導語：在機關公文寫作培訓方案的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。

第1篇

這種狀況顯然不符合課程的教學目的,不符合培養(yǎng)合格應用型人才的專業(yè)目標要求,面對不斷變革的新形勢,《文書與檔案管理學》課程內(nèi)容以及教學方法,必須進行改革和創(chuàng)新,才能適應社會不斷發(fā)展的需要。

一、實現(xiàn)教學觀念的轉(zhuǎn)變

改變《文書與檔案管理學》傳統(tǒng)的教學觀念,實現(xiàn)既要重理論教學又要重實踐教學的轉(zhuǎn)變,注重結(jié)合實際,不斷創(chuàng)新,從培養(yǎng)學生的綜合素質(zhì)入手,介紹分析國家機關和社會組織的各種文件現(xiàn)象,檔案信息資源的利用,傳授公文寫作與處理、文檔一體化管理、檔案檢索利用的有關知識。教學過程中應密切關注現(xiàn)實工作的影響與發(fā)展,應該讓學生了解掌握文件和檔案管理領域最新的動態(tài)、資料和國家有關法規(guī)、條例,如:國家有關主管部門最新的與本課程內(nèi)容有關的若干法規(guī)條例、國家標準、改革方案及其他相關資料。課堂講授要密切結(jié)合現(xiàn)實社會和國家當前的文件和檔案工作情況,對于近年來文件和檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題,如文檔一體化與建立現(xiàn)代文檔系統(tǒng)、依法行政與依法行文、依法治檔、政務公開與公文公開、政務檔案信息的公開和利用、轉(zhuǎn)變政府職能與精簡文件、我國加入WTO與我國文件檔案管理工作如何借鑒世界各國成功經(jīng)驗與做法等內(nèi)容,均應涉及和探討。

那種滿足于空講理論,脫離現(xiàn)實,脫離社會,脫離我國文件檔案工作實際的做法,對于《文書與檔案管理學》的發(fā)展極為不利,我們應該摒棄這種不良的教風與學風。課程設置和教學內(nèi)容的改革對象擴大,范圍拓寬。將過去課程內(nèi)容的研究對象主要針對黨政機關公文和檔案,擴大為對于各社會的組織,包括機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位文件和檔案工作的研究;研究范圍除了應保證文書學和檔案學原有的完整體例外,還應增加對各行各業(yè)、國外文檔工作中的新觀點、新理論、新做法的介紹和比較研究;關注辦公自動化系統(tǒng)、文件生命周期理論、電子文件的管理等新的領域;積極借鑒其他學科如立法學、行政法學、寫作學、管理學等先進、成熟的理論和研究成果。現(xiàn)已逐步納入授課范圍的新增加的教學內(nèi)容有規(guī)范性文件、新型載體文件、文檔工作系統(tǒng)設計、文檔工作的組織與控制、文檔工作的標準化和現(xiàn)代化等。明確重點,分類施教。在國內(nèi)各大專院校,相關專業(yè)的文書學和檔案學大都是分別設置的兩門課程。在我系文秘專業(yè),則是將這兩門課程內(nèi)容合并在一起,系統(tǒng)講授和實踐訓練,一是文書學和檔案學關系非常密切,特別是辦公自動化條件下的文檔一體化的實現(xiàn),使檔案工作越來越溶入到文書工作的各個環(huán)節(jié)中去。

在對學生進行實際操作訓練和技能培養(yǎng)過程中,對文檔工作的系統(tǒng)體系設計、組織與控制等方面,將文書和檔案工作的內(nèi)容合在一起,能夠達到一個較好的理論和實踐效果。檔案學則是將重點放在前部分整理和保管上。這種安排只是適應了特定歷史條件下我國文檔工作發(fā)展階段的需求,即以手工操作為主,紙質(zhì)文檔為主的整理與保存方法,僅僅介紹和詮釋我國歷史上一些文書種類、文書工作制度手段、辦理操作過程以及現(xiàn)行黨政領導機關關于文檔工作的一些明文規(guī)定和被肯定的作法,回避了許多十分重要和敏感的問題,而這些問題都是現(xiàn)今實際工作中必須面對和急需解決的問題:如作為國家政務信息系統(tǒng)的重要組成部分,怎么樣規(guī)范使用公文文種,怎么樣設計公文格式,文檔工作系統(tǒng)怎么樣設計才能為國家管理以及各社會組織提高工作效率服務,政務檔案信息怎樣公開,立法和管理上如何保證實現(xiàn)等等。因此,《文書與檔案管理學》在課程內(nèi)容上必須改革以適應時代的發(fā)展。對文書學內(nèi)容將教學重點前移,將文件和文件工作作為課程重點,既探討文件管理學科的理論和規(guī)律,又教授文件工作的具體運作方式和公文具體使用方法。

如:對公文文種、公文格式、行文規(guī)則,具體分析其特點,使用規(guī)范和標準,對文件工作的組織協(xié)調(diào)與控制,著重探討對文件質(zhì)量數(shù)量的控制、運轉(zhuǎn)過程的控制,精簡文件的規(guī)律與方法,以提高文件工作的質(zhì)量和效率。至于立卷歸檔,既要考慮手工操作的慣性發(fā)展,又要重點講授新形勢下《歸檔文件整理規(guī)則》,以“件”為單位進行整理的方法。檔案學應本著“簡化整理,深化檢索,提高利用”為改革教學內(nèi)容的重點,將以往整理和保管的內(nèi)容進行重新設置,介紹檔案分類體系的設定和方法的選擇,如何分類排放和保管。重點介紹在文檔一體化管理下,檔案信息的檢索分類方法,檢索系統(tǒng)的建立,如何實現(xiàn)快速的查找;檔案提供利用的途徑、方式,如何充分利用檔案信息資源,政務檔案信息如何公開等等。將過去一帶而過的這些內(nèi)容作為檔案課程內(nèi)容改革的重點部分加以介紹。

第2篇

關鍵詞：獨立學院 教學檔案 管理 信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

獨立學院系級教學檔案是系內(nèi)各專業(yè)在教學活動中逐步形成的有保存價值的文件、圖表、聲像的資料，它是學校教學管理、教學實踐、教研科研等活動以及學校教學工作發(fā)展的真實記錄，它是獨立學院教學檔案的重要組成部分，是系級教學水平的評估指標之一，也是制定和修改培養(yǎng)計劃和教學大綱以及計算教學工作量的重要依據(jù)。

系級教學檔案管理是獨立學院教育教學管理的重要內(nèi)容之一，是獨立學院檔案管理工作的一個重要部分。隨著信息技術的應用與發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)在高校的普及，高校教學檔案管理向數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理模式發(fā)展，檔案的信息化管理已成為當前獨立學院系級教學檔案管理工作面臨的重要課題。本文首先對獨立學院系級教學檔案管理的現(xiàn)狀進行了分析，然后結(jié)合教學檔案管理經(jīng)驗提出了教學檔案信息化管理的對策。

一、院系級教學檔案的主要構成

教學檔案完整、準確、真實地記錄教學實施的全過程，既是維護教學歷史的重要憑證，也是教學效果評價和教育教學、教研科研決策的重要依據(jù)，它以“服務于教學”為中心，是整個教學工作不可或缺的組成部分。院系級教學檔案主要包括：

第一，教學過程中學校下發(fā)的各種公文，包括：教務處下發(fā)的通知、教學和科研的規(guī)章制度、培養(yǎng)計劃、課程教學大綱和實驗大綱、畢業(yè)論文（設計）規(guī)范化文件；

第二，教學實施過程中的材料，包括：每學期的教學任務、教材征訂表、教學周歷、課程表、期中教學檢查材料、學生各類成績、考試試卷及相關材料、課程設計報告、實習計劃和報告、畢業(yè)論文（設計）及其相關材料等；

第三，教學監(jiān)督與評價中的材料，包括：調(diào)停課記錄、學生評價、督導評價；

第四，教師教研科研的各類材料，包括：教師編寫的教材、科研及發(fā)表的文章、課程和專業(yè)建設材料；

第五，其他材料，如系（教研室、實驗室）工作計劃、教研活動記錄、教學工作量統(tǒng)計和課酬計算、W生學籍表、學生課外學分鑒定材料等。

二、院系級教學檔案管理存在的問題

從教學檔案的組成可看出，教學檔案范圍廣、分類多、數(shù)量大、內(nèi)容豐富、形式多樣、利用頻繁，同時具有時態(tài)性、動態(tài)性和專業(yè)性等特點。要管理好、利用好這些教學檔案將是一項系統(tǒng)工程，但從目前院系教學檔案管理現(xiàn)狀而言，在管理制度、方法和手段上還存在不少問題和差距，教學檔案為教學服務的功能沒有真正實現(xiàn)。

（一）教學檔案管理制度不健全

教學檔案管理制度是有關教學檔案審核、收集、分類、編目、整理、錄入、保管（密）、查（借）閱等方面的標準和規(guī)范。雖然有些高校頒發(fā)了一些有關檔案管理工作的制度，但也經(jīng)常變化，沒有一個系統(tǒng)有序的管理體制和統(tǒng)一的標準和制度，存在隨意性、零散性，缺乏連續(xù)性、系統(tǒng)性，導致教學檔案版本不對、格式不對、要求不符、紙張不統(tǒng)一、零散不全、裝訂五花八門；因查（借）閱制度不嚴格、不規(guī)范導致原始資料涂改、污損、缺失和損毀；因檔案管理員保密意識不強導致資料失密、泄密等現(xiàn)象發(fā)生[1]。

（二）各級領導對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識

院系級教學檔案作為院系教學活動全過程的真實記錄和客觀反映，在對院系的教學質(zhì)量的分析和評價中有著不可替代的作用，一方面，學校主管部門可及時掌握院系教學活動的具體實施情況，了解各院系的實際教學水平；另一方面，可以為院系領導和專業(yè)負責人在制定或修訂專業(yè)人才培養(yǎng)方案時提供切實有用的基礎性材料。特別重要的作用是對提高專任教師的教學水平起到積極的推動作用，教師通過借鑒其他優(yōu)秀教師的教學計劃、教學方法、教學成果等，能夠快速適應高校教學要求和提高自身專業(yè)教學水平。然而，大多數(shù)高校的只是完成教學檔案的收集、簽字、保存，然后將其束之高閣，只有當學校教學檢查或各類評估時才拿出來看看，完全只是以教學檔案實體保管為重點，輕視了教學檔案的利用價值，沒有體現(xiàn)出教學檔案對后續(xù)教學活動創(chuàng)新意義、指導借鑒作用以及為教學工作服務的目的[2]。

（三）教學檔案管理模式陳舊，難以發(fā)揮教學檔案的作用

隨著計算機的普及，教學檔案資料本身來源就是電子格式的，但打印后還是采用審核簽字再提交到系教學秘書處的提交方式，檔案的管理還停留在紙質(zhì)提交、手工收集、人工管理、手工查閱等管理模式。這種管理模式工作效率低、成效不明顯，導致教學檔案信息不能共享、利用率不高，也不利于交流等。

三、教學檔案管理信息化的內(nèi)涵與意義

教學檔案管理信息化指運用計算機和網(wǎng)絡技術對教學資料的收集、整理、存儲、處理、傳輸、利用和開發(fā)，提高教學檔案管理效率，實現(xiàn)教學資源共享，逐步實現(xiàn)教學檔案的規(guī)范化管理。教學檔案管理信息化以教學檔案的數(shù)字化建設為核心、以網(wǎng)絡管理化建設為平臺、以信息人才儲備為基本、以實現(xiàn)教學檔案資源共享為目標。高校院系級教學檔案信息化主要內(nèi)容：一是把文件、圖紙等原始的紙質(zhì)教學資料掃描轉(zhuǎn)化為可用的數(shù)字化檔案，同時建立數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)（平臺）；二是可實時、安全、準確、高效地查閱或提供給有關信息需求者使用[3]。

（一）規(guī)范了教學管理，提高了教學管理的效率和質(zhì)量

因教學檔案類型多、來源廣、數(shù)量大，管理工作量大，采用傳統(tǒng)的手工管理模式，則管理工作的效率和準確率低，管理效果差。教學檔案的信息化管理可以嚴格規(guī)定原始數(shù)據(jù)輸入，使得全校教學資料格式統(tǒng)一、分類明確，同時，教學檔案庫的建立可實現(xiàn)各系、教研室、各級教學管理部門間的資源共享和相互協(xié)作。所以，教學檔案管理的信息化可以實現(xiàn)教學管理的程序化、規(guī)范化和科學化，既可提高教學檔案的管理工作效率，也可提高教學管理質(zhì)量。

（二）實現(xiàn)教學信息資源共享和信息的實時交換

數(shù)據(jù)庫具有高共享性的特點，教學管理工作是一個系統(tǒng)工程，涉及到多個部門，而這些部門的數(shù)據(jù)又是相對獨立的，如學生處的學生工作數(shù)據(jù)、教務處的教學數(shù)據(jù)、財務的學費數(shù)據(jù)、人事處的教師數(shù)據(jù)、各系的教學數(shù)據(jù)等等，多種數(shù)據(jù)來源、交換、傳遞和處理需要繁瑣的人工過程，結(jié)果導致信息的傳達性和準確率都不高。教學檔案的信息化管理模式利用學校的共享平臺，課使得教學數(shù)據(jù)有效地、及時地進行交換和共享，解決了各部門對教學信息資源的共享需求。

在教學管理過程中，教學管理人員是師生間教學信息交流的紐帶，他們須及時獲取和下達教學活動的信息，如教學任務的下達和收集，教師調(diào)停課的及時性傳達等工作；為了提高教學質(zhì)量，要在師生間進行教學意見的收集及反饋。教學檔案的信息化管理，教師、教學管理人員和學生均可通過教學管理信息化平臺及時地、靈活地進行交流，保證了師生間教學過程中信息的高速傳達，這樣不僅提高了信息的準確性，同時也加快工作進度和效率。

四、系級教學檔案信息化管理對策

結(jié)合當前獨立學院系級教學檔案管理的特點和不足，系級教學檔案信息化應著重圍繞：教學信息資源的數(shù)字化、檔案管理者的信息化意識和能力以及標準和規(guī)范這三方面去建設。

（一）做好教學信息資源數(shù)字化工作，實現(xiàn)教學信息資源整合和共享

進入21世紀，隨著計算機、網(wǎng)絡通信技術的在高校中不斷推進和普及，成立于21世紀初的獨立學院，計算機、校園網(wǎng)、Internet、移動通信網(wǎng)絡等基礎設施比較好，為教學信息資源的信息化提供了良好的條件。教學信息資源的數(shù)字化包括教學信息資源的管理標準化、存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化。按照教學信息管理部門制定的統(tǒng)一的電子文件格式，師生通過網(wǎng)絡在線填報存放于數(shù)據(jù)庫或傳輸移交給系部檔案管理員或直接存入光盤保存，管理員再編目整理、定期歸檔；對于紙質(zhì)版的原始資料通過掃描成JPG格式或轉(zhuǎn)換成PDF格式，方便存儲和查閱。筆者所在學院既有教務管理系統(tǒng)（包括教師管理、成績管理、教材選定、選課、排課、課堂教學質(zhì)量評教、考試安排、學籍管理和畢業(yè)生資格審核等）、科研管理和課外學分管理，另外，筆者所在系還自行開發(fā)了高校系級管理系統(tǒng)（包括教學管理、教師管理、教研室管理和科研管理等整個系級教學管理工作）并在全院推廣使用。系級管理系統(tǒng)和學院的教務管理系統(tǒng)可以無縫互操作，達到檔案信息資源共享的要求，加快了檔案信息化的過程。

（二）提高n案管理者的信息化意識和能力

系級教學檔案管理必須依托與學校的辦公自動化（OA）系統(tǒng)開展教學檔案信息化管理工作，為此，要求檔案管理人員除了掌握常規(guī)的檔案管理知識外，還須學習一些新的信息化技術和知識，如掌握Office軟件、學校辦公系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、學生工作系統(tǒng)、移動辦公服務平臺的應用以及簡單的網(wǎng)絡安全和數(shù)據(jù)庫技術。只有具有高素質(zhì)專業(yè)知識和高技能的管理人員才能真正實現(xiàn)教學檔案的信息化管理，才能精確把握本系的教學檔案，才能有效地為教學提供相應的教學檔案信息資源服務。為了提高檔案管理人員的信息化管理素質(zhì)，可通過學術研討和經(jīng)驗交流方式邀請相關行業(yè)的專家來校舉辦培訓班等。筆者所在學院從創(chuàng)辦之初到現(xiàn)在，教務處組織了數(shù)據(jù)錄入員、機關公文寫作與文件處理等業(yè)務知識、“正方教務軟件”使用等多次崗前培訓，同時，還每年召開教學秘書培訓交流會；圖書信息中心舉辦了針對教學秘書的企業(yè)微信號移動辦公平臺應用培訓。同時學院也專門開設了針對教學管理人員的培訓班，極大地提高了教學檔案管理人員的信息化管理業(yè)務水平，加快了系級教學檔案管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變。

（三）建立健全檔案管理信息化標準和規(guī)范

隨著高校各項改革的不斷深入以及校內(nèi)外體制的變化，建立健全系級教學檔案管理工作規(guī)范和標準是高校教學檔案管理規(guī)范化、制度化、科學化的根本保證。為此，院系應依據(jù)《檔案法》、《高校檔案工作規(guī)范》等相關檔案管理規(guī)范和規(guī)程，按照學校的總體要求，結(jié)合本院系的實際情況，制定出適合院系級教學檔案信息化管理的規(guī)范和信息化的標準，統(tǒng)一院系級教學資料分類標準和管理方法，以便于實現(xiàn)院系級教學資料檔案的信息化儲存、檢索和利用。筆者所在系按照學校的《日常教學管理規(guī)程》和《教學管理規(guī)章制度匯編》，制定了《計信系教學管理信息化規(guī)章制度匯編》，將系內(nèi)的教學管理的各項工作做了嚴格、細致的規(guī)定，起到了承上啟下的作用，成為了學校教學檔案管理工作的有力補充。同時院系對教師的教學檔案的產(chǎn)生、存儲和管理進行了嚴格的規(guī)定，教學檔案信息必須按照規(guī)定的技術模式、文件格式和工作標準進行數(shù)字化，并盡可能采取通用標準。院系還用制度的穩(wěn)定性、強制性和執(zhí)行制度的嚴肅性來規(guī)范院系級教學檔案工作，使教學檔案建設和教學管理工作有章可循，促進了院系級教學檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學化。

五、結(jié)束語

院系級教學檔案管理的信息化是一個系統(tǒng)工程，也是一個循序漸進的過程，雖然筆者所在系在學校教學檔案過程中取得了一定的成效并做出了一定的貢獻，但隨著國家對獨立學院教育教學改革的深入推動，一些更深層次的問題和缺陷也會逐步發(fā)現(xiàn)[4]，因此，為了更好地服務于獨立學院的院系教學工作，各獨立學院應結(jié)合自身的實際，轉(zhuǎn)變思路、勇于創(chuàng)新，在當前較有優(yōu)勢的信息化環(huán)境下進一步提高院系教學檔案信息化管理水平，改進信息化管理方式，繼續(xù)加強和推進信息化建設，充分發(fā)揮高校院系級教學檔案的特點和優(yōu)勢，逐步建立起符合獨立學院自身特色的信息化教學檔案管理模式，以便更好地為教學管理工作提供全方位的資源服務，從而不斷提高教學檔案信息化管理的質(zhì)量和水平。

參考文獻：

[1] 張黎，劉藝.信息化環(huán)境下高校院系級教學檔案管理對策探[J].重慶交通學院學報（社科版），2006，6（4）：115- 117.

[2] 王曉華.高校教學檔案管理信息化建設芻議[J].濰坊學院學報，2012，12（3）：112- 113.