時間：2023-05-29 16:02:08
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【摘要】文章分析了當前藥檢檔案管理工作存在的一些問題，并提出了一些對策，以求發(fā)揮檔案信息資源的基礎，以求更好地為藥檢工作服務。
【關鍵詞】檔案管理藥檢
藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務民生，為藥監(jiān)工作提供堅強有力技術支撐的重要工作手段。當前應當重視藥檢檔案的收集、整理和管理。
1藥檢檔案的基本內(nèi)涵
藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。
藥檢檔案其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結、教學管理有關通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質(zhì)的檔案；藥檢業(yè)務部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質(zhì)量標準、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。
2當前藥檢檔案管理中存在的主要問題
2.1藥檢檔案管理格局不明晰，管理機構不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬藥檢機構各個業(yè)務科室管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案格局。
2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力。在藥檢所管理中，一般按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發(fā)展準則——《實驗室資質(zhì)認定評審準則》要求，制定了較為健全的《質(zhì)量手冊》《程序文件》《作業(yè)指導書》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
2.3藥檢機構檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。當前檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延發(fā)生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，在實際工作中，各藥檢機構均根據(jù)自己的理解和實踐實施管理，使許多應該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。
2.4未能將檔案管理與藥檢業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢機構近、遠期規(guī)劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質(zhì)量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規(guī)劃，而對藥檢檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業(yè)務技術的發(fā)展，和實驗室資質(zhì)的認定。
2.5檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應用能力較差。隨著計算機及網(wǎng)絡信息技術在藥檢機構管理中的廣泛運用，藥檢機構管理手段在不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術設備的手段，不利于藥構檔案的收集、編研、開發(fā)和利用，加之檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。
3適應形勢的需要，進一步做好藥檢檔案管理工作
新的形勢和任務，要求藥檢機構調(diào)整管理思路、改進檔案管理方法，進一步重視和加強藥檢檔案管理工作。
3.1建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡。應進一步加強藥檢檔案管理網(wǎng)絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機構每個單位從橫向(藥檢——藥監(jiān))到縱向(檔案室——各業(yè)務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網(wǎng)絡，并將管理工作納入目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結構模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
3.2加強藥檢檔案制度建設。一是建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一綜合管理。二是堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業(yè)務工作放在同等重要的位置，與業(yè)務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實、同考核，同時采取措施調(diào)動檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統(tǒng)性。四是設立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務和科研檔案及時形成并在完成后按時向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準確和相互配套。
3.3注重信息化建設?，F(xiàn)代信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術為檔案開發(fā)利用提供了很多新的手段。為此，應以藥監(jiān)系統(tǒng)信息化建設、政務信息公開為核心，以實驗室資質(zhì)認定評審為契機，加大投入。大力增強藥檢檔案管理工作的手段和能力。如創(chuàng)造條件購置必要的現(xiàn)代化設施、建立本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、采辦GD2000等適用的檔案計算機管理軟件及有關技術標準和資料，使檔案管理能力不斷增強，實現(xiàn)檔案信息管理網(wǎng)絡化、數(shù)字化、規(guī)范化和科學化，使藥檢檔案發(fā)揮最大效益。
【關鍵詞】土地檔案管理;存在問題;對策
土地檔案管理能夠幫助我國土地資源更加科學合理且高效地運用，從而緩解我國土地資源短缺的現(xiàn)狀，以促進我國社會經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展。目前我國土地檔案管理中存在的問題比較嚴重，其嚴重影響了我國土地資源利用的效率，進一步加劇了我國土地資源緊缺的現(xiàn)狀，因此研究我國土地檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出行之有效的解決措施十分重要。
一、目前我國土地檔案管理中存在的問題分析
我國土地檔案管理中存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，土地檔案管理工作人員工作能力不足及工作素養(yǎng)不高。第二，我國土地檔案管理技術較為落后，對于現(xiàn)代先進信息科學技術應用較少。
（一）土地檔案管理工作人員工作能力不足及工作素養(yǎng)不高。我國是資源短缺型國家，特別是土地資源，我國土地面積雖然寬廣，但土地資源的質(zhì)量卻很低，且我國人口居世界第一，我國的土地資源遠遠不能滿足我國經(jīng)濟膨脹與人口膨脹的需求。土地檔案管理工作能夠?qū)ξ覈耐恋刭Y源進行科學的規(guī)劃與合理的設計利用，能大大提高我國土地資源利用的效率，因此土地檔案管理對于我國社會經(jīng)濟的發(fā)展十分重要。目前我國土地檔案管理工作人員的工作能力較為欠缺，工作人員的工作態(tài)度較為消極，嚴重影響了我國土地檔案管理工作的質(zhì)量，降低了土地資源利用效率。
我國土地檔案管理工作人員工作態(tài)度問題主要體現(xiàn)在工作人員對土地檔案管理工作的不重視和工作人員對土地檔案管理工作的責任心不強兩方面。土地檔案管理對工作人員能力的要求較高，但目前我國土地檔案管理工作人員的工作能力普遍較低，再加之土地檔案管理工作人員消極的工作態(tài)度，使得我國土地檔案管理工作的質(zhì)量大大降低。由于工作人員土地檔案管理專業(yè)知識的缺乏，且未認識到土地檔案管理工作的意義、工作內(nèi)容及土地檔案管理工作的重要性，因此我國土地檔案管理工作未受到充分的重視，大大降低了我國土地檔案管理工作的質(zhì)量。此外我國土地檔案管理體制不健全，缺乏行知有效的土地檔案管理工作監(jiān)督體制，其未能監(jiān)督土地檔案管理工作人員工作的質(zhì)量，再加之工作人員對土地檔案管理工作重要性認識的不足，從而使得我國土地檔案管理工作人員對土地檔案管理工作的責任心不足，嚴重影響了我國土地檔案管理工作的質(zhì)量。
（二）土地檔案管理技術落后。現(xiàn)代社會科學技術發(fā)展迅速，特別是信息技術。目前我國信息技術已經(jīng)發(fā)展十分成熟，但土地檔案管理工作中對現(xiàn)代先進的科學技術運用卻很少。土地檔案管理工作內(nèi)容較多，其需要的信息資源量較大，傳統(tǒng)的土地檔案管理方式及技術已經(jīng)遠遠不能滿足現(xiàn)代信息技術高速發(fā)達的社會需求?，F(xiàn)代社會已經(jīng)進入了信息化的時代，土地檔案管理的信息化與電子檔案管理技術已經(jīng)成了現(xiàn)代社會土地檔案管理的必要趨勢，然而目前我國土地檔案管理工作卻未積極地運用現(xiàn)代信息技術，土地檔案管理的信息化程度不高，土地電子檔案構建工作停滯不前，嚴重影響了我國土地檔案管理工作的完善與改進，進而降低了我國土地檔案管理工作的質(zhì)量。
二、改進我國土地檔案管理工作的具體措施探究
（一）規(guī)范化土地檔案管理工作。目前我國土地檔案管理工作體制不健全，工作人員工作態(tài)度消極，對于我國土地資源的高效利用十分不利。為了促進我國可持續(xù)發(fā)展，科學合理利用我國有限的土地資源，我們應該積極完善土地檔案管理體制。土地檔案管理體制的完善應該從建立統(tǒng)一的土地檔案管理體制，制定國家統(tǒng)一的土地檔案管理規(guī)章制度，樹立科學的土地檔案管理理念幾個方面著手。樹立科學的土地檔案管理理念是幫助規(guī)范化我國土地檔案管理工作的基礎與前提，只有形成了統(tǒng)一科學的土地檔案管理理念，我國土地檔案管理工作才有科學有效的指導思想，進而促進我國土地檔案管理體制的不斷完善。土地檔案管理規(guī)章制度是土地檔案管理工作開展的標準，是規(guī)范土地檔案管理工作的行為準則與科學依據(jù)，只有制定出科學合理的土地管理規(guī)章制度，土地檔案管理工作的規(guī)范化才有行之有效的行為實踐標準與準則。土地檔案管理體制是土地檔案管理工作開展的必要基礎，是我國土地檔案管理工作得以順利開展的保障，因此規(guī)范化土地檔案管理工作就必須要建立統(tǒng)一的土地檔案管理體制。
（二）根據(jù)我國國情對土地檔案管理進行合理的分類。土地檔案管理工作內(nèi)容繁多且較為復雜，目前我國土地檔案管理一共劃分為九類。雖然我國土地檔案管理已經(jīng)有了明確的工作內(nèi)容及種類的劃分，但每個種類下面更加詳盡的種類劃分不健全，有的甚至出現(xiàn)了工作內(nèi)容遺漏的現(xiàn)狀。例如我國土地檔案管理中對建筑用地的管理。目前我國違規(guī)建筑現(xiàn)象十分嚴重，究其原因，是土地檔案管理對建筑用地管理的不科學，土地檔案管理工作沒有落實到位。此外，建筑用地土地利用的審批手續(xù)十分繁雜，且需要的審批時間較長，這嚴重影響了土地檔案管理工作的效率及質(zhì)量。土地檔案管理工作應該根據(jù)我國土地資源利用的狀況與我國國情對我國土地檔案管理工作的內(nèi)容進行科學合理的劃分，并對其工作內(nèi)容及更加詳細的工作內(nèi)容劃分進行科學合理的規(guī)范，從而明確土地檔案管理每項工作的內(nèi)容，進而提升土地檔案管理工作的質(zhì)量。
【參考文獻】
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【關鍵詞】現(xiàn)代企業(yè) 企業(yè)制度 企業(yè)檔案管理 檔案研究
企業(yè)檔案管理在企業(yè)運轉(zhuǎn)過程中起到的作用很重要，一個企業(yè)的發(fā)展歷程在企業(yè)檔案中被記錄的清清楚楚，特別是技術創(chuàng)新、企業(yè)改革等重要措施也會被企業(yè)檔案記錄在案，企業(yè)的銷售、進貨渠道等等統(tǒng)統(tǒng)會在企業(yè)檔案信息中出現(xiàn)，所以企業(yè)檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)制度下有著舉足輕重的作用。
一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理核心職能
在過去的企業(yè)模式管理制度中，企業(yè)檔案管理的職能主要圍繞行政管理部門開展的，進入現(xiàn)代企業(yè)管理制度后，核心變更為以資產(chǎn)為紐帶的企業(yè)資產(chǎn)檔案的管理，通過企業(yè)資產(chǎn)的比重來確定資產(chǎn)檔案管理的隸屬關系，企業(yè)可以自由選擇符合企業(yè)發(fā)展需要的檔案管理模式，其最終要將企業(yè)在經(jīng)營活動中的資產(chǎn)劃分以及權責變化的檔案資料作為檔案管理職能的核心部分。
二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的準則
真實性、系統(tǒng)性、全面性、有效性四部分為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的準則，這四部分相互優(yōu)化互相結合，其能夠快速、有效的為企業(yè)的發(fā)展提供全面信息保障。
（一）真實性
現(xiàn)代企業(yè)能否做出正確的商業(yè)決策取決于企業(yè)檔案管理能否為企業(yè)提供正確、真實的信息，如果企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)虛假信息，會直接對企業(yè)的決策和企業(yè)本身造成嚴重損失。因此，在企業(yè)進行的檔案管理時，要將信息進行核實、落實，保障信息來源的真實性、可靠性，充分排出虛假信息，為現(xiàn)代企業(yè)決策提供真實性信息有利于企業(yè)的決策和發(fā)展。
（二）系統(tǒng)性
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理勢必要有自己的組織構架，不同的人員和部門應該有不同的職能或工作范圍，通過各自的職能將收集的文件、資料進行分類管理，這就是檔案管理系統(tǒng)性?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)化可以很大程度上提高企業(yè)辦公效率，同時能夠提高企業(yè)管理制度的清晰度和規(guī)范度，能夠在企業(yè)決策時更準確的查找、搜索到相關信息。系統(tǒng)化的檔案管理模式有利于提高信息準確利用，推動企業(yè)的戰(zhàn)略決策和工作效率。
（三）全面性
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的范圍與以往大不相同，在市場經(jīng)濟新格局下，現(xiàn)代企業(yè)的交流貿(mào)易范圍極為廣闊，不再局限于國家、地理等范圍的影響，特別是在互聯(lián)網(wǎng)介入市場經(jīng)濟的環(huán)境下，企業(yè)的貿(mào)易范圍實現(xiàn)了世界化，很多企業(yè)通過外貿(mào)公司將產(chǎn)品銷往海外，在這種范圍廣、復雜化的情況下，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作更面臨著挑戰(zhàn)性，企業(yè)檔案管理不再局限于原有的檔案收集范圍，其要對企業(yè)背景、企業(yè)文化、知識產(chǎn)權、商業(yè)秘密、外貿(mào)出口、當?shù)胤煞ㄒ?guī)、企業(yè)信用等方面進行全面性的收集，這樣才能夠為現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和貿(mào)易提供保障。
（四）有效性
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理在收集信息時，需要注意信息的有效性。信息的有效性極為重要，通常分為信息時間有效率以及價值有效性。
（1）時間有效性?，F(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時代，企業(yè)的需求或者招標上通常會在互聯(lián)網(wǎng)進行，如果有企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)上需求或者招標公文時，企業(yè)檔案管理在第一時間進行信息采集，提供給銷售部，有利于銷售部門更快的找到意向客戶，可以促使企業(yè)快速銷售產(chǎn)品，為企業(yè)在銷售方面掙得優(yōu)勢。
（2）價值有效性。當企業(yè)檔案管理在收集信息時，會進行大范圍信息收集，在收集到的信息中要進行分類塞選，對于有價值的信息資料進行保存，對于無效信息應該進行排除，這樣既不浪費儲存資源又能夠在利用時提供有價值的信息，是充分發(fā)揮檔案管理價值的體現(xiàn)。
三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中存在的問題
（一）企業(yè)檔案管理工作不被重視
在企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)的檔案管理工作并不與企業(yè)的經(jīng)濟效益有直接聯(lián)系，很多企業(yè)在看待檔案管理工作時，皆認為此工作可有可無，實則是因為大家對企業(yè)檔案管理工作缺乏認識，并不了解企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代企業(yè)中的重要性。很多工作人員因為檔案管理工作不受重視，在工作中沒有了責任感、沒有了奉獻精神，再加上工作人員在信息收集工作上的知識缺乏，更不能發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代企業(yè)中的重要性。
（二）檔案管理理念、工作方式落后，危害企業(yè)自身安全
當前企業(yè)已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時代，很多企業(yè)中檔案管理機構的工作人員仍然是通過人際關系來獲得信息，而這種信息的真實性、有效性并不能夠被充分利用。還有的企業(yè)對企業(yè)檔案管理上的資源投入甚少，很多企業(yè)檔案管理工作的工作人員是有辦公室勤雜人員兼任，這些人員在變動上較為頻繁，所以他們掌握的各種信息來源都會導致檔案信息混亂，編錯號、蓋錯章、信息不準確、假信息等問題在很多企業(yè)層出不窮。也正是為此企業(yè)對檔案管理工作的資源投入更為少之又少。同時，因為內(nèi)勤人員的更換還有可能將企業(yè)自身的商業(yè)秘密對外透露，會極大的造成企業(yè)自身的損失?；ヂ?lián)網(wǎng)時代的來臨，企業(yè)檔案管理應該由原來的紙質(zhì)媒介向信息智能化網(wǎng)絡轉(zhuǎn)變，而很多企業(yè)仍然停留在大量紙質(zhì)資料的收集和整理上，在企業(yè)作決策時不能夠充分的提供詳盡資料，甚至因為紙質(zhì)資料發(fā)霉而導致信息缺失。有的企業(yè)實現(xiàn)了電腦辦公數(shù)字化，但因為紙質(zhì)資料不能詳盡的儲存到數(shù)字化電子檔案中，而造成企業(yè)利用率大大的降低，不集中、不完善的資料對企業(yè)的發(fā)展具有極大的不利因素。
四、結束語
現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理工作的存在是極為重要的，企業(yè)檔案管理工作雖然不與企業(yè)的經(jīng)濟效益有直接聯(lián)系，但是在信息時代的背景下，企業(yè)在面臨市場經(jīng)濟激烈競爭的環(huán)境下，企業(yè)檔案管理工作能夠使企業(yè)突破惡劣的市場競爭環(huán)境，能夠為企業(yè)的產(chǎn)品提供新型技術的創(chuàng)新信息，能夠為企業(yè)在市場中謀得一席之地，同時，也為企業(yè)在重大決策時提供有力的信息保障。
參考文獻：
關鍵詞：醫(yī)院；審計檔案；檔案管理
中圖分類號：G271
文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）17-0198-02
醫(yī)院內(nèi)部審計檔案是醫(yī)院內(nèi)審工作的重要組成部分，是審計活動的真實記錄，直接記載和反映了審計工作的全過程。審計檔案管理水映出醫(yī)院內(nèi)審業(yè)務工作的水平。近年來，我院內(nèi)部審計工作在醫(yī)院管理中的地位和作用日益提升，審計的領域同時擴展到經(jīng)濟合同審計、工程審計、采購項目審計、招投標審計、經(jīng)濟責任審計和其他專項審計等領域，并從事后審計逐步轉(zhuǎn)向為事前、事中審計。這一變化對醫(yī)院內(nèi)部審計檔案管理工作提出了更新、更高的要求。本文從內(nèi)部審計檔案的重要作用出發(fā)，分析了醫(yī)院內(nèi)部審計檔案管理的現(xiàn)狀，并就檔案管理中存在的問題提出了相應的對策措施。
一、內(nèi)部審計檔案在醫(yī)院審計過程中的作用
內(nèi)部審計檔案是考查內(nèi)部審計工作質(zhì)量、研究內(nèi)部審計工作歷史的重要依據(jù)，建立完整而系統(tǒng)的醫(yī)院內(nèi)審檔案具有重要的作用，其作用主要表現(xiàn)在以下方面。
（一）為醫(yī)院內(nèi)部的連續(xù)審計提供資料
醫(yī)院內(nèi)審檔案包括醫(yī)院內(nèi)部審計工作中的所有重要資料，它系統(tǒng)而完整地反映了醫(yī)院內(nèi)部審計過程的基本情況。它可以作為審計工作結束后復核和備查的依據(jù)，也可以為有關部門和人員了解審計情況提供證明材料。醫(yī)院有些審計項目如經(jīng)濟合同審計、經(jīng)濟責任審計、工程預結算項目審計等，連續(xù)性很強，為了縮短審計周期，審計人員可以充分利用以前年度的審計檔案作參考進行審計，從而提高工作效率，起到事半功倍的作用。
（二）為提高醫(yī)院內(nèi)部審計工作質(zhì)量積累資料
目前，我國醫(yī)院內(nèi)部審計工作的質(zhì)量還沒有達到應有的水準，需要進一步提高和完善。通過建立醫(yī)院內(nèi)部審計檔案，可以比較系統(tǒng)地總結醫(yī)院內(nèi)部審計實踐中的經(jīng)驗和教訓，不斷探索醫(yī)院內(nèi)部審計工作的規(guī)律，為醫(yī)院的規(guī)范性管理創(chuàng)造條件。
（三）為醫(yī)院內(nèi)部審計理論的研究提供素材。審計理論來源于審計實踐，而審計實踐的具體詳細記錄就體現(xiàn)在審計檔案中，因此，醫(yī)院內(nèi)審檔案所積累的各種案例資料，為醫(yī)院內(nèi)部審計機構進行審計學術理論研究提供了豐富的素材。
二、醫(yī)院內(nèi)部審計檔案的現(xiàn)狀分析
目前，醫(yī)院在履行內(nèi)部審計職能過程中，越來越強烈地意識到審計檔案管理工作的重要性。近幾年醫(yī)院在審計檔案管理工作中也作了較大的努力，但從總體上說，醫(yī)院審計檔案的歸檔、管理工作還處于不完善狀態(tài)，還有一些方面不適應現(xiàn)代化醫(yī)院管理的要求。
（一）目前我院內(nèi)部審計檔案管理的成效
1.內(nèi)審檔案管理工作較為規(guī)范
首先，檔案設施較為完善。我院所有本年度重要的審計工作資料先在審計部門留存，待年底由檔案員進行分類整理后將其送至院綜合檔案室進行統(tǒng)一歸檔保存。綜合檔案室具備專門的場地和必要的存檔器具，檔案保管規(guī)范，不易丟失、泄密。其次，審計處對日常內(nèi)審檔案工作做到細化管理。對所有需要審計的項目進行登記，登記時間有送審時間、出報告時間、合同蓋章時間、領取時間及備注等。文件資料按照審計檔案準則的要求收集、整理，在一定程度上保證了審計檔案質(zhì)量。
2.較為科學的審計檔案管理方法
我院定期組織兼職檔案員進行檔案業(yè)務知識的專門培訓。檔案員在年底都要做好文書檔案整理及歸檔工作，具備檔案管理工作經(jīng)驗，懂得檔案的基本操作流程。內(nèi)審檔案員在年底整理、查缺審計檔案，進行排序、編碼，并將歸檔文件的目錄輸入院辦公自動化系統(tǒng)的檔案管理部分，便于以后年度查閱。這樣，整理出來的審計檔案既能有效保管，又便于查找利用。
（二）目前我院內(nèi)部審計檔案管理中存在的問題
1.內(nèi)部審計檔案管理制度不完善
雖然我院近幾年在檔案管理工作中作出了較大的努力，但內(nèi)部審計檔案管理制度尚未建立健全。
2.內(nèi)部審計檔案管理人員專業(yè)技能有待進一步提高
醫(yī)院內(nèi)部審計機構不配有專職檔案員，均為兼職人員。所有的兼職檔案員都一身兼數(shù)職，各種工作多，能集中精力從事檔案管理工作的時間就相對較少，使文書檔案資料得不到及時整理歸檔。
3.審計檔案利用的效果不明顯
審計檔案具有憑證作用，在審計工作中，復審、查證的事情時有發(fā)生，所以審計檔案的憑證作用特別突出。隨著審計工作的作用日益顯現(xiàn)，審計檔案的數(shù)量也會與日俱增。同時，審計檔案案卷組成中蘊藏著大量而重要的信息，因此，應有計劃、有目的地對這些信息加以開發(fā)和利用，為醫(yī)院的最高決策層服務。
三、加強醫(yī)院內(nèi)部審計檔案管理水平的對策
（一）建立健全內(nèi)部審計檔案管理的各項規(guī)章制度
要做好審計檔案管理工作，必須根據(jù)《審計機關審計檔案工作準則》、《內(nèi)部審計檔案管理規(guī)范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立內(nèi)審文件材料的立卷歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密?！秾徲嫏C關審計檔案工作準則》和審計署6號令的相關規(guī)定，實行審計組責任制，由審計組長或指定專人負責，按審計項目進行收集，對所有審計工作底稿、取證材料、審計立項文件以及審計結論性文件進行整理、鑒別和取舍，并按規(guī)定的類別順序編目，裝訂成冊，做到“審結卷成”，并在規(guī)定期間內(nèi)將審計檔案移交檔案管理部門。
只有建立規(guī)范的管理制度，才能做到有章有循、有法可依。醫(yī)院必須結合內(nèi)部審計工作實際，完善內(nèi)部檔案管理工作的具體操作方法和標準，以促進審計檔案工作的科學化、法制化。
（二）加強學習，提高內(nèi)部審計檔案管理人員綜合素質(zhì)
審計檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)，又包括職業(yè)道德。作為審計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場，正確運用自己的職能和權力；其次，審計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、程序性、成套性、公正性等特點，作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業(yè)化管理。這就要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理知識，還應具備審計專業(yè)知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化管理手段，運用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關于審計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續(xù)教育。通過培訓學習更新知識，一方面，提高審計檔案管理意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務水平，使醫(yī)院內(nèi)部審計檔案的管理和監(jiān)督職能發(fā)揮更有效，以適應新形勢的發(fā)展需要。
（三）充分開發(fā)審計檔案資源利用，更好的為醫(yī)院經(jīng)濟發(fā)展服務
隨著信息公開的日益透明，審計檔案管理方式應當從封閉、半封閉狀態(tài)，轉(zhuǎn)為向為部門單位的利用者開放；審計檔案的資源利用應當從單一為審計業(yè)務工作服務，逐步向為各級領導宏觀調(diào)控和向為審計業(yè)務工作同步服務過渡。同時，還應當從單純的紙質(zhì)查閱利用審計檔案的方式，逐步轉(zhuǎn)向運用電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)利用審計檔案資源，并不斷總結審計檔案利用工作中的成功經(jīng)驗使之及時推廣，從而使審計檔案的利用價值得到充分的發(fā)揮。醫(yī)院內(nèi)部審計工作在規(guī)范醫(yī)院的各種經(jīng)濟活動，維護醫(yī)院合法權益，改善經(jīng)營管理，控制和降低成本，提高經(jīng)濟效益，以及治理商業(yè)賄賂等方面發(fā)揮了重要作用，取得了明顯的成效，內(nèi)部審計可謂是醫(yī)院經(jīng)濟門戶的守護神，內(nèi)部審計結果都將為醫(yī)院的最高領導決策服務，以促進醫(yī)院經(jīng)濟的健康發(fā)展。
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依安縣依龍鎮(zhèn)綜合文化站 161520
[摘要]據(jù)當前現(xiàn)狀分析，文書檔案管理制度不僅滯后于社會經(jīng)濟的發(fā)展，在某種程度上也阻礙企事業(yè)單位的向上發(fā)展，與社會檔案需求的脫節(jié)程度也日趨明顯。基于這一背景，本文圍繞文書歸檔管理工作對事業(yè)單位的作用展開了分析，概述了事業(yè)單位文書檔案管理實踐中的若干問題，并藉此提出了優(yōu)化其管理效能的相關建議，以期對新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新提供有益參考。
[
關鍵詞 ]事業(yè)單位改革；檔案文書管理；信息化建設
一、文書檔案現(xiàn)代化管理對事業(yè)單位的作用
（一）提高文件傳遞的安全性。傳統(tǒng)的文件傳輸方式，主要是通過郵政投遞系統(tǒng)或是其他快遞方式，受限于時間與距離的影響，同時，檔案管理人員私存文件或者丟失文件的狀況也時有發(fā)生，其他原因造成文件的延誤、丟失亦屬常事，都為檔案管理與使用造成了很大程度上的不便。所以，事業(yè)單位檔案管理亟待引入并推廣現(xiàn)代化技術進行文件歸檔管理，比如，通過計算機網(wǎng)絡方式進行文件傳遞，能夠極大程度為文檔收編節(jié)約傳遞時間，提高文件傳遞速度，確保文檔安全性得到有效保障。
（二）確保文件保存的穩(wěn)定性?；ヂ?lián)網(wǎng)科技的快速發(fā)展，很多事業(yè)單位檔案室已經(jīng)逐步開始普及上述現(xiàn)代化的辦公方式。紙質(zhì)文書容易受外界因素的影響而縮短壽命，一旦紙質(zhì)文書受到破壞就會造成不可挽回的損失，而電子文件則能很好地解決這一難題。通過選用不同的電子載體，將文書檔案以電子方式進行保存，可以實現(xiàn)文書檔案信息與載體的分離利用，同時，電子載體具有存讀方便、快捷、保存時間長、易于傳遞、受外界環(huán)境因素影響比較小、不易損壞，穩(wěn)定性比較強等特點，能夠提高文書歸檔工作的質(zhì)量，確保文件保存的穩(wěn)定性。
二、事業(yè)單位檔案管理實踐中的常見問題
（一）缺乏管理，重視不足。據(jù)客觀而論，部分檔案管理工作局限于行政管理階層，對基層檔案的重視程度不夠，部分領導甚至對檔案管理認知存在偏差，比如，只關注單位經(jīng)濟效益與發(fā)展前景，漠視檔案管理工作對事業(yè)單位經(jīng)濟增長的積極作用，導致內(nèi)部檔案管理工作長期缺乏有序部署與嚴格管控，檔案資料的收集歸檔不全、整理不規(guī)范、散亂等現(xiàn)象嚴重，難以為單位發(fā)展提供資源支撐。
（二）配套不全，條件較差。健全的檔案管理工作體系必須配備完整且匹配的相應基礎設施與監(jiān)管機制，但當前事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在的一個問題在于檔案管理“軟”、硬件條件“差”，比如，檔案柜架等基礎設施的配備裝具參差不齊，致使檔案工作陷入被動局面；或是部分基層檔案室建設缺乏專項啟動與維修資金，導致紙質(zhì)檔案資料在長時間的存放下出現(xiàn)霉變、蟲蛀等現(xiàn)象。
三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案文書管理效能的具體措施
（一）全面推行文書歸檔規(guī)范化管理。完善、健全的制度是促進文書歸檔管理順利進行的基礎保證，在文書歸檔管理過程中要始終以制度為標準，督促管理人員認真學習與檔案管理相關的制度與準則，建立統(tǒng)一的工作標準與規(guī)章制度，并要求全體人員嚴格按照規(guī)章制度進行作業(yè)，確保每一工作環(huán)節(jié)有序進行，踐行文書歸檔的規(guī)范化管理原則。
（二）鞏固單位領導及全員檔案意識。領導的重視是推動文書歸檔工作順利進行的重要保障，具有提高全員檔案意識的積極作用。然而，基層檔案室文書檔案數(shù)量較多，經(jīng)費卻相對緊張，由此要求文書歸檔管理人員必須具有較高的業(yè)務水平，以保證文書歸檔管理工作的順利開展。同時，要增強領導的檔案意識，將檔案歸檔管理作為工作的重中之重，并對檔案管理工作的方式方法進行研究，對有關管理人員進行考核，不斷提高全員檔案意識
（三）積極利用現(xiàn)代化技術輔助管理。隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，網(wǎng)絡化、數(shù)字化、信息化的辦公模式也得到了快速的發(fā)展與應用，用現(xiàn)代化的方式進行文書檔案管理已成為一種必然趨勢。在文書檔案管理工作中，要將文書檔案由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐怨獗P、磁帶、計算機硬盤等為載體的電子文件，以網(wǎng)絡化的方式對文書檔案進行管理，逐步實現(xiàn)從手工作業(yè)方式向計算機管理方式轉(zhuǎn)變。同時，國家財政部門也應加大資金投入，不斷完善基層檔案室的配套設施，加強地方文書檔案信息網(wǎng)絡與資源的一體化建設，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的同時夯實對電子文件的管控，最大限度確保電子文檔的安全性和信息可用性。
結語
綜上所述，筆者認為事業(yè)單位檔案管理工作的改善措施，首要建立在提高認識、加強重視的基礎上，同步加大建設資金的投入，為檔案管理工作以專款專用、準確預算、恰當使用、詳細記錄、及時結算等位為準則設置專項資金，優(yōu)化工作機構設置，并在綜合考慮實際情況與能力范圍情況下，積極投建電子檔案室或數(shù)字檔案室，自上而下全面覆蓋檔案管理每一環(huán)節(jié)，確保事業(yè)單位檔案收集、整理歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全便捷。
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（一）醫(yī)院文書檔案管理的投入過低
由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限；醫(yī)院文書檔案職責不明,管理不完善，醫(yī)院文書檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標準相差甚遠。醫(yī)院文書管理的信息效率過低。
（二）醫(yī)院辦公室文書檔案意識薄弱
長久以來醫(yī)院多偏重病案檔案，醫(yī)院文書與文書檔案相對于病案檔案來說,醫(yī)院文書檔案的相對重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認為文書檔案沒有存在的價值,相關的科室對于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費程度極其嚴重，不能達到預想的可觀狀況。
（三）醫(yī)院在文書與檔案工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象
現(xiàn)下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：版記不全、文件使用不當、分類不明確、用紙不達標、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象。
（四）醫(yī)院文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高
目前，我國的檔案專業(yè)人員隊伍在理論水平、文化水平、專業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業(yè)知識，責任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現(xiàn)象，不符合辦公室文書檔案管理的規(guī)范準則。
二、針對醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的一些優(yōu)化措施
（一）強化醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范銜接
實現(xiàn)文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質(zhì)量關，實現(xiàn)標準化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。
（二）提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)技能和管理意識
醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業(yè)務培訓，學習檔案專業(yè)知識理論，充實和提高自己的檔案管理專業(yè)知識。做到與時俱進，辦公現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然趨勢，信息社會必然導致大量的電子文件的出現(xiàn)。實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復合型和技術性的專業(yè)辦公室文書檔案管理人才。
（三）提高醫(yī)院文書檔案管理工作人員的積極性
健全相關的規(guī)章制度，加強檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調(diào)入關，增強文書檔案管理工作人員的責任感。充分調(diào)動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態(tài)度，及時對從事相關文書檔案管理的人員進行相關的待遇到位。
（四）建立醫(yī)院文書歸檔的制度
具體到一個立檔單位，不僅要真實、客觀，要有歸檔的時間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內(nèi)容：檔案的系統(tǒng)化（檔案的分類、案卷的排列、檔號的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。
三、結束語
有利于提高高校檔案的服務水平傳統(tǒng)高校檔案管理主要采用的是手工操作模式，然而高校檔案管理工作的內(nèi)容比較多，工作程序較為繁雜，往往需要花費大量的人力，也會浪費很多時間，工作效率不高，而且很容易由于人為因素而影響檔案質(zhì)量。比如，檔案裝訂立卷工作以傳統(tǒng)手工方式操作，工作人員的勞動量就非常大。又比如檔案信息檢索工作，如果采用人工方式尋找，檢索的時間很長，而且手續(xù)非常繁瑣。加強高校檔案管理信息化建設，可以利用現(xiàn)代化先進的計算機技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)字化技術等對等高校檔案進行加工、整理，只要通過信息系統(tǒng)就可以完成檔案管理、分類、查詢等工作，而且可以通過計算機對以往檔案的案卷、全引、專題等目錄進行統(tǒng)一編目建立一個系統(tǒng)的計算機目錄索引系統(tǒng)，這樣可大大減輕工作人員的工作量，也可以提高工作效率，減少人為誤差，提高檔案管理質(zhì)量。同時，檔案管理信息化可使高校檔案信息資源得到最大程度的開發(fā)、利用，實現(xiàn)信息資源共享，從而提高高校檔案管理的服務質(zhì)量。
2加強高校檔案管理信息化建設的建議
2.1提高高校檔案管理建設的標準化想要實現(xiàn)高校檔案管理信息化建設，首先應提高檔案管理的標準化，也即是指在實際工作中應嚴格按照相關的標準、規(guī)范執(zhí)行，建立統(tǒng)一的工作標準和依據(jù)，從而有機組合高校檔案管理的各項工作，盡可能提高高校檔案管理的工作質(zhì)量。目前，高校檔案管理普遍存在標準不統(tǒng)一、各自為政的現(xiàn)象，而且檔案信息化軟件開發(fā)和信息化建設等方面較為分散，為此，應該安排專業(yè)的人員全面研究高校檔案信息化建設建立一套全國統(tǒng)一的檔案管理信息化建設軟件系統(tǒng)，同時應制定統(tǒng)一的檔案管理技術，而且應結合國內(nèi)外檔案管理標準以及檔案管理發(fā)展趨勢制定高校檔案管理信息化建設需要遵守的準則。比如，文獻索引標準、信息傳輸標準、通訊標準、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫建立標準等。通過科學的組織、協(xié)調(diào)各高校檔案信息化建設，確保各高校的工作管理軟件統(tǒng)一，促進各高校檔案信息的互聯(lián)、互通，實現(xiàn)信息資源共享。
2.2加強檔案信息數(shù)字化建設傳統(tǒng)高校檔案基本上都是以紙質(zhì)檔案為主，需要占用很大的空間，而且工作量非常大，需要查閱時會花用很多時間，導致每年高校檔案管理費用支出不斷提高。而且由于紙質(zhì)材料的特點，長時間很容易出現(xiàn)泛黃、粘連、發(fā)脆等問題，在很大程度上會損壞檔案質(zhì)量。加強檔案信息數(shù)字化建設可以以計算機數(shù)據(jù)庫為平臺，利用一些特定的軟件整理、排序、存放各種檔案信息，便于查詢、檢索。而且數(shù)字檔案可以復制，計算機數(shù)據(jù)庫的容量非常大，可以存放大量的檔案，因此相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，數(shù)字化建設具有便于管理、安全性高等優(yōu)勢。
2.3加強網(wǎng)絡安全化建設在高校檔案管理信息化建設過程中，由于計算機網(wǎng)絡的特點，安全保密問題也是需要重視的問題，高校應結合自身的實際情況制定一套科學、合理、嚴謹?shù)男畔⒒瘷n案安全保密制度，而且需要不斷加強檔案管理人員的安全防護意識以及技能。同時，應引進最新的計算機網(wǎng)絡安全防范技術，設置安全防火墻，及時、有效防范計算機“病毒”、“黑客”等不安全因素。
2.4加強檔案管理人員隊伍建設人是高校檔案管理工作的最終執(zhí)行者和主體，想要加快檔案管理信息化建設，這就要求檔案管理人員具備較強的綜合素質(zhì)，不僅需要具備基本的計算機技術技能，同時要求具備良好的道德修養(yǎng)及職業(yè)素養(yǎng)。因此，高校應注重檔案管理人員的培訓工作，制定科學的員工培訓管理制度，不僅應豐富檔案管理人員的信息化管理知識，也要提高管理人員的業(yè)務技能，培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理復合型人才隊伍。其次，應建立合理的考核機制，定期對檔案人員的實踐操作技能進行考核，并且將員工的工資和考核結果直接掛鉤，這樣有利于激勵檔案管理人員重視檔案信息化管理，不斷提高自身的業(yè)務能力。
3結語
關鍵詞 檔案管理；質(zhì)量控制；關鍵點；實驗室
中圖分類 G482 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2016）23-0262-01
檔案管理是對檔案實體及信息進行管理并提供服務的各項業(yè)務工作的總稱。其最終目的是提供檔案信息為實驗室檢驗檢測服務?！稒z驗檢測機構資質(zhì)認定評審準則》規(guī)定了檢驗檢測實驗室必須要建立的程序，如文件的控制程序，評審客戶要求、標書、合同的保持程序，服務和供應商的保持程序等，對中國境內(nèi)的檢驗檢測實驗室有強制性的約束。然而準則中的這些內(nèi)容都需要檔案管理。通過控制檔案資料管理的質(zhì)量解決檔案的諸多狀況（分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等）[1-2]，達到檢驗數(shù)據(jù)量值溯源。作為實驗室質(zhì)量體系文件中的重要內(nèi)容，檔案資料的管理應該放到重要位置。但在實驗室實際的操作中，遇到了許多顯而易見的困難。 本文詳細探討這些問題，并提出對策，以供參考。
1 實驗室檔案管理工作存在的問題
1.1 檔案每年都會有變化，導致檔案管理有難度
實驗室的檔案數(shù)量龐大，包括人員檔案、記錄檔案、設備檔案、財務檔案等，每年大量的檔案都要根據(jù)實驗室的需要進行改動，每年的檔案都會出現(xiàn)大量的添加和改動，改完后又重新入檔，花費大量的人力和時間。比如每年的人員培訓、儀器設備的期間核查和檢定校準等各種工作最終都要把相關文件歸檔。
1.2 檔案管理缺乏完善的制度
實驗室領導很關注檢驗檢測一線的工作，但是往往不重視檔案管理。這種情況下，許多實驗室沒有專門的檔案管理員，即使有也大多是兼職，往往是每個科室自己管理自己的檔案，即使有專職檔案管理員的實驗室，由于沒有完善的檔案管理制度，檔案的管理水平也參差不齊。
1.3 檔案管理崗位人員的待遇不理想，責任心欠缺
由于檔案管理員的待遇往往是實驗室最低的，該崗位的工作人員往往沒有積極性和較強的責任心，領導無法調(diào)動檔案管理人員的主觀能動性。解決這些問題的關鍵是要將檔案管理的重要性灌輸給實驗室領導和每個工作人員，讓他們知道文件資料歸檔管理的重要性。
2 加強實驗室檔案管理的對策
2.1 建立和完善檔案管理制度，對檔案管理人員進行系統(tǒng)培訓
通過完善的制度來提高檢驗檢測實驗室里每個工作人員的積極性，認真完成自己應盡的職責，從而提高檔案管理的質(zhì)量。具體來講，實驗室的各項工作必須嚴格執(zhí)行實驗室制定的管理體系文件的各項制度和操作規(guī)程，以使實驗室的管理體系正常有序地運行，還應定期進行全面質(zhì)量管理及檔案管理意識的教育培訓。實驗室應設立專門的檔案管理部門，資料工作全部交由該部門統(tǒng)一管理，一線的檢驗科室工作應該結合檔案管理的要求進行，檔案人員不僅僅是單純的資料文件的管理，還應接近、了解整個實驗室的工作流程，從而減少實驗室各部門間的重復工作[3-5]；由于檢驗檢測實驗室工作的專業(yè)性強，應對檔案管理員進行系統(tǒng)的培訓。
2.2 抓住實驗室體系運行中的關鍵點進行檔案管理
實驗室的檔案管理工作繁瑣復雜，要管理好非常不容易。檔案管理工作不直接產(chǎn)出物質(zhì)財富，檔案的本身也不是由檔案管理部門或檔案管理員產(chǎn)生和利用，它是實驗室里各部門在質(zhì)量檢驗工作過程中形成的各種歷史文件資料，檔案管理部門或檔案管理員僅僅對這些文件資料進行管理。但有了檔案管理，它就可以通過提供檔案信息為其他各個部門服務、為社會所利用。
要讓檔案管理在檢驗檢測實驗室的質(zhì)量體系運行里更好地發(fā)揮作用，檔案管理的質(zhì)量控制顯得尤為重要。檔案管理的質(zhì)量控制其實就是提綱挈領，抓住檢驗檢測實驗室體系運行中的一些關鍵點進行有的放矢的管理控制。這些關鍵點主要包括以下方面的內(nèi)容。
2.2.1 人員的檔案管理。人員的檔案管理是檢驗質(zhì)量的重要保障之一。檢驗檢測實驗室的人員檔案中應該有各類工作人員檔案，如抽樣人員、操作設備人員、檢驗檢測人員、簽發(fā)報告人員等；同時還需有所有技術人員的具體檔案，需要記錄人員相關資格、能力確認、授權、教育、培訓和監(jiān)督等內(nèi)容。
2.2.2 實驗室的設備設施和場所環(huán)境條件的檔案管理。開展檢驗工作最基本的資源是設備和設施。實驗室應該正確配置包括抽樣工具、物品制備、數(shù)據(jù)處理和分析等檢驗所需的儀器設備和設施，所用儀器設備的技術指標和功能應滿足要求。定期對儀器設備的配備、使用、維護、標識、檢定、校準進行跟蹤，從而保證檢驗結果的準確、可靠。同時實驗室應有滿足檢驗檢測的工作場所和環(huán)境，對標準和技術規(guī)范有環(huán)境條件要求的，應建立相應的監(jiān)控手段并做好相應記錄。
2.2.3 檢驗檢測方法檔案管理。檢驗方法是檢驗工作的依據(jù)。為了保證檢驗方法的科學性、可靠性和準確性，監(jiān)控檢驗過程中方法的選擇、制訂和確認的全過程，須對檢驗方法確認后方可使用。方法確認后所有資料和原始記錄及時歸檔。實驗室應建立并保持《方法的選擇和確認程序》對檢測方法的選擇、確認，自制方法進行控制，使用適合的方法和程序進行所有檢測，其中包括檢驗檢測物品的抽樣、處理、運輸、存儲和準備。適當時，還應包括測量不確定度的評定和分析檢驗檢測數(shù)據(jù)的統(tǒng)計技術[6-7]。檢測方法包括標準方法、非標準方法，非標準方法包括超出預期用途使用的標準方法、修改的標準方法、設備廠商給定的方法、自制方法等。采用非標準方法時，按《方法的選擇和確認程序》對非標準方法建立作業(yè)文件并進行確認，同時所有檢驗方法按序歸檔管理。
2.2.4 建立和保持評審客戶要求、標書、合同的程序。各類檢驗、檢測的要求、標書和合同的評審及與客戶的溝通是實驗室對外業(yè)務的資料文件。評審客戶的要求、標書和合同，確認實驗室的能力、資源是否能滿足客戶的要求，在客戶的期望和要求得到充分理解后，形成被雙方接受的合同，并予以實施和保證，評審過程或結構要做相應的記錄并按序歸檔管理。
2.2.5 建立服務與供應品商的檔案。為保證采購物品和相關服務的質(zhì)量，實驗室應對采購物品和相關服務進行有效的控制和管理，應按程序?qū)Ψ铡⒃噭┰囁?、耗材的購買、驗收、存儲進行控制，以保證檢驗檢測結果的質(zhì)量。對重要的耗材、供應品和服務的供貨單位和服務的提供者進行評價，并保存這些評價的記錄和合格供應商的名單，并按序歸檔管理。
2.2.6 有分包要求的檢驗檢測實驗室要對分包方進行評價和選擇的檔案管理。因設備設施、工作量、關鍵人員、環(huán)境條件和技術原因無法完成檢驗檢測任務的可以分包給依法取得檢驗檢測機構資質(zhì)認定并有能力完成分包項目的檢驗檢測機構。分包前應建立分包的管理程序，從合格分包方目錄中選擇合適的分包方并按序做好歸檔管理。
2.2.7 管理體系的內(nèi)部和外部文件控制程序的檔案管理。與檢驗檢測相關的各個場所使用的文件必須現(xiàn)行有效、合法有據(jù)、標識明確[8]；應定期審查文件，將已作廢、失效的文件或版本及時清理收繳、封存或銷毀，不得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)，如果因為某種原因確實需要保留在現(xiàn)場的，必須加以明顯標識，以防誤用。及時批準最新文件或版本，確保所有質(zhì)量文件始終處于嚴密的受控狀態(tài)并按序歸檔。
2.2.8 抽樣及樣品處置的檔案管理。制定《抽樣管理程序》和《樣品管理程序》并監(jiān)督實施。抽樣需符合相關的技術規(guī)范或者標準的要求。沒有相關的技術規(guī)范或者標準的，抽樣人員根據(jù)適當?shù)慕y(tǒng)計方法制定抽樣計劃或抽樣方案[1-2]。對抽樣過程的各個環(huán)節(jié)進行有效控制，分析抽樣對檢驗檢測結果的影響，以確保檢驗結果的有效性。按照制定的《抽樣管理程序》的要求記錄與抽樣有關的資料和操作，抽樣記錄內(nèi)容齊全、信息準確，應包括所用的抽樣計劃、抽樣人、環(huán)境條件，必要時有抽樣位置的圖示或其他等效方法，如可能，還應包括抽樣計劃所依據(jù)的統(tǒng)計方法[9]。
實驗室應按《樣品管理程序》來規(guī)范樣品的接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處理以及樣品的標識等各個環(huán)節(jié)。樣品應有唯一性的標識和檢驗中的狀態(tài)表示，通過對標識的控制能夠知道樣品流轉(zhuǎn)到了哪一個步驟。
2.2.9 檢驗結果及檢驗報告控制的檔案管理。實驗室的產(chǎn)品就是最終的數(shù)據(jù)和報告。檢驗報告是實驗室對外出具檢驗結果的正式憑證，是對樣品的技術鑒定，是具有法律效力的技術文件。為確保檢驗報告的客觀、公正和準確[4-6]，并能滿足客戶需求，對影響檢驗報告書質(zhì)量的各種因素都能使其處于受控狀態(tài)。為保證檢驗數(shù)據(jù)的準確、可靠、可信，滿足社會和市場的需要，建立了有效的實驗室數(shù)據(jù)和報告檔案管理體系。
3 結語
綜上所述，檔案管理是包含在整個實驗室檢驗過程中的，不僅忠實地記錄和保存了實驗室體系運行的一切信息，還能反饋實驗室的檢驗檢測工作，使之更加完善。同時，還要認清檔案管理的科學發(fā)展性。隨著時代的進步，實驗室自身也要不斷發(fā)展完善，這就要求實驗室的管理部門要定期進行相關人員質(zhì)量意識的教育培訓[1]，各項工作要嚴格執(zhí)行實驗室的操作規(guī)程，同時還應提高檔案管理人員的素質(zhì)和責任心。
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【關鍵詞】商科；二級學院；檔案；管理
近年來， 隨著我國高等教育教學改革和高校內(nèi)部教育體制改革的不斷深入，多數(shù)高校已經(jīng)開始或正在實施或逐步完善二級院系管理，教學檔案的管理內(nèi)容也日益復雜多樣，本文針對新時期二級院系教學檔案管理工作，結合自己的工作經(jīng)驗，進行一些交流和探討。
一、文科類二級學院檔案管理的現(xiàn)狀及特點
（一）檔案管理的任務、范圍。檔案管理的根本任務是在各項工作開展過程中收集相關材料，進行鑒定分類、整理備份、保管歸檔并提交至上級檔案管理部門。在搜集的基礎之上進一步鑒定歸檔價值進行分類保存。歸檔價值的認識決定了一份檔案的質(zhì)量，根據(jù)《高等學校檔案工作規(guī)范》的各類檔案歸檔準則，我們不難總結出如下幾條歸檔準則，亦可以說是歸檔價值的鑒定標準：1.“對社會和學校當前和長遠發(fā)展具有參考作用、憑證作用以及研究價值”“完整、準確、系統(tǒng)地反映各項工作的全過程”。2.“遵循自然形成規(guī)律，保持彼此間有機聯(lián)系”。3.“有重點，有特點”。從范圍講，二級學院的歸檔一般分為以下大類：辦公（黨政）類、教學類（本科生/研究生）、科研類、外事類、儀器設備類、產(chǎn)品生產(chǎn)和技術開發(fā)類。其中，對于文科類二級學院，產(chǎn)品生產(chǎn)和技術開發(fā)類文檔幾乎不存在，外事類檔案也相對較少，但它反映出學院在科研、人才交流等方面與國際接軌、“走出去”“請進來”的層次和側(cè)重點，不應該被遺漏。
教學檔案是指在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料。教學檔案管理質(zhì)量是衡量高校教學管理水平和教育質(zhì)量的重要標志之一，是高等學校檔案的主題、核心和重點。近年來，隨著高校招生規(guī)模不斷擴大和內(nèi)部管理體制改革的進一步發(fā)展，以及數(shù)字化校園的建設，高校已經(jīng)開始實施二級學院管理，二級學院辦學自進一步加大。因此，二級學院的教學檔案管理內(nèi)容也變得復雜多樣，本文根據(jù)高校二級學院檔案管理存在的一些問題，結合自己的工作經(jīng)驗，進行一些交流和探討。
（二）教學檔案的特點。1.文件來源分散。教學檔案來自于教學工作的各個環(huán)節(jié)，除了少部分來源于教務管理部門外，大部分來源于從事教學活動的教師。而來源于教師個人的教學文件材料，大多不需經(jīng)過收發(fā)部門登記，且沒有副本，甚至長年累月存在于教師個人手中。因此，教學檔案的來源與其他檔案相比，具有明顯的分散性。2.專業(yè)性強。高校的專業(yè)設置、學科劃分比較細致，一般的高校專業(yè)數(shù)量少則十幾個，多則幾十個甚至上百個，且每個專業(yè)在課程設置、教學內(nèi)容及方法等方面各有不同，導致這些教學檔案材料表現(xiàn)出很強的專業(yè)性。3.種類繁多。存放在二級學院的教學檔案除了上級主管部門下達的文件、本部門的計劃、總結及會議記錄等行政管理材料，還包括教學計劃執(zhí)行及教學質(zhì)量監(jiān)控各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的教學管理材料，種類繁多，涉及面廣，內(nèi)容豐富。4.載體的多樣化。教學檔案管理的載體除了紙、卡片、照片等傳統(tǒng)載體外，還包括各種辦公文檔和多媒體文檔等電子載體，而電子載體在歸檔時一般需要刻錄成光盤。
二、目前高校二級院系教學檔案管理存在的主要問題
（一）重視程度不夠，檔案意識薄弱。二級院系是從事教學活動的一線教學單位，承擔著艱巨的教學任務，特別是在我國教育行政管理部門對各高校實行五年一周期的教學評估背景下， 從學院領導到教職員工更是始終把教學工作放在首位，忙于具體的教學事務，對教學檔案管理缺乏足夠的重視，僅僅把它視為教學管理的附屬工作，在評估檢查時，往往臨時突擊，應付差事，草率整理。
（二）管理手段落后，缺乏創(chuàng)新模式。高校檔案管理目前還是遵循老一套的管理手段，學校檔案館（室）作為學校教學檔案管理的業(yè)務指導部門， 對各二級學院的監(jiān)督指導不到位，不及時。另外，由于大多數(shù)高校采取高度集中的管理體制，各二級學院在教學檔案管理方面的主動性和積極性難以得到發(fā)揮，統(tǒng)一領導、分級管理的力度缺少適當?shù)你暯狱c。
（三）重文書類，輕實體聲像類。由于純文科學院幾乎沒有實驗模具、科研成果樣品等，往往在存檔中根本不會在意實體類聲像類的收集，無論是學院還是教師也存在一種傾向，即：獎狀、證書、禮品等是學院或個人工作交往中產(chǎn)生的，一旦上交保存，自身的檔案將缺失，再利用時也比較困難。那么我們可以將具有代表性、存檔價值高的實物進行復制，將復制件上交至學校檔案館，學院內(nèi)部涉及學院整體的實物類檔案由學院統(tǒng)一保存，并編號造冊，注明好時間、尺寸、材質(zhì)、產(chǎn)生背景等詳細情況。
三、完善高校二級院系教學檔案管理的措施
（一）根據(jù)自身實際，逐步建立并完善二級院系教學檔案管理工作的規(guī)章制度，使檔案管理有規(guī)可循。二級院系作為教學檔案管理工作的直接施行者，根據(jù)實際情況，結合學校檔案館（室）的業(yè)務要求，充分發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)新精神，制定教學檔案管理的各項規(guī)章制度，在高校師生對所在二級院系的依賴程度不斷強化的背景下，使檔案管理體現(xiàn)專業(yè)知識、學科體系的科學性和權威性，讓擁有本專業(yè)和學科知R的教師專家自主制定或完善涉及自己專業(yè)和學科范圍的教學檔案的規(guī)章制度，包括材料的收集、整理、立卷、歸檔、檔案的分類、保管、鑒定及利用等方方面面，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依，從而實現(xiàn)對教學檔案工作各個環(huán)節(jié)的有效管理。提高檔案管理人員素質(zhì)，搞好二級院系教學檔案工作。高校的各級領導應充分認識到高校教學檔案管理工作在高校發(fā)展中所起的承前啟后作用，重視二級院系檔案人才隊伍建設，有條件的可以安排專職的檔案工作人員，加強對教學檔案工作人員的定期培訓和業(yè)務指導，由學校檔案館（室）的專職檔案工作人員，結合具體案卷輔以詳細講解和操作指導。同時將教學材料的歸檔工作同教職員工的年度考核、職稱評聘、獎勵評優(yōu)等掛鉤，激發(fā)二級院系專兼職檔案管理人員的工作積極性和責任感，從而提高二級院系教學檔案工作水平。
（二）充分利用現(xiàn)代化信息技術開展教學檔案管理，以提高工作效率，適應改革需求。隨著高校改革的不斷深入，在辦公自動化技術取得突破性進展的背景下，二級院系教學檔案應當實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，借助互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)及網(wǎng)絡版檔案管理軟件，建立教學檔案信息平臺，實現(xiàn)校園辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理的無縫連接，檔案管理人員依托網(wǎng)絡一方面實現(xiàn)對教學檔案的及時收集、迅速整理、全面存儲、高效利用；另一方面實現(xiàn)與處于業(yè)務指導核心地位的學校檔案館（室）的密切溝通，完成教學檔案信息的上傳下達，使二級學院教學檔案管理工作向縱深發(fā)展，形成高效、安全、智能化的網(wǎng)絡模式。
（三）做好教學檔案材料的收集和歸檔工作。二級學院分管檔案工作的領導必須保障檔案管理人員完成年度檔案工作所必需的時間和條件。專兼職檔案員要加強檔案意識和工作責任心，主動地采取措施，在歸檔前按照歸檔范圍到各教研室、實驗室、研究所收集分散在個別教職工手中有價值的各種材料，并認真檢查文件是否齊全、完整，檢查文件的聯(lián)系是否互相混淆或有拆散現(xiàn)象，檢查是否有遺漏或不需要歸檔的材料。確保歸檔文件材料完整、準確和系統(tǒng)。同時對各種不同載體形式的檔案材料也要加強收集，如照片、實物、獎狀、獎杯等，實現(xiàn)檔案載體形式多樣化。
（四）加強檔案人員的業(yè)務培訓。由于檔案管理工作專業(yè)性強，二級學院的教學檔案內(nèi)容復雜多樣，但是大部分二級學院的檔案管理人員是兼職的，沒有經(jīng)過專門的培訓，且更換頻繁，因此高校檔案部門應加強對二級學院兼職檔案人員的業(yè)務培訓，有條件的可以在每年年初由學校檔案館的專職檔案管理人員，結合具體案卷，加以詳細講解和操作指導，提高兼職檔案員的業(yè)務水平。
（五）實現(xiàn)檔案工作的價值。社會信息化致使社會各項活動的記錄產(chǎn)生于網(wǎng)絡數(shù)字化環(huán)境，人們進行交流和傳遞信息的手段也從紙質(zhì)走向電子媒體，高校檔案數(shù)字化建設需要一個不斷探索、不斷發(fā)展、不斷完善的過程，高校二級學院教學檔案管理也需要遵循科學的原理，采取正確的方法，才能實現(xiàn)檔案工作的價值。
（六）進行個性管理，做好檔案服務。需要注意的是高校之中各部門的工作存在著較為明顯的差異性，每個部門在工作過程中產(chǎn)生的數(shù)信息以及需要參考的檔案數(shù)據(jù)信息等都有所不同。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的支持下，檔案數(shù)據(jù)管理人員應對檔案數(shù)據(jù)管理工作進行優(yōu)化，增加其對各部門的針對，可以將不同部門的檔案數(shù)據(jù)信息整合到一起進行針對性管理，并根據(jù)部門的不同進行檔案數(shù)據(jù)信息的分類。不僅如此，檔案數(shù)據(jù)管理人員還可以與具體部門的工作人員進行溝通，了解各部門對檔案數(shù)據(jù)信息的個性化需要，并以這種需要為依據(jù)對檔案數(shù)據(jù)管理工作進行調(diào)整，利用網(wǎng)絡平臺滿足高校內(nèi)部不同部門的差異性需要。
綜上所述，高校檔案管理工作開展中，應該結合高校實際情況建立起特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)新和完善高校的檔案信息化管理理念，選擇合理的管理技術，從而為高校教學、科研以及行政管理工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。
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