時(shí)間：2023-05-15 16:31:55
導(dǎo)語(yǔ)：在標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：施工企業(yè)；檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化
前言
在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，必須要強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，在社會(huì)主義各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展過(guò)程中，必須要建設(shè)更多的項(xiàng)目，確保項(xiàng)目的和諧健康穩(wěn)定發(fā)展，國(guó)家和政府也出臺(tái)了很多相應(yīng)的法規(guī)法律，與檔案的管理工作有相應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)于檔案的管理過(guò)程有了相應(yīng)的指導(dǎo)。而且面對(duì)新時(shí)展的整個(gè)環(huán)境來(lái)看，我們也必須要抓住每一次的機(jī)會(huì)和突破，能夠在工程檔案管理過(guò)程的各個(gè)階段實(shí)施新的標(biāo)準(zhǔn)和要求，能夠?qū)Σ煌A段的施工項(xiàng)目進(jìn)行精準(zhǔn)的記錄，這才是信息的作用，對(duì)于后續(xù)工程的施工提供更多的參考。
1施工企業(yè)檔案管理中的問(wèn)題分析
1.1缺乏完善的資料檔案管理制度
對(duì)于一項(xiàng)穩(wěn)固的施工項(xiàng)目而言，項(xiàng)目的實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，往往必須要建立完善的檔案資料管理制度，但是由于很多施工企業(yè)為了趕工期，在這方面的工作上并沒(méi)有重視起來(lái)。因此，大多數(shù)的施工企業(yè)于檔案的管理制度構(gòu)建并不重視，往往只是流于表面化形式，把更多的注意力放在了施工的過(guò)程中。但是隨著現(xiàn)代化施工企業(yè)的發(fā)展，我們認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作，對(duì)于整個(gè)工程來(lái)講是尤為重要的，也是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，他不單單會(huì)影響整個(gè)工程的質(zhì)量問(wèn)題，更重要的是對(duì)于實(shí)現(xiàn)完善現(xiàn)代化的工程產(chǎn)業(yè)有著至關(guān)重要的作用和影響。而且很多工作者在檔案的管理層面沒(méi)有落實(shí)好科學(xué)化和規(guī)范化的管理要求，一旦出現(xiàn)差漏，往往會(huì)給整個(gè)企業(yè)帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的經(jīng)濟(jì)損失。
1.2工作人員檔案意識(shí)低
一般情況下，很多施工企業(yè)的資料檔案管理工作比較復(fù)雜，而且管理工作強(qiáng)度很大，很多企業(yè)為了節(jié)約一定的經(jīng)濟(jì)成本，聘請(qǐng)社會(huì)上很多沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的人來(lái)承擔(dān)這一工作，在實(shí)際的工作過(guò)程中，并沒(méi)有及時(shí)的發(fā)現(xiàn)所在的問(wèn)題，也沒(méi)有對(duì)不同階段的工程資料進(jìn)行科學(xué)化的整理，那么這樣就會(huì)導(dǎo)致在后期的工程質(zhì)量檢驗(yàn)過(guò)程中存在著各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)類問(wèn)題。所以說(shuō)當(dāng)前的大部分施工企業(yè)對(duì)于檔案資料的整理也都是借鑒其他的單位，并沒(méi)有實(shí)際的落實(shí)到具體的用處上，往往體現(xiàn)的就是相應(yīng)的工作人員檔案意識(shí)很低，并沒(méi)有能力承擔(dān)完整檔案資料的管理工作。
1.3檔案管理效率差
施工企業(yè)對(duì)于工程檔案資料的管理意識(shí)很薄弱，但是往往在工程檔案資料的管理工作中沒(méi)有檢驗(yàn)這一環(huán)節(jié)，也就是說(shuō)，在這個(gè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多沒(méi)有用的工程資料，這些問(wèn)題就很大程度上體現(xiàn)了實(shí)際管理過(guò)程中的效率問(wèn)題。在當(dāng)前很多施工企業(yè)的工程檔案資料管理過(guò)程中，其實(shí)還有眾多的隱患問(wèn)題，比如說(shuō)一些工程資料的丟失和保管問(wèn)題，往往得不到重視，即便是一些很重要的檔案資料也沒(méi)有保管好，這些檔案的真實(shí)性讓人質(zhì)疑，直接對(duì)整個(gè)施工過(guò)程的工程質(zhì)量有很不利的影響。
2構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化工程檔案管理措施分析
2.1嚴(yán)格控制施工企業(yè)工程檔案質(zhì)量
依托國(guó)家提供的各項(xiàng)管理規(guī)定和政策，必須要對(duì)于當(dāng)前施工企業(yè)的工程檔案管理工作，構(gòu)建系統(tǒng)性和完善性的管理系統(tǒng)和管理體系，要在不同的施工階段和各個(gè)環(huán)節(jié)之中，能夠落實(shí)好新時(shí)代先進(jìn)的管理理念和管理思想，并且深層次挖掘出管理工作中的重要內(nèi)容和核心內(nèi)容，與此同時(shí)，能夠在工程檔案信息的利用和深入開(kāi)發(fā)過(guò)程中，拋析出更多有價(jià)值的施工工作的管理需求，能夠真正意義上利用現(xiàn)代化的檔案管理制度，發(fā)揮出它的服務(wù)效能和價(jià)值來(lái)，另外還要及時(shí)養(yǎng)成良好的施工企業(yè)檔案信息的反饋習(xí)慣，能夠?qū)τ谑┕て髽I(yè)各個(gè)階段的檔案需求者密切關(guān)注，與此同時(shí)，構(gòu)建出完善科學(xué)化的檔案信息反饋平臺(tái)，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，能夠確保施工企業(yè)對(duì)于工程檔案的科學(xué)化管理和高質(zhì)量的控制。
2.2強(qiáng)化施工企業(yè)工程檔案管理意識(shí)
現(xiàn)階段中國(guó)施工企業(yè)在實(shí)際的管理操作中，對(duì)于檔案信息的管理，還有很多的遺漏問(wèn)題和不足之處，這主要是由于施工企業(yè)在檔案工作管理過(guò)程中的意識(shí)不夠強(qiáng)，因此就必須要對(duì)于傳統(tǒng)的管理思想進(jìn)行突破，讓相應(yīng)的管理工作者建立更強(qiáng)的管理意識(shí)，即便是普通的工作人員，也必須要積極配合相應(yīng)的技術(shù)人員合理并且高效地完成管理的各個(gè)任務(wù)，讓它們能夠在管理過(guò)程中不斷的發(fā)現(xiàn)工程資料管理的各種規(guī)律和方法，使他們能夠認(rèn)識(shí)到工程管理工作是一項(xiàng)科學(xué)化的管理工作能夠使他們的認(rèn)知和領(lǐng)悟充分的滲透到管理的各個(gè)層面，從而發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值和作用來(lái)。另外，在不同部門的協(xié)作下，檔案管理必須要讓每一個(gè)人都具備強(qiáng)烈的意識(shí)，能夠更好的督促和指導(dǎo)工程檔案管理工作的不斷進(jìn)行，通過(guò)一些標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法和制度，來(lái)更好的把每一個(gè)管理工作者的責(zé)任落實(shí)到位，讓每一個(gè)管理工作人員都能夠發(fā)揮出它的管理價(jià)值來(lái)。
2.3構(gòu)建一支高水平的管理隊(duì)伍
眾所周知，對(duì)于各類工作的進(jìn)行都必須要和管理工作完美的結(jié)合到一起，才能夠真正的發(fā)揮出雙重的效果，如果只是施工企業(yè)在施工過(guò)程中高度重視，對(duì)于工程檔案資料的管理不理會(huì)，那么最終的工程質(zhì)量往往達(dá)不到預(yù)期的效果。所以說(shuō)，針對(duì)當(dāng)前施工企業(yè)必須要建立一支高標(biāo)準(zhǔn)高素質(zhì)的精英管理團(tuán)隊(duì)，能夠?qū)τ跈n案管理的各個(gè)階段都有自己的方法和策略，能夠把復(fù)雜的檔案管理工作進(jìn)行主義的分配和剖析，確保在檔案管理過(guò)程中，每一個(gè)檔案管理人員的職業(yè)水平有大幅度的提升。所以說(shuō)，對(duì)于施工企業(yè)的檔案管理過(guò)程，必須要強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，加強(qiáng)相應(yīng)管理專業(yè)知識(shí)的指導(dǎo)和教育，使得施工企業(yè)的工程檔案管理人員都能夠趨向?qū)I(yè)化，通過(guò)績(jī)效考核和成講等措施來(lái)不斷的激發(fā)每一個(gè)管理人員工作的積極性，才能夠真正的保證在企業(yè)的工程資料管理中得到切實(shí)的效果。
2.4改進(jìn)施工企業(yè)檔案管理的策略
施工企業(yè)的工程具有一定的特殊性，很多管理層面的理論往往和實(shí)踐有很多不同點(diǎn)，所以說(shuō)必須要根據(jù)施工過(guò)程中的特征和具體的施工內(nèi)容，來(lái)構(gòu)建一套完善的檔案工程信息管理制度，而且根據(jù)不同時(shí)期施工的特征來(lái)科學(xué)化的對(duì)其中的制度內(nèi)容進(jìn)行完善和修改，只有這樣才能夠確保每一個(gè)時(shí)期所應(yīng)用到的工程檔案信息管理制度的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，能夠在檔案資料的管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)科學(xué)采集、科學(xué)分類和質(zhì)量控制驗(yàn)收，在日常的管理過(guò)程中，能夠及時(shí)的對(duì)資料進(jìn)行整理和歸納，避免一些工程信息的遺漏。
2.5高度重視檔案信息的利用和開(kāi)發(fā)
很多施工企業(yè)由于不能夠及時(shí)快速地收集整理好工程檔案信息，所以在實(shí)際的施工操作過(guò)程中，就會(huì)出現(xiàn)各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)類隱患問(wèn)題。要想快速完整的收集好各類工程項(xiàng)目的檔案信息內(nèi)容，這個(gè)過(guò)程中還需要注意到項(xiàng)目信息的利用和開(kāi)發(fā)，只有確保對(duì)工程項(xiàng)目檔案信息的合理整理和搜集，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的分類，能夠保障工程信息內(nèi)容的完整性和精準(zhǔn)性，并且能夠及時(shí)的給相應(yīng)的管理人員提供反饋，這才是確保施工技術(shù)能夠得到廣泛應(yīng)用和進(jìn)步的重要保障。在現(xiàn)代化社會(huì)大數(shù)據(jù)理念的支持下，我們必須要認(rèn)識(shí)到施工企業(yè)檔案信息的利用和開(kāi)發(fā)，最重要的支撐就是依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，來(lái)發(fā)揮出工程檔案信息的真實(shí)性價(jià)值。要認(rèn)識(shí)到檔案信息建設(shè)的變更和傳遞工作的重要性，能夠讓檔案管理工作的目的指向更為清楚，以便更多重要的檔案信息內(nèi)容在變更和傳遞過(guò)程中損毀或丟失。
2.6加強(qiáng)檔案信息管理工作的信息化建設(shè)
新時(shí)代社會(huì)發(fā)展十分迅猛，不同行業(yè)往往都會(huì)基于數(shù)字化和信息化技術(shù)來(lái)完成更多的操作，為整個(gè)社會(huì)提供更多的可能性。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)十分發(fā)達(dá)的當(dāng)下，施工企業(yè)的檔案信息管理工作也必須要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化的雙重建設(shè)，能夠建立完善科學(xué)化的管理體系和機(jī)制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資料信息管理人員的信息化意識(shí)，把信息化手段和技術(shù)應(yīng)用其中，確保管理工作更加有序和科學(xué)化。還必須要重視信息化建設(shè)過(guò)程中一些基礎(chǔ)硬件和軟件設(shè)施的使用，通過(guò)安全有效的措施來(lái)確保工程信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性，以便更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。
關(guān)鍵詞：檔案管理工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化
檔案工作實(shí)際上是一種較為繁瑣的文職性工作，并且檔案工作對(duì)于規(guī)范性的要求很高，這就要求我們必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行相應(yīng)的檔案工作，進(jìn)而使檔案工作在我國(guó)的開(kāi)展更為順利化。而在我國(guó)的科技和信息技術(shù)的日益發(fā)展下，對(duì)于檔案的計(jì)算機(jī)性科技管理模式被大規(guī)模引入相應(yīng)的檔案管理機(jī)制中，并且取得了一定的成效，但若想使檔案的管理工作得到更進(jìn)一步的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)性處理，就要進(jìn)一步落實(shí)相應(yīng)的工作體制，在保證檔案的質(zhì)量的基礎(chǔ)上，全面建設(shè)檔案管理的相應(yīng)工作環(huán)節(jié)。
1 全面落實(shí)公文制發(fā)機(jī)制
公文與檔案建設(shè)有著密切的關(guān)系，可以說(shuō)檔案的前身就是相應(yīng)的公文性文件，因此公文從一定程度上來(lái)說(shuō)，能夠轉(zhuǎn)化為檔案性文件，因此公文的質(zhì)量與檔案的質(zhì)量有著一定的密切聯(lián)系。因此對(duì)于檔案的質(zhì)量性規(guī)劃可以從公文的規(guī)劃層面入手，進(jìn)而使得檔案工作能夠按我們預(yù)期的那樣駛?cè)胍?guī)范化。標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。因此在實(shí)際的公文制備的過(guò)程中，就要進(jìn)一步提升公文的規(guī)范化體系建設(shè)，進(jìn)而使公文能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制出，而這也是提升檔案的管理工作的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化程度的最為直接的方式。在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步執(zhí)行相應(yīng)的檔案性管理工作，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的進(jìn)一步掌控，進(jìn)而使對(duì)檔案工作的嚴(yán)密性得到全面的提升，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的合理性。而公文的紙質(zhì)文件作為一種較為正式的紙質(zhì)性文件，其具體的成文規(guī)格要統(tǒng)一，并且要符合公文的行文規(guī)范以及行文的具體標(biāo)準(zhǔn)，并且在遵循國(guó)家有關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行具體的文章輸出。
首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂；二是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用；三是要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等；四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
2 建立“以我為主”的立卷歸檔原則
檔案管理工作的終極目標(biāo)實(shí)際上是實(shí)現(xiàn)檔案的保管和利用的價(jià)值的最大化處理，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)案卷的完整化處理，以便于相應(yīng)的檔案材料能夠被更為完整地檢索與利用，從而使相關(guān)的工作在執(zhí)行起來(lái)更為便捷。但與此同時(shí)，檔案管理工作的執(zhí)行層面的最大難題依舊是相類似的公文的重復(fù)性以及公文立卷組合的無(wú)序化實(shí)施，而解決這一問(wèn)題的關(guān)鍵在于使相關(guān)的歸檔工作能夠以檔案制作人的思路為主，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案歸檔進(jìn)程的統(tǒng)一化。而這一思路的實(shí)現(xiàn)實(shí)際上是一種歸檔文件的性質(zhì)整合手段，進(jìn)而在這一手段的執(zhí)行下使歸檔的文件都能夠與其自身所屬單位的文件特征與共性相統(tǒng)一。
這就要求我們要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂；二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
3 全方位提高案卷的具體質(zhì)量
在我國(guó)檔案工作執(zhí)行方面的悠久歷史中，不計(jì)其數(shù)的工作實(shí)踐表明，檔案價(jià)值會(huì)在一定程度上受到案卷類材料的完整性的影響，而其完整型的直接影響原因是案卷材料的收集過(guò)程。并且，檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的具體性實(shí)現(xiàn)機(jī)制的展開(kāi)程度會(huì)與檔案卷宗的確立方法以及裝訂的實(shí)際質(zhì)量有直接或間接的密切關(guān)系，因此在檔案工作的實(shí)際推進(jìn)化體系環(huán)節(jié)，也就要注意這一問(wèn)題的切實(shí)性解決，進(jìn)而使相應(yīng)的檔案分類與檢索體系能夠得到更為標(biāo)準(zhǔn)化的管理，并且在此基礎(chǔ)上，還要切實(shí)注意檔案的實(shí)際裝訂質(zhì)量，進(jìn)而以此為對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的檢查依據(jù)。
我國(guó)檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下，在全國(guó)范圍建立了各級(jí)各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)，構(gòu)成一個(gè)嚴(yán)密完整的組織體系。文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段，再到檔案館檔案階段的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程，也存在著類似文件中心的管理，中間性過(guò)渡性半現(xiàn)行文件的機(jī)關(guān)檔案室。從目前試點(diǎn)的模式來(lái)看文件中心在我國(guó)是可行的，而且是必要的，文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書(shū)處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。
結(jié)束語(yǔ)
總而言之，當(dāng)下檔案的管理工作的執(zhí)行體系還不夠完善，因此許多檔案管理工作的革新性環(huán)節(jié)就無(wú)法得到切實(shí)地展開(kāi)，并且許多建立在此基礎(chǔ)上的相關(guān)問(wèn)題也就無(wú)法得到順利地開(kāi)展，因此，我們要在日常的生活與工作中切實(shí)注意相應(yīng)的檔案管理工作的執(zhí)行體系的具體開(kāi)展情況，進(jìn)而使檔案管理工作向規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)。而這有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面發(fā)展，有利于使有關(guān)人們生活中安全性的細(xì)節(jié)性個(gè)人資料為相關(guān)部門所周密記錄，同時(shí)還有利于促進(jìn)我國(guó)的政治事業(yè)的全方位發(fā)展，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升我國(guó)的整體凝聚力。
參考文獻(xiàn)
[1]岳小晶.淺談如何使檔案管理工作更規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[J].才智，2010.
[2]張園園.試論檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[J].改革與開(kāi)放，2009.
企業(yè)檔案管理屬于企業(yè)日常管理事物中的基礎(chǔ)性工作，檔案管理工作涉及的內(nèi)容多且復(fù)雜，要更好的保管企業(yè)檔案資料，提高信息的利用率，就要在實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。文章?lián)?，根?jù)我國(guó)企業(yè)檔案管理的想轉(zhuǎn)，分析實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方法和意義。
關(guān)鍵詞：
企業(yè)檔案;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化;管理方案
0引言
企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項(xiàng)重要的文書(shū)處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率[1]。
1企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級(jí)，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對(duì)文書(shū)管理工作不夠重視，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，就會(huì)導(dǎo)致對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、管理知識(shí)缺乏等情況。同時(shí)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)[2]。
2實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法
2.1轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識(shí)熟練掌握。另外對(duì)于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時(shí)轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到文書(shū)處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對(duì)于檔案管理要結(jié)合實(shí)際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，不能一味的收納所有資料，需要對(duì)其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價(jià)值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時(shí)俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對(duì)搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對(duì)于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對(duì)于具有重要的文書(shū)保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長(zhǎng)期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實(shí)際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時(shí)需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率[3]。
2.3完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開(kāi)具體規(guī)章制度的約束。在實(shí)踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對(duì)于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項(xiàng)管理，提高檔案管理質(zhì)量。文書(shū)管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對(duì)于資料的收集歸檔過(guò)程需要嚴(yán)格按照步驟進(jìn)行。例如在企業(yè)的文書(shū)管理中，需要根據(jù)文件內(nèi)容和問(wèn)題進(jìn)行分類。主要檔案類型分為請(qǐng)示、通知、批復(fù)、信函、決定、會(huì)議記錄等。可以對(duì)資料的保管期限進(jìn)行劃分，可分為永久、長(zhǎng)期、短期等，保管期限到了再分析決定是長(zhǎng)期保管還是永久銷毀，便于今后在企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中對(duì)資料進(jìn)行查找利用。對(duì)于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展[4]。
2.4加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施
企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對(duì)檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時(shí)在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵(lì)各部門加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見(jiàn)。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過(guò)規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率[5]。
3結(jié)語(yǔ)
企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容，在新時(shí)期企業(yè)發(fā)展模式和發(fā)展理念下，需要不斷發(fā)揮創(chuàng)新精神，善于利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，提高網(wǎng)絡(luò)信息使用水平，提高企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量。檔案資料保管是一項(xiàng)專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ鳎枰ㄟ^(guò)不斷的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和技能培訓(xùn)提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化程度。
作者：聶云 單位：萊蕪鋼鐵集團(tuán)有限公司
參考文獻(xiàn)：
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一、加強(qiáng)對(duì)檔案管理整改
檔案是開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始記錄，目前，在一些企、事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，如案卷缺少卷內(nèi)目錄、案卷標(biāo)題及檔號(hào)不規(guī)范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對(duì)這些薄弱環(huán)節(jié)，我們首先做到加強(qiáng)工作力度，認(rèn)真梳理管理存在的問(wèn)題，認(rèn)真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計(jì)算機(jī)輸入三個(gè)重點(diǎn)，花大力氣進(jìn)行認(rèn)真整改。編研材料無(wú)論在數(shù)量上還是內(nèi)容上都得到了不斷充實(shí)；其次，制定達(dá)標(biāo)方案，落實(shí)責(zé)任人，我們要在對(duì)照檢查的基礎(chǔ)上，對(duì)需要改進(jìn)和完善之處，逐條以書(shū)面形式列表分解，落實(shí)責(zé)任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進(jìn)長(zhǎng)效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標(biāo)準(zhǔn)，移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時(shí)，檔案員加強(qiáng)對(duì)達(dá)標(biāo)方案落實(shí)情況的檢查，督促有關(guān)科室及時(shí)完成達(dá)標(biāo)方案布置的工作。
二、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的重要目的是為社會(huì)所有，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門特有的信息資源，具有獨(dú)特的應(yīng)用價(jià)值。同時(shí)，綜合性檔案館在推行計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度，是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)的進(jìn)程和提高社會(huì)利用率。其次，對(duì)于那些建館時(shí)間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復(fù)雜，如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)在花的進(jìn)展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎(chǔ)對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。
三、高標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)化檔案管理工作
首先，檔案管理是我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)管理工作的重要組成部分，是做好各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。同時(shí)，隨著信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對(duì)檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問(wèn)題。因此，我們要對(duì)檔案管理工作給予高度重視，必須強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。其次，隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程，文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)，工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來(lái)源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。第三，當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為不可爭(zhēng)議的現(xiàn)實(shí)。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來(lái)越多。實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。另外，各種新型載體檔案的儲(chǔ)備技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，數(shù)字化檔案館也已開(kāi)始啟動(dòng)。為了適應(yīng)時(shí)展需要，使我國(guó)檔案管理工作與各項(xiàng)工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化目標(biāo)，并制定了詳細(xì)的工作方案，為最終實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)查詢和檔案資源共享做好充分的準(zhǔn)備。
1 學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的現(xiàn)實(shí)意義
在教育事業(yè)不斷發(fā)展的背景下，各所學(xué)校的檔案工作的進(jìn)展情況是這個(gè)學(xué)校的管理模式向外界呈現(xiàn)出來(lái)的一面鏡子，這面鏡子反映的就是這所學(xué)校整體教學(xué)水平處于一個(gè)什么階段。學(xué)校檔案資料管理工作的最終目標(biāo)就是打破傳統(tǒng)檔案管理模式實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，而我們要完成這個(gè)理想目標(biāo)的重要環(huán)節(jié)就是做好學(xué)校檔案工作規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理。根據(jù)教育部門對(duì)部分學(xué)校管理情況的調(diào)查報(bào)告顯示，目前我國(guó)部分學(xué)校管理人員并沒(méi)有重視起來(lái)對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，從而導(dǎo)致學(xué)校整體教學(xué)水平較低、教學(xué)效率也不高的情況，由此可見(jiàn)，學(xué)校負(fù)責(zé)人應(yīng)該明白學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理對(duì)促進(jìn)學(xué)校自身發(fā)展具備重要的現(xiàn)實(shí)意義[1]。
2 學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的幾大特點(diǎn)
2.1 新型模式下的檔案管理儲(chǔ)藏量大并且查找方便
隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，我國(guó)的信息技術(shù)也在飛速發(fā)展。所以，在多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)達(dá)的社會(huì)背景下，新型模式（電子文檔方面）下的檔案管理比起以往傳統(tǒng)檔案管理模式（紙質(zhì)文本方面）顯得更加方便快捷。當(dāng)今社會(huì)下，學(xué)校各層工作人員都會(huì)選擇運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，比如運(yùn)用WPS表格、Word文檔、Excel表格等一些電子軟件對(duì)學(xué)校檔案資料進(jìn)行錄入和儲(chǔ)藏。這樣做的根本目的是使學(xué)校檔案資料管理儲(chǔ)藏方便，并且我們都知道電子文檔的儲(chǔ)藏量是極其大的，平時(shí)教育管理人員在外出參與研討會(huì)時(shí)可以使用U盤對(duì)要使用的檔案資料進(jìn)行拷貝，這樣做不僅攜帶起來(lái)特別方便，工作人員在進(jìn)行檔案資料的查詢時(shí)也是特別容易的。這與傳統(tǒng)檔案管理模式使用紙質(zhì)文檔手寫(xiě)的方式相比而言明顯更加現(xiàn)代化，這樣對(duì)提高學(xué)校整體教學(xué)水平的發(fā)展也有至關(guān)重要的推動(dòng)作用[2]。
2.2 新型模式下的檔案管理的成本較低
傳統(tǒng)管理模式下對(duì)檔案管理時(shí)不僅出現(xiàn)資料數(shù)據(jù)容易出錯(cuò)的情況，而且特別耗費(fèi)人力和學(xué)校財(cái)力。而新型管理模式下的檔案管理的成本則大大降低了，這主要是由于運(yùn)用電子文檔對(duì)學(xué)校所有?Y料進(jìn)行錄入以及保存或者是以后查找都是特別準(zhǔn)確并且方便的，傳統(tǒng)檔案管理模式下需要幾個(gè)人進(jìn)行對(duì)檔案資料的整理、核對(duì)以及收藏，新型檔案管理模式下一個(gè)人就可以做完這所有的部分并且做起來(lái)還顯得更輕松，這樣做不僅可以使學(xué)校成本降低，還可以讓檔案資料數(shù)據(jù)更具準(zhǔn)確性。而且在傳統(tǒng)檔案管理模式下大量使用人力的情況下，不可避免地會(huì)出現(xiàn)部分人員偷懶或者粗心大意的現(xiàn)象，這樣的情況不僅浪費(fèi)了學(xué)校的金錢還讓檔案資料數(shù)據(jù)沒(méi)有準(zhǔn)確性，這就等同于竹籃打水一場(chǎng)空，所有的努力都白費(fèi)了。而新型管理模式下的檔案管理明顯更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而也能有效避免這一類問(wèn)題的出現(xiàn)[3]。
2.3 新型模式下的檔案管理歸檔更科學(xué)
一所學(xué)校的檔案資料不論是從種類上還是保存時(shí)間上都是千變?nèi)f化的，由此可見(jiàn)，運(yùn)用新型管理模式使檔案管理進(jìn)行歸檔時(shí)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化是至關(guān)重要的。眾所周知，一所學(xué)校的檔案資料都是繁瑣無(wú)規(guī)律的并且還特別多，所以為了方便后期工作人員進(jìn)行查找閱讀，前期相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案資料歸檔時(shí)就應(yīng)該科學(xué)并整齊地歸檔，新型管理模式下的檔案管理恰好可以滿足這點(diǎn)，這明顯是傳統(tǒng)檔案管理模式做不到的。
3 促進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的措施
3.1 夯實(shí)檔案管理的基礎(chǔ)工作
雖然目前我國(guó)應(yīng)該實(shí)行運(yùn)用電子文檔對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行管理工作，可是在檔案管理的最基礎(chǔ)工作時(shí)仍然需要使用紙質(zhì)文檔進(jìn)行分類。這就需要相關(guān)工作人員在進(jìn)行基礎(chǔ)工作的時(shí)候仔細(xì)檢查，避免出現(xiàn)此項(xiàng)資料已經(jīng)過(guò)期或者檔案文件不符合存儲(chǔ)規(guī)定的情況。眾所周知，任何事物的基礎(chǔ)部分是必須要做好的，基礎(chǔ)沒(méi)做好，后期一系列的工作都等于竹籃打水一場(chǎng)空。由此可見(jiàn)，為了促進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，首先就要求相關(guān)工作人員應(yīng)該夯實(shí)檔案資料管理的基礎(chǔ)分類工作[4]。
3.2 對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查
為了更好地促進(jìn)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，相關(guān)工作人員對(duì)檔案資料進(jìn)行定期的檢查也是一個(gè)至關(guān)重要的中間環(huán)節(jié)。這主要是因?yàn)橥ㄟ^(guò)教育部門調(diào)查人員的總結(jié)報(bào)告來(lái)看，現(xiàn)在學(xué)校的檔案管理資料在前期準(zhǔn)備工作做得都還不錯(cuò)，可是中期后期經(jīng)常出現(xiàn)一些已經(jīng)失去價(jià)值意義或者明顯不符合儲(chǔ)藏規(guī)定的文件，這種情況的出現(xiàn)顯然是有問(wèn)題的。所以在學(xué)校管理人員展開(kāi)檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)該要重視起來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查的工作，從現(xiàn)有的檔案資料中檢查出來(lái)的已經(jīng)過(guò)期的或者是失去價(jià)值意義的文件就應(yīng)該單獨(dú)分類出來(lái)，最終把這些文件集合起來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。這樣做的最終目的是對(duì)學(xué)校檔案資料進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾恚蛊涓右?guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化[5]。
3.3 提高工作人員的綜合素質(zhì)
眾所周知，學(xué)校中負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員是管理工作中的主體部分，所以相關(guān)工作人員自身的綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力對(duì)檔案管理現(xiàn)代化也是起到至關(guān)重要的影響作用的。一所學(xué)校的資料都是其自身的價(jià)值意義所在，由此可見(jiàn)，這些資料中有一部分資料是需要嚴(yán)格保密地，這些絕密資料一旦泄露，對(duì)學(xué)校會(huì)造成一系列嚴(yán)重后果。可是，通過(guò)現(xiàn)在社會(huì)上的某些新聞報(bào)道可以看出，有些學(xué)校的工作人員在進(jìn)行檔案資料的管理時(shí)，因?yàn)樽陨砭C合素質(zhì)較低，隨意把學(xué)校的絕密資料泄露出去，更有甚者沒(méi)有經(jīng)受住不發(fā)法子的利益誘惑，從而濫用職權(quán)用學(xué)校檔案資料進(jìn)行非法售賣。這類問(wèn)題對(duì)促進(jìn)學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是起到了特別大的阻礙作用的，所以學(xué)校高層人員為了避免這類問(wèn)題的出現(xiàn)，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理檔案資料的工作人員人員進(jìn)行嚴(yán)格地審核考察從而提高管理工作人員自身的綜合素質(zhì)。這樣做的根本目的是為了保障學(xué)校檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展不受外力影響。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫(xiě)、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于公務(wù)電子郵件的歸檔與管理，在維護(hù)其真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可讀性的基礎(chǔ)上，為其安全保管和有效開(kāi)發(fā)利用提供依據(jù)。
國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織的公務(wù)電子郵件歸檔與管理適用本標(biāo)準(zhǔn)。
2規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
GB/T18894―2002電子文件歸檔與管理規(guī)范
GB/T 17678．1―1999 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理
GB/T17678．2―1999 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)
DA/T 1―2000檔案工作基本術(shù)語(yǔ)
DA/T 18―1999檔案著錄規(guī)則
DA/T 22―2000歸檔文件整理規(guī)則
國(guó)家檔案局令第6號(hào) 電子公文歸檔管理暫行辦法
3術(shù)語(yǔ)和定義
DA/T 1-2000確立的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
3．1 電子郵件electronic mail
由電子計(jì)算機(jī)生成、處理，并通過(guò)電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。
電子郵件可在一機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進(jìn)行傳遞。電子郵件分為三種：公務(wù)電子郵件、暫時(shí)性公務(wù)電子郵件、私人電子郵件。
3．2 公務(wù)電子郵件electronic mail document
國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮余]件。
3．3 公務(wù)電子郵件系統(tǒng)electronic mail document sys-tem
用于產(chǎn)生、傳送、接收、閱讀和處置公務(wù)電子郵件的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。3．4 電子文件管理系統(tǒng)electronic records managementsystem
為了收集、組織、記錄電子文件信息并對(duì)其進(jìn)行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。
4總則
4．1公務(wù)電子郵件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。
4．2公務(wù)電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應(yīng)實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。
4．3應(yīng)明確規(guī)定公務(wù)電子郵件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔公務(wù)電子郵件的質(zhì)量。
4．4歸檔公務(wù)電子郵件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。
4．5公務(wù)電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應(yīng)納入各單位公文處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。
4．6機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)置的公共郵箱(機(jī)構(gòu)內(nèi)對(duì)個(gè)人開(kāi)放的郵箱，郵箱內(nèi)設(shè)有許多文件夾，分別用來(lái)討論工作中不同方面的問(wèn)題)或共享郵箱(用來(lái)供員工發(fā)送疑問(wèn)或者關(guān)于執(zhí)行的公務(wù)某一特定方面的信息，只有一定范圍內(nèi)的人員才能使用的郵箱)必須說(shuō)明創(chuàng)建的目的或理由、郵箱使用者的范圍，并向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。公共郵箱或共享郵箱必須明確相關(guān)責(zé)任人。
4．7系統(tǒng)管理員應(yīng)設(shè)定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼，密碼應(yīng)妥善保護(hù)，并定期更改。
4．8各單位系統(tǒng)管理人員應(yīng)為使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員提供能夠自動(dòng)識(shí)別病毒特征的軟件系統(tǒng)，并確保工作人員在使用文件或查找信息時(shí)，其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動(dòng)保護(hù)功能都能啟動(dòng)。病毒特征庫(kù)應(yīng)當(dāng)定期更新。
5公務(wù)電子郵件的撰寫(xiě)與傳遞
5．1公務(wù)電子郵件標(biāo)題、正文內(nèi)容的撰寫(xiě)以及署名規(guī)則參照相關(guān)紙質(zhì)公文規(guī)定。郵件標(biāo)題撰寫(xiě)應(yīng)符合郵件主題或公務(wù)性質(zhì)，以保證郵件應(yīng)用的時(shí)效性以及歸檔、檢索利用質(zhì)量。
5．2各單位應(yīng)在公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的公務(wù)信箱中發(fā)送和接收公務(wù)電子郵件，不得使用私人郵箱。郵件一經(jīng)發(fā)出，必須原樣保存。應(yīng)盡量避免公務(wù)郵箱用于私人活動(dòng)。
5．3公務(wù)電子郵件應(yīng)使用專網(wǎng)和專門的郵件服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)送和接收，并對(duì)發(fā)送的郵件進(jìn)行加密處理，同時(shí)應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、服務(wù)器、工作站進(jìn)行安全性驗(yàn)證。
5．4在發(fā)送公務(wù)電子郵件時(shí)應(yīng)使用真實(shí)身份，并根據(jù)電子郵件的密級(jí)和發(fā)送范圍，確定是否應(yīng)進(jìn)行加密和電子簽名。不得在公務(wù)電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改、偽造的簽字方式。
5．5各單位系統(tǒng)管理人員或有關(guān)人員應(yīng)保存經(jīng)由公務(wù)電子郵件系統(tǒng)傳送的所有電子郵件收發(fā)記錄，作為指導(dǎo)、監(jiān)督歸檔的依據(jù)(公務(wù)電子郵件發(fā)文、收文登記表參見(jiàn)附錄A．1，A．2)。
公務(wù)電子郵件收發(fā)記錄應(yīng)當(dāng)歸檔，只有授權(quán)人員方可查詢。
5．6使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員不得開(kāi)啟可疑電子郵件，如發(fā)現(xiàn)病毒，應(yīng)立即通知系統(tǒng)管理人員。
5．7公務(wù)電子郵件收發(fā)日志應(yīng)備份，脫機(jī)保存，定期移交檔案部門。
6公務(wù)電子郵件的鑒定與歸檔
6．1鑒定歸檔責(zé)任歸屬
6．1．1對(duì)外發(fā)送的郵件由發(fā)送者進(jìn)行鑒定歸檔；接收到的外部郵件，由接收者進(jìn)行鑒定歸檔。
6．1．2內(nèi)部電子郵件應(yīng)由郵件的發(fā)送者或郵件討論的發(fā)起者進(jìn)行鑒定歸檔。
6．1．3公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責(zé)任人進(jìn)行鑒定歸檔。個(gè)人郵箱內(nèi)郵件的鑒定，由郵箱擁有者負(fù)責(zé)。
6．2鑒定內(nèi)容
6．2．1應(yīng)根據(jù)電子郵件的內(nèi)容確定其是否具有公文性質(zhì)，是否具有保存價(jià)值。對(duì)于涉及公務(wù)但以個(gè)人名義收發(fā)的電子郵件應(yīng)視為公務(wù)電子郵件。
6．2．2公務(wù)電子郵件保管期限和密級(jí)的劃分工作，參照國(guó)家有關(guān)紙質(zhì)文件材料的保管期限和密級(jí)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6．2．3各單位檔案部門必須對(duì)需要?dú)w檔的公務(wù)電子郵件進(jìn)行真實(shí)性、完整性、有效性鑒定。真實(shí)性鑒定是指認(rèn)定郵件是否當(dāng)時(shí)當(dāng)人收發(fā)的，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過(guò)傳輸、遷移等處理后是否與收發(fā)時(shí)的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術(shù)手段，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測(cè)公務(wù)電子郵件是否具備可理解性和可用性，包括載體的完好性、信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的兼容性等。
6．3歸檔范圍
6．3．1凡是反映本單位工作活動(dòng)且具有查考利用價(jià)值的公務(wù)電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質(zhì)文件屬于歸檔范圍的，則該份電子郵件也應(yīng)歸檔。
6．3．2：土務(wù)電子郵件歸檔時(shí)，應(yīng)包括以下部分：
a)郵件發(fā)送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務(wù)、所屬部門和公務(wù)電子郵箱)；
b)發(fā)送、接收郵件的時(shí)間；
c)郵件密級(jí)；
d)郵件的題名；
e)郵件正文、附件；
f)郵件收發(fā)日志；
g)發(fā)送、接收郵件的軟件名和版本號(hào)。
6．4歸檔要求
6．4．1：辦理完畢且具有保存價(jià)值的公務(wù)電子郵件應(yīng)及時(shí)從原有郵箱中遷移出來(lái)，進(jìn)行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統(tǒng)中。需歸檔的電子郵件不可長(zhǎng)期保存在公共郵箱內(nèi)。
6．4．2發(fā)送或接收具有保存價(jià)值的公務(wù)電子郵件后應(yīng)立即將電子郵件打印成紙質(zhì)文件，將打印輸出存檔到紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中。
6．4．3采用物理歸檔的公務(wù)電子郵件應(yīng)采用或轉(zhuǎn)換為本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式(公務(wù)電子郵件存儲(chǔ)格式參見(jiàn)附錄B)，如無(wú)法完整、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換，應(yīng)將相關(guān)的應(yīng)用程序一并歸檔。
6．4．4一般情況下電子郵件和附件作為整體進(jìn)行歸檔。
6．4．5經(jīng)加密的公務(wù)電子郵件應(yīng)解密后明文歸檔。
7歸檔公務(wù)電子郵件的整理
7．1歸檔公務(wù)電子郵件的整理按DA/T22―2000規(guī)定的要求進(jìn)行。
7．2歸檔公務(wù)電子郵件以件為單位整理。同一全宗可按類別、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等進(jìn)行分類整理，公務(wù)電子郵件編號(hào)規(guī)則應(yīng)與電子文件編號(hào)規(guī)則保持一致，有對(duì)應(yīng)其他版本的，應(yīng)通過(guò)檔號(hào)建立兩者之間的聯(lián)系。
7．3將已整理好的公務(wù)電子郵件按順序存入規(guī)范化載體(公務(wù)電子郵件存儲(chǔ)載體參見(jiàn)附錄C)，不同保管期限的公務(wù)電子郵件應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的載體上，務(wù)必保證電子郵件的真實(shí)與完整。
7．4公務(wù)電子郵件的著錄參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。存儲(chǔ)公務(wù)電子郵件的載體著錄內(nèi)容包括：
a)說(shuō)明文件，對(duì)存儲(chǔ)載體內(nèi)文件及軟硬件環(huán)境進(jìn)行描述。
b)類目表文件，說(shuō)明載體內(nèi)文件分類信息。
c)著錄文件，存放有關(guān)文件的目錄信息。
d)公務(wù)電子郵件夾，存放已歸檔的各種公務(wù)電子郵件。
7．5存儲(chǔ)公務(wù)電子郵件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)明以下信息：
a)載體編號(hào)；
b)立檔單位名稱；
c)類別(或主題)；
d)郵件起止日期；
e)轉(zhuǎn)存日期；
0密級(jí)；
s)文本(正本或備份)；
h)操作環(huán)境(硬件或軟件)；
i)存儲(chǔ)介質(zhì)的生產(chǎn)日期；
j)保管期限。
8公務(wù)電子郵件的移交與接收
8．1各單位文件管理人員應(yīng)按時(shí)向檔案保管部門移交已歸檔的公務(wù)電子郵件，移交時(shí)應(yīng)履行規(guī)定的程序，并做好移交登記(移交登記表參見(jiàn)附錄D)，完全合格后方可移交。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8．2移交單位和檔案保管部門應(yīng)對(duì)歸檔的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《公務(wù)電子郵件移交檢驗(yàn)登記表》(參見(jiàn)附錄E)。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8．3歸檔公務(wù)電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式。的公務(wù)電子郵件采用物理方式移交。
8．4無(wú)論采用邏輯方式還是物理方式移交，對(duì)于需永久或長(zhǎng)期保存的公務(wù)電子郵件，均應(yīng)當(dāng)將電子形式轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)形式或者縮微形式一并保存后移交。
9公務(wù)電子郵件的保管
9．1檔案保管部門應(yīng)對(duì)各單位移交的公務(wù)電子郵件制作備份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。
9．2歸檔公務(wù)電子郵件的保管要求應(yīng)符合GB/T18894―2002中9．4的相關(guān)規(guī)定。
摘要:檔案是企業(yè)重要的信息資源,檔案資料是與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn),在新的經(jīng)營(yíng)形勢(shì)之下,傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式需要進(jìn)行發(fā)展和改革。本文在分析現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上,闡述了企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建,包括分布集中管理模式,實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化和標(biāo)準(zhǔn)化。
關(guān)鍵詞:檔案管理;現(xiàn)代企業(yè)制度;管理模式
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,信息的重要性日益凸顯,已經(jīng)變成與有形資產(chǎn)同樣重要的戰(zhàn)略資源。企業(yè)管理工作的重要組成部分是檔案的管理,檔案是企業(yè)重要的信息資源,是企業(yè)科研、技術(shù)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和真實(shí)記錄。檔案資料是與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn),發(fā)揮著應(yīng)有的重要作用。對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理,是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。在企業(yè)中建立一套體現(xiàn)公司科學(xué)管理水平的標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系,使檔案工作同步于企業(yè)發(fā)展,將為企業(yè)的各項(xiàng)工作的開(kāi)展創(chuàng)造必要條件,也為企業(yè)抵御和規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)揮一定作用。應(yīng)該看到,在新的經(jīng)營(yíng)形勢(shì)之下,傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式與體制已經(jīng)顯得滯后,需要對(duì)脫離企業(yè)實(shí)際的檔案管理工作進(jìn)行發(fā)展和改革。
一、現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理特點(diǎn)分析
我國(guó)企業(yè)隨著改革進(jìn)程的逐步推進(jìn),受到了極大的沖擊,為不斷適應(yīng)這些變化,檔案的管理也做著相應(yīng)調(diào)整。在這些變化的沖擊下企業(yè)檔案管理表現(xiàn)出的變化具體有:
1.集中管理模式向集中-分散結(jié)合管理或分散管理轉(zhuǎn)變
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的背景下,我國(guó)企業(yè)的檔案管理采用集中統(tǒng)一管理模式。在積累和控制企業(yè)檔案資源的要求下,集中統(tǒng)一的管理模式發(fā)揮了極大作用。隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型以及我國(guó)社會(huì)的改革開(kāi)放,我國(guó)不斷加大腳步融入世界經(jīng)濟(jì),加上民營(yíng)經(jīng)濟(jì)的不斷崛起以及國(guó)外企業(yè)的進(jìn)入,國(guó)內(nèi)企業(yè)受到越來(lái)越大的沖擊,傳統(tǒng)的在國(guó)家規(guī)劃下對(duì)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一化管理的單一模式也變得無(wú)法適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際需求。作為企業(yè)管理必不可少的一部分,必須構(gòu)建更加適合的檔案管理體系以維持企業(yè)的高效運(yùn)行。在這樣的情況下,集中-分散結(jié)合管理或分散管理的檔案管理模式逐步得到了發(fā)展。作為獨(dú)立法人機(jī)構(gòu),企業(yè)自主擁有檔案資源,加之隨著企業(yè)管理模式向橫向扁平化管理演進(jìn),集中-分散結(jié)合管理或分散管理的檔案管理模式更有利于企業(yè)效率的提高。
2.由手工管理向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變
根據(jù)實(shí)際企業(yè)狀況,企業(yè)檔案管理模式結(jié)合特定思維與特定環(huán)境,借助不同手段,遵循不同思路,形成基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的檔案管理方式?；诰W(wǎng)絡(luò)的集成化檔案管理通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接起獨(dú)立的管理終端,整合企業(yè)各類軟資源,融業(yè)務(wù)知識(shí)管理、信息處理、檔案管理于一體,是一種現(xiàn)代化的管理模式?；诰W(wǎng)絡(luò)的集成化檔案管理有很多優(yōu)勢(shì),有利于部門間信息交流與分享,有利于分布式的處理數(shù)據(jù),也有利于企業(yè)統(tǒng)一管理各類資源。因此,網(wǎng)絡(luò)化管理是企業(yè)檔案工作未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。
3.企業(yè)檔案管理部門由星型結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)向復(fù)合型結(jié)構(gòu)
所謂星型結(jié)構(gòu),指的是檔案管理部門受公司級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)的直接領(lǐng)導(dǎo),檔案部門與機(jī)關(guān)之間是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。檔案管理部門對(duì)公司檔案管理的運(yùn)作進(jìn)行負(fù)責(zé),在其領(lǐng)導(dǎo)下,各部門進(jìn)行檔案移交和負(fù)責(zé),呈現(xiàn)出典型的直線職能式企業(yè)檔案管理模式。而所謂的復(fù)合型的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu),指的是分布式的企業(yè)檔案管理體系。各個(gè)部門對(duì)自己檔案管理效力負(fù)責(zé),之間沒(méi)有行政領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系,在企業(yè)管理向扁平化進(jìn)展的情況下,復(fù)合型結(jié)構(gòu)是適應(yīng)企業(yè)管理發(fā)展趨勢(shì)的檔案管理方式。
4.加強(qiáng)了企業(yè)檔案社會(huì)化協(xié)作
當(dāng)前,企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的主要關(guān)注點(diǎn),因此企業(yè)傾向于外包管理非現(xiàn)行檔案。目前社會(huì)上出現(xiàn)了專業(yè)型檔案保存中心的機(jī)構(gòu),為企業(yè)檔案的外包提供了可能。社會(huì)化協(xié)作可以降低管理費(fèi)用,緩和企業(yè)檔案保管的壓力,符合政府轉(zhuǎn)變職能的需要,實(shí)現(xiàn)非行政職能社會(huì)事務(wù)的分離,有利于集中精力進(jìn)行宏觀管理。在制定基本目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn),政府督導(dǎo)的前提下,企業(yè)檔案形成了管理的社會(huì)化競(jìng)爭(zhēng),由此產(chǎn)生的社會(huì)化競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制,將使檔案事業(yè)充滿活力,促進(jìn)檔案管理效益的提高。
二、現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理模式的建構(gòu)
綜上所述,本文作者認(rèn)為,當(dāng)前企業(yè)在檔案管理方面應(yīng)當(dāng)采取的管理體制與模式為:堅(jiān)持社會(huì)化與市場(chǎng)化的有機(jī)融合,依照企業(yè)自身管理特點(diǎn),企業(yè)自主的管理檔案,并采取分布集中管理模式,實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化和標(biāo)準(zhǔn)化。
1.企業(yè)檔案的分布式集中管理模式
所謂分布式集中管理企業(yè)檔案,指的是企業(yè)檔案管理形式采取事實(shí)上分散、形式上集中的管理形式。事實(shí)上分散,是指由企業(yè)檔案形成部門對(duì)企業(yè)檔案具體事務(wù)進(jìn)行具體管理,企業(yè)檔案的利用、保存,制定均由企業(yè)各職能部門負(fù)責(zé)。形式上集中,是說(shuō)由企業(yè)一級(jí)管理層總負(fù)責(zé)完善檔案管理流程、制定企業(yè)檔案管理制度、進(jìn)行企業(yè)檔案管理,但是企業(yè)一級(jí)管理層只對(duì)文件形成版本進(jìn)行授控,而不參與企業(yè)檔案具體管理事務(wù)。上文所提及的分布式集中管理從核心來(lái)講其實(shí)還是一種分散管理,不同之處是必須符合法律要求,并遵守企業(yè)法規(guī)的約束,意即遵循形式上的約束。
2.企業(yè)檔案的信息一體化管理模式
企業(yè)檔案的信息一體化管理是從系統(tǒng)論的角度出發(fā),借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以文件生命周期理論為基礎(chǔ),對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)籌和管理,使之發(fā)揮各自以及總體的最大效能,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化,企業(yè)檔案的信息一體化管理模式是檔案管理與文件管理內(nèi)在聯(lián)系的必然結(jié)果。有利于最大限度地對(duì)文件和檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)。企業(yè)檔案的信息一體化管理模式具體內(nèi)容包括信息利用的一體化、流程管理的一體化和檔案生成控制的一體化。其技術(shù)支撐是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)何計(jì)算機(jī)為代表的信息技術(shù)。這些數(shù)字化技術(shù)的推廣和應(yīng)用檔案管理的工作效率,簡(jiǎn)化了工作程序,改變了檔案的載體性質(zhì)和生成方式,使得檔案一體化管理有了技術(shù)基礎(chǔ)。
3.企業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理模式
企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展方向就是實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化,規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理可以加速檔案工作的發(fā)展,把新的先進(jìn)的管理方法與管理技術(shù)引入檔案工作。具體的方面包括:企業(yè)檔案工作名詞術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)化、企業(yè)檔案代號(hào)代碼標(biāo)準(zhǔn)化、企業(yè)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)化、企業(yè)檔案標(biāo)引語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)化、企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定標(biāo)準(zhǔn)化、企業(yè)檔案的統(tǒng)計(jì)、提供利用標(biāo)準(zhǔn)化以及企業(yè)檔案編篡及出版格式標(biāo)準(zhǔn)化等。
三、結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)檔案的管理模式與管理體制是動(dòng)態(tài)發(fā)展的,需要結(jié)合先進(jìn)理念和具體實(shí)際去對(duì)其加以充實(shí),從而推進(jìn)企業(yè)檔案管理模式與管理體制研究的不斷深入。
參考文獻(xiàn):
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一、建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度
檔案種類繁多，形式各異，有日常文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、電子檔案等，要實(shí)行規(guī)范和管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則，首先要加強(qiáng)硬件的建設(shè)，存放檔案必須有專用庫(kù)房，并設(shè)有專柜，便于查找，做到科學(xué)管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫(kù)房要經(jīng)常通風(fēng)，做到整潔衛(wèi)生，庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)吸煙，以免發(fā)生火災(zāi)，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防光，以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命，其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，對(duì)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。
二、做好文書(shū)以及電子文件的處理工作
工作實(shí)踐表明，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理工作規(guī)范化。在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大的差別，電子文件通常以脫機(jī)方式保存。
三、嚴(yán)格公文的制發(fā)
公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的，可以說(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)也決定了日后檔案質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)提高公文質(zhì)量，首先是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排。二是要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施。
四、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則
實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的則不能立卷或歸檔。否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。
關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、檔案管理現(xiàn)代化的含義
檔案管理現(xiàn)代化是以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo), 運(yùn)用現(xiàn)代管理方法和手段, 采用先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備, 充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性,對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革, 加快實(shí)現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理。例如: 利用計(jì)算機(jī)將檔案進(jìn)行輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等, 同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能, 可進(jìn)行檔案的鑒定工作, 利用縮微照相技術(shù)和對(duì)紙質(zhì)載體的重要檔案進(jìn)行縮微復(fù)制等。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、速度快等特點(diǎn), 能及時(shí)、大量地提供檔案信息, 提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域, 將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。
檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結(jié)果, 是社會(huì)發(fā)展和檔案工作發(fā)展的必然, 自從1946 年美國(guó)制成第一臺(tái)電子計(jì)算機(jī)以來(lái), 經(jīng)歷了電子管、晶體管、集成電路、大規(guī)模集成電路等, 時(shí)至21 世紀(jì), 電子計(jì)算機(jī)已經(jīng)全面走向檔案管理事業(yè), 相關(guān)系統(tǒng)軟件數(shù)量和品種眾多, 都使利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理成為可能。檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理, 已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑和手段, 具有速度快、系統(tǒng)性強(qiáng)、效率高、保存時(shí)間長(zhǎng)、資源共享、便于檢索和利用等優(yōu)越性。檔案現(xiàn)代化是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念, 是變化發(fā)展的, 與動(dòng)態(tài)的管理需求相適應(yīng)、相統(tǒng)一。
二、檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的不足點(diǎn)
(1) 檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低
進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理, 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是必要條件之一, 是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要組成部分。我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是從20 世紀(jì)80 年代開(kāi)始的, 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局組織擬定和制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件, 使我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化逐步形成一個(gè)體系。由于檔案自身的復(fù)雜性, 我國(guó)檔案管理體系亦比較復(fù)雜, 分散管理是其突出特點(diǎn)。由于歷史的原因, 檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)單位根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備, 機(jī)型五花八門, 水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn), 功能單
一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)不完整, 致使大多數(shù)檔案無(wú)主題標(biāo)引, 共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn), 檔案的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去,勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程, 造成大量低水平的重復(fù)建設(shè), 令計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無(wú)法繼續(xù)向前發(fā)展。
(2) 缺乏高級(jí)管理專業(yè)人員
現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級(jí)檔案管理專業(yè)人員三個(gè)等級(jí)層次。高級(jí)檔案管理專業(yè)人員應(yīng)具有較高的政治理論和政策水平, 較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù), 精通檔案業(yè)務(wù), 能科學(xué)地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃, 有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力, 在學(xué)術(shù)理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求越來(lái)越高。而檔案管理人員群體中學(xué)歷層次偏低, 缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級(jí)管理人才, 特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù), 又懂社會(huì)科學(xué)和經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質(zhì)不高, 直接導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣, 無(wú)法解決在工作中遇到的新情況和新問(wèn)題。檔案管理人員群體結(jié)構(gòu)不合理配置, 檔案管理人員個(gè)體素質(zhì)偏低, 檔案群體結(jié)構(gòu)失衡不僅已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要因素, 而且也在一定程度上影響了單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。
(3) 檔案管理投入不足
經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案管理走向現(xiàn)代化的最大障礙,而經(jīng)費(fèi)投入取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。由于檔案意識(shí)普遍較低, 導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足, 無(wú)力購(gòu)買現(xiàn)代化的設(shè)備, 尤其是基層單位, 存在著檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋, 基礎(chǔ)條件差, 安全措施沒(méi)落實(shí), 大部分檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。檔案室自動(dòng)化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)更成為奢求, 投入不足已經(jīng)成為檔案現(xiàn)代化發(fā)展的瓶頸。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的建議
(1) 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時(shí)代, 檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行規(guī)范, 如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等, 都需要通過(guò)制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn), 形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系, 只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn), 遵循標(biāo)準(zhǔn), 推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過(guò)分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性, 管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法極其有害。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力, 不但涉及數(shù)據(jù)格式, 還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素,本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題, 更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo), 集中力量, 鍥而不舍, 不斷推進(jìn)。
(2) 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化
增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí), 管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒(méi)有這種管理現(xiàn)代化的意識(shí), 就會(huì)大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進(jìn)程中, 檔案管理工作人員要樹(shù)立科學(xué)實(shí)踐觀, 依靠先進(jìn)的科技手段, 前沿的管理方法, 切實(shí)改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念, 實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式服務(wù)、開(kāi)放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法, 使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。
(3) 加快復(fù)合型人才培養(yǎng)
實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化, 不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí), 還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫(xiě)作等綜合方面的知識(shí)。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì), 大力加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè), 從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點(diǎn), 把具有復(fù)合知識(shí)型人才充實(shí)到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn), 采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn), 優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu), 培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中, 檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì), 還應(yīng)具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。逐步開(kāi)展多層次、復(fù)合型、一專多能、一專多才的教育培訓(xùn), 加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐,促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。
(4) 強(qiáng)化管理意識(shí), 加大投入力度
①關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作, 投入大量資金和精力配置設(shè)備, 培養(yǎng)人才, 把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計(jì)劃, 作為單位工作中要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行考核。②各級(jí)領(lǐng)導(dǎo), 尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo), 應(yīng)定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào), 了解檔案工作現(xiàn)狀, 幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題, 從而指導(dǎo)檔案部門更好地開(kāi)展下一步的工作。③領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)檔案管理工作的交流與合作, 發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì), 彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異,從而提高檔案的現(xiàn)代化管工作。④檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排, 特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障,要有專項(xiàng)預(yù)算。⑤各單位要按標(biāo)準(zhǔn)、按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室, 購(gòu)置必備的檔案柜, 搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防火等配套保護(hù)措施, 有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備, 進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平, 確保檔案利用安全, 保證檔案資料不丟失、不損壞, 又保證檔案信息不失密、不泄密。
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