時(shí)間：2023-07-23 09:24:46
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案文獻(xiàn)管理的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1.系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理是檔案管理諸多原理的理論基礎(chǔ)，其主要含義是指在檔案管理過(guò)程中將所有檔案管理的工作內(nèi)容科學(xué)地匯聚成一個(gè)整體，通過(guò)對(duì)整體工作內(nèi)容的劃分和整合來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的有效規(guī)劃，充分地發(fā)揮檔案管理過(guò)程中每一個(gè)工作環(huán)節(jié)的作用，清除掉檔案管理工作中重復(fù)和不必要的內(nèi)容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行和健康發(fā)展。
2.整合分原理和反饋原理
整合分原理和反饋原理是檔案管理原則中重要的兩項(xiàng)內(nèi)容。其中整合分原理是指在檔案管理的過(guò)程中在系統(tǒng)管理理論的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理整體的工作內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行有序規(guī)范地工作劃分，安排檔案管理工作中各項(xiàng)工作內(nèi)容的負(fù)責(zé)人，針對(duì)他們不同的職責(zé)義務(wù)分派不同的資源和權(quán)利，制定不同的任務(wù)目標(biāo)，根據(jù)這些分項(xiàng)任務(wù)的完成來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作整體任務(wù)目標(biāo)的達(dá)成；而檔案管理中的反饋原理則是指在檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中，各個(gè)部門(mén)對(duì)檔案管理共同完成目標(biāo)以及完成的過(guò)程進(jìn)行綜合的工作反饋，通過(guò)反饋的信息來(lái)顯示檔案管理工作中的優(yōu)缺點(diǎn)，來(lái)制定相應(yīng)的改善措施，進(jìn)一步完善檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量上和效率上的進(jìn)步。
二、現(xiàn)代化檔案管理中檔案管理措施
1.加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)
現(xiàn)代化檔案管理的工作內(nèi)容與計(jì)算機(jī)科技和其它科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用密不可分，檔案工作人員必須加強(qiáng)對(duì)相關(guān)科學(xué)技術(shù)以及先進(jìn)設(shè)備的掌握和應(yīng)用能力，達(dá)到能夠熟練運(yùn)用各種科技設(shè)備和技術(shù)完成檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容和目標(biāo)。對(duì)此，檔案管理單位和部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)，矯正檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作重要性以及檔案管理工作嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)，使其能夠以對(duì)檔案管理工作高度負(fù)責(zé)的態(tài)度為基礎(chǔ)，以熟練掌握科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備為介質(zhì)，以檔案管理單位和部門(mén)分派的任務(wù)目標(biāo)為目標(biāo)，使用各種檔案管理技術(shù)完成檔案管理工作的內(nèi)容，對(duì)自身在檔案管理工作中存在的問(wèn)題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)，保證檔案管理工作的順利實(shí)施，為檔案管理工作的質(zhì)量提升貢獻(xiàn)自身的力量。
2.加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)資料的保護(hù)
現(xiàn)代化檔案管理的主要主體包含電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種，紙質(zhì)檔案相比電子檔案來(lái)說(shuō)保存的難度更大，但保存的價(jià)值也更高，更具有歷史意義。因此，檔案管理單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)資料的保護(hù)，首先檔案管理單位應(yīng)該做好紙質(zhì)資料的數(shù)字化錄入工作，對(duì)紙質(zhì)資料記載的檔案信息實(shí)現(xiàn)與電子內(nèi)容一樣的共同保護(hù)和管理；其次，檔案管理單位應(yīng)該建立紙質(zhì)資料的管理?xiàng)l例和保護(hù)原則，對(duì)紙質(zhì)資料管理工作的規(guī)范性、安全性、效益性和價(jià)值性作出相關(guān)的約束和責(zé)任，對(duì)紙質(zhì)資料管理過(guò)程中的諸多環(huán)節(jié)做好相應(yīng)的監(jiān)控與保護(hù)工作，保證紙質(zhì)資料的任何管理內(nèi)容都能夠有清晰的記錄；最后，檔案管理單位應(yīng)該加強(qiáng)紙質(zhì)資料的保護(hù)工作，對(duì)能夠影響到紙質(zhì)資料存放過(guò)程中的諸多影響因素采取針對(duì)性的防治措施，保證紙質(zhì)資料存放的安全性。
3.加強(qiáng)電子檔案資料的保護(hù)
對(duì)電子檔案資料的保護(hù)工作首先應(yīng)該做好電子檔案資料的整理工作，對(duì)電子檔案的諸多內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃整理，清晰明確的做好電子檔案的歸檔記錄；其次應(yīng)該為電子檔案的保存磁盤(pán)和光盤(pán)做好保護(hù)工作，保證其清潔性和實(shí)用性，對(duì)磁盤(pán)和光盤(pán)的存放位置應(yīng)該保證磁盤(pán)和光盤(pán)各自存放空間的潔凈，保證其不會(huì)在存取或者使用的過(guò)程中發(fā)生摩擦和劃痕損傷。同時(shí)對(duì)存放在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)空間上的電子檔案資料應(yīng)該設(shè)置好相應(yīng)的控制密碼，擁有更加先進(jìn)設(shè)備的檔案管理單位可以采用指紋識(shí)別或者眼膜識(shí)別的方式來(lái)做好電子檔案資料的保護(hù)工作；最后，檔案管理單位應(yīng)該定期對(duì)磁盤(pán)和光盤(pán)內(nèi)的電子檔案內(nèi)容進(jìn)行檢查和對(duì)照，在保證磁盤(pán)光盤(pán)儲(chǔ)存安全的同時(shí)對(duì)電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行檢查，保證電子檔案資料不會(huì)在保存的過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量上的問(wèn)題。
三、結(jié)語(yǔ)
醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作量大、內(nèi)容繁多、手續(xù)復(fù)雜。對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理是優(yōu)化醫(yī)療保險(xiǎn)工作的重要保障。加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)的檔案管理首先是深化國(guó)家社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要。醫(yī)療保險(xiǎn)是我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)五大險(xiǎn)種中覆蓋范圍最廣、涉及的人員類別最多的險(xiǎn)種，它不僅涵蓋城鎮(zhèn)所有用人單位及在職職工，同時(shí)還包含離退休人員與靈活就業(yè)人員。對(duì)城鎮(zhèn)在職職工而言，醫(yī)療保險(xiǎn)需要履行保障責(zé)任；對(duì)離退休人員而言，醫(yī)療保險(xiǎn)還要履行社會(huì)化服務(wù)和管理職能。若缺少完整的檔案管理，不僅阻礙醫(yī)保部門(mén)的工作，甚至影響社會(huì)保險(xiǎn)改革的推進(jìn)。其次可以充分發(fā)揮醫(yī)保檔案的實(shí)用價(jià)值。建立規(guī)范化的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案，可以為醫(yī)保數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和醫(yī)?；鸸芾硖峁┰攲?shí)的第一手資料，為建立科學(xué)、高效的醫(yī)保管理機(jī)制提供強(qiáng)有力的信息支持。此外，規(guī)范化的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案，準(zhǔn)確記錄了參保單位和個(gè)人的參保情況、費(fèi)用記錄等信息，在方便參保人員查閱的同時(shí)，普及醫(yī)保知識(shí)、了解醫(yī)保信息、維護(hù)自身權(quán)益。
二、縣域醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀
（一）醫(yī)保檔案管理制度不健全
由于醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)量巨大，種類繁多，從門(mén)類上來(lái)說(shuō)，包括文書(shū)文件類、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)類、設(shè)備聲像類等，每個(gè)門(mén)類中包含多種資料，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，沒(méi)有與之相匹配的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案因涉及“醫(yī)、保、患、藥”四個(gè)方面，涉及面廣，各縣域醫(yī)療保險(xiǎn)檔案歸屬的管理科室不盡相同，同一人的保險(xiǎn)檔案保存于不同機(jī)構(gòu)，同一類檔案分屬于不同部門(mén)。
（二）醫(yī)保檔案資料收集不完整
由于醫(yī)療保險(xiǎn)服務(wù)人員對(duì)醫(yī)保檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，重視度不夠，而醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作本身較枯燥，很容易致使工作人員產(chǎn)生厭倦的情緒，無(wú)法調(diào)動(dòng)工作積極性，造成醫(yī)療保險(xiǎn)檔案在最初的收集環(huán)節(jié)不順暢，檔案信息不完整。特別是在縣域范圍內(nèi)，部分醫(yī)療經(jīng)辦機(jī)構(gòu)甚至沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的檔案室，對(duì)醫(yī)保檔案的保管不善，收集不齊全，歸檔不及時(shí)，應(yīng)歸檔的檔案分散在各科室和個(gè)人手中，造成參保單位檔案信息不完整。醫(yī)療保險(xiǎn)原始檔案涉及面廣，信息分散，收集起來(lái)耗時(shí)長(zhǎng)，時(shí)效性不突出，同時(shí)對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確性把握較困難，無(wú)法為建立科學(xué)、高效的醫(yī)保管理機(jī)制提供強(qiáng)有力的信息支持，實(shí)效性小。
三、規(guī)范縣域醫(yī)保檔案管理的對(duì)策
（一）健全制度建設(shè)
根據(jù)我國(guó)《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)，在省級(jí)層面制定醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法，統(tǒng)一醫(yī)保檔案分類大綱和保管期限；在市、縣域范圍內(nèi)，制定相關(guān)的規(guī)章制度，統(tǒng)一醫(yī)保檔案管理科室，并將醫(yī)保檔案管理納入科室綜合考核范疇，規(guī)范檔案管理人員職責(zé)，從制度上健全醫(yī)保檔案管理工作。從而構(gòu)建一個(gè)完整的制度體系，讓醫(yī)療保險(xiǎn)相關(guān)人員有章可循，照章辦事。同時(shí)，針對(duì)不同門(mén)類檔案，從其收集、整理、保管、移交到存檔，制定標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。
（二）完善檔案收集
做好醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作，必須廣泛收集各類檔案資料，使各類檔案系統(tǒng)完整，這是提高醫(yī)保檔案信息資源的基礎(chǔ)和前提。做好醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的收集，首先要在“醫(yī)、保、患、藥”四個(gè)方面達(dá)成共識(shí)，從思想層面重視和支持檔案管理工作，尤其是在醫(yī)保管理當(dāng)局，應(yīng)利用各種宣傳手段和渠道，大力宣傳檔案管理工作的重要性，提高醫(yī)保工作全員認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一檔案管理思想，增強(qiáng)醫(yī)保檔案資料收集工作的積極性，加大對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案工作的重視程度；其次，加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案收集工作的實(shí)效性。由于醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息分散，涉及面廣，具有隱蔽性，有時(shí)很難判斷信息的準(zhǔn)確程度。在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案收集的過(guò)程中，要及時(shí)根據(jù)反饋的信息對(duì)原來(lái)的信息進(jìn)行判斷、調(diào)整，以期達(dá)到最佳實(shí)效。
（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 現(xiàn)存問(wèn)題 改革探究
中圖分類號(hào)： R197 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)1672-3791（2016）07（b）-0000-00
醫(yī)院檔案管理工作的重要核心內(nèi)容是檔案，醫(yī)院檔案是用來(lái)記錄醫(yī)院的發(fā)展歷程的，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有著根本性的影響。對(duì)于檔案管理中尤其重要的是患者的病例，病例中記載的是患者就醫(yī)的整個(gè)過(guò)程和階段，從病人的基本信息到最終的治療結(jié)果都是記錄的重點(diǎn)內(nèi)容，這是醫(yī)院的檔案中最應(yīng)該受到重視的[1]。對(duì)于檔案的創(chuàng)新探究，是為了患者提供更好地就醫(yī)條件，提高檔案管理的效率，為醫(yī)院的醫(yī)生提供準(zhǔn)確可靠地依據(jù)，以便醫(yī)生快速做出診斷，以免耽誤患者的病情。同時(shí)也會(huì)提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，增加內(nèi)在優(yōu)勢(shì)。為了強(qiáng)化醫(yī)院的服務(wù)水平，加強(qiáng)醫(yī)院工作人員的責(zé)任意識(shí)，需要對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，首先分析出醫(yī)院檔案的存在問(wèn)題及現(xiàn)狀，根據(jù)現(xiàn)狀總結(jié)出問(wèn)題的導(dǎo)致因素，最后提出針對(duì)醫(yī)院檔案管理的改革和對(duì)策。
1醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題
1.1檔案管理工作人員的管理意識(shí)淡薄
由于部分醫(yī)院的檔案管理工作人員缺乏對(duì)醫(yī)院檔案的重要性的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有完善的考核制度，因此對(duì)于檔案管理的工作存在著不同程度的誤解，認(rèn)為它不重要，這就使得管理人員的管理意識(shí)淡薄[2]。此外，目前很多醫(yī)院都有檔案的管理人員，但是部分醫(yī)院卻沒(méi)有專門(mén)的管理人員，再加上醫(yī)院對(duì)檔案管理不夠重視，導(dǎo)致醫(yī)院缺乏專業(yè)的設(shè)施建設(shè)，使得一些檔案的后期管理受到影響，失去檔案的存在價(jià)值。
1.2檔案管理的從業(yè)人員自身素質(zhì)不夠高
很多醫(yī)院的檔案工作人員并不夠?qū)I(yè)，缺少專業(yè)管理人員，這是很多醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)普遍存在的人才匱乏問(wèn)題。一方面，醫(yī)院的檔案管理是由非檔案專業(yè)的人來(lái)進(jìn)行擔(dān)任的，這里的從業(yè)人員，很多都是從別的專業(yè)轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)，或者從一些不知名的中專學(xué)校、職業(yè)技術(shù)學(xué)校畢業(yè)的，并沒(méi)有非常專業(yè)的管理知識(shí)面。缺乏工作責(zé)任意識(shí)，也沒(méi)有及時(shí)的更新管理知識(shí)。另一方面，醫(yī)院由于對(duì)檔案管理不是很重視，所以在檔案管理人員的培訓(xùn)方面做得也比較少，這就導(dǎo)致檔案管理人員的知識(shí)水平和相關(guān)技能跟不上時(shí)展的節(jié)奏，從而引起檔案管理的從業(yè)人員自身素質(zhì)不夠高。
1.3 醫(yī)院的檔案在分類比較混亂
大多數(shù)醫(yī)院檔案的管理是憑借著經(jīng)驗(yàn)來(lái)掌管，沒(méi)有相應(yīng)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，這就造成檔案的分類缺乏科學(xué)性，界定不明確[3]。檔案的分類范圍界定不清楚，使許多重要內(nèi)容或者應(yīng)該記錄下來(lái)的內(nèi)容缺失。造成檔案的完整性與可靠性下降。使檔案管理混亂分散，使檔案的利用價(jià)值下降。
1.4檔案管理逐漸呈現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化管理的趨勢(shì)
隨著信息化的發(fā)展，檔案管理跟不上信息的發(fā)展，沒(méi)有合理統(tǒng)一的發(fā)展計(jì)劃，缺乏動(dòng)態(tài)性管理，缺乏專業(yè)化的計(jì)算機(jī)人才，對(duì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和信息化造成滯后。從而無(wú)法實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案的信息共享。
2對(duì)于醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新研究
2.1提高醫(yī)院檔案管理人員的管理意識(shí)和工作責(zé)任感
醫(yī)院檔案管理工作人員加強(qiáng)對(duì)檔案的重要性的認(rèn)識(shí)，完善管理的考核制度，使得管理人員的管理意識(shí)增加，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的作用。同時(shí)醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)中也增加專門(mén)的管理人員，建設(shè)專業(yè)的設(shè)施建設(shè)，有效地規(guī)劃，促進(jìn)衛(wèi)生服務(wù)水平的提高[4]。加大管理規(guī)范意識(shí)的宣傳力度，提高工作人員的思想意識(shí)。各部門(mén)要正確有力的貫徹落實(shí)關(guān)于檔案管理的規(guī)章制度，使醫(yī)院等衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的廣大工作人員充分認(rèn)識(shí)到管理檔案的重要性。這份工作不僅僅是關(guān)系到個(gè)人，還關(guān)系到整個(gè)社會(huì)。
2.2有效而廣泛的開(kāi)展關(guān)于檔案管理工作的培訓(xùn)
通過(guò)有效地培訓(xùn)工作，要增加管理專業(yè)人員的隊(duì)伍，加強(qiáng)醫(yī)院等衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)專業(yè)的高度，提高工作人員的整體素質(zhì)。使得每個(gè)工作人員都能勝任所在的崗位，很好地承擔(dān)崗位上的工作。這需要我們積極豐富培訓(xùn)的形式，擴(kuò)充培訓(xùn)的內(nèi)容，同時(shí)注意加強(qiáng)檔案管理人員之間的交流和溝通，并幫助他們樹(shù)立自學(xué)的意識(shí)，切實(shí)形成自學(xué)的習(xí)慣，在工作崗位上不斷提高自己，充實(shí)自己，這就需要我們進(jìn)一步促進(jìn)各政策的落實(shí)，促進(jìn)醫(yī)院的檔案管理工作制度化并有章可循。
2.3 創(chuàng)新檔案管理的模式
由于傳統(tǒng)的檔案管理不能保證檔案的完整性和嚴(yán)謹(jǐn)性，所以我們要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)和借鑒，并根據(jù)自身的特點(diǎn)和實(shí)際，創(chuàng)建一種新的檔案管理模式，為真正提高檔案管理質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。一般情況下來(lái)說(shuō)，新的檔案管理模式需要工作人員重視病例等的整理和交接，劃分檔案的界限要明顯，使每個(gè)檔案都有其應(yīng)有的價(jià)值。嚴(yán)格分類存檔，使檔案管理完善化。這不僅會(huì)提高檔案的利用率，還會(huì)提高醫(yī)生治療患者的效率。
2.4加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化管理規(guī)劃
建立合理統(tǒng)一的發(fā)展計(jì)劃，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)性管理，招聘專業(yè)化的計(jì)算機(jī)人才，對(duì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和信息化資源進(jìn)行高效利用。要各部門(mén)互相配合，共同做好醫(yī)院的的檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案的信息共享[5]。培訓(xùn)高技術(shù)高素質(zhì)的專業(yè)人才，從而提高醫(yī)院的服務(wù)水平，加強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)醫(yī)療的全面發(fā)展。
3討論
社會(huì)的快速發(fā)展帶動(dòng)著醫(yī)療服務(wù)水平的提高，這對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)是一種機(jī)遇，同時(shí)也是一種挑戰(zhàn)。此時(shí)若是把握好機(jī)遇就可以提高醫(yī)院的服務(wù)水平，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新管理，檔案的管理模式和理念都要及時(shí)更新，遵循以人為本的原則，最大程度的調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，更好地為患者服務(wù)。醫(yī)院檔案管理工作的好壞影響著患者的就醫(yī)，也涉及到工作人員是否有責(zé)任感。對(duì)于檔案的創(chuàng)新探究，是為了患者提供更好地就醫(yī)條件，提高檔案管理的效率，為醫(yī)院的醫(yī)生提供準(zhǔn)確可靠地依據(jù)，以便醫(yī)生快速做出診斷，以免耽誤患者的病情[6]。同時(shí)也會(huì)提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，增加內(nèi)在優(yōu)勢(shì)。所以強(qiáng)化醫(yī)院的服務(wù)水平，加強(qiáng)醫(yī)院工作人員的責(zé)任意識(shí)，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理就成為一項(xiàng)很必要的工作。
4結(jié)語(yǔ)
對(duì)于醫(yī)院的檔案管理工作現(xiàn)存的問(wèn)題，找出其根源，并適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行創(chuàng)新改革，把握住機(jī)遇，不斷地加強(qiáng)工作人員對(duì)于檔案管理工作的意識(shí)，加強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。這不僅會(huì)提高檔案的利用率，還會(huì)提高醫(yī)生治療患者的效率。醫(yī)院要引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)是檔案電子化。最終提高人民的健康水平和健康質(zhì)量，這才是進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的真正意義所在。
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關(guān)鍵詞：企業(yè)；文書(shū)管理；創(chuàng)新
文書(shū)管理工作是單位各類檔案資源的分類整合，是在管理工作中必不可少的一部分。它很好的記錄著各單位的各項(xiàng)工作的具體事項(xiàng)，可以反映出企業(yè)單位的規(guī)劃發(fā)展和對(duì)歷史資源的合集。沒(méi)有一成不變的東西，隨著時(shí)代的發(fā)展，老一派的管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)新形式下的要求。文書(shū)管理工作的重要性不言而喻，但現(xiàn)存的文書(shū)管理工作存在一些不足，甚至許多企業(yè)對(duì)文書(shū)管理的工作不加以重視，這些種種不足之處不利于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。因此，及時(shí)對(duì)文書(shū)管理工作的創(chuàng)新，使其提供的檔案信息更加準(zhǔn)確、及時(shí)和完整，足以滿足各方面的需求和當(dāng)今形式的需要。
一、企業(yè)文書(shū)檔案管理工作及意義
企業(yè)文書(shū)管理工作分為文書(shū)處理和檔案管理兩大部分。文書(shū)處理是進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)，另外，檔案管理是文書(shū)處理的延伸及其發(fā)展。檔案是由許許多多的文件所組成的，文件的完美處理能對(duì)檔案工作進(jìn)行良好的支持。對(duì)管理者來(lái)說(shuō)，正確理解文書(shū)處理和檔案管理之間的關(guān)系，可以將文書(shū)檔案管理工作達(dá)到事半功倍的效果。在檔案管理過(guò)程中，如有發(fā)現(xiàn)文書(shū)處理部分的不足，可以及時(shí)調(diào)整。
隨著科技的不斷進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作面臨更加多且雜的文件處理，需要管理的檔案工作日益增多。在信息社會(huì)中，檔案作為重要的資源，逐漸得到社會(huì)的重視。另外，現(xiàn)在的信息形式多種多樣，聲音、圖像和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等都可以運(yùn)用到檔案管理中，為檔案管理提供新的形式[1]。
二、文書(shū)檔案管理工作中的現(xiàn)狀及分析
（1）文書(shū)檔案管理工作中的滯后表現(xiàn)：緊跟時(shí)展的步伐，企業(yè)的各項(xiàng)制度都在慢慢創(chuàng)新，但在管理制度方面，尤其是對(duì)文書(shū)檔案管理的工作不能及時(shí)的得到改進(jìn)。比如說(shuō)企業(yè)中許多部門(mén)和企業(yè)已經(jīng)整改重編，在新的制度下進(jìn)行新的工作，而檔案的管理工作仍然止步不前，有一定的滯后效應(yīng)。而且文書(shū)檔案的管理注重于對(duì)檔案的收集、整理和保管，忽視了其工作上與其他部門(mén)工作的連貫性，明顯滯后于當(dāng)前發(fā)展的腳步。
（2）文書(shū)檔案管理工作中檢索效率不高：文書(shū)檔案檢索分為手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方式，檔案進(jìn)行歸類整理后基本處于放置狀態(tài)，只有當(dāng)真正需要的時(shí)候才進(jìn)行相應(yīng)的查詢。以目前的企業(yè)查詢來(lái)看，檔案的檢索方式大部分屬于手工檢索。首先將檔案進(jìn)行分類整理和編碼，當(dāng)需要尋找指定的檔案時(shí)可以很快的進(jìn)行查找。但隨著檔案的數(shù)量不斷的增加，檢索的效率會(huì)越來(lái)越慢。計(jì)算機(jī)檢索是一種良好的檢索方式，但這種檢索的方式需要對(duì)檔案的內(nèi)容在計(jì)算機(jī)中輸入，并進(jìn)行特定的編碼，這需要耗費(fèi)大量的人力物力，同時(shí)需要文書(shū)檔案管理人員擁有相應(yīng)的技術(shù)的支持。
（3）檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和技能有待提高：由于目前文書(shū)檔案管理工作在我國(guó)得不到相應(yīng)的重視，所以在各個(gè)企業(yè)單位缺少在文書(shū)檔案管理工作的專業(yè)技術(shù)人員。許多在管理工作中的人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)，也沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案的歸類整理、編碼放置都不夠熟練，使工作效率和工作質(zhì)量都相應(yīng)的降低。特別是在當(dāng)前信息化時(shí)代，檔案管理人員不僅要有更高的專業(yè)技能，還需要熟練各種計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。只有在檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)和技能都相對(duì)提高的情況下，才能把文書(shū)檔案的管理工作做的更好。
三、文書(shū)檔案管理工作中的創(chuàng)新措施
（1）管理理念的創(chuàng)新：文書(shū)檔案管理理念的創(chuàng)新是在文書(shū)檔案管理工作的關(guān)鍵。擁有創(chuàng)新意識(shí)是一切工作擁有鮮活生命力的前提。文書(shū)檔案管理的工作人員應(yīng)該及時(shí)更新思想，緊跟時(shí)代的潮流，總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)與不足，時(shí)刻報(bào)以學(xué)習(xí)的狀態(tài)，學(xué)習(xí)新的管理模式運(yùn)用到文書(shū)檔案管理工作中去，以不斷學(xué)習(xí)的姿態(tài)對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行新的創(chuàng)新[2]。同時(shí)文書(shū)檔案管理在創(chuàng)新的同時(shí)，應(yīng)該遵守以大局出發(fā)的原則，堅(jiān)持以單位企業(yè)的利益為中心。而且文書(shū)檔案管理的工作創(chuàng)新，還必須有宣傳意識(shí)，檔案管理的工作并不是一個(gè)部門(mén)的工作，合理的對(duì)檔案管理進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄?，讓更多的人了解和參與檔案管理的工作。
（2）管理形式的創(chuàng)新：文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新可以是對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理。所謂數(shù)字化的管理就是將所有檔案都輸入至計(jì)算機(jī)中，使紙質(zhì)稿在計(jì)算機(jī)中備份，這樣更方便進(jìn)行查詢工作。因此，在輸入過(guò)程中應(yīng)采用更加先進(jìn)的技術(shù)將紙質(zhì)稿轉(zhuǎn)化為電子稿，這樣可以省去人工的輸入麻煩[3]。建立檔案管理系統(tǒng)，只需要用戶的賬號(hào)和密碼就可以進(jìn)行該檔案的調(diào)用，這樣既不會(huì)在拆開(kāi)與封口的過(guò)程中造成檔案的損壞，還能省時(shí)省力。
（3）協(xié)調(diào)各部門(mén)工作及完善文書(shū)與檔案工作的銜接：文書(shū)檔案的許多利用價(jià)值都來(lái)自于各部門(mén)，因此積極主動(dòng)的與各部門(mén)進(jìn)行溝通和交流，了解各部門(mén)工作的內(nèi)容和進(jìn)展。還需要在日常整理檔案的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)不足之處，及時(shí)與各部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系。同時(shí)企業(yè)也要加強(qiáng)各部門(mén)的溝通合作，保證文書(shū)檔案管理的收集的順利進(jìn)行。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，各單位企業(yè)應(yīng)該對(duì)文書(shū)檔案管理工作具有足夠的重視，在對(duì)文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，需要文書(shū)檔案管理人員和各部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)各部門(mén)間的交流合作。同時(shí)運(yùn)用新型的計(jì)算機(jī)應(yīng)用，緊跟時(shí)代的發(fā)展，提高文書(shū)檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新，達(dá)到更好的標(biāo)準(zhǔn)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 李玲.文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理[J].山西檔案，2009，51
關(guān)鍵詞：發(fā)展中高校 檔案管理 現(xiàn)狀 問(wèn)題 對(duì)策
中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):1004-4914（2012）07-276-02
近十年來(lái)，發(fā)展中高校隊(duì)伍迅速壯大，發(fā)展中高校這幾年優(yōu)先發(fā)展的是師資力量、學(xué)生數(shù)量、教學(xué)設(shè)備、基礎(chǔ)建設(shè)等方面，而檔案工作的發(fā)展則落后于其他方面。從檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配備、從硬件設(shè)備和資金投入都制約著發(fā)展中高校檔案工作的發(fā)展，隨之出現(xiàn)的檔案管理上的問(wèn)題也值得我們思考和研究。
一、發(fā)展中高校檔案工作中存在的問(wèn)題
1.對(duì)檔案工作重視不夠，檔案意識(shí)淡薄。發(fā)展中高校從教師隊(duì)伍到行政人員大部分檔案工作人員檔案意識(shí)淡薄,對(duì)檔案工作和檔案的重要性、意義缺乏認(rèn)識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的作用。近幾年來(lái)，發(fā)展中本科院校為提高競(jìng)爭(zhēng)力，將發(fā)展重點(diǎn)都放在了校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高教學(xué)質(zhì)量和科研水平之上,而學(xué)校檔案工作的發(fā)展則嚴(yán)重滯后于其它各項(xiàng)工作。在這種發(fā)展影響下，再加上檔案部門(mén)的宣傳力度不夠，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和指導(dǎo)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、院系、處室和管理部門(mén)往往都忽視了檔案管理工作的重要性。從而導(dǎo)致各部門(mén)為了自身利用方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門(mén)，導(dǎo)致檔案材料采集困難、不齊全、不完整。
2.檔案管理制度亟待完善。發(fā)展中高校雖然也有專門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但整體來(lái)講檔案管理制度不健全、貫徹力度不夠。發(fā)展中高校檔案制度只有《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《國(guó)家檔案局第8號(hào)令》等國(guó)家對(duì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī),沒(méi)有校本特色的相關(guān)檔案管理制度，有的雖然制定了一些檔案管理制度，但執(zhí)行起來(lái)不嚴(yán)格，缺乏相應(yīng)的配套措施和有效的制約手段，檔案管理基本處于失控狀態(tài)。在這種背景下，導(dǎo)致檔案工作職責(zé)不明確、材料歸檔不及時(shí)、分類不規(guī)范、管理混亂，最終難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。
3.檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不到位。大多數(shù)發(fā)展中高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，真正畢業(yè)于檔案管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的人員十分缺乏甚至于沒(méi)有，大多數(shù)兼職檔案管理員沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)檔案管理教育與培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，專業(yè)性不強(qiáng),工作意識(shí)落后。檔案管理人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)和理論素養(yǎng)，對(duì)檔案管理的重要性和嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案工作只停留在常規(guī)管理上，對(duì)檔案管理如何適應(yīng)新形勢(shì)變化而進(jìn)行改革缺乏思考，嚴(yán)重影響到檔案的利用和檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，檔案管理隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。
4.檔案立卷質(zhì)量差。發(fā)展中高校在檔案的立卷上質(zhì)量差，使檔案缺乏完整性、系統(tǒng)性。在檔案原始材料的收集過(guò)程中，有的部門(mén)兼職檔案員鑒別能力差、缺少經(jīng)驗(yàn)，造成一些檔案材料的原件缺失，在今后的檔案利用中出現(xiàn)不完整性、不連續(xù)性，使檔案的利用價(jià)值失去了意義。
5.硬件設(shè)備條件差。發(fā)展中高校的檔案管理經(jīng)費(fèi)投入較少，使得一些硬件設(shè)備達(dá)不到要求，在檔案工作中處處捉襟見(jiàn)肘，使得檔案工作不能更好地向前發(fā)展。例如檔案庫(kù)房的規(guī)劃不到位、保存檔案的環(huán)境條件不達(dá)標(biāo)、檔案安全性得不到保障；空調(diào)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、電腦、掃描儀等必備硬件短缺等等。
6.數(shù)字化檔案館建設(shè)步伐緩慢。隨著近幾年的科技的飛速發(fā)展，數(shù)字化檔案館建設(shè)迅速成為了高校檔案發(fā)展的新趨勢(shì)，而發(fā)展中高校的數(shù)字化檔案館建設(shè)卻顯得有心無(wú)力遙不可及。主要有三方面的原因：第一，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)難度大。目前發(fā)展中高校甚至于好多老牌高校只是簡(jiǎn)單的檔案數(shù)子化，并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館。第二，檔案利用共享目的難以實(shí)現(xiàn)。目前大多數(shù)高校的數(shù)字化檔案館建成后數(shù)據(jù)庫(kù)只在本校局域網(wǎng)使用，不敢共享給外界，影響了數(shù)子化檔案的利用率。第三，數(shù)字化檔案館建設(shè)所需的資金不到位，阻礙著數(shù)字化檔案館的發(fā)展進(jìn)程。數(shù)子化檔案館的建設(shè)需要大量資金，而發(fā)展中高校的主要資金流向還不能兼顧到檔案部門(mén)。
二、發(fā)展中高校檔案工作中存在問(wèn)題的對(duì)策研究
1.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，擴(kuò)大宣傳。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案的建設(shè)，把檔案工作納入學(xué)校日常工作計(jì)劃，增加資金投入，改善檔案保管條件，及時(shí)研究和解決檔案工作中存在的問(wèn)題。及時(shí)調(diào)整檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置，各管理部門(mén)實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)責(zé)任制。增強(qiáng)全校師生檔案意識(shí)，增強(qiáng)兼職檔案員的檔案責(zé)任意識(shí)，建立檔案分室，兼職檔案管理人員統(tǒng)一管理本部門(mén)檔案材料，按期向?qū)W校檔案科移交檔案，組織定期或不定期檢查或抽查，并在年終實(shí)行考核機(jī)制和績(jī)效掛鉤。學(xué)校檔案部門(mén)要利用各種場(chǎng)合和機(jī)會(huì)深入宣傳《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)及檔案基本知識(shí)，讓檔案貼近教職工，提高大家的檔案法制觀念，使大家逐步認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，從根本上理解、支持、參與檔案工作。
論文摘要：我國(guó)人事檔案管理目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理政出多門(mén)、檔案利用范圍狹窄等一系列問(wèn)題，筆者以為要從根本上解決我國(guó)目前的人事檔案管理問(wèn)題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。
一、我國(guó)人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題
（一）人事檔案內(nèi)容失真真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實(shí)性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時(shí)間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫(xiě)隨意，且沒(méi)有說(shuō)明；參加工作時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間也是大致一個(gè)年月，每次填寫(xiě)時(shí)也往往不一致。姓名改變后不寫(xiě)曾用名，也不加以說(shuō)明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒(méi)有缺點(diǎn)，只有成績(jī)，沒(méi)有差錯(cuò)。這些問(wèn)題的本質(zhì)在于干部職工在填寫(xiě)材料時(shí)沒(méi)有實(shí)事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫(xiě)而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門(mén)也沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，而是任其一錯(cuò)再錯(cuò)，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案的利用帶來(lái)困難。
（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒(méi)有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過(guò)不少了，自己近年來(lái)也沒(méi)有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫(xiě)表格時(shí)能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷從高中或大學(xué)開(kāi)始填，家庭成員及社會(huì)主要關(guān)系都沒(méi)有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個(gè)人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來(lái)也更方便。二是分管人事的部門(mén)沒(méi)有將材料及時(shí)收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒(méi)有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時(shí)也沒(méi)將歸檔的材料放入其個(gè)人檔案中。
（三）人事檔案管理政出多門(mén)現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時(shí)期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢(shì)。人事檔案總體上是單位、部門(mén)管理，分別由黨委組織部門(mén)、政府人事部門(mén)所屬人才流動(dòng)服務(wù)中心、勞動(dòng)部門(mén)所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門(mén)所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門(mén)以及有人事管理權(quán)的國(guó)有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動(dòng)的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來(lái)，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個(gè)別部門(mén)拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。
（四）人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國(guó)人事工作的現(xiàn)狀來(lái)看，由于人事檔案強(qiáng)調(diào)保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時(shí)，隨著國(guó)有企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，國(guó)有企事業(yè)單位人員由“單位人”變成了“社會(huì)人”，大中專畢業(yè)生要面向市場(chǎng)自主擇業(yè)，這些變化主要是通過(guò)市場(chǎng)機(jī)制的作用使國(guó)有企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生流向非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)化中介組織等，而市場(chǎng)化配置人才資源又加快了人才流動(dòng)的頻率。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開(kāi)發(fā)的需要。人事檔案的利用應(yīng)當(dāng)延伸到非公有制經(jīng)濟(jì)組織、社會(huì)化中介組織甚至外資企業(yè)，人事檔案的利用頻率應(yīng)當(dāng)適應(yīng)人才流動(dòng)的頻率，這是一個(gè)具有重大現(xiàn)實(shí)意義的問(wèn)題。
二、改革我國(guó)人事檔案管理的幾點(diǎn)建議
（一）提高檔案管理人員素質(zhì)人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時(shí)就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)?，才能按照要求將材料及時(shí)歸檔、整理成冊(cè)，才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對(duì)材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。
（二）完善人事檔案管理制度人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來(lái)辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個(gè)人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長(zhǎng)使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來(lái)維護(hù)管理，以管理來(lái)保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。
（三）采用信息化管理手段信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來(lái)越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。
（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門(mén)所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門(mén)所屬人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)部門(mén)所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門(mén)所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門(mén)所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來(lái)，將國(guó)有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心，除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門(mén)管理外，企事業(yè)單位人員(包括改制破產(chǎn)的企事業(yè)單位置換身份后的人員)、大中專畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會(huì)流動(dòng)人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源方面，從初始設(shè)置的“以檔養(yǎng)檔、適當(dāng)收費(fèi)”逐步過(guò)渡到由公共財(cái)政全額提供經(jīng)費(fèi)，從而以機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無(wú)償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會(huì)公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。
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關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化遠(yuǎn)程特點(diǎn)電子媒介
一、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育檔案的特點(diǎn)
遠(yuǎn)程教育的學(xué)籍檔案由于教學(xué)、教務(wù)管理形式上的特殊性,因而具有以下特點(diǎn):
1.復(fù)雜性：遠(yuǎn)程教育采用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段組織教學(xué)和管理,學(xué)生與老師見(jiàn)面少,學(xué)籍管理分層次、分級(jí)別進(jìn)行,管理涉及各層級(jí)之間的關(guān)系,管理難度較大。而且遠(yuǎn)程教育學(xué)生是成年人,來(lái)源復(fù)雜,基礎(chǔ)參差不齊,工學(xué)矛盾突出,實(shí)行完全學(xué)分制,8年內(nèi)學(xué)分有效,時(shí)間跨度大,教學(xué)計(jì)劃變動(dòng)大,學(xué)分替換情況多,畢業(yè)審核內(nèi)容龐雜。這些決定了遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理工作的復(fù)雜性。2.形式不統(tǒng)一、利用率低遠(yuǎn)程教育辦學(xué)點(diǎn)由中央向省、市、縣輻射,教學(xué)點(diǎn)多,學(xué)籍檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、形式不一,現(xiàn)在大多為電子檔案,但也存在紙質(zhì)化檔案,或無(wú)檔案現(xiàn)象,有的即使有檔案,但有些點(diǎn)開(kāi)辦遠(yuǎn)程教育過(guò)分追求經(jīng)濟(jì)效益,忽視社會(huì)效益,不注重學(xué)生學(xué)籍檔案的建設(shè)和利用,檔案利用率低,形同虛設(shè)。3.動(dòng)態(tài)性遠(yuǎn)程教育學(xué)生的學(xué)籍管理是一個(gè)非常靈活的、動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程,學(xué)生的成績(jī)和操行評(píng)定處于不斷的變化之中,教學(xué)點(diǎn)必須通過(guò)一級(jí)一級(jí)向上報(bào)送學(xué)籍管理信息,成績(jī)異動(dòng)、補(bǔ)考、缺考、重修、重考多,再加上課程滾動(dòng)開(kāi)設(shè),可變性大,使得遠(yuǎn)程教育檔案管理隨時(shí)處于動(dòng)態(tài)的變化中。4.周期性學(xué)籍檔案伴隨學(xué)生從入學(xué)到在校學(xué)習(xí)再到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程,要持續(xù)3~8年的時(shí)間,因而具有連續(xù)性和周期性的特點(diǎn)。
二、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育檔案管理的現(xiàn)狀
隨著信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)和計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理也面臨全新的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)生與普通高等教育學(xué)生一樣經(jīng)過(guò)高層次的培養(yǎng)教育后,將承擔(dān)起社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重任。但我國(guó)現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育還存在以下幾個(gè)問(wèn)題：首先，檔案管理觀念落后：遠(yuǎn)程教育管理工作者的檔案意識(shí)淡薄,對(duì)學(xué)員檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí),導(dǎo)致責(zé)任心不強(qiáng),給學(xué)員填寫(xiě)歸檔材料時(shí)不積極主動(dòng),材料不完整、不規(guī)范等,給學(xué)員就業(yè)或晉升埋下了隱患。其次，檔案管理內(nèi)容不完善：1，在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育下,大多數(shù)學(xué)校建立的學(xué)員檔案仍只包括報(bào)名表、審核表、入學(xué)通知、注冊(cè)表、花名冊(cè)、成績(jī)冊(cè)、學(xué)籍卡、學(xué)員證、準(zhǔn)考證等證件和文字資料,沒(méi)有形成電子檔案。2，能夠反映學(xué)員綜合素質(zhì)的各種材料也還未進(jìn)入歸檔的范圍,比如,學(xué)員在校期間,許多評(píng)先評(píng)優(yōu)材料應(yīng)該進(jìn)入學(xué)員檔案的沒(méi)有進(jìn)入學(xué)員檔案。又如,因?yàn)榫蜆I(yè)壓力較大,某些部門(mén)為了學(xué)員能順利就業(yè),一些處分文件就沒(méi)有進(jìn)入學(xué)員檔案。由此,檔案材料無(wú)法具體地反映學(xué)員綜合素質(zhì)。3，有些學(xué)員在填寫(xiě)檔案材料時(shí)不認(rèn)真、不仔細(xì),有的字跡潦草且模糊不清、有的不按要求書(shū)寫(xiě),使用圓珠筆,有的項(xiàng)目填寫(xiě)不全、不準(zhǔn)確,有的基于連名字都寫(xiě)錯(cuò)或?qū)憚e名等。這些不符合要求的做法,造成了檔案材料質(zhì)量不高、不規(guī)范。再者，檔案管理模式陳舊：隨著遠(yuǎn)程教育招生人數(shù)的擴(kuò)大,學(xué)員檔案也隨之不斷遞增,加上存放時(shí)間短、流動(dòng)快、分配去向廣、投寄單位多等特點(diǎn),層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成,致使信息資源得不到充分開(kāi)發(fā)利用,不能為用人單位及時(shí)有效地提供所需信息。最后，檔案管理隊(duì)伍薄弱：高校檔案管理隊(duì)伍作為高校學(xué)員服務(wù)工作的重要組成部分,檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)未得到應(yīng)有的重視與加強(qiáng),高等遠(yuǎn)程教育這方面的問(wèn)題更為突
出。據(jù)調(diào)查,由于人力、物力所限,許多學(xué)校的辦學(xué)條件還不能盡如人意,教管人員緊缺,信息技術(shù)掌握的還不適應(yīng)試點(diǎn)工作的要求:有的學(xué)校由教師和輔導(dǎo)員兼任學(xué)籍檔案管理工作,工作頭緒多,忙于應(yīng)付,沒(méi)有時(shí)間也無(wú)力探討研究學(xué)籍電子檔案工作,有時(shí)甚至影響了檔案管理工作。
三、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育的契機(jī)——充分利用電子媒介的技術(shù)平臺(tái)
電子文件是指通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行各種操作、傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列。由于計(jì)算機(jī)
應(yīng)用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非?？捎^。現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的教學(xué)和教學(xué)管理過(guò)程中，將產(chǎn)生大量的電子檔案，包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)實(shí)施方案、教學(xué)管理文件、教學(xué)課件、輔導(dǎo)網(wǎng)頁(yè)、學(xué)生基本情況檔案、課程注冊(cè)信息、考試成績(jī)、畢業(yè)生基本情況等等。從文件格式來(lái)看，有文本格式文件、數(shù)據(jù)庫(kù)格式文件、圖形格式文件等等。這諸多的電子文件，必將給現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育和我們的工作帶來(lái)巨大的影響和變化。因此，首先，我們要提高電子文件管理意識(shí)，把這項(xiàng)工作作為現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的一個(gè)重要的組成部分來(lái)抓。當(dāng)前，電子文件的不斷產(chǎn)生已經(jīng)成為文件管理的主要問(wèn)題。其次，加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。健全規(guī)章制度是電子文件管理的一個(gè)重要前提，目前電子文件管理不善，同沒(méi)有一個(gè)電子文件歸檔管理的規(guī)章制度有著重要關(guān)系。因此，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同教學(xué)教務(wù)管理部門(mén)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理部門(mén)聯(lián)合制定電子文件管理辦法，明確各部門(mén)在電子檔案管理中應(yīng)負(fù)的職責(zé)，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。再次，從電子文件的形成，運(yùn)行到歸檔管理，應(yīng)當(dāng)由教學(xué)教務(wù)主管部門(mén)或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門(mén)機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé);各級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)指定專門(mén)機(jī)構(gòu)或人員，行使監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)電子文件歸檔及電子檔案管理的職權(quán)。在電子文件的形成、積累、歸檔、保管過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)登記設(shè)備環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)等，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量;生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔，以確保歸檔電子文件的完整性和有效性。
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1 獻(xiàn)血者檔案安全管理的重要作用
1.1 血液質(zhì)量安全的保障
血液工作性質(zhì)和血站工作流程環(huán)環(huán)相扣的特點(diǎn)決定了血站在血液質(zhì)量安全方面不容出現(xiàn)任何問(wèn)題。獻(xiàn)血者檔案作為血站整個(gè)大質(zhì)量系統(tǒng)中的最起始階段，是關(guān)系血液全面質(zhì)量管理成敗的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。
1.2 獻(xiàn)血信息的真實(shí)記錄
血站是一個(gè)對(duì)法制性要求較高的單位，隨著人們法律知識(shí)不斷充實(shí)和自我保護(hù)意識(shí)的增強(qiáng)，以及醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實(shí)施，獻(xiàn)血者檔案必將成為分辨涉血各方責(zé)任的依據(jù)之一。獻(xiàn)血者檔案中各項(xiàng)紀(jì)錄的原始真實(shí)、完備可查作為一個(gè)歷史的記載與見(jiàn)證具有長(zhǎng)期甚至永久性的保存價(jià)值。
1.3 兌現(xiàn)獻(xiàn)血優(yōu)惠政策時(shí)的依據(jù)
根據(jù)《獻(xiàn)血法》對(duì)獻(xiàn)血者獎(jiǎng)勵(lì)的有關(guān)規(guī)定，我市中心血站和市獻(xiàn)血辦執(zhí)行“本人自獻(xiàn)血之日起，5年內(nèi)5倍量免費(fèi)用血，5年后等量用血；直系親屬自獻(xiàn)血30日之后等量免費(fèi)用血。”的優(yōu)惠政策。用血時(shí)以獻(xiàn)血證、身份證及獻(xiàn)血檔案信息為憑據(jù)。
2 獻(xiàn)血者檔案材料歸檔范圍
無(wú)償獻(xiàn)血的整個(gè)流程包括血源科、采血科、成分科、檢驗(yàn)科、供血科5個(gè)科室。應(yīng)歸檔的獻(xiàn)血者檔案材料包括：無(wú)償獻(xiàn)血健康征詢表（包括獻(xiàn)血者姓名、地點(diǎn)、工作單位等基本情況）、采血記錄、檢驗(yàn)記錄、成分制備記錄、出入庫(kù)記錄，用血記錄、各環(huán)節(jié)質(zhì)控等。
3 安全管理獻(xiàn)血者檔案的主要方面
3.1 數(shù)據(jù)信息形成的安全管理
血液數(shù)據(jù)的正確采集是保障獻(xiàn)血者檔案安全的前提。血站檔案信息具有環(huán)環(huán)相扣、分散處理、信息共享的特點(diǎn)，這就要求血站工作人員必須首先要在本部門(mén)形成的檔案資料上簽字，以示負(fù)責(zé)；同時(shí)，各部門(mén)（環(huán)節(jié)）間做好交接，下一部門(mén)（環(huán)節(jié)）必須對(duì)上一部門(mén)（環(huán)節(jié)）的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行核對(duì)，雙方確認(rèn)無(wú)誤后簽字交接。分層把關(guān)，相互約束，確保數(shù)據(jù)來(lái)源的準(zhǔn)確。
3.2 數(shù)據(jù)信息錄入查詢的安全管理
加強(qiáng)對(duì)信息錄入人員的計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)，使其熟練信息數(shù)據(jù)的錄入。利用條形碼讀出速度快、準(zhǔn)確可靠的特點(diǎn)，用條形碼技術(shù)進(jìn)行管理。實(shí)行“誰(shuí)操作、誰(shuí)錄入、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的工作原則。堅(jiān)持核對(duì)制度，特別是對(duì)一些關(guān)鍵性數(shù)據(jù)，要由不同的工作人員錄入兩次，且堅(jiān)持對(duì)姓名、對(duì)條碼、對(duì)原始登記的“三對(duì)原則”，并經(jīng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)兩次結(jié)果自行核對(duì)。
由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)專職管理人員設(shè)定各部門(mén)用戶終端的使用權(quán)限，并實(shí)行用戶密碼管理，各部門(mén)用戶終端不得越權(quán)登錄、修改或查詢，以確保數(shù)據(jù)錄入和查詢的準(zhǔn)確、安全。
3.3 檔案保存的安全管理
3.3.1 紙質(zhì)檔管管理
把好收集關(guān)，抓好整理立卷質(zhì)量。原則上由檔案形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，并由立卷人在每卷檔案后簽字，以便日后的責(zé)任追溯。其中，《獻(xiàn)血者健康征詢表》以400張為一卷，其它資料以月為單位立卷歸檔，按要求編目、裝訂后于每年的一定時(shí)間內(nèi)交站綜合檔案室，簽字辦理交接。綜合檔案室的專職檔案管理人員按檔案“八防”的要求負(fù)責(zé)對(duì)案卷的管理。
3.3.2 電子檔案管理
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理人員定期將各部門(mén)用戶終端的數(shù)據(jù)保存到服務(wù)器管理機(jī)上，并進(jìn)行光盤(pán)和硬盤(pán)備份。以防計(jì)算機(jī)病毒侵襲及系統(tǒng)故障時(shí)造成大量數(shù)據(jù)丟失。
3.3.3 檔案資料的保密管理
對(duì)一些記錄有個(gè)人隱私的文檔或含保密信息的資料要進(jìn)行特別管理，紙類檔案要專職負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，計(jì)算機(jī)文檔要進(jìn)行加密處理。
摘 要 隨著企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人群以及覆蓋人群的不斷增加，養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理工作日益繁重，原有的養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，需要加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化以及規(guī)范化，不斷提高養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理的水平，因此本文針對(duì)企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題，探討其有效對(duì)策。
關(guān)鍵詞 養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù) 檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策
不斷完善社會(huì)的保障體系，是關(guān)系到改革、發(fā)展、穩(wěn)定的重大問(wèn)題，養(yǎng)老保險(xiǎn)作為我國(guó)社會(huì)保障體系的重要組成部分，需要適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的發(fā)展，建成能夠體現(xiàn)出社會(huì)公平的新型財(cái)務(wù)檔案管理體系。養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高有助于養(yǎng)老保險(xiǎn)機(jī)制的有效運(yùn)行，因此，需要及時(shí)解決養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理中存在的諸多問(wèn)題。
一、養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題
（一） 財(cái)務(wù)檔案管理信息化有待加強(qiáng)
隨著科技的進(jìn)步，財(cái)務(wù)檔案管理技術(shù)也在不斷的發(fā)展之中，電子財(cái)務(wù)檔案信息的數(shù)據(jù)也面臨著諸多的問(wèn)題，紙質(zhì)化的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的財(cái)務(wù)發(fā)展需要，裝訂時(shí)分類的麻煩，更新信息的困難，都給財(cái)務(wù)檔案的管理帶來(lái)了不便，另外，財(cái)務(wù)檔案管理信息的透明化以及科學(xué)化較低，為了謀求巨大的利益，存在著對(duì)客觀數(shù)據(jù)的篡改以及隨意操作，違反財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定，這給財(cái)務(wù)檔案管理帶來(lái)了潛在的威脅。作為會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料的會(huì)計(jì)檔案，它是記錄和反映檔案信息的重要證據(jù)，它是對(duì)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映，因此會(huì)計(jì)檔案的信息化管理，要始終核查是否財(cái)務(wù)活動(dòng)遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會(huì)計(jì)資料中有無(wú)弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為。
（二） 財(cái)務(wù)檔案管理工作管理力量薄弱
財(cái)務(wù)檔案工作管理力量的薄弱主要表現(xiàn)在下面幾個(gè)方面，第一，管理手段的落后，財(cái)務(wù)檔案管理硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施落后，工作環(huán)境較差，由于管理資金的限制，在財(cái)務(wù)檔案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起來(lái)，系統(tǒng)化的管理缺乏，現(xiàn)代化的管理設(shè)備還沒(méi)有投入到使用，這給數(shù)量較大的檔案管理工作帶來(lái)一定的阻礙，過(guò)分地依賴人力以及物力，也給會(huì)計(jì)憑證以及報(bào)表資料的整理帶來(lái)困難，給會(huì)計(jì)檔案的查閱以及保管帶來(lái)不便；第二，管理制度不夠完善，財(cái)務(wù)檔案管理的制度是規(guī)范檔案管理的重要保障，目前的管理制度上，還沒(méi)有比較明確的責(zé)任劃定，工作職責(zé)范圍，管理制度在檔案的處理方面還沒(méi)有較為詳細(xì)的規(guī)定，給檔案管理工作帶來(lái)了一定的麻煩，造成檔案管理較為混亂，給檔案的查找?guī)?lái)不便；第三，管理機(jī)構(gòu)不健全，財(cái)務(wù)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的健全對(duì)于加強(qiáng)檔案管理有著重要的意義，一方面的制度的嚴(yán)格落實(shí)與執(zhí)行，另一方面是管理機(jī)構(gòu)的有效監(jiān)督，缺一不可，同時(shí)，管理機(jī)構(gòu)在考核機(jī)制方面還要繼續(xù)完善，對(duì)于檔案管理的若干指標(biāo)嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格核查會(huì)計(jì)憑證以及報(bào)表等資料，為以后的核查提供依據(jù)，對(duì)于工作中存在的問(wèn)題要穩(wěn)妥的解決，管理機(jī)構(gòu)在協(xié)調(diào)溝通方面還有著一定的缺陷。
（三） 財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)有待提高
財(cái)務(wù)檔案管理工作人員作為直接接觸檔案的人員應(yīng)該具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及職業(yè)道德，目前有的財(cái)務(wù)檔案管理人員只是為了應(yīng)付財(cái)務(wù)檔案管理的大量工作從其他部門(mén)調(diào)配過(guò)來(lái)的，沒(méi)有專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)以及知識(shí)，不能徹底地檔案管理中的問(wèn)題，造成問(wèn)題的不斷積累，同時(shí)，由于檔案管理工作量較大，給這些管理人員的培訓(xùn)時(shí)間也就一再縮短，給養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案的管理帶來(lái)了潛在的問(wèn)題。
二、養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)檔案管理問(wèn)題的對(duì)策
（一） 加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)
財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)可以從數(shù)據(jù)庫(kù)的建立以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)兩方面進(jìn)行，第一，財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，檔案信息化是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)順利進(jìn)行工作的基礎(chǔ)，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料的種種弊端，在一定程度上有利于財(cái)務(wù)工作者的工作，財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)要從數(shù)據(jù)的采集、儲(chǔ)存、錄入與管理等方面逐步建立起來(lái)，方便財(cái)務(wù)工作者對(duì)檔案的查詢、搜索、處理以及進(jìn)一步的挖掘與管理，由于信息化建設(shè)人為因素的影響，可以在一定程度上保證會(huì)計(jì)原始憑證、會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)完整，妥善保管檔案信息；第二，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，財(cái)務(wù)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化有利于檔案信息的傳輸與共享，提高檔案材料的利用率，財(cái)務(wù)檔案經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸再經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)人員的處理，就可以進(jìn)入財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案的處理時(shí)間將會(huì)縮短，提高工作效率，減少財(cái)務(wù)檔案重復(fù)錄入的工作量，方便會(huì)計(jì)原始憑證、會(huì)計(jì)憑證等資料之間信息的傳閱。
（二） 完善財(cái)務(wù)檔案工作的管理
財(cái)務(wù)檔案工作的管理可以從信息化管理、完善制度以及加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)等方面做起，第一，信息化管理，利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，采用信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的信息化、規(guī)范化，增加硬件設(shè)施，投入計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及掃描儀等設(shè)備，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理室，引入檔案管理軟件，解放人力資源，妥善解決會(huì)計(jì)憑證以及報(bào)表資料的快速裝訂以及保管工作，最大限度地完善檔案的管理工作；第二，健全管理制度，財(cái)務(wù)檔案管理制度的不斷完善有助于檔案管理能夠按章辦事，有所依據(jù)，嚴(yán)格管理，明確檔案管理的工作責(zé)任與職責(zé)范圍，另外還要積極探索檔案管理的有效制度，使檔案工作能夠更加的規(guī)范化、科學(xué)化，使得會(huì)計(jì)檔案資料的錄入、保管、借閱以及銷毀有據(jù)可依，保證會(huì)計(jì)憑證以及資料的完整性以及真實(shí)性；第三，增強(qiáng)管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)有賴于管理的考核，通過(guò)考核加強(qiáng)管理的積極性、發(fā)現(xiàn)工作中的不足，另外還可以建立專門(mén)的財(cái)務(wù)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開(kāi)組織座談與工作交流會(huì)，對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性的研究與處理，定期檢查檔案管理，開(kāi)展評(píng)選先進(jìn)、考核獎(jiǎng)勵(lì)等活動(dòng)，激發(fā)員工的工作熱情。
（三） 提高財(cái)務(wù)工作人員素質(zhì)
提高工作人員素質(zhì)需要從職業(yè)道德與技能兩方面同時(shí)入手，要教育工作人員為社會(huì)服務(wù)的觀念，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，端正工作態(tài)度，以良好的精神風(fēng)貌對(duì)待每一位參保人，強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案工作者的職業(yè)道德觀念，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔的作風(fēng)，另外還要培養(yǎng)高素質(zhì)的工作人員，利用講座培訓(xùn)財(cái)務(wù)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)實(shí)踐性操作水平，豐富理論知識(shí)，樹(shù)立先進(jìn)的管理理念。積極引進(jìn)專業(yè)人才，打造高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)，聘請(qǐng)專業(yè)教授進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題。
參考文獻(xiàn)：