時(shí)間：2022-02-13 16:55:31
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理技術(shù)的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
[關(guān)鍵詞] 醫(yī)療設(shè)備；計(jì)量技術(shù)檔案；管理；必要性
[中圖分類號(hào)] R-05 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] C [文章編號(hào)] 1674-4721（2012）06（a）-0156-02
醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)與醫(yī)療安全和質(zhì)量息息相關(guān)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，人們的生活質(zhì)量進(jìn)一步提高，對(duì)醫(yī)療安全和質(zhì)量要求也隨之提高，因此，如何做好醫(yī)療設(shè)備計(jì)量管理成為至關(guān)重要的問(wèn)題。而計(jì)量技術(shù)檔案是計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)在檢測(cè)工作實(shí)踐中形成的系列資料，它是開展計(jì)量檢測(cè)工作全過(guò)程的真實(shí)記錄。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的建立與管理，有著極其重要的作用，是計(jì)量管理的重要組成部分[1]。
1 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)
檔案的本質(zhì)屬性是原始性和歷史性，在計(jì)量檢測(cè)工作中形成的大量文件資料，是檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系管理、運(yùn)行及質(zhì)量體系有效性、規(guī)范性、真實(shí)性的反映和記載，它不僅是檢測(cè)機(jī)構(gòu)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)資料，也是日常工作及機(jī)構(gòu)考核的重要憑據(jù)[2]。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠的依據(jù)，使醫(yī)院管理在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)模式轉(zhuǎn)變中，由單純經(jīng)驗(yàn)型、粗放型向科學(xué)型、集約型轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的不斷提高，增加了社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，提高了醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)有其特殊性，它的計(jì)量準(zhǔn)確性直接影響到病患的檢查、治療、康復(fù)等方面，而記錄、保存相關(guān)的計(jì)量檢測(cè)報(bào)告、數(shù)據(jù)等技術(shù)檔案則是必須的、重要的工作，是開展計(jì)量檢測(cè)量值溯源等工作的必要依據(jù)。充分利用開發(fā)科技檔案，有利于醫(yī)學(xué)科研成果的開發(fā)、推廣和應(yīng)用。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案作為醫(yī)療技術(shù)檔案領(lǐng)域的重要分支之一，醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案的科學(xué)發(fā)展對(duì)提高醫(yī)療質(zhì)量和科研水平都產(chǎn)生重要影響。
2 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的重要性
醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案特點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn)：（1）真實(shí)性。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案主要內(nèi)容有計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)合格證書、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)報(bào)告、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)操作流程、開展檢定校準(zhǔn)工作的原始記錄等，它真實(shí)反映醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)的過(guò)程及結(jié)果。（2）實(shí)用性。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案是經(jīng)過(guò)收集、分類、鑒定等科學(xué)方法形成的，具有內(nèi)在聯(lián)系的有價(jià)值的文件體系，以確保相關(guān)人員能夠進(jìn)行查閱和參考。（3）保密性。對(duì)某些有特殊價(jià)值的醫(yī)療技術(shù)檔案要根據(jù)國(guó)家保密法確定其保密等級(jí)，并正確處理好利用和保密關(guān)系。（4）專業(yè)性。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案是在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)工作中形成的，而醫(yī)學(xué)專業(yè)發(fā)展迅速，相關(guān)的計(jì)量檢測(cè)技術(shù)也相應(yīng)的提高，要求從事醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案管理的工作者有較高的專業(yè)技術(shù)知識(shí)[3]。科技檔案、資源檔案的可利用價(jià)值是保存檔案的前提條件，也是檔案的生命之源。合理利用科技檔案信息并最大限度地發(fā)揮它在科研管理中的作用，對(duì)提高醫(yī)療質(zhì)量和科研水平都 將產(chǎn)生重要影響。
3醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的建立和管理
3.1前期準(zhǔn)備工作的資料檔案
醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)技術(shù)檔案須有專人專管，明確分工制度和工作流程，掌握一定計(jì)量管理和檔案管理的相關(guān)知識(shí)，熟悉相關(guān)法規(guī)文件[4]。在醫(yī)療設(shè)備計(jì)量管理中，經(jīng)常會(huì)遇到的問(wèn)題是既要不影響正常的診療工作，又要進(jìn)行計(jì)量檢測(cè)，設(shè)備正在運(yùn)行或操作中以確保日常診療工作，配合計(jì)量檢測(cè)問(wèn)題、醫(yī)務(wù)人員人力資源分配問(wèn)題等，必須做好前期準(zhǔn)備工作，包括計(jì)量檢測(cè)相關(guān)的法規(guī)文件、通知、日程表等安排。
完整的前期準(zhǔn)備工作的歸檔資料主要包括：計(jì)量工作的工作依據(jù)、審批文件、通知、日程表、地點(diǎn)安排、人力資料分配及計(jì)量檢測(cè)方式等，將以上資料分類、按時(shí)間順序進(jìn)行歸檔。
3.2醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)的資料收集
技術(shù)檔案的信息收集是做好技術(shù)檔案歸檔的基礎(chǔ)。由于計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案就涉及報(bào)、標(biāo)準(zhǔn)器及配套設(shè)備的論證、采購(gòu)、驗(yàn)收使用維護(hù)、量值溯源以及考核評(píng)審批準(zhǔn)、中間運(yùn)行核查、能力驗(yàn)證、到期復(fù)查、設(shè)備更新、更換、報(bào)停及封存的審核批準(zhǔn)等過(guò)程。在這些過(guò)程中涉及到具體的技術(shù)人員、采購(gòu)人員、管理人員、審核評(píng)審人員、論證人員，因此，它既是一項(xiàng)細(xì)致而長(zhǎng)期的工作，也是一項(xiàng)綜合性、全局性的工作。制定計(jì)量檢測(cè)數(shù)據(jù)表格，對(duì)計(jì)量檢測(cè)過(guò)程結(jié)果數(shù)據(jù)進(jìn)行登記、收集，動(dòng)態(tài)記錄相關(guān)醫(yī)療設(shè)備的設(shè)備計(jì)量檢測(cè)情況。表格填寫清晰、具體到每項(xiàng)數(shù)據(jù)及檢測(cè)結(jié)果。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)范圍登記：如監(jiān)護(hù)儀、流量計(jì)、分光光度計(jì)等。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)的數(shù)量登記。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)相關(guān)的原始數(shù)據(jù)及檢測(cè)歷史情況登記。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)的統(tǒng)計(jì)對(duì)比報(bào)告、證書保存[5]。
3.3 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的整理、建立電子數(shù)據(jù)源
審閱技術(shù)資料完整性，是否有前期、計(jì)量檢測(cè)過(guò)程、結(jié)果等完整的相關(guān)資料；審閱技術(shù)資料是否填寫清晰、詳細(xì)、簽字的有效性等；技術(shù)資料的分類、時(shí)間順序排列整理；整理臺(tái)賬數(shù)據(jù)，錄入相關(guān)計(jì)量檢測(cè)管理軟件，生成各類匯總報(bào)表。
3.4 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的組合、裝訂、歸檔
準(zhǔn)備相關(guān)專業(yè)的檔案裝訂工具，將技術(shù)資料組合裝訂成冊(cè)、歸檔，匯編目錄或粘貼標(biāo)簽，按年度匯編存放。
3.5 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)電子檔案。
將歸檔的所有資料掃描，方便查閱，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化檔案管理作準(zhǔn)備。
3.6 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的保存。
檔案的保存要注意防蟲、防潮、防火，有專門的檔案存放地點(diǎn)，專人專管。
3.7 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的借閱、查閱管理。
醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案必須有專用的借閱、查閱登記本，確保借閱查閱情況的可追溯性。
綜上所述，醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)是醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和安全的必要手段，而醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的建立與管理，則是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)的一個(gè)重要依據(jù)。它真實(shí)、完整并科學(xué)地記載了醫(yī)療設(shè)備計(jì)量的歷史過(guò)程，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)發(fā)展有至關(guān)重要的作用。如何讓醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案充分發(fā)揮其作用，成為現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備技術(shù)管理的重要問(wèn)題，只有不斷總結(jié)汲取教訓(xùn)，并不斷掌握和學(xué)習(xí)新的技術(shù)檔案管理知識(shí)，才能讓醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案更好的為臨床服務(wù)，從而為提高醫(yī)院整體的管理水平作出必要的貢獻(xiàn)。
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由上述可知，電子技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著十分重要的作用，對(duì)于檔案管理工作中效率、信息應(yīng)用等多個(gè)方面的工作都達(dá)到了以往不能想象的工作效率。所以，在今后的檔案管理工作中，不斷的加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作的重視，同時(shí)引入并且建立嶄新的網(wǎng)絡(luò)電子檔案信息系統(tǒng)，加強(qiáng)電子技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用時(shí)十分有必要的。筆者在此對(duì)如何加強(qiáng)電子技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的策略進(jìn)行了一定的分析，希望能夠?yàn)闄n案管理領(lǐng)域更好的發(fā)展而獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。
1.1完善檔案信息庫(kù)建設(shè)
檔案信息的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案信息庫(kù)，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫(kù)作為信息資源的載體應(yīng)該進(jìn)一步完善，針對(duì)當(dāng)前檔案信息使用不當(dāng)?shù)膯?wèn)題應(yīng)該對(duì)不同的信息進(jìn)行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫(kù)的建設(shè)中還應(yīng)該包括合理的維護(hù)工作，檔案信息庫(kù)中的信息由于使用頻繁往往會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，因此加強(qiáng)檔案信息庫(kù)的維護(hù)工作十分必要。檔案管理部門應(yīng)該充分重視和完善檔案信息庫(kù)的維護(hù)工作，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫(kù)的建設(shè)應(yīng)該始終將如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效服務(wù)作為出發(fā)點(diǎn)，將如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的最大化利用列入信息庫(kù)建設(shè)的考慮因素，保障信息庫(kù)建設(shè)能夠充分發(fā)揮其作用，提高檔案信息的有效利用。
1.2要明確案卷概念和明確組卷規(guī)則
過(guò)去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時(shí)代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個(gè)電子案卷，一個(gè)案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過(guò)去組卷要兼顧文件的聯(lián)系和案卷的厚度；因此，應(yīng)該建立更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。目前，職能管理在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實(shí)記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時(shí)，文書立卷也是機(jī)關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。
1.3運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助立卷
無(wú)淪是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個(gè)好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實(shí)現(xiàn)的；另一方面，要利用計(jì)算機(jī)替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進(jìn)行電子文件的自動(dòng)歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機(jī)構(gòu)、職能和保管期限表等著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)，復(fù)制生成可修改的案卷題名，進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號(hào)，進(jìn)行各種立卷統(tǒng)計(jì)，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計(jì)表和交接文據(jù)等?？梢?jiàn)檔案信息化服務(wù)與管理水平將隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展而不斷提高。
1.4提高檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平
檔案信息管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平還有待于進(jìn)一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務(wù)。一方面需要加強(qiáng)檔案信息管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)工作。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)中需要進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的講解和實(shí)踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案工作效率。
2.結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用
中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 (2012) 09-0000-02
隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理信息化得到了前所未有的發(fā)展機(jī)會(huì)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求，也是檔案自身發(fā)展的必然趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作自動(dòng)化的基礎(chǔ)與前提。傳統(tǒng)檔案管理采用手工方式，需要大量的人力，效率不高。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，具有很大的優(yōu)勢(shì)，如檢索方便、存儲(chǔ)量大、保密性能高、成本低、壽命長(zhǎng)等，這有助于提高檔案管理的效率，也能使檔案管理人員從繁瑣的事情中解脫出來(lái)，從而提高檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化。因此，檔案管理人員必須深入研究計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，在具體實(shí)踐中不斷提高檔案管理質(zhì)量。
一、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性與緊迫性
（一）計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性
1.是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的需求
以計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，給檔案管理工作帶來(lái)了巨大的沖擊與挑戰(zhàn)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案在生活中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，檔案的數(shù)量大大增加，人們對(duì)檔案的需求越來(lái)越高。面對(duì)如此龐大的信息，檔案管理工作人員要想提高效率，滿足人們的需求，必須從繁瑣的資料中解脫出來(lái)，尋找快捷、便利的手段。傳統(tǒng)的手工檔案管理方式已不能滿足社會(huì)的需求，檔案管理人員強(qiáng)烈反應(yīng)工作量大而效率低下。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，使檔案管理信息化，能最大限度地提高檔案信息服務(wù)，從而提高檔案管理效率。
2.是推動(dòng)檔案管理信息化的嘗試
隨著改革開放的逐步深化，我國(guó)檔案管理工作也發(fā)生了重大變化，檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)有了明顯提升，但檔案的信息管理并沒(méi)有反映出相應(yīng)的發(fā)展。檔案管理不僅僅是保管檔案、延長(zhǎng)檔案壽命、維護(hù)檔案信息安全等，還要開發(fā)、研究檔案信息，為人們提供檔案信息服務(wù)。計(jì)算技術(shù)在數(shù)據(jù)處理和檔案管理方面有著無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，能為檔案管理信息化提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，就是用現(xiàn)代信息技術(shù)改革檔案管理模式，使檔案管理的模式、管理方法等實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。其中檔案管理方法的現(xiàn)代化是運(yùn)用信息技術(shù)變革管理方法手段，有助于促進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理中的積極作用，又能使計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案信息管理的有機(jī)結(jié)合，從而推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
3.是推動(dòng)檔案管理工作服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的要求
計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步有助于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，應(yīng)用于檔案管理工作能服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)要求。信息化社會(huì)中，檔案發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，也是重要的信息來(lái)源。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，經(jīng)濟(jì)建設(shè)離不開信息，尤其是人力資源的開發(fā)成為發(fā)展生產(chǎn)力的重要途徑。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使意識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，推動(dòng)了生產(chǎn)力的發(fā)展，同時(shí)在收集、整理、傳遞、處理信息方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)有著很大的優(yōu)勢(shì)，有助于推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
（二）計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的緊迫性
現(xiàn)階段，檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，大都是被動(dòng)操作，還是以傳統(tǒng)手工操作為主，這種管理模式的核心是檔案信息載體，工作重心不是檔案信息而是紙張等一些載體材料。計(jì)算機(jī)技術(shù)的最大作用是輔助人來(lái)管理檔案資料，不是用來(lái)處理檔案數(shù)據(jù)信息。在編目和檢索環(huán)節(jié)，計(jì)算機(jī)技術(shù)起輔助作用，不是直接作用于具體的檔案信息。計(jì)算機(jī)輔助檔案工作還沒(méi)有達(dá)到資源共享，只是作為檔案管理工作中的一個(gè)存儲(chǔ)工具，只為檔案部門提供內(nèi)部服務(wù)。檔案管理中建設(shè)的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，類型單一，基本上都是低水平的重復(fù)建設(shè)，僅能供自己?jiǎn)挝皇褂茫焕谔岣邤?shù)據(jù)庫(kù)的利用率，不能滿足用戶多樣化的需求。檔案管理人員素質(zhì)不高，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，人是非常重要的因素。檔案管理人員不能局限于一般的技術(shù)操作，還要掌握網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，提高自身的專業(yè)技術(shù)水平。但現(xiàn)階段，檔案管理人員素質(zhì)低下，專業(yè)技術(shù)與管理水平存在很大差異。檔案管理缺少專業(yè)技術(shù)人才，復(fù)合型的檔案信息人員更是匱乏，遠(yuǎn)不能滿足檔案信息化建設(shè)發(fā)展對(duì)人才的需求。
1.檔案管理工作面臨發(fā)展機(jī)遇
西方國(guó)家的計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展較早，在檔案信息化領(lǐng)域早有應(yīng)用。隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，檔案管理工作面臨前所未有的發(fā)展機(jī)遇。檔案管理可以充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高信息的利用率與時(shí)效性。計(jì)算機(jī)技術(shù)具有智能化、網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)，能科學(xué)的管理檔案，達(dá)到資源共享，從而促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。
2.檔案管理工作面臨挑戰(zhàn)
計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作剛剛開始，還有待進(jìn)一步探索。大量珍貴的歷史檔案資料需要保護(hù)、開發(fā)，同時(shí)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也需要信息技術(shù)能高效、快捷地提供多方面的檔案信息。但我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用還處在開發(fā)期，與市場(chǎng)需求存在很大差距，這也給檔案管理工作的現(xiàn)代化帶來(lái)諸多問(wèn)題。
二、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理面臨的困境
（一）電子檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子性文檔的存儲(chǔ)環(huán)境越來(lái)越復(fù)雜。如果只是文字處理，電子性文件信息處理程序已能滿足要求，并且對(duì)技術(shù)環(huán)境的要求也不高。但隨著信息技術(shù)的復(fù)雜化，一份文件信息可以存放在不同的地點(diǎn)或者數(shù)據(jù)庫(kù)中，再加上信息技術(shù)更新快，會(huì)增加越來(lái)越多的標(biāo)準(zhǔn)，一些電子性文檔脫離了具體環(huán)境就無(wú)法讀取。
（二）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
由于行業(yè)、部門管理體制、方式等存在不同，管理標(biāo)準(zhǔn)也存在一定的差異。在具體事務(wù)中，由于各單位之間缺少必要的協(xié)調(diào)與溝通，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化難以統(tǒng)一。另外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用體系不斷更新?lián)Q代，標(biāo)準(zhǔn)也發(fā)生著相應(yīng)的變化，檔案管理信息化面臨著挑戰(zhàn)。
（三）檔案信息安全問(wèn)題
網(wǎng)絡(luò)給人們帶來(lái)了便利，但隨著檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，其安全性、可靠性問(wèn)題更為突出，網(wǎng)絡(luò)的不安全性及不穩(wěn)定性已成為阻礙檔案信息化發(fā)展的因素。威脅網(wǎng)絡(luò)安全的因素主要有黑客、計(jì)算機(jī)病毒、保密信息泄露、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)被修改等，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)用戶的劇增，網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)性也在倍增。
三、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理應(yīng)采取的措施
（一）實(shí)施文檔一體化，避免文檔分離
為了避免檔案管理中出現(xiàn)文檔分離現(xiàn)象，具體工作中要在單位內(nèi)部實(shí)行文檔一體化，避免重復(fù)性工作，盡力提高檔案管理的質(zhì)量，發(fā)揮檔案的作用。作為現(xiàn)代檔案工作者，應(yīng)該對(duì)文檔文件有一個(gè)總體規(guī)劃，樹立從信息源頭做起的意識(shí)，徹底改變一直以來(lái)的文檔分離管理問(wèn)題，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中的文檔一體化。同時(shí)，現(xiàn)代檔案管理工作者還要熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，深入研究使用成熟的文檔一體化軟件，在文件形成之際就介入檔案工作，充分利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)文件檔案的連續(xù)性與一體化管理模式，積極應(yīng)對(duì)非傳統(tǒng)載體形式虛擬檔案對(duì)文件管理的挑戰(zhàn)。
（二）注重解決電子性文檔保存問(wèn)題
電子性文檔來(lái)源途徑多，數(shù)據(jù)錄入者、信息管理者、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等都可以操作，要解決電子性文檔的歸檔問(wèn)題，必須制定相應(yīng)的制度，用制度督促歸檔人員的自覺(jué)性。因此，要把電子性文件歸檔制度納入單位日常工作制度中，并入信息管理工作程序中。另外，電子性文檔容易修改，為了增加電子文檔的安全性，非常有必要將重要的電子性文件制成硬拷貝文檔，也就是采用雙軌制歸檔，制成內(nèi)容相同的兩套檔案，提高數(shù)據(jù)安全性。同時(shí)，檔案管理者還要深入各個(gè)工作環(huán)節(jié)，指導(dǎo)電子性文檔的接收、存儲(chǔ)等，保護(hù)電子性文檔的原始信息。如可以通過(guò)技術(shù)處理，將歸檔的電子性文件變?yōu)橹蛔x文件，提高電子文檔的可靠性。
（三）著重解決檔案信息化管理中的安全問(wèn)題
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展給檔案管理工作帶來(lái)了很大便利，同時(shí)也帶來(lái)了安全問(wèn)題。檔案信息化管理中要根據(jù)資料級(jí)別保障檔案的安全性。如一級(jí)保密檔案不聯(lián)網(wǎng)，二級(jí)保密檔案可以連局域網(wǎng)，三級(jí)保密檔案可以聯(lián)網(wǎng)等。同時(shí)還要建立健全的檔案工作相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的法律宣傳，提高檔案工作者的法律意識(shí)。目前，我國(guó)已出臺(tái)《檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施辦法》等，提高了檔案行政管理部門的執(zhí)法力度。檔案管理工作中依法治檔成為主要手段。另外還要制訂、修改相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，逐步規(guī)范檔案管理工作，使檔案工作有章可循，有法可依。
（四）切實(shí)提高檔案工作人員的素質(zhì)
計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中決定了檔案管理工作者將面對(duì)新的挑戰(zhàn)。所以，檔案工作者要由開放的視野和與時(shí)俱進(jìn)的精神，否則，檔案工作者會(huì)被時(shí)代拋棄。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)人才的需求越來(lái)越高，檔案工作者除了熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，還要了解網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，提高自己的專業(yè)技能。這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案工作，都是以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的。同時(shí)，檔案工作者還要具備較高的政治責(zé)任感、政治敏銳性，作為工作人員要嚴(yán)守不可公開的檔案秘密，保持檔案原始性，增強(qiáng)檔案安全性。
總之，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作是必然趨勢(shì)，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的提升，必會(huì)實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理現(xiàn)代化。這就要求檔案工作者緊跟時(shí)代步伐，從管理方法、管理手段等方面進(jìn)行創(chuàng)新，從而提高檔案管理的質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)：
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1.1建立信息庫(kù)
檔案數(shù)據(jù)庫(kù)就是將檔案編寫進(jìn)一個(gè)信息庫(kù)中,包括保存、檢索等功能的一個(gè)龐大的系統(tǒng)。建立信息庫(kù)的好處不言而喻,特別是一些檔案數(shù)量尤其多的地方,如政府、學(xué)校、警局等,這些地方的檔案不僅數(shù)量多而且分類雜,如果只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類管理并不方便,尤其是在查找的時(shí)候,很難迅速的被找到。這時(shí)就需要建立一個(gè)檔案信息庫(kù),無(wú)論是查找還是存檔,就相對(duì)方便了許多。但是信息庫(kù)是需要不斷進(jìn)行更新的,這樣才能夠保證信息庫(kù)里的內(nèi)容是最新可信的。
1.2歸檔管理
歸檔管理指的是收集未歸檔的一些文件、總結(jié)、計(jì)劃方案等。在很多事業(yè)機(jī)關(guān)中,通常以日常工作中產(chǎn)生的一些會(huì)議文件等作為主要的未歸檔文件;在學(xué)校,通常是把教師的研究成果和學(xué)生的得獎(jiǎng)作品作為未歸檔文件。這樣的未歸檔文件不僅種類繁雜、數(shù)量也不少,而且還要求極高的歸檔及時(shí)性,這就意味著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的運(yùn)用中將更加普遍和廣泛。
1.3整編管理
在越來(lái)越成熟的現(xiàn)代信息社會(huì),檔案工作很有可能迎向完全信息化的未來(lái)。計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理工作提供極大的方便,查閱及時(shí),儲(chǔ)存方便。但由于檔案工作的特殊性,應(yīng)尤其注意檔案信息的保密工作,在檔案信息庫(kù)中,檔案管理人員應(yīng)該設(shè)立一定高級(jí)的操作權(quán)限,將檔案進(jìn)行分類保存,以防檔案信息的泄漏。而在整編管理中,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為檔案管理人員提供了既方便又快捷的平臺(tái),讓他們只需要在電腦前進(jìn)行操作工作,而不是埋入紛雜的紙質(zhì)檔案中,極大的減少了檔案管理人員的工作量。
1.4查閱檢索
計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為以往缺乏效率又低準(zhǔn)確性的查找工作帶來(lái)了很多便捷,更是根據(jù)需求的不同設(shè)立了多種方式,如:模糊檢索、關(guān)鍵詞檢索、精確檢索、條件檢索等。這些檢索方式使得檔案管理人員能夠快速的找到自己需要的文件,甚至可以查看到這份文件的錄入時(shí)間和所有已被翻閱的情況信息。
2關(guān)于計(jì)算機(jī)應(yīng)用檔案管理今后發(fā)展的幾點(diǎn)看法
2.1多元化的前景
計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用越來(lái)越普遍,而且由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的特點(diǎn),檔案已經(jīng)可以摒棄以前全文字的模式,實(shí)現(xiàn)文檔、圖片、影音等多種媒體共同組成的文檔文件,并且永不失真,永不褪色,多年以后依舊能夠聲情并茂的展現(xiàn)出來(lái)[3]。
2.2網(wǎng)絡(luò)模式的發(fā)展
計(jì)算機(jī)技術(shù)與通訊技術(shù)的結(jié)合,檔案完全可以實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)檢索,打破距離上的限制,使計(jì)算機(jī)相對(duì)有限的容量得以擴(kuò)大和補(bǔ)充,同領(lǐng)域的企業(yè)公司若實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)化,就可以實(shí)現(xiàn)安全查缺補(bǔ)漏,將檔案庫(kù)進(jìn)一步優(yōu)化。然而現(xiàn)在全國(guó)只有少數(shù)幾個(gè)有實(shí)力的公司能為網(wǎng)絡(luò)化提供合格的硬件配置,根據(jù)目前這種情況,建議針對(duì)各地的經(jīng)濟(jì)狀況推廣一些性價(jià)比相對(duì)優(yōu)良的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件,逐漸建立起我國(guó)特色的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。
2.3提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)
計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案工作帶來(lái)了科學(xué)效率的管理手段和方便快捷的檢索方法,同時(shí)也無(wú)形中提高了對(duì)檔案工作人員的要求。不僅要求他們熟悉檔案工作,還要掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用和信息加工處理的方法。這就要求公司在培養(yǎng)自己的檔案管理工作人員時(shí)不但要培養(yǎng)他們對(duì)檔案工作的熱情,還要對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、信息處理等方面的技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn),才能完全適應(yīng)今后檔案的管理工作。
3結(jié)語(yǔ)
因?yàn)橛?jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人力、資金等多方面因素的影響，一人身兼數(shù)職，一名檢定員身兼多個(gè)計(jì)量項(xiàng)目的情形時(shí)有發(fā)生。一些重要崗位必須按照計(jì)量機(jī)構(gòu)考核規(guī)范的要求來(lái)設(shè)立質(zhì)量管理體系而不能因?yàn)闄C(jī)構(gòu)中人員的缺乏去減少崗位的數(shù)量，指定好主要的技術(shù)質(zhì)量管理人員并使他們對(duì)自己的崗位職責(zé)有所了解，對(duì)于不同文件的編制、審核和批準(zhǔn)既要明確相關(guān)的人員又要對(duì)他們簽字授權(quán)的范圍進(jìn)行規(guī)定。只有這樣才能保證體系的正常運(yùn)行。
通常情況下由業(yè)務(wù)部門的主管來(lái)對(duì)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)的檔案進(jìn)行管理，因?yàn)闄C(jī)構(gòu)編制質(zhì)量體系文件的主要依據(jù)之一就是充裕的檔案信息，所以檔案管理部門必須任命一名做好歸檔、登記以及年度審查文件資料等工作的專職（或者兼職）人員來(lái)提示檔案管理的相關(guān)人員在檔案管理的環(huán)節(jié)中有哪些疏忽的地方以此來(lái)保證檔案管理工作在運(yùn)行的過(guò)程中準(zhǔn)確無(wú)誤。
2.建立完善的文件控制程序，確保各種文件得以有效控制
計(jì)量技術(shù)單位用來(lái)表明該單位在施行質(zhì)量管理體系時(shí)將所做工作的文件疊加在一起就叫做管理文件。它除了涵蓋質(zhì)量手冊(cè)（包括質(zhì)量方針和目標(biāo)是怎樣構(gòu)成文件的）、程序文件以外，還包括記錄表式、作業(yè)指導(dǎo)書和其它管理性質(zhì)的文件。計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)舉行各種質(zhì)量活動(dòng)都以文件管理為基礎(chǔ)，因此，機(jī)構(gòu)內(nèi)部職員都必須遵循各自的工作法規(guī)。機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系是否有效和適宜是根據(jù)體系有沒(méi)有達(dá)到其所規(guī)定的質(zhì)量方針和目標(biāo)以及是否為進(jìn)行質(zhì)量更新提供保障來(lái)評(píng)價(jià)的。
計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)以計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范為條件，按照每項(xiàng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)來(lái)設(shè)置的文件集（涵蓋規(guī)程規(guī)范、技術(shù)報(bào)告和證書記錄以及制度等主要文件）就叫做技術(shù)文件。計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)以機(jī)構(gòu)設(shè)置的各個(gè)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)來(lái)展開各個(gè)工作。機(jī)構(gòu)開展量值傳達(dá)工作以技術(shù)文件為技術(shù)憑據(jù)，在確保保持計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)狀態(tài)平穩(wěn)以及確立正常的工作秩序的同時(shí)，也詳盡的反應(yīng)了技術(shù)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的情況和檢定工作的進(jìn)展?fàn)顩r。
要想以文件的批準(zhǔn)、和作廢等步驟來(lái)設(shè)立健全的文件控制程序?qū)ζ溥M(jìn)行有用的限制，就必須按照法定計(jì)量機(jī)構(gòu)考核規(guī)范的要求來(lái)做，更要保證它的完善性、準(zhǔn)確性和有效性。因?yàn)橛?jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)文件管制主要在管理文件方面存在著薄弱環(huán)節(jié)，所以應(yīng)該在管理方面使文件的發(fā)放和作廢環(huán)節(jié)得到增強(qiáng)，以此來(lái)保證各個(gè)管理文件都是有用的版本，這樣做的目的是為了規(guī)避新版本發(fā)放后，作廢文件依舊還在投入使用并被混淆的狀況發(fā)生。
3.各項(xiàng)記錄隨日常工作進(jìn)行，盡可能避免完成工作后補(bǔ)記錄的現(xiàn)象
我們實(shí)施有效的采集、控制、保存和整頓等措施是因?yàn)橛?jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)平常工作過(guò)程的痕跡是通過(guò)多樣的記錄來(lái)展現(xiàn)的。質(zhì)量和技術(shù)記錄是計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)記錄的兩大構(gòu)成部分。管理性記錄、管理評(píng)定記錄、抱怨處置記錄、人員培訓(xùn)與考核記錄、預(yù)防改進(jìn)措施記錄等組成了質(zhì)量記錄，它記錄了機(jī)構(gòu)曾經(jīng)進(jìn)入過(guò)的質(zhì)量活動(dòng)，包含了計(jì)量活動(dòng)的所有步驟。與質(zhì)量記錄不同，檢測(cè)原始記錄、環(huán)境監(jiān)管記錄、能力考證記錄、計(jì)量穩(wěn)定性考核記錄、運(yùn)行檢測(cè)記錄等則組成了技術(shù)記錄。它是數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)記錄和成績(jī)的觀測(cè)記錄，它將計(jì)量檢驗(yàn)、考訂、測(cè)驗(yàn)工作的全部流程真實(shí)的反映了出來(lái)，技術(shù)記錄只有包含充裕的信息并和監(jiān)測(cè)過(guò)程同時(shí)進(jìn)行，才能將追溯和處理的根據(jù)提供給量值傳遞過(guò)程。
4.對(duì)照考核規(guī)范細(xì)則規(guī)范檔案的分類管理
計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)加入實(shí)驗(yàn)室并得到認(rèn)可的根基就是檔案管理工作。它將全面的質(zhì)量和技術(shù)提供給了考核工作。計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)除了設(shè)立質(zhì)量體系以外，還設(shè)立了一個(gè)專門的網(wǎng)絡(luò)來(lái)管理檔案。這樣做一方面使計(jì)量活動(dòng)工作的質(zhì)量得到了保障，另一方面也使檔案管理的工作質(zhì)量得到了保障。既在文件和記錄重要性的方面增加了職工對(duì)其的認(rèn)識(shí)，又在檔案方面提升了全體員工的意識(shí)。在文件和記錄的支配過(guò)程方面，實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可考核準(zhǔn)則對(duì)其提出了新的條件：技術(shù)機(jī)構(gòu)管理檔案時(shí)應(yīng)該按照相關(guān)的條例來(lái)進(jìn)行規(guī)范，以實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可考核細(xì)則和管理體系的目錄為準(zhǔn)繩來(lái)將檔案挨個(gè)編號(hào)并進(jìn)行分類，之后將不同的文件和資料分門別類的進(jìn)行填充，這樣我們按照考核細(xì)則目錄來(lái)搜索檔案時(shí)便一清二楚。
1信息環(huán)境下的水利工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀
1.1檔案觀念問(wèn)題有待更新
當(dāng)前水利工程檔案在建設(shè)檔案管理中是較不受重視的類別，花的時(shí)間和精力相對(duì)較少。而且水利工程基建部門往往重視不夠，不想配合，認(rèn)為材料放在手邊用用就行了［4］。水利工程基建部門一般隨意找個(gè)臨時(shí)工作為水利工程基建資料管理員，臨時(shí)工有的甚至連水利工程基建項(xiàng)目材料的構(gòu)成也不清楚，更不用說(shuō)是符合歸檔的要求了。水利工程基建部門的水利工程基建施工管理員在用圖紙等材料時(shí)往往隨意涂寫，用了資料后不會(huì)及時(shí)交回到資料保管員手中，資料保管員也不會(huì)主動(dòng)地催收。
1.2檔案管理缺少保障制度
雖然《檔案管理辦法》頒布實(shí)施了多年，但是相關(guān)水利工程檔案的收集、管理制度有所滯后;有的地方所制定的水利工程檔案規(guī)范因政策水平的差異而大相徑庭;有的地方的規(guī)范、制度甚至只有大致框架，而沒(méi)有細(xì)則，造成水利工程檔案工作沒(méi)有納入年度工作計(jì)劃、崗位責(zé)任制度及考核范圍。調(diào)查問(wèn)卷表明，被調(diào)查對(duì)象100%的人員認(rèn)為制度是水利工程檔案收集的另一個(gè)難點(diǎn)，90.0%以上的人員認(rèn)為現(xiàn)今的本水利工程檔案歸檔范圍應(yīng)加以改進(jìn)［5］。
1.3歸檔的水利工程檔案質(zhì)量有待提高
在己歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，水利工程檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件;有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍偏低，在已歸檔的水利工程檔案中，很多只能做到目錄級(jí)的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒(méi)有相應(yīng)電子稿。還有的工程因?yàn)槲茨苓M(jìn)行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進(jìn)一步的整理。同時(shí)歸檔時(shí)間跨度大，具有成套性［6］。主體建設(shè)工程從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收要經(jīng)過(guò)一年甚至幾年的時(shí)間，每年都有新的文件材料形成，這些文件材料與該工程相聯(lián)系，是反映該建筑實(shí)際建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄。這些材料都應(yīng)按該工程項(xiàng)目立卷歸檔，而不應(yīng)不受時(shí)間長(zhǎng)短的限制。這樣才能保證案卷的成套性不受影響，有利于今后的檔案管理利用工作的順利進(jìn)行。
1.4檔案載體有待豐富
按規(guī)定，施工過(guò)程每個(gè)階段均要留下照片或是其它電子文件。但調(diào)查表明，特殊載體的材料匾乏，要么沒(méi)有相應(yīng)的材料，即使有一些有特殊載體材料，其數(shù)量也不超過(guò)5%，給工程留下了不可彌補(bǔ)的損失。目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且屬于“賬外”檔案，不易控制。
2信息環(huán)境下的水利工程建設(shè)檔案信息管理存在的問(wèn)題
2.1利用意識(shí)不高
一些檔案部門為了做“面子工程”，片面追求檔案館藏?cái)?shù)字化的數(shù)量，未做館藏資源分析就盲目展開數(shù)字化工作。一方面，浪費(fèi)了本就有限的人力物力，分散了開展檔案信息資源其他方面工作的精力;另一方面，這些大量的信息數(shù)據(jù)造成了不必要的存儲(chǔ)壓力，增加了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的負(fù)擔(dān)［7］。另外，有些檔案館在早期開發(fā)信息資源時(shí)不嚴(yán)格選擇檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，一味按照本部門的標(biāo)準(zhǔn)、要求進(jìn)行建設(shè)，必然不利于將來(lái)各館信息資源整合與共享，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看來(lái)也將影響檔案信息資源的利用率。
2.2資金投入有限
信息基礎(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)施配置是整個(gè)檔案信息化工作順利開展的首要基礎(chǔ)。要解決信息資源開發(fā)中面臨的信息安全、信息共享、信息存儲(chǔ)問(wèn)題，需要配置安全性能高、穩(wěn)定性強(qiáng)的大容量存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，例如服務(wù)器、高速掃描儀、磁帶機(jī)、磁盤陣列、光盤庫(kù)、縮微影像數(shù)字化設(shè)備、模數(shù)化終端組合電器等，這些設(shè)備價(jià)格昂貴，需要巨大的資金投入［8］。作為社會(huì)文化事業(yè)單位的檔案部門，財(cái)政預(yù)算是其主要經(jīng)費(fèi)來(lái)源，信息化建設(shè)資金非常有限，根本無(wú)法滿足購(gòu)置大量信息基礎(chǔ)設(shè)備的要求。資金不足成為制約基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)發(fā)展的最大問(wèn)題。
2.3管理軟件不統(tǒng)一
品種過(guò)多的檔案管理軟件不僅不利于地區(qū)的統(tǒng)一管理和使用培訓(xùn)，更可能影響將來(lái)的信息資源開發(fā)與區(qū)域檔案信息共享。有些檔案管理軟件開發(fā)商已退出檔案管理軟件研發(fā)市場(chǎng)，無(wú)疑會(huì)給已購(gòu)買該軟件的檔案館造成軟件升級(jí)的困難。同時(shí)目前市場(chǎng)上推廣和使用的檔案業(yè)務(wù)管理軟件大多仍以單機(jī)版為主。雖然單機(jī)版價(jià)格較網(wǎng)絡(luò)版便宜，也可滿足檔案業(yè)務(wù)管理工作需要，卻并不適應(yīng)今后檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)。尤其是早期推廣的一些軟件，缺少與OA系統(tǒng)互通數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)接口，不具備網(wǎng)絡(luò)使用的拓展功能。
2.4從業(yè)者專業(yè)技術(shù)不高
檔案從業(yè)者盡管或多或少地經(jīng)過(guò)了檔案信息化方面的相關(guān)培訓(xùn)，自身的檔案信息化意識(shí)已大大加強(qiáng)，但由于缺乏系統(tǒng)的專業(yè)教育和專業(yè)技能訓(xùn)練，在技術(shù)基礎(chǔ)和操作技能方面仍十分欠缺，個(gè)別檔案人員甚至不會(huì)使用計(jì)算機(jī)。在檔案局、館中，具有信息技術(shù)專業(yè)背景的領(lǐng)導(dǎo)更是鳳毛麟角。盡管檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)均具有較強(qiáng)的信息化意識(shí)，但75%以上的干部對(duì)信息化技術(shù)缺乏必要的了解，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)甚至對(duì)信息技術(shù)持輕視或排斥心理，極大地影響著檔案信息化決策的科學(xué)性和正確性。
3信息環(huán)境下的加強(qiáng)水利工程建設(shè)檔案信息化建設(shè)的措施
3.1提高信息化意識(shí)
正是由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需要大量的資金投入且見(jiàn)效緩慢，一些檔案部門領(lǐng)導(dǎo)或政府主管部門對(duì)檔案信息化建設(shè)比較“感冒”，采取漠然甚至排斥的態(tài)度。有些社會(huì)公眾也對(duì)檔案信息化建設(shè)不理解，認(rèn)為沒(méi)有發(fā)展的必要。這給檔案部門擴(kuò)大信息化建設(shè)資金投入增加了難度。為此，必須通過(guò)各種宣傳方式，如在檔案館建立愛(ài)國(guó)主義教育基地、現(xiàn)行文件利用中心、加大網(wǎng)站建設(shè)力度等，提高檔案信息資源的社會(huì)利用率，讓檔案館作為新興信息服務(wù)業(yè)的形象深入人心，從而提高當(dāng)?shù)厣鐣?huì)公眾的檔案信息化意識(shí)。只有在建設(shè)思想上有了共鳴和認(rèn)同，檔案信息化建設(shè)才能獲得多方面的支持，才有可能爭(zhēng)取更多的建設(shè)資金用于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
3.2擴(kuò)大資金投入途徑
鑒于檔案工作的特殊性，很多水利工程的財(cái)政預(yù)算仍然是檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)的主要來(lái)源。因此要擴(kuò)大建設(shè)資金投入，檔案行政機(jī)關(guān)首先應(yīng)力促政府加大檔案事業(yè)一般經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，力爭(zhēng)將檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目列入地方政府或行業(yè)系統(tǒng)的專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)，尤其是列入地方信息化或電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃以獲得更多資金支持。同時(shí)面對(duì)信息化需要的巨額資金投入，政府財(cái)力終究有限。檔案部門必須開拓建設(shè)思路，轉(zhuǎn)變投入機(jī)制，充分動(dòng)員社會(huì)力量，利用一切可利用的資金，“多元化”地建設(shè)檔案信息化工程。例如檔案部門可與基礎(chǔ)電信部門合作，獲得其網(wǎng)絡(luò)資源方面的免費(fèi)或優(yōu)惠支持，與大型跨區(qū)域IT企業(yè)聯(lián)合，利用其異地市場(chǎng)政策和形象開拓需要，優(yōu)惠獲取其資金、技術(shù)和資源服務(wù)等。3.3統(tǒng)一規(guī)范檔案管理軟件
選擇檔案管理軟件不像采購(gòu)其他信息產(chǎn)品，可以根據(jù)需求的變化淘汰更新。軟件要有地區(qū)適應(yīng)性和市場(chǎng)穩(wěn)定性，且能隨著工作需要不斷升級(jí)。只要檔案管理軟件在設(shè)計(jì)上符合業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，品牌并無(wú)多大的影響，但必須注重軟件與使用地區(qū)的地方特色、工作實(shí)際相結(jié)合。同時(shí)隨著館內(nèi)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、Internet的迅速發(fā)展，檔案管理軟件越來(lái)越需要能夠適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化操作。各地檔案館若仍使用單機(jī)版管理軟件，通過(guò)OA系統(tǒng)初步采集電子政務(wù)信息后，要實(shí)現(xiàn)其歸檔與管理，必須在OA與單機(jī)版之間加裝數(shù)據(jù)接口。而目前檔案部門正在使用的管理軟件中，很大部分并不具備這項(xiàng)擴(kuò)展功能。為了順利開展今后的電子文件中心建設(shè)工作和電子文件歸檔與管理工作，推廣網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件勢(shì)在必行。
3.4實(shí)施合理的檔案人才政策
一、數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的優(yōu)勢(shì)
（一）征管信息預(yù)測(cè)
社保檔案涉及的信息量非常多，內(nèi)容甚是廣泛，不僅包含每位公民的基本信息，還包含著許多文書方面的信息，管理信息預(yù)測(cè)征管系統(tǒng)可以更好的完善每一項(xiàng)信息工作。當(dāng)社保檔案管理系統(tǒng)健全之后，每位公民的姓名、年齡、參保時(shí)間、家庭住址以及工作狀況等基本信息都能夠在信息后臺(tái)被檢索，并且我們還可以很快的查詢到社保到期日期，及時(shí)的提醒我們按時(shí)投保，使我們的社保檔案管理更加方便，使每位公民的實(shí)際信息能夠更加妥善的保存。
（二）機(jī)構(gòu)內(nèi)控管理
實(shí)現(xiàn)數(shù)字化社保檔案管理系統(tǒng)體系，可以將經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的信息有效的保存到檔案中，并且可以有效的記錄公民在機(jī)構(gòu)中社保的選擇情況，真實(shí)有效的記錄每筆業(yè)務(wù)的來(lái)源與去向，在對(duì)機(jī)構(gòu)賬務(wù)進(jìn)行審計(jì)時(shí)，我們可以更快的查詢每筆業(yè)務(wù)的實(shí)際信息，數(shù)字化技術(shù)為實(shí)現(xiàn)健全的管理體系做出了巨大的貢獻(xiàn)，并且可以有效的提供技術(shù)性的保障，能夠最大化的實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理的效率和質(zhì)量。
（三）經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督
無(wú)論我們提出何種的社保檔案管理技術(shù)，都需要對(duì)其進(jìn)行事后監(jiān)督，并且有必要為其設(shè)立經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門，數(shù)字化技術(shù)的研發(fā)沒(méi)有正式的運(yùn)行到社保檔案管理工作中，所以該技術(shù)中存在的問(wèn)題需要切實(shí)的發(fā)現(xiàn)。通過(guò)設(shè)立經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門，可以有效的預(yù)防數(shù)字化技術(shù)在社保管理工作中的問(wèn)題，提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)而由經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門完善問(wèn)題，有效的保障社保管理工作的展開。
二、數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用策略
（一）建立健全的社保檔案管理制度
我國(guó)的社保檔案管理制度是根據(jù)各省級(jí)以及各市級(jí)規(guī)范而制定的，各省市的制定具有一定的差別性，沒(méi)有形成統(tǒng)一的制度。這在很大程度上限制了地區(qū)之間的交流，更在一定程度上限制了人才之間的交流。所以，我們需要根據(jù)我國(guó)社保實(shí)際狀況出發(fā)，由我國(guó)社保部門建立健全的社保檔案管理制度，讓全國(guó)的制度形成一個(gè)有機(jī)統(tǒng)一的整體，能夠依照一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)予以執(zhí)行，使仁和地區(qū)的工作機(jī)構(gòu)在查閱公民社保狀況時(shí)的速度更加快速。
（二）引用信息技術(shù)管理方式
信息技術(shù)工作是當(dāng)今社會(huì)的潮流，其可以更好、更快的幫助我們完成工作。我國(guó)的社保檔案管理數(shù)量在隨著社會(huì)的發(fā)展不斷加大，只有引用信息技術(shù)管理方式進(jìn)行工作，未來(lái)才可以實(shí)現(xiàn)全國(guó)社保檔案管理的統(tǒng)一化。其能夠改變傳統(tǒng)手工操作記錄模式浪費(fèi)時(shí)間、人力、物力成本的缺點(diǎn)，有效提升社保機(jī)構(gòu)的工作效率。同時(shí)，運(yùn)用信息技術(shù)管理模式，能夠讓社保工作跟上時(shí)代的步伐，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)為每位人民服務(wù)，促使社保檔案管理現(xiàn)代化。
（三）實(shí)現(xiàn)社保文檔的資源共享
將社保檔案管理信息化的首要條件就是建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，集中的為其設(shè)置一個(gè)電子文件，并且在該網(wǎng)站上提供非限制性電子文件查詢，可以有效的實(shí)現(xiàn)社保文檔的資源共享，規(guī)范社保檔案信息系統(tǒng)中每個(gè)數(shù)據(jù)接口的管理制度，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有文件與檔案信息之間的切換，這樣可以有效的降低社保檔案信息的重復(fù)率，在很大程度上節(jié)約人力物力，并且為社保檔案管理機(jī)構(gòu)帶來(lái)更多的便利。
（四）加強(qiáng)專職隊(duì)伍建設(shè)
針對(duì)目前社保檔案管理工作的探究，我們可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)行的社保檔案管理工作人員素質(zhì)普遍偏低，我們需要對(duì)該隊(duì)伍進(jìn)行整頓，加強(qiáng)專職隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)行之有效的培訓(xùn)提升工作人員的專業(yè)技能，提升社保人員的文化素質(zhì)，建設(shè)具有高質(zhì)量高效率的工作團(tuán)隊(duì)，從而讓社保檔案管理人員滿足社會(huì)對(duì)檔案管理工作的信息需求，讓社保管理成為社會(huì)發(fā)展中一道亮麗的風(fēng)景線。
【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；系統(tǒng)性；規(guī)?；?；檔案管理
1大數(shù)據(jù)與檔案管理
隨著單位的發(fā)展速度加快，單位中產(chǎn)生的信息資源逐步增加，與此相對(duì)應(yīng)的是檔案數(shù)量的增加以及檔案種類的增加[1]?，F(xiàn)階段，檔案種類愈發(fā)的多樣化，既有人們較為熟悉的電子檔案和紙質(zhì)檔案，也有圖像檔案、聲像檔案和音像檔案。檔案數(shù)量的增多以及檔案種類的多樣化趨勢(shì)，使得檔案管理形勢(shì)愈發(fā)的嚴(yán)峻。這就需要利用一種工具來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的集中化、規(guī)?；透咝Щ芾?，提高管理效能。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為一種數(shù)據(jù)分析技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)，能夠處理海量的檔案信息資源，應(yīng)對(duì)復(fù)雜的檔案管理形勢(shì)。正是基于此，許多單位都開始引入大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，依賴這一技術(shù)來(lái)搭建檔案管理系統(tǒng)，為檔案使用者聽(tīng)過(guò)更為便利、快捷和精準(zhǔn)的查檔服務(wù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)主要包含三個(gè)層面，即數(shù)據(jù)分析技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)。上述三種技術(shù)都屬于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的范疇，都能夠利用到檔案管理領(lǐng)域，具體而言，第一，數(shù)據(jù)分析技術(shù)。數(shù)據(jù)分析技術(shù)主要是幫助檔案管理人員整合信息資源，對(duì)信息資源進(jìn)行集中化管理，減少檔案管理的各項(xiàng)成本。第二，數(shù)據(jù)處理技術(shù)。數(shù)據(jù)處理技術(shù)主要是幫助檔案管理人員統(tǒng)一檔案格式，為檔案的集中化管理奠定基礎(chǔ)。例如，紙質(zhì)檔案需要利用掃描技術(shù)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，紙質(zhì)檔案只有轉(zhuǎn)化成電子文件格式之后才能與電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。又如，儲(chǔ)存在CD、U盤以及其他儲(chǔ)存終端的圖像檔案和聲像檔案也需要轉(zhuǎn)化成一定的格式之后，才能對(duì)其進(jìn)行檔案管理與利用。第三，數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)之前，檔案數(shù)量的增多意味著單位需要購(gòu)置容量更大的硬盤來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，檔案領(lǐng)域的財(cái)政開支隨之增加。在大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)之后，工作人員對(duì)檔案進(jìn)行壓縮處理之后，能夠?qū)n案統(tǒng)一上傳到云儲(chǔ)存終端，極大節(jié)約了檔案管理空間。
2檔案管理領(lǐng)域運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)堅(jiān)持的原則
2.1實(shí)事求是原則
近幾年來(lái)，大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展速度迅猛，大數(shù)據(jù)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)和其他信息技術(shù)的融合趨勢(shì)加強(qiáng)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在信息處理上的能力也有了顯著的提升[2]。因此，檔案管理人員要用動(dòng)態(tài)的眼光看待檔案管理工作，根據(jù)單位檔案工作實(shí)際選擇合適的信息技術(shù)。單位要保障人力、物力和財(cái)力的開支能夠跟上檔案實(shí)際工作需求。例如，在人力資源管理上，單位要培養(yǎng)檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用能力，提高檔案管理人員操作軟硬件設(shè)備的能力。在財(cái)力開支上，單位要保障信息化設(shè)施的購(gòu)置經(jīng)費(fèi)，購(gòu)置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和其他信息設(shè)備。
2.2系統(tǒng)性原則
運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理本就是一項(xiàng)復(fù)雜性的系統(tǒng)工程，單位只有站在系統(tǒng)、整體和宏觀的角度去審視檔案管理工作，才能真正提高檔案服務(wù)能力。因此，單位要從績(jī)效考核、崗位安排、工作流程、培訓(xùn)管理等各個(gè)方面予以加強(qiáng)，分析檔案管理各個(gè)要素與要素之間的聯(lián)系，構(gòu)建宏觀的檔案管理體系。除此之外，檔案管理部門也要協(xié)調(diào)好與其他部門的關(guān)系，做好信息資源匯總歸類工作的同時(shí)，也要提高檔案服務(wù)質(zhì)量。
3提升檔案管理效能的對(duì)策
3.1推動(dòng)信息化共享平臺(tái)建設(shè)
檔案資源本質(zhì)上就是信息的集合體，這就決定了檔案資源具有可共享性。社會(huì)上各個(gè)單位性質(zhì)的不同，決定了單位承擔(dān)的社會(huì)職能有所不同。但是總體而言，職能類似的單位之間在工作上都會(huì)具有較為頻繁的聯(lián)系，例如衛(wèi)生和計(jì)劃生育主管部門和市直各個(gè)醫(yī)療單位之間的關(guān)系等。
3.2推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)
紙質(zhì)檔案管理耗費(fèi)資源較重，不利于節(jié)省單位各項(xiàng)開支。因此，單位要有區(qū)分的對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)。數(shù)字檔案建設(shè)能夠突破檔案利用限制，實(shí)現(xiàn)資源利用的規(guī)?；痆3]。一方面，除去一些具有歷史價(jià)值和收藏價(jià)值的檔案之外，應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案在計(jì)算機(jī)上的統(tǒng)一管理，減輕工作人員負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)單位檔案一體化管理和一體化利用。同時(shí)，檔案被數(shù)字化之后，單位其他工作部門在檢索和借閱檔案時(shí)也會(huì)較為便利，只需要在檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行相應(yīng)的操作，就能實(shí)現(xiàn)檔案檢索和檔案查詢。另一方面，數(shù)字檔案還能夠與其他新型技術(shù)手段相聯(lián)系。例如，可以通過(guò)開發(fā)微信公眾號(hào)的形式，將公眾號(hào)與檔案管理系統(tǒng)相連，拓寬檔案服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)公眾號(hào)查詢檔案服務(wù)，提高檔案信息化水平。
4結(jié)語(yǔ)
二十一世紀(jì)以來(lái)，全球性產(chǎn)業(yè)革命持續(xù)升級(jí)，各行各業(yè)的生產(chǎn)方式都發(fā)生了變化，我國(guó)也提出了創(chuàng)新強(qiáng)國(guó)的發(fā)展戰(zhàn)略。在檔案創(chuàng)新領(lǐng)域，互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)信息技術(shù)是較為火熱的研究課題，許多檔案主體部門開始探索利用這些信息技術(shù)來(lái)創(chuàng)造更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。在信息社會(huì)，檔案信息化水平?jīng)Q定了檔案利用程度，檔案管理人員緊跟時(shí)代步伐，牢牢抓住大數(shù)據(jù)技術(shù)這一有力抓手，能夠平衡檔案管理質(zhì)量與效率的關(guān)系。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域仍然處于一個(gè)不成熟階段，內(nèi)部需要要素還有待探討，因此，文中難免存在些許疏漏，需要在今后的研究中加以完善。
【參考文獻(xiàn)】
[1]王詩(shī)堯.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2018，18(83):194.
隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，較之以往傳統(tǒng)的檔案管理方式有著明顯的優(yōu)越性。隨著檔案管理工作的日益復(fù)雜，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行管理檔案已是大勢(shì)所趨。所謂檔案管理現(xiàn)代化，主要是指把計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作之中，進(jìn)而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，從而實(shí)現(xiàn)高效的檔案收集、整理以及檔案管理水平與利用效率的提升，從而為相關(guān)的檔案管理工作提供更為有效的服務(wù)。
關(guān)鍵詞：
現(xiàn)代化信息技術(shù)；檔案管理；優(yōu)化
隨著計(jì)算機(jī)快速發(fā)展的腳步，現(xiàn)代化信息技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用，當(dāng)然在此其中檔案管理也不例外。現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，提高了工作效率，同時(shí)降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，更加方便了檔案信息的利用。在網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法滿足工作的需求，只有運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，才能真正滿足現(xiàn)代化辦公的需要，進(jìn)而適應(yīng)現(xiàn)代信息化社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。
一、當(dāng)下的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化辦公的需要
我國(guó)傳統(tǒng)的檔案所采用的都是紙質(zhì)作業(yè)方式，在日常的收集與整理的過(guò)程中，不僅需要大量的工作人員參與其中，而且耗時(shí)耗力效率低下，還極易出錯(cuò)。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的日常保管會(huì)受到許多外在因素的制約，所以在對(duì)紙質(zhì)檔案的保管過(guò)程中，對(duì)其所涉及到的具體辦公用品和相關(guān)設(shè)施都有著更高的要求，這也在很大程度上增加了管理工作的難度。從事過(guò)相關(guān)工作的人都知道，對(duì)傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢和利用等，在工作流程上極為復(fù)雜且任務(wù)繁重，根本無(wú)法滿足現(xiàn)代化的快節(jié)奏辦公的需求，從而也就不能完全發(fā)揮出檔案內(nèi)在的真正價(jià)值。
二、應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作實(shí)施優(yōu)化
（一）現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中的可行性
現(xiàn)代化信息技術(shù)在日常檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅涵蓋了初始的檔案收集和整理工作，還涉及到對(duì)檔案信息進(jìn)行全面的歸納、自動(dòng)完成檔案信息的分類以及進(jìn)行分析等工作內(nèi)容，就日后的查詢和提取檔案而言也是一個(gè)高效的選擇，通過(guò)大量的實(shí)踐表明信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是可行的，在檔案管理工作過(guò)程中的各個(gè)方面都起到了巨大的作用，從根本上對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行了優(yōu)化。
（二）現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案管理的必要性
檔案作為一個(gè)單位最為主要的參考和借鑒的重要資料來(lái)源，有助于幫助單位各項(xiàng)工作的順利開展。與此同時(shí)，對(duì)以后的工作也有著啟示和借鑒作用。為了使傳統(tǒng)靜態(tài)的檔案資料變得更加靈活且方便利用，就必須借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，這也充分發(fā)揮了檔案的利用價(jià)值。想要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，首先應(yīng)該將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化，也就是把原本的紙質(zhì)檔案文件生成為電子文件，在這一過(guò)程中要對(duì)大量的信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入作業(yè)，實(shí)體照片等一系列的實(shí)物資料也要掃描成電子照片，從而來(lái)建立檔案資料的數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而做到資源的有效整合以及統(tǒng)一的體系化管理。數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，不僅解決了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化問(wèn)題，同時(shí)在日后也可對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行封存處理，從而更好地對(duì)源文件進(jìn)行保管，有效地避免了反復(fù)使用過(guò)程中對(duì)檔案原件的損毀，也就大大延長(zhǎng)了檔案的使用壽命。此外，現(xiàn)代信息技術(shù)也方便了檔案的查閱，極大地簡(jiǎn)化了檔案使用的流程。
（三）現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要意義
先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效利用程度，其是檔案管理整體水平的一個(gè)重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。具體的檔案管理水平在一定程度上反映了一個(gè)單位的整體管理水平，同時(shí)其也是一個(gè)單位文化精神展示的重要窗口之一。因此，有效地利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)一個(gè)單位而言至關(guān)重要。充分結(jié)合現(xiàn)有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，高效開展檔案信息資源的共享，檔案信息化平臺(tái)的搭建有利于資源共享，也有利于檔案的便捷使用。先進(jìn)的信息化技術(shù)的融入，使得檔案信息在單位各部門間互通共享，有效地提高了整個(gè)單位的工作效率。
三、現(xiàn)代化信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作過(guò)程中的具體措施
（一）建立健全檔案管理機(jī)制
無(wú)規(guī)矩，不成方圓。要想檔案管理工作有序、健康地進(jìn)行，最根本的措施是要建立健全的管理制度，從源頭上找到“病根子”。嚴(yán)格的管理制度是規(guī)范管理行為的根本保證。因此，在基層檔案管理中，建立健全的檔案管理制度迫在眉睫。例如，在進(jìn)行資料交接和保管過(guò)程中，建立嚴(yán)格的問(wèn)責(zé)制度，保證人在崗、責(zé)在身，營(yíng)造人人守崗、人人在崗的工作氛圍，防止在關(guān)鍵資料和數(shù)據(jù)上掉鏈子。建立健全的管理制度，更傾向于對(duì)執(zhí)行能力的考核，各檔案管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)該加強(qiáng)自身管理執(zhí)行能力建設(shè)。只有讓管理工作有據(jù)可依，才能調(diào)動(dòng)管理員工的積極性和能動(dòng)性，在主觀上加強(qiáng)自身的創(chuàng)造思維，為檔案管理工作添磚加瓦。
（二）簡(jiǎn)化經(jīng)費(fèi)申報(bào)程序，推進(jìn)檔案管理建設(shè)
各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，在政策上給予支持，在經(jīng)濟(jì)上給予扶持，在財(cái)政預(yù)算中建立起檔案管理專項(xiàng)資金，以保證檔案管理工作的日常經(jīng)費(fèi)支出。同時(shí)簡(jiǎn)化申報(bào)程序，讓檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷減少必要的申報(bào)流程，讓工作人員能及時(shí)報(bào)銷支出經(jīng)費(fèi)，解決財(cái)政不足的問(wèn)題。與此同時(shí)，優(yōu)化資源配置，設(shè)立專項(xiàng)基金，及時(shí)修繕保管的庫(kù)室，積極購(gòu)進(jìn)專業(yè)設(shè)備，緩解庫(kù)室資源緊張、設(shè)備陳舊落后的難題。積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，逐步引進(jìn)電子信息保管技術(shù)，建立獨(dú)立系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)電子文檔資料的保存，實(shí)現(xiàn)資料保管方式的多元化與多樣性，以適應(yīng)現(xiàn)階段政治、經(jīng)濟(jì)、文化條件下的檔案資源環(huán)境。
（三）加強(qiáng)規(guī)范、服務(wù)意識(shí)，引進(jìn)和聘用專業(yè)技術(shù)人才
檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)決定檔案管理工作的質(zhì)量。因此，注重引進(jìn)專業(yè)人才，培養(yǎng)綜合素質(zhì)強(qiáng)的技術(shù)員工，是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。各級(jí)檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)落實(shí)薪酬制度，首先解決員工的后顧之憂，才能放心踏實(shí)地提升自身素質(zhì)，積極投入到建設(shè)中去。對(duì)于各級(jí)管理層來(lái)說(shuō)，要扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)意識(shí)，積極營(yíng)造良好的職業(yè)氛圍，加強(qiáng)員工的基層服務(wù)意識(shí)，組織和聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)講座，讓員工從開始熟悉業(yè)務(wù)流程到積極創(chuàng)造新思路，為檔案管理信息化建設(shè)作出貢獻(xiàn)。
隨著當(dāng)下現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，在進(jìn)行相關(guān)技術(shù)優(yōu)化的同時(shí)，還要充分進(jìn)行管理思想現(xiàn)代化方面的學(xué)習(xí)。只有對(duì)其有了一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，才能在具體檔案管理的工作中做到系統(tǒng)且高效。在轉(zhuǎn)變觀念的同時(shí)強(qiáng)化管理現(xiàn)代化意識(shí)也是必不可少的，現(xiàn)代化的信息技術(shù)檔案管理絕不是單純的配備計(jì)算機(jī)而已，有了計(jì)算機(jī)技術(shù)的介入與實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化兩者之間有著本質(zhì)的區(qū)別。在運(yùn)用信息化技術(shù)的同時(shí)進(jìn)行不斷的技術(shù)優(yōu)化是日常工作當(dāng)中必不可少的一步，同時(shí)也是檔案有效管理中重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容。
作者：李麗芳 單位：廣東省惠州市第二人民醫(yī)院
參考文獻(xiàn)：
[1]趙飛.用現(xiàn)代信息技術(shù)建設(shè)人事管理檔案[J].人力管理，2014(8).