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第1篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；解決對策；

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

引言

人事檔案是國家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位人員身份的重要憑證，也是辦理招工、提干、調(diào)動、退休等人事管理工作的重要依據(jù)和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機(jī)組成部分，在組織人事管理體系中占有相當(dāng)重要的地位。隨著社會進(jìn)入信息時(shí)代，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價(jià)值空間。市場人力資源的合理配置、企業(yè)和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、企業(yè)自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實(shí)、科學(xué)的人事檔案信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，都離不開人事檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。但目前人事檔案管理存在著諸多問題，有待改進(jìn)，以便提高人事檔案工作質(zhì)量。

一、人事檔案的含義及特點(diǎn)

1、人事檔案的含義

人事檔案是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作情況等個(gè)人情況的文件材料。它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開具相關(guān)證明時(shí)，都需要使用、查閱檔案。

2、人事檔案的特點(diǎn)

（1）真實(shí)性

人事檔案是干部選拔、人才錄用的重要依據(jù)。人事檔案的內(nèi)容在當(dāng)事人的職業(yè)生涯中起著重要的作用。因此，人事檔案要適應(yīng)社會對人才的需求，要真實(shí)、全面地記錄個(gè)人的經(jīng)歷和實(shí)踐，為用人單位了解人、使用人提供真實(shí)可靠的依據(jù)。但是，現(xiàn)在人事檔案造假現(xiàn)象缺屢見不鮮，把假材料、假信息放進(jìn)檔案里，甚至修改原始的檔案信息，導(dǎo)致個(gè)別人 “參加工作的年齡越來越小，學(xué)歷越來越高，工齡越來越長”，人事檔案的真實(shí)性受到嚴(yán)峻的質(zhì)疑。

（2）全面性

人事檔案一般都記錄著個(gè)人的履歷，既包括個(gè)人的成長經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治面貌，又包括個(gè)人的思想表現(xiàn)、個(gè)人的家庭情況等等信息，還包括單位對個(gè)人的考評或鑒定。因此，人事檔案能夠記載個(gè)人的成長史、思想發(fā)展史，能夠展現(xiàn)個(gè)人的基本情況。因此，人事檔案是個(gè)人信息的存儲庫，它概括地反映了一個(gè)人的全貌。

（3）變動性

人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的。隨著當(dāng)事人人生道路的延伸，將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時(shí)間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時(shí)補(bǔ)充新材料。

（4）機(jī)密性

人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供查詢等服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。

二、人事檔案管理存在的問題分析

1、單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理不夠重視

多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)總是將人事檔案管理工作看成是一項(xiàng)保管工作，對人事檔案管理工作認(rèn)識程度不夠，認(rèn)為檔案只要不丟失，保存完好，便于查檔等就算盡到了自己的責(zé)任，不把檔案管理工作列入自己的日程安排，對檔案管理一項(xiàng)不聞不問，影響了人事檔案管理工作的正常開展。

2、人事檔案管理的信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子技術(shù)的普及，數(shù)字化，信息化管理已廣泛應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)上，但在檔案管理方面，信息化程度普遍不高，多數(shù)檔案管理人員還是采取手工編輯、檢索的方法。因此導(dǎo)致一些人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理,存在檔案資料不完整的情況。還有一些單位雖然采取了信息化管理，但也僅限于把個(gè)人基本情況輸入計(jì)算機(jī)，而對于一些文字材料，比如職稱論文，圖片等由于工作量大都沒有列入計(jì)算機(jī)管理，仍是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主。

3、人事檔案收集工作力度不夠

要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒有這樣的制度。因而導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作不及時(shí)，被動的現(xiàn)象出現(xiàn)。主要體現(xiàn)在收集歸檔的材料方面。經(jīng)常發(fā)現(xiàn)材料不全面，或者有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的現(xiàn)象，不能真實(shí)準(zhǔn)確地反映每個(gè)人的情況，人事檔案管理猶如擺設(shè)。

4、檔案管理工作重保管，輕利用

多數(shù)檔案管理人員將大量的時(shí)間和精力用于檔案的接收、審核，收集、排序、分類、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷等方面，以及做好防潮，防火防蛀、防霉變等等倉庫保管工作，卻沒有認(rèn)真思考如此辛苦地做這些枯燥乏味的工作是為了什么。因此也就沒有幾個(gè)檔案管理者對人事檔案材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地分析研究，沒有建立人事記錄及人才技能庫，也就無法充分掌握所管范圍內(nèi)的人才信息，不能為人事檔案的開發(fā)利用提供專業(yè)支持。

三、人事檔案管理問題解決措施分析

1、嚴(yán)格制度，提高對人事檔案工作的重視

為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成干部檔案泄密、涂改等人為因素。對人事檔案管理中出現(xiàn)問題的，實(shí)行責(zé)任追究。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案管理工作的保證，單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，成立檔案管理小組，定期不定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。

2、信息化管理，擴(kuò)大電子檔收集范圍

在信息化的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進(jìn)的技術(shù)和手段管理人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化，電子化。人事檔案管理要擴(kuò)大電子檔收集范圍。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比最大的優(yōu)勢就是用最小的空間儲存最大容量的信息，在個(gè)人基本信息管理方面，可以逐步將個(gè)人體貌特征等錄入計(jì)算機(jī)，建立完整的個(gè)人數(shù)據(jù)信息庫；另外將個(gè)人的譯作、科研成果，著作、學(xué)術(shù)論文，圖片，聲影像資料等全部收入電子檔案；為建立人才資源的開發(fā)利用提供條件。

3、注重收集，提高人事檔案管理質(zhì)量

收集工作是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，隨著我國政治經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入，在干部選拔，考察，培訓(xùn)，晉升時(shí)對人事檔案的信息需求越來越多，這就需要檔案管理人員做好及時(shí)收集工作，確保檔案的權(quán)威性，真實(shí)性和有效性。

4、人事檔案管理的重心轉(zhuǎn)向開發(fā)利用

改變?nèi)耸聶n案管理者的保管員的觀念。領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的重要信息之源，必須投入更多的精力對人事檔案材料進(jìn)行分析研究，對人事檔案進(jìn)行開發(fā)利用，可建立人事記錄，通過審閱以往的人事記錄，可以發(fā)現(xiàn)哪些人現(xiàn)在所從事的工作是低于他們所具有的知識水平和能力水平的，發(fā)現(xiàn)哪些人具有發(fā)展?jié)摿?，哪些人已?jīng)具備了從事空缺職位的能力與背景。建立人才技能庫，當(dāng)某一部門有空缺時(shí)，就將及時(shí)將具有這種能力的人都列出來，然后由人事部門直接對這些人進(jìn)行考察鑒定，并適時(shí)選出恰當(dāng)?shù)娜诉x。大大提高人事檔案的利用率和工作效率。

結(jié)束語

在人事檔案管理工作中，只有將檔案管理者的主動性調(diào)動起來，讓管理者在工作中始終充滿激情，才能不斷發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中的各種問題，進(jìn)而提出創(chuàng)新建議，不斷完善我國的人事檔案管理制度，為新時(shí)期的人才管理和利用提供更好的服務(wù)。

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