時(shí)間：2023-07-14 16:35:59
導(dǎo)語(yǔ)：在國(guó)企檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
2019年，國(guó)家檔案局印發(fā)《關(guān)于在深化國(guó)有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》的通知，要求各地國(guó)有企業(yè)檔案管理部門與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步完善體制機(jī)制，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。其中，國(guó)企退休人員人事檔案作為國(guó)企職工參與企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的記錄，是國(guó)企職工為社會(huì)主義建設(shè)作出的貢獻(xiàn)的歷史證據(jù)，不僅是珍貴的檔案信息材料，而且在國(guó)有企業(yè)改革的時(shí)代背景下還迎來了社會(huì)化管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。
一、國(guó)企退休人員人事檔案管理社會(huì)化轉(zhuǎn)型的意義
退休人員管理是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展初期國(guó)企辦社會(huì)職能的表現(xiàn)形式之一，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入已經(jīng)逐漸成為國(guó)企轉(zhuǎn)型升級(jí)的制約。2019年，中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理的指導(dǎo)意見》，在全國(guó)范圍內(nèi)推行國(guó)企退休人員社會(huì)化管理，退休人員人事檔案同步移交。
(一)助力國(guó)企職能定位轉(zhuǎn)變
我國(guó)的國(guó)有企業(yè)在其發(fā)展過程中曾經(jīng)承擔(dān)了大量的公共性職能，除了需要完成生產(chǎn)任務(wù)、實(shí)現(xiàn)盈利目標(biāo)外，還具有退休人員管理，國(guó)企辦教育、國(guó)企辦醫(yī)療，職工宿舍物業(yè)與水、電、氣、消防安全管理等五方面的職能，導(dǎo)致企業(yè)負(fù)擔(dān)過重，嚴(yán)重拖累了生產(chǎn)效率。剝離企業(yè)辦社會(huì)職能是國(guó)有企業(yè)改革的核心。目前，國(guó)企職工住宅家屬區(qū)“三供一業(yè)”與教育、醫(yī)療職能移交改革已經(jīng)基本完成，推進(jìn)國(guó)企退休人員社會(huì)化管理是深化國(guó)有企業(yè)改革的重要課題，有助于理順政府與國(guó)企的職責(zé)界限，使國(guó)企從公共性職能中解放出來，集中精力專注主營(yíng)業(yè)務(wù)，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
(二)提高檔案管理服務(wù)水平
國(guó)有企業(yè)檔案管理部門并不是專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，由于各企業(yè)管轄的自身退休人員人事檔案數(shù)量較少，聘任專職檔案管理員人力成本較高，導(dǎo)致許多企業(yè)并不能從“按崗選人”的原則出發(fā)，而是選擇讓不具有檔案專業(yè)背景的其他崗位人員兼職做檔案管理工作，或者將檔案管理崗位作為安置年齡較大、因病退居二線人員的“照顧性”崗位，由此造成從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，缺乏必要的上崗培訓(xùn)與繼續(xù)教育，無法適應(yīng)新時(shí)代國(guó)企退休人員人事檔案管理的要求。此外，由于檔案管理工作并非企業(yè)的盈利增長(zhǎng)點(diǎn)，許多企業(yè)高管對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏更新檔案管理設(shè)施設(shè)備的動(dòng)力，一些企業(yè)的檔案室都未能按要求配備除濕機(jī)和防火器材等，造成紙質(zhì)檔案霉變破損，檔案的保管存在安全隱患。國(guó)企退休人員人事檔案實(shí)行社會(huì)化管理可以有效地改善這種現(xiàn)實(shí)情況。政府部門對(duì)轄區(qū)內(nèi)的所有國(guó)企退休人員人事檔案進(jìn)行集中管理，管理規(guī)模與檔案總量遠(yuǎn)超以前單個(gè)企業(yè)管轄的體量，有助于形成規(guī)模效應(yīng)，還可以利用采購(gòu)談判低價(jià)采購(gòu)設(shè)備與耗材，有效降低成本。檔案管理人員分工協(xié)作、各司其職，一方面攤低了每份退休人員人事檔案管理的人工成本；另一方面也有助于組織規(guī)范化的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，優(yōu)化績(jī)效考核方案，通過交流協(xié)作營(yíng)造工作人員之間比、學(xué)、趕、超的良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍。
(三)保障企業(yè)退休人員利益
由于退休審批需要人事檔案材料佐證，職工到達(dá)法定退休年齡、辦理退休手續(xù)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)是企業(yè)人事檔案的高峰利用期。很多人誤以為國(guó)企人事檔案在人員退休審批結(jié)束后就毫無用處了，但實(shí)際上退休人員人事檔案的利用范圍涵蓋了政審佐證、繼承權(quán)確認(rèn)、社會(huì)保障權(quán)利證明等方面，對(duì)人事檔案整理與審核水平有較高的要求。根據(jù)有關(guān)學(xué)者的統(tǒng)計(jì)，國(guó)企退休人員人事檔案的利用機(jī)構(gòu)(人)中，社會(huì)保障部門占比最大。換言之，在國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化轉(zhuǎn)型之后，社會(huì)保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))既是檔案的管理機(jī)構(gòu)，也是利用檔案頻率最高的機(jī)構(gòu)，有助于社會(huì)保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))從檔案用途的角度出發(fā)，深入剖析入檔材料的必要性與重要性，適時(shí)調(diào)整檔案類目，重塑管理流程，使國(guó)企退休人員人事檔案管理工作更好地為檔案利用服務(wù)，從而有效保障國(guó)企退休人員的合法權(quán)益。
二、國(guó)企退休人員人事檔案移交可行性
國(guó)企退休人員人事檔案移交社會(huì)化管理工作時(shí)間緊、任務(wù)重，管理模式變動(dòng)大，涉及國(guó)企退休人員人數(shù)眾多。在退休人員人事檔案移交過程中，國(guó)企和人事檔案接收機(jī)構(gòu)要以“送出去”“迎進(jìn)來”的姿態(tài)，主動(dòng)銜接，熱情服務(wù)，打消國(guó)企退休人員的顧慮。
(一)做好政策宣傳與咨詢服務(wù)工作
國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)施社會(huì)化管理離不開國(guó)企退休人員的理解和支持。由于國(guó)企退休人員人事檔案管理的模式運(yùn)行已久，許多退休人員不理解改革的動(dòng)因，容易產(chǎn)生檔案移交實(shí)行社會(huì)化管理可能會(huì)影響退休人員待遇的擔(dān)憂。政策宣傳與咨詢服務(wù)可以幫助國(guó)企退休人員充分了解實(shí)施退休人員人事檔案社會(huì)化管理的優(yōu)點(diǎn)，使他們明白退休人員人事檔案移交的步驟流程與方式方法，有助于提高退休人員對(duì)人事檔案移交工作的配合度與接受度。同時(shí)，國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)施社會(huì)化管理也是一次促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)“供給側(cè)”與“需求側(cè)”交流融合的改革契機(jī)，政策宣傳過程中能夠收集到大量國(guó)企退休人員的意見建議，也可以為檔案管理部門改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量提供思路和依據(jù)，進(jìn)而有助于促進(jìn)由“政府、群眾、檔案”新型三元互動(dòng)模式取代傳統(tǒng)的“政府、檔案”二元互動(dòng)模式，有效提高行政效率。
(二)制定科學(xué)合理的移交方案
在實(shí)施國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化轉(zhuǎn)型之前，由于國(guó)企退休人員人事檔案是由企業(yè)自行管理的，導(dǎo)致人事檔案管理的質(zhì)量參差不齊，檔案接收機(jī)構(gòu)對(duì)各個(gè)國(guó)企的檔案管理情況的掌握也不夠全面。因此，在開展國(guó)企退休人員人事檔案移交工作之前，檔案接收機(jī)構(gòu)需要開展調(diào)研和溝通銜接，摸排底數(shù)，列出責(zé)任清單，明確目標(biāo)任務(wù)。要積極了解掌握各移交企業(yè)退休人員人事檔案管理的現(xiàn)狀，依據(jù)移交人事檔案的總量、行業(yè)類別、社保歸屬地等進(jìn)行歸納分類，制定下發(fā)具有可操作性的移交方案，按照先易后難、分類分批原則，明確移交所需材料、經(jīng)辦流程、時(shí)間安排。還要認(rèn)真開展政策培訓(xùn)，組織重點(diǎn)國(guó)企人事檔案管理人員召開政策宣講會(huì)，提高國(guó)企檔案移交工作人員的業(yè)務(wù)經(jīng)辦能力。同時(shí)按照時(shí)間表倒排工作，掌握進(jìn)度，限時(shí)完成，保證國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化管理改革有條不紊、忙而不亂。
(三)簡(jiǎn)化檔案移交流程
檔案接收機(jī)構(gòu)接收到國(guó)企退休人員人事檔案以后，要將信息同步共享到街道(社區(qū))，同時(shí)開展人事檔案信息化加工。要暢通移交業(yè)務(wù)流程，在移交過程中，檔案直接在國(guó)企與檔案接收機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)，企業(yè)退休人員本人不用辦理任何手續(xù)，只需在接到社區(qū)通知后到社區(qū)報(bào)到并確認(rèn)相關(guān)信息。
(四)加強(qiáng)檔案移交中的過程控制
為保質(zhì)保量完成國(guó)企退休人員人事檔案移交任務(wù)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)落實(shí)國(guó)企退休人員人事檔案移交考核的口徑、指標(biāo)、工作要求，實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)防范預(yù)案，對(duì)檔案移交接收工作認(rèn)真進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。一是建立通報(bào)機(jī)制，對(duì)考核范圍中的重點(diǎn)企業(yè)形成移交情況進(jìn)度報(bào)表，定期通報(bào)情況；二是建立督查機(jī)制，對(duì)各檔案接收機(jī)構(gòu)按行政區(qū)劃歸屬進(jìn)行工作督查，加強(qiáng)溝通，及時(shí)指導(dǎo)。
(五)設(shè)置過渡期，確保平穩(wěn)移交
國(guó)有企業(yè)涉及的行業(yè)范圍廣泛，由于主管單位不一，往往遵循不同的檔案管理規(guī)范，實(shí)行統(tǒng)一管理難度較大。國(guó)企退休人員人事檔案管理的社會(huì)化轉(zhuǎn)型打通了檔案管理的前后端，促使各企業(yè)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)歸檔、合理組卷、規(guī)范裝訂，并要求涉及檔案移交的相關(guān)國(guó)有企業(yè)在過渡期內(nèi)保持一定力量協(xié)助檔案接收機(jī)構(gòu)做好企業(yè)退休人員人事檔案社會(huì)化管理服務(wù)的協(xié)調(diào)工作，如有檔案材料缺失需按規(guī)定進(jìn)行補(bǔ)充或提供情況說明，以免因“三不管”與相互推諉損害退休人員的利益。
三、國(guó)企退休人員人事檔案日常業(yè)務(wù)改革
檔案移交只是國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化轉(zhuǎn)型的第一步。社會(huì)保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))成為國(guó)企退休人員人事檔案的管理部門之后，日常為企業(yè)退休人員提供檔案整理、查詢、調(diào)動(dòng)、出具證明等服務(wù)，需以“就近辦、簡(jiǎn)化辦、網(wǎng)上辦”為要求，推進(jìn)窗口服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)，不斷提升企業(yè)退休人員的滿意度。
(一)流程再造
傳統(tǒng)的檔案政務(wù)服務(wù)模式以檔案服務(wù)機(jī)關(guān)的職能為中心，檔案管理人員具有資源優(yōu)勢(shì)與政務(wù)權(quán)利，容易滋生官本位思想。隨著行政體制改革向縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案政務(wù)服務(wù)模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。近年來，“一窗受理”成為政務(wù)服務(wù)領(lǐng)域的熱點(diǎn)名詞。由于辦事窗口是政府向群眾提供面對(duì)面服務(wù)的場(chǎng)所，可以在很大程度上影響群眾的滿意度。因此許多政府機(jī)構(gòu)對(duì)外辦事部門都以方便群眾辦事為目標(biāo)，將原本的各分項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理窗口統(tǒng)一歸并為綜合窗口。比如，由具有檔案管理職能的業(yè)務(wù)部門對(duì)綜合窗口工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使每一個(gè)綜合窗口都可以經(jīng)辦國(guó)企退休人員人事檔案業(yè)務(wù)。另外，安排領(lǐng)導(dǎo)干部輪流到辦事大廳值周，負(fù)責(zé)向前來辦事的外來人員提供引導(dǎo)、政策解釋、陪跑服務(wù)；實(shí)行窗口工作人員錯(cuò)時(shí)上下班制度，實(shí)行中午時(shí)段窗口對(duì)外辦公，最大限度減少辦事人員等候的時(shí)間等，這些都是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的有益嘗試。當(dāng)然，“一窗受理”不應(yīng)僅僅拘泥于字面意義上的歸并辦事窗口，更應(yīng)該借“一窗受理”完成檔案政務(wù)服務(wù)的流程再造，使其成為“政府再造”的契機(jī)?！罢僭臁崩碚撌钱?dāng)下政府改革中廣泛使用的政策工具，是指通過對(duì)政府行政部門與公共管理組織績(jī)效的根本性變革轉(zhuǎn)型，大幅提升效能、服務(wù)能力、創(chuàng)新能力與適應(yīng)能力?！罢僭臁币裱矊?dǎo)向，檔案管理部門應(yīng)以便民利民為出發(fā)點(diǎn)，最大限度地簡(jiǎn)化辦事環(huán)節(jié)，最小化行政成本，從而提高檔案管理服務(wù)效能。
(二)精簡(jiǎn)相關(guān)材料
應(yīng)從企業(yè)、群眾的辦事需要出發(fā)，精簡(jiǎn)國(guó)企退休人員納入社會(huì)化管理服務(wù)審核所需材料。比如，社會(huì)保障部門(退管經(jīng)辦機(jī)構(gòu))可以利用信息化手段獲取國(guó)企退休人員的基礎(chǔ)信息，從而取代傳統(tǒng)的由退休人員手工填寫各類表格的信息采集方式。將功能相近的表格整合為一張表格也能夠有效縮短窗口業(yè)務(wù)的平均辦結(jié)時(shí)間，為“一窗受理”提速增效。
(三)檔案數(shù)字化
在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案要實(shí)現(xiàn)在各部門間的流轉(zhuǎn)共享就必須通過“調(diào)檔”的方式進(jìn)行，檔案材料流動(dòng)緩慢且利用效率低下。如果業(yè)務(wù)申辦發(fā)起地與檔案保管地距離較遠(yuǎn)，經(jīng)常需要耗費(fèi)更多時(shí)間，無法“即辦即走”。因此，要實(shí)施改革，就需要信息技術(shù)的協(xié)助。檔案數(shù)字化是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向，是指通過使用掃描儀等設(shè)備，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工使其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字圖像存儲(chǔ)在電子載體上，并且按照檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，把數(shù)字圖像和目錄數(shù)據(jù)用關(guān)聯(lián)關(guān)系連接起來的處理過程。國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)行社會(huì)化管理以后，可以分批次進(jìn)行檔案數(shù)字化。一方面，檔案數(shù)字化以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，有助于形成倒逼機(jī)制，促使檔案管理機(jī)構(gòu)及時(shí)做好紙質(zhì)材料的歸檔、整理、審核、檢查等工作，保證入檔材料的準(zhǔn)確真實(shí)、類目完整；另一方面，檔案數(shù)字化不僅能夠防止檔案的腐化霉變、破損遺失，還能夠提高檔案利用效率，有利于政務(wù)信息的公開，實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通。
(四)打通檔案信息共享壁壘
國(guó)企退休人員人事檔案是企業(yè)退休人員人生經(jīng)歷的記錄與證明，是最好的身份信息佐證材料。在國(guó)企退休人員人事檔案移交實(shí)行社會(huì)化管理以后，凡是涉及行政業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，如有關(guān)高齡、勞模、政治面貌、高級(jí)職稱等信息的數(shù)據(jù)采集，都可以在檔案移交環(huán)節(jié)完成，不再需要辦事企業(yè)與群眾自行填寫，實(shí)現(xiàn)讓數(shù)據(jù)“替群眾辦事”。在條件允許的情況下，將檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)延伸到社區(qū)，在行政審批權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，通過多部門合作使檔案異地查詢、檔案業(yè)務(wù)異地“一窗受理”成為可能。
四、社會(huì)化轉(zhuǎn)型的成效與展望
國(guó)企退休人員人事檔案管理社會(huì)化轉(zhuǎn)型有效提高了企業(yè)與退休人員辦理檔案業(yè)務(wù)的便捷性，推動(dòng)了檔案數(shù)字體系的構(gòu)建與公共服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變；同時(shí)，也對(duì)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理能力提出了新的要求。開放且充滿活力的政府、從群眾需求出發(fā)的服務(wù)理念，以及不斷提升的信息化水平是社會(huì)化轉(zhuǎn)型改革成功的關(guān)鍵所在。一方面，檔案管理部門應(yīng)鞏固現(xiàn)有改革成果，保持與國(guó)有企業(yè)的良好溝通，集思廣益，將好事辦得更好；另一方面，還應(yīng)注意分析國(guó)企退休人員人事檔案管理中出現(xiàn)的新形勢(shì)、新問題，不忘初心，與時(shí)俱進(jìn)，努力完善健全檔案管理機(jī)制，更好地為企業(yè)退休人員服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]張逸.我國(guó)國(guó)有企業(yè)職能定位與分類及其改革趨向[J].上海企業(yè)，2020(2)：64-67
[2]武軍.剝離國(guó)有企業(yè)辦社會(huì)職能,加快推進(jìn)國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作[J].勞動(dòng)保障世界，2019(32)：65-66
[3]郭文芳.淺談退休干部人事檔案的開發(fā)利用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020(35)：25-26
[4]王美龍，陳維祥，吳衛(wèi).企業(yè)退休人員人事檔案管理與綜合利用研究——以南京市為例[J].南京曉莊學(xué)院學(xué)報(bào)，2012(5)：111-117
[5]國(guó)虹.“最多跑一次”改革：新時(shí)代“以人民為中心”的公共行政創(chuàng)新運(yùn)動(dòng)[J].西南大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2019(6)：29-36
[6]戴維·奧斯本，彼得·普拉斯特里克著.再造政府[M].譚功榮，劉霞譯.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2010：8-13
【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代化管理手段；服務(wù)方式；國(guó)企檔案管理；應(yīng)用
一、引言
隨著現(xiàn)代化科技水平不斷提高，國(guó)企檔案管理工作提出了新的要求，企業(yè)檔案管理人員要增強(qiáng)自身檔案管理服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新管理手段，加快國(guó)企檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化與現(xiàn)代化管理的發(fā)展進(jìn)程，從根本上提高國(guó)企檔案管理水平，為國(guó)企順利開展檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。在實(shí)際檔案管理工作中，應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段與服務(wù)方式，是順應(yīng)時(shí)代潮流的體現(xiàn)，促進(jìn)國(guó)企檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展步伐。
二、國(guó)企檔案管理工作中的問題
1.檔案管理重視不足
對(duì)于任何企業(yè)而言，檔案管理工作都是非常復(fù)雜的，信息覆蓋面廣，工作量大，需要很多部門與人員合作才能完成檔案資料的收集、移交及整理，人力、物力投入大，但無法直接轉(zhuǎn)換為經(jīng)濟(jì)效益。國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)則以經(jīng)濟(jì)業(yè)績(jī)?yōu)榭己酥饕獏⒖家罁?jù)，所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，資金與技術(shù)投入不足，造成企業(yè)檔案管理工作不能滿足經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需求。同時(shí)，一些國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)缺乏歸檔意識(shí)，導(dǎo)致無法有效、完整的保存某些應(yīng)該歸檔的資料。
2.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不夠完善
在我國(guó)企業(yè)檔案管理工作中，廣泛推廣標(biāo)準(zhǔn)化準(zhǔn)則，建立了簡(jiǎn)單的標(biāo)準(zhǔn)化體系，但其還不夠完善。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，不夠集中，現(xiàn)代化水平較低。特別是檔案管理工作設(shè)備不充足，軟件研發(fā)水平與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)相差較大，檔案管理盲目性比較大，物力、財(cái)力浪費(fèi)比較嚴(yán)重。
3.缺乏專業(yè)檔案管理隊(duì)伍
國(guó)企檔案管理工作中，高級(jí)專業(yè)管理人員不足。高級(jí)檔案管理專業(yè)人才，是指政治理論能力與政策水平高，文化素質(zhì)與現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)水平突出，在現(xiàn)代化檔案管理中貢獻(xiàn)比較大。當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案管理人員文化水平普遍較低，專業(yè)管理知識(shí)與技能水平不足，現(xiàn)代化新技術(shù)應(yīng)用能力差，不利于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。
4.檔案編研工作不足
在國(guó)企檔案管理工作中，檔案編研工作是非常重要的，是關(guān)鍵內(nèi)容之一。但目前國(guó)企檔案實(shí)際管理工作中，檔案編研工作發(fā)展比較緩慢，缺乏力度。對(duì)于檔案管理工作而言，充分發(fā)揮其管理作用是其最終目的，而工作管理措施則是實(shí)現(xiàn)這一目的的重要的手段。為了貫徹落實(shí)檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展，在實(shí)際檔案管理工作中，要將管理與編研融為一體，同時(shí)進(jìn)行。
三、國(guó)企檔案管理工作中現(xiàn)代化管理手段與服務(wù)方式的應(yīng)用分析
1.建立信息化檔案管理系統(tǒng)
石油企業(yè)在檔案管理工作中，只有充分應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，才能建立信息化的檔案管理系統(tǒng)。比如在信息化檔案管理系統(tǒng)建立過程中，應(yīng)用數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、、挖掘、安全、服務(wù)架構(gòu)、檢索及訪問等技術(shù)。應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段與服務(wù)方式，國(guó)企檔案管理系統(tǒng)整體管理水平提高，加快了國(guó)企檔案信息化建設(shè)步伐。同時(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)程，在傳統(tǒng)電子檔案管理基礎(chǔ)上，企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化電子與信息化發(fā)展格局。針對(duì)當(dāng)前國(guó)企檔案管理存在的問題，國(guó)有企業(yè)可采用現(xiàn)代化管理手段，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理模式，提高其管理效率。隨著我國(guó)現(xiàn)代化信息技術(shù)水平不斷提高，國(guó)企檔案現(xiàn)代化管理工作中，信息化檔案管理模式的建立是首要任務(wù)，這為國(guó)企實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理夯實(shí)了基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上，國(guó)有企業(yè)應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段與服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子與信息化相結(jié)合的檔案管理。企業(yè)建立信息化檔案管理系統(tǒng)，為現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展搭建了相應(yīng)的管理平臺(tái)，充分應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，傳統(tǒng)檔案文件信息載體得到有效轉(zhuǎn)換，經(jīng)過對(duì)檔案資料的收集、篩選與加工，建立相應(yīng)的電子檔案，便于人們查詢、審核，這也是滿足企業(yè)信息化發(fā)展需求。
2.樹立一體化管理意識(shí)
石油企業(yè)在檔案管理工作中，只有樹立一體化管理意識(shí)，才能有效應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段與服務(wù)方式。一體化管理，就是將現(xiàn)代企業(yè)文秘與檔案管理相結(jié)合，加強(qiáng)管控文檔管理，提高企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)與合理性。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，企業(yè)檔案是企業(yè)歷史的記錄，對(duì)企業(yè)發(fā)展非常重要，具有不可替代的地位與作用。國(guó)企檔案管理實(shí)現(xiàn)一體化文檔管理，這就要求企業(yè)綜合辦公室文秘工作者要增強(qiáng)檔案意識(shí)，在文書傳遞中，及時(shí)做好文本保存與上交；同時(shí)檔案管理者也要指導(dǎo)文秘人員做好檔案管理，確保文秘人員掌握文件歸檔范圍，共同做好企業(yè)檔案管理。
3.創(chuàng)新管理體制
石油企業(yè)在日常檔案管理工作中，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段與服務(wù)方式，創(chuàng)新檔案管理體制，便于企業(yè)檔案歸類與查詢。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，石油企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平不斷提高，檔案管理歸類與查詢工作也要同步發(fā)展，才能滿足企業(yè)發(fā)展需求，提高企業(yè)檔案管理效率。創(chuàng)新檔案管理方法，企業(yè)要擴(kuò)大檔案管理工作范圍，深化檔案管理工作內(nèi)涵，建立單一向信息集中化轉(zhuǎn)變的管理模式，充分運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，整合檔案管理信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，創(chuàng)建高效快捷的檔案查詢與歸類，在此基礎(chǔ)上提高檔案管理工作的效率與靈活性。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，國(guó)企檔案管理過程中，充分運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段與服務(wù)方式，是滿足新形勢(shì)下，信息化建設(shè)與檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需求的，為國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)提供了必備條件，為國(guó)企檔案管理的實(shí)施與發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位；檔案管理；信息化
隨著我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，采用計(jì)算機(jī)管理檔案已經(jīng)成為政府建設(shè)的主要課題之一。檔案管理信息化是國(guó)家信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。目前檔案管理信息化發(fā)展中仍然面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)。
一、檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)內(nèi)涵及其基本要求
所謂檔案信息化，就是在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)、管理并利用這些資源為用戶提供服務(wù)，是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案數(shù)字化和向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。
檔案信息化的基本要求：
1．規(guī)范性：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)，如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2．安全性：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采?。何锢戆踩呗裕辉L問控制策略；（如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
3．效益性：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪?、?cái)力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。
二、檔案管理信息化建設(shè)的障礙
1．檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2．檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化不夠。檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
3．檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)欠缺。檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
4．檔案管理人員的信息素質(zhì)不高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電于化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)屢次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的具體措施
（一）建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)
在廣播電視單位系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
（二）配備統(tǒng)一的管理設(shè)備
將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動(dòng)的、有生命力的資源，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，必須依靠網(wǎng)絡(luò)，必須配備統(tǒng)一的管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為企事業(yè)單位發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為廣播電視單位單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。
采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著各單位檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。
（三）建立規(guī)范的管理機(jī)制
創(chuàng)新檔案管理制度。廣播電視單位檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。
統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。廣播電視行業(yè)檔案管理部門應(yīng)充分利用廣播電視單位的體制機(jī)制優(yōu)勢(shì)，使廣播電視檔案工作建立在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)之上，為實(shí)現(xiàn)全行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化制定“交通規(guī)則”。它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么全省廣播電視單位檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。
（四）建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍
關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；人事檔案；電子化管理；風(fēng)險(xiǎn)
人事檔案管理工作開展得好壞，直接關(guān)系到企業(yè)自身發(fā)展情況，開展高效的檔案管理工作，能夠促進(jìn)國(guó)企向著更加良好的方向發(fā)展。這一背景下，國(guó)企為了更好地開人事檔案管理工作，紛紛引入了信息化手段，以促進(jìn)人事檔案電子化管理方向轉(zhuǎn)變，這一轉(zhuǎn)變有效提升了整個(gè)工作的質(zhì)量與效率。但通過大量實(shí)踐表明，開展電子化人事檔案管理時(shí)，很可能出現(xiàn)一些風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致整個(gè)工作并未體現(xiàn)出最大的價(jià)值，在一定程度上制約了國(guó)企的發(fā)展。所以，國(guó)企需要針對(duì)人事檔案電子化管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，制定出相應(yīng)的防范措施，降低各類風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率，為國(guó)企更好的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。
一、人事檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)
以往階段，企業(yè)開展人事檔案管理工作時(shí)，通常以人員手工與紙質(zhì)管理模式為主，管理效果較差，不利于企業(yè)對(duì)人事檔案的使用，在一定程度上干擾企業(yè)正常運(yùn)行，而人事檔案電子化管理的出現(xiàn)，則有效改善的這一情況，具體來說，主要體現(xiàn)在下述四個(gè)方面：
1.易于分類
對(duì)于國(guó)有企業(yè)來說，人員數(shù)量較多，人事檔案信息較為龐大，其中涉及很多方面的信息，如人員姓名、聯(lián)系方式、薪酬待遇、以往工作經(jīng)驗(yàn)、所處崗位等，對(duì)于這些檔案來說，需要分門別類地管理，只有這樣，才會(huì)使檔案發(fā)揮出最大的作用。以往階段，通過人員手工管理時(shí)，由于檔案信息龐大，導(dǎo)致管理人員難以準(zhǔn)確掌握檔案的真實(shí)情況，影響檔案的分類，使檔案雜亂無章的堆放到一起。而應(yīng)用信息化管理手段時(shí)，會(huì)有專業(yè)的軟件設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)出性能良好、功能較為完善的人事檔案管理平臺(tái)。整個(gè)平臺(tái)由多個(gè)功能模塊構(gòu)成，其中包括分類功能，將人事資料導(dǎo)入到該平臺(tái)后，只需要簡(jiǎn)單點(diǎn)擊“分類功能”，平臺(tái)會(huì)自動(dòng)對(duì)人事資料予以分析，根據(jù)分析結(jié)果，結(jié)合前期設(shè)置的分類標(biāo)準(zhǔn)，將人事資料劃分到相應(yīng)類型當(dāng)中，操作簡(jiǎn)單，無需人員過度參與，使得人事檔案分類更加科學(xué)、合理。
2.儲(chǔ)存量較多
紙質(zhì)管理模式是在獲取職工信息后，書寫到紙張上，通過對(duì)紙張的保管，以達(dá)到人事檔案管理的目的。對(duì)于這一管理模式來說，所用的紙張具有邊界，只能在邊界范圍內(nèi)書寫，因而存儲(chǔ)的信息量并不是很大，若對(duì)大量人事檔案進(jìn)行管理，則需要采用很多紙張，為管理工作帶來麻煩。以A4紙為例，尺寸為210×397mm，而人正常寫字時(shí)，1cm2約為1個(gè)字，也就是說，在一張A4紙上僅可書寫600字左右，字符較小一些，書寫字?jǐn)?shù)可增加一些，但相對(duì)于龐大的人事檔案信息來說，這些字?jǐn)?shù)依然僅占其中非常小的一部分。而采用電子化管理模式后，則可改善這一問題，大大提升信息的存儲(chǔ)量。在電子化管理模式當(dāng)中，以計(jì)算機(jī)硬盤為主要的存儲(chǔ)場(chǎng)所。對(duì)于硬盤的存儲(chǔ)空間來說，是虛擬存在的，無須將信息記錄到實(shí)物上，因而存儲(chǔ)量非常高。目前，在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域內(nèi)，硬盤容量最高已達(dá)10T以上，日常常用的硬盤容量也有數(shù)百G，能夠存儲(chǔ)數(shù)億的文字、數(shù)字信息，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于以往的紙質(zhì)存儲(chǔ)模式。
3.應(yīng)用方便
對(duì)于以往的紙質(zhì)管理模式來說，將人事檔案記錄到紙張之后，會(huì)將其放置到相應(yīng)的位置存儲(chǔ)，在需要使用檔案信息時(shí)，由管理人員從龐大的資料當(dāng)中尋找出來。這樣需要消耗很長(zhǎng)的時(shí)間，導(dǎo)致檔案信息的應(yīng)用并不是很方便。而采用電子化管理模式后，則可有效改變這一問題。該管理模式當(dāng)中，主要通過計(jì)算機(jī)完成信息錄入、存儲(chǔ)以及提取等工作，只需要在電腦管理系統(tǒng)內(nèi)，錄入所需要查找的關(guān)鍵詞，計(jì)算機(jī)可以在較短的時(shí)間內(nèi)將所有與該關(guān)鍵詞相關(guān)的信息提取出來，并展示在用戶眼前，用戶只需要根據(jù)具體需求，選擇出最終的檔案信息即可。同時(shí)，在信息檢索時(shí)，錄入的關(guān)鍵詞越多、越準(zhǔn)確，所檢索出來的檔案信息也會(huì)越少，進(jìn)而對(duì)人事檔案的應(yīng)用提供了方便。
4.提升工作效率
對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式來說，主要是人員管理為主，任何工作的開展，均需要由人員完成，如由人員抄錄信息，由人員查找信息等，而人的精力與時(shí)間有限，不僅會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，而且工作效率也不是很高，導(dǎo)致整個(gè)工作效率有待提升。同時(shí)，對(duì)紙張存儲(chǔ)時(shí)，很容易受到外界因素的影響而破壞，如放置到潮濕環(huán)境當(dāng)中，會(huì)加快紙張的腐爛速度，還會(huì)使紙張上的文字變得模糊；若存儲(chǔ)場(chǎng)所出現(xiàn)火災(zāi)，將會(huì)導(dǎo)致資料內(nèi)容完全消失等。受到這些因素的影響，使企業(yè)無法有效對(duì)檔案資料進(jìn)行應(yīng)用。而應(yīng)用電子化管理模式時(shí)，通過計(jì)算機(jī)代替了人員，無需人工抄錄信息等工作，人員只需要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，即可在最短的時(shí)間內(nèi)，完成整個(gè)人事檔案管理工作，大大提升了該項(xiàng)工作的效率。同時(shí)，信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)硬盤當(dāng)中，不會(huì)受到潮濕、火災(zāi)等因素的影響，即便硬盤損壞，也可通過相關(guān)技術(shù)將其修復(fù)，提升了檔案信息的安全性。此外，電子化管理無需采用紙張，具有一定的環(huán)保作用，有利于社會(huì)可持續(xù)發(fā)展。
二、國(guó)有企業(yè)人事檔案電子化管理常見風(fēng)險(xiǎn)
雖然，相對(duì)于傳統(tǒng)人事檔案管理模式來說，電子化管理模式具有較多的優(yōu)勢(shì)，但通過大量實(shí)踐表明，電子化管理依然會(huì)出現(xiàn)一定的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致檔案信息損壞，或者是被不法分子所竊取，不僅對(duì)職工個(gè)人生活與經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)帶來一定隱患，同時(shí)還會(huì)威脅到國(guó)有企業(yè)的發(fā)展。具體來說，國(guó)企人事檔案電子化管理中常見風(fēng)險(xiǎn)包括下述幾個(gè)方面：
1.物理網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)
在電子化管理模式當(dāng)中，需要應(yīng)用很多物理硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、硬盤、鍵盤、鼠標(biāo)等，這些硬件設(shè)施性能的好壞，直接關(guān)系到檔案管理的效果。然而在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，這些硬件設(shè)施很可能受到一些因素的影響而損壞，進(jìn)而影響在電子化管理中的作用。具體來說，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是自然方面。自然界作為人們生存的主要場(chǎng)所，一些自然事件很可能對(duì)計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施造成損壞，如在雷雨天氣下，計(jì)算機(jī)未做好避雷措施，由于在短時(shí)間內(nèi)電壓迅速上升，會(huì)將計(jì)算機(jī)芯片燒壞；在地震、暴風(fēng)等天災(zāi)情況下，也可使硬件設(shè)施產(chǎn)生損壞，嚴(yán)重情況下，甚至?xí)霈F(xiàn)毀滅性的破壞。二是人員方面。開展電子化人事檔案管理工作時(shí)，雖然無需人員直接參與進(jìn)來，但是計(jì)算機(jī)的操作依然由人員完成，若人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)不了解，或是未能正確操作計(jì)算機(jī)，也會(huì)帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。如操作人員隨意斷電，可能會(huì)損壞內(nèi)存、硬盤、電源等原件，對(duì)資料造成破壞。
2.內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)
在整個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系當(dāng)中，可劃分成兩個(gè)組成部分，一個(gè)為外部網(wǎng)絡(luò)，另一個(gè)為內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，即局域網(wǎng)，在局域網(wǎng)運(yùn)行的過程中，可能受到多方面因素的影響而出現(xiàn)信息安全風(fēng)險(xiǎn)，具體來說，體現(xiàn)在下述幾個(gè)方面：（1）員工安全理念缺失。人員作為局域網(wǎng)的操作與管理者，只有具備較高的安全理念，才會(huì)防止各種安全風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。但對(duì)于很多國(guó)企來說，并未對(duì)人事檔案電子化管理產(chǎn)生應(yīng)有的重視程度，沒有聘用高素質(zhì)管理人員，導(dǎo)致人員的安全意識(shí)相對(duì)較低，進(jìn)而經(jīng)常誘發(fā)各種信息安全事件。比如，人員應(yīng)用完計(jì)算機(jī)后，未及時(shí)將系統(tǒng)關(guān)閉而離開，為其他人員的觀看提供了機(jī)會(huì)；利用企業(yè)局域網(wǎng)瀏覽一些不健康的網(wǎng)站；未能及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更新等，這些情況均會(huì)導(dǎo)致信息泄露。（2）隨意安裝各種硬件裝置?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)領(lǐng)域，存在很多移動(dòng)硬件，這些移動(dòng)硬件的出現(xiàn)，為人們的工作提供了方便。但是對(duì)硬件使用時(shí)，很可能會(huì)被植入一些病毒，若將植入病毒的硬件插到企業(yè)計(jì)算機(jī)后，這些病毒就會(huì)傳輸?shù)接?jì)算機(jī)內(nèi)，進(jìn)而對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行破壞或竊取，對(duì)國(guó)企人事檔案管理造成嚴(yán)重影響。
3.外部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)于國(guó)有企業(yè)來說，通常都有規(guī)定表明，網(wǎng)絡(luò)不可與外網(wǎng)連接到一起，以防止內(nèi)部信息泄露的事件發(fā)生。但職工進(jìn)入企業(yè)后，為了確保職工有效完成本職工作，企業(yè)通常會(huì)賦予職工自主撥號(hào)上網(wǎng)的權(quán)利，所以在實(shí)際當(dāng)中，很難防止員工將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)連接到一起，進(jìn)而對(duì)人事檔案資料帶來了安全隱患。一方面，在系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，會(huì)出現(xiàn)一些漏洞，這些漏洞的存在將計(jì)算機(jī)完全向其他人展示出來，進(jìn)而為不法人員信息的竊取提供了幫助。另一方面，若在計(jì)算機(jī)中未能應(yīng)用安全防護(hù)措施，則會(huì)在信息管理、傳輸?shù)然顒?dòng)過程中被各種方式所攻擊，如木馬、病毒等，輕者會(huì)使信息泄露或損壞，嚴(yán)重情況下甚至?xí)?dǎo)致整個(gè)計(jì)算機(jī)癱瘓，無法正常運(yùn)行，對(duì)整個(gè)人事檔案管理工作造成非常巨大的危害。同時(shí)，需要注意的是，若出現(xiàn)了外網(wǎng)病毒攻擊，危害性巨大，很難在企業(yè)內(nèi)部尋找出根源，因而需要嚴(yán)格預(yù)防這一問題的出現(xiàn)。
三、國(guó)有企業(yè)人事檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)的防范策略
1.提升對(duì)物理網(wǎng)絡(luò)的保護(hù)
通過上述分析可知，國(guó)企人事檔案電子化管理過程中，很容易受到自然、人員兩個(gè)方面因素的影響，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)安全隱患，進(jìn)而降低整個(gè)工作的開展效果，對(duì)國(guó)企發(fā)展造成一定干擾。所以，國(guó)企開展該項(xiàng)工作時(shí)，一定要提升對(duì)物理網(wǎng)絡(luò)的保護(hù)力度，具體來說，應(yīng)從下述兩方面著手：首先，針對(duì)自然因素來說，地震、暴風(fēng)等天災(zāi)人們無法予以控制，因而只能時(shí)時(shí)關(guān)注自然天氣狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的情況，應(yīng)及時(shí)將信息主要存儲(chǔ)裝置—硬盤轉(zhuǎn)移到安全位置，待天災(zāi)過去之后，重新組裝計(jì)算機(jī)，以保證人事檔案的完整性。針對(duì)雷雨天氣，可采用一些避雷措施，如屋頂裝設(shè)避雷針，或采用避雷機(jī)箱等，以降低雷電對(duì)計(jì)算機(jī)造成破壞；其次，對(duì)于人員因素來說，應(yīng)定期開展計(jì)算機(jī)相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，通過這些培訓(xùn)活動(dòng)的開展，使人員了解計(jì)算機(jī)的正確操作方式，避免人員出現(xiàn)隨意關(guān)閉計(jì)算機(jī)等現(xiàn)象，進(jìn)而減少由人員因素而引發(fā)的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。
2.強(qiáng)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)
內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)作為人事檔案管理的主要管理場(chǎng)所，確保內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全，能夠直接提升整個(gè)檔案管理的質(zhì)量，減少檔案信息的泄露與損壞。所以，國(guó)企運(yùn)營(yíng)過程中，應(yīng)強(qiáng)化職工的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，防止出現(xiàn)由人員導(dǎo)致的內(nèi)部安全風(fēng)險(xiǎn)。首先，提升職工的安全理念。國(guó)企運(yùn)營(yíng)時(shí)，通過會(huì)議、培訓(xùn)活動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)教育等多種途徑，向職工傳授內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的理論知識(shí)，轉(zhuǎn)變職工的落后觀念，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全重要性的了解程度，確保其在日常工作當(dāng)中，能夠有效約束與規(guī)范自身行為，使用計(jì)算機(jī)后，能夠按照要求關(guān)閉；在工作時(shí)間內(nèi)，不瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁(yè)與網(wǎng)站；利用專業(yè)的技術(shù)手段，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新與維護(hù)等，以保證整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處于健康狀態(tài)下，減少信息泄露的機(jī)會(huì)。其次，在使用移動(dòng)硬件使用時(shí)，也應(yīng)注意規(guī)范性，將生活U盤與工作U盤區(qū)分出來，生活U盤僅限于企業(yè)外部使用，而工作U盤僅限于企業(yè)內(nèi)部使用，以防網(wǎng)址、U盤交叉使用而被植入各種病毒，降低病毒入侵企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的機(jī)會(huì)。
3.加強(qiáng)對(duì)外部網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管與防控
除上述兩個(gè)方面之外，國(guó)企還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外部網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管與防控，具體來說，從下述兩個(gè)方面著手：首先，制定出完善的網(wǎng)絡(luò)使用制度，詳細(xì)明確職工不可將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)連接到一起，并針對(duì)這一情況，制定出相應(yīng)的懲罰制度，以約束職工行為，確保職工工作時(shí)不會(huì)主動(dòng)與外網(wǎng)連接，從而減少了外網(wǎng)病毒侵入內(nèi)網(wǎng)的機(jī)會(huì)。其次，在計(jì)算機(jī)中安裝各種安全軟件，如殺毒軟件，自動(dòng)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，確定系統(tǒng)內(nèi)是否出現(xiàn)病毒。若發(fā)現(xiàn)，及時(shí)向工作人員報(bào)告，并將其滅殺；病毒攔截系統(tǒng)，分析想要進(jìn)入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的所有信息，若發(fā)現(xiàn)信息中存在病毒或不良代碼，直接將其阻攔下來，禁止其進(jìn)入內(nèi)網(wǎng)；設(shè)置密鑰，在人事檔案管理系統(tǒng)上，設(shè)置相應(yīng)的密碼，并針對(duì)檔案信息的重要程度，賦予內(nèi)部人員相應(yīng)的查看權(quán)利，不同權(quán)利的職工，僅能查看相應(yīng)的信息，進(jìn)而加強(qiáng)對(duì)人事檔案的保護(hù)力度。
四、總結(jié)
綜上所述，國(guó)企人事檔案電子化管理的應(yīng)用，有效提升了整個(gè)工作的質(zhì)量與效率，為國(guó)企發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)，但需要注意的是，受到人員、自然情況、以及黑客等因素的影響，導(dǎo)致電子化管理中經(jīng)常出現(xiàn)一些安全隱患，使人事檔案損壞或泄露，危害國(guó)企發(fā)展。所以，國(guó)企人事檔案電子化管理過程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物理硬件以及內(nèi)外網(wǎng)的保護(hù)力度，以降低安全隱患的發(fā)生率。
參考文獻(xiàn)：
[1]王英迪.國(guó)有企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展趨向的探討[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展研究，2019
[2]孫攀.試論國(guó)企人事檔案管理水平的提升空間及其對(duì)策[J].魅力中國(guó)，2019
[3]陳純艷.數(shù)字化干部人事檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)與對(duì)策[J].檔案天地，2019
[4]劉凌云，盧莎莎，齊云飛，等.國(guó)企改制中的人力資源管理風(fēng)險(xiǎn)及防范建議[J].企業(yè)改革與管理，2019
[5]高巖.電子檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)與不安全因素分析及防范[J].數(shù)碼設(shè)計(jì)（上），2019
[6]謝明彧.國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策分析[J].企業(yè)改革與管理，2020
[7]仲杰.新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019
[8]李晶，王秋蓉.醫(yī)院人事電子檔案管理的SWOT分析[J].中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2018
[9]丁麗娜.人事檔案電子化管理及其存在問題和相關(guān)措施之管見[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019
人事檔案是社會(huì)組織、國(guó)家機(jī)構(gòu)在人事管理中形成的反映工作人員個(gè)人履歷、道德素質(zhì)、工作業(yè)績(jī)、專業(yè)特長(zhǎng)等客觀面貌的信息并以備考查的表格、文字等原始記錄。人事檔案管理工作堅(jiān)持科學(xué)的原則和方法，以往通過分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂入庫(kù)五項(xiàng)程序，對(duì)干部人事檔案和職工人事檔案以人頭為單位集中保存。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)，我國(guó)企業(yè)人事檔案的管理方式也逐步向信息化方向發(fā)展，旨在建立健全檔案資料信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，有利于提高人力資源開發(fā)水平，充分挖掘企業(yè)的內(nèi)在潛力。但是，據(jù)調(diào)查研究顯示，目前我國(guó)國(guó)有企業(yè)在人事檔案管理信息化的過程中還存在嚴(yán)重的問題，尤其是在檔案管理水平、工作效率、服務(wù)方式、體制建設(shè)等方面亟待完善。
2 國(guó)有企業(yè)人事檔案管理信息化路徑中存在的問題
1、信息化管理建設(shè)投資不到位
目前，我國(guó)國(guó)有企業(yè)在人事檔案管理信息化建設(shè)方面不夠重視，基礎(chǔ)建設(shè)投資不足，導(dǎo)致后期工作無法正常進(jìn)行。很多企業(yè)的管理人員為了追求最大的經(jīng)濟(jì)效益，往往將大量的資金投入到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，忽視檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。據(jù)調(diào)查研究顯示，很多國(guó)有企業(yè)單位的人事檔案管理缺乏相應(yīng)的機(jī)構(gòu)和工作人員，很多都是兼職的，檔案資料存放也不科學(xué)規(guī)范，嚴(yán)重的影響了管理水平的提高。甚至有些企業(yè)管理者認(rèn)為人事檔案管理不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此投入過多的資金反而是一種浪費(fèi)。這不僅不利于人事檔案管理向信息化方向發(fā)展，還不利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。
2、檔案管理人員綜合素質(zhì)較低
我國(guó)國(guó)企人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)普遍偏低，尤其是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面存在較大的欠缺。首先，國(guó)企的職位相對(duì)比較穩(wěn)定，尤其是人事檔案管理部門的工作人員不同于生產(chǎn)一線的職工，學(xué)習(xí)能力低，對(duì)現(xiàn)代信息化的接受能力較差，不利于檔案管理模式向信息化方向發(fā)展。其次，據(jù)調(diào)查研究顯示，很多國(guó)企人事檔案管理人員一般都是受照顧的老弱病殘對(duì)象、或者非技術(shù)人員，因此不僅缺乏積極進(jìn)取的工作精神，還缺少專業(yè)技能，嚴(yán)重阻礙檔案管理水平的進(jìn)一步提高。
3、人事檔案管理資料不夠完善
目前，我國(guó)企業(yè)在人事檔案資料記載方面不夠完善，很多企業(yè)只是簡(jiǎn)單的錄入員工的姓名、職務(wù)、文化程度、籍貫等，難以充分反映員工的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，不利于企業(yè)人力資源的進(jìn)一步開發(fā)。而且在檔案管理過程中，很多企業(yè)缺乏對(duì)員工能力的正確評(píng)估，并實(shí)行條塊分割制度，實(shí)行人才壟斷。尤其是在檔案管理信息化發(fā)展的過程中，檔案資料的不完善，使得網(wǎng)絡(luò)信息管理內(nèi)容空洞，難以充分發(fā)揮人事檔案在企業(yè)發(fā)展中的應(yīng)用價(jià)值。
4、人事檔案管理制度的不規(guī)范
我國(guó)國(guó)企人事檔案管理制度不夠規(guī)范，由于很多企業(yè)的職員調(diào)動(dòng)頻繁、薪水待遇也隨意改動(dòng)，使得很多員工的薪水等級(jí)和任免信息難以及時(shí)完善，而資料不完整不利于進(jìn)行系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)信息匯總。此外，很多企業(yè)單位人事檔案管理工作人員的態(tài)度不端正，私自變更工齡、篡改履歷、編造虛假材料等現(xiàn)象十分嚴(yán)重，甚至存在公報(bào)私仇銷毀或偽造檔案的劣跡。因此，這種不正之風(fēng)不利于構(gòu)建規(guī)范化、信息化的人事檔案管理制度。
3 國(guó)有企業(yè)人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的具體措施
信息科技誕生后也相繼產(chǎn)生了許多相關(guān)技術(shù)和軟件，其中檔案管理技術(shù)的出現(xiàn)為我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案管理提供了現(xiàn)今的技術(shù)基礎(chǔ)，并且國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的信息化相比傳統(tǒng)管理模式有著突出優(yōu)勢(shì)。首先，國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的信息化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期保存，對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理模式來說，信息化的檔案管理模式能夠?qū)n案信息保存到信息庫(kù)中，只是占有一定的存儲(chǔ)空間不會(huì)像傳統(tǒng)模式那樣占有現(xiàn)實(shí)空間，并且信息化檔案管理時(shí)所耗費(fèi)的管理成本低，因此，信息化的管理使得檔案信息的長(zhǎng)期或者永久保存成為可能，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案信息的永久保存，并且對(duì)于檔案的管理質(zhì)量來說也是極為可靠的，所以實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)久保存是信息化管理的一項(xiàng)優(yōu)越之處。其次，信息化的檔案管理模式更加便捷可靠，能夠使檔案信息得到共享，我國(guó)國(guó)有企業(yè)數(shù)量非常多，各個(gè)國(guó)有企業(yè)內(nèi)部檔案資料非常復(fù)雜，管理起來難度非常大，管理人員的工作量也就相應(yīng)加大了，因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化能夠?qū)?fù)雜的檔案管理簡(jiǎn)單化，以此來促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步。
1、重視信息化人事檔案管理建設(shè)
我國(guó)國(guó)企應(yīng)該進(jìn)一步提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展。首先，加強(qiáng)對(duì)國(guó)企管理人員的培訓(xùn)與考核，使他們重視人事檔案工作，建立健全相關(guān)的機(jī)構(gòu)和崗位。其次，加大對(duì)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息體系建設(shè)的投資力度，比如完善電子檔案閱覽室、引進(jìn)先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等等。旨在進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展，從而充分發(fā)揮人事檔案管理的優(yōu)勢(shì)，開發(fā)人力資源，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
2、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
國(guó)有企業(yè)應(yīng)該進(jìn)一步人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。首先，提高檔案管理工作人員的入職門檻，聘請(qǐng)專業(yè)人員，并且兼具基本網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，為管理信息化提供人力支持。其次，企業(yè)應(yīng)該定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行考核與培訓(xùn)，通過召開專業(yè)講座或者公派外出學(xué)習(xí)提升工作人員的專業(yè)技能。此外，建立健全??懲制度，鼓勵(lì)檔案管理工作人員不斷的創(chuàng)新路徑提高工作效率，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程。
3、完善國(guó)企人事檔案的管理資料
我國(guó)企業(yè)應(yīng)該進(jìn)一步完善人事檔案的管理資料，為信息化發(fā)展提供詳實(shí)的數(shù)據(jù)，從而充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。首先，制定明確的檔案記錄標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)反映工作人員的專業(yè)技能、工作業(yè)績(jī)、生平履歷等等，可以為企業(yè)發(fā)展過程中人才的選拔、職位的調(diào)動(dòng)提供客觀的數(shù)據(jù)。其次，提高人事檔案管理的綜合效應(yīng)，杜絕條塊分割制，打破對(duì)人才的壟斷，使人盡其力，進(jìn)一步提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
企業(yè)檔案是在企業(yè)實(shí)踐活動(dòng)中直接產(chǎn)生和形成的，她真實(shí)地記錄著企業(yè)的原貌和企業(yè)的發(fā)展情況，是原汁原味的企業(yè)記憶載體，企業(yè)精神和企業(yè)文化在其中得到最真實(shí)、最實(shí)在、最詳盡的體現(xiàn)。武漢市檔案館館藏有豐富的民國(guó)時(shí)期檔案，研究民國(guó)時(shí)期的企業(yè)檔案管理，不僅具有再現(xiàn)民國(guó)時(shí)期民營(yíng)企業(yè)檔案管理的功能，還會(huì)對(duì)現(xiàn)今、將來的民營(yíng)企業(yè)檔案管理起到重要的借鑒作用。
民國(guó)時(shí)期，武漢地區(qū)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截止1949年，武漢市有私營(yíng)工業(yè)2629戶，從業(yè)人員36709人，資本額6253萬元，總產(chǎn)值15788萬元；私營(yíng)商業(yè)11858戶，從業(yè)人員46367人，資本額4983萬元，總產(chǎn)值15385萬元。武漢市民國(guó)時(shí)期這些數(shù)以萬計(jì)的民營(yíng)工商企業(yè)，產(chǎn)生了大量的內(nèi)容豐富的檔案。
武漢市檔案館館藏的民國(guó)時(shí)期企業(yè)檔案,涵蓋財(cái)政金融業(yè)、商業(yè)服務(wù)業(yè)和工業(yè)，有聚興誠(chéng)商業(yè)銀行漢口分行、華年實(shí)業(yè)股份有限公司、漢陽(yáng)鐵廠等民營(yíng)企業(yè)15個(gè)全宗，共計(jì)17009卷（冊(cè)），上架排列長(zhǎng)度為338.2米。如此豐富的民營(yíng)企業(yè)檔案，真實(shí)、詳情地記錄了企業(yè)管理的全過程，也是民國(guó)時(shí)期民營(yíng)企業(yè)檔案管理的真實(shí)寫照。研究這些檔案，使人們能夠直接地了解民國(guó)時(shí)期民營(yíng)企業(yè)的管理狀況。
（二）
初步分析，武漢市民國(guó)時(shí)期這些民營(yíng)企業(yè)的檔案管理，經(jīng)歷了漫長(zhǎng)曲折的過程。歸納起來有如下幾個(gè)特點(diǎn)：
(1)企業(yè)自成立起，就開始建立企業(yè)檔案。企業(yè)檔案是伴隨企業(yè)而產(chǎn)生的。企業(yè)建立后，有了生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)，記錄這些活動(dòng)并保存它們，就形成了企業(yè)檔案。企業(yè)檔案，隨著企業(yè)的產(chǎn)生而產(chǎn)生，并隨著企業(yè)的消亡而消亡。館藏檔案反映，這些民營(yíng)企業(yè)自成立起，就開展了檔案工作。通過檔案真實(shí)再現(xiàn)了民國(guó)時(shí)期企業(yè)的情況。如上海商業(yè)儲(chǔ)蓄銀行漢口分行成立于1919年5月，初為分理處，1923年4月改為分行。其總行由陳光甫于1915年創(chuàng)辦于上海，為股份有限公司。漢口分行以提倡小額儲(chǔ)蓄，推廣押匯業(yè)務(wù)，創(chuàng)辦國(guó)外匯兌為其宗旨，兼營(yíng)倉(cāng)儲(chǔ)、保險(xiǎn)業(yè)務(wù)。館藏該分行1468卷冊(cè)檔案，最早形成于1918年，詳細(xì)記載了有關(guān)年度總行及該行的章程、辦事規(guī)則與制度；總行、總管理處及其分支機(jī)構(gòu)設(shè)置、成立、撤銷、遷移、改組、變更登記的文件材料；關(guān)于開、復(fù)、停業(yè)登記與立案、領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照的申請(qǐng)，商業(yè)登記證，發(fā)展簡(jiǎn)史與概況調(diào)查表，組織系統(tǒng)圖、所屬分支機(jī)構(gòu)登記表的呈文、批復(fù)、通知、通函等檔案材料。
(2)檔案內(nèi)容豐富，從時(shí)間和空間上全面記錄了企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)。檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)反映。企業(yè)的活動(dòng)開展到哪里，檔案就反映到哪里。如華年實(shí)業(yè)股份有限公司由裕大華資本集團(tuán)各公司及其部分股東投資，于1946年4月創(chuàng)辦。主要經(jīng)營(yíng)進(jìn)出口貿(mào)易，重點(diǎn)為桐油出口，兼營(yíng)機(jī)器、豬鬃、匹頭、棉紗、棉花等進(jìn)出口業(yè)務(wù)。總公司設(shè)秘書、會(huì)計(jì)處、和桐油、疋紗、棉業(yè)、機(jī)器、部?？偣居?954年歇業(yè)。館藏該公司的檔案共1205（冊(cè)），其中文書檔案723卷，財(cái)會(huì)檔案482卷（冊(cè)）。文書檔案案卷分為總類、秘書、組織、業(yè)務(wù)、股務(wù)、同業(yè)活動(dòng)、電報(bào)等類，按年代結(jié)合問題排列。這從時(shí)間、空間上全面反映了企業(yè)的整個(gè)活動(dòng)，也體現(xiàn)了檔案的分類及排列方法。
(3)企業(yè)在發(fā)展、演變中，始終保持著企業(yè)檔案管理的連續(xù)性。民營(yíng)企業(yè)在不斷發(fā)展、變化，無論是企業(yè)體制變化、還是企業(yè)地址搬遷等,都一直堅(jiān)持搞好檔案管理。如裕華紡織股份有限公司及武昌裕華紡織廠于1919年夏由徐榮廷、張松樵、蘇太余等楚興股份有限公司股東和漢口紗商集資創(chuàng)辦。公司設(shè)于漢口，外設(shè)上海、漢口、宜昌、沙市、巴東、萬縣、重慶、鄭州等辦事處。1940年10月，與大華、大興紡織公司設(shè)聯(lián)合總管理處，并設(shè)有人事管理委員會(huì)及聯(lián)合稽核處。武昌裕華紡織廠于1921年底建成，1922年3月投產(chǎn)。1939年6月遷重慶設(shè)渝廠，1943年遷成都設(shè)蓉廠，1947年由渝遷漢口建鄂廠，1951年11月公司及其所屬鄂渝蓉廠實(shí)行公私合營(yíng)。1966年10月公司撤銷，其所屬工廠實(shí)行國(guó)營(yíng)。館藏裕華紡織公司1919―1966年的檔案1174卷（冊(cè)）。在該企業(yè)檔案中，不僅對(duì)體制變化、企業(yè)搬遷等有記載，而且沒有因此間斷企業(yè)的檔案管理，從而保持著企業(yè)檔案管理的嚴(yán)肅性和連續(xù)性。
(4)不同行業(yè)的民營(yíng)企業(yè)均開展檔案管理，形成了民國(guó)時(shí)期檔案門類齊全，專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)的特點(diǎn)。這些企業(yè)雖然分布在不同行業(yè)，都毫無例外地建立起了自己企業(yè)的檔案工作。檔案管理不因企業(yè)所屬領(lǐng)域不同而存在有無的差別。這15家企業(yè)，屬于金融業(yè)、商業(yè)服務(wù)業(yè)和工業(yè)。其中，金融業(yè)有聚興誠(chéng)商業(yè)銀行漢口分行、上海商業(yè)儲(chǔ)蓄銀行漢口分行、永利銀行等；商業(yè)服務(wù)業(yè)有華年實(shí)業(yè)股份有限公司等；工業(yè)企業(yè)有漢陽(yáng)鐵廠、裕華、大華、大興紡織股份有限公司聯(lián)合總管理處、裕華紡織股份有限公司、大華紡織股份有限公司、大興紡織股份有限公司、申福新公司總管理處、商辦漢口第一紡織股份有限公司、震寰紡織股份有限公司、中國(guó)南洋兄弟煙草股份有限公司漢口分公司漢口制造廠、湖北省漢陽(yáng)煉油廠、商辦漢鎮(zhèn)既濟(jì)水電股份有限公司。這些企業(yè)檔案反映了不同的行業(yè)，構(gòu)成了民營(yíng)企業(yè)門類齊全、各自專業(yè)技術(shù)的特點(diǎn)。
（三）
通過分析和研究民國(guó)時(shí)期民營(yíng)企業(yè)的檔案管理，我們不難發(fā)現(xiàn)：
(1)民營(yíng)企業(yè)檔案管理由來以久。事實(shí)證明：我們現(xiàn)在開展民營(yíng)企業(yè)檔案工作，把它作為檔案部門研究新情況、解決新問題、適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展要求的一項(xiàng)重要工作來抓是對(duì)的。尤其是改革開放以后，民營(yíng)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)成為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，民營(yíng)企業(yè)迅速發(fā)展。不失時(shí)機(jī)地推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案管理，是檔案部門圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心所需要加強(qiáng)的工作。但這并不是說，民營(yíng)企業(yè)檔案管理是從現(xiàn)在才開始的。民營(yíng)企業(yè)檔案管理有它的歷史。嚴(yán)格講，民營(yíng)企業(yè)檔案管理是伴隨民營(yíng)企業(yè)的產(chǎn)生而產(chǎn)生，并隨著其發(fā)展而發(fā)展的。有民營(yíng)企業(yè)，就有民營(yíng)企業(yè)檔案管理。改革開放以來的民營(yíng)企業(yè)管理，是民營(yíng)企業(yè)檔案管理發(fā)展進(jìn)程的一個(gè)階段。這是一個(gè)新的階段，而不是它的開始。認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，我們就可以從民營(yíng)企業(yè)檔案管理的歷史中找到其發(fā)展的特點(diǎn)及規(guī)律，并且在總結(jié)前人管理的基礎(chǔ)上尋求新的發(fā)展。
(2)充分認(rèn)識(shí)做好民營(yíng)企業(yè)檔案工作，是民營(yíng)企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求。我們?cè)谕七M(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案管理的時(shí)候，需要有一個(gè)客觀、全面的認(rèn)識(shí)，即既要看到檔案部門在新形勢(shì)下的責(zé)任，又要看到這是民營(yíng)企業(yè)自身發(fā)展的要求。就某個(gè)民營(yíng)企業(yè)的檔案管理而言，其需求主體理應(yīng)是這個(gè)民營(yíng)企業(yè)。而民營(yíng)企業(yè)檔案由于是民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源，所以建立和健全民營(yíng)企業(yè)檔案管理，對(duì)民營(yíng)企業(yè)提升整體管理水平、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，具有重要作用。因此，抓民營(yíng)企業(yè)檔案管理，不應(yīng)只有檔案部門一家有積極性。要變“我要你抓”，為“你要我抓”和“檔案行政管理部門與民營(yíng)企業(yè)一起抓”，由一個(gè)積極性為兩個(gè)積極性。如果激活了民營(yíng)企業(yè)檔案管理的內(nèi)在動(dòng)力，民營(yíng)企業(yè)檔案管理一定會(huì)有大的發(fā)展。
(3)必須圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)這個(gè)中心，開展民營(yíng)企業(yè)檔案管理。就企業(yè)來說，企業(yè)檔案管理工作，必須結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行。企業(yè)的中心是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，所以檔案管理就必須圍繞生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)進(jìn)行。企業(yè)檔案是在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中產(chǎn)生的。換句話說，也就是企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)是企業(yè)檔案產(chǎn)生的源泉及發(fā)展的動(dòng)力。如果離開企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理，企業(yè)檔案就會(huì)成為無源之水，無本之木。從這個(gè)意義上講,企業(yè)檔案的使命就是記憶企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理并為之服務(wù)。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理具有客觀性、完整性等特征，因而，企業(yè)檔案記錄必須客觀、完整?，F(xiàn)代社會(huì)十分講究科學(xué)管理，所以企業(yè)檔案管理也必須按照規(guī)范、科學(xué)的要求進(jìn)行。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院、檔案管理、現(xiàn)狀、問題、創(chuàng)新
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一、新時(shí)期我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作的重要意義
在醫(yī)院的管理工作中有一項(xiàng)非常重要的組成部分就是醫(yī)院的檔案，它是醫(yī)院在從事醫(yī)療及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種簿冊(cè)、文件、錄音、圖表以及其他不同的載體，包括不同形式的歷史記錄，這些都是非常有保存價(jià)值的資料?，F(xiàn)代社會(huì)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代，在醫(yī)院管理工作中檔案的作用與地位的重要性越來越受到重視。醫(yī)院的一項(xiàng)寶貴財(cái)富就是醫(yī)院檔案，對(duì)其信息資源管理的加強(qiáng)，為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)起著非常重要的作用。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，也是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)。
二、我們國(guó)家醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)狀況和存在的問題
第一，沒有健全的管理制度，管理也不集中，信息資源沒有足夠的整體性。目前，醫(yī)院制定的醫(yī)院管理制度以及各級(jí)人員的工作職責(zé)還是比較健全，但是，涉及到檔案管理的相關(guān)制度、職責(zé)以及考核的標(biāo)準(zhǔn)卻不多，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。不完善的管理制度加上沒有足夠重視與收集有價(jià)值的文件材料，導(dǎo)致檔案收集的效率太低，信息管理與檔案管理不能更好的結(jié)合在一起，無法體現(xiàn)檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源沒有足夠的整合性，對(duì)于新時(shí)期發(fā)展來講還有很大的差距，這對(duì)于科學(xué)管理是非常不利的。第二，檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案的利用率太低。在實(shí)際的工作中，很多工作人員包括領(lǐng)導(dǎo)干部在內(nèi)，都沒有重視起檔案的作用，沒有深入的認(rèn)識(shí)到檔案工作在醫(yī)院管理中的必要性與重要性，正因?yàn)槿绱耍瑱n案信息資源得不到有效的開發(fā)，進(jìn)而就不能提高檔案的利用率。第三，檔案管理人員沒有較高的素質(zhì)。如今，從事醫(yī)院管理的人員沒有較高的專業(yè)素質(zhì)，文化程度與理論水平也不相同，人員配備比較隨意，并且流動(dòng)性太大，由于檔案管理人員一般都是從護(hù)理或行政崗轉(zhuǎn)過來的，很少有專業(yè)出身的人員，加上老化的專業(yè)知識(shí)，不合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，不先進(jìn)的管理水平與思想觀念種種因素，導(dǎo)致檔案管理工作與時(shí)代的發(fā)展脫軌，對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展起到很大的影響作用。第四，檔案工作的硬件投入也不夠，管理水平過于低下。雖然計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在醫(yī)院管理工作中，但是，關(guān)于檔案管理方面運(yùn)用的還是比較少，多數(shù)還是運(yùn)用手工檢索、收集，對(duì)檔案的收集開發(fā)與利用有很大的影響。
三、通過多年的研究總結(jié)出怎樣使我們國(guó)家的醫(yī)院檔案管理更加完善
第一，加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性 大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成。《檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當(dāng)一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。 第二，檔案只能集中統(tǒng)一管理，不能分散管理 運(yùn)用行政手段和法律手段對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,這是建立統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案工作制度，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。實(shí)行檔案統(tǒng)一管理，才能對(duì)綜合性醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，真正地、充分地發(fā)揮其憑證和利用作用。 第三，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度 促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對(duì)各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。 第四，加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐，提高檔案管理人員素質(zhì) 檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。 第五，在投入方面加大力度，提高配備，使管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化
在資金投入方面加大力度，要想使檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化就必須要引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備與技術(shù)，其一，在檔案保護(hù)設(shè)備與技術(shù)的配備上要進(jìn)一步提高，包括：風(fēng)調(diào)設(shè)備、檔案庫(kù)房的去濕、滅火設(shè)備以及高效的滅蟲等，這都是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容，其二，就是引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，利用計(jì)算儲(chǔ)存醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)及檔案，對(duì)于查找與閱讀都非常方便，這樣不但可以節(jié)省時(shí)間，還可以節(jié)省人力、財(cái)力與物力，使工作效率得到提高，與此同時(shí)，還要把計(jì)算機(jī)管理檔案的功能充分利用起來，加強(qiáng)其保密的程度。所以，醫(yī)院一定要把計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用的設(shè)計(jì)軟件充分的利用起來，這樣對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與自動(dòng)化有很大的幫助。四、關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作如何進(jìn)行創(chuàng)新
首先，從必要性來講，由于形勢(shì)發(fā)展的需要，醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是發(fā)展的必然趨勢(shì)，所以，一定要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流。二十世紀(jì)是信息化的時(shí)代，信息時(shí)代社會(huì)對(duì)于信息的系統(tǒng)性、需求量以及時(shí)效性都有很高的要求，對(duì)于利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享也提出更高的要求。面對(duì)這樣的形勢(shì)，醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理方式的缺點(diǎn)被暴露出來，那么，只有順應(yīng)形勢(shì)，加快建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理模式，才能讓醫(yī)院的檔案工作滿足時(shí)展的要求，才能有更長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。醫(yī)院檔案是一種原生的信息資源，是醫(yī)院管理工作的需要，也具有多方面的保貴的價(jià)值，對(duì)于醫(yī)院的全面可持續(xù)的發(fā)展起著很大的促進(jìn)作用，這就要求醫(yī)院的檔案部門必須加改變傳統(tǒng)的管理方式，用現(xiàn)代化的服務(wù)模式對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，并且能夠及時(shí)有效的提供給廣大的需求者。其次，就是具體的措施方法，其一，采用創(chuàng)新管理的手段，對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理。醫(yī)院檔案科學(xué)化的管理不只是各類檔案進(jìn)行集中的保管，而是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，并且要具有一定的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、制度化，這也是檔案工作者面臨的新的挑戰(zhàn)。檔案管理的現(xiàn)代化的形勢(shì)，使得檔案工作者不得不采用科學(xué)的管理方法進(jìn)行管理。計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代的管理手段中是不可缺少的工具，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院的檔案不但方便，而且及時(shí)，并且對(duì)于工作的保密性非常好。其二，就是建立培養(yǎng)創(chuàng)新人才的機(jī)制，現(xiàn)代化的管理肯定需要現(xiàn)代化的人才，所以，醫(yī)院當(dāng)務(wù)之急的工作就是培養(yǎng)專業(yè)從事檔案管理的現(xiàn)代化人才，比如：網(wǎng)站管理、軟件開發(fā)、系統(tǒng)維護(hù)人員等，讓他們不但對(duì)現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)與技能熟悉掌握，而且對(duì)檔案業(yè)務(wù)有一定的了解，這樣，才能把現(xiàn)代技術(shù)的效用充分的發(fā)揮出來。
五、結(jié)束語(yǔ)
總之，充分利用檔案是對(duì)檔案進(jìn)行管理的最終目標(biāo)，所以，醫(yī)院檔案管理者首先要有服務(wù)的意識(shí)，對(duì)于檔案信息的資源進(jìn)行多方位的開發(fā)，讓醫(yī)院的檔案能為多方所用。為使用者提供更多實(shí)效的信息。
參考文獻(xiàn)：
[1]何溫．醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的基本途徑[j]．現(xiàn)代醫(yī)院管理，2006（3）
信息與技術(shù)服務(wù)中心檔案室主要負(fù)責(zé)保管行政檔案，而學(xué)生考試試卷、考試成績(jī)、財(cái)務(wù)檔案則由信息與技術(shù)服務(wù)中心記錄室負(fù)責(zé)管理，圖書館特藏檔案室以及游樂檔案室主要負(fù)責(zé)管理學(xué)生論文和手稿，在其游樂檔案室中，其館藏范圍是面向全英國(guó)，而不局限于謝菲爾德市或者謝菲爾德大學(xué)，收藏有大量文件、報(bào)紙、期刊、圖書、畫冊(cè)、圖片、海報(bào)等，其中有的還是19世紀(jì)留存下來的游樂檔案。在謝菲爾德大學(xué)的檔案管理中，其各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)之間不存在任何隸屬關(guān)系，也很少有業(yè)務(wù)往來。雖然英國(guó)高校中采取分散式檔案管理體制，但是分散的檔案管理機(jī)構(gòu)并沒有直接影響到高校檔案資料的收集保存，而且各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)管理有序、分工協(xié)調(diào)，確保各類檔案的完整性和齊全性。
二、英國(guó)高校檔案管理資金來源
和高等教育經(jīng)費(fèi)來源一致，英國(guó)高校檔案管理經(jīng)費(fèi)來源渠道較為多元化，主要來自于社會(huì)捐贈(zèng)和政府財(cái)政撥款。據(jù)統(tǒng)計(jì)，英國(guó)各個(gè)高校在2008年至200年度共收到5.32億英鎊的社會(huì)慈善基金，其中劍橋大學(xué)和牛津大學(xué)受到的社會(huì)捐贈(zèng)數(shù)量最多。和劍橋大學(xué)、牛津大學(xué)等一流名校相比，一般高校受到社會(huì)捐贈(zèng)數(shù)量就較為有限，甚至是杯水車薪。英國(guó)高校社會(huì)捐贈(zèng)大部分來源于校友捐贈(zèng)。在政府財(cái)政撥款方面，自從其聯(lián)合政府上臺(tái)以后，為了進(jìn)一步削減公共支出，就對(duì)高校經(jīng)費(fèi)進(jìn)行大幅削減，直接造成英國(guó)各個(gè)高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)日益緊張，其檔案管理經(jīng)費(fèi)同樣面臨著經(jīng)費(fèi)不足的問題。謝菲爾德大學(xué)雖然規(guī)定每年有7000萬英鎊的研究經(jīng)費(fèi)，但是在檔案管理方面沒有進(jìn)行明確規(guī)定。在政府財(cái)政撥款辦學(xué)經(jīng)費(fèi)不斷削減的前提下，各個(gè)高校財(cái)政投入檔案管理經(jīng)費(fèi)也在不斷縮減，以至于一些高校不得不考慮將學(xué)費(fèi)上漲，呼吁更多校友和社會(huì)人士捐贈(zèng)，使其有更為充足的辦學(xué)經(jīng)費(fèi)。
三、英國(guó)高校檔案保管制度
在英國(guó)，曾經(jīng)涌現(xiàn)出許多著名文學(xué)家、藝術(shù)家、科學(xué)家等，其珍貴書稿基本上都保存在高校圖書館中。例如在英國(guó)劍橋大學(xué)圖書館中，就藏有牛頓大量關(guān)于萬有引力、光學(xué)、微積分、運(yùn)算等方面的珍貴手書書稿，還有哈定、克魯、鮑德溫等人論稿、學(xué)位論文、手稿等。在愛丁堡大學(xué)的圖書館中，珍藏著達(dá)爾文親手書寫的《物種起源》非常重要的一頁(yè)，這一頁(yè)曾經(jīng)一直被夾在了音樂圖書館中的一部書中，直到一位圖書管理員發(fā)現(xiàn)了它。在格拉斯哥大學(xué)圖書館中，收藏著著名物理學(xué)家愛因斯坦的許多手稿，曼徹斯特大學(xué)圖書館中基本上收集了所有領(lǐng)域?qū)W術(shù)論文、研究專著，甚至還有從公元前3000年至今的100多萬部的檔案和學(xué)術(shù)手稿，伯明翰大學(xué)圖書館中收藏了大約300多萬份的檔案和手稿，諾丁漢大學(xué)圖書館收藏了大約100多萬份的期刊和各種書籍，在倫敦大學(xué)的圖書館中收藏著100多萬冊(cè)、4000多種語(yǔ)言價(jià)值連城、珍稀手稿、地圖、重要檔案等。
四、英國(guó)高校檔案管理技術(shù)
英國(guó)高校檔案管理技術(shù)十分先進(jìn)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，英國(guó)高校檔案管理在技術(shù)上十分注重實(shí)用性。特別是在信息化時(shí)代，數(shù)字檔案無疑已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)檔案管理原則和思想在指導(dǎo)數(shù)字檔案建設(shè)過程中已經(jīng)不再適用。英國(guó)高校檔案管理人員十分重視數(shù)字檔案建設(shè)，更多選擇現(xiàn)代技術(shù)保存檔案，不僅有效保護(hù)了原始檔案，而且還可以對(duì)檔案資料進(jìn)行有效利用，提供網(wǎng)上檔案查詢，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的良性循環(huán)。第二，英國(guó)高校檔案管理的開放性。英國(guó)人力成本較高，促使其檔案管理必須要進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，其檔案網(wǎng)站建設(shè)就證明了。英國(guó)高校檔案管理網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)較為簡(jiǎn)潔，主要內(nèi)容就是提高檔案資料的查詢，高校師生都有可以查詢的賬號(hào)，在中央服務(wù)器上有自己的安全控件，不僅在校內(nèi)可以查詢，校外同樣也可以對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢。第三，英國(guó)高校檔案資料的共享性。為了有效實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、檔案原件保護(hù)，加強(qiáng)檔案利用，英國(guó)許多高校積極實(shí)施了高校檔案數(shù)字化建設(shè)。目前，英國(guó)的150多所高校，參與到了國(guó)家檔案資源共享合作計(jì)劃。在實(shí)施這個(gè)計(jì)劃以后，就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的共享和著錄標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，為實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享奠定了基礎(chǔ)。例如，在英國(guó)的格拉斯哥大學(xué)中，其所建立的蘇格蘭高校檔案信息資源整合門戶網(wǎng)站，對(duì)蘇格蘭地區(qū)的十多所高校檔案信息資源進(jìn)行整合，以數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索工具為支撐，為英國(guó)高校的學(xué)生研究以及公眾檔案信息資源的查詢提供更為便捷服務(wù)，促使高校檔案資源共享。而且在一些高校檔案管理工作中，博物館、檔案館、圖書館、大學(xué)之間進(jìn)行交流合作，共享各自檔案資源，具有很強(qiáng)的開放性特點(diǎn)。
五、英國(guó)高校檔案管理的服務(wù)性
1.英國(guó)高校檔案管理的休閑。英國(guó)著名檔案管理學(xué)者庫(kù)克認(rèn)為，整個(gè)社會(huì)都應(yīng)該把檔案館看成是一個(gè)文化機(jī)構(gòu)，甚至被貼上了文化娛樂或消遣的標(biāo)簽也是無可厚非的，而且檔案館與圖書館、博物館一樣，雖然和純粹的娛樂機(jī)構(gòu)有著更為嚴(yán)肅的地方，但是它都屬于根據(jù)個(gè)人興趣活動(dòng)，由社會(huì)建立起來的公共機(jī)構(gòu)。在英國(guó)的一些高校檔案管理機(jī)構(gòu)中，不僅提供一些檔案的復(fù)制品或原件查詢，而且還有檔案展覽、網(wǎng)上指南等二次檔案信息，查閱者可以在閱覽區(qū)邊休息邊查看。
2.英國(guó)高校檔案管理的親民。英國(guó)許多高校的檔案館都有專門為殘疾人準(zhǔn)備的輪椅等設(shè)施，而且可以為查詢者免費(fèi)提供紙筆等。為了始終保持檔案館內(nèi)的安靜衛(wèi)生整潔，檔案館內(nèi)禁止任何人大聲喧嘩和隨意走動(dòng)，甚至還有一些用墻壁隔斷的會(huì)議室，供檔案查閱者進(jìn)行討論交流，只是這些會(huì)議室數(shù)量較少，需要提前預(yù)定。
3.英國(guó)檔案管理的便捷。在英國(guó)的許多高校檔案館內(nèi)，都設(shè)有專門的計(jì)算機(jī)或者縮微閱讀器供查詢者使用，而且還可以通過電子郵件、信函、電話等多種方式與高校檔案館取得聯(lián)系，查詢相關(guān)檔案。高校檔案管理人員也會(huì)給予詳細(xì)解答，并且在法律允許的范圍內(nèi)提供聯(lián)系人聯(lián)系方式或者郵箱，便于雙方的進(jìn)一步溝通聯(lián)系。
4.英國(guó)檔案管理的平等。在英國(guó)所有高校中，無論檔案利用人員的國(guó)籍、年齡、種族、身份、地位如何不同，只要他們能夠提供合法證件，在檔案查詢中填寫檔案查詢理由，都可以直接進(jìn)入到高校檔案館的公共瀏覽區(qū)域或開放的檔案室內(nèi)進(jìn)行檔案查詢利用。
5.英國(guó)高校檔案管理的合理。在英國(guó)的許多高校中，都有規(guī)定，在允許范圍內(nèi)進(jìn)行復(fù)印、翻拍檔案，對(duì)于那些特別珍貴的檔案需要由檔案館管理人員親自復(fù)制，而那些非珍貴檔案則可以由查詢者個(gè)人翻拍復(fù)印，但是必須是有軟鎮(zhèn)紙、托板等，嚴(yán)禁使用閃光燈。而且在高校檔案館內(nèi)復(fù)印、翻拍、查詢檔案，除使用檔案館內(nèi)的器材設(shè)備需要收費(fèi)以外，其他一律免費(fèi)。
六、英國(guó)高校檔案的借閱管理規(guī)定
11企業(yè)缺乏先進(jìn)的檔案管理設(shè)備
我國(guó)目前眾多企業(yè)在檔案管理的工作中采取的仍然是落后的傳統(tǒng)檔案管理軟件，也就是普遍使用的局域網(wǎng)管理模式，這種管理模式無法實(shí)現(xiàn)檔案的跨區(qū)域管理，導(dǎo)致這種現(xiàn)象的原因是許多企業(yè)仍然沒有對(duì)檔案管理的重要性引起足夠的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而致使沒有足夠的資金投入到檔案管理的工作中去，最終造成了企業(yè)檔案管理設(shè)備落后的局面。
12缺乏健全的檔案管理制度
健全的檔案管理制度是檔案管理工作有章可循，有條不紊進(jìn)行的根本保障，而目前國(guó)內(nèi)許多企業(yè)的檔案管理制度存在諸多問題，主要表現(xiàn)為一方面是管理制度的不合理，另一方面是管理制度沒有根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)的更新。除此之外，檔案管理人員的不規(guī)范操作也是檔案管理制度不健全的主要表現(xiàn)之一。
13檔案管理的意識(shí)薄弱
檔案管理的意識(shí)薄弱問題主要集中在非公有制經(jīng)濟(jì)體系中，也就是民營(yíng)企業(yè)。因?yàn)槊駹I(yíng)自負(fù)盈虧的經(jīng)營(yíng)模式讓企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者把更多的精力和資金投入到生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和銷售中，將經(jīng)濟(jì)效益最大化作為企業(yè)的最大目標(biāo)。此外，民營(yíng)企業(yè)的檔案管理工作模式具有很大的靈活性，進(jìn)而削弱了有關(guān)部門對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案管理的監(jiān)督力度，進(jìn)一步導(dǎo)致民營(yíng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者忽視檔案管理工作。
14企業(yè)檔案資料信息沒有根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)更新
企業(yè)的發(fā)展情況是隨時(shí)變化的，員工數(shù)量的變化和管理層的人員變動(dòng)等都需要及時(shí)在企業(yè)的檔案中體現(xiàn)出來，但是目前國(guó)內(nèi)很多企業(yè)對(duì)員工特別是基層員工的增加、離職或者調(diào)動(dòng)都缺乏管理效力，導(dǎo)致這部分人的檔案缺失或者遺留，從而使整個(gè)企業(yè)的檔案資料沒有得到及時(shí)更新。
15檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化水平較低
在這個(gè)科技飛速發(fā)展的時(shí)代，特別當(dāng)前大數(shù)據(jù)的廣泛運(yùn)用背景下，網(wǎng)絡(luò)信息化管理企業(yè)檔案已經(jīng)成為潮流和趨勢(shì)。但是目前國(guó)內(nèi)許多企業(yè)尤其是民營(yíng)企業(yè)的管理層并沒有意識(shí)到這一點(diǎn)，導(dǎo)致檔案管理模式依舊處于落后的傳統(tǒng)管理模式，或者有些企業(yè)已經(jīng)開始運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)行檔案管理，但是由于投入不足，使檔案管理的信息化水平相對(duì)較低。
2企業(yè)檔案管理的措施和效果探究
21增強(qiáng)企業(yè)的檔案管理意識(shí)
檔案管理工作作為一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)管理中不可或缺的組成部分，如果無法深刻體會(huì)到它對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要影響，勢(shì)必會(huì)影響企業(yè)發(fā)展的后勁，使企業(yè)無法健康地持續(xù)發(fā)展。因此，企業(yè)，特別是企業(yè)的高層管理人員要意識(shí)到目前在企業(yè)檔案管理工作中的不足，積極主動(dòng)地著手改善檔案管理工作的現(xiàn)狀。
22制定完善的檔案管理制度
制定一個(gè)完善的檔案管理制度主要有兩個(gè)方面的意義。首先，這可以體現(xiàn)出企業(yè)高層對(duì)檔案管理工作的重視，從而引起基層員工對(duì)檔案管理的重視，進(jìn)一步帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)都參與到檔案管理工作中去；其次，檔案管理制度的制定使檔案管理工作變得有章可循，制度一旦設(shè)定后，就要求企業(yè)管理者和基層員工共同遵守，依章辦事。
23對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行改進(jìn)
隨著科技的飛躍和社會(huì)的進(jìn)步，陳舊落后的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)和滿足新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的需求，所以這就要求企業(yè)管理層要深刻認(rèn)識(shí)到當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中的不足，參照其他企業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)自己企業(yè)的檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)。當(dāng)然，每個(gè)企業(yè)的實(shí)際情況不同，所以檔案的管理模式不可以照搬照抄，在借鑒其他企業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)時(shí)，要仔細(xì)考量這種模式是否符合自己企?I的實(shí)際情況，如果不符合，就堅(jiān)決不能采用，如果有一些符合，那就在別人的經(jīng)驗(yàn)上加以改進(jìn)?？偠灾?，企業(yè)應(yīng)該擁有一個(gè)符合實(shí)際情況、可行性高且能夠滿足自己發(fā)展需求的檔案管理模式。
24提高檔案管理的信息化水平
互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展帶來的影響如今已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中，對(duì)一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)來說，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化擁有許多優(yōu)勢(shì)。一方面是大幅提升了檔案管理的工作效率，以往檔案管理人員如果要找一份檔案，只能通過檔案編號(hào)和年份進(jìn)行手動(dòng)翻查，這種方式不僅浪費(fèi)時(shí)間，還可能出現(xiàn)查找錯(cuò)誤，大大地降低了工作效率，而信息化檔案管理基本上都是通過一臺(tái)計(jì)算機(jī)操作的，通常在企業(yè)檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都設(shè)置了高級(jí)查找和關(guān)鍵詞檢索的功能，當(dāng)企業(yè)檔案的電子版數(shù)據(jù)庫(kù)完成建立以后，管理人員只需要通過口令密碼登錄該系統(tǒng)，然后就可以快速地進(jìn)行檢索了，十分的方便和快捷。其次檔案的錄入通常使用掃描儀進(jìn)行，這種儀器可以最大限度地保存檔案的原貌，避免了紙質(zhì)檔案因?yàn)闀r(shí)間問題而產(chǎn)生的發(fā)黃、發(fā)霉和字跡不清等問題，以方便檔案在今后使用過程中的準(zhǔn)確性。第三，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化可以增加檔案的保密性和安全性，企業(yè)檔案中不乏一些僅供內(nèi)部使用的商業(yè)機(jī)密之類的文件，在信息化管理過程中，可以依據(jù)檔案的保密級(jí)別對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)管理，不同級(jí)別的檔案設(shè)定不同的使用權(quán)限，大大降低了檔案信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)。由此可見，實(shí)施檔案的信息化管理可以建立起很大的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，所以提高檔案的信息化水平很重要。
25加大資金和人力投入
和許多其他管理工作一樣，企業(yè)檔案管理也需要大量的財(cái)力、人力和物力的支持。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案就需要持續(xù)及時(shí)的更新，如果沒有及時(shí)投入相應(yīng)的資金進(jìn)行支持的話，企業(yè)現(xiàn)有的設(shè)備和儀器以及人員配置就無法滿足檔案管理的實(shí)際需求，從而影響企業(yè)的發(fā)展。所以必須投入足夠的資金以維護(hù)和購(gòu)買如打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，一方面幫助降低檔案管理工作人員的工作難度和強(qiáng)度，另一方面也是為持續(xù)變化的檔案管理工作提供可靠的技術(shù)支持。
26加強(qiáng)檔案管理員的培訓(xùn)，提升他們的職業(yè)素養(yǎng)
企業(yè)檔案管理工作的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理員的要求也在不斷更新，所以企業(yè)有必要對(duì)檔案管理員定期進(jìn)行培訓(xùn)，一方面讓他們學(xué)習(xí)新的檔案管理理論和方法，另一方面加強(qiáng)他們互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中與檔案管理先關(guān)的知識(shí)的了解和學(xué)習(xí)。另外也要督促檔案管理員學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的法律、法規(guī)，從而提高他們的綜合素質(zhì)，以便企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。