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人事檔案管理辦法
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。
三、檔案相關規(guī)定
1、基礎管理
1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。
4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
一、人事檔案管理工作之重要性
人事檔案記錄著個人信息，是部門單位選用人員的依據，對個人工作及生活影響深遠。人事檔案不僅記錄了個人各方面的經歷情況，還是個人品質、能力的重要憑證，個人的勤、績、廉、德、能等信息皆于其中有所反映。人事檔案管理工作做得好不好，對于人力資源開發(fā)具有重大意義。另外，人事檔案在基層人員干部選拔、評優(yōu)評獎中皆具參考意義。而人事檔案管理工作之優(yōu)劣，將對基層員工之工作質量與效率產生深遠影響。同時，人事檔案管理還是衡量基層單位、部門干部職工工作水平與能力的重要標志。因而，做好人事檔案管理工作，及時收集、整理、保存人事檔案資料，利用好檔案資源，才能夠進一步推動基層單位工作的高效開展，發(fā)揮基層人才的最大作用。
二、如何優(yōu)化基層人事檔案規(guī)范化管理
（一）提高領導干部對人事檔案管理的認識。檔案工作往往見效慢，容易受到基層領導干部的忽視。要想充分發(fā)揮人事檔案管理工作的效用，實現規(guī)范化的管理，需要基層單位領導對人事檔案工作引起高度重視，并提供一定的支持，這是做好人事檔案管理工作的重要前提?；鶎訂挝活I導應提高認識，將人事檔案管理工作作為日常管理事務來對待，將其納入議事日程，組建領導小組定期督查、指導該項工作，形成“主要領導重視抓、分管領導負責抓、檔案人員具體抓”的良好格局，保障該項工作責任到人，高效開展。
（二）建立健全人事檔案管理制度。科學合理制度是干好基層人事檔案管理工作的保障。人事檔案管理工作紛繁復雜，特別是基層人事檔案管理內容多而雜，煩瑣細碎，若缺乏制度的約束，將會使工作變得無據可依，無章可循，也難以調動檔案工作者之工作積極性。因而，需建立健全人事檔案管理制度，包括對文件的歸檔借閱、收集整理、核對保管、傳遞轉調等工作做好制度指導，使檔案管理人員嚴格按照制度辦事，避免人事檔案損壞、遺失等現象的發(fā)生。為避免重復工作，提高工作效率，還需對檔案的分類管理、加工裝訂、編排存放等工作進行嚴格規(guī)范，以利于檔案的便捷查閱和操作，提升檔案管理服務水平。此外，基層單位還需建立符合本單位實際的人事檔案管理考核制度，對人事檔案管理工作進行定性、定量的考核指導，實施動態(tài)化管理，進一步規(guī)范人事檔案管理工作。
（三）提升基層人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)?；鶎尤耸聶n案部門要想實現規(guī)范化管理，還需要提升檔案工作人員的素質，打造一支專業(yè)化人才隊伍。具體而言，基層單位需選拔一批具有高度責任意識、工作細心認真、忠于職守、具有保密意識并掌握人事檔案管理專業(yè)知識的人才從事基礎人事檔案管理工作，并為其提供學習及培訓的機會，使之與時俱進，掌握先進的理論知識和專業(yè)技能，更好地做好該項工作。另外，基層檔案管理人員還要加強制度學習，增強法律意識，并定期開展業(yè)務交流會，促進檔案人員相互學習，共同進步，以提升其綜合素養(yǎng)。（四）加強對人事檔案的保密管理。保密工作是基層人事檔案管理的重要內容，貫穿于人事檔案收集、存檔、整理、利用的每一環(huán)節(jié)，是確保檔案信息安全的有效手段。人事檔案管理部門應提高員工對檔案工作的認識，嚴格規(guī)范工作流程，對于單位職工重要的個人資料及內容要認真保存，避免職工隱私及秘密泄露，確保單位工作的有序開展，提升單位公信力。此外，對于人事電子檔案應確保網絡環(huán)境安全，有效防范病毒入侵和黑客攻擊，并對檔案進行加密保護，以防信息被篡改和泄漏。
三、結語
社會的發(fā)展以及人事制度的革新，對基層人事檔案管理工作提出了更高的要求?；鶎尤耸聶n案工作者只有充分認清社會發(fā)展形勢，了解人事檔案管理的重要性，提高工作認識，加強專業(yè)知識學習，才能進一步優(yōu)化人事檔案管理模式，實現檔案信息的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化管理，為基層單位的發(fā)展提供更好的服務。
作者:姜立新 單位:新疆塔里木河流域巴音郭楞管理局博斯騰湖管理處
參考文獻：
[1]李增敏.淺議基層單位人事檔案管理[J].黑龍江史志,2015(4).
【關鍵詞】單位檔案；人事管理；規(guī)范化；管理措施
一、當前單位人事檔案管理存在的主要問題
（一）現狀分析。一是存在傳統(tǒng)的單位人事檔案信息化改造不完善，還有很大一部分的人工紙質檔案建檔沒有數字化處理，與數字化網絡平臺結合不好，沒有充分發(fā)揮出網絡平臺的快捷效能，自然造成單位人事檔案信息交流慢，更難達到資源共享；高層次的人才信息儲備不足，也不全面；單位最新人才需求信息收集不全面；單位人事檔案沒有一個完整的標準化的管理制度，造成單位數字化設備管理利用程度不高，對一些單位人才快速變動的信息收集變更不同步，很容易出現單位人才檔案管理的空白。二是對新的用人機制的檔案信息管理滯后，當前國家對單位干部人事制度的管理變更比較大，對單位原有的與新進的員工一改過去單一的固定工管理模式，采用全新的聘用制、制、兼職制以及社會購買服務的新型用人機制，這都需要對過去的用人機制進行改造，采用全新形勢下的人事檔案管理模式。三是單位人事檔案管理形式呈現出多樣化，對于當前單位的人才利用渠道來說大學畢業(yè)生不是唯一的，而是有社會招聘、不同單位的調入、還有國際的人才招聘。由此而形成的人才檔案管理也出現多樣化，有原有的體制內人事關系，還會有許多其他形式的聘用關系，比如社會購買服務、等；人事關系中的工資關系變化也比較大，新出現的基礎工資、工齡工資、各種津貼、績效工資等，豐富了單位人事檔案的內容。因此，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式確實到了需要進行改造的時候。（二）單位人事管理制度的問題?？焖侔l(fā)展的單位，人才流動大，要求人事檔管理“短平快”，而許多單位的人事檔案管理制度跟不上人才流動的節(jié)奏，影響了單位對急需人才的招聘與使用，出現了一些單位人才的檔案的空檔與缺檔，甚至棄檔與死檔。急需人才的單位在招聘人員時，無法及時得到有用的人才信息，更不能完成引進人才的同步建檔，對后期的人才使用造成很大的麻煩。有很多單位由于人事管理制度不完善，以至于單位人事檔案信息錄入不同步，信息現代化程度不高，由此形成的數據庫既不先進又不全面，根本不可能真實的反映單位人才的真實情況，由于制度的不完善，單位人事檔案的可信性與利用情況不可能有一個好的結果。還有，由于人事檔案管理制度的落后，相關的考核與檢查措施也要求不高，直接會造成單位人事檔案信息質量低下，充分的人事檔案利用也就無從談起。
二、單位人事檔案管理規(guī)范化應采取的措施
（一）創(chuàng)新思路，采取人事檔案管理新措施。單位人事檔案管理在領導健全，人員到位的情況下，根據新形勢下國家人事檔案管理新規(guī)定，首先轉變思想觀念，創(chuàng)新思路，制定單位切實可行的單位人事檔案管理制度，讓從事人才檔案管理的工作者，都有依據地開展工作，這樣單位的人事檔案面廣，質高，確實起到人才交流的重要作用。其次在人事檔案管理制度的框架下，充分利用檔案管理的現代化設備，實現單位人才信息全數據管理，并充分利用網絡優(yōu)勢，實現單位人才信息的資源共享。再次細化單位人事檔案管理要求，開始環(huán)節(jié)的人才信息的采集、建檔要真正實現標準化。要對本單位各類人才進行分類建檔，區(qū)分專業(yè)人才與非專業(yè)人才。專業(yè)技術人員，在完善其基本的信息要求下，重點要對展現專業(yè)性人員的內容進行重點錄入，反映其專業(yè)的特長，以便于人才的后期使用與交流。單位內的辦公人員的在錄入基本信息的基礎上，多錄其平常方面的優(yōu)秀表現，重點是平時品德的表現；后勤保障方面的工作人員，應當根據不同工作的錄入個人信息的基礎上，再集中錄入一些個人在特殊事件中的一些優(yōu)秀表現。通過人事檔案管理制度的管理，讓從事人事檔案管理工作者的政治覺悟普遍特到加強，職業(yè)水準更加提高，真正樹立起人事檔案管理就是單位對人才的管理并為單位發(fā)揮最好服務的思想意識，從而為單位交流人才、利用人才、選拔人才、培育人才發(fā)揮出最佳作用。（二）加強單位人事檔案管理中的數據庫建設。單位人事檔案數據庫建設至關重要，人事檔案管理規(guī)范化建設的首要的就是完成單位人才信息資料的數據庫建設，含有的信息比較多，要分類分時期建立，主要包括：出生年月、畢業(yè)學校、個人簡歷、學位、專業(yè)等基礎信息。其次單位人事檔案管理工作者，根據單位每年或每次人才錄用與交流，及時錄入各類人才的基礎信息資料，利用人事檔案管理的先進設備，實現單位對人才的完整與準確的動態(tài)管理，同時做好單位人才信息資源的保密，并對單位人才的工作業(yè)績隨時進行量化管理，最大限度的滿足單位對人才高效利用的信息需求，實現單位人事制度改革的人才管理目標。
三、總結語
總之，每個單位的人事檔案管理工作規(guī)范化管理，是當前單位快速發(fā)展的必然要求，是單位人事檔案工作者全面開展工作的重要依據，是單位發(fā)展過程中的一項基礎性的工作，刻不容緩，單位分管人事檔案的領導必須引起高度的重視，充分利用網絡化管理平臺，讓人事檔案中的人才信息發(fā)揮出真正的價值，實現單位人事檔案信息真正意義上的可操作性，最終為單位優(yōu)秀人才資源的開發(fā)與利用發(fā)揮更大的作用。
作者:郭娜娜 單位:濰坊市公共資源交易中心
【參考文獻】
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關鍵詞：成教檔案；檔案管理；特點；問題；對策
隨著經濟的發(fā)展和社會的進步，一些工作對人們的學歷水平和技術要求越來越高，因此高校成人教育也越來越受到人們的重視。伴隨成人教育的炙手可熱，成人教育檔案的管理也成為一個重要的管理系統(tǒng)，在成人教育多樣性的影響下，成人教育檔案的管理也成為一件龐雜而又棘手的工作。用詞，在新時期的教育背景下，成人教育檔案管理的規(guī)范化成為一個值得深入研究和探討的問題。
一、新時期高校成教檔案的特點
成教檔案是反映成人教育的學生在學習期間的表現情況和學習活動以及學習成績的一種記錄方式。高校成人教育的獨特性使其檔案管理也與普通高等教育有所不同，總體來說成人教育的特點有以下幾個方面：
1、成教檔案載體的多樣性。隨著信息技術的發(fā)展和廣泛應用，成人教育檔案的載體也由以前單純的紙質媒體轉變?yōu)樾滦偷碾娮用襟w。在這些媒體中既有紙張、表格，也有照片、幻燈片之類，這些不同性質的載體所體現的都是最檔案的記錄性，他們共同記錄了高校成人教育的發(fā)展，也體現了時代的進步，具有極為重要的保存價值。
2、成人教育檔案來源的分散性決定了極強的社會性。成教檔案的來源廣泛，既包括上級下達的材料和指導性文件，也包括學校資料、學生學籍、教學大綱等。高校的成人教育學生大部分都有各自的職業(yè)，來源于不不同的地區(qū)，涉及的專業(yè)也不同，在學習期間也分布在與不同的教學點，具有極強的社會性和分散性。
3、成教檔案具有極大的實用價值，檔案的利用率較高。成人教育檔案記錄著學生在學校的最原始的學習情況和德才成績，所以成教檔案的利用率比普通高校檔案的利用率高，學生的工作調動，升職需要的學歷證明、報考研究生等都需要利用到學生的成人教育檔案。同時因為成教檔案還包括學校成人教育的一些教學大綱和學校的成教的發(fā)展，可以為研究成人教育提供一些珍貴的原始數據。
4、成人教育學習形式的靈活性造成了成教檔案收集的困難性。成人教育因為其學生的特殊性，導致了學習形式的靈活多變性。普通高校的成人教育在一般的情況下都具有成人夜大、成人專升本等多種辦學方式，因為其人員的復雜性地域的跨越性就產生了多種教學形式，除了課堂講課只玩還有網絡授課、考察參觀、實習等，涉及范圍廣，運用的形式多，給成教檔案的收集造成了一定的困難。
二、目前高校成人教育檔案管理中出現的問題
信息技術的發(fā)展使大部分的信息管理都實現了網絡化和數字化，在建設信息社會這個大潮流的推動下，高校成人教育檔案的數字化信息化也成為一種必然的趨勢。在信息化發(fā)展對傳統(tǒng)檔案管理的沖擊下，成人教育檔案的廣利不可避免的也會出現不科學的利用和不規(guī)范的管理。總的來說，在新時期成人教育檔案的管理存在以下幾個問題。
1、領導對成教檔案管理的意識缺乏，檔案管理人員對檔案的歸檔意識不強。社會上普遍的檔案管理意識薄弱，在成人教育領域這種現象就更為嚴重。許多領導認為高校成教不如普通教育重要，認為成教只是為了給學校掙錢，從而不重視成教檔案的管理，對成教檔案的管理意識非常淡薄。領導的這種意識直接影響了檔案管理工作的進行，導致檔案管理人員對檔案的歸檔意識不強甚至造成檔案配備人員缺乏。這種對成教檔案管理的薄弱意識嚴重阻礙和制約了成教檔案管理工作的進一步發(fā)展和深入推廣。
2、成人教育檔案管理方式單一，管理手段極度落后，檔案的信息載體單一化。因為對成教檔案管理工作的不重視，導致了檔案管理部門的設備落后，不能適應現代化的發(fā)展，信息化和數字化遠遠不能實現，導致電子文件記錄的信息相對較少。在信息化迅速發(fā)展的今天多數的檔案仍然還偏向于紙質載體，而沒有實現紙質文件和電子文件共同存在記錄信息的局面。同時管理手段不能適應新形勢的發(fā)展，落后于社會形式的發(fā)展，造成檔案管理的混亂，導致一些保存價值較高的文件和材料容易丟失，在研究中缺乏完整有效地檔案資料。
3、沒有規(guī)范的成教檔案管理制度，不能及時更新檔案管理模式。對檔案的借閱和交接的等工作不重視，沒有嚴密的規(guī)章制度，在需要相關的資料時胡亂翻找，不做借閱記錄，借走的檔案資料不及時歸還甚至不歸還，導致文件的流失和殘缺，有時資料不全竟然找不到在哪個環(huán)節(jié)出了問題，影響了成教中對學生的管理，嚴重的甚至影響畢業(yè)生的就業(yè)和工作單位對人才的選拔和合理利用。陳舊的管理模式中，檔案的收集和整理手段滯后于社會的發(fā)展，影響檔案質量和在研究中的實際利用價值。
4、在檔案的管理中出現重整理輕利用的現象，使檔案的服務功能滯后。在現代的高校成教檔案管理中更加注重的是對檔案的采集、儲存和整理，收集整理完以后就把檔案管理工作告一段落，而不去加以來發(fā)和利用，從而削弱了檔案的服務功能，降低了檔案的利用率。是收集整理好的檔案資料被束之高閣，不能得到充分合理的開發(fā)利用，更遑論開發(fā)利用新的檔案資源了。這種嚴重的重整理輕利用的觀念極大地制約了檔案原有功能的發(fā)揮和拓展。
三、實現高效成教檔案管理規(guī)范化的對策
高校成教檔案管理中出現的問題嚴重阻礙和制約了成教檔案管理工作的發(fā)展和進一步深入。只有解決這些問題，成交檔案管理才能走上正軌，更好地服務于成人教育，為高校的發(fā)展，這就要求我們實現成教檔案的規(guī)范化管理。實現成教檔案的規(guī)范化管理可以從以下幾方面入手。
1、增強領導者的檔案管理意識，強化檔案管理人員的檔案歸檔意識。要實現成教檔案的規(guī)范化管理，首先就要轉變觀念。高校成教檔案是記錄學校領導者在一個時期內的工作業(yè)績重要依據，也是一個學校進行承繼的重要保證，只有領導者的意識增強才能讓檔案管理者認識到檔案管理的重要性和必要性，從而加強歸檔意識，在檔案材料的收集和保存過程中嚴格把關，避免珍貴檔案的流失和不完整。
2、全面提高檔案管理人員的素質和專業(yè)能力，以適應現代信息化的要求。學校應該定期的對檔案管理人員進行哦誒尋，促進不同高校之間成教檔案管理人員的業(yè)務交流，從而提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務水平。對檔案管理人員進行擇優(yōu)錄取，給成教檔案管理工作隊伍注入新的活力，為檔案管理工作提供保障。
3、完善管理制度，更新管理模式。成教檔案管理制度想要跟上時代的步伐，學校就要對成教管理制度進行及時的調整，有了相關的制度作保證，就可以調動檔案管理人員的積極性，激發(fā)對工作的熱情，從而保證檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。
4、完善和重視檔案的利用率，強化檔案的服務意識。成教檔案的管理就是為了服務于社會和學校，在檔案的收集整理之后應該注重對檔案的利用，讓檔案管理切實產生效益，為成人教育的發(fā)展以及學校的發(fā)展做出貢獻。
結語
高校成教檔案的管理是一項非常重要和意義重大的工作，只有對成教檔案進行規(guī)范化的管理，才能讓成人教育的發(fā)展緊跟時代的潮流，從促進學校和社會的發(fā)展起到巨大的推動作用。
參考文獻
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根據工作需要，現擬面向社會公開招聘書記員、檔案管理員、駕駛員，由派遣機構以勞務用工方式派遣至貴州省高級人民法院工作，派遣人員不具備國家公務員身份，不具備執(zhí)法資格，屬于輔崗位。根據有關規(guī)定，按照公開、公平、公正的原則，特制定本招聘簡章。本次面向社會公開招聘派遣至貴州省高級人民法院工作人員共計16人(含貴陽鐵路運輸法院2人)。
一、招聘名額:
1、書記員9名，其中貴陽鐵路運輸法院2人;
2、檔案管理員1名;
3、駕駛員5名;
4、洗車工1名。
二、招聘對象及條件：
1、書記員：具有大專及以上學歷，年齡在26周歲以下，具有一定的邏輯思維能力、文字表達能力和較強的學習能力，能夠熟練操作計算機進行中文錄入、編輯等工作,中文錄入速度要求每分鐘60字、正確率95%以上。同等條件下法學(法律)專業(yè)優(yōu)先錄用。
2、檔案管理員：具有大專及以上學歷，年齡在26周歲以下，工作認真細致，熟悉檔案工作者優(yōu)先。
3、駕駛員：熟悉汽車駕駛，駕齡3年以上，身體健康，年齡在45周歲以下，A1駕照2名、A2或B1駕照3人。
4、洗車工：身體健康，踏實肯干，吃苦耐勞，年齡在45周歲以下。
5、具有中華人民共和國國籍，戶籍不限。
6、守國家法律法規(guī)，品行優(yōu)良。
7、身體健康、品貌端正，無口吃、無色盲、色弱、無肢體殘疾、無聽覺障礙、身高要求男168厘米以上、女158厘米以上。
8、無違法犯罪記錄。
三、報名方式：報名時間2018年2月26日上午9:00至3月9日下午4:00，報名采取網上報名的方式進行，網上報名請登錄貴陽人力資源網gyrc.cn，報名時須上傳本人近期免冠證件照。
四、資格審核:凡在網上進行報名人員在3月12日上午9:00至下午4:00到貴陽市解放路117號(貴陽市考試指導中心2樓)貴州林城人才派遣有限責任公司進行資格審核。報名人員須帶本人學歷證書(畢業(yè)生就業(yè)推薦書)、身份證原件及復印件等相關證件，報考駕駛員的考生還須帶機動車駕駛證原件及復印件到現場進行資格審核。
考生應對提交的信息和材料負責，如個人填寫錯誤或填報信息失真，不符合應聘條件和崗位要求的，或與其他用人單位已簽訂勞動合同，未經用人單位同意，隱瞞真實情況，擅自報考的，造成的一切后果由本人負責。
五、考試內容：
派遣制書記員職位考試包括中文錄入測試、筆試和面試，成績分別占總成績的30%、30%、40%。
檔案管理員職位考試包括筆試和面試，成績分別占總成績的50%。
駕駛員職位考試包括駕駛技能考核和面試，成績分別占總成績的50%。
洗車工職位考試為面試。
中文錄入測試、筆試、面試的標準和時間、地點及相關要求另行通知，詳見貴陽人力資源網gyrc.cn。
六、準考證領取時間及考試時間、地點：
網上打印準考證及中文錄入測試、筆試和面試時間、地點另行通知，通知將在貴陽人力資源網gyrc.cn。
七、面試：書記員職位考生按照中文錄入測試及筆試總成績，檔案管理員職位考生按照筆試成績，按聘用人數由高分到低分1：3確定面試人員。駕駛員職位考生按照駕駛技能考核成績，按聘用人數由高分到低分1：3確定面試人員。洗車工直接進入面試。
八、體檢：參加招聘體檢的考生按照擬聘用人數1∶1的比例，根據總成績從高分到低分確定。體檢標準參照《貴州省公務員錄用體檢通用標準(試行)》。參加體檢的考生，體檢費用由考生自理。
九、考核：
體檢合格人員，按總成績從高分到低分順序，按招聘職位人數1:1比例確定考核對象?？己藘热葜饕ā暗隆⒛?、勤、績、廉”五個方面，注重工作實績，以現實表現和學籍檔案為主要內容?？己俗龅饺?、客觀、公正。在考核中發(fā)現有下列情況之一者，取消考生的聘用資格:
(一)被司法機關確定為犯罪嫌疑人的，存在違法犯罪前科的，因政治、經濟問題被追究黨紀政紀責任的，具有該三種情形之一者;
(二)組織紀律渙散、嚴重違犯勞動紀律者;
(三)不符合報考崗位的資格條件;
(四)經招聘單位和用人單位研究確定不能聘用的其他情況。
體檢、考核出現不合格情況是否遞補，由招聘單位和用人單位研究決定。
十、聘用及待遇：
辦理聘用手續(xù)：經中文錄入測試、筆試、面試、體檢、考核、政審合格的人員，確定為聘用人選。被聘用人員與派遣機構簽訂《勞動合同書》，由派遣機構派遣至貴州省高級人民法院工作。
本次經招考聘用人員將按照《勞動法》及《勞動合同法》的規(guī)定，聘用人員實行試用期制度，試用期二個月。試用期滿，經考評合格后正式聘用，聘用單位為聘用人員繳納有關社會保險并發(fā)放勞動報酬。書記員、檔案管理員工資標準：基本工資(1650元)+績效工資(0-1000元)+工齡工資+值班費(0-320元);駕駛員工資標準：基本工資(1530元)+績效獎金(按公里數核算)+工齡工資+值班費;洗車工工資標準：基本工資(1300元)+績效獎金(0-1000元)+工齡工資。試用期間，基本工資按80%發(fā)放。以上工資待遇均含社保及住房公積金個人承擔部分。
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一、高校人事檔案管理工作的作用
人事檔案的真實全面準確可靠地反應教職工的發(fā)展?jié)摿Α⒐ぷ髂芰?，是高校管理層了解教職工的基本情況的渠道之一。作為國家人事檔案的組成部分，高校人事檔案詳實地反映了教職工在校期間的教學、科研和社會活動的實踐情況，能真實反映教職工的工作經歷、專業(yè)技能、管理水平、教學水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對于學校挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為學校人才發(fā)展計劃、學科建設規(guī)劃、專業(yè)發(fā)展方向的制定和確立提供參考意見。面對日益競爭激烈的辦學環(huán)境，學校只有充分發(fā)揮了自身的人才優(yōu)勢，并根據自身的人才儲備情況做出了最合理的中、長期發(fā)展計劃才能卻確保學校能保持市場競爭力、社會影響力，而人事檔案管理是高校合理利用人力資源的保障。
二、高校人事檔案管理工作的特點
1.領導重視程度不夠
領導對高校人事檔案的重視和支持是先決條件。就目前的實際情況而言，在進行檔案管理的過程中，由于領導忽視高校人事檔案管理的重要性，高校人事檔案的管理的混亂和無序的狀態(tài)已經持續(xù)很長一段時間，對高校人事檔案的后期管理工作帶來了嚴重的挑戰(zhàn)。隨著社會的發(fā)展，社會各界對人事檔案管理水平的要求越來越高，這就使得高校人事檔案的管理工作需要更大的投入，管理需要創(chuàng)新和改進。
高校領導應重視人事檔案管理工作，并不斷地在人力物力上給予支持，自動更新對人事檔案管理的認識，加強對檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)操守的培訓。高校人事檔案管理工作應由檔案管理中心主要領導帶頭主抓，增強重視程度。及時更新硬件設施，缺少的及時補充，在各個中心配備專門的檔案庫房、采購檔案基礎設備，切實改善檔案工作環(huán)境
2.管理隊伍專業(yè)素養(yǎng)不高
檔案員是高校人事檔案管理工作的實際操作者，人事檔案管理工作對其業(yè)務水平和專業(yè)素質的要求的非常高，他們直接決定著高校人事檔案管理工作的成敗。但是，實際的情況并不容樂觀，很多高校檔案員并沒有受過專業(yè)的訓練和培訓，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業(yè)技能和職業(yè)操守參差不齊，不能達到預期的標準。所以加強高校人事檔案管理隊伍的建設顯得尤為必要和迫切[1]。
對高校檔案員的專業(yè)技能和職業(yè)操守進行培訓，使其達到并滿足現代高校人事檔案管理對檔案員的要求。建立完善的培訓機制，使得檔案管理工作能不斷地學習到國內外先進的專業(yè)知識和技能，借鑒新的培訓模式和方法，加強檔案檔案員專業(yè)素養(yǎng)和團隊意識，建設一個專業(yè)的高效檔案管理工作人員。同時，加強對檔案檔案員職業(yè)道德素質的培訓，增強高校檔案員的事業(yè)心、上進心、細心以及責任心等，建設一個優(yōu)良的團隊，此來有效的提升整體檔案員的積極主動性，提升職業(yè)道德修養(yǎng)。
3.管理技術滯后
社會的進步和科學技術的發(fā)展催生了大量的以及以計算機為核心的聲像技術、多媒體、軟件應用在各個機構上的投入和使用。但是大部分的高校人事檔案管理機構仍在進行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進”的工具，而這樣的工具對相關資料的記錄是簡單的不完善的，并且嚴重缺乏技術革新意思，管理技術具有單一性滯后性。所以要在高校中增加現代化信息技術操作手段。
高校人事檔案的管理工作不能被信息化、科技化浪潮拋在身后，要做時代的弄潮兒，革新觀念學習新的科學技術，并運用到具體的工作中去，讓檔案管理工作并入到信息的高速公路上，同時優(yōu)化整合資源加強資源的再利用[2]。所以我們首先應建立并完善高校人事檔案計算機檢索管理系統(tǒng)，并詳細地在計算機上記錄下每份檔案的編號、題名，格式應簡單且具有統(tǒng)一性。其次創(chuàng)建行之有效的計算機借閱管理工作流程，并完善預約、查找、借閱以及統(tǒng)計工作細節(jié)。再次創(chuàng)建計算機統(tǒng)計分析系統(tǒng)，即調查統(tǒng)計分析高校人事檔案管理工作的實際開展情況，達到量化管理和統(tǒng)計監(jiān)督的目的。最后將高校人事檔案存進硬盤縮微化，實現大量儲存高校人事檔案信息的目的，實現自動化智能化管理。
4.服務意識薄弱
隨著社會發(fā)展的需要，檔案開放程度的有了明顯的提升，各級檔案部門通過積極向社會開放檔案信息資源促進了人才市場的發(fā)展，產生了良好的社會效益。服務性工作是對檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務意識是做好檔案管理工作的基礎[3]。龐大復雜、知識密集是檔案管理事務的特點，大量的登記、分類、編纂、保管工作的需要檔案管理人員事有條不紊地進行，還要考慮到這些資料的查閱利用。
對此，檔案管理人員除了要具備廣泛扎實的專業(yè)知識外，還要樹立“工作就是服務”的觀念，時刻牢記 “增強服務意識”和“主動服務”的理念，不急不躁禮貌待人。檔案管理服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)專業(yè)程度的尺度，開放檔案信息資源，使其服務于社會主義經濟的發(fā)展。檔案工作者要做到以人為本、明確服務方向、樹立創(chuàng)新意識、提高服務質量、端正服務態(tài)度、對查閱檔案人員專業(yè)耐心，耐心細致回答解決查閱檔案的人員提出的疑問和問題。
5.數字化程度不高
人事檔案數字化是人事檔案數字化建設的重要組成部分，高校人事檔案管理未來發(fā)展的方向。數字化資源的缺少將使人事檔案的數字化建設陷入“巧婦難為無米之炊”的窘境。人事檔案數字化，是對原有的人事檔案實現數字化，根據學科組成、科研項目、研究領域不同建立起特有的數據庫。網絡信息技術的發(fā)展，使得人事檔案的數字化建設成為可能，那些擁有豐富數字資源的人事檔案館更容易提升管理的科學化水平，發(fā)揮其最大的功能效益。加大人事檔案的數字化能有效提升人事檔案的管理水平，為學科建設、項目研究提供更好的服務，提升在高校管理中的地位。為了更方便查閱，應對數字資源進行細分，通過合并、分類、整理來方便查閱。此外，應充分發(fā)揮人事檔案館自身的優(yōu)勢，走“獨立建庫、有機連庫、特色服務、資源共享”的發(fā)展模式。這樣既可以節(jié)省人力物力，又可以實現進一步提升數字化水平。
6.人事檔案歸檔的科學性不高
人事檔案作為是高校教學經驗、科研成果、辦學發(fā)展的“見證人”， 蓋我們辦學活動的方方面面，所以人事檔案的歸檔管理非常重要，這就要求檔案員需要做大量的工作用來確保歸檔工作的順利進行，除了核查核心治療是否齊備外，還要卻把其它輔助資料的完備，人事檔案的歸檔工作最好具體化、系統(tǒng)化，確保易于操作。提升歸檔科學水平的舉措如下：
①建立相應規(guī)章制度。為了確保人事檔案管理的順利實施，應根據國家有關法律法規(guī)制定《人事檔案管理辦法》。②確定歸檔范圍和原則。通常情況下，歸檔范圍和原則由檔案的性質所決定。在歸檔過程中檔案員要加強檢查，確保檔案符合標準化規(guī)定；確保歸檔檔案按照明細表齊套；確保歸檔檔案應有審核、標準化、設計、批準、工藝的日期和簽署；確保無揉搓破損，圖面整潔，字跡工整。對于有密級的檔案，在交保密部門存檔之前，應填寫《密級界定表》，然后填寫一式兩份《歸檔文件資料清單》，檔案室和歸檔人各留一份。對于特殊人事檔案，可建立特殊檔案。③堅持“四同步”管理。為了確保設備檔案的歸檔率、完整率和準確率，要確保檔案員或兼職檔案員同步參與到人事檔案管理辦法的論證、訂立以及修改中。④確定人事檔案的組卷原則。方便后期利用和查找是人事檔案的組卷原則，通常情況下由檔案員根據人事檔案的內容、密級和規(guī)格對歸檔檔案進行組卷，并把整理好的人事檔案按歸檔年度向檔案科移交。⑤建立科學的借閱制度。人事檔案通常專業(yè)性較強，有設計圖紙、設備維修方法等，這些技術性資料最常被借用，而科學的借閱制度不僅能方便人事檔案的借閱，還能確保檔案的完整性和安全性。對此應實行先歸檔后借出借閱制度，先歸檔后借出能督促借閱人員及時歸檔，降低檔案磨損、劃折的幾率，確保檔案的安全[4]。⑥建立有效的監(jiān)督機制。人事檔案管理應直接由相關領導主抓，實行嚴格的監(jiān)督機制，對人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行定期或不定期檢查，發(fā)現問題及時整改，并把檢查結果與檔案員的績效考核成績掛鉤，并在月工資和年終評獎中體現出來。⑦建立人事檔案信息庫。由專門的人事檔案管理人員把相關的信息數據錄入電腦中，建立數據庫，方便以后的查閱和管理。⑧人事檔案信息的全程收集。
關鍵詞：高職院校 人事檔案 整改 措施
一、高職院校人事檔案管理中存在的主要問題
1.人事檔案內容失真
真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況。
2.高職院校人事檔案材料不全
一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的同志沒有將材料及時收集歸檔。一些高職院校分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。
3.高職院校人事檔案利用范圍狹窄
人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從高職院校人事工作的現狀來看，由于人事檔案強調保密性，致使人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。
二、人事檔案管理措施
1.提高檔案管理人員素質
作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業(yè)素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真?zhèn)?，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。
2.完善人事檔案管理制度
人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全；明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。
3.采用信息化管理手段
關鍵詞：高校 人事檔案 管理措施
高校干部的人事檔案管理詳細記載了他們的個人經歷以及表現等情況，真實地記錄了他們在思想品德、個人才干、知識等方面的表現。要想做好干部工作，那么不但要深入而全面地了解、認識干部，還要正確地運用他們的才能，這對干部的工作效率和工作質量有著直接的影響。由于我國社會經濟的不斷發(fā)展，怎樣發(fā)揮職能，做好人事檔案管理工作，使其為高校干部的檔案管理、人事工作服好務，是值得所有高校檔案管理者思考的問題。
1 原始檔案材料的重要作用
檔案的特點是能夠提供所有證明資料的初始材料，有著自身的權威性以及法律效應，檔案材料的形成都具有獨一性，如果被損壞，就沒辦法彌補了。當下，高校的人事檔案管理都是利用計算機網絡來進行管理，但是作為原始檔案材料的紙質檔案還是具有不可替代性，不管是什么時候，作為原始材料的紙質檔案還是具有比電子檔案更加重要的意義。檔案工作的開始來源于對原始材料的收集，工作質量的好壞對檔案工作的其他環(huán)節(jié)有著很大的影響，因此，在檔案管理工作中，原始檔案材料的管理作用不可忽視。原始檔案中，干部人事檔案作用重大，在國家機構和社會組織的人事管理工作中，干部人事檔案真實地記錄了人才的社會經歷和才能品德以及工作情況，并且是以文字、表格等形式形成的供單位查備的原始記錄。人事檔案的出現是高校人事管理工作在實踐中的產物，服務于高校人事管理工作。在高校的人事檔案管理中，高校干部人事檔案責任重大，它能夠向學校提供部門改革、人事改革、人才使用所需的人事信息，并為教職工的檔案工作記錄、職稱評定、干部任免等工作提供全面的服務。
2 高校人事檔案管理存在的問題
干部檔案真實地反映了學校人才的各方面情況，是高校的寶貴財富，在高校的人事管理工作中有著極其重要的作用，當前人事檔案管理因為政策、技術以及制度等方面的問題，還有著諸多的不足，這對高校人事檔案的發(fā)展不利。
2.1 人事檔案管理認識不足 高校對檔案的重視以及檔案管理人員的業(yè)務素質與思想意識決定了人事檔案管理工作質量的好壞。人事檔案管理人員的計算機網絡水平還不夠專業(yè)，專業(yè)管理知識不夠精通，這不符合當下高校的改革發(fā)展。高校中不少教職工對人事檔案的歸檔問題和管理理念缺少深刻的認識，應該及時歸檔的材料沒有及時交給檔案管理部門，由此形成人事檔案歸檔不完整，既和學校的管理機制不符合，又不利于以后管理工作的開展。
2.2 人事檔案材料內容不完善 目前，高校人事檔案管理中一個非常明顯的問題就是難以準確地保障干部檔案材料的完整性。在干部的人事檔案材料里面，不少內容都是由本人、相關業(yè)務人員手工填寫，例如個人基本資料、工作情況、政治面貌、家庭狀況等等。這就容易導致很多的干部人事檔案會出現與實際工作情況不相符合的問題，存在不少錯誤。例如，有的人出生時間與實際檔案材料記錄存在差別，這就阻礙了干部人事管理工作；另外，干部的工作情況、工作時間、薪資待遇在檔案中的記載和實際也有出入。
2.3 人事檔案材料收集工作不規(guī)范 因為種種原因，高校的人事檔案的形成者將其保管的材料交由檔案收集者，造成檔案在收集過程中出現了不規(guī)范、不完整的問題。有的檔案收集者只將精力放在人事部門以及組織部門，但是很多能反映個人情況的有價值資料卻沒有被收集起來。有的人事檔案掌握在教務處、科研處，或者其他的部門、個人手中，對人事檔案的完整管理工作不利，也降低了檔案的使用價值。
2.4 人事檔案材料內容不規(guī)范 對于高校來說，人事檔案收集歸檔而成的材料要真實而完整，字跡清晰、手續(xù)完整，干部檔案的歸檔必須要有組織的審查、簽字、蓋章。實際上，高校的人事檔案材料中，有的缺少蓋章，有的缺少簽字，有的字跡不規(guī)范，這是一個普遍存在的問題。特別是一些新來的教職工，他們的檔案內容形形。例如，一些履歷表沒有填寫日子，也沒有本人簽字，有的甚至也沒有組織審查意見及公章，有的考核表也有這樣的問題，還有一些檔案材料字跡混亂。這些存在諸多問題的不合格檔案材料給檔案管理工作者帶來了很多麻煩，讓高校的檔案管理難度增加了，還使得檔案的完整性得不到保障。
2.5 人事檔案管理方法沒有與時俱進 一些高校的人事檔案管理還經常是手工操作。有的高校的人事檔案管理還在使用原始的管理手段，用手工檢索，人工管理讓管理員增加了工作量，降低了效率，準確性不高。有的高校雖然使用計算機網絡進行人事檔案管理，但是由于對這種現代化的管理方式了解不透徹，也制約了檔案管理工作的發(fā)展。
3 如何加強高校人事檔案管理工作
3.1 完善高校檔案人才管理隊伍 高校要運用完善的人才管理、培訓制度來提高檔案人事管理隊伍的建設。由于人事檔案管理工作的專業(yè)要求、技術要求高，政策性強，所以檔案管理者在人事檔案管理工作中的作用非常大。因此，高校要對人事檔案管理者的業(yè)務素質、思想政治素質、科學文化素質進行培訓，更好地加強人事檔案工作質量。提高高校人事檔案管理工作質量就需要有一支高素質的隊伍作為保障。
3.1.1 提高政治素養(yǎng)。高校始終要全面貫徹和落實人事檔案管理工作中的檔案隊伍政治素質建設。高校應該加強檔案管理者的“三個代表”重要思想的學習，讓他們具備較強的責任感、嚴格的紀律意識，全心全意為高校人事檔案管理工作服好務。檔案管理者要認真學習《干部檔案工作條例》，并在工作中認真執(zhí)行，遵守《中華人民共和國檔案法》的相關規(guī)定。
3.1.2 提高檔案管理者的文化、專業(yè)素質。當前，科學技術的發(fā)展十分迅速，因而人事檔案的管理要求也在不斷提高。以往的紙質檔案管理正逐漸過渡到紙質檔案、電子檔案并重的新工作局面上。這就需要高校人事檔案管理工作者必須與時俱進，努力加強業(yè)務知識的學習，不斷更新知識體系，豐富知識儲備，由此提高業(yè)務素質，目的是為了在不斷復雜而現代化的業(yè)務工作中加強人事檔案管理。
3.1.3 高校要不斷加強檔案管理者的工作作風以及職業(yè)道德培養(yǎng)。檔案管理者要對人事檔案管理的重要認識有深入的了解，在日常檔案管理工作中秉承腳踏實地、科學嚴謹的工作作風，對檔案管理工作負責，對高校教職工負責。人事檔案工作具有很強的服務性，高校人事檔案管理既要做好組織、人事部門的檔案服務工作，還要服務于高校的教學科研等工作。因此，檔案管理者應該樹立起正確的服務意識，在工作中勤勤懇懇，要愛崗敬業(yè)。
3.2 通過檔案工作宣傳來強化高校的教職工檔案管理意識 高校人事檔案工作質量的優(yōu)劣受多方面因素的影響，既有檔案管理的思想素質因素，也有高校教職工對人事檔案的重視程度的因素。有些高校對教學、管理工作很重視，對人事檔案管理工作卻疏忽了。部分提供材料的部門沒有及時將完整的人事檔案交由人事檔案管理部門，或者部分教職工沒有重視自己的人事檔案材料，需要提供的材料沒有及時提供，使得人事檔案資料不完善，造成了人事檔案材料既不全面也不準確。所以，高校必須要加強《檔案法》、《干部檔案工作條例》等相關的檔案法律法規(guī)的宣傳工作，讓全校教職工深入了解我國的人事檔案管理政策、制度，從而讓人事檔案的管理更加規(guī)范化，通過法制教育、正規(guī)宣傳來規(guī)范高校人事檔案管理工作。
3.3 規(guī)范人事檔案材料的形成工作 高校要想為自身的人事工作提供可靠而詳細的決策依據，就需要不斷地規(guī)范檔案材料的收集、整理、鑒別、歸檔工作。人事檔案得以存在的基礎就是檔案材料的收集和完善，高校的基礎部門是高校人事檔案材料形成的地方，因此需要做好兩方面的工作：
3.3.1 提升高校部門的檔案意識。高校要從思想上格外重視人事檔案管理工作，要求各部門在工作中必須要重視檔案管理工作，必須擺脫口頭上重視，行動上忽視的不良現象。
3.3.2 嚴格把好人事檔案材料收集的質量關。高校應該積極組織人事部門認真把關收集來的檔案材料，特別是要嚴格審查和把關個人檔案填寫的完整性和真實性，要有本人的簽字，在簽字之后，相關的部門必須仔細審查，對符合規(guī)定的檔案材料加蓋公章，然后才可以歸檔。要是本人沒有親自簽字，那么就需要相關部門寫明原因，然后蓋章歸檔。如果檔案材料的字跡混亂、不規(guī)范，就要將其退回給本人并讓他重新填寫清楚，直到符合要求以后才可以歸檔。高校要從根本上解決歸檔不完整、不符合要求的檔案材料歸檔問題，只有簽字蓋章以后才可以歸入干部檔案的管理中。
參考文獻：
[1]巫華聰.完善學校檔案管理工作，提高創(chuàng)新意識[J].中國科技創(chuàng)新導刊，2011（2）.
關鍵詞：高職院校 人事檔案 現狀 創(chuàng)新
中圖分類號：F240 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2015）10-233-02
近年來，高職教育蓬勃發(fā)展，內部人事檔案管理工作也需要進一步提高，以更好的記錄教職工工作業(yè)績，為學校教育事業(yè)發(fā)展服務。
一、高職院校人事檔案管理工作存在的問題
（一）人員機構配置不盡合理
當前，絕大部分高職院校人事檔案室屬于非獨立機構，掛靠院校組織人事部門，其職能主要是執(zhí)行而非決策。比如，忻州職業(yè)技術學院目前在職教職工總計540人，包括離退休人員人，所有的人事檔案管理工作也全部歸屬組織人事部門，而組織人事部門僅有14人，而真正管理人事檔案的人員僅有2人，人事檔案傳統(tǒng)意義上的管理也是疲于應對，與科學創(chuàng)新管理的目標相差甚遠。隨著高職院校管理體制改革的深化，這種管理模式已越來越難以適應人事檔案科學管理的要求。
（二）人事檔案歸檔整理滯后
多年來，高職院校人事檔案管理不夠規(guī)范，創(chuàng)新意識比較淡薄，很多教職員工調動調整工作，常常出現新檔案不能及時歸檔，舊檔案不能及時更新，查詢時有時還出現缺失的現象，很多地方檔案日期不一致，部分檔案資料還有后來補全的現象。以上這些情況，都給檔案管理工作帶來了較大的困擾，影響了正常的檔案管理工作。同時，還存在著對人事檔案管理不嚴，在檔案借閱、轉遞的過程中發(fā)生遺失等現象，給人事檔案管理工作造成一定的負面影響。
（三）管理人員業(yè)務能力較低
近幾年我國高等教育規(guī)模不斷擴大，高校教職工人數明顯增加，人事檔案庫存量增長，個人材料進檔頻繁，既增加了檔案管理工作量，也增大了歸檔難度。高職院校的檔案管理人員大多都沒有經過專業(yè)的培訓，部分高職院校把檔案管理工作人員當作高校富余人員的臨時安置點，只能忙于應付日常事務，沒有學習的時間，對檔案的管理采取以往循規(guī)蹈矩的方式，與國內國際的高標準管理模式差距很大，嚴重制約著人事檔案管理水平的提升，不利于人事檔案工作的發(fā)展。我針對忻州部分規(guī)模較大高校檔案管理人員計算機應用技能情況做了一項調查，反應情況如下：
（四）人事檔案軟硬件配置明顯不足
目前，高職院校的人事檔案管理大多數還是采用單一的傳統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的干部人事管理軟件系統(tǒng)。檔案管理仍然采取紙張裝訂的形式，手工檢索，人工管理，工作量大，效率低，準確性差，使得在檔案整理的過程中既繁瑣又操作困難，這種原始低效的管理條件，對于個人檔案的提取十分的困難，無法形成對人事檔案資源的開發(fā)和合理利用。
大多數高職院校硬件配置也不符合檔案管理的基本規(guī)范要求，有的檔案室就是普通辦公室門窗，封閉不嚴，起不到防盜的作用;有的甚至把檔案室安排在辦公樓頂層或是地下室，長期存放會導致很多檔案的潮濕發(fā)霉，不僅影響查閱，更有可能影響高職院校檔案的保存。目前各種軟硬件配置模式嚴重制約著檔案管理工作的發(fā)展，不能緊跟社會發(fā)展。
（五）檔案管理模式簡單粗放
人事檔案主要內容包括人事履歷材料、組織鑒定、考核情況、學歷、學位、培訓和專業(yè)技術職務情況還有政審、職務任免、入黨、入團的材料、獎懲材料、工資調整等，它能充分反映個人經歷、德才成績、工作表現、受獎勵、處罰、歷史背景及重大事件的經歷等等。目前很多高職院校人事檔案管理工作還局限在紙質檔案的建立和保管層面上，管理仍沿用過去傳統(tǒng)守舊的模式，并沒有隨著科學技術水平的不斷提升實現檔案管理的創(chuàng)新。對于一些教職工的個人成果或者是科研貢獻，不能及時歸檔，檔案無法及時反映教職工的當前狀態(tài)，更不能體現檔案管理的個性化需求，無法保障教職工檔案信息的準確性和科學性。
二、高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新
（一）管理模式的創(chuàng)新
國家檔案局《干部檔案工作條例》中指出，每管理1000卷檔案配備一名專職干部，有業(yè)務指導任務的單位，要配備相應的業(yè)務指導人員。一些高職院校已認識到人事檔案管理工作的地位和作用，在高職院校機構改革中，先后將人事檔案從院校人事部門或其他部門分離出來，升格人事檔案管理的職能部門，并充實了專職人員，人事檔案實現了“職能分離，集中管理”的管理運行模式。這種模式由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，對促進高校人事檔案管理變革具有重要意義。組織人事部門也從傳統(tǒng)的人事檔案管理中解脫出來，專職從事政策法規(guī)的研究執(zhí)行，專業(yè)人員的分類管理和培訓等。高職院校人事檔案工作的主體地位形成之后，就要著眼于學校的發(fā)展方向和特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進行全方位創(chuàng)新，只有這樣，才能實現高職院校人事檔案工作的超越。
（二）管理理念的創(chuàng)新
人事檔案管理也需要解放思想，更新觀念，徹底改變傳統(tǒng)保守的人事檔案管理理念和重管輕用的思想，樹立現代化管理意識。一要樹立“以人為本，服務至上”的工作理念，對人事檔案室管理水平的評價不僅要看場所、設備，更要通過對人事檔案管理水平的評價來確定。更直觀地說，主要應看檔案室對資源的開發(fā)利用程度和服務效果，工作重心要從對檔案室設備、檔案資料的管理轉向對教職工服務。檔案管理人員要面向教職工，走向教職工，想教職工之所想，急教職工有之所急，實現“人”與“檔”的有機融合。二要努力營造互動共贏的工作氛圍。學院主要領導要提高認識，高度重視，就可以為人事檔案管理工作輸送優(yōu)秀的管理人才資金保障，否則，創(chuàng)新人事檔案管理就無從談起，難以真正實施。其次，要強化校內宣傳，取得學院各方面的理解和支持。
（三）管理人才的創(chuàng)新
檔案管理人員的綜合素質和業(yè)務水平，直接決定了人事檔案管理創(chuàng)新的結果和效果。要樹立人力資源是第一資源的思想，針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，著力加強高職院校人力資源管理創(chuàng)新，努力營造一種尊重個性、鼓勵創(chuàng)新的良好環(huán)境。一是全員聘任競爭上崗，在全院范圍內選拔政治強、業(yè)務精、作風正、工作實的專業(yè)人員，通過崗位的設置和工資待遇的分級，調動各類工作人員的積極性。也可以通過招聘有檔案管理專業(yè)的本科院校畢業(yè)生充實到檔案管理工作中，總體提升人事檔案管理水平。二是加強在職培訓與繼續(xù)教育，完善檔案干部終身教育體系，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，定期輸送檔案管理人員到高校檔案管理專業(yè)培訓學習，或參加國家和省織織的各類檔案管理培訓活動，提高檔案培訓質量，保證專業(yè)知識的不斷更新和充實，防止檔案管理人員知識老化，著力提升現職檔案人員的文化和專業(yè)程度，增強檔案人員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力。同時，鼓勵檔案人員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習，如計算機課程培訓，歸檔文件整理等，加強多層次復合型專業(yè)人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。三要吸納勤工助學學生作為兼職人事檔案管理人員進入檔案管理隊伍，挖掘學生的潛能，使得他們了解相關的知識和工作職責，不僅能在生活上對學生給予幫助，也為他們鋪設了鍛煉自我的平臺。
（四）管理內容的創(chuàng)新
人事檔案內容雖然是按照國家和黨的政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的、記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現及業(yè)績成果等內容的原始材料收集與規(guī)范化管理，是人事檔案工作的基礎，沒有收集就不會有完整的人事檔案和健全人事檔案材料，只有通過規(guī)范化收集和管理，才能把分散在部門或個人中的材料集中統(tǒng)一管理歸檔，才能保證人事檔案材料完整、準確。一要暢通人事檔案材料源的溝通渠道，建立聯(lián)系制度，不失時機地向形成材料的部門收集應歸檔的材料，對于不符合規(guī)范要求的資料，要及時通知形成檔案資料的部門，補送資料或補辦手續(xù)。二要創(chuàng)新規(guī)范化管理理念，建立健全人事檔案工作法規(guī)體系，建立人事檔案管理細則和標準，規(guī)范歸檔機制、健全歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，通過制定相關制度，完善人事檔案的管理。
（五）管理手段的創(chuàng)新
信息化技術的高速發(fā)展，不斷影響著各個領域。人事檔案管理為了適應發(fā)展形勢，必須進行全方位、多層次信息管理系統(tǒng)提升改造，把先進的技術和手段應用到檔案管理中，達到提高效率的目的，實現檔案管理現代化，是各類高職院校管理手段創(chuàng)新的基本要求。一要加快高職院校人事檔案信息化建設步伐，以信息化推動檔案利用服務模式的創(chuàng)新，通過檔案資源的有效整合和檔案的數字化、利用的網絡化，積極推進網上查詢查閱利用方式的普及，打破傳統(tǒng)服務方式在時間與空間上的局限，構建高效、快捷、便利的利用體系，通過信息化提升檔案公共服務的水平和質量。二要積極參與機關辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設，提出人事檔案管理方面的要求和建設。認真研究解決人事檔案現代化管理與學院辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。采取多種形式，主動地把人事檔案工作重點與學院中心工作結合起來，為教學、訓練、科研等服務，使高職院校人事檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質高?；?。
三、結語
全面加強高等職業(yè)院校人事檔案管理的建設，以創(chuàng)新的思路促進管理的規(guī)范化、科學化，使傳統(tǒng)檔案管理向創(chuàng)新管理者轉化。只有這樣，才能推動人事檔案管理向更好的方向發(fā)展。
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