時(shí)間：2023-06-01 11:33:06
導(dǎo)語(yǔ)：在辦公室工作精細(xì)化管理的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
國(guó)網(wǎng)河南汝陽(yáng)縣供電公司 河南洛陽(yáng) 471000
[摘要]企業(yè)辦公室工作管理,就好比整個(gè)企業(yè)管理的劑,適量的可以使企業(yè)這部運(yùn)轉(zhuǎn)的車(chē)輪轉(zhuǎn)得更輕、更穩(wěn)、更快。在這樣的背景下，企業(yè)辦公室工作務(wù)必實(shí)施精細(xì)化管理。本文從辦公室精細(xì)化管理工作的重要性和現(xiàn)狀著手，提出了辦公室工作精細(xì)化管理的有效措施。
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關(guān)鍵詞 ]企業(yè)；辦公室工作；精細(xì)化管理
引言
精細(xì)化管理是以精細(xì)操作的管理為基本特征,通過(guò)提高職工素質(zhì),克服惰性,強(qiáng)化鏈接,協(xié)作管理,從而提高一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門(mén)整體效益的管理方法。通俗地講,精細(xì)化管理體制就是由過(guò)去的粗放型管理向集約型管理的轉(zhuǎn)變,是一種意識(shí),一種觀念,一種認(rèn)真的態(tài)度,一種精益求精的文化,也是我們?cè)谧龊酶黜?xiàng)工作中需不斷追求并持之以恒堅(jiān)持不懈的理念。企業(yè)的每一位職工都是企業(yè)精細(xì)化管理的對(duì)象、載體和參與者,都是企業(yè)精細(xì)化管理的主體和實(shí)施者,只有每個(gè)人都參與到此項(xiàng)管理中來(lái),企業(yè)的管理工作才能高效開(kāi)展,高質(zhì)量完成。
1、企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的必要性
辦公室工作之所以要進(jìn)行精細(xì)化管理,是由辦公室工作的幾個(gè)主要特點(diǎn)所決定的。
1.1繁瑣性決定了辦公室工作必須進(jìn)行精細(xì)化管理
辦公室工作綜合性強(qiáng),往往無(wú)規(guī)律可循,大部分工作沒(méi)有計(jì)劃性,更多的是突發(fā)和臨時(shí)性的。在這種情況下,如果辦公室管理者或辦公室人員不進(jìn)行精細(xì)化管理,往往容易丟三落四,讓千頭萬(wàn)緒的事務(wù)工作亂作一團(tuán)麻。只有加強(qiáng)了精細(xì)化管理,才能有的放矢,急緩有序,把辦公室工作安排得井井有條。
1.2參謀性決定了辦公室工作必須進(jìn)行精細(xì)化管理
企業(yè)決策層在進(jìn)行決策前有大量基礎(chǔ)性工作是需要辦公室人員去完成的,在一定程度上辦公室管理人員還起著參謀的作用。所以辦公室人員所做準(zhǔn)備性工作或是給出的參謀意見(jiàn)必須全面而且要準(zhǔn)確無(wú)誤,這樣才有利于領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。要做到參謀意見(jiàn)全面而又準(zhǔn)確無(wú)誤,那就必須從精細(xì)處入手。
1.3服務(wù)性決定了辦公室工作必須進(jìn)行精細(xì)化管理
辦公室工作歸根到底就是服務(wù),為決策層服務(wù),為企業(yè)內(nèi)各部門(mén)服務(wù),為整個(gè)企業(yè)內(nèi)的員工服務(wù)。為決策層服務(wù)就是為決策者提供良好的決策依據(jù),做好各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,把領(lǐng)導(dǎo)者從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來(lái),同時(shí)做好上傳下達(dá)。在企業(yè)內(nèi)辦公室的橫向服務(wù)主要為溝通與協(xié)調(diào)工作。辦公室在企業(yè)內(nèi)應(yīng)該是與各個(gè)部門(mén)打交道最多的部門(mén),一方面是因?yàn)樯蟼飨逻_(dá)的需要；另一方面,當(dāng)一項(xiàng)工作涉及到幾個(gè)部門(mén)共同完成時(shí),辦公室就要在中間充當(dāng)聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)的角色。并且,在完成領(lǐng)導(dǎo)行政命令督辦時(shí),辦公室又承擔(dān)著檢查反饋的職責(zé)。辦公室在企業(yè)內(nèi)一般還擔(dān)負(fù)著后勤管理、治安保衛(wèi)、車(chē)輛管理等等,這些都是涉及到員工切身利益的服務(wù)性工作,如何解除員工的生活后顧之憂,讓員工專(zhuān)心地從事企業(yè)的生產(chǎn)、建設(shè)等主導(dǎo)性工作,也是辦公室人員的工作重點(diǎn)之一。
2、企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的現(xiàn)狀
個(gè)別企業(yè)將精細(xì)化管理流于形式，形同虛設(shè)。目前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，在以“經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心”的背景下，各企業(yè)面臨很大的經(jīng)濟(jì)壓力，另外精細(xì)化已經(jīng)成為了企業(yè)辦公室管理的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，因此個(gè)別企業(yè)將精細(xì)化片面的理解為著眼于小事，更有甚者將精細(xì)化錯(cuò)誤的解釋為“繁文縟節(jié)”，增加許多不必要過(guò)程和手續(xù)，不僅使得精細(xì)化流于形式，更阻礙了企業(yè)的發(fā)展，降低了辦事效率。當(dāng)然，企業(yè)辦公室工作管理的精細(xì)化需要一個(gè)不斷完善的過(guò)程，也沒(méi)有什么固有的模式可以效仿，這就要求我們要從管理的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)中不斷的歸納和總結(jié)，只有不斷的發(fā)展創(chuàng)新，具體問(wèn)題具體分析，才能保證精細(xì)化為企業(yè)辦公室工作的管理發(fā)揮最大的作用。
3、企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的有效措施
為了杜絕表面化、形式化的現(xiàn)象發(fā)生，使得精細(xì)化管理深入人心，為企業(yè)更好的服務(wù)，需要做到以下幾點(diǎn)：
3.1培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高效率的辦公室人員隊(duì)伍
提高辦公室工作質(zhì)量的前提,就是要培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高效率的辦公室人員隊(duì)伍。高素質(zhì)、高效率的辦公室人員要求必須是具備全面的辦公室專(zhuān)業(yè)知識(shí)和豐富的辦公室工作經(jīng)驗(yàn)、政治素質(zhì)過(guò)硬、責(zé)任感強(qiáng)、辦事效率高,同時(shí)還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無(wú)私奉獻(xiàn)、甘當(dāng)幕后英雄的精神。辦公室工作除了對(duì)專(zhuān)業(yè)理論水平的要求外,更多的需要經(jīng)驗(yàn)的積累和高度的責(zé)任感,對(duì)崗位工作和領(lǐng)導(dǎo)交待的事項(xiàng)必須要一件不落地按時(shí)高質(zhì)量完成。辦公室工作中最忌諱懶懶散散、辦事拖拖拉拉,因?yàn)檗k公室工作基本都是時(shí)限性比較強(qiáng)的工作,辦事效率太低就會(huì)誤事。有時(shí)為了搶時(shí)間經(jīng)常會(huì)在業(yè)余時(shí)間加班加點(diǎn),而白天辦公室人員一般都是陷于繁瑣的事務(wù)性工作之中,很少能靜下心來(lái)寫(xiě)材料,特別是辦公室主任和秘書(shū)人員起草報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿以及宣傳稿等通常都是在晚上夜深人靜時(shí)完成。在接待工作中,常常需要起早貪黑,跑前跑后,把客人的吃、住、行都必須安排得細(xì)致周到；對(duì)后勤服務(wù)工作,更是需要足夠的耐心和熱情地服務(wù)態(tài)度。曾經(jīng)有人把辦公室人員比作是“勤勞的牛、奔跑的馬、溫馴的羊、受氣的豬”,我覺(jué)得很是貼切,其實(shí)辦公室人員就是一個(gè)綜合性角色,即需要能文能武,能屈能伸,能說(shuō)能跑,能迎來(lái)能送往,還要特別能吃苦特別能受氣。
3.2制定合理的制度，嚴(yán)格加強(qiáng)考核
精細(xì)化管理要求每一位職工的工作都要精細(xì)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。如果我們?cè)诠ぷ髦?只是一味地要求大家這個(gè)精細(xì)化、那個(gè)精細(xì)化,而沒(méi)有嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲、考核辦法、規(guī)定做保證,沒(méi)有好與差的區(qū)別,沒(méi)有量化的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量,必然導(dǎo)致精細(xì)化管理工作落不到實(shí)處,甚至流于形式?！盁o(wú)威不足以立規(guī),不懲無(wú)人守規(guī)”。因此,在實(shí)際工作中,我們應(yīng)分別結(jié)合辦公室各類(lèi)工作制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)與職責(zé)要求,把它作為對(duì)每一個(gè)職工做好本職工作的考核依據(jù),將其工作業(yè)績(jī)與效益工資掛鉤,把工作業(yè)績(jī)作為標(biāo)尺來(lái)衡量辦公室工作人員的工作成效、貢獻(xiàn)大小。堅(jiān)持用事實(shí)和數(shù)據(jù)說(shuō)話,而不是單純憑主觀印象來(lái)評(píng)價(jià),使辦公室每個(gè)成員都能各司其職、優(yōu)質(zhì)高效地完成各自承擔(dān)的工作任務(wù),實(shí)現(xiàn)人人有事做、事事有人管的管理目的。在此基礎(chǔ)上,再付之于嚴(yán)格的監(jiān)督考核,既激發(fā)了職工的工作熱情與工作積極性,也大大推動(dòng)了部門(mén)的精細(xì)化管理工作。
3.3加大宣傳力度，培養(yǎng)和堅(jiān)持精細(xì)化理念
“精細(xì)化”管理想要真正的深入人心，有效開(kāi)展，就必須加大宣傳力度，加強(qiáng)思想建設(shè)，在辦公室人員中建立和培養(yǎng)起精細(xì)化的理念，制度只能約束人們的行為，將生硬的制度變?yōu)槿藗兊臐撘颇?，才能更好的?shí)現(xiàn)這樣一種管理。在企業(yè)不斷的發(fā)展壯大中，應(yīng)當(dāng)把這種“精細(xì)化”的制度變成一種“精品文化”，只有以“精品”來(lái)要求自己，才能在工作中不斷的自我超越，提升精細(xì)化的含金量，更長(zhǎng)久的保持其活力，促使辦公室人員將精細(xì)化的管理制度轉(zhuǎn)化為精細(xì)化的工作習(xí)慣，才是“精細(xì)化”的本質(zhì)所在，只有這樣，“精細(xì)化”才能在企業(yè)辦公室的管理中發(fā)揮最大的效用。
結(jié)語(yǔ)
總之,精細(xì)化管理是精在事前,細(xì)在過(guò)程,意在結(jié)果的管理理念。企業(yè)辦公室工作人員要以精細(xì)管理的工作理念,積極上進(jìn)的工作態(tài)度,只要把精細(xì)化管理工作真正落到實(shí)處,企業(yè)辦公室工作就會(huì)做得更好。
關(guān)鍵詞：高校辦公室；會(huì)務(wù)工作；精細(xì)化管理
作者簡(jiǎn)介：張凱（1984-），男，山東蓬萊人，華北電力大學(xué)校長(zhǎng)辦公室秘書(shū)；于喜海（1971-），男，黑龍江綏濱人，華北電力大學(xué)校長(zhǎng)辦公室副主任。（北京 102206）
中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0079（2013）01-0214-02
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和高等教育改革的不斷深入，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，加之高校與社會(huì)聯(lián)系的逐漸密切，高校辦公室會(huì)務(wù)工作的任務(wù)日漸繁重，內(nèi)容日趨復(fù)雜，要求越來(lái)越高。會(huì)務(wù)工作繁冗瑣碎，細(xì)節(jié)繁多，稍不注意就會(huì)出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的錯(cuò)誤，造成不良影響。如果沒(méi)有完善的工作機(jī)制和行之有效的管理方法就很難適應(yīng)新形勢(shì)下的會(huì)務(wù)工作要求，將精細(xì)化管理引入工作中成為高校辦公室加強(qiáng)會(huì)務(wù)工作、提升管理水平的必然選擇。
一、會(huì)務(wù)工作引入精細(xì)化管理的必要性
在中外文化中，有關(guān)“精細(xì)化”的思想源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。老子在《道德經(jīng)》中提到“天下大事作于細(xì)”，韓非子的“千里之堤，潰于蟻穴”，四書(shū)中的《中庸》也提到“致廣大而盡精微”。[1]意大利的比薩斜塔每增加一厘米的傾斜都可能導(dǎo)致古塔的傾覆，1%的疏忽可能會(huì)導(dǎo)致100%的失敗。[2]著名的“海恩法則”指出：每一起嚴(yán)重事故的背后，必然有29次輕微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隱患。要消除一起嚴(yán)重事故，必須提前防控1000起事故隱患。這些言論都從不同方面詮釋了“精細(xì)化”的內(nèi)涵及重要性。
隨著現(xiàn)代社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)和專(zhuān)業(yè)化程度越來(lái)越高，一個(gè)要求精細(xì)化工作和管理的時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。精細(xì)化管理不僅是一套系統(tǒng)的管理方式，也是一種成熟的管理理念。新形勢(shì)下，將企業(yè)精細(xì)化管理理念引入高校辦公室會(huì)務(wù)工作之中，既是推進(jìn)會(huì)務(wù)工作從粗放型管理逐步向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變的必經(jīng)之路，也是全面提升辦公室工作服務(wù)效能，應(yīng)對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求的有益嘗試。
會(huì)務(wù)工作時(shí)間緊、任務(wù)重、頭緒多，引入精細(xì)化管理可以使會(huì)務(wù)服務(wù)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。只有通過(guò)明確的目標(biāo)任務(wù)、細(xì)化責(zé)任，才能確保全覆蓋、無(wú)縫隙、不缺位、不漏項(xiàng)。前期的精心謀劃、精打細(xì)算最大限度地降低了辦公運(yùn)行成本，避免了損失和浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。有利于理順工作機(jī)制，調(diào)動(dòng)各方面的積極性，任何一方在完成本職工作之后，都會(huì)將精力投入到更緊迫的工作中去，這不僅克服了傳統(tǒng)流水作業(yè)的弊端，極大地提高了工作效率，還有利于形成和諧的團(tuán)隊(duì)氛圍?？茖W(xué)的管理有利于高校辦公室的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，有利于培養(yǎng)工作人員良好的工作習(xí)慣，進(jìn)而展示辦公室良好的風(fēng)貌、辦公室人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
二、會(huì)務(wù)工作精細(xì)化管理的內(nèi)涵及特點(diǎn)
精細(xì)化管理來(lái)源于日本的精益生產(chǎn)管理理論。[3]二次世界大戰(zhàn)后，豐田公司創(chuàng)新思維方式，采用適應(yīng)“多品種、小批量”的特點(diǎn)，以徹底杜絕浪費(fèi)、提高生產(chǎn)效率為核心的精益生產(chǎn)方式，由一個(gè)名不見(jiàn)經(jīng)傳的小公司一躍成為汽車(chē)業(yè)明星。這種生產(chǎn)方式曾使豐田公司在全球經(jīng)濟(jì)普遍不景氣、汽車(chē)工業(yè)陷入嚴(yán)重的行業(yè)危機(jī)中獨(dú)樹(shù)一幟，創(chuàng)造了世界汽車(chē)史上的奇跡。其內(nèi)涵是用精益求精的態(tài)度和認(rèn)真細(xì)致的方法來(lái)控制生產(chǎn)中的每道工序和每個(gè)環(huán)節(jié)，從而以最小的投入創(chuàng)造出最大的價(jià)值。
作為一種管理理念和管理技術(shù)，精細(xì)化管理通過(guò)規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。[4]精細(xì)化管理最基本的特征就是重細(xì)節(jié)、重過(guò)程、重具體、重落實(shí)、重質(zhì)量、重效果，講究專(zhuān)注地做好每一件事，在每一個(gè)細(xì)節(jié)上精益求精。
高校辦公室會(huì)務(wù)工作精細(xì)化管理是“精心組織、細(xì)心辦會(huì)、真心服務(wù)”思想的具體體現(xiàn)。這就要求每一個(gè)人都要把本職工作做到位，對(duì)工作負(fù)責(zé)、對(duì)崗位負(fù)責(zé)，人人都管理、處處有管理、事事見(jiàn)管理。
高校辦公室會(huì)務(wù)精細(xì)化管理的內(nèi)涵應(yīng)包含三層含義：一是“精”，即會(huì)務(wù)工作要突出重點(diǎn)，明確主線。各項(xiàng)工作要根據(jù)實(shí)際確定每個(gè)時(shí)期的工作重點(diǎn)（如會(huì)前的籌劃、分解，會(huì)中的服務(wù)、接待，會(huì)后的督辦、總結(jié)），只有這樣才能把握住工作的方向。二是“細(xì)”，即覆蓋會(huì)務(wù)全過(guò)程的環(huán)節(jié)要全，同時(shí)應(yīng)具備一套完整而又詳盡的工作機(jī)制，才能做到事事有章可循。重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)把制度落實(shí)到位并內(nèi)化為自覺(jué)行動(dòng)，使辦會(huì)人員能夠真心地為每一位與會(huì)者服務(wù)。“細(xì)”的另一方面含義是要“小”。從小處著眼，從細(xì)節(jié)抓起，只有樹(shù)立“辦公室工作無(wú)小事，會(huì)務(wù)工作無(wú)小節(jié)”的工作敏銳性，才能從實(shí)處落實(shí)精細(xì)化管理。三是“省”，即精打細(xì)算，一方面是精簡(jiǎn)不必要的會(huì)議及環(huán)節(jié)，節(jié)省時(shí)間、提高效率，另一方面是提前調(diào)動(dòng)各方面的主觀能動(dòng)性，做好會(huì)議預(yù)算明細(xì)，做到隆重而不鋪張、簡(jiǎn)潔而不簡(jiǎn)單，爭(zhēng)取花小錢(qián)辦大事，并將其貫穿于整個(gè)會(huì)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。這樣，繁雜瑣碎的會(huì)務(wù)工作便如同豐田生產(chǎn)系統(tǒng)一樣在幾乎完美的環(huán)境中有序進(jìn)行，達(dá)到每一個(gè)步驟都精心、每一個(gè)環(huán)節(jié)都細(xì)心、每一項(xiàng)工作都是精品的近乎完美的內(nèi)化效果。
三、會(huì)務(wù)工作中實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的建議
作為綜合協(xié)調(diào)部門(mén)，高校辦公室是學(xué)校會(huì)議的組織者和承辦者。會(huì)務(wù)工作既是高校辦公室核心業(yè)務(wù)之一，也是展示辦公室工作水平的窗口。它直接影響著學(xué)校教育方針、政策、路線在全校貫徹落實(shí)的程度，也直接決定著高校辦公室在學(xué)校師生及外來(lái)嘉賓心中的形象。
1.達(dá)成一個(gè)共識(shí)：會(huì)務(wù)工作無(wú)小事
精細(xì)化管理不是針對(duì)某一環(huán)節(jié)，也不是某個(gè)人的事情，它要求全體辦會(huì)人員必須全員參與。同時(shí)要轉(zhuǎn)變思想觀念，會(huì)務(wù)工作要從粗放的經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)的精細(xì)化管理。
一方面，高校辦公室要通過(guò)辦講座、搞培訓(xùn)、大討論等形式，在日常工作中加強(qiáng)教職工的理論學(xué)習(xí)。只有這樣“精細(xì)化管理”的理念才能深入人心，由單純的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)閺V泛的管理理念。
另一方面，在辦會(huì)過(guò)程中，從上至下要把精細(xì)化管理的作風(fēng)貫穿到辦公室會(huì)務(wù)工作中的方方面面，按照精細(xì)化管理的要求細(xì)化目標(biāo)、量化任務(wù)、強(qiáng)化責(zé)任，確保各個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)縫對(duì)接、整體工作運(yùn)轉(zhuǎn)順暢，做到細(xì)微之處見(jiàn)精神、細(xì)微之處見(jiàn)水平。[5]“會(huì)務(wù)工作無(wú)小事，細(xì)節(jié)決定成敗”。會(huì)務(wù)工作，特別是大型會(huì)議活動(dòng)的組織工作更是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，如辦會(huì)伊始要提前謀劃，考慮到整體工作的方方面面及彼此間的關(guān)聯(lián)與影響；會(huì)議過(guò)程中不要輕易放過(guò)任何一個(gè)可能影響全局的細(xì)節(jié)，對(duì)到會(huì)人員、座次排位、會(huì)議材料等容易發(fā)生問(wèn)題的地方要細(xì)致入微、親力親為。因?yàn)闀?huì)議一旦開(kāi)始，哪怕是最細(xì)小的錯(cuò)誤都可能釀成無(wú)法彌補(bǔ)的后果，造成無(wú)法挽回的影響。因此對(duì)細(xì)節(jié)的重視必須提高到與戰(zhàn)略相同的高度。
2.強(qiáng)化兩種意識(shí)：精益求精和精打細(xì)算
精益求精即以打造精品會(huì)議為目標(biāo)。辦會(huì)作為高校辦公室的核心職能之一，是辦公室展示工作水平最直接的形式。俗話說(shuō)“求乎其上得乎其中，求乎其中得乎其下”，因此會(huì)務(wù)工作要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，不能僅僅滿足于跑跑腿、傳傳話的工作狀態(tài)，要樹(shù)立“無(wú)功就是過(guò)”的思想，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，不斷提高工作質(zhì)量、水平和效率，把小事做細(xì)，把每個(gè)會(huì)議都辦成精品工程。推進(jìn)會(huì)務(wù)工作的精細(xì)化管理，要求高校辦公室在立足實(shí)際及廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上制訂和形成切實(shí)有效的工作機(jī)制、制訂規(guī)范嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)、建立明確的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制。這就如同制造業(yè)中按照設(shè)計(jì)產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)的要求來(lái)制訂工作預(yù)案，按照設(shè)計(jì)流水生產(chǎn)線的要求來(lái)細(xì)化流程，按照管理規(guī)?；a(chǎn)的要求來(lái)進(jìn)行統(tǒng)籌，確保每一個(gè)參與的工作人員都了解所有的環(huán)節(jié)和程序，通過(guò)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化作業(yè)，把每一場(chǎng)會(huì)議和活動(dòng)都打造成精品，有效避免了因工作人員經(jīng)驗(yàn)和能力上的差異導(dǎo)致工作質(zhì)效出現(xiàn)差異的問(wèn)題。
精打細(xì)算即打造高效節(jié)約、求真務(wù)實(shí)的新型會(huì)議模式，不流于形式，真正達(dá)到會(huì)議召開(kāi)的目的。高質(zhì)量的會(huì)務(wù)工作不僅要盡可能地節(jié)約能耗和各類(lèi)物資，更需要精簡(jiǎn)會(huì)議場(chǎng)次、簡(jiǎn)化會(huì)議環(huán)節(jié)，騰出更多的時(shí)間，切實(shí)提高整個(gè)學(xué)校的工作效率。因此，會(huì)議應(yīng)本著“簡(jiǎn)潔”、“高效”的原則，力求時(shí)間短、人員精、場(chǎng)地夠用、物品實(shí)用、會(huì)議效果好。一是要充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)設(shè)備，對(duì)于一些地域跨度較大、召集時(shí)間比較緊迫、會(huì)議服務(wù)成本較高的會(huì)議可以通過(guò)電視電話會(huì)議和網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等形式，達(dá)到節(jié)省會(huì)議開(kāi)支、提高行政效率的效果；二是會(huì)議材料質(zhì)量要高，信息量要大，發(fā)言材料要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容限定字?jǐn)?shù)，通常以不超過(guò)5000字為宜；三是各個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間要控制好，如發(fā)言時(shí)間盡量不要超過(guò)20分鐘，提出問(wèn)題、闡明觀點(diǎn)、講出思想即可，過(guò)程性的內(nèi)容盡量少涉及；四是會(huì)議的開(kāi)支要精打細(xì)算，會(huì)議用品可以采購(gòu)或制作一些可以反復(fù)使用的物品，不能為了“擺闊氣”而違背原則；五是取消不必要的環(huán)節(jié)及安排，給會(huì)議承辦方和與會(huì)人員帶來(lái)經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)和心理負(fù)擔(dān)的能免則免。
3.抓好三個(gè)環(huán)節(jié)：會(huì)前精心謀劃，會(huì)中細(xì)致服務(wù)，會(huì)后督辦總結(jié)
在實(shí)際會(huì)務(wù)工作中有效推行精細(xì)化管理，要求高校辦公室在“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”上下工夫，細(xì)化目標(biāo)、量化任務(wù)、強(qiáng)化責(zé)任，實(shí)現(xiàn)辦會(huì)規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，力求精益求精、細(xì)致入微。在實(shí)施過(guò)程中，要具體抓好以下三個(gè)環(huán)節(jié)：
（1）會(huì)前準(zhǔn)備是整個(gè)會(huì)務(wù)工作的重點(diǎn)。準(zhǔn)備工作是否充分是會(huì)議能否取得成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
首先，會(huì)議方案要細(xì)。一套高質(zhì)量的會(huì)務(wù)方案絕不是閉門(mén)造車(chē)、憑空想象的，它是建立在提早考察、廣泛調(diào)研、主動(dòng)溝通、全面思考的基礎(chǔ)之上。會(huì)務(wù)方案要將分工細(xì)則、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、議程安排、準(zhǔn)備文件、會(huì)場(chǎng)布置、接待服務(wù)、會(huì)議編組、后勤保障等方方面面的問(wèn)題考慮和安排好。最后的成果體現(xiàn)在會(huì)議指南的編制上，讓與會(huì)人員一冊(cè)在手，釋疑解惑，同時(shí)策劃者還要做好準(zhǔn)備預(yù)案，做到有備無(wú)患。
其次，落實(shí)要精。方案確定后，應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模決定是否召集相關(guān)的部門(mén)或人員召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)和分工會(huì)，確保會(huì)議任務(wù)在第一時(shí)間下達(dá)給相關(guān)人員。會(huì)務(wù)分工要求組與組之間、人與人之間具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)性，各組的負(fù)責(zé)人要熟悉本組人員的辦事風(fēng)格和特點(diǎn)，做好成員之間的角色定位，確保不因某一個(gè)人的離開(kāi)而影響全局工作的進(jìn)行。
最后，檢查要全。會(huì)議檢查要求會(huì)務(wù)工作者親力親為，保證“嘴到、手到、眼到”，能自己做的事情絕不能找人代勞，交由別人做的工作也要及時(shí)地查漏補(bǔ)缺，不能存在僥幸或憑印象的心理。在實(shí)踐中，可以堅(jiān)持會(huì)前“三巡”的做法：一是對(duì)照會(huì)議安排巡查一下會(huì)場(chǎng)座次有無(wú)疏漏，有無(wú)錯(cuò)排、漏排的現(xiàn)象；二是巡查所分發(fā)的會(huì)議材料，特別是發(fā)給參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議材料是否足夠、順序有無(wú)差錯(cuò)、文件內(nèi)頁(yè)有無(wú)缺碼等；三是巡查會(huì)場(chǎng)的音響視頻設(shè)備是否正常運(yùn)行、影音資料是否分門(mén)別類(lèi)備好等。[6]
（2）會(huì)中服務(wù)決定著辦會(huì)的質(zhì)量。會(huì)中細(xì)致的服務(wù)是精細(xì)化管理在會(huì)務(wù)工作中最重要的體現(xiàn)。會(huì)議期間是辦會(huì)的最緊張階段。會(huì)議一旦開(kāi)始，任何錯(cuò)誤都會(huì)被無(wú)限地放大，因此，要確保會(huì)中各項(xiàng)工作萬(wàn)無(wú)一失。首先是會(huì)務(wù)接待，如簽到桌要安放在會(huì)場(chǎng)入口處醒目位置，同時(shí)在與會(huì)人員簽到時(shí)要安排會(huì)務(wù)人員進(jìn)行引導(dǎo)，使其在最短時(shí)間完成簽到。隨后會(huì)務(wù)人員要主動(dòng)引領(lǐng)與會(huì)人員找到自己的座位，使其有序就位。其次，要主動(dòng)細(xì)致地做好會(huì)場(chǎng)服務(wù)，主要包括會(huì)議記錄、影音多媒體調(diào)試等場(chǎng)內(nèi)服務(wù)，還有安排會(huì)間服務(wù)以及食宿、人員接送、醫(yī)療安保等場(chǎng)外服務(wù)。最后，尤其需要關(guān)注的是會(huì)議進(jìn)行中可能發(fā)生一些臨時(shí)變動(dòng)，如調(diào)整議題、增加與會(huì)人員以及其他特殊情況。會(huì)務(wù)人員要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示妥善處理，確保會(huì)議按照既定議題進(jìn)行。
（3）會(huì)后督辦是會(huì)議成果的保證，會(huì)議的總結(jié)和建檔是會(huì)務(wù)工作創(chuàng)新的源頭。一次完整的會(huì)務(wù)工作并不是隨著會(huì)議的結(jié)束而結(jié)束，辦公室作為全校工作的督辦機(jī)構(gòu)，會(huì)后的跟進(jìn)和督辦是會(huì)議的繼續(xù)和延伸。它不僅可以督促基層抓落實(shí)，還可以及時(shí)搜集、了解動(dòng)態(tài)信息，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步?jīng)Q策提供參考，保證會(huì)議達(dá)到預(yù)期目的，取得實(shí)際的效果。而創(chuàng)新的源頭在于繼承，在于對(duì)以往經(jīng)驗(yàn)的不斷總結(jié)和升華，會(huì)后的總結(jié)和交流也顯得尤為重要。因此，在條件允許的情況下，辦公室應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的第一時(shí)間召開(kāi)一次會(huì)務(wù)工作總結(jié)交流會(huì)。大家將本次會(huì)議的亮點(diǎn)、不足、遇到的難題以及辦會(huì)心得進(jìn)行簡(jiǎn)單梳理，從而促進(jìn)整體工作的創(chuàng)新；另外，大家應(yīng)在交流中理順工作關(guān)系、互通有無(wú)，既統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)也提高了整體的工作水平，強(qiáng)化了團(tuán)隊(duì)意識(shí)，從而更加有利于精細(xì)化管理在辦公室其他領(lǐng)域工作中的全面開(kāi)展。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：德育工作 精細(xì)化管理 中學(xué)教育
中圖分類(lèi)號(hào)：G631 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2017）14-0162-01
德育教育和精細(xì)化管理是學(xué)校和班級(jí)管理不可或缺的一個(gè)重要組成部分，作為班主任，力圖從下面幾個(gè)方面取得一定的創(chuàng)新性和突破性進(jìn)展，以期探究出一些德育教育和班級(jí)管理工作的新思路，不斷豐富德育教育和班級(jí)管理的內(nèi)容，使得學(xué)校“校本德育工作體系”能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用，最終指導(dǎo)具體的教育教學(xué)實(shí)踐，從而促進(jìn)班級(jí)管理工作高效開(kāi)展，達(dá)到提高學(xué)校德育工作實(shí)效性的目的。
一、創(chuàng)辦班刊搭建平臺(tái)、凝聚力量
班刊作為校園（班級(jí)）“硬文化”和“軟文化”的一個(gè)重要組成部分，采用16k、64頁(yè)印刷設(shè)計(jì)，是凝聚全班同學(xué)智慧和力量的中心園地與精神舞臺(tái)，是學(xué)校、班級(jí)、教師、學(xué)生、家長(zhǎng)相互聯(lián)系交流的平臺(tái)，也是班級(jí)重要的宣傳和交流窗口。班刊具體設(shè)置有卷首寄語(yǔ)、人生導(dǎo)航、一中驕子、青青雨露、校園人物、高考之聲、烏龍校園、醉美一中、德育天地、班級(jí)建設(shè)、歲月珍藏、學(xué)子風(fēng)采等欄目。
二、六封家書(shū)傳承感恩情懷
對(duì)于大多數(shù)中學(xué)生來(lái)說(shuō)，感恩意識(shí)絕不是簡(jiǎn)單回報(bào)父母的養(yǎng)育之恩，它更是一種責(zé)任意識(shí)、自立意識(shí)、自尊意識(shí)和健全人格的體現(xiàn)。班主任需要在“家庭、社會(huì)、學(xué)校、班級(jí)”四位一體的教育背景下將感恩教育深入人心。具體做法是以主題班會(huì)結(jié)合學(xué)生給家長(zhǎng)寫(xiě)一封家書(shū)的方式開(kāi)展，此項(xiàng)活動(dòng)每學(xué)期至少開(kāi)展一次，持續(xù)開(kāi)展六次，將感恩教育貫穿于整個(gè)高中三年的學(xué)習(xí)生活中。同學(xué)們擁有了感恩之心，就會(huì)更加熱愛(ài)班級(jí)、學(xué)校、家鄉(xiāng)、祖國(guó)、世界，就會(huì)對(duì)他人充滿了愛(ài)心，可以促使同學(xué)們?cè)谌甑膶W(xué)習(xí)生活中不斷完善自身，奮發(fā)圖強(qiáng)，不斷超越。
三、一首“班歌”助推夢(mèng)想成長(zhǎng)
班歌是一個(gè)班級(jí)對(duì)內(nèi)的號(hào)召和激勵(lì)，對(duì)外的形象展示和宣言，是班級(jí)精神風(fēng)貌的重要標(biāo)志，是引領(lǐng)班級(jí)發(fā)展方向的精神宣言。它反映的既有教師的理想、要求、愿望，又有同學(xué)們的感受、追求和成長(zhǎng)心聲；它在激勵(lì)學(xué)生成長(zhǎng)、凝聚班級(jí)精神、推動(dòng)班級(jí)管理和班級(jí)德育文化建設(shè)等方面發(fā)揮著重要作用。班歌猶如班級(jí)的精神圖騰，與班規(guī)、班訓(xùn)等相得益彰。在班歌的創(chuàng)作過(guò)程中，對(duì)班歌的理解和創(chuàng)新如下：
（1）班歌同時(shí)擁有屬于明責(zé)、抒情、勵(lì)志和奮進(jìn)的散文詩(shī)歌性質(zhì)?？梢约w演唱和集體朗誦，也可以單獨(dú)演唱和單獨(dú)朗誦，班歌不僅可以發(fā)揮其在學(xué)校、班級(jí)大型校園文化活動(dòng)中的靈活性和創(chuàng)新性作用，還可以調(diào)動(dòng)全班同學(xué)的參與熱情，又可以發(fā)揮班歌的魅力，體現(xiàn)出本班對(duì)外宣傳和對(duì)內(nèi)凝聚人心的雙重效果。
（2）要求同W們?nèi)巳藭?huì)唱，在成功和榮譽(yù)面前會(huì)唱，在失敗和生活學(xué)習(xí)壓力下也會(huì)唱……與其說(shuō)班歌是班級(jí)管理和班級(jí)德育文化建設(shè)的內(nèi)涵式力量，還不如說(shuō)班歌是助推夢(mèng)想成長(zhǎng)，貫穿同學(xué)們?nèi)陮W(xué)習(xí)和成長(zhǎng)的精神支柱。
四、人人有事做，事事有人管，時(shí)時(shí)有事做，事事有時(shí)做
“人人都是班干部”的核心是以學(xué)生為本，科學(xué)地管理班級(jí)，大膽放手學(xué)生們“自治”。這種班級(jí)管理制度可以增強(qiáng)自信心，培養(yǎng)學(xué)生的責(zé)任意識(shí)和自尊心。這樣便于讓他們?cè)诎喔刹繊徫坏膮⑴c過(guò)程中找到自己的位置，調(diào)動(dòng)其積極性，讓班級(jí)的每一項(xiàng)工作都能在學(xué)生的努力下順利完成。
（1）設(shè)置相應(yīng)的語(yǔ)文組、數(shù)學(xué)組等學(xué)科組別。每個(gè)組設(shè)置組長(zhǎng)一名，副組長(zhǎng)兩到三名，根據(jù)階段性綜合表現(xiàn)將本學(xué)科表現(xiàn)突出和存在學(xué)習(xí)困難的同學(xué)自動(dòng)加入相應(yīng)的學(xué)科組，建立相應(yīng)的學(xué)科幫扶團(tuán)隊(duì)，以此鼓勵(lì)同學(xué)們無(wú)偏科，全面發(fā)展，同步發(fā)展，樹(shù)立團(tuán)隊(duì)合作的重要性。
（2）除了設(shè)置常規(guī)的班長(zhǎng)、學(xué)習(xí)委員等班干部的職責(zé)、競(jìng)選要求和管理模式外，還需要從以下兩個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新：設(shè)置值周班長(zhǎng)制；嘗試班干部每人一天負(fù)責(zé)制。
這樣一來(lái)，每位同學(xué)一學(xué)期都能當(dāng)上三至四周的班干部，使每位同學(xué)的聰明才智和能力都得以體現(xiàn)，同時(shí)也讓每位同學(xué)體會(huì)到了當(dāng)班干部的艱辛、困難，更重要的是讓每位同學(xué)都為班級(jí)管理和班級(jí)德育文化建設(shè)出力獻(xiàn)策，培養(yǎng)和深化了同學(xué)們的班級(jí)榮譽(yù)感和團(tuán)隊(duì)合作精神。
五、結(jié)語(yǔ)
學(xué)校德育和班級(jí)管理是一項(xiàng)艱巨、復(fù)雜的教育工作，當(dāng)前中學(xué)德育和班級(jí)管理機(jī)制還不夠健全，我們要努力踐行“以情育德，以德樹(shù)人”的思想，不斷探索并解決中學(xué)的德育和班級(jí)管理問(wèn)題，進(jìn)一步加強(qiáng)德育建設(shè)和班級(jí)精細(xì)化管理，增強(qiáng)廣大師生凝聚力，使學(xué)校德育和班級(jí)管理工作再上新臺(tái)階。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；精細(xì)化管理；思路與對(duì)策
作為一種企業(yè)管理的理念和模式，辦公室精細(xì)化管理是社會(huì)進(jìn)步下的產(chǎn)物，其不僅可以規(guī)范辦公室工作章程，履行辦公室工作義務(wù)，協(xié)調(diào)辦公室人員矛盾，更是對(duì)企業(yè)規(guī)范管理的一種可行性管理模式。其可以最大限度地減少企業(yè)占地資源、降低企業(yè)管理成本、優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、深化企業(yè)基本思想、完善企業(yè)整體結(jié)構(gòu)、弘揚(yáng)企業(yè)內(nèi)部文化，并把企業(yè)管理制度向著科學(xué)化、精細(xì)化方向發(fā)展，把企業(yè)文化深入人心，促進(jìn)辦公室工作人員能力的提高。
1實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的背景
1．1沒(méi)有重視精細(xì)化管理的重要作用
企業(yè)的管理者是一個(gè)企業(yè)生存的根本。管理者能力的高低決定了企業(yè)發(fā)展的好壞。企業(yè)精細(xì)化管理可以幫助管理者管理企業(yè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的科學(xué)化管理。管理者必須具備一定的管理意識(shí)，管理者本身的管理意識(shí)能力強(qiáng)，才能實(shí)施企業(yè)的精細(xì)化管理。然而，當(dāng)前我國(guó)的企業(yè)管理者大多缺乏精細(xì)化管理意識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，不能對(duì)企業(yè)內(nèi)部存在的問(wèn)題及時(shí)作出合理的解決和調(diào)整，導(dǎo)致企業(yè)管理混亂，企業(yè)的管理水平降低。
1．2傳統(tǒng)管理思想導(dǎo)致項(xiàng)目管理滯后
企業(yè)需要不斷的創(chuàng)新，注入新思想、新觀念，不斷更新管理方法，才能跟上時(shí)代的腳步，滿足企業(yè)發(fā)展的需要。而現(xiàn)在的企業(yè)管理者大多因循守舊，墨守成規(guī)，企業(yè)內(nèi)部管理內(nèi)容更新慢，滿足不了現(xiàn)有企業(yè)發(fā)展的需求。管理者的思想嚴(yán)重滯后，新開(kāi)發(fā)項(xiàng)目不能及時(shí)得到細(xì)化和分工，考慮問(wèn)題也不夠全面，常常以偏概全，嚴(yán)重影響企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。所以管理者必須要不斷地更新管理思想，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理模式，把辦公室行政管理工作精細(xì)化，明確管理目標(biāo)，才能把企業(yè)的行政管理也業(yè)務(wù)工作相結(jié)合，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。
1．3管理制度難以滿足現(xiàn)代管理發(fā)展
每個(gè)公司都有相關(guān)的管理制度。管理制度是企業(yè)給員工制定的標(biāo)準(zhǔn)，制約企業(yè)員工的行為，規(guī)范企業(yè)員工的準(zhǔn)則。在我國(guó)，很多企業(yè)在管理制度上還不完善。導(dǎo)致很多情況下工作人員的重負(fù)作業(yè)，人員管理制度不健全，獎(jiǎng)懲制度也只是擺設(shè)，并沒(méi)有真正意義上的管理制度，只是空設(shè)。時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)在發(fā)展，企業(yè)管理制度也需要不斷地更新，才能滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的物質(zhì)文化和精神文化和企業(yè)文化需求。因此，制定管理制度要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新，落到實(shí)處，不能紙上談兵。這樣才能使企業(yè)更加有條不紊、井然有序地朝著新方向前進(jìn)。
2實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路分析
2．1實(shí)現(xiàn)辦公室管理科目的細(xì)化
傳統(tǒng)的管理模式采用的是“人治”的管理思想，管理者一人獨(dú)大，統(tǒng)治整個(gè)企業(yè)。這種管理模式存在著很多弊端。管理者的盲目自大，做出的錯(cuò)會(huì)指令會(huì)導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目發(fā)生變化，從而使企業(yè)面臨窘迫的境地。通過(guò)細(xì)化和量化分工，多人參與企業(yè)管理，集思廣益，使企業(yè)的每個(gè)環(huán)節(jié)都有專(zhuān)人把關(guān)，不但可以節(jié)約時(shí)間，節(jié)省開(kāi)支，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的最優(yōu)化。
2．2融入流程化和規(guī)范化的理念
要想把辦公室行政管理工作精細(xì)化，可以通過(guò)工作的流程化和標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)實(shí)現(xiàn)。每個(gè)企業(yè)也都有自己的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則，只有遵守企業(yè)的規(guī)章制度，按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)要求員工，賞罰分明，讓員工在思想和行動(dòng)上都嚴(yán)格遵守企業(yè)的規(guī)章制度，企業(yè)才能穩(wěn)固發(fā)展。把工作落實(shí)化、流程化，按部就班，企業(yè)將會(huì)按照設(shè)定的目標(biāo)有序開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。
2．3重點(diǎn)優(yōu)化協(xié)同與經(jīng)濟(jì)化意識(shí)
辦公室的工作內(nèi)容復(fù)雜多樣，包含方方面面，每一個(gè)部門(mén)都有自己的工作職能，協(xié)調(diào)好每一項(xiàng)工作，保障辦公室工作正常有序進(jìn)行。辦公室的行政管理工作，需要大家的共同努力，企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)也需要大家齊心協(xié)力。互相溝通，合作交流才能有效地完成一項(xiàng)工作。所以，簽訂合同也是企業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。合同的簽訂既保護(hù)了員工的合法權(quán)益，同時(shí)也給管理者提供保障。達(dá)到雙贏的目的。辦公室精細(xì)化的實(shí)施，很大程度上優(yōu)化了辦公室人員結(jié)構(gòu)，提高員工的經(jīng)濟(jì)化意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)行政管理工作的有效進(jìn)行。辦公室行政管理工作離不開(kāi)人與人之間的交流，良好的溝通方式可以使一個(gè)企業(yè)凝聚力和向心力不斷提升，改善人際關(guān)系，整體上提高企業(yè)行政管理機(jī)制，推動(dòng)企業(yè)向科學(xué)化、精細(xì)化、完善化發(fā)展。
2．4強(qiáng)化信息技術(shù)手段應(yīng)用水平
隨著當(dāng)今社會(huì)的進(jìn)步，信息技術(shù)在現(xiàn)代化的企業(yè)管理中也占據(jù)著非常重要的地位。這也就要求管理者具備一定的信息技術(shù)水平，利用先進(jìn)的信息技術(shù)管理企業(yè)，使企業(yè)管理越來(lái)越先進(jìn)，工作的流程越來(lái)越標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化，工作分工越來(lái)越明確化、信息化，不斷的推進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步，朝著越來(lái)越精細(xì)化、科學(xué)化的方向發(fā)展。信息技術(shù)作為現(xiàn)代化的科技手段，已經(jīng)廣泛的使用于我們的工作和生活之中，只有完善的信息技術(shù)才能支撐企業(yè)文化的發(fā)展。
3促進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策建議
3．1結(jié)合辦公室文化提升管理精細(xì)化主動(dòng)性
企業(yè)的辦公室文化在企業(yè)文化中占據(jù)著重要地位。如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)的辦公室精細(xì)化，首先要從員工著手，提高員工的思想意識(shí)。工作不是一蹴而就，要遵循一定的原則，有始有終，循序漸進(jìn)，日積月累，員工的思想意識(shí)久而久之就會(huì)形成了精細(xì)化的管理意識(shí)。企業(yè)可以制定科學(xué)化的管理計(jì)劃，制定年計(jì)劃、月計(jì)劃，甚至把工作細(xì)化到周、日，逐一開(kāi)展工作，讓員工在日復(fù)一日的工作中明白精細(xì)化管理工作的精髓，不斷的改進(jìn)和完善精細(xì)化管理，形成鮮明的企業(yè)文化，通過(guò)管理意識(shí)的提升，最后達(dá)到執(zhí)行力的提升。
3．2融入標(biāo)準(zhǔn)化與制度化增強(qiáng)精細(xì)化規(guī)范性
企業(yè)管理離不開(kāi)管理者，管理者之間的思想意識(shí)要保持高度的一致才能保證企業(yè)工作的有序開(kāi)展，這必然需要辦公室行政管理制度的精細(xì)化。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，只有制定健全的企業(yè)管理制度，才能規(guī)范和約束企業(yè)員工，形成企業(yè)管理制度體系，改善企業(yè)管理中的破舊觀念，形成管理制度精細(xì)化。如何實(shí)現(xiàn)管理制度的精細(xì)化，就需要企業(yè)管理規(guī)章制度的規(guī)范，指引管理者健全企業(yè)規(guī)章制度，協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的關(guān)系，避免出現(xiàn)漏管、空管的現(xiàn)象。管理者要時(shí)刻保持高度的清醒，總領(lǐng)全局，有全局意識(shí)，宏觀調(diào)控辦公室行政管理。很多企業(yè)的行政管理工作人員在思想和意識(shí)上都沒(méi)有達(dá)到一定的高度，缺乏理論知識(shí)，沒(méi)有嚴(yán)格的管理制度，制定的目標(biāo)空洞、不明確，沒(méi)有嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，制定的目標(biāo)往往都是空設(shè)，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的意義。所以，企業(yè)管理人員要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)的精細(xì)化管理，還需要制定行之有效、符合實(shí)際的管理制度，明確目標(biāo)，減少失誤，最終才能真正實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，提高工作效率，完善管理制度。
3．3從根本上提高員工專(zhuān)業(yè)能力與職業(yè)素質(zhì)
企業(yè)管理離不開(kāi)管理者，更離不開(kāi)員工。管理者制定科學(xué)合理的管理制度，需要員工的配合和遵守。通過(guò)把辦公室行政管理精細(xì)化，不僅能提升管理者的管理水平，同時(shí)也能幫助員工把工作細(xì)化、易化，落實(shí)到每一個(gè)人的頭上，便于管理者采用科學(xué)的方法考核員工。避免員工重復(fù)作業(yè)。同時(shí)，適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲制度也可以調(diào)動(dòng)員工的積極性，激勵(lì)上進(jìn)的員工，鼓勵(lì)良性競(jìng)爭(zhēng)，讓員工全身心地投入工作當(dāng)中去。通過(guò)這些手段實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化，提高行政管理水平。信息技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)中的使用率特別高。運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)可以提高行政管理水平，提高工作效率。作為企業(yè)的行政管理人員，要在工作中不斷地學(xué)習(xí)，分析和思考工作中的細(xì)節(jié)，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，查缺補(bǔ)漏，不斷提升自己的職業(yè)素養(yǎng)，在企業(yè)中做出表率，用自己的實(shí)際行動(dòng)做出榜樣，激勵(lì)身邊的員工，提高自身工作水平，帶動(dòng)企業(yè)穩(wěn)步向前發(fā)展。
3．4精細(xì)化進(jìn)行定崗定責(zé)實(shí)現(xiàn)崗位的精細(xì)化
依據(jù)辦公室行政管理精細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)要求，制定健全的工作責(zé)任體系，制定崗位責(zé)任劃分標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)合理的安排工作崗位，明確每一個(gè)工作崗位的職責(zé)和功能，確定工作目標(biāo)，按時(shí)按點(diǎn)，分工明確，團(tuán)結(jié)協(xié)作，和平發(fā)展。使整個(gè)辦公室管理制度越來(lái)越人性化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。規(guī)范工作崗位職能，健全辦公室管理機(jī)制。統(tǒng)籌規(guī)劃，責(zé)任分工，精細(xì)化的崗位分工，規(guī)范化的工作崗位。辦公室行政管理的精細(xì)化、科學(xué)化，需要信息技術(shù)的支持。信息化時(shí)代下的企業(yè)管理制度變得透明化、崗位精細(xì)化、目標(biāo)科學(xué)化、管理人性化。企業(yè)管理在這些技術(shù)支持下會(huì)變得越來(lái)越成熟，越來(lái)越完善。
辦公室的業(yè)務(wù)管理與行政管理往往是相輔相成的，以單一辦公室成員為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，如果缺乏相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)紀(jì)律，則可能造成辦公室責(zé)任意識(shí)下降，人員工作態(tài)度不端正等問(wèn)題。將行政管理工作精細(xì)化，能夠有效減少日常工作中的不合理現(xiàn)象，避免一些管理隱患，使辦公室管理更加有序同時(shí)也更為靈活。辦公室工作達(dá)到了更高標(biāo)準(zhǔn)，則提升了單位形象，確保了單位整體效能。
二、現(xiàn)階段辦公室行政精細(xì)化管理尚存的問(wèn)題
1.管理制度問(wèn)題
制度是辦公室行政管理的依據(jù)和綱要，他提現(xiàn)了單位對(duì)辦公室的基本要求，同時(shí)強(qiáng)調(diào)了辦公室的基本任務(wù)和職責(zé)所在，制度越合理則越能夠引導(dǎo)辦公室工作有序化開(kāi)展。但是目前辦公室制度普遍出現(xiàn)一系列問(wèn)題，致使自身職能行使上受到很大的限制：①制度過(guò)于籠統(tǒng)，多數(shù)存在普遍性條款，而對(duì)于不同辦公室特殊性應(yīng)當(dāng)擁有的相關(guān)特別規(guī)定較為欠缺，導(dǎo)致不同辦公室工作相似，管理相似，但辦事效果不理想；②過(guò)于追求“同心同德”，辦公室人員整體辦事，卻分工不明，造成責(zé)任落實(shí)難，辦事積極性不高；③獎(jiǎng)懲制度難以落實(shí)，雖然部分推行績(jī)效制度，但是由于模糊管理的原因，造成辦公室行政管理出現(xiàn)混亂。因此，必須細(xì)化行政管理工作，促使條理清晰、責(zé)任明確、分工有序。
2.管理項(xiàng)目問(wèn)題
一方面，辦公室行政管理更多的是偏向于形式上的“紀(jì)律、作風(fēng)”問(wèn)題的管理，雖然有所效果，一旦推究細(xì)化項(xiàng)目上顯得較為蒼白，無(wú)法做到面面俱到，辦公室行政管理應(yīng)當(dāng)向科學(xué)化發(fā)展，思考行政管理與業(yè)務(wù)管理之間的關(guān)系，如何實(shí)現(xiàn)兩兩促進(jìn)，管理項(xiàng)目的劃分將會(huì)是精細(xì)化發(fā)展的先行步驟，例如：紀(jì)律問(wèn)題、作風(fēng)問(wèn)題、考勤、監(jiān)督等均需要重新劃分，并明確相應(yīng)的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，在以往的辦公室行政管理方面，常出現(xiàn)一些“力有未逮”的情況，即使付出相當(dāng)?shù)墓芾砹Χ?，但是仍舊收效甚微，這實(shí)際上是由于既有的管理項(xiàng)目難以涵蓋所有的辦公室工作，出現(xiàn)管理盲點(diǎn)，精細(xì)化管理正是要找出這些盲點(diǎn)，同時(shí)建立新的管理項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)的量化管理。3.管理意識(shí)問(wèn)題精細(xì)化意識(shí)是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的先決條件，例如作為單位和辦公室領(lǐng)導(dǎo)，在參考設(shè)置辦公室規(guī)章制度的同時(shí)，會(huì)根據(jù)自身的意識(shí)形態(tài)進(jìn)行局部更改，包括管理項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)等，如果具備精細(xì)化意識(shí)，在考慮問(wèn)題時(shí)便會(huì)更加客觀細(xì)致，從而制定出更加科學(xué)的指標(biāo)。但在現(xiàn)實(shí)工作中，往往會(huì)出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者精細(xì)化和經(jīng)濟(jì)化意識(shí)不足，造成形而上學(xué)的管理弊病，空有精細(xì)化的口號(hào)，卻不知如何著手。
三、如何實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理
1.重視意識(shí)的養(yǎng)成與運(yùn)用
領(lǐng)導(dǎo)方面：需要多調(diào)研基層辦公室的實(shí)際情況，根據(jù)其工作職能的特點(diǎn)，結(jié)合單位的整體屬性設(shè)計(jì)出隸屬于辦公室的專(zhuān)門(mén)管理辦法。同時(shí)，始終做到以“細(xì)化”為標(biāo)準(zhǔn)，精確分解各種管理工作，并思考不同工作之間的聯(lián)系，設(shè)計(jì)出一套能夠有益于管理同時(shí)又能保障和提高業(yè)務(wù)水平的科學(xué)化制度。工作人員方面：必須認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)具有先覺(jué)意識(shí)，主動(dòng)采用精細(xì)化的辦法，對(duì)自身所需完成的任務(wù)進(jìn)行分工，從思想根源上接受和推崇精細(xì)化管理。要做到這兩個(gè)方面，就必須注重單位的日常教育和宣傳工作，最大程度上對(duì)所有人員的內(nèi)在精神思想進(jìn)行良性刺激。
2.重視制度精細(xì)化的構(gòu)建
易制度為準(zhǔn)繩能夠?qū)⑥k公室的日常工作進(jìn)行細(xì)致的劃分，減少中間可能出現(xiàn)的一系列問(wèn)題，提高工作效率。辦公室雖然小，但是仍舊應(yīng)當(dāng)“五臟俱全”，制度的制定必須包含：考勤、檔案管理、出勤、值班、監(jiān)督、宣傳、信息、財(cái)務(wù)、調(diào)研、評(píng)估等各個(gè)方面的工作內(nèi)容，同時(shí)除了要硬性規(guī)定相關(guān)紀(jì)律之外，還應(yīng)當(dāng)匹配相應(yīng)的工作流程、工作責(zé)任、工作方向和工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依、有責(zé)可循。各辦公室之間應(yīng)當(dāng)相互配合，互為監(jiān)督，建立除上下屬之間的管理之外，還應(yīng)當(dāng)開(kāi)通同級(jí)之間的相互監(jiān)督與批評(píng)渠道，構(gòu)建互動(dòng)的行政監(jiān)督管理機(jī)制。
3.重視管理項(xiàng)目的綜合性
①著重細(xì)化日常工作記錄。包括人員出勤、請(qǐng)假、工作量、工作時(shí)限等具體事宜，事無(wú)巨細(xì)做好每個(gè)細(xì)節(jié)的登記，便于日后檢查。除了建立以辦公室團(tuán)隊(duì)為單位的專(zhuān)屬記錄，還應(yīng)當(dāng)有以單個(gè)工作人員為主體的記錄，著重登記個(gè)人在工作過(guò)程中的表現(xiàn)。②完善績(jī)效考核制度，以績(jī)效考核帶動(dòng)辦公室管理。將績(jī)效考核的項(xiàng)目與辦公室工作細(xì)節(jié)進(jìn)行掛鉤，主張對(duì)辦公人員的工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作能力、工作效果等進(jìn)行考評(píng)，績(jī)效考核與硬性行政管理、業(yè)務(wù)管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)張弛有度的管理過(guò)程。
四、總結(jié)
一、小企業(yè)辦公事務(wù)存在的問(wèn)題與不足
小企業(yè)在管理事務(wù)、搞好服務(wù)及辦文、辦會(huì)、辦事的質(zhì)量和水平等方面都顯得尤為重要，但用高標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量辦公室的工作，普遍還存在一些問(wèn)題和不足：
一是疏于管理、責(zé)任淡化。工作流程不夠精細(xì)，工作效率不高的問(wèn)題。少數(shù)人的責(zé)任心不夠強(qiáng)，辦文、辦會(huì)、辦事還不夠干練、不夠圓滿，有時(shí)出一些低級(jí)差錯(cuò)，影響工作質(zhì)量和企業(yè)形象。
二是疏于服務(wù)、忙于應(yīng)付。主要是工作的主動(dòng)性、創(chuàng)造性差，成天忙于應(yīng)付性的工作，“沉”得不夠。
三是疏于學(xué)習(xí)、安于現(xiàn)狀。一些辦公室人員認(rèn)為自己的素質(zhì)還過(guò)得去，不愿意花時(shí)間、動(dòng)腦筋搞學(xué)習(xí)，對(duì)本職工作得過(guò)且過(guò)。在這種情況下，如果不進(jìn)行科學(xué)化精細(xì)化管理，勢(shì)必出現(xiàn)工作分不清輕重緩急，丟三落四，效率低下，疲于應(yīng)付的情況。只有全面推進(jìn)科學(xué)化、精細(xì)化管理，才能有效解決目前辦公室工作中存在的問(wèn)題，不斷提高辦公室工作的整體效能。
二、小企業(yè)辦公精細(xì)化的研究?jī)?nèi)容
針對(duì)現(xiàn)狀，研究小企業(yè)辦公室精細(xì)化管理方案，研究的主要內(nèi)容是：一是對(duì)小企業(yè)辦公室內(nèi)部業(yè)務(wù)精細(xì)化及管理方案進(jìn)行定位，分析銷(xiāo)售市場(chǎng)對(duì)辦公室內(nèi)部要求，作為較為精確地判斷，做到效益相對(duì)最大化，達(dá)到了合同書(shū)的指標(biāo)要求;二是對(duì)小企業(yè)辦公室現(xiàn)狀進(jìn)行分析并提出建議;三是對(duì)小企業(yè)辦公室辦公設(shè)備、軟件使用及管理提供支持。
三、小企業(yè)精細(xì)化的具體措施
（一）管理性費(fèi)用控制
1.會(huì)議費(fèi)、差旅費(fèi)、招待費(fèi)和辦公費(fèi)等主要管理性費(fèi)用嚴(yán)格執(zhí)行事前審批制度，總額控制在預(yù)算內(nèi)。辦公費(fèi)、會(huì)議費(fèi)由辦公室統(tǒng)一歸口管理，工作人員可申報(bào)需求，由辦公室統(tǒng)籌安排，并由辦公室負(fù)責(zé)做好辦公用品的收發(fā)、領(lǐng)用臺(tái)帳。
2.各類(lèi)會(huì)議由辦公室統(tǒng)一安排，會(huì)議前必須填寫(xiě)呈批件，并做好《費(fèi)用預(yù)算明細(xì)表》，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。合理安排參會(huì)人員、會(huì)議天數(shù)，會(huì)議場(chǎng)地，盡量使用公司內(nèi)部會(huì)議室，節(jié)約費(fèi)用支出。
3.差旅費(fèi)控制嚴(yán)格按公司相關(guān)制度執(zhí)行，出差前在報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)遞交出差申請(qǐng)，明確單次出差人數(shù)、交通工具、住宿標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，超標(biāo)部分不予核銷(xiāo)。提高出差期間的工作效率，減少因同一事件在外停留的時(shí)間，降低出差成本。
4.業(yè)務(wù)招待開(kāi)支做好事前審批，分解全年招待費(fèi)預(yù)算。接待人員在接待前必須填寫(xiě)《接待申請(qǐng)表》，由辦公室確定接待地點(diǎn)和接待標(biāo)準(zhǔn)，禁止隨意接待和超范圍接待，杜絕豪華接待。
5.常辦公費(fèi)用控制措施，主要通過(guò)進(jìn)一步詢(xún)價(jià)、競(jìng)價(jià)，選擇物美價(jià)廉的辦公用品供應(yīng)商;建立低值易耗品使用臺(tái)帳等，避免其他部門(mén)重復(fù)申請(qǐng);規(guī)范印刷費(fèi)管理，嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)規(guī)定，超過(guò)500元以上的要請(qǐng)示，要秉承簡(jiǎn)樸作風(fēng)，印刷質(zhì)量以滿足工作需求為準(zhǔn);建立車(chē)輛維修費(fèi)、保養(yǎng)費(fèi)、油耗臺(tái)帳。
（二）生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)費(fèi)用控制
1.公司人力資源成本控制
（1）健全公司用工管理辦法，銷(xiāo)量定編，控制員工總數(shù)。
（2）完善薪酬管理辦法，調(diào)動(dòng)員工工作的積極性，提高勞動(dòng)效率和勞動(dòng)質(zhì)量，節(jié)約用工，合理降低人工成本總額。
（3）做好員工后續(xù)培訓(xùn)教育，合并培訓(xùn)班次，優(yōu)化培訓(xùn)課程，既能提高員工技能又能較好的控制培訓(xùn)費(fèi)用支出。
（4）規(guī)范各項(xiàng)人工費(fèi)用的列支渠道，總體上把握費(fèi)用進(jìn)度。
2.修理車(chē)間的修理費(fèi)控制
（1）大型修理費(fèi)控制。對(duì)小維修實(shí)行定額管理，嚴(yán)格控制，對(duì)超額部分不予核銷(xiāo)。
（2）辦公設(shè)備責(zé)任到部門(mén)，要自行管理維護(hù)好本責(zé)任區(qū)的辦公設(shè)備、電話設(shè)施等，非正常損壞自行維修責(zé)任，以降低維修頻率。
（3）辦公車(chē)輛維修由辦公室統(tǒng)一安排，控制維修費(fèi)用總額。
3.房屋租賃費(fèi)及水電費(fèi)控制
房屋租賃費(fèi)控制：嚴(yán)格公司相關(guān)規(guī)定，租賃機(jī)辦公場(chǎng)所時(shí)要爭(zhēng)取最低價(jià)格。
水電費(fèi)控制：從點(diǎn)滴做起，從每個(gè)人做起，節(jié)約每一度電，節(jié)約每一滴水。要盡量采用自然光，少開(kāi)照明燈，盡可能地減少用電量，人走燈熄，電腦、打印機(jī)等設(shè)備設(shè)備省電模式或關(guān)閉狀態(tài)。
加強(qiáng)日常用水、用電的監(jiān)督抽查，對(duì)于浪費(fèi)現(xiàn)象進(jìn)行批評(píng)教育甚至進(jìn)行處罰，促進(jìn)管理。
（三）電話及通訊費(fèi)控制
（1）固定電話申請(qǐng)加入套餐服務(wù)，減少每月的電話費(fèi)支出。
（2）加大網(wǎng)上辦公的力度，以電子商務(wù)辦公為主。
（四）行政收費(fèi)及地方稅費(fèi)控制
（1）加強(qiáng)與各地方政府職能部門(mén)的協(xié)調(diào)力度，降低檢測(cè)、排污等行政收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
（2）加強(qiáng)與地方稅務(wù)的協(xié)調(diào)， 特別是防洪保安資金和工會(huì)經(jīng)費(fèi)方面，力爭(zhēng)將稅費(fèi)降到最低。
四、小企業(yè)辦公精細(xì)化工作要求
（一）認(rèn)清形勢(shì)，明確精細(xì)化工作目標(biāo)。精細(xì)化管理是小企業(yè)實(shí)施低成本運(yùn)營(yíng)戰(zhàn)略的重要途徑，是提升公司整體利益與品牌效益，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要舉措。要以省公司精細(xì)化管理工作思路為指導(dǎo)，明確全年任務(wù)指標(biāo)，要結(jié)合實(shí)際，將各項(xiàng)任務(wù)分解到每一工作崗位上并上報(bào)精細(xì)化管理辦公室，徹底調(diào)動(dòng)全體員工的積極性，發(fā)揮集體合力，形成精細(xì)管理、科學(xué)發(fā)展、量效齊增的良好局面。
（二）強(qiáng)化措施，確保精細(xì)化管理順利實(shí)施。
精細(xì)化管理工作涉及公司經(jīng)營(yíng)和管理各個(gè)方面，要摸清現(xiàn)狀，明確目標(biāo)，查找工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)和瓶頸因素，如：節(jié)約意識(shí)不強(qiáng)、經(jīng)費(fèi)使用效率低等諸多問(wèn)題。一是要認(rèn)真組織分析研究，細(xì)化公司精細(xì)化管理的工作目標(biāo)、做到工作責(zé)任到人。二是要完善公司及業(yè)務(wù)流程，規(guī)范和指導(dǎo)基層人員的日常工作，推進(jìn)日常管理工作的制度化、程序化。三是要做到全過(guò)程參與，全過(guò)程控制，實(shí)現(xiàn)從“粗放型管理”到“節(jié)約型管理”轉(zhuǎn)變。對(duì)經(jīng)費(fèi)使用堅(jiān)決執(zhí)行“誰(shuí)審批，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則。
關(guān)鍵詞：高校二級(jí)學(xué)院；電子檔案；管理；精細(xì)化
2008年9月教育部頒布實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時(shí)提出，“對(duì)于電子文件的歸檔要求按照國(guó)家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實(shí)踐和研究均認(rèn)為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價(jià)值，更為學(xué)校和學(xué)院的教育教學(xué)、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學(xué)生事務(wù)及后勤保障等各項(xiàng)工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專(zhuān)業(yè)人員指導(dǎo)、缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏經(jīng)費(fèi)保障、缺乏具體經(jīng)驗(yàn)等諸多問(wèn)題。與校級(jí)層面的檔案管理工作對(duì)比而言，高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導(dǎo)意見(jiàn)等，二級(jí)學(xué)院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級(jí)層面的制度要求和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行。二級(jí)學(xué)院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進(jìn)行處理和存檔，隨著學(xué)校不斷發(fā)展，學(xué)院師生與日俱增，學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來(lái)越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬(wàn)象。這些難以數(shù)計(jì)的檔案信息不僅是學(xué)院發(fā)展的歷史，同時(shí)也是未來(lái)學(xué)院發(fā)展進(jìn)步的基石，所以加強(qiáng)學(xué)院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對(duì)學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進(jìn)作用，尤其是在無(wú)紙化辦公的大背景下，推進(jìn)辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細(xì)化顯得尤為重要。
一、新形勢(shì)下二級(jí)學(xué)院辦公室電子檔案管理的問(wèn)題和困難
1.辦公室電子檔案的概念界定模糊
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件稱(chēng)為歸檔電子文件”，相當(dāng)于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。《規(guī)范》中對(duì)于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應(yīng)的要求。而對(duì)于高校二級(jí)學(xué)院辦公室，作為服務(wù)性的職能處室在學(xué)院整體運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展過(guò)程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進(jìn)作用和上傳下達(dá)的紐帶作用，在日常工作中承擔(dān)了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對(duì)辦公室電子檔案的界定、何種類(lèi)型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應(yīng)作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問(wèn)題。
2.辦公室電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化難以實(shí)施
學(xué)院辦公室檔案是學(xué)校檔案中的重要組成和延伸，學(xué)院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類(lèi)的規(guī)范性、時(shí)間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時(shí)性都是保證學(xué)院檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，而檔案在保管和使用過(guò)程中的嚴(yán)格管理也決定著學(xué)院辦公室檔案的價(jià)值。在當(dāng)前信息化、電子化辦公的時(shí)代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，其基礎(chǔ)也就在于必須加強(qiáng)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。近年來(lái)，學(xué)院多次迎接校級(jí)及以上的專(zhuān)家團(tuán)來(lái)院檢查，其中翻閱近年來(lái)學(xué)院建設(shè)工作檔案是檢查工作的重點(diǎn)，也是學(xué)院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過(guò)程中，由于沒(méi)有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類(lèi)不夠規(guī)范、形式單一、時(shí)間不連續(xù)、沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學(xué)院辦公室電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的迫切和深遠(yuǎn)意義。
3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和意識(shí)
由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識(shí)，面對(duì)工作時(shí)較多考慮按時(shí)按量完成工作，而對(duì)信息的及時(shí)歸檔和整理的意識(shí)則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負(fù)其責(zé)，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過(guò)程中可能出現(xiàn)原始信息的重復(fù)采集，浪費(fèi)辦公資源，工作效率難以提高。
4.辦公室電子檔案管理相對(duì)粗放
日常工作中，對(duì)于辦公室檔案的管理，從領(lǐng)導(dǎo)層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對(duì)粗放，對(duì)于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒(méi)有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無(wú)論從領(lǐng)導(dǎo)層面還是基層工作人員，都缺乏對(duì)電子檔案管理的意識(shí)和要求。尤其是在工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交接時(shí)，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。
二、電子檔案管理精細(xì)化在高校二級(jí)學(xué)院辦公室的應(yīng)用和實(shí)踐
1.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整細(xì)節(jié)，建立電子檔案整理存檔標(biāo)準(zhǔn)
通過(guò)以往工作中不斷積累，鼓勵(lì)辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點(diǎn)，將職責(zé)內(nèi)工作進(jìn)行分類(lèi)匯總，對(duì)過(guò)去三年工作的電子信息進(jìn)行整理，并根據(jù)各自工作特點(diǎn)制定相應(yīng)的電子檔案整理存檔的標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案的層級(jí)目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過(guò)對(duì)電子文件的層級(jí)目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準(zhǔn)，從細(xì)節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡(jiǎn)明扼要地反映學(xué)院的工作內(nèi)容和重點(diǎn)，加強(qiáng)重點(diǎn)工作的開(kāi)展和落實(shí)，提高學(xué)院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績(jī)。
2.集中討論，制定學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍
在工作人員自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，召開(kāi)辦公室集體會(huì)議，討論學(xué)院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學(xué)院辦公室檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實(shí)到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立以人事檔案為基礎(chǔ)，包含黨建、科研、教學(xué)、學(xué)生、工會(huì)等諸多工作的學(xué)院辦公室電子檔案。
3.組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開(kāi)展技能培訓(xùn)
學(xué)院定期召開(kāi)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)辦公室工作人員學(xué)習(xí)電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)定，鼓勵(lì)學(xué)習(xí)第二崗位的工作技能，促進(jìn)辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時(shí)能夠使一個(gè)崗位的電子檔案歸檔和復(fù)核分開(kāi)，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。
4.召開(kāi)討論沙龍，完善辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
隨著理論學(xué)習(xí)的跟進(jìn)和辦公室電子檔案工作的開(kāi)展落實(shí)，不定期地召開(kāi)檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和難點(diǎn)，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進(jìn)行全學(xué)院的檔案梳理和匯總，及時(shí)修改檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度存在的問(wèn)題。
5.以評(píng)促建，對(duì)優(yōu)秀工作者進(jìn)行表彰
進(jìn)行學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)部的評(píng)比，對(duì)檔案整理優(yōu)秀的工作者進(jìn)行表彰。對(duì)已經(jīng)整理的檔案進(jìn)行翻閱，查找過(guò)去學(xué)院工作的優(yōu)點(diǎn)與不足，提升員工自身工作能力。
三、推進(jìn)高校二級(jí)學(xué)院辦公室電子檔案管理精細(xì)化的意義
1.精細(xì)化管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)
通過(guò)制定和完善學(xué)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確了學(xué)院辦公室內(nèi)各項(xiàng)工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對(duì)學(xué)院日常工作的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細(xì)化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類(lèi)方法。能夠防止辦公室工作人員因?yàn)橹贫纫?guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個(gè)崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。
2.精細(xì)化管理，約束業(yè)務(wù)行為
通過(guò)制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時(shí)整理、及時(shí)歸檔的工作習(xí)慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學(xué)院也能及時(shí)收集檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。
3.精細(xì)化管理，重視信息安全
學(xué)院的電子檔案包含了科研、教學(xué)、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢(xún)速度快、利用方便等特點(diǎn)，[3]同時(shí)電子檔案因其可復(fù)制性強(qiáng)、可篡改性強(qiáng)的特點(diǎn)，在電子檔案的管理過(guò)程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過(guò)精細(xì)化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過(guò)程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡(luò)威脅的侵入。
4.精細(xì)化管理，提高工作效率
通過(guò)辦公室電子檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的制定，以及進(jìn)行檔案整理的評(píng)比，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，督促其重視電子檔案的儲(chǔ)存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當(dāng)中，提升辦公室工作效率。
5.精細(xì)化管理，提升服務(wù)水平
通過(guò)檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務(wù)水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動(dòng)學(xué)院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。
6.精細(xì)化管理，保證數(shù)據(jù)支持
建立較為完整的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠簡(jiǎn)化信息查詢(xún)流程，節(jié)約辦公成本。通過(guò)掌握有效的信息資源，從紛繁復(fù)雜的冗長(zhǎng)信息中快速揀選出實(shí)用信息，能夠?yàn)閷W(xué)院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策。[5]
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[4]李倩.圖紙類(lèi)紙質(zhì)檔案與電子化檔案共存的必要性[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(9):52-53.
【關(guān)鍵詞】辦公室；精細(xì)化管理；團(tuán)結(jié)；學(xué)習(xí)；制度
辦公室在任何單位都是不可替代的，雖只是單位一個(gè)普通的部門(mén)，卻發(fā)揮著重要的作用。辦公室是一個(gè)單位的“窗口”和“咽喉”，起著承上啟下、服務(wù)全局的作用，辦公室能否充分發(fā)揮作用直接影響著單位全局工作的開(kāi)展。辦公室要以服務(wù)為宗旨，提高工作效率，提升管理水平，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量完成各項(xiàng)任務(wù)，推行精細(xì)化管理，用精細(xì)化管理追求卓越。
一、搞好團(tuán)結(jié)，用團(tuán)結(jié)求發(fā)展
一個(gè)部門(mén)取得的工作成績(jī)不是哪一個(gè)人的功勞，而是集體的力量，是集體智慧的結(jié)晶，是團(tuán)結(jié)的結(jié)果?！叭诵凝R，泰山移”，只有團(tuán)結(jié)，才能完成任務(wù)，做好工作。一個(gè)團(tuán)結(jié)的隊(duì)伍才是一個(gè)能出成績(jī)的隊(duì)伍，團(tuán)結(jié)出凝聚力、出戰(zhàn)斗力，團(tuán)結(jié)才能提高工作效率，提升工作質(zhì)量。
辦公室要注重搞好團(tuán)結(jié)，呈現(xiàn)出和諧融洽的氛圍，用團(tuán)結(jié)求發(fā)展。辦公室主任可定期與辦公室每位員工交流談心，了解辦公室每位員工的心理狀態(tài)，進(jìn)而在生活上予以幫助，工作上予以指導(dǎo)，不讓員工帶著情緒工作，使每位員工工作時(shí)都充滿激情，高效率完成工作。定期召開(kāi)生活會(huì)，在生活會(huì)上每位員工都可以暢所欲言，說(shuō)出對(duì)其他人的意見(jiàn)和建議，在辦公室主任的主持下，解決問(wèn)題、共同進(jìn)步，增強(qiáng)凝聚力。此外，在不耽誤工作的前提下，辦公室人員還應(yīng)舉辦一些小范圍內(nèi)的集體活動(dòng)，通過(guò)活動(dòng)增強(qiáng)每位員工的集體意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和榮譽(yù)感，讓每個(gè)員工內(nèi)心都充滿自信，時(shí)刻保持著積極向上的心態(tài)，全身心投入到工作中去，把工作當(dāng)成事業(yè)。
通過(guò)一系列溝通舉措，使辦公室成為一個(gè)嚴(yán)格意義上的集體，團(tuán)結(jié)協(xié)作，互幫互助，每個(gè)員工都以能成為辦公室的一份子而驕傲。團(tuán)結(jié)出效率，有了團(tuán)結(jié)，辦公室的工作才能取得較大成績(jī)，才能共同努力順利完成了領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)，較好地服務(wù)公司全體人員，用團(tuán)結(jié)求發(fā)展。
二、注重學(xué)習(xí)，用學(xué)習(xí)謀發(fā)展
目前形勢(shì)發(fā)展很快，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的速度是驚人的，思想認(rèn)識(shí)、文化理念、各項(xiàng)工作的要求、整體素質(zhì)的提升都有一個(gè)巨大的轉(zhuǎn)變。這期間，只有與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)，辦公室工作才能跟上形勢(shì)的發(fā)展。
辦公室要對(duì)學(xué)習(xí)高度重視，每位員工不僅學(xué)技術(shù)還要學(xué)政治，不僅學(xué)書(shū)本還要學(xué)實(shí)踐，尤其是加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文化的學(xué)習(xí)，用先進(jìn)的企業(yè)文化理念武裝自己。加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文化的學(xué)習(xí)，企業(yè)文化是一個(gè)企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中積淀形成的價(jià)值觀、信念、儀式、符號(hào)、處事方式等特有的文化形象。通過(guò)對(duì)企業(yè)文化的長(zhǎng)期學(xué)習(xí)，使每位員工都深入了解企業(yè)的發(fā)展歷程，了解企業(yè)獨(dú)特的魅力，增強(qiáng)每位員工的歸屬感和榮譽(yù)感，與企業(yè)同命運(yùn)，與企業(yè)共發(fā)展，用自己的實(shí)際行動(dòng)維護(hù)企業(yè)的榮譽(yù)和形象。
辦公室每位員工還要加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)綜合業(yè)務(wù)能力，提高工作效率，高標(biāo)準(zhǔn)完成各項(xiàng)工作任務(wù)。同時(shí)，在團(tuán)結(jié)的基礎(chǔ)上，每位員工不僅學(xué)習(xí)自己專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，對(duì)其他同事的專(zhuān)業(yè)知識(shí)也積極主動(dòng)地去了解，互相幫助，推動(dòng)辦公室工作上臺(tái)階。此外，辦公室可每周舉行一次學(xué)習(xí)交流會(huì)，學(xué)習(xí)政治理論和上級(jí)文件精神，彼此分享心得，不斷提高思想政治水平。通過(guò)政治理論學(xué)習(xí)，提高每位員工的政治素質(zhì)，在政治上保持清醒的頭腦，適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)的要求。
通過(guò)各方面的學(xué)習(xí)，使辦公室每位員工都得到較大提升，個(gè)人能力有較大突破，整體素質(zhì)有大幅度提高，辦公室工作緊跟時(shí)代和企業(yè)發(fā)展的要求，用學(xué)習(xí)謀發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新。
三、制度建設(shè)，用制度促發(fā)展
“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”，規(guī)矩也就是規(guī)章制度，是用來(lái)規(guī)范我們行為的準(zhǔn)則，是做好辦公室工作的重要保障。制定相關(guān)制度，用制度來(lái)規(guī)范每位員工的行為。同時(shí)對(duì)不切實(shí)際的規(guī)章制度進(jìn)行修訂完善，在執(zhí)行上一視同仁，一切按規(guī)章制度辦事。
“工欲善其事必先利其器”，辦公室應(yīng)結(jié)合上級(jí)和公司要求及辦公室的具體情況，針對(duì)每位員工負(fù)責(zé)的專(zhuān)業(yè)工作制定相關(guān)規(guī)章制度，從制度上嚴(yán)格規(guī)范每位員工的行為，使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循。出臺(tái)制度前，召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議，秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)制度初稿進(jìn)行討論，修改其中不合理、不切實(shí)際的地方，對(duì)制度的可行性進(jìn)行細(xì)致分析。制定過(guò)制度之后，組織員工學(xué)習(xí)，使員工對(duì)制度的規(guī)定有一個(gè)深入地了解，在工作中嚴(yán)格遵守制度規(guī)定。
制定制度只是制度建設(shè)的一方面，最重要的還是要嚴(yán)格執(zhí)行制度，使制度能真正發(fā)揮作用。在執(zhí)行制度上堅(jiān)持“嚴(yán)、細(xì)、恒”三字方針：“嚴(yán)”就是不折不扣的落實(shí)到位，不搞投機(jī)取巧，不搞上有政策下有對(duì)策；“細(xì)”就是要消除“三盲”，注重細(xì)節(jié)，實(shí)行精細(xì)化管理；“恒”就是始終如一，嚴(yán)格責(zé)任不動(dòng)搖，長(zhǎng)期堅(jiān)持不間斷，決不能忽冷忽熱，時(shí)緊時(shí)松，要堅(jiān)持，堅(jiān)持，再堅(jiān)持。嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行制度較好的進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反制度的進(jìn)行處罰，制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，鼓勵(lì)督促員工嚴(yán)格執(zhí)行制度。
通過(guò)制度建設(shè)，進(jìn)一步細(xì)化分工，規(guī)范每位員工的工作，徹底消除推諉扯皮的現(xiàn)象，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)用制度促發(fā)展。
辦公室要立足服務(wù)，用團(tuán)結(jié)求發(fā)展，用學(xué)習(xí)謀發(fā)展，用制度促發(fā)展，推行精細(xì)化管理，用精細(xì)化管理追求卓越。精細(xì)化管理的實(shí)施，將有效提高辦公室的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，使辦公室整體水平獲得較大提高。
作者簡(jiǎn)介：
集團(tuán)公司繼開(kāi)展2009管理效益年、2010管理考核年、2011節(jié)能降耗管理年，確定2012年為集團(tuán)公司“精細(xì)化管理年”，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、 指導(dǎo)思想
以“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，積極貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，堅(jiān)持以世界眼光謀劃未來(lái)、以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)提升工作、以本土優(yōu)勢(shì)彰顯特色，以創(chuàng)建省內(nèi)領(lǐng)先、國(guó)內(nèi)一流的供熱企業(yè)為目標(biāo)，進(jìn)一步解放思想，更新觀念，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，全力構(gòu)建創(chuàng)新、高效、科學(xué)的精細(xì)化管理體系，奮力開(kāi)創(chuàng)熱電發(fā)展新局面。以?xún)?yōu)異的工作業(yè)績(jī)向黨的十獻(xiàn)禮，向集團(tuán)公司創(chuàng)立20周年獻(xiàn)禮。
二、 總體目標(biāo)
以“精”為目標(biāo)，以“細(xì)”為手段，把“精細(xì)化”管理理念貫穿到安全、生產(chǎn)、供熱服務(wù)、節(jié)能減排、工程建設(shè)等企業(yè)營(yíng)運(yùn)管理的整個(gè)過(guò)程，以“精細(xì)化的規(guī)劃，精細(xì)化的分析，精細(xì)化的控制，精細(xì)化的操作，精細(xì)化的核算”，實(shí)現(xiàn)企業(yè)從傳統(tǒng)生產(chǎn)管理模式向低碳經(jīng)營(yíng)轉(zhuǎn)變、從經(jīng)驗(yàn)型管理向科學(xué)化、精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變，認(rèn)真落實(shí)“尋標(biāo)、對(duì)標(biāo)、達(dá)標(biāo)、奪標(biāo)”要求，艱苦奮斗，創(chuàng)新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)員工執(zhí)行力大幅提升，企業(yè)管理水平更大的提高。
三、組織領(lǐng)導(dǎo)
四、實(shí)施步驟安排
1．制定措施和目標(biāo)、宣傳發(fā)動(dòng)階段。（2012年1月15日至2月底）
各單位、處室于1月18日前完成制定開(kāi)展“精細(xì)化管理年”具體措施和目標(biāo)并報(bào)送到領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室。
要利用各種專(zhuān)題會(huì)議、熱電報(bào)、OA平臺(tái)、櫥窗、標(biāo)語(yǔ)、橫幅等手段、形式進(jìn)行廣泛宣傳發(fā)動(dòng)，把精細(xì)化管理的理念、必要性和深遠(yuǎn)意義貫徹到每位員工，奠定好開(kāi)展“精細(xì)化管理年”的輿論、思想基礎(chǔ)。
2．具體實(shí)施階段。（2012年3月至12月15日）
2月份，集團(tuán)公司主要領(lǐng)導(dǎo)將安排一周時(shí)間帶隊(duì)對(duì)各單位開(kāi)展“精細(xì)化管理年”活動(dòng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，指導(dǎo)活動(dòng)開(kāi)展。
各單位要根據(jù)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研提出的指導(dǎo)意見(jiàn)，結(jié)合各自實(shí)際情況、存在的主要問(wèn)題，突出重點(diǎn)，對(duì)活動(dòng)方案進(jìn)行完善和細(xì)化，務(wù)求達(dá)到目標(biāo)量化、時(shí)間明確、責(zé)任到人。機(jī)關(guān)處室要根據(jù)活動(dòng)要求對(duì)活動(dòng)方案進(jìn)行再充實(shí)、細(xì)化。
各單位、處室制定的活動(dòng)方案，要采取自上而下、自下而上等多種方式積極開(kāi)展活動(dòng)，付諸實(shí)施。
責(zé)任單位：各單位、處室
各單位、處室每月1日（自4月1日起）將上一個(gè)月開(kāi)展活動(dòng)情況（包括：經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、活動(dòng)亮點(diǎn)、意見(jiàn)建議、活動(dòng)花絮等等）的書(shū)面材料和電子版發(fā)送活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室將在OA上開(kāi)辟“2012年精細(xì)化管理年專(zhuān)欄”， 刊登活動(dòng)建議、交流經(jīng)驗(yàn)做法、活動(dòng)消息、通報(bào)檢查情況。
責(zé)任單位：各單位、處室
“青島熱電”報(bào)將開(kāi)辟“精細(xì)化管理年專(zhuān)欄”，及時(shí)刊登開(kāi)展活動(dòng)情況，報(bào)道先進(jìn)典型事跡，引導(dǎo)活動(dòng)不斷深入。
責(zé)任單位：企業(yè)文化中心
活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組將不定期組織對(duì)活動(dòng)開(kāi)展情況進(jìn)行專(zhuān)題調(diào)研或現(xiàn)場(chǎng)檢查。
責(zé)任單位：企業(yè)策劃處
3．總結(jié)提高階段。（2012年12月15日至30日）
各單位、處室對(duì)全年開(kāi)展“精細(xì)化管理年”活動(dòng)情況進(jìn)行總結(jié)，肯定成績(jī)，查找不足，促進(jìn)精細(xì)化管理活動(dòng)持續(xù)、有效地開(kāi)展。
2012年，面對(duì)發(fā)展的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，全體熱電干部職工要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變觀念，努力完成目標(biāo)產(chǎn)值17億元，以更優(yōu)的質(zhì)量、更高品質(zhì)的服務(wù)，全面推進(jìn)供熱產(chǎn)業(yè)升級(jí)，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的跨越式發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。