時間：2023-06-15 17:04:05
導(dǎo)語：在檔案知識管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
學(xué)者覃兆劌從“雙元價值”的角度分析，認(rèn)為檔案價值分工具價值和信息價值兩部分。前者作為一種行為方式，人類的初衷在于它的結(jié)構(gòu)形式所賦予的功能被稱為工具價值；后者作為記錄或者文獻(xiàn)歸屬的實體，其內(nèi)容的價值被稱為信息價值。工具價值是一種普遍意義的價值，而信息價值是一種個性價值；工具價值是檔案的社會屬性，信息價值是檔案的自然屬性。1969年，美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家加爾布雷斯(Galbraith，1969)提出知識資本(intellectualcapital)的概念，到了20世紀(jì)90年代，管理學(xué)界出現(xiàn)了知識管理的提法，在知識管理時代里，檔案的工具價值由于技術(shù)和理論的發(fā)展更加彰顯，檔案的信息價值也得以更加重視。對檔案界一個最意味深長的意義在于：檔案知識競爭性加劇，知識共享成為時代追求。
1.1知識管理下技術(shù)和理論的發(fā)展更加突出了檔案的工具價值。第一，技術(shù)發(fā)展拓展了檔案的處理空間。檔案電子化之前，對檔案的處理主要是對實物檔案的存儲，由于實物檔案本身重量大，搬運、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是重保存輕利用。而且即使被利用，開發(fā)程度也很低，僅限于復(fù)印和翻印。技術(shù)的發(fā)展帶來了知識存儲翻天覆地的變化，信息處理設(shè)備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。電子化的存儲方式重新賦予了檔案管理新的職能，正如在第十五屆國際檔案大會上達(dá)成的共識一樣：檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該在管理和知識中定位，在觀念更新和技術(shù)革新中起到有意義的帶頭作用。第二，知識管理理念有助于實現(xiàn)檔案知識的共享。知識管理強調(diào)學(xué)習(xí)、共享和組織文化，是通過吸納組織有效信息和對信息的再開發(fā)來實現(xiàn)組織的知識塑造，以達(dá)成組織運轉(zhuǎn)更有效的目的。檔案是知識的重要組成部分，檔案自有的公共性決定了檔案知識的共享性，特別是檔案電子化的普及為知識積累和知識共享提供了強大的技術(shù)支撐，加速了檔案知識共享的進(jìn)程。
1.2知識管理背景下檔案信息價值被更加充分認(rèn)可。第一，檔案知識屬性發(fā)生改變：由文獻(xiàn)走向答案。知識經(jīng)濟(jì)時代以前，檔案學(xué)界普遍認(rèn)為檔案是“知識存貯的一種載體”，并且也已認(rèn)識到“貯存和傳播知識的檔案財富，無愧為人類社會進(jìn)行精神再生產(chǎn)和物質(zhì)再生產(chǎn)的一種智力資源”。步入知識經(jīng)濟(jì)時代，知識已成為重要的戰(zhàn)略資源，甚至被認(rèn)為是“唯一有意義的資源”。檔案知識管理不但要為用戶提供相關(guān)的文獻(xiàn)資料，更重要的是要為用戶千方百計地提供解決問題的答案(知識)。正如麗貝卡•巴克利所說：“我們不需要更多的文獻(xiàn)，我們需要的是更多的答案。毫無疑問，關(guān)注知識服務(wù)，是檔案管理理論與實踐應(yīng)該探討的問題，它將是檔案專業(yè)職能定位的新起點?！钡诙?，電子文檔的普及擴(kuò)大了檔案的內(nèi)涵。電子文檔的出現(xiàn)使文件與檔案之間的區(qū)別極大縮小，客觀上使得檔案的內(nèi)涵得到極大擴(kuò)大，由此也促發(fā)了檔案界和社會對檔案知識屬性和知識價值的新思考。英國知識管理大師安妮•布魯金在《企業(yè)記憶——知識管理戰(zhàn)略》一書中指出，檔案資源在知識管理中的核心地位以及知識管理為檔案管理實現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間，能否從檔案中獲取有用的信息和資源已經(jīng)成為是否具備較高學(xué)習(xí)能力和信息處理能力的標(biāo)志，檔案不再是堆積在一起的泛黃的故紙，而是閃耀著智慧的資源庫?？梢哉f，在知識管理背景下，檔案的使用日益便利和充分，技術(shù)發(fā)展拓寬了檔案的使用空間，而知識管理理論的不斷推進(jìn)使檔案知識共享深入人心。正是由于充分認(rèn)識到檔案價值，更多人想從檔案中找到想要的問題答案，檔案管理者才需要不斷供給更加優(yōu)質(zhì)的檔案知識資源。一旦這種供給跟不上社會的需求，將會陷入一種競爭性索取的狀態(tài)，這種狀態(tài)又將放大檔案知識的價值，引發(fā)更加嚴(yán)重的索取。
2競爭的本質(zhì)
從檔案“雙元價值”的角度分析知識管理時代下的檔案價值，檔案的工具價值也即檔案的社會屬性屬于檔案利用的向度，反映了人們對檔案開發(fā)利用的程度；而檔案的自然屬性卻反映了知識的本初價值。檔案在起源上來說是人類對憑證信息的合目的的控制，這里的“控制”，強調(diào)了檔案從根本上是一種功能，人們可以借以維護(hù)憑證信息的證據(jù)力，其表現(xiàn)為有利于顯示其憑證價值的資源組織、價值鑒定、保管和利用；“合目的”強調(diào)了人類借助檔案功能的心理需求以及管理技術(shù)上的主觀能動性，其表現(xiàn)為鮮明的時代特征；“憑證信息”則是對通常定義中“原始記錄”或“原生性”的拓展。所以，檔案的工具價值是檔案屬性的根本，而在知識管理時代下，我們需要更加放大檔案的工具價值，更加充分地開發(fā)檔案使用價值，這樣才會符合檔案的時代定位，才能在基于知識競爭的語境下獲得更多的知識。而依據(jù)對目前存在的檔案競爭性問題的分析，顯然，我們對檔案知識的開發(fā)還未到位，檔案知識供給并不能滿足人們對知識的渴望。故此，我們可以說，對檔案知識的競爭性索取，其實質(zhì)是：檔案部門對檔案的開發(fā)并沒有跟得上社會需求，檔案知識供給短缺，導(dǎo)致無法實現(xiàn)檔案知識共享。
3緩解競爭，實現(xiàn)檔案知識共享的建議
供給和需求是資源的必然邏輯，尤其是當(dāng)知識成為資本后，對知識的追逐更加強勁。在知識管理背景下，檔案使用者或大眾需要更多的檔案知識，同時日新月異的信息處理技術(shù)也便利了檔案管理者對檔案的開發(fā)，可以說，擴(kuò)大檔案知識供給順應(yīng)時勢，而我們要做到的就是順勢而為。對于檔案知識開發(fā)而言，在知識管理時代下，檔案管理者們更需要提高自身管理水平，緊跟時代要求，掌握更多的信息技術(shù)開發(fā)本領(lǐng)，拓寬視野，最大限度開發(fā)檔案價值，更充足供給檔案信息價值，以進(jìn)一步實現(xiàn)檔案知識的共享。
3.1提高檔案管理人員管理水平，契合社會需要。知識管理以前的檔案管理重點工作是保管檔案，知識管理背景下的檔案管理則是更快地從紛繁復(fù)雜的檔案中開發(fā)出有價值的信息和知識，并加以利用和共享。檔案管理人員已經(jīng)轉(zhuǎn)化為知識的提供者和篩選者，成為組織中不可缺少的知識管理者、學(xué)習(xí)資源提供者。而檔案的共享趨勢使檔案管理者由幕后站到臺前，由保管信息到開發(fā)信息，這些變化促使檔案管理者掌握更多的知識，不僅具備檔案專業(yè)知識技能，更要掌握檔案機(jī)構(gòu)的歷史沿革、發(fā)展趨勢、管理流程、未來動向以及其他組織的發(fā)展動態(tài)。在對檔案的篩選利用中還要求理解社會、經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢，政府的政策意向和本組織運行發(fā)展的關(guān)聯(lián)性，這已經(jīng)使得檔案管理人員成為一個具備發(fā)展戰(zhàn)略眼光、管理學(xué)知識、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識、計算機(jī)信息技術(shù)、檔案學(xué)知識的復(fù)合型人才。只有這樣，才能和社會需求的檔案管理人員的素質(zhì)相契合。
3.2重視檔案知識開發(fā)，實現(xiàn)知識資源供給。知識開發(fā)是利用多種處理技術(shù)對所獲取的知識進(jìn)行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲、整合的過程，使無序的知識轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識體系。對檔案的開發(fā)一方面要注重知識的采集，一方面注重知識的開發(fā)。對檔案知識的采集需要檔案管理人員從浩瀚的檔案資源中找到當(dāng)今社會所需要的信息知識，這需要知識開發(fā)人員具備寬廣的視野、深邃的眼光和敏銳的嗅覺去采集知識，找到社會需要的檔案知識；知識開發(fā)則是對采集到的知識進(jìn)行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲、整合的過程，使無序的知識轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識體系，重新發(fā)現(xiàn)檔案知識的價值，運用于社會。這就要求檔案管理人員緊跟時展要求，運用檔案管理技術(shù)和理論開發(fā)更多的優(yōu)質(zhì)檔案知識，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的資源供給，滿足社會需求，為實現(xiàn)知識共享打下質(zhì)量基礎(chǔ)。
1.高校檔案館知識管理的內(nèi)涵和特點
高校檔案館是信息管理的組織機(jī)構(gòu)，所從事的是與知識相關(guān)的業(yè)務(wù)。因此知識管理背景下的高校檔案館管理是以知識管理的理念和方法為指導(dǎo)思想，有效組織、整合、記錄、挖掘、創(chuàng)新檔案館內(nèi)、外知識資源，將知識與技術(shù)密切結(jié)合，實現(xiàn)知識的重組、再造、共享，最終實施開放型、針對型、多樣型、知識密集型服務(wù)的過程。由此看來，高校檔案館知識管理囊括了檔案信息知識資源、人力資源、檔案館設(shè)施、計算機(jī)信息技術(shù)資源。其特點概括如下：檔案館知識管理以檔案信息管理為基礎(chǔ)，是檔案信息管理的繼續(xù)和延伸;檔案館知識管理是使知識增值、創(chuàng)造新知識并逐漸向現(xiàn)實生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化的管理;檔案館知識管理通過人的行為能力使信息資源與技術(shù)結(jié)合達(dá)到最佳狀態(tài);檔案館知識管理以用戶滿意為根本宗旨，以實現(xiàn)知識配送、知識共享為最終目標(biāo)。
2.高校檔案館實施知識管理的現(xiàn)實意義
傳統(tǒng)的檔案管理側(cè)重于檔案實體的管理，實體檔案數(shù)量大、種類多、載體多樣、內(nèi)容分散，多以孤本形式存于檔案庫房，不利于檔案的有效利用。高校檔案館開展知識管理能把信息與信息、信息與人聯(lián)系起來，從而進(jìn)一步把握知識之間的內(nèi)在關(guān)系，形成完整的檔案信息知識系統(tǒng)。
（1）知識管理有利于促進(jìn)高校檔案館的可持續(xù)發(fā)展
知識管理是以知識為核心的管理，包括顯性知識管理和隱性知識管理。檔案館顯性知識管理是借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段對現(xiàn)有實體資源進(jìn)行結(jié)構(gòu)化和有序化的處理，建立起內(nèi)容豐富全面、調(diào)用便利快捷的信息知識庫的過程，強調(diào)人與文檔、人與工作之間的關(guān)系。檔案館隱性知識管理是以“人”的知識和智慧為工具，通過個體之間相互交流、討論，充分表現(xiàn)員工的聰明才智，實現(xiàn)知識共享，強調(diào)人與人之間的關(guān)系。知識管理為檔案館內(nèi)、外互相學(xué)習(xí)，實現(xiàn)知識共享創(chuàng)造了新途徑，有利于建立學(xué)習(xí)型的檔案組織，能夠使檔案館隱性知識最大程度地顯化，不斷創(chuàng)新知識和傳播知識，從而實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，有效提升檔案館的生存發(fā)展、服務(wù)能力，推動高校檔案館的可持續(xù)發(fā)展。
（2）知識管理有利于提升高校檔案館的組織應(yīng)變能力
傳統(tǒng)的高校檔案館管理是以館藏檔案實體為中心的管理，服務(wù)是坐等用戶、被動的、手工式的服務(wù)，這使得檔案館缺乏現(xiàn)代社會的競爭力，無法適應(yīng)現(xiàn)代用戶多樣化信息需求。知識管理背景下的用戶需求由信息單元向知識單元轉(zhuǎn)變，這要求檔案館必須改變傳統(tǒng)的管理方法和服務(wù)模式，將用戶需求同信息資源結(jié)合起來，加強檔案館的整體應(yīng)變能力和組織協(xié)調(diào)能力的管理。首先，知識管理能提升高校檔案館的管理功能。高校檔案館知識管理將管理中的“人與人”“、人與物”結(jié)合起來，加強組織內(nèi)部人與人、人與信息之間關(guān)系，使組織內(nèi)部協(xié)調(diào)更加有效，信息交流更加及時，對外界的反應(yīng)更加靈敏。其次，知識管理促使高校檔案館服務(wù)主動化。高校是人才濟(jì)濟(jì)的殿堂，這對檔案館管理和服務(wù)提出更深層次的要求，要求高校檔案館在深入研究用戶需求，分析用戶需求傾向基礎(chǔ)上，深化服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)項目，變被動為主動服務(wù)，使偶爾用戶變?yōu)榻?jīng)常用戶，潛在用戶變?yōu)楝F(xiàn)實用戶，真正實現(xiàn)“以用戶為中心”的知識服務(wù)。再次，知識管理保障了檔案信息資源共享。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和知識傳播手段的日趨成熟，高校檔案館努力營造知識共享環(huán)境，利用現(xiàn)代信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、信息檢索技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、智能傳輸技術(shù)等，實施信息知識轉(zhuǎn)移，擴(kuò)大了知識共享范圍，深化了知識共享的深度。
（3）知識管理有利于提升高校檔案館的核心競爭力
高校檔案館實施知識管理既是知識創(chuàng)新管理又是知識服務(wù)管理。檔案管理的單位向檔案知識元轉(zhuǎn)變，通過對檔案知識進(jìn)行組織、存儲、共享和創(chuàng)新，構(gòu)建以滿足用戶知識需求為目標(biāo)的靈活的檔案知識服務(wù)體系。高校檔案館通過館員為學(xué)校的教學(xué)、科研提供優(yōu)質(zhì)的知識服務(wù)，創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，有效提升檔案館的信譽度和知名度，形成高校檔案館獨特的核心競爭力。
二、高校檔案館實施知識管理的策略
1.構(gòu)建基于知識管理的檔案館管理機(jī)制
知識管理理論為現(xiàn)代檔案管理和服務(wù)構(gòu)建了全新的理論平臺。構(gòu)建基于知識管理的檔案館管理機(jī)制是高校檔案館開展知識管理保障。首先，建立有效的學(xué)習(xí)機(jī)制，構(gòu)建知識型檔案館。基于知識管理的檔案館學(xué)習(xí)機(jī)制，將促使檔案館成為一個終身學(xué)習(xí)、全員學(xué)習(xí)、全過程學(xué)習(xí)、團(tuán)隊學(xué)習(xí)為特征的學(xué)習(xí)型組織，館員之間，館員和用戶之間互相學(xué)習(xí)和交流，使學(xué)習(xí)成為日常的、自覺的事情。其次，構(gòu)建有效、健全的溝通機(jī)制，促進(jìn)知識交流。良好的工作氛圍和人際關(guān)系，有利于部門之間、上下級之間的協(xié)調(diào)關(guān)系的形成。檔案館要結(jié)合本館實際情況，豐富溝通方式，營造良好的溝通氛圍。一方面要充分發(fā)揮傳統(tǒng)交流形式的作用，如檔案館開展定期培訓(xùn)、座談、檔案知識競賽、檔案櫥窗等，實施定制式的溝通交流；另一方面通過現(xiàn)代信息技術(shù)保證館員自由溝通，如通過網(wǎng)絡(luò)視頻、網(wǎng)絡(luò)論壇、QQ聊天、微博、微信等形式促進(jìn)館員之間的溝通。再次，建立有效的信息服務(wù)反饋機(jī)制。用戶和檔案館之間是相互依賴、利益共存的共同體，檔案館及時捕捉用戶需求心理傾向，分析檔案利用中存在的問題，采納用戶意見，調(diào)整檔案管理方向，有助于及時解決問題，彌補工作中的失誤。
2.重視檔案信息資源知識管理，創(chuàng)設(shè)有效的知識管理內(nèi)容
知識管理背景下的檔案信息資源須有序化、數(shù)字化、知識化，因此檔案館重視檔案信息資源的知識管理，創(chuàng)建有效的知識管理內(nèi)容是檔案館實施知識管理的關(guān)鍵。首先，重視館藏檔案信息知識管理，促進(jìn)顯性知識系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化。對數(shù)量龐大、種類繁多、內(nèi)容分散的館藏檔案信息有針對性地加工、提煉，使無序的信息變得有序，使固化的信息變得活化，形成特有的檔案館精品信息，促進(jìn)信息知識的形成。為更好地為學(xué)校師生服務(wù)，南京信息工程大學(xué)檔案館重視檔案信息資源的知識管理，精心提煉館藏信息，構(gòu)建了學(xué)校歷年機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、歷年畢業(yè)生基本信息、歷年畢業(yè)生學(xué)位論文信息等精品信息，為檔案館實施知識管理奠定了良好的基礎(chǔ)。其次，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，構(gòu)建知識化的數(shù)字檔案產(chǎn)品。知識管理的最終目標(biāo)是實施知識服務(wù)，檔案數(shù)字化產(chǎn)品是知識服務(wù)的實施對象，因此高校檔案館應(yīng)有計劃、有步驟地加快館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，形成具有知識價值的數(shù)字化檔案產(chǎn)品。再次，挖掘特色檔案信息資源，構(gòu)建個性化、定制化的知識產(chǎn)品。特色檔案信息資源體現(xiàn)鮮明的館藏特色和學(xué)科、專業(yè)特色，將特色檔案編撰成為系統(tǒng)性、知識性強的專題，形成適合用戶需求的、量身定做的知識產(chǎn)品。
3.重視人力資源管理，培養(yǎng)知識型館員
【關(guān)鍵詞】知識管理；視角；檔案管理；構(gòu)建
不管是在哪一個行業(yè)，開展知識管理最直接的效用就是能夠?qū)⒏嗟闹腔奂衅饋?，實現(xiàn)隱性知識以及顯性知識之間的互通共享，最終達(dá)到增強某一個組織反應(yīng)能力以及創(chuàng)新能力的目的。一般來說，知識管理的內(nèi)容主要有以下幾方面的內(nèi)容：一是知識庫的建立，二是內(nèi)部知識環(huán)境的建立，三是職員之間進(jìn)行知識的溝通交流，四是知識資產(chǎn)管理。筆者在文中以企業(yè)為分析對象，闡述了知識管理視角下檔案管理模式的構(gòu)建。
一、知識管理和檔案管理兩者間存在的差異
首先是兩者之間管理對象上的差異。知識就是知識管理的對象，除了我們經(jīng)常接觸的顯性知識外，還包括隱性知識。這兩種知識在企業(yè)中并不是一個很多、一個很少的狀態(tài)，而是相對平衡的，因此都應(yīng)該被重視。而實物以及文檔則是檔案管理的對象，這兩個對象都?xì)w納為顯性知識的其中一部分內(nèi)容。其次是兩者使用工具上的差異。檔案管理通常是工作人員根據(jù)類別進(jìn)行歸檔以及提供利用，而知識管理的實用工具則種類更多。再次是兩者間IT應(yīng)用的側(cè)重方面的差異性。IT在檔案管理中的應(yīng)用，是為了歸檔存儲更加規(guī)范，管理起來更加簡便。而IT在知識管理中的應(yīng)用，突出的則是知識的使用功能，可以說是對知識的信息化進(jìn)行了更高層次的升華。此外，兩者間的管理的特點以及管理的手段也存在較大的差異。
二、知識管理視角下檔案管理模式的構(gòu)建的建議
（一）對文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)字化管理。公司運行過程中新出現(xiàn)的文件，比如投資經(jīng)營管理等活動中形成的重要的來往文件等，都要進(jìn)行分類整理，在規(guī)定的時間內(nèi)統(tǒng)一歸檔存到控制平臺信息系統(tǒng)里。要注意糾正一些員工以往形成的開展工作時不注意歸檔文件或者不注意將文件存到文控系統(tǒng)中的做法，做到將所有具有保存價值的文件進(jìn)行數(shù)字化管理。對于存量文件，比如一些非數(shù)字化的文件，這類文件無法通過內(nèi)容進(jìn)行檢索，我們可以對其進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)化成電子文件進(jìn)行存檔。對所有數(shù)字化的文件都要進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一的編碼儲存，將一些重要的屬性信息標(biāo)記好，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化。
（二）創(chuàng)建智能搜索引擎。為了方便企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)員工有效利用存儲的文件資料，發(fā)揮檔案的最大價值，我們可以再組織內(nèi)部建立一個企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)員工專用的搜索引擎，可以對企業(yè)進(jìn)行“百度”，這樣用戶就可以迅速通過搜索引擎獲取知識或者檔案。有了搜索引擎功能，就能夠?qū)崿F(xiàn)對組織整理歸檔的大量數(shù)據(jù)開展檢索，特別是對一些掃描檔案以及非結(jié)構(gòu)化文件的內(nèi)容進(jìn)行搜索，這些前人積累下來的知識與經(jīng)驗就可以被更多人重復(fù)利用。
（三）建立知識庫。一是解決核心知識是什么的問題。通常來說，每個組織都會有自己的不同種類的知識，我們將這些知識根據(jù)內(nèi)涵進(jìn)行分類可以分為一般類知識與核心類知識。若是根據(jù)類型進(jìn)行區(qū)分，則分為三大類，即專門類、文書類以及特種類。若是根據(jù)知識形態(tài)可以分為兩類，若是根據(jù)企業(yè)層次也有明晰的五種分類。但是我們在實際的知識管理工作中，并不需要對所有種類的知識都進(jìn)行管理。因此，在構(gòu)建知識庫的時候一定要首先認(rèn)識到要管理的知識類型以及價值是在哪方面，有所側(cè)重。第二是合理控制知識產(chǎn)出，牢牢掌握產(chǎn)出知識結(jié)構(gòu)。若是做不到結(jié)合組織中的所有的流程與崗位進(jìn)行分析，則想實現(xiàn)知識共享是存在很大難度的。做不到這一步，即使是有知識“產(chǎn)出”，這些知識的質(zhì)量也難以保證。第三是科學(xué)組織知識，多方式展示知識。通常來說，工作中產(chǎn)生的知識量很多，但是也非常零散，所以我們要對這些知識進(jìn)行系統(tǒng)化整理。開展知識庫構(gòu)建工作的時候，要對這些知識開展初步的收集、整理，再進(jìn)行分門別類，緊接著還要將知識入庫，由相關(guān)的管理人員對它們進(jìn)行進(jìn)一步的審核與標(biāo)準(zhǔn)化處理才能成為知識庫的資源。第四是提高知識的利用率，實現(xiàn)知識的合理評估。知識雖然是一種資源，但是從知識自身的屬性來分析，它實際上是沒有使用價值的。只有當(dāng)我們把知識加以利用，這些知識才擁有了使用價值。反觀我們現(xiàn)在很多組織雖然建立了知識庫，但是知識庫的價值卻并沒有發(fā)揮出來，造成這種情況主要是由于這些知識和組織具體的業(yè)務(wù)之間沒有關(guān)聯(lián)，我們要做的是從一個知識使用者的角度出發(fā)，對用戶的實際需求開展全面的、綜合的分析，比如我們要求某些崗位的員工達(dá)到某種水平的工作能力，他應(yīng)當(dāng)具備什么方面的知識，另一方面還要對這些知識的表達(dá)手段一并考慮。第五是以創(chuàng)新提升知識質(zhì)量。要更好地管理檔案，最大程度地利用這些知識，不僅需要組織的重視，更需要員工的參與。因此，有必要建立一套激勵機(jī)制，引導(dǎo)、鼓勵員工參與到知識的整合和提煉活動中，我們要做的至關(guān)重要的一項工作就是讓員工明白共享知識的必要性和意義。有了一個完善的工作機(jī)制，在機(jī)制運行的過程中會慢慢培養(yǎng)出知識共享的認(rèn)識和文化形態(tài)，如此一來，組織的知識管理就更容易形成常態(tài)化。
三、結(jié)語
總而言之，組織只有將檔案管理當(dāng)成知識利用的重要途徑，以知識管理的視角開展檔案管理，才能實現(xiàn)知識更大程度的利用。
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[論文提要]探討知識管理與檔案信息管理的關(guān)系，研究二者融合的必要性與可行性。
21世紀(jì)的人類社會正在全面朝著知識時代邁進(jìn)，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊含著大量知識的文獻(xiàn)，這已經(jīng)成為包括檔案界在內(nèi)的整個文獻(xiàn)界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認(rèn)同。處于知識經(jīng)濟(jì)和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認(rèn)識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領(lǐng)域，在知識經(jīng)濟(jì)時代提升自身工作的價值，為社會的發(fā)展發(fā)揮更大作用。
一、檔案信息管理與知識管理融合的必要性
計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發(fā)展契機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)以它獨有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)的世界。這個世界是一個非線性的、動態(tài)性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動態(tài)的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為適應(yīng)知識管理的需要，必須率先實現(xiàn)由靜態(tài)的保管信息狀態(tài)到成為動態(tài)知識元的過渡，即實現(xiàn)檔案信息知識化。
1、知識管理是適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的必然選擇
“知識管理”原是基于企業(yè)對知識創(chuàng)新需要而發(fā)展起來的一種管理活動或者說是管理體制。在知識經(jīng)濟(jì)時代，知識因素參與經(jīng)濟(jì)活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經(jīng)濟(jì)活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業(yè)和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言，其發(fā)展只有融入到知識經(jīng)濟(jì)中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價值，實現(xiàn)全方位效益。知識經(jīng)濟(jì)的顯著特征在于知識成為最重要的生產(chǎn)要素，因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應(yīng)成為檔案信息管理活動的首要目標(biāo)。信息技術(shù)的發(fā)展和高科技手段的運用，使檔案載體的多元性、內(nèi)容的創(chuàng)新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念引發(fā)了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)運而生，這些環(huán)境和機(jī)制的轉(zhuǎn)變都是檔案信息管理適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展所做出的調(diào)整與選擇。
2、檔案工作自身的發(fā)展呼喚建構(gòu)知識資源管理的創(chuàng)新體系
傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動受到時空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機(jī)構(gòu)低效的運作方式，落后的管理形式，相對呆板的服務(wù)機(jī)制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會、知識經(jīng)濟(jì)形態(tài)中充分利用和開發(fā)檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識型檔案管理職能轉(zhuǎn)化，檔案管理在注重檔案實體管理的同時，更加關(guān)注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發(fā)揮檔案信息作為知識資源的作用，側(cè)重于將知識從來源、生產(chǎn)、存儲、整理，到流動、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分，檔案信息資源對推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展和促進(jìn)科技創(chuàng)新極為重要，其科學(xué)管理和有效使用，對科學(xué)決策、資源共享、產(chǎn)品開發(fā)、提高效率都產(chǎn)生著積極影響。調(diào)節(jié)檔案信息管理行為，逐步建立起與知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的知識型檔案管理體系是檔案信息管理工作發(fā)展的迫切要求。
二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析
檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。
2、從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析
知識管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析
目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓(xùn)、引進(jìn)管理設(shè)備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)。現(xiàn)實的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。
4、從二者管理的目標(biāo)和動機(jī)分析
檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內(nèi)容信息的開發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動機(jī)是使檔案的內(nèi)容信息在社會生活中發(fā)生作用，實現(xiàn)價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內(nèi)容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。
知識管理的主要目標(biāo)是管理組織的顯在知識，發(fā)掘組織的隱含知識，實現(xiàn)隱含知識向顯在知識的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實現(xiàn)知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值，從而提高組織的競爭力。
檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項工作服務(wù)，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉(zhuǎn)換成顯在知識，實現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機(jī)。
知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術(shù)的知識管理無疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。
三、知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新
1、知識管理可以完善檔案信息管理職能
作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術(shù)的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認(rèn)為主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案信息管理的智能化服務(wù)，實現(xiàn)檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。
2、知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造
業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟(jì)時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個文檔工作的工作效率。
3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)
知識管理對檔案管理技術(shù)提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發(fā)，所以很難適應(yīng)知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實體管理向運用信息技術(shù)、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉(zhuǎn)變。
所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng)，推動知識管理水平的提高。
四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務(wù)意識
提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識服務(wù)，實現(xiàn)檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標(biāo)，也是檔案部門與其他部門和外界聯(lián)系的紐帶。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了一次新的發(fā)展契機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)以它獨有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)的世界。檔案知識智能化服務(wù)可以通過建設(shè)知識倉庫，提供知識導(dǎo)航，知識咨詢等方式實現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種服務(wù)的方式將更容易實現(xiàn)，在內(nèi)部，可以通過構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)來實現(xiàn)知識的傳遞和共享。內(nèi)部網(wǎng)是建立在網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)將內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實現(xiàn)知識的傳遞和共享的目的。對于外部的知識傳遞，可以構(gòu)建相應(yīng)的外部網(wǎng)，實現(xiàn)和用戶、市場的知識交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬維網(wǎng)的用戶則可以通過檔案管理機(jī)構(gòu)的主頁或者鏈接的站點，直接鏈接到知識服務(wù)子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識服務(wù)。
五、知識管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)
關(guān)鍵詞：檔案管理；知識管理；應(yīng)用；分析與闡述
檔案管理在企事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，因此企業(yè)在實際發(fā)展過程中應(yīng)該保存各項信息，周圍有那個才能方便及時的查閱以及相關(guān)提取等，這樣能夠在真正意義上促進(jìn)企事業(yè)單位的良好發(fā)展。對于檔案管理來說是一種新型的管理模式，不僅我們提供了信息管理模式，而且還能促進(jìn)檔案管理自身效率的提高。另外，針對知識管理以及檔案管理內(nèi)涵進(jìn)行深入研究，這樣才能真正提高檔案管理效率。本文將針對檔案管理中知識管理應(yīng)用進(jìn)行針對性的分析。
一、知識管理內(nèi)涵概述
伴隨著知識不斷發(fā)展當(dāng)前已經(jīng)逐漸成為一種價值性的資源為主體的管理方式，在知識社會體系發(fā)展過程中，對于知識本身來說具有價值性的特點，對企業(yè)良好發(fā)展具有決定性意義，在當(dāng)前形勢下?lián)碛休^多的知識對于企業(yè)自身發(fā)展至關(guān)重要。在知識經(jīng)濟(jì)時代，當(dāng)前社會是一個競爭時代的社會，要想在激烈競爭中占有一席之地，企業(yè)就應(yīng)擁有較多知識，知識自身也應(yīng)得到及時的更新。因此，企業(yè)發(fā)展中知識成為了關(guān)鍵性因素，知識管理應(yīng)該以知識為核心，通過整合知識這種資源和利用，才能在激烈競爭中獲得優(yōu)勢，真正促進(jìn)企業(yè)良好發(fā)展?？偠灾?，知識管理來說在很大程度上是伴隨著社會發(fā)展演化來的，在新的形勢下，應(yīng)該將知識管理進(jìn)行有效利用，這樣才能促進(jìn)企業(yè)競爭力的不斷提高。
二、檔案管理中知識管理發(fā)揮的重要作用
對于檔案來說主要是人們在實踐中以及過程中沉淀具有價值意義的一種信息符號，在整體上主要是將知識信息得到傳播的一種主要形式，同時也是顯示知識的一種代表，具有權(quán)威性。但是在實際管理中還是較為落后，大多數(shù)是使用立卷式保存，這樣傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)社會發(fā)展要求，最終逐漸會被淘汰。
三、檔案管理中面臨的現(xiàn)狀
（一）檔案管理中的電子化
在信息時代不斷發(fā)展的今天，在新的形勢下，檔案管理真正實質(zhì)上與電子化存在較大的相同之處。將原存中的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成信息化儲存，這樣的方式不僅能實現(xiàn)檔案信息中的真正共享，還能保證信息自身存在的真實性，對于檔案閱讀以及提取也是較為方便的。這樣能夠使檔案管理在管理內(nèi)容對社會大眾提供服務(wù)發(fā)揮著重要的作用。積極構(gòu)造信息化檔案管理系統(tǒng)，不僅能提高檔案管理真正效率，還能使檔案管理發(fā)揮自身科學(xué)化的特點，同時還能為人們所采用，真正實現(xiàn)檔案管理為社會服務(wù)這種目的。
（二）檔案工作管理中面臨著一些實際問題在檔案實
際管理中一些工作人員實際素質(zhì)較低，在信息時代不斷發(fā)展的今天，對檔案實現(xiàn)電子化存儲以及管理具有一定的要求，但是在實際管理中一些實際檔案管理人員中會存在年齡較大的人群，這類人群自身沒有經(jīng)過較為全面的培訓(xùn)，同時對電子檔案系統(tǒng)也是比較陌生的，最終不能對檔案進(jìn)行存儲和管理。其次在具體管理中存在著檔案工作設(shè)備較差這種現(xiàn)象的發(fā)生，檔案工作設(shè)備沒有更新，最終導(dǎo)致實際中的設(shè)備呈現(xiàn)出老舊的狀態(tài)，同時工作效率較差，這樣的形式最終會導(dǎo)致工作容易出現(xiàn)故障。最后對檔案工作者來說存在著錯誤的認(rèn)知觀念，缺乏相應(yīng)意識，進(jìn)而導(dǎo)致實際工作較為粗糙，這樣的方式是不能實現(xiàn)對檔案保護(hù)的。
四、在檔案管理中知識管理具體應(yīng)用
（一）在檔案管理中知識管理能夠更加的細(xì)化
在傳統(tǒng)檔案管理中將檔案卷宗進(jìn)行管理，實際中的管理對象主要是以卷宗內(nèi)容為主體。將知識管理運用在實際檔案管理中，可以進(jìn)行篩選信息，這樣的方式能夠?qū)崿F(xiàn)檔案中知識元的管理，真正實現(xiàn)檔案管理的細(xì)化。在整體上消除了傳統(tǒng)檔案管理中檔案人員遇到的一些難題，同時也解決了實際中檔案資料查詢以及利用較為困難的狀況，進(jìn)而提高了實際檔案管理的效率。
（二）提高實際中的檔案知識服務(wù)
在整體上通過將知識管理運用在檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)將知識管理以及信息技術(shù)相結(jié)合，最終實現(xiàn)將檔案知識存儲以及閱讀結(jié)合開來，這樣能夠使得檔案知識服務(wù)智能化，能夠滿足用戶多樣化需求，真正使檔案效率不斷提高。
（三）提高實際檔案管理的重要意義
在實際檔案管理中將知識管理注入其中發(fā)揮著重要的作用，這種方式對檔案管理來說不僅是知識管理中較為詳細(xì)的內(nèi)容，而且還能將傳統(tǒng)中檔案存儲為重點專向為檔案知識為主體的檔案管理。這樣檔案管理思維方式下，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理中的實際意義，在整體上通過將檔案知識進(jìn)行整合，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理自身價值的提升，提高實際檔案管理發(fā)揮的意義。
（四）積極推進(jìn)檔案管理人員基本素質(zhì)的不斷提高
在當(dāng)前信息時代不斷發(fā)展?fàn)顩r下，只有將檔案管理人員基本素質(zhì)提高上去，才能積極利用檔案知識，能夠在整體上實現(xiàn)知識管理意義。在實際檔案管理中工作人員應(yīng)該進(jìn)行積極培訓(xùn)，這樣的方式不僅能夠有效提高管理人員自身專業(yè)水平，還能有效的將知識管理靈活運用在檔案管理知識體系中。另外，檔案管理人員在服務(wù)意識這一環(huán)節(jié)應(yīng)該進(jìn)行培訓(xùn)，這樣能夠在工作中積極轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)而為社會服務(wù)。最后積極鼓勵檔案管理人員在工作中多學(xué)習(xí)他人身上的長處，進(jìn)而彌補自身存在的不足，這樣才能獲得自身成長以及良好發(fā)展。
五、結(jié)束語
總而言之，對于知識管理是一種新型的資源管理理念，在實際檔案管理過程中應(yīng)該把握知識管理中的內(nèi)涵以及意義等，這樣才能掌握知識管理發(fā)揮的重要作用，在真正意義上使知識管理應(yīng)用在檔案管理中，同時也促使檔案管理現(xiàn)存問題得到徹底的解決，將檔案管理變?yōu)闄n案知識管理，進(jìn)而使得檔案管理工作內(nèi)容發(fā)揮出真正的意義，不僅能夠為工作人員所利用，而且還能提高檔案管理的效率，為大眾所服務(wù)。
作者:唐行俊 單位:青州市社會保險事業(yè)管理局
參考文獻(xiàn)
[1]陳松樺.知識管理在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].才智,2010,26:312.
一、傳統(tǒng)檔案管理的局限性
（一）對人才需求大，耗費時間長。檔案的來源極其廣泛，加之企業(yè)人員規(guī)模較大，使得傳統(tǒng)檔案管理變得異常困難。傳統(tǒng)的檔案管理需要數(shù)量較多的專業(yè)人才來進(jìn)行一一操作，因而既需要大量的人才，同時也需要大量的時間，這給檔案管理帶來極大的不便，嚴(yán)重影響檔案管理的效率。
（二）空間占據(jù)較大，長期存放有限。檔案材料數(shù)量較多，對空間的占用較大。加之近幾年來國家對個人檔案的重視，使得檔案資料數(shù)量規(guī)模不斷加大。幾十年的檔案也經(jīng)過一定的積累，造成“檔案爆炸”,在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能夠繼續(xù)適用。
（三）查閱不夠便捷，檢索費時費力。檔案由于數(shù)量多，年代久遠(yuǎn)，在查閱起來需要耗費大量的人力和時間。往往需要耗費很長時間去找一份資料。這就造成了企業(yè)管理效率低下、人員編輯效率低的情況。
（四）安全性能較低，不利于秘密管理。傳統(tǒng)的檔案僅僅是用紙來記錄的，時間長了，字跡也會退化，容易造成資料缺失，不利于安全保存。
二、信息化時代檔案管理
隨著信息時代的到來，檔案管理也進(jìn)入到信息化管理模式。由于電子技術(shù)、信息手段的不斷革新，使得檔案資料可以經(jīng)過數(shù)字化的處理進(jìn)行保存。這在一定程度上為管理人員提供了方便。但是信息化時代檔案管理仍舊存在很多缺點。
（一）需要專業(yè)人才錄入，涉及事項較多。信息化的背景下檔案管理仍舊需要專業(yè)人員去錄入信息，雖然減少了對紙質(zhì)材料的依存，但是在錄入保存方面依舊需要固定的人員來操作管理。信息化下檔案信息得不到及時有效的應(yīng)用與處理，檔案管理的質(zhì)量等都受到一定的影響。
（二）分類原則沒有改變，脫離實際工作。在分類的原則上，信息化檔案管理仍舊按照傳統(tǒng)的規(guī)則來分配，造成分類混雜，尋找起來不太方便，脫離實際檢索的要求。有些分類依舊采用傳統(tǒng)的方式，只是在輸入手段上有了相當(dāng)大的改變。這樣，不僅沒有方便管理者查詢，而且還造成與實際工作脫節(jié)，不適應(yīng)新的發(fā)展趨勢。
（三）類別型號較多，造成知識管理抵效。檔案信息中涵蓋的材料是各不相同的，按照其類別不同，本應(yīng)當(dāng)將其規(guī)劃成不同的類別。但是在信息化檔案管理下，它們都被用一致的標(biāo)準(zhǔn)來定位了，這樣造成檔案信息不夠明確，管理效率底下，質(zhì)量得不到保證。
三、基于知識管理的檔案信息化建設(shè)
（一）知識時代檔案管理就是對知識資源進(jìn)行管理。企業(yè)文化中，對企業(yè)檔案進(jìn)行深入管理，不僅僅是知識的傳遞、規(guī)范、應(yīng)用，更是職員快速掌握工作能力，領(lǐng)略企業(yè)文化，促進(jìn)企業(yè)工作效率提高和質(zhì)量得以保證的重要前提。知識資源對于企業(yè)來講，是需要通過專門人員進(jìn)行參與管理的，它們有一部分更是企業(yè)多年來的實踐經(jīng)驗總結(jié)和成果的堆積，它們在很大程度上代表了企業(yè)多年的發(fā)展變化趨勢和理論成果要求。從這種情況下來看，知識管理就是對企業(yè)核心知識和人員資料的管理，而企業(yè)文化占據(jù)首要。
（二）檔案知識要上升到資源管理的進(jìn)程。檔案知識是隱形的財富，需要經(jīng)過必要的程序和一定程度的規(guī)范將其上升到資源管理的進(jìn)程方面。檔案知識是規(guī)范化后的知識，企業(yè)可以從中汲取到新的理念的文化，促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。只有對企業(yè)檔案深化處理，才有可能將其實質(zhì)作用發(fā)揮到實處。將隱形的手段運用到實際，有助于檔案建設(shè)迸發(fā)出新的活力，促進(jìn)檔案建設(shè)穩(wěn)定前行。
（三）知識管理會給企業(yè)帶來新的變化。知識管理下檔案管理信息化，可以在很大程度上促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的決策效率和質(zhì)量保證，提高員工的工作積極性，加快人力的調(diào)動和分配，促進(jìn)企業(yè)更加穩(wěn)固發(fā)展。在知識經(jīng)濟(jì)下，檔案管理信息化建設(shè)能夠為企業(yè)帶來新的價值，能夠在很大程度上加快企業(yè)自身的戰(zhàn)略調(diào)整，積極推進(jìn)改革和創(chuàng)新，在新的時代潮流下勇敢的面對挫折與挑戰(zhàn)。
四、基于知識管理的檔案信息化管理
（一）提高知識觀念，構(gòu)建資源共享理念。在知識信息化的時代，要建立起真正的檔案管理體系，需要提高管理人員的知識理念，加快資源共享意識的培養(yǎng)。將學(xué)習(xí)知識作為檔案管理的一個積極因素，有助于促進(jìn)人員自身素質(zhì)的提高和個人能力的增強。面對知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展形勢下，需要企業(yè)加快知識理念轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新知識管理系統(tǒng)，促進(jìn)資源共享機(jī)制的建立與完善。
（二）提高人員素質(zhì)，理論指導(dǎo)實踐。加強對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)培養(yǎng)和指導(dǎo)，通過采用帶薪學(xué)習(xí)、科研互換培訓(xùn)方式來幫助企業(yè)人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)。在企業(yè)內(nèi)部，要加強構(gòu)建自主交流平臺。企業(yè)可以通過運用新興的手段，比如電腦網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)絡(luò)圖書館、通報會等方式定時開展知識交流平臺運用在線會與、電子公告來幫助學(xué)員進(jìn)行自主交流與指導(dǎo)。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；知識管理；啟示
引言
經(jīng)濟(jì)全球化、社會信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也逐漸步入自動化、現(xiàn)代化階段，充分借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理的效率與質(zhì)量，同時隨著知識經(jīng)濟(jì)時代來臨，知識管理又被廣泛分析，結(jié)合該方面，以知識管理為視角，具體分析因知識管理影響下事業(yè)單位檔案管理的諸多策略。
1.知識管理下事業(yè)單位檔案管理面臨的問題
首先，在知識管理下，檔案管理面臨著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度偏低等問題，就事業(yè)單位檔案管理工作而言，其前提是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。然而，在當(dāng)前的知識時代下，檔案管理的基礎(chǔ)工作卻并未體現(xiàn)出這一前提，檔案建設(shè)的形式各有不同、層次不一的情況非常明顯，這使得管理工作規(guī)范性、服務(wù)性、開發(fā)性以及共享性相對較差，無法適應(yīng)知識時代下檔案信息資源共享的要求。其次，知識管理過程中事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)提升成為重要問題，必須給予重視。檔案管理人員是實現(xiàn)檔案管理信息化的主導(dǎo)力量?，F(xiàn)階段，大部分各級各類檔案管理機(jī)構(gòu)中的檔案工作者是檔案專業(yè)人員，雖然他們具備專業(yè)的檔案管理知識，但是卻缺乏知識時代下應(yīng)當(dāng)具備的信息素質(zhì)，甚至有些檔案管理人員尚未適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境和計算機(jī)工作環(huán)境。
2.知識管理與檔案管理的關(guān)系
從知識管理的廣義定義上看，包括了社會知識管理，科學(xué)知識管理以及組織知識管理等幾方面，基于此，作為事業(yè)單位來說，知識管理在事業(yè)單位管理中備受重視，從檔案管理方面看，研究知識管理帶來的啟示也十分必要，在政府部門、以及事業(yè)單位中進(jìn)行知識管理的案例不多，所以，有必要進(jìn)行相應(yīng)的簡明分析，也正是因為如此，兩者之間的關(guān)系變得更為微妙，事業(yè)單位的檔案知識管理有著特有的內(nèi)容，在管理階段更應(yīng)該從多角度分析，明確檔案管理的必要性，也要積極探討如何利用知識管理實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，以此推動檔案事業(yè)的進(jìn)一步完善，提高檔案管理工作的實際效率。
3.知識管理對事業(yè)單位檔案工作的啟示
3.1樹立“大檔案”觀
從知識管理相關(guān)方面看必須要考慮知識工作本身的改進(jìn)與提高。通常事業(yè)單位的檔案管理包括對社會實踐活動的記錄，但因傳統(tǒng)檔案管理模式的限定，常常局限于檔案顯性知識層面，再此范圍內(nèi)往往只是簡單的歷史記錄，那么如何通過明確部分隱性知識，實現(xiàn)其顯性化、也實現(xiàn)檔案化，達(dá)到有效的存儲效果，這需要結(jié)合實踐，有效分析，也需要進(jìn)一步樹立“大檔案”觀，事業(yè)單位檔案管理要放到重要位置，與市場環(huán)境因素等等相關(guān)的因素要有機(jī)結(jié)合，同時，也應(yīng)該重視事業(yè)單位外部環(huán)境因素，明確在實際的檔案管理工作中不僅僅局限于檔案的收集與整理，還要實現(xiàn)動態(tài)的知識與信息化，這樣能夠推進(jìn)事業(yè)單位檔案知識化管理效率，也能夠樹立健全的檔案管理模式，進(jìn)一步分析，是為了構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理的新思想，改變傳統(tǒng)狹隘的觀念，按事業(yè)單位要求與知識的內(nèi)容進(jìn)行大檔案的外延。
3.2創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理效率
相關(guān)的事業(yè)單位檔案部門，應(yīng)該重視從知識管理內(nèi)涵，通過明確檔案管理的利用體現(xiàn)，進(jìn)一步找到最適合的檔案管理理念，從而不斷創(chuàng)新管理，尤其在知識管理的前提下，人才競爭變得越來越激烈。在這種多變的信息經(jīng)濟(jì)下，檔案管理人員進(jìn)行檔案管理時應(yīng)該使用更多的措施進(jìn)行檔案管理，創(chuàng)新檔案管理模式，進(jìn)而提高檔案管理的效率。首先，應(yīng)該建立健全檔案管理機(jī)制，同時建立一個與之對應(yīng)的激勵制度，使得檔案管理人員的工作與其薪酬相對應(yīng)，進(jìn)而提高檔案管理人員工作的積極性；其次，檔案管理人員應(yīng)該具有自主學(xué)習(xí)的能力，及時更新自己的管理水平和技術(shù)。檔案管理部門還應(yīng)該針對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，進(jìn)而提高檔案管理人員的專業(yè)水平和技術(shù)能力；豐富自身的管理知識，提高檔案管理能力，更好的完成檔案管理工作；最后，知識管理下應(yīng)該重視現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的不斷引入和應(yīng)用，檔案管理人員應(yīng)該不斷的總結(jié)自己工作中出現(xiàn)的問題，進(jìn)一步為利用者提供多方位的知識服務(wù)，也進(jìn)一步實現(xiàn)知識的共享。
3.3重在知識的共享與創(chuàng)新
事業(yè)單位檔案管理基本核心是實行知識的共享與創(chuàng)新，這樣能夠提高單位的核心競爭力。同時也能充分體現(xiàn)出檔案資料作為事業(yè)單位知識的一種表現(xiàn)形式，在此過程中事業(yè)單位在實施檔案綜合管理與一體化管理階段，要有明確的方向，一方面要把檔案管理工作放在知識的有序上，包括事業(yè)單位各種檔案類型的知識分類，也要分析其中各種相互的聯(lián)系，同時，更要從知識庫中找出與其相關(guān)的知識利用者之間的溝通策略，這樣也為人們實現(xiàn)知識共享提供有效條件。另一方面，要明確檔案管理中蘊含的知識，努力把檔案中的知識運用到事業(yè)單位管理之中。
結(jié)束語
綜上所述，在知識管理時代背景下，我國事業(yè)單位檔案管理工作所面臨的發(fā)展形勢還是非常嚴(yán)峻的，提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量與效率，也顯得更加緊迫。事業(yè)單位檔案管理者應(yīng)該積極借助知識管理理念與相關(guān)的優(yōu)勢，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，切實落實檔案管理的各項要求和原則，如此才能夠在實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的同時，又能夠保障檔案管理等的規(guī)范化，使其更好的為社會服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]孟強.大數(shù)據(jù)時代知識管理對檔案管理的啟示[J].蘭臺世界,2016,(11):39-42.
（一）檔案意識普遍缺乏
首先體現(xiàn)在大多數(shù)檔案工作人員不同程度地存在知識結(jié)構(gòu)老化，滿足于簡單的檔案處理，嚴(yán)重制約檔案管理水平的提高。其次是檔案部門往往以保管為宗旨，檔案資源更多的用于接收和靜態(tài)的被動管理，缺乏檔案資源的開發(fā)利用以及創(chuàng)新。此外，由于組織長期忽視檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)普遍缺乏對檔案的認(rèn)知以及缺少對檔案發(fā)展的支持。
（二）檔案管理機(jī)制不健全
實際上，在組織中知識管理不僅支持檔案管理，而且還包括對內(nèi)在信息的挖掘和延伸，設(shè)法與組織的發(fā)展宗旨想相呼應(yīng)和匹配，為組織創(chuàng)造出更大的價值?？上У氖谴蠖鄶?shù)組織仍然停留在實體的檔案管理，對檔案只停留在利用檔案信息本身，對共享隱性知識，挖掘和整合知識的工作還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，對知識資源的利用不深入，缺乏對知識資源的有效利用，在檔案部門知識資源的浪費非常普遍。
（三）檔案管理缺乏信息共享
從目前來看，信息文件集中存儲在檔案部門的情況并不多，仍分散在組織的不同地方，沒有意識到所有文件應(yīng)該集中管理。大多數(shù)組織沒有建立良好的知識資源管理的機(jī)制用以分享檔案的知識，檔案部門收集到的知識和信息也沒有用來不斷創(chuàng)新和利用，并且沒能順暢有效的傳達(dá)到每個部門和個人，當(dāng)然也就無法實現(xiàn)與其他資源的共享，更加沒有辦法使整個組織的知識資源有效的整合統(tǒng)一。
二、知識管理對檔案工作的啟示
（一）轉(zhuǎn)變檔案管理思想
首先檔案工作者不能死守舊往的工作經(jīng)驗，一定要學(xué)習(xí)知識管理的理念并融會貫通應(yīng)用到檔案管理的工作當(dāng)中。還要系統(tǒng)的學(xué)習(xí)知識管理的應(yīng)用工具，包括數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫、搜索引擎和數(shù)據(jù)建模等，特別是客戶資源建設(shè)與管理方面的企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（ERP）、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）。總之要運用知識管理的體系通過網(wǎng)絡(luò)化，智能化的方式來達(dá)到改造檔案管理流程的目的。其次就是提升檔案工作服務(wù)意識，不僅僅是要把服務(wù)對象從檔案文件本身轉(zhuǎn)換為檔案利用者，更重要的是要深刻領(lǐng)悟到服務(wù)兩字的精髓，必須時刻從利用者的角度考慮，向廣大公眾提供專業(yè)性的檔案知識。最后組織經(jīng)營者必須擁有把檔案視為能夠增強組織競爭力的重要戰(zhàn)略資源的信念，這樣才能發(fā)揮檔案工作的潛力，充分利用檔案資源。
（二）注重挖掘檔案的隱性知識
隱性知識是知識管理中一個相當(dāng)重要的概念，組織只有掌握隱性知識的精髓，使其能夠顯性化才能夠在如今瞬息萬變的信息時代立于不敗之地。同樣在平時的檔案工作中，也可以運用隱形知識的原理深入挖掘檔案資源，擴(kuò)展檔案的用處。雖然隱性知識一般存在于人的思維之中，很難捕捉也難以具現(xiàn)，但是隨著知識管理理論的不斷發(fā)展和成熟，通過建立良好的組織內(nèi)部知識分享制度以及借助高科技的技術(shù)手段，相信只要檔案工作人員平時多留意，多與其他部門溝通交流，深入挖掘檔案隱藏于字面背后的實際參考價值，檔案工作必然會對組織的發(fā)展進(jìn)步產(chǎn)生極大的作用。
（三）加強檔案工作與組織內(nèi)其他部門的協(xié)同合作
知識管理中不僅強調(diào)知識上下級的縱向流通，也關(guān)注組織內(nèi)的橫向協(xié)作，在這一點上檔案部門似乎除了收集和接收相關(guān)部門的檔案外，就再也沒有與其它部門發(fā)生交集。如果能夠遵循知識管理中知識流動分享的原則，多參與到其他經(jīng)營部門，市場部門甚至是決策部門的工作中，利用原有以及搜集到的檔案，發(fā)掘分析出組織競爭對手的情報，產(chǎn)品的資料以及市場的走向，就能讓組織做到知己知彼，百戰(zhàn)不殆，還可以協(xié)助組織開發(fā)，制定策略，進(jìn)而讓組織在市場上具有競爭優(yōu)勢。
（四）促進(jìn)檔案知識的分享
在組織內(nèi)部，檔案工作者默默無聞，檔案部門也沒有存在感。其實檔案從業(yè)人員平時做了很多辛苦的工作，積累了數(shù)量可觀的知識，只可惜苦于無法分享，只能孤芳自賞，這真是何其浪費。若組織可以借助網(wǎng)絡(luò)化，智能化的知識管理系統(tǒng)大力宣傳檔案部門，甚至可以單獨構(gòu)建一個檔案知識的傳播平臺，通過網(wǎng)上教學(xué)，線下培訓(xùn)的方式分享檔案工作的成果，員工們就可以結(jié)合自身背景創(chuàng)造出屬于自己的個性化知識，為組織的進(jìn)步添磚加瓦。
（五）向知識管理取經(jīng)，拓寬檔案工作的領(lǐng)域
傳統(tǒng)的檔案工作僅僅局限于檔案本身這一塊，與其他行業(yè)并沒有過多的交集，但從如今的趨勢來看，這種“各人自掃門前雪，不管他人瓦上霜”的局面是不能滿足于利用者的，也是落后于時代的。隨著服務(wù)對象的要求越來越高，需要檔案工作人員把各種相關(guān)學(xué)科和行業(yè)背景的知識融合在一起呈現(xiàn)在顧客面前，而知識管理正是這樣一種挖掘知識，創(chuàng)造知識，分享知識，進(jìn)而利用知識的綜合框架體系，通過借鑒知識管理的相關(guān)理論，相信檔案的服務(wù)領(lǐng)域?qū)尸F(xiàn)出一片新天地。
企業(yè)檔案設(shè)計內(nèi)容非常多，主要包含了財務(wù)、技術(shù)以及員工人事等信息，這些資料因為涉及部分不同往往也是由各部門分別進(jìn)行保管，有的資料甚至還經(jīng)由員工自行保存。這就造成了企業(yè)檔案管理沒有系統(tǒng)的管理模式，處在一個零散的狀態(tài)，不能夠真正落實信息資源的整合，即使有的企業(yè)在這方面做了大量的工作，甚至還特地成立了信息中心，但是檔案管理工作仍然還是非常的表面化，無法為企業(yè)提供系統(tǒng)的、綜合性較強的信息服務(wù)。這勢必會出現(xiàn)非常的問題，例如：新員工進(jìn)入企業(yè)后在熟悉企業(yè)的過程中，只能夠通過老員工對企業(yè)文化和工作技能等進(jìn)行描述，無法形成供其自主學(xué)習(xí)的信息資料；企業(yè)內(nèi)的部門只是以及員工所形成的知識、技能等資源無法進(jìn)行共享，不能夠形成流通的智慧來源；各部門的操作模式出現(xiàn)差異，不能夠形成固定的操作模式，同類型的事務(wù)處理過程也大不相同，在處理相似問題時，各個員工均是憑著自己的經(jīng)驗來進(jìn)行操作，使得工作效率受到嚴(yán)重的阻礙，甚至還出現(xiàn)了各部門不團(tuán)結(jié)相互推卸責(zé)任的情況。總而言之，知識經(jīng)濟(jì)時代對企業(yè)檔案管理有了新的要求，使其面臨著巨大的挑戰(zhàn)，企業(yè)唯有審時度勢，結(jié)合新時期新要求全面改革檔案管理，使其與企業(yè)制度更加匹配，將檔案信息的效用充分發(fā)揮出來，使企業(yè)的競爭力再上臺階。筆者認(rèn)為，在企業(yè)檔案管理中引入知識管理，能夠加快企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建，促進(jìn)企業(yè)競爭力的提高。
二、構(gòu)建企業(yè)檔案管理的新模式
將企業(yè)知識管理融入到檔案管理，就意味著企業(yè)檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。同時知識經(jīng)濟(jì)時代也推動檔案管理朝著新方向前進(jìn)，筆者認(rèn)為可以概括為“市場取向、信息先導(dǎo)、協(xié)同運轉(zhuǎn)以及知識共享”四方面。市場取向主要將檔案管理所能夠獲得的利益更加直接地反映出來，因為，它可以有效提高企業(yè)利潤；信息先導(dǎo)則能夠?qū)n案知識管理的職能性更加真實地反應(yīng)出來，它可以說是企業(yè)建設(shè)的重頭戲；協(xié)同運轉(zhuǎn)則主要是有效調(diào)節(jié)企業(yè)檔案管理以及知識管理，使其達(dá)到一致性；知識共享則主要展現(xiàn)了檔案管理的目的性。
（一）市場取向
伴隨企業(yè)不斷對制度進(jìn)行改革發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)的突飛猛進(jìn)，企業(yè)提出了“自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧”的運作模式，企業(yè)也將企業(yè)發(fā)展壯大作為活動重心，將提高核心競爭力作為活動的關(guān)鍵。檔案管理必須從傳統(tǒng)思維中走出來，丟開因循守舊的思維模式和管理方式，充分發(fā)揮其作用，使其成為企業(yè)知識資源的脊梁支柱，不斷為企業(yè)的經(jīng)營活動提供充足的智力和法律保障[2]。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合自己的知識基礎(chǔ)，不斷挖掘檔案中所隱含的信息，為企業(yè)解決法律糾紛以及產(chǎn)品開發(fā)等活動提供經(jīng)驗、啟示信息，使檔案管理工作逐漸滲透到企業(yè)經(jīng)營活動中去，為企業(yè)創(chuàng)造價值、提升利潤。唯有堅持將企業(yè)檔案管理向市場化走向發(fā)展，才能夠使檔案管理工作成為企業(yè)的信息支撐，避免出現(xiàn)邊緣化的情況，獲得企業(yè)的重視。
（二）信息先導(dǎo)
不管是紙質(zhì)檔案，亦或者是電子檔案，都能夠?qū)⑺鶅涞男畔戆l(fā)揮其價值。檔案信息開發(fā)，主要是指檔案部門根據(jù)企業(yè)實際需求，在保障檔案機(jī)密安全的條件下，不斷對檔案信息進(jìn)行挖掘，并將其提供給需要者使用的過程。信息先導(dǎo)能夠?qū)n案知識管理的職能性更加真實地反應(yīng)出來，同時在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮著承前啟后的作用。將客戶的需求作為信息開發(fā)的重心，通過“挖掘信息”使檔案能夠發(fā)揮其最大價值。與此同時，檔案管理人員在面對無經(jīng)驗和指導(dǎo)的情況下，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮主觀能動性，結(jié)合文字、圖像等檔案資料盡可能地將其轉(zhuǎn)化為動態(tài)的、可利用的資源，并積極投入到信息的開發(fā)中。
（三）協(xié)同運轉(zhuǎn)
企業(yè)內(nèi)的各部門可以說是企業(yè)知識系統(tǒng)的中的各子系統(tǒng)，各個子系統(tǒng)相互連接交互存在，通過物質(zhì)、能量以及信息的交互，使各個子系統(tǒng)中的協(xié)同效應(yīng)能夠充分發(fā)揮出來，使知識系統(tǒng)得到有效的整合，發(fā)揮其最大效用。檔案管理工作要實現(xiàn)信息開發(fā)以及傳遞工作，必須周全考慮到各子系統(tǒng)之間的協(xié)同運轉(zhuǎn)，唯有如此才能夠使企業(yè)信息得到有效的整合，使知識管理的作用被最大化。協(xié)同主要包含了目標(biāo)、技術(shù)以及資源的協(xié)同。