時間：2023-06-12 16:20:30
導語：在檔案管理工作特色的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
檔案管理是我國高校管理工作的重要組成部分，高校應當在遵守《高等學院檔案工作規(guī)范》《普通高等學院檔案管理辦法》等規(guī)范的前提下，結合本校具體情況，建立檔案管理體系，并開展檔案管理工作。但是高等職業(yè)技術學院規(guī)模一般沒有綜合性高校大，校內(nèi)部門設置和人員配備也相對較少，高等職業(yè)技術學院檔案管理工作開展的難度也較大。
一、高等職業(yè)技術學院檔案管理的意義
檔案對學院發(fā)展有著記錄歷史、指導現(xiàn)在、啟發(fā)未來的重要作用。學院的發(fā)展離不開對過往經(jīng)驗的總結，對過往經(jīng)驗的總結離不開對學院歷史的研究，而檔案就是記錄學院歷史的重要載體。
檔案為學院對外宣傳提供重要素材。學院在發(fā)展過程中積累了大量記錄著有學院特色的歷史，重大事件、教學成果等多方面信息的檔案，這些檔案展示了學校文化，傳遞了學校理念，代表了學校特色。對這些檔案資料進行整理和展示，不僅可以豐富師生的校園生活，還可以起到展示學校特色的作用。
“昔人所為而得，我可以奉為模范；如其失策，便當設法避免”，檔案管理的重要意義就是總結經(jīng)驗，避免失策，指導現(xiàn)在，促進未來。只有這樣才能讓學院不斷總結經(jīng)驗，取其精華而用之，對其糟粕而避之，為教學評估和教育改革提供依據(jù)，真正實現(xiàn)學院的可持續(xù)發(fā)展。
二、高等職業(yè)技術學院檔案管理工作現(xiàn)狀
（一）檔案管理意識淡薄，重視程度不足
檔案管理跟其它工作有本質(zhì)上的區(qū)別，檔案管理是服務性、保障性工作。這就導致檔案管理工作人員在檔案管理中可能缺乏積極性和成就感。高等職業(yè)技術學院由于本身規(guī)模和教職工數(shù)量的限制，往往沒有檔案管理專職人員。教職人員往往身兼數(shù)職，除了檔案管理工作以外還有其他工作，這就導致教職人員很有可能將更多精力用到其他工作上，進而忽視檔案管理工作。
（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提高
高等職業(yè)技術學院往往沒有設立專門的檔案管理部門和相關人員，而是由其他職位的教職工兼任。他們沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理方法、標準、流程等的培訓，檔案管理工作主要根據(jù)經(jīng)驗開展。這就導致檔案管理缺乏規(guī)范性，檔案資料缺乏完整性，檔案資料的收集、分類、歸檔等可能存在不合理的地方。長此以往，將造成檔案管理混亂，檔案查閱困難，檔案檢索效率低等問題。
（三）資料重保管，輕利用
高等職業(yè)技術學院檔案管理不僅僅是檔案資料的收集、整理、分類、歸檔，還包括檔案的開發(fā)利用，而后者，才是檔案管理工作的重點和難點?，F(xiàn)階段大多數(shù)高等職業(yè)技術學院檔案管理工作還停留在檔案資料的收集整理和檔案的歸檔保管，而檔案管理更重要的作用――檔案的開發(fā)利用往往被忽略。導致檔案資源的浪費和檔案資源的不合理利用，未能充分發(fā)揮檔案促進學院發(fā)展、輔助學院決策、促進教育事業(yè)發(fā)展的重要作用。
（四）檔案管理水平有待提高
有的學院沒有設立專門的檔案管理室，檔案資料與其他資料混在一起，不利于檔案的分類管理。有的學院沒有引進先進的檔案管理技術，如數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等，檔案管理還停留在紙質(zhì)檔案的階段。紙質(zhì)檔案占據(jù)大量空間，而且管理、查詢和調(diào)用效率低，速度慢。?而言之，檔案管理軟硬件設施不健全，直接制約了學院檔案管理水平，影響了檔案資源的合理利用。
三、高等職業(yè)技術學院檔案管理工作改進建議
（一）加強檔案管理意識
針對高等職業(yè)技術學院普遍存在的檔案管理意識薄弱，重視程度低等情況，學院應通過一系列手段加強教職工的檔案意識。只有從意識層面重視檔案管理，才能在實踐中真正做到重視檔案管理，科學管理檔案。有條件的學院可以聘請專業(yè)的檔案管理人員，或者設置專門的檔案管理職位。其次，學?？梢蚤_展一系列的講座、活動等，讓廣大教職工、學生了解檔案的作用，樹立檔案意識，積極參與和配合檔案管理。從而形成一個檔案管理人員重視檔案管理，檔案資料提供者主動配合檔案管理人員的良性循環(huán)系統(tǒng)。
（二）完善檔案管理制度、規(guī)范和流程
任何一項工作的完善都離不開相應制度的建立、規(guī)范的制定和流程的設計。要加強和完善高等職業(yè)技術學院檔案管理工作，首先要建立健全檔案管理相關制度，從管理層面上規(guī)范檔案管理參與者的行為，強化檔案管理參與者的意識。系統(tǒng)、全面的檔案管理流程，有助于每個檔案管理參與者各司其職，明確自己在檔案管理過程中的角色。資料提供者，主動建立、留存相關資料，并整理和上交；檔案收集人員，收集、整理并檢查資料的完整性；檔案歸檔人員將檔案分類、歸檔。在實施過程中，收集檔案管理參與者的意見和建議，不斷改進和完善檔案管理制度、規(guī)范和流程。
（三）提高檔案管理人員素質(zhì)
高等職業(yè)技術學院檔案管理工作的完善除了管理制度、規(guī)范和流程的完善，還離不開檔案管理人員素質(zhì)的提高。任何工作都離不開人的參與，參與人員素質(zhì)的高低直接影響檔案管理工作的效率和效果。沒有有效的實施，再完善的制度，再合理的流程都是一紙空談，因此提高檔案管理人員的素質(zhì)是高等職業(yè)技術學院檔案管理工作的重中之重。學院應該挑選具有檔案管理專業(yè)知識和能力的人員負責檔案管理工作，在實際工作中盡可能提供相應的培訓機會，提升檔案管理人員的檔案管理能力。檔案管理人員也應當積極主動，多途徑、多渠道學習檔案管理專業(yè)知識，了解檔案管理相關理論和工具，不斷更新檔案管理知識和技能，學習和使用新興的檔案管理工具。只有這樣才能提高檔案管理的效率，促進檔案管理工作的科學和可持續(xù)發(fā)展。
（四）檔案管理信息化、數(shù)字化
隨著科學技術的發(fā)展，學院的各項管理工作都不斷向信息化、數(shù)字化發(fā)展，檔案管理工作也不例外。紙質(zhì)資料具有占用空間大，查閱困難，檢索速度慢等特點，不利于檔案的查閱和利用。隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理逐漸向數(shù)字化發(fā)展。電子檔案更有利于信息和資料的保存和整理，將人們從厚厚的紙質(zhì)檔案中解脫出來，避免紙質(zhì)檔案占用大量空間，有效減少紙資源的浪費。使用和查詢方面，電子檔案具有查閱方便，檢索速度快等優(yōu)勢，可以有效提高檔案查詢的效率。學院應為檔案管理的信息化、數(shù)字化提供資金、設備、技術等方面的支持；檔案管理人員要不斷學習和了解檔案數(shù)字化管理的方法和技術。從而全方位促進高等職業(yè)技術學院檔案管理工作的科學開展和可持續(xù)發(fā)展。
（五）促進檔案的開發(fā)利用 學校要改變以往“輕利用，重保管”的管理理念，重視檔案的開發(fā)利用。在檔案的收集、整理、分類、歸檔、保存固然重要，但檔案管理更重要的意義是檔案的完善檔案資源，科學整理和保存檔案資料的基礎上，為教師和學生提供檔案查詢服務。根據(jù)檔案建立校史館，讓教師、學生和家長了解學校發(fā)展歷史、辦學理念、重大成果和學校文化。針對特色檔案，可以開展主題研討會，交流會、展覽等，擴大學校的知名度和影響力。引導教職工積極研究檔案資料，進行學術交流并撰寫論文。
一、檔案管理人員的素質(zhì)較低
從目前來看，由于檔案管理制度不健全，歸檔意識和建檔意識不高，管理部門對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理人員的素質(zhì)較低，大量兼職管理人員的存在，造成檔案管理工作的混亂。以某基層醫(yī)院為例，檔案管理總共有5人，但僅有1人是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，且受過專門的醫(yī)院檔案管理培訓，有2人是其他科室的醫(yī)生，有1人是兼職人員，對檔案管理工作并不十分熟悉。
二、檔案資料落后，沒能及時更新
檔案管理工作是對使用部門的經(jīng)營情況進行統(tǒng)計整理的過程。市場經(jīng)濟的發(fā)展以及體制改革進程的加快，社會生產(chǎn)生活的內(nèi)容也相應地發(fā)生變化，檔案資料的內(nèi)容也會隨之變化。這就要求更新檔案資料的數(shù)據(jù)。從檔案資料的實際情況來看，由于檔案管理經(jīng)費有限，加之管理人員素質(zhì)不高，影響了檔案資料的完整性和準確性。
三、利用率比較低
從檔案利用情況來看，由于缺乏科學有效的信息檢索系統(tǒng)，加之用戶不熟悉檔案信息利用方式，影響了檔案資料的利用率。同時，由于檔案資料的開放程度較低，保管的成分居多，檔案用戶能查閱的檔案資料有限。根據(jù)我市2010年度對轄區(qū)內(nèi)各基層醫(yī)院的調(diào)查研究資料來看，醫(yī)院檔案資料的利用率一般僅在20%，且85%以上的是傳統(tǒng)的文書資料利用，對電子檔案的利用效率還比較低。
四、基層醫(yī)院檔案管理的措施分析
（一）管理理念與管理制度的創(chuàng)新
目前，基層醫(yī)院檔案管理還存在著“重管輕用”的現(xiàn)象，管理的被動性和封閉性較強，檔案管理仍然存在著“等、靠、要”的管理模式，影響了檔案管理的工作效率。隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理工作的挑戰(zhàn)也日益嚴峻。檔案管理中的電子光盤和縮微膠片的應用也不斷增加，這些都需要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，以多層次、多角度的工作方法來指導檔案管理工作。例如，我市某鎮(zhèn)街醫(yī)院就通過將數(shù)字化管理理念引入檔案管理工作的方式，實現(xiàn)了對檔案管理立卷制度及操作流程的簡單化。通過此種方式，在數(shù)字化檔案管理立卷制度實踐1年之后，該醫(yī)院的檔案管理利用效率實現(xiàn)了20％比例的提升，效果顯著。
（二）突出檔案管理的服務特色
檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，檔案管理工作是為醫(yī)院的中心工作服務的，因此，在檔案管理工作中，應突出其服務的性質(zhì)和特色。檔案管理是對醫(yī)院經(jīng)營情況的全面而真實的記載，需要醫(yī)院各個部門的相互配合和相互聯(lián)系。因此，檔案管理工作不能閉門造車，而應該積極主動的與各個部門進行聯(lián)系與交流，在信息服務上應努力改變被動服務的現(xiàn)象，充分利用現(xiàn)代科學技術實現(xiàn)信息的共享。在知識經(jīng)濟時代，信息的傳播更加快速，檔案管理工作應適應醫(yī)院發(fā)展的信息需求，建立檔案機構的聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，拓展服務的范圍和層次。如我市的基層醫(yī)療機構，可以按照社區(qū)衛(wèi)生站衛(wèi)生服務中心鎮(zhèn)街醫(yī)院三級層次的方式，構建基于檔案管理機構的網(wǎng)絡連接系統(tǒng)，在整個網(wǎng)絡連接系統(tǒng)當中，不單單能夠?qū)崿F(xiàn)對各層級醫(yī)療單位檔案的編研工作，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)對上述醫(yī)療單位檔案管理工作成果的交流共享，以及相關問題的咨詢與解決。借助于上述方式，使得基層醫(yī)院檔案管理工作的社會影響力得到了極為顯著的發(fā)展與提升，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息的共享。
（三）檔案管理人員應樹立創(chuàng)新意識，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量和效率都有重要影響。目前，檔案管理人員專業(yè)性不強，專職檔案管理人員數(shù)量有限，管理人員對檔案管理工作并不熟悉。管理人員素質(zhì)參差不齊，在業(yè)務水平、理論水平、文化程度等方面也有很大差異，加之管理人員知識結構不合理、現(xiàn)代科學技術知識貧乏、專業(yè)知識老化，檔案管理工作不能適應當前形勢的變化。因此，在檔案管理工作中，應重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強管理人員的培訓和教育，提高管理人員的專業(yè)水平。檔案管理工作是一項專業(yè)性的業(yè)務工作和管理工作，需要綜合素質(zhì)高的管理人員才能勝任。隨著科學技術的快速發(fā)展，檔案管理信息化不斷增強，檔案管理人員應改變過去的工作方法和工作理念，學習現(xiàn)代科學技術，拓寬工作思路，積極創(chuàng)新，以適應我國經(jīng)濟發(fā)展的需要。在知識經(jīng)濟時代，信息共享成為全球經(jīng)濟發(fā)展的新形勢和新特點，社會經(jīng)濟發(fā)展對復合型人才的需求不斷增加，檔案管理工作的服務范圍和服務水平也有了新的拓展，檔案管理人員不僅應具備較高的業(yè)務素質(zhì)，還應該不斷充電，拓展自己的視野，把握社會變化的現(xiàn)狀和未來的發(fā)展情況，充分利用檔案學科的新理論和新技術來創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作的利用效率。
（四）推進醫(yī)院檔案管理信息化建設
現(xiàn)代科學技術的應用，不僅能實現(xiàn)檔案管理工作的信息共享，還能極大提高檔案管理工作的效率，保證檔案管理的質(zhì)量。目前，醫(yī)院的信息化建設為檔案管理工作提供了便利，檔案管理工作能夠通過計算機網(wǎng)絡來實現(xiàn)信息的實時更新和維護。在檔案管理工作中，以檔案管理軟件來實現(xiàn)文件的形成、報送、編目、整理、利用等，建立檔案數(shù)據(jù)庫，以掃描錄入的方法將醫(yī)院的檔案和文件進行統(tǒng)一管理，為全體醫(yī)務人員的查找提供便利。同時，將醫(yī)院的圖書、文檔、聲音、圖片等信息資源錄入計算機系統(tǒng)，以醫(yī)院局域網(wǎng)實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的共享。
結束語
【關鍵詞】流動人才；人事檔案；管理服務
一、加強檔案管理工作者的自身修養(yǎng)
要提高檔案管理工作的服務質(zhì)量，加強檔案管理工作者思想、道德等方面的修養(yǎng)必不可少。（一）政治思想修養(yǎng)。不同歷史時期，對檔案管理工作者的政治思想修養(yǎng)要求各有不同。在當今建設有中國特色的社會主義、構建和諧社會的歷史時期，牢固樹立建設有中國特色的社會主義意識，構造和諧社會的共同理想，牢固樹立堅持以人為本，科學發(fā)展觀的堅定信念。遇事講政治、講黨性、講原則，大力改造客觀世界的同時，積極改造主觀世界。愛黨、愛國、愛人民、自覺維護黨和國家的根本利益，積極為發(fā)展國家檔案事業(yè)做貢獻。（二）職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作者應具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，對神圣的檔案事業(yè)要有執(zhí)著的追求。要充滿信心，要熱愛檔案管理工作，自覺樹立檔案行業(yè)新風，展示文明形象，進一步密切檔案工作者與社會各界的聯(lián)系。從而促進檔案管理工作更好地服務于人民群眾與現(xiàn)代化建設。1.敬業(yè)愛崗。作為身擔重任的檔案管理工作者，要認清本行業(yè)所處的地位，要安心定志，兢兢業(yè)業(yè)地履行自己的職責。充分利用檔案管理工作，有效地實現(xiàn)檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。使檔案部門充分發(fā)揮其“檔案保管基地，檔案利用中心，學術研究場所，文明服務窗口”的四大基本功能，從而達到檔案取之于民，用之于民的效果。2.淡泊名利，勇于奉獻。因為檔案管理工作面廣量大，繁雜辛苦，付出的是默默無聞的勞動。因此，檔案管理工作者要具有為事業(yè)獻身的精神，要甘于吃苦，勇挑重擔。防止將檔案管理工作商品化。3.遵紀守法，嚴守機密。檔案管理工作是一項帶有一定機密性的工作，在建設有中國特色的社會主義市場經(jīng)濟大潮中，檔案管理工作者必須帶頭遵守黨紀國法。具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，在提供利用檔案時，要按規(guī)定把好關口，該提供的積極提供，熱情服務，不該提供的堅決不提供，并講明原則。4.存真求實。檔案是人類社會活動的真實記錄，據(jù)實立檔，據(jù)實用檔是檔案管理工作者的行為準則。在任何情況下，檔案管理工作者都必須忠于職守，不卑不亢，不畏權勢，維護黨和人民群眾歷史的真實面貌，勇于抵制篡改和偽造檔案的一切錯誤行為。（三）知識技能修養(yǎng)。檔案管理工作的實施和實現(xiàn)，必須通過檔案管理工作者的努力才能完成。因此，檔案管理工作者知識的多少，技能的高低程度，對整個國家檔案事業(yè)有著直接影響。只有人的素質(zhì)提高了，才能使檔案系統(tǒng)的精神文明建設落到實處，才能保證檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。1.理論知識的修養(yǎng)。我認為它包括三層內(nèi)容：一是檔案管理工作者要認真學習黨的路線、方針和政策；學習哲學，切實以科學的理論武裝自己，以便在任何復雜的情況下，不迷失政治方向。二是檔案管理工作者要有計劃地、系統(tǒng)地刻苦鉆研業(yè)務，根據(jù)實際工作需要，研讀一些檔案事業(yè)理論和相關理論書籍，便于用專業(yè)理論來科學指導自己的工作實踐。三是檔案管理工作者還應該在相關應用理論知識方面多下些功夫，以求在實際工作中充實拓寬自己的知識面，提高分析問題和解決問題的能力。2.檔案管理工作者要學習和掌握履行職責所必需的法律基本知識。努力提高檔案法律意識，嚴格守法，嚴格執(zhí)法，切實提高運用法律手段處理檔案事務的能力，提高依法辦事的能力。3.檔案管理工作者要按《檔案專業(yè)人員職務試行條例》所分的高、中、初三級，五個檔次，具備相應檔次所需的口頭表達能力和文字表達能力。4.電子計算機、縮微照相、靜電復印、現(xiàn)代保護技術、聲像技術以及檔案管理工作標準化的應用和推行。檔案管理科學化的實現(xiàn)，需要一批具有一定科學技術水平的檔案管理工作者才能勝任。所以，檔案管理工作者要努力學習新技術，特別是要提高自然科學知識和技術方面的修養(yǎng)?，F(xiàn)在正在逐漸興起的電子檔案，客戶可以在網(wǎng)上直接辦理交費等手續(xù)，可以遠程閱檔，從而為雙方節(jié)約時間，提供方便。另外還有規(guī)范原電子檔案業(yè)務，實現(xiàn)檔案庫房管理電子化、規(guī)范化，從而取得高效的工作成果。所以我們要在這方面抓緊、抓好，落到實處，服務過程中要確保個人信息調(diào)出的準確性，真實性，以及規(guī)范性。5.一定的社交能力也是檔案管理工作者必須具備的修養(yǎng)。檔案界同社會各方面的合作與交流需要一定的社交能力，即便從事收集到統(tǒng)計等工作，提供利用等純業(yè)務性的檔案管理工作也少不了必要的交往活動。因此，檔案管理工作者要注意培養(yǎng)和鍛煉自己的社交能力。6.檔案管理要求工作者有很好的精神面貌和充沛的精力。因為好的精神面貌和充沛的精力是檔案管理工作者發(fā)揮才能，做出貢獻的重要條件，更是提高檔案管理工作服務質(zhì)量，做好檔案管理工作的資本。
二、重視檔案理論的研究及對研究成果的應用
檔案管理工作要提高服務質(zhì)量而得以不斷地發(fā)展，理論研究必須先行。一種新型的檔案工作模式的確定，往往是一定的檔案理論研究結出的果實。檔案管理工作要提高服務質(zhì)量，改革發(fā)展要取得成功，必須要有理論研究作為先導，這是檔案管理工作者必須樹立的觀點。任何一種改革方案在付諸實施前，都首先要在理論上進行可行性研究，充分論證其合理性、科學性。要善于運用檔案理論研究成果來指導工作實踐，提高其服務質(zhì)量，從而促進其檔案事業(yè)的發(fā)展。（一）評論和爭鳴。評論和爭鳴是開展活躍學術思想的一個重要手段，是推動檔案管理工作發(fā)展的重要因素。評論的各方更加深入地進行科學研究，進而達到提高檔案服務質(zhì)量之目的。因為一種新的學術觀點和一項新的研究成果，只有在廣泛的科學的實事求是的爭鳴和評論中，才能弄清哪些成果學術價值高，應用價值大，值得推廣和應用；哪些成果質(zhì)量低，沒有推廣應用價值。從而有針對性的推廣和應用，以達到提高檔案服務質(zhì)量，推進檔案事業(yè)發(fā)展的目的。（二）推廣研究。加強對檔案理論成果的推廣研究，是將檔案理論研究的優(yōu)秀成果進一步擴大，使其真正能在檔案改革和建設中得到推廣和應用。檔案管理理論研究在于指導實踐，指導實踐的目的是為了提高檔案管理的服務質(zhì)量，要提高檔案管理的服務質(zhì)量需要加強推廣應用研究成果，而應用的成果則來源于廣泛深入的、客觀穩(wěn)妥的推廣研究。（三）健全和強化檔案科研機構的工作職能。一是要有組織和領導抓檔案理論研究工作；二是要有檔案理論研究的機構和遠景規(guī)劃；三是要組織檔案管理工作者對檔案理論研究成果進行評價、評論、推廣和應用；四是要堅持不懈的收集、整理和編輯、出版檔案理研究資料。如果健全了檔案科研機構，強化了有關機構的工作職能，那么檔案管理工作的服務質(zhì)量也會提高。
三、不忽視檔案的利用監(jiān)督工作
要提高檔案管理工作的服務質(zhì)量，一定不能忽視檔案的利用監(jiān)督工作。（一）健全和完善檔案利用的各項規(guī)章制度，使工作有章可循。針對檔案利用過程，應制定查檔要求，諸如：查閱檔案時不準抽煙、喝水；不準蟲蛀、鼠咬檔案文件；不準用唾液翻閱檔案文件；不準偷摘偷拍檔案文件；不準查閱與自己利用內(nèi)容無關的檔案文件等等。如果檔案管理工作者都能按章操作，提高檔案管理工作的服務質(zhì)量也就有了保證。（二）正確處理檔案利用中服務與監(jiān)督的關系，融監(jiān)督于服務之中。1.在利用前，要耐心地向每一位利用者宣傳利用檔案的規(guī)定和守則。2.在利用中，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握利用的目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于你的視野中；三是腦勤，勤做好利用登記工作，勤分析利用者的情況和利用效果。3.在利用后，要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明，對損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關部門和領導，以便查處，挽回損失。（三）建立利用管理隊伍。選擇具有較高政治素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)、文化素質(zhì)的利用管理人員，組成素質(zhì)較高的利用管理隊伍。以善于做利用者的工作，處理好利用中出現(xiàn)的問題。
四、結束語
流動人才人事檔案的管理工作是一個長期性的工作，其效果不像科研攻關、經(jīng)濟建設那樣容易浮出水面，但人事檔案管理的作用是十分巨大的，因為其直接服務于人，而人才是一切社會活動的主宰，因為必須高度重視人事檔案管理的建設，才有可能搞好社會人才的一系列管理工作，才能為社會主義經(jīng)濟建設服務。
【參考文獻】
摘要：飛速發(fā)展的社會對各個醫(yī)療部門的檔案管理工作也提出了新的要求和挑戰(zhàn)，因此，各個醫(yī)療部門需要密切結合當今社會發(fā)展的現(xiàn)狀，加強對檔案管理工作的創(chuàng)新以及研究，以更好地適應社會各方面的發(fā)展，提高其醫(yī)療服務水平。
關鍵詞 ： 新時期 醫(yī)院 檔案管理
健全的檔案管理體系有助于醫(yī)療部門中各項工作的順利開展，提高工作效率，同時也有助于有效地減少甚至避免工作中的失誤，從而可以保證給予患者以科學、正確的醫(yī)療服務。為了進一步探析新時期如何加強醫(yī)院檔案管理工作這一社會性問題，本研究從加強創(chuàng)新、體現(xiàn)服務特色等角度對這一問題的解決途徑進行初步探索，期望為新時期有效地加強醫(yī)院檔案管理工作提供一定的有價值的參考。
一、加強創(chuàng)新
截至目前，一些醫(yī)療單位在實際的檔案管理工作中仍使用著傳統(tǒng)模式，創(chuàng)新不足，應著重加強該方面的具體工作。首先，要不斷地更新立卷制度和工作程序, 要將以往較為繁瑣的操作程序進行簡化處理。其次，要充分利用現(xiàn)代技術。比如，可以充分借助于檔案管理程序?qū)嶋H工作中所需要的文件檔案進行查找，以此，可以有效地提高實際工作效率，且準確性更強。
二、體現(xiàn)特色
各個醫(yī)療機構可以充分地借助于互聯(lián)網(wǎng)絡的強大力量，密切與其它檔案機構的相互關系, 以有效地實現(xiàn)各個檔案信息資源的共享。此外，各個醫(yī)療機構也可以對其自身的服務領域以及方式方法等進行拓展，以充分地拓寬檔案管理服務的渠道，提高其檔案服務水平。
三、提高人員素質(zhì)
1.更新檔案管理人員的觀念
檔案管理工作創(chuàng)新的關鍵就在于不斷地適時更新檔案管理人員的觀念，不斷地增強其在實際工作中的創(chuàng)新意識。截至目前，各個醫(yī)療單位已經(jīng)逐漸開始實施全方位的機構改革，各部門中的檔案管理人員的數(shù)量也正在逐漸減少, 而隨之而來的則是相關人員的工作量及工作壓力的不斷增加。基于此, 各個醫(yī)療單位的檔案管理人員需要重新定位檔案管理工作的價值, 積極地轉變工作理念, 積極主動地進行檔案管理服務，以最大限度地實現(xiàn)社會和經(jīng)濟效益的最大化,同時也可以使各個醫(yī)療機構的檔案管理工作的社會價值得到明顯提升。
2.提高檔案管理人員的業(yè)務技能
各個醫(yī)療單位的檔案管理人員需要具備一定的檔案業(yè)務素養(yǎng)和技能, 要對各種醫(yī)療業(yè)務有著較高的熟悉度, 同時其自身的檔案管理能力以及檔案管理服務意識也需始終維持在較高的水平上。21世紀屬于知識經(jīng)濟時代，隨著網(wǎng)絡信息技術的飛速發(fā)展, 一些新型的檔案管理載體及方式方法也隨之應運而生。各個醫(yī)療機構的檔案管理人員一定要善于解放思想, 努力對檔案工作的思路和方法進行創(chuàng)新, 不斷地提出并解決各種新的問題, 始終堅持不斷創(chuàng)新檔案管理的業(yè)務方式。
3.拓寬檔案管理人員的視野
若各個醫(yī)療機構的檔案管理人員所具備的業(yè)務知識較少或者老化, 那么當其在實際工作中面臨諸多新情況時就無法及時地得到相應的解決方法, 業(yè)務改進或者創(chuàng)新便無從談起，不利于醫(yī)療機構檔案管理業(yè)務和服務水平的提高。這就要求檔案管理人員在實際工作中必須不斷加強學習，積極地拓寬自身視野，要全面地掌握新的社會背景和需求對檔案管理工作提出的具體要求，同時要加強檔案管理理論的學習與研究, 以促進其檔案管理工作由單一專業(yè)型逐漸向多樣復合型發(fā)生相應的轉變。
四、完善保密工作
1.加強庫房管理的保密工作
應避免將檔案庫房設在各個醫(yī)療機構的辦公樓底層, 同時應重點加固庫房的門窗，并要定期對器牢固程度進行檢查和維修, 以有效地預防盜竊；庫房和檔案管理人員的辦公室以及閱覽室均要實現(xiàn)有效的分開；分派專人負責檔案庫房的日常管理工作, 同時要不斷完善庫房管理的各項規(guī)章制度, 應嚴格限制人員隨意進出；要將各種絕密和非絕密檔案進行分別保管；庫房內(nèi)要設各種專業(yè)防盜器, 以有效地增強各種絕密檔案的保密性和安全性。
2.加強涉密檔案的保密工作
不斷增強相關管理人員的責任意識與保密意識，督促其始終保持嚴謹?shù)臋n案管理工作作風, 做事應有始有終,且要保證各種手續(xù)的清晰、有效；在實際日常生活中，檔案管理人員應始終堅持職業(yè)操守，任何場合都需守口如瓶, 要盡全力確保萬無一失；在實際檔案管理工作中，相關人員要依據(jù)各個涉密檔案的管理程序等做好本職工作，在調(diào)閱涉密檔案時，需嚴格進行程序化和手續(xù)化操作, 對工作中的各個環(huán)節(jié)準確地進行記錄,要嚴謹他人擅自調(diào)閱涉密檔案。
3.正確區(qū)分檔案的保管期限及其保密期限
要對各個檔案的內(nèi)容及其社會作用進行全面的評估，以明確各個檔案的實際保存價值, 并以此作為確定各個檔案的保管期限的重要參考和依據(jù)。同時，國家秘密事項也是設置各個檔案的保密期限時必須嚴格參照的一個重要指標, 這就意味著，如果相關檔案發(fā)生泄露現(xiàn)象，將會嚴重影響國家的各項安全，因此需引起檔案管理人員的高度重視。
五、堅持文檔一體化
在以往的檔案管理工作中，文檔分離的情況較為常見，表現(xiàn)為檔案管理人員往往把文件的前兩個階段和后兩個階段分別視為文件和檔案, 在對其進行日常管理時，所采取的標準以及管理方法等并不一致, 造成文件在不同的運動階段中始終處于相對獨立的不良狀態(tài)，致使一些價值和意義重大的賬外文件始終處于失控狀態(tài)。隨著電子信息技術的飛速發(fā)展和廣泛普及，應用計算機技術進行日常檔案管理時能夠有效地克服文檔相對獨立化的情況, 這就要求各個檔案管理工作人員必須盡早地介入文件的生命周期，使相對獨立的檔案和文件兩個部分逐漸形成為一個相互聯(lián)系的有機整體, 以有效地確保文件信息的完整性。
綜上, 檔案管理人員要全面地掌握新時期對檔案管理所提出的新的要求和挑戰(zhàn),并要充分地結合本醫(yī)療機構的實際情況, 對日常工作方法和方式進行有效的創(chuàng)新, 以更好地體現(xiàn)檔案管理工作的實際社會價值, 從而可以為人們提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務。
參考文獻
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隨著我國高科技產(chǎn)業(yè)化進程的逐漸加快，正在向信息網(wǎng)絡化、資源共享化方向發(fā)展，這一切都使傳統(tǒng)的檔案管理模式與利用方式發(fā)生了深刻的變革?，F(xiàn)如今，發(fā)展檔案管理工作越來越受重視，它將直接影響檔案工作的規(guī)范化和標準化。因此我們要從觀念上對檔案管理工作有所更新，而采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進我國的和諧社會建設。
1.加強檔案資源建設的重要性
1.1把握好檔案收集關
在當今服務型社會的大環(huán)境下， 檔案館應把國家和社會的具有保存價值的檔案資料接收入館，實行集中統(tǒng)一管理。檔案館應向各級基層檔案管理部門下發(fā)通知，明確接收檔案的范圍、內(nèi)容、標準及要求，讓基層檔案管理部門向社會各界廣泛征集內(nèi)容豐富，有特色，有價值的檔案資料，及時修訂和完善各種檔案的歸類、整理、保存，從而達到豐富館藏檔案，為利用者良好服務的目的。
1.2檔案工作要走“特色”路
所謂特色檔案是指反映地方特色經(jīng)濟、特色歷史、特色文化以及風土人情、自然區(qū)域特色等方面的檔案。檔案管理部門應充分認識館藏建設的“特色”性，認真研究、分析本地區(qū)的特色檔案資源，廣泛征集、整理、保管，豐富館藏內(nèi)容， 優(yōu)化結構，體現(xiàn)特色，打造精品。
1.3要正確處理好檔案館藏的質(zhì)量與數(shù)量關系
過去比較注重檔案數(shù)量的多少來衡量檔案館藏豐富與否，但多年館藏建設實踐來看，僅僅片面追求數(shù)量是不夠的，應該豐富館藏， 改變館藏結構單一、缺乏特色，案卷質(zhì)量不高等諸多發(fā)展檔案建設的不利因素，辯證的處理好數(shù)量與質(zhì)量的關系，按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》的有關規(guī)定，多層次、多渠道征集和收集檔案資料，不斷優(yōu)化和豐富館藏建設。
2.企業(yè)檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理工作執(zhí)行力不夠
企業(yè)的檔案管理工作對企業(yè)部門活動具有輔助作用，對檔案的重視程度，決定了企業(yè)檔案工作的開展，檔案工作到位與否，從一個側面能反映出一個企業(yè)的整體素質(zhì)。但是大多數(shù)企業(yè)將檔案建立以后，很少查閱，并且在執(zhí)行過程中，也存在一些難度。特別是工程建設檔案，存在著重建設，輕檔案的現(xiàn)象。工程的前期圖紙資料還能上交檔案室，但在工程的施工過程中產(chǎn)生的檔案資料就不能及時上交檔案室，如工程的變更，竣工驗收等資料。檔案人員在企業(yè)的基本建設工程中參與性不強，檔案的管理工作不能與工程的建設同步進行，造成一些工程資料的丟失，影響歸檔率。有的雖然有資料，但有很大部分是復印件，影響了檔案的質(zhì)量。
2.2檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和管理水平不高
檔案管理人員的素質(zhì)對檔案工作質(zhì)量有決定性作用，檔案管理人員既要有很高的業(yè)務素質(zhì)，又要有強烈的責任心，還要有踏實肯干的實干精神和科學嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。但是在實際工作中，由于對檔案管理工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，在業(yè)務水平、文化程度、專業(yè)素質(zhì)上都有很大的差距，在管理手段方面，也比較陳舊，與時展脫節(jié)。這已經(jīng)不能適應新形勢下企業(yè)檔案管理的需要，如果企業(yè)想要提高檔案的管理水平，必須把提高管理人員的素質(zhì)放在第一位。
2.3檔案硬件設施老化
隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡技術應用于企業(yè)管理的諸多環(huán)節(jié)之中，管理水平在不斷的進步。但是只有少數(shù)的企業(yè)利用計算機網(wǎng)絡技術進行檔案管理，多數(shù)還是采用手工整理。信息量小，檢索進來也比較困難，利用和開發(fā)的價值不高。企業(yè)的檔案室建設不規(guī)范，檔案柜也老化，保密性大大降低，保管條件也極其簡陋。引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發(fā)生，從而對檔案利用產(chǎn)生了不利影響。
3.新時期加強企業(yè)檔案管理的幾點建議
3.1加強培訓，提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)
現(xiàn)代化的企業(yè)對檔案工作管理人員的政治素養(yǎng)、專業(yè)技能的要求越來越高。檔案管理的門類也在不斷的增加，檔案介質(zhì)也由紙質(zhì)迅速過渡為電子文檔與實物方案一體化保存；文書檔案由卷為保管單位到以件為保管單位等。新的情況將導致新的問題層出不窮，檔案人員也要加強自身的學習，提高自身的政治素質(zhì)，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅實的思想理論基礎。要博學多才，既懂檔案專業(yè)知識，又要懂行業(yè)管理知識，努力提高專業(yè)素質(zhì)及開拓創(chuàng)新能力，把握機遇，解放思想，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平。
3.2建立科學的檔案管理體系，加強企業(yè)檔案管理標準化
檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設的前提和必要條件。規(guī)范檔案的管理機制，完善檔案的管理制度，是檔案管理的重中之重。隨著現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理的科技含量和管理水平在不斷提高，所以有必要建立一個能與之相適應的管理體系，并嚴格遵守企業(yè)檔案管理流程。將各個部門、不同用途的檔案進行統(tǒng)一的管理，讓檔案管理能與企業(yè)決策、管理同步發(fā)展。
3.3加強對電子文件的管理
一是將部分傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文件資料轉變成電子文檔的形式，這樣數(shù)據(jù)生成以后，馬上會貯存在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫之中，被檔案管理人員和其它部門技術人員所共享，能夠讓信息在企業(yè)內(nèi)部流通更暢通。二是在企業(yè)的管理活動中，電子文件比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件更方便，快捷，失誤率低，而工作效率會大大提高，電子繪圖會比手工繪制有更大的優(yōu)勢，它的設計、修改、查
詢比手工更方便、更準確。三是企業(yè)傳統(tǒng)的檔案分類方法被打破，如聲像檔案、人事檔案、技術檔案等等，可以被企業(yè)的信息集成系統(tǒng)分成幾個管理模塊和流程。一份檔案信息可以被幾個管理系統(tǒng)所分享，計算機可以依照規(guī)定的指令，依據(jù)工作目的隨時設置和更改類目。
3.4擴寬榮譽檔案的歸檔范圍
建立榮譽檔案，首先要確定歸檔范圍。一個單位的榮譽檔案主要是反映本單位各項工作在各個歷史時期所取得的成績，它的歸檔范圍應以本單位或本單位內(nèi)部機構的名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作活動中獲得的獎狀、錦旗、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物為主。其歸檔范圍主要包括：以本單位名義參加各項活動獲得的榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等；上級領導知名人士來本單位參加表彰獎勵活動的題詞、書畫、照片、錄音帶、錄像帶等；本單位參加和召開的各種表彰大會所形成的錄音帶、錄像帶、照片、底片、光盤等，主要包括領導接見頒獎視察慰問獲得榮譽的集體和個人，有先進集體和個人介紹經(jīng)驗、載譽歸來、外地外系統(tǒng)、取經(jīng)學習的活動等內(nèi)容；本單位的科研成果證書及獎牌等；其他與表彰獎勵有關的實物等。
3.5統(tǒng)籌兼顧，做好檔案的保密與利用
日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。檔案的價值是通過利用來實現(xiàn)的，檔案管理人員的管理價值也要在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。檔案人員在提供利用的同時，要跟蹤利用效果，分析檔案的投入與產(chǎn)出的經(jīng)濟效益，并加以廣泛的宣傳，使公司領導
和員工認識到企業(yè)檔案也是生產(chǎn)力，是寶貴的資產(chǎn)，同時對提高全員的檔案意識有積極的作用。檔案人員要勤于思考，多動腦筋，分析、加工編研二次信息，服務企業(yè)中心工作。檔案主管部門也應每年定期召開一次編研工作研討會，開展業(yè)務探討，交流檔案管理經(jīng)驗，努力實現(xiàn)檔案管理工作綜合效益的最大化。
【關鍵詞】 高校 學生檔案 管理 現(xiàn)狀 對策
【中圖分類號】 G47 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1006-5962（2013）02（b）-0012-01
1 高校學生檔案管理工作存在的問題
1.1 學生檔案歸檔內(nèi)容程式化，不符合時展需求
改革開放以來，計算機網(wǎng)絡技術和信息技術都獲得了前所未有的進步。傳統(tǒng)的高校學生檔案管理體制已經(jīng)遠遠不能滿足時展的需要，給當代大學生的檔案管理工作帶來了諸多不便。第一，傳統(tǒng)的檔案制定的內(nèi)容已經(jīng)不能滿足時展的需求，記錄的信息大多屬于無用信息，檔案管理人員做的工作大多無實際意義。不僅如此，用人單位和對大學生有用的信息往往沒有涉及，這些信息有大學生的學籍信息、錄取信息和黨團材料等。當大學生畢業(yè)工作以后，用人單位往往會在學校調(diào)集學生的個人成長檔案，他們關注的主要信息是學生的成績和綜合素質(zhì)等。然而，高校提供的材料往往過于形式化、術語化沒有實際的意義，對于用人單位錄用人才也缺少參考價值，這就導致大學生的檔案失去了預期的價值，缺少現(xiàn)實意義。
1.2 管理手段落后， 效率低下
目前，還有很多高校的學生檔案是一種手工輸入的方式，缺乏對學生信息統(tǒng)計的具體系統(tǒng)軟件。然而，由于大學是一個學生更新速度非?？斓膱鏊?，人員的變動還具有典型的周期性。傳統(tǒng)的手工輸入的方式已經(jīng)無法滿足學校發(fā)展的需要，浪費了大量的人力和物力。有時候還會因為高校檔案管理人員的疏忽導致學生的信息出錯，引起不必要的麻煩。此外，在對學生的個人信息進行查詢時，需要一頁頁的翻閱，無法快速、有效、準確的獲取，嚴重的影響了工作效率。為了適用時代的發(fā)展，必須采取必要的措施改善當前高校檔案管理面臨的難題。
1.3 檔案管理脫離學生管理與學生本人情況，管理工作脫離實際，不能充分發(fā)揮檔案的功能
一般而言，學生的成長檔案具有兩個非常關鍵的作用。其一，當學生在學校的時候，學生的檔案是學生成長和在學校表現(xiàn)的真實寫照。通過學生的檔案可以全面而真實的了解到每一位學生的個人信息，這也是老師和輔導員了解學生的主要渠道。此外，學生的成長檔案對學生就業(yè)也具有重要的參考價值。用人單位可以通過學生的檔案信息了解學生在校的表現(xiàn)（獎懲情況），各門學科的課程考試成績，一些等級證書（如：全國大學英語四六級考試、英語應用能力考試、計算機等級考試、普通話水平測試等）的考試成績，個人特長和能力等，幫助用人單位正確的選取所需要的人才。當學生準備到行政機關或者繼續(xù)深造時，學生的表現(xiàn)也是考核的一個重要的指標。眾所周知，學生要想進入政府機關一個重要的環(huán)節(jié)就是政審，只有政審合格后才能被錄用。但是，通過對當前高校的檔案工作研究發(fā)現(xiàn)，學生的檔案信息過于形式化、術語化、統(tǒng)一化，體現(xiàn)不了學生的特色與個性。此外，檔案的移交工作做得相當欠缺，有些部門將重要的檔案放在自己的辦公室，根本不交給檔案館保管，有些高校還存在遺失學生檔案的情況，沒有真正的做好學生的檔案管理工作。
2 改進高校學生檔案管理工作的對策
2.1 鼓勵建設開發(fā)，豐富檔案內(nèi)容
要做好高校檔案的管理工作，應當賦予高校一定的自由權利，支持高校正確的定位，立足于自己的特色，根據(jù)社會的需要以及時代的發(fā)展，在建設學校的特色專業(yè)，培養(yǎng)專業(yè)人才的同時，還要做好學生的檔案管理工作，在學生檔案管理工作上一方面應當遵守相應的法律法規(guī)，另一方面還要深入的探索，打造一個真實、全面、個性的檔案信息。
2.2 應用現(xiàn)代科技，拓展檔案服務
由于我國教育體制不斷的發(fā)展、完善，時代的發(fā)展對于學生的素質(zhì)與能力的要求也發(fā)生了一系列的變化，傳統(tǒng)的手寫紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足時展的需要，計算機網(wǎng)絡技術的普及對電子檔案的需求也越來越迫切。高校招生和用人單位對學生電子檔案的需求也直接促進電子檔案的發(fā)展。此外，計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展，信息技術的提高，各種掃描工具的進步，使得電子檔案的建立也越來越現(xiàn)實，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的不斷改革進步，各種服務網(wǎng)站的兼容都為學生電子檔案的建立提供了可能。同時，電子檔案的建立將大大的減輕檔案登記和管理的負擔，提高員工的工作效率和學生檔案信息的利用效率。
2.3 大力開展學生檔案的開發(fā)利用工作
之所以要進行學生檔案信息的開發(fā)，是因為建立學生電子檔案的需要。同時，這也是高校學生檔案管理人員義不容辭的責任。為了降低學生電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)難度，高校檔案管理人員可以采取化整為零的方式，根據(jù)學生的零散信息進行歸類，然后分類存儲管理。這種分類的管理方式，一方面大大的提高了電子檔案建立的效率，另一方面也方便了學生以及其他相關人員對學生檔案的查詢與導出。研究表明，一個完善的學生檔案管理能夠為學校開展教學活動、培養(yǎng)學生提供重要的參考和輔助作用。由于學生的檔案一般涉及到學生在大學里的表現(xiàn)，這種表現(xiàn)是一種綜合性的表現(xiàn)，不僅僅涉及到學生的文化成績，還包含了學生的個人成長和能力，參加的比賽和榮譽，以及受到的獎懲等相關信息。檔案管理人員應當深入學生的日常生活，了解學生的動態(tài)信息。學生的檔案信息還具有重要的作用。例如，將學生的獎懲情況反饋給班主任，有利于班主任合理的利用人才，做好班級的管理工作；將學生的成績反饋給任課老師，有利于老師了解學生的基礎，以便更加具有針對性的開展教學工作，提高教學的實際效果。此外，將學生的獎懲情況反饋給輔導員，還有助于其做好年終的學生考核工作，提高工作的效率，不僅如此，還保證了考核工作的公平性。當然，學生檔案的建立還可以反映出學生的思想道德素質(zhì)，充分的發(fā)揮榜樣的力量帶動學生的整體進步。比如，高校檔案管理人員可以將獲得國家勵志獎學金、省市級獎項的同學事跡進行廣泛宣傳，讓更多的學生學習他們的事跡，促進學生整體素質(zhì)的提高。
參考文獻
關鍵詞：特色檔案；內(nèi)涵；建設；利用
武漢航道學校是交通部長江航道局所屬的全國唯一的一所培養(yǎng)內(nèi)河航道專業(yè)人才的中等職業(yè)學校，創(chuàng)建于1976年9月。本文從學校三十余年辦學歷程中對各門類檔案的整理心得入手，對于如何建設、利用與管理中職學校特色檔案，進行全面闡述。
一、中職學校特色檔案的內(nèi)涵與實質(zhì)
表面的理解，“特色”就是指事物具有獨特的色彩、風格、內(nèi)容及其特征、特性、內(nèi)涵等。就檔案工作而言，主要是指與本單位工作有關的、具有一定的內(nèi)容特征的檔案集合。對不同的單位，其特色檔案的內(nèi)容與形式會有許多不同的情況，每個單位都會有各自的工作特色。
檔案工作及檔案材料要有特色，可用“人無我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我特”的形式來表現(xiàn)。以武漢航道學校特色檔案建設為例，學校的建設與發(fā)展、創(chuàng)建湖北省重點學校、申辦全國航道職工教育培訓中心、全國職工教育培訓優(yōu)秀示范點，申辦航海教育培訓資質(zhì)，走職工培訓教育為主，學歷教育為輔，航道職工培訓與海船船員培訓相結合的發(fā)展之路，為學校的特色檔案管理提供了重要源泉和活力。為適應學校各項工作的需要，檔案部門在檔案的收集內(nèi)容、管理方式、信息的開發(fā)、利用服務、文件匯編等方面都反映出與其它航道單位的不同。檔案工作圍繞學校教學、培訓等工作，開展了特色檔案的建設和管理。以學校的建設發(fā)展為核心，按照“整理—開發(fā)—利用”三個層面，在做好學校檔案工作日常管理的基礎上，提煉、完善亮點材料，整合檔案特色資源，為學校各項工作的順利開展服務，力爭特色檔案建設與學校建設協(xié)調(diào)一致，促進學校可持續(xù)發(fā)展。
二、中職學校特色檔案工作的建設、利用和管理
中職學校的特色檔案建設，可結合本單位的情況，圍繞學校重點工作，檔案部門根據(jù)自已的人、財、物等條件有選擇性地從以下幾點進行。
2.1 特色檔案材料的收集整理
針對反映學校亮點材料開展收集整理工作，彰顯檔案特色。特色檔案的內(nèi)容可結合學校的教學、科研及管理工作，凡是在歸檔材料中能反映學校亮點和成果的，其它航道系統(tǒng)內(nèi)單位不具備的，學校獨自特有的內(nèi)容，都可以作為特色檔案來進行收集整理。航道學?，F(xiàn)將以下內(nèi)容檔案材料納入特色檔案收集范圍：
1.反映學生各種職業(yè)技能和水平考試的文件材料，如各工種職業(yè)鑒定考審批材料，海船船員培訓證書申報材料及成績等各種職業(yè)技能考試達到一定水平的材料。
2.反映歷屆學生錄取、學籍、畢業(yè)及就業(yè)信息的文件材料
3.學校重要資產(chǎn)證書材料（如房產(chǎn)證、土地證、車輛使用相關證照等）。
4.教師公開出版的專著、教材，以及為適應教學需要組織編寫的內(nèi)部培訓資料。
5.反映學校師資力量的各類教師資格證書復印件。
6.反映學校辦學資質(zhì)的文件材料。
7.學校及教師在教學、科研、管理工作中獲省部級以上獎勵證書、獎牌實物檔案等。
8.學校教學科研活動中產(chǎn)生的影音資料。
9.學校完成的科研課題。
以上文件材料反映了一個學校的管理水平、師資隊伍建設、教學科研水平、教學質(zhì)量、學生的素質(zhì)培養(yǎng)，教師的專業(yè)技能等各方面。
如：歷屆學生學籍信息。在2009年學校申報湖北省檔案目標管理AA級時，有一位評審組的專家上世紀80年代曾在校進行過為期三個月的短期培訓，在對學籍檔案進行抽查的時候，看到自己當年的學籍卡，整個專家組對學校檔案的完整性有了高度的評價，對學校檔案管理工作通過AA級評審起到了很好的推動作用。檔案部門在歷屆學生錄取、學籍、畢業(yè)及就業(yè)信息的基礎上編制了《航校學子名冊》，還收集了大量畢業(yè)后在各領域從事各種職業(yè)的成功畢業(yè)生信息，在學校二十年、三十校慶活動中，將歷屆學生畢業(yè)照與畢業(yè)多年后的工作照制成展板，成為校慶活動中的一大亮點。
2.2 特色檔案材料的編研開發(fā)
檔案管理的根本就是利用，檔案人員不能只重管理，而是應該管理與利用并重，沒有利用價值的檔案，就沒有任何意義。而檔案人員最重要的工作就是從庫存檔案的大海中，提煉出發(fā)光的珍珠，讓廣大利用者都能得到想要的，甚至是出乎他們意料之外的珍貴寶藏，而不是讓利用者們親自在一堆堆的檔案中去尋找。這個提煉的過程就是檔案的編研開發(fā)。
多年來檔案部門的編研成果，通常以紅頭文件匯編的數(shù)量來衡量，編研的內(nèi)容形式單一，大多是各類文件的匯集?，F(xiàn)在隨著計算機技術的普及，只要采用了檔案計算機管理系統(tǒng)管理檔案，查找一份紅頭文件已是非常容易的事，利用檔案計算機管理軟件的查找功能，編輯各種專題文件目錄匯編，只要不嫌紙張浪費，要多少就可打印多少。各種紅頭文件不論是本單位的發(fā)文，還是上級機關的來文，在“OA”辦公系統(tǒng)都可找到，紅頭文件匯編已不是難事。而開展學校亮點材料的匯編和編輯，匯編文件的內(nèi)容具有學校工作的特點、特色，對學校具有特定的參考價值和使用價值，這才是學校特色檔案內(nèi)容的一部份。
檔案部門要在做好日常檔案工作的基礎上，從各部門移交的歸檔材料中，發(fā)現(xiàn)和挖掘一些能反映學校亮點工作和特色工作的文件。對收集可用的材料，確定主題，分類編目、分層提煉、適當增加簡單文字說明、配有相應的原始檔案素材。
特色材料文件匯編不是單純的文件匯集，它是一種成果的提煉和加工，匯編內(nèi)容要有層次性、有條理性的，即有文字說明、又有數(shù)據(jù)匯總表，同時還有一定檔案原始資料支撐，它是檔案編纂內(nèi)容的一部份。
2011年，長江航道局開展《當代長江航道發(fā)展史》編纂工作，到學校進行調(diào)研，學校檔案部門提供了以文字、圖表、聲像為主的大量反映學校辦學歷程的史料，調(diào)研專家組對學校二十年、三十年校慶專題集表現(xiàn)出了濃厚的興趣，這兩本專題集正是在廣泛收集相關檔案史料的基礎上對學校建設的曲折經(jīng)歷，學校發(fā)展的堅苦歷程，學校辦學的豐碩成果等方面進行了全面而詳實的闡述，相信在不久的將來，能在《當代長江航道發(fā)展史》（正在編寫）相關章節(jié)中尋找到學校特色檔案發(fā)揮的作用。
2.3 特色檔案材料的利用服務
檔案的生命是利用，如何提供利用，服務學校中心工作，是一個值得探討的課題，首先是要改變觀念，變被動服務為主動服務，尤其是特色檔案的利用服務。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用模式在這個辦公高度現(xiàn)代化的時代已經(jīng)逐漸被弱化，人們會更多地借助網(wǎng)絡、現(xiàn)代化辦公平臺等途徑獲取信息，普通公文自助式查詢隨著辦公數(shù)字化程度的提高越來越成為可能。檔案人員已經(jīng)從以前的紙質(zhì)目錄中抬起了頭，從一排排檔案箱柜中直起了腰，從簡單的手工作業(yè)中解脫出來了，檔案人員有更充裕的時間，更精良的設備，更先進的技術，提高檔案利用服務的廣度和深度。特色檔案利用服務，正是檔案人員可以施展才華的大好天地。因為特色檔案是特別的、不具備共性特征的檔案，其利用潛能不可估量。檔案人員在管理好、開發(fā)好特色檔案的同時，也要有主動宣傳主動服務的工作理念。
古語云：“酒香不怕巷子深”，其實不然，檔案部門將特色檔案整理得再規(guī)范，編研開發(fā)得再深入，如果缺乏宣傳和服務意識，可以說整理和編研都是做的無用功。不能等著利用者自己找上門來，而是要主動展示檔案工作成果和特色，主動服務于學校的各項工作，從而體現(xiàn)檔案工作的價值。
以學校特色檔案為干部人事檔案工作服務為例。檔案部門收集的檔案材料涵蓋學校工作的各個方面，包括干部人事任免，教職工獲得各種省部級以上榮譽等。在收集檔案的同時，檔案部門對組織機構圖進行實時更新與完善，對榮耀室展出實物檔案定期替換，針對學校及個人所獲榮譽，每年編制優(yōu)秀人物集。這些針對特色檔案所開展的工作在近年來黨群部門、人事部門開展的干部人事檔案規(guī)范化管理工作中起到了良好的輔助作用。
如：學校檔案部門選派專職檔案管理人員，協(xié)助干部人事檔案管理部門進行規(guī)范化整理工作，主動提供干部檔案中的任職時間、任免文件，職工個人獲得榮譽及獎項，職工個人“三齡一歷”確認依據(jù)等，有些缺失的項目在檔案部門的特色檔案中找到了原始依據(jù)。
2.4特色檔案材料的規(guī)范化管理
近年來，隨著學校領導對檔案管理工作關注度的不斷增強，對檔案工作的投入力度逐漸加大，2009年學校通過了湖北省檔案規(guī)范管理AA級審核，學校檔案工作更進一步趨向規(guī)范化管理。近幾年通過多次的檔案業(yè)務培訓和指導，學校檔案工作已取得一定成效，現(xiàn)各部門領導都非常重視檔案工作，按照學校檔案工作規(guī)定，進行“四同步”管理，在每一項工作結束后，都主動按時將各種文件材料整理歸檔。在此基礎上，檔案部門主動配合教務處、學工處、職工培訓處、船員培訓中心、招生就業(yè)指導中心等特色檔案產(chǎn)生的重點部門開展工作，不斷改進特色文件資料的規(guī)范化管理，把檔案工作融入學校的教學管理、質(zhì)量監(jiān)控、學生管理、人事管理等各個工作環(huán)節(jié)中。
如：對教學部門的歸檔材料如試卷、教案、教師工作手冊、學生實訓手冊，進行統(tǒng)一規(guī)范標題、名稱、編號模式。即方便了部門歸檔，又規(guī)范了部門文件材料的管理和檔案管理的統(tǒng)一標準。對招生畢業(yè)部門及培訓部門提供的歸檔材料根據(jù)實際情況新增了中職及繼續(xù)教育學員畢業(yè)證書號碼，對學生獲得的海船船員各類證書號碼也進行了存檔，在證書號碼可以代替證書原件進行網(wǎng)絡查詢的當今社會，檔案部門所留存的完整的證書號碼信息，可以為不慎遺失證書的學員在補辦證書時提供最有力的依據(jù)。
特色就是創(chuàng)新，特色檔案的建設、利用與管理，是新時期對檔案工作提出的新的要求，每個行業(yè)都有自己的特色和亮點，檔案人員要有一雙慧眼，尋找和挖掘出蘊藏在檔案材料中的寶藏；檔案人員要有一種沉靜的心態(tài)，開發(fā)和提煉出高質(zhì)量的編研成果。只有這樣，才能做好特色檔案的建設、利用和管理工作。檔案工作必需做出自己的特色，才能從學校的后臺末梢工作轉移到參與學校的前沿管理工作；才能從單純檔案收集、整理、保管、利用轉化為主動為學校的重點工作服務；才能使檔案人員的工作能力和水平得到充分發(fā)揮和展示，檔案工作從無“為”、 無“位”，到有“為”，有“為”才會有“地位”。
參考文獻：
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1運動員檔案管理存在的問題
每名運動員都有屬于自己的檔案，每個檔案內(nèi)部都包含每名運動員的詳細信息，運動員的檔案關系到日后運動員在社會中的發(fā)展。因此對運動員檔案進行科學合理的管理和整合是必須要做好的工作，這對于我國體育事業(yè)的發(fā)展起到重要作用。根據(jù)目前的狀況來看，運動員檔案管理工作中還存在很多問題，這給我國體育事業(yè)管理運動員的過程中帶來很大的挑戰(zhàn)。以下是對運動員檔案管理工存在的問題分析：1.1管理模式和管理思想落后。近年來我國事業(yè)單位在不斷發(fā)展和改革，運動員在錄用方面的形式也相對發(fā)生改變，目前主要的錄用形式是擇優(yōu)錄取。在這種改革模式下，運動員的檔案管理工作也要順應當前形式進行改革，在檔案管理人員自身素質(zhì)方面也要提高要求。但是從目前的狀況來看，運動員檔案管理人員并沒有提高自身素質(zhì)、優(yōu)化檔案管理模式，多數(shù)管理人員工作積極性不高，嚴重缺乏主動創(chuàng)新精神，不能做到積極主動配合當前檔案管理工作的發(fā)展趨勢，在這類員工的帶動下，檔案管理模式和管理思想嚴重落后。1.2檔案室基礎建設薄弱。運動員檔案管理工作復雜，需要多種程序進行配合才能夠做到檔案的優(yōu)質(zhì)管理。檔案管理需要配備專用的檔案室，并且需要一些先進設備對檔案進行整合。目前多數(shù)單位對檔案管理重視度不夠，檔案管理部門經(jīng)費嚴重不足，無法引進整合檔案需要的先進設備，甚至有部分單位沒有配備專用的檔案管理室，檔案管理形式多數(shù)是依靠人工來錄入和整理，這種方式會使檔案管理過程中出現(xiàn)嚴重的誤差，甚至容易造成檔案丟失。由此可以看出當前檔案室基礎建設仍處于薄弱狀態(tài)。1.3管理人員缺乏培訓和交流。管理人員在運動員檔案管理工作中占據(jù)重要位置，管理人員自身素質(zhì)和管理水平直接影響到運動員檔案管理質(zhì)量。從實際管理中可以看出，目前檔案管理部門的多數(shù)管理人員都是兼職人員，有的甚至是從單位其它部門調(diào)過來的員工，因此員工嚴重缺乏檔案管理知識和經(jīng)驗，在運動員檔案管理的過程中知識根據(jù)自己的直觀感受和對表面知識的理解進行檔案管理，這種管理方式會加大運動員檔案管理難度，提高檔案管理出錯率。1.4歸檔材料收集難、不及時。運動員檔案的管理，其相關材料的數(shù)量巨大，在實際的工作中，對材料的收集和歸檔經(jīng)常出現(xiàn)問題。由于對檔案的重要性及歸檔材料意識缺乏必要的宣傳，運動員檔案材料因項目不同、年齡差異、訓練比賽等因素比較分散，收集比較困難。因此，教練員、隨隊干事、隊醫(yī)、科研人員對于檔案重要性認識程度不夠，沒有歸檔材料收集和主動歸檔的意識，導致運動員檔案材料缺失的現(xiàn)象時有發(fā)生。
2加強運動員檔案管理的有效途徑
運動員檔案管理對運動事業(yè)合理化發(fā)展的重要性是有目共睹的，保證管理措施的先進性和科學性，是人們需要重點注意的問題，只有這樣才能夠保證運動員的檔案管理工作順利進行。針對上文中總結的問題，下面本文提出了一些加強運動員檔案管理的幾點建議，為我國運動員檔案管理工作的發(fā)展和改進提供參考。2.1廣泛宣傳，提高檔案意識。宣傳運動員檔案管理的重要性。運動員檔案管理是一項專業(yè)性強且極為重要，艱苦而又默默無聞的工作，管理者應提高各方面的素質(zhì)，端正工作態(tài)度，加強政治學習，提高政治素質(zhì)和工作的責任感、積極性。提高對檔案工作的認識水平和敏感度通過座談會等各種形式，宣傳檔案工作，提高廣大運動員、教練員和干部隊伍的檔案意識，使他們意識到運動員檔案是受法律保護的，是關系到運動員自身成長、成才以至退役工作的大事，是關系到國家體育事業(yè)的大事。培養(yǎng)歸檔意識。一經(jīng)形成就應盡快歸人其檔案中去，運動員、教練員及管理干部隊伍應有意識地將新形成的材料收集齊全，盡快送到檔案管理部門去，以防材料遺失。2.2充實檔案內(nèi)容，提高檔案利用價值。重視“特色材料”。從運動員進隊開始，就應有意識的充實運動員“特色材料”，如可以填寫《運動員人省隊前比賽情況登記表》、《運動員比賽成績登記表》等等。而這些材料應作為一項重要內(nèi)容按時填寫，及時歸檔。檔案管理者要與相關部門或單位加強溝通與協(xié)作，擴大范圍。要擴大國內(nèi)外名運動員檔案材料的收集范圍，對名運動員在訓練、比賽、等各種活動中形成的對其自身與體育事業(yè)發(fā)展有用的材料都應收集。2.3完善檔案管理制度。依據(jù)《檔案法》、《檔案法實施辦法》以及干部人事檔案管理規(guī)章制度，完善運動員檔案材料的收集、鑒別、歸檔制度及檔案的整理、轉遞、查借閱、統(tǒng)計制度．按制度辦事，做到日常工作制度化、規(guī)范化，杜絕收集不齊全，內(nèi)容不完整，歸檔不及時，整理、轉遞不規(guī)范的現(xiàn)象。在此基礎上，利用電子計算機、網(wǎng)絡技術、縮微復制技術、傳真機等現(xiàn)代化管理設備和技術，實現(xiàn)運動員檔案管理的現(xiàn)代化。比如，利用干部人事檔案管理系統(tǒng)軟件進行各項管理丁作等。2.4提高服務意識。管理人員服務意識的低下對于檔案工作的影響是極為嚴重的，因此，在現(xiàn)代運動員檔案管理過程中，需要針對其服務意識做出有效提高。檔案管理工作者應變被動服務為主動服務，主動了解各運動項目的特點和各種賽事情況，利用檔案為運動訓練和比賽服務。改變服務對象的單一性。要積極適應新形勢的要求，在不違反保密規(guī)定的前提下，改變運動員檔案只為人事部門、教練員等干部隊伍服務的狀況，要為運動員服務，如可以建立運動員基本信息數(shù)據(jù)庫為運動員開放。
運動管理體制的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，是體育事業(yè)能夠得以持續(xù)進步的主要推動力量。運動員檔案管理方式的落后，對于體育事業(yè)的進步影響嚴重。面對當今國際體育發(fā)展現(xiàn)狀，全面加強體育系統(tǒng)管理體制的完善是非常必要的，也是促進體育術業(yè)發(fā)展國際化的關鍵手段。針對現(xiàn)階段運動員檔案管理工作中存在的問題，需要采取積極的態(tài)度，保證與現(xiàn)代管理技術相融合，以先進的管理理念對其進行全面分析，強化檔案管理體系創(chuàng)新意識，大力發(fā)展適時的、適用的運動員檔案管理途徑。
作者:孫秀英 單位:黑龍江省田徑運動管理中心
參考文獻
關鍵詞：新形勢；企業(yè)；檔案管理；規(guī)范
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，信息化時代的不斷進步，企業(yè)檔案管理也面臨著新的形勢，但是企業(yè)檔案管理工作還是需要一個規(guī)范的。而在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)范了企業(yè)檔案的管理工作，提出了管理和觀念創(chuàng)新的要求，并且要求領導對企業(yè)檔案管理加以重視以及要求企業(yè)全體員工都參與到其中。企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范的執(zhí)行是保證檔案完整與齊全的重要手段，是推動企業(yè)檔案管理工作和觀念創(chuàng)新的力量。因此，在新的形勢之下加強對企業(yè)檔案的管理是非常重要的，而企業(yè)管理工作的規(guī)范在企業(yè)檔案管理工作中就顯得更為重要了。從企業(yè)檔案管理工作規(guī)范的一些要求進行研究分析，從而了解企業(yè)檔案管理工作規(guī)范在企業(yè)檔案管理中的重要性。
1加強領導對檔案管理的重視
在現(xiàn)代企業(yè)制度節(jié)約成本的要求之下，很多的企業(yè)為了提高效益都將很多不能帶來效益的工作摒棄了。由于檔案管理不能立即為企業(yè)帶來高的效益，所以很多的企業(yè)都不太重視檔案的管理工作。但是，在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中要求領導必須重視檔案管理的工作。領導是一個企業(yè)的中心，若是領導都沒有重視檔案的管理，那么企業(yè)的員工更加不會將企業(yè)的檔案管理當一回事。為了讓整個企業(yè)都重視檔案的管理工作，首先要做的就是加強領導對檔案管理工作的重視，不僅要一個企業(yè)都對其加以重視，還必須讓直接進行檔案管理工作的領導明白其重要性。而在企業(yè)中貫徹落實這一要求不僅可以讓企業(yè)更加地重視檔案管理工作，讓領導也更加地重視檔案管理工作以及明白其重要性，還能讓企業(yè)員工更進一步了解企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范。
2成立專門的檔案管理機構
在加強了領導對企業(yè)檔案管理工作的重視以后，成立一個專門的檔案管理部門是必不可少的一個任務。成立專門的檔案管理機構是領導對檔案管理工作重視的直觀表現(xiàn)，同時對企業(yè)的員工重視檔案管理工作也會產(chǎn)生直接的影響。除了能夠讓企業(yè)領導和全體員工都更加地重視檔案管理之外，一個專門的檔案管理結構是進行檔案管理工作規(guī)范宣傳的一個重要根據(jù)地，有了這樣一個機構之后才能在企業(yè)中更加地貫徹檔案管理工作的規(guī)范。
3督促全體員工參與其中
在企業(yè)進行檔案管理工作的時候，除了專門進行管理工作的人員必須參與到檔案管理的工作中以及必須重視檔案管理這一工作之外，企業(yè)的全體員工都有義務與權力參與到其中。在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中提出了企業(yè)的全體人員都要參與到檔案管理工作中去這一要求。對于企業(yè)的檔案管理而言，光靠企業(yè)檔案管理的工作人員對一些資料進行收集并不能完全保證所有的資料都非常的齊全，而若是全體員工都有企業(yè)檔案管理的意識并且能積極地將自己手上有的資料交給檔案管理部門。這樣一來，就能夠保證企業(yè)的檔案更加地完整與齊全。而除了能夠保證檔案更加的完整與齊全之外，也使得檔案管理工作規(guī)范在企業(yè)的檔案管理工作中得到了進一步的實施。
4加強企業(yè)檔案管理和觀念的創(chuàng)新
在企業(yè)檔案管理的工作規(guī)范中，企業(yè)檔案管理和觀念的創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理要求中最重要的一項。而企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新在現(xiàn)在企業(yè)檔案管理所面臨的新形勢下是一項必不可少的工作。不僅如此，檔案管理的創(chuàng)新在檔案管理工作規(guī)范中一直以來都是受到重視的一項要求。而現(xiàn)在企業(yè)的檔案管理正面臨這信息化時代，很多的管理手段都隨著信息化的進步而不斷地在進步與創(chuàng)新。比如，在這樣一個信息化的時代，很多的企業(yè)在進行檔案管理的時候都已經(jīng)利用了信息化時代的一大特色———計算機與網(wǎng)絡。而除了這樣之外，企業(yè)檔案管理這一部分都還在不斷地發(fā)展與進步，很多與時代相關的元素都被檔案管理利用了起來。這樣不僅讓企業(yè)的檔案管理在新的形勢之下能夠接受新形勢的挑戰(zhàn)，還能在新形勢下去進行創(chuàng)新，而這也正是檔案管理工作規(guī)范中所要求的。除了在管理方面必須創(chuàng)新之外，企業(yè)檔案管理的觀念也需要不斷地創(chuàng)新。而觀念的創(chuàng)新也是在時代與新的形勢的背景下出現(xiàn)的。以前，企業(yè)在進行檔案管理的時候，被管理的檔案都是以紙質(zhì)的檔案進行保存的，但是時代在變遷也在進步，而對于現(xiàn)在的信息時代而言，很多的企業(yè)都已經(jīng)不再采用紙質(zhì)的檔案進行檔案的管理與保存了?，F(xiàn)在很多的企業(yè)都將檔案電子化，然后進行管理與保存。而這些對企業(yè)以前都采用的紙質(zhì)檔案而言，在觀念上也是一種創(chuàng)新。加強企業(yè)檔案管理和觀念的創(chuàng)新，不僅貫徹落實了檔案管理工作的規(guī)范，同時也使企業(yè)的檔案管理工作得到了進一步的發(fā)展。
5企業(yè)可以制定檔案管理的一些規(guī)范
企業(yè)在進行檔案管理工作的時候，除了按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的要求進行之外，企業(yè)自己也可以制定一些規(guī)范。而在制定關于企業(yè)自身的規(guī)范時應該根據(jù)企業(yè)自身的情況進行制定，讓其更加地適合企業(yè)的發(fā)展與檔案的管理。這樣一來就可以使檔案管理在企業(yè)中得到更多的重視，并且由一些規(guī)范將其制約，可以保證檔案的完整與齊全。
6要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念
在當今瞬息萬變的知識經(jīng)濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術，如各種設計資料、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成難以挽回的損失。
7要確立檔案具有實用效益的觀念
檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物，它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善的。檔案資產(chǎn)的實用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的。
8結語
檔案管理是企業(yè)在發(fā)展的過程中必不可少的一個項目，在新的形勢下，更加應該對企業(yè)的檔案管理加以重視。而這樣一來，檔案管理工作的規(guī)范就成為了必不可少的一個部分。因此，在檔案管理工作中應該貫徹落實好《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的要求，必要時還可以根據(jù)企業(yè)自身的情況制定適合企業(yè)的一些規(guī)范。
參考文獻
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