時(shí)間：2023-03-14 14:50:57
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案信息化管理論文的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
現(xiàn)階段的教師檔案管理中，存在的問(wèn)題日益顯著，高校教師檔案的管理在系統(tǒng)上存在一部分的缺陷，這些缺陷是因陳舊的教師檔案的管理方式以及分散的管理方法引起的，教師檔案管理的整體性也受到了影響，造成教師檔案內(nèi)容的不完整，教師自身存在的價(jià)值受到了影響，也嚴(yán)重影響了教學(xué)教育和科研質(zhì)量。由于教師檔案存在不完整信息的情況，造成了不能更好地展示教師個(gè)性獨(dú)特的教學(xué)和全面的展現(xiàn)教師教學(xué)。影響著教師檔案在學(xué)校的運(yùn)用管理，而最多也就是簡(jiǎn)單地借閱和瀏覽，這期間存在檔案損壞和丟失的問(wèn)題，如若損毀和丟失將會(huì)造成很大的損失，也會(huì)制約學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)這學(xué)校發(fā)展中提出關(guān)鍵性的決策，也不能提供有效參考的信息。在此期間，“無(wú)頭檔案”即教師與檔案的分離現(xiàn)象也越來(lái)越多。檔案管理以檔案的整齊工整為標(biāo)準(zhǔn)，造成內(nèi)容和功能上不完整，而教師本身也沒(méi)有意識(shí)到檔案的重要性。教師檔案管理的不完整、不規(guī)范、損壞、丟失，是存在的嚴(yán)重問(wèn)題。
二、信息化教師檔案管理的重要性
1.提高檔案管理工作的效率。檔案的收集是相當(dāng)復(fù)雜的，分類(lèi)整編同樣需要花費(fèi)很多的時(shí)間。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，使檔案管理由封閉化過(guò)渡到開(kāi)放化，并實(shí)現(xiàn)了檔案管理自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，為學(xué)校和社會(huì)都提供了良好的信息服務(wù)。檔案信息的準(zhǔn)確合理為學(xué)校的決策提供了有力的保障。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，只需要一次信息輸入就可以多次利用。通過(guò)數(shù)據(jù)共享，為管理人員節(jié)省了時(shí)間和精力，也保證了檔案的準(zhǔn)確性，使工作人員在最短的時(shí)間獲得所需要的檔案信息，大大提高了檔案管理工作的效率。
2.避免丟失檔案信息。在傳統(tǒng)的檔案管理中，很多學(xué)校存在相同的問(wèn)題，部分重要的檔案由于存放時(shí)間和存在方法以及中途借閱，導(dǎo)致檔案信息的損壞或者丟失。而實(shí)行信息化的檔案管理后，將檔案輸入到電腦存檔，并且電腦信息存放量很大，避免了紙質(zhì)檔案因?yàn)榇娣艤囟葪l件或者借閱丟失的現(xiàn)象。
3.能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享。教師檔案是很重要的檔案資源，檔案管理只有全面、井然有序，才可以保證學(xué)校更好的發(fā)展。教師檔案的信息化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源共享，方便人們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的檢索和查詢(xún)，為學(xué)校教學(xué)提供大量的歷史資料以及科研資料，做到讓大家有據(jù)可依。正是因?yàn)橘Y源的共享為學(xué)校以及其他領(lǐng)域帶來(lái)了很強(qiáng)的利用價(jià)值。
4.節(jié)約一定的資源。過(guò)去的檔案都是工作人員花費(fèi)很多的時(shí)間來(lái)進(jìn)行收集整理保存的，紙質(zhì)檔案居多，這過(guò)程中浪費(fèi)了大量的紙張，既不經(jīng)濟(jì)也不環(huán)保，還需要大量的儲(chǔ)存空間，占地空間大。紙質(zhì)的檔案在存放過(guò)程中也很容易因?yàn)榇娣艞l件損壞，受潮。實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理后僅僅依靠電腦存檔，既節(jié)省了紙張又節(jié)省了空間，更不會(huì)存在丟失的問(wèn)題，降低了成本，節(jié)省了資源。
實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。建立健全數(shù)字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節(jié)點(diǎn)有償訪(fǎng)問(wèn)。一般性查詢(xún)、檢索無(wú)論傳統(tǒng)服務(wù)還是遠(yuǎn)程服務(wù)均可無(wú)償義務(wù)提供，但網(wǎng)上深入查詢(xún)或特殊專(zhuān)題檢索、下載等應(yīng)為有償服務(wù)，對(duì)于科技成果還應(yīng)收取成果轉(zhuǎn)讓費(fèi)。另外，關(guān)于檔案開(kāi)放范圍和權(quán)限問(wèn)題，要設(shè)立相應(yīng)的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，對(duì)于那些可以對(duì)公眾開(kāi)放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢(xún)、利用，而只可對(duì)內(nèi)部人員開(kāi)放的檔案，只能通過(guò)上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢(xún)利用。開(kāi)放數(shù)字房產(chǎn)檔案館的建立必將會(huì)進(jìn)一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務(wù)和經(jīng)營(yíng)功能。
2．3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)
為了全面、準(zhǔn)確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合，將房產(chǎn)交易過(guò)程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后，再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分類(lèi)、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動(dòng)的特點(diǎn)，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新、管理、維護(hù)上要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動(dòng)，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)不同，對(duì)房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個(gè)多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時(shí)間、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點(diǎn)，編制各種檢索工具，形成計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，實(shí)現(xiàn)萬(wàn)能檢索，從而提供高效、便捷的查詢(xún)服務(wù)。
2．4建立準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)
房產(chǎn)檔案信息不僅要滿(mǎn)足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要，而且也應(yīng)該為高校職能部門(mén)進(jìn)行宏觀(guān)調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理。通過(guò)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)做出準(zhǔn)確的判斷，以便相關(guān)職能部門(mén)能夠及時(shí)運(yùn)用相關(guān)調(diào)控手段，使學(xué)校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達(dá)到科學(xué)決策，回避風(fēng)險(xiǎn)的目的。
2．5提高管理人員的綜合素質(zhì)
檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專(zhuān)業(yè)人員來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案工作者不能滿(mǎn)足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動(dòng)、及時(shí)地提升自己的政治理論知識(shí)、相關(guān)科學(xué)文化知識(shí)和檔案學(xué)知識(shí)，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)文件和各級(jí)檔案專(zhuān)業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時(shí)貫徹落實(shí)有關(guān)檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國(guó)內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷提高管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進(jìn)檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責(zé)任。管理人員要充分利用計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件，對(duì)檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計(jì)等等實(shí)現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲(chǔ)和處理能力，為相關(guān)部門(mén)提供方便、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。
3．小結(jié)
房產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，是新形勢(shì)下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來(lái)開(kāi)發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開(kāi)發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入．降低了聯(lián)系渠道的費(fèi)用支出，縮短了大量事務(wù)的處理時(shí)限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時(shí)間內(nèi)得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。
參考資料：
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企業(yè)人事檔案主要記錄了企業(yè)職工的詳細(xì)信息，為企業(yè)未來(lái)發(fā)展選拔人才提供了參考。過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)企業(yè)一直運(yùn)用傳統(tǒng)的方式來(lái)進(jìn)行人事檔案管理，管理效率比較低，而且難以充分發(fā)揮出人事檔案的作用，已然不能符合現(xiàn)代社會(huì)的需求。為此，企業(yè)需要采用信息化的手段來(lái)管理人事檔案，以便能夠?yàn)槠髽I(yè)、職工發(fā)展提供幫助。
【關(guān)鍵詞】
企業(yè)人事檔案 信息化管理
企業(yè)采取信息化的手段來(lái)管理人事檔案具有非常多的優(yōu)勢(shì)。比如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠在檔案信息系統(tǒng)上直接查找職工信息，而省去了人工查找的時(shí)間。另外，信息化管理方式能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案資源的智能化管理，可以依據(jù)程序進(jìn)行自動(dòng)分類(lèi)、自動(dòng)分析、自動(dòng)加工等，這對(duì)提高人事檔案工作效益有著重要的意義。
1企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀分析
（1）缺乏完整性和適時(shí)性，未能在更廣泛的領(lǐng)域運(yùn)用。
早期人事檔案管理人員會(huì)根據(jù)相關(guān)規(guī)范來(lái)檔案立卷折，僅注重如何妥善保管，把完整性和保密性作為重中之重，人事檔案往往只是簡(jiǎn)單的材料堆砌與積累，并沒(méi)有對(duì)員工檔案信息展開(kāi)更為詳細(xì)的分析與運(yùn)用，再加之，因?yàn)槠髽I(yè)人事檔案自身就存在著一定的滯后性，記錄的信息可能與職工現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)并不相符，或者有很多現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)并沒(méi)有及時(shí)的更新，形成綜合性的信息材料，使我們無(wú)法進(jìn)行一些深層次的思考，更無(wú)法打開(kāi)人事工作的新局面，致使檔案使用效益甚微。
（2）目前在企業(yè)的人事檔案管理中，缺檔、斷檔和死檔的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。
之所以會(huì)出現(xiàn)這些問(wèn)題，原因有很多，例如認(rèn)識(shí)檔案管理人員更換而未做好交接工作，或者企業(yè)的人員流動(dòng)較大等等。這些問(wèn)題的存在為企業(yè)人事管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了極大的不利影響，也不能使企業(yè)更好地掌握員工的動(dòng)態(tài)和現(xiàn)狀，不利于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制訂與實(shí)施。
（3）管理方法落后，工作效率低下。
長(zhǎng)期以來(lái)紙張一直都是有效管理檔案的主要媒介，但是隨著檔案內(nèi)容的不斷增加，各類(lèi)檔案的打印、整理、裝訂、保存和查詢(xún)逐漸暴露出了一弊端，比如紙張長(zhǎng)時(shí)間的保存之后，會(huì)出現(xiàn)明顯的泛黃現(xiàn)象，而且字跡會(huì)變得模糊不清，查詢(xún)期間，需要從很多的檔案中進(jìn)行查找，便利性差，同時(shí)難以共享。近幾年，隨著信息量的增加，人力資源部作為大型企業(yè)的核心部門(mén)，檔案管理工作量越來(lái)越大，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸陷入被動(dòng)。
（4）一直沿用的管理體制阻礙了信息化管理的發(fā)展。
這主要是因?yàn)樵缙诘墓芾眢w制將人事管理與檔案管理分離以及紙制檔案歸檔的滯后性使人力資源信息和人事檔案管理脫節(jié)，從而造成人員數(shù)據(jù)信息不完整。
2人事檔案管理信息系統(tǒng)的解決方案
隨著社會(huì)規(guī)范化、誠(chéng)信化程度的不斷提高和信息化時(shí)代的到來(lái)，人事檔案作為人力資源管理的憑證、參考和依據(jù)，必須引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，采取切實(shí)有效措施，充分利用員工素質(zhì)模型，用信息化建立全面、真實(shí)、詳細(xì)、連續(xù)的人事檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化與紙質(zhì)化雙軌制，全面提高人事管理水平，為合理使用人才，加強(qiáng)個(gè)人誠(chéng)信提供強(qiáng)有力的支撐和幫助。作為人力資源管理信息系統(tǒng)的延伸，通過(guò)系統(tǒng)的合理設(shè)計(jì)和管理體制的適當(dāng)調(diào)整，即可實(shí)現(xiàn)人事管理系統(tǒng)和人事檔案系統(tǒng)的連接，從而形成完整的個(gè)人信息檔案和與之對(duì)應(yīng)的規(guī)范化的人事電子檔案。人事檔案管理信息系統(tǒng)功能具體表現(xiàn)如下：
（1）人事檔案管理系統(tǒng)中詳細(xì)的記錄了企業(yè)人員的各項(xiàng)信息，這些信息實(shí)時(shí)更新，并且咪每年都上報(bào)中央企業(yè)。這樣中央企業(yè)要想了解某一個(gè)員工的信息，只需要查詢(xún)信息系統(tǒng)即可。這不僅節(jié)省了人員檢索檔案的時(shí)間，也減輕了工作人員的工作量。而且由于信息系統(tǒng)中所管理的人員信息都是最新動(dòng)態(tài)的信息，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可能隨時(shí)了解到員工的表現(xiàn)情況，這對(duì)勞資管理意義重大。
（2）人事檔案信息化之后，便于組織部門(mén)對(duì)企業(yè)部門(mén)干部進(jìn)行考察。信息系統(tǒng)由于維護(hù)及時(shí)，澤人員更新快速，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者能夠隨時(shí)查看員工個(gè)人的履歷表，各個(gè)部門(mén)干部的變動(dòng)情況。這樣企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就能夠掌握企業(yè)全體員工的素質(zhì)情況，以此作出合理的人員調(diào)整。
（3）系統(tǒng)不僅支持多種格式的電子文檔文件、圖片文件，還支持音頻及視頻文件，對(duì)于某些重要工作或（檔案）場(chǎng)景，可以錄音或利用攝像機(jī)拍攝，生成音（視）頻文件保存到電子檔案中，從而使人事檔案的記錄更加生動(dòng)具體。
（4）系統(tǒng)還可以對(duì)人事檔案進(jìn)行日常的管理，比如記錄人事檔案的借閱信息等各類(lèi)信息。
3人事檔案信息化管理中注意的問(wèn)題
（1）進(jìn)行數(shù)據(jù)整合。
人事檔案記錄的信息十分龐雜，而且前后所記錄的信息者相距時(shí)間比較長(zhǎng)，在記錄的過(guò)程中，因?yàn)橹骺陀^(guān)因素的影響，人事檔案中信息中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，很有可能會(huì)出現(xiàn)前后不一致，或者出現(xiàn)相同的信息記錄不同情況。所以企業(yè)人事檔案的信息化系統(tǒng)建設(shè)前提條件就是做好信息數(shù)據(jù)的整合工作，保證所獲得信息是唯一正確的信息。這項(xiàng)工作十分繁瑣，需要花費(fèi)非常長(zhǎng)的時(shí)間，盡管如此，也需要人事檔案信息建設(shè)者努力做到這一點(diǎn)，因?yàn)槿耸聶n案中所記錄的錯(cuò)誤的信息沒(méi)有任何的意義，而且可能會(huì)引發(fā)更嚴(yán)重的問(wèn)題。
（2）轉(zhuǎn)變管理思路，努力做到人事管理與人事檔案管理相結(jié)合。
目前我國(guó)企業(yè)的人事檔案管理和人事管理分別由不同人員進(jìn)行管理，有的是兩個(gè)部門(mén)管理，這樣在檔案收集、信息錄入及檔案移交歸檔案方面就存在諸多不便，筆者認(rèn)為：人事及檔案管理應(yīng)該統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)從人事材料的收集、錄入、歸檔及管理的一體化操作。
（3）注重培養(yǎng)人事檔案管理人員的各方面素質(zhì)，尤其是政治業(yè)務(wù)素質(zhì)。
雖然信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)人事檔案信息化管理起著不可替代的作用，但是人依然起著決定性作用的重要因素。為此，企業(yè)定要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的培訓(xùn)，以使其能夠完全掌握最先進(jìn)的人事檔案信息管理技術(shù)，知識(shí)層次更加深入。因?yàn)槿耸聶n案管理工作特別強(qiáng)調(diào)責(zé)任，為此，企業(yè)必須著重對(duì)管理人員進(jìn)行政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，以使管理者擁有非常高的政治覺(jué)悟，擁有政治責(zé)任感，并且具有一定的政治辨別能力。
4結(jié)語(yǔ)
綜上所述，可知人事檔案管理工作作為企業(yè)管理內(nèi)容之一，企業(yè)充分的重視，這不僅有利于企業(yè)未來(lái)發(fā)展，也能夠?yàn)槿耸聶n案管理事業(yè)作出一定的貢獻(xiàn)。企業(yè)人事檔案管理部門(mén)要轉(zhuǎn)變管理思路，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理模式，以使企業(yè)人事檔案管理能夠與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展。
作者：劉波 單位：赤峰熱電廠(chǎng)
參考文獻(xiàn)：
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制度是保證技術(shù)得以實(shí)施的基礎(chǔ)。在人事檔案管理工作中，因?yàn)椴糠种械葘?zhuān)業(yè)學(xué)校未能合理制定出行之有效的檔案管理制度，致使在實(shí)際檔案管理工作中管理人員難以規(guī)范科學(xué)操作。通常表現(xiàn)在以下4個(gè)方面：①在對(duì)人事檔案進(jìn)行收集時(shí)缺乏規(guī)范性，常常出現(xiàn)想交就交，不想交不交的現(xiàn)象，使得制度淪為一紙空文，形同虛設(shè)，對(duì)檔案沒(méi)有明確地予以考核。②在對(duì)人事檔案進(jìn)行整理時(shí)，沒(méi)有規(guī)范統(tǒng)一的要求。通常在立卷階段，未能?chē)?yán)格依照卷內(nèi)所標(biāo)的文件目錄順序正確組卷排序，導(dǎo)致實(shí)際整理的文件與卷內(nèi)目錄不相匹配，卷內(nèi)資料經(jīng)常無(wú)故缺失。③對(duì)檔案的查閱沒(méi)有嚴(yán)格的權(quán)限審批制度。部分檔案管理人員對(duì)于檔案的查閱未能給予重視，常常出現(xiàn)外緊內(nèi)松的現(xiàn)象，常常對(duì)內(nèi)部人員開(kāi)放管理權(quán)限，為檔案的安全埋下隱患。④在檔案錄入時(shí)，部分管理人員不能?chē)?yán)格做到事畢錄入，而是通常積累一大堆文件后才一次進(jìn)行，這既違反規(guī)定，又十分不利于查找利用檔案。
2當(dāng)前我國(guó)中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校檔案信息化管理的對(duì)策
2.1加大檔案信息化管理工作的宣傳力度
加大檔案信息化管理的宣傳力度，切實(shí)使人們轉(zhuǎn)變檔案管理理念，一方面引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理的重視，加大檔案信息化管理的資金投入力度；另一方面，使檔案信息化管理人員明確檔案信息化管理工作的意義，提高自身素質(zhì)，熟練掌握檔案信息化管理平臺(tái)的操作技巧，提高檔案利用效率。此外，還可以促使更多的企業(yè)參與檔案信息化管理技術(shù)的研發(fā)，使中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校檔案信息化真正跟得上時(shí)代的發(fā)展，滿(mǎn)足社會(huì)的需求。
2.2提高管理技能
在信息化高度發(fā)達(dá)的新時(shí)代，人事檔案作為一項(xiàng)重要的特殊信息，對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化管理已是大勢(shì)所趨，也是檔案管理發(fā)展的必然方向?，F(xiàn)代科技是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)為核心的，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人口信息的有效檢索以及存儲(chǔ)等功能，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理在目前有著十分現(xiàn)實(shí)的意義。相關(guān)部門(mén)應(yīng)該加大對(duì)新技術(shù)新軟件的開(kāi)發(fā)力度，并定期對(duì)管理人員的技能進(jìn)行培訓(xùn)，提高中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校檔案信息化管理的科技含量，用技術(shù)去推動(dòng)檔案管理工作，使檔案信息動(dòng)態(tài)化管理不斷完善。
2.3建立健全檔案信息化管理規(guī)范體系
檔案信息化管理是一項(xiàng)綜合性非常強(qiáng)、涉及面非常廣的工作，為使工作能夠正常高效開(kāi)展，需要有一套完善的規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范約束，對(duì)檔案查閱、檔案更新、檔案查閱權(quán)限、檔案系統(tǒng)管理權(quán)限等各個(gè)操作環(huán)節(jié)的操作章程都應(yīng)予以明確，建立統(tǒng)一的檔案信息化平臺(tái)。此外，當(dāng)前我國(guó)畢業(yè)生進(jìn)入社會(huì)后，在晉升、聘任、培訓(xùn)、學(xué)歷、學(xué)位、考核時(shí)，都需要對(duì)檔案進(jìn)行查閱或者轉(zhuǎn)檔，而學(xué)生的就業(yè)方向并不明確，這直接給檔案信息化管理的后期工作帶來(lái)困難與挑戰(zhàn)，因此，在相關(guān)體系的建立上，應(yīng)該力求與時(shí)代同步，求實(shí)創(chuàng)新，與社會(huì)接軌，真正使其有使用價(jià)值。
3結(jié)語(yǔ)
傳統(tǒng)的檔案管理工作注重的是保存和保密，使用次數(shù)相對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)很少。而在信息化不斷發(fā)展的環(huán)境中，檔案管理工作除了保存檔案之外最主要的使利用資料。檔案管理的信息化發(fā)展改變了檔案資料的利用方式，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案使用效率低的缺陷，并且能夠使檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等平臺(tái)進(jìn)行查看和利用，為查詢(xún)者提供更為方便的檔案信息查詢(xún)服務(wù)。
二、新時(shí)期檔案管理信息化發(fā)展的策略
（一）轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，樹(shù)立信息化管理意識(shí)
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作越來(lái)越受到廣大受眾的重視，在產(chǎn)生巨大變化的同時(shí)，也獲得了一定的成效，在檔案管理理念以及管理模式上也發(fā)生著極大的改變，檔案管理工作正逐步向著信息化的方向發(fā)展。為了順應(yīng)時(shí)展的步伐，檔案管理工作人員要努力改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，加強(qiáng)自身對(duì)檔案信息化管理意識(shí)，不斷提高自己的工作質(zhì)量和自身的綜合素質(zhì)以及專(zhuān)業(yè)技能。只有當(dāng)檔案管理工作人員的整體素質(zhì)提高了，檔案管理信息化的發(fā)展步伐才能更為的穩(wěn)定和迅速。因?yàn)闄n案管理工作人員素質(zhì)的提高，是資源管理信息化發(fā)展工作的重點(diǎn)和保障，是檔案管理信息化穩(wěn)定發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。
（二）加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平
不同類(lèi)型的檔案文件有著不同的檔案管理要求。對(duì)各種不同類(lèi)型載體的檔案資源（比如：紙質(zhì)檔案、錄音、視頻以及照片等）進(jìn)行信息化處理與轉(zhuǎn)換時(shí)，需要落實(shí)各類(lèi)電子文件的積累、注明、歸檔等工作，以保證所記錄的電子文件真實(shí)、完整、有效、可靠。同時(shí)，管理人員在工作中要制定合適的電子檔案管理方法，以保證電子檔案的安全性和有效性，從而促進(jìn)檔案信息化管理水平的提高。
（三）提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享
目前，檔案管理方式從傳統(tǒng)的管理向現(xiàn)代化信息管理不斷轉(zhuǎn)變。對(duì)此，檔案管理工作要圍繞國(guó)家、企業(yè)、工作部門(mén)的工作重點(diǎn)以及所關(guān)注的熱點(diǎn)來(lái)收集信息、提供信息。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的檔案管理逐漸取代了紙質(zhì)檔案管理，檔案信息的運(yùn)用也隨著社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了極大的改變。因此，在開(kāi)展現(xiàn)代化管理工作時(shí)，要慎重選擇和推廣規(guī)范化的檔案管理軟件，既要保證電子檔案的安全，又要為更多的使用者提供信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。
三、結(jié)束語(yǔ)
高校檔案信息化管理系統(tǒng)通常包含以下幾個(gè)子系統(tǒng)：第一個(gè)是綜合布線(xiàn)系統(tǒng)。它首先要滿(mǎn)足人們的基本需求，即查詢(xún)方便、快捷，數(shù)據(jù)交換傳輸準(zhǔn)確、安全，以及整理歸檔方便、及時(shí)；同時(shí)還要考慮今后系統(tǒng)的可靠性、擴(kuò)充、易維護(hù)管理等問(wèn)題，最終能給檔案館帶來(lái)好的效益。第二個(gè)是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。可靠性、安全性、適應(yīng)性、擴(kuò)展性一直是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)的四大目標(biāo)，現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)時(shí)，必須滿(mǎn)足這幾個(gè)基本條件，同時(shí)基于檔案服務(wù)對(duì)象的特殊性和廣泛性，其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)務(wù)必要管理方便、使用快捷。第三個(gè)就是身份驗(yàn)證系統(tǒng)?，F(xiàn)代檔案館系統(tǒng)一般是使用數(shù)字證書(shū)，運(yùn)用非對(duì)稱(chēng)和對(duì)稱(chēng)密碼等技術(shù)建立起嚴(yán)密的身份認(rèn)證系統(tǒng)，以此保證信息不被除發(fā)送方和接收方之外的他人竊取，并保證信息在傳輸時(shí)不被篡改，確保發(fā)送方可以通過(guò)數(shù)字證書(shū)確認(rèn)接收方身份，確保發(fā)送方對(duì)于自己發(fā)送的信息不抵賴(lài)。第四個(gè)是數(shù)字化系統(tǒng)。數(shù)字化系統(tǒng)包括數(shù)字化加工子系統(tǒng)、縮微子系統(tǒng)和綜合檔案館管理系統(tǒng)。第五個(gè)是安防系統(tǒng)。安防系統(tǒng)包括門(mén)禁子系統(tǒng)、視頻子系統(tǒng)及廣播子系統(tǒng)。第六個(gè)則是檔案庫(kù)管理監(jiān)控系統(tǒng)。通過(guò)電動(dòng)密集架支持子系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)溫度、濕度管理子系統(tǒng)進(jìn)行智能化的有效管理。
二、高校檔案管理信息化建設(shè)的必然性
1．信息化時(shí)代的必然要求
《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確提出了全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù):本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)字庫(kù)建設(shè)，開(kāi)展公眾檔案信息網(wǎng)上查詢(xún)服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和信息化建設(shè)[2]。信息化時(shí)代，高校檔案的工作對(duì)象、任務(wù)和性質(zhì)都有很大變化，各項(xiàng)管理工作正日益朝著自動(dòng)化、信息化的方向發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)作為“數(shù)字化校園”的重要組成部分，必須加快步伐；同時(shí)，高校檔案信息化建設(shè)作為全國(guó)檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，也應(yīng)結(jié)合自身的特色和優(yōu)勢(shì)，改變高校檔案管理信息化進(jìn)程相對(duì)滯后的局面。
2．高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)
需求決定了市場(chǎng)。高等學(xué)校和社會(huì)對(duì)檔案的實(shí)際需求決定了我們建設(shè)和改進(jìn)檔案工作的方向，我們必須緊跟社會(huì)變革發(fā)展的步伐。隨著高校體制改革的不斷深入，高校檔案作為高校管理重要組成部分，其管理難度不斷增加，檔案門(mén)類(lèi)越來(lái)越多，檔案內(nèi)容趨于復(fù)雜化、多樣化。首先，高校檔案的用戶(hù)群包括了高校內(nèi)部和社會(huì)公眾兩類(lèi)人群，他們對(duì)信息的需求包括數(shù)量、系統(tǒng)性和時(shí)效性等，傳統(tǒng)的檔案管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足這三個(gè)方面具體需求的變化。其次由于文件數(shù)量日益增加，庫(kù)容量日趨飽和，加工、利用和存貯工作如果仍然使用傳統(tǒng)手段將導(dǎo)致檔案管理工作不勝負(fù)荷。一批批紙質(zhì)歷史檔案逐步自然老化，拯救這些檔案對(duì)技術(shù)手段不斷提出更高的要求。再次，記錄檔案的信息載體和方式已日趨多樣化，機(jī)讀型、聲像型、縮微型等新型載體早已得到廣泛應(yīng)用，其管理方式、載體形式、信息互動(dòng)等方面具有不可替代的優(yōu)勢(shì)。所以原有單一的管理模式很難適應(yīng)檔案工作發(fā)展的要求，高校檔案信息化管理方式的改革成為必然。
3．高校檔案管理和資源開(kāi)發(fā)利用的必然需求
隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入，檔案信息在推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步方面的作用越來(lái)越大，檔案信息服務(wù)也變得更加系統(tǒng)、全面。紙質(zhì)檔案在整理裝訂過(guò)程中需要耗費(fèi)大量人力、物力和存儲(chǔ)空間，保管過(guò)程中也容易遭遇發(fā)霉、蛀蟲(chóng)、字跡退色等現(xiàn)象。此外，利用過(guò)程中反復(fù)復(fù)印或翻閱都會(huì)使其受到一定程度的磨損。高校有許多檔案保存一定期限就要銷(xiāo)毀，有可能造成信息流失。對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)，高密度貯存、體積輕巧，使用壽命長(zhǎng)、傳遞速度快、容易復(fù)制，它的生命力極強(qiáng)。因此，高校要保證信息完整和安全，必須進(jìn)行信息化管理。[3]
三、高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑選擇
目前，高校檔案管理的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1．思想理念落后。
高校的檔案管理是高校管理的一項(xiàng)重要工作，高校的檔案真實(shí)地記錄著高校發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，對(duì)高校的各項(xiàng)工作具有重要的參考價(jià)值，是高校的寶貴財(cái)富。但是一般情況下，很難得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。他們通常認(rèn)為檔案管理的目的在于收集、整理、保管信息。結(jié)果在形式上都表現(xiàn)出安于現(xiàn)狀、不求進(jìn)取的態(tài)度。
2．管理手段有待改善和提高。
許多高校在檔案管理的信息化建設(shè)中投入資金不足，結(jié)果使得信息化建設(shè)所需的硬件得不到改善，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位，管理軟件不能及時(shí)升級(jí)，這些都嚴(yán)重制約了信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。
3．檔案管理人員的業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)有待提高。
人才在檔案信息化建設(shè)中起著關(guān)鍵的作用。目前我國(guó)高校檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)條件已初步具備，但相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員仍然嚴(yán)重缺乏，更不用說(shuō)建立素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍了?，F(xiàn)有的檔案管理工作人員中，有的檔案工作者計(jì)算機(jī)方面知識(shí)可以，但檔案管理知識(shí)缺乏；有的檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富，但計(jì)算機(jī)操作能力較差。檔案管理信息化建設(shè)對(duì)管理人員的要求越來(lái)越高，所需人員不但要具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也應(yīng)熟練掌握信息化建設(shè)所需要的各項(xiàng)操作技術(shù)。
4．軟件開(kāi)發(fā)利用水平不高。
關(guān)鍵詞:檔案信息化管理
隨著國(guó)家《檔案法》實(shí)施和醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化的進(jìn)程和需要，各級(jí)醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發(fā)揮檔案信息資源作用，把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來(lái)，盡快提高工作質(zhì)量，其最有效的途徑就是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
只有堅(jiān)持人事檔案信息化管理，服從和服務(wù)于組織人事工作大局，才能為宏觀(guān)管理決策和組織業(yè)務(wù)處理提供及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的信息服務(wù);才能為各級(jí)組織人事管理部門(mén)提高管理水平與辦公效率、推進(jìn)辦公自動(dòng)化、實(shí)現(xiàn)信息共享和知識(shí)管理，提供先進(jìn)的技術(shù)、手段和方法。
一、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)
(1)傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式，往往會(huì)在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象，也就是我們?cè)诶脵n案的時(shí)候，明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料，但是查找時(shí)卻因?yàn)闄z索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪費(fèi)大量的時(shí)間與人力去找文件甚至無(wú)從查找。使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院的人事檔案就不同了，由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高，可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫(xiě)出現(xiàn)的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來(lái)，節(jié)省時(shí)間，提高工作效益，對(duì)數(shù)據(jù)查詢(xún)又快又準(zhǔn)。
(2)利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時(shí)需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長(zhǎng)了檔案的壽命。
(3)利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤(pán)、優(yōu)盤(pán)、光存儲(chǔ)介質(zhì)及硬盤(pán)上，大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫(kù)房，增添大量的設(shè)備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲(chóng)蛀和鼠類(lèi)的破壞。
二、醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)化
人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等組成。而其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護(hù)是關(guān)鍵。因此，首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案?？梢詫?shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)處理方式，由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸，逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù)，運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄入微機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的全國(guó)醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)。我們知道檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程，要求檔案管理人員要不斷及時(shí)更新檔案中的變化數(shù)據(jù)，確保信息的準(zhǔn)確、真實(shí)。為了查詢(xún)的便捷，可以將信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分類(lèi)，盡力爭(zhēng)取人事檔案的數(shù)據(jù)化。我們不定式可以按信息數(shù)據(jù)庫(kù)的不同分類(lèi)，制成不同的表格，提供所需的數(shù)據(jù)。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)行人員信息的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等，改變了過(guò)去傳統(tǒng)的手工和理，向信息現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，大大的提高了醫(yī)院人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量，為利用者提供信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)省大量人力和時(shí)間，以進(jìn)行企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理水平管理，是我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化的需要，是信息化時(shí)代的需要，因此，檔案信息化建設(shè)是基療事業(yè)發(fā)展的必由之路。
三、健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)
信息化是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，醫(yī)院人事檔案部門(mén)也要積極創(chuàng)造條件，利用檔案信息資源，為醫(yī)院各項(xiàng)工作理好地服務(wù)。建立健全人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個(gè)方面去思考:
(1)建立一個(gè)高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，必需選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)。
現(xiàn)在研究系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的單位眾多，水平良莠不齊，如何選用一套正確的信息軟件對(duì)今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學(xué)合理的人事檔案信息系統(tǒng)，才能提高整體工作效率，加快人事檔案信息化管理，提高人事檔案信息資源的利用率。
(2)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識(shí)，加大對(duì)檔案管理工作的投入實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，是一項(xiàng)非常繁重的工作。
各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持，充分認(rèn)識(shí)建立人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的就在于不斷促進(jìn)管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，并且對(duì)此項(xiàng)工作高度重視，千方百計(jì)為人事檔案信息化管理工作的加強(qiáng)提供和創(chuàng)造有利條件，保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。
(3)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍
要全面實(shí)行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理水平有工作能力，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才，熟悉醫(yī)院基本情況、干部人員概況，以利于人事檔案工作的順利開(kāi)展;檔案人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)的培養(yǎng)，要努力學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)技術(shù)，以適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需要。:
(4)重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)。
人事檔案信息系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)，需要檔案人員不斷進(jìn)行更新和維護(hù)，要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用，那么對(duì)其核心部分的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)必須做到:
1)信息錄入要完整，只有數(shù)據(jù)完整，后期維護(hù)才能順利進(jìn)行;
1文書(shū)檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)
1.1辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴(lài)于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類(lèi)、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件之后，文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無(wú)論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
1.2文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
1.3電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲(chǔ)存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
1.4提高了文件傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。
2文書(shū)檔案信息化管理存在的問(wèn)題
2.1電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在原稿上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，而且網(wǎng)上竊密技術(shù)不斷發(fā)展，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式代替了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫(yī)院在檔案管理方面的費(fèi)用，還給醫(yī)院節(jié)約了空間，而且對(duì)于查閱和儲(chǔ)存也可以隨時(shí)隨地進(jìn)行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費(fèi)和打印清晰度不足的問(wèn)題。數(shù)字化的檔案信息管理，既節(jié)省了人力還對(duì)醫(yī)院工作效率有所提高。
二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問(wèn)題
（一）張紙存儲(chǔ)和信息儲(chǔ)存同時(shí)存在。
在醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)和醫(yī)療研究中，大量的會(huì)議記錄和研究結(jié)果，都是通過(guò)電子文件的形式進(jìn)行記錄，并在各個(gè)科室和部門(mén)之間傳遞，這樣大大的提高的醫(yī)院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時(shí)，都要進(jìn)行紙張歸類(lèi)進(jìn)行保存。這樣就出現(xiàn)了電子文件和紙張文件同時(shí)保存的情況，浪費(fèi)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)，妨礙了數(shù)字化管理在醫(yī)院中的發(fā)展。
（二）電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問(wèn)題。
電腦網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點(diǎn)，但是隨著信息時(shí)代的發(fā)展，對(duì)電腦網(wǎng)絡(luò)有威脅的因素也隨之出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息可以隨意修改、不穩(wěn)定性、對(duì)硬件有所要求等一些問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)病毒的出現(xiàn)更是對(duì)醫(yī)院的數(shù)字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴(yán)重的可能導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓，對(duì)醫(yī)生的工作造成很大的影響。
（三）對(duì)數(shù)字化檔案管理認(rèn)識(shí)不深。
我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)推崇檔案信息數(shù)字化管理多時(shí)，但是醫(yī)院的醫(yī)療工作者都還是習(xí)慣傳統(tǒng)的紙張式辦公，把檔案信息數(shù)字化管理當(dāng)成軟任務(wù)，沒(méi)有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費(fèi)了數(shù)字化帶來(lái)的便捷服務(wù)，還加大了人力的勞動(dòng)程度，造成了數(shù)字化管理不合理的現(xiàn)象。
三、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理需要注意的細(xì)節(jié)
對(duì)于醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理中存在的各項(xiàng)問(wèn)題，應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待，組織管理團(tuán)隊(duì)解決問(wèn)題。在醫(yī)院開(kāi)展檔案信息數(shù)字化管理時(shí)，應(yīng)該做好以下幾個(gè)細(xì)節(jié)：
（一）建設(shè)信息系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享。
檔案信息數(shù)字化管理，是由一套系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)工程實(shí)現(xiàn)的，是一套硬件和軟件共同完成的系統(tǒng)，由整體設(shè)計(jì)、軟件開(kāi)發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤(pán)備份、查詢(xún)管理和網(wǎng)絡(luò)安全等一些軟硬件組成。因?yàn)獒t(yī)院每天都要產(chǎn)生大量的文字，所以在錄取和存儲(chǔ)文字方面應(yīng)該采取多服務(wù)器、磁盤(pán)排列儲(chǔ)存、高速掃描儀集中掃描、硬盤(pán)和云儲(chǔ)存雙備份的解決方案。同時(shí)，為了改變提取數(shù)據(jù)率低的情況，應(yīng)該在提取數(shù)據(jù)的設(shè)備上采取觸摸提取方式，通過(guò)觸摸的查詢(xún)方式能夠及時(shí)和準(zhǔn)確的查看醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)，這樣還達(dá)到了數(shù)據(jù)共享的目的。
（二）數(shù)字管理的橫向性和安全性。
醫(yī)院數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)成立后，不應(yīng)該是單方面的接受和信息，而應(yīng)該在這個(gè)基礎(chǔ)上建立橫向的系統(tǒng)，同時(shí)還應(yīng)該研究出一套安全的數(shù)字化管理方案。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)以電子形式存在，為了保證醫(yī)院學(xué)術(shù)不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進(jìn)行加密處理，并且在一定時(shí)間之后要對(duì)密碼進(jìn)行修改。在醫(yī)院數(shù)字化管理的軟件方面，對(duì)于醫(yī)院的機(jī)密文件進(jìn)行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪(fǎng)問(wèn)和竊取。
（三）醫(yī)院應(yīng)該建立專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化檔案信息管理團(tuán)隊(duì)。
由于醫(yī)院檔案員的工作形式和特點(diǎn)，他們長(zhǎng)時(shí)間處于醫(yī)院的檔案室，遠(yuǎn)離醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)，因此醫(yī)院檔案室的人通常都不會(huì)參加醫(yī)院的重點(diǎn)醫(yī)學(xué)教育，對(duì)醫(yī)院的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)不能及時(shí)的把握，在對(duì)醫(yī)院編研選題的時(shí)候跟不上時(shí)間的腳步，可能就顯得不是很實(shí)用。這些傳統(tǒng)的弊病就需要醫(yī)院的檔案信息數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)加以改變，這樣的一支隊(duì)伍要做到醫(yī)學(xué)的精確把握和動(dòng)態(tài)的掌控，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理模式走向數(shù)字化管理模式。
（四）完善醫(yī)院數(shù)字化管理制度。