面對檔案管理的修復(fù)工作作出基本的前提條件。
3、 對企業(yè)的人事檔案需要進(jìn)行不定時地檢查，對人力資源的循環(huán)了解
對于歸檔、存放的人事檔案資源，需要檔案管理人員對企業(yè)的人事檔案進(jìn)行不定時地檢查，以確保檔案資源的安全儲存，人力資源信息的完好無損，沒有出現(xiàn)破損、老化、文字的腐化缺失、霉變，確保電子信息檔案文件的存根、備份、原始材料安然無恙，沒有丟失一些有價值的人力資源材料等，從而做到對人力資源的循環(huán)了解、調(diào)查，保證檔案管理的安全，盡量地保護(hù)企業(yè)的人事檔案信息化資源的完整而沒有外泄，避免引發(fā)一些損害企業(yè)利益的事情。
4、 對企業(yè)的人事檔案進(jìn)行定期地修復(fù)完善，以期構(gòu)建一個完善的人力資源體系
對企業(yè)的人事檔案需要進(jìn)行定期地修復(fù)完善，為其正常的工作進(jìn)行做準(zhǔn)備，特別需要注意的是：對于紙質(zhì)檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，紙質(zhì)檔案容易破壞、發(fā)潮發(fā)霉，因此對于這類型的檔案保存，需要檔案管理人員不定期地對其進(jìn)行檢查、查看；對電子信息技術(shù)的檔案材料，需要及時地保留、存根、備份、信息檢查，確保檔案的健康、安全存放，盡量把檔案信息資源的損失降低到最小，以期構(gòu)建一個完善的人力資源檔案管理體系。
5、 對于不同類別的企業(yè)人事檔案，需要分門別類進(jìn)行安全存放
企業(yè)在發(fā)展的過程中，需要分門別類，把不同載體的、不同類別的、不同材質(zhì)的檔案材料進(jìn)行不同的歸檔、安全存放。特別是對于紙質(zhì)檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，從而導(dǎo)致資料內(nèi)容的缺失問題以及對于信息檔案管理的信息保存等問題，一定要嚴(yán)格地保存完整，并且保證時間的持續(xù)性，否則一旦資料丟失的話，處理起來會相當(dāng)?shù)穆闊?。逐步地建立相對?yīng)的較完善的檔案資料庫，從而對檔案信息資源進(jìn)行分別存放，以期對各行各業(yè)的信息資源進(jìn)行分類管理，便于工作需要資源的時候能夠順手拿出來，這樣既方便而且便于管理，使得企業(yè)的資料管理方面更加健全、完善、穩(wěn)定。
6、 對于一些特別珍貴的企業(yè)人事檔案，需要進(jìn)行特別的保護(hù)
企業(yè)在對檔案進(jìn)行管理的時候，需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對企業(yè)有重大價值的檔案，例如：企業(yè)的核心人事資料、對企業(yè)做出重大貢獻(xiàn)的人力材料等進(jìn)行嚴(yán)格保管，使用加密寶箱，并且對這些特別的檔案材料，需要進(jìn)行特別的保護(hù)，專門設(shè)置一個特別的檔案管理中心，對他們實(shí)行重點(diǎn)保護(hù)，以防在需要資料的時候，翻遍所有的資料庫都找不到需要的資料，那樣的話，既浪費(fèi)了不必要的時間，又浪費(fèi)人力資源，還不能達(dá)到預(yù)期的效果，豈不是得不償失了。
五、 結(jié)束語
在企業(yè)的發(fā)展過程中，人力資源的發(fā)展對其起著非常重要的作用，為了保護(hù)人力資源的安全、不外泄，我們需要對企業(yè)人事檔案進(jìn)行信息化管理，對檔案實(shí)行歸檔、存根、備份等，運(yùn)用多形式的檔案管理安全保存方法，以此對人力資源檔案資源進(jìn)行保護(hù)，為企業(yè)的發(fā)展提供完整的、準(zhǔn)確的第一手人力材料資源，從而更好地確保公司的正常進(jìn)行而不被影響。
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一、我國醫(yī)院人事檔案管理存在的問題
（一）人事檔案查詢效率低。造成醫(yī)院人事檔案查詢效率低的原因主要有兩個：一是醫(yī)院職工多、檔案多，查找起來有很多的不方便之處；另一個是醫(yī)院的人事檔案中僅僅包括人事信息，想要獲得比較全面的資料還需要到相對應(yīng)的科室進(jìn)行查詢。醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理的時候，人事部門只會對職工的人事信息進(jìn)行記錄，其中涉及到的內(nèi)容非常少。而職工其他部分的資料信息則分散在各個部門當(dāng)中，如果醫(yī)院想要獲取某個職工的檔案信息，需要到各個部門中調(diào)取與這名職工相關(guān)的資料，然后再從很多資料中篩選出自己需要的信息進(jìn)行使用，這種大范圍的檔案查詢方式大大降低了人事檔案的查詢效率。
（二）無法保證人事檔案的安全性。傳統(tǒng)的人事檔案管理還停留在紙質(zhì)化的階段，不僅會增加人事檔案管理人員的工作量，降低人事檔案的查詢效率，還有可能造成人事檔案信息泄露的風(fēng)險。很多醫(yī)院為了盡可能地避免出現(xiàn)人事檔案信息泄露的情況，當(dāng)人事檔案管理人員對人事檔案進(jìn)行整理的時候，都會委派一名跟隨人員對其工作過程進(jìn)行監(jiān)督與管理。但是，這種方式并不能夠有效地預(yù)防查詢?nèi)藛T的不軌行為，畢竟跟隨人員不可能無時不刻對查詢?nèi)藛T進(jìn)行監(jiān)督，而且還有可能出現(xiàn)跟隨人員與查詢?nèi)藛T串通一氣的情況。一旦人事檔案被銷毀或被篡改，又沒有備份，對于日后人事工作的開展會有很大的影響，對檔案當(dāng)事人的影響更為嚴(yán)重。
（三）歸檔和管理具有一定的困難。醫(yī)院職工的人事信息經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的改變，像是學(xué)歷提升、年度考核記錄等，在進(jìn)行這些信息整合的過程中，無法保證一次性整合結(jié)束，給人事檔案的歸檔增加了很大的難度。另外，由于醫(yī)院人事檔案管理都是紙質(zhì)化，而且都是整卷歸檔，但是在查詢的時候只會針對其中的一些內(nèi)容進(jìn)行，所以在查詢過程中無法及時地找到所需要的信息，浪費(fèi)了大量的時間，影響人事檔案管理的進(jìn)度。
二、我國醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理的思路
（一）全面推廣醫(yī)院人事檔案的信息化管理。醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理的時候，應(yīng)該充分利用計算機(jī)技術(shù)，通過計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行人事檔案輸入，不僅能夠避免人工抄寫出現(xiàn)的錯誤，還能夠?qū)n案人員從繁重的勞動中解放出來，為人事檔案查詢與管理都節(jié)省了很多時間，對于提升檔案人員的工作效率有很大的幫助。另外，將醫(yī)院人事檔案存放在計算機(jī)中，有利于材料的完整保存，延長了?n案的使用壽命，即使檔案出現(xiàn)被銷毀的情況，也有相對應(yīng)的備份，不會造成非常嚴(yán)重的影響。
（二）建立規(guī)范化的人事信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件。醫(yī)院應(yīng)該積極地進(jìn)行人事信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件的開發(fā)，建立完善的數(shù)據(jù)資料庫系統(tǒng)，在規(guī)章制度的約束下進(jìn)行人事檔案信息的采集與整理，確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性與可靠性，并且將完整的信息輸入到計算機(jī)當(dāng)中，利用人事信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件進(jìn)行自動化管理，節(jié)省了很多不必要的中間環(huán)節(jié)，提升了人事檔案的使用效率。另外，醫(yī)院還應(yīng)該定期對人事信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件進(jìn)行調(diào)整與升級，將更加成熟的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在軟件設(shè)計當(dāng)中，推動醫(yī)院人事檔案的信息化管理。
（三）聘請專業(yè)的計算機(jī)管理系統(tǒng)應(yīng)用人才。為了更好地發(fā)揮出信息化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的重要作用，醫(yī)院應(yīng)該聘請專業(yè)的計算機(jī)應(yīng)用人才，將計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的靈活使用作為人事檔案管理人才的招聘標(biāo)準(zhǔn)。不僅能夠?yàn)獒t(yī)院招納更多計算機(jī)應(yīng)用人才，提高醫(yī)院的綜合實(shí)力；還要招收到計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)的導(dǎo)師，專門對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提升人事檔案管理人員的綜合實(shí)力，對醫(yī)院人事檔案的信息化管理會有很大的幫助。