時間：2023-06-02 15:38:58
導語：在檔案數(shù)字化管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、 醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的優(yōu)勢
傳統(tǒng)筆紙化醫(yī)療辦公已經(jīng)難以符合現(xiàn)代辦公的需求。我國醫(yī)療網(wǎng)絡信息技術(shù)迅速發(fā)展，以網(wǎng)絡為基礎的醫(yī)院運營管理技術(shù)，受到了醫(yī)學界學者的肯定和醫(yī)院的喜愛，醫(yī)院工作形式漸漸變成了無紙化辦公，運用數(shù)字網(wǎng)絡技術(shù)廣泛搜集和妥善儲存醫(yī)院檔案信息，這一改變也為醫(yī)院實現(xiàn)數(shù)字化管理創(chuàng)造了條件。先進的網(wǎng)絡檔案管理方式完全替代了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅降低了醫(yī)院檔案管理費用支出，還節(jié)省了大量空間，而且能夠隨時隨地對檔案信息進行查閱與儲存，操作方便，并且還能解決紙張打印清晰度較低和浪費等棘手問題。檔案數(shù)字化管理，不僅節(jié)約了人力，而且提高了醫(yī)院檔案管理工作效率。
二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題
（一）紙張存儲和信息儲存同時存在。在各種醫(yī)療研究和醫(yī)療活動中，都是采用電子文件的方式記錄研究結(jié)果和會議記錄，同時在整個醫(yī)院進行傳閱，從而有力地增加了醫(yī)院各科室的工作效率。然而，往往在電子文件閱讀完成和工作完成后，都需要進行紙張歸檔保存。在這一過程中便出現(xiàn)了紙張文件與電子文件同時存在的情況，不僅增加了醫(yī)院成本，而且制約了醫(yī)院數(shù)字化管理的發(fā)展進程。
（二）對數(shù)字化檔案管理認識不深。目前，大多數(shù)醫(yī)院大力推廣檔案信息數(shù)字化管理，然而醫(yī)院工作人員依然慣于采用紙張進行辦公，將檔案數(shù)字化管理當作軟任務，并未引起高度重視，傳遞文檔和借閱文檔信息依然采取人力的方式，這不僅影響了數(shù)字化管理作用的發(fā)揮，而且增加了人力資源，使得數(shù)字化管理流于形式。
（三）電腦網(wǎng)絡的安全問題。電腦網(wǎng)絡存儲檔案具有傳閱方便、速度快、空間小等特征，然而隨著信息網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，威脅網(wǎng)絡的因素也漸漸出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息不穩(wěn)定性、能夠隨意修改、對硬件要求較高等問題。
三、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的策略
（一）建立健全醫(yī)院數(shù)字化信息檔案管理平臺。為了實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，醫(yī)院必須制定一套符合醫(yī)院實際情況的檔案管理軟件系統(tǒng)，配齊相關硬件設施。檔案管理系統(tǒng)具有雙服務器、光盤等雙備份和高速掃描儀集中掃描等作用，確保檔案資料能夠真實、準確、及時歸檔，提高檔案管理的安全性。
（二）加強檔案資料管理相關領域的信息交流。一是在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)之間建立橋梁。醫(yī)院需要在信息查詢接口程序中添加檔案資料查詢功能，將醫(yī)院財務管理系統(tǒng)、認識管理系統(tǒng)、教研管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)同檔案資料管理系統(tǒng)密切結(jié)合起來。這一做法有助于對各部門的電子文件進行全面收集，進一步完善檔案資料庫，使得數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)同辦公自動化系統(tǒng)之間形成密切的關聯(lián)。二是在紙質(zhì)文件和電子文件之間構(gòu)建紐帶。對于紙質(zhì)文件和電子文件雙重保存的問題，能夠把電子文件和紙質(zhì)文件以影像、文本的方式共存，同時基于檔案的特征，制定相關的檔案管理機制。為了保證檔案資料的安全，電子文檔和紙質(zhì)文檔之間必須確保其可共享性和非重疊性。
（三）構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理專職隊伍。為了實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，首先要求具有現(xiàn)代化的人，檔案管理人員必須具有較高的知識學歷和專業(yè)技能，不只是局限于一般的計算機操作。從當前情況得知，大多數(shù)醫(yī)院現(xiàn)代高技術(shù)人員尤為緊缺，尤其是檔案管理、信息處理復合型人才，大多數(shù)檔案專職管理人員專業(yè)技能低，職業(yè)素質(zhì)差。雖然引入了現(xiàn)代化管理系統(tǒng)和設備，但是并未充分發(fā)揮其作用，更別說實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化了。檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)必須要求檔案專職人員具有高超中國繼續(xù)醫(yī)學教育的分析能力，精確把握專業(yè)性較強的檔案。同時，還能夠基于利用者的要求提供大量的檔案數(shù)據(jù)信息。
【關鍵詞】檔案管理數(shù)字化；問題；標準；必要性
檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代的一種新型管理模式，通過各種渠道來將檔案資源進行轉(zhuǎn)換，變成數(shù)字檔案信息，用數(shù)字化的形式來進行保存，借助計算機和網(wǎng)絡的便捷來進行傳遞和應用，建立一個龐大的檔案信息庫，提高檔案的利用率，達到資源共享的目的。現(xiàn)階段，我國的信息化程度比較高，電子商務等新型的商務模式相應出現(xiàn)，這是我國檔案事業(yè)發(fā)展的最佳時代，檔案數(shù)字化工作目前已經(jīng)正式啟動，在不斷的深化當中。
1、數(shù)字化檔案概述
自二十一世紀以來，電子技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、通信技術(shù)的發(fā)展就越來越快，高科技時代已經(jīng)到來。檔案數(shù)字化是計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等新型技術(shù)的應用擴展。資源轉(zhuǎn)化市檔案管理的重要方面，在資料的管理當中需要將紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡的文檔形式，或者在資料整理的時候就以文檔的形式進行板寸。檔案數(shù)字化需要對其規(guī)范性進行統(tǒng)一，使用標準的檔案數(shù)字化標準來實現(xiàn)管理和應用；檔案數(shù)字化需要以實際為立足點，通過組織來確保工作的正常開展，抓好文件的質(zhì)量問題；檔案數(shù)字化建設要以完善的系統(tǒng)為基礎進行發(fā)展，需要將目前的系統(tǒng)進行完善化；檔案數(shù)字化建設重點工作是數(shù)據(jù)庫的建立和維護。
目前的信息化程度越來越高，如何快速的對信息服務進行利用，減少工作中的失誤，讓工作變得規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化，讓我們的工作目標能夠快速實現(xiàn)，降低工作成本，提升效益，這些是目前的檔案管理部門所需要去思考的問題。檔案信息過去是以紙質(zhì)的形式來進行存儲，使用和查閱都非常的不便，浪費人力和無力。因此，需要使用數(shù)字化檔案信息管理來實現(xiàn)更加高效的應用，滿足社會快速發(fā)展的需求。
2、目前檔案管理數(shù)字化建設存在的問題
我國的數(shù)字化檔案管理發(fā)展的比較晚，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還不健全，處于發(fā)展初級階段。因此，存在很多問題：第一，沒有有效的領導?？萍嫉陌l(fā)展如此的快速，數(shù)字化檔案管理體現(xiàn)的重要性已經(jīng)得到大家的認可，但是領導對于數(shù)字化管理仍然有著太多的不足之處。因此，管理上要是摸索階段，這樣就缺乏一個系統(tǒng)的領導，來以科學和規(guī)范的檔案管理制度和模式來對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進行管理；第二，沒有完善的保障。數(shù)字化檔案管理體系是以大量的檔案管理人才和數(shù)字化檔案管理人才組成的，目前的數(shù)字化檔案管理工作中，人才比較缺乏。因此，人才的總量和結(jié)構(gòu)存在一定的不合理。因此，高層次、高技術(shù)的人才缺口比較大，而數(shù)字化檔案管理工作還不完善，沒有足夠的培養(yǎng)人才的能力，導致了發(fā)展緩慢。而且硬件跟不上時代，軟件落后，兼容性差；第三，網(wǎng)絡安全性低。網(wǎng)絡是數(shù)字化檔案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易導致信息的丟失，對于信息的應用是非常大的損失。
3、數(shù)字化檔案管理的基本行為準則
數(shù)字化檔案管理的工作原理主要是通過先進的計算機技術(shù)將檔案資料儲備在計算機內(nèi)部進行檔案資料的分類和管理。只有通過對這些檔案資料的信息分類才能夠促使數(shù)字化管理的有效性和合理性?？傮w而言，對數(shù)字化檔案管理的基本行為準則的內(nèi)容需要進行全面掌握，主要從以下幾個關鍵點進行規(guī)范：第一、需要對計算機技術(shù)進行不斷提高，對檔案管理的人員進行計算機技術(shù)的培訓，同時，不斷更新檔案管理方面的計算機設備，加強計算機方面的基礎設施。第二、在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。第三、數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，增強企業(yè)對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進行。
4、數(shù)字化檔案管理的重要意義
隨著數(shù)字化管理方式的深入落實很多的企業(yè)開始對檔案管理的工作效率進行關注。只有充分改善數(shù)字化檔案管理的工作水平才能夠促進工作效率的提高。數(shù)字化檔案管理具有重要的意義。具體表現(xiàn)在三個方面：第一、可以提高資料管理的工作效率，促進工作的積極完成。通過計算機等高科技設備的引進提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負擔。現(xiàn)代社會是信息化時代，只有充分將這些信息進行整理和保存才能夠?qū)⒐ぷ鬟M行整體的規(guī)劃，促進信息的暢通無阻。第二、計算機的辦公設備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計算機就可以傳遞，工作人員通過計算機就可以進行信息的交換。同時，應用計算機設備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存。第三、計算機技術(shù)的普及對于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計算機備份系統(tǒng)可以講大量的信息同構(gòu)文檔的形式儲備起來，促進工作的完成。關于信息的保存在充分利用計算機技術(shù)的前提下不斷改善技術(shù)改善措施，增強工作人員的管理水平?？傊瑪?shù)字化檔案管理的技術(shù)對于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻，值得進行普遍推廣。
5、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)越性分析
數(shù)字化檔案管理在各個方面都有很多需要注意的問題，其優(yōu)越性白哦現(xiàn)在很多的地方，主要是為提高工作效率，儲備信息的可靠性以及節(jié)省工作人員的工作量等多個方面，具體而言，首先，數(shù)字化檔案管理的工作方法對檔案管理的人員進行計算機技術(shù)的訓練有助于不斷更新檔案管理方面的計算機設備，加強計算機方面的基礎設施。其次，在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。綜合服務的管理體系是現(xiàn)代化企業(yè)管理發(fā)展的最終方向和追求目標。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。最后，數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，增強企業(yè)對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進行。只有綜合將數(shù)字化管理的方方面面進行整合才能夠配合管理效率的提高，促進數(shù)字化檔案管理的管理模式的改善。
6、總結(jié)分析
由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化和發(fā)展是數(shù)字化檔案管理的目前發(fā)展現(xiàn)狀，對于這個轉(zhuǎn)變的完成非常需要建立數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)據(jù)庫是進行資料保存和整理的關鍵，數(shù)字化檔案管理的工作方法結(jié)合了計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)以及現(xiàn)代的管理方法。只有綜合在各個方面進行提高才能夠?qū)?shù)字化檔案管理的水平真正提高上去。我們應該知道，由于應用計算機設備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存，在很多方面都存在很多的優(yōu)勢，因此需要在各個領域進行推廣。
參考文獻
[1]李淑萍.關于數(shù)字化檔案管理的對策探討[J].中州大學學報，2009（4）.
轉(zhuǎn)變觀念
數(shù)字化管理首先沖擊的是我們的思想觀念。通過實現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，適應新形勢下的城建檔案管理方式，才能在工作中抓住機遇，走出城建檔案管理新路子。我們經(jīng)歷了城建檔案工作從依靠經(jīng)濟行政手段向依法管理的轉(zhuǎn)變，檔案實體管理向信息管理的轉(zhuǎn)變，檔案管理手段由手工向技術(shù)的轉(zhuǎn)變，檔案服務由單一向綜合型服務轉(zhuǎn)變。思想觀念轉(zhuǎn)變了，就能推進檔案管理和服務工作的順利開展。
轉(zhuǎn)變工作內(nèi)容和工作目標
在新的管理形式下，工作中心從過去單一的建設傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案館，轉(zhuǎn)變?yōu)榻⒁粋€多元化的、適應發(fā)展需求的數(shù)字城建檔案館，建立一個城建檔案信息集散中心。建立一個具備數(shù)字化檔案的管理能力，具備數(shù)字化信息的處理能力，具備數(shù)字化信息的傳輸能力的數(shù)字城建檔案館成為當前城建檔案館的工作目標。
保障技術(shù)人員的需求
數(shù)字化管理需要大量新技術(shù)、新設備的應用，信息系統(tǒng)開發(fā)，對人員素質(zhì)的需要發(fā)生極大改變。尤其是存儲介質(zhì)的不斷變化，在同等設備的情況下，其工作效率的高低取決于檔案工作者的操作技術(shù)，每個環(huán)節(jié)的技術(shù)問題都會影響到工作的進度。綜合性人才的需求，特別是計算機人才的需求更加強烈。城建檔案館要從對檔案館人員需求的多樣性、變化性出發(fā)，建立培養(yǎng)高素質(zhì)人才機制，從根本上保證數(shù)字化的管理的順利實施。紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案并行是走向數(shù)字化管理必經(jīng)的一個階段，全國城建檔案館數(shù)字化建設發(fā)展迅速，但仍是針對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，接收、管理真正意義上的電子檔案才剛剛起步，在電子文件管理中一些關鍵性的問題未解決之前，實行二元并存的管理方式在實踐仍要不斷發(fā)展完善。城建檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機存儲城建檔案信息。城建檔案的數(shù)字化并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。我們有必要對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析和研究，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規(guī)劃好城建檔案管理的數(shù)字化之路，為今后的城建檔案數(shù)字化建設打好基礎。所以，新管理方式將通過自動化管理手段，實現(xiàn)提高工作效率、簡化工作程序的目的；通過管理內(nèi)容數(shù)字化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)業(yè)務工作標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)對檔案信息資源的最大開發(fā)利用，實現(xiàn)對檔案實體的保護。通過網(wǎng)絡化服務，達到適應市場需求，實現(xiàn)資源共享的目的。
一、 關鍵詞：檔案數(shù)據(jù)庫；檔案數(shù)字化管理；電子文件
信息經(jīng)濟已成為當今社會經(jīng)濟發(fā)展的新動力和新增長點，信息化成為各企業(yè)競爭的制高點。作為企業(yè)各個領域、各種生產(chǎn)和社會活動歷史記錄的檔案，其信息載體也正在快速地向數(shù)字化發(fā)展，數(shù)字檔案將成為未來5-10年內(nèi)新產(chǎn)生檔案的主體。面對這樣的形勢，如果缺乏完善的檔案館數(shù)字化解決方案，企業(yè)各領域的信息化發(fā)展必然也會受到制約。目前，要實現(xiàn)檔案館的數(shù)字化管理，我認為要加強以下三個方面的工作。
二、 首先是檔案數(shù)據(jù)庫的建立和維護。
檔案數(shù)據(jù)庫是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的核心部分。檔案數(shù)據(jù)庫設計是檔案計算機處理系統(tǒng)設計的核心和基礎，其效能往往影響到整個系統(tǒng)的功能和效益。檔案數(shù)據(jù)庫的設計要經(jīng)歷由現(xiàn)實世界經(jīng)過概念世界向機器世界轉(zhuǎn)換的過程。它要解決的問題是：針對一個檔案工作應用領域，設計優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫邏
輯結(jié)構(gòu)和物理結(jié)構(gòu)，使之滿足用戶的信息管理要求和數(shù)據(jù)操作要求，有效地支持各種應用系統(tǒng)的開發(fā)和運行。數(shù)據(jù)庫設計的目標是為用戶和各種應用系統(tǒng)提供一個高效率的運行環(huán)境。數(shù)據(jù)庫的設計過程應考慮的約束條件有：計算機軟硬件環(huán)境、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的能力、用戶的需求及系統(tǒng)對完整性、安全性的要求。計算機管理檔案的實質(zhì)是用數(shù)據(jù)處理的方式管理檔案信息。檔案計算機管理要適應資源共享的需要建立綜合性網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫，應遵循多個原則，側(cè)重于檔案管理與生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、科技活動的銜接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理、整理編目、利用查詢、安全保密等多重功能。其次是現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化，實現(xiàn)從檔案機讀目錄的管理到檔案原文信息的數(shù)字化管理。
三、 檔案數(shù)字化管理
在對館藏檔案資源進行分級鑒定、有序整理的基礎上，有計劃地分期分批把紙質(zhì)檔案、照片檔案以及錄音、錄像檔案等進行數(shù)字化加工，使這些信息與現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫并網(wǎng)。在此筆者著重提及的是紙質(zhì)檔案和照片檔案的數(shù)字化。二者數(shù)字化的原理和技術(shù)相同。紙質(zhì)檔案檢索查找不便，保管和利用都受到一定程度地限制。利用數(shù)字圖像技術(shù)，將紙質(zhì)檔案文件以及照片、圖片、底片等通過輸入設備(數(shù)碼像機、掃描儀、數(shù)字攝像機等)所獲得的并以數(shù)字格式存儲的圖像，在電腦上利用各種圖象處理軟件，對圖像進行各種技術(shù)處理，如對污損、殘缺圖像進行修復、OCR 圖像文件的管理、檢索、打印輸出等，以提高保管質(zhì)量和現(xiàn)代化管理水平。對這些檔案進行數(shù)字化，可以極大地提高檔案和利用效率。一般而言，一個完整的計算機數(shù)字圖像應用系統(tǒng)包括輸入、存儲、處理、輸出等主要環(huán)節(jié)。基于輸入設備的核心技術(shù)主要有光點轉(zhuǎn)換技術(shù)、色彩管理技術(shù)、色彩校正技術(shù)、動態(tài)色彩樣正技術(shù)、三色同步掃描技術(shù)；處理技術(shù)主要有色彩增強技術(shù)、增強圖形技術(shù)、位增強技術(shù)、圖像處理軟件；存儲與檢索技術(shù)主要涉及圖像壓縮格式(TIFF 與JPEG 格式)和檢索查詢技術(shù)；輸出技術(shù)可采用不同方法和設備進行：屏幕顯示輸出、熱轉(zhuǎn)換打印輸出、彩色噴墨打印輸出、數(shù)碼擴印技術(shù)、膠片記錄儀等。一個理想的數(shù)字圖像系統(tǒng)，不應孤立地考慮某一個環(huán)節(jié)的處理方法和技術(shù)，而是要尋求整體綜合效果，系統(tǒng)的每一個環(huán)節(jié)都必須符合要求，才能保證獲得滿意的最終效果。數(shù)字化的設備的性能，決定了數(shù)字圖像的質(zhì)量。
三、是電子文件的收集與歸檔。
1.電子檔案的特點：
（1）、虛擬性：電子檔案是在計算機中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的，在沒有與數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)及硬件、軟件相結(jié)合時，它是無法顯示出來的，是非實際的事物，因而具有虛擬性。
（2）、依賴性和不可識別性。電子檔案要依賴于計算機軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡系統(tǒng)，離開計算機等設備電子檔案不可用。其對設備的依賴性體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設備更新，五是加密。
（3）、信息存儲的高密度性。無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。
（4）、載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案，記錄信息的載體是紙，變化也是紙張規(guī)格的大小，但電子檔案載體有磁盤、有磁帶、光盤等，呈現(xiàn)多樣性。
（5）、信息共享性，傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息。
（6）、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳___________輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”實現(xiàn)異地遠程調(diào)閱，給人類、經(jīng)濟、商務、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題如：（一）數(shù)據(jù)的易消失性；（二）信息的不安全性；（三）信息的易改動性；（四）信息的易出錯性。由于電子檔案這些特性，決定了電子檔案在收集、整理、鑒定、編目、檢索、保護、利用等方面有其自身的特殊要求。
2.電子檔案的收集。
電子文件從文書轉(zhuǎn)化為檔案過程中，無需分類，組卷，因為在計算機上可以多角度進行分類、組合、檢索，可以盡情地表現(xiàn)文件之間在來源、內(nèi)容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系，因此無需專門分類、組卷。所以就不存在“案卷”這一基本單位了。電子檔案在接收方式上可以采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進入檔案部門網(wǎng)絡規(guī)定的地址，從網(wǎng)絡歸檔、移交、在接收的過程中，需要必要的設備條件、技術(shù)條件和業(yè)務準備。檔案部門需要配置專門的電子文件格式轉(zhuǎn)換設備，對接收檔案進行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換以解決不同格式電子文件的識讀問題。
3.電子檔案的整理。
由于電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，可以根據(jù)不同的需要，利用自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類，所以電子文件的整理在歸檔前就由各機關單位將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件處于一種有序狀態(tài)，并對電子文件進行了分類和編號，組織建立了數(shù)據(jù)庫。對于脫機保存的歸檔電子文件，即電子檔案其整理工作主要就是組盤，按一定規(guī)律，將相關文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。
4.電子檔案的鑒定。
電子檔案的鑒定分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個方面，電子檔案內(nèi)容鑒定主要是對文件的內(nèi)容及某些形式特征進行充分的技術(shù)分析，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn)。技術(shù)鑒定包括可讀性鑒定，無病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。電子檔案的鑒定程序為歸檔以前確定歸檔文件，并劃分保管期限；檔案室在接收電子文件時，進行內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定，對未進入檔案室的電子文件在保管一定時期后再鑒定，以確定其是否需要繼續(xù)保存。
5.電子檔案的保護。
電子檔案的保護是電子檔案管理工作中的重點。電子檔案多為磁性材料，其存放環(huán)境和防護設備與紙質(zhì)檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度，防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進行嚴格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防磁場和電場的設施，電子檔案還要嚴格防范計算機病毒，因而保管條件更復雜，保管難度更大。具體要求為：（1）控制適宜的溫濕度。對磁性載體，推薦溫度為18℃，相對濕度為40%，光盤保存推薦溫度為14℃-24℃，相對溫度為45%-60%。（2）防止灰塵?；覊m可以造成電子文件載體表面的污染和劃傷、載體的腐蝕、降解、滋生霉菌等。灰塵是電子檔案載體的最大天敵，在電子檔案的保管過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。（3）防止外來磁場和機械震動的影響。外來磁場作用于磁性載體上，能使磁性涂層發(fā)生消磁或磁化，破壞記錄信息，影響讀出效果。要防止外磁場的影響，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等，并避免強烈的機械震動。（4）防止光線和有害氣體的影響。有害氣體具有酸性和氧化反應，使盤基老化、脆性增大、強度下降，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
6.電子檔案的利用。
電子檔案的全文數(shù)字化使得利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據(jù)需要對其信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復制等，滿足利用者的各種需求。檔案人員還可以按照一定的專題對電子檔案進行編輯，形成檔案匯編或其他形式的編研成果提供利用。
【關鍵詞】房地產(chǎn) 直管房 保障房 檔案管理 數(shù)字化
近年來，房產(chǎn)市場不發(fā)展快速，檔案使用頻率大幅提高，實現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案的促進社會發(fā)展功能。隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)不斷在檔案管理中得以運用，激發(fā)了檔案管理策略運用的多重性，促進了檔案管理功能的有效發(fā)揮。因此，主管部門必須思考如何有效實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這也是檔案管理發(fā)展的必然方向。
1 現(xiàn)階段我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的任務
1.1 形成數(shù)字化管理思維
我國住房制度改革日漸深化，房地產(chǎn)檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長，這對檔案管理部門提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理的手工方式耗時、耗力，工作效率較低。伴隨房地產(chǎn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型，管理模式已經(jīng)由封閉型轉(zhuǎn)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型管理模式。在新形勢下，房地產(chǎn)檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉(zhuǎn)變?；诖耍m應社會的發(fā)展，將數(shù)字化的管理理念應用到房地產(chǎn)檔案管理中，形成數(shù)字化管理思維。
1.2 明確各構(gòu)建階段的內(nèi)容與任務
數(shù)字化管理檔案館是房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然方向，體現(xiàn)在檔案管理的每一個管理環(huán)節(jié)當中。研究表明，房地產(chǎn)數(shù)字化檔案館的構(gòu)建分成不同的發(fā)展階段：
（1）檔案館業(yè)務自動化管理階段，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)實現(xiàn)各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化管理。
（2）館藏檔案的數(shù)字化發(fā)展階段，完善網(wǎng)絡，通過檔案館局域網(wǎng)和與主管單位辦公自動化接口的連接，實現(xiàn)資料和信息的共享網(wǎng)，實現(xiàn)由紙質(zhì)文檔向數(shù)字化信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換與保存。
（3）數(shù)字房地產(chǎn)檔案館的網(wǎng)絡化建設階段會將各檔案館的聯(lián)網(wǎng)，全面數(shù)字化。
1.3 制定與長期堅持構(gòu)建原則
實踐證明，改革與創(chuàng)新過程中，必須有原則的建立與堅持。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化方面，主要有以下幾方面：
（1）統(tǒng)籌規(guī)劃，重點突出，將視野放長遠，明確工作重點，拿捏好輕重緩急。
（2）需求導向，應用促發(fā)展，明確構(gòu)建目的、房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的服務對，以及為什么要構(gòu)建數(shù)字化檔案管理.
（3）整合資源，機制創(chuàng)新，注意現(xiàn)有管理資源的利用，通過刪除機制不合理內(nèi)容及創(chuàng)新，使管理數(shù)字化有效實現(xiàn)。
（4）防管結(jié)合，保障安全，構(gòu)建數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理辦法，對其資料的保密工作給予重點關注。
2 我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略
直管公房等保障房是我國房地產(chǎn)檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略中的重點。
2.1 建立健全各項規(guī)章制度
直管公房等保障房檔案管理制度的建設是檔案收集完整、系統(tǒng)、準確、按時歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責任制、管理人員培訓制度，等等。
2.2 加強檔案數(shù)字化工作
首先，數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的主要趨勢，需要做好材料調(diào)查和搜集，對房產(chǎn)檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內(nèi)容要精確簡潔，應精簡檔案中的不必要內(nèi)容。最后，保證檔案資料內(nèi)容清晰，排序也符合規(guī)定；數(shù)字化后，還應對信息質(zhì)量進行檢查。
2.3 實行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套并存
直管公房等保障房的檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容、新發(fā)展，有許多問題需要解決：如數(shù)字化檔案中信息歸納問題、檔案的執(zhí)行憑證問題、數(shù)字化檔案的安全訪問和安全管理問題，以及者信息規(guī)范化問題，等等。因此，必須在相當時間內(nèi)，對檔案管理實行雙保險：在使用電子計算機保存的同時，做好紙張檔案儲存，保證檔案的安全。
2.4 加強前期資料的收集
據(jù)我國相關法律規(guī)定，房產(chǎn)檔案必須是真實準確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯誤或誤差，那么檔案的法律效力就會被大幅削弱，在發(fā)揮憑證作用時出現(xiàn)證據(jù)無效和證據(jù)不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴格把關：一是加強文件資料審核的管理，在搜集資料時做到真實、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎；二是檔案資料移交的管理，在交接過程中，管理人員必須對檔案資料進行再檢查，如發(fā)現(xiàn)錯誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當事人及時采取補救措施。
2.5 注重人才的培養(yǎng)
從直管公房等保障房檔案管理未來發(fā)展來看，只懂得計算機技術(shù)和紙質(zhì)等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，現(xiàn)代化發(fā)展對管理人員的要求越來越高。因此，必須建設具有專業(yè)管理能力的復合型人才隊伍，實現(xiàn)直管公房等保障房檔案管理的全面進步。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才必須是全面的人才才能適應社會經(jīng)濟的發(fā)展，積極面對挑戰(zhàn)，解決問題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實現(xiàn)減少了檔案管理部門的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務，有效增強了檔案的安全性和可靠性。因此，房產(chǎn)檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術(shù)，制定完善的管理制度，全面推進直管公房等保障房檔案管理的發(fā)展。
2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺
為了支持直管公房等保障房檔案管理數(shù)字化的有效、高效，還應積極建設信息系統(tǒng)管理平臺，應做到以下幾點：
（1）以網(wǎng)絡全程監(jiān)控，實行申請調(diào)查、審核登記、批準發(fā)放等保障房申購程序的全面監(jiān)管。
（2）對低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出實行全程管理，對保障對象從申請到實施保障的信息實行跟蹤管理。
（3）設置合理化保障標準及合同模板，如租金、補貼、住房面積等。
（4）實行數(shù)據(jù)自定義管理，開通業(yè)務提醒，提倡業(yè)務流程查詢，時限控制系統(tǒng)。
（5）建立資源共享系統(tǒng)，加強與其他相關房產(chǎn)管理機構(gòu)的溝通聯(lián)系。
參考文獻
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[3]黃禹康.關于房地產(chǎn)檔案館信息化建設的調(diào)查與思考[J].中國房地產(chǎn)，2004（04）.
作者簡介
杜海（1974-），男，現(xiàn)為吉林省四平市房產(chǎn)鐵東經(jīng)營管理處助理館員。
一、檔案數(shù)字化管理概念及基本特征
隨著電子計算機的廣泛應用，檔案管理也由傳統(tǒng)的管理方式向數(shù)字檔案管理轉(zhuǎn)變。國家檔案局所的《全國檔案信息化建設實施綱要》明確指出：檔案信息化建設要適應國家信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局中，以檔案網(wǎng)絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化，信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。[1] 檔案數(shù)字化即數(shù)字檔案，是指通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件。數(shù)字檔案是人類社會真實活動的數(shù)字化記錄，是辦公自動化和信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)快速發(fā)展的必然結(jié)果，它必將深刻地改變檔案工作的面貌和信息環(huán)境。[2] 那么，數(shù)字檔案具有什么特點呢？第一，數(shù)字檔案需要以計算機等設備設施為載體。第二，數(shù)字檔案信息具有高度共享性。第三，數(shù)字檔案具有可變性，易丟失性。第四，數(shù)字檔案存儲方式多樣性。
二、對檔案信息數(shù)字化管理的必要性
計算機網(wǎng)絡和多媒體技術(shù)的飛速發(fā)展為數(shù)字檔案的出現(xiàn)奠定了必要的物質(zhì)基礎，數(shù)字檔案作為一種新型檔案信息形態(tài)，通過將需要存檔的分散的信息資源以數(shù)字化的形式存貯起來，并通過網(wǎng)絡實現(xiàn)對資源的利用和共享。目前，“無紙化”辦公正在廣泛推進和普及之中，辦公自動化為數(shù)字檔案的出現(xiàn)提供了可能，也在一定程度上要求檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化，這就要求我們認真積累和吸收數(shù)字檔案管理的專業(yè)知識，科學地應用有效的設備和資源為數(shù)字檔案提供保證。經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展增加了社會生活的廣度和寬度，這也使得檔案的內(nèi)容更加豐富多樣化。面對龐大的檔案管理任務，實施數(shù)字檔案既能降低紙質(zhì)檔案的高額成本、減少檔案存放的空間、減少檔案管理人員數(shù)量，提高檔案管理工作效率，還能方便對檔案資源的查閱和共享，防止檔案資源的大量閑置和浪費。
三、檔案信息數(shù)字化管理存在的問題
由于一直以來對檔案的管理都是采取傳統(tǒng)的方式進行紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化檔案管理對我們而言還屬于新鮮事物，面對這一新事物，我們沒有可供參考的經(jīng)驗和可借鑒的做法，因此，在實踐檔案信息數(shù)字化管理過程中時常存在著一定的問題。
一是電子檔案與紙質(zhì)檔案同時存在，造成資源的極大浪費。很多單位在實踐數(shù)字檔案的過程中，由于缺乏對其正確的認識和系統(tǒng)的把握，總是對數(shù)字檔案心存芥蒂。為了順應上級數(shù)字檔案工作的要求，在積極實踐數(shù)字檔案的過程中，又將電子檔案以紙質(zhì)的形式進行了一次傳統(tǒng)的歸檔管理，這就造成了很多重復的、不必要的勞動和資源的極大浪費，不利于數(shù)字檔案的大力推廣應用和檔案資源的共享。二是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的不兼容給歸檔帶來麻煩。由于二者的不兼容，時常造成辦公自動化所產(chǎn)生的電子文檔等資料需要轉(zhuǎn)換格式。三是電子檔案由于隨時能夠修改，動態(tài)記錄檔案信息，所以，很難像紙質(zhì)檔案一樣根據(jù)規(guī)定和其價值確定保存時限。四是數(shù)字檔案具有一定安全隱患，由于數(shù)字檔案需要以計算機、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡等為依托，而計算機可能會受到病毒侵襲、黑客攻擊，這就使得檔案信息的安全保密問題成為關鍵。五是數(shù)字檔案的利用意識淡薄，造成了檔案資源得不到充分利用。很多企業(yè)工作人員對數(shù)字檔案缺乏正確的意識，未能適應數(shù)字檔案給其查閱帶來的方便，常常因沒有紙質(zhì)檔案而放棄對資源的利用。
四、實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理的對策
針對數(shù)字檔案管理中存在的這些問題，筆者針對性地提出了切實可行的對策，為實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理提供參考和依據(jù)。
一是為數(shù)字檔案建設提供必要的軟硬件設施。數(shù)字檔案建設作為一項復雜的系統(tǒng)工程，包含軟件開發(fā)、檔案資料篩選、電子掃描錄入、系統(tǒng)備份、檔案系統(tǒng)管理等多個環(huán)節(jié)， 這些環(huán)節(jié)需要必要的軟硬件設施為保證。因此，需要為數(shù)字檔案提供所必須的軟硬件設施為物質(zhì)保證。
二是實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與自動化辦公系統(tǒng)的有效銜接。針對企業(yè)中辦公自動化系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分銜接的問題，建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能， 實現(xiàn)與現(xiàn)有的財務系統(tǒng)OA 系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)的無縫集成。[3]
三是大力推廣數(shù)字檔案，防止紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案并存。數(shù)字檔案是適應檔案信息化客觀要求的新鮮事物，必須大力推廣。同時，為了防止“雙套制”的存在，需大力推廣數(shù)字檔案，防止二者并存帶來的資源閑置和浪費。
四是加強專業(yè)人才培養(yǎng)，滿足數(shù)字檔案人力需要。信息時代進行數(shù)字檔案管理就要求檔案管理工作者具備較高的專業(yè)素質(zhì)和高水平的計算機操作和應用水平，因此，需要通過開展培訓學習，大力提高管理者的專業(yè)素質(zhì)，以滿足數(shù)字檔案對人才專業(yè)素質(zhì)的客觀需要，更好地勝任數(shù)字檔案管理工作。
小結(jié)
總之，檔案信息管理數(shù)字化是適應檔案信息化發(fā)展趨勢和要求的，對于提高檔案的規(guī)范性管理、實現(xiàn)對檔案資源的充分利用意義重大，我們必須積極推廣檔案管理數(shù)字化進程，將檔案的社會價值得到最好發(fā)揮。
參考文獻：
檔案管理是企事業(yè)單位日常工作中的重要組成部分，而人力資源檔案管理又是重中之重。探究信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理很有必要。應在保證信息安全的前提下，提高企事業(yè)單位人力資源管理的水平和效率。
一、人力資源檔案數(shù)字化管理的意義
1.有助于企業(yè)實現(xiàn)信息現(xiàn)代化。企業(yè)信息化建設是時展的必然趨勢，其中就包括人力資源檔案的數(shù)字化管理這一重要部分。它為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供了可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)，推動了企業(yè)的信息化進程。2.有助于檔案資料的保存。傳統(tǒng)的檔案資料以紙質(zhì)為載體，時間一長，破損嚴重，給管理帶來了不小的難度，同時不利于檔案的使用。借助于先進的信息技術(shù)，轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，大大降低了人為因素和非人為因素的影響，更利于檔案資料的保存和使用。3.有助于工作效率的提高。傳統(tǒng)的檔案管理以手工為主，不僅效率低下，而且極易出錯，同時利用率不高，使檔案價值難以體現(xiàn)。數(shù)字化管理，信息的存儲、查詢更高效、更快捷，把檔案管理人員從繁重的體力勞動中解放出來，提高了工作效率。
二、基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理面臨的問題
1.檔案數(shù)量巨大難以快速數(shù)字化。目前，大中型企業(yè)中，信息資料經(jīng)過長年的累積特別豐富，給數(shù)字化管理造成了不小的困難。而中小企業(yè)，受自身條件的限制，資金投入不足，導致數(shù)字化設施、設備等，難以滿足人力資源檔案數(shù)字化管理的需求。2.網(wǎng)絡技術(shù)帶來的不安全因素。一是系統(tǒng)軟件由于設計中存在漏洞，極易被黑客等侵襲，致使信息被竊、流失、損毀。還有磁場等對信息傳輸?shù)耐ǖ涝斐筛蓴_，影響了信息的傳輸，留下了隱患，另外就是網(wǎng)絡的開放性給信息的安全性和保密性帶來沖擊。很多企業(yè)為了降低成本，忽略了網(wǎng)絡安全的重要性，對采購的設備和網(wǎng)絡服務供應商限制要求較低，也給黑客等入侵數(shù)字檔案資料庫竊取信息提供了方便。3.人為操作導致的不安全故障。數(shù)字化管理需要高素質(zhì)的檔案管理人員的操作，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。在實際情況中，很多從事檔案管理的人員年齡偏大，計算機操作不熟練，經(jīng)常出現(xiàn)一些失誤，造成信息丟失、損毀。另外，工作人員在操作上的不良習慣、違規(guī)操作等,都會導致安全問題的產(chǎn)生。再加上防護措施不到位、警惕性低，影響了網(wǎng)絡安全管理的整體質(zhì)量。
三、基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理路徑探究
1.人力資源管理系統(tǒng)的開發(fā)要以安全為第一位。要想保證系統(tǒng)的安全性，可以借助Web搭建的開發(fā)平臺，也可以在企業(yè)人力資源管理中建立局域網(wǎng)，在局域網(wǎng)中建立管理系統(tǒng)。通過設置管理權(quán)限可以有效阻止非法用戶的侵入，實現(xiàn)網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全防護，還可以使用加密制度，保證數(shù)據(jù)在傳送的過程中，不會被篡改或盜竊，進一步強化網(wǎng)絡通信的保密性，也可以建立防火墻來防御外部攻擊。2.建立人才信息管理數(shù)據(jù)庫。企業(yè)之間的競爭實際上就是人才的競爭，所以各個企業(yè)對人力資源的重視程度已經(jīng)上升到了戰(zhàn)略高度。將人才信息統(tǒng)一納入數(shù)據(jù)庫中，更能夠使人力資源得到優(yōu)化，最大程度地發(fā)揮人力資源的價值，為企業(yè)的發(fā)展作出貢獻。尤其是在人員招聘時，通過數(shù)據(jù)庫進行崗位匹配，實現(xiàn)高效、有效招聘，避免人才的浪費，同時為后期的培訓提供便利。還可以為異地招聘實現(xiàn)網(wǎng)絡視頻面試，既擴大招聘范圍，又降低成本。3.績效考核信息管理模塊的建立。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，建立績效考核信息管理模塊是人力資源檔案數(shù)字化管理的重要內(nèi)容，績效考核信息既能夠體現(xiàn)員工的個人價值，也能夠反映出團隊的合作水平。不僅如此，還能為采購等給予一定的參考信息，通過績效考核信息一方面把員工的工作熟練程度反映出來，也將材料的質(zhì)量反映出來，企業(yè)可以據(jù)此加以改進。4.崗位信息管理模塊的建立。崗位信息管理模塊的建立，能夠在確保工作效果得到有效提高的同時,更為準確地估計崗位的設置和價值相關性，使崗位設置管理和崗位價值管理更符合現(xiàn)代企業(yè)管理理念，也是現(xiàn)代化崗位價值管理的先進模式體現(xiàn)。
四、結(jié)語
關鍵詞：數(shù)字化檔案；管理；問題；對策；
文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
進入數(shù)字時代，現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)快捷、高效、準確、便利的優(yōu)勢正在深刻地影響著新時期的檔案管理工作，在數(shù)字化背景下，時代對檔案管理工作提出了越來越高的要求。這些改變不管是對我們的檔案管理工作還是對我們檔案管理人員都是重要的挑戰(zhàn)，在新形勢下，檔案管理人員只有認清檔案管理工作的現(xiàn)狀，不斷適應新形勢下檔案管理工作的新要求，不斷提升自身素質(zhì)，才能推進檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。
一、數(shù)字時代對檔案管理工作的影響
（一）數(shù)字化電子檔案應運而生。檔案管理，一般包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化的不斷發(fā)展進步，檔案的物質(zhì)載體表現(xiàn)形式也發(fā)生了翻天覆地的變化，由原來的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。檔案管理模式也相應的獲得更新和發(fā)展，以往基于手工的檔案管理模式逐漸被電子數(shù)字化檔案管理模式所取代，數(shù)字化、一體化的檔案管理格局逐步形成。檔案管理數(shù)字化的目的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復性勞動，提高檔案管理質(zhì)量和效率。
（二）檔案館形態(tài)發(fā)生變化。檔案館形態(tài)由傳統(tǒng)型檔案館向數(shù)字型檔案館轉(zhuǎn)變， 這種轉(zhuǎn)變將傳統(tǒng)型檔案館有限的、信息資源不能共享的檔案文件實體通過數(shù)字化手段和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用，實現(xiàn)了數(shù)字化、空間虛擬化、傳播網(wǎng)絡化以及信息資源共享化。這種轉(zhuǎn)化帶來的還有檔案實體保管模式的轉(zhuǎn)變；之前的紙質(zhì)檔案管理是相對集中的，進入數(shù)字時代后，紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案過渡。
二、數(shù)字化檔案的優(yōu)缺點
（一）數(shù)字化檔案的優(yōu)點：一是數(shù)字化檔案可以減少檔案管理的工作量，提高工作效率。使用較少的工作人員就可以完成多人的工作量，使檔案管理工作的效率更高；數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡化將檔案管理工作從繁重的文字工作中解脫出來；數(shù)字化檔案歸檔的網(wǎng)絡化也方便了對檔案的管理，提高了對檔案信息的查詢速度和利用范圍。二是資源管理虛擬化。通過網(wǎng)絡互聯(lián)和館際互借來建設虛擬資源，達到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化?？梢赃M行智 能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點方便地使用檔案信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。
（二）數(shù)字化檔案的缺點：一是數(shù)字化檔案容易失真。數(shù)字化檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質(zhì)，而且被修改后不會留下痕跡，所以在數(shù)字化檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。數(shù)字化檔案極易失真，這不是數(shù)字化文件本身的缺陷，而是在形成數(shù)字化檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯”的概率會高于傳統(tǒng)檔案。二是數(shù)字化檔案安全性有待提高。數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息。這些都會直接損害數(shù)字化檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電， 直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題 。三是數(shù)字化檔案的永久保存問題。辦公自動化帶來的無紙辦公給工作帶來了很多便利， 極大提高了工作的效率。在數(shù)字化檔案給人們帶來極大的方便之余，其數(shù)據(jù)保存長久性問題有時候相當脆弱。當網(wǎng)絡突然癱瘓或者電腦出現(xiàn)故障等問題時， 很容易導致文件數(shù)據(jù)丟失。
三、完善數(shù)字化檔案管理的措施
（一）建立健全適應數(shù)字時代要求的電子檔案真實和安全的法規(guī)。由于電子檔案的特殊性，其信息在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)都有更改或者丟失的風險性，只有通過法律形式將有關電子檔案保管和使用的行為規(guī)范下來，使有關部門及個人自覺遵守，才能從制度上保障電子檔案的安全。與此同時，法律還要確立電子檔案及電子文件的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門能夠依法管理電子文件和電子檔案。
（二）增強防寫技術(shù)措施。目前，在許多軟件中可將數(shù)字化文件設置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從數(shù)字化計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。只讀式光盤只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤可供使用者一次寫入，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些存儲載體可以有效地防止用戶更改數(shù)字化檔案。接入網(wǎng)絡的電腦應當注意使用防火墻，以防止網(wǎng)上用戶對該機構(gòu)信息資源的非法訪問；阻止機要信息等重要信息從網(wǎng)絡上非法輸出，保護網(wǎng)上數(shù)字化檔案的原始性、真實性和安全性，從而使被保護網(wǎng)絡的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡的安全。
（三）加強對光盤、磁盤等存儲介質(zhì)的保護。一是要加強對磁盤的保護。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，加強病毒防范，要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存數(shù)字化檔案的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。二是要加強對光盤的保護。光盤要十分注意避光。保持良好的溫度、濕度環(huán)境至關重要。在使用過程中，應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，光盤的存放應置于盒中直立放置。
一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵
數(shù)字化檔案管理是檔案館建設在信息時代的必然要求，是檔案信息化建設發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設綜合實力的體現(xiàn)。在具體實施過程中，對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數(shù)據(jù)等多媒體信息進行收集、加工、整理和保管。隨著數(shù)字技術(shù)處理和內(nèi)容管理技術(shù)的飛速發(fā)展，新的檔案管理必然以數(shù)字化檔案管理的方式存在。
二、數(shù)字化檔案管理的重要性
當前，計算機的廣泛使用，形成了大量的數(shù)字檔案信息。檔案信息數(shù)字化隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生的一種新型的檔案信息形態(tài)。采用數(shù)字化檔案管理，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。
（一）數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢。數(shù)字化檔案管理把傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)化為機讀檔案，從而節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，查閱起來方便迅速，避免了反復印制資料所造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化檔案管理查詢資料非常簡單，能使資料及時歸檔，盡快提供利用，提高辦公效率。
（二）數(shù)字化檔案管理的作用。在數(shù)字化檔案管理中，計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領域廣泛使用，促進了檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，實現(xiàn)了檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮了檔案信息的增值作用，進一步發(fā)揮和提升了檔案工作在信息化社會中的地位和作用。
（三）數(shù)字化檔案管理的效率。在工作中，檔案因經(jīng)常外借翻閱而產(chǎn)生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成不便。檔案資料經(jīng)過數(shù)字化加工，各職能部門都能通過檔案管理系統(tǒng)查詢或利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，有效地保護檔案實體的安全，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實現(xiàn)資源共享。
三、實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新思路
（一）進一步提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息分析也成為一項非常重要的工作，這就要求檔案管理隊伍素質(zhì)也隨之提高。有針對性地對廣大檔案工作者進行檔案知識的培訓、教育，堅持用新思路、新體制、新機制、新方式，堅持以人為本，全面提高素質(zhì)教育。加快檔案數(shù)字化建設，在短時間內(nèi)培養(yǎng)一批高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，要使檔案工作者掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡管理等基本技能，熟練運用現(xiàn)代化技術(shù)手段來管理檔案，不斷推進網(wǎng)絡信息共享，早日實現(xiàn)數(shù)字化檔案室。
（二）建立數(shù)字化管理的個性化服務。檔案工作人員通過發(fā)揮自主的管理能力、研究能力和創(chuàng)新精神，做好個性化服務。檔案管理利用自己獨特的檔案信息和能力，根據(jù)用戶的實際任務搜集選擇各種信息，為用戶提供多樣化的動態(tài)性檔案管理服務，通過幫助用戶解決他們自身難以解決的問題來實現(xiàn)價值，從而構(gòu)成強大的檔案管理資源體系。