時間：2023-03-28 14:57:34
導語：在檔案資料論文的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從管與監(jiān)兩方面入手，做為分管檔案工作的領(lǐng)導應給予各方面的支持和提供資源保障，用信息化、規(guī)范化、標準化來要求檔案的收集、整理工作。做到數(shù)據(jù)齊全，內(nèi)容完整。要達到此目標，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質(zhì)項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結(jié)合，把地質(zhì)檔案資料、工程勘察檔案、樁基基礎(chǔ)資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案等正確區(qū)分，齊抓共管，進一步做好基礎(chǔ)檔案收集工作。抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，比如地質(zhì)檔案包括區(qū)域地質(zhì)調(diào)查檔案、固體礦產(chǎn)地質(zhì)檔案、石油地質(zhì)檔案、海洋地質(zhì)檔案、物理勘探和化學勘探檔案、水文地質(zhì)檔案、工程地質(zhì)檔案、地質(zhì)科研檔案等。其具體內(nèi)容是在地質(zhì)勘探活動中產(chǎn)生的原始記錄、表報、總結(jié)和有關(guān)的依據(jù)、指示性文件，以及成果報告和有關(guān)的圖件、附表等。所以在收集和整理時按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標準，對已經(jīng)收集的文字、圖片、圖紙、聲像等資料，應根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的特點和規(guī)律，在便于利用和保管的前提下，進行科學分類整理，設(shè)置相應的歸檔類目，按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則，如：編號與編目、范圍、術(shù)語與定義、規(guī)范性引用檔、歸檔范圍與分類、立卷歸檔要求等。應根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實施細則。
2．檔案信息化，紙質(zhì)檔案數(shù)字化
我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案。檔案信息化其實質(zhì)是檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實體保管為主向現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字化收集、存儲、轉(zhuǎn)送，以信息化的形式為社會提供服務的轉(zhuǎn)變過程[2]。地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)是一項長期復雜的系統(tǒng)工程，行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機遇，地質(zhì)單位與其它企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化。例如在建立地質(zhì)檔案資料時，地質(zhì)檔案資料由分隊，普查組提交的原始地質(zhì)資料及復制成果地質(zhì)報告，經(jīng)大隊資料室嚴格檢查驗收合格后，由檔案管理工作人員及時分類、編號、立卷、歸檔，經(jīng)過計算機數(shù)字化轉(zhuǎn)換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務系統(tǒng)，實現(xiàn)地質(zhì)檔案資料的數(shù)字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎(chǔ)資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案也都根據(jù)上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數(shù)據(jù)庫，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實要求，也是檔案管理必然取向。因此地質(zhì)單位必須快速更新觀念，迅速實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡化，為地質(zhì)找礦工作服務，推動其它各項工作的現(xiàn)代化進程。
3．檔案管理信息化的優(yōu)勢
提高地質(zhì)檔案管理效率，加強地質(zhì)檔案管理的信息化建設(shè)，不但使地質(zhì)資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開發(fā)，適應較復雜的工作環(huán)境，體現(xiàn)出地質(zhì)資料管理帶來的經(jīng)濟效益。
3．1地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)檔案檢索效率。
傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理方式，絕大多數(shù)數(shù)據(jù)的收集和管理都依靠人工進行，收集數(shù)據(jù)相對麻煩、更新起來也比較繁瑣，在這種情況下，地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)更新就慢。地質(zhì)部門采用人工管理檔案還會造成數(shù)據(jù)疏漏，首先從這方面來說信息化地質(zhì)檔案的管理方式就比傳統(tǒng)方式更為準確。其次，在對數(shù)據(jù)查找時地質(zhì)資料檔案信息化管理方式也比傳統(tǒng)的方式更加快捷、方便。地質(zhì)檔案管理人員，可以利用該檢索系統(tǒng)，根據(jù)使用者的要求，可以輸入任意一項檢索詞，如類別、資料名稱、編著、礦種、勘查程度或幾項檢索詞的組合等，都可從科怡檔案數(shù)據(jù)庫中，檢索出相關(guān)的地質(zhì)檔案信息，節(jié)省了管理人員和使用者的時間，提高了檢索效率。
3．2地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)工作效率。
地質(zhì)資料檔案管理信息化為相關(guān)部門制定政策提供比較系統(tǒng)、詳細、及時的資料信息，為制定部門提供合理、適時的技術(shù)支持和數(shù)據(jù)。隨著新技術(shù)、新理論越來越多的在地質(zhì)檔案管理工作中得到應用，在管理方式上對地質(zhì)檔案信息化管理不斷創(chuàng)新，地質(zhì)工作就會越來越簡單，越來越適應社會環(huán)境和復雜的地理環(huán)境，越來越適應新時代不斷發(fā)展的需要。
3．3地質(zhì)資料檔案管理信息化，有效地利用和開發(fā)了地質(zhì)資料。
地質(zhì)資料檔案管理信息化系統(tǒng)的有效建立，在地質(zhì)工作中，我們就可以利用信息化地質(zhì)資料資源，提供有效、準確的數(shù)據(jù)資料，可以為地質(zhì)工作節(jié)約成本，節(jié)約無謂投資，提高地質(zhì)項目成功率，為地質(zhì)工作帶來可觀的經(jīng)濟效益。
關(guān)鍵詞：檔案管理 創(chuàng)新模式 研究
引言
檔案作為具有一定利用價值的資料信息的一種歷史記錄形式，也是知識以及信息的重要載體，由于檔案資料中蘊藏著大量的信息資源，通過合理利用檔案資料對于促進各項工作的順利開展具有重要的作用。在信息化以及網(wǎng)絡化飛速發(fā)展的新時期，如何在檔案管理中利用各種先進的管理手段以及技術(shù)方式適應檔案管理工作的新要求，已經(jīng)成為檔案管理工作改革的重點，對于提高檔案管理工作效率，延長檔案的使用壽命，也具有重要的意義。
1.新時期強化檔案管理工作的意義研究
1.1實現(xiàn)檔案管理工作的革新完善有助于提高信息資源的利用效率。檔案作為一種重要的信息資料數(shù)據(jù)，由于具有較高的保存以及利用價值，才會單獨采取各種形式進行記錄處理。因此，結(jié)合新時期新的管理理念以及技術(shù)方式，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新有助于進一步提高信息資料的利用效率，充分發(fā)揮檔案資料應有的價值。
1.2完善檔案管理工作有助于單位內(nèi)部管理層以及外界社會充分認識單位的整體運轉(zhuǎn)狀態(tài)。檔案管理工作的實質(zhì)就是對單位各類業(yè)務活動以及人事管理等諸多方面的信息進行科學合理的分類保存，因此可以為單位的管理部門了解單位狀況，調(diào)整發(fā)展經(jīng)營戰(zhàn)略提供合理的參考。同時，也可以為外部社會單位認識了解單位的實際情況提供最為真實的資料。
2.新時期檔案管理工作發(fā)展趨勢
隨著檔案管理理念以檔案管理技術(shù)的不斷更新，檔案管理工作也呈現(xiàn)出了新的發(fā)展趨勢，主要表現(xiàn)在以下幾方面：
2.1檔案資料的高度數(shù)字化。利用計算機進行檔案信息資料的收集、整理，并以電子媒介以及紙質(zhì)資料等多重方式進行歸檔保存，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化，已經(jīng)成為新時期檔案管理工作的一大特色，也是檔案管理工作需要不斷更新完善的重要內(nèi)容。
2.2檔案利用日益高效化。隨著社會的不斷進步發(fā)展，對于檔案信息資料的使用需求日益增多，檔案資料的利用價值也不斷提高，檔案資料除了作為參考資料以及憑證外，在分析、籌劃以及教育宣傳等方面也得到較多的應用。
2.3檔案管理服務方式多元化。隨著技術(shù)的不斷進步，檔案管理服務方式不斷增多，紙質(zhì)資料閱覽、網(wǎng)上檢索查詢以及檔案展覽等服務方式逐步完善，不僅有效的提高了檔案資料的利用價值，對推動檔案管理現(xiàn)代化也具有重要的作用。
3.新時期檔案管理創(chuàng)新模式研究
3.1結(jié)合新時期檔案管理工作的特點，建立高效、專業(yè)完善的檔案管理機構(gòu)。單位內(nèi)部的檔案管理部門應該通過交流學習借鑒先進的經(jīng)驗，完善檔案管理機構(gòu)的內(nèi)部組織。同時強化針對檔案管理工作人員的培訓教育，通過學習《檔案法》、《保密法》以及《國家檔案行業(yè)標準》等法律法規(guī)，促使其充分認識到檔案管理工作的重要性并提高自身的職業(yè)素質(zhì)修養(yǎng)。通過這些措施，促進檔案管理工作的規(guī)范化、標準化以及科學化，實現(xiàn)新時期檔案管理工作水平的有效提高。
3.2建立信息化的檔案管理模式?，F(xiàn)階段信息化以及網(wǎng)絡化已經(jīng)在管理領(lǐng)域得到了廣泛的普及，對于檔案管理工作也同樣應該借助信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案生成以及存儲管理的信息化，努力構(gòu)建數(shù)字化錄入以及系統(tǒng)化加工的檔案管理系統(tǒng)，盡可能地構(gòu)建具有檔案文本與電子檔案雙重保存管理的模式，從而提高檔案在生成、歸類以及保存輸出方面的效率。此外，由于檔案資料由于其信息的特殊性，通常在保密方面具有一定的要求，因此必須注意確保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全，，通過設(shè)置相應的查閱權(quán)限以及公開范圍，并利用各類安全技術(shù)軟件，避免檔案資料管理系統(tǒng)遭遇惡意侵入以及病毒威脅，充分實現(xiàn)電子檔案資料保存環(huán)境的安全可靠。
3.3結(jié)合行業(yè)特點構(gòu)建標準化的檔案管理模式。解決檔案管理工作中存在的繁雜混亂的問題，必須注重針對檔案管理工作的標準化建設(shè)。為了確保檔案標準化建設(shè)的專業(yè)、科學以及效率最大化，必須結(jié)合行業(yè)特點，并總結(jié)分析檔案管理專業(yè)的意見，制定切合實際、可實現(xiàn)性強的檔案管理標準。同時，應該嚴格要求檔案管理工作人員，按照相應的檔案管理標準以及相關(guān)規(guī)范，做好檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的有序與規(guī)范化，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。
3.4強化立卷歸檔工作，為檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)。立卷歸檔作為檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案管理工作標準規(guī)范的關(guān)鍵，因此必須對這一環(huán)節(jié)予以足夠的重視。首先應該根據(jù)文檔資料的具體時效性以及文件管理所出的階段，決定是否開展立卷歸檔工作。對于需要立卷歸檔處理的文件，則應該按照相應的程序以及處理重點開展立卷歸檔整理，盡可能的避免文件重復以及信息冗余的發(fā)生。在歸檔管理中，則應該重點保證檔案資料的完整性與簡潔實用性，為下一步檔案資料的保存、分類以及查閱提供良好的使用條件。
4.結(jié)語
新時期檔案管理工作模式以及檔案管理技術(shù)手段已經(jīng)發(fā)生了根本的變化，因此檔案管理工作也必須結(jié)合新形勢下的新要求來開展。革新完善檔案管理工作，首先必須制定明確完善的檔案管理標準與規(guī)范，并進一步完善檔案管理機構(gòu)設(shè)置，提高檔案管理工作人員的能力水平，通過制度創(chuàng)新與管理創(chuàng)新，構(gòu)建信息化、現(xiàn)代化、標準化與規(guī)范化的檔案管理體系，充分發(fā)揮檔案管理對推動社會發(fā)展的作用。
參考文獻：
[1]姚光霞.高職院校圖書館檔案管理實踐[期刊論文].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2010（18）.
文獻標識碼 B
文章編號 1009－6019－(2010)－07－02
收集整理地方病防治資料并按類別分卷歸檔，充分利用地方病防治第一手資料科學研究，出版研究文集，地方病防治論文專輯、地方病防治示范縣資料匯編、制訂地方病防治“十五”、“十一五”、“十二五”規(guī)劃，篡寫地方病防治簡史等有著重要意義。數(shù)十年來，為科學地、準確地、真實地反映我市地方病防治起源、歷程，查閱了各年代防治方法、調(diào)查數(shù)據(jù)、各類專業(yè)期刊、專著、編著、培訓班交流論文，各年度政府工作報告，統(tǒng)計局統(tǒng)計報表，人口數(shù)據(jù)等，整理利用。在整理歸檔過程中，我們的體會主要有以下方面。
1 保證檔案資料的完整性
由于歷史原因，有許多資料往往記錄不全，缺項較多，缺頁、缺行、缺角現(xiàn)象較多，也有一部分總結(jié)報告中修改、涂改、污損嚴重，遇到這些情況，要認真、反復地前后對比，找回當事人回憶，找佐證材料，尋找同一份報告，類同報告核實資料、數(shù)據(jù)，力爭在最大程度上保證資料完整性。
2 保證資料的科學性
各年代資料時間跨度長，所反映的東西也因目的不同，調(diào)查及檢查手段不同，結(jié)論差異也很大。例如，對某事件的調(diào)查，從時間上有公歷、農(nóng)歷之分，從年齡上有周歲、虛歲之分，從里程上有公里、華里之分，從度量衡上有公斤、市斤、16兩、10兩之分，從檢測方法上更有估計數(shù)，大約數(shù)、目測數(shù)、儀器測量數(shù)，各年代的檢測儀器也各不相同，七十、八十、九十年代的儀器大多為機械控制，2000年后大多為數(shù)控，計算機自控，所測定的數(shù)值精確度相差甚遠，往往越是年代長久，與近代的測定數(shù)值可比性越小。所以既要保留資料原始準確性，也要考慮可比性。
3 保證科學資料的可靠性
對某一事件的調(diào)查中，調(diào)查人員總指揮、參加人員專業(yè)技術(shù)水平、實際工作經(jīng)驗、測量儀器的先進性都對調(diào)查事件起著至關(guān)重要的作用。例如在我市1996年大骨節(jié)病全國監(jiān)測點調(diào)查，由衛(wèi)生部專家組、西安交大醫(yī)學院，省、市、縣專業(yè)人員組成，可靠性相對大些。近年的定邊縣動物一號病，氟中毒、布魯氏菌病調(diào)查，由省、市、縣專業(yè)人員組成，調(diào)查的可靠性亦大些。
4 保證檔案資料的準確性
從我們所收集整理的檔案資料中，大多數(shù)屬地方病的專項流行病學調(diào)查資料，根據(jù)資料年份不同，調(diào)查對象不同，調(diào)查方法不同，各年份結(jié)論也有差異，也有部分資料出現(xiàn)明顯的錯誤。例如：某縣調(diào)查全縣碘缺乏病病情，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)調(diào)查結(jié)果匯總后，誤將各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的患病率一欄相加的和64.2％作為全縣的患病率，實際患病率是2.36％，及時給予更正并注明。
5 保證檔案資料的連續(xù)性
地方病防治歷程遠遠流長，經(jīng)歷了幾十個年頭，為保證防治資料的連續(xù)性，我們努力使調(diào)查資料完整連續(xù)。例如：對歷史上一些撤縣，并縣，撤鄉(xiāng)，并鄉(xiāng)(鎮(zhèn))的資料力爭保持原貌，能歸類統(tǒng)一的盡力統(tǒng)一，有些資料按屬地該移交的移交，或者將復印件交至歸屬區(qū)域保管，使這些資料具備完整性、連續(xù)性、可比性，更好地為地方病防治服務。
6 保證檔案資料的權(quán)威性
關(guān)鍵詞 地勘單位 檔案管理 利用
中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）03-000-01
市場經(jīng)濟環(huán)境下，地勘單位在運行中所產(chǎn)生的各類專業(yè)資料和工作成果越來越多，這就需要對地勘檔案管理工作高要求，確保資料完整，在開發(fā)礦產(chǎn)資源以及資源合理利用的過程中提供必要的服務。
一、完善地勘單位的檔案資料管理制度
地勘單位要做好檔案管理工作，就要根據(jù)檔案管理工作實際對相應的管理制度不斷完善，以做到規(guī)范化管理，系統(tǒng)化管理。特別是地勘檔案資料的收集、分類、保管工作中，需要專門的人員實施管理，主管領(lǐng)導要認真履行監(jiān)督職能，以提高管理質(zhì)量，避免檔案資料管理分散，不利于資料的集中保存以及合理利用，甚至會導致檔案資料丟失或者遭到損壞。完善地勘單位的檔案資料管理制度，主要的目的是確保檔案管理工作更好地展開，特別是檔案資料的借閱工作，要完善審批制度。
二、地勘單位的檔案資料的收集與分類
（一）地勘單位檔案資料的收集
地勘單位的運行中，隨時都會有檔案資料產(chǎn)生。特別是地勘單位很多工作都是在野外進行，在地質(zhì)勘探工作中就會產(chǎn)生大量的資料，且均為現(xiàn)場記錄的原始資料，這些資料相對零散，使得檔案人員在收集檔案資料的時候，容易導致資料丟失或者損壞的。這就要求地勘檔案人員在收集資料的過程中，要注重對原始資料了進行檢查，保證檔案資料齊全。對于所收集的檔案資料，要做好整理工作，保證資料的準確、完整[1]。如果檔案資料中文字不規(guī)范，或者資料存在著損壞的F象，要保證檔案信息齊全，就要做好檔案資料的修補工作，之后將所有的檔案資料按照規(guī)定裝訂起來。為了保證所收集的檔案資料的質(zhì)量，還要做好相關(guān)人員的協(xié)調(diào)工作，以通過合作完成檔案工作，不僅可以提高檔案質(zhì)量，還能夠提高檔案收集的效率。
（二）地勘單位檔案資料的分類
對檔案資料的分類是非常重要的環(huán)節(jié)，明確分類的對象是檔案資料。在具體的分類過程中，要充分考慮到檔案資料的內(nèi)容，以及檔案資料之間所存在的聯(lián)系等等，采用相關(guān)的專業(yè)技術(shù)實施統(tǒng)一分類。在對檔案資料進行編號時，要基于資料的分類展開，檔案的編號組成包括分類、項目、案卷以及頁號或者張?zhí)?。要求檔案編號要簡單合理，且具有唯一性和穩(wěn)定性。由于檔案資料會越來越多，就需要檔案資料還要具有可擴容性，不可以存在空號的現(xiàn)象，更不可以有重復的檔案編號。通常而言，地勘檔案資料可以劃分為科技類檔案資料、儀器設(shè)備類檔案資料、文書類檔案資料、財會類檔案資料以及人事類檔案資料。
三、地勘單位對檔案管理人員培訓工作要高度重視
地勘單位對檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)關(guān)乎到檔案管理工作質(zhì)量。地勘單位對檔案管理人員培訓工作給予高度重視，就要提高檔案管理工作人員的法律意識，包括檔案保密法、檔案法以及相關(guān)的法律發(fā)揮都要通過培訓進行傳播教育，以提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，在工作中提高職業(yè)責任感。
地勘單位的檔案管理工作實現(xiàn)信息化的過程中，檔案管理人員就要對檔案信息管理系統(tǒng)產(chǎn)生認知并在工作中合理利用，包括檔案資料的電子化處理、檔案資料信息的傳遞、使用專業(yè)的檔案管理軟件處理檔案資料等等，以提高檔案資料管理質(zhì)量，同時還可以通過檔案信息共享提高檔案管理服務效率。
四、地勘單位檔案資料的利用
在地勘單位中，檔案資料是保證各項工作順利展開的關(guān)鍵。地質(zhì)工作人員在野外進行勘察作業(yè)獲得的資料，經(jīng)過系統(tǒng)化分析、整合、研究之后，形成有價值的地址資料。將這些資料收集起來整理維護檔案資料，就是對地勘單位工作情況的歷史記錄。在這些資料中，不僅真實地記錄了地質(zhì)科學研究過程，而且還記載了國家的各種礦產(chǎn)資源，是具有較高利用價值的國家財富，對地勘單位地質(zhì)找礦具有重要的指導作用[2]。中國的社會經(jīng)濟呈現(xiàn)出快速發(fā)展的態(tài)勢，不僅大量地需要礦產(chǎn)資源，還需要各種地質(zhì)信息，這就意味著地勘檔案資料的利用價值更為受到重視。對這些地勘檔案進行開發(fā)，可以從中篩選出找礦信息，包括圈定礦靶的區(qū)域范圍，礦靶所在具置以及地址勘察的基地等等。這些工作信息還會記錄在檔案資料中，可以優(yōu)化工作內(nèi)容，避免工作中存在重復作業(yè)的現(xiàn)象，對地質(zhì)勘查和找礦工作具有重要的指導意義。
現(xiàn)行的地勘單位所開發(fā)的新的礦床中，很多都是通過對地勘檔案資料進行合理利用和開發(fā)找到的?？梢?，地勘檔案資料對于地勘單位的各項工作至關(guān)重要。做好地勘檔案管理工作，隨著檔案資料的作用得以充分發(fā)揮，就可以在找礦中合理利用，以發(fā)掘更多新的礦產(chǎn)資源。
五、結(jié)語
綜上所述，地勘單位的檔案資料歷史對地質(zhì)工作的真實記錄，體現(xiàn)了地質(zhì)工作的各項活動以及所產(chǎn)生的科技成果。隨著國家對地質(zhì)資料管理工作給予了高度重視，地勘單位就地勘檔案的服務范圍不斷擴大。要滿足更全面的檔案服務需求，就需要做好地勘檔案管理工作，確保檔案資料完整，檔案信息準確，提高地勘檔案資料的利用價值。
參考文獻：
一、我校教職工教學檔案的現(xiàn)狀
目前我校的教學檔案收集管理中存在許多不足之處。不可否認，各個學院各自做過一些這方面的工作，但是也存在著許多問題。如：有些文獻資料即使收集了，但內(nèi)容填寫有遺漏，書寫不符合要求等。究其原因，主要是對教學檔案作用的認識和了解不夠，意識薄弱，遠遠落后于現(xiàn)代化發(fā)展的要求。為了更好地發(fā)揮教學檔案在教學中的作用，為了切實提高教學檔案的質(zhì)量，逐步實現(xiàn)教學檔案管理的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，在高校教學檔案管理工作中應重視以下問題。
長期以來，我校即未設(shè)立過管理教職工教學資料的專業(yè)機構(gòu)和人員(基本是各個學院各自保存)，也沒有任何機構(gòu)把它有價值的文獻當作一種信息源來揭示信息內(nèi)涵的工作。以至多年來，許多優(yōu)秀的教學檔案沒有發(fā)揮出它應有的作用。例如，已故的化學專家朱景梓教授五六十年代的圓弧齒輪方面的教學資料；已故的化學專家徐文腸教授在承擔國際863重點科研項目催化劑方面的教學資料；固體力學專家楊桂通在固體力學方面的教學資料；煤化工專家謝克昌院士在煤化工方面的教學資料。現(xiàn)在有31位，2003-2010年的國家級、省級教學名師的教學資料；24門，2003-2010年的國家級、省級精品課程的教學資料；21個，2004-2010年的國家級、省級特色專業(yè)的教學資料。這些寶貴的、反映學校不同時期的、不同領(lǐng)域內(nèi)的教學資料，都沒有很好的保存、重視、宣傳。有部分原件，現(xiàn)在可能已經(jīng)很難收藏完整，所以盡快開展整理我校教職工教學資料的工作，并且應該引起學校和檔案館領(lǐng)導的重視。
二、整理我校教職工教學檔案的范圍和方法
收藏范圍：由于我校歷史悠久，人才眾多，各個歷史時期的教師教學檔案種類繁多。如果我們對所有教職工的教學檔案不分主次地兼收，那樣就太繁雜，不會顯示出收藏的最高水平。所以我們要根據(jù)建校以來各個歷史時期，針對影響較大的、反映個人教學水平高的教學檔案，去粗取精，進行收藏。具體的收藏范圍，需要認真研究再定。但對于教學名師、精品課程、特色專業(yè)的教學資料文獻要重點收集。收藏方法：教職工的教學檔案資料和其他的文獻有不同之處，它屬于非賣品，因此收集教師教學檔案資料的方法和途徑不能照搬圖書、期刊等文獻的方法。筆者認為主要有以下兩種方式收集：(1)建立嚴格的校內(nèi)教師教學資料檔案保存制度，尤其是教學名師、精品課程、特色專業(yè)和高級職稱以上教師的教學檔案。以前，對于保存教師教學資料檔案保存的重要性認識不足，因此學校沒有明確的呈交制度，現(xiàn)在，既然我們已經(jīng)認識到它的重要性，就應由學校頒發(fā)專門文件，就校內(nèi)教師教學資料檔案的繳送數(shù)量、繳送方式、繳送期限、接收單位、獎懲的內(nèi)容做出明確的規(guī)定，校內(nèi)所有教師教學資料檔案，都應當嚴格按規(guī)定的要求，在教學任務完成后的一定期限內(nèi)，向?qū)W校接收單位繳送規(guī)定的資料文獻。學校應當建立各學院、檔案館兩級組成的管理委員會，監(jiān)檢查教師教學資料的繳送與接收等工作的進行情況。(2)廣泛宣傳收藏本校教師教學資料檔案的重要性，積極動員廣大教師，尤其是教學名師、精品課程、特色專業(yè)的教師，要積極、主動、按時繳納個人的教學資料檔案。
三、建立我校教師教學資料檔案數(shù)據(jù)庫
隨著信息社會的不斷進步和各種學術(shù)成果的迅速發(fā)展，檔案館對學術(shù)文獻應該改變原有的傳統(tǒng)管理模式，可以考慮建立我校教師教學資料檔案數(shù)據(jù)庫來管理我校教師教學資料。圍繞教師教學資料檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，談談我個人的一些設(shè)想。
有關(guān)文獻數(shù)據(jù)庫方面，我國截至目前已陸續(xù)建成了中國學術(shù)期刊全文數(shù)據(jù)庫(CNKI遠程)、中國優(yōu)秀碩士學位論文全文數(shù)據(jù)庫(CNKI)、中國博士學位論文全文數(shù)據(jù)庫(CNKI)、中國重要報紙全文數(shù)據(jù)庫(CNKI遠程)、學術(shù)會議論文全文數(shù)據(jù)庫(萬方)、學術(shù)會議論文全文數(shù)據(jù)庫(萬方)、專利文獻數(shù)據(jù)庫(萬方)、外文文獻數(shù)據(jù)庫(萬方)、中外標準文獻數(shù)據(jù)庫(萬方)、科技成果數(shù)據(jù)庫(萬方)、法律法規(guī)數(shù)據(jù)庫(萬方)11個不同行業(yè)類型的文獻庫。對于高校教師教學資料檔案建立數(shù)據(jù)庫，還不多見。同時，粗略統(tǒng)計我校高級職稱以上教師教學資料每年都在200篇以上，以上這些條件給檔案館開展這項工作創(chuàng)造了十分有利的條件，檔案館要抓住有利時機開展這項工作。
一、當前高職院校檔案資料管理工作的現(xiàn)狀
目前高職院校的學院檔案室應該成為評估資料主要的“資源庫”，但事實上檔案室所提供的資料卻占不到整個評估資料的二十分之一。原因在于：學院的檔案管理與實際需要歸檔保存的資料存在“兩張皮”現(xiàn)象。一方面檔案室雖然制定實施了檔案歸檔范圍和歸檔目錄，但對各系（部）、處室實際形成的資料，尤其是新形成的不在原定歸檔范圍的資料缺乏有效的監(jiān)控，檔案歸檔范圍和歸檔目錄也存在不能根據(jù)新的高職教育發(fā)展需要采取及時修訂和完善的問題。另一方面各系（部）、處室可能出于查閱、使用方便考慮，對有些應該“自覺”歸檔的資料不上交檔案室。由于缺乏科學系統(tǒng)的管理，時間一長，就容易丟失，或難以找尋，事后追查究竟有沒有這樣的資料，也因為沒有嚴格的登記制度而查無實據(jù)，只能憑借“記憶”作出“也許有”“可能無”的似是而非的判斷。由于沒有明確的責任人，也就沒有一個人為此而負責任，最后只有不了了之。
二、建立高職院校院系二級檔案資料管理模式
高職院校的學院檔案室是檔案管理的一級單位，各系（部）、處室為檔案管理的二級單位，各系（部）因為工作需要，在條件允許的情況下，可考慮建立系（部）檔案室。院級檔案室要根據(jù)教高『2006116號文件（《關(guān)于全面開展高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估的通知》）和教高[2008]5號文件（教育部關(guān)于印發(fā)《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作水平評估方案》的通知）有關(guān)規(guī)定，對原定檔案歸檔范圍和歸檔目錄進行全面修訂和完善，在廣泛征求各系（部）、處室意見和建議基礎(chǔ)上，形成學院一級檔案歸檔范圍和歸檔目錄，經(jīng)學院領(lǐng)導班子審定后正式實施。各系（部）、處室要在規(guī)定的期限內(nèi)向?qū)W院檔案室如數(shù)上交檔案，學院檔案室與各系（部）、處室之間要嚴格履行檔案逐份交接手續(xù)。各系（部）、處室根據(jù)實際工作需要，在學院檔案室專業(yè)人員指導下，制定本系（部）、處室檔案歸檔范圍和歸檔目錄（一級檔案），建立相應的管理制度。各系（部）、處室二級檔案單獨編號。各系（部）、處室要將每年的二級檔案實際目錄索引上繳學院檔案室備案，學院檔案室要履行嚴格的交接手續(xù)。二級檔案以每3年或5年為一周期（各處室二級檔案以3年為周期，各系部按照學生學制為周期），各系（部）、處室二級檔案保管不超過一個周期，周期滿后3個月內(nèi)整體移交學院檔案室，學院檔案室嚴格履行交接手續(xù)，并對二級檔案進行“專區(qū)”管理。各系（部）、處室要設(shè)專兼職檔案管理員，學院檔案室負責對專兼職檔案員進行業(yè)務培訓和日常工作指導。實施檔案二級管理模式，就是為了明確院級檔案室和各系（部）、處室的工作職責，細化管理，最大限度地保證檔案資料安全，切實發(fā)揮檔案資料對教學和管理工作的資政、借鑒作用。
三、加強高職院校系級教學檔案資料管理，促進各項工作穩(wěn)步發(fā)展
教學檔案資料是反映和評估教學質(zhì)量和教學管理水平的重要依據(jù)，對教學檔案資料的收集、整理、保存和利用是檔案資料管理工作的重要組成部分。所謂系級教學檔案資料，是指教學管理人員、教師、學生在系教學活動中直接形成的具備對日后全系教學工作有查考和利用價值的文字、圖表、聲像等載體材料，比如，上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件，培養(yǎng)方案、教學計劃、教學大綱、課程建設(shè)規(guī)劃、實驗室建設(shè)規(guī)劃，年度教學工作計劃與總結(jié)、教學研究計劃與總結(jié)，授課計劃、教案、試卷及其分析報告，講課課件、講課錄像、教學錄音、電教片，學生學籍情況、作業(yè)、學生成績報告單、實習（實驗）報告、畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計，教學管理制度、教學任務安排、教師培訓進修材料，教師課表等。這些檔案資料真實地記載著高校各系教學工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果等，是衡量一個系教學水平的重要標志之一，是制訂各類教學計劃、修改教學大綱、計算教學工作量、考核單位、個人教學水平的重要依據(jù)。高職院校系級教學檔案資料管理作為一個系統(tǒng)的工作，是高職院校教學管理的重要內(nèi)容之一，對于加強系（部）教學基礎(chǔ)建設(shè)，深化教學改革，規(guī)范教學管理和實施素質(zhì)教育以及推進教育現(xiàn)代化等方面起著積極的作用。
加強高職院校系級教學檔案資料管理是高職院校檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是促進各項工作穩(wěn)步發(fā)展的有力舉措。近幾年來，高職院校各級領(lǐng)導、教師、學生對系級教學檔案資料管理重要性的認識有了新的提高，也采取了不少有針對性的建設(shè)措施，提高了系級教學檔案資料管理的水平，但由于受各種因素的制約，系級教學檔案資料管理存在的問題仍然不容忽視。要解決這類問題，必須充分認清以下兩個問題。
第一，充分認清現(xiàn)代電子教學檔案資料在促進整個教學工作中有著比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料更多的優(yōu)越性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學檔案資料較易遭受溫度、濕度、光線、蟲、鼠、水、火等自然因素造成的破壞，許多檔案沒有備份，檔案極易受到破壞，其受損后往往難以恢復原狀，因而建設(shè)和管理上需要較大的資金、設(shè)施、技術(shù)、人力支持，建設(shè)和管理成本較高。另外，由于紙質(zhì)教學檔案資料的數(shù)量多，體積大，建設(shè)、管理、查詢起來也比較麻煩。電子檔案資料是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)應運而生的新事物，由于它具有成本低、容積小、信息存儲量大、檢索快捷、傳輸方便、管理省事等傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料所無法比擬的優(yōu)點，它一產(chǎn)生便受到社會各界的歡迎。教學檔案資料的開發(fā)利用逐步向電子化、網(wǎng)絡化方向發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息資源共享和網(wǎng)絡查詢服務將成為一種必然的發(fā)展趨勢。目前，電腦硬盤的存儲量早已突破1024G。一臺硬盤為320G的普通電腦就可以存儲200多億文字，相當于十幾萬冊圖書的存儲量，隨著計算機技術(shù)，尤其是信息壓縮技術(shù)水平的不斷提高，電子介質(zhì)的存儲密度還在以難以想象的速度繼續(xù)增加，這使得任何一個系用一臺普通電腦就可以把下屬各教研室、實驗室等單位的教學檔案資料全部存入。如果對教學視頻檔案資料要求較高，投入1000元，配置數(shù)個大容量的移動硬盤或者采用DVD光盤刻錄存儲就可解決問題。電子教學檔案資料的建檔成本和管理成本都比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料低廉，再裝上教學檔案資料檢索和搜索軟件，查詢教學檔案資料就成為一件十分簡便和快捷的事情，其查詢效率會比傳統(tǒng)方法大幅提高，這就為系級教學檔案資料建設(shè)和管理開辟了廣闊的前景。因此，系級教學檔案資料建設(shè)在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料。
第二，充分認清實現(xiàn)系級教學檔案資料供全系師生網(wǎng)絡查詢對促進教學上臺階具有十分重要的現(xiàn)實意義。高職院校系級教學檔案資料不同于人事、行政等檔案，其保密性要求不是很高，大部分檔案資料可以向全系人員公開（少數(shù)不宜公開的在研項目和專利技術(shù)除外），其建設(shè)和管理的主要目的有二：一是作為上級各部門檢查教學的憑證式佐證材料；二是為師生更好地“教”與“學”提供服務。第二種目的是最主要的，也是系級教學檔案資料理應經(jīng)常發(fā)揮的功能。這就決定了系級教學檔案資料建設(shè)和管理必須設(shè)置和強化網(wǎng)上查詢功能，為全系師生服務，為全系教學上臺階服務。紙質(zhì)教學檔案資料的查詢、分析需要大量的人力和物力，這使得有些工作不便進行。廣大師生在日常教學生活中希望隨時隨地獲得本系的教學檔案資料，師生如果查詢紙質(zhì)檔案資料必須事先專門預約檔案資料管理員，屆時打開檔案資料室，才能進行查找，而且查找、借用過程非常繁瑣，既費時又費力。而在網(wǎng)絡環(huán)境下的電子檔案資料，師生可以在電腦前把許多檔案資料“拉到”自己的顯示器上來，實現(xiàn)跨校區(qū)，乃至跨地域、國度的檔案信息資源共享，只要有一臺上網(wǎng)的計算機，就可以進入系里全日服務的“檔案資料室”。另外，借閱者“借用”的電子檔案永遠都只是一個“副本”，不會引起檔案資料的損壞，而紙質(zhì)檔案資料在借閱或復制過程中可能會被損壞甚至丟失。借助本系的電子教學檔案資料和查詢系統(tǒng)，所在系的全體人員、尤其是新參加工作的教師和剛?cè)雽W的新生可以隨時獲取針對性最強，而在別的地方很難得到的教學檔案資料。這種便利而有針對性的教學檔案對搞好本系的“教”和“學”無疑是一個強勁的信息支持。目前，高職院校各系都建立了電子教學檔案資料庫，但這些檔案資料大多都存放在系檔案資料室的專用電腦中，只能供少數(shù)人查詢，遠未實現(xiàn)全系師生網(wǎng)上共享，“重藏輕用”的低效狀況亟待改變。而這種狀況一旦得以改變，就會有力地推動教學上的借鑒和交流，極大地提高教學實效。
四、結(jié)束語
隨著高職院校辦學規(guī)模的不斷擴大，對其管理模式的要求也更加細化和規(guī)范化。本文從當前的實際情況出發(fā)對高職院校院系二級檔案管理工作進行了深入的探討。若要建立起一套切實可行的管理模式和制度，還需要做大量細致的工作，還需要在實際工作中按照具體情況做出必要的調(diào)整和修訂。
【參考文獻】
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關(guān)鍵詞：科研論文 檔案 收集 管理
我院每年都有大量的醫(yī)學科研，如何收集好、管理好醫(yī)學科研論文，使其能夠為提高醫(yī)院的科技實力和醫(yī)療工作水平服務[2]，是我們應當探討的問題。
一、醫(yī)學科研論文檔案的收集
醫(yī)學科研論文檔案主要是收集在國內(nèi)外正規(guī)學術(shù)期刊上發(fā)表的論文，醫(yī)務人員外投科研論文，須經(jīng)科主任簽字，由科教科審核登記同意后，出具推薦證明信，證明無一稿二投現(xiàn)象，方可投寄。后，要將論文復印件一式兩份報送科教科，科教科將有關(guān)數(shù)據(jù)輸入到科研論文檔案簡易數(shù)據(jù)庫， 并將一份論文復印件存入論文合訂本，另一份放入專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案中[3]。為了方便廣大醫(yī)務工作者檢索利用已有科研論文檔案，建立了醫(yī)學論文檔案題錄卡，包括標題、作者、科室、刊名、出版日期、主題詞等。并且建立相應的檢索目錄。
醫(yī)學科研論文檔案收集分為平時收集、定期收集、年終總匯，科教科平時多與臨床醫(yī)護人員交流，了解他們的研究動向及研究進展，督促他們早日將研究成果發(fā)表、出版、歸檔，對平時收集不及時的，根據(jù)醫(yī)護人員的研究進度，定期收集資料進行歸納匯總，聯(lián)系雜志社，協(xié)助他們。此外，可以利用年終績效考核將論文進行集中收集、分類、整理、歸檔。確保醫(yī)學科研論文檔案資料完整、齊全。
二、醫(yī)學科研論文檔案的管理
1、加強制度建設(shè)，完善科研論文檔案管理制度。
醫(yī)學科研論文檔案雖然很重要， 但是由于缺乏單位的足夠重視。
沒有建立行之有效的規(guī)章制度，單位應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，重視制度建設(shè)，建立科研獎勵制度，并將與個人年終績效考核和職稱晉升相掛鉤，運用行政手段和方法對醫(yī)學科研論文進行搜集、管理。提高科研檔案管理部門的監(jiān)督、指導的職能，對醫(yī)學科研論文檔案進行規(guī)范化、系統(tǒng)化的搜集、管理與利用[4]。
2、提高歸檔意識和檔案管理人員的素質(zhì)
醫(yī)學科研論文是廣大醫(yī)務工作者研究成果，許多醫(yī)務人員認為這是自己私有的東西，所以收集管理起來比較困難，平時應當加強對《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，使廣大醫(yī)務工作者意識到及時將自己的論文歸檔是自己的責任和義務，使檔案管理人員意識到將科研論文收集整理好、利用好是自己的職責，提高歸檔意識和檔案管理意識。
為適應飛速發(fā)展的信息時代，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員也勢在必行，作為檔案管理人員應當具有良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和業(yè)務素質(zhì)，應努力參加檔案局組織的培訓，學習檔案管理相關(guān)業(yè)務知識，增強自身業(yè)務能力，加強計算機的學習，熟練掌握檔案管理相關(guān)軟件的應用，使自己符合時展的要求。
3、加強醫(yī)學科研論文檔案信息化建設(shè)
傳統(tǒng)的依靠手工收集、檢索、查閱等手段已不能適應時代的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)方式信息量少，查找速度緩慢，不利于檔案的利用[5]。現(xiàn)在的論文寫作通常都是通過電腦來完成的，這為科研論文的歸檔創(chuàng)造了有利條件，可以利用已有的EXCEL表格及圖書管理軟件，對科研論文進行收集管理，將論文基本信息錄入EXCEL表格，再將表格與圖書管理軟件進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，加以修訂與校對，就可以完成論文檔案庫的建立，使用者只需輸入檢索字段就可以查詢到自己需要的文章，這大大縮減了醫(yī)學論文的檢索及查閱時間。
醫(yī)學科研論文檔案的建立，需要全體醫(yī)護人員的共同參與配合，科研論文檔案能直接反映醫(yī)院的科研學術(shù)水平， 還能為醫(yī)務人員晉升職提供可靠的依據(jù)。
參考文獻
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[論文摘要]近年來城市建設(shè)的飛速發(fā)展，建筑項目眾多，工程勘察檔案的管理任務也越來越繁重。簡要分析建筑工程勘察檔案的特點，并結(jié)合工作實踐探討在當前時期如何做好勘察工程檔案管理。
地質(zhì)勘察是建筑工程的基礎(chǔ)工作，其勘察檔案記錄了現(xiàn)場地質(zhì)勘察數(shù)據(jù)、土工試驗數(shù)據(jù)統(tǒng)計、技術(shù)人員的數(shù)據(jù)分析圖表和結(jié)論性文字報告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識這些特點，對加強工程勘察檔案管理工作并充分發(fā)揮其作用十分重要。
一、工程勘察檔案的特點
（一）組成的成套性
勘察單位以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴格的、科學的勘察程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術(shù)資料，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約。
（二）形成的階段性
根據(jù)勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經(jīng)過勘察準備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機聯(lián)系，又有明顯的嚴格的階段區(qū)分，因此，每個勘察階段各個專業(yè)的勘察活動分別組成各自互相聯(lián)系的有機整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。
（三）內(nèi)容的專業(yè)性
一項工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按不同專業(yè)分別開展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術(shù)資料其形成過程是多學科、多專業(yè)的協(xié)同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結(jié)構(gòu)層次時，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關(guān)系。此外檔案管理人員應學習勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識，了解各專業(yè)的業(yè)務范圍，能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務水平。
（四）貯存的空間需求性
工程勘察具有唯一性的特點，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。因此，在勘察技術(shù)活動中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在的自動檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。
（五）使用的效益性
工程勘察檔案是從事工程勘察技術(shù)活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設(shè)計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術(shù)資源，對內(nèi)可參考借鑒，對外可供技術(shù)交流。在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術(shù)人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟效益。
（六）使用價值的時效性
工程勘察檔案用于工程項目第一次實現(xiàn)使用價值以后，還會多次利用并發(fā)揮作用。按照技術(shù)文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低?？梢?，工程勘察檔案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，經(jīng)常定期進行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當減少庫存份數(shù)。工程勘察檔案的特點是由勘察活動的規(guī)律所決定的，認識并掌握這些特點，有利于不斷改進檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。二、當前的勘察工程檔案管理
當前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應深刻思考的問題和不可推卸的責任。
（一）標準化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎(chǔ)
當前，對工程勘察檔案管理提出標準化要求，有利于提高工程勘察檔案的質(zhì)量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監(jiān)督管理人員對各設(shè)計、施工單位進行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。
（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全
勘察檔案管理人員要與工程勘察技術(shù)人員相配合，對已收集的檔案資料進行鑒定、補充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場，了解工程概況，配合勘察技術(shù)人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數(shù)，同時根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場技術(shù)人員核對是否同施工現(xiàn)場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實需要增補，應及時通知勘察技術(shù)人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準確、完整。
（三）圖紙、資料的標準化歸檔
當前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作：
一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機，以便準確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。
二是要對現(xiàn)有檔案認真進行整理、完善。要結(jié)合工程勘察的特點，更加嚴格、科學地做好檔案的分類和著錄，在此基礎(chǔ)上，對歷史檔案進行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進行完善，填補相關(guān)資料。
三是要不斷豐富補充檔案的存貯的內(nèi)容。要結(jié)合工程特點，有意識地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調(diào)的勘察工程檔案生動化、形象化。
（四）建立勘察工程檔案員崗位責任制
一名合格的工程勘察檔案管理員：一是負責檔案的集中統(tǒng)一管理；二是及時做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是經(jīng)常督促工程圖紙、資料的歸還；四是負責編制工程檔案工作計劃和組織改革等編研資料；五是做好工程檔案工作的日常保管。
總之，工程勘察檔案管理人員要不斷的提高自身素質(zhì)，熟練掌握業(yè)務知識，提高業(yè)務技巧，在歸檔時，做到既“清晰”又“全面”，在取檔時，做到既“準確”又“迅速”，做好工程勘察檔案管理工作。
參考文獻：
2、學術(shù)交流活躍。州檔案學會充分發(fā)揮學會的學術(shù)性團體的作用，積極開展了學術(shù)研究和交流活動。在省檔案學會的號召下，積極組織會員撰寫理論文章，全年向省檔案學會推薦論文16篇，向《云南檔案》等報刊投稿10余篇，刊載3篇，其中馬關(guān)縣檔案局局長帶頭撰寫論文并在全省學術(shù)研討會上作交流發(fā)言。
3、組織建設(shè)得到加強。學會根據(jù)各單位檔案人員變動情況，及時吸納新人員加入檔案學會，全年共發(fā)展會員3人。
4、檔案宣傳成效明顯。州檔案學會利用文山檔案信息網(wǎng)，及時上傳學會相關(guān)文件，使會員在第一時間了解和掌握學會最新信息和動態(tài)，了解檔案工作現(xiàn)狀和研究成果。同時，利用檔案工作簡報向各級各單位宣傳檔案工作。
二、**年學會工作安排
**年，州檔案學會將圍繞檔案工作重點，與時俱進，積極工作，加強學會組織建設(shè)和隊伍建設(shè)，加強學術(shù)研究，不斷提高學術(shù)水平，使學會充滿活力，將學會建設(shè)成為“理論研究的搖藍，檔案干部的家園”。為此，主要抓好以下幾項工作：
1、進一步加強學會組織建設(shè)。搞好學會的自身建設(shè)，是學會工作的重要保證，鑒于檔案工作人員變動頻繁的情況，**年將對新從事檔案工作人員進行一次普查，以吸收更多的檔案工作人員成為學會會員；
2、加強學術(shù)交流與合作。加強同其它兄弟學會的學術(shù)交流活動，借鑒和吸取他們先進工作方式和開展活動的方法，有計劃地組織會員到外省、外地州學習考察，組織會員參加省的學術(shù)論文研討活動，加強學術(shù)交流，促進檔案工作人員學術(shù)水平的提高；
3、扎實開展學術(shù)研究活動。按照國家檔案局建立“兩個體系”的要求，即：“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系”，認真開展調(diào)查研究。加強檔案資源收集，做好提供利用工作，為人民群眾服務。