時(shí)間：2023-08-02 16:37:36
導(dǎo)語(yǔ)：在采購(gòu)部合同管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：合同管理；煤炭物資；采購(gòu)
中圖分類號(hào)：F715.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2013）11-00-01
近年來隨著煤炭企業(yè)的整合、兼并、重組的速度的加快，為保證煤礦工作面正常安全生產(chǎn)，煤炭生產(chǎn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)，煤礦對(duì)于煤礦物資的需求在不斷增加；在這種大的市場(chǎng)環(huán)境的影響下，煤礦物資采購(gòu)部門發(fā)揮了非常重要的作用，各煤炭企業(yè)都成立了適合本單位實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況的合同管理部門，明確了合同管理職責(zé)，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)保駕護(hù)航。
一、煤炭企業(yè)合同管理的基本現(xiàn)狀分析
1.合同管理人員管理水平低下
⑴合同管理員不設(shè)專人管理，部分的礦廠沒有設(shè)專門的合同管理部門，合同管理與財(cái)務(wù)管理沒有分開，這樣就造成一人肩負(fù)多種職務(wù)的現(xiàn)狀，造成管理上的混亂。致使合同簽訂的效率低下錯(cuò)誤頻發(fā)。
⑵由于煤炭企業(yè)采購(gòu)部門過去多年來一直是由業(yè)務(wù)科室中的業(yè)務(wù)員自行辦理合同，所謂的“自行辦理”就是業(yè)務(wù)員自己攜帶合同章與生產(chǎn)商或供應(yīng)商簽訂合同，在辦理合同的過程中無專業(yè)的合同管理員對(duì)內(nèi)容進(jìn)行審核，這樣簽訂的合同就存在很大的風(fēng)險(xiǎn)，容易給企業(yè)帶來不必要的損失。
⑶煤炭企業(yè)的管理者認(rèn)為煤炭企業(yè)的主要任務(wù)就是多出煤、出好煤，搞好煤炭生產(chǎn)就萬(wàn)事大吉了，簽訂合同就是個(gè)程序，是無關(guān)緊要的事情只是蓋章就行，忽略了合同管理的重要性。
2.各項(xiàng)合同管理方式落后單一，合同管理制度未落到實(shí)處
⑴合同簽訂審批流程未按照“四職審批”的要求進(jìn)行，我局合同審批的流程是由合同業(yè)務(wù)員報(bào)采購(gòu)計(jì)劃后由業(yè)務(wù)經(jīng)理—財(cái)務(wù)經(jīng)理—總經(jīng)理審批后方可生成合同再由合同審核部門審核通過打印簽訂，由于一些客觀原因，審批流程偶爾會(huì)出現(xiàn)越級(jí)審批現(xiàn)象，這就導(dǎo)致合同簽訂內(nèi)容與計(jì)劃不一致的現(xiàn)象，出現(xiàn)“管理錯(cuò)誤”。
⑵合同沒有統(tǒng)一的文本，由于采購(gòu)過程中簽訂合同的一方不是固定的，合同文本五花八門，合同內(nèi)容不統(tǒng)一，就會(huì)出現(xiàn)合同條款不全，簽訂合同對(duì)方的信息不完整，有時(shí)還有錯(cuò)別字等情況發(fā)生。這就給合同審核制造了難度，增加合同簽訂后的法律風(fēng)險(xiǎn)。
⑶合同簽訂后對(duì)合同中涉及到貨、付款等隨后的程序沒有監(jiān)管，合同執(zhí)行的過程是從合同的來源、訂立、履行及落實(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況等一系列行為的總稱，在現(xiàn)在使用的管理制度中對(duì)合同來源、訂立兩項(xiàng)可以說做到有據(jù)可依，但是履行一項(xiàng)沒有落到實(shí)處，“履行”包括到貨、驗(yàn)收、付款，由于涉及的部門較多，信息無法快速收集，導(dǎo)致對(duì)合同履行監(jiān)管成為一紙空文。
⑷合同管理中合同統(tǒng)計(jì)沒有實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、信息化，合同管理工作量較大。合同管理過程中報(bào)表統(tǒng)計(jì)是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，它為企業(yè)的決策者提供了依據(jù)，指導(dǎo)企業(yè)朝著健康的方向發(fā)展。我局去年一年的合同量就達(dá)到6000多份，30多億元，簽訂數(shù)量龐大；每個(gè)月合同還需人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，無形中增加工作難度降低了工作效率。
二、對(duì)策
根據(jù)以上闡述的煤炭企業(yè)合同管理過程中的問題，在合同管理過程中提出以下幾點(diǎn)要求
1.制定并使用同一的合同文本。積極與公司內(nèi)部法律顧問處溝通聯(lián)系，委托專業(yè)的法律顧問或者律師制定適用我公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況的合同文本。合同文本中不僅要體現(xiàn)大部分合同中需要買受的標(biāo)的物的名稱、數(shù)量、規(guī)格等做出明確說明，還必須對(duì)付款的方式、到貨驗(yàn)收和處理糾紛的方式等方面進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定。這樣就使得煤炭?jī)?nèi)部所簽訂的合同具有廣泛的適用性，有效的阻塞了合同管理員的法律水平和語(yǔ)言水平的不足出現(xiàn)合同簽訂文本的漏洞。當(dāng)簽訂合同雙方有違約行為時(shí)，利于解決合同爭(zhēng)議。
2.平時(shí)需加強(qiáng)合同管理人員的素質(zhì)。在平時(shí)的日常工作中我們?cè)趯徍撕贤^程中往往對(duì)合同中主要的部分審核不清，導(dǎo)致簽訂的小部分合同出現(xiàn)倒簽、資質(zhì)過期、價(jià)格無依據(jù)等問題，這些問題的產(chǎn)生主要是由于合同管理員個(gè)人專業(yè)素質(zhì)較低而產(chǎn)生的。煤炭企業(yè)就要在平時(shí)加強(qiáng)合同管理人員的素質(zhì)教育，如聘請(qǐng)專業(yè)的法律院校的教師來煤炭企業(yè)授課、進(jìn)行實(shí)際案例的電視講座、通過自學(xué)參加法律顧問的考試等方式來逐步提高合同管理人員的專業(yè)修養(yǎng)，推進(jìn)煤炭企業(yè)合同管理的整體水平穩(wěn)步提高。
3.利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把合同審核制度落到實(shí)處。隨著煤炭企業(yè)采購(gòu)量的日益增多，合同管理職能的日趨重要。已往傳統(tǒng)的合同管理模式終究將被合同信息化管理模式所取代，REP企業(yè)管理軟件中合同管理部分能夠?qū)崿F(xiàn)合同的逐級(jí)審批，規(guī)范了審批流程，杜絕審批過程中的漏批或者是越級(jí)審批的現(xiàn)象。從而減少審批時(shí)間、提高工作效率、提高合同審核的準(zhǔn)確性，還實(shí)現(xiàn)了辦公無紙化節(jié)約了工作成本。
4.加強(qiáng)合同履行全程的監(jiān)管。煤炭企業(yè)的合同管理是從報(bào)送計(jì)劃、訂立合同、履行合同三個(gè)重要環(huán)節(jié)組成的，而合同的履行是衡量合同執(zhí)行過程是否合理、合法的重要依據(jù)。合同管理部門可以利用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)（ERP）把合同中的到貨、驗(yàn)收、付款納入信息監(jiān)管，對(duì)履行過程的信息收集做到準(zhǔn)確及時(shí)。通過加強(qiáng)對(duì)合同履行過程的監(jiān)管，會(huì)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)合同中簽訂合同雙方的責(zé)任和義務(wù)是否依照約定履行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，準(zhǔn)確的向企業(yè)各個(gè)部門反饋，排除履行阻礙，協(xié)調(diào)合同簽訂雙方關(guān)系，防止違約行為的發(fā)生。
隨著我國(guó)加入WTO以來，給煤炭企業(yè)帶來的好的機(jī)遇同時(shí)也面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)，煤炭企業(yè)會(huì)真正的與國(guó)際市場(chǎng)接軌，合同管理也就成為防控市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，約束經(jīng)濟(jì)行為的一條準(zhǔn)繩。這就要求我們煤炭企業(yè)加強(qiáng)合同管理制度建設(shè)，規(guī)范合同管理工作，為煤炭企業(yè)的良性發(fā)展保駕護(hù)航。
參考文獻(xiàn)：
首先，公司合同管理工作由商務(wù)部門、采購(gòu)部門、建造部門和辦公室按照各自業(yè)務(wù)分工分別承擔(dān)，各個(gè)合同承辦部門的工作接口、職責(zé)分工不夠清晰，尚待進(jìn)一步梳理及明確；其次，各個(gè)合同承辦部門分別建立各自的合同管理臺(tái)賬，數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，不利于公司決策層和管理層全面及時(shí)地了解公司合同簽訂及執(zhí)行情況；此外，各個(gè)合同承辦部門對(duì)合同收入支出掌握的信息不對(duì)稱，例如資金支付到賬情況、項(xiàng)目業(yè)主資金審批和拒付情況等信息分別由不同的部門掌握，信息交互效率低下，有時(shí)為了對(duì)賬花費(fèi)大量的時(shí)間和精力；公司合同管理仍然采用手工管理方式，產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，容易出錯(cuò)，急需合同管理信息化手段，提供強(qiáng)大的標(biāo)準(zhǔn)化定制流程，并對(duì)合同執(zhí)行狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。
2研究?jī)?nèi)容
（1）梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程
梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序、建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程旨在明確合同承辦部門及相關(guān)部門的職責(zé)和接口，全面完善合同管理制度。清晰的業(yè)務(wù)職責(zé)，健全的管理程序是建立合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。通過分別與各個(gè)合同承辦部門進(jìn)行面對(duì)面訪談，并組織相關(guān)部門召開專題研討會(huì)，從而明確相關(guān)部門的管理職責(zé)，細(xì)化實(shí)施細(xì)則，提高管理程序的可執(zhí)行性。例如明確各個(gè)合同承辦部門的業(yè)務(wù)范圍；各合同審批部門的職責(zé)；細(xì)化合同類型分類標(biāo)準(zhǔn)，完善合同類型分類實(shí)施細(xì)則，確保合同分類準(zhǔn)確等等。通過訪談和研討，同步完成相關(guān)管理流程和程序的新增或升版，從而建立合同管理平臺(tái)的綱領(lǐng)性程序文件和具體實(shí)施文件，完善合同管理制度，使現(xiàn)行程序體系覆蓋合同全過程各個(gè)階段的管理內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)。例如將合同執(zhí)行過程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同爭(zhēng)議"等內(nèi)容納入合同制度，并優(yōu)化合同簽約及審批授權(quán)制度等；統(tǒng)一合同管理業(yè)務(wù)表單格式，提高標(biāo)準(zhǔn)表單的使用率；統(tǒng)一合同評(píng)審會(huì)簽表、合同付款申請(qǐng)表等業(yè)務(wù)單據(jù)格式；建立標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫(kù)，提高標(biāo)準(zhǔn)合同文本的使用率等等。
（2）以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺(tái)
以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺(tái)旨在根據(jù)合同管理流程和程序以及實(shí)際業(yè)務(wù)特點(diǎn)建立開發(fā)合同管理系統(tǒng)。在對(duì)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行詳盡調(diào)研，認(rèn)真組織討論的基礎(chǔ)上提出平臺(tái)建設(shè)思路，配合技術(shù)人員完成需求分析、軟件選型、項(xiàng)目開發(fā)等工作，達(dá)到信息化管理目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同全過程、全生命周期管理，覆蓋合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同執(zhí)行及合同關(guān)閉各個(gè)環(huán)節(jié)工作；規(guī)范固化合同管理業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)合同執(zhí)行監(jiān)控防控風(fēng)險(xiǎn)；實(shí)現(xiàn)合同數(shù)據(jù)多維度快捷查詢、統(tǒng)計(jì)與分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效支持；實(shí)現(xiàn)與公司相關(guān)信息系統(tǒng)如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)、文控系統(tǒng)、各成員單位合同相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)等的有效銜接，確保信息共享、數(shù)據(jù)同源；統(tǒng)一規(guī)范管理合同數(shù)據(jù)，一次管理重復(fù)使用。
（3）明確商務(wù)合同平臺(tái)的使用責(zé)任，加大培訓(xùn)宣傳力度
培訓(xùn)的成功與否是合同管理系統(tǒng)能否成功上線的關(guān)鍵因素。培訓(xùn)工作首先將系統(tǒng)用戶進(jìn)行細(xì)分，然后針對(duì)不同層級(jí)的用戶進(jìn)行深度培訓(xùn)，從而最大程度確保各層級(jí)的系統(tǒng)用戶都可以有針對(duì)性的了解系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念并熟練操作系統(tǒng)。通過定期組織培訓(xùn)，在公司及項(xiàng)目部營(yíng)造了學(xué)習(xí)和使用商務(wù)合同平臺(tái)的良好氣氛，亦有助于提高員工的合同意識(shí)。
3研究成果
（一）梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程
（1）合同管理平臺(tái)信息化總體需求分析
從問卷調(diào)查反饋的統(tǒng)計(jì)結(jié)果來看，各個(gè)合同承辦部門普遍認(rèn)為，盡早實(shí)現(xiàn)合同管理平臺(tái)的信息化十分重要，合同管理信息化和合同申請(qǐng)/支付管理信息化對(duì)工作效率提高最顯著，對(duì)業(yè)務(wù)增值貢獻(xiàn)最大，也較容易實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也是上線需求最迫切的兩項(xiàng)業(yè)務(wù)，希望合同管理平臺(tái)的操作能夠較為簡(jiǎn)捷，方便查找和使用。
（2）明確合同承辦部門職責(zé)，完善合同管理程序體系
經(jīng)程序文件查閱及與相關(guān)部門訪談，明確公司合同承辦部門共有四個(gè)，分別為商務(wù)部門、采購(gòu)部門、建造部門和辦公室，各個(gè)合同承辦部門所對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目部部門也有合同承辦的職責(zé)。經(jīng)與各個(gè)合同承辦部門溝通，系統(tǒng)性的將合同管理相關(guān)程序、制度，從合規(guī)性、適應(yīng)性、有效性等方面進(jìn)行綜合評(píng)審，促使合同承辦部門完成了相關(guān)管理程序的新增/升版工作。
（二）以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺(tái)
（1）成立合同管理系統(tǒng)實(shí)施工作團(tuán)隊(duì)
穩(wěn)定的、分工明確的工作團(tuán)隊(duì)是確保合同管理系統(tǒng)得以成功開發(fā)的保障。在集團(tuán)合同管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目實(shí)施工作組的領(lǐng)導(dǎo)下，公司組建了合同管理系統(tǒng)實(shí)施工作團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)指定，彼此相互配合，在項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，按照各自職責(zé)分工有計(jì)劃地實(shí)施系統(tǒng)開發(fā)。
（2）合同管理系統(tǒng)目標(biāo)需求及建設(shè)內(nèi)容
通過調(diào)研和討論，課題組總結(jié)出合同管理系統(tǒng)如下目標(biāo)需求，并由此分析得出合同管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容。
①合同全過程管理
通過合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同執(zhí)行、合同關(guān)閉四大環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了合同的全過程閉環(huán)管理。合同準(zhǔn)備階段，通過與相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行接口集成，確保合同相關(guān)數(shù)據(jù)同源，避免重復(fù)錄入；合同訂立，系統(tǒng)提供范本的管理，使得標(biāo)準(zhǔn)合同的起草更加方便快捷，減輕承辦人員的工作量；合同文本的在線審查審批，通過多級(jí)規(guī)范的審批流程，進(jìn)一步防控法律風(fēng)險(xiǎn)；合同文本在線打印，加密防偽，確保合同的唯一性；合同執(zhí)行中的支付申請(qǐng)，變更申請(qǐng)等，及時(shí)跟蹤合同的執(zhí)行情況，確保合同信息的完整性；合同關(guān)閉，是合同的終點(diǎn)，最終實(shí)現(xiàn)了合同的閉環(huán)管理。
②合同范本管理
通過系統(tǒng)，建立合同范本及合同制度文件的管理，通過系統(tǒng)對(duì)合同范本、相關(guān)制度文件進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了各種范本制度升級(jí)后的版本控制管理，并通過線上范本審核，確保范本及制度文件的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，為合同創(chuàng)建提供便捷，促進(jìn)并提高合同標(biāo)準(zhǔn)文本的使用頻率，減少審查審批工作量，降低合同簽訂中的各種風(fēng)險(xiǎn)。
③合同對(duì)方管理
建立合同管理系統(tǒng)的合同對(duì)方庫(kù)，并通過與采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)接，可接收供應(yīng)商信息，合同管理系統(tǒng)可自行錄入供應(yīng)商及客戶信息，實(shí)現(xiàn)完整的合同對(duì)方管理，對(duì)合同對(duì)方的相關(guān)資質(zhì)等進(jìn)行管理，有利于確保合同管理系統(tǒng)信息的完整性與獨(dú)立性，也確保了合同對(duì)方信息的統(tǒng)一和規(guī)范。
④項(xiàng)目信息維護(hù)
對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行基本信息的維護(hù)管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息與合同的關(guān)聯(lián)，并作為查詢統(tǒng)計(jì)分析的支持，滿足通過項(xiàng)目進(jìn)行合同數(shù)據(jù)的匯總與分析的需求。
⑤合同監(jiān)督檢查
集團(tuán)及公司合同管理部門、監(jiān)察審計(jì)部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具備相應(yīng)權(quán)限對(duì)管理范圍內(nèi)的合同進(jìn)行監(jiān)督和檢查，可以查詢與追蹤合同的審批情況及履行狀態(tài)，也可以對(duì)當(dāng)前的合同流程相關(guān)人員進(jìn)行預(yù)警提醒。
⑥合同監(jiān)控追蹤
集團(tuán)及公司合同管理部門及領(lǐng)導(dǎo)，可以實(shí)時(shí)查看與監(jiān)控權(quán)限范圍內(nèi)的合同運(yùn)行情況，包括查看所有運(yùn)行中的合同總數(shù)、異常情況及重點(diǎn)關(guān)注的事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)合同運(yùn)行信息的及時(shí)反饋、異常監(jiān)控與全面管理。
4結(jié)語(yǔ)
醫(yī)療設(shè)備合同管理是醫(yī)療設(shè)備管理的重要環(huán)節(jié)，提升醫(yī)療設(shè)備合同管理能夠有效提高醫(yī)療設(shè)備管理水平，節(jié)約成本提高醫(yī)院效益。本文通從醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同的生命周期管理入手，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)醫(yī)療設(shè)備合同管理提出建議與構(gòu)想。
關(guān)鍵詞：
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同；合同生命周期管理；采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)；采購(gòu)成本
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同管理是對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目過程中涉及到合同的管理。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目的過程是圍繞合同進(jìn)行的，合同是作為買賣雙方之間的法律文件，是對(duì)雙方都具有約束力的協(xié)議。合同管理是一個(gè)過程，它保證合同按照一定標(biāo)準(zhǔn)履行，從而充分達(dá)到醫(yī)院（買方）和供應(yīng)商（賣方）約定的合同目的。有效的合同管理是促進(jìn)合同雙方當(dāng)事人全面履行合同約定的義務(wù)，確保質(zhì)量、工期、進(jìn)度等目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要手段，最終促成采購(gòu)項(xiàng)目的順利完成。
一、合同的定義：
1、合同又稱為契約、協(xié)議，是平等的當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同作為一種民事法律行為，是當(dāng)事人協(xié)商一致的產(chǎn)物，是兩個(gè)以上的意思表示相一致的協(xié)議。只有當(dāng)事人所作出的意思表示合法，合同才具有法律約束力。依法成立的合同從成立之日起生效，具有法律約束力。2、依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。狹義合同指一切民事合同。還有最狹義合同僅指民事合同中的債權(quán)合同。《中華人民共和國(guó)民法通則》第85條：合同是當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)?！吨腥A人民共和國(guó)合同法》第2條：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
二、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同管理的意義
合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。合同管理要保證合同雙方認(rèn)真履行各自的合同義務(wù)，還必須充分協(xié)調(diào)好雙方之間的合同行為，分清權(quán)責(zé)，在合同雙方建立起一種相互支持、相互促進(jìn)、合作共贏的伙伴型關(guān)系。合同管理時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循以下三個(gè)管理的原則：
1、誠(chéng)信原則
即誠(chéng)實(shí)信用原則，是指當(dāng)事人在簽訂和執(zhí)行合同時(shí)，應(yīng)該講究誠(chéng)實(shí)、恪守信用，以善意的方式履行合同規(guī)定的義務(wù)，不得規(guī)避法律和合同。這里包含著相互關(guān)聯(lián)的兩層意思：一是量力而行作出現(xiàn)實(shí)、可行的承諾；二是嚴(yán)格履行自己的承諾。在一般情況下，應(yīng)該認(rèn)為合同當(dāng)事人在簽訂合同之前都認(rèn)真閱讀和理解了合同文件，都明白該合同的各項(xiàng)條款的意義。一般應(yīng)該認(rèn)為雙方當(dāng)事人在簽訂合同時(shí)都具有善意，遵循對(duì)等原則，不刻意添加隱瞞或故意疏漏合同條款。
2、公平原則
法律是維護(hù)公平的，維護(hù)在一定的社會(huì)歷史條件下，各公民、團(tuán)體之間的公平。根據(jù)公平原則，顯失公平的合同條款是無效的，對(duì)合同進(jìn)行解釋時(shí)，應(yīng)該兼顧雙方當(dāng)事人的權(quán)益。對(duì)合同文字的相互矛盾或其他缺陷，如果按合同約定的解釋順序和有關(guān)整體解釋慣例進(jìn)行解釋后仍含糊不清，則可按不利于合同起草一方（業(yè)主）的原則進(jìn)行解釋。在這種情況下，可以理解為業(yè)主故意使用了這種有歧義的詞句，因此他應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
3、效率原則
經(jīng)濟(jì)合同其管理與實(shí)施當(dāng)然受經(jīng)濟(jì)學(xué)原理的約束。經(jīng)濟(jì)學(xué)講究的是效率，及如何以盡量少的資源來達(dá)到既定的目標(biāo)，或以既定的資源實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的最優(yōu)化。在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目經(jīng)理需要維護(hù)的是整個(gè)項(xiàng)目的效率，即實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目質(zhì)量、成本、進(jìn)度、范圍等目標(biāo)的綜合最優(yōu)。根據(jù)效率原則，有時(shí)需要比較靈活地執(zhí)行某些合同規(guī)定。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，必須追求項(xiàng)目整體的效率，而不要片面追求某一方面的效率。由于項(xiàng)目各分目標(biāo)的相互矛盾，某一個(gè)分目標(biāo)的優(yōu)化可能必須以另一個(gè)或幾個(gè)分目標(biāo)的損害為代價(jià)。
三、合同生命周期管理在醫(yī)療設(shè)備合同管理中的應(yīng)用
有效的合同管理是對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)實(shí)施過程中所發(fā)生的或所涉及到的采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、索賠、爭(zhēng)議解決、終止與評(píng)價(jià)的全過程進(jìn)行的管理。項(xiàng)目采購(gòu)管理過程所涉及的各種活動(dòng)構(gòu)成了合同生命周期。通過對(duì)合同生命周期進(jìn)行管理，在簽訂合同時(shí)仔細(xì)斟酌合同條款和條件的措詞，盡可能的回避或減輕某些可識(shí)別的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，并采取一定的措施以保證項(xiàng)目有效的完成。蘇州大學(xué)附屬第二醫(yī)院在設(shè)備合同的管理過程中，著重做好設(shè)備購(gòu)置的可行性論證。通過需求論證、效益論證和市場(chǎng)論證，為設(shè)備的引進(jìn)和購(gòu)置決策提供科學(xué)依據(jù)。合同在產(chǎn)生和完善過程中，做到科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，發(fā)現(xiàn)誤差及時(shí)糾正。同時(shí)，合同管理人員積極做好溝通協(xié)調(diào)工作，確保環(huán)環(huán)緊扣，流程暢通，執(zhí)行及時(shí)、準(zhǔn)確、快捷。并且在設(shè)備合同生命周期管理過程中，重視了以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：
3.1設(shè)備購(gòu)置的可行性論證
（1）需求論證。即設(shè)備購(gòu)置的必要性。臨床科室根據(jù)各自的功能特點(diǎn)，從滿足患者就醫(yī)的需要、醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的需要、教學(xué)和科研的需要及與醫(yī)院等級(jí)和品牌相匹配的需要幾方面著眼，制定合理的設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃。（2）效益論證。引進(jìn)設(shè)備前，醫(yī)院根據(jù)年度發(fā)展計(jì)劃及財(cái)務(wù)預(yù)算，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)有同類設(shè)備尤其是大型設(shè)備進(jìn)行成本效益分析，以利于準(zhǔn)確掌握設(shè)備的運(yùn)行情況及需求度，避免醫(yī)療設(shè)備重復(fù)購(gòu)置、設(shè)備閑置或使用率低等，造成資源浪費(fèi)，為設(shè)備的引進(jìn)和購(gòu)置決策提供科學(xué)依據(jù)。（3）市場(chǎng)論證。在進(jìn)行需求論證的同時(shí)，設(shè)備采購(gòu)部門通過調(diào)研了解國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)行情，收集相關(guān)信息資料，引導(dǎo)科室開展業(yè)務(wù)。對(duì)確定購(gòu)買的設(shè)備，設(shè)備采購(gòu)部門必須對(duì)購(gòu)買的設(shè)備進(jìn)行綜合調(diào)研評(píng)估，如：使用科室、已知商家及歷史價(jià)格等，同時(shí)要求參加投標(biāo)的商家提供全套資質(zhì)證件及待購(gòu)設(shè)備的主要用戶名單、業(yè)績(jī)，了解其市場(chǎng)份額占有率。經(jīng)嚴(yán)格審核后，再在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)牽頭下，組織相關(guān)科室主任、護(hù)士長(zhǎng)和醫(yī)學(xué)專家、工程技術(shù)人員以及財(cái)務(wù)審計(jì)等相關(guān)人員共同進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)選型或商務(wù)談判，通過貨比三家，選擇性價(jià)比較高的商家，確保引進(jìn)設(shè)備的功能先進(jìn)、質(zhì)量上乘、價(jià)格合理。
3.2設(shè)備購(gòu)置合同的形成
（1）合同簽訂。醫(yī)療設(shè)備確定購(gòu)置后，醫(yī)院和供應(yīng)商簽訂經(jīng)濟(jì)合同。合同上詳細(xì)注明購(gòu)置設(shè)備的產(chǎn)地、品名、規(guī)格型號(hào)、配置清單、付款方式、安裝調(diào)試、技術(shù)培訓(xùn)、質(zhì)量保證及維修保養(yǎng)等條款。（2）合同交接。設(shè)備處將經(jīng)使用科室認(rèn)可，供應(yīng)商和項(xiàng)目工程師、設(shè)備管理部門領(lǐng)導(dǎo)、院領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)簽署的合同定點(diǎn)存放，由專人編號(hào)、蓋合同章后進(jìn)行分發(fā)。在合同交接過程中，注重細(xì)節(jié)，對(duì)合同交接的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行書面登記，謹(jǐn)防在交接過程中的遺失和誤差現(xiàn)象。（3）合同錄入。建立設(shè)備合同管理臺(tái)賬，及時(shí)錄入新的合同信息，以便于及時(shí)、便捷、準(zhǔn)確、科學(xué)地查找和執(zhí)行合同條款。及時(shí)按照固定資產(chǎn)編碼規(guī)則進(jìn)行錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，做到及時(shí)、準(zhǔn)確，確保沒有疏漏。
3.3設(shè)備購(gòu)置合同的執(zhí)行管理
（1）設(shè)備驗(yàn)收。設(shè)備送達(dá)指定地點(diǎn)，由相關(guān)人員和項(xiàng)目工程師共同進(jìn)行到貨、安裝與技術(shù)驗(yàn)收，列入《檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)商品目錄》內(nèi)的進(jìn)口醫(yī)療設(shè)備需進(jìn)行商檢，調(diào)試正常運(yùn)行后，憑驗(yàn)安裝驗(yàn)收單和發(fā)票，錄入固定資產(chǎn)管理庫(kù)。（2）設(shè)備付款。合同付款嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行，不拖欠款項(xiàng)也不在不具備付款條件的情況下預(yù)付合同款。（3）合同核對(duì)。為確保設(shè)備合同在執(zhí)行過程中準(zhǔn)確無誤，我們建立健全了查對(duì)制度，定期由設(shè)備處領(lǐng)導(dǎo)、固定資產(chǎn)管理人員和財(cái)務(wù)處等相關(guān)人員參與合同核對(duì)，要求賬實(shí)相符、合同條款有效執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。
3.4設(shè)備購(gòu)置合同的收尾
合同收尾管理就是結(jié)束合同管理并結(jié)清賬目，結(jié)束合同工作和當(dāng)事人之間的合同關(guān)系，進(jìn)行采購(gòu)審計(jì)并將有關(guān)資料收集存檔供未來使用，包括解決所有尚未了結(jié)的事項(xiàng)。采購(gòu)結(jié)束后，未決爭(zhēng)議可能需要進(jìn)入訴訟程序。合同收尾管理包含以下幾點(diǎn)：（1）財(cái)務(wù)結(jié)算退還質(zhì)保金。（2）合同建檔設(shè)備購(gòu)置合同及時(shí)歸檔。同時(shí)設(shè)備處對(duì)設(shè)備購(gòu)置的申購(gòu)報(bào)告、論證材料、訂購(gòu)合同、驗(yàn)收清單、設(shè)備資料(使用說明書、維修手冊(cè)及其它有關(guān)技術(shù)資料)一律登記、編號(hào)、建立索引、歸檔。（3）定期開展采購(gòu)審計(jì)是對(duì)從計(jì)劃采購(gòu)過程到管理采購(gòu)過程的所有過程進(jìn)行結(jié)構(gòu)化審查。其目的是找出可供其它采購(gòu)項(xiàng)目借鑒的成功經(jīng)驗(yàn)與失敗教訓(xùn)。（4）根據(jù)合同實(shí)施過程的情況，總結(jié)合同管理的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
四、結(jié)束語(yǔ)
設(shè)備管理部門要加強(qiáng)合同管理意識(shí)，同臨床科室、資產(chǎn)管理部門以及法務(wù)部門積極合作，提高合同管理水平，通過規(guī)范的流程和完善的制度依法管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院設(shè)備采購(gòu)合同的全生命周期管理。
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關(guān)鍵詞:企業(yè) 采購(gòu)業(yè)務(wù) 內(nèi)部控制
存貨是指企業(yè)在日?；顒?dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程中或提供勞務(wù)過程中耗用的材料、物料等。內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策與程序。存貨是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分之一，是企業(yè)生產(chǎn)循環(huán)中重要的一環(huán)，而采購(gòu)是存貨業(yè)務(wù)流程諸多環(huán)節(jié)中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一。采購(gòu)業(yè)務(wù)流程主要包括編制需求和采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商的選擇、制定采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)合同的簽訂、驗(yàn)收入庫(kù)、結(jié)算付款等環(huán)節(jié)。采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的起點(diǎn)，既是企業(yè)“實(shí)物流”的重要部分，又與企業(yè)”資金流“密切相關(guān)。企業(yè)采購(gòu)的物資和商品，在很大程度上決定了企業(yè)的生存和發(fā)展，因而企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，對(duì)存貨進(jìn)行集中采購(gòu)，實(shí)行物歸一口原則，建立健全采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理。
一、編制需求和采購(gòu)計(jì)劃
需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要向采購(gòu)部門提出物資需求計(jì)劃，采購(gòu)部門根據(jù)需求計(jì)劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫(kù)存物資后，統(tǒng)籌安排采購(gòu)計(jì)劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。需求部門在提出需求計(jì)劃時(shí)，不能指定或變相指定供應(yīng)商。采購(gòu)計(jì)劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的一部分，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)際需要，結(jié)合庫(kù)存和在途情況，科學(xué)安排采購(gòu)計(jì)劃，防止采購(gòu)過高或過低。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)納入采購(gòu)預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，嚴(yán)格執(zhí)行。
二、建立健全采購(gòu)申請(qǐng)制度
企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際需要，提出采購(gòu)申請(qǐng)。依據(jù)購(gòu)買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)程序。具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)，并根據(jù)市場(chǎng)變化提出合理采購(gòu)申請(qǐng)。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再辦理采購(gòu)申請(qǐng)手續(xù)。具備審批權(quán)限的部門或人員應(yīng)嚴(yán)格審批采購(gòu)申請(qǐng)。
三、供應(yīng)商選擇制度
選擇供應(yīng)商是企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競(jìng)爭(zhēng)的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。
四、采購(gòu)合同管理
企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)需要、確定的供應(yīng)商、采購(gòu)方式、采購(gòu)價(jià)格等情況與供應(yīng)商簽訂具有法律約束力的采購(gòu)合同，該合同對(duì)雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等情況作出明確規(guī)定。對(duì)大宗商品的采購(gòu)應(yīng)當(dāng)采用招投標(biāo)方式并簽訂合同協(xié)議，一般商品的采購(gòu)可以采用詢價(jià)或定向采購(gòu)方式并簽訂合同協(xié)議。雙方協(xié)商簽訂的合同條款，應(yīng)符合國(guó)家和企業(yè)的相關(guān)規(guī)定。
五、采購(gòu)價(jià)格管理
企業(yè)應(yīng)制定科學(xué)的采購(gòu)定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢比價(jià)采購(gòu)、動(dòng)態(tài)競(jìng)價(jià)采購(gòu)等多種方式，科學(xué)合理地確定采購(gòu)價(jià)格。采購(gòu)價(jià)格應(yīng)遵循“三同三比”的原則，即同名稱、型號(hào)規(guī)格比質(zhì)量，同質(zhì)量比價(jià)格，同價(jià)格的比費(fèi)用，分別采取詢價(jià)、招標(biāo)、專家會(huì)審、最高限價(jià)等形式確定采購(gòu)價(jià)格。
六、驗(yàn)收入庫(kù)制度
企業(yè)應(yīng)制定明確的采購(gòu)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，各級(jí)驗(yàn)收部門或人員、采購(gòu)部門、請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和批準(zhǔn)的合同訂單、合同協(xié)議等采購(gòu)文件，對(duì)采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。對(duì)驗(yàn)收合格的物資，填制入庫(kù)憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實(shí)物賬，及時(shí)將入庫(kù)憑證傳遞給財(cái)務(wù)部門。對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理。給企業(yè)造成損失的，采購(gòu)部門要按照合同約定向有關(guān)單位進(jìn)行索賠。
七、結(jié)算付款
電力建設(shè)物資管理系統(tǒng)主要包括三大子系統(tǒng)，它們分別是采購(gòu)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)和庫(kù)存管理系統(tǒng)。采購(gòu)管理主要包括采購(gòu)計(jì)劃管理和申購(gòu)計(jì)劃管理；合同管理主要包括合同簽訂管理和廠商信息管理；庫(kù)存管理主要包括出入庫(kù)管理和材料盤點(diǎn)管理。在電力建設(shè)物資管理中，應(yīng)使用ERP等物資管理軟件進(jìn)行物資管理，以實(shí)現(xiàn)管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的有效結(jié)合，并開發(fā)真正適合電力企業(yè)發(fā)展的物資管理系統(tǒng)。電力建設(shè)物資管理系統(tǒng)是一種功能全面的管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)建設(shè)全過程管理。而在電力建設(shè)物資管理系統(tǒng)外部，還可通過接口與子系統(tǒng)有效連接，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享。此外，電力建設(shè)的物資管理系統(tǒng)還可生成采購(gòu)單，以控制材料的領(lǐng)取，并監(jiān)控各個(gè)部門的費(fèi)用情況。
2子系統(tǒng)物資管理
2.1采購(gòu)管理
在電力建設(shè)中，采購(gòu)管理是一種基于供應(yīng)鏈的管理模式，是電力企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的重要組成部分。在電力建設(shè)采購(gòu)管理系統(tǒng)中，采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)材料采購(gòu)的全過程進(jìn)行控制，并協(xié)調(diào)好企業(yè)與廠商之間的關(guān)系；電力項(xiàng)目建設(shè)技術(shù)部門要根據(jù)項(xiàng)目工程的進(jìn)展和需求，制訂適合企業(yè)發(fā)展的物資供應(yīng)方案；廠商要定期與電力企業(yè)交流和溝通，了解電力企業(yè)的物資信息和物資需求，并確定發(fā)貨時(shí)間，從而做到按時(shí)發(fā)貨。此外，還要保證貨物的質(zhì)量和完整性。在電力建設(shè)物資采購(gòu)管理中，必須實(shí)現(xiàn)信息交流，降低物資成本和庫(kù)存，并優(yōu)化庫(kù)存管理。因此，在采購(gòu)管理中，廠商與企業(yè)之間的信息交流是必不可少的。物資采購(gòu)管理中的物資信息交流不僅包括企業(yè)內(nèi)部物資信息的交流，還包括企業(yè)外部的信息傳遞。企業(yè)應(yīng)掌握內(nèi)部物資需求的變化情況、物資價(jià)格的變化情況等，以此制訂相應(yīng)的回復(fù)單，發(fā)送至物資供應(yīng)商，并實(shí)時(shí)更新企業(yè)內(nèi)部的物資量變化信息庫(kù)。在企業(yè)外部信息的傳遞中，企業(yè)要為廠商提供必要的信息和技術(shù)支持，還要考慮信息平臺(tái)的兼容性，并為廠商提供優(yōu)良的信息平臺(tái)，從而為加強(qiáng)交流溝通和提高采購(gòu)管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性提供技術(shù)支持。此外，還要與物資供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同，制訂長(zhǎng)期契約，且明確契約中的條款和規(guī)定，從而完善企業(yè)和供應(yīng)商之間的認(rèn)證制度，穩(wěn)定電力企業(yè)與供應(yīng)商之間的長(zhǎng)期合作關(guān)系。
2.2庫(kù)存管理
電力企業(yè)庫(kù)存管理是物資管理中的主要工作。企業(yè)的庫(kù)存量決定了物資量，由于庫(kù)存量會(huì)不定期變化，因此，在企業(yè)庫(kù)存管理中，應(yīng)根據(jù)不同的實(shí)際情況，采取不同的庫(kù)存管理方法。對(duì)于長(zhǎng)期給電力企業(yè)提供物資的廠商，應(yīng)按照自身的物資需求在倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行長(zhǎng)期代儲(chǔ)，并在使用物資后定期付款，這種方法主要應(yīng)用于一類物資；對(duì)于二類物資和三類物資而言，可根據(jù)電力企業(yè)的實(shí)際需求，由單位按照計(jì)劃送貨，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)“零庫(kù)存”；對(duì)于企業(yè)中第三產(chǎn)業(yè)組織生產(chǎn)的產(chǎn)品，應(yīng)充分利用其優(yōu)勢(shì)，遵循“用多少、提供多少”的原則，直接運(yùn)送至使用單位，運(yùn)達(dá)后再結(jié)算；對(duì)于供應(yīng)正常的電力物資，應(yīng)應(yīng)用期貨合同運(yùn)送模式，以減少庫(kù)存量。
2.3合同管理
要想提高合同管理的效率，就要掌握供貨合同的具體內(nèi)容、電力項(xiàng)目建設(shè)施工的具體情況和物資生產(chǎn)的運(yùn)輸情況，并將了解到的工程材料的生產(chǎn)和運(yùn)輸情況定期傳達(dá)至業(yè)主；采用先進(jìn)的管理設(shè)備，選取專業(yè)的管理人員代保管合同管理；物資管理人員要定期獲取真實(shí)的合同備料，了解生產(chǎn)和運(yùn)輸情況，定期開展設(shè)備管理會(huì)議，并將物資信息通報(bào)給業(yè)主；合同管理人員應(yīng)及時(shí)與廠商取得聯(lián)系，順利完成設(shè)備的生產(chǎn)和發(fā)運(yùn)，及時(shí)統(tǒng)計(jì)和整理匯報(bào)給業(yè)主的相關(guān)信息，定期與廠商交流設(shè)備的發(fā)運(yùn)情況；根據(jù)設(shè)備標(biāo)志選取不同的隔離管理方式，將專業(yè)設(shè)備和工具隔離存放；加強(qiáng)廠商管理，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)估，從而建立長(zhǎng)期、穩(wěn)定的合作關(guān)系，降低采購(gòu)成本。
3結(jié)束語(yǔ)
1石油工程企業(yè)現(xiàn)在合同管理中存在的問題
石油工程企業(yè)業(yè)務(wù)涉及業(yè)務(wù)范圍廣，點(diǎn)多線長(zhǎng)，雖然已加大了合同管理力度，但仍存在審查、簽訂、審批等不規(guī)范、不科學(xué)、不嚴(yán)格的問題，履行合同缺少應(yīng)有的約束，甚至有些處于放任狀態(tài)。（1）合同簽訂不規(guī)范，隨意，簽訂條款對(duì)公司不利。①簽訂合同隨意。目前，仍存在合同起草不規(guī)范，無專人擬定，專業(yè)的部門和管理人員不參與的問題，出現(xiàn)問題時(shí)便會(huì)出現(xiàn)“我不知道”“我說過的”“我告訴 過…”“我們說好了的”這些無理無據(jù)的情況。②合同內(nèi)容不科學(xué)不完善，存在違約責(zé)任條款無約定或約定含糊、質(zhì)量要求不具體無法罪責(zé)、文字表述有異意的情況，例如：外包施工內(nèi)合同，合同中僅約定2年內(nèi)完成工期，無具體約定到某個(gè)時(shí)間段需要完成的工作量，也沒有違約需要承擔(dān)的責(zé)任，導(dǎo)致公司在處理糾紛時(shí)陷入麻煩，非常被動(dòng)。（2）合同管理效率低、無人執(zhí)行和跟進(jìn)，合同變成格式性的東西，無實(shí)際約束、保護(hù)的意義。如一些石油工程企業(yè)簽訂的一些工程外包類合同，簽完便完，執(zhí)行到哪一步也無人追責(zé)，執(zhí)行、追蹤無統(tǒng)一管理，經(jīng)常出現(xiàn)合同履行階段執(zhí)行無序，沒人監(jiān)督、辦事效率低的情況。（3）無系統(tǒng)的存檔管理規(guī)定。石油工程施工項(xiàng)目時(shí)間一般會(huì)比較長(zhǎng)，不是三五天就可以解決的，但因?yàn)楣芾淼碾S意性和辦公地點(diǎn)的移動(dòng)性，沒有系統(tǒng)的檔案管理規(guī)定，有時(shí)候甚至導(dǎo)致一兩年后發(fā)生糾紛，需要參照合同，卻發(fā)現(xiàn)合同找不到的情況。（4）合同經(jīng)辦人及履約人員意識(shí)薄弱，總覺得就口頭約定便好，在合同履行過程中的一些問題解釋、答復(fù)及合同補(bǔ)充或變更條款中口頭交流便完事，無任何書面公函交流和約定，無從保護(hù)公司的利益，從而造成了一些不必要的糾紛和損失。
2加強(qiáng)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的辦法
合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理必須是全過程的、系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的，從洽談、草擬、簽訂、生效、執(zhí)行，直到該合同失效為止，所以要求企業(yè)不僅要重視簽訂前的管理，更加要重視簽訂后的管理，如合同執(zhí)行、修改、變更與補(bǔ)充等。筆者認(rèn)為應(yīng)該從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，從四個(gè)階段（合同準(zhǔn)備簽訂階段管理、合同簽訂階段、合同履行階段與合同履行后糾紛階段）建立完善的合同標(biāo)準(zhǔn)化管理運(yùn)行機(jī)制。要制定合同標(biāo)準(zhǔn)管理流程，管理制度明確各部門職責(zé)和權(quán)限，并通過流程和制度來約束各部門以保障標(biāo)準(zhǔn)化合同管理。（1）專業(yè)的律師及專業(yè)管理部門人員共同起草和過目。合同是有專業(yè)的合同法對(duì)其進(jìn)行要求和約束的，企業(yè)律師和專業(yè)管理部門都有其專長(zhǎng)，所謂專業(yè)的人做專業(yè)的事情，讓他們起草合同，才能充分發(fā)揮其作用，才能從源頭開始保證合同質(zhì)量。（2）建立合同評(píng)審流程及審核制度，在合同簽訂前需對(duì)簽約的另一方的主體資格、信用、履行能力等進(jìn)行資信調(diào)查。然后在簽訂的過程中根據(jù)不同合同類型和涉及的金額內(nèi)容，給予不同人員的評(píng)審權(quán)限，例如：在請(qǐng)購(gòu)合同中，多少金額以內(nèi)部門經(jīng)理審批、多少金額總經(jīng)理審批，采購(gòu)部經(jīng)理的職責(zé)和權(quán)限又是什么。建立合同評(píng)審流程，依據(jù)法律風(fēng)險(xiǎn)管理體系和合同審核要點(diǎn)，明確各個(gè)環(huán)節(jié)每個(gè)部門（承辦部門、財(cái)務(wù)部、法律部與采購(gòu)部等）的審核要點(diǎn)。（3）擬定對(duì)外的合同統(tǒng)一規(guī)范合同范本，對(duì)于固定的部門所簽訂的常態(tài)合同（如采購(gòu)、人事、外包等）多用框架合同，減少出錯(cuò)率，擬定人員根據(jù)各業(yè)務(wù)內(nèi)容、各部門的不同需求，制作不同版本的框架合同，以供使用，并定期更新、修改、完善現(xiàn)有版本，以使合同條款達(dá)到最優(yōu)。（4）制定嚴(yán)格的合同檔案管理制度，專人專崗進(jìn)行合同檔案管理，所有合同須進(jìn)行歸檔，電子掃描件和紙件合同均需分類、編號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一加密管理，根據(jù)不同合同的情況，保證合同一式三份，對(duì)方一份，公司兩份以上，一份給予檔案管理部門存檔使用，一份給予合同承辦部門，所有合同調(diào)取、查閱均需有固定的審批流程，合同的失效銷毀也應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一申請(qǐng)，在監(jiān)督部門監(jiān)督下執(zhí)行。（5）改變、強(qiáng)化合同執(zhí)行人員的合同管理觀念。通過培訓(xùn)、講解等方式影響合同執(zhí)行人員，讓他們明白，在對(duì)外交流中（如施工過程中、人事糾紛中）出現(xiàn)的所有問題都必須索要正規(guī)的書面手續(xù)（溝通函、確認(rèn)函、說明書等），而且凡是對(duì)企業(yè)有利的，都需要按照規(guī)定的方式進(jìn)行記錄、簽字證明，以便企業(yè)在維權(quán)工作中占據(jù)有利地位。
3企業(yè)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要性
企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)發(fā)展的保障，不及可以防范風(fēng)險(xiǎn)、降低成本、維護(hù)合法利益，是公司經(jīng)營(yíng)管理成敗的重要因素，還可以提高企業(yè)工作效率，提升企業(yè)形象，提升員工的素質(zhì)和積極性，為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)價(jià)值。（1）進(jìn)行合同標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以避免或減少由于合同糾紛帶來的企業(yè)損失，并且可以有效地防范和化解經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程更加順利，從而達(dá)到規(guī)避企業(yè)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)的目的。（2）通過建立完善的合同管理體制和制度，可以降低溝通成本。石油施工類企業(yè)是個(gè)龐大的整體，涉及的合同不只是企業(yè)外部合同，還有企業(yè)內(nèi)部合同。合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，可以保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容、各自承擔(dān)的責(zé)任、工作程序、完成時(shí)間等用標(biāo)準(zhǔn)化形式加以確定，不僅可以加強(qiáng)管理的有效性，還可使企業(yè)內(nèi)外相互協(xié)調(diào)和約束，為企業(yè)的生產(chǎn)方式、供應(yīng)管理等先進(jìn)管理模式創(chuàng)造條件。（3）通過標(biāo)準(zhǔn)化提升員工工作效率。合同標(biāo)準(zhǔn)化管理，一方面可以提供固定的程序讓員工遵循，避免每簽訂一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情況；另一方面，給予員工一定的自由，在遵循工作規(guī)范的基礎(chǔ)上，進(jìn)行創(chuàng)新創(chuàng)意，鼓勵(lì)員工去發(fā)現(xiàn)問題，改善現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)合同，吸納員工的好建議。這種方式可以讓員工有很高的成就感，使其工作態(tài)度變得積極，愿意與企業(yè)共同成長(zhǎng)。（4）通過標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升企業(yè)形象。標(biāo)準(zhǔn)的合同管理能使與企業(yè)接觸的人感到企業(yè)的規(guī)范和秩序，以及企業(yè)員工在工作中嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，有助于企業(yè)企業(yè)樹立良好的商業(yè)信用及形象。
4結(jié)語(yǔ)
現(xiàn)在社會(huì)是法律社會(huì)，不論企業(yè)性質(zhì)、行業(yè)如何，企業(yè)都需要通過合同來開展銷售、采購(gòu)、工程等系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。為了保護(hù)自身的合法利益，企業(yè)也需要通過企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化來提高合同管理的水平。當(dāng)前，企業(yè)合同管理已不再是簡(jiǎn)單的委托、承諾、簽約，而是一種全過程、全方位的科學(xué)管理手段。在簽訂標(biāo)準(zhǔn)化的合同的過程中，企業(yè)首先需要對(duì)市場(chǎng)及合作方進(jìn)行調(diào)查、預(yù)測(cè)，然后再協(xié)商溝通、簽訂，最后執(zhí)行、監(jiān)督檢查、處理合同的各項(xiàng)爭(zhēng)議及糾紛。只有合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)才能全面地履行合同條約，才能合理地規(guī)避和防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)良好的企業(yè)信譽(yù)，保證按部就班地實(shí)現(xiàn)預(yù)定的施工計(jì)劃，不斷地提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，避免經(jīng)濟(jì)糾紛，進(jìn)而使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。
作者:牛蕩 單位:中石化華北石油工程有限公司
參考文獻(xiàn):
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【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)；開發(fā)企業(yè)；成本；采購(gòu)，制衡體系
房地產(chǎn)企業(yè)的成本管理工作通常分為四個(gè)核心職能要素，即成本職能要素、審算職能要素、合約職能要素和采購(gòu)職能要素。目前面臨的矛盾是如何使成本管理中的這些職能要素既相互貫穿、有機(jī)結(jié)合，又相互約束、權(quán)力制衡，以確保管控目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
一、職能要素不清帶來的問題
成本管理即使采用集團(tuán)授權(quán)的強(qiáng)控模式，但如果管理的職能沒有理清，同樣會(huì)產(chǎn)生以下兩方面的問題：
1、職能混亂，工作重心偏離
成本、審算、合約、采購(gòu)均在成本部的職能范圍內(nèi)，如沒理清崗位職責(zé)，一個(gè)人的工作可能就涵蓋了從成本策劃到招標(biāo)、簽合同、辦付款、做結(jié)算等全部的成本管理內(nèi)容，受專業(yè)及精力的限制，常會(huì)導(dǎo)致工作混亂，重心偏離。
為完成招標(biāo)任務(wù)，成本人員把絕大部分精力耗費(fèi)在與設(shè)計(jì)、工程、供應(yīng)商等內(nèi)外部客戶的溝通上，卻將成本策劃、目標(biāo)成本、合約規(guī)劃、工程量清單編制、商務(wù)分析、認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)、預(yù)算核對(duì)、合同結(jié)算、動(dòng)態(tài)成本和后評(píng)估等精細(xì)化的成本工作邊緣化，造成該細(xì)算的算不細(xì)，該做強(qiáng)的做不強(qiáng)。一心只想早日完成定標(biāo)任務(wù)，逐漸脫離了目標(biāo)成本的約束，甚至在房子全部賣完，收入已基本鎖定后才發(fā)現(xiàn)動(dòng)態(tài)成本大幅超過目標(biāo)，成本失控了，犧牲的就只能是利潤(rùn)。
2、職責(zé)崗位相融，采購(gòu)權(quán)力不能有效制衡。
采購(gòu)?fù)ǔ７譃楣?yīng)商管理、招標(biāo)管理、評(píng)標(biāo)管理和定標(biāo)管理四個(gè)環(huán)節(jié)。按采購(gòu)權(quán)力的制衡機(jī)制應(yīng)分不同的業(yè)務(wù)部門，各部門各司其職，又相互制約，讓采購(gòu)業(yè)務(wù)“公開、公平、公正”地透明化運(yùn)作。
但實(shí)際上，盡管有工程部負(fù)責(zé)供方管理，而組織招標(biāo)、評(píng)標(biāo)分析和定標(biāo)報(bào)告基本都在成本部的操作和管控之下，招標(biāo)決策小組因?qū)I(yè)、精力及時(shí)間上的原因，其實(shí)并沒發(fā)揮太大作用，實(shí)質(zhì)上是由成本部門在主導(dǎo)定標(biāo)權(quán)和定價(jià)權(quán)，這種職責(zé)崗位相融的模式，就使得采購(gòu)權(quán)利不能得到有效制衡。
二、職能拆分，實(shí)現(xiàn)成本和采購(gòu)的結(jié)合與制衡。
針對(duì)業(yè)務(wù)管理存在的問題，對(duì)管理職能可以作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，進(jìn)行職能拆分，分別建立成本和采購(gòu)兩套管理體系，以業(yè)務(wù)導(dǎo)向?yàn)楣芾韺?duì)象，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)體系間的有機(jī)結(jié)合與制衡。
成本管理體系強(qiáng)調(diào)以控制項(xiàng)目為管理對(duì)象，指導(dǎo)和統(tǒng)一集團(tuán)各地區(qū)公司成本管控模式和流程制度。其核心思想是“135”管理模式，即一條主線：以合約規(guī)劃之合同為管理主線，管控項(xiàng)目總體成本：三個(gè)關(guān)鍵：分級(jí)管控（組織與授權(quán)）、成本知識(shí)（專業(yè)與技能）和管理工具（制度與流程）；五個(gè)模板：成本策劃模板、目標(biāo)成本模板、合約規(guī)劃模板、動(dòng)態(tài)成本模板、歷史成本數(shù)據(jù)模板。內(nèi)容主要包括組織保障、成本策劃、成本優(yōu)化、預(yù)警強(qiáng)控、動(dòng)態(tài)成本、成本后評(píng)估、成本數(shù)據(jù)庫(kù)、工程量招標(biāo)清單、商務(wù)回標(biāo)分析、施工圖預(yù)算核對(duì)、認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)、變更簽證。工程結(jié)算等方面。
采購(gòu)管理體系強(qiáng)調(diào)以目標(biāo)成本為約束的管理行為，指導(dǎo)和統(tǒng)一集團(tuán)各地區(qū)公司采購(gòu)管控模式和流程制度，其核心目標(biāo)是強(qiáng)化戰(zhàn)略采購(gòu)、規(guī)范采購(gòu)流程、優(yōu)化采購(gòu)氛圍、降低采購(gòu)成本、提高采購(gòu)效率。內(nèi)容主要包括組織保障、供應(yīng)商管理、資金計(jì)劃管理、采購(gòu)信息管理、招標(biāo)采購(gòu)管理、采購(gòu)合同管理、認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)合同、合同付款管理、產(chǎn)品開發(fā)管理、合同履約及問題協(xié)調(diào)管理等方面。
三、成本管理的組織轉(zhuǎn)型
在集團(tuán)層面，將原來的成本管理部拆分為成本審算管理部和合約采購(gòu)部：地區(qū)公司層面也相應(yīng)由原來的成本部拆分為成本審算部和合約采購(gòu)部，同時(shí)把供應(yīng)商管理的職能以及從工程部劃到合約采購(gòu)部，資金計(jì)劃（主要是指開發(fā)成本四項(xiàng)費(fèi)用）管理的職能從工程部劃到合約采購(gòu)部，加強(qiáng)對(duì)目標(biāo)成本執(zhí)行力方面的管理力量。
1、成本策劃
在完成產(chǎn)品定位之后、方案設(shè)計(jì)之前，由成本審算部依據(jù)定位報(bào)告，結(jié)合拿地時(shí)設(shè)定的項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)指標(biāo)進(jìn)行成本策劃，形成《成本策劃編制作業(yè)指引》。
依據(jù)《指引》，“開發(fā)四費(fèi)可用成本=預(yù)期售價(jià)-預(yù)計(jì)的利潤(rùn)-土地成本“。同時(shí)，以產(chǎn)品定位報(bào)告為依據(jù)測(cè)算成本，把測(cè)算的成本與四費(fèi)可用成本作比照，如低于可用成本則表明定位報(bào)告可行，反之則調(diào)整。并將測(cè)算時(shí)的結(jié)構(gòu)含量指標(biāo)、建筑指標(biāo)、部品部件的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)傳遞給設(shè)計(jì)部門，由設(shè)計(jì)部在方案設(shè)計(jì)時(shí)進(jìn)行限額設(shè)計(jì)，這樣就可在設(shè)計(jì)源頭控制住成本，也便于指導(dǎo)下一階段目標(biāo)成本的編制。
2、目標(biāo)成本
目標(biāo)成本為項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)提供控制方向，指導(dǎo)合約規(guī)劃編制，按出圖階段分四個(gè)版本，即定位版目標(biāo)成本（概念設(shè)計(jì)后20個(gè)工作日編制）、方案版目標(biāo)成本（方案設(shè)計(jì)后15個(gè)工作日編制）、擴(kuò)版目標(biāo)成本（擴(kuò)版設(shè)計(jì)后15個(gè)工作日編制）、施工圖版目標(biāo)成本（施工圖后15個(gè)工作日編制）。原則上，每一版之間允許存在3%左右的偏差率。
施工圖版目標(biāo)成本為最終執(zhí)行成本，是指導(dǎo)營(yíng)銷定價(jià)和財(cái)務(wù)盈利預(yù)測(cè)的依據(jù)，所以要求在取得施工許可證后、開盤預(yù)售前一定要完成編審。在執(zhí)行過程中，如有不可預(yù)見的因素導(dǎo)致成本變化，要按成本追加程序辦理，這樣有利于動(dòng)態(tài)成本的管理和成本異常原因分析，為此要配統(tǒng)一的《標(biāo)準(zhǔn)成本科目》、《目標(biāo)成本編制作業(yè)指引》、《成本追加作業(yè)指引》、《目標(biāo)管理辦法》等應(yīng)用工具和模板。
3、合約規(guī)劃
合約規(guī)劃是目標(biāo)成本和動(dòng)態(tài)成本的紐帶，是采購(gòu)計(jì)劃和資金計(jì)劃編制的依據(jù)，能有效知道和約束采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施。合約規(guī)劃需要成本、采購(gòu)、工程等相關(guān)部門共同參與。比如：在合約體系上，采購(gòu)部事先規(guī)劃要多少累、多少個(gè)合同，每個(gè)合同的范圍、采購(gòu)方式、上午條件等；標(biāo)段劃分上，工程部規(guī)劃樣板區(qū)和非樣板區(qū)以及場(chǎng)地安排、每類合同的發(fā)包范圍和預(yù)計(jì)進(jìn)場(chǎng)時(shí)間等；成本部將目標(biāo)成本中相對(duì)應(yīng)的合同中，確定該項(xiàng)合同在采購(gòu)時(shí)控制的目標(biāo)成本。
合約規(guī)劃隨不同的版本的目標(biāo)成本調(diào)整而調(diào)整，原則上在每版目標(biāo)成本標(biāo)準(zhǔn)下發(fā)10個(gè)工作日完成編制，具體的應(yīng)用工具是《合約規(guī)劃編制作業(yè)指引》。
4、采購(gòu)計(jì)劃
采購(gòu)計(jì)劃主要落實(shí)合約規(guī)劃中各類采購(gòu)的實(shí)施與控制，為項(xiàng)目資金計(jì)劃編制提供依據(jù)。在每版合約規(guī)劃下發(fā)后5個(gè)工作日內(nèi)，由采購(gòu)部按《采購(gòu)計(jì)劃編制作業(yè)指引》編制。采購(gòu)計(jì)劃的合約體系由合約規(guī)劃轉(zhuǎn)化而來，時(shí)間確定后便固化，在版本執(zhí)行階段不可調(diào)整，目的是要與實(shí)際執(zhí)行的情況作對(duì)比分析。采購(gòu)計(jì)劃管控的節(jié)點(diǎn)主要有五個(gè)：招標(biāo)策劃審批、招標(biāo)文件審批、中標(biāo)審批、合同審批、合同復(fù)核。
5、資金計(jì)劃
資金計(jì)劃核心目的和作用是提高資金使用率。按《資金計(jì)劃編制做指引》，年度資金計(jì)劃在次年1月5日上報(bào)，月度資金計(jì)劃在每月5日上報(bào)。結(jié)合年度工程投資預(yù)算，每次付款時(shí)核對(duì)計(jì)劃，控制年度工程投資預(yù)算支出偏差，控制現(xiàn)金流量，提高資金使用率。
6、招標(biāo)采購(gòu)
采購(gòu)時(shí)執(zhí)行目標(biāo)成本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，原則上，要求先有目標(biāo)成本，并轉(zhuǎn)化成合約規(guī)劃，形成了采購(gòu)計(jì)劃后才可以實(shí)施采購(gòu)行為。在紙面流程管理階段，還可以人情通融，但上升到IT管理后，就沒有人情可講，系統(tǒng)是只認(rèn)指令不認(rèn)人。因此，在該系統(tǒng)上要盡可能的磨合，培養(yǎng)強(qiáng)有力的執(zhí)行力，并在采購(gòu)環(huán)節(jié)上出臺(tái)更多的實(shí)用工具，如《供應(yīng)商管理辦法》、《工程采購(gòu)類別作業(yè)指引》、《采購(gòu)管理制度》、《招標(biāo)采購(gòu)管理辦法》、《合同管理辦法》、《合同付款作業(yè)指引》等。
結(jié)語(yǔ)：這個(gè)管理模型圖要有效實(shí)施，需借助信息化的管理工具。建議將管理模型的業(yè)務(wù)流和信息流全部實(shí)現(xiàn)信息化，能更加有效地推動(dòng)變個(gè)，提高業(yè)務(wù)執(zhí)行力，管理才能到位。而在上升到信息化管理前，要先進(jìn)行流程磨合和思維過渡。
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關(guān)鍵詞：采購(gòu)業(yè)務(wù)；采購(gòu)管理；內(nèi)部控制
中圖分類號(hào)：F253.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2013）12-0-01
采購(gòu)，是指購(gòu)買物資或接受勞務(wù)及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。采購(gòu)管理是計(jì)劃下達(dá)、采購(gòu)單生成、采購(gòu)單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票的收集到采購(gòu)結(jié)算的采購(gòu)活動(dòng)的全過程，對(duì)采購(gòu)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)執(zhí)行過程的科學(xué)管理。內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策與程序。采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的起點(diǎn)，也是企業(yè)最容易出漏洞的環(huán)節(jié)。如果不健全采購(gòu)的管理與內(nèi)部控制，勢(shì)必出現(xiàn)庫(kù)存增加、采購(gòu)價(jià)格不實(shí)和產(chǎn)品質(zhì)量低劣、出現(xiàn)舞弊等現(xiàn)象，從而使企業(yè)的生產(chǎn)成本大幅上升。企業(yè)采購(gòu)的物資和商品，在很大程度上決定了企業(yè)的生存和發(fā)展，同時(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)的完成需要有技術(shù)、供應(yīng)、質(zhì)檢、庫(kù)房、財(cái)務(wù)各部門共同協(xié)助完成。企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，全面梳理采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，完善采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購(gòu)計(jì)劃，明確請(qǐng)購(gòu)、審批、購(gòu)買、驗(yàn)收、付款、采購(gòu)后評(píng)估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)，建立價(jià)格監(jiān)督機(jī)制，定期檢查和評(píng)價(jià)采購(gòu)過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效的管理流程和控制措施，確保物資采購(gòu)滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要。
一、采購(gòu)需求請(qǐng)購(gòu)與審批
企業(yè)要強(qiáng)化采購(gòu)需求的管理，各部門需求計(jì)劃以項(xiàng)目管理形式與設(shè)計(jì)、技術(shù)、工程、生產(chǎn)等部門及時(shí)進(jìn)行信息交流和溝通及現(xiàn)場(chǎng)實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)，來明確數(shù)量、資金、訂貨要求和時(shí)間，確保需求計(jì)劃物資的準(zhǔn)確性。
建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，明確相關(guān)部門或人員的責(zé)任權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)審批程序。使用部門根據(jù)需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存物資情況編制采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，交采購(gòu)部門，采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單歸類匯總，結(jié)合在途材料情況和市場(chǎng)變化，科學(xué)統(tǒng)籌安排采購(gòu)計(jì)劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。對(duì)于超計(jì)劃和計(jì)劃外采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再辦理采購(gòu)申請(qǐng)手續(xù)。
二、供應(yīng)商的選擇與控制
供應(yīng)商的管理是企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。企業(yè)加強(qiáng)采購(gòu)渠道的管理，可以保證選擇供應(yīng)商的行為公平、公正、公開，降低采購(gòu)物資的成本、節(jié)省采購(gòu)費(fèi)用。企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，由采購(gòu)部門和相關(guān)部門共同參與詢價(jià)程序，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商信息。在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。
三、采購(gòu)合同協(xié)議的控制、價(jià)格的審核
建立合同管理制度，構(gòu)造合同簽訂的流程，明確相關(guān)人員的權(quán)利和責(zé)任，擬訂合同文本時(shí)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確表述合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。及時(shí)與供應(yīng)商簽訂符合國(guó)家法規(guī)的附有編號(hào)的合同，按照采購(gòu)權(quán)限規(guī)定，由各級(jí)授權(quán)人進(jìn)行審核，如：合同數(shù)量是否與請(qǐng)購(gòu)單一致。合同審核同意后，加蓋合同專用章。對(duì)于涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，如果影響重大，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判，必要時(shí)聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作。
制定科學(xué)的采購(gòu)定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢比價(jià)采購(gòu)、談判采購(gòu)等多種方式，科學(xué)合理地確定采購(gòu)價(jià)格。對(duì)于價(jià)格管理，價(jià)格管理人員要整理收集各種物資的價(jià)格信息、成交的歷史價(jià)格信息、供應(yīng)商產(chǎn)品報(bào)價(jià)信息來確定物資采購(gòu)的價(jià)格，定期研究常用物資的成本構(gòu)成與市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，確定物資品種的采購(gòu)執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格。建立采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，定期開展重要物資的市場(chǎng)供求形勢(shì)及價(jià)格走勢(shì)商情分析并合理利用。
四、采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)的控制
企業(yè)應(yīng)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格的物資驗(yàn)收管理制度，明確相關(guān)檢測(cè)、倉(cāng)管人員的權(quán)限和責(zé)任。建立采購(gòu)驗(yàn)收程序、方法、標(biāo)準(zhǔn)，由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對(duì)對(duì)入庫(kù)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后轉(zhuǎn)由倉(cāng)管人員對(duì)物資數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)進(jìn)行驗(yàn)收。若驗(yàn)收合格，由倉(cāng)管人員填寫入庫(kù)單，經(jīng)送貨人員簽字確認(rèn)分別傳給財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門，并記錄倉(cāng)庫(kù)存貨日記賬。對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理，給企業(yè)造成損失的，采購(gòu)部門要按照合同約定向有關(guān)單位進(jìn)行索賠。
五、采購(gòu)結(jié)算付款的申請(qǐng)審批與執(zhí)行
在辦理結(jié)算業(yè)務(wù)時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核采購(gòu)合同規(guī)定、采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性并及時(shí)入賬。經(jīng)辦人員編制付款計(jì)劃、填寫，各部門審批后，財(cái)務(wù)部門依據(jù)付款申請(qǐng)單對(duì)付款進(jìn)行復(fù)核后，選擇合理的付款方式付款。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購(gòu)付款的管理，完善付款流程，防止企業(yè)資金損失或信用受損。加強(qiáng)對(duì)預(yù)付款和定金的管理，定期對(duì)大額或長(zhǎng)期預(yù)付款進(jìn)行追蹤核查。指定專人定期與供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。
完善對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理與控制，不僅能夠較好地保證物資供應(yīng)順暢，使其與生產(chǎn)和銷售等各環(huán)節(jié)緊密銜接，還可以有效降低采購(gòu)成本，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的預(yù)期目標(biāo)。
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關(guān)鍵詞 采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制
中圖分類號(hào)：F253文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
公司采購(gòu)流程運(yùn)行成功與否將直接影響到單位生產(chǎn)流程、銷售流程以至整個(gè)供應(yīng)鏈流程。在現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中，采購(gòu)已變得越來越重要，它是保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)順利開展的首要環(huán)節(jié)。只有控制好本環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，找出存在的問題和解決辦法，才能合理保證企業(yè)供應(yīng)鏈的穩(wěn)定與高效。中天能源有限公司為了控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)本公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的流程進(jìn)行了梳理，分析了存在的主要風(fēng)險(xiǎn)和實(shí)際操作中存在的問題與不足，并相應(yīng)找出了與之匹配的應(yīng)對(duì)問題與降低風(fēng)險(xiǎn)的辦法，公司將此項(xiàng)業(yè)務(wù)作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，建立和實(shí)施一套統(tǒng)一、高質(zhì)量的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系，通過不斷更新完善此體系，不僅提高了企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，而且促進(jìn)了公司在同類企業(yè)中的競(jìng)爭(zhēng)能力，為公司健康穩(wěn)定發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。
一、采購(gòu)的主要風(fēng)險(xiǎn)
由于公司目前處于項(xiàng)目建設(shè)期，采購(gòu)成本占工程總成本的比例很大，并且設(shè)備及材料的質(zhì)量好壞和能否及時(shí)送達(dá)也直接影響工程質(zhì)量和進(jìn)度，在采購(gòu)過程中，存在許多人為和市場(chǎng)方面的不確定因素，可能導(dǎo)致無法實(shí)現(xiàn)既定的采購(gòu)目標(biāo)，從而給公司造成損失。
（一）存在采購(gòu)制度風(fēng)險(xiǎn)。公司采購(gòu)制度缺失，因而形成采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的缺陷。中天公司成立不久，屬項(xiàng)目建設(shè)的初期階段，許多業(yè)務(wù)的管理制度和規(guī)范尚未建立，有的制度雖然已經(jīng)建立，但存在制度本身由于崗位設(shè)置缺失等原因?qū)е碌牟灰?guī)范、不細(xì)致、不相容職務(wù)未分離、與公司項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況不銜接等情況，使工程采購(gòu)工作無章可依，存在工程采購(gòu)工作混亂的局面。
（二）存在采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)，沒有形成規(guī)范的采購(gòu)計(jì)劃或采購(gòu)計(jì)劃安排不合理，市場(chǎng)變化的趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，工程圖紙?jiān)O(shè)計(jì)存在缺陷，沒有專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃的制定，或采購(gòu)計(jì)劃本身制定的不合理，可能導(dǎo)致未及時(shí)提出采購(gòu)需求或提出的采購(gòu)需求不恰當(dāng)，影響工程建設(shè)進(jìn)度或造成資源閑置的浪費(fèi)。
（三）存在招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)。公司的招標(biāo)管理制度不完善，或已經(jīng)制定的合理的制度未能嚴(yán)格執(zhí)行。包括未嚴(yán)格按工程供應(yīng)商中標(biāo)管理流程進(jìn)行招標(biāo)，招標(biāo)文件編制不完善，不全面，不合理，招標(biāo)采購(gòu)程序不規(guī)范，導(dǎo)致采購(gòu)合同簽訂障礙，或供應(yīng)商選擇不當(dāng)，甚至可能導(dǎo)致舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，從而極大地影響工程項(xiàng)目的質(zhì)量和成本。
（四）供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)未能建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，未能確定合格供應(yīng)商清單，導(dǎo)致選擇供應(yīng)商上存在極大的盲目性，對(duì)供應(yīng)商的考察、評(píng)定往往匆忙、不客觀、不準(zhǔn)確，可能導(dǎo)致公司與資質(zhì)較差、信譽(yù)不佳的供應(yīng)商合作，不僅會(huì)引發(fā)法律糾紛，還會(huì)影響工程項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量，更可能對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成長(zhǎng)遠(yuǎn)的影響。
（五）驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)驗(yàn)收不規(guī)范，驗(yàn)收缺乏管理制度和流程，公司未能對(duì)材料設(shè)備進(jìn)行科學(xué)有效的驗(yàn)收或驗(yàn)收程序不規(guī)范，驗(yàn)收人員專業(yè)性不強(qiáng)，驗(yàn)收不合格品處理不當(dāng)或無人真正去追究，可能導(dǎo)致材料設(shè)備不合格，嚴(yán)重影響工程質(zhì)量，造成工程成本的虛高。
（六）支付風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)存在預(yù)付賬款和定金審批不嚴(yán)，缺乏授權(quán)審批制度，特別是對(duì)大額預(yù)付賬款缺乏監(jiān)控和追蹤核查，同時(shí)缺乏對(duì)預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)的分析程序，存在未按合同約定支付材料設(shè)備預(yù)付款、貨款，可能導(dǎo)致形成資金風(fēng)險(xiǎn)和公司的信譽(yù)損失。
二、工程采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的主要控制措施
為了有效地控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，順利實(shí)現(xiàn)采購(gòu)目標(biāo)，中天公司制定了有效的應(yīng)對(duì)措施。
（一）完善制度體系
中天公司建立健全了《采購(gòu)管理辦法》、《招標(biāo)管理辦法》、《供應(yīng)商引入管理辦法》、《工程采購(gòu)管理流程》、《合同管理辦法》等一系列制度，分別對(duì)公司的采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)方式、招標(biāo)管理、供應(yīng)商管理等進(jìn)行了明確的規(guī)范。
（二）健全采購(gòu)計(jì)劃管理程序
公司建立了采購(gòu)申請(qǐng)制度，依據(jù)購(gòu)買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)和審批程序。公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)相對(duì)集中，避免多頭采購(gòu)或分散采購(gòu)，以提高采購(gòu)業(yè)務(wù)效率，降低采購(gòu)成本，由熟悉市場(chǎng)的采購(gòu)部門人員來決定貨源和發(fā)出購(gòu)貨訂單，這樣可以增強(qiáng)管理控制力度，并能夠?qū)崿F(xiàn)批量采購(gòu)的規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，要嚴(yán)格按照預(yù)算辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)，并根據(jù)市場(chǎng)變化提出合理采購(gòu)申請(qǐng)。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，要先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。
（三）規(guī)范招標(biāo)采購(gòu)
中天公司確立了“以招標(biāo)采購(gòu)為主，以詢比價(jià)、直接委托和零星采購(gòu)為輔”的采購(gòu)原則。
1.招標(biāo)信息。采購(gòu)部根據(jù)項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)計(jì)劃啟動(dòng)單項(xiàng)招標(biāo)，包括招標(biāo)時(shí)間安排、招標(biāo)方式選擇，經(jīng)業(yè)務(wù)主管審訂后報(bào)請(qǐng)成本分管領(lǐng)導(dǎo)審批。招標(biāo)采購(gòu)主管在單項(xiàng)招標(biāo)審批通過后，根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模、特征，編制招標(biāo)信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在主管部門監(jiān)督下招標(biāo)信息。
2.投標(biāo)方資格審查。采購(gòu)部根據(jù)公告規(guī)定的時(shí)間在招標(biāo)主管人員監(jiān)督下，接收潛在投標(biāo)人報(bào)名和組織相關(guān)部門進(jìn)行資格預(yù)審，對(duì)合作良好的承包商，報(bào)名后即可取得競(jìng)標(biāo)資格，并要根據(jù)采購(gòu)金額的大小對(duì)潛在投標(biāo)人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察。
3.確定入圍企業(yè)。招標(biāo)采購(gòu)主管負(fù)責(zé)匯總各部門資質(zhì)材料，并根據(jù)招標(biāo)部門要求準(zhǔn)備相應(yīng)表單和材料編制入圍報(bào)批文件，按公司授權(quán)體系依次提交到部門負(fù)責(zé)人、工程分管領(lǐng)導(dǎo)、成本分管領(lǐng)導(dǎo)分別進(jìn)行審核，審核通過后再報(bào)招投標(biāo)決策機(jī)構(gòu)評(píng)審?fù)ㄟ^。
4.招標(biāo)文件編制與審批。入圍單位確定后，采購(gòu)部組織各部門編制招標(biāo)文件，填寫《招標(biāo)文件會(huì)簽審批單》，經(jīng)工程管理部、項(xiàng)目管理部、法律事務(wù)部、財(cái)務(wù)管理部、成本管理部、審計(jì)部會(huì)簽，依次報(bào)公司經(jīng)理辦公會(huì)審批通過。
5.確定中標(biāo)方。招標(biāo)采購(gòu)主管嚴(yán)格按照《工程供應(yīng)商招標(biāo)采購(gòu)管理流程》組織發(fā)標(biāo)、踏勘與答疑、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)等工作，最后確定中標(biāo)方。
6.簽訂合同。招標(biāo)采購(gòu)主管組織向中標(biāo)單位發(fā)放中標(biāo)通知書，向落標(biāo)單位發(fā)放落標(biāo)通知書，并根據(jù)《合同管理辦法》組織合同簽訂工作。
（四）完善供應(yīng)商管理
供應(yīng)商是工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，供應(yīng)商選擇恰當(dāng)與否將直接影響工程成本和工程質(zhì)量。
1.供應(yīng)商開發(fā)。成本管理部通過公司各項(xiàng)目、各部門以及公開渠道搜集供應(yīng)商資源，開展行業(yè)市場(chǎng)信息調(diào)研，從行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)規(guī)模、主營(yíng)材料、品牌價(jià)格、性能指標(biāo)等方面詳細(xì)了解符合 項(xiàng)目要求的供應(yīng)商信息，組織供應(yīng)商填寫《供應(yīng)商信息登記表》并根據(jù)要求提交相關(guān)資質(zhì)文件。成本管理部對(duì)供應(yīng)商資料進(jìn)行初步審查，審查合格的供應(yīng)商進(jìn)行考察評(píng)審階段。成本管理部組織相關(guān)部門對(duì)工程供應(yīng)商進(jìn)行考察，并將考評(píng)合格者報(bào)公司成本分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批后列入后備供應(yīng)商庫(kù)。
2.供應(yīng)商履約評(píng)價(jià)。成本管理部定期組織相關(guān)部門從供貨能力與生產(chǎn)安裝力量、產(chǎn)品質(zhì)量與安裝質(zhì)量、現(xiàn)場(chǎng)支付與配合情況、竣工驗(yàn)收評(píng)定情況、售后服務(wù)與滿意度等方面對(duì)材料設(shè)備供應(yīng)商進(jìn)行履約評(píng)價(jià)，填寫《材料設(shè)備供應(yīng)商履約評(píng)價(jià)表》并按公司授權(quán)體系提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核通過。對(duì)于不合格的供應(yīng)商，列入《不合格供應(yīng)商庫(kù)》，對(duì)于有待改進(jìn)的，經(jīng)合理授權(quán)審批后由供應(yīng)商進(jìn)行改進(jìn)，并由項(xiàng)目管理部監(jiān)督執(zhí)行情況。
3.供應(yīng)商信息庫(kù)管理。公司建立供應(yīng)商信息庫(kù)，包括《合格供應(yīng)商庫(kù)》、《不合格供應(yīng)商庫(kù)》及《后備供應(yīng)商庫(kù)》。成本管理部負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商信息庫(kù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新管理。
（五）加強(qiáng)工程物資驗(yàn)收
工程物資到貨后，項(xiàng)目管理部組織相關(guān)部門到貨驗(yàn)收。驗(yàn)收過程中，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)按供貨合同驗(yàn)收貨物質(zhì)量，并對(duì)其型號(hào)、規(guī)格等參數(shù)進(jìn)行審核；施工單位負(fù)責(zé)審查其外觀質(zhì)量、數(shù)量并接收。如整批材料設(shè)備都合格，則由施工單位接收并投入施工，如屬部分或全部不合格且無法使用但可重新供貨，則由監(jiān)理單位發(fā)出部分拒收或全部拒收的通知。監(jiān)理單位在發(fā)拒收通知時(shí)應(yīng)考慮是否影響工期，如不影響工期，則安排供應(yīng)商重新發(fā)貨，如影響工期，則及時(shí)通知項(xiàng)目管理部尋找代替方案，并由成本管理部根據(jù)《合同管理流程》辦理索賠。