時(shí)間：2023-05-23 17:28:24
導(dǎo)語：在干部檔案數(shù)字化管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
近些年，衢江區(qū)財(cái)政局主動(dòng)適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展要求，將檔案數(shù)字化建設(shè)作為解決檔案查閱困難的切入點(diǎn)。數(shù)字化檔案應(yīng)用以后，紙質(zhì)檔案的原件被封存保管，避免文件的磨損、污染和丟失，確保檔案的安全。該局在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化過程中，克服了人員少、任務(wù)量大等困難，規(guī)范高效地開展檔案數(shù)字化工作。并積極向省、市、區(qū)檔案部門專家和主管部門獲取業(yè)務(wù)指導(dǎo)，及時(shí)查找存在的問題，認(rèn)真進(jìn)行改進(jìn)。
一、如何實(shí)現(xiàn)財(cái)政局電子檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)字化轉(zhuǎn)化
在財(cái)政局檔案材料中，有多有少，有新有舊，有的紙質(zhì)質(zhì)量較好，有的質(zhì)量較差，雖然財(cái)政局檔案在制作過程中都是按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，但是以前很多紙質(zhì)檔案和電子檔案都未使用統(tǒng)一的國家標(biāo)準(zhǔn)，這樣在檔案材料中存在顯著的差異性。如何將這些檔案迅速轉(zhuǎn)化為只數(shù)字化信息儲(chǔ)存起來，又不傷害到原始檔案，這就需要通過掃描或者拍照技術(shù)將紙質(zhì)檔案和電子檔案輸入到掃描儀或者照相機(jī)中，同步將其儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)數(shù)字化數(shù)據(jù)庫中，這是最基礎(chǔ)的數(shù)字轉(zhuǎn)化工作。但是掃描和相機(jī)拍攝有一個(gè)共同突出的問題就是轉(zhuǎn)化速度較為緩慢，一天只能轉(zhuǎn)化幾份檔案，這對(duì)于財(cái)政局檔案信息進(jìn)出量十分大的現(xiàn)狀十分不利，面對(duì)大量的新舊檔案，可以分階段逐漸完善財(cái)政局?jǐn)?shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。這項(xiàng)工作十分復(fù)雜，且工作量十分巨大，需要財(cái)政局分階段進(jìn)行。首先，對(duì)庫存文書檔案30107件、業(yè)務(wù)檔案2278卷、會(huì)計(jì)檔案6796卷、科技檔案275卷、特種載體檔案224卷，將紙質(zhì)到數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換共掃描文書119008張，業(yè)務(wù)檔案4652張，會(huì)計(jì)檔案13103張，特種檔案掃描287張；從紙質(zhì)檔案的收集、整理、保管和利用都要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；其次，對(duì)室存永久和長期檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，整理、掃描、圖像處理、存儲(chǔ)、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化成果管理等；最后，對(duì)于新產(chǎn)生的紙質(zhì)檔直接整理歸檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，納入到財(cái)政局?jǐn)?shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。此外，充分發(fā)揮財(cái)政廳FOA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的電子查詢功能，財(cái)政廳將檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入FOA模塊中，實(shí)現(xiàn)廳內(nèi)網(wǎng)、單機(jī)等多種途徑相結(jié)合的檔案數(shù)據(jù)查詢方式，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，方便機(jī)關(guān)檔案管理和查詢。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，財(cái)政局與承建單位簽訂《檔案數(shù)字化項(xiàng)目合同》、保密協(xié)議，嚴(yán)格執(zhí)行保密守則和工作制度、流程，確保了檔案安全。
【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；人事檔案；數(shù)字化
1引言
在信息數(shù)字化時(shí)代，企事業(yè)人事檔案記錄著員工在職時(shí)工作、學(xué)習(xí)以及生活的整個(gè)過程，其與企事業(yè)職工的個(gè)人經(jīng)歷、綜合素質(zhì)、績(jī)效考核以及人事任免等多項(xiàng)工作有著密切聯(lián)系。因此，基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠有效革新傳統(tǒng)人事檔案的管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及服務(wù)便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]?；诖髷?shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要是通過采集所需數(shù)據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行清洗、過濾，以及歸并后放入數(shù)據(jù)庫，方便未來工作時(shí)的信息數(shù)據(jù)提取以及深度分析，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值效應(yīng)化[2]。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對(duì)企事業(yè)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規(guī)范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數(shù)據(jù)，充分提高利用率。在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，查詢?nèi)耸聶n案需要企事業(yè)單位各級(jí)職能部門相互協(xié)調(diào)，在增加人力成本以及時(shí)間成本的同時(shí)，還影響了后續(xù)工作的時(shí)效性[3]?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案管理，主要是將企事業(yè)員工的各類信息進(jìn)行技術(shù)處理，實(shí)現(xiàn)人事檔案相關(guān)信息的數(shù)字化。與此同時(shí)，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人事檔案會(huì)存入特定的數(shù)據(jù)庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性。基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理模式，通過對(duì)人數(shù)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選、挖掘以及預(yù)配置，來簡(jiǎn)化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費(fèi)；也能夠通過利用數(shù)字化技術(shù)手段，提升人事檔案存儲(chǔ)安全等級(jí)。此外，為了保障基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量，需要配備適宜的軟硬件設(shè)施。
2當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀
2.1人事檔案利用率低
由于部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員責(zé)任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關(guān)崗位的員工對(duì)其工作職責(zé)的認(rèn)知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實(shí)際的人事檔案管理相關(guān)工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質(zhì)上并沒有為人事檔案的使用服務(wù)提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續(xù)工作的時(shí)效性；還由于逐級(jí)上報(bào)、審批的過程，花費(fèi)了更多的人力、物力。當(dāng)前，人事檔案的相關(guān)管理、使用工作只服務(wù)于特定對(duì)象，并沒有在企事業(yè)單位內(nèi)部形成公共服務(wù)的意識(shí)，直接導(dǎo)致人事檔案的數(shù)據(jù)資源利用率不足。傳統(tǒng)的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質(zhì)歸檔的方式為主，僅靠個(gè)人經(jīng)驗(yàn)甄別的人事檔案資料，很難保證其真實(shí)性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，無法對(duì)輸入數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數(shù)字化管理平臺(tái)遭受網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊后，導(dǎo)致人事檔案的失真，都會(huì)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息的利用率產(chǎn)生直接影響。
2.2管理模式陳舊
人事檔案相關(guān)管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對(duì)人事檔案錄入與打印的過程中，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式并沒有提高人事檔案相關(guān)管理工作的效率。由于當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的相應(yīng)設(shè)置并不完善，在進(jìn)行人事檔案變更管理權(quán)限時(shí)，只能夠通過手動(dòng)輸入的方式完成更新。企事業(yè)單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式時(shí)，僅能通過招聘更多相關(guān)管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業(yè)單位的人工成本。在傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對(duì)人事檔案中的信息進(jìn)行分析以及預(yù)測(cè)評(píng)估。此外，紙質(zhì)歸檔與數(shù)字檔案結(jié)合的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實(shí)性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)肉眼識(shí)別。一定程度上，既無法保證在數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換過程中的數(shù)據(jù)一致性，也無法保證每一個(gè)管理環(huán)節(jié)的真實(shí)性。
2.3數(shù)字化建設(shè)重視程度不足
部分企事業(yè)單位對(duì)人事檔案數(shù)字化管理缺乏充分認(rèn)知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導(dǎo)致人事檔案不能體現(xiàn)其真正的服務(wù)價(jià)值[7]。人事檔案數(shù)字化管理模式受傳統(tǒng)管理觀念的影響，各類人事檔案數(shù)字化的整理、修改以及存儲(chǔ)都得不到制度的支持，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理困難重重。由于企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)量非常多，不僅需要數(shù)字化管理平臺(tái)的存儲(chǔ)容量大，還需要大量人力、物力。當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理已有制作數(shù)字檔案的規(guī)定，但由于管理平臺(tái)的軟硬件配置達(dá)不到要求，還不具備對(duì)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)的條件。在一定程度上，傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式限制了其信息化的發(fā)展，甚至引發(fā)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息的保密問題。當(dāng)前，人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，只支持人事檔案部門內(nèi)部單機(jī)使用。因此，在開放部分人事檔案數(shù)據(jù)權(quán)限共享的過程中，各層級(jí)部門未能實(shí)現(xiàn)信息共享，無法進(jìn)一步提高溝通效率。根據(jù)當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，可以通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，在保證人事檔案相關(guān)信息可靠性的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享[8]。
3基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)
隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理，不僅包括數(shù)字、符號(hào)等結(jié)構(gòu)式人事檔案數(shù)據(jù)，還可以包括人事檔案的半結(jié)構(gòu)式數(shù)據(jù)。創(chuàng)建基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠彌補(bǔ)人為管理人事檔案的不足，還能夠?yàn)槿耸聶n案數(shù)字化管理提供分析以及評(píng)估，構(gòu)建管理系統(tǒng)框架見圖1。
3.1系統(tǒng)硬件設(shè)計(jì)
檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)選用Mysql數(shù)據(jù)庫，具有較高的便捷性，并運(yùn)用Linux操作系統(tǒng)環(huán)境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應(yīng)I5以上，硬盤500G，內(nèi)存8G，可實(shí)現(xiàn)5臺(tái)PC服務(wù)器同時(shí)運(yùn)作，每臺(tái)服務(wù)器包含兩個(gè)CPU，虛擬服務(wù)器4核。
3.2系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)
3.2.1管理權(quán)限模塊基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理，為了規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)共享的權(quán)利及義務(wù)，需要明確數(shù)字化人事檔案的共享權(quán)限及范圍，進(jìn)而確定數(shù)字化人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享層級(jí)。通過分析企事業(yè)內(nèi)部不同的數(shù)字化人事檔案級(jí)別，以及不同的人事檔案操作權(quán)限，從而確定檔案可查閱等級(jí)。通常情況下，在不可越級(jí)查閱數(shù)字化人事檔案的前提下，只有經(jīng)過相關(guān)管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務(wù)。這不僅有效防止企事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關(guān)信息。在大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境下，形成局域網(wǎng)連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數(shù)據(jù)的可靠性，權(quán)限設(shè)置頁面見圖2。圖2權(quán)限設(shè)置頁面此外，企事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案具有保密性，不能將企事業(yè)單位的內(nèi)部信息直接放在公共網(wǎng)絡(luò)。因此，在數(shù)字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計(jì)算模式，進(jìn)而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理過程中，通過大數(shù)據(jù)的先進(jìn)手段，完善人事檔案的查閱方式，對(duì)檔案進(jìn)行精準(zhǔn)分類。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創(chuàng)新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責(zé)具體包括：定期更新管理平臺(tái)相關(guān)軟件、協(xié)助數(shù)字化查閱保密協(xié)議的簽訂、保證人事檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的安全性。
4結(jié)語
基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數(shù)據(jù)、信息互聯(lián)網(wǎng)以及云計(jì)算等相關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理框架化、數(shù)字化，縮短人事檔案查閱時(shí)間以及提高后續(xù)相關(guān)工作效率，是人事檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。此外，由于企事業(yè)人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發(fā)生，需要在人事檔案相關(guān)電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴(yán)謹(jǐn)性、保密性。
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隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在石化管道應(yīng)用范圍的不斷擴(kuò)大，加快數(shù)字化檔案建設(shè)，通過數(shù)字化，逐步提高開發(fā)利用檔案信息的能力，最大限度地發(fā)揮檔案自身的使用價(jià)值，更好地為企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)，促進(jìn)檔案信息資源的共享以及提高檔案資源的利用率己日益緊迫。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，科學(xué)管理。
一、目前大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，傳統(tǒng)的檔案管理模式占用存放空間大，保管成本高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足人們?nèi)諠u增大的對(duì)信息資源的渴求。數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，依托計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、掃描技術(shù)發(fā)展產(chǎn)生了數(shù)字化檔案信息交互管理形式，我們將這種以數(shù)字化為載體的檔案信息存儲(chǔ)提取模式稱為數(shù)字化檔案管理。
二、提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠存儲(chǔ)大量各種形式的信息，用戶可以方便地通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問，以獲得包括多媒體在內(nèi)的各種信息，并且其信息存儲(chǔ)和用戶訊問不受地域限制，輕輕一點(diǎn)鼠標(biāo)，就能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，方便快捷。以人事檔案管理為例，由于石化管道點(diǎn)多線長，企業(yè)管理對(duì)象繁多，且具有大的流動(dòng)性，如員工人員、退休、調(diào)動(dòng)等，要準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，及時(shí)了解工情況，按傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”才能查知，而通過計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓管理人員足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空觀流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。
三、數(shù)字化檔案建設(shè)存在的問題。紙制檔案數(shù)字化是指采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的過程。這是一個(gè)龐大的工程，以管道儲(chǔ)運(yùn)公司新鄉(xiāng)處為例，新鄉(xiāng)處1985年成立至今，檔案積累數(shù)量龐大，且文書檔案的形式多樣，要是將所有的紙制檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，工作量異常繁重。不但需要大量的經(jīng)過培訓(xùn)的錄入人員，還需采用先進(jìn)的高速掃描儀、儲(chǔ)存設(shè)備等，硬件投入較大。
關(guān)鍵詞：檔案；信息化；數(shù)字化；檔案館；設(shè)想
隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高，檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)成為檔案界普遍關(guān)注的問題，它是適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的一個(gè)不可缺少的手段。尤其是將來檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，更是突破單位和行業(yè)界限，為當(dāng)?shù)匾M(jìn)資源，搞活經(jīng)濟(jì)提供良好的信息服務(wù)軟件環(huán)境，突破區(qū)域界限，實(shí)現(xiàn)全社會(huì)的檔案信息共享，最大限度發(fā)揮檔案的自身價(jià)值。國家檔案館早在2000年的全國檔案工作會(huì)議上，就正式提出了檔案信息化的概念，之后檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)在全國各類檔案館和機(jī)關(guān)檔案室中蓬勃開展起來，《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書對(duì)檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)是這樣定義的：在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。
1 對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)
檔案信息化建設(shè)是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以現(xiàn)代化的檔案信息實(shí)體的數(shù)字化信息處理和利用的這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。但是由于這方面的技術(shù)在我市發(fā)展時(shí)間較短，人們對(duì)檔案信息化建設(shè)的理解和認(rèn)識(shí)上還有一些偏差和不足，在思想觀念上還需要有進(jìn)一步的更新和突破。
第一，更新檔案管理的舊有觀念。長期以來，檔案工作者普遍思想觀念比較陳舊，認(rèn)為檔案工作是一個(gè)簡(jiǎn)單的，默默無聞的工作，只要守好攤、看好門，不讓檔案丟失就行，社會(huì)大眾也把檔案部門看成是一臺(tái)“文件保險(xiǎn)箱”，因此，要真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須更新檔案管理的觀念，樹立信息意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、法制意識(shí)、效益意識(shí)，通過檔案信息服務(wù)帶動(dòng)整個(gè)檔案工作水平的提高。
第二，正確理解現(xiàn)代化、數(shù)字化與信息化的關(guān)系。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長久的、系統(tǒng)的、龐大的工程，它包括檔案信息資源的有序整理，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)以及檔案信息資源的最終開發(fā)利用。檔案現(xiàn)代化是旗幟，數(shù)字化是基礎(chǔ)，而檔案的信息化才是最終的目的，信息化的實(shí)現(xiàn)需要有明確的指導(dǎo)思想和領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，需要檔案工作人員腳踏實(shí)地的工作態(tài)度，需要資金和技術(shù)的保證，只有把現(xiàn)代信息技術(shù)手段的運(yùn)用與現(xiàn)代信息管理方法的應(yīng)用有機(jī)結(jié)合起來，才能確保檔案信息化建設(shè)取得最優(yōu)化的效果。
2 我市檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程
過去的紙質(zhì)檔案在多次反復(fù)查閱的過程中都產(chǎn)生了或大或小的損傷，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文數(shù)據(jù)處理就能長久的保管好紙質(zhì)檔案，延長使用壽命。
這幾年來，我局領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案的數(shù)字化建設(shè)，投入了大量的人力、物力、財(cái)力為我局檔案的數(shù)字化建設(shè)提供了良好的發(fā)展空間，多次派干部到省局、黃岡市局以及江漢區(qū)、江岸區(qū)、青山區(qū)等其他的檔案管理部門學(xué)習(xí)檔案的數(shù)字化處理方法，并結(jié)合我館的實(shí)際對(duì)麻城市檔案館的重點(diǎn)全宗檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，目前已錄入目錄數(shù)據(jù)接近100萬條，進(jìn)行全文掃描323萬余幅，位居全省前10名，全市機(jī)關(guān)單位中也有近80家安裝使用了科怡檔案管理軟件，對(duì)本單位的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化處理，這也為我館將來建設(shè)復(fù)合型數(shù)字檔案館打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。自2008年我館搬遷進(jìn)新館以來，我館已逐步使用現(xiàn)代化的管理方法為利用者提供服務(wù)，在復(fù)退軍人檔案、婚姻檔案、退休干部檔案等檔案門類中已不需要再到庫房翻閱原始文件，而是直接通過科怡管理軟件打印出利用者需要的文件材料，既縮短了查閱檔案的時(shí)間，極大地方便了利用者和檔案館的工作人員，也保護(hù)了這些門類檔案的紙質(zhì)材料。延長了他們的使用壽命。
3 未來的復(fù)合型數(shù)字檔案館
（一）、復(fù)合型數(shù)字檔案館是發(fā)展趨勢(shì)
隨著社會(huì)的發(fā)展，人們獲取信息的方式發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案管理工作將隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，步入一個(gè)新時(shí)代。我們可以從信息產(chǎn)業(yè)部2001年6月的《國家信息化指標(biāo)構(gòu)成方案》中看出我國對(duì)檔案館未來建設(shè)的發(fā)展方向。檔案管理工作也將隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)入一個(gè)新的信息化時(shí)代。檔案信息已從以往的紙制檔案，在質(zhì)上發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，從最初單一的文字圖片資料擴(kuò)展為音頻、視頻、數(shù)碼照片、數(shù)據(jù)通訊、文件傳輸、電子郵件、遠(yuǎn)程登錄、網(wǎng)絡(luò)新聞、壓縮和存儲(chǔ)技術(shù)等各種信息資源。信息資源的重要存儲(chǔ)基地，網(wǎng)絡(luò)也就成為數(shù)字化信息資源服務(wù)的主要工具，網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)字化信息資源的管理就成為建設(shè)數(shù)字化檔案的關(guān)鍵。檔案收藏的目的在于利用，檔案界理應(yīng)走在信息時(shí)代的前列，順應(yīng)時(shí)代的潮流，以網(wǎng)絡(luò)作為一個(gè)全新的平臺(tái)為社會(huì)提供檔案服務(wù)，從現(xiàn)在已進(jìn)入信息數(shù)字化時(shí)代，無紙化辦公已逐步興起，建立未來的“數(shù)字檔案館”是勢(shì)在必行之舉。
然而數(shù)字化檔案館的發(fā)展，還需要有個(gè)過程，數(shù)字化時(shí)代傳統(tǒng)檔案館不可能消亡，復(fù)合型檔案館是檔案館發(fā)展模式的現(xiàn)實(shí)選擇。也就是說，在未來社會(huì)里，將會(huì)有三種檔案館存在：一是純數(shù)字檔案館，主要是指一些跨館、跨系統(tǒng)、跨地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)檔案館；二是純傳統(tǒng)檔案館，主要是存在于一些基層或經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，這些檔案館將隨著社會(huì)的發(fā)展，其館藏檔案結(jié)構(gòu)也將由純印刷型檔案向印刷型檔案與電子型檔案并存發(fā)展，其檔案館工作將由純手工操作向逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理的方向發(fā)展；三是傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館有機(jī)結(jié)合的檔案館，有數(shù)字化程度高的，也有數(shù)字化程度低的，這將是目前改進(jìn)中大量存在的檔案館，這類檔案館就是復(fù)合型數(shù)字檔案館。
（二）、未來復(fù)合型數(shù)字檔案館發(fā)展前景的設(shè)想
未來的數(shù)字檔案館可以直接面向最終的檔案用戶創(chuàng)辦自己的電子雜志。 檔案利用者在訪問檔案館的主頁時(shí)可以隨時(shí)訂閱，以便定期獲取最新的檔案信息和館藏信息。檔案館的電子雜志內(nèi)容可包括新增加的開放檔案目錄、新增加的可供網(wǎng)上直接查閱的檔案圖像信息、本館新增加的服務(wù)內(nèi)容、國家新近出臺(tái)的有關(guān)檔案的政策法規(guī)，以及檔案簡(jiǎn)訊、業(yè)界動(dòng)態(tài)、熱點(diǎn)新聞等。檔案館可以將這些內(nèi)容通過電子郵件提供給注冊(cè)用戶。另外，檔案館的網(wǎng)頁可以相互鏈接，可以在自己的網(wǎng)頁上創(chuàng)辦交流園地進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，可以設(shè)立聊天室和留言板，可以接受檔案方面的稿件在網(wǎng)上刊登。總之，可以開辦的業(yè)務(wù)不僅僅是對(duì)利用者進(jìn)行查閱取證服務(wù)，數(shù)字化檔案館將為檔案工作開辟了一個(gè)全新的天地。
數(shù)字化檔案館絕非是在政府上網(wǎng)時(shí)創(chuàng)建的網(wǎng)頁上加一個(gè)選項(xiàng)或鏈接而已，應(yīng)該有自己獨(dú)立的域名和網(wǎng)站。“數(shù)字化檔案館”應(yīng)創(chuàng)建自己獨(dú)具特色的網(wǎng)頁，開發(fā)可多級(jí)查詢檔案信息的應(yīng)用程序，發(fā)展注冊(cè)用戶，給予注冊(cè)用戶更多的訪問權(quán)限或提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。只要辦出特色，吸引檔案界和更多的非檔案界人士的訪問，就會(huì)提高了檔案館的影響和館藏檔案的利用率，也有利于提高全民檔案意識(shí)。社會(huì)效益的提高就意味著經(jīng)濟(jì)效益的獲得。如果檔案館的網(wǎng)頁訪問量大，廣告、合作、贊助等各種經(jīng)濟(jì)行為會(huì)隨之而來，這就會(huì)加強(qiáng)檔案部門的自身“造血”機(jī)能，緩解檔案館常年經(jīng)費(fèi)緊張的狀況。
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路進(jìn)一步拓展，復(fù)合型數(shù)字檔案館將會(huì)離我們?cè)絹碓浇瑪?shù)字化數(shù)據(jù)、信息將滲透到我們生活的各個(gè)領(lǐng)域，任何人和機(jī)構(gòu)只要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，均可擁有和使用數(shù)字檔案信息。在這個(gè)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，檔案工作會(huì)遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，我們將會(huì)不斷摸索，研究新方法，解決新問題，建設(shè)一個(gè)符合我市實(shí)際情況的復(fù)合型數(shù)字檔案館。
參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞]檔案數(shù)字化管理；檔案隊(duì)伍；工作效率；利用方式
檔案是對(duì)社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，其客觀的記載了人類歷史中的各個(gè)方面，是人類歷史發(fā)展過程的真實(shí)寫照。檔案由于是真實(shí)的對(duì)歷史進(jìn)行的記載，所以其具有非常重要的保存價(jià)值。而且在檔案形成過程中，人們也加大了對(duì)檔案涉及領(lǐng)域的廣度和深度的拓展，確保其更具系統(tǒng)性和完整性，能夠更好的對(duì)歷史進(jìn)行反映。同時(shí)檔案還具有非常重要的參考和借鑒作用，通過對(duì)檔案所記載的大量信息進(jìn)行分析和篩選，從而為各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)決策提供重要的科學(xué)依據(jù)，確保各項(xiàng)決策的正確性。檔案管理數(shù)字化是充分的在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，在國家檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃和駔織下，將現(xiàn)代信息技術(shù)全面在檔案信息資源管理中進(jìn)行慶用，從而加快檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和服務(wù)功能，加快檔案管理的規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化的實(shí)現(xiàn)。
一、優(yōu)化了檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)
在當(dāng)前信息化環(huán)境下，在各行各業(yè)都加快了信息化建設(shè)的進(jìn)程，信息技術(shù)得以在各領(lǐng)域不斷的滲透和拓展，在這種大背景下，檔案行業(yè)也加快了信息化建設(shè)，利用信息化技術(shù)來加快檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于是對(duì)紙質(zhì)載體的檔案進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致使用過程中會(huì)對(duì)檔案自身帶來較大的不利影響，不利于檔案的開發(fā)利用。但在檔案數(shù)字化管理模式下，檔案的載體開始向多樣化的發(fā)展，各種磁性介質(zhì)、光盤、照片、錄像帶等都成為檔案的歸檔材料，這些載體在使用過程中不易損壞，相對(duì)于紙質(zhì)載體來講具有較多的優(yōu)勢(shì)。特別是在數(shù)字化管理模式下，有效的促進(jìn)了檔案管理人員對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新，使其不斷的強(qiáng)化自身的專業(yè)知識(shí)和技能，通過培訓(xùn)來更好的掌握各種新技術(shù)和新方法，從而在檔案數(shù)字化管理工作中能夠更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)各種新技術(shù)的應(yīng)用。在檔案數(shù)字管理規(guī)模下，各檔案部門在吸納人員時(shí)更注重對(duì)吸引具有針對(duì)性的專業(yè)型人才，特別是經(jīng)過檔案專業(yè)系統(tǒng)教育，能夠熟悉掌握計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的人才。同時(shí)檔案部門也加大了培訓(xùn)和再教育的力度，加強(qiáng)了對(duì)檔案數(shù)字化管理需求下人才的培養(yǎng)，使現(xiàn)有檔案管理人員在培訓(xùn)中不斷強(qiáng)化自身的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行掌握，能夠?qū)﹄娮訖n案管理技能熟練深怕，從而提高檔案管理者的知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)改善檔案管理者隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，確保檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。
從這些方面可以充分的看出來，檔案管理數(shù)字化不僅對(duì)檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行了優(yōu)化，而且也加快了檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新速度。
二、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用，提高了工作效率
檔案一種豐富的信息資源，它記載著社會(huì)發(fā)展各歷史時(shí)期進(jìn)展的全過程，也信息，匯集著豐富的、大量的各方面的知識(shí)，使檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。數(shù)字化管理如利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。
一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。
二是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷，當(dāng)發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時(shí)，就要拆卷，有要對(duì)卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫，重新編號(hào)，重新裝訂。而利用計(jì)算機(jī)立卷發(fā)現(xiàn)文件遺漏時(shí)，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了。
三是人工立卷歸檔時(shí)，經(jīng)常需要對(duì)文件進(jìn)行接邊的切邊，稍不留神，就會(huì)破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。使用計(jì)算機(jī)立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時(shí)完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來，集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。
三、有效保護(hù)了原紙質(zhì)檔案，改善了利用方式
漫長的社會(huì)發(fā)展歷史和悠久的檔案存儲(chǔ)歷史，使我國現(xiàn)存的檔案和書刊，種類眾多，其價(jià)值不可估量，如古老的文化遺產(chǎn)和元朝、明朝、清朝及民國時(shí)期的珍貴檔案、歷史地圖和其它大量的珍貴歷史文獻(xiàn)。這些古老的珍貴文獻(xiàn)和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，要想方設(shè)法延長其保存期限。過去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料，都難以達(dá)到這一目的，但數(shù)字化管理，如利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)對(duì)這些文獻(xiàn)作數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時(shí)間，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達(dá)到了保護(hù)作用。
在當(dāng)前檔案數(shù)字化管理工作中，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上形成數(shù)字化副本，這樣就避免了紙質(zhì)檔案孤本的諸多弊端，而且提高了檔案的利用率，一份檔案可以同時(shí)提供給多人進(jìn)行使用。同時(shí)檔案管理的數(shù)字化，可以使檔案使用者不再受制于時(shí)間和空間的限制，可以通過局域網(wǎng)或是廣域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案文件的異地傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案的異地調(diào)閱和利用。檔案使用者只需要通過一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就可以查閱到自己所需要的檔案信息，進(jìn)一步對(duì)檔案的利用空間進(jìn)行了拓展，而且檔案使用者也不再受掉于時(shí)間的限制，可以隨時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的利用。
四、結(jié)束語
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，我國檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)不斷發(fā)揮出來，并在實(shí)際工作中取得了較好的成效，但在檔案數(shù)字化管理工作中還存在著一些不完善的地方，所以需要我們充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的重要意義，在日常工作中不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，在工作中不斷創(chuàng)新，從而利用新技術(shù)和新方法來加快推動(dòng)檔案數(shù)字化的發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
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一、推動(dòng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的意義
一方面，建設(shè)數(shù)字化的城建檔案是實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理到現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變的有效辦法。傳統(tǒng)的城市建設(shè)檔案館中，收藏檔案資料的方式大都是以圖紙，照片，文字，錄像等這些載體存在的，紙質(zhì)的檔案居多。這樣采用柜架式的紙張信息保存和目錄管理的方式，占用了大量的儲(chǔ)藏空間，不僅管理成本高，保管易損壞，而且紙質(zhì)資料難以長久保存，會(huì)出現(xiàn)泛黃，蟲蛀等。另外，隨著城市建設(shè)的發(fā)展，各地方案的逐年搜集，整理，導(dǎo)致檔案庫容量大，分類復(fù)雜，單純依靠人工查找，耗時(shí)費(fèi)力，效率較低。利用數(shù)字化的城市檔案管理辦法代替手工管理模式，實(shí)現(xiàn)城建檔案的現(xiàn)代化管理，不僅可以避免人力和資源的消耗，而且還能有效且高效的滿足社會(huì)各個(gè)方面的需求。另一方面，將設(shè)數(shù)字化的城建檔案是最大限度實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的有效手段。城建檔案館是依附于檔案信息而存在的，城建檔案最大限度的被社會(huì)利用，為社會(huì)服務(wù)，才是其價(jià)值的最終體現(xiàn)，同樣也是城建檔案館存在和持續(xù)發(fā)展的決定性因素。數(shù)字化的城建檔案，不僅更便捷，更直觀，而且還能提高其對(duì)社會(huì)服務(wù)的效率，有效實(shí)現(xiàn)其真正的自身價(jià)值。
二、推動(dòng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑
對(duì)于如何推動(dòng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑，筆者想了很多，將具體的想法和做法，總結(jié)如下：首先，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作人員能力的培養(yǎng)和檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。長期以來，檔案館的人員基本上都是從事紙質(zhì)檔案的整理和管理，其中即便有利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，也是只用來做簡(jiǎn)單的檔案接收和管理的工作，并沒有直接，深入的去研究和學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來規(guī)整檔案信息和資源。這多半都是因?yàn)楣ぷ魅藛T對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)，檔案信息，檔案資料的淶源，檔案文件的電子格式，知之甚少，導(dǎo)致了檔案管理主體與檔案載體這個(gè)客體之間的聯(lián)系脫節(jié)②。除了以上提到的專兼職檔案干部隊(duì)伍的建設(shè)之外，建立數(shù)字化的城建檔案館，還需要檔案館庫房，檔案館館藏，檢索工具，規(guī)章制度等方方面面的建設(shè)，因此，想要推動(dòng)城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，除了要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)，讓每一個(gè)檔案工作人員都能成為檔案工作和現(xiàn)代化技術(shù)的專家之外，還應(yīng)加快數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，提供啊計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用程度，為建立現(xiàn)代化數(shù)字檔案資源管理體制提供可實(shí)現(xiàn)和實(shí)施的條件和基礎(chǔ)。其次，應(yīng)更加科學(xué)化，規(guī)范化的進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的各項(xiàng)工作，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，就好似是一盤棋，需要科學(xué)的分析和統(tǒng)籌的規(guī)劃，只有有計(jì)劃，有步驟的進(jìn)行，才能將各項(xiàng)工作做到最好。經(jīng)濟(jì)條件較好的地區(qū)，可以先一步進(jìn)行檔案數(shù)字化的嘗試和探索，將以往利用傳統(tǒng)方式記錄的檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理和存儲(chǔ)，并以其顯著的管理及查詢優(yōu)勢(shì)，來帶動(dòng)其他地區(qū)的發(fā)展。還要搞好工作規(guī)范，確保每一項(xiàng)的檔案數(shù)字化工作都是嚴(yán)格按照國家級(jí)的相關(guān)規(guī)定，規(guī)范且有秩序的進(jìn)行的，確保數(shù)字檔案在資源格式上的高度統(tǒng)一，確保數(shù)據(jù)規(guī)范，可長期閱讀，方便各個(gè)地區(qū)之間進(jìn)行資源的共享。再次，應(yīng)有效利用城建檔案數(shù)字化的整合來帶動(dòng)各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的工作。城建檔案的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)科學(xué)系統(tǒng)的工程，可涉及到檔案工作的方方面面。想要順利的開展數(shù)字化的城建檔案，就必須要有扎實(shí)業(yè)務(wù)工作，為城建檔案數(shù)字化的進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，提高檔案檢索、利用和服務(wù)的質(zhì)量；積極推進(jìn)檔案的全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息檢索查詢，提高服務(wù)的效率和質(zhì)量；此外，還需要其他各部門的通力合作，為城建檔案數(shù)字化的順利進(jìn)行提供相關(guān)的設(shè)備和人才。只有各項(xiàng)工作共同發(fā)展，才能使得城建檔案事業(yè)邁上一個(gè)新的高度。最后，應(yīng)確保城建檔案數(shù)字化建設(shè)的整體效益和質(zhì)量。城建檔案數(shù)字化的建設(shè)并非一朝一夕就能完成的，而是一項(xiàng)長期且艱巨的任務(wù)，在應(yīng)付繁重的大工作量的同時(shí)，還要求要嚴(yán)把質(zhì)量，保證檔案信息能查的全，查的準(zhǔn)，保證檔案信息關(guān)系系統(tǒng)運(yùn)行的安全和可靠。加強(qiáng)電子檔案歸檔的管理工作，加強(qiáng)對(duì)于本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證各單位所產(chǎn)生的電子文件都是真實(shí)、完成且有效的。并制定相關(guān)的電子檔案管理辦法，實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。此外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的安全意識(shí)，對(duì)于數(shù)字化條件下檔案的開發(fā)利用，一定要將安全防范措施放在首位，對(duì)于更高機(jī)密的檔案，可不采用數(shù)字化的手段，利用其它的保護(hù)和復(fù)制的措施，避免泄露。
三、結(jié)語
[關(guān)鍵詞] 高校 檔案管理 現(xiàn)代化
1.高校檔案管理現(xiàn)代化的重要性
高校檔案是教育教學(xué)、科研、師生管理、后勤管理、資產(chǎn)管理及其他各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是高校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫照。它在高校各項(xiàng)工作中起著承前起后的作用，是整個(gè)教育管理工作當(dāng)中的重要環(huán)節(jié)。高校檔案管理現(xiàn)代化對(duì)于推動(dòng)教育教學(xué)改革、加強(qiáng)科研工作、培養(yǎng)人才模式、提高教育教學(xué)質(zhì)量、提高管理效能、維護(hù)學(xué)校權(quán)益等方面起著不可替代的重要作用。所以，檔案管理工作是高?？傮w管理工作的重要組成部分，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，高校的檔案工作已經(jīng)面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。高校管理工作逐步規(guī)范性、科學(xué)化和現(xiàn)代化，加強(qiáng)高校檔案工作與檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)勢(shì)在必行，為更好地為教育教學(xué)、科研工作以及師生管理和社會(huì)服務(wù)，與高校的現(xiàn)代化管理和快速發(fā)展相適應(yīng)，必須加強(qiáng)和加快高校檔案管理現(xiàn)代化。
2.高校檔案管理工作現(xiàn)狀及問題
當(dāng)前，大部分高校的檔案管理。第一，在管理方式上，習(xí)慣于微觀管理為主，宏觀管理相對(duì)薄弱，對(duì)管理對(duì)象的復(fù)雜性、多樣性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)；在工作重點(diǎn)上，對(duì)檔案工作研究不夠；在管理手段上，習(xí)慣于使用行政手段，而較少使用法制手段、經(jīng)濟(jì)手段；在管理體制上，不能適應(yīng)社會(huì)多元化的要求，上下銜接、內(nèi)外溝通的工作有待于進(jìn)一步加強(qiáng)。第二，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展取決于對(duì)智力資源的占有，而智力資源的載體則是人才。檔案管理亦然如此，就目前的狀況而言，高職院校檔案隊(duì)伍普遍存在檔案專業(yè)人員少、一般管理人員多，深層次管理人員少、工作型人員多，創(chuàng)新型人員少等問題，特別就我院目前的狀況更為突出。因此，如何以新的觀念和新的方式，全方位發(fā)掘、選擇、培養(yǎng)檔案人才，建立檔案人才庫，并不斷采用新的模式，為學(xué)校檔案工作的創(chuàng)新提供智力支持，已成為高職院校檔案工作亟待解決的問題。第三，檔案管理是信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)，信息資源的開發(fā)利用是檔案管理的目的，檔案的生命在于應(yīng)用，而且目前高職院校檔案工作在提供各類信息利用與服務(wù)方面，無論是案卷檢索的方便性，材料編研的針對(duì)性，信息傳遞的快捷性，服務(wù)手段的多樣性或服務(wù)工作的主動(dòng)性，相互之間的協(xié)作性等方面存在許多不足。如不少單位的檔案編研、利用仍是手工操作，有的單位網(wǎng)絡(luò)檔案信息化管理甚至尚未起步，極大地制約了高校檔案工作的發(fā)展。
3.高校檔案管理現(xiàn)代化的思路和對(duì)策
3.1高校檔案管理現(xiàn)代化的思路
3.1.1檔案管理者要從思想上調(diào)整思路，擺正位置，有所作為，變被動(dòng)為主動(dòng)，爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和關(guān)心，把檔案工作納入學(xué)校管理責(zé)任目標(biāo)中來，以確保學(xué)校能把檔案工作作為學(xué)校建設(shè)的基本工程抓緊抓好，保證檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度可以有效地落到實(shí)處，并在學(xué)校才力允許的范圍內(nèi)，增加對(duì)檔案基礎(chǔ)、門類建設(shè)等資金的投入，以及人員配備等方面予以大力支持，使檔案管理從內(nèi)容到形式、從軟件到硬件都有一個(gè)根本改觀。
3.1.2把檔案干部的知識(shí)化放在檔案管理工作的首要任務(wù)來抓?，F(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍，他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神，還要有廣博的知識(shí)，強(qiáng)烈的開拓、進(jìn)取意識(shí)，尤其要一專多能，既要能熟知檔案管理法規(guī)和基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、技能，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)管理知識(shí)和操作技能，這樣才能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。另外在人才培養(yǎng)和使用方面，要根據(jù)高校檔案工作的特點(diǎn)，知識(shí)結(jié)構(gòu)要高、中、低配備，年齡結(jié)構(gòu)要老、中、青結(jié)合。要擴(kuò)大選人用人視野，要選擇有真才實(shí)學(xué)、有實(shí)干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。
3.2加強(qiáng)檔案信息資源的收集和管理
高校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)的正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實(shí)績(jī)的有力證明。收集工作是檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，直接影響到將來的利用，學(xué)校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要監(jiān)督各部門對(duì)歸檔文件材料的移交。另一方面，要按檔案規(guī)范管理的要求，定期對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全。因此，我們應(yīng)結(jié)合新時(shí)期高校檔案工作的總體任務(wù)，關(guān)注學(xué)校活動(dòng)的重點(diǎn)、熱點(diǎn)，依法定期地將各部門、各單位的各種類型檔案接收進(jìn)館，擴(kuò)大資源范圍，豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)檔案館的信息服務(wù)能力。我們還可在加強(qiáng)原有檔案管理的基礎(chǔ)上輔之以現(xiàn)代化手段，主動(dòng)從各種媒體中收集信息，使檔案信息能很好地為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。在檔案信息的收集工作中，重點(diǎn)要抓好電子文件的接收和歸檔工作。
3.3加快館藏檔案的數(shù)字化工作
傳統(tǒng)館藏是以紙質(zhì)檔案為主，這種檔案信息不適合信息時(shí)代的數(shù)字化管理及信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，我們必須將這些傳統(tǒng)館藏?cái)?shù)字化，將館藏的各種文字材料、聲音信息、視頻信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理。這項(xiàng)工程龐大，需要投入大量的人力、物力、財(cái)力。要在解決思想認(rèn)識(shí)問題的基礎(chǔ)上，研究和制定出實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的政策和發(fā)展戰(zhàn)略。在具體實(shí)施之前必須明確哪些館藏檔案需要進(jìn)行數(shù)字化，我們不能盲目地將所有館藏檔案制成電子副本，造成不必要的浪費(fèi)。開展館藏檔案的數(shù)字化工作我們可遵循以下幾個(gè)基本原則：一是價(jià)值性原則，即優(yōu)先選擇珍貴館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，以便提供利用數(shù)字化副本，保護(hù)珍貴的檔案原件；二是實(shí)用性原則，即優(yōu)先選擇利用率較高的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，以提高檔案的利用價(jià)值，實(shí)用性要從總需求的高度來考慮；三是開發(fā)性原則，即優(yōu)先選擇公開的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，以提高檔案的共享程度，適當(dāng)考慮非密級(jí)的館藏檔案的數(shù)字化；四是特色性原則，即優(yōu)先選擇可開放的、有特色的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，創(chuàng)立自己的品牌產(chǎn)品，提供特色服務(wù)。在具體實(shí)施館藏檔案數(shù)字化工作時(shí)可參照國家檔案局頒布的相應(yīng)的法規(guī)，制定出檔案數(shù)字化操作規(guī)范，針對(duì)數(shù)字化的輸入方式、存儲(chǔ)方式、數(shù)據(jù)備份等提出明確的參數(shù)要求，確保工作規(guī)范、有序。
3.4提高現(xiàn)代化服務(wù)手段的利用
加強(qiáng)高校檔案館自身的現(xiàn)代化建設(shè)為檔案館功能拓展提供有力支持。首先要以新的信息服務(wù)理念為指導(dǎo)，強(qiáng)化改革創(chuàng)新、主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，不斷擴(kuò)大服務(wù)范圍，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，力求面向?qū)W校的每一位成員，最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)全員化。其次在服務(wù)手段上，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開展檔案信息咨詢服務(wù)，拓展檔案館的功能，提高服務(wù)質(zhì)量。
3.4.1加快檔案館網(wǎng)頁建設(shè)
建立檔案館網(wǎng)頁的宗旨是以用戶的需要作為動(dòng)力，不僅為用戶提供檔案信息，還要力求將檔案信息資源的顯性知識(shí)和檔案員的隱性知識(shí)結(jié)合起來，積極主動(dòng)地為用戶提供知識(shí)服務(wù)，主要服務(wù)項(xiàng)目：（1）信息介紹服務(wù)。在檔案館網(wǎng)頁上公布檔案館概況、檔案館藏、服務(wù)項(xiàng)目、檔案工作流程等，提供各種資源的使用方法以及網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航等服務(wù)，為利用者提供方便。（2）信息咨詢服務(wù)。在網(wǎng)頁上通過提供E-mail、經(jīng)常性問題解答等方式，讓利用者與檔案館工作人員進(jìn)行信息交流，對(duì)有關(guān)檔案工作方面的問題提供專業(yè)的解答。（3）信息開發(fā)服務(wù)。對(duì)館藏信息按專題、類別進(jìn)行二次、三次加工，開發(fā)匯總分析、專題跟蹤等編研工作。對(duì)檔案史料進(jìn)行匯編、選編，供利用者查閱。舉辦網(wǎng)上珍貴檔案展覽，提升檔案館的教育及文化休閑功能。
3.4.2加快現(xiàn)代化管理軟件的應(yīng)用
(1)使用檔案管理軟件是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必要手段。高校檔案館可使用已開發(fā)的軟件，也可以自行開發(fā)研制符合本校實(shí)際的檔案管理軟件，逐步使檔案管理和開發(fā)利用緊隨高校和時(shí)展的步伐。檔案管理軟件的開發(fā)要遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，綜合考慮數(shù)據(jù)管理、編目整理、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等功能，設(shè)置齊全，應(yīng)用方便，確保數(shù)據(jù)安全。（2）積極參與、配合學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化。（3）高校檔案館要不斷提高自身現(xiàn)代化管理硬件條件。因?yàn)闄n案檢索的自動(dòng)化和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，不僅需要軟件設(shè)備，更需要計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、移動(dòng)硬盤、通訊線路等硬件設(shè)備。電子文件的保存載體和機(jī)讀載體也應(yīng)隨著科技發(fā)展而轉(zhuǎn)變，以確保電子文件的安全和有效。
未來的社會(huì)是以智能化、信息化和高科技化為主導(dǎo)的社會(huì)，因此，檔案工作要與之相適應(yīng)的唯一出路，就是加速自身的現(xiàn)代化進(jìn)程。檔案實(shí)體的有效保護(hù)和檔案信息的廣泛利用，是與電腦網(wǎng)絡(luò)以及檔案數(shù)字化等緊密聯(lián)系在一起的。高校檔案管理如果不能加快改革的步伐，就會(huì)影響高校檔案的保護(hù)和利用，進(jìn)而影響高校的教育、教學(xué)及人才培養(yǎng)；高校檔案工作者如果不能主動(dòng)地去占領(lǐng)高科技陣地，就無法在社會(huì)進(jìn)步中充分展示自己的身影。
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2000年年底，湖北省檔案局經(jīng)濟(jì)科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)處受電信部門業(yè)務(wù)推介的影響，采取租用電信服務(wù)器空間的辦法，在湖北省最早建起了檔案信息網(wǎng)頁，2001年年初投入運(yùn)行，主要檔案工作信息和一些相關(guān)的檔案知識(shí)。這是湖北檔案工作第一次通過網(wǎng)絡(luò)方式走向社會(huì)。2004年，湖北省檔案局組織專業(yè)人員開展湖北省檔案信息網(wǎng)站集群系統(tǒng)課題研究，具體謀劃檔案網(wǎng)站集群系統(tǒng)建設(shè)，2005年實(shí)施，拉開了湖北省大規(guī)模建設(shè)檔案信息網(wǎng)站集群系統(tǒng)的序幕。2004年，受外部環(huán)境推動(dòng)，湖北省檔案館自籌資金20萬元，開始試行館藏檔案數(shù)字化掃描。當(dāng)年完成5244卷檔案掃描任務(wù)，形成案卷目錄5244條、文件目錄51776條、檔案原文498587畫幅。由于起步階段沒有先例可循，具體要求也不明朗，檔案數(shù)字化存在的問題比較普遍，有93%的數(shù)據(jù)達(dá)不到檢索效果，需要返工補(bǔ)救，深刻總結(jié)。
從2006年中期開始，湖北省針對(duì)檔案信息化的初步嘗試進(jìn)行總結(jié)回顧，2007年對(duì)已經(jīng)開展的館藏檔案數(shù)字化停止一年，進(jìn)行系統(tǒng)梳理，重點(diǎn)弄清兩個(gè)基本問題：一是檔案數(shù)字化的工作流程和任務(wù)要點(diǎn)，二是檔案數(shù)字化的目的是“存”還是“用”。經(jīng)過回顧梳理，2006年7月出臺(tái)了《湖北省檔案館館藏檔案數(shù)字化的工作流程和任務(wù)要點(diǎn)》，為館藏檔案數(shù)字化建設(shè)鋪平了道路；經(jīng)過分析比較，湖北省確定檔案數(shù)字化初期的目標(biāo)是“用”不是“存”，并制定了相關(guān)的對(duì)策和策略。
以用促建，著眼實(shí)效。需求是動(dòng)力，能用是方向。“用”的終極目標(biāo)是社會(huì)大眾，而不是內(nèi)部管理。以此為出發(fā)點(diǎn)，湖北檔案信息化建設(shè)按照循序漸進(jìn)和安全、可控、實(shí)效的基本原則推開，資源建設(shè)、平臺(tái)建設(shè)、制度建設(shè)、安全體系建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等都取得了較好的成績(jī)，利用檔案網(wǎng)站、電子政務(wù)網(wǎng)和電子檔案查閱利用平臺(tái)開展社會(huì)化服務(wù)受到越來越多社會(huì)公眾的青睞，成為名符其實(shí)的“第二窗口”和檔案服務(wù)能力的現(xiàn)代化體現(xiàn)，實(shí)際效果高于預(yù)期。
資源帶動(dòng)，強(qiáng)基固本。檔案信息化功能發(fā)揮的前提是數(shù)字檔案資源。在國家檔案局?jǐn)?shù)字化帶動(dòng)戰(zhàn)略的指引下，湖北省始終把數(shù)字檔案資源建設(shè)放在中心位置，以此推動(dòng)檔案基礎(chǔ)整理、修裱、加固、鑒定、劃控和統(tǒng)計(jì)等工作。省檔案館先后投入360多萬元，對(duì)近10多萬卷（110多萬件）存量檔案進(jìn)行了全文掃描，接收省直機(jī)關(guān)到期進(jìn)館的數(shù)字檔案63萬多件，建立了1100多萬畫幅的檔案全文圖像數(shù)據(jù)庫及相關(guān)的目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了開放檔案目錄及其檔案全文計(jì)算機(jī)檢索利用，并為對(duì)應(yīng)的實(shí)體檔案封存保管、加強(qiáng)保護(hù)提供了新的手段。
量入為出，分年實(shí)施。檔案信息化是高投入的系統(tǒng)工程，資金來源始終是考量的重要因素。湖北省檔案局（館）每年在研究部門預(yù)算時(shí)，都把檔案信息化建設(shè)作為重要項(xiàng)目爭(zhēng)取資金，省財(cái)政從2010年起，近年以每年投入400萬元的力度支持省本級(jí)檔案信息平臺(tái)建設(shè)和數(shù)字檔案資源建設(shè)，一年辦幾件實(shí)事，逐步積累，日見成效。
培養(yǎng)人才，優(yōu)化支撐。近幾年，先后分13期免費(fèi)舉辦檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)班，共培訓(xùn)縣級(jí)以上檔案局（館）干部778人次，為大幅度提高檔案干部信息化素質(zhì)、做好檔案信息化工作提供了知識(shí)技能支撐；有33名市州縣檔案干部先后到省檔案局（館）掛職跟班學(xué)習(xí)，為密切上下聯(lián)系、促進(jìn)思想統(tǒng)一、全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，不斷提高檔案工作水平和效率發(fā)揮了積極作用；采取多種措施走出去向國內(nèi)外先進(jìn)地區(qū)取經(jīng)，提高了精神區(qū)位，為確保湖北檔案信息化建設(shè)“思想不落后、投入不浪費(fèi)、建設(shè)有實(shí)效”提供了支持。
安全第一，促進(jìn)共享。檔案信息化背景下的數(shù)據(jù)安全、信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全始終是重中之重。數(shù)據(jù)安全的基本策略是異質(zhì)異地備份。信息安全的主要措施是上網(wǎng)審批、密鑰管理和授權(quán)訪問；網(wǎng)絡(luò)安全采取綜合解決方案。檔案信息化成果共享始終是目標(biāo)追求。湖北省主要通過3個(gè)平臺(tái)促進(jìn)共享：一是面向公眾的檔案網(wǎng)站{二是主要面向機(jī)關(guān)的電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)；三是面向檔案館現(xiàn)場(chǎng)的電子檔案查詢利用系統(tǒng)。檔案利用者可以通過多種途徑遠(yuǎn)程或現(xiàn)場(chǎng)查閱湖北檔案信息。
由單項(xiàng)到集成，上下合力繪宏圖
（一）數(shù)字檔案資源建設(shè)
省檔案館館藏電子檔案目錄總量日益增多。到目前為止，湖北省檔案館已經(jīng)建立了明清、民國、革命歷史、建國后檔案目錄數(shù)據(jù)庫，擁有案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)53926l條、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)1761353條、專題目錄數(shù)據(jù)177432條。同時(shí)建立了全省縣以上綜合檔案館電子檔案目錄年報(bào)制度。到2011年年底，省檔案局（館）連續(xù)3年接收全省縣級(jí)以上綜合檔案館規(guī)范報(bào)送的電子檔案目錄共7057407條，為實(shí)現(xiàn)全省縣級(jí)以上綜合檔案館檔案目錄信息資源共享邁出了歷史性的一步。
機(jī)關(guān)電子文件歸檔管理和規(guī)范移交試點(diǎn)工作穩(wěn)步推進(jìn)。湖北省檔案局2010年5月開始部署在省直機(jī)關(guān)電子文件管理試點(diǎn)，率先選擇省物價(jià)局、地稅局、水利廳等3家單位開展電子文件歸檔管理和規(guī)范移交工作。2011年3月，湖北省檔案局再次召開有70家省直機(jī)關(guān)參加的動(dòng)員大會(huì)，繼續(xù)擴(kuò)大試點(diǎn)范圍，已確定35家試點(diǎn)對(duì)象。同時(shí)，市州縣檔案局也選擇本級(jí)有條件的機(jī)關(guān)開展電子文件管理試點(diǎn)工作。
市州縣國家綜合檔案館普遍開展檔案目錄數(shù)字化工作，部分有條件的市州縣開展檔案全文數(shù)字化工作。截止2011年年底，全省包括市州縣國家綜合檔案館在內(nèi)，數(shù)字檔案目錄資源總量已經(jīng)達(dá)到33344373條、全文資源總量達(dá)到47064400畫幅。這些大規(guī)模的數(shù)字檔案資源建設(shè)，為開展電子檔案計(jì)算機(jī)查詢和網(wǎng)上共享提供了難得的資源來源，使已經(jīng)建成的平臺(tái)功能有了用武之地，受到社會(huì)認(rèn)可。
（二）檔案信息化平臺(tái)建設(shè)
建成了省檔案館電子檔案查詢系統(tǒng)。2008年，湖北省檔案館投入100多萬元，對(duì)一樓查檔大廳進(jìn)行了現(xiàn)代化改造，部署了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，配備了計(jì)算機(jī)，開發(fā)了面向社會(huì)公眾的電子檔案查詢軟件。目前，省檔案館電子檔案查詢系統(tǒng)已整合100多萬條檔案目錄信息和530多萬畫幅（70多萬件）檔案全文信息提供現(xiàn)場(chǎng)查詢利用，內(nèi)容涉及湖北政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、民生等多個(gè)領(lǐng)域，檔案查閱利用者只要輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就可以查到相關(guān)的電子檔案信息，深受歡迎和贊揚(yáng)。
建成了湖北省檔案信息網(wǎng)站集群系統(tǒng)。全省縣級(jí)以上檔案局（館）已建成檔案網(wǎng)站111家（其中進(jìn)入省檔案網(wǎng)站集群系統(tǒng)的有83家，與之鏈接的有28家），覆蓋率達(dá)到98%，位居全國前列，為全省檔案信息資源網(wǎng)上共享奠定了基礎(chǔ)。2010年5月省檔案信息網(wǎng)站全面改版升級(jí)，點(diǎn)擊率和訪問量大幅攀升，獲得了良好的社會(huì)效果。訪問對(duì)象覆蓋全國各個(gè)?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）及國外40多個(gè)國家和地區(qū)，為弘揚(yáng)湖北檔案文化、方便社會(huì)查閱檔案開辟了便捷通道。2011年7月，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院檔案網(wǎng)站綜合測(cè)評(píng)項(xiàng)目組第2期《我國省級(jí)檔案網(wǎng)站建設(shè)調(diào)查分析報(bào)告》，湖北省檔案網(wǎng)站綜合排名第九位，比2007年第一次測(cè)評(píng)上升了9個(gè)位次，被認(rèn)為是全國4個(gè)“進(jìn)步顯著”的省級(jí)網(wǎng)站之一。
建成了省電子政務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)。省電子政務(wù)辦將省檔案館檔案信息管理系統(tǒng)列入電子政務(wù)建設(shè)重要內(nèi)容，投入財(cái)政資金90多萬元進(jìn)行統(tǒng)籌安排。到2010年，硬件配置、軟件開發(fā)及設(shè)備安裝、數(shù)據(jù)上載全面完成，投入運(yùn)行。2012年年初，省檔案局又更新了數(shù)據(jù)，為省電子政務(wù)檔案信息管理與網(wǎng)上共享提供了支持。
建成了省檔案局（館）辦公自動(dòng)化（0A）系統(tǒng)。湖北省檔案局（館）辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)是建成較早的基礎(chǔ)平臺(tái)，為培養(yǎng)局（館）工作人員現(xiàn)代化辦公意識(shí)、計(jì)算機(jī)操作能力，提高管理水平和工作效率，趕上省直機(jī)關(guān)信息化建設(shè)發(fā)展步伐，促進(jìn)檔案工作思路和服務(wù)方式轉(zhuǎn)變發(fā)揮了積極作用。
建成了省檔案館館藏檔案條形碼管理系統(tǒng)。2010年，省財(cái)政廳撥出?？?0多萬元，在省檔案館實(shí)施了館藏檔案條形碼管理項(xiàng)目。系統(tǒng)建成后，對(duì)館藏檔案的出入庫和查閱利用進(jìn)行全程數(shù)字化管理，使檔案保管統(tǒng)計(jì)更加準(zhǔn)確，出入庫和借還登記更加嚴(yán)謹(jǐn)，大大降低了傳統(tǒng)人工管理的誤差率，提高了檔案管理水平和服務(wù)效率。
建成了省檔案館數(shù)字檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)。近幾年，省檔案局（館）適應(yīng)數(shù)字檔案資源迅速增加的形勢(shì)需要，加快建設(shè)數(shù)字檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，先后分三期完成了檔案數(shù)據(jù)新機(jī)房改擴(kuò)建和設(shè)備配置、軟件開發(fā)，啟動(dòng)了數(shù)轉(zhuǎn)模工作站，應(yīng)用文件服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶機(jī)、數(shù)字存檔機(jī)、光盤和數(shù)轉(zhuǎn)模等設(shè)備技術(shù)，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案多層次存儲(chǔ)管理、介質(zhì)轉(zhuǎn)換和數(shù)字檔案長期保存、有效利用創(chuàng)造了條件。
建成了省檔案館檔案信息安全保障系統(tǒng)。2009年，湖北省檔案局（館）按照專家通過的《省檔案館涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)設(shè)計(jì)方案》的要求，投入資金開展了檔案信息安全保障系統(tǒng)建設(shè)，為在開放條件下加強(qiáng)檔案信息分級(jí)保護(hù)提供了屏障。
市州縣檔案信息平臺(tái)建設(shè)覆蓋面擴(kuò)大。省檔案局按照利用優(yōu)先、以用促建、瞄準(zhǔn)先進(jìn)、省館先行、成熟推廣、注重實(shí)效的原則，精心組織和指導(dǎo)市州縣檔案信息平臺(tái)建設(shè)取得新的進(jìn)展。目前全省市州縣檔案網(wǎng)站建設(shè)獨(dú)樹一幟，檔案館電子檔案查閱覆蓋面擴(kuò)大，已有60個(gè)市州縣檔案館配備安裝了省檔案局開發(fā)的電子檔案查閱利用系統(tǒng)，不同程度地開展了電子檔案目錄和部分電子檔案全文查閱服務(wù)。
（三）整體基礎(chǔ)與集成態(tài)勢(shì)
全省檔案裝備總體水平明顯提高。目前，計(jì)算機(jī)引入檔案管理和服務(wù)，已成為推動(dòng)全省檔案事業(yè)發(fā)展的主要潮流和主導(dǎo)方向。全省縣級(jí)以上國家綜合檔案館配備計(jì)算機(jī)總量不斷增加。一些困難縣市檔案部門開始實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案“0”的突破；一些經(jīng)濟(jì)條件相對(duì)較好的縣市檔案局（館）開始建設(shè)局域網(wǎng)，添置復(fù)印機(jī)、掃描儀、防磁柜、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備；一些比較先進(jìn)的市州級(jí)檔案局（館）開始實(shí)行“三網(wǎng)”分開。省檔案館先后利用財(cái)政資金200多萬元，購置了檔案裝裱機(jī)，提高了檔案裝裱速度；建成了檔案特藏庫，對(duì)重要珍貴檔案采取了特殊保管措施；建成了防磁庫，為電子檔案防磁保管開辟了場(chǎng)地；改造了檔案展覽廳，為社會(huì)公眾走進(jìn)檔案館，享受檔案文化魅力，接受愛國主義教育提供了陣地。
電子檔案容災(zāi)備份工作正式起步。隨著全省電子檔案資源總量不斷增加，電子檔案容災(zāi)備份工作逐步提上議事日程。2010年7月，省檔案局正式部署市州縣電子檔案容災(zāi)備份工作，隨后印發(fā)了電子檔案容災(zāi)管理暫行辦法，為確保電子檔案容災(zāi)管理提供了制度依據(jù)和目標(biāo)定位。2011年3月，省檔案館與青海省檔案館簽署了檔案互為備份協(xié)議，并分別向互為備份館送交了電子檔案?jìng)浞莨獗P；2011年年底，武漢市、十堰、恩施州等6個(gè)市州檔案局率先向省檔案館移交了電子檔案數(shù)據(jù)備份光盤400余張。同時(shí)，6家檔案局還選擇所屬縣（市、區(qū)）30%以上的國家綜合檔案館開展向本級(jí)檔案館備份電子檔案數(shù)據(jù)工作，初步建立起電子檔案數(shù)據(jù)分級(jí)異地備份機(jī)制。
關(guān)鍵詞：高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化
創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要。
1.1檔案信息時(shí)展的要求
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對(duì)浩如煙海的信息，對(duì)人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對(duì)過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。
1.2高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。
1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟
1.3.1通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展；90年代以來，我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國教育科研網(wǎng)（caep.cetinnet）、中國科技網(wǎng)（CSTnet）和中國金橋網(wǎng)（ChinaGBnet），并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET， 800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見成效
自20世紀(jì)80年代后期以來，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。
2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題
2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題
首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。
2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國家目前尚沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。
2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循相應(yīng)國家標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想
3.1采用客戶機(jī)/服務(wù)器（Client/Server）體系結(jié)構(gòu)模式；客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式是通過網(wǎng)絡(luò)把分散的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)連接起來，系統(tǒng)把這些計(jì)算機(jī)根據(jù)其功能劃分為服務(wù)器與客戶機(jī)C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡(luò)處理方式相比，其主要的不同點(diǎn)在于將一種應(yīng)用分解成為若干部分，如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫，并將這些部分交給多臺(tái)機(jī)器（包括工作站、一個(gè)或多個(gè)服務(wù)器）分別執(zhí)行，共同實(shí)現(xiàn)整體應(yīng)用。服務(wù)器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機(jī)即可。
3.2檔案信息的管理離不開數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)?，F(xiàn)在高校檔案部門使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)多用DBase， FoxBASE， FoxPro等編寫，這些程序嚴(yán)格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸，作為數(shù)據(jù)庫管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統(tǒng)，它們無論在功能上，安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好的滿足需要。應(yīng)該選擇適用于多種操作系統(tǒng)，多種硬件平臺(tái)的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，具有客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如Ora？鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的 SQL Server等。這些軟件不僅具有上述功能特點(diǎn)，而且還提供數(shù)據(jù)庫互連工具（ODBC驅(qū)動(dòng)程序）、數(shù)據(jù)庫―――Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點(diǎn)上的數(shù)據(jù)庫服務(wù)。
淺議高校檔案管理數(shù)字化及檔案管理創(chuàng)新
張洪光
（內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院 內(nèi)蒙古 010070）
摘要：隨著信息數(shù)字化急速成熟，高校檔案管理創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)向數(shù)字化發(fā)展，高校檔案管理現(xiàn)代化與數(shù)字化是密不可分的。
關(guān)鍵詞：高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化
創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要。
1.1檔案信息時(shí)展的要求
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對(duì)浩如煙海的信息，對(duì)人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對(duì)過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。
1.2高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。
1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟
1.3.1通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展；90年代以來，我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國教育科研網(wǎng)（caep.cetinnet）、中國科技網(wǎng)（CSTnet）和中國金橋網(wǎng)（ChinaGBnet），并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET， 800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見成效
自20世紀(jì)80年代后期以來，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。
2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題
2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題
首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。
2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國家目前尚沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。
2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循相應(yīng)國家標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想