時(shí)間：2023-05-26 15:29:38
導(dǎo)語(yǔ)：在如何進(jìn)行檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī);檔案管理;文書
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，在各行各業(yè)都得到了廣泛應(yīng)用，深刻改變了生產(chǎn)方式和人們的工作方式，在檔案管理方面，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用給實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)管理提供了技術(shù)支持，應(yīng)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理成為了檔案管理自身發(fā)展的客觀方向，自動(dòng)化、機(jī)械化、無(wú)紙化成為檔案管理工作的新趨勢(shì)，在縣級(jí)機(jī)關(guān)，機(jī)關(guān)文書檔案管理工作同樣可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)高效化管理，對(duì)提高檔案管理效率和質(zhì)量有著很大幫助。
一、縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作現(xiàn)狀
（一）文書時(shí)效性不強(qiáng)。一些比較關(guān)鍵的文書，尤其是上級(jí)部門文書基本上只有一份，導(dǎo)致許多領(lǐng)導(dǎo)或者部門需要輪流查看，即便在查閱過(guò)程中存在著急用的情況，也只能排隊(duì)等待，導(dǎo)致文書使用影響率不高，文書的共享性和時(shí)效性不強(qiáng)，影響了文書價(jià)值的發(fā)揮。
（二）文檔查閱與管理不便。當(dāng)文書在重復(fù)使用時(shí)，需要填寫借閱登記，管理流程冗余，重復(fù)低價(jià)值勞動(dòng)。而且紙質(zhì)文件的存儲(chǔ)都按照類別的不同進(jìn)行存放，當(dāng)查閱條件不完備時(shí)，需要逐一查找，導(dǎo)致每次文書的使用查找都十分困難，花費(fèi)很多不必要的時(shí)間。
（三）文件歸檔、整理操作重復(fù)。機(jī)關(guān)單位的文書檔案每年都需要?dú)w檔整理一次，原文檔在存放時(shí)就已經(jīng)分門別類地整理完畢，歸檔工作是將已經(jīng)整理完畢的檔案重新整理一次，存在著重復(fù)勞動(dòng)。
二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在縣級(jí)機(jī)關(guān)文書檔案管理中的應(yīng)用
（一）計(jì)算機(jī)檔案存儲(chǔ)。傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)文件或者影音錄像光碟等等，這些傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)密度低，文件容易損壞，如紙質(zhì)文檔需要注意防潮防蟲，照片會(huì)逐漸失真。文書檔案工作量越來(lái)越大，直接將文檔存放在庫(kù)房中，手工抄寫目錄的方式不再適應(yīng)現(xiàn)階段縣級(jí)機(jī)關(guān)的文書工作。但是應(yīng)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案的歸檔，卻能夠有效減少歸檔需要的空間，并且能夠容納的檔案容量也非常大，如一個(gè)T的移動(dòng)硬盤，能夠存放2700億個(gè)漢字的文檔，除了文檔，紙質(zhì)文書還可以掃描成為PDF或者應(yīng)用高清相機(jī)拍攝成為照片格式，無(wú)論是圖文聲像等各類檔案類型，都能夠存入硬盤中，數(shù)據(jù)的檢索和備份也十分方便。
（二）檢索查找十分迅捷。采用實(shí)體排列的方式保管的紙質(zhì)文檔，大多數(shù)都應(yīng)用類似圖書館的檢索信息列表，如果查閱者的檢索條件不同或者查詢條件不完整，或者需要的文檔分別歸在不同的類別中時(shí)，紙質(zhì)文檔的檢索查找就十分讓人頭疼，僅僅依賴人工查找效率不高，并且容易遺漏。但是計(jì)算機(jī)卻有著先進(jìn)的關(guān)鍵字檢索系統(tǒng)，借助計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的并行計(jì)算能力，能夠在幾乎瞬間就根據(jù)關(guān)鍵字檢索到需要的文書檔案。例如國(guó)家檔案局的檔案管理系統(tǒng)，將幾十萬(wàn)條檢索信息存放在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，一般來(lái)說(shuō)查找某個(gè)文書檔案只需要幾秒鐘，效率高并且檢索結(jié)果十分準(zhǔn)確。
（三）編制電子版檔案檢索目錄。現(xiàn)代檔案管理中一般有文件目錄、案卷目錄、全引目錄三種，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔中只能實(shí)現(xiàn)文件目錄和案卷目錄兩種。紙質(zhì)文檔的檢索目錄通常都是人工抄寫的，如果想要獲得全引目錄，就需要對(duì)全部檔案進(jìn)行重新抄寫，工作量大，不切實(shí)際。但是計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)卻能夠?qū)崿F(xiàn)一次數(shù)據(jù)的多次輸出，減少了大量的重復(fù)勞動(dòng)，索引目錄準(zhǔn)確性和效率都遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的文書檔案管理方法。
三、電子檔案的安全防護(hù)
（一）建立安全管理體系制度。正是因?yàn)槿绱耍瑢?duì)電子文檔的安全管理工作需要格外重視。首先需要提高機(jī)關(guān)內(nèi)檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，加快人才培養(yǎng)，建立專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，將電子文檔的安全責(zé)任牢記于心。與此同時(shí)，需要建立計(jì)算機(jī)電子文檔的安全管理體系，進(jìn)行敏感電子文件信息的訪問(wèn)控制，形成完善嚴(yán)密的權(quán)限體系，明確規(guī)定哪些賬號(hào)能夠接觸哪類級(jí)別的檔案，賬號(hào)注冊(cè)和登錄都需要進(jìn)行嚴(yán)格的審核，保證賬戶自身安全。
（二）應(yīng)用計(jì)算機(jī)安全技術(shù)。除了必要的備份，應(yīng)用安全性強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)也是提高電子檔案管理安全性的重要措施，一些先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)能夠完成自身安全性的檢測(cè)和文檔存儲(chǔ)介質(zhì)健康狀況檢查，配合局域網(wǎng)和防火墻技術(shù)，能夠有效攔截木馬和后門程序，同時(shí)還能夠避免機(jī)關(guān)內(nèi)文檔的非法流出。
四、結(jié)語(yǔ)
縣級(jí)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠大幅度提高檔案管理的可靠性，實(shí)現(xiàn)文書檔案直觀、清晰、系統(tǒng)地管理，文檔查詢調(diào)用、修改歸檔等操作都更加便捷，對(duì)提高文書檔案管理水平，提高縣級(jí)機(jī)關(guān)單位工作效率意義重大。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：土地檔案管理;問(wèn)題;解決措施
中圖分類號(hào)： F301.2;G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A DOI編號(hào)： 10.14025/ki.jlny.2016.24.085
1檔案以紙質(zhì)存儲(chǔ)，不便查閱
在土地檔案管理中檔案的歸檔很多地區(qū)仍然以紙質(zhì)材料為主，電子檔案使用沒(méi)有得到普及。紙質(zhì)檔案管理中會(huì)遇到很多問(wèn)題，比如年久出現(xiàn)文字的褪色、模糊，紙質(zhì)檔案資料少頁(yè)丟失，查閱后不歸還現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。電子檔案不存在這些缺點(diǎn)，查閱方便的同時(shí)也提高了工作效率。但是電子檔案管理也要十分注意，電子檔案以儲(chǔ)存電腦、優(yōu)盤等為主，電腦容易中毒，而優(yōu)盤容易丟失，所以也要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理。
2 檔案利用率低，達(dá)不到最大利用率
檔案利用率低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層對(duì)檔案資源主要用于提供近幾年領(lǐng)導(dǎo)決策的工作思路;提供制定各種工作措施、規(guī)章制度的“范本”，及上級(jí)部門頒布的法律、法規(guī)及司法解釋等單一供給，并沒(méi)有真正的把檔案資源合理整合，總結(jié)出一套行之有效的開發(fā)利用方法。特別是未能發(fā)揮檔案本身的文獻(xiàn)庫(kù)效應(yīng)，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規(guī)模地實(shí)現(xiàn)時(shí)效性、綜合性的特征。
3檔案管理人員專業(yè)水平不足
有些地區(qū)檔案管理員一直是被忽略的職務(wù)，認(rèn)為檔案管理工作簡(jiǎn)單，什么人都可以勝任，甚至采用兼職管理，這種管理意識(shí)是錯(cuò)誤的，土地檔案管理是土地資源規(guī)劃中不可或缺的部分，具有重要的價(jià)值和意義。所以要改變這種不重視的態(tài)度，加強(qiáng)檔案管理，提高管理人員的專業(yè)水平，發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值和社會(huì)效益。
4 對(duì)檔案的重視程度不夠
檔案所發(fā)揮的作用是隱性的，往往不被重視，而且這種現(xiàn)象在多個(gè)地區(qū)均有存在。對(duì)檔案管理工作的不重視說(shuō)明對(duì)檔案了解不夠深入，不了解檔案的存在價(jià)值和其所發(fā)揮的作用。對(duì)檔案管理工作的輕視，致使相關(guān)人員的工作積極性不高，得過(guò)且過(guò)，否定了自我的工作價(jià)值。這是工作中的一種惡性循環(huán)，沒(méi)有工作熱情，糊弄了事，最終會(huì)導(dǎo)致檔案歸檔不及時(shí)、資料不完整、丟失嚴(yán)重，對(duì)于后期的使用和查閱造成相當(dāng)大的影響。
5 檔案管理人員管理意識(shí)薄弱
土地檔案管理人員在檔案管理上認(rèn)識(shí)比較模糊。有些地區(qū)沒(méi)有將土地檔案管理工作放到夯實(shí)基層基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度加以認(rèn)識(shí)，所以在檔案管理上不知如何進(jìn)行檔案管理。另外，在實(shí)際工作中對(duì)檔案管理的重視程度不夠。一些地區(qū)沒(méi)有意識(shí)到檔案在信息化時(shí)代的重要作用和實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為土地檔案管理只是對(duì)已經(jīng)發(fā)生材料的收集和整理，在此過(guò)程中需要投入人力、財(cái)力和物力，但是還出不了成績(jī)，因此被看做是一種徒勞工作，得不到重視。
6土地檔案管理力量相對(duì)薄弱
土地檔案管理不被重視，導(dǎo)致從業(yè)人員流失嚴(yán)重。甚至有些地區(qū)采用兼職人員肩負(fù)檔案管理工作，而且人員變動(dòng)頻繁，這樣就造成了部分管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，導(dǎo)致檔案的管理極為混亂，在檔案提取和利用中問(wèn)題百出，不利于檔案發(fā)揮其最大作用和價(jià)值。有些檔案管理人員只會(huì)立卷歸檔，對(duì)于檔案的全宗號(hào)、目錄號(hào)、類別號(hào)以及保管期限等混淆不清。
7檔案門類不夠豐富
有的地區(qū)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實(shí)物檔案以及有關(guān)資料的收集，影響了土地檔案的系統(tǒng)性和完整性。
檔案資源個(gè)別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個(gè)別檔案存在斷檔現(xiàn)象;部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。
重保管輕利用。一些地區(qū)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過(guò)檔案資料為該地區(qū)的土地資源規(guī)劃和利用提供服務(wù)，以此來(lái)提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。
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科技的日新月異，為我們的生活帶來(lái)了便利。其中最大的一項(xiàng)成果就是網(wǎng)絡(luò)的普及。現(xiàn)今是知識(shí)爆炸的年代，為了讓各項(xiàng)建設(shè)工作順利進(jìn)行，電子計(jì)算機(jī)的的使用范圍越來(lái)越廣，大到航空航天，小到超市購(gòu)物，我們已經(jīng)完全進(jìn)入了電子時(shí)代。而社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展都離不開檔案的保存。這些檔案既是行業(yè)發(fā)展的見證，也為行業(yè)今后的發(fā)展提供了經(jīng)驗(yàn)保證。因此，為了做好檔案的管理，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引進(jìn)檔案管理是十分必要的。我們不僅要認(rèn)識(shí)到檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的重要性，還應(yīng)該不斷優(yōu)化檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。
2.傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題
檔案管理是一項(xiàng)具有機(jī)密性和專業(yè)性的管理工作，不論是哪個(gè)行業(yè)的檔案管理都應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待，明確其重要性。然而，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理逐漸顯現(xiàn)出弊端，主要表現(xiàn)在管理意識(shí)、硬件設(shè)施和專業(yè)素質(zhì)上。
2.1檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
一直以來(lái)，相當(dāng)多的管理者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在偏差，認(rèn)為檔案管理就是檔案抄寫和整理，不需要什么技術(shù)含量。然而，事實(shí)并非如此，檔案管理不僅包括檔案抄寫和整理還包括檔案分類、裝訂和保存等，需要專門的檔案管理人才來(lái)進(jìn)行管理。所以，為了提升檔案管理的質(zhì)量和水平，糾正這些領(lǐng)導(dǎo)干部的錯(cuò)誤思想是十分必要的。他們應(yīng)該充分意識(shí)到檔案管理的重要性，將檔案管理落到實(shí)處，引進(jìn)優(yōu)秀的管理人才，提升檔案管理的質(zhì)量。
2.2檔案管理的硬件設(shè)施落后
做好檔案管理工作不僅需要有清醒的檔案管理意識(shí)，還需要給檔案管理提供必要的硬件設(shè)施。傳統(tǒng)的檔案大多是紙質(zhì)材料，為了保存好這些材料，應(yīng)該準(zhǔn)備一個(gè)專門的檔案室進(jìn)行儲(chǔ)存。然而，有些單位沒(méi)有專門的檔案室，檔案、文件堆放雜亂，極易造成檔案丟失或損壞。而有些單位雖然有檔案室，但是檔案室的防潮、防霉條件不容樂(lè)觀，這就容易造成檔案的蟲蛀、霉變，破壞檔案的干凈和完整。所以，對(duì)于檔案室的硬件設(shè)施應(yīng)該定期檢查、更新，做好檔案的保存工作。
2.3檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)
傳統(tǒng)的檔案管理與一般的行政管理不同，它的管理對(duì)象是紙質(zhì)材料。紙質(zhì)材料的保存難度較大，需要專業(yè)的人員進(jìn)行養(yǎng)護(hù)。但是，現(xiàn)今的檔案管理人員大多缺乏檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，對(duì)如何進(jìn)行檔案分類、裝訂、養(yǎng)護(hù)、保存缺少必要了解，這就使得日常的檔案管理成為一紙空談。而在日復(fù)一日的忽視中，紙質(zhì)檔案逐漸損壞，這些檔案中有些沒(méi)有備份，一旦損壞就難以修復(fù)，這種損失是十分巨大的。因此，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是勢(shì)在必行的。
3.優(yōu)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的策略
3.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)
現(xiàn)今，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)明顯增強(qiáng)，電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案，是檔案的管理“從單一的舊信息的管理模式下解脫出來(lái)，向多重管理模式過(guò)度”[1]。為了做好電子檔案的管理，需要培養(yǎng)出一批優(yōu)秀的電子檔案管理人才。這可以從兩個(gè)方面入手：第一，引進(jìn)專業(yè)能力強(qiáng)，管理能力好的高素質(zhì)人才，優(yōu)化檔案管理的員工隊(duì)伍，讓他們互相學(xué)習(xí)共同進(jìn)步；第二，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行職中培訓(xùn)，請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人才對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行專業(yè)能力的培訓(xùn)，讓他們掌握最新的管理技術(shù)，與時(shí)俱進(jìn)。
3.2建立健全電子檔案的管理制度
無(wú)規(guī)矩不成方圓，任何行業(yè)要取得發(fā)展都需要有一個(gè)堅(jiān)實(shí)的制度保障，電子檔案的管理亦是如此。我們可以從三個(gè)方面入手，全面完善電子檔案的制度管理。第一，明確分工。檔案管理包含的層面很多，不僅有檔案的錄入，還包括檔案的整理、分類等，應(yīng)實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。第二，制定出明確、合理、科學(xué)的檔案分類歸檔標(biāo)準(zhǔn)，這既便于檔案的整理，也便于日后的檔案查閱。第三，對(duì)檔案的真實(shí)性予以嚴(yán)格鑒定，電子檔案在發(fā)送和接受時(shí)要通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)，信息的安全難以保證，所以檔案管理人員在接收檔案時(shí)要對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格鑒定，避免出現(xiàn)虛假檔案。
3.3嚴(yán)格監(jiān)控電子檔案的使用和轉(zhuǎn)換
電子檔案和紙質(zhì)檔案相比，可操作性更強(qiáng)，對(duì)檔案的修改也更容易。因此為了保證檔案的機(jī)密性，在對(duì)檔案實(shí)行操作之前，要嚴(yán)格審查操作人員使用權(quán)限，確保檔案的安全性，避免檔案遭到惡意修改。另外，電子檔案的資源共享性較強(qiáng)，在傳輸?shù)倪^(guò)程中可以出現(xiàn)在不同的載體上，為了保證檔案的原始性，我們應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行加密。例如“將檔案的文件模式設(shè)置為只讀，或?qū)φ麄€(gè)檔案加密”[2]。而且，電子檔案應(yīng)該及時(shí)備份，避免出現(xiàn)檔案丟失的事件。
【關(guān)鍵詞】數(shù)字時(shí)代；高等院校；數(shù)碼照片；檔案管理
引言
隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息資源網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化發(fā)展，高新科技已經(jīng)逐漸影響到人們的學(xué)習(xí)、工作以及生活等各個(gè)方面。在新時(shí)期下，高效檔案事業(yè)作為高校發(fā)展以及社會(huì)主義文化建設(shè)的重要組成部分，因此加強(qiáng)高校檔案事業(yè)的管理，不斷提高管理水平，從而為學(xué)校的教學(xué)、科研以及發(fā)展等各項(xiàng)工作提供優(yōu)秀的服務(wù)，充分發(fā)揮高校檔案事業(yè)在教育中具有重要的作用。下面主要進(jìn)行分析如何加強(qiáng)新時(shí)期高校數(shù)碼照片檔案管理。
一、高校數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)狀
1、管理制度不健全
目前很多人員對(duì)數(shù)碼照片及其收集、整理、歸檔和保存等問(wèn)題的理解，還存在很多的分歧，盡管國(guó)家檔案局頒布《照片檔案管理規(guī)范》等相關(guān)的文件，并對(duì)照片的檔案管理提出相關(guān)要求，但是由于數(shù)碼照片是最近幾年才出現(xiàn)的事物，并且在相關(guān)的政策中沒(méi)有具體精心規(guī)定，并且在很多的高校中也制定了關(guān)于檔案管理的制度以及法規(guī)，但是對(duì)于數(shù)碼照片的檔案管理制度還不夠完善，甚至在一些高校中沒(méi)有建立照片檔案的收集、整理以及歸檔等崗位責(zé)任制，并且對(duì)照片管理工作沒(méi)有約束機(jī)制，從而造成高校數(shù)碼照片檔案管理存在一種無(wú)章可循，無(wú)法可依的狀況，導(dǎo)致高校數(shù)碼照片檔案管理狀況混亂的現(xiàn)象[1]。
2、照片檔案收集難度大
在高校檔案管理中對(duì)數(shù)碼照片的收集難度比傳統(tǒng)照片的收集難度更加難，造成這種現(xiàn)象的原因一方面是由于數(shù)碼照片不需要進(jìn)行洗印，并且沒(méi)有底片就能夠使用，并且拍攝照片比較方便、簡(jiǎn)單，所以在很多高校中拍照已經(jīng)不是宣傳部門以及辦公室的專利，并且數(shù)碼照片只保存在計(jì)算機(jī)上，從而造成照片的收集更加廣泛，所以高校檔案管理人員如果想要了解各個(gè)部門的照片情況，則難度是非常大的。另一方面由于高校檔案管理人員較少，并且與學(xué)校各個(gè)部門溝通以及聯(lián)系不多，并且院校中各個(gè)部門又不能及時(shí)遞交整理的檔案，從而造成高校檔管理部門，很難得知各個(gè)部門數(shù)碼照片的情況，從而造成數(shù)碼照片收集的工作的難度增加。
3、數(shù)碼照片的查閱以及利用難度比較大
目前由于很多高校中沒(méi)有對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行檢索的系統(tǒng)，從而造成數(shù)碼照片的查閱難度增加，造成高校中數(shù)碼照片資源很難進(jìn)行開發(fā)利用。在信息時(shí)代里，很多高校以及各個(gè)部門、單位對(duì)數(shù)碼照片檔案資源的利用呼聲很高，不僅在招生宣傳畫冊(cè)、材料以及宣傳頁(yè)等方面需要運(yùn)用到大量的照片以及圖片，而且在校園的日?；顒?dòng)、校園歷史展覽以及圖片的展覽等活動(dòng)都需要運(yùn)用大量的照片和圖片，但是在各個(gè)部門中由于沒(méi)有專門的檔案管理人員或者沒(méi)有對(duì)照片進(jìn)行整理，從而造成很多數(shù)碼照片無(wú)法利用，從而導(dǎo)致高校中數(shù)碼照片的資源利用率低下。
二、新時(shí)期加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案管理的措施
1、制定相關(guān)的管理措施，建立健全的管理制度
對(duì)于高校檔案管理首先應(yīng)該制定相關(guān)的管理措施，建立合理完善的數(shù)碼照片檔案管理制度，并且還應(yīng)該不斷提高檔案管理部門在院校的重要性，激發(fā)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，并且還應(yīng)該不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和綜合能力以及管理能力，保證檔案管理經(jīng)費(fèi)的充足性，從而不斷研究創(chuàng)造出符合實(shí)際工作的檔案管理系統(tǒng)的軟件。在高校數(shù)碼照片檔案管理工作中，一方面高校檔案管理部門應(yīng)該針對(duì)目前檔案管理部門以及數(shù)碼照片的管理現(xiàn)狀，采取切實(shí)有效的方法和措施加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案管理[2]。另一方面，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的研究調(diào)查，并且還應(yīng)該充分進(jìn)行征求院校中各個(gè)部門以及管理人員的意見，建立科學(xué)合理完善的數(shù)碼照片檔案管理系統(tǒng)，保證數(shù)碼照片的收集、整理以及歸檔等具有嚴(yán)格、明確的規(guī)章制度和管理措施，從而提高高校數(shù)碼照片檔案管理水平。
2、數(shù)碼照片的收集
在高校中數(shù)碼照片檔案的收集比傳統(tǒng)照片的收集復(fù)雜、困難，所以在進(jìn)行對(duì)高校數(shù)碼照片收集時(shí)，可以開展日常收集、專題收集、定期收集等方法，特別對(duì)對(duì)于教學(xué)、宣傳以及科研等各個(gè)部門開展切實(shí)有效的收集，在高校數(shù)碼照片檔案收集中為了保證收集的及時(shí)、準(zhǔn)確以及可靠，并且能夠控制數(shù)碼照片的源頭，高校檔案管理部門應(yīng)該與各個(gè)部門建立良好的協(xié)作關(guān)系，加強(qiáng)溝通和交流，從而保證高校數(shù)碼照片檔案順利的開展。并且在進(jìn)行拍攝照片時(shí)，應(yīng)該選擇像素比較高、分辨率以及圖像壓縮率能夠調(diào)整等，并且還應(yīng)該及時(shí)對(duì)收集的照片進(jìn)行登記，并且對(duì)數(shù)據(jù)的類型、格式等進(jìn)行調(diào)整，從而保證高效數(shù)碼照片的實(shí)用性。
3、建立數(shù)碼照片檔案資料庫(kù)，積極開發(fā)利用資源
為了不斷提高高校數(shù)碼照片利用的效率以及更好的保存照片，可以將數(shù)碼照片同儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，并且還可以通過(guò)計(jì)算網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將數(shù)碼照片以及相關(guān)檔案的使用者不受空間和時(shí)間的限制能夠隨時(shí)隨地，方便的獲取信息資源，不斷實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片的檔案的利用率以及信息資源的共享，數(shù)碼照片檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)在為學(xué)校工作服務(wù)，為社會(huì)文明建設(shè)服務(wù)，所以高校數(shù)碼照片檔案管理人員應(yīng)具有服務(wù)意識(shí)，積極開發(fā)利用數(shù)碼照片檔案的資源[3]。比如可以在校園內(nèi)開展照片展覽、使數(shù)碼照片上傳到校園網(wǎng)中，展示校園的文化建設(shè)和發(fā)展啊歷程，從而不斷提高學(xué)校的知名度，擴(kuò)大學(xué)校的影響力。
關(guān)鍵詞：投資項(xiàng)目；可行性研究報(bào)告；檔案管理
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1000-8772-（2016）08-0205-01
近年來(lái)，城市中投資項(xiàng)目逐步增多，發(fā)展和改革局投資科也加強(qiáng)了對(duì)投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告檔案管理，希望能夠使投資項(xiàng)目更加符合國(guó)家的規(guī)定，推動(dòng)城市發(fā)展。投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告是通過(guò)對(duì)項(xiàng)目的主要內(nèi)容和配套條件進(jìn)行調(diào)查研究和分析比較，并對(duì)項(xiàng)目建成以后可能取得的財(cái)務(wù)、經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)影響進(jìn)行預(yù)測(cè)，從而提出該項(xiàng)目是否值得投資和如何進(jìn)行建設(shè)的咨詢意見，為項(xiàng)目決策提供依據(jù)的一種綜合性的分析方法。通過(guò)對(duì)投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告的歸類和管理，能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)提供重要的參考依據(jù)，促進(jìn)城市的科學(xué)、健康發(fā)展。
一、當(dāng)前投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告檔案管理中存在的問(wèn)題
1.過(guò)分重視文件收集，不注重文件歸檔。在投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告檔案管理工作中，很多人都非常重視檔案的收集工作，比較重視檔案本身的真實(shí)性，在收集過(guò)程中要求出示和驗(yàn)證原件，防止檔案存在不真實(shí)現(xiàn)象。在滿足檔案工作真實(shí)性的同時(shí)，忽略了對(duì)文件的歸檔，沒(méi)有按照一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，甚至過(guò)分要求原件，使得一些重要的科技檔案無(wú)法收入其中，降低檔案管理的參考價(jià)值。
2.沒(méi)有認(rèn)識(shí)到資源建設(shè)的重要性。投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告檔案是一種信息資源，具有非常重要的應(yīng)用價(jià)值，但如果檔案管理人員沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行正確的開發(fā)和建設(shè)，就很容易使其信息不夠完善，影響投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告的權(quán)威性。由于檔案管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)，在歸檔工作中無(wú)法切實(shí)反應(yīng)其中的技術(shù)完整性，導(dǎo)致城市項(xiàng)目建設(shè)的連續(xù)性、專業(yè)性不能得到全面反映。
二、加強(qiáng)投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告檔案管理的措施
1.建立完善的檔案管理規(guī)章制度。投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告的收集和整理，不僅需要檔案管理人員的努力，還需要各個(gè)部門的共同協(xié)調(diào)和合作。而完善的檔案管理規(guī)章制度是檔案管理工作運(yùn)行的基礎(chǔ)，在這個(gè)過(guò)程中，首先應(yīng)完善檔案收集制度，確定檔案收集的渠道、方法和手段，確保檔案的真實(shí)、合理、準(zhǔn)確、完整，不能收錄涂改嚴(yán)重、存在缺失、不具真實(shí)性的檔案。其次，應(yīng)將檔案管理納入投資項(xiàng)目建設(shè)管理體系當(dāng)中，根據(jù)投資項(xiàng)目的建設(shè)情況，對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤管理，并加強(qiáng)對(duì)投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。
2.科學(xué)編制檔案管理范圍。發(fā)展和改革局每月接受很多投資項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告，這些項(xiàng)目的規(guī)模不同、建設(shè)內(nèi)容不同，因此應(yīng)根據(jù)投資項(xiàng)目的具體情況，科學(xué)編制檔案管理范圍，按照《國(guó)家重大項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理范圍》、行業(yè)建檔要求等規(guī)范、案例對(duì)投資項(xiàng)目檔案的范圍和類別進(jìn)行劃分，給檔案館的科學(xué)性奠定良好基礎(chǔ)。例如，歸檔可以按照建筑類型分為園林、住宅、商業(yè)建筑、廠房、學(xué)校等類別，也可以根據(jù)建設(shè)規(guī)模分為小型、中型、大型等，還可以設(shè)置建筑類型為大類，再在每個(gè)類別下根據(jù)建筑規(guī)模的不同來(lái)進(jìn)行細(xì)化分類。
3.確保檔案管理工作落實(shí)到個(gè)人。投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告是項(xiàng)目建設(shè)的重要資料，對(duì)投資項(xiàng)目的建設(shè)與使用有著重要意義，如果在資料收集過(guò)程中由于溝通協(xié)調(diào)不足、檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)、資料上交不及時(shí)等原因，有可能使資料存在質(zhì)量問(wèn)題，失去參考意義。因此，為及時(shí)、全面、有效地開展項(xiàng)目資料的收集、整理、分類和管理工作，應(yīng)將檔案管理過(guò)程中的每一項(xiàng)工作情況，都納入單位的責(zé)任書中，各部門進(jìn)一步分解，使責(zé)任能夠落實(shí)到人，從而將處于被動(dòng)位置的檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)位置，確保檔案工作的科學(xué)性和可靠性。
4.加強(qiáng)投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告檔案管理的信息化管理。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也逐步向著信息化的方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了管理工作效率的提升。首先，要提高對(duì)投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告內(nèi)容、載體的安全性認(rèn)識(shí)，對(duì)重要檔案進(jìn)行加工整理時(shí)，一定要規(guī)范操作流程，并嚴(yán)格記錄操作過(guò)程，防止因?yàn)椴僮鞑划?dāng)導(dǎo)致的投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告損壞的現(xiàn)象發(fā)生。其次，投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告檔案管理工作要在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下立足，才能實(shí)現(xiàn)其資源信息的共享和信息社會(huì)化服務(wù)，只有提高相關(guān)技術(shù)水平，才能排除投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的潛在威脅，實(shí)現(xiàn)投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。最后，應(yīng)提高投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告檔案管理信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性，并定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，做好必要的安全防護(hù)措施，防止由于系統(tǒng)故障或人為破壞而造成檔案信息資源的丟失。
三、結(jié)語(yǔ)
投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告檔案管理對(duì)城市發(fā)展有著重要的指導(dǎo)作用，因此，應(yīng)對(duì)當(dāng)前投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并探索切實(shí)可行的解決措施和方法。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案管理；對(duì)策；創(chuàng)新
1.當(dāng)前物業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題
目前物業(yè)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問(wèn)題如下：
1.1檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉物業(yè)檔案內(nèi)容，能進(jìn)行物業(yè)檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。
1.2是檔案材料缺失情況比較嚴(yán)重。很多設(shè)施設(shè)備管理檔案中的開箱驗(yàn)收證明書、裝箱清單、安裝使用說(shuō)明書、產(chǎn)品合格證書、產(chǎn)品原理圖等隨機(jī)文件，設(shè)備安裝、調(diào)試記錄、驗(yàn)收單、移交清冊(cè)等重要檔案材料缺失，從而影響設(shè)備檔案的質(zhì)量和設(shè)備的使用。
1.3是檔案材料不完整。例如員工入職表中本人簽名、填表時(shí)間、審核簽字不齊全；裝修備案表中裝修內(nèi)容填寫不完整。
1.4是檔案管理不夠規(guī)范。材料排序雜亂無(wú)章。很多檔案中多年來(lái)形成的檔案材料簡(jiǎn)單地塞到檔案袋中，沒(méi)有進(jìn)行過(guò)整理和排序。
1.5是檔案材料缺失責(zé)任不清。由于檔案管理工作不規(guī)范，檔案材料在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中手續(xù)不健全，對(duì)缺失的檔案材料互相推委，造成檔案材料收集、補(bǔ)充工作異常困難。。。
2.物業(yè)檔案管理工作存在問(wèn)題的主要原因
針對(duì)當(dāng)前物業(yè)檔案工作存在的主要問(wèn)題，究其根源，主要有五個(gè)方面的原因：
2.1是對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業(yè)一般都制定了較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少或是沒(méi)有，相關(guān)的制度和檢查考核措施沒(méi)有。在物業(yè)目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核。尤其是一些基層物業(yè)檔案管理人員存在對(duì)物業(yè)檔案“只存不管”的現(xiàn)象。
2.2是檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責(zé)任心不夠、業(yè)務(wù)不精。很多檔案材料的缺失應(yīng)歸責(zé)于檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應(yīng)該入檔，哪些材料不應(yīng)該入檔。
2.3是工作規(guī)范性不強(qiáng)，檔案管理格局混亂，職能不明確，機(jī)構(gòu)不健全。很多企業(yè)的部門檔案都是自行管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局，比如業(yè)主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調(diào)動(dòng)和檔案借閱的過(guò)程中極容易造成檔案流失。
2.4是物業(yè)企業(yè)管理人員的檔案意識(shí)普遍較差，未將檔案管理與企業(yè)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。現(xiàn)在企業(yè)很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒(méi)有檔案管理意識(shí)，在物業(yè)近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)物業(yè)規(guī)模、設(shè)施設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與業(yè)務(wù)同步發(fā)展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對(duì)檔案材料的收集過(guò)程中不積極配合，持無(wú)所謂態(tài)度。
3.解決物業(yè)檔案管理工作存在問(wèn)題的對(duì)策
通過(guò)對(duì)當(dāng)前物業(yè)檔案工作中存在的問(wèn)題及主要原因的分析，我認(rèn)為，要進(jìn)一步做好物業(yè)檔案工作應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
3.1要從上至下加強(qiáng)檔案意識(shí)
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)物業(yè)檔案工作高度重視，通過(guò)完善制度，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，切實(shí)做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。要通過(guò)組織參加檔案知識(shí)培訓(xùn)、答卷等有效措施增強(qiáng)全體物業(yè)管理人員的檔案意識(shí)，達(dá)到人人關(guān)心檔案工作，人人支持檔案工作。
3.2要加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和奉獻(xiàn)意識(shí)
要安排綜合素質(zhì)高、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、工作認(rèn)真扎實(shí)、富有奉獻(xiàn)精神的人員從事物業(yè)檔案管理工作。物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，檔案管理人員應(yīng)具備細(xì)心、耐心和恒心，把檔案工作當(dāng)成一項(xiàng)事業(yè)。要保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，切實(shí)為做好企業(yè)檔案管理工作提供充分的保障。
3.3要完善制度，進(jìn)一步規(guī)范工作程序
檔案管理制度是檔案管理工作的重要依據(jù)，需要不斷科學(xué)化、規(guī)范化，需要不斷完善改進(jìn)，同時(shí)需要根據(jù)項(xiàng)目管理狀況不斷創(chuàng)新，只有這樣才能更好的管理檔案。檔案工作應(yīng)由專門的人員進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，建立起一個(gè)完整的檔案管理體系。這個(gè)體系要始終規(guī)范檔案工作，要對(duì)檔案管理的實(shí)際效果進(jìn)行檢查和監(jiān)督，并且做到檔案信息共享。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，并結(jié)合實(shí)際制定切實(shí)可行的具體措施，抓好物業(yè)檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，使物業(yè)檔案工作走上規(guī)范化管理軌道。同時(shí)，在工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行工作規(guī)程，做到手續(xù)完備，為物業(yè)檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。
3.4要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)
統(tǒng)一大家的思想認(rèn)識(shí)，引起公司員工特別是基層檔案工作者對(duì)檔案工作的重視。上級(jí)部門應(yīng)加大對(duì)基層物業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，使之能接受到更多更新的專業(yè)知識(shí)及管理技能。在物業(yè)人才培養(yǎng)中，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育納入計(jì)劃，提高檔案管理人員的管理水平，改變思想觀念，建立檔案管理人才梯隊(duì)，緊跟時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理手段，激發(fā)工作活力。
3.5要開發(fā)檔案資源，為物業(yè)管理工作服務(wù)
通過(guò)檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，為物業(yè)管理及物業(yè)使用人服務(wù)。。同時(shí)，通過(guò)利用檔案為物業(yè)創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在物業(yè)管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。
綜上所述，物業(yè)檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認(rèn)識(shí)存在的問(wèn)題和尋求切實(shí)可行的對(duì)策。因此，作為物業(yè)管理從業(yè)人員只有正視現(xiàn)實(shí)，及時(shí)調(diào)整管理思路，積極改進(jìn)檔案管理的方法，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)形勢(shì)的要求。
[關(guān)鍵詞]供熱企業(yè)；檔案；信息化管理
中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）18-0352-01
一、企業(yè)檔案信息化管理的含義內(nèi)容及必要性
1.企業(yè)的檔案信息化管理內(nèi)涵
什么是企業(yè)的檔案信息化管理？通過(guò)字面理解很容易清除的知道，就是俗話說(shuō)的電子存檔，就是把企業(yè)的檔案按照一定的分類，存在計(jì)算機(jī)中。傳統(tǒng)的檔案管理，就是講紙質(zhì)的檔案，按照一定的內(nèi)容，進(jìn)行分門別類，然后把那些紙張放在特定的地方的一種管理方式。傳統(tǒng)的管理方法，第一，需要大量的人力物力，浪費(fèi)紙張；第二，不便于人們對(duì)資料的查詢，想要從那么多資料中找到想到的內(nèi)容，不是一件容易的事情；第三，儲(chǔ)存效果不好。由于是紙質(zhì)的檔案，因此容易受房間溫度濕度的影響，紙張腐爛，導(dǎo)致檔案消失。因此，在高新科技發(fā)達(dá)的今天，特別是對(duì)于像哈爾濱熱力公司那樣的供熱企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案管理的信息化非常必要，因?yàn)楣峁拘枰鎯?chǔ)的信息量較其他類型的公司更多更復(fù)雜。
2.企業(yè)檔案的信息化管理具體如何進(jìn)行
檔案的信息化管理具體是如何進(jìn)行管理的呢？具體分三個(gè)步驟，第一步，進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的錄入。要想規(guī)范化管理，首先要將收集到的檔案信息數(shù)據(jù)，利用掃描儀，或者網(wǎng)絡(luò)其他軟件，把這些數(shù)據(jù)錄入到電腦中，為后面的工作做好準(zhǔn)備工作，需要值得注意的是，錄入的過(guò)程要把控好準(zhǔn)確性，這是管理做關(guān)鍵的步驟。第二步，通過(guò)專門的軟件，對(duì)錄好的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和編排，這一步，要注意工作流程的規(guī)范，不能隨意讓外部人員進(jìn)行干預(yù)和改動(dòng)。為確保錄入檔案與現(xiàn)實(shí)記錄的一致性，一定還要注意電腦的自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)是兼容的；最后，為保證管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠準(zhǔn)確無(wú)誤的進(jìn)行，要試用查詢功能。
3.企業(yè)檔案信息化管理存在的必要性
一個(gè)企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)無(wú)形的資產(chǎn)，因此要做到很好管理，就需要運(yùn)用科學(xué)方法，利用高新科技。因?yàn)槠髽I(yè)檔案的存在形式有很多種，有文字說(shuō)明，圖表描述，聲像呈現(xiàn)等，他們是企業(yè)重要的信息和動(dòng)力源泉，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做各項(xiàng)重要決策時(shí)利用的依據(jù)，雖然對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，這是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，但是他的重要性是不可低估的，對(duì)檔案保管的好壞決定了一個(gè)企業(yè)生存與滅忙的關(guān)鍵，他們對(duì)于企業(yè)的興衰成敗有著不可預(yù)計(jì)的重要意義，因此。企業(yè)檔案的信息化管理工作時(shí)非常重要的。
二、供熱企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀及現(xiàn)存的問(wèn)題
某熱力公司是哈爾濱一家大型供熱企業(yè)，公司有1個(gè)調(diào)度中心，1個(gè)物業(yè)公司，4個(gè)供熱分公司，3個(gè)熱力站及其他4個(gè)直屬獨(dú)立的基層機(jī)構(gòu)，有員工798人，為10多萬(wàn)居民，30過(guò)萬(wàn)人口供熱，面對(duì)如此紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)，若用傳統(tǒng)的檔案管理方法，那得需要多大的房子才能裝的下如此多的檔案，因此，像哈爾濱熱力公司的供熱企業(yè)都有一套完整的信息化檔案管理方案。但是不是所有的方法都占有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，其實(shí)這種管理辦法也存在許多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題.
1.檔案管理設(shè)備的陳舊及基礎(chǔ)設(shè)施的不完善
隨著時(shí)間的流逝，企業(yè)內(nèi)部許多設(shè)備老化陳舊，包括地下網(wǎng)管，計(jì)算機(jī)設(shè)備，存放檔案的庫(kù)房等，又因?yàn)榇蟛糠值墓崞髽I(yè)都存在巨額欠費(fèi)問(wèn)題，企業(yè)流動(dòng)資金不足，導(dǎo)致新設(shè)備更新的配給不及時(shí)，許多檔案管理人員還在運(yùn)用運(yùn)行速度慢，內(nèi)存很小的電腦，給檔案管理的數(shù)據(jù)錄入工作帶來(lái)的麻煩，另又因?yàn)橛行┕崞髽I(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)還沒(méi)完全，因此，檔案的信息化管理受到以上兩個(gè)問(wèn)題的影響，需要有待改善。
2.檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低
在中國(guó)，有個(gè)不成文的規(guī)定，許多企業(yè)都愛用老職工或即將退休的員工，進(jìn)檔案管理部門，覺得檔案管理工作時(shí)一項(xiàng)很清閑的工作，許多供熱企業(yè)也不例外。這樣的舉動(dòng)就會(huì)使得檔案管理人員普遍業(yè)務(wù)素質(zhì)降低。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，大部門檔案管理員工文化程度較低，會(huì)計(jì)算機(jī)操作的的人很少，又由于部門人數(shù)少，因此，一部分員工身兼數(shù)職，導(dǎo)致檔案的錄入和分類不能及時(shí)的完成，還有一個(gè)更重要的原因，檔案管理部門人員經(jīng)常受到調(diào)動(dòng)，總是出現(xiàn)新手，又不能及時(shí)的完成培訓(xùn)，對(duì)業(yè)務(wù)流程不熟，以上種種原因?qū)е缕髽I(yè)檔案的信息化管理受到極為嚴(yán)重的影響。
3.企業(yè)缺乏健全的管理體系和保護(hù)政策
檔案信息化管理的前提條件時(shí)必須有一套健全的管理體系，必須明確出臺(tái)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化方針，另外還需要有政策的保護(hù)，比如相關(guān)的法律文件，用來(lái)保障電子文件的安全存在，雖然現(xiàn)在企業(yè)還缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度，也還沒(méi)有出現(xiàn)信息安全技術(shù)的保障法律法規(guī)，但是，這些都是企業(yè)保障安全運(yùn)營(yíng)的必要工具。
三、企業(yè)面對(duì)檔案信息化管理出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)采取的相應(yīng)措施
1.加快硬件軟件等設(shè)備的更新?lián)Q代
企業(yè)基本設(shè)施的不完善表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一個(gè)硬件設(shè)施的不足，二是軟件設(shè)施的更新不夠及時(shí)。面對(duì)設(shè)備的陳舊老化，企業(yè)應(yīng)第一時(shí)間應(yīng)更換各種機(jī)器設(shè)備，該修的修，該換的換，該更新的更新，面對(duì)某些企業(yè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不完善的軟件設(shè)施問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)及時(shí)修整網(wǎng)絡(luò)布置，確保信息的流暢，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全到位。
2.加強(qiáng)檔案管理部門人員的培訓(xùn)及人才的培養(yǎng)
其實(shí)檔案的信息化管理牽涉的技術(shù)能力很強(qiáng)，它不僅需要懂得計(jì)算機(jī)的人員，而且還需要素質(zhì)高的人員，在精通計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的同時(shí)，還需要懂得科學(xué)化的管理檔案。企業(yè)既然需要這種復(fù)合型人才，就需要對(duì)檔案管理部門的員工加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，同時(shí)還要注意努力培養(yǎng)專業(yè)的人才。
3.健全企業(yè)的檔案信息化管理體系增強(qiáng)保護(hù)措施
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要足夠重視到檔案管理信息化的重要性，然后出臺(tái)相應(yīng)的政策來(lái)確保信息化管理的安全性，制定完善的管理工作流程，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，保證檔案管理工作能夠順利安全的進(jìn)行，其次，要加強(qiáng)員工對(duì)信息化安全性的意識(shí)的培訓(xùn)，只有法律法規(guī)的保障，才是信息化檔案管理安全性保障的后備力量。這是企業(yè)安全生產(chǎn)，長(zhǎng)久發(fā)展的必要條件。
四、總結(jié)
檔案的信息化管理建立在高新科技發(fā)展的基礎(chǔ)之上，社會(huì)在進(jìn)步，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的技藝能力在進(jìn)步，因此，總的來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案的信息化管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理工作的一場(chǎng)改革。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，這場(chǎng)改革有利于企業(yè)自身的發(fā)展，它提高了企業(yè)員工工作的效率，保障了企業(yè)檔案管理的有效性，面對(duì)這種新方法的出現(xiàn)，企業(yè)要做好準(zhǔn)備，不論是在思想上還是在行動(dòng)上，積極努力充分利用高新科技手段，整合資源的最優(yōu)化配置，為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)堅(jiān)固的保障。因此，企業(yè)只有做好信息化的檔案管理，才能保障企業(yè)的安全發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：檔案管理人員 素質(zhì) 對(duì)策
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）03（b）-0148-02
我國(guó)檔案法明文規(guī)定，檔案管理人員必須要具備專業(yè)知識(shí)，才能勝任檔案管理工作，并且要在工作過(guò)程中嚴(yán)格地遵守紀(jì)律、忠于職守，這是我國(guó)法律對(duì)于檔案管理人員的要求。然而隨著我國(guó)信息化時(shí)代的發(fā)展，對(duì)于檔案管理人員的工作有了更高的要求，對(duì)于其素質(zhì)也有了更高的要求。因此該文對(duì)于提高事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)的研究也就具有非?，F(xiàn)實(shí)的意義。
1 檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)
1.1 較高的政治素質(zhì)
檔案管理工作是一項(xiàng)政治性非常強(qiáng)的工作，因此檔案管理人員必須要有較高的政治素質(zhì)。其要清楚的知道，檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，是檔案和使用者之間的紐帶，必須要有崇高的職業(yè)道德精神，才完成檔案管理的工作。
1.2 大膽的創(chuàng)新精神
所謂的創(chuàng)新，就意味著檔案管理的工作并不是一成不變的，在服務(wù)過(guò)程中還有更大的發(fā)展空間，需要提高，因此檔案工作人員必須要有大膽的創(chuàng)新精神，才能做好檔案管理的服務(wù)和管理工作。
1.3 嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)
檔案管理的工作也是一項(xiàng)保密性比較強(qiáng)的工作，因此在管理過(guò)程中，檔案管理人員必須要持有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，保證檔案不被泄露及檔案的完好無(wú)損。尤其是對(duì)事業(yè)單位這樣服務(wù)于大眾的組織，其每次的服務(wù)內(nèi)容和任務(wù)都需要極度保密，因此就需要檔案管理人員持有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，做好檔案管理的保管工作。
1.4 過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能
檔案管理看似非常簡(jiǎn)單的工作，其實(shí)其涉及到的范圍特別廣，管理人員不但需要掌握基本的知識(shí)，如建檔、歸檔等，還需要掌握一些文秘、目錄學(xué)以及計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)，才能做好檔案管理工作。另外，管理人員還是儲(chǔ)備知識(shí)、傳播信息的橋梁，如果不具備過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能，很難保證檔案管理的水平。
2 n案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)狀
目前我國(guó)檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、思想觀念以及業(yè)務(wù)能力方面都體現(xiàn)出參差不齊。如很多事業(yè)單位很多管理人員的文化程度都比較低，基本為大專及大專以下，而且還有很多檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平有限，做的檔案管理文檔不但亂，而且還沒(méi)有序，查找起來(lái)非常困難。同時(shí)很多檔案管理人員的管理水平和思想觀念比較落后，依然采用傳統(tǒng)的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，使得檔案管理的工作缺乏實(shí)效性。而且檔案管理人員從未意識(shí)到自身的不足，沒(méi)有意識(shí)到提高自己素質(zhì)重要性，甚至也不認(rèn)為檔案管理的工作是一項(xiàng)非常重要的工作。因此隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，這些滿足于自身現(xiàn)狀的檔案管理人員，在面對(duì)新知識(shí)的背景下，不知道如何進(jìn)行操作。
3 提高事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)
面對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位對(duì)檔案工作的需要，檔案管理人員必須要提高自身的素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作，為事業(yè)單位工作的開展打好基礎(chǔ)。
3.1 愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德
在事業(yè)單位的檔案管理中，愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德是檔案管理人員必須要有的一項(xiàng)素質(zhì)。身為事業(yè)單位的一員，就必須要熱愛自己的本職工作，要忠于職守，為其他部門的檔案需求，第一時(shí)間提供服務(wù)，給領(lǐng)導(dǎo)和其他部門的同事留下一個(gè)好的印象。因此事業(yè)單位的檔案管理人員必須要意識(shí)到自己職業(yè)的道德標(biāo)準(zhǔn)和道德規(guī)范，來(lái)培養(yǎng)自己良好的職業(yè)道德。
3.2 依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)
事業(yè)單位在提高其檔案管理素質(zhì)過(guò)程中，必須要完善檔案管理的規(guī)章制度，以此來(lái)加強(qiáng)對(duì)管理人員各種行為的約束，使其能夠更加好地完成檔案管理的工作。完善檔案管理的規(guī)章制度，才能讓檔案管理人員在實(shí)際的操作過(guò)程中，做到按照制度辦事，做到有章可循。對(duì)于檔案管理人員的一些錯(cuò)誤性操作，或者一些不良行為，能夠依法對(duì)其進(jìn)行處罰，以保證檔案管理的質(zhì)量。
3.3 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平
事業(yè)單位還需要強(qiáng)化其檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，提高其服務(wù)水平，才能有效地保證檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理人員在入職的第一天起就需要樹立起工作就是服務(wù)的理念，意識(shí)到檔案管理的服務(wù)特點(diǎn)。并且還要強(qiáng)化自己的服務(wù)意識(shí)，讓自己做到主動(dòng)服務(wù)，對(duì)于其他部門提出的檔案需求，要第一時(shí)間進(jìn)行查找，對(duì)于檔案的歸還，也要第一時(shí)間將其歸檔，以此來(lái)提高檔案的管理水平。
3.4 加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)
對(duì)于一名優(yōu)秀的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，需要其具備極強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，因此事業(yè)單位可以定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)其檔案管理的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)知識(shí)，以此來(lái)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。另外，檔案管理人員還需要自主地進(jìn)行學(xué)習(xí)，要意識(shí)到檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，只有自己業(yè)務(wù)能力提高了，才能更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和其他部門同事。同時(shí)事業(yè)單位還需要建立相關(guān)的運(yùn)行機(jī)制，以學(xué)用結(jié)合、重視實(shí)效的方式，來(lái)落實(shí)檔案管理工作，在提高檔案管理人員業(yè)務(wù)的同時(shí)，提高其自身的素質(zhì)。
3.5 利用現(xiàn)代化技術(shù)，規(guī)范檔案管理
隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都在積極地應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)規(guī)范自己行業(yè)的工作內(nèi)容，雖然現(xiàn)在很多事業(yè)單位也建設(shè)了現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，但是卻沒(méi)有得到有效的落實(shí)，因此必須要有效地利用現(xiàn)代化的技術(shù)，來(lái)規(guī)范檔案的管理。首先，檔案管理人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)的各種操作，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理以及歸檔。其次，必須要不斷地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)，來(lái)優(yōu)化檔案的整理和歸檔。同時(shí)還要把檔案的整理和歸檔做到簡(jiǎn)單、有序以及完整，才能配合事業(yè)單位工作的開展。
4 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，檔案管理人員的素質(zhì)在檔案管理中占有非常重要的位置，尤其是對(duì)事業(yè)單位這樣的組織，其檔案管理人員的素質(zhì)，不但影響著檔案的管理質(zhì)量，還影響著事業(yè)單位工作的開展，因此必須要提高其檔案管理人員的素質(zhì)。首先，要培養(yǎng)檔案管理人員良好的職業(yè)道德，讓其具備愛崗敬業(yè)的精神。其次，要依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)，讓檔案管理的工作做到有章可循，并且還能有效地約束檔案管理工作人員的行為。再次，還要強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，以此來(lái)提高檔案管理人員自身的素質(zhì)和服務(wù)水平。最后，還要有效利用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)規(guī)范檔案的收集、整理以及歸檔等工作，以此來(lái)規(guī)范檔案管理的工作，保證檔案管理的質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)
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在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展的背景下，所采用的檔案雙套制問(wèn)題與傳統(tǒng)的檔案管理相比較明顯存在著差異性。但是，并不是讓電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理簡(jiǎn)單的存在，而是應(yīng)該讓電子檔案與紙質(zhì)檔案從根本上融合在一起，從而認(rèn)真做好檔案雙套制管理的銜接工作[1]。由于當(dāng)前檔案管理環(huán)境發(fā)生了較大的變化，在這樣的條件下，研究雙套制管理實(shí)施策略具有非常重要的作用，其主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。
1 充分運(yùn)用數(shù)字檔案基本理論考察檔案雙套制管理模式
在當(dāng)前檔案管理過(guò)程中實(shí)施雙套制管理模式，紙質(zhì)檔案和電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中都受到傳統(tǒng)檔案管理基本知識(shí)影響。但是，在當(dāng)前檔案管理過(guò)程中，要想明確劃分檔案雙套制管理的范圍還存在著一系列的阻礙因素。其主要原因是檔案信息技術(shù)管理興起時(shí)間較遲，大部分人們對(duì)數(shù)字檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠，并且在應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題，嚴(yán)重影響著檔案管理的水平。
在當(dāng)前檔案信息自動(dòng)化的管理過(guò)程中，檔案管理的信息內(nèi)容更加準(zhǔn)確可靠。一般情況下，檔案管理強(qiáng)調(diào)電子檔案管理體系的原始性，而這里提及的原始性主要是指檔案資料記載內(nèi)容的原始性，而并不是指管理檔案資料載體的原始性。因此，在當(dāng)前檔案管理過(guò)程中，我們應(yīng)該緊跟時(shí)展的步伐，不斷創(chuàng)新管理理念，根據(jù)實(shí)際情況采用檔案雙套制管理模式。其中，檔案管理雙套制模式主要興起途徑包括：一是辦公逐漸朝著數(shù)字信息化方向轉(zhuǎn)變，出現(xiàn)了大量的電子文件和紙質(zhì)文件資料，所以需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分類管理；二是隨著檔案管理技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字化社會(huì)的發(fā)展，所以在這樣的條件下產(chǎn)生了電子檔案資料管理。
2 結(jié)合檔案資料管理內(nèi)容初步限定雙套制模式管理范圍
為了有效提高檔案管理的水平，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況明確規(guī)定雙套制檔案管理的范圍，從而確保檔案資料內(nèi)容能夠永久性保存。一般情況下，針對(duì)需要保存時(shí)間較長(zhǎng)的檔案資料可以不用雙套制管理模式。其中，各個(gè)單位可以根據(jù)自身檔案資料的實(shí)際情況，探究多種載體保管形式如何進(jìn)行統(tǒng)一保管，并且提出具有較高應(yīng)用價(jià)值的管理措施。尤其是在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該合理的將電子檔案和紙質(zhì)檔案有效結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建完善的管理模式。同時(shí)，單位檔案管理部門應(yīng)該定期整理檔案資料，進(jìn)行分類處理，對(duì)于一些具有較高應(yīng)用價(jià)值的檔案資料采取掃描措施，實(shí)行雙套制保管方式。
3 堅(jiān)持構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境實(shí)行檔案雙套制管理模式
在單位檔案管理過(guò)程中，為了確保檔案資料管理的安全性，便可以采用雙套制管理模式。尤其是在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，通過(guò)構(gòu)建良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境，有效防治單位檔案管理資料信息出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。通常情況下，采用良好的檔案雙套制管理模式主要包括以下幾種：物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。其中，在檔案管理過(guò)程中實(shí)行的雙套制管理模式是內(nèi)外網(wǎng)的隔離與控制最有效的方式。因此，在日常檔案管理過(guò)程中，我們需要建立起以防火墻為基礎(chǔ)條件的雙套制檔案管理方案。
在檔案管理過(guò)程中，為了確保檔案資料信息的安全性，選擇不同的管理模式需要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況而定。其中，針對(duì)檔案管理室的出入情況管理，可以采用證件識(shí)別或者自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)進(jìn)行管理，例如：磁卡、身份證卡等，通過(guò)這些方式有利于對(duì)人們進(jìn)行有效管理。更重要的是在這樣的情況下，可以制定相應(yīng)的操作程序，制定科學(xué)合理的檔案系統(tǒng)管理制度。一般檔案管理中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時(shí)，需要經(jīng)過(guò)主管人員的認(rèn)可，并且還需要有相應(yīng)的安全管理人員在場(chǎng)。一旦管理出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，便及時(shí)采取措施進(jìn)行處理[3]。
4 對(duì)檔案“雙套制”模式管理的內(nèi)容進(jìn)行合理安排
在檔案管理過(guò)程中，實(shí)施雙套制管理模式其主要是針對(duì)檔案管理資料的內(nèi)容而定。根據(jù)檔案資料的合理情況，對(duì)檔案雙套制模式管理的內(nèi)容進(jìn)行合理安全，有利于提高檔案資料的應(yīng)用水平。通常情況下，電子檔案管理形式只能夠從形式上提高檔案資料的利用效率，無(wú)法從根本上提高檔案資料的利用效率，然而，通過(guò)實(shí)行雙套制管理模式則有利于從根本上提高檔案資料信息的利用效率，有效改變單一的數(shù)字化檔案管理的缺點(diǎn)。因此，在現(xiàn)代化檔案管理過(guò)程中，為了有效提高檔案資料的利用效率，便需要檔案管理工作者切實(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，將檔案資料管理的重點(diǎn)放在檔案資料的利用中。但是，在實(shí)行檔案雙套制管理模式的過(guò)程中并不能夠一蹴而就，而是應(yīng)該采取循序漸進(jìn)的模式，制定明確的檔案管理目標(biāo)以及檔案管理計(jì)劃。除此之外，還應(yīng)該根據(jù)不同檔案資料內(nèi)容的利用程度，從實(shí)際情況出發(fā)，從而最大限度提高檔案資料的利用價(jià)值。在數(shù)字信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案雙套制管理理念已經(jīng)被滲透到檔案管理中，并且隨著應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，逐漸形成了一整套完整的檔案管理系統(tǒng)。