時(shí)間：2023-06-11 08:58:48
導(dǎo)語(yǔ)：在人事檔案數(shù)字化建設(shè)的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
南京市企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)工作經(jīng)過(guò)近幾年的建設(shè)與發(fā)展，相對(duì)過(guò)去來(lái)比，取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但與社會(huì)不斷增長(zhǎng)的檔案管理服務(wù)需求比較來(lái)說(shuō)，還存在著一定的差距。一是檔案館(庫(kù))的建設(shè)還不規(guī)范，目前南京市企業(yè)退休人員檔案庫(kù)房與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)一起辦公，在安全保障、建筑面積與設(shè)施配備上與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)還有距離。二是管理制度相對(duì)滯后，目前仍有不少制度沿用過(guò)去標(biāo)準(zhǔn)，這些基本上形成于上世紀(jì)的90年代，是根據(jù)當(dāng)時(shí)情況制訂的，重點(diǎn)抓收集整理等基礎(chǔ)工作，立足于管理，對(duì)現(xiàn)代化、信息化涉及較少。三是信息化程度不高，相對(duì)于全國(guó)其它城市的企業(yè)退休人員人事檔案管理來(lái)說(shuō)，南京創(chuàng)建了與社會(huì)保險(xiǎn)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享的檔案管理軟件系統(tǒng)，可能走在前列，但是檔案的數(shù)字化建設(shè)、信息挖掘管理、可視信息管理系統(tǒng)等都還在規(guī)劃之中，沒(méi)有落到實(shí)處。四是檔案管理人員能力素質(zhì)偏低，缺乏能夠掌握檔案管理前沿技術(shù)的專業(yè)人才，如珍貴檔案修復(fù)技術(shù)以及開發(fā)數(shù)據(jù)挖掘、自動(dòng)識(shí)別等信息管理系統(tǒng)技術(shù)方面的人才。
南京市企業(yè)退休人員人事檔案的管理服務(wù)對(duì)人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)還是一個(gè)全新的事業(yè)，既需要腳踏實(shí)地，借鑒檔案業(yè)界的經(jīng)驗(yàn)做法，又需要利用沒(méi)有既往負(fù)擔(dān)的后發(fā)優(yōu)勢(shì)，統(tǒng)籌謀劃，注重先進(jìn)研究成果的消化與利用，來(lái)推動(dòng)企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)事業(yè)新發(fā)展，為社會(huì)和企業(yè)退休人員服務(wù)。
創(chuàng)建人事檔案管理服務(wù)目標(biāo)體系
企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要從頂層設(shè)計(jì)，以規(guī)劃為引領(lǐng)，創(chuàng)建全面、可持續(xù)發(fā)展的管理服務(wù)目標(biāo)體系，以推動(dòng)企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)事業(yè)的發(fā)展。南京市企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)的目標(biāo)，也是服務(wù)和滿足企業(yè)退休人員和社會(huì)的生產(chǎn)生活的需求。規(guī)劃的主要任務(wù)是根據(jù)國(guó)家檔案局要求，落實(shí)“三個(gè)體系”的建設(shè):一是建立覆蓋企業(yè)退休人員的檔案資源體系，二是建立方便企業(yè)退休人員的檔案利用體系，三是建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，這三個(gè)體系是統(tǒng)一的有機(jī)整體，安全保障體系是手段，資源體系是基礎(chǔ)，檔案利用體系是目的。
建立經(jīng)濟(jì)實(shí)用的人事檔案庫(kù)房
南京市企業(yè)退休人員人事檔案庫(kù)(館)的建設(shè)理念與實(shí)體建筑都需要進(jìn)一步發(fā)展。檔案庫(kù)建設(shè)是檔案安全保障的基礎(chǔ)，是檔案資源建設(shè)和企業(yè)退休人員人事檔案利用的依托，因此檔案庫(kù)房建筑必須符合檔案的長(zhǎng)期安全保管和便于提供利用的要求。國(guó)家檔案局、建設(shè)部和發(fā)改委在2007年對(duì)檔案館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)作了規(guī)范要求，明確了建設(shè)規(guī)模和項(xiàng)目的構(gòu)成、房屋建筑面積指標(biāo)、選址與規(guī)劃布局、建筑設(shè)計(jì)和省市縣檔案館用房指標(biāo)分類。在檔案庫(kù)房建設(shè)的原則上，于海燕認(rèn)為需要遵循實(shí)用性、經(jīng)濟(jì)性、人本性和文化性原則［1］。實(shí)用性原則是指把實(shí)用和節(jié)儉放在第一位，盡可能考慮檔案保護(hù)的要求，為檔案提供最大可能的安全保障。經(jīng)濟(jì)性是指在節(jié)能降耗、環(huán)保低碳方面加強(qiáng)檔案館建設(shè)的投入，在檔案庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮檔案庫(kù)房設(shè)施，合理采用新技術(shù)、新材料、新設(shè)備，注意可持續(xù)發(fā)展。人本性原則具體體現(xiàn)為無(wú)障礙設(shè)計(jì)，為殘疾人、老年人提供便利行動(dòng)的設(shè)施，同時(shí)在檔案用房布局中給檔案利用者提供方便。文化性原則是指檔案庫(kù)房建設(shè)要反映文化特性，具有文化個(gè)性，是人事檔案走近社會(huì)和企業(yè)退休人員的重要渠道。南京企業(yè)退休人員人事檔案庫(kù)房建筑是由800多平方米的地下室?guī)旆亢?00m2左右的服務(wù)大廳、60m2左右的兩間辦公室組成，而且區(qū)位比較分散，這與國(guó)家檔案庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和庫(kù)房建設(shè)原則還有很大的差距，因此成立獨(dú)立檔案庫(kù)應(yīng)該成為可能條件下的首選，建筑區(qū)位選擇在市統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上要盡量符合交通便利條件，建筑面積根據(jù)企業(yè)退休人員人事檔案資源容量以及未來(lái)20—30年需求，應(yīng)在5000m2以上，建筑設(shè)計(jì)應(yīng)揉合南京古城風(fēng)貌精神，服務(wù)設(shè)施應(yīng)反映以人為本的理念。
強(qiáng)化人事檔案資源建設(shè)
南京市企業(yè)退休人員人事檔案要繼續(xù)貫徹“大集中、大服務(wù)、大檔案”的理念。檔案實(shí)行集中管理是確保檔案庫(kù)豐富信息的來(lái)源，隨著新增企業(yè)退休人員人事檔案的實(shí)時(shí)入庫(kù)的已退休人員人事檔案的分批次入庫(kù)，目前已入庫(kù)管理38萬(wàn)卷，23萬(wàn)企業(yè)退休人員人事檔案待入庫(kù)，每年還有近3萬(wàn)新增的企業(yè)退休人員人事檔案入庫(kù)，巨大的庫(kù)藏容量，是南京市人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)不斷滿足全市企業(yè)退休人員人事檔案的管理與服務(wù)多樣化需求的堅(jiān)強(qiáng)后盾。隨著入庫(kù)人事檔案數(shù)量的日益增加和檔案利用需求的明顯增長(zhǎng)，充分利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)退休人員檔案數(shù)字化管理應(yīng)成為當(dāng)前的主要工作目標(biāo)。檔案數(shù)字化把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。當(dāng)前南京市推進(jìn)企業(yè)退休人員檔案的必要性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。一是妥善解決退休人員人事檔案存放的有效途徑。由于現(xiàn)有辦公用房條件限制，將檔案信息數(shù)字化以及紙質(zhì)檔案移交檔案主管部門或異地代保管，不失為解決退休人員檔案存放的一條有效途徑。二是提升檔案服務(wù)效率的現(xiàn)實(shí)需要。目前南京市人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)檔案管理部門每月接待退休人員檔案查閱量約1100卷、借閱180卷、復(fù)印2000余份。退休人員檔案數(shù)字化后，可以提供更快捷的查詢和其他利用服務(wù)，大幅提高檔案服務(wù)效率，滿足各類用人單位以及相關(guān)群體對(duì)檔案利用的需求。三是檔案管理與服務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)?，F(xiàn)代檔案管理正朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。退休人員檔案數(shù)字化后，存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)里的數(shù)字檔案，將可以提供方便、快捷的遠(yuǎn)程查閱和多點(diǎn)、多向查閱及其他利用，不僅提升我們對(duì)退休人員檔案的有效利用，還將全面提升我市退休人員檔案管理及服務(wù)的整體水平。同時(shí)，退休人員檔案數(shù)字化還將為我市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化積累經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)前南京市推行企業(yè)退休人員檔案數(shù)字化的有利因素也有三個(gè)方面。一是信息技術(shù)有支持?，F(xiàn)在檔案數(shù)字化技術(shù)已比較成熟，且檔案數(shù)字化工作在全國(guó)各地區(qū)檔案管理部門也有比較成功的做法，可以為南京市退休人員檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理提供有力的技術(shù)支持和可借鑒的寶貴經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，南京市人力資源和社會(huì)保障信息系統(tǒng)和市、區(qū)(縣)、街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))、社區(qū)(村)四級(jí)公共服務(wù)平臺(tái)，也為今后實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化利用奠定了良好的基礎(chǔ)。二是經(jīng)費(fèi)來(lái)源有保障。南京市每年可用于退休人員檔案管理的費(fèi)用約為260萬(wàn)元，且每年隨著退休人員的增加相應(yīng)增長(zhǎng)，加上目前的歷年結(jié)余409萬(wàn)元，基本上可以滿足退休人員檔案數(shù)字化管理的經(jīng)費(fèi)要求。三是規(guī)范管理有基礎(chǔ)。南京市企業(yè)退休人員檔案管理工作已基本實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，確保退休人員檔案均按規(guī)定整理、立卷、歸檔、入庫(kù)，配置了適宜安全保存檔案的專門庫(kù)房以及相關(guān)必要設(shè)施，建立了比較完善的各類管理服務(wù)制度，同時(shí)初步建立起了一支業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案管理隊(duì)伍，為實(shí)現(xiàn)退休人員檔案數(shù)字化提供了有力保證。企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字化管理建設(shè)可遵循統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施，技術(shù)可靠，永久保存的基本原則，依托人力資源和保障信息系統(tǒng)開發(fā)數(shù)字化檔案管理子系統(tǒng)，安全、高效的管理和利用退休人員檔案，實(shí)現(xiàn)資源共享，有效保證檔案實(shí)體安全。目標(biāo)是將新增的退休人員檔案及時(shí)進(jìn)行數(shù)字加工處理，轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息后保存。在此基礎(chǔ)上，將現(xiàn)有庫(kù)存的人事檔案逐步進(jìn)行數(shù)字化處理加工;采用由小到大、由少到多、循序漸進(jìn)，逐步擴(kuò)大的形式，用3年左右的時(shí)間完成60多萬(wàn)企業(yè)退休人員檔案數(shù)字化任務(wù)。完整的檔案數(shù)字化建設(shè)流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、OCR文字識(shí)別、圖像處理、數(shù)據(jù)校對(duì)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫(kù)等環(huán)節(jié)。其中掃描的主要工序有:高速掃描、去空白頁(yè)、質(zhì)檢、高掃補(bǔ)掃、頁(yè)碼錄入、頁(yè)碼特殊處理、影像自動(dòng)排序。數(shù)字化后的檔案采用BS架構(gòu)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)實(shí)時(shí)出入庫(kù)，后臺(tái)是一個(gè)Web服務(wù)器，前臺(tái)基于無(wú)線手持設(shè)備(如PDA等)，在庫(kù)房?jī)?nèi)連接放置在庫(kù)房中的無(wú)線路由器訪問(wèn)Web服務(wù)器進(jìn)行資料出入庫(kù)。在對(duì)企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字化的過(guò)程別要做好數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量的控制，加強(qiáng)數(shù)據(jù)錄入人員素質(zhì)培訓(xùn)，制定并逐步完善的錄入細(xì)則，強(qiáng)化數(shù)據(jù)質(zhì)量驗(yàn)收，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠，為檔案資源的有效利用提供良好的基礎(chǔ)。在加強(qiáng)企業(yè)退休人事檔案數(shù)字化管理的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)已產(chǎn)生的企業(yè)退休人員電子化檔案建設(shè)的研究與管理，創(chuàng)建合適的電子檔案系統(tǒng)管理模式，豐富和規(guī)范企業(yè)退休人員人事檔案資源。在推動(dòng)企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字化的同時(shí)，需要注重對(duì)實(shí)體檔案的維護(hù)技術(shù)研究，實(shí)體檔案是歷史的真實(shí)記錄，有著證據(jù)學(xué)上的憑證及參考作用，具有不可替代的重要價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)折痕、破裂、殘缺、水浸、成磚、霉變污染、酸化等類型破損檔案進(jìn)行分類研究、制訂合適的修復(fù)方案，也是當(dāng)前企業(yè)退休人員人事檔案資源管理的一個(gè)重要內(nèi)容。提高企業(yè)退休人員人事檔案資源的應(yīng)用和服務(wù)能力目前主要有三方面的技術(shù)。一是建設(shè)檔案檢索目錄。美國(guó)學(xué)者克萊弗登認(rèn)為評(píng)價(jià)信息檢索效果的指標(biāo)有六項(xiàng):收錄范圍、查全率、查準(zhǔn)率、響應(yīng)時(shí)間、用戶負(fù)擔(dān)和輸出形式［2］，對(duì)照此標(biāo)準(zhǔn)，南京市企業(yè)退休人員人事檔案信息檢索技術(shù)還需要進(jìn)一步推進(jìn)智能搜索引擎如語(yǔ)義搜索、群體搜索、基本內(nèi)容特征的多媒體檢索、羅盤搜索、整合搜索、垂直搜索、個(gè)性化搜索、社會(huì)化搜索［3］等來(lái)建構(gòu)信息檢索系統(tǒng)，來(lái)提高檔案資源管理服務(wù)水平。二是采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。隨著企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)字與電子化檔案量的增加，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠提高管理效率，更好滿足社會(huì)和企業(yè)退休人員對(duì)檔案查找、利用的需求。數(shù)據(jù)挖掘可以從大量的集中數(shù)據(jù)中，發(fā)現(xiàn)隱含在其中規(guī)律性的、人們事先不知道的，但又是潛在有用的最終可被理解的信息和知識(shí)的非平凡過(guò)程，它可以擴(kuò)大檔案收集范圍，優(yōu)化庫(kù)存檔案結(jié)構(gòu)，提高整理效率、鑒定效率，提供個(gè)。［4］三是在適時(shí)推進(jìn)云計(jì)算技術(shù)。云計(jì)算是指一種全新的計(jì)算模式和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模式，旨在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)(互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng))以按需、易擴(kuò)展的方式獲得所需的硬件、平臺(tái)、軟件及服務(wù)等資源，可以提高檔案資源利用率，節(jié)省總擁有成本，增強(qiáng)IT靈活性和效率，被視為科技領(lǐng)域的新革命，對(duì)于建立統(tǒng)一、高效物檔案資源管理服務(wù)平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源海量存儲(chǔ)與共享利用、打造低碳經(jīng)濟(jì)信息化建設(shè)模式、提升檔案服務(wù)、優(yōu)化檔案信息化人才結(jié)構(gòu)等有著重要意義。［5］南京市企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)可在四級(jí)服務(wù)平臺(tái)間開展云計(jì)算試點(diǎn)，待技術(shù)成熟后可進(jìn)一步推廣。
加強(qiáng)人事檔案安全體系建設(shè)
檔案安全是企業(yè)退休人員人事檔案管理服務(wù)工作的生命線，尤其是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理服務(wù)后，檔案實(shí)體安全與檔案信息安全并重，是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案安全體系主要包括安全管理體制、安全管理制度、安全設(shè)施配備、安全技術(shù)系統(tǒng)管理等，就安全管理制度而言，要特點(diǎn)注重信息安全與保密規(guī)范，按照《檔案法》、《保密法》等法規(guī)要求，確定企業(yè)退休人員人事檔案信息資源審查標(biāo)準(zhǔn)，處理好保密與公開原則，在保障信息安全與保密基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息公開和資源共享。異地備份是數(shù)字時(shí)代檔案信息安全管理的重要手段，提高檔案安全保障能力。異地備份是指將原始檔案資料數(shù)據(jù)化后，一成不變地進(jìn)行復(fù)制，并保存在相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的異地。容災(zāi)，是指為保證重要檔案數(shù)據(jù)在經(jīng)歷各種災(zāi)難后，仍能提供正常服務(wù)，并為此所進(jìn)行的一系列應(yīng)急計(jì)劃和建設(shè)行為。［6］南京市企業(yè)退休人員人事檔案的異地備份管理工作目前還沒(méi)有有效開展，在檔案數(shù)字化工作完成后，可以在國(guó)家人力資源和社會(huì)保障系統(tǒng)內(nèi)或國(guó)家檔案管理機(jī)構(gòu)系統(tǒng)間建立異地備份管理關(guān)系，與相應(yīng)機(jī)構(gòu)簽訂協(xié)議，確保企業(yè)退休人員人事檔案服務(wù)資源的安全。
開展人事檔案編研工作
對(duì)企業(yè)退休人員檔案進(jìn)行有效編研是提升檔案資源利用水平的重要途徑，也是挖掘檔案資源的重要形式，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)于退休人員生活的目標(biāo)?，F(xiàn)在名人檔案資料的編研工作普遍受到社會(huì)重視與歡迎，普通老百姓檔案編研工作卻沒(méi)有得到應(yīng)有的關(guān)心，很多企業(yè)單位和退休人員直系親屬在退休人員離世后查找檔案編寫悼詞，但退休人員本人卻再也無(wú)法聽到。南京市檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)可以針對(duì)企業(yè)退休人員需求，組織力量對(duì)檔案資料進(jìn)行系列編研，如“老百姓的故事”、“勞模的一生”等。編研的資料可以與廣播電合播出，宣傳普通老百姓，擴(kuò)大企業(yè)退休人員人事檔案宣傳的受眾面。
【關(guān)鍵詞】：人事檔案；信息化；管理
引言
檔案信息資源是國(guó)家的一項(xiàng)基礎(chǔ)性信息資源，檔案信息化是國(guó)家信息化的重要組成部分。黨和國(guó)家實(shí)施“大力推進(jìn)信息化，加速建設(shè)現(xiàn)代化”的發(fā)展戰(zhàn)略，對(duì)檔案部門提出了新的任務(wù)，也為檔案部門信息管理的創(chuàng)新提供了難得的發(fā)展機(jī)遇。人事檔案管理也應(yīng)抓住這一機(jī)遇，實(shí)施由傳統(tǒng)管理到信息化管理的轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮人事檔案信息的作用。
1檔案信息化的概念
所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說(shuō)，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。目前的信息技術(shù)已經(jīng)能夠很好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)來(lái)處理現(xiàn)實(shí)的信息資源。檔案信息化工作就是利用信息技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)館藏各類檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、電子文檔管理一體化及檔案信息提供利用網(wǎng)絡(luò)化。
2人事檔案信息化管理的意義
2．1信息化建設(shè)是信息社會(huì)的要求，也是人事檔案信息社會(huì)化的需要。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益顯現(xiàn)出來(lái)。滿足群眾需求，為社會(huì)服務(wù)，既是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，又是檔案工作的目的，加快檔案信息化建設(shè)，是我國(guó)迅速發(fā)展的政務(wù)信息化對(duì)檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展的需要，也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。
2．2信息共享，為社會(huì)提供全方位的人事信息，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量。人事檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了人事管理過(guò)程中所需要的全方位的人事信息。我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取人事的自然情況、簡(jiǎn)歷、素質(zhì)、特長(zhǎng)以及德能勤績(jī)等方面的綜合信息，還可以隨時(shí)查詢?nèi)耸轮T如工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解人事全方位的綜合信息?？梢詮母旧细淖冞^(guò)去那種從紙面上靜態(tài)了解人事的傳統(tǒng)方式。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動(dòng)。
3人事檔案信息管理的目的
人事檔案信息化管理以提供利用為目的，還體現(xiàn)在要通過(guò)信息維護(hù)，及時(shí)更新檔案中變化的信息數(shù)據(jù)，使人事檔案信息與原檔案材料保持一致，從而達(dá)到人事檔案信息管理始終處在一個(gè)動(dòng)態(tài)管理之中，讓人事檔案由傳統(tǒng)的手工管理向信息化方向轉(zhuǎn)換，這是對(duì)人事檔案信息管理的基本要求。也只有這樣，才能使人事檔案信息在激勵(lì)人才和人力資源組織管理與開發(fā)中發(fā)揮更大作用，真正服務(wù)于人事管理工作。
4人事檔案信息化應(yīng)遵循的三大原則
規(guī)范性原則：制定和實(shí)施人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是人事檔案工作信息化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過(guò)館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證人事檔案信息的安全性。
效益性原則：人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇?cái)力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎(chǔ)。分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，可以帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益；利用率不高的檔案則無(wú)需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。從某種意義上說(shuō)，特色就是優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵。
5加強(qiáng)人事檔案信息化管理的措施
《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用。保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并入國(guó)家信息網(wǎng)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。
5．1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在人事檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)。提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度。逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)，使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)人事檔案的利用。
5．2人事檔案信息資源建設(shè)
5．2．1人事檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)人事檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。人事檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于人事檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查找利用。
5．2．2加強(qiáng)人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，人事檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)人事檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)人事檔案日錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人事檔案目錄的輸入，保存。
5．3人事檔案信息化人才的培養(yǎng)
從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中人事檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分人事檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上人事檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，因此必須通過(guò)各種途徑加強(qiáng)人事檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作，提高人事檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。
結(jié)束語(yǔ)
為了實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，各級(jí)人事部門應(yīng)當(dāng)重視人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，加大智力投資力度，優(yōu)化智力投資方式，以最新信息理論與信息技術(shù)為人事檔案管理人員充電，使他們勝任人事檔案信息化管理工作。要為人事檔案信息化管理提供條件，以便在人事檔案信息利用的權(quán)限范圍內(nèi)，建立能夠全方位、多層次、立體化地提供信息服務(wù)的更科學(xué)、更快捷、更方便的人事檔案信息管理模式，滿足社會(huì)對(duì)人事檔案和人事工作的需求。要關(guān)心人事檔案管理人員的自身發(fā)展，盡快培養(yǎng)一支適應(yīng)人事檔案信息化管理的人才隊(duì)伍。人事檔案管理人員要加強(qiáng)終身學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)人事檔案信息化管理的需要。
參考文獻(xiàn)：
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一、信息時(shí)代人事檔案管理的發(fā)展內(nèi)涵
（一）人事檔案管理的知識(shí)密集性內(nèi)涵。新時(shí)期人事檔案管理的發(fā)展必須反映新的時(shí)代特色，信息時(shí)代背景下信息化的普及是為社會(huì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)體系服務(wù)，當(dāng)今人事檔案管理較之傳統(tǒng)人事檔案管理具有鮮明的知識(shí)密集性內(nèi)涵，即新時(shí)期的人事檔案管理不再是簡(jiǎn)單的材料收錄整理工作，專業(yè)知識(shí)文化素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，尤其是計(jì)算機(jī)信息處理技能成為人事檔案管理的必備條件。
（二）人事檔案管理的信息服務(wù)性內(nèi)涵。信息時(shí)代信息載體的管理與利用體現(xiàn)了信息服務(wù)的主動(dòng)形式，傳統(tǒng)被動(dòng)的人事檔案管理模式隨著信息載體與信息渠道的變化而改變。當(dāng)前信息載體不再僅僅局限于文獻(xiàn)型載體，信息渠道也更為多元化，新時(shí)期的人事檔案管理必將強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案價(jià)值的開發(fā)與利用，突出人事檔案管理的信息服務(wù)性內(nèi)涵。
二、信息時(shí)代對(duì)人事檔案管理的新要求
（一）基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字型檔案要求。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是信息時(shí)代的主要標(biāo)志之一，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不再適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，信息時(shí)代對(duì)人事檔案管理的首要要求是促使原有的紙質(zhì)型檔案向數(shù)字型檔案轉(zhuǎn)變，即依托電子手段構(gòu)建人事檔案的數(shù)字信息體系，建設(shè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。
（二）基于互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化要求。人事檔案的保密原則是人事檔案管理的重要原則，人事檔案涉及個(gè)人隱私信息，檔案保衛(wèi)保密制度是人事檔案管理的基本制度，從某種程度上形成了傳統(tǒng)人事檔案利用價(jià)值的弱化與利用形式的單一。
（三）基于人才信息整合的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求。信息時(shí)代具有鮮明的信息資源共享性，而信息共享的前提是信息的標(biāo)準(zhǔn)化。傳統(tǒng)人事檔案管理的規(guī)范性缺失，使社會(huì)人才信息資源整合的基本條件薄弱。信息時(shí)代背景下的信息化整合手段，力求在系統(tǒng)軟件的支持下完成人事檔案信息形成、轉(zhuǎn)化與存儲(chǔ)的統(tǒng)一運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化查詢與統(tǒng)計(jì)，便于整體調(diào)用。
三、信息時(shí)代的人事檔案管理發(fā)展方向
（一）人事檔案管理的信息數(shù)字化?；谟?jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字型檔案要求，信息時(shí)代的人事檔案管理向信息數(shù)字化方向發(fā)展。人事檔案管理的信息數(shù)字化發(fā)展有賴于數(shù)字化信息系統(tǒng)的建設(shè)，一是在擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架之上，選定人事檔案系統(tǒng)的應(yīng)用軟件，制定檔案數(shù)據(jù)錄入規(guī)范；二是保障紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的相互協(xié)作配合，避免檔案數(shù)字化過(guò)程中信息不完整不真實(shí)的現(xiàn)象出現(xiàn)；三是注重后期制作的質(zhì)量控制，應(yīng)充分考慮滿足應(yīng)用軟件的實(shí)時(shí)升級(jí)需要。
當(dāng)今社會(huì)信息化已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，特別是工業(yè)化和現(xiàn)代化的建設(shè)過(guò)程中，信息化更是其必然的選擇，同時(shí)也是現(xiàn)代管理的重要特征之一，所以在當(dāng)前信息化建設(shè)大力發(fā)展的環(huán)境下，人事檔案管理信息化建設(shè)已當(dāng)為時(shí)展的必然要求，也是當(dāng)前人事檔案進(jìn)行深化改革的方向。所以需要針對(duì)當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入的分析，并進(jìn)一步對(duì)提高人事檔案信息化建設(shè)的重要的途徑進(jìn)行了具體的闡述。
（一）現(xiàn)代化管理的重要體現(xiàn)
為了更好的適應(yīng)國(guó)家改革和發(fā)展折需要，國(guó)家檔案局對(duì)于檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)和主要任務(wù)進(jìn)行了明確，所以人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)不僅是適當(dāng)國(guó)家信息化建設(shè)的要求，而且與當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展方向也具有一致性。而且人事檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，不僅可以有效的改善人事檔案管理工作，而且對(duì)于人事部門工作效率的提高及在社會(huì)中的有效利用都具有極為重要的意義，所以可以說(shuō)人事檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)信息化建設(shè)的要求，同時(shí)也是現(xiàn)代化管理的重要體現(xiàn)。
（二）能夠更好的實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享
當(dāng)前我們處于信息高速發(fā)展時(shí)代，在社會(huì)活動(dòng)及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中信息資源具有極為重要的戰(zhàn)略意義，加快檔案的信息化建房，可以將檔案信息都?xì)w入到國(guó)家信息化建設(shè)的總體格局中，通過(guò)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，從而加快檔案信息資源的開發(fā)利用，推進(jìn)檔案資源的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，有效的推動(dòng)檔案事業(yè)的健康發(fā)展，使其能夠更好的為社會(huì)發(fā)展提供良好的服務(wù)。
二、目前人事檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
（一）人事檔案信息化系統(tǒng)的整體水平較為落后
目前我國(guó)人事檔案在管理上缺乏完善的管理制度，而且沒(méi)有先進(jìn)的管理觀念，管理水平和管理手段還較為落后。通常情況下人事檔案管理工作僅局限在個(gè)人歷史信息記錄的維護(hù)方面，對(duì)檔案中內(nèi)容不能及時(shí)進(jìn)行更新和補(bǔ)充，使人事檔案的發(fā)展受到了較大的制約，也影響了人事檔案整體水平的提升，不利于人事檔案管理水平的提高。
（二）人事檔案信息化系統(tǒng)缺乏完善的管理
目前在我國(guó)各個(gè)部門多是各自為政，再加之人事檔案信息化系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和總體的規(guī)劃，各個(gè)部門在數(shù)據(jù)庫(kù)建立時(shí)由于缺乏必要的溝通和聯(lián)系，這樣每個(gè)部門的數(shù)據(jù)庫(kù)中都包括了大量的人事信息，這些人事信息需要重復(fù)的進(jìn)行填寫和錄入，導(dǎo)致大量的人力和物力的浪費(fèi)，人事檔案信息資源的共享難以實(shí)現(xiàn)。
（三）人事檔案管理人員整體水平不高
目前我國(guó)從事人事檔案信息化管理的工作人員多數(shù)都沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的學(xué)習(xí)和專業(yè)的培訓(xùn)，這就就導(dǎo)致其業(yè)務(wù)水平及職業(yè)素質(zhì)都處于一個(gè)較低的水平，對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)，不能科學(xué)合理的對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理和歸檔，缺乏對(duì)檔案的合理規(guī)劃，各種新技術(shù)也得不到有效的利用，在很大程度上影響了人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的快速推進(jìn)。
三、提高人事檔案信息化的重要途徑
（一）提高人事檔案信息化的整體水平
人事檔案的管理工作要達(dá)到主動(dòng)服務(wù)并安全管理的良好效果，要想搜索人事檔案的相關(guān)信息就必須在指定的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢，利用檔案數(shù)據(jù)信息的權(quán)限管理辦法以及相關(guān)的安全管理的協(xié)議等規(guī)章制度對(duì)人事檔案信息進(jìn)行有效的管理和合法的使用。作為檔案的基本價(jià)值，電子檔案法律憑證的作用應(yīng)在信息技術(shù)方法能夠確保數(shù)字化檔案的真實(shí)性的前提下得到良好的體現(xiàn)。我國(guó)當(dāng)前的相關(guān)法律條款也應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的修改，這樣才能確保檔案憑證作用的良好有效發(fā)揮。
（二）采取集中統(tǒng)一的管理體制
要想更加集中地采集和使用人事信息，就應(yīng)該采取集中統(tǒng)一的管理體制。用信息科學(xué)技術(shù)為支撐，實(shí)現(xiàn)人事信息資源的數(shù)字化以及人事信息資源共享。人事檔案信息化的軟件和硬件平臺(tái)要在自主研發(fā)的基礎(chǔ)上，保證歸檔、編研、移交、借閱等工作環(huán)節(jié)逐漸的實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化、信息數(shù)字化以及信息數(shù)據(jù)庫(kù)化。讓人事檔案信息資源可以有效快捷的得到整合和使用。
（三）重視對(duì)人事檔案管理人員的人才培養(yǎng)
當(dāng)前，要想提高人事檔案信息化的發(fā)展水平，就必須從提高工作人員自身水平做起。相關(guān)單位應(yīng)對(duì)從事相關(guān)工作的工作人員提供培訓(xùn)和提升自身能力的機(jī)會(huì)。給予人事檔案的工作人員外出培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。讓工作人員有機(jī)會(huì)參與相關(guān)工作的培訓(xùn)。學(xué)習(xí)更加科學(xué)有效的工作技巧。為人事檔案信息化管理的更好更快實(shí)施提供人力保障。在工作人員的更新?lián)Q代的時(shí)候，要提升工作人員的整體素質(zhì)。普及人事檔案信息化的相關(guān)工作內(nèi)容和操作技術(shù)。提高人事檔案工作的服務(wù)水平。培養(yǎng)即了解業(yè)務(wù)知識(shí)，且有對(duì)計(jì)算機(jī)有一定了解，并知曉相關(guān)法律法規(guī)的復(fù)合型人才的工作人員才是我國(guó)當(dāng)前人事信息檔案管理人員的最理想的人選。
[關(guān)鍵詞]檔案數(shù)字 管理 信息
中圖分類號(hào)：TU914 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）30-0339-01
數(shù)字時(shí)代給我們的生活方式、工作方式甚至思維方式將帶來(lái)各種各樣的沖擊，數(shù)字化信息時(shí)代的大潮朝著我們撲面而來(lái)，檔案管理和利用如何適應(yīng)數(shù)字化信息時(shí)代的需求，是我們檔案工作者要思考的主要問(wèn)題.
開展檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)對(duì)以下四個(gè)方面工作引起重視：一、牢固樹立效益觀，重視檔案數(shù)字化對(duì)象的前期鑒選工作；二、建立全面，系統(tǒng)，完善的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；三、重視電子檔案的收集和管理；四、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)
數(shù)字時(shí)代給我們的生活方式、工作方式甚至思維方式將帶來(lái)各種各樣的沖擊，數(shù)字化信息時(shí)代的大潮朝著我們撲面而來(lái)，檔案管理和利用如何適應(yīng)數(shù)字化信息時(shí)代的需求，是我們檔案工作者要思考的主要問(wèn)題.
開展檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)對(duì)以下四個(gè)方面工作引起重視：一、牢固樹立效益觀，重視檔案數(shù)字化對(duì)象的前期鑒選工作；二、建立全面，系統(tǒng)，完善的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；三、重視電子檔案的收集和管理；四、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)。
數(shù)字檔案是電子信息技術(shù)在企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用的必然產(chǎn)物，因此檔案數(shù)字化管理是檔案管理適應(yīng)時(shí)代要求的具體體現(xiàn)。檔案數(shù)字化管理是檔案管理結(jié)合計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)共同實(shí)現(xiàn)的，在數(shù)字化管理技術(shù)開發(fā)和應(yīng)用階段，顯現(xiàn)出檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與弊端。針對(duì)檔案數(shù)字化管理存在的弊端，建議把握幾個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)
隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)是國(guó)家信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路。本文從探討新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的必然性出發(fā)，分析了當(dāng)前實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題，最終提出積極推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的對(duì)策，以供相關(guān)人士參考。
檔案信息化是國(guó)家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務(wù)效率，最大限度地滿足社會(huì)檔案需求，是檔案信息化工程建設(shè)的主要目的。
檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分豐富。檔案信息化工程建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)（檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子文件歸檔與管理、檔案數(shù)字化）、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、電子文件中心建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館）、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、安全保障建設(shè)等硬、軟件系統(tǒng)工程建設(shè)。
雖然說(shuō)，今后的檔案管理費(fèi)由財(cái)政來(lái)買單，但是，如果現(xiàn)有的大量檔案管理并不能產(chǎn)生社會(huì)效益，服務(wù)于民眾和企業(yè)的需求，繼續(xù)高成本維持是否有必要？
據(jù)報(bào)道，中央組織部、人力資源社會(huì)保障部、發(fā)展改革委等五部門本周聯(lián)合下發(fā)通知，明確將于2015年1月1日起取消流動(dòng)人員人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)，各地要將相關(guān)經(jīng)費(fèi)納入同級(jí)財(cái)政預(yù)算。
此前，新華社曾報(bào)道，全國(guó)200多個(gè)地級(jí)市，每個(gè)市每年收費(fèi)少則數(shù)百上千萬(wàn)元，大城市動(dòng)輒上億元，全國(guó)每年收取的檔案保管費(fèi)至少達(dá)數(shù)十億元。但這筆錢怎么花，一直缺少明白賬。
如今，不合理的檔案費(fèi)終于取消，而且取消日期也比預(yù)期提前了一年--根據(jù)2012年的《關(guān)于降低部分行政事業(yè)性收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的通知》規(guī)定，檔案保管費(fèi)“三年后自動(dòng)取消”。對(duì)于多如牛毛的行政收費(fèi)清理，就應(yīng)當(dāng)有這樣的緊迫感和高效率，能早一天做到的事，就沒(méi)必要再拖。
檔案管理費(fèi)的取消，是順應(yīng)民意之舉。但檔案制度的改革不能止步于此，要看到，管理費(fèi)問(wèn)題只是檔案制度弊病的一個(gè)方面，檔案制度，是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的產(chǎn)物，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制已確立，“單位人”向“社會(huì)人”轉(zhuǎn)換的今天，舊有的檔案制度越來(lái)越不能適應(yīng)時(shí)代的需要。
人事檔案最初是作為考核干部的重要依據(jù)，由于這樣的制度設(shè)計(jì)初衷，后來(lái)這一制度被當(dāng)成“職業(yè)誠(chéng)信記錄”服務(wù)于就業(yè)，難免產(chǎn)生種種問(wèn)題。例如，檔案的不透明管理，使得公民對(duì)自己的檔案中裝有哪些記錄一無(wú)所知，現(xiàn)實(shí)中，公民因?yàn)樽约簷n案中莫名其妙出現(xiàn)污點(diǎn)記錄，而四處碰壁的事情屢有發(fā)生。
對(duì)于公務(wù)員和事業(yè)單位以外的就業(yè)人群而言，人事檔案的功能已大大弱化，由此產(chǎn)生大量的“棄檔”、“死檔”等問(wèn)題，2007年12月，北京市人才檔案公共管理服務(wù)中心公示首批長(zhǎng)期失去聯(lián)系的流動(dòng)人員檔案5700多份，僅有200多人前來(lái)認(rèn)領(lǐng)。但對(duì)于這些“沉睡檔案”，各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)也不敢隨意銷毀，必須得妥善保管，導(dǎo)致無(wú)謂的社會(huì)成本。
摘 要 醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個(gè)極其重要的組成部分，可以為醫(yī)院管理者提供有效可靠的依據(jù)，對(duì)醫(yī)院的改革發(fā)展具有重要意義。運(yùn)用信息技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作方法進(jìn)行改進(jìn)，建立全面、真實(shí)、詳細(xì)、連續(xù)的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),并實(shí)現(xiàn)資料共享和快速檢索，可以快速準(zhǔn)確的完成人事信息的數(shù)據(jù)處理，減輕人事檔案工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，保證了人事檔案信息的及時(shí)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，從而提高信息利用的效率。
關(guān)鍵詞 醫(yī)院 人事檔案管理 信息系統(tǒng)
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事各項(xiàng)工作中形成的具有重要價(jià)值的文字、圖表、錄音錄像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作正常運(yùn)行的可靠依據(jù)和有效參考。當(dāng)前，隨著醫(yī)療制度改革日益深化，醫(yī)院管理現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作面臨諸多新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。醫(yī)院應(yīng)積極將檔案管理和信息化有機(jī)地結(jié)合起來(lái),有效地發(fā)揮檔案工作在人事管理的重要作用。醫(yī)院人事檔案管理傳統(tǒng)手段向信息化處理轉(zhuǎn)變,這是醫(yī)院人事檔案的管理走向現(xiàn)代化是一個(gè)必然的趨勢(shì)。
一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀
（一）人工操作費(fèi)時(shí)費(fèi)力
醫(yī)院人事檔案主要記載著醫(yī)院工作人員的經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。以往人工操作需要轉(zhuǎn)抄，人為差錯(cuò)不可避免，一旦轉(zhuǎn)抄錯(cuò)誤，就會(huì)需要很多繁瑣的人工程序來(lái)彌補(bǔ)，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。手工操作的材料容易破壞，不利于管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。而數(shù)字化醫(yī)院的發(fā)展為醫(yī)院人事檔案管理提供了方便快捷的條件。
（二）人事檔案管理資料利用度不夠
醫(yī)院人事檔案管理大多注重保管而不能有效利用，這樣就需要大量的場(chǎng)地和場(chǎng)所，無(wú)形中增大了開支，不利于開源節(jié)流。加上隔一段時(shí)間就會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行整理或查閱，容易造成磨損。
（三）檔案管理信息化程度較低
醫(yī)院人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段，相對(duì)落后于臨床科室。信息基礎(chǔ)較為薄弱，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展。手工操作已經(jīng)成了醫(yī)院人事檔案管理的“瓶頸”。
二、健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)
信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì),醫(yī)院人事檔案部門應(yīng)該順應(yīng)潮流,建立和完善信息化人事檔管理系統(tǒng), 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院的各種信息進(jìn)行存儲(chǔ)、加工、檢索、傳輸，為人事工作提供便利，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供有力的保障。筆者認(rèn)為建立和完善人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個(gè)方面去思考:
（一）要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識(shí)
加大對(duì)檔案管理工作的投入實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理,是一項(xiàng)非常繁重的工作?，F(xiàn)在大部分人事系統(tǒng)均來(lái)源于醫(yī)院信息系統(tǒng)的附加功能,功能單一,只對(duì)為員工基本檔案信息進(jìn)行管理,諸如繼續(xù)教育等新制度均沒(méi)有提供支持,系統(tǒng)沒(méi)有及時(shí)提供升級(jí),往往對(duì)這樣的新制度用手工做處理,日復(fù)月累,人事系統(tǒng)變成擺設(shè)。很多醫(yī)院出于經(jīng)濟(jì)效益的考慮沒(méi)有購(gòu)買專用的軟件系統(tǒng),更不要說(shuō)自己開發(fā),這樣耗時(shí)耗力。面對(duì)人事部門日益膨脹的工作需求,必須自主開發(fā)一套系統(tǒng),為人事部門提供一個(gè)高效、可靠、成本低可持續(xù)的管理平臺(tái)。
（二）要增強(qiáng)安全意識(shí)
數(shù)字化固然方便快捷，但也有值得注意的地方。由于現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)病毒、保密性等因素的困擾影響，檔案管理人員應(yīng)時(shí)時(shí)防范，提高警惕，具備較高的業(yè)務(wù)能力。要加強(qiáng)網(wǎng)路安全性教育，對(duì)高度保密的資料不可泄露，必要時(shí)加密防護(hù)。定期清理計(jì)算機(jī)，按時(shí)殺毒，使數(shù)字化信息系統(tǒng)正常運(yùn)行。要建立有效的管理制度要保障數(shù)字化信息的安全、規(guī)范，必須在建立規(guī)章制度的約束下進(jìn)行，以此保障網(wǎng)絡(luò)的“平靜”。使用安全性技術(shù)手段一方面保障基礎(chǔ)的硬件設(shè)施建設(shè)，以減少硬件故障帶來(lái)的損失。另一面，要及時(shí)將先進(jìn)的加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、防火墻技術(shù)等應(yīng)用于其中，確保數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)和傳輸安全，使其有效對(duì)抗病毒和黑客的攻擊。
（三）要重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)
人事檔案信息系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng),需要檔案人員不斷進(jìn)行更新和維護(hù),要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用,那么對(duì)其核心部分的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)必須做到以下幾點(diǎn)：一是要做到信息錄入完整,只有數(shù)據(jù)完整,后期維護(hù)才能順利進(jìn)行;二是要做到信息錄入準(zhǔn)確,只有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)庫(kù)的后期維護(hù)才會(huì)有意義；三是培養(yǎng)時(shí)時(shí)更新意識(shí),要派專門管檔人員及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新和核準(zhǔn)。
（四）要提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能素質(zhì)
檔案管理是一項(xiàng)具有很強(qiáng)專業(yè)性和操作性的工作，檔案管理人員除具備對(duì)檔案分類、甄別、裝訂、檢索等相關(guān)專業(yè)知識(shí)外，同時(shí)還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)操作、信息檢索以及統(tǒng)計(jì)分析等方面的知識(shí)技能，可以說(shuō)信息化社會(huì)的檔案管理人員是復(fù)合型人才，需要在工作中不斷學(xué)習(xí)、補(bǔ)充，逐步提高檔案管理的業(yè)務(wù)技能。
三、結(jié)語(yǔ)
醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院管理層對(duì)醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃的重要的信息資源,醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)有著不可替代的作用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，把信息系統(tǒng)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，使人事檔案管理工作由傳統(tǒng)的人工化向自動(dòng)化、智能化轉(zhuǎn)變,大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動(dòng),節(jié)省大量人力和時(shí)間,更好的為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和各項(xiàng)工作的開展及時(shí)提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)和信息。因此,建立計(jì)算機(jī)人事管理信息系統(tǒng)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展必然趨勢(shì)。隨著人才開發(fā)管理的加強(qiáng),我們一定要努力創(chuàng)造條件,促進(jìn)使用計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化,使人事檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1]吳安愷.綜合醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化管理的探討/現(xiàn)代商業(yè)/2009(26).
關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；醫(yī)院檔案管理；人事檔案管理；現(xiàn)代化管理
由于信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，帶來(lái)了文檔管理、存儲(chǔ)和利用方式的革命，檔案管理正面臨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)和難得的歷史發(fā)展機(jī)遇。信息資源在管理模式上正在實(shí)現(xiàn)向網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)的改變，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理能使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，并提高勞動(dòng)效率和工作質(zhì)量。
一、現(xiàn)代化人事檔案管理是必然趨勢(shì)
成熟的信息及電子技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)，我國(guó)近年來(lái)大大加快了各項(xiàng)工作的信息化進(jìn)程，用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好人事檔案管理工作，更好地為醫(yī)院的建設(shè)、發(fā)展服務(wù)，這是新時(shí)期人事檔案管理工作的需要，也是國(guó)家信息化工作的必然趨勢(shì)。
二、規(guī)范化管理人事檔案的需要
在日常的人事管理工作中，形成了大量的人事信息，這部分信息一直以來(lái)都是用手工管理的，這就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)。要改變這種情況，就需要建立一套完備的信息管理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化方法管理人事檔案信息，從而提高信息的規(guī)范化程度和利用效率。
三、能為領(lǐng)導(dǎo)提供較全面的檔案信息
建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，人事檔案管理系統(tǒng)提供了人事管理過(guò)程中人員需要的多方面信息，我們可以快速獲取庫(kù)內(nèi)人員的基本情況、簡(jiǎn)歷、德能勤績(jī)等方面的信息，還可以對(duì)這些信息進(jìn)行分析，很快為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員提供相關(guān)信息，改變了紙質(zhì)檔案的局限性，并提高勞動(dòng)效率和工作質(zhì)量。
四、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的人事檔案管理
（一）應(yīng)建立一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的人事信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件
先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和數(shù)據(jù)的錄入、應(yīng)用軟件的開發(fā)、高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)等，幾個(gè)環(huán)節(jié)可以同時(shí)進(jìn)行。信息資源的采集是重點(diǎn)，也是基礎(chǔ)，人事檔案信息的采集與報(bào)送工作應(yīng)當(dāng)制度化及規(guī)范化，準(zhǔn)確、完整、規(guī)范的信息資源是整個(gè)系統(tǒng)的生命，把其當(dāng)成人事檔案管理工作中的一項(xiàng)經(jīng)常性的工作來(lái)抓。進(jìn)一步完善、改進(jìn)和提高整個(gè)系統(tǒng)功能，并將成熟的經(jīng)驗(yàn)推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。進(jìn)一步加大投入，使整個(gè)系統(tǒng)日益完善，最終滿足人事管理工作的全面需要。
（二）系統(tǒng)建設(shè)以應(yīng)用為主線，提高整體水平
在系統(tǒng)建設(shè)上，應(yīng)該全員參與，分清職能，明確信息的收集、維護(hù)和使用等各項(xiàng)工作的分工與權(quán)限，最終形成科學(xué)、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運(yùn)行機(jī)制，在系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用過(guò)程中，要重視信息資源的收集、開發(fā)和利用，不能只顧購(gòu)置先進(jìn)的硬件設(shè)備而忽略信息資源及系統(tǒng)的應(yīng)用。要以應(yīng)用為主線，充分利用現(xiàn)有信息資源，拓寬應(yīng)用范圍，提供更深層次的信息服務(wù)，使信息系統(tǒng)真正成為人事檔案工作中必不可少的重要組成部分。
（三）把信息安全放在重要位置
在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目、著錄、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作中，尤其是檔案信息資源共享中，那些價(jià)值大、保密性強(qiáng)的權(quán)威性信息，容易遭到“電腦黑客”的攻擊，時(shí)刻存在著安全保密問(wèn)題。這就要求人事檔案管理人員要有高度的政治素質(zhì)，并熟知計(jì)算機(jī)知識(shí)，檔案信息系統(tǒng)應(yīng)通過(guò)注冊(cè)檢查、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防火墻、權(quán)限檢查、系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)備份等方式，加強(qiáng)數(shù)據(jù)及系統(tǒng)安全性，并設(shè)置系統(tǒng)恢復(fù)功能。不允許隨便使用外來(lái)磁盤、光盤等，使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢測(cè)，在確認(rèn)無(wú)病毒后方可使用。在現(xiàn)有的《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等以外，迫切需要政府健全和完善檔案在建立、補(bǔ)充、管理、傳遞及檔案信息網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程中一系列的法規(guī)制度。
（四）實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)久保存
廣大用戶檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，數(shù)字化的檔案信息資源長(zhǎng)期保存日益受到重視，是一個(gè)新的復(fù)雜的問(wèn)題。維護(hù)數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期真實(shí)可讀，又要防止數(shù)字檔案信息被非法變更與破壞。因此，作為被保存的數(shù)字檔案信息采用最穩(wěn)定的技術(shù)與通用的標(biāo)準(zhǔn)歸檔。必須采取積極的維護(hù)和保存措施，否則等到媒體開始老化或技術(shù)已被淘汰再去恢復(fù)將為時(shí)已晚，造成的損失也是不可估量的。電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，使電子文件自身結(jié)構(gòu)、格式方面必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”。電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子文件，要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。對(duì)于長(zhǎng)期保存不需要修改變動(dòng)的檔案可以刻錄在一次性寫入的只讀光盤上以保證其不被修改。
（五）檔案利用網(wǎng)絡(luò)化
提供利用，為各項(xiàng)工作做主動(dòng)服務(wù)和優(yōu)質(zhì)服務(wù)是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)現(xiàn)代化管理的最終目的。用文檔電子影像數(shù)字化信息代替紙張等傳統(tǒng)介質(zhì)，為查閱利用帶來(lái)了極大的便利，文檔數(shù)字化逐步得到檔案館等各行業(yè)用戶的一致認(rèn)可。當(dāng)前，大部分醫(yī)院都設(shè)立了自己的醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)，而且同教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行了連接，這無(wú)疑給醫(yī)院檔案提供了一個(gè)對(duì)外服務(wù)的窗口，也為信息資源共享提供了有利契機(jī)。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能通過(guò)局域網(wǎng)建立院級(jí)檔案管理自動(dòng)化信息系統(tǒng)，要求網(wǎng)絡(luò)健全、界面清晰，支持WINDOWSNT、NOVELL、NETWARE或UNIX等多種組網(wǎng)方式，為查檔人員隨時(shí)提供信息查詢和傳遞，拓展利用功能，進(jìn)一步提高檔案利用水平使檔案的利用率明顯提高。通過(guò)與醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，提供部分應(yīng)用信息的在線檢索和閱檔服務(wù)。
五、結(jié)語(yǔ)
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行人事檔案管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的重要手段。
參考文獻(xiàn)
社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)步伐的加速，使社會(huì)面貌發(fā)生了翻天覆地的變遷，知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代悄悄來(lái)臨，我國(guó)不論是社會(huì)、政治還是經(jīng)濟(jì)、文化都發(fā)生著重大變革，各行業(yè)迎來(lái)了新機(jī)遇，在新的時(shí)代和社會(huì)背景下，做為管理學(xué)中重要環(huán)節(jié)的人事檔案管理，也由傳統(tǒng)的人工手工管理向著信息化管理的方向不斷轉(zhuǎn)化，使得了檔案管理、檔案查詢。人事檔案管理信息化建設(shè)并不長(zhǎng)，會(huì)管理的不會(huì)計(jì)算機(jī)，會(huì)計(jì)算機(jī)的不懂管理，由于溝通協(xié)調(diào)不暢通，有了技術(shù)，但還是應(yīng)用軟件開發(fā)不到位、不精確，特別是在實(shí)踐操作中，有些軟件不適用，影響了管理的科學(xué)系統(tǒng)性，有些合適的軟件，由于操作人員經(jīng)驗(yàn)少，還不能熟練應(yīng)用操作，各種原因引起的問(wèn)題，在人事檔案管理中屢見不鮮，只有相關(guān)部門和人員不斷加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，勇于探索、不斷創(chuàng)新，才能有效地促進(jìn)人事檔案管理工作的健康發(fā)展。
1人事檔案管理信息化建設(shè)意義
1.1有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理
人們生活在強(qiáng)大的信息時(shí)代，對(duì)各類信息的挖掘并形成資源價(jià)值是時(shí)代的要求，對(duì)人事檔案管理納入信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理是當(dāng)前需要解決的重點(diǎn)問(wèn)題，只有不斷順應(yīng)時(shí)代潮流，才能把笨拙的工作轉(zhuǎn)換成靈活的流程，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，才能從根本上提高人事檔案管理工作效率。
1.2有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享
信息化加強(qiáng)關(guān)聯(lián)效應(yīng)，通過(guò)不同信息的交叉管理應(yīng)用，可以轉(zhuǎn)化成不同的商機(jī)，可以說(shuō)，信息資源已經(jīng)提升為現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種重要戰(zhàn)略資源。加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，有利于發(fā)揮人才最大價(jià)值、有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享、有利于為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，通過(guò)科學(xué)的管理，對(duì)人事信息進(jìn)行加密，推進(jìn)人才建設(shè)發(fā)展。
1.3有利于方便對(duì)人事檔案信息的查閱
以往查詢一個(gè)檔案需要很長(zhǎng)時(shí)間，現(xiàn)在卻不同了，不同的信息通過(guò)計(jì)算機(jī)集成處理，多么復(fù)雜的數(shù)據(jù)都迎刃而解，變得簡(jiǎn)化起來(lái)。數(shù)字化和電子化極大的便利了檔案查詢流程，館藏人事資料和紙質(zhì)檔案信息已經(jīng)被告高數(shù)字化取代，方便人們對(duì)人事檔案信息的隨時(shí)查閱，更好地發(fā)揮檔案使用價(jià)值。
1.4有利于開發(fā)和利用檔案資源
計(jì)算機(jī)信息技術(shù)使檔案信息資源開發(fā)和利用效率大大增加，在人事檔案管理工作中起到重要作用，這種全新的管理模式，促進(jìn)了管理方式的轉(zhuǎn)變，特別是推進(jìn)了人事檔案的利用率，人事檔案就是為人事工作服務(wù)的，通過(guò)對(duì)軟件的開發(fā)應(yīng)用，可以建立多層次、立體化、全方位的人事檔案資源集成模式，這種科學(xué)的管理模式，完全滿足了當(dāng)今時(shí)代對(duì)檔案工作的各種需求，符合社會(huì)發(fā)展，服務(wù)了經(jīng)濟(jì)建設(shè)。
2人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
2.1基礎(chǔ)設(shè)施的配備不完善
有的地區(qū)不能完全實(shí)現(xiàn)電子管理，有的地區(qū)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，但卻不能聯(lián)網(wǎng)，不同的差異造成我國(guó)檔案信息還不夠健全，有的地方或單位，在現(xiàn)代信息這么發(fā)達(dá)的情況下，依然保持傳統(tǒng)的人工管理，對(duì)現(xiàn)代管理科學(xué)持懷疑態(tài)度，不重視電子信息管理，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施配備不全，特別是基礎(chǔ)設(shè)施的計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等缺失。影響了人事檔案信息的發(fā)展和有效傳輸。
2.2缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)
有的單位因?yàn)椴幌牍_信息，沒(méi)有把人才信息公布出來(lái)，或者只通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)行內(nèi)部管理，人事檔案管理信息化建設(shè)不科學(xué)，實(shí)現(xiàn)信息管理的前提是標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，只有標(biāo)準(zhǔn)完善了，才能確保人事檔案信息的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)作用功能。現(xiàn)實(shí)是，有些單位從自身利益出發(fā)進(jìn)行管理，并沒(méi)有形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案信息網(wǎng)絡(luò)不夠通暢，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，使現(xiàn)代檔案管理不能充分展示其強(qiáng)大的功能。
2.3檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低
檔案管理的好壞關(guān)鍵在人，管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)是決定檔案管理的重要因素。我國(guó)還沒(méi)有人事檔案管理高素質(zhì)專業(yè)人才，許多管理人員都是臨時(shí)的，或者是不夠?qū)I(yè)，整體維持在一個(gè)較低的水平內(nèi)，在現(xiàn)代信息手段高度發(fā)達(dá)的今天，遠(yuǎn)無(wú)無(wú)法滿足人事檔案信息化管理要求。有些管理人員粗心大意，檔案輸入信息，為人事檔案資源的管理和使用帶來(lái)較大的風(fēng)險(xiǎn)。
3人事檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)策
3.1配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備
要想很好的進(jìn)行科學(xué)管理，就要不斷加大投入力度，購(gòu)買先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)技術(shù)設(shè)備的快速更新，建立一套完整健全的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，這是人事檔案信息化管理的重要硬件設(shè)備，也是信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是進(jìn)行檔案信息傳輸和共享的主要方式。通過(guò)科學(xué)的管理，提高人事檔案信息化管理工作的效率，推動(dòng)人事檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展。
3.2實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化
目前，我國(guó)各級(jí)人事檔案管理不完全是電子化的，還有紙質(zhì)材料的存在，這是我國(guó)現(xiàn)行體制決定的。檔案管理部門要同時(shí)對(duì)兩者進(jìn)行收集并形成管理系統(tǒng)，通過(guò)信息維護(hù)將原始檔案信息和檔案資料錄入微機(jī)，最終建立一個(gè)全國(guó)范圍的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。
3.3確保人事檔案信息的安全
實(shí)現(xiàn)信息資源共享與信息安全是共存的，二者相互協(xié)調(diào)統(tǒng)一。只有不斷強(qiáng)化檔案信息安全，才能保證信息不泄漏。在檔案信息真實(shí)性的前提下，需要各級(jí)檔案管理部門一定要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限建設(shè)，加大安全保護(hù)措施，對(duì)違法泄漏使用信息的情況，要做到嚴(yán)格執(zhí)法，加大打擊層面，保證網(wǎng)絡(luò)安全可靠。檔案管理人員要做到嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不能隨意泄漏相關(guān)人員的信息，為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的安全提供多重保護(hù)。
3.4提高人事檔案管理服務(wù)水平
利用計(jì)算機(jī)將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進(jìn)行分類、提取和加工，通過(guò)不同載體實(shí)現(xiàn)數(shù)字存儲(chǔ)，形成遠(yuǎn)程傳輸和交流，滿足人們對(duì)人事檔案信息的各種需求，提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平。這就需要進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平，不斷開發(fā)創(chuàng)新各項(xiàng)環(huán)節(jié)流程，使人事檔案發(fā)揮更大的作用。
關(guān)鍵詞：信息技術(shù)企業(yè)管理人事檔案
中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2013）34-7936-03
人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。是企業(yè)選拔、任用、考核的主要依據(jù)。隨著我國(guó)人事管理制度改革不斷深化，對(duì)企業(yè)人事檔案管理工作也提出了更高要求，深化和提升人事檔案信息化管理，是目前企業(yè)人事檔案管理工作中急需考慮的問(wèn)題，如何使用信息化手段管理人事檔案是當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理的重要任務(wù)。
1 企業(yè)人事檔案管理信息化的基本內(nèi)容
企業(yè)人事檔案管理信息化的核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行管理，因此企業(yè)人事檔案管理信息化的基本內(nèi)容可以概括為以下幾個(gè)方面：
1）實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化
人事檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)人事檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其它一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。人事檔案數(shù)字化管理是人事檔案的管理由傳統(tǒng)介質(zhì)檔案和紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化人事檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)首先要做好室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過(guò)掃描、拍照等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，以便通過(guò)計(jì)算機(jī)直接利用。
2）實(shí)現(xiàn)檔案查借閱的網(wǎng)絡(luò)化
人事檔案服務(wù)由以往面對(duì)面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主。人事檔案信息化管理中，借閱者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)后，檔案管理人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個(gè)借閱過(guò)程，借閱者無(wú)須到檔案室聯(lián)系，方便借閱工作和開展，必然會(huì)有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
3）實(shí)現(xiàn)信息檢索的自動(dòng)化
計(jì)算機(jī)檢索速度快，效率高，可實(shí)現(xiàn)多角度檢索的特點(diǎn)，是傳統(tǒng)檔案管理檢索工具所不具備的。尤其當(dāng)檔案的數(shù)量較大時(shí)，傳統(tǒng)檢索工具的檢索效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于計(jì)算機(jī)檢索。同時(shí)，計(jì)算機(jī)檢索還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。
2 人事檔案管理信息化設(shè)計(jì)
人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，必須考慮到人事管理的實(shí)際問(wèn)題。根據(jù)問(wèn)題按照企業(yè)的具體情況，分析研究，找到切實(shí)可行的解決辦法。
2.1 功能設(shè)計(jì)
人事檔案管理系統(tǒng)從工作要求上要求具有人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施管理、人員信息管理、組織機(jī)構(gòu)管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、零散材料收集管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關(guān)統(tǒng)計(jì)查詢管理等功能。
2.1.1人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施管理
包括基礎(chǔ)設(shè)施名稱、數(shù)量等。以便于對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)核對(duì)及上級(jí)檢查工作
2.1.2人員信息管理
這里指人員的基本信息。主要包括姓名、個(gè)人身份（干部、工人）、性別、出生日期、身份證號(hào)、檔案編號(hào)、人員狀態(tài)（在職、退休、死亡）等。
2.1.3組織機(jī)構(gòu)管理
組織機(jī)構(gòu)管理根據(jù)企業(yè)具體情況設(shè)定。對(duì)于較大型企業(yè)尤其是具有二級(jí)甚至多級(jí)管理的企業(yè)，需要對(duì)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分級(jí)別管理。對(duì)于一般的企業(yè)僅需具有部門管理即可，為了直觀和方便一般和公司人力資源管理系統(tǒng)一致。
2.1.4人事檔案目錄管理
目錄管理是人事檔案管理的主要內(nèi)容。主要包括檔案材料類號(hào)、序號(hào)，形成材料時(shí)間、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、備注等。這些信息的維護(hù)可以自動(dòng)生成檔案目錄直接打印出來(lái)。
2.1.5人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理
轉(zhuǎn)遞管理應(yīng)包括轉(zhuǎn)遞類別（轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出）、轉(zhuǎn)遞日期、對(duì)方單位名稱、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞編號(hào)、轉(zhuǎn)遞方式（專人、機(jī)要）、經(jīng)辦人、檔案轉(zhuǎn)遞單的自動(dòng)生成打印、回執(zhí)日期、回執(zhí)人等。
2.1.6人事檔案的查（借）閱管理
查（借）閱管理是做查（借）閱記錄。包括查（借）閱方式、日期、查（借）閱天數(shù)、查（借）閱人、查（借）閱原因、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人、歸還日期。系統(tǒng)還應(yīng)具有查（借）閱到期自動(dòng)提醒功能。
2.1.7零散材料收集管理
零散材料收集工作是做好檔案整理前的重要工作。主要內(nèi)容可以與檔案目錄管理內(nèi)容合并記錄。零散材料轉(zhuǎn)遞應(yīng)具有專門記錄。
2.1.8檔案整理記錄及缺失材料登記管理
人事檔案應(yīng)定期整理。在整理過(guò)程中檔案目錄可能會(huì)有所變化。整理記錄應(yīng)當(dāng)包括整理時(shí)間、整理人。同時(shí)應(yīng)按照員工的實(shí)際情況確定缺失的材料名稱，以便于管理人員向相關(guān)部門收集。
2.1.9相關(guān)統(tǒng)計(jì)查詢管理
查詢功能包括人員查找、內(nèi)容查找、模糊查找等各類查詢功能，統(tǒng)計(jì)功能包括檔案統(tǒng)計(jì)、人員數(shù)量和各類材料統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞、查（借）閱統(tǒng)計(jì)等功能。
2.1.10數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理
包括建立系統(tǒng)初期數(shù)據(jù)的遷移功能，日常維護(hù)的數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)。
2.2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)要求
2.2.1界面要友好、工作效率要高。
企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)必須有良好的界面，便于使用人員操作，各類功能能夠比較直觀的反映和標(biāo)示，能夠是操作使用人員很快的掌握，減少企業(yè)培訓(xùn)費(fèi)用。在信息維護(hù)過(guò)程中，盡量使用代碼維護(hù)，增加智能化操作，減少信息錄入條數(shù)，解決部分人事檔案管理人員信息錄入較慢的問(wèn)題，提高數(shù)據(jù)維護(hù)速度。盡量在界面上以菜單和按鈕形式完成人事檔案管理事物，使得煩瑣的事務(wù)只需點(diǎn)一下鼠標(biāo)即可完成，降低錯(cuò)誤率，同時(shí)提高工作效率。增加匯表工具提高數(shù)據(jù)的匯總的速度。
2.2.2兼容性要強(qiáng)、資源能共享
當(dāng)前大部分企業(yè)建立了企業(yè)人事管理系統(tǒng)（HR-ERP），人事檔案管理系統(tǒng)要和前期開發(fā)的企業(yè)人事管理系統(tǒng)（HR-ERP）功能兼容。企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)和人員信息等關(guān)鍵詞段的兼容，使得“人檔匹配”、“機(jī)構(gòu)同步”成為可能，匯表工具導(dǎo)出的數(shù)據(jù)以Ecxel、Access等格式保存，與辦公系統(tǒng)軟件兼容。同時(shí)，人事檔案在系統(tǒng)內(nèi)部轉(zhuǎn)遞時(shí)，通過(guò)秘鑰文件，只有系統(tǒng)能夠自動(dòng)解密，可以將人員信息直接加到轉(zhuǎn)入單位，避免了信息的重復(fù)錄入，達(dá)到資源的共享。同時(shí)也可以為雙方交接留下了電子依據(jù)。
2.2.3克服工作矛盾，增強(qiáng)工作連續(xù)性
人事檔案管理系統(tǒng)的建立，使企業(yè)人事檔案開始走向電子化管理，工作效率大大提高。但是，系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中并不是一帆風(fēng)順的，也存在著許多困難和矛盾，如國(guó)有企業(yè)遺留的許多問(wèn)題并不是人事檔案管理系統(tǒng)在短時(shí)間內(nèi)能夠解決的，有些電子操作流程和實(shí)際操作流程還有不一致情況，但只要能夠本著人事檔案管理要求和發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，沿著人事檔案管理的電子化（Electronic）、高效化（Efficiency）和全面化的方向發(fā)展，人事檔案管理一定會(huì)在企業(yè)人力資源管理中發(fā)揮重要作用。
3 企業(yè)檔案管理信息化必須解決的幾個(gè)問(wèn)題
3.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動(dòng)
領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是人事檔案管理的信息化建設(shè)的根本，領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)水平直接決定了是否會(huì)進(jìn)行信息化以及信息化的深度和廣度。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該投入大量的精力關(guān)心和支持這一事業(yè)，在資金、設(shè)備、人才等方面予以適當(dāng)?shù)耐度耄褭n案信息化管理納入本企業(yè)工作計(jì)劃和考核范圍。主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過(guò)問(wèn)此項(xiàng)工作，了解檔案工作人事檔案管理現(xiàn)狀，提出人事檔案管理要求，指導(dǎo)人事檔案管理部門依法開展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題。
3.2 檔案管理人員的培訓(xùn)教育
人事檔案人員素質(zhì)的提升，是檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的基礎(chǔ)。作為應(yīng)用性很強(qiáng)的人事檔案管理工作，我們必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識(shí)、新技能。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是人事檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心。為了保證電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期保存和利用，人事檔案管理者必須學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能，這就要求每一個(gè)檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來(lái)的影響和變革，否則難以勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的檔案管理工作
3.3 確保傳統(tǒng)的管理方式向新的管理方式的順利轉(zhuǎn)變
任何管理方是的轉(zhuǎn)變不是一蹴而就的，必然會(huì)存在一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)渡階段。在此過(guò)程中必須確保日常的檔案管理活動(dòng)仍然能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不能出現(xiàn)因?yàn)檫^(guò)渡影響檔案的保存和利用的問(wèn)題，在一段時(shí)間內(nèi)，可以采取信息化管理和手工管理雙軌制，即兩種管理方式在一定時(shí)間內(nèi)同時(shí)存在，直到新的方式能正常運(yùn)行。
3.4 安全問(wèn)題
檔案管理的安全不僅包括了檔案管理系統(tǒng)軟、硬件自身的安全，還包括人事檔案信息傳播過(guò)程中信息的安全。前一種問(wèn)題主要需要通過(guò)技術(shù)手段來(lái)解決，后一種安全問(wèn)題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度。通過(guò)技術(shù)手段的提高和規(guī)章制度的建設(shè)，并把兩者結(jié)合在一起，防止不被許可的人接觸到相關(guān)檔案信息，避免機(jī)密信息的泄漏。
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